Обработка табличной информации средствами excel

4.5.1. Группировка данных

При обработке и
анализе таблиц большой размерности
часто требуется выделять данные,
относящиеся к одной группе и это можно
реализовать средствами Excel
путем создания так называемой структуры.
Данная структура позволяет показывать
и скрывать строки дополнительных
сведений о месячном объеме продаж, что
особенно важно при большом значении
строк, не умещающихся на одном экране.
На рис. 4.23 в верхней таблице строки
разбиты на две группы : 1 и 2 кварталы,
кнопки “+” и “–“ раскрывают и скрывают
группы, а кнопки 1 и 2 – уровни групп. На
рис.4.24 ( нижней таблице) данные по 1-му
кварталу скрыты, а по 2-му кварталу
открыты. Каждая из групп формируется
отдельно. В меню Данные
выберите команду Группа
и структура,
а затем — Создание
структуры.
Выделите строки или столбцы, содержащие
сведения.

Рис.4.23. Группировка
данных

Строки или столбцы
сведений обычно прилегают к строке или
столбцу, содержащему итоговые формулы
или заголовки. Например, для рассматриваемого
примера выделите строки 3- 5 и 7- 9 . В общем
случае необходимо продолжать выделение
и группировку строк или столбцов сведений
и выполнение команды «Группировать»
до тех пор, пока не будут созданы все
необходимые уровни структуры. Данная
структура позволяет показывать и
скрывать строки дополнительных сведений
о месячном объеме продаж. Если итоговые
строки расположены над строками данных
или итоговые столбцы расположены слева
от столбцов данных, измените параметры
расположения.

4.5.2. Сортировка и фильтрация данных

Для многих применений
Excel
таблицы могут содержать большое
количество неупорядоченных по выбранным
критериям данных, представленных в виде
списка. В таком случае эффективным
инструментом для анализа и некоторой
обработки табличных данных в Excel
используются сортировка списков и их
фильтрация. Под списком понимают набор
строк листа, содержащий однородные
данные, например база данных счетов или
набор адресов и телефонов клиентов.
Первая строка в этом списке содержит
заголовки столбцов, список не должен
содержать пустых строк или столбцов.

Сортировка
данных. Лучше
всего, если сортируемый список будет
иметь заголовки столбцов. Сортировка
или упорядочивание списков значительно
облегчает поиск и анализ данных. После
сортировки записи отображаются в
порядке, определенном значениями
столбцов по алфавиту, возрастанию,
убыванию и другим критериям . Наиболее
просто сортировка выделенных ячеек
выполняется при использовании кнопок
сортировки по возрастанию и убыванию
(рис.4.24).

Рис.4.24. Выполнение
сортировки

Для выполнения
сортировки курсор необходимо поместить
в столбце, по которому выполняется
сортировка. Выбрав на панели инструментов
«Сортировка от А до Я», данный список
будет отсортирован по первому столбцу,
то есть по полю Турфирма. Для выполнения
сортировки по нескольким столбцам можно
также использовать данные кнопки
сортировки, но более эффективным
инструментом сортировки является
команда Данные
> Сортировка.
На
рабочем
листе появляется диалоговое окно
Сортировка,
в
котором
можно задать три ключа сортировки. Это
позволит расставить строки по выбранному
критерию сортировки (возрастание или
убывание) в столбце В, а внутри групп
других столбцов с одинаковыми значениями
столбца В расставит по выбранному
критерию в столбце С (рис.4.24). Таким
образом, выполнение сортировки в общем
случае включает следующие этапы:

• необходимо выделить
  ячейку в списке, который требуется
  отсортировать;

• в меню Данные
  выберите команду Сортировка;

• выбор столбцов
  сортировки в полях Сортировать
  по и Затем
  по.

• выберите остальные
  параметры сортировки и нажмите кнопку
  OK.

Фильтрация
данных. Фильтр
— это быстрый и легкий способ поиска
подмножества данных и работы с ними в
списке. В отфильтрованном списке
отображаются только строки,
отвечающие условиям.
Под условием понимается ограничение,
заданное для отбора записей, включаемых
в результирующий набор записей запроса
или фильтра.
для столбца. В Excel доступны две команды
для фильтрации списков:

• автофильтр,
  включая фильтр по выделенному, для
  простых условий отбора;

• расширенный
  фильтр для
  более сложных условий отбора.

В отличие от
сортировки, фильтр не меняет порядок
записей в списке. При фильтрации временно
скрываются строки, которые не требуется
отображать. Строки, отобранные при
фильтрации в Excel, можно редактировать,
форматировать, создавать на их основе
диаграммы, выводить их на печать, не
изменяя порядок строк и не перемещая
их. На рис.4.25 представлены результаты
работы группы агентов туристической
фирмы, осуществляющей распространение
туров в различных городах страны. Для
анализа их работы по продаже туров
необходимо периодически проводить
экспресс-анализ их деятельности за
первое полугодие.

Очевидно, что даже
такую простую таблицу не просто
анализировать и делать прогнозы, не
говоря о таблицах, содержащих сотни и
тысячи записей.

Для использования
Автофильтра
необходимо выделить какую-нибудь

ячейку исходной
таблицы и выполнить команду
Данные-Фильтр-Автофильтр.

Рис.4.25. Результаты
работы турагентов

В каждой ячейке
верхней строки появляются кнопки со
стрелками, отражающими наличие
какого-нибудь списка (рис. 4.26).

Рис.4.26. Таблица
исходных данных

Если щелкнуть по
кнопке-стрелке в столбце «город», то
появляется список со всеми введенными
в таблицу городами и можно выбрать
интересующий город. Выберем город СПб
для анализа деятельности в нем агентов
(рис.4.27).

Рис.4.27. Выполнение
фильтрации

Excel
оставил в отфильтрованной таблице
только результаты работы агентов данного
города. Аналогично можно проанализировать
данные по другим городам таблицы или
сделать фильтрацию по агентам и т.п.
Полученные таблицы можно отформатировать,
распечатать или передать по электронной
почте.. Для отмены режима фильтрации
нужно выполнить команду Данные—Фильтр—
Отразить Все.

Для отфильтрованных
таблиц можно выполнить обработку данных:
вычислить суммы, произведения, так, как
будто никаких скрытых строк в таблице
нет. Если поместить курсор в свободную
ячейку какого-нибудь столбца, выделить
нужные ячейки и нажать на кнопку
автосуммирования «сигму», то выполнится
специальная функция Промежуточные
Итоги. Данная
функция, например будет суммировать
только строки, которые видны, а остальные
невидимые пропускает. Если фильтр
изменится, то изменятся и промежуточные
результаты. Поля, по которым установлен
фильтр, отображаются со значком воронки.
Если подвести указатель мыши к такой
воронке, то будет показано условие
фильтрации.

Соседние файлы в папке Информатика

• #
• #
• #
• #
• #
• #

                    
Министерство  образования
Ставропольского края

Государственное бюджетное профессиональное 
образовательное учреждение

   «Государственный агротехнический колледж»

 с.Московское

РЕФЕРАТ

на тему: Обработка данных средствами
электронных таблиц

Microsoft Excel

                                                                       
Работу выполнил обучающийся

Курс  2 Группа № 23

                                                                      
Адоньев
Михаил Викторович

с.Московское

2020

Введение

Microsoft Office – самое
популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые
версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют
создавать гибкие интранет – решения

Microsoft Office – семейство
программных продуктов Microsoft, которое) объединяет самые популярные в мире
приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый
процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство
подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint, приложение Microsoft Outlook и многое другое. Все эти приложения составляют
Стандартную редакцию Microsoft Office. В
Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access. Microsoft Office очень удобен – он не создает проблем при
изучении новых свойств приложений и работе с ними. Необходимая информация
всегда находится под рукой благодаря помощнику Office Assistant. Он в любой момент даст вам совет о том, как
лучше выполнить то или иное действие, или подсказку как найти нужный инструмент
в приложениях Microsoft Office. Существенно
упрощают повседневную работу технология IntelliSenseTM: фоновая проверка
орфографии в Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, фоновая
проверка грамматики в Microsoft Word, позволяющая
находить и исправлять орфографические и грамматические ошибки щелчком мыши, и
т.д.

Microsoft Office обеспечивает
эффективное распределение ресурсов вашего компьютера за счет использования
общих для всех приложений частей программ. Например, команды меню, панели
инструментов, средства проверки орфографии и грамматики русского и английского
языков, средства рисования, и т.д. – все это является единым набором
инструментов, который устанавливается единожды и используется всеми
приложениями Microsoft Office. Приложения
имеют общий интерфейс и тесно взаимодействуют между собой. Это упрощает работу
и облегчает работу с информацией. Microsoft Office позволяет максимально использовать возможности
сети Интернет или корпоративной интранет-сети. Новая технология даст вам все
нужное для быстрого поиска информации, публикации наглядных документов и
свободного перемещения по HTML-документам. Internet Assistants доступны во всех приложениях Office, помогают создавать
великолепные мультимедийные страницы Web, не изучая HTML. Вы просто сохраняете готовый документ Word в формате HTML. Остается только
поместить его на Ваш Web—cepBep.

Microsoft
Office имеет встроенный язык программирования – Visual Basic for
Applications (VBA). Этот язык позволяет создавать приложения, выполняемые в среде
Microsoft Office. Это могут быть разнообразные аналитические программы,
финансовые системы, программы учета кадров, системы автоматического создания
официальных писем / документов с помощью библиотеки готовых шаблонов и
т.п. При этом интерфейс создаваемой программы может быть совершенно непохожим
на интерфейс того приложения, в котором она написана.

 

1.                
Microsoft
Excel и его
назначение

Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский
ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г. исследование под названием Budgeting Models and System Simulation. Концепцию
дополнили в 1970 г. Пар до и Ландау, подавшие заявку на соответствующий
патент (U.S. Patent no. 4,398,249). Патентное
ведомство отклонило заявку, но авторы через) суд добились отмены этого решения.

Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как
отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном
разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г. Этот табличный редактор
для компьютера Apple II стал «убойным приложением», превратившим персональный
компьютер из экзотической игрушки для технофилов в массовый инструмент для
бизнеса. В последствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса –
SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1–2–3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, таблицы AppleWorks и gnumeric.

Табличный процессор, – категория программного обеспечения,
предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные
редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего
с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого
возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий
электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести
сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.

К категориям табличных процессоров относят интерактивные
компьютерные программы, предназначенные для создания и обработки документов в
виде таблиц данных. Программы обработки крупноформатных электронных
динамических таблиц (spreadsheets) часто именуют электронными таблицами, документы
же, создаваемые с помощью табличных редакторов, называют книгами (books). Такое их
название выбрано не случайно, оно лишний раз подчеркивает тот факт, что
табличные документы – это электронные аналоги обыкновенных бухгалтерских книг.

Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для хранения, обработки и
представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что
табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение
финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью MS Excel можно вести
простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени, погоды и
т.д. Кроме того, в MS Excel существует
возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также
возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.
Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль
диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для
индивидуальных задач. Редактор электронных таблиц – это программы, позволяющая
создавать и редактировать документы и таблицы, требующие большого количества
математических вычислений. При подготовке этих документов вам не придется
производить расчеты вручную – редактор электронных можно также использовать для
построения графиков, диаграмм, анализа данных и др. Самой популярной среди
табличных редакторов является программа Microsoft Excel, входящая в состав Microsoft Office.

2.       
Ввод данных

С помощью MS Excel возможно вводить
и обрабатывать следующие данные:

2.1       
Текст

Текстом является любая последовательность, состоящая из цифр,
пробелов и нецифровых символов, например приведенные ниже записи
интерпретируются как текст: 10АА109, 127ФЧН, 12–976, 2084675. Введенный текст
выравнивается в ячейке по левому краю.

2.2       
Числа

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы.
Стоящий перед числом плюс(+) игнорируются, а запятая интерпретируются как
разделитель десятичных разделов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр
и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от
установленных параметров в компоненте Язык и стантдарты Панели управления.

Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы
избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2

Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (–)
или заключать его в круглые скобки ().

Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю.

фильтрация

2.3       
Даты и время

В ячейки таблицы можно вводить даты и время суток. При вводе
дат в ячейки таблицы в качестве разделителя используются следующие символы:

·                  
точка, например, 01.04.99 или 01.04.99;

·                  
дефис, например, 01–04–99 или 01-апр-1999

·                  
косая черта с наклоном вправо, например, 01/04/99 или 01/04/1999.

Введенная дата всегда интерпретируются программой MS Excel как число и
выравнивается по правому нижнему краю ячейки.

Если дата введена с ошибкой, например введено число 01/04/99,
то программа интерпретирует введенное значение как текст, который выравнивается
в ячейке по нижнему левому краю. Поэтому при вводе дат следует обращать
внимание на то, как выравниваются введенные числа в ячейке. Это может быстро
обнаружить ошибки при вводе. Если дата введена в ячейку с ошибкой, то никакие
вычисления в дальнейшем с этой ячейкой будут невозможны.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует
вводить букву а
или р, отделенную
пробелом от значения времени, например 9:00 р. В противном случае время
будет интерпретировано на основе 24-часового формата. С датами можно
производить вычисления: складывать, вычитать, использовать в функциях. Правила
составления формул и использования функций, оперирующих с числами в формате Дата, точно такие же,
как при работе с обычными числами.

Чисто при вычислениях приходится опираться на текущую дату.
Чтобы не вводить ее каждый раз, рекомендуется использовать функцию СЕГОДНЯ. Особенность
этой функции заключается в том, что у нее нет входных параметров. На выходе эта
функция выдает текущую дату по системному таймеру. Доступ к функции СЕГОДНЯ,
а так же к другим функциям из категории Дата и время.

2.4       
Последовательность дат

Для создания ряда дат, в котором меняется день (например:
01.04.99, 02.04.99, 03.04.99), можно ввести с клавиатуры первый элемент ряда, в
нашем примере это число 01.04.99, затем подвести мышь к маркеру заполнения и
протащить вниз на нужное число ячеек.

Для создания ряда дат, в котором меняется месяц или год
(например: 01.04.99, 01.05.99, 01.06.99), можно ввести с клавиатуры два
элемента ряда в разные ячейки, в нашем примере это числа 01.04.99 и 01.05.99.
Затем выделить две ячейки с введенными датами, подвести мышь к маркеру
заполнения и протащить его вниз на нужное число ячеек. Аналогичные действия
нужно выполнить, чтобы создать ряд с датами, в которых изменяется год.

При протаскивании маркера заполнения вниз или влево ряд с
датами создается в возрастающем порядке, при протаскивании маркера вверх или
влево ряд создается в убывающем порядке.

Другой способ заполнения рядов датами состоит в следующем: в
ячейку вводим первую дату, затем подводим мышь к маркеру заполнения и
перемещаем его в нужном направлении право кнопкой мыши. Если правую кнопку
мыши, появляется контекстное меню, в котором следует выбрать соответствующую
команду, например, Заполнить по
месяцам, Заполнить по годам, Заполнить по рабочим дням и др.

2.5       
Адресация в EXCEL

Ссылкой (адресом) однозначно определяется ячейка или группа
ячеек, используемых в формуле. С помощью ссылкой можно использовать значение
одной и той же ячейки, находящиеся на других листах книги, в другой книге
(внешние ссылки) или в другом приложении (удаленные ссылки). Чтобы сослаться на
диапазон ячеек, вводится ссылка на верхний левый угол диапазона, ставится
двоеточие и ссылка на правый нижний угол диапазона (например, В2: D8).

Для задания адреса ячейка в Excel можно использовать два
режима адресации ячеек, в формате R1C1 и формате А1 (переключение с
одного на другой осуществляется командой Сервис – Параметры – вкладка Общие – Стиль ссылок).
Например, адреса ячеек в формате
R1C1 выглядит так: RC Текущая ячейка

RC[-1] Ячейка слева от текущей (относительная адресация) R[1] C Ячейка под активной
(относительная адресация) R10C12 Ячейка в 10-й строке и в 12-м столбце (абсолютная адресация).
Обычно в Excel используются
ссылка типа А1, где столбцы обозначаются буквами от А до IV (максимально 256),
где строки числами – от 1 до 65536.

Для указания на ячейку вводится буквами заголовка столбца и
номер строки. Например, D50 является ссылкой на ячейку, расположенную в пересечении столбца
D с 50-й строкой.

Адресация может быть абсолютной, относительной и смешанной. При копировании
формулы, содержащей относительные ссылки, и вставке ее в другое место, ссылки
будут меняться, настраиваясь на новое местоположение (Рис. 1 Табл.1). Если
необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку,
используются абсолютные ссылки (Рис. 1 Табл.2).

Рис. 1.
Адресация в Excel.

Для создания абсолютной ссылки на ячейку В11 ставится знак
доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменятся, поэтому в
данном примере абсолютная ссылка записывается: =В13*$В$11. Для установки знака
доллара используется клавиша F4, которую нужно нажимать до тех пор, пока на экране не
появится нужный вид ссылки. Таким образом, способ адресации влияет на адреса
ячеек в формулах при их копировании из одной ячейки в другую.

Если знак доллара стоит в таких вариантах А$4 или SA4, то адресация
называется смешанной. То измерение, у которого стоит знак доллара, при
копировании данного адреса не изменяется, а то измерение, где нет доллара – настраивается
на новое местоположение.

2.6       
Заполнение ячеек

Самый простой способ заполнять ячейки в Excel – щелкнуть
курсором мыши на ячейке и ввести с клавиатуры нужный текст или число. Чтобы
перейти к ячейке, расположенной ниже, нужно нажать [Enter], а к ячейке
справа – клавишу табуляции [Tab]. Также можно просто щелкнуть на нужной ячейке мышью. Для
редактирования значения в ячейке два раза щелкните на ней левой кнопкой мыши
или нажмите [F2].

2.7       
Копирование ячеек

Копирование ячеек в Excel можно выполнять примерно таким же способом, как
и в Word. Указателем мыши
выделите исходный диапазон и нажмите [Ctrl]+[C], чтобы скопировать данные в буфер обмена. Затем
поместите курсор в нужной ячейке и вставьте содержимое буфера обмена

([Ctrl]+[V]).

Существует и другой, более удобный способ копирования данных.
Выделите одну из ячеек, щелкнув на ней левой кнопкой мыши, и в правом нижнем
углу черного прямоугольника вы увидите квадратный маркер. Если подвести к нему
курсор мыши, то из белого широкого крестика он превратится в тонкий черный
крест – так называемый маркер автозаполнения. С его помощью очень просто и
удобно дублировать содержимое ячеек. Сначала выделите ячейку или диапазон,
который нужно скопировать, затем протащите маркер автозаполнения вниз по
ячейкам, которые требуются заполнить, и отпустите кнопку мыши.

Маркер автозаполнения позволяет копировать не только данные в
ячейках, но и целые строки или столбцы таблицы. Кроме простого дублирования Microsoft Excel может
автоматически продолжать заполнение прогрессии числами, комбинациями чисел и
текста, значениями даты и времени, основываясь на установленном образце.
Например, если в предыдущих ячейках стояли значения 1, 3, 5, то в заполнения
будут значения 7, 9, 11 и т.д.

2.8       
Вычисления в Excel

Microsoft Excel позволяет
заносить в ячейку статические (текст, цифры и т.д.) и вычисляемые (формулы)
данные. В отличие от обычного текстового поля, при вводе формулы впереди нее
необходимо проставить знак «=». Например, результатом выражения «=25+36*5»
будет значение 205.

В Microsoft Excel также можно
использовать немного более сложные выражения, в которых даются ссылки на другие
ячейки. К примеру, если в ячейке С1 ввести формулу «А1+В1», то результатом
будет сумма содержимого двух указанных в формуле ячеек. Причем если их значение
изменяется, то итог в С1 автоматически будет пересчитан.

Ни для кого не секрет, что программа Microsoft Excel является удобным
средством создания и оформления таблиц. Кроме всего прочего, это еще и мощный
инструмент для выполнения различных подсчетов.

2.9       
Точность вычисления

Microsoft Excel обеспечивает
довольно высокую точность вычисления – до девяти знаков после запятой. В
реальной жизни такая точность вряд ли потребуется, да и работать с длинными
дробными числами удобно далеко не всегда. В этом случае число лучше округлять
до нужного количества знаков после запятой. Сделать это можно с помощью
специального окна настроек параметров ячейки.

Сначала выделите ячейки, формат которых требуется изменить.
Теперь в меню
Формат выберите команду Ячейки… и перейдите на вкладку Число. Укажите
требуемое количество десятичных знаков и затем нажмите на кнопку ОК.

2.10   Помощь
мастера

В
дополнение к обычным арифметическим выражениям Excel позволяет производить
расчеты с использованием вспомогательных функций. Эти функции вводятся в строке
значения выбранной ячейки после знака равенства (точно так же, как и обычные
арифметические операции). Всю необходимую информацию можно ввести вручную, однако
неопытным пользователям проще будет прибегнуть к помощи специального мастера
функций. Для его запуска щёлкните левой клавишей мыши на кнопке fx (вставка
функции), или в главном меню программы выберите ВставкаФункция…, или же
воспользуйтесь комбинацией клавиш [Shift]+[F3]. Для удобства выбора все функции
рассортированы по категориям. По умолчанию в списке отображено десять недавно
использовавшихся функций, однако можно ввести и полный их алфавитный список, а
также перечень функций по их назначению. К примеру, для использования в Excel
доступно математические, финансовые, статические, логические, текстовые и
другие функции. Выбрав необходимую функцию из списка, вы всегда сможете
получить ее полное описание, щелкнув левой кнопкой мыши на ссылке Справка по
этой функции или нажав [F1].

2.11   Любые
вычисления

Обычно каждая функция в Excel имеет определенные параметры, которые
записываются в круглых скобках сразу же после ее названия. Как правило, в роли
параметров выступают конкретные числовые значения, с которыми должна работать
функция, либо использоваться в расчетах будут использоваться в расчетах. Кроме
того, в качестве аргументов функций могут выступать арифметические выражения,
равенства и неравенства, и даже некоторые другие функции. При вводе формулы вручную
очень удобно использовать сочетание клавиш [Ctrl]+[Shift]+[A], Если нажать эту комбинацию после ввода
названия функции, Excel автоматически подставят круглые скобки и подскажет, какие
аргументы необходимо в них ввести.

2.12   Фильтр

Иногда нужно просмотреть не все данные, а только те, которые
отвечают определенным условиям. Для таких случаев в Excel предусмотрена
специальная функция – автофильтр. Чтобы воспользоваться ею, в меню Данные
выберите пункт
ФилътрАвтофилътр. В верхней строке таблицы, где обычно находятся
названия столбцов, сразу появятся кнопки .

Щелкнув на любой из них, можно увидеть выпадающий список с
отображенными уникальными значениями столбца. Если указать одно значение, будут
отображены все строки, удовлетворяющие выбранному условию. Помимо этого в
выпадающем списке есть и другие пункты.

Рис. 2. Автофильтр

Например, выбрав команду (Первые 10…), вы
получите возможность указать количество наибольших или наименьших элементов,
идущих с начала списка (например, первые три наибольших). Кроме того, в
выпадающем списке присутствует пункт% от количества элементов. При его выборе
будут указаны наибольшие или наименьшие значения, составляющие указанный
процент от общего количества записей таблицы.

Выбрав команду Условие, вы получите доступ к более сложной
функции отбора – по нескольким условиям. Здесь можно гибко задавать пределы
отбора значений, используя операторы сравнения больше, меньше, не равно,
начинается с и т.п. Допустимо ввести всего два условия отбора,
объединив их с помощью логических операторов и (удовлетворяется хотя бы одно из
двух условий).

Рис. 3. Пользовательский автофильтр

Если пользователь не знает написания искомых значений, можно
при выборке данных применить специальные символы маскирования, такие как «?» и
«*». Символ «?» поможет заменить один знак, а «*» – любое количество. Например,
если задать в качестве условия для отбора данных «? ювет», то будут показаны
строки со значениями «кювет», «бювет» и т.д. Если же ввести «*вет», то в
диапазон отбора попадут все слова, которые заканчиваются буквами «вет».

3.       
Анализ данных с помощью диаграмм

В MS Excel имеется
возможность графического представления данных в виде диаграмм. Диаграммы
связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются
каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма
может также использовать данные сводной таблицы. Несколько щелчков мыши – и
даже сложные таблицы станут понятнее благодаря диаграммам. Таблицы позволяют в
значительной мере упростить работу с данными, состоящими из текста и цифр. Тем
не менее цифры проигрывают в наглядности графическим представлениям. К счастью,
на основе данных в таблице Excel вы сможете построить графики, которые помогут заострить
внимание на соотношениях представленных цифр или тенденциях их изменений. Для
построения графика выделите нужный диапазон ячеек, включая цифры, надписи и
вставки, а затем воспользуйтесь командой Вставка диаграмма… В окне мастера
диаграмм вы сможете выбрать нужную из множества готовых типов – гистограмму,
круговую, точечную и др. Если же готовый шаблон не подходит даже после
настройки шрифтов. Цветов и расположения всех элементов – на основе уже
имеющихся типов диаграмм легко создавать новые.

3.1       
Создание диаграммы

Можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы.
Внедренная диаграмма – это объект, расположенный ни листе и сохраняемый вместе
с листом при сохранении книги. Внедренные диаграммы также связаны с данными и
обновляются при изменении исходных данных. Лист диаграммы – лист книги,
содержащий только диаграмму. Листы диаграммы связаны с данными таблиц и
обновляются при изменении данных в таблице.

Для того чтобы построить диаграмму: выделить ячейки,
содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме; если необходимо,
чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также
содержащие их ячейки; нажмите кнопку Мастер диаграмм и следуйте инструкциям
Мастера.

Для создания диаграмм из несмежных диапазонов нужно выделить
первую группу ячеек, содержащих необходимые данные, далее, удерживая клавишу CTRL, выделить необходимые
дополнительные группы ячеек и нажать кнопку Мастер диаграмм.

3.2       
Изменение подписей, заголовков и других текстов диаграмм

Большая часть текстов диаграмм, например подписи делений оси
категорий, имена рядов данных, текст легенды и подписи данных, связана с
ячейками рабочего листа, используемого для создания диаграммы. Если изменить
текст этих элементов на диаграмме, они потеряют связь с ячейками листа. Чтобы
сохранить связь, следует изменить текст элементов на рабочем столе.

3.3       
Изменение имен рядов данных или текста легенды

Ряд данных – группа связанных точек данных диаграмм,
отображающая значение строк или столбцов листа. Каждый ряд данных отображается по-своему.
На диаграмме может быть отображен один или несколько рядов данных. На круговой
диаграмме отображается только один ряд данных.

Чтобы изменить текст легенды или имя ряда данных на листе,
выберите ячейку, содержащую изменяемое имя ряда, введите новое и нажмите клавишу
ENTER. Чтобы изменить
текст легенды или имя ряда данных на диаграмме, выберите нужную диаграмму, а
затем выберите команду Диаграмма – Исходные данные. На вкладке Ряды выберите
изменяемые имена рядов данных. В поле Имя укажите ячейку листа, которую
следует использовать как легенду или имя ряда. Также можно просто ввести нужное
имя. Если в поле Имя ввести имя, то текст легенды или имя ряда потеряют связь с
ячейкой листа.

3.4       
Изменение подписей значений

Чтобы изменить подписи значений на листе, выберите ячейку,
содержащую изменяемые данные, введите новый текст или значение и нажмите
клавишу ENTER. Чтобы изменить
подписи значений на диаграмме, один раз щелкните мышью изменяемую подпись,
чтобы выбрать подписи для всего ряда, щелкните еще раз, чтобы выбрать отдельную
подпись значения. Введите новый текст или значение и нажмите клавишу ENTER. Если изменить
текст подписи значений на диаграмме, то связь с ячейкой будет потеряна.

3.5       
Отображение рядов данных на вспомогательной оси

При большом диапазоне изменения значений для разных рядов
данных в линейчатой диаграмме или при смешении типов данных (таких, как цена и
объем) есть возможность отобразить один или несколько рядов данных на вспомогательной
оси. Шкала этой оси соответствует значениям для соответствующих рядов.

1.                                   
Выберите ряды данных, которые нужно отобразить на вспомогательной
оси.

2.                                        
Формат – Ряды – вкладка Ось.

3.                                   
Установите переключатель в положение По вспомогательной оси.

3.6       
Изменение типа диаграммы

Для большинства плоских диаграмм можно изменить диаграммный
тип ряда данных или диаграмм в целом. Для объемной диаграммы изменение типа
диаграммы может повлечь за собой и изменение диаграммы в целом. Для объемных
диаграмм и для гистограмм есть возможность преобразовать отдельные ряды данных
в конусную, цилиндрическую или пирамидную диаграммы.

·                   
Выберите диаграмму, которую необходимо изменить, а также ряд
данных на ней. Для изменения типа диаграммы в целом на самой диаграмме ничего
не нажимайте.

·                   
Диаграмма – Тип диаграммы – на вкладках Стандартные или Нестандартные выберите необходимый тип.

Рис. 4. Пример круговой диаграммы

4.       
Использование макросов

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение
можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это последовательность
команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз. Когда необходимо выполнить
данную задачу. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения
последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение («воспроизведение»)
команд.

Все шаги и команды, выполняемые макросом, должны быть
спланированы перед записью или написанием макроса. Если при записи макроса была
допущена ошибка, сделанные исправления также будут записаны. Visual Basic хранит каждый
записанный макрос в отдельном модуле, присоединенном к книге.

Например, если в ячейке часто вводятся длинные текстовые строки,
можно записать макрос для форматирования этих ячеек для охватывания ими текста.
Выберите ячейку. Которая должна охватывать текст, и начните запись макроса.
Выберите команду
Формат – Ячейку – вкладку Выравнивание, установите флажок Переносить по
словам, нажмите кнопку ОК и затем кнопку Остановить запись.

Создать макрос можно двумя способами: написать программу на
языке программирования Visual Basic или записать
последовательность действий пользователя с помощью макрорекордера. Для вызова
макрорекордера используется пункт меню Сервис – Запись макроса – Начать запись –
дать имя и описание – кнопка Параметры – в которой следует указать имя
макроса и при необходимости назначить ему «горячие» клавиши или пункт меню.
После нажатия кнопки ОК на экране появится панель Запись макроса с кнопкой Останов
и все дальнейшие действия пользователя будут записаны в макрос. Остановить макрос или Сервис – Запись
макроса – Остановить запись.

Можно запустить макрос, выбрав его из списка в диалоговом
окне Макрос. Чтобы макрос запускался после каждого нажатия определенной кнопки
на панели инструментов, сочетание клавши или графическому объекту на
листе.

После записи макроса код программы можно просмотреть в
редакторе Visual Basic для исправления
ошибок и внесения требуемых изменений в макрос. Редактор Visual Basic разработан для
упрощения написания и редактирования программ начинающими пользователями и
предоставляет справку. Он позволяет редактировать макросы из других книг,
переименовать модули, хранящие макросы, и переименовать макросы.

Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться
макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они
могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить
надежность источник макросов. Всякий раз при открытии книги, содержащей
макросы, можно проверить источник макросов, прежде чем разрешить их.

5.       
Использование фильтрации
и
построение диаграмм в Excel

Использование фильтрации и построение диаграмм в Excel мы рассмотрим на
примере таблицы расчета зарплаты сотрудников некоторой фирмы.

Рис. 5. Таблица расчета зарплаты сотрудников.

Продемонстрируем действие автофильтра для фильтрации таблицы
по полю оклад. Условия отбора должны удовлетворять следующему критерию:

23000 р. < Оклад < 30000 р.

Для этого выделим одну из ячеек таблицы и в меню Данные
выберем пункт Фильтр|Автофильтр.

Рис. 6. Таблица с установленным автофильтром

После применения автофильтра в заголовках столбцов таблицы
проявятся кнопки со стрелками. Нажав на любую из них, мы раскроем список,
позволяющий задать условия фильтрации соответствующего столбца. Так если нас
интересуют данные, имеющие определенное значение, надо лишь выбрать его в
выпадающем списке фильтрации – на экране останутся только те строки, которые
содержат указанное значение. При этом номера отфильтрованных строк будут
выделены синим цветов.

С помощью пользовательского автофильтра можно задавать
критерии отбора для текста и чисел, внесенных в столбцы таблицы. Для этого
следует выбрать пункт Условие… в списке фильтрации.

Пользовательский
автофильтр позволяет также задавать сложные условия отбор, состоящие из двух
частей. При этом надо отметить пункт И, если оба условия должны выполняться
одновременно, а пункт ИЛИ выбирается, когда достаточно выполнения хотя бы
одного из заданных условий. Помимо автофильтра для отбора данных можно
использовать и расширенный фильтр. Он более сложен в применении, но имеет свои
преимущества.

Применим пользовательский автофильтр для фильтрации таблицы
по условию 23000 р. < Оклад < 30000 р.

Рис. 7.
Таблица с пользовательским автофильтром

Рис. 8.
Таблица после применения пользовательского автофильтра

Построим
теперь круговую диаграмму окладов сотрудников фирмы.

Воспользуемся
для этого мастером диаграмм (Рис. 9).

Рис. 9.

Нажимаем
на кнопку «Далее».

Рис. 10.
Выбор диапазона данных

Следующий
шаг – выбор диапазона «Подписи категорий».

Рис. 11.
Выбор диапазона «Подписи категорий»

Нажимаем
на кнопку «Далее».

Даем
название диаграмме.

Рис. 12.
Название диаграммы.

Устанавливаем
видимость значений оклада сотрудников.

Рис. 13.
Оклада сотрудников

Нажимаем
на кнопку «Далее» и выбираем построение диаграммы на имеющемся листе (Рис. 14).

Рис. 14.

Нажимаем
на кнопку «Готово» и получаем требуемую диаграмму (Рис. 15).

Рис. 15.

Заключение

В этой работе мы познакомились с Microsoft Office, Excel. Табличный
процессор Microsoft Excel дал возможность
без труда обрабатывать числа и любую другую деловую информацию.

Поняв работу в Microsoft Excel мы имеем возможность вести простые базы данных для учета
материалов, товаров, денег. Также узнали что в Microsoft Excel можно просто и без труда представлять цифровые
данные в виде диаграммы, что упрощает подсчет чисел. Разобрались как делать
таблицы, как их сохранять, проводить статистику, копировать, подсчитывать.
Пользовательский интерфейс Office Fluent, ориентированный
на результаты, всегда позволяет найти в Office Excel нужные средства, когда они необходимы. В зависимости от
выполняемой работы (например, создание таблицы или формулы) Office Excel предлагает
пользователю соответствующие команды. В Office Excel удобно работать с большими объемами данных поддерживаются
электронные таблицы, содержащие до 1 миллиона строк и 16 ООО столбцов. Помимо
увеличенных размеров таблицы, в Office Excel внедрена поддержка платформ с многоядерными процессорами,
что позволяет значительно ускорить расчет таблиц, содержащих множество формул.
Создание и работа с диаграммами протекают одинаково в различных приложениях,
поскольку средство построения диаграмм в Office Excel совместимо с Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint. Кроме того, с
помощью библиотеки подключений к данным можно легко подключаться к внешним
источникам данных. Более простое применение условного форматирования к данным
позволяет выявлять закономерности и отслеживать динамику данных. Среди новых
средств визуализации можно назвать градиенты, графики распределения, столбцы
данных и значки показателей эффективности.

Список Литературы

1.    Владислав Ткачук.
ПК просто! Путеводитель в мире компьютеров.

2.  И.Г. Лесничая, И.В. Миссинг,
Ю.Д. Романова, В.И. Шестаков.

3.     Винстон У.Л. Microsoft Office Excel
2019. Анализ
данных и бизнес – моделирование.

4.    Пил Д. Microsoft Excel 2020

5.  Сингаевская Г.И. Функции
в Microsoft
Office Excel 2019

Размещено на Allbest.ru

Цель работы:

• Научиться вводить данные в электронные таблицы.
• Научиться форматировать ячейки таблицы.
• Научиться работать со встроенными функциями Microsoft Excel 2010.

Теоретический материал

Интерфейс Excel 2010. Стартовое окно программы содержит три пустых листа рабочей книги. Вверху находится лента с инструментами вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Для вызова полного набора инструментов той или иной панели надо открыть окно данной панели, нажав на стрелочку в правом нижнем углу.

При этом откроется соответствующее окно с инструментами.

Пользователь, используя команды вкладки Главная, в документе Microsoft Excel 2010 может отформатировать ячейки и документ.

Формат ячейки включает в себя параметры, которые определяют:

•  вид представления числового значения ячейки (Главная/ Число или в контекстном меню Формат ячейки/ Число);
•  выравнивание и ориентацию содержимого ячейки (Главная/ Выравнивание или Формат ячейки/ Выравнивание);
•  вид шрифта (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Шрифт);
•  обрамление ячейки (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Граница);
•  Заполнение (фон) ячейки (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Заливка).

Кроме этого, можно установить параметры защиты данных, записанных в ячейку (Главная/ Ячейки/ Формат/ Защита или Формат ячейки/ Защита). Так же на вкладке Главная можно задать стиль ячеек или таблицы (Главная/ Стили).

Команды группы Ячейки позволяют Вставить или Удалить ячейки, строки и столбцы. С помощью команды Формат задать Размер, Видимость строки или столбца, Упорядочить листы и установить Защиту.

Обычно ячейки форматируются путем изменения отдельных параметров. Перед тем как изменить формат ячейки, необходимо установить на нее табличный курсор. Если же требуется установить формат для нескольких ячеек одновременно, следует предварительно выделить эти ячейки.

Ввод данных в ячейки Excel

В ячейки листа Excel можно вводить – числовые данные, текстовые данные и формулы. Кроме того, есть возможность ввести логические и ошибочные значения, значения даты и времени.

После ввода цифровых и текстовых данных нет необходимости нажимать клавишу Enter. Для перехода к следующей ячейке достаточно воспользоваться клавишами со стрелками или клавишей Tab.

Если необходимо начать ввод данных в текущей ячейке с новой строки, перейдите в режим редактирования ячейки и нажмите клавиши Alt+Enter.

По умолчанию текст в ячейках выравнивается по левому краю, а числа — по правому. При необходимости форматирование можно провести вручную.

Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства “=”. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.

Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения. Формулу можно распространить на блок ячеек.

При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы “$”. Изменяться только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$”, то при копировании формулы ссылка не изменится.

Если в ссылке используются символы $, то она называется абсолютной, если символов $ в ссылке нет — относительной. Адреса таких ссылок называются абсолютными и относительными, соответственно.

Функция Excel — это заранее определенная формула, которая работает с одним или несколькими значениями и возвращает результат.

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”.

Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы.
В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами.

Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.

При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).

Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать.

С помощью статистических функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того, возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа.

Т.к. функция суммы используется наиболее часто, то на вкладке Главная вынесена кнопка Автосумма . Кнопка Автосумма снабжена выпадающим списком, из которого можно выбрать другую формулу для ячейки.

Условная функция. Общий вид условной функции следующий:

ЕСЛИ(<условие>; <выражение1>; <выражение2>)

Условие — это логическое выражение, которое может принимать значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. <выражение 1> и <выражение 2> могут быть числами, формулами или текстами.

Условная функция, записанная в ячейку таблицы, выполняется так: если условие истинно, то значение данной ячейки определит <выражение 1>, в противном случае — <выражение 2>.

Логические выражения. Логические выражения строятся с помощью операций отношения (<, >, <= (меньше или равно), >= (больше или рано), =, <> (не равно)) и логических операций (логическое И, логическое ИЛИ, логическое отрицание НЕ). Результатом вычисления логического выражения являются логические величины ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Существуют особенности записи логических операций в табличных процессорах: сначала записывается имя логической операции (И, ИЛИ, НЕ), а затем в круглых скобках перечисляются логические операнды.

И (логическое_значение1;	Возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы
Логическое_значение2; …)	имеют значение ИСТИНА; возвращает значение (AND) ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ; например, И(2+2=4;2+3=5) равняется ИСТИНА, если ячейка B4 содержит число между 1 и 100, то И(1<B4; B4<100) равняется ИСТИНА
ИЛИ(логическое_значение1;	Возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один
Логическое_значение2; …)	аргументов имеет значение ИСТИНА ивозвращает
	(OR) значение ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ; например, ИЛИ(2+2=4; 2+3=6) возвращает ИСТИНА; если ячейка B4 содержит число меньше 1 или больше 100, то ИЛИ(1<B4; B4>100) возвращает ИСТИНА. НЕ (логическое_зачение) (NOT) Меняет на противоположное логическоезначение своего аргумента; например НЕ(2+2=5) возвращает ИСТИНА; если ячейка B4 содержит число меньше 1 или больше 100, то НЕ(ИЛИ(1<B4; B4>100)) возвращает ЛОЖЬ

Вложенные логические функции ЕСЛИ.

Формат записи:

= ЕСЛИ(усл.1; выражение В; ЕСЛИ(усл.2; выражение С; ЕСЛИ(…))).

Число вложенных функций в принципе может быть любое, но общая длина строки не должна быть слишком большой.

Контрольные вопросы:

1. Как выполняется объединение ячеек?

2. Какие встроенные функции Microsoft Excel 2010 вы знаете?

3. Как работает Мастер функций?

4. Для чего используются функции МИН, МАКС, СРЗНАЧ?

5. В каких случаях применется условная функция ЕСЛИ?

6. Какие наиболее часто используемые функции можно выбрать с помощью команды Автосумма?

Практическая работа

Задание 1. Создать таблицу «Зачетная ведомость» и произвести простейшие статистические вычисления.

Методические указания:

1. Переименуйте рабочий лист книги Excel из Лист 1 в Зачет, дважды щелкнув мышью по названию листа: название листа находится на вкладке в нижней части окна Excel.

2. Наберите название таблицы:

• выделите ячейки с A1 по K1 (A1:K1);
• выберите Контекстное меню/ Формат ячеек/ Выравнивание/ Объединить ячейки или выполните команду Главная/ Выравнивание/ Объединить и поместить в центре ;
• наберите текст названия таблицы;
• установите размер шрифта 12, полужирное начертание.

3. Создайте таблицу с данными:

4. Вычислите лучшую оценку у ученика Абрамова К.:

• установите курсор в ячейку I6;
• нажмите на кнопку  рядом со строкой формулы, вызовите Мастер функций/ Функция/ Категория — Статистические/ МАКС;
• в строку Число1 введите диапазон ячеек C6:H6 (эти ячейки можно выделить мышью) и нажмите Ок. В ячейке появится найденное значение;
• протяните полученное значение на все остальные ячейки. В каждой строке значение вычисляется исходя из тех данных, которые в ней находятся;
• аналогичным образом найдите лучшую оценку и средний балл с помощью функций МИН и СРЗНАЧ соответственно.

5. Вычислите лучшую, худшую оценки и средний балл по каждой теме в строках 13, 14 и 15, используя команду Главная/ Редактирование/ Автосумма.

6. Найдите лучшую, худшую оценки и средний балл по всем значениям таблицы в ячейках I13, J14, K15, пользуясь данными строк или столбцов лучших, худших и средних результатов.

Задание 2. Создать таблицу «Зачетная ведомость» с использованием условной функции ЕСЛИ.

Методические указания

1. Лист 2 ЭТ переименуйте в Допуск.
2. Введите данные как показано на слайде.
3. В ячейку Е2 введите формулу вычисления среднего значения =СРЗНАЧ(B2:D2)
4. Скопируйте эту формулу в ячейки Е3, Е4, Е5.
5. К полученным результатам примените форматирование ячеек.
6. В ячейку F2 необходимо ввести формулу =ЕСЛИ(E2>=3;»Зачет»;ЕСЛИ(E2<3;»Незачет»)) и скопировать ее в ячейки F3, F4, F5.
7. Сохраните документ.

Краснодарский
Государственный Университет Культуры
и Искусств

Факультет

Экономики
Управления и Рекламы

Дисциплина:
Информатика

РЕФЕРАТ

ТЕМА:
«Обработка табличной информации с
помощью сводных таблиц средствами
MicroSoft
Excel«

Выполнила:
Студентка
2-го курса

Группы НЭК-99

Никитина Т.

Проверил:____________________

Краснодар
2001

Оглавление

Введение.

Для
начала всё-таки стоит прояснить некоторые
вещи, например что такое «сводные
таблицы» и для чего они вообще
существуют в природе…

Сводная
таблица — это таблица, которая используется
для быстрого подведения итогов или
объединения больших объемов данных.
Меняя местами строки и столбцы, можно
создать новые итоги исходных данных;
отображая разные страницы можно
осуществить фильтрацию данных, а также
отобразить детально данные области.

Другими
словами эти таблицы позволяют объединить
данные с разных источников, таких как
базы данных, таблицы, а так же внешних
источников данных, например Интернет.

Создание
сводной таблицы

Перед
тем как создать сводную таблицу необходимо
сначала задать данные для этой таблицы,
выделив часть книги, страницы, а в случае
если это база данных или же список, то
необходимо выделить ячейку списка или
базы данных.

Для
случая, когда сводную страницу создают
из одного документа (листа Microsoft Excel), то
наиболее рационально пользоваться
мастером сводной таблица, кнопка которого
находится на панели «сводных таблиц»:

После
нажатия на эту кнопку пользователю
откроется окно, в котором ему будет
предложен выбор (в
данном случае не обязательно выделять
область до запуска мастера)
источника данных:

• в
  списке или базе данных Microsoft Excel

• во-внешнем
  источнике данных

• в
  нескольких диапазонах консолидации

думаю
с первым и вторым пунктом всё относительно
понятно, их названия говорят сами за
себя, а что касается третьего пункта,
то здесь подразумевается, что существует
несколько источников данных, например,
насколько листов книги.

При
выборе первого пункта меню, пользователь
перейдет в окно, в котором потребуется
непосредственно указать источник данных
в документе, выделив их (если конечно
это не было сделано до старта мастера).

После
завершения этого этапа появится окно
третьего шага мастера (рис.1)

Здесь
предстоит непосредственно разместить
поля, находящиеся справа на рисунке,
зажав каждое из них мышкой и передвинув
в нужное поле: столбец, строка, данные,
страница. Важно чтобы все поля были
заполнены, иначе продолжение работы
будет невозможно.

Следующее
окно, которое появится, является
последним. Здесь необходимо выбрать
один из двух параметром, «куда будет
помещена таблица»: новый лист,
существующий лист. Кроме этой опции в
этом окне расположена также ещё и кнопка
«параметров» для создаваемой
таблицы, в которой можно:

• Выбрать
  имя таблицы

• В
  пункте «формат» выбрать опции:
  общая сумма по столбцам; общая сумма
  по строкам; автоформат; включать скрытые
  значения; объединять ячейки заголовков;
  сохранять форматирование.

• В
  том же пункте выбрать макет страницы:
  вниз затем поперёк; поперёк, затем вниз.

• Символы,
  которые будут выводится вместо пустых
  ячеек, а так же вместо ошибок.

• В
  пункте данные: сохранять данные вместе
  с таблицей, развертывание
  (Если флажок развертывание «разрешено»
  снят, то при двойном щелчке ячейки в
  области данных сводной таблицы детали
  не отображаются.);
  обновление данных из источника при
  каждом открытии.

После
завершения всех настроек и нажатия на
кнопку готово, будет выведена сводная
таблица с выбранными полями.

Если
при создании сводной таблицы использовался
пункт » во-внешнем источнике данных»,
в первом окне базы, то при продолжении
появится окно, в котором нужно будет
открыть или создать новый файл запроса
(является средством для извлечение
информации из базы данных, причем данные
могут быть распределены среди нескольких
таблиц) на данные, нажав кнопку «получить
данные». После этого момента мастер
продолжит свою работу идентично
предыдущему пункту.

Что
же касается опции » в нескольких
диапазонах консолидации» всё в том
же первом окне мастера, то там будет
несколько иной порядок выполнения.
Второе окно предложит выбрать, как
следует создавать поля на страничке:
создать поля страница; создать одно
поле.

При
выборе первого пункта далее будет
необходимо выбрать источники (несколько)
данных, а также указать количество полей
на странице в интервале от 0 до 4, а после
этого в окошках выбрать диапазоны
значений.

После
чего продолжится стандартный выбор
значений для полей. Если же будет выбран
пункт «создать одно поле», то
появится такое же окно, как и в предыдущем
случае, но без полей для выбора диапазона.

После
завершения работы мастера по одному из
вышеперечисленных путей, в книгу будет
вставлена сводная таблица, с выбранными
значениями строк и столбцов с
просуммированными значениями полей,
внесенных в область «данные» на
рисунке 1.

Основные
элементы сводных таблиц

Прежде
чем продолжить эту работу, я думаю, что
будет не лишним рассказать из каких
все-таки элементов состоят сводные
таблицы, и для этого рассмотрим пример
на рисунке 2.

Поле
страницы
— это поле исходного списка или таблицы,
помещенное в область страничной
ориентации сводной таблицы. В этом
примере «Область» является полем
страницы, которое можно использовать
для подведения итогов по регионам. При
указании другого элемента поля страницы
происходит пересчет сводной таблицы
для отображения итогов, связанных с
этим элементом.

Значение
поля страницы
— элементы поля страницы объединяют
записи или значения поля или столбца
исходного списка (таблицы). Другими
словами это переключением этого поля,
фактически каждый раз происходит переход
к новому источнику данных по «новому
региону».

Поля
строки
— это поля исходного списка или таблицы,
помещенные в область строчной ориентации
сводной таблицы. В этом примере «Продукты»
и «Продавец» являются полями строки.
Внутренние поля строки (например
«Продавец») в точности соответствуют
области данных; внешние поля строки
(например «Продукты») группируют
внутренние. Таким образом здесь
прослеживается определённое правило,
каждый элемент (поле) более высокого
уровня как бы уконкречивают все поля
более низкого уровня: параметр «продукт»
ограничивает все данные под ним —
«продавцы продуктов», «данные
по продажи продуктов этими продавцами».

Поле
столбца —
это поле исходного списка или таблицы,
помещенное в область столбцов. В этом
примере «Кварталы» является полем
столбца, включающим два элемента поля
«КВ2» и «КВ3». Внутренние поля столбцов
содержат элементы, соответствующие
области данных; внешние поля столбцов
располагаются выше внутренних (в примере
показано только одно поле столбца).

Областью
данных
называется часть сводной таблицы,
содержащая итоговые данные. В ячейках
области данных отображаются итоги для
элементов полей строки или столбца.
Значения в каждой ячейке области данных
соответствуют исходным данным. В этом
примере в ячейке C6 суммируются все
записи исходных данных, содержащие
одинаковое название продукта,
распространителя и определенный квартал
(«Мясо», «ТОО Мясторг» и «КВ2»).

Элементы
поля
— это подкатегории поля сводной таблицы.
В данном примере значения «Мясо» и «Дары
моря» являются элементами поля в поле
«Продукты». Элементы поля представляют
записи в поле или столбце исходных
данных. Элементы поля появляются в виде
заголовков строк или столбцов, а также
в раскрывающемся списке для полей
страниц.

Поле
данных
— это поле исходного списка или таблицы,
содержащее данные. В этом примере поле
«Сумма по Заказ» является полем данных,
подводящим итоги исходных данных в поле
или столбце «Сумма заказа». В поле данных
обычно подводятся итоги группы чисел
(например, статистика или количество
сбыта), хотя текущие данные могут быть
и текстовыми. По умолчанию в сводной
таблице подведение итогов текстовых
данных производится с помощью итоговой
функции «Кол-во значений», а числовых
данных — с помощью итоговой функции
«Сумма».

Изменение
структуры сводной таблицы

Внешний
вид сводной таблицы можно изменить
непосредственно на листе, перетаскивая
названия кнопок полей или элементов
полей. Так же можно поменять порядок
расположения элементов в поле, для чего
необходимо выделить название элемента,
а затем установить указатель на границу
ячейки. Когда указатель примет вид
стрелки, перетащить ячейку поля на новое
место. Чтобы удалить поле, перетащите
кнопку поля за пределы области сведения.
Удаление поля приведет к скрытию в
сводной таблице всех зависимых от него
величин, но не повлияет на исходные
данные. Если же необходимо использовать
все предусмотренные средства
структурирования сводной таблицы, или
если в текущую таблицу не были ранее
включены все поля исходных данных,
следует воспользоваться мастер сводных
таблиц. Если же сводная таблица содержит
большую группу полей страницы, то их
можно разместить в строках или столбцах.

Кроме
того, нужно отметить, что изменение
структуры сводной таблицы не затрагивает
исходные данные.

Детальные
данные сводной таблицы и выполняемые
над ними действия

Детальные
данные являются подкатегорией сводной
таблицы. Эти элементы сводной таблицы
являются уникальными элементами таблицы
или списка. Например, поле «Месяц» может
содержать названия месяцев: «Январь»,
«Февраль» и т.д. Над детальными данными
сводной таблицы можно выполнить следующие
действия:

• отобразить
  или скрыть текущие детали элемента
  поля или ячейки в области данных сводной
  таблицы;

• выделить
  элементы, которые необходимо отобразить
  или скрыть в поле сводной таблицы;

• отобразить
  максимальные или минимальные элементы
  в поле сводной таблицы. Например, 10
  крупных сделок или пять мелких сделок.

• Кроме
  того, можно ограничить число отображаемых
  ячеек в области данных для текущих
  данных.

Отображение
или скрытие детальных данных сводной
таблицы

Для
того чтобы отобразить детальные данные,
которые были скрыты ранее, или же скрыть
имеющиеся нужно выделить элемент поля,
детальные данные которого необходимо
скрыть или показать.

Далее
необходимо нажать на соответствующую
кнопку «Отобразить детали» или
«Скрыть детали» (см. рисунок справа),
которые расположены на панели инструментов
Сводные таблицы, или же в меню «Данные»
в пункте «группа и структура». При
появлении диалогового окна, выберите
поле, для которого необходимо показать
детали.

Примечание:

Если
для ячейки сводной таблицы необходимо
отобразить детали текущего источника
данных, на панели инструментов «Сводные
таблицы» выберите команду «Выделить»
в меню «Сводная таблица» и проверьте,
что кнопка «Разрешить выделение»
не нажата. Далее необходимо установить
указатель на ячейку и дважды нажать
кнопку мыши. Детальные данные будут
размещены на отдельном листе книги.
Если был указан элемент, не имеющий
детальных данных, появляется возможность
вставить в сводную таблицу поле строки
или поле столбца из тех полей исходных
данных, которые еще не включены в сводную
таблицу. В появившемся списке выберите
необходимое поле.

Отображение
или скрытие элементов поля сводной
таблицы

Если
же необходимо отобразить или скрыть
элемент поля, то для этого необходимо,
во-первых, выделить поле, в котором
необходимо отобразить или скрыть
элементы. Во-вторых, нужно нажать кнопку
«Поле» сводной таблицы на панели
инструментов «Сводные таблицы»
(см. рисунок). Далее, в появившемся окне,
нужно выбирать элементы, которые
необходимо скрыть или отобразить, в
списке «Скрыть элементы».

Чтобы
отобразить или скрыть пустые элементы
поля исходных данных, нужно в окне
«вычисление поле сводной таблицы»
установить или снять флажок «Отображать
пустые элементы».

Примечание:

Основные
и промежуточные итоги сводной таблицы
будут пересчитаны автоматически, и,
кроме того, скрытие данных сводной
таблицы не повлияет на исходные данные.

Отображение
максимальных или минимальных элементов
в поле сводной таблицы

Для
отображения максимальных или минимальных
элементов необходимо выделить поле, в
котором в дальнейшем будут показаны
элементы.

После
этого нужно нажать кнопку «Поле
сводной таблицы» на панели инструментов
«Сводные таблицы». В появившемся
окне в списке необходимо выбрать пункт
«минимуму» или «максимум»
после чего нажать кнопку «Далее».

После
этого, в новом окне установить переключатель
«Параметры отображения» в положение
«вручную», а так же выберите варианты
наибольших или наименьших в раскрывающемся
списке отображать, а также число
отображаемых элементов.

После
чего выберите поле, содержащее данные,
которое необходимо использовать в
качестве критерия для определения
максимальных или минимальных элементов,
в раскрывающемся списке с помощью поля.

Примечания:

• При
  обновлении сводной таблицы, изменении
  ее структуры или отображении других
  элементов поля страницы происходит
  пересчет отображения максимальных или
  минимальных элементов.

• Если
  задано отображение максимальных или
  минимальных элементов поля, остальные
  элементы поля скрываются. Чтобы
  отобразить все элементы поля, необходимо
  установить переключатель Параметры
  отображения в положение вручную.

Отключение
доступа к детальным сведениям сводной
таблицы

Если
установить указатель на ячейку области
данных сводной таблицы и дважды нажать
кнопку мыши, отобразится итоговый список
исходных данных для этой ячейки. Иногда
бывает полезно ограничить доступ к
подробным сведениям, и для выполнение
этой процедуры необходимо проделать
следующее:

• Нужно
  выделить ячейку в сводной таблице, для
  которой будут введены ограничения.

• Выберите
  команду «Параметры» находящуюся
  в меню «Сводная таблица», панель
  инструментов «Сводные таблицы».

• Снимите
  флажок «развертывание разрешено»
  в группе «Данные».

Группировка
и разгруппировка данных в сводной
таблице

В
сводной таблице можно группировать
даты, времена, числа и выделенные
элементы. Например, можно объединить
месяцы, чтобы подвести итоги за квартал.
Если временно изменить ориентацию поля
страницы на ориентацию по строке или
по столбцу, можно сгруппировать элементы
этого поля и затем снова изменить
ориентацию на ориентацию по странице.

При
выполнении операции группировки и
разгруппировки данных сводной таблицы
автоматически пересчитываются все
сводные таблицы, созданные на основе
текущей. Если элементы поля сгруппированы,
добавление вычисляемых элементов в
поле невозможно.

Группировка
и разгруппировка элементов поля сводной
таблицы

Для
осуществления группировки и разгруппировки
элементов нужно выделить группируемые
элементы.

Далее
нажать кнопку «Сгруппировать» на
панели инструментов «Сводные таблицы»
или в меню «Данные» в пункте «Группа
и структура» чтобы создать новый
элемент, объединяющий выделенные
элементы. Новый элемент добавится в
группируемое поле сводной таблицы.

Примечания:

• Чтобы
  разгруппировать элементы, выделите
  группу, а затем нажмите кнопку
  «Разгруппировать» на панели
  инструментов «Сводные таблицы»
  или в меню «Данные» в пункте «Группа
  и структура». При выполнении команды
  разгруппировки чисел, дат или времен
  расформировывается вся группа;
  расформировать отдельный элемент
  группы невозможно.

• Если
  разгруппировывается последний элемент
  в поле строки или в поле столбца,
  групповое поле удаляется из сводной
  таблицы.

Группировка
и разгруппировка чисел в сводной таблице

Для
осуществления группировки и разгруппировки
чисел выделите число в поле, в котором
следует сгруппировать элементы. Далее
нажмите кнопку «Сгруппировать»
на панели инструментов Сводные таблицы
или в меню «Данные» в пункте «Группа
и структура». В поле «Начиная с»
введите начальное значение, если это
необходимо, а в поле «по» введите
конечное значение, если это необходимо.
В поле с шагом необходимо ввести значение
периода, по которому будут создаваться
группы чисел.

Примечание:

Чтобы
разгруппировать числа, выделите группу,
а затем нажмите кнопку «Разгруппировать»
на панели инструментов «Сводные
таблицы». При выполнении команды
разгруппировки чисел, дат или времен
разгруппировывается вся группа;
разгруппировать отдельный элемент
группы невозможно.

Группировка
и разгруппировка дат или времен в сводной
таблице

Для
осуществления группировки и разгруппировки
даты или времени, выделите дату или
время в поле, в котором следует
сгруппировать элементы. Далее нажмите
кнопку «Сгруппировать» на панели
инструментов Сводные таблицы или в меню
«Данные» в пункте «Группа и
структура». В поле «начиная с»
введите начальное значение, а в поле
«по» конечное значение, если это
необходимо. В списке «По» выберите
один или несколько временных интервалов
для задания шага, с которым будут
создаваться группы.

Если
в поле «По» выделен единственный
интервал «Дни», введите шаг
группировки в поле «Количество дней».
Например, введите 7 в поле «Количество
дней», чтобы сгруппировать элементы
по неделям.

Примечание:

Чтобы
разгруппировать даты и времена, выделите
группу, а затем нажмите кнопку
«Разгруппировать» на панели
инструментов Сводные таблицы. При
выполнении команды разгруппировки поля
со значениями даты или времени
разгруппировываются все группы поля;
разгруппировать один элемент группы
невозможно.

Группировка
и разгруппировка элементов поля страницы
сводной таблицы

Если
сводная таблица создана из внешнего
источника данных, проверьте, что в поле
страницы осуществляется выборка внешних
данных для всех элементов поля
одновременно.

Если
это происходит, то перетащите поле
страницы в область ориентации по строкам
или столбцам, чтобы элементы поля
страницы стали заголовками в поле строки
или столбца. Далее следует выделить
группируемые элементы.

После
этого нажмите кнопку» Сгруппировать»
на панели инструментов «Сводные
таблицы», или в меню «Данные» в
пункте «Группа и структура». И,
наконец, перетащите поле назад в область
ориентации по страницам.

Примечание:

Чтобы
разгруппировать элементы поля страницы,
перетащите поле страницы в область
ориентации по строкам или столбцам,
выделите группу, а затем нажмите кнопку
«Разгруппировать» на панели
инструментов Сводные таблицы.

Обновление
или изменение источника данных сводной
таблицы

В
процессе работы иногда возникает такая
ситуация, когда появляются новые данные,
которые необходимо вставить в создаваемый
документ, и поэтому существует несколько
способов управления процессом обновления
и изменения данных сводной таблицы:

• Для
  сводных таблиц, созданных на основе
  данных Microsoft Excel, обновление извлекает
  новые поля первоначального интервала
  исходных данных или интервала данных,
  заданного по имени. При добавлении
  новых строк или столбцов данных в
  исходный список Microsoft Excel, заданный в
  качестве ссылки на интервал, можно
  изменить интервал исходных данных для
  сводной таблицы, чтобы в него входили
  дополнительные строки и столбцы.

• Для
  сводных таблиц, созданных на основе
  внешних источников данных, обновление
  извлекает новые строки или записи
  внешнего файла или базы данных, которые
  удовлетворяют условиям запроса. При
  добавлении новых строк или столбцов
  во внешний источник данных для сводной
  таблицы, а также при необходимости
  выбора других данных для сводной
  таблицы, можно внести соответствующие
  изменения в запрос.

• В
  сводных таблицах с полями страниц можно
  настроить поле страницы для выполнения
  запроса к внешним данным при выборе
  каждого элемента. Это позволяет работать
  с большим объемом данных без увеличения
  оперативной памяти компьютера. При
  наличии достаточного для обработки
  данных объема свободной оперативной
  памяти для быстрого просмотра страниц
  можно настроить поля страниц таким
  образом, чтобы получать внешние данные
  для всех элементов одновременно.

Обновление
данных в сводной таблице

Для
того чтобы обновить данные в сводной
таблице необходимо проделать следующие
операции:

Необходимо
выделить ячейку в сводной таблице,
содержимое которой необходимо обновить.

После
этого нажмите кнопку «Обновить»
данные на панели инструментов Сводные
таблицы или же в пункте меню «Данные»
«обновить данные». После этого
произойдет автоматическое обновление
ячейки.

Примечания:

• Чтобы
  сводная таблица обновлялась при открытии
  книги, выберите команду Параметры в
  меню «Сводная таблица» на панели
  инструментов «Сводные таблицы».
  Установите флажок «обновить» при
  открытии в группе «Источник».

• Если
  сводная таблица создана на основе
  данных, находящихся в списке Microsoft
  Excel, и происходит добавление новых полей
  в исходный диапазон, добавить эти поля
  после обновления таблицы можно с помощью
  мастера сводных таблиц. Для этого
  выделите ячейку сводной таблицы, нажмите
  кнопку «Мастер сводных таблиц»
  на панели инструментов «Сводные
  таблицы» и перетащите новые поля в
  область сведения.

• Чтобы
  обновить все сводные таблицы в книге,
  на панели инструментов «Сводные
  таблицы» выберите команду » Обновить
  данные» в меню «Сводная таблица».

Совет:

Чтобы
не вводить пароль для доступа к внешней
базе данных при обновлении сводной
таблицы, можно сохранить его как часть
запроса. На панели инструментов Сводные
таблицы выберите команду Параметры в
меню Сводная таблица и установите флажок
сохранить пароль в группе Внешние
данные.

Отключение
обновления сводной таблицы при открытии
файла книги

Для
отключение обновления сводной таблицы
при открытии файла выделите ячейку
сводной таблицы, для которой обновление
не будет происходить при открытии. Далее
на панели инструментов «Сводные
таблицы» выберите команду «Параметры»
в меню «Сводная таблица».

После
этого в появившемся окне снимите флажок
«обновить при открытии» в группе
«Источник».

Совет:

Чтобы
создать неизменяемую копию сводной
таблицы, скопируйте сводную таблицу, а
затем выберите команду Специальная
вставка в меню Правка и установите
переключатель в положение значения.

Сортировка
данных сводной таблицы

Элементы
поля сводной таблицы автоматически
сортируются в возрастающем порядке,
согласно их именам. Сортировка элементов
по именам позволяет восстановить
первоначальный порядок, если элементы
были перемещены или отсортированы
иначе.

В
Microsoft Excel предусмотрен следующий порядок
для сортировки данных по возрастанию:
числа, текст, логические значения,
значения ошибок (например #ССЫЛКА! и
#ЗНАЧ!) и пустые ячейки. Для сортировки
по убыванию используется обратная
очередность, за исключением пустых
ячеек, которые всегда помещаются в конец
отсортированного списка. Чтобы создать
личный порядок сортировки или применить
встроенный в Microsoft Excel, необходимо
воспользоваться специальным порядком
сортировки.

Сортировка
элементов сводной таблицы по названиям

Для
того, что бы произвести сортировка
элементов сводной таблицы по названиям
выделите сортируемое поле. После чего
необходимо выбрать команду «Сортировка»
в меню «Данные».

В
появившемся окне установите переключатель
«Диапазон» в положение «по
возрастанию» или «по убыванию».
Проверьте, что переключатель «Сортировать»
установлен в положение «Метки».

Примечание:

Если
при обновлении или изменении структуры
сводной таблицы, необходимо автоматически
сортировать элементы, выделите сортируемое
поле и нажмите кнопку Поле сводной
таблицы на панели инструментов Сводные
таблицы. Нажмите кнопку «Далее» и
установите переключатель Параметры
сортировки в положение по возрастанию.
Выберите то же сортируемое поле в
раскрывающемся списке с помощью поля.

Сортировка
элементов сводной таблицы по значениям
ячеек области данных

Для
сортировка элементов сводной таблицы
по значениям ячеек области данных
выделите поле, содержащее сортируемые
элементы. Если указано поле столбца,
элементы будут сортироваться слева
направо. Если указано поле строки,
элементы будут сортироваться сверху
вниз.

После
выделения нажмите кнопку «Поле сводной
таблицы» на панели инструментов
«Сводные таблицы». После чего
нажмите кнопку «Далее».

В
появившемся окне установите переключатель
«Параметры сортировки» в положение
«по возрастанию» или «по убыванию».
Выделите поле данных, значения которого
необходимо использовать для сортировки
элементов, в раскрывающемся списке с
помощью поля.

Примечание:

Если
при обновлении или изменении структуры
таблицы, ненужно сохранять порядок
сортировки, сортировку можно провести
вручную. Для этого установите переключатель
«Параметры сортировки» в положение
«вручную» и два раза нажмите кнопку
«OK». После этого «Выделите»
сортируемое поле, и выберите команду
«Сортировка» в меню «Данные».
В появившемся окне нужно ввести ячейку
сортируемой области данных в поле
«Диапазон».

Использование
в сводной таблице пользовательского
порядка сортировки

Для
использование в сводной таблице
пользовательского порядка сортировки
необходимо выделить сортируемое поле.
После чего выбрать команду «Сортировка»
в меню «Данные».

В
появившемся окне нажать кнопку
«Параметры».

Далее
в новом окне выберите параметр сортировки
в раскрывающемся списке «Порядок
сортировки по первому ключу».

Примечания:

• Пользовательский
  порядок сортировки нарушается при
  обновлении сводной таблицы. Чтобы
  восстановить порядок сортировки после
  обновления сводной таблицы, выполните
  сортировку повторно.

• Если
  сводная таблица содержит элементы,
  которые обычно сортируются в
  хронологическом, а не в алфавитном
  порядке — например «Янв», «Фев», «Мар»
  — в Microsoft Excel автоматически используется
  пользовательский порядок сортировки.
  Если позднее элементы полей были
  перемещены или упорядочены иначе,
  исходный порядок можно восстановить
  сортировкой с использованием
  пользовательского порядка сортировки.

Подведение
итогов и обработка данных сводной
таблицы

Поля
данных сводной таблицы можно настроить
на вычисления, отличные от используемых
по умолчанию в итоговой функции. Для
выполнения сложных вычислений можно
создать формулу. Итоговая функция
используется для выполнения основных
вычислений (например, «Сумма», «Среднее»,
«Минимум» и «Максимум»). Дополнительные
вычисления используются для сравнения
или индексирования, а также для вычисления
долей.

Что
же касается непосредственно вычисляемого
поля или вычисляемых элементов поля,
то они используется для создания
пользовательской формулы, обрабатывающей
данные сводной таблицы.

Изменение
итоговой функции в области данных
сводной таблицы

Для
того чтобы произвести изменение итоговой
функции в области данных сводной таблицы
нужно в области данных сводной таблицы
выделите ячейку, для которой необходимо
изменить итоговую функцию. После этого
нужно нажать кнопку «Поле сводной
таблицы» на панели инструментов
«Сводные таблицы».

Далее,
в появившемся окне, необходимо выбрать
итоговую функцию, которая будет
использоваться для подведения итогов
текущих данных поля, в списке «Операция».

Использование
нескольких итоговых функций для обработки
данных сводной таблицы

Кроме
стандартных операций с функциями в MS
Excel’e
предусмотрены некоторые дополнительные,
такие как возможность использование
нескольких итоговых функций для обработки
данных сводной таблицы. Для этого
необходимо выделить ячейку сводной
таблицы, в которую будет вставлена
функция.

После
этого нажмите кнопку «Мастер сводных
таблиц» на панели инструментов
«Сводные таблицы».

Далее
в диалоговом окне «Мастер сводных
таблиц» — в шаге 3 выберите поле, по
которому уже подводятся итоги в области
данных сводной таблицы, и перетащите
это поле в область данных еще раз. В
области данных структуры таблицы
поместите указатель на новое поле, и
дважды нажмите кнопку мыши. Далее
выберите другую функцию для этого поля
в списке «Операция».

И
в заключении нажмите кнопку «OK», а
затем — кнопку «Готово».

Использование
дополнительных вычислений для поля
данных сводной таблицы

Для
использование дополнительных вычислений
для поля данных сводной таблицы выделите
ячейку поля, для которой необходимо
задать дополнительные вычисления, в
области данных сводной таблицы. Потом
нажмите кнопку «Поле сводной таблицы»
на панели инструментов «сводные
таблицы». В появившемся окне нажмите
кнопку «Дополнительно».

Выберите
дополнительное вычисление в раскрывающемся
списке «Дополнительные вычисления».
Если список поле доступен, выделите
поле, данные которого будут использоваться
в вычислениях. Поле должно отличаться
от поля, указанного в первом шаге.

Если
список элемент доступен, выделите
элемент поля, данные которого будут
использоваться в вычислениях.

Примечание:

Поле
и элемент определяют данные, используемые
в дополнительных вычислениях.

Создание
вычисляемого поля в сводной таблице

Для
создание вычисляемого поля в сводной
таблице выделите ячейку в сводной
таблице.

После
этого выберите команду «Формулы»
в меню «Сводная таблица», на панель
инструментов «Сводные таблицы», а
затем выберите команду «Вычисляемое
поле».

В
появившемся окне введите имя вычисляемого
поля в поле «Имя», а так же формулу
в поле «Формула».

Чтобы
использовать в формуле данные поля,
выберите поле в списке «Поля», а
затем нажмите кнопку «Добавить поле».
Потом нажмите кнопку «Добавить»,
а затем — кнопку «OK».

И
в заключении необходимо расположить
вычисляемое поле в сводной таблице.

Примечание:

Формулы
для вычисляемых полей всегда воздействуют
на все доступные данные сводной таблицы;
использование отдельной части данных
в формуле недопустимо.

Создание
вычисляемого элемента поля в сводной
таблице

Для
создание вычисляемого элемента поля в
сводной таблице необходимо:

Если
элементы в поле, используемом для
создания формулы, сгруппированы,
разгруппируйте их. Далее нужно выделить
поле или элемент поля. После выделения
выберите команду «Формулы» в меню
«Сводная таблица» на панели
инструментов «Сводные таблицы», а
затем выберите вычисляемый объект.
Соответственно нужно ввести имя
вычисляемого элемента в поле с
раскрывающимся списком «Имя», а
так же формулу для этого же элемента в
поле «Формула». Кроме того, чтобы
использовать в формуле данные элемента
поля, выберите поле в списке «Поля»,
а элемент — в списке «Элементы»,
а затем нажмите кнопку «Добавить
элемент». Если элемент находится в
другом поле, то его использовать нельзя.
Далее нажмите кнопку «Добавить»,
а затем — кнопку «OK».

Если
в шаге 1 были расформированы элементы
поля, после создания вычисляемого
элемента поля можно повторить группировку.
В группы можно включать и вычисляемые
элементы поля.

Примечания:

Если
поля содержат вычисляемые элементы,
нельзя изменять итоговую функцию.

Формула
для вычисляемого элемента заменяется
формулой для вычисляемого поля, если
ячейка в области данных находится на
пересечении вычисляемого элемента и
вычисляемого поля.

Использование
общих и промежуточных итогов в сводной
таблице

Сводную
таблицу можно настроить на выполнение
вычислений с помощью итоговой функции
(итоговая
функция
— это тип вычисления, производимого
Microsoft Excel при объединении данных в сводной
таблице или при вычислении итогов в
списках и базах данных. Примерами
итоговых функций являются «Сумма»,
«Кол-во значений» и «Среднее».),
вставив дополнительные строки или
столбцы промежуточных итогов для полей
данных.

Промежуточные
итоги автоматически отображаются в
самой последней строке или столбце,
если в сводной таблице создано несколько
полей строки или столбца. При добавлении
промежуточных итогов их можно размещать
и внутри полей строк или столбцов.

Отображение
или скрытие общих итогов в сводной
таблице

Для
отображение или скрытие общих итогов
в сводной таблице выделите ячейку
сводной таблицы, в которой они будут
отображены.

После
этого на панели инструментов «Сводные
таблицы» нужно выбрать команду
«Параметры» в меню «Сводная
таблица».

В
новом окне установите флажок «общая
сумма по столбцам» или «общая сумма
по строкам» или оба флажка в группе
Формат, чтобы отобразить общие итоги,
или же снимите флажки, чтобы скрыть
общие итоги.

Вставка
или удаление промежуточных итогов в
сводной таблице

Для
того, что бы осуществить вставку или
удаление промежуточных итогов необходимо
установить указатель на кнопку поля, в
которое необходимо поместить или из
которого следует удалить промежуточные
итоги, и дважды нажмите кнопку мыши.

А
чтобы отображать
промежуточные итоги для каждого
элемента строки или столбца, установите
переключатель «Промежуточные итоги»
в положение «автоматические».

Чтобы
отображать
промежуточные итоги для каждого элемента
внутреннего поля, установите переключатель
«Промежуточные итоги» в положение
«другие», после выбрав итоговую
функцию в списке.

Чтобы
удалить
промежуточные итоги, установите
переключатель «Промежуточные итоги»
в положение «нет».

Чтобы
отобразить
несколько
промежуточных итогов, выберите итоговые
функции в списке.

Примечания:

• Для
  каждой выбранной итоговой функции
  добавляется одна строка промежуточных
  итогов.

• Чтобы
  включить скрытые элементы поля страницы
  в промежуточные итоги, на панели
  инструментов Сводные таблицы выберите
  команду Параметры в меню Сводная таблица
  и установите флажок включать скрытые
  значения в группе Формат.

Изменение
итоговой функции, используемой в
вычислениях промежуточных итогов
сводной таблицы

Для
изменение итоговой функции, используемой
в вычислениях промежуточных итогов
установите указатель на кнопку поля, в
котором необходимо изменить итоговую
функцию промежуточных итогов, и дважды
нажмите кнопку мыши.

Потом
выберите несколько итоговых функций в
группе «Промежуточные итоги».

Примечание:

Чтобы
добавить несколько промежуточных итогов
(например «Сумма» и «Среднее») для
каждого элемента внутреннего поля или
отдельного поля сводной таблицы,
установите переключатель в положение
другие.

Создание
диаграммы для сводной таблицы

Для
создания диаграммы для сводной таблицы
необходимо на панели инструментов
«Сводные таблицы» выбрать команду
«Выделить» в меню Сводная таблица.
Проверьте, что кнопка «Разрешить
выделение» не нажата.

После
этого удалите любые промежуточные итоги
из сводной таблицы.

Далее
выделите сводную таблицу целиком, в том
числе поля столбцов и строк. Не выделяйте
общие итоги или поля страниц. Чтобы
выделить первую строку и столбец сводной
таблицы, начните выделение с правого
нижнего угла области данных.

После
этого нажмите кнопку «Мастер диаграмм»,
которая находится на панели «стандартные»,
а так же в меню «Вставка», и далее
необходимо просто следовать инструкциям
мастера диаграмм.

Примечания:

• При
  скрытии, отображении или упорядочении
  полей сводной таблицы соответствующим
  образом изменяется диаграмма. Кроме
  того, если в сводной таблице содержатся
  поля страниц, при выборе другой страницы
  диаграмма также изменится.

• Чтобы
  сохранить и распечатать диаграммы для
  всех полей страниц сводной таблицы,
  нажмите кнопку «Показать страницы»
  на панели инструментов «Сводные
  таблицы». Каждая страница отобразится
  на отдельном листе. После этого для
  каждой страницы можно построить
  диаграмму.

• Если
  в текущей сводной таблице используются
  внешние источники данных и с помощью
  Microsoft Query добавляются или удаляются
  поля внешних данных, следует обновить
  сводную таблицу; в противном случае
  диаграмма не изменится.

Список
литературы:

1. Встроенная
   справка Microsoft
   Excel.

1. М.
   Хелворсон, М. Янг “Эффективная работа
   с Microsoft
   Office”

1. http://www.microsoft.com/rus/
   — Российская страница компании Microsoft.

1. “ Microsoft
   Office 8.0 “ , Эд Ботт, БИНОМ, Москва , 1998 год.

Информатика, 11 класс. Урок № 14.

Тема — Обработка информации в электронных таблицах

Перечень вопросов, рассматриваемых в теме: структура электронной таблицы и типы данных; встроенные функции; деловая графика; построение графиков функций; применение сортировки и фильтров; поиск решения и подбор параметра.

Глоссарий по теме: электронная таблица, рабочая книга, лист, строка, столбец, ячейка, адрес, ссылка, диапазон, формат отображения данных, встроенные функции, аргумент функции, диаграмма, график, сортировка данных, фильтрация данных, подбор параметра.

Основная литература по теме урока:

Л. Л. Босова, А. Ю. Босова. Информатика. Базовый уровень: учебник для 11 класса. — М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2017 (с.5—62)

Открытые электронные ресурсы по теме:

http://lbz.ru/metodist/authors/informatika/3/eor11.php

http://kpolyakov.spb.ru/school/ege.htm

Теоретический материал для самостоятельного изучения

Объекты табличного процессора и их свойства

Прикладные программы, предназначенные для работы с данными, представленными в таблицах, называются табличными процессорами или электронными таблицами. Первый табличный процессор был создан в 1979 году и предназначался для автоматизации рутинных вычислительных процедур. Современные электронные таблицы применяются не только для выполнения расчётов.

Наиболее распространёнными табличными процессорами являются Microsoft Excel и OpenOffice Calc.

После запуска программы Microsoft Excel на экране открываются два окна: окно табличного процессора и окно созданного в нём документа. Документ, создаваемый в табличном процессоре, называется рабочей книгой и по умолчанию получает имя Книга1. Вновь созданная рабочая книга состоит из трёх листов с именами Лист1, Лист2 и Лист3. Имена листов указываются на ярлычках. Пользователь может переименовать листы по своему усмотрению, добавить к книге новые листы или удалить ненужные. В окне рабочей книги отображается содержимое текущего листа. Рабочая область листа с электронной таблицей столбцами и строками разбита на ячейки. Столбцы обозначены буквами латинского алфавита, строки пронумерованы. Адрес ячейки образуется из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она находится.

Ячейка — это наименьшая структурная единица электронной таблицы, которая образуется на пересечении столбца и строки.

Две и более ячейки листа электронной таблицы образуют диапазон ячеек. При задании адреса связного диапазона указывают его начальную и конечную ячейки — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов (например, А1:А10). Чтобы указать адрес несвязного диапазона ячеек, надо через точку с запятой указать адреса его связных частей.

В таблице приведены объекты табличного процессора, а также их основные свойства, которые далее будут рассмотрены более подробно.

Некоторые приёмы ввода и редактирования данных

Вся информация заносится пользователем в ячейки электронной таблицы. Для того чтобы вводить или редактировать данные в той или иной ячейке, в неё следует поместить табличный курсор, т. е. сделать ячейку активной.

Содержимым ячейки может быть число, текст или формула. Электронные таблицы работают с данными следующих типов:

— числовые значения (например, 143; 51,2; 4/5; 1,23Е+02);

— дата и время суток (например, май 2018; 31.12.2000; 15:00; 3:00 РМ);

— формулы (например, =(А1+В1)/2; =СУММ(А1:А5));

— текстовые значения (например: Всего; Фамилия);

— примечания;

— гиперссылки;

— различные графические изображения.

Табличный процессор самостоятельно пытается распознать тип вводимых данных. По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки.

Дробную часть числа от целой отделяют запятой или точкой, в зависимости от установок операционной системы. В русскоязычных версиях Windows в качестве разделителя целой и дробной частей числа по умолчанию используется запятая, а при употреблении точки число интерпретируется как дата.

Ввод формулы начинается со знака равенства, который указывает табличному процессору на необходимость выполнения вычислений в соответствии со следующим за ним выражением. При вводе формул необходимо соблюдать следующие правила:

1. Для обозначения арифметических действий используются операторы: +, –, *, / соответственно для сложения, вычитания, умножения и деления.
2. Для обозначения действия возведения в степень используется оператор ^; например, 5³ будет записано как 5^3.
3. Для обозначения действия нахождение процентов используется оператор %; например, формула нахождения 25% от числа 240 будет выглядеть так: =240*25%.
4. Нельзя опускать оператор умножения.
5. Порядок выполнения операций совпадает с порядком, принятым в математике.
6. Для изменения порядка выполнения действий используют круглые скобки.
7. Формула должна быть записана линейно, т. е. в виде строки символов.

Как правило, в формулах используются не сами исходные данные, а ссылки на ячейки, в которых эти данные находятся. При изменении данных в каких-либо ячейках происходит автоматический пересчёт значений всех формул, содержащих ссылки на эти ячейки. Возможность автоматического пересчёта формул при изменении исходных данных — одна из ключевых идей электронных таблиц. Благодаря этому электронные таблицы называют динамическими.

При использовании формул в ячейках электронной таблицы могут появляться сообщения об ошибках.

Ввод текста в ячейку электронной таблицы имеет некоторые особенности. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Если длина текста больше ширины ячейки, то текст на экране может отобразиться полностью, перекрыв свободные ячейки, расположенные правее. Если справа нет свободных ячеек, то видимая часть текста будет обрезана.

Чтобы ввести данные в новой строке ячейки, вставляют разрыв строки, нажав клавиши Alt + Enter.

Иногда требуется сохранить в виде текста числа, даты или формулы. Для этого их ввод в ячейку надо начинать с апострофа.

Копирование и перемещение данных

Для выполнения операций копирования и перемещения данных в электронных таблицах соответствующие ячейку или диапазон ячеек сначала следует выделить, а затем можно воспользоваться командами Копировать, Вырезать, Вставить группы Буфер обмена вкладки Главная.

Для выделения несвязного диапазона ячеек можно выделить первую связную часть, а затем нажать клавишу Ctrl и, удерживая её, выделить следующие связные диапазоны.

По умолчанию при вставке новые данные заменяют данные, имеющиеся в ячейках.

Если содержимым ячейки является формула, включающая ссылки, то при копировании этой ячейки в формуле может происходить автоматическое изменение ссылок.

Ссылка, которая изменяется при копировании формулы, называется относительной.

Ссылка, которая не изменяется при копировании формулы, называется абсолютной.

Ссылка, в которой при копировании формулы изменяется только номер строки или только имя столбца, называется смешанной.

Большинство ссылок в формулах относительные. При копировании в составе формулы в другую ячейку они автоматически изменяются в соответствии с новым положением скопированной формулы, т. е. они изменяются относительно месторасположения формул. В этом состоит суть принципа относительной адресации.

При копировании формулы с относительными ссылками [столбец] [строка] на n строк ниже (выше) и на m столбцов правее (левее) ссылка изменяется на [столбец ± n] [строка ± m]. При копировании формулы в пределах одного столбца (одной строки) обозначения столбцов (номера строк) в формулах не изменяются.

Иногда нужно, чтобы при копировании формул адреса ячеек не менялись. В этом случае используют абсолютные ссылки.

Для создания абсолютной ссылки служит знак . С помощью него можно зафиксировать весь адрес , только столбец или только строку . В двух последних случаях говорят о смешанных ссылках.

При перемещении формулы имеющиеся в ней ссылки не изменяются.

Пример 1. При работе с электронной таблицей в ячейке В1 записана формула =2*$А1. Выясним, какой вид приобретёт формула, после того как содержимое ячейки В1 скопируют в ячейку С2.

В формуле используется смешанная ссылка: при копировании формулы имя столбца останется неизменным, а номер строки увеличится на 1. Таким образом, после копирования в ячейке С2 будет формула =2*$А2.

Пример 2. Дан фрагмент электронной таблицы:

Выясним, чему станет равным значение ячейки С1, если в неё скопировать формулу из ячейки С2.

Так как копирование формулы происходит внутри одного столбца, имена столбцов в формуле не изменятся, а номер строки в ссылках уменьшится на единицу. Формула примет вид: =($А1+В1)/2. В ячейке С1 отобразится число 14.

Встроенные функции и их использование

Встроенная функция — это заранее написанная процедура преобразования данных.

Всё многообразие встроенных в табличные процессоры функций принято делить на категории по их назначению, выделяя среди них математические, статистические, логические, текстовые, финансовые и другие типы функций.

Каждая встроенная функция имеет имя — как правило, это сокращённое название производимого ею действия. Функции вызываются с некоторыми аргументами и возвращают единственное значение — аргумент обработки.

Аргументом функции может быть число, текст, выражение, ссылка на ячейку или диапазон ячеек, результат другой функции.

При использовании функции в формуле сначала указывается её имя, а затем в скобках указывается список аргументов через точку с запятой.

Назначение каждой функции, наличие аргументов, их количество и тип можно посмотреть в Справке или в комментариях при вводе функции в формулу.

Для решения математических задач нам могут быть полезны Математические функции, некоторые из которых представлены в таблице.

Пример 3.

Все 5-буквенные слова, составленные из букв К, Л, Р записаны в алфавитном порядке и пронумерованы. Вот начало списка:

1. ККККК

2. ККККЛ

3. ККККР

4. КККЛК

5. КККЛЛ

……

Под каким номером стоит слово ЛКРКЛ?

По условию задачи важно то, что используется набор из трех разных символов, для которых задан алфавитный порядок, поэтому для вычислений можно использовать три любые символа, например, цифры 0, 1 и 2 по возрастанию.

Заменим буквы на цифры: К — 0, Л — 1, Р — 2.

Выпишем начало списка, заменив буквы на цифры:

1. 00000
2. 00001
3. 00002
4. 00010

…

Мы получили числа, записанные в троичной системе счисления в порядке возрастания.

Слово ЛКРКЛ запишется в новом коде так: 10201₃. Переводим это число в десятичную систему:

10201₃ = 13⁴ + 03³ + 23² + 03¹+13⁰ = 81+18+1 = 100

Так как нумерация элементов списка начинается с 1, а числа в троичной системе — с нуля, к полученному результату нужно прибавить 1.

Получаем, что слово ЛКРКЛ стоит под номером 101.

Аналогичные действия можно выполнить и в среде Microsoft Excel 2010, используя математическую функцию ДЕС (число; основание):

Статистические функции позволяют автоматизировать статистическую обработку данных. С их помощью можно вычислить наименьшее значение, подсчитать количество ячеек, содержащих заданную информацию и т.д.

Пример 4.

Школьник составляет 5-буквенные слова, в которых встречаются только буквы А, Б, В, Г, Д, Е, Ж. Причём буква А появляется ровно один раз. Каждая из других допустимых букв может встречаться в слове не более одного раза. Словом считается любая допустимая последовательность букв, не обязательно осмысленная. Сколько существует таких слов, которые может написать школьник?

Для решения этой задачи применим статистическую функцию ПЕРЕСТ (число; число выбранных) — она возвращает количество перестановок заданного числа объектов, которые выбираются из общего числа объектов.

Получаем, что школьник может написать 1800 слов.

Функция, результатом которой является ИСТИНА или ЛОЖЬ, называется логической. К категории логических относятся функции ЕСЛИ, И, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ.

Табличные процессоры имеют и такие функции, которые вычисляют сумму, среднее арифметическое, количество не всех значений из диапазонов ячеек, а только тех, которые удовлетворяют определённому условию:

— функция СУММЕСЛИ вычисляет сумму тех чисел из указанного диапазона, которые удовлетворяют заданному условию;

— функция СРЗНАЧЕСЛИ вычисляет среднее арифметическое тех чисел из указанного диапазона, которые удовлетворяют заданному условию;

— функция СЧЁТЕСЛИ подсчитывает количество ячеек из указанного диапазона, которые удовлетворяют заданному условию.

Пример 5.

Выясним, сколько решений имеет логическое уравнение .

Преобразуем исходное уравнение, выразив импликацию через инверсию и дизъюнкцию:

Запишем формулу для вычисления логического выражения с помощью логических функций Microsoft Excel:

=ИЛИ(И(Х1;НЕ(Х2)); НЕ(Х3);Х4).

Внесём данные в таблицу и выполним расчёты:

Итак, исходное уравнение имеет 13 решений — столько раз встречается значение ИСТИНА в диапазоне Е2:Е17. Для полсчёта этого значения можно воспользоваться функцией СЧЁТЕСЛИ.

Финансовые функции используются для вычисления размеров выплат при погашении кредитов, банковских процентов на вклады, для определения процентной ставки и др.

Рассмотрим несколько финансовых функций, которыми полезно уметь пользоваться каждому человеку, планирующему взять в банке кредит^[1] или сделать вклад^[2]. Аргументами этих функций являются:

1. Ставка — процентная ставка за период.
2. ПЛТ — выплата, производимая в каждый период (месяц, квартал, год и т.п.).
3. ПС — приведённая (нынешняя) стоимость инвестиции.
4. КПЕР — общее число периодов платежей по кредиту.
5. БС — будущая стоимость инвестиции.
6. Тип — число 0, если оплата в конце периода; число 1, если оплата в начале периода (по умолчанию — 0).

Пример 6.

Пусть ставка кредита в некотором банке составляет 18% годовых. Клиент хочет взять кредит на сумму 100 000 руб. и может выплачивать банку по 4000 руб. ежемесячно. Нужно определить, за сколько периодов клиент сможет погасить этот кредит.

Функция КПЕР (ставка; плт; пс; [бс]; [тип]) возвращает количество периодов платежей для инвестиции на основе периодических постоянных выплат и постоянной процентной ставки.

Обязательные аргументы функции:

1. Ставка — годовая ставка в процентах, разделённая на количество периодов платежей за год (в нашем примере это 18% ̸ 12).
2. ПЛТ — сумма, которую клиент ежемесячно должен возвращать банку (в нашем примере это –4000, т. к. эти деньги отдаются).
3. ПС — размер кредита (в нашем примере это 100 000).

Формула для вычисления количества периодов выплат для погашения взятого кредита будет иметь вид:

=КПЕР(18% ̸ 12; –4000; 100000).

Получаем приблизительно 32 периода (месяца), т. е. более 2,5 лет.

Пример 7.

Выясним, на какую сумму клиент может взять кредит, если ставка 19% годовых, а выплачивать он может по 12 000 руб. на протяжении двух лет (24 периода).

Функция ПС (ставка; кпер; плт; [бс]; [тип]) возвращает приведённую (к текущему моменту) стоимость инвестиции, представляющую собой общую сумму, которая на данный момент равноценна ряду будущих выплат.

Обязательные аргументы функции:

1. Ставка — годовая ставка в процентах, разделённая на количество периодов платежей за год (в нашем примере это 19% ̸ 12).
2. КПЕР — общее количество периодов выплаты платежей по кредиту (24).
3. ПЛТ — сумма, которую клиент ежемесячно должен возвращать банку (в нашем примере это –12 000, т. к. эти деньги отдаются).

Формула для вычисления размера кредита будет иметь вид:

=ПС(19% ̸ 12; 24; –12000).

Получаем приблизительно 238 054 руб.

Пример 8.

Клиент хочет сделать вклад на 3 года на сумму 300 000 руб. под 11% годовых с ежемесячным начислением процентов. Выясним, какую сумму он получит по окончании срока вклада.

Функция БС (ставка; кпер; плт; [пс]; [тип]) возвращает будущую стоимость инвестиции при условии периодических равных платежей и постоянной процентной ставки. Иначе говоря, с её помощью можно вычислить сумму, которую выплатят клиенту за вклад под определённые проценты по окончании срока вклада.

Обязательные аргументы функции:

1. Ставка — годовая ставка в процентах, разделённая на количество периодов начисления процентов за год (в нашем примере это 11% ̸ 12)
2. КПЕР — количество периодов начисления процентов (36).
3. ПЛТ — сумма, которая добавляется к вкладу каждый период времени (в нашем примере это 0, т. к. пополнение вклада клиентом не предусмотрено).
4. ПС — начальная сумма вклада (300 000).

Формула для вычисления суммы, которую клиент получит за вклад по окончании срока вклада, будет иметь вид:

=БС(11% ̸ 12; 36; 0; –300000).

В результате вычислений получаем 416 663, 58 руб.

В основном табличные процессоры используются для работы с числами, но в них предусмотрена и возможность работы с текстом. Например, в электронные таблицы заносятся наименования товаров и услуг, фамилии, адреса, телефоны и др.

Для обработки текста в табличных процессорах имеется набор функций, которые можно использовать для определения длины текста, номера позиции первого вхождения символа в текст, части текста, который удовлетворяет определённому условию и т. д.

Аргументами текстовых функций могут быть текстовые данные (их нужно заключать в кавычки), ссылки на ячейки с текстом, ссылки на ячейки с числами.

Рассмотрим примеры некоторых текстовых функций Microsoft Excel.

Функция СТРОЧН преобразует все буквы обрабатываемого текста в строчные, а функция ПРОПИСН, наоборот, — в прописные. Функция ПРОПНАЧ делает прописной первую букву каждого слова, а все остальные буквы — строчными. Функция СОВПАД позволяет сравнить две текстовые строки в Microsoft Excel. Если они в точности совпадают, то возвращается значение ИСТИНА, в противном случае — ЛОЖЬ (функция учитывает регистр, но игнорирует различие в форматировании). Назначение функций СЖПРОБЕЛЫ, ПЕЧСИМВ, СЦЕПИТЬ, ПОВТОР, НАЙТИ и многих других можно посмотреть в Справке или в комментариях при вводе функции.

Деловая графика. Построение графиков функций

Как правило, электронные таблицы содержат большое количество числовых данных, которые требуется сравнивать, оценивать их изменение с течением времени, определять соотношение между ними и т. д. Проводить подобный анализ большого количества числовых данных значительно легче, если изобразить их графически (визуализировать). Для графического представления числовых данных используются диаграммы.

Диаграмма — это графическое представление числовых данных, позволяющее быстро оценить соотношение нескольких величин.

Табличные процессоры позволяют строить диаграммы следующих типов:

На диаграммах разных типов числовые данные могут быть представлены точками, отрезками, прямоугольниками, секторами круга, прямоугольными параллелепипедами и другими геометрическими фигурами. При этом размеры фигур и расстояния от них до осей пропорциональны числовым данным, которые они отображают.

Диаграммы, создаваемые в электронных таблицах, динамические – при редактировании данных в таблице размеры или количество фигур, обозначающих эти данные, автоматически изменяются.

Пример 9.

Найдём на отрезке [0; 1,2] корень уравнения , построив в табличном процессоре графики функций, соответствующих левой и правой частям равенства. Для этого:

— используя стандартные функции COS и КОРЕНЬ, построим таблицу значений функций для x, изменяющегося с шагом 0,1:

— по значениям диапазона A1:N3 строим графики функций, выбирая пункт меню Вставка, тип диаграммы Точечная, вид — Точечная с гладкими кривыми, добавим промежуточные линии сетки:

В результате построения графиков функций видно, что корень уравнения приблизительно равен 0,64.

Применение сортировки и фильтров

Данные в электронной таблице можно сортировать, т. е. изменять порядок их расположения в строках или столбцах. В отсортированных данных легче найти необходимые значения, осуществить их анализ, выявить закономерности и др.

Сортировка — это упорядочение данных в таблице.

Сортировка данных может проводиться по возрастанию (от наименьшего к наибольшему) или по убыванию (от наибольшего к наименьшему). В Microsoft Excel соответствующие инструменты размещены во вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр.

В Microsoft Excel сортировка данных по возрастанию заключается в следующем:

1. Символы упорядочиваются в порядке размещения их кодов в кодовой таблице Unicode.
2. Числа и даты упорядочиваются от наименьшего значения к наибольшему и располагаются перед текстовыми данными, причём сначала располагаются числа.
3. Текстовые данные сначала упорядочиваются по их первым символам; если первые символы в текстах совпали, то они упорядочиваются по вторым символам и т. д.
4. Логическое значение ЛОЖЬ размещается перед значением ИСТИНА.
5. Пустые ячейки всегда располагаются последними.

При сортировке данных по убыванию порядок расположения будет обратный, за исключением пустых ячеек, которые всегда располагаются последними.

Фильтрация — выбор в электронной таблице данных, соответствующих определённым условиям.

Операция фильтрации, в отличие от операции сортировки, не меняет порядок строк. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора данных, а остальные строки временно скрываются.

Если установить табличный курсор в произвольную ячейку заполненного данными диапазона и вызвать инструмент Фильтр, то около правой границы каждой ячейки первой строки этого диапазона появятся кнопки открытия списков, в которых находятся:

— команды сортировки данных по значениям данного столбца;

— команда Фильтр по цвету;

— команда Снять фильтр с;

— команда открытия меню команд для установки условий фильтрации:

— числовые фильтры (если в столбце числовые данные);

— текстовые фильтры (если в столбце текстовые данные);

— фильтры по дате (если в столбце даты).

Поиск решения и подбор параметра

Если известны параметры (исходные данные) и формула, по которой они должны быть преобразованы, то пользователь вводит их в ячейки электронной таблицы и получает некоторый результат. В электронных таблицах есть и обратная возможность: подобрать такие параметры, которые при подстановке их в известную формулу будут приводить к желаемому заранее известному результату. В Microsoft Excel это можно сделать с помощью одной из функций специального инструмента Анализ «что-если».

Рассмотрим эту возможность на примере решения квадратного уравнения . Нам известна формула для вычислений и желаемый результат (0). Внесём эту информацию в ячейки таблицы:

При подборе параметра в Microsoft Excel используется итерационный (циклический) процесс. Количество итераций и точность вычислений можно установить в окне Параметры Excel .

Вызовем окно подбора параметра

и заполним в нём поля ввода.

Ниже представлен результат подбора параметра:

Получен один из двух корней квадратного уравнения. Инструмент подбора устроен так, что он возвращает одно решение, причём то, которое ближе к начальному значению (в качестве начального значения параметра мы приняли х=0). Попробуйте, поэкспериментировав с другим начальным значением параметра, найти второй корень квадратного уравнения.

1. Кредит — это ссуда, предоставленная кредитором (в данном случае банком) заёмщику под определенные проценты за пользование деньгами. ↑

2. Вклад — денежные средства, внесённые физическим или юридическим лицом в финансовое учреждение на хранение, в рост или для участия в получении прибыли. ↑