Обработка текстового документа в excel

Набирать информацию с клавиатуры дело хлопотное и трудоемкое. И ладно бы в Word, а то в Excel, где нужно перемещаться между ячейками. Поэтому, если информация имеет место быть в текстовом виде, это уже хорошо. Рассмотрим, как быстро выполнить импорт данных в Excel из текстового файла или, говоря по другому, корректно вставить текст в таблицу Excel.

Очень-очень сложного тут ничего нет. Как я уже неоднократно отмечал, информация в таблице Excel должна быть представлена строго структурированной, следовательно, в текстовом файле эта структурированность также должна строго соблюдаться.

Возьмём такой жизненный и несложный пример — перенесем из текстового файла (с расширением .txt) в Excel список сотрудников, в котором перечислены фамилия, имя , отчество, год рождения и должность.

Допустим, вот наши герои:

Иванов Иван Иванович 1978 инспектор
Сидоров Петр Сидорович 1970 старший инспектор
Петров Василий Самуилович 1965 самый старший инспектор

Больше трех лень набивать 🙂 , но и их хватит.

Теперь определимся, какая нам нужна в Excel таблица? Пусть она имеет такие столбцы:
Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Должность.

Все у нас имеется, но тут есть один нюанс в представлении должности. Для каждого сотрудника должность имеет разный размер – 1, 2 и 3 слова. Как же Excel указать, где начинается и заканчивается информация, заносимая по столбцам?

Для этого удобно использовать символ-разделитель. Таким символом может быть любой символ, который не встречается в Вашем тексте как знак препинания или спецсимвол. То есть, точка и запятая точно старайтесь не использовать, а вот звездочку или наклонную можно взять. В нашем случае, если бы должность у всех состояла из одного слова или так – ст.инспектор, сам.ст.инспектор (без пробелов), то подошел бы и пробел. Подходите творчески, чтобы меньше делать работы. 🙂

Структурируем наш список:

Фамилия/Имя/Отчество/Год рождения/Должность
Иванов/Иван/Иванович/1978/инспектор
Сидоров/Петр/Сидорович/1970/старший инспектор
Петров/Василий/Самуилович/1965/самый старший инспектор

и сохраняем в текстовом документе c расширением .txt . Теперь такой список замечательно перенесется в Excel.

Для этого заходим в Excel на вкладку Данные. В области Получение внешних данных нажимаем кнопку Из текста.

В открывшемся окне указываем на наш текстовый файл, из которого будем импортировать данные. После этого откроется Мастер импорта на первом шаге. Тут нужно указать структуру наших данных – “с разделителями” (которым у нас выступает наклонная «/»). После этого нажимаем кнопку Далее.

На следующем шаге мастера нужно указать символ-разделитель. Тут приведены некоторые варианты, но мы выбираем “другой” и в окошке вводим наш символ – наклонную. Сразу же в нижней области (с нашим списком) появляются вертикальные линии (столбцы), по которым можно проверить правильность разделения данных. Нажимаем кнопку Далее.

На третьем шаге можно указать формат данных для каждого или выбранного столбца, если в этом есть необходимость. Как правило, такое актуально для столбцов с датой. Мы же ничего не меняем и жмём кнопку Готово.

После этого нужно указать ячейку, с которой будет начинаться таблица – её левый верхний угол.

После выбора ячейки и нажатия OK мы увидим наши данные, разнесенные по столбцам! Вуаля! Наш текст в таблицу Excel вставлен красиво и правильно.

Теперь можно навести марафет, указав выравнивание и задав границы.

• Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

  Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
  Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
  В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
  На выходе получаются заполненные файлы исходного…

• 

  Надстройка Parser для Excel — простое и удобное решение для парсинга любых сайтов (интернет-магазинов, соцсетей, площадок объявлений) с выводом данных в таблицу Excel (формата XLS* или CSV), а также скачивания файлов.
  Особенность программы — очень гибкая настройка постобработки полученных данных (множество текстовых функций, всевозможные фильтры, перекодировки, работа с переменными,…

• Функции ChangeFileCharset и ChangeTextCharset предназначены для изменения кодировки символов в текстовых файлах и строках.
  Исходную и конечную (желаемую) кодировку можно задать в параметрах вызова функций.

  ВНИМАНИЕ: Функции чтения и сохранения текста в файл в заданной кодировке

  Список доступных на вашем компьютере кодировок можно найти в реестре Windows в ветке
  HKEY_CLASSES_ROOTMIMEDatabase…

• Данные функции предназначены для работы с текстовыми файлами из VBA Excel.
  Используя эти функции, вы при помощи одной строки кода сможете записать текст из переменной в файл, или наоборот, загрузить содержимое текстового файла в переменную.
  Подразумевается, что текстовые файлы имеют формат ANSI (он же ASCII, он же windows-1251)

  ВНИМАНИЕ: См. также функции чтения и сохранения текста в файл в…

• 
  Макрос предназначен для создания текстовых файлов в кодировке UTF-8.
  Исходными данными является таблица Excel из 12 столбцов.
  Сначала, макрос создаёт папку для будущих текстовых файлов.
  Папка создаётся в том же каталоге, где расположена книга Excel.
  Далее, для каждой строки таблицы, макрос формирует подпапку,
  используя в качестве её названия текст из 7-го столбца таблицы.
  И потом, когда папка…

• 

  
  Надстройка предназначена для облегчения импорта данных в Excel из текстовых файлов с разделителями (например, из CSV)

  Пока во вложении — обычный файл Excel с нужными макросами, надстройку выложу позже

  В надстройке применена функция получения ссылки на заданную пользователем ячейку.
  Основой для надстройки послужила функция загрузки CSV файла в двумерный массив

  Использовать функции…

• 
  Представляю вашему вниманию инструментарий для работы с файлами по FTP

  Как известно, отправить файл на FTP сервер (или загрузить файл с FTP, создать папку на FTP сервере, и т.д.) можно при помощи таких API-функций из библиотеки wininet.dll, как FtpPutFile, FtpGetFile, FtpRenameFile, FtpDeleteFile, FtpRemoveDirectory, FtpCreateDirectory, FtpFindFirstFile и т.д…

• 

  
  Если вам нужно рассылать письма из Excel,
  воспользуйтесь готовым решением в виде надстройки FillDocuments
  Ознакомьтесь с возможностями и способами рассылки писем из Excel,
  а также с инструкцией по настройке рассылки через TheBAT

  Макроc предназначен для автоматизированной рассылки почты из Excel.
  Для рассылки используется почтовая программа TheBAT!
  (подразумевается, что эта программа на…

• 
  Функция TextFile2Array предназначена для преобразования файла CSV в двумерный массив
  Очень часто при работе с текстовыми файлами (и, в частности, с файлами CSV) приходится их загружать на лист Excel, предварительно производя фильтрацию данных в этом файле.
  Чтобы упростить весь процесс — от выбора файла CSV в диалоговом окне, до разбиения загруженного из файла текста в двумерный массив, и была…

• 
  Функция предназначена для разбивки текстового файла на несколько файлов меньшего размера — в каждом из которых будет не более заданнного количества строк

  Разделитель строк (обычно это перевод строки — константа vbNewLine) задаётся в качестве параметра функции Delimiter$

  Создаваемые файлы получают имена вида filename(1).txt, filename(2).txt и т.д.

  Если задан параметр функции…

• 

  
  Программа предназначена для обработки объявлений о продаже недвижимости.
   

  Основная задача программы — обработка списка телефоннных номеров из объявлений, с целью фильтрации этого списка.
  Это позволяет выделить объявления от частных лиц,
  удалив из общего списка предложения от агенств недвижимости.
   
  Программа умеет:

  разносить номера из ячеек по разным столбцам или строкам…

• 

  Программа предназначена для формирования заданий на производство.
  Исходными данными выступают таблицы Excel и файлы XML.
  При конвертации таблиц происходит обработка данных и перестановка столбцов.
  При запуске программа формирует панель инструментов с 6 кнопками — для обработки файлов различной структуры.

• 

  Программа предназначена для преобразования файлов формата .HTM с объявлениями о продаже недвижимости (файлы являются результатом сохранения веб-страниц с сайтов публикации объявлений) в формат Microsoft Excel.
  Программа производит анализ текста объвлений, распознаёт значения площади и этажности, отделяет второстепенные данные (комментарий) из текста объявления, преобразует различные форматы цен (…

• 

  
  Макрос предназначен для загрузки данных из выбранного текстового файла.
  В данном примере макрос загружает из текстового файла (формата CSV) список минимальных и максимальных температур за указанный год.
  Год выбирается на листе из выпадающего списка.
  На листе запуска всего 2 кнопки — первая запускает макрос загрузки данных, вторая — очищает заполненную таблицу.

  В демонстрационных целях в…

• Функции WIF и RIF являются обёртками для WinAPI функций WritePrivateProfileString и GetPrivateProfileString, и предназначены для записи и чтения параметров из файлов конфигурации INI.
  INI-файлы — это обычные текстовые файлы, предназначенные для хранения настроек программ.
  Примерный вид структуры INI -файла:

  ; комментарий
  [Section1]
  var1 = значение_1
  var2 = значение_2
  [access]
  changed=02.06…

• 

  Простейший текстовый редактор, который позволяет загружать документы Word из выбранной папки, и редактировать текст с возможностью последующего сохранения.
  (сохраняется только текст, форматирование очищается)

• 

  

  Программа позволяет загружать котировки различных валют из файлов формата .HTM, и анализировать их при различных параметрах анализа.
  Все котировки разбиваются на отдельные блоки (временные диапазоны для разбивки задаются на форме настроек), и анализ производится по каждому блоку в отдельности.
  Есть возможность исключить из расчётов данные за пятницу.
  Изменение параметров вычисления значений BS…

• 

  
  Программа предназначена для выборки данных из текстовых файлов, которые были сгенерированны инвентаризационной программой
  В качестве исходных данных для макроса используются текстовые файлы, в которых находится информация о конфигурации компьютеров
  (на каждый компьютер приходится по 3 файла).
  Работу макроса можно разделить на следующие этапы:

  Выбор папки с данными по всем компьютерам…

• 

  
  Программа служит для преобразования тиковых значений котировок в свечи необходимого периода
  Исходный файл в формате .csv получается в результате выгрузки (экспорта) котировок с сайта www.finam.ru (Фьючерсы ФОРТС),
  и содержит большое количество строк (записей) — около 1 миллиона за 1 день.
  В исходном файле CSV имеется таблица  со следующими столбцами:
  <TICKER> <PER> <DATE…

• 

  
  Программа предназначена для создания отчётов по детализации телефонных звонков (междугородная и международная связь), последующей упаковки созданных детализаций в ZIP архив, и автоматизированной рассылки сформированных писем абонентам.
  При запуске программа ищет в заданной папке исходные файлы с детализацией (упакованные в ZIP файлы DBF), и на основании из этих файлов формирует (по шаблону, с…

• 

  
  Программа формирует выгрузку в CSV для выделенных строк таблицы Excel

  Есть возможность одним нажатием выделить все строки в таблице (или снять выделение со всех строк)

  Реализована возможность разбиения итогового файла CSV на несколько, с заданным максимальным количеством строк.
  (создаваемые файлы автоматически нумеруются)

Excel удобен для организации и обработки текстовых и числовых данных. Но что, если документ изначально был создан в Word? Просто конвертируйте его в другой формат. Есть много способов конвертации: встроенные редакторы, бесплатные онлайн-сервисы или специальные приложения.

Преобразование документа встроенными средствами Word и Excel

Перенос текста, таблиц, списков, диаграмм и рисунков с сохранением форматирования

Из Word в Excel можно переносить не только таблицу, но и текст. Для этого чаще всего используются функции копирования данных через буфер обмена и импорта.

Итак, чтобы передать документ из одной программы в другую с сохранением стиля, сначала просмотрите и удалите ненужные символы форматирования в тексте. Это необходимо для исключения появления в таблице лишних ячеек.

Картирование происходит двумя способами:

• Нажав кнопку «Показать все признаки» (показано на скриншоте ниже). Он находится во вкладке меню «Главная» в блоке «Абзац»;
• При нажатии сочетания клавиш Ctrl+*.

После удаления предметов:

1. Выберите данные, которые хотите перенести в документ.
2. Скопируйте выделенный фрагмент через контекстное меню: щелкните документ правой кнопкой мыши и выберите команду «Копировать». Или просто нажмите Ctrl + C.

По умолчанию данные будут вставлены в верхнюю левую ячейку новой книги Excel.

Кроме того, вы можете добавить элементы из Word в уже заполненную книгу Excel, но сначала установите одинаковый размер шрифта в обоих документах. Например, если в редакторе электронных таблиц используется 14-пиксельный шрифт, то же самое следует установить в текстовом редакторе.

Из-за этого:

• выделите мышью нужный фрагмент;
• выберите желаемый размер шрифта на Панели быстрого доступа или на главной вкладке верхнего меню.

Затем щелкните пустую ячейку в Excel правой кнопкой мыши и выберите «Параметры форматирования» с запросом «Сохранить исходное форматирование».

Для вставки изображений и схем выделите отдельные ячейки в таблице, иначе структура документа может быть нарушена.

Импорт данных в Excel. Корректный перенос таблиц

Для корректного импорта данных необходимо правильно сохранить документ Word:

1. Щелкните таблицу в документе Word.
2. В «Макете» выберите «Преобразовать в текст», чтобы отредактировать вставленную таблицу».
3. Установите флажок рядом со строкой «Символ табуляции».

Затем сохраните документ. Выберите тип файла «Обычный текст» вместо стандартного формата .docx».

Дальнейшая работа по переносу данных ведется в Excel.

1. Откройте файл, который нужно вставить.
2. На вкладке «Данные» в верхнем левом углу строки меню выберите значок «Получить данные» или «Из текстового файла».
3. Нажмите кнопку Импорт (откроется окно текстового мастера в книге Excel). По умолчанию все данные в текстовом документе сохраняются так же, как в Word.
4. Нажмите кнопку «Преобразовать данные». Вы попадете на страницу редактора Power Query. Здесь вы можете отформатировать столбцы и удалить лишние пробелы.

После редактирования нажмите «Закрыть и загрузить»: таблица переместится в выбранную ячейку Excel.

Конвертация Ворд в Эксель онлайн

Текстовый документ можно преобразовать в таблицу и с помощью бесплатных веб-сервисов. Давайте посмотрим на два самых популярных.

Convertio

Чтобы загрузить документ Word в службу Convertio, щелкните значок папки и выберите нужный файл на своем компьютере или в онлайн-хранилище. Затем укажите тип готового документа Excel (xls).

Без регистрации за одну сессию вы можете отправить на конвертацию два файла.

Вы можете скачать преобразованные документы по отдельности или в виде архива. У незарегистрированных пользователей есть на это 24 часа.

Pdfmall

Сервис Pdfmall, как и Convertio, может конвертировать файлы различных форматов. Онлайн-конвертер DOC (Word) — один из его разделов. Обрабатывайте документы, загруженные по ссылке из облачных сервисов или хранящиеся на компьютере.

Как использовать:

1. Нажмите кнопку «Выбрать файл» или вставьте ссылку на документ в строку ниже.
2. Загрузите файл Word.
3. Выберите полученный формат документа Excel, открыв раскрывающийся список, показанный стрелкой (поддерживается преобразование в форматы XLS и XLSX).

Также есть выбор режимов распознавания текста. Чтобы преобразовать Word в Excel, установите флажок «Использовать только текст из DOCX (Word)».

Конвертация при помощи приложений

Пользователи, которые работают с большими объемами текстовых и табличных данных, должны установить на свой компьютер специальное приложение для преобразования документов. Представленные ниже программы преобразования занимают минимум места на жестком диске и очень просты в использовании.

Total Doc Converter

Total Doc Converter предназначен для конвертации больших файлов. Одно из его преимуществ — простое и понятное меню на русском языке.

Чтобы преобразовать документ Word в Excel с помощью Total Doc Converter:

1. Выберите файл Word в проводнике Windows.
2. Установите флажок для его типа.
3. Укажите целевой тип файла.

После этого откроется дополнительное окно, в котором нужно выбрать папку для сохранения файла Excel.

После нажатия на кнопку «Старт» начинается процесс конвертации.

Abex Word to Excel Converter

Abex Word to Excel Converter имеет меню на английском языке, но его интерфейс интуитивно понятен. Этот компактный конвертер позволяет конвертировать несколько документов одновременно. Однако его бесплатная версия предназначена только для работы с файлами .doc (поддерживается версиями Word 2003/2007/2010).

Порядок конвертации:

1. Выберите файл для преобразования в главном окне программы.
2. Определите, где сохранить окончательный документ.
3. В левом нижнем углу окна выберите один из трех возможных форматов итогового файла Excel.
4. После того, как вы установили все настройки, нажмите «Конвертировать».

Внимание! Для правильной работы приложение автоматически закрывает все открытые текстовые документы.

Процесс преобразования занимает от нескольких секунд до нескольких минут, в зависимости от размера исходного файла.