Обработка информации в excel реферат - Word и Excel - помощь в работе с программами

Министерство образования
Ставропольского края

Государственное бюджетное профессиональное
образовательное учреждение

«Государственный агротехнический колледж»

с.Московское

РЕФЕРАТ

на тему: Обработка данных средствами
электронных таблиц

Microsoft Excel

Работу выполнил обучающийся

Курс 2 Группа № 23

Адоньев
Михаил Викторович

с.Московское

2020

Введение

Microsoft Office – самое
популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые
версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют
создавать гибкие интранет – решения

Microsoft Office – семейство
программных продуктов Microsoft, которое) объединяет самые популярные в мире
приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый
процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство
подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint, приложение Microsoft Outlook и многое другое. Все эти приложения составляют
Стандартную редакцию Microsoft Office. В
Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access. Microsoft Office очень удобен – он не создает проблем при
изучении новых свойств приложений и работе с ними. Необходимая информация
всегда находится под рукой благодаря помощнику Office Assistant. Он в любой момент даст вам совет о том, как
лучше выполнить то или иное действие, или подсказку как найти нужный инструмент
в приложениях Microsoft Office. Существенно
упрощают повседневную работу технология IntelliSenseTM: фоновая проверка
орфографии в Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, фоновая
проверка грамматики в Microsoft Word, позволяющая
находить и исправлять орфографические и грамматические ошибки щелчком мыши, и
т.д.

Microsoft Office обеспечивает
эффективное распределение ресурсов вашего компьютера за счет использования
общих для всех приложений частей программ. Например, команды меню, панели
инструментов, средства проверки орфографии и грамматики русского и английского
языков, средства рисования, и т.д. – все это является единым набором
инструментов, который устанавливается единожды и используется всеми
приложениями Microsoft Office. Приложения
имеют общий интерфейс и тесно взаимодействуют между собой. Это упрощает работу
и облегчает работу с информацией. Microsoft Office позволяет максимально использовать возможности
сети Интернет или корпоративной интранет-сети. Новая технология даст вам все
нужное для быстрого поиска информации, публикации наглядных документов и
свободного перемещения по HTML-документам. Internet Assistants доступны во всех приложениях Office, помогают создавать
великолепные мультимедийные страницы Web, не изучая HTML. Вы просто сохраняете готовый документ Word в формате HTML. Остается только
поместить его на Ваш Web—cepBep.

Microsoft
Office имеет встроенный язык программирования – Visual Basic for
Applications (VBA). Этот язык позволяет создавать приложения, выполняемые в среде
Microsoft Office. Это могут быть разнообразные аналитические программы,
финансовые системы, программы учета кадров, системы автоматического создания
официальных писем / документов с помощью библиотеки готовых шаблонов и
т.п. При этом интерфейс создаваемой программы может быть совершенно непохожим
на интерфейс того приложения, в котором она написана.

1.
Microsoft
Excel и его
назначение

Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский
ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г. исследование под названием Budgeting Models and System Simulation. Концепцию
дополнили в 1970 г. Пар до и Ландау, подавшие заявку на соответствующий
патент (U.S. Patent no. 4,398,249). Патентное
ведомство отклонило заявку, но авторы через) суд добились отмены этого решения.

Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как
отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном
разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г. Этот табличный редактор
для компьютера Apple II стал «убойным приложением», превратившим персональный
компьютер из экзотической игрушки для технофилов в массовый инструмент для
бизнеса. В последствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса –
SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1–2–3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, таблицы AppleWorks и gnumeric.

Табличный процессор, – категория программного обеспечения,
предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные
редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего
с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого
возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий
электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести
сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.

К категориям табличных процессоров относят интерактивные
компьютерные программы, предназначенные для создания и обработки документов в
виде таблиц данных. Программы обработки крупноформатных электронных
динамических таблиц (spreadsheets) часто именуют электронными таблицами, документы
же, создаваемые с помощью табличных редакторов, называют книгами (books). Такое их
название выбрано не случайно, оно лишний раз подчеркивает тот факт, что
табличные документы – это электронные аналоги обыкновенных бухгалтерских книг.

Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для хранения, обработки и
представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что
табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение
финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью MS Excel можно вести
простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени, погоды и
т.д. Кроме того, в MS Excel существует
возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также
возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.
Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль
диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для
индивидуальных задач. Редактор электронных таблиц – это программы, позволяющая
создавать и редактировать документы и таблицы, требующие большого количества
математических вычислений. При подготовке этих документов вам не придется
производить расчеты вручную – редактор электронных можно также использовать для
построения графиков, диаграмм, анализа данных и др. Самой популярной среди
табличных редакторов является программа Microsoft Excel, входящая в состав Microsoft Office.

2.
Ввод данных

С помощью MS Excel возможно вводить
и обрабатывать следующие данные:

2.1
Текст

Текстом является любая последовательность, состоящая из цифр,
пробелов и нецифровых символов, например приведенные ниже записи
интерпретируются как текст: 10АА109, 127ФЧН, 12–976, 2084675. Введенный текст
выравнивается в ячейке по левому краю.

2.2
Числа

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы.
Стоящий перед числом плюс(+) игнорируются, а запятая интерпретируются как
разделитель десятичных разделов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр
и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от
установленных параметров в компоненте Язык и стантдарты Панели управления.

Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы
избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2

Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (–)
или заключать его в круглые скобки ().

Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю.

фильтрация

2.3
Даты и время

В ячейки таблицы можно вводить даты и время суток. При вводе
дат в ячейки таблицы в качестве разделителя используются следующие символы:

·
точка, например, 01.04.99 или 01.04.99;

·
дефис, например, 01–04–99 или 01-апр-1999

·
косая черта с наклоном вправо, например, 01/04/99 или 01/04/1999.

Введенная дата всегда интерпретируются программой MS Excel как число и
выравнивается по правому нижнему краю ячейки.

Если дата введена с ошибкой, например введено число 01/04/99,
то программа интерпретирует введенное значение как текст, который выравнивается
в ячейке по нижнему левому краю. Поэтому при вводе дат следует обращать
внимание на то, как выравниваются введенные числа в ячейке. Это может быстро
обнаружить ошибки при вводе. Если дата введена в ячейку с ошибкой, то никакие
вычисления в дальнейшем с этой ячейкой будут невозможны.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует
вводить букву а
или р, отделенную
пробелом от значения времени, например 9:00 р. В противном случае время
будет интерпретировано на основе 24-часового формата. С датами можно
производить вычисления: складывать, вычитать, использовать в функциях. Правила
составления формул и использования функций, оперирующих с числами в формате Дата, точно такие же,
как при работе с обычными числами.

Чисто при вычислениях приходится опираться на текущую дату.
Чтобы не вводить ее каждый раз, рекомендуется использовать функцию СЕГОДНЯ. Особенность
этой функции заключается в том, что у нее нет входных параметров. На выходе эта
функция выдает текущую дату по системному таймеру. Доступ к функции СЕГОДНЯ,
а так же к другим функциям из категории Дата и время.

2.4
Последовательность дат

Для создания ряда дат, в котором меняется день (например:
01.04.99, 02.04.99, 03.04.99), можно ввести с клавиатуры первый элемент ряда, в
нашем примере это число 01.04.99, затем подвести мышь к маркеру заполнения и
протащить вниз на нужное число ячеек.

Для создания ряда дат, в котором меняется месяц или год
(например: 01.04.99, 01.05.99, 01.06.99), можно ввести с клавиатуры два
элемента ряда в разные ячейки, в нашем примере это числа 01.04.99 и 01.05.99.
Затем выделить две ячейки с введенными датами, подвести мышь к маркеру
заполнения и протащить его вниз на нужное число ячеек. Аналогичные действия
нужно выполнить, чтобы создать ряд с датами, в которых изменяется год.

При протаскивании маркера заполнения вниз или влево ряд с
датами создается в возрастающем порядке, при протаскивании маркера вверх или
влево ряд создается в убывающем порядке.

Другой способ заполнения рядов датами состоит в следующем: в
ячейку вводим первую дату, затем подводим мышь к маркеру заполнения и
перемещаем его в нужном направлении право кнопкой мыши. Если правую кнопку
мыши, появляется контекстное меню, в котором следует выбрать соответствующую
команду, например, Заполнить по
месяцам, Заполнить по годам, Заполнить по рабочим дням и др.

2.5
Адресация в EXCEL

Ссылкой (адресом) однозначно определяется ячейка или группа
ячеек, используемых в формуле. С помощью ссылкой можно использовать значение
одной и той же ячейки, находящиеся на других листах книги, в другой книге
(внешние ссылки) или в другом приложении (удаленные ссылки). Чтобы сослаться на
диапазон ячеек, вводится ссылка на верхний левый угол диапазона, ставится
двоеточие и ссылка на правый нижний угол диапазона (например, В2: D8).

Для задания адреса ячейка в Excel можно использовать два
режима адресации ячеек, в формате R1C1 и формате А1 (переключение с
одного на другой осуществляется командой Сервис – Параметры – вкладка Общие – Стиль ссылок).
Например, адреса ячеек в формате
R1C1 выглядит так: RC Текущая ячейка

RC[-1] Ячейка слева от текущей (относительная адресация) R[1] C Ячейка под активной
(относительная адресация) R10C12 Ячейка в 10-й строке и в 12-м столбце (абсолютная адресация).
Обычно в Excel используются
ссылка типа А1, где столбцы обозначаются буквами от А до IV (максимально 256),
где строки числами – от 1 до 65536.

Для указания на ячейку вводится буквами заголовка столбца и
номер строки. Например, D50 является ссылкой на ячейку, расположенную в пересечении столбца
D с 50-й строкой.

Адресация может быть абсолютной, относительной и смешанной. При копировании
формулы, содержащей относительные ссылки, и вставке ее в другое место, ссылки
будут меняться, настраиваясь на новое местоположение (Рис. 1 Табл.1). Если
необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку,
используются абсолютные ссылки (Рис. 1 Табл.2).

Рис. 1.
Адресация в Excel.

Для создания абсолютной ссылки на ячейку В11 ставится знак
доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменятся, поэтому в
данном примере абсолютная ссылка записывается: =В13*$В$11. Для установки знака
доллара используется клавиша F4, которую нужно нажимать до тех пор, пока на экране не
появится нужный вид ссылки. Таким образом, способ адресации влияет на адреса
ячеек в формулах при их копировании из одной ячейки в другую.

Если знак доллара стоит в таких вариантах А$4 или SA4, то адресация
называется смешанной. То измерение, у которого стоит знак доллара, при
копировании данного адреса не изменяется, а то измерение, где нет доллара – настраивается
на новое местоположение.

2.6
Заполнение ячеек

Самый простой способ заполнять ячейки в Excel – щелкнуть
курсором мыши на ячейке и ввести с клавиатуры нужный текст или число. Чтобы
перейти к ячейке, расположенной ниже, нужно нажать [Enter], а к ячейке
справа – клавишу табуляции [Tab]. Также можно просто щелкнуть на нужной ячейке мышью. Для
редактирования значения в ячейке два раза щелкните на ней левой кнопкой мыши
или нажмите [F2].

2.7
Копирование ячеек

Копирование ячеек в Excel можно выполнять примерно таким же способом, как
и в Word. Указателем мыши
выделите исходный диапазон и нажмите [Ctrl]+[C], чтобы скопировать данные в буфер обмена. Затем
поместите курсор в нужной ячейке и вставьте содержимое буфера обмена

([Ctrl]+[V]).

Существует и другой, более удобный способ копирования данных.
Выделите одну из ячеек, щелкнув на ней левой кнопкой мыши, и в правом нижнем
углу черного прямоугольника вы увидите квадратный маркер. Если подвести к нему
курсор мыши, то из белого широкого крестика он превратится в тонкий черный
крест – так называемый маркер автозаполнения. С его помощью очень просто и
удобно дублировать содержимое ячеек. Сначала выделите ячейку или диапазон,
который нужно скопировать, затем протащите маркер автозаполнения вниз по
ячейкам, которые требуются заполнить, и отпустите кнопку мыши.

Маркер автозаполнения позволяет копировать не только данные в
ячейках, но и целые строки или столбцы таблицы. Кроме простого дублирования Microsoft Excel может
автоматически продолжать заполнение прогрессии числами, комбинациями чисел и
текста, значениями даты и времени, основываясь на установленном образце.
Например, если в предыдущих ячейках стояли значения 1, 3, 5, то в заполнения
будут значения 7, 9, 11 и т.д.

2.8
Вычисления в Excel

Microsoft Excel позволяет
заносить в ячейку статические (текст, цифры и т.д.) и вычисляемые (формулы)
данные. В отличие от обычного текстового поля, при вводе формулы впереди нее
необходимо проставить знак «=». Например, результатом выражения «=25+36*5»
будет значение 205.

В Microsoft Excel также можно
использовать немного более сложные выражения, в которых даются ссылки на другие
ячейки. К примеру, если в ячейке С1 ввести формулу «А1+В1», то результатом
будет сумма содержимого двух указанных в формуле ячеек. Причем если их значение
изменяется, то итог в С1 автоматически будет пересчитан.

Ни для кого не секрет, что программа Microsoft Excel является удобным
средством создания и оформления таблиц. Кроме всего прочего, это еще и мощный
инструмент для выполнения различных подсчетов.

2.9
Точность вычисления

Microsoft Excel обеспечивает
довольно высокую точность вычисления – до девяти знаков после запятой. В
реальной жизни такая точность вряд ли потребуется, да и работать с длинными
дробными числами удобно далеко не всегда. В этом случае число лучше округлять
до нужного количества знаков после запятой. Сделать это можно с помощью
специального окна настроек параметров ячейки.

Сначала выделите ячейки, формат которых требуется изменить.
Теперь в меню
Формат выберите команду Ячейки… и перейдите на вкладку Число. Укажите
требуемое количество десятичных знаков и затем нажмите на кнопку ОК.

2.10 Помощь
мастера

В
дополнение к обычным арифметическим выражениям Excel позволяет производить
расчеты с использованием вспомогательных функций. Эти функции вводятся в строке
значения выбранной ячейки после знака равенства (точно так же, как и обычные
арифметические операции). Всю необходимую информацию можно ввести вручную, однако
неопытным пользователям проще будет прибегнуть к помощи специального мастера
функций. Для его запуска щёлкните левой клавишей мыши на кнопке fx (вставка
функции), или в главном меню программы выберите ВставкаФункция…, или же
воспользуйтесь комбинацией клавиш [Shift]+[F3]. Для удобства выбора все функции
рассортированы по категориям. По умолчанию в списке отображено десять недавно
использовавшихся функций, однако можно ввести и полный их алфавитный список, а
также перечень функций по их назначению. К примеру, для использования в Excel
доступно математические, финансовые, статические, логические, текстовые и
другие функции. Выбрав необходимую функцию из списка, вы всегда сможете
получить ее полное описание, щелкнув левой кнопкой мыши на ссылке Справка по
этой функции или нажав [F1].

2.11 Любые
вычисления

Обычно каждая функция в Excel имеет определенные параметры, которые
записываются в круглых скобках сразу же после ее названия. Как правило, в роли
параметров выступают конкретные числовые значения, с которыми должна работать
функция, либо использоваться в расчетах будут использоваться в расчетах. Кроме
того, в качестве аргументов функций могут выступать арифметические выражения,
равенства и неравенства, и даже некоторые другие функции. При вводе формулы вручную
очень удобно использовать сочетание клавиш [Ctrl]+[Shift]+[A], Если нажать эту комбинацию после ввода
названия функции, Excel автоматически подставят круглые скобки и подскажет, какие
аргументы необходимо в них ввести.

2.12 Фильтр

Иногда нужно просмотреть не все данные, а только те, которые
отвечают определенным условиям. Для таких случаев в Excel предусмотрена
специальная функция – автофильтр. Чтобы воспользоваться ею, в меню Данные
выберите пункт
ФилътрАвтофилътр. В верхней строке таблицы, где обычно находятся
названия столбцов, сразу появятся кнопки .

Щелкнув на любой из них, можно увидеть выпадающий список с
отображенными уникальными значениями столбца. Если указать одно значение, будут
отображены все строки, удовлетворяющие выбранному условию. Помимо этого в
выпадающем списке есть и другие пункты.

Рис. 2. Автофильтр

Например, выбрав команду (Первые 10…), вы
получите возможность указать количество наибольших или наименьших элементов,
идущих с начала списка (например, первые три наибольших). Кроме того, в
выпадающем списке присутствует пункт% от количества элементов. При его выборе
будут указаны наибольшие или наименьшие значения, составляющие указанный
процент от общего количества записей таблицы.

Выбрав команду Условие, вы получите доступ к более сложной
функции отбора – по нескольким условиям. Здесь можно гибко задавать пределы
отбора значений, используя операторы сравнения больше, меньше, не равно,
начинается с и т.п. Допустимо ввести всего два условия отбора,
объединив их с помощью логических операторов и (удовлетворяется хотя бы одно из
двух условий).

Рис. 3. Пользовательский автофильтр

Если пользователь не знает написания искомых значений, можно
при выборке данных применить специальные символы маскирования, такие как «?» и
«*». Символ «?» поможет заменить один знак, а «*» – любое количество. Например,
если задать в качестве условия для отбора данных «? ювет», то будут показаны
строки со значениями «кювет», «бювет» и т.д. Если же ввести «*вет», то в
диапазон отбора попадут все слова, которые заканчиваются буквами «вет».

3.
Анализ данных с помощью диаграмм

В MS Excel имеется
возможность графического представления данных в виде диаграмм. Диаграммы
связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются
каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма
может также использовать данные сводной таблицы. Несколько щелчков мыши – и
даже сложные таблицы станут понятнее благодаря диаграммам. Таблицы позволяют в
значительной мере упростить работу с данными, состоящими из текста и цифр. Тем
не менее цифры проигрывают в наглядности графическим представлениям. К счастью,
на основе данных в таблице Excel вы сможете построить графики, которые помогут заострить
внимание на соотношениях представленных цифр или тенденциях их изменений. Для
построения графика выделите нужный диапазон ячеек, включая цифры, надписи и
вставки, а затем воспользуйтесь командой Вставка диаграмма… В окне мастера
диаграмм вы сможете выбрать нужную из множества готовых типов – гистограмму,
круговую, точечную и др. Если же готовый шаблон не подходит даже после
настройки шрифтов. Цветов и расположения всех элементов – на основе уже
имеющихся типов диаграмм легко создавать новые.

3.1
Создание диаграммы

Можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы.
Внедренная диаграмма – это объект, расположенный ни листе и сохраняемый вместе
с листом при сохранении книги. Внедренные диаграммы также связаны с данными и
обновляются при изменении исходных данных. Лист диаграммы – лист книги,
содержащий только диаграмму. Листы диаграммы связаны с данными таблиц и
обновляются при изменении данных в таблице.

Для того чтобы построить диаграмму: выделить ячейки,
содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме; если необходимо,
чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также
содержащие их ячейки; нажмите кнопку Мастер диаграмм и следуйте инструкциям
Мастера.

Для создания диаграмм из несмежных диапазонов нужно выделить
первую группу ячеек, содержащих необходимые данные, далее, удерживая клавишу CTRL, выделить необходимые
дополнительные группы ячеек и нажать кнопку Мастер диаграмм.

3.2
Изменение подписей, заголовков и других текстов диаграмм

Большая часть текстов диаграмм, например подписи делений оси
категорий, имена рядов данных, текст легенды и подписи данных, связана с
ячейками рабочего листа, используемого для создания диаграммы. Если изменить
текст этих элементов на диаграмме, они потеряют связь с ячейками листа. Чтобы
сохранить связь, следует изменить текст элементов на рабочем столе.

3.3
Изменение имен рядов данных или текста легенды

Ряд данных – группа связанных точек данных диаграмм,
отображающая значение строк или столбцов листа. Каждый ряд данных отображается по-своему.
На диаграмме может быть отображен один или несколько рядов данных. На круговой
диаграмме отображается только один ряд данных.

Чтобы изменить текст легенды или имя ряда данных на листе,
выберите ячейку, содержащую изменяемое имя ряда, введите новое и нажмите клавишу
ENTER. Чтобы изменить
текст легенды или имя ряда данных на диаграмме, выберите нужную диаграмму, а
затем выберите команду Диаграмма – Исходные данные. На вкладке Ряды выберите
изменяемые имена рядов данных. В поле Имя укажите ячейку листа, которую
следует использовать как легенду или имя ряда. Также можно просто ввести нужное
имя. Если в поле Имя ввести имя, то текст легенды или имя ряда потеряют связь с
ячейкой листа.

3.4
Изменение подписей значений

Чтобы изменить подписи значений на листе, выберите ячейку,
содержащую изменяемые данные, введите новый текст или значение и нажмите
клавишу ENTER. Чтобы изменить
подписи значений на диаграмме, один раз щелкните мышью изменяемую подпись,
чтобы выбрать подписи для всего ряда, щелкните еще раз, чтобы выбрать отдельную
подпись значения. Введите новый текст или значение и нажмите клавишу ENTER. Если изменить
текст подписи значений на диаграмме, то связь с ячейкой будет потеряна.

3.5
Отображение рядов данных на вспомогательной оси

При большом диапазоне изменения значений для разных рядов
данных в линейчатой диаграмме или при смешении типов данных (таких, как цена и
объем) есть возможность отобразить один или несколько рядов данных на вспомогательной
оси. Шкала этой оси соответствует значениям для соответствующих рядов.

1.
Выберите ряды данных, которые нужно отобразить на вспомогательной
оси.

2.
Формат – Ряды – вкладка Ось.

3.
Установите переключатель в положение По вспомогательной оси.

3.6
Изменение типа диаграммы

Для большинства плоских диаграмм можно изменить диаграммный
тип ряда данных или диаграмм в целом. Для объемной диаграммы изменение типа
диаграммы может повлечь за собой и изменение диаграммы в целом. Для объемных
диаграмм и для гистограмм есть возможность преобразовать отдельные ряды данных
в конусную, цилиндрическую или пирамидную диаграммы.

·
Выберите диаграмму, которую необходимо изменить, а также ряд
данных на ней. Для изменения типа диаграммы в целом на самой диаграмме ничего
не нажимайте.

·
Диаграмма – Тип диаграммы – на вкладках Стандартные или Нестандартные выберите необходимый тип.

Рис. 4. Пример круговой диаграммы

4.
Использование макросов

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение
можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это последовательность
команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз. Когда необходимо выполнить
данную задачу. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения
последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение («воспроизведение»)
команд.

Все шаги и команды, выполняемые макросом, должны быть
спланированы перед записью или написанием макроса. Если при записи макроса была
допущена ошибка, сделанные исправления также будут записаны. Visual Basic хранит каждый
записанный макрос в отдельном модуле, присоединенном к книге.

Например, если в ячейке часто вводятся длинные текстовые строки,
можно записать макрос для форматирования этих ячеек для охватывания ими текста.
Выберите ячейку. Которая должна охватывать текст, и начните запись макроса.
Выберите команду
Формат – Ячейку – вкладку Выравнивание, установите флажок Переносить по
словам, нажмите кнопку ОК и затем кнопку Остановить запись.

Создать макрос можно двумя способами: написать программу на
языке программирования Visual Basic или записать
последовательность действий пользователя с помощью макрорекордера. Для вызова
макрорекордера используется пункт меню Сервис – Запись макроса – Начать запись –
дать имя и описание – кнопка Параметры – в которой следует указать имя
макроса и при необходимости назначить ему «горячие» клавиши или пункт меню.
После нажатия кнопки ОК на экране появится панель Запись макроса с кнопкой Останов
и все дальнейшие действия пользователя будут записаны в макрос. Остановить макрос или Сервис – Запись
макроса – Остановить запись.

Можно запустить макрос, выбрав его из списка в диалоговом
окне Макрос. Чтобы макрос запускался после каждого нажатия определенной кнопки
на панели инструментов, сочетание клавши или графическому объекту на
листе.

После записи макроса код программы можно просмотреть в
редакторе Visual Basic для исправления
ошибок и внесения требуемых изменений в макрос. Редактор Visual Basic разработан для
упрощения написания и редактирования программ начинающими пользователями и
предоставляет справку. Он позволяет редактировать макросы из других книг,
переименовать модули, хранящие макросы, и переименовать макросы.

Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться
макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они
могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить
надежность источник макросов. Всякий раз при открытии книги, содержащей
макросы, можно проверить источник макросов, прежде чем разрешить их.

5.
Использование фильтрации
и
построение диаграмм в Excel

Использование фильтрации и построение диаграмм в Excel мы рассмотрим на
примере таблицы расчета зарплаты сотрудников некоторой фирмы.

Рис. 5. Таблица расчета зарплаты сотрудников.

Продемонстрируем действие автофильтра для фильтрации таблицы
по полю оклад. Условия отбора должны удовлетворять следующему критерию:

23000 р. < Оклад < 30000 р.

Для этого выделим одну из ячеек таблицы и в меню Данные
выберем пункт Фильтр|Автофильтр.

Рис. 6. Таблица с установленным автофильтром

После применения автофильтра в заголовках столбцов таблицы
проявятся кнопки со стрелками. Нажав на любую из них, мы раскроем список,
позволяющий задать условия фильтрации соответствующего столбца. Так если нас
интересуют данные, имеющие определенное значение, надо лишь выбрать его в
выпадающем списке фильтрации – на экране останутся только те строки, которые
содержат указанное значение. При этом номера отфильтрованных строк будут
выделены синим цветов.

С помощью пользовательского автофильтра можно задавать
критерии отбора для текста и чисел, внесенных в столбцы таблицы. Для этого
следует выбрать пункт Условие… в списке фильтрации.

Пользовательский
автофильтр позволяет также задавать сложные условия отбор, состоящие из двух
частей. При этом надо отметить пункт И, если оба условия должны выполняться
одновременно, а пункт ИЛИ выбирается, когда достаточно выполнения хотя бы
одного из заданных условий. Помимо автофильтра для отбора данных можно
использовать и расширенный фильтр. Он более сложен в применении, но имеет свои
преимущества.

Применим пользовательский автофильтр для фильтрации таблицы
по условию 23000 р. < Оклад < 30000 р.

Рис. 7.
Таблица с пользовательским автофильтром

Рис. 8.
Таблица после применения пользовательского автофильтра

Построим
теперь круговую диаграмму окладов сотрудников фирмы.

Воспользуемся
для этого мастером диаграмм (Рис. 9).

Рис. 9.

Нажимаем
на кнопку «Далее».

Рис. 10.
Выбор диапазона данных

Следующий
шаг – выбор диапазона «Подписи категорий».

Рис. 11.
Выбор диапазона «Подписи категорий»

Нажимаем
на кнопку «Далее».

Даем
название диаграмме.

Рис. 12.
Название диаграммы.

Устанавливаем
видимость значений оклада сотрудников.

Рис. 13.
Оклада сотрудников

Нажимаем
на кнопку «Далее» и выбираем построение диаграммы на имеющемся листе (Рис. 14).

Рис. 14.

Нажимаем
на кнопку «Готово» и получаем требуемую диаграмму (Рис. 15).

Рис. 15.

Заключение

В этой работе мы познакомились с Microsoft Office, Excel. Табличный
процессор Microsoft Excel дал возможность
без труда обрабатывать числа и любую другую деловую информацию.

Поняв работу в Microsoft Excel мы имеем возможность вести простые базы данных для учета
материалов, товаров, денег. Также узнали что в Microsoft Excel можно просто и без труда представлять цифровые
данные в виде диаграммы, что упрощает подсчет чисел. Разобрались как делать
таблицы, как их сохранять, проводить статистику, копировать, подсчитывать.
Пользовательский интерфейс Office Fluent, ориентированный
на результаты, всегда позволяет найти в Office Excel нужные средства, когда они необходимы. В зависимости от
выполняемой работы (например, создание таблицы или формулы) Office Excel предлагает
пользователю соответствующие команды. В Office Excel удобно работать с большими объемами данных поддерживаются
электронные таблицы, содержащие до 1 миллиона строк и 16 ООО столбцов. Помимо
увеличенных размеров таблицы, в Office Excel внедрена поддержка платформ с многоядерными процессорами,
что позволяет значительно ускорить расчет таблиц, содержащих множество формул.
Создание и работа с диаграммами протекают одинаково в различных приложениях,
поскольку средство построения диаграмм в Office Excel совместимо с Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint. Кроме того, с
помощью библиотеки подключений к данным можно легко подключаться к внешним
источникам данных. Более простое применение условного форматирования к данным
позволяет выявлять закономерности и отслеживать динамику данных. Среди новых
средств визуализации можно назвать градиенты, графики распределения, столбцы
данных и значки показателей эффективности.

Список Литературы

1. Владислав Ткачук.
ПК просто! Путеводитель в мире компьютеров.

2. И.Г. Лесничая, И.В. Миссинг,
Ю.Д. Романова, В.И. Шестаков.

3. Винстон У.Л. Microsoft Office Excel
2019. Анализ
данных и бизнес – моделирование.

4. Пил Д. Microsoft Excel 2020

5. Сингаевская Г.И. Функции
в Microsoft
Office Excel 2019

Размещено на Allbest.ru

Источник

ФГБОУ
ВПО КГАВМ имени Н.Э. Баумана

Кафедра
менеджмента и информационных технологий

Реферат
на тему:

Анализ
данных средствами Microsoft
Excel

Работу
выполнил

Студент
102 группы ФВМ

Сагдеев
Д.Р.

Проверил:

Домолазов
С.М.

Казань
2013

Содержание

Введение…………………………………………………………….3

1.Microsoft
Excel.
Понятия и возможности……………………….5

2.Анализ
данных. Использование сценариев:

2.1
Анализ данных в MS Excel…………………………………….7

2.2Сценарии…………………………………………………………..9

2.3Пример
расчета внутренней скорости оборота
инвестиций….10

Заключение………………………………………………………….14

Список
литературы………………………………………………….15

Введение.

Microsoft
Office , самое популярное семейство
офисных программных продуктов, включает
в себя новые версии знакомых приложений,
которые поддерживают технологии
Internet, и позволяют создавать гибкие
интернет-решения

Microsoft
Office — семейство программных продуктов
Microsoft, которое объединяет самые популярные
в мире приложения в единую среду,
идеальную для работы с информацией. В
Microsoft Office входят текстовый процессор
Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft
Excel, средство подготовки и демонстрации
презентаций Microsoft PowerPoint
и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти
приложения составляют Стандартную
редакцию Microsoft Office. В Профессиональную
редакцию входит также СУБД Microsoft
Access.

Microsoft
Excel
– программа предназначенная для
организации данных в таблице для
документирования и графического
представления информации.

Программа
MS
Excel
применяется при создании комплексных
документов в которых необходимо:

использовать
одни и те же данные в разных рабочих
листах;
изменить
и восстанавливать связи.

Преимуществом
MS
Excel
является то, что программа помогает
оперировать большими объемами информации.
рабочие книги MS
Excel
предоставляют возможность хранения и
организации данных, вычисление суммы
значений в ячейках. Ms
Excel
предоставляет широкий спектр методов
позволяющих сделать информацию простой
для восприятия.

В
наше время, каждому человеку важно знать
и иметь навыки в работе с приложениями
Microsoft Office, так как современный мир насыщен
огромным количеством информацией, с
которой просто необходимо уметь работать.

Более
подробно в этой курсовой будет представлено
приложение MS
Excel,
его функции и возможности. А также
использование сценариев с их практическим
применением.

Табличный
процессор MS Excel (электронные таблицы) –
одно из наиболее часто используемых
приложений пакета MS Office, мощнейший
инструмент в умелых руках, значительно
упрощающий рутинную повседневную
работу. Основное назначение MS Excel –
решение практически любых задач
расчетного характера, входные данные
которых можно представить в виде таблиц.
Применение электронных таблиц упрощает
работу с данными и позволяет получать
результаты без программирования
расчётов. В сочетании же с языком
программирования Visual Basic for Application (VBA),
табличный процессор MS Excel приобретает
универсальный характер и позволяет
решить вообще любую задачу, независимо
от ее характера.

Особенность
электронных таблиц заключается в
возможности применения формул для
описания связи между значениями различных
ячеек. Расчёт по заданным формулам
выполняется автоматически. Изменение
содержимого какой-либо ячейки приводит
к пересчёту значений всех ячеек, которые
с ней связаны формульными отношениями
и, тем самым, к обновлению всей таблицы
в соответствии с изменившимися данными.

Основные
возможности электронных таблиц:

проведение
однотипных сложных расчётов над большими
наборами данных;
автоматизация
итоговых вычислений;
решение
задач путём подбора значений параметров;
обработка
(статистический анализ) результатов
экспериментов;
проведение
поиска оптимальных значений параметров
(решение оптимизационных задач);
подготовка
табличных документов;
построение
диаграмм (в том числе и сводных) по
имеющимся данным;
создание
и анализ баз данных (списков).

2.Анализ данных. Использование сценариев.

2.1 Анализ данных в ms Excel

Данные
— сведения:

—
полученные путем измерения, наблюдения,
логических или арифметических операций;

—
представленные в форме, пригодной для
постоянного хранения, передачи и
(автоматизированной) обработки.

В
Excel
тип
данных
– тип, значения хранящегося в ячейке.

Когда
данные вводятся на рабочий лист, Excel
автоматически анализирует их определяет
тип данных. Тип данных, присваиваемый
ячейке по умолчанию, определяет способ
анализа данных, который можно применять
к данной ячейке.

Например,
в большинстве инструментах анализа
данных используются именно числовые
значения. Если вы попробуете ввести
текстовое значении, то программа
отреагирует сообщением об ошибке.

Типы
данных:

Текстовый
Числовой
Число
Числовые
символы
Дроби
Дата
и время
Даты
Время
Формулы

Анализ
данных
— область информатики, занимающаяся
построением и исследованием наиболее
общих математических методов и
вычислительных алгоритмов извлечения
знаний из экспериментальных (в широком
смысле) данных.

Анализ
данных – сравнение различной информации.

Работа
с таблицей не ограничивается простым
занесением в нее данных. Трудно представить
себе область, где бы ни требовался анализ
этих данных.

Таблицы
данных являются частью блока задач,
который иногда называют инструментами
анализа «что-если». Таблица данных
представляет собой диапазон ячеек,
показывающий, как изменение определенных
значений в формулах влияет на результаты
этих формул. Таблицы предоставляют
способ быстрого вычисления нескольких
версий в рамках одной операции, а также
способ просмотра и сравнения результатов
всех различных вариантов на одном листе.

Ms
Excel
представляет широкие возможности для
проведения анализа данных, находящихся
в списке. К
средствам анализа относятся:

Обработка
списка с помощью различных формул и
функций;
Построение
диаграмм и использование карт Ms
Excel;
Проверка
данных рабочих листов и рабочих книг
на наличие ошибок;
Структуризация
рабочих листов;
Автоматическое
подведение итогов (включая мстер
частичных сумм);
Консолидация
данных;
Сводные
таблицы;
Специальные
средства анализа выборочных записей
и данных – подбор параметра, поиск
решения, сценарии и др.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Компьютерные информационные технологии

На тему: «Структуризация и первичная обработка данных в MS Excel »

Минск

2008

РЕФЕРАТ

Курсовой работы Барановской М.М. «Структуризация и первичная обработка данных в MS Excel »

Объем работы 33 страницы, в том числе 8 рисунков, 4 таблицы, 5 наименований литературы, 2 приложения.

Ключевые слова: обработка данных, сортировка данных, фильтрация, форма данных, MSExcel.

В курсовой работе исследуется проблема обработки, сортировки, фильтрации и использования форм и шаблонов в MicrosoftExcel, которая включает в себя следующие этапы:

· Средства первичной обработки данных в MSExcel;

· Сортировка, сортировка связанных областей;

· Поиск, виды поиска (поиск по формату и содержанию);

· Фильтрация (автофильтр, расширенный фильтр);

· Использование форм;

Раскрыта суть обработки, сортировки, фильтрации и использования форм в MicrosoftExcel и способы их правильного создания и использования.

В результате проведенного анализа сделаны следующие выводы:

а) электронные таблицы как форма организации данных имеют гибкое сочетание возможностей, которые дает привязка информации к ячейкам таблицы, со свободой принятия решений о выборе ячейки для размещения информации;

б) элементы управления, находящиеся на панели инструментов, значительно упрощают работу и являются незаменимыми при создании документов в Excel;

ВВЕДЕНИЕ

MSExcel позволяет использование таблиц в качестве базы данных. Сама по себе структура из строк и столбцов электронной таблицы отлично подходит для создания информационных списков. Списки позволяют работать эффективно с большими наборами данных. Список – упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру, и состоит из трех основных элементов:1. записи;2. поля;3. заглавной строки. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. При работе со списками часто требуются разные представления одних и тех же данных, для этого Excel позволяет использовать встроенные типы сортировки, а также создавать собственные.

В программе Excel разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразить только те части списка, которые нужны для выполнения определенной задачи.

Excel располагает мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы в первую очередь на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Высокая степень совместимости приложений, включенных в пакет MicrosoftOffice, обусловлена поддержкой технологии связывания и внедрения OLE. Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel – таблиц или PowerPoint – презентаций в документ, созданный средствами Word. При использовании этой технологии между объектами устанавливается динамическая связь. Двойной щелчок на объекте, вставленном в документ, приводит к запуску приложения, в котором он был создан.

В данной курсовой работе наиболее подробно описаны все возможности и свойства обработки данных таблиц: создание и удаление пользовательских списков автозаполнения, фильтрация, сортировка, поиск и работа с формой базы данных.

1. Средства первичной обработки данных MSExcel

Преимуществом электронных является гибкое сочетание возможностей, которые дает привязка информации к ячейкам таблицы, со свободой принятия решений о то, какую именно ячейку выбрать для размещения информации. Однако данная «свобода» имеет и обратную сторону: зачастую за нее приходиться платить на дальнейших этапах работы, когда возникают проблемы с выполнением тех или иных операций по автоматизированной обработке данных. Не секрет, что логика таких операций предполагает наличие жестко формализованной структуры у исходной информации. Одним из способов решения этой проблемы в Excel являются списки.

Список- это содержащаяся в рабочем листе Excel таблиц, данные, в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаются данные одного типа (число, текст, дата и т. п.).Список состоит из трех основных структурных элементов:

o запись- это полная строка таблицы, содержащая связанную информацию о данном объекте списка. Каждая запись состоит из элементов и должна содержать полное описание конкретного элемента.

o Поля- это отдельные элементы данных в записи. Фамилия, имя, отчество, адрес, телефонный номер сотрудника и т. д. – все это поля в записи. Каждое поле в записи может стать объектом поиска или сортировки.

o Заглавная строка состоит из заголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки – это метки (с названиями) соответствующих полей. MSExcel использует их при сортировке, поиске и формировании отчетов по спискам.

Поля списка могут иметь имена, которые должны располагаться в первой строке таблицы. (Табл. П. 1.1)

Для создания нового пользовательского списка нужно:

— Выбрать команду Параметры►Списки;

— В поле списки выбрать элемент Новый список;

— В поле Элементы списка пользовательский список и нажать клавишуEnter ;

— Щелкнуть кнопку Добавить ;

— Щелкнуть кнопку ОК. (Табл. П. 1. 2)

При выполнении операций с данными, например при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных, а элементы списков при организации базы данных преобразуются следующим образом:

· Столбцы списков становятся полями базы данных.

· Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.

· Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

· В Excel возможна сортировка по одному или нескольким ключевым полям, в том числе с подведением общих итогов и промежуточных итогов по группам записей.

Если из общего списка необходимо выбрать лишь часть информации, соответствующую некоторым условиям, то следует провести фильтрацию данных. Для простых условий фильтрации часто бывает достаточно средств Автофильтра.

Для отбора строк списка по сложным критериям, например таким, которые содержат вычисляемые выражения, а также для размещения результатов фильтрации в произвольном месте рабочего листа служит команда меню Данные►Расширенный фильтр .

Сводные таблицы — средство обработки и представления данных, намного превосходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами. Это интерактивная таблица на рабочем листе, позволяющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений (а не только суммирование!). для построения сводной таблицы используются запросы к внешним базам данных. Для этого применяется техника запросов по образцу, и в данном случае списки обязательно должны содержать имена полей и первой строке.

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц (команда меню Данные ►Сводная таблица …). Режим мастера состоит и четырех последовательных этапов, в ходе которых пользователь в режиме диалога задает параметры построения сводной таблицы:

1. первый и второй шаги — выбор источника данных;

2. третий- создание макета сводной таблицы: определение полей сводной таблицы и их ориентации, выбор функции суммирования (сведения) для полей данных; [3, с. 225-226]

3. четвертый- определение размещения сводной таблицы.

Ускоренный ввод повторяющихся данных осуществляется с помощью средства Автодополнение. Как только начать вводить данные в поле, Excel последовательно сравнивает каждый введенный символ с данными других полей этого же столбца. Если начальные символы ввода аналогичны какому-либо предыдущему полю, Excel выдвигает предположение, что вы хотите ввести тот же элемент, что и раньше, и самостоятельно заполняет остальную часть. Такое сравнение применяется только к ячейкам с текстом. ( Инструмент Автодополнение игнорирует числовые и временные значения, а также даты).

Если надо повторить предыдущий элемент, необходимо просто нажать клавишу Emer ( или одну из клавиш со стрелками), это приведет к вставке в ячейку значения, предлагаемого средством Автодополнение. Кроме того, Excel предложит какой-либо расположенный выше элемент только в том случае, если на основании ввода можно будет выбрать только одну уникальную запись. Чтобы отключить средство Автодополнение, надо выбрать команду Сервис►Параметры и передать на вкладку Правка. Затем убрать флажок в окне управления Автозаполнение значений ячеек и щелкнуть на кнопке ОК для сохранения новых установок и продолжения редактирования.

Одной из наиболее часто встречаемых и утомительных разновидностей ввода является ввод последовательностей чисел или дат в столбец или строку. Средство Автозаполнение Excel может выполнить эту работу, автоматически заполняя ячейки информацией по мере перетаскивания указателя мыши вдоль столбца или строки. Автозаполнение можно использовать для копирования формул и значений, ввода дней недели и месяцев года или других наборов чисел и дат. С его помощью можно вводить даже названия категорий, номера разделов и другую информацию.

Применение средства Автозаполнение позволяет выполнить следующие действия:

— копирование данных из одной или нескольких ячеек. (Если выделенные данные не распознаются программой как последовательность, например, при выделении ячейки с текстом, средство Автозаполнение копирует их туда, куда перетаскивается указатель мыши).

— Копирование параметров форматирования или значений в ячейки строки или столбца. Обычно это средство копирует как значение, так и параметры форматирования исходной ячейки. Чтобы выбрать только значение или только параметры форматирования, надо выделить ячейку и в момент перетаскивания указателя держать нажатой правую кнопку мыши. Отпустив кнопку мыши. Выбрать одну из опций Заполнить форматы или Заполнить значения .

— Заполнение рядов данных. Если ввести дату в легко распознаваемом формате, Excel автоматически заполнит ряд. Средство Автозаполнение распознает как длинные, так и сокращенные записи дней недели или месяцев.

— Заполнение рядов числовых значений. Чтобы заставить программу увеличить, а не копировать число, надо держать в момент перетаскивания нажатой клавишу Ctrl .

— Заполнение рядов пронумерованными элементами.

— Заполнение пользовательских списков. Надо ввести первый элемент списка, затем применить инструмент автозаполнения для добавления оставшихся элементов списка.

— Заполнение трендовых рядов. Для применения этой опции необходимо сначала выделить большое количество ячеек, а затем перетащить их с нажатой правой кнопкой мыши, чтобы из открывшегося контекстного меню выбрать нужную опцию. (Эта опция находит основное применение при расчете показателей будущего, как рост объема продаж или задолженности в зависимости от текущих данных). [5, с.553-557]

2.Сортировка, сортировка связанных областей

Чтобы отсортировать список или базу данных, надо выделить диапазон сортируемых данных и выбрать команду Данные►Сортировка. В диалоговом окне Сортировка диапазона установить параметры сортировки, с их помощью можно задать три уровня ключей, которые будут использоваться при упорядочении для каждого уровня (возрастание/убывание), а также указать наличие (отсутствие) у полей списка имен. (Рис. П. 1. 1)

Если не выбрать диапазон данных, программа сделает это автоматически. При этом выделяются все ячейки списка, за исключением первой строки, которая рассматривается как строка заголовков. Если некоторые ячейки списка не содержат данных, необходимо выбрать диапазон вручную, иначе список может сортироваться некорректно. Дело в том, что пустые строки или столбцы списка прерывают автоматически определяемую область сортировки, поэтому часть списка не будет участвовать в сортировке диапазона сортировки.

Если по какой-либо причине Excel не находит строку заголовков, то устанавливается режим идентификации полей обозначением столбцов листа. Поля для сортировки выбираются из раскрывающихся списков диалогового окна сортировки. При выделении диапазона сортировки вручную автоматическое распознавание названий полей не выполняется, поэтому режим идентификации полей нужно установить с помощью переключателя. При автоматическом выделении также изменять режим идентификации поле.

Сортировку списка можно выполнять по одному, по двум или трем полям как по возрастанию, так и по убыванию. Для выбора параметров сортировки надо щелкнуть по кнопке Параметры. В отрывшемся диалоговом окне Параметры сортировки, исходя из ориентации списка, установить направление сортировки (строки диапазона или столбцы диапазона). Для сортировки данных регистра установить флажок опции Учитывать .

В том случае, когда ячейки списка расположены вплотную к ячейкам с другими данными, Excel может предупредить, что выделен не весь список. При этом откроется диалоговое окно с предложением включить в выделенную область все последовательно расположенные ячейки списка. Предлагается. Что список состоит из ячеек, расположенных непрерывно, и другие данные не могут располагаться вплотную к ним.

Чтобы выделить весь список, надо установить в окне предупреждения переключать автоматически, расширить выделенный диапазон. В противном случае сортировки будет выполняться только для выделенной части списка.

При сортировке данных просмотр значений всегда осуществляется слева направо. Начальными символами при сортировке считаются цифры, затем — пробелы, далее — символы пунктуации и наконец, буквы. Если значения ячеек содержат пробелы, то результат сортировки может отличаться от ожидаемого.

Используя разные способы сортировки, можно добиться наиболее удобного представления информации в конкретной ситуации. Например, список, содержащий данные «об оптовых покупателях», в первую очередь логичнее сортировать по объему закупок, а затем по имени покупателя или названию контракта.

С помощью кнопок Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию стандартной панели инструментов можно отсортировать список по первому столбцу выделенного диапазона. Однако при этом не следует выделять только поля списка, так как его оставшаяся часть сортироваться не будет, и целостность данных нарушиться. (Рис. П. 1. 2, 3)

При использовании для сортировки кнопок стандартной панели ключом сортировки считается поле, в котором в данный момент находиться активная ячейка. Поэтому столбец будет отсортирован, даже если диапазон не выделен.[1, с. 287]

3. Поиск, виды поиска (поиск по формату и содержанию)

Для поиска текста или чисел в списке нужно:

o выделить область поиска на рабочем листе;

o выбрать в меню Правка команду Найти ;

o ввести в поле Найти образец поиска;

o при необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком ;

o выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направление поиска;

o выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужный пункт;

o щелкнуть кнопку Найти далее ;

o для поиска следующих ячеек повторять последнее действие;

o для завершения поиска щелкнуть Закрыть. (Рис. П. 1. 6)

Для наиболее удобной работы можно одни значения заменить на другие по всей таблице или списку, для этого необходимо:

1. Выделить первую ячейку рабочего листа.

2. Открыть меню Правка .

3. Выбрать команду Заменить. Появится диалоговое окно Заменить .

4. Ввести в поле Найти: слово, которое нужно заменить

5. Ввести в поле Заменить на: (на новое название)

6. Установить флажок проверки Ячейка целиком .

7. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска: По строкам. (Рис. П. 1. 5)

4. Фильтрация (автофильтр, расширенный фильтр)

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

К средствам фильтрации относятся:

— Автофильтр — параметры фильтрации задаются простым выбором значений из списка и в дальнейшем их можно отредактировать.

— Расширенный фильтр позволяет задавать более сложные условия фильтрации.

Использование автофильтра для поиска записей применяется с помощью команды, Автофильтр. Необходимо выделить ячейку в диапазоне списка, выполнить команду Данные►Фильтр►Автофильтр, справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).

В раскрывающемся меню кнопок полей списка также содержатся команды, применяемые для задания условия автофильтра.

— (Все). Служит для отображения всех строк списка. Обычно эта команда используется для отключения ранее заданного фильтра.

— (Первые 10…) . Используется только для полей числового типа или для дат. При выборе этого условия открывается диалоговое окно Наложение условия по списку, в котором задаются параметры отбора числовых значений. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.

— (Условие…). Откроется окно диалога Пользовательский автофильтр. С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям.

— (Пустые). Используется для отбора записей с пустым значением поля.

— (Непустые). Выводит записи, содержащие непустое значение поля. [4, с. 412, табл. 3]

Условия автофильтра имеют свойство накапливаться. Это значит, что можно задать условия сразу для нескольких столбцов. Что позлит отобразить группы данных, отвечающих большому количеству условий. Задавать эти условия можно в любом порядке, но лучше всего начинать со столбца с наименьшим количеством повторяющихся элементов. Чтобы сократить дальнейшую фильтрацию и упростить просмотр. После применения фильтра к списку цвет стрелки в выбранном поле становиться синим.

Для изменения условия автофильтра необходимо щелкнуть по кнопке с синей стрелкой, и выбрать другую опцию. Чтобы вообще удалить условие из данного столбца, надо выбрать опцию Все. Если же надо убрать сразу все условия из списка, надо выбрать Данные ►Фильтр►Автофильтр. После чего все кнопки со стрелками исчезнет.

Excel сохраняет условия автофильтра только в памяти компьютера. Если дезактивировать это средство, Excel удалит все созданные ранее условия. Поэтому для восстановления старых условий автофильтра придется заново их ввести.

Для случаев, когда стандартных условий автофильтра оказывается недостаточно, предусмотрена возможность создания собственных автофильтров. Чтобы создать собственный автофильтр, надо:

1. для выбранного поля из раскрывающегося меню кнопки автофильтра выбрать команду (Условие…).

2. в диалоговом окне Пользовательский автофильтр задать условия отбора значений списка.

3. Щелкнуть по кнопке ОК.

После определения отбора в списке отобразятся нужные записи. Можно усилить критерии отбора, создав собственные автофильтры и для других полей списка.

Для отбора записей более чем по одному значению поля необходимо задействовать два критерия. Используя логический оператор И, можно объединять для одного поля два условия. Либо же можно с помощью оператора ИЛИ указать Excel, что необходимо видеть все строки, отвечающие одному из заданных условий.

Необходимо выбрать оператор сравнения для первого набора условий. После чего надо щелкнуть в текстовом поле, расположенном справа от оператора сравнения, и ввести сравниваемое значение. Если надо добавить второе условие, установить переключатель И, чтобы выбрать записи, соответствующие обоим условиям, или переключатель ИЛИ, чтобы отобразить записи, отвечающие хотя бы одному из заданных условий. [5, с. 561, рис. 7]

Как и пользовательский фильтр, расширенный фильтр имеет такие же возможности. Различие заключается лишь в том, что критерии отбора для расширенного фильтра хранятся в ячейках рабочей таблицы. При вводе таких критериев необходимо указывать, к каким полям они относятся. Несмотря на внешнее сходство. Расширенный фильтр обладает большими возможностями, чем пользовательский автофильтр.

Расширенный фильтр, в отличие от автофильтра, может применять операцию ИЛИ для значений разных полей. Например, можно отобразить записи, относящиеся к определенной дате, или те, которые относятся к транспортным расходам.

Для того чтобы настроить параметры расширенного фильтра, надо выполнить ряд действий:

1. выбрать место для диапазона критериев. Ввести название полей, а в следующей строке – условие отбора. Для облегчения одновременного просмотра списка критериев отбора надо располагать критерии над соответствующими полями списка;

2. чтобы задать несколько критериев, расширьте диапазон критериев на нужное количество строк;

3. после ввода критериев надо выбрать в меню команду Данные►Фильтр►Расширенный фильтр;

4. Excel автоматически выделит весь диапазон ячеек, занимаемый списком;

5. указать диапазон критериев;

6. чтобы запустить фильтр на выполнение, щелкнуть ОК ;

отключение фильтра выполняется командой Данные►Фильтр►Отобразить все; (Рис. П. 1.8)

Есть возможность вводить значения сразу в нескольких полях одной или нескольких строк. В этом случае Excel интерпретирует ввод следующим образом:

— если определены условия в нескольких полях одной строки, Excel отображает все записи, отвечающие всем заданным условиям (эквивалент логического оператора И );

— если определены условия в одном поле нескольких строк, Excel отображает все записи, отвечающие одному из заданных условий (эквивалент логического оператора ИЛИ );

По сути, каждая строка диапазона условий формирует отдельное условие. Комбинируя и объединяя их, можно отфильтровать список, множеством способов, включая следующие:

— несколько условий для столбца. Нужно ввести каждое условие в расположенных одна под другой ячейках столбца в диапазоне условий;

— отдельные условия для нескольких столбцов. Необходимо ввести каждое условие под соответствующим заголовком в одной строке;

Несколько условий для нескольких столбцов. Надо ввести каждый набор значений в строках диапазона условий, и Excel отобразит все строки, отвечающие условиям каждого набора;

И, наконец, с помощью расширенного фильтра можно определять условия, построенные на формулах. Хотя задание таких условий — достаточно мощный способ фильтрации списка, формулы значительно усложняют ввод и имеют неприглядный синтаксис.

В отличие от других видов условий. Которые должны задаваться под соответствующим заголовком столбца, при использовании формул нельзя применять заголовок, сходный с заголовком столбца. Формулы условий вводятся в ячейке под пустым заголовком или предварительно этот заголовок изменяется так, чтобы не соответствовать подписи списка. Ссылки формул должны указывать на заголовок столбца либо первую запись списка. А сами формулы должны приводить к результату ЛОЖЬ или ИСТИНА. [4, с. 416]

5. Использование форм

С помощью формы можно осуществлять поиск записей на основании сложных критериев, просмотр и редактирование записей, добавлять новые записи и удалять уже существующие. Задать выполнение этих операций можно с помощью кнопок, расположенных в правой части окна формы данных.

Нажатие кнопки Удалить приведет к удалению отображенной записи, перед удалением программа выведет на экран соответствующий запрос. Нажав кнопку Вернуть, можно отменить внесенныеизменения.

С помощью кнопок Назад и Далее можно перемещаться между отдельными записями списка

Нажав кнопку Критерии, можно задать отображение на экране пустой формы данных, в которой следует указать критерии для поиска записей списка. Использование критериев и поиск записей в окне формы данных имеет ряд недостатков по сравнению с применением диапазона условий в рабочем листе. Нажатие кнопки Закрыть приведет к закрытию окна формы данных.

Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, название которого определяется введенным заголовком столбца. Значения этих полей автоматически заполняются MSExcel на основании содержащейся в базе данных информации. Нельзя непосредственно ввести или изменять значения в вычисляемых полях, поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме того, можно самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в качестве не редактируемых. В результате эти поля также не будут отображаться в форме в режиме редактирования.

Отобразить форму данных на экране можно с помощью команды Данные►Форма.

Для перехода между отдельными полями формы данных можно использовать клавишу Tab . Не обязательно вводить данные во всех полях.

После ввода всех элементов записи в поля формы для добавления записи в список нажать кнопку Добавить илиEnter. Excel включит новые данные в список и отобразит на экране пустую форму данных, в которую можно ввести следующую запись. Новая запись всегда будет отображаться в конце списка.(Рис. П. 1. 4)

С помощью инструмента Форма в списке можно просмотреть только те данные, которые отвечают заданным одному или нескольким критериям.[2, с. 498]

После вызова директивы Форма из меню, Данные, в диалоговом окне появляется первый элемент списка. Щелкните по командной кнопке Критерии, чтобы войти в режим поиска. Вид диалогового окна изменится; кнопка Критерии превратится в кнопку Форма. Введите значения полей искомого элемента в поля ввода, расположенные в левой части окна. Введенные значения будут служить критериями поиска. Можно заполнить не все поля ввода, тогда будет производиться поиск элементов, соответствующие поля которых совпадают с заполненными полями. При вводе старайтесь не нарушать порядок следования полей.

Теперь щелкните по командной кнопке Далее. Программа Excel начинает просматривать весь список, начиная с первого элемента, чтобы найти элемент, который удовлетворяет критерию поиска. Если программа находит соответствующий элемент, он появляется в диалоговом окне. Если нужно найти еще один элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкните по командной кнопке Далее.

Если поиск лучше вести в обратном направлении, щелкните по командной кнопке Назад. При поиске можно комбинировать различные критерии друг с другом. Например, можно ввести поиск элементов, у которых значение некоторого поля больше заданного числа, а значение другого поля совпадает с заданной цепочкой символов.

Если критерием поиска служит текстовая строка, то для маскирования текстовых позиций можно использовать символы «?» и «*». Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает. Например, строке поиска «К??? т» будут удовлетворять слова, которые начинаются на букву «К» и заканчиваются на букву «Т».Звездочка позволяет игнорировать все следующие после нее символы. Например, строке поиска «Ми*» будут удовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания «Ми».

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие «<100» означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое указанного поля которых меньше, чем 100.

Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько критериев поиска, программа находит только те элементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.[1, с. 287]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе написания курсовой работы были изучены все способы обработки данных в MS Excel. Уяснена и запомнена наиболее важная информация. Научились устанавливать контроль ввода данных в Excel, освоили работу со списками в режиме формы в Excel, выполнять поиск нужной информации с помощью фильтров, использование сводных таблиц для анализа данных в списках.

1. Для создания нового пользовательского списка нужно:

— выбрать в меню Сервис команду Параметры ;

— в диалоговом окне Параметры выбрать вкладку Списки ;

— выбрать в поле Списки элемент Новый список;

— ввести в поле Элементы списка пользовательский список, нажимая после ввода элемента клавишу Enter ;

— щелкнуть кнопку Добавить ;

— щелкнуть кнопку ОК .

2. Для того чтобы отсортировать строки в списке, нужно:

— выделить строки, которые необходимо переупорядочить;

— выбрать в меню Данные команду Сортировка ;

— в диалоговом окне Сортировка выбрать в группе Идентифицировать поля по нужный флажок опции;

— выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец, по которому нужно отсортировать данные;

— выбрать в поле Сортировать по порядок сортировки;

— указать дополнительные столбцы сортировки в одном или обоих полях Затем. Щелкнуть кнопку ОК .

3. Для поиска текста или чисел нужно:

— выделить область поиска на рабочем листе;

— выбрать в меню Правка команду Найти ;

— ввести в поле Найти образец поиска;

— при необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком ;

— выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направление поиска;

— выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужный пункт;

— щелкнуть кнопку Найти далее ;

— для поиска следующих ячеек повторять последнее действие;

— для завершения поиска щелкнуть Закрыть .

4. Для фильтрации списка нужно:

— выделить одну из ячеек.

— выбрать Данные команду Фильтр ;

— В подменю выбрать пункт Автофильтр ;

— открыть раскрывающийся список в том столбце, по которому нужно фильтровать данные;

— выбрать нужный элемент списка;

— если выбран элемент Условие, выполнить в диалоговом окне Пользовательский автофильтр следующие действия:

— выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор сравнения;

— ввести с клавиатуры или выбрать в правом верхнем раскрывающемся списке значение, которое нужно использовать вместе с оператором сравнения;

— для определения двух критериев установить один из флажков опции: И или ИЛИ ;

— задать второй критерий фильтрации в нижних раскрывающихся списках;

— щелкнуть кнопку ОК .

5. Для того чтобы вызвать окно формы базы данных нужно:

— выделить одну ячейку списка;

— выбрать в меню Данные команду Форма .

Были получены более широкие навыки работы с программой Excel.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Рахмина Г.В. Excel 2000г. Руководство пользователю с примерами. – М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2001. — 592 с.

2. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с MicrosoftExcel 2000.- СПб.: Издательство «Питер», 2000. — 1056 с.

3. Экономическая информатика/ под ред. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова. – СПб.: Питер, 2000. — 560 с.

4. Блатнер Патрик, Уильрих Лори и др. Использование MicrosoftExcel. Специальное издание.: Пер. с англ.: Учебное пособие.- М.: Издательский дом «Видьямс», 2000. – 1024 с.

5. Ботт Эд., Леонпрдо Вуди. Использование MicrosoftOffice 2000. специальное издание: Пер. с англ.: Уч. пос. – М.: Издат. дом «Видьямс», 2000. – 1024 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Рассмотрим целостную обработку данных таблицы на примере телефонного справочника:

Таблица 1

Создадим пользовательский список: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Кв., Корпус. Введем этот список в первую строку рабочего листа, используя автозаполнение.

1. Открыть меню Сервис .

2. Выбрать команду Параметры .

3. Выбрать вкладку Списки .

4. Выбрать в списке Списки элемент НОВЫЙ СПИСОК .

5. Ввести в поле Элементы списка первый элемент — № и нажать клавишу Enter .

6. Аналогично ввести остальные элементы списка.

7. Щелкнуть кнопку Добавить. Созданный пользовательский список появится в поле Списки .

8. Щелкнуть кнопку ОК .

9. Ввести в ячейку А1 первый элемент списка № .

10. Протащить маркер заполнения до ячейки F 1. Созданный пользовательский список появится в первой строке таблицы:

Таблица 2

Отсортируем базу данных в алфавитном порядке по столбцу Ф. О. И. , а затем по столбцу Улица и по столбцу № .

1. Выделить любую ячейку.

2. Выбрать в меню Данные команду Сортировка. Появится диалоговое окно Сортировка .

3. Установить в группе Идентифицировать поля по флажок опции подписям.

4. Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец, по которому нужно сортировать данные, — Ф. И. О.

5. Установить в поле Сортировать по флажок опции По возрастанию для сортировки по алфавиту.

6. Выбрать в раскрывающемся списке поля Затем по дополнительный столбец – Улица .

7. Установить в этом поле флажок опции По возрастанию .

8. Выбрать в раскрывающемся списке поля В последнюю очередь, по элемент – №.

9. Установить в этом поле флажок опции По возрастанию ►ОК.

Рисунок 1

1. Щелкнуть кнопку Параметры… Появится окно Параметры сортировки.

2. Выбрать в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу: пользовательский порядок сортировки: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Корпус, Кв..

3. Установить в поле Сортировать флажок опции столбцы диапазона .

4. Щелкнуть кнопку ОК в окне Параметры сортировки.

5. Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по Строка 1.

6. Выбрать в поле Сортировать по возрастанию.

7. Щелкнуть кнопку ОК в окне Сортировка диапазона.

8. Выбрать в поле Сортировать по убыванию.

Рисунок 2

Рисунок 3

Добавить новую запись в базу данных, содержащую следующие поля:

2013852, Машкей Л.И., 1 Наклонный пер., 32 — 1- 2.

1. Выбрать в меню Данные команду Форма .

2. Щелкнуть в диалоговом окне Адреса и телефоны кнопку Добавить. Появится запись.

3. Щелкнуть левой кнопкой мыши в поле № и ввести значение 2013852

4. Аналогичным образом ввести остальные поля новой записи.

5. Нажать клавишу Enter для добавления записи в базу данных.

6. Щелкнуть кнопку Закрыть и убедится, что новая запись добавлена в конец базы данных.

Рисунок 4

Заменить во всей таблице 1 Михалова пер. на 1 Железнодорожный пер.

8. Выделить первую ячейку рабочего листа.

9. Открыть меню Правка .

10. Выбрать команду Заменить. Появится диалоговое окно Заменить .

11. Ввести в поле Найти: слово, которое нужно заменить: 1 Михалова пер .

12. Ввести в поле Заменить на : на новое название улицы: 1 Железнодорожный пер. .

13. Установить флажок проверки Ячейка целиком .

14. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска: По строкам .

15. Щелкнуть кнопку Заменить всё .

Рисунок 5

Найти ячейку с содержимым«201-44-41».

1. Выделить первую ячейку рабочего листа.

2. Выбрать в меню Правка команду Найти. Появится диалоговое окно Найти .

3. Установить флажок проверки Ячейка целиком .

4. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать элемент По строкам .

5. Щелкнуть кнопку Найти далее. Ячейка, содержимое которой удовлетворяет шаблону, будет выделена.

6. Щелкнуть кнопку Закрыть .

Рисунок 6

Найти все записи, номер которых не меньше 2013560, а фамилия начинается с буквы К.

1. Вызвать диалоговое окно формы. Щелкнуть кнопку Критерии .

2. Ввести в поле № критерий поиска: >=2013560 .

3. Ввести в поле Ф.И.О. шаблон: К*.

Щелкнуть кнопку Далее. В диалоговом окне выведена первая запись, удовлетворяющая введенным критериям. В правом верхнем углу диалогового окна Адреса и телефоны отобразится номер найденной записи в списке.

Повторяйте предыдущее действие до тех пор, пока не будет выведена последняя запись, удовлетворяющая критериям. После щелчка по кнопке Далее будет слышен звуковой сигнал, и содержимое окна формы не будет меняться.

Рисунок 7

Вывести на экран список лиц, которые живут по 1 измайловскому переулку и фамилии которых начинаются на букву В или Ш.

1. выделить одну из ячеек списка

2. Выбрать в меню Данные команду Фильтр .

3. В подменю выбрать пункт Автофильтр .

4. Открыть раскрывающийся список в столбце Ф.И.О.

5. Выбрать элемент Условие. Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр .

6. Выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор равно.

7. Ввести в левом верхнем раскрывающемся списке шаблон В* для отбора записей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы

8. Выбрать флажок опции ИЛИ .

9. Выбрать в левом нижнем раскрывающемся списке оператор равно.

10. Ввести в правом нижнем раскрывающемся списке шаблон Ш* для отбора записей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы Ш .

11. Щелкнуть кнопку ОК. В результате будет выведен отфильтрованный список, содержащий записи только о людях, фамилии которых удовлетворяют критерию.

12. Открыть раскрывающийся список в столбце Улица .

13. Выбрать элемент 1 измайловский пер.

Таблица 3

Выполним фильтрацию по списку:

1. выбрать команду Данные Фильтр Расширенный фильтр. Откроется диалоговое окноРасширенный фильтр.

2. исходный диапазон ячеек, занимаемый списком, выделится автоматически.

3. для того, чтобы указатьдиапазон условий выделим ячейки А1: F25.

4. нажать кнопку ОК.

Рисунок 8

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Тест

1. Список – это ….

а) содержащаяся в рабочем листе Excel таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаются данные одного типа:

б) набор последовательных строк, содержащих разнообразную информацию;

в) таблица, на рабочем листе, позволяющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений:

2. запись, поле, заглавная строка – являются элементами:

а) таблицы;

б) списка;

в) рабочего листа;

3. Список состоит из…. структурных основных элементов:

а) 5;

б) 3;

в) 6;

4. Средство обработки и представления данных, превосходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами:

а) сводная таблица;

б) сортировка;

в) фильтрация;

5. Режим мастера сводных таблиц состоит из… последовательных этапов, в ходе которых задаются параметры построения сводной таблицы:

а) 3;

б) 5;

в) 4;

6. Средство Excel, которое предназначено для ускорения ввода данных:

а) автодополнение;

б) автозаполнение;

в) оба ответа верны;

7. Какой инструмент применяется для сравнения только к ячейкам с текстом, игнорируя числовые, временные значения и даты:

а) сортировка;

б) автозаполнение;

в) автодополнение;

8. ввод последовательностей чисел или дат в столбец или строку, путем перетаскивания указателя мыши вдоль столбца или строки осуществляется с помощью команды:

а) автозаполнение;

б) автодополнение;

в) автофильтр;

9. Сколько уровней ключей можно задать при сортировке диапазона данных:

а) 3;

б) 4;

в) 1;

г) Нет верных ответов;

10. По скольким ключевым полям возможна сортировка в Excel, в том числе с подведением общих и промежуточных итогов по группам записей:

а) только по одному;

б) по одному или нескольким;

в) по одному, без подведения итогов;

11. Если критерием поиска служит текстовая строка, то какие символы можно использовать для маскирования текстовых позиций:

а) «*», «+»;

б) «?», «!»;

в) «*», «?»;

12. Символ «?» позволяет игнорировать:

а) ту, текстовую позицию, которую он занимает;

б) все следующие после него символы;

в) нет верных ответов;

13. Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране:

а) любые записи;

б) записи, не удовлетворяющие заданным требованиям;

в) только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор скрывает;

14. Какие команды используются для задания условия автофильтра:

а) Все, Первые 10…, Условие…, Пустые, Непустые;

б) Все, Первые 10…, Условие…, Полные, Неполные;

в) Все, Первые 5…, Условие…, Пустые, Полные;

15. После применения фильтра к списку цвет стрелки в выбранном поле становиться:

а) остается таким же без изменений;

б) синим;

в) стрелка исчезнет;

16. Для изменения условия автофильтра необходимо:

а) выбрать опцию Все;

б) выбрать команду Данные→Фильтр→Автофильтр;

в) щелкнуть по кнопке с синей стрелкой;

17. Какой из фильтров позволяет задавать более сложные условия фильтрации:

а) пользовательский автофильтр;

б) расширенный фильтр;

в) автофильтр;

18. Для отбора записей более чем по одному значению поля необходимо использовать два критерия используя, логический оператор:

а) И;

б) ИЛИ;

в) ЕСЛИ;

19. Используя, какой логический оператор можно объединить два условия для одного поля:

а) ИЛИ;

б) РАВНО;

в) И;

20. С помощью какого инструмента в списке можно просмотреть только те данные, которые отвечают заданным одному или нескольким критериям:

а) форма;

б) автозаполнение;

в) сортировка;

Таблица ответов

№ вопроса	Ответы
1	а
2	б, в
3	б
4	а
5	в
6	а
7	в
8	а
9	а
10	б
11	в
12	а
13	в
14	а
15	б
16	в
17	б
18	а, б
19	в
20	а

Источник

Исследование методов обработки информации в табличном процессоре EXCEL

Реферат

Курсовая работа представляет собой решение задачи по расчету процента
выполнения различных видов работ. Расчет выполнен с помощью табличного
процессора EXCEL 2003 на ПК P-IV-2800.

Ключевые слова: ПВЭМ, EXCEL,
ТАБЛИЦА.

Цель работы — создание таблиц расчета по выполнению различных видов
работ.

Метод исследования — табличный процессор EXCEL.

Данная таблица позволяет определить:

1) Общее количество груза, подлежащего перевозке от поставщика
«Богучанлес».

2) Общее количество груза, полученное потребителем «СтройБыт».

) Поставщика и потребителя, стоимость перевозки, между которыми по
плану оказалась максимальной.

) Записи для двух заданных поставщиков и одного потребителя.

) Записи для потребителей «Краслесторг» и «Богучанлес» со стоимостью
перевозки от 3500 до 10000.

) Диаграммы и графики по расчетным данным.

) Промежуточные итоги по затратам на перевозку груза.

программа microsoft excel таблица

Введение

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер
позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только
отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой
цели, называется электронными таблицами.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения
формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным
формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки
приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными
отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с
изменившимися данными.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет
получать результаты без проведения расчетов вручную или специального
программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в
экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах
электронные таблицы можно использовать эффективно, например для:

• проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

• автоматизации итоговых вычислений;

• решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

• обработки результатов экспериментов;

• проведения поиска оптимальных значений параметров;

• подготовки табличных документов;

• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими
табличную структуру, является программа Microsoft Excel.

Работа с
файлами и вывод данных на печать

Excel -программа для создания и обработки электронных таблиц.Excel
позволяет работать с таблицами в двух режимах:

Обычный — наиболее удобный для выполнения большинства операций.

Разметка страниц — удобен для окончательного форматирования таблицы перед
распечаткой. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими
пунктирными линиями. Границы таблицы — сплошной синей линией, перетягивая
которую, можно изменять размеры таблицы.

Под панелями инструментов Microsoft Excel обычно находится строка формул,
а в нижней части окна — строка состояния.

Рабочая книга

Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой.

Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2,
…обычно по умолчанию их четыре) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей
книги Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей
книги.

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и
65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами, а строки — цифрами. Каждая
ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца.
Например, если ячейка находится в столбце А и строке 7, то она имеет адрес А7.

Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка
выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами
управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью.

Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель
мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть
выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек
следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить
другие ячейки.

Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть
мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует
щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

Заполнение ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные
с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования. Для
завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки достаточно сделать на ней двойной
щелчок.

Создание рабочей книги

Для создания новой рабочей книги следует в меню Файл выбрать команду
Создать. В открывшемся диалоговом окне шаблон, на основе которого будет создана
рабочая книга; после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются
на основе шаблона Книга. Для создания рабочей книги на основе шаблона Книга
можно щелкнуть кнопку .

Открытие рабочей книги

Для открытия существующей рабочей книги необходимо в меню Файл выбрать
команду Открыть или щелкнуть кнопку, после чего откроется диалоговое окно
Открытие документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, на котором
находится нужная рабочая книга. В списке, расположенном ниже, выбрать папку с
книгой и затем саму книгу.

По умолчанию в списке выводятся только файлы с книгами Microsoft Excel,
которые имеют расширение xls. Для вывода других типов файлов или всех файлов
необходимо выбрать соответствующий тип в поле списка Тип файлов.

Сохранение рабочей книги

Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранить меню
Файл или щелкнуть кнопку . При первом сохранении появляется диалоговое окно
Сохранение документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, а в списке,
расположенном ниже — папку, в которой необходимо сохранить книгу (по умолчанию
обычно это папка «Мои документы» на диске С). В поле списка Тип файла — формат,
в котором будет сохранена книга. В поле Имя файла ввести имя книги и щелкнуть
кнопку Сохранить.

Основные виды действий

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может
состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку и имена
функций. Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение,
содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака
равенства «=». В формуле могут использоваться арифметические
операторы +, -, *, /. Порядок вычислений определяется обычными математическими
законами.

Примеры формул: =(D4^2+В8)*A6, =A7*С4+B2. и т.д.

Функциями в Microsoft Excel называют объединения нескольких
вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции в Microsoft
Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов.
В качестве аргументов указываются числовые значения или адреса ячеек.

Например:

=СУММ(А1:А9) — сумма ячеек А1, А2, А3, А4, А5, А6, А7, А8, А9;

Для введения функции в ячейку необходимо:

¯ выделить ячейку для формулы;

¯ вызывать Мастер функций с помощью
команды Функция меню Вставка или кнопки;

¯ в диалоговом окне Мастер функций ,
выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;

¯ щелкнуть кнопку ОК;

Изменение размеров строк и столбцов

По умолчанию ячейки имеют стандартную ширину и высоту. Высота строки
определяется размером шрифта. Для изменения высоты строки или ширины столбца можно
перетянуть границу заголовка до необходимого значения (на границе заголовка
указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки). Для изменения размеров
сразу нескольких столбцов или строк следует их выделить и перетянуть границу
заголовка одного из выделенных элементов. Если на границе заголовков столбцов
дважды щелкнуть мышью, то ширина столбца установится по ширине ячейки с самым
длинным содержимым.

Оформление таблиц

Таблицы в Microsoft Excel можно обрамить рамкой и заполнить различными
цветами. Для обрамления необходимо:

¯ выделить ячейки, которые необходимо
обрамить;

¯ в меню Формат выбрать команду
Ячейки;

¯ выбрать вкладыш Граница;

¯ в поле тип линии выбрать тип линии
рамки;

¯ в списке цвет — цвет линии;

¯ для обрамления внутренних границ
ячеек следует щелкнуть кнопку внутренние;

¯ для снятия обрамления выделенных
ячеек следует щелкнуть кнопку нет;

¯ с помощью группы кнопок Отдельные
можно устанавливать и убирать отдельные линии; это также можно делать щелчком
мыши в образце обрамления, представленного в окне;

Создавать рамки можно также с помощью скрытого списка Границы:

¯ выделить ячейки, которые необходимо
обрамить;

¯ щелкнуть на стрелке рядом с кнопкой
Границы;

¯ выбрать тип обрамления в палитре
рамок.

Выбранный тип обрамления можно применить и для других ячеек, выделив эти
ячейки и щелкнув на кнопке Границы. Для удобства использования палитру рамок
можно вытянуть за заголовок с панели инструментов. Элементы таблицы можно
заштриховать различным цветом и узорами:

¯ выделить ячейки;

¯ выбрать в меню Формат команду
Ячейки;

¯ выбрать вкладыш Вид;

¯ в палитре цветов выбрать цвет (в
рамке Образец будет представлен образец с выбранными параметрами);

¯ в списке Узор выбрать узор;

¯ щелкнуть кнопку ОК.

Для оформления элементов таблицы различными цветами можно использовать
панель инструментов Форматирование:

¯ выделить нужные ячейки;

¯ для изменения цвета фона щелкнуть по
стрелке рядом с кнопкой и в палитре цветов выбрать цвет;

Изменение шрифтов

Соответственно можно изменять шрифт, тип шрифта, форматирование содержимого
ячейки. Обычно эти операции стандартны, одно следунт учесть, что данные
операции можно использовать только для отдельной выделенной ячейки или группы
выделенных ячеек.

Для установления шрифта необходимо:

¯ выделить группу ячеек;

¯ в меню Формат выбрать команду
Ячейки;

¯ выбрать вкладыш Шрифт;

¯ в списке Шрифт выбирается тип
шрифта;

¯ в поле Начертание выбирается
начертание шрифта

Решение
задачи

Входная и выходная информация

Входными данными являются:

Таблица 1 — Входные данные

		Стоимость перевозки одного м3, руб.
Поставщик	Запас, м3	100	150	200
Богучанлес	120	510	560	530
Лесосиб	146	540	600	550
Леспром	173	420	420	420
Краслесторг	112	450	450	450
Эвкалес	195	490	600	610

Таблица

Код потребителя	Наименование потребителя	Потребность, м3
100	Красноярский Док	20
150	Стройбыт	48
200	Краспилрам	33

Таблица

Поставщик	Код потребителя	объем поставки, м3
Богучанлес	100	24
Лесосиб	150	15
Леспром	200	12
Краслесторг	150	10
Эвкалес	200	26
Краслесторг	100	17
Леспром	100	10
Эвкалес	200	18
Богучанлес	150	7
Лесосиб	100	22
Эвкалес	100	12
Леспром	150	15
Лесосиб	150	13
Богучанлес	200	17
Краслесторг	200	23

Выходными данными являются:

Количество груза, подлежащего перевозке

Количество груза, полученное потребителем

Поставщик и потребитель, стоимость перевозок между которыми по плану
оказалась максимальной

Записи для двух заданных поставщиков и потребителя

Записи для потребителей Красноярский Док и СтройБыт со стоимостью
перевозки от 3500 до 10000

По каждому поставщику суммарные затраты на перевозку груза

Итоговые данные

Гистограмма по итоговым данным

Все выходные данные вычисляются с помощью стандартных функций.

Схема алгоритма

Протокол контрольного отчета

Таблицы в формульном виде

Поставщик	Код потребителя	объем поставки, м3	Наименования потребителя
Богучанлес	100	24	=ВПР(B2;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Лесосиб	150	15	=ВПР(B3;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Леспром	200	12	=ВПР(B4;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Краслесторг	150	10	=ВПР(B5;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Эвкалес	200	26	=ВПР(B6;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Краслесторг	100	17	=ВПР(B7;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Леспром	100	10	=ВПР(B8;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Эвкалес	200	18	=ВПР(B9;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Богучанлес	150	7	=ВПР(B10;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Лесосиб	100	22	=ВПР(B11;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Эвкалес	100	12	=ВПР(B12;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Леспром	150	15	=ВПР(B13;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Лесосиб	150	13	=ВПР(B14;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Богучанлес	200	17	=ВПР(B15;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Краслесторг	200	23	=ВПР(B16;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)

Таблица

Стоимость перевозки

=ВПР(A2;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B2;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C2

=ВПР(A3;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B3;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C3

=ВПР(A4;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B4;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C4

=ВПР(A5;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B5;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C5

=ВПР(A6;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B6;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C6

=ВПР(A7;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B7;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C7

=ВПР(A8;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B8;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C8

=ВПР(A9;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B9;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C9

=ВПР(A10;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B10;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C10

=ВПР(A11;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B11;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C11

=ВПР(A12;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B12;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C12

=ВПР(A13;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B13;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C13

=ВПР(A14;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B14;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C14

=ВПР(A15;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B15;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C15

=ВПР(A16;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B16;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C16

Схема алгоритма

Таблица

Таблица. Итоги

Поставщик	Код потребителя	объем поставки, м3	Наименования потребителя
Богучанлес	100	24	=ВПР(B2;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Богучанлес	150	7	=ВПР(B3;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Богучанлес	200	17	=ВПР(B4;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Богучанлес Итог
Краслесторг	150	10	=ВПР(B6;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Краслесторг	100	17	=ВПР(B7;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Краслесторг	200	23	=ВПР(B8;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Краслесторг Итог
Лесосиб	150	15	=ВПР(B10;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Лесосиб	100	22	=ВПР(B11;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Лесосиб	150	13	=ВПР(B12;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Лесосиб Итог
Леспром	200	12	=ВПР(B14;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Леспром	100	10	=ВПР(B15;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Леспром	150	15	=ВПР(B16;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Леспром Итог
Эвкалес	200	26	=ВПР(B18;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Эвкалес	200	18
Эвкалес	100	12	=ВПР(B20;’потребности потребителей’!$A$1:$C$4;2)
Эвкалес Итог
Общий итог

Таблица. Итоги (продолжение)

Стоимость перевозки

=ВПР(A2;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B2;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C2

=ВПР(A3;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B3;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C3

=ВПР(A4;’запасы поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B4;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C4

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E2:E4)

=ВПР(A6;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B6;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C6

=ВПР(A7;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B7;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C7

=ВПР(A8;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B8;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C8

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E6:E8)

=ВПР(A10;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B10;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C10

=ВПР(A11;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B11;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C11

=ВПР(A12;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B12;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C12

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E10:E12)

=ВПР(A14;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B14;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C14

=ВПР(A15;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B15;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C15

=ВПР(A16;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B16;’запасы поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C16

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E14:E16)

=ВПР(A18;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B18;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C18

=ВПР(A19;’запасы
поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B19;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C19

=ВПР(A20;’запасы поставщиков’!$A$3:$E$7;ПОИСКПОЗ(B20;’запасы
поставщиков’!$C$2:$E$2;1)+2;0)*C20

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E18:E20)

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E2:E20)

Таблицы в числовом виде

Поставщик	Код потребителя	объем поставки, м3	Наименования потребителя	Стоимость перевозки
Богучанлес	100	24	Красноярский Док	12240
Лесосиб	150	15	Стройбыт	9000
Леспром	200	12	Краспилрам	5040
Краслесторг	150	10	Стройбыт	4500
Эвкалес	200	26	Краспилрам	15860
Краслесторг	100	17	Красноярский Док	7650
Леспром	100	10	Красноярский Док	4200
Эвкалес	200	18	Краспилрам	10980
Богучанлес	150	7	Стройбыт	3920
Лесосиб	100	22	Красноярский Док	11880
Эвкалес	100	12	Красноярский Док	5880
Леспром	150	15	Стройбыт	6300
Лесосиб	150	13	Стройбыт	7800
Богучанлес	200	17	Краспилрам	9010
Краслесторг	200	23	Краспилрам	10350

Таблица

Таблица «Итоги»

Поставщик	Код потребителя	объем поставки, м3	Наименования потребителя	Стоимость перевозки
Богучанлес	100	24	Красноярский Док	12240
Богучанлес	150	7	Стройбыт	3920
Богучанлес	200	17	Краспилрам	9010
Богучанлес Итог				25170
Краслесторг	150	10	Стройбыт	4500
Краслесторг	100	17	Красноярский Док	7650
Краслесторг	200	23	Краспилрам	10350
Краслесторг Итог				22500
Лесосиб	150	15	Стройбыт	9000
Лесосиб	100	22	Красноярский Док	11880
Лесосиб	150	13	Стройбыт	7800
Лесосиб Итог				28680
Леспром	200	12	Краспилрам	5040
Леспром	100	10	Красноярский Док	4200
Леспром	150	15	Стройбыт	6300
Леспром Итог				15540
Эвкалес	200	26	Краспилрам	15860
Эвкалес	200	18	Краспилрам	10980
Эвкалес	100	12	Красноярский Док	5880
Эвкалес Итог				32720
Общий итог				124610

Диаграмма и гистограмма

Рисунок 1 — Гистограмма

Рисунок 2 — Диаграмма

Заключение

В результате выполнения данной курсовой работы по информатике мы освоили
некоторые методы обработки информации в табличном процессоре Excel: проведение
самых разнообразных расчетов, применяя как обычные встроенные функции, так и
функции в табличном виде (вводятся нажатием Ctrl+Shift+Enter); создание графиков и диаграмм,
позволяющих наглядно и красиво отображать интересующую нас информацию. Excel позволяет:

• проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

• автоматизации итоговых вычислений;

• решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

• обработки результатов экспериментов;

• проведения поиска оптимальных значений параметров;

• подготовки табличных документов;

• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным

Список использованных источников

1.Гончаров А.
Excel 7.0 в примерах — СПб: Питер, 1996 — 256 с., ил.

.Овчаренко
Е.К., Ильина О.П., Балыбебердин Е.В. Финансово-экономические расчеты в Excel.-
М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1998.- 184 с.

Источник

ВВЕДЕНИЕ

Электронные
таблицы, кому и зачем они необходимы?
Как
показывает практика, для того, чтобы
преуспевать в любом бизнесе необходимо
четкое планирование. А для правильного
планирования нужно иметь точную, самую
оперативную и удобочитаемую информацию.

Приведем
один простой пример, связанный, скажем,
с работой обыкновенного магазина. В
магазине торгуют спичками, лампочками
и карандашами. Со склада ежедневно
завозят одинаковое их количество.
Лампочки и карандаши раскупаются, а
спички остаются. В этой ситуации выгоднее
было бы сократить закупку спичек и
перераспределить средства на ходовой
товар. Но если бухгалтерия в магазине
ведется обычным способом, значит,
известно об этом станет лишь в конце
месяца, после составления баланса. В
следующем месяце картина продаж может
измениться. В этой ситуации приходится
либо закрыть глаза на происходящее и,
соответственно, терять прибыль, либо
назначить человека, который будет
ежедневно составлять отчет.

Теперь
усложняем пример: магазин торгует
товарами тысячи наименований, их завозят
не ежедневно и не одновременно, товары
имеют сезонный спрос, спрос на них
неравномерен в течение недели и т.п.
Какой человек справится с подобным
объемом информации?

В
наше время очень актуальным становиться
фактор «старения информации». Если лет
пять назад мы спокойно могли пользоваться
информацией месячной, а то и квартальной
давности, то сегодня выписанный счет
действует 3-10 дней, Price
— list
действителен в течение недели и т.д.

Нельзя
не сказать и о наглядности представления
информации. Для всестороннего анализа
ситуации зачастую недостаточно одних
лишь числовых показателей: особенно
эффективны в этом отношении различные
таблицы, графики, диаграммы, на которых
все с первого взгляда ясно и понятно.

Возникает
вопрос, где взять этот график или
диаграмму и, самое главное, где найти
рабочее время, которого всегда не
хватает, чтобы обсчитать все эти
километровые столбцы и строки данных,
да еще и чтобы информация всегда была
«сегодняшней»?

Решение
такой и ряда других подобных проблем,
очевидно, лежит в области компьютерных
технологий сбора и обработки информации.
Скорее всего Вам необходим персональный
компьютер и программное обеспечение
корпорации Microsoft,
которое позволит в самые короткие сроки
решить поставленную задачу.

История
развития программ обработки электронных
таблиц насчитывает немногим более
пятнадцати лет, но налицо значительный
прогресс в области разработки такого
программного обеспечения. Программный
продукт, претендующий на звание самой
мощной и производительной программы
обработки электронных таблиц из
имеющихся сегодня на рынке, это табличный
процессор Microsoft Excel.

1.ОБЩАЯ
ХАРАКТЕРИСТИКА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА
MICROSOFT
EXCEL

Табличный
процессор Excel
фирмы Microsoft
предназначен для ввода, хранения,
обработки и выдачи больших объемов
данных в виде, удобном для анализа и
восприятия информации. Все данные
хранятся и обрабатываются в виде
отдельных или связанных таблиц.
Одна или несколько таблиц составляют
рабочую
книгу,
в этом случае таблицы называются
рабочими
листами
этой книги. Листы можно удалять добавлять
или перемещать из одной рабочей книги
в другую. Физически на диске сохраняется
вся книга в виде отдельного файла с
расширением «xls».

Вплоть
до версии 4.0 программа Exсel представляла
собой фактический стандарт с точки
зрения функциональных возможностей и
удобства работы.

Каков
же состав основных компонентов Excel
2003? Основной программой является
вычислительный
модуль,
с помощью которого выполняется обработка
текстовых и числовых данных. В данной
версии программы у этого модуля появилось
множество интересных функций: контроль
допустимости вводимых значений,
обнаружение и исправление наиболее
распространенных ошибок, вычисление
полей в свободных таблицах и другие.
Удобная панель формул и возможность
уменьшить диалоговое окно до раздела
поля ввода существенно упрощают ввод
и редактирование формул.

Имеются
возможности для создания презентационной
графики, для чего используется модуль
диаграмм,
который позволяет на основе числовых
значений, обработанных с помощью
вычислительного модуля, строить
диаграммы различных типов. Появились
новые типы диаграмм. Теперь рядом с
диаграммой можно расположить и таблицу
с исходными данными. Немаловажным
является то, что стал возможным
предварительный просмотр диаграммы
на любом этапе ее создания.

В
Excel
2003 можно создавать макросы
и приложения
с помощью Visual
Basic for Applications (VBA). Язык
Visual
Basic
for
Applications
теперь доступен во всех программах
пакета, что позволяет на его основе
более гибкие приложения. Одно из главных
достоинств этого языка заключается в
том, что созданные средствами Excel
2003 VBA
– макросы можно без особых проблем
использовать в других программах фирмы
Microsoft.

Excel
2003 располагает и мощными средствами
коллективной работы,
которые ориентированы, в первую очередь,
на совместную работу нескольких
приложений пакета в сетевой среде.
Высокая степень совместимости приложений,
включенных в пакет Microsoft
Office
2003, обусловлена поддержкой технологии
связывания и внедрения OLE.
Примером применения этой технологии
может служить внедрение Excel
– таблиц в документ, созданный средствами
редактора Word
2003. При использовании этой технологии
между объектами устанавливается
динамическая связь.

2.ОСНОВЫ
РАБОТЫ В СРЕДЕ EXCEL
2003

2.1.
Начало работы с программой

Для
запуска Excel
из операционной системы Windows
необходимо:

выполнить
щелчок на кнопке Пуск
линейки инструментов;

установить
указатель мыши на меню Программы
в стартовом меню;

в
открывшемся меню активизировать команду
Microsoft
Excel.

Вид
рабочего окна программы изображен
ниже, на рис. 1

2.2.
Управление файлами

С
помощью программы Excel можно создавать
самые различные документы. Рабочие
листы (Sheets) можно использовать для
составления таблиц, вычисления
статистических оценок, управления
базой данных и составления диаграмм.
Для каждого из этих приложений программа
Excel может создать отдельный документ,
который сохраняется на диске в виде
файла.

Файл
может содержать несколько взаимосвязанных
рабочих листов, образующих единый
многомерный документ (блокнот, рабочую
папку). С помощью многомерных документов
пользователь получает прямой доступ
одновременно к нескольким таблицам и
диаграммам что повышает эффективность
их обработки.

Для
создания нового документа из меню Файл
нужно вызвать команду Создать.

Рис.1.
Создание нового документа

Чтобы
загрузить с диска расположенный там
файл с рабочим документом, нужно вызвать
команду Открыть
из меню Файл.

При
первом сохранении документа нужно
вызвать из меню Файл
директиву Сохранить
как…
После этого откроется диалоговое окно,
в котором нужно указать имя сохраняемого
файла, а также диск и директорию, в
которой его надо расположить. Предлагаемое
по умолчанию программой Excel расширение
файла .XLS, изменять не следует.

Рис.2.
Вид диалога сохранения нового документа

Имеются
возможности настройки режима
автосохранения файлов через определенные
промежутки времени, режима резервного
копирования и режима защиты данных
(сохранение документа с паролем).

2.3.
Структура документов

Многомерные
документы (блокноты, папки) — одно из
важнейших новшеств программы Excel ,
позволяющее значительно упростить и
ускорить работу с таблицами и управление
рабочими листами. В новой версии рабочие
документы могут содержать до 255 таблиц,
диаграмм в одном файле, а принцип работы
с ними напоминает обычную работу с
деловыми блокнотами в любом офисе. В
каждом рабочем блокноте можно поместить
всю деловую информацию, относящуюся к
одной теме, и хранить ее в одном файле,
что позволяет значительно повысить
наглядность рабочих документов.

Отдельные
рабочие листы одного документа
расположены друг под другом. С помощью
именного указателя (регистра имен),
расположенного в нижней части экрана,
можно переходить с одного листа на
другой. На именном указателе находятся
корешки рабочих листов, расположенные
в порядке возрастания номеров: Лист1,
Лист2 и т.д.

Пользователь
может добавить в документ элементы
следующих типов:

—
рабочие листы для создания таблиц;

—
диаграммы (в качестве элемента таблицы
или на отдельном листе);

—
рабочий лист для записи макрокоманды
в виде программного модуля;

—
рабочий лист для создания диалогового
окна.

Новый
лист всегда вставляется перед активным
рабочим листом. Пользователь может
щелкнуть по названию рабочего листа
правой кнопкой мыши, после чего откроется
контекстное (зависящее от ситуации)
меню, в котором также имеется директива
добавления. Если нужно удалить рабочий
лист, нужно открыть щелчком правой
кнопки мыши контекстное меню и выполнить
директиву удаления.

Рис.3.
Контекстное меню содержит весь список
допустимых для объекта действий

Коррекция
высоты строк и ширины столбцов.
Прежде всего, корректируемая строка
или столбец таблицы должны быть
промаркированы. Для этого необходимо
щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру
(координате) строки или столбца. В меню
Формат
находятся подменю Строка
и Столбец.
При выборе одного из этих подменю
открывается меню следующего уровня. В
подменю Столбец
вызовите директиву Ширина,
тогда откроется диалоговое окно, в
котором пользователь может указать
ширину столбца. В качестве единицы
измерения можно использовать один
символ. Команда Автоподбор
ширины
из меню Столбец
автоматически корректирует ширину
столбца в соответствии с его содержимым.

Коррекцию
можно выполнить и с помощью манипулятора
мыши. Для этого указатель мыши нужно
установить на границу между номерами
строк или адресами столбцов.

Рис.4.
Изменение ширины колонки различными
способами

3.ПОСТРОЕНИЕ
ТАБЛИЦ

3.1.
Электронные таблицы

Иметь
дело с обширными таблицами, содержащими
как основные, так и производные данные,
приходиться во многих областях жизни.
В частности, это относится ко всем видам
финансовой и учётной деятельности. В
до-компьютерную эпоху такие таблицы
вели вручную: основные данные вписывали,
производные данные вычисляли на
арифмометрах. Сама таблица имела вид
большого разграфлённого листа бумаги,
либо хранилась в виде картотеки.

Автоматизация
табличных расчётов во много раз повышает
эффективность и качество работы.

Компьютерные
программы, предназначенные для хранения
и обработки данных, представленных в
табличном виде, называют электронными
таблицами.

Способность
электронных таблиц быстро и точно
производить автоматические вычисления
используют не только бухгалтеры и
кладовщики. Без электронных таблиц не
обходятся участники бирж, руководители
брокерских контор, банков и другие
финансовые менеджеры.

С
помощью электронных таблиц можно
моделировать реальные ситуации и
оценивать получающиеся результаты

Одно
из самых популярных средств управления
электронными таблицами — программа
Microsoft Excel.

Структура
документа Excel

Каждый
документ представляет собой набор
таблиц — рабочую книгу, которая состоит
из одного или нескольких рабочих листов.

Листы
одной рабочей книги обычно связаны
между собой тематически. В случае
необходимости рабочая книга может
содержать десятки, и даже сотни рабочих
листов.

Рабочий
лист представляет собой электронную
таблицу.

Столбцы
обозначаются латинскими буквами: A, B,
C…Если букв не хватает, используют
двухбуквенные обозначения AA, AB и далее.
Максимальное число столбцов в таблице
— 256.

Строки
нумеруются целыми числами. Максимальное
число строк — 65 536.

Ячейки
в Excel располагаются на пересечении
столбцов и строк. Каждая ячейка имеет
имя,
которое формируется из имени столбца
и номера строки, на пересечении которых
она находится. Например: А1, В5, HP65000…

Одна
из ячеек на рабочем листе всегда является
текущей. Текущая ячейка обведена широкой
рамкой, а её номер приведены в строке
формул.

Вот
как выглядит русская версия Excel после
запуска (см. рис. 1). Во многом открывающиеся
нашему взору ландшафты напоминают
WinWord, по крайней мере, если говорить о
линейках инструментов и меню. Но есть
и очевидные отличия. Под двумя панелями
инструментов Стандартная
и Форматирование
располагается Строка
формул,
которой не было в WinWord’e. Но главное
отличие, конечно, в том, что рабочее
поле Excel представляет собой не чистый
лист, а пустую табличку.

Ячейки
таблицы и их свойства

Все
данные таблицы записываются в так
называемые ячейки,
которые находятся на пересечении строк
и столбцов таблицы. По умолчанию
содержимое ячейки представляется
программой Excel в стандартном формате,
который устанавливается при запуске
программы. Например, для чисел и текстов
задается определенный вид и размер
шрифта.

В
программе Excel имеются контекстные
меню,
которые вызываются правой кнопкой
мыши, когда промаркирована некоторая
область таблицы. Эти меню содержат
много директив обработки и форматирования
таблиц. Директивы форматирования можно
также вызвать на панели форматирования
(вторая строка пиктографического меню),
щелкнув мышью по соответствующей
пиктограмме.

Маркирование
ячеек. Отдельные
ячейки таблицы маркируются (выделяются)
автоматически с помощью указателя
ячеек. Чтобы перевести указатель в
заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней
левой кнопкой мыши или использовать
клавиши управления курсором. Для
маркировки нескольких ячеек нужно
щелкнуть в начале маркируемой области
(левый верхний угол) и, удерживая кнопку
мыши нажатой, перемещать манипулятор
в конец области (правый нижний угол).

Одна
строка или столбец таблицы маркируются
щелчком по номеру (адресу), который
расположен в заголовке строки или
столбца. Для маркирования нескольких
строк или столбцов нужно щелкнуть по
номеру первой строки (столбца), а затем,
удерживая кнопку мыши нажатой, переместить
манипулятор в нужную позицию.

Копирование
данных. Прежде
всего, нужно промаркировать группу
ячеек, содержимое которых должно быть
скопировано, а затем вызвать команду
Копировать
из меню Правка.
После этого маркированная область
будет заключена в рамку. Теперь следует
установить указатель мыши в позицию,
куда должны быть скопированы данные,
и нажать клавишу ввода Enter.
Содержимое маркированной области
появится в новом месте.

Если
нужно удалить содержимое группы ячеек
и поместить его на новое место в таблице,
то следует использовать директиву
Вырезать
из меню Правка.

Удаление
данных. Прежде
всего, нужно промаркировать группу
ячеек, содержимое которых должно быть
удалено. Затем можно воспользоваться
одним из способов удаления данных.

Форматирование
чисел. Прежде
всего, нужно промаркировать ячейки, в
которых надо изменить формат представления
чисел. После этого можно либо открыть
правой кнопкой мыши контекстное меню
и вызвать в нем директиву Формат
Ячеек,
либо вызвать директиву Ячейка
из меню Формат.
В любом случае на экране появится
диалоговое окно Формат
Ячеек.
По умолчанию в верхнем поле этого окна
будет выбрана опция Число,
которая предназначена для форматирования
чисел.

Рис.5.
Задание формата ячеек при использовании
контекстного меню

Выравнивание
данных. Для
выравнивания содержимого ячеек прежде
всего надо промаркировать выравниваемые
ячейки. Далее следует вызвать диалог,
изображенный на рис.5 и в верхнем поле
этого окна выбрать закладку Выравнивание.

Рис.6.
Закладки Выравнивание и Шрифт диалога
Формат
Ячеек

Установка
шрифтов. Необходимо
промаркировать ячейки, в которых нужно
изменить шрифт. После этого можно либо
открыть контекстное меню правой кнопкой
мыши и вызвать директиву Формат
Ячеек.
В верхнем поле открывшегося окна Формат
Ячеек
нужно выбрать опцию Шрифт.
В окне появится поле Шрифт,
в котором можно выбрать вид шрифта из
предлагаемого списка. Содержание этого
списка зависит от установок, сделанных
в среде Windows (см. рис 6).

В
правом поле Размер
устанавливается размер (кегль) шрифта.
В списке шрифтовых стилей Начертание
можно
выбрать обычный стиль (Regular), курсив
(Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив
(Bold Italic). В поле Подчеркивание
можно выбрать тип подчеркивания текста
(одной или двумя линиями) и т.д.

3.2.
Табличные вычисления

Возможность
использования
формул и функций
является одним из важнейших свойств
программы обработки электронных таблиц.
Это, в частности, позволяет проводить
статистический анализ числовых значений
в таблице.

Текст
формулы, которая вводится в ячейку
таблицы, должен начинаться со знака
равенства (=),
чтобы программа Excel могла отличить
формулу от текста. После знака равенства
в ячейку записывается математическое
выражение, содержащее аргументы,
арифметические операции и функции.

В
качества аргументов в формуле обычно
используются числа
и адреса
ячеек.
Для обозначения арифметических операций
могут использоваться следующие символы:
+
(сложение), —
(вычитание), *
(умножение), /
(деление).

Формула
может содержать ссылки на ячейки,
которые расположены на другом рабочем
листе или даже в таблице другого файла.
Однажды введенная формула может быть
в любое время модифицирована.

Ввод
формул. Программа
Excel интерпретирует вводимые данные
либо как текст (выравнивается по левому
краю), либо как числовое значение
(выравнивается по правому краю). Для
ввода формулы необходимо ввести
алгебраическое выражение, которому
должен предшествовать знак равенства
(=).

Предположим,
что в ячейке А1 таблицы находится число
100, а в ячейке В1 — число 20. Чтобы разделить
первое число на второе и результат
поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует
ввести соответствующую формулу (=А1/В1)
и нажать Enter.

Ввод
формул можно существенно упростить,
используя небольшой трюк. После ввода
знака равенства следует просто щелкнуть
мышью по первой ячейке, затем ввести
операцию деления и щелкнуть по второй
ячейке.

Применение
формул продемонстрируем на примере с
магазином (см. введение к реферату).

Рис.7.
Таблица – отчет о реализации.

Так
будет выглядеть экран по окончанию
работы (см. рис. 7). Весь «фокус» заключается
в том, что Вы не заполняете те поля,
которые можно рассчитать, а вводите
только первичную информацию, в данном
случае столбцы «Товар», «Получено», и
«Продано», а все подсчеты выполняет
программа. На самом деле, чтобы Ваша
таблица выглядела так как показано
выше Вы должны ввести следующее:

Рис.8.
Структура таблицы – отчета о реализации.

Из
рассмотрения примера истекает два
простых правил.

Правило
первое:
Любую ячейку можно адресовать, как
букву столбца и цифру строки. Например,
в нашей таблице в ячейке A4
находится текст «Спички».

Правило
второе:
Все вычисляемые поля в Excel
начинаются со знака равенства, этот
знак сообщает программе, что в данной
ячейке необходимо вывести не то что в
нее введено а результат действия.

Основной
смысл таблиц Excel
заключен в том, что один раз составив
формы и введя их в необходимые ячейки,
мы в последствии только меняем данные,
а все расчеты лежат на программе. Это,
во — первых, экономит время, а, во –
вторых, «машина не делает ошибок». При
этом в любое время мы можем отредактировать
формулы и тем самым изменить порядок
расчетов, что дает очень большую гибкость
наших расчетов.

Хочется
добавить, что Excel
позволяет всего за 5 шагов построить
диаграмму или график который будет
наглядно отражать результаты расчетов
(об этом немного ниже).

Редактирование
формул.
Чтобы начать редактировать содержимое
ячейки, нужно сначала промаркировать
эту ячейку. На следующем шаге необходимо
включить режим редактирования, нажав
клавишу F2
или выполнив двойной щелчок мышью. В
режиме редактирования в верхней части
экрана (под строкой пиктографического
меню) активизируется наборная строка,
в которой видна сама формула, а не
результат ее вычисления.

Рис.9.
Строка формул

Информационные
связи. В
программе Excel довольно легко ввести
ссылку на ячейку, расположенную в другой
таблице. После установления ссылки
значения, находящиеся в ячейках, будут
автоматически обновляться.

Для
обращения к значению ячейки, расположенной
на другом рабочем листе, нужно указать
имя этого листа вместе с адресом
соответствующей ячейки. Например, для
обращения к ячейке В3 на рабочем листе
Лист2 необходимо ввести формулу:
=Лист2!B3. Адреса ячеек должны быть указаны
латинскими буквами.

Рис.10.
Информационная связь ячеек, принадлежащих
разным листам

4.
ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

Графические
диаграммы оживляют сухие колонки цифр
в таблице, поэтому уже в ранних версиях
программы Excel была предусмотрена
возможность построения диаграмм. В
Excel включен новый Конструктор
диаграмм,
который позволяет создавать диаграммы
«презентационного качества».

Красивая
трехмерная диаграмма не только радует
глаз, но и улучшает качество документа.
В программе MS Excel появился новый тип
трехмерных диаграмм — так называемые
кольцевые диаграммы, которые дополняют
поверхностные и сетчатые трехмерные
диаграммы четвертой версии.

Диаграмму
можно расположить рядом с таблицей или
разместить ее на отдельном рабочем
листе.

Конструктор
диаграмм является одним из наиболее
мощных средств в программе Excel . Построение
диаграммы с его помощью выполняется
за несколько шагов. Конструктору
указывается исходная область таблицы,
тип диаграммы, используемые надписи и
цвета. На основной панели имеется
пиктограмма для вызова Конструктора
диаграмм.

Рис.11.
Пиктограмма Конструктора диаграмм на
панели инструментов Excel

Построение
диаграмм. Прежде
чем строить диаграмму, необходимо
закончить все работы в таблице, включая
ее форматирование. Вызовите Конструктор
диаграмм (см. рис.11). Вы должны сделать
с помощью указателя мыши прямоугольник
на свободном месте рабочего листа, где
будет размещена диаграмма.

После
этого Конструктор открывает диалоговое
окно, в котором за четыре шага нужно
построить диаграмму. Работа с Конструктором
настолько интуитивно понятна, что не
требует каких – либо пояснений.

Рис.12.
Пошаговое построение диаграммы при
помощи Конструктора диаграмм

Рис.13.
Диаграмма к отчету о реализации: после
построения любой параметр диаграммы
легко изменить, используя контекстное
меню

Дополнительные
объекты.
В меню Вставка
расположены директивы, которые позволяют
придать диаграмме более привлекательный
вид. В частности, здесь есть директива
Рисунок,
которая импортирует рисунки в стандартных
графических форматах (BMP, PCX и т.д.). После
вызова этой директивы открывается окно
загрузки графического файла. На диаграмме
появляется выбранный рисунок, заключенный
в рамку. Эту рамку можно перемещать по
диаграмме с помощью мыши и изменять ее
размер.

Кроме
этого, Конструктор диаграмм предоставляет
возможность вставить в диаграмму
дополнительный текст, который будет
привлекать внимание к отдельным частям
диаграммы. Для вставки текста нужно
ввести его с клавиатуры в наборную
строку и нажать клавишу ввода Enter.
Тогда в центре диаграммы появится
текстовая рамка, которой можно придать
с помощью мыши соответствующий размер,
а затем перенести ее в нужное место на
диаграмме.

Актуализация
диаграмм. Если
Вы внесете изменения в ту часть таблицы,
по которой строилась диаграмма, то
программа Excel автоматически модифицирует
диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу
новую строку или столбец, то действуйте
следующим образом. Промаркируйте новые
данные в таблице и перенесите их с
помощью мыши на диаграмму. Для этого
поставьте указатель мыши на границу
маркированной области и, не отпуская
левой кнопки мыши, переместите ее на
диаграмму. Как только Вы отпустите
кнопку мыши, диаграмма будет изменена
(актуализирована). Эта техника получила
в корпорации Microsoft название Drag
& Drop.

5.ФУНКЦИИ
EXCEL

Для
выполнения табличных вычислений нужны
формулы. Поскольку некоторые формулы
и их комбинации встречаются очень
часто, то программа Excel предлагает
более 200 заранее запрограммированных
формул, которые называются функциями.

Все
функции разделены по категориям, чтобы
в них было проще ориентироваться.
Встроенный Конструктор
функций
помогает на всех этапах работы правильно
применять функции. Он позволяет построить
и вычислить большинство функций за два
шага.

В
программе имеется упорядоченный по
алфавиту полный список всех функций,
в котором можно легко найти функцию,
если известно ее имя; в противном случае
следует производить поиск по категориям.
Многие функции различаются очень
незначительно, поэтому при поиске по
категориям полезно воспользоваться
краткими описаниями функций, которые
предлагает Конструктор функций. Функция
оперирует некоторыми данными, которые
называются ее аргументами. Аргумент
функции может занимать одну ячейку или
размещаться в целой группе ячеек.
Конструктор функций оказывает помощь
в задании любых типов аргументов.

Рис.14.
Пиктограмма Конструктора функций на
панели инструментов Excel

Конструктор
функций.
Промаркируйте ту ячейку, в которой
должен появиться результат вычислений.
Затем щелчком по пиктограмме Конструктора
функций (рис.14) откройте диалоговое
окно Конструктора.

Рис.15.
Диалоговое окно Конструктора функций
(шаг 1)

В
левом поле этого окна перечислены
категории функций, а в правом — функции,
соответствующие выбранной категории.
Для того чтобы увидеть все функции,
следует щелкнуть мышью по опции Все
в поле категорий.

Щелкните
мышью по названию нужной Вам функции,
тогда название функции появится в
отдельной строке вместе с кратким
описанием этой функции. Здесь же
указываются типы аргументов функции
и их количество. Аргументы задаются на
следующем шаге работы с Конструктором.
Чтобы перейти к нему, щелкните по
командной кнопке ОK.

На
втором шаге в диалоговом окне Конструктора
указываются аргументы функции.
Конструктор различает аргументы,
которые должны учитываться обязательно,
и необязательные (опциональные)
аргументы. Чтобы задать аргумент
функции, нужно либо ввести его адрес с
клавиатуры, либо в таблице промаркировать
область, где он расположен. Тогда адрес
аргумента функции появится в
соответствующем поле диалогового окна
Конструктора.

Рис.16.
Конструктор функций (шаг 2)

Щелкните
по командной кнопке ОК,
чтобы закрыть окно Конструктора функций.
После этого в указанной ячейке таблицы
появится результат вычислений, но
ячейка останется маркированной. В
наборной строке можно увидеть выбранную
функцию вместе с соответствующими
аргументами.

Автосумма.
Промаркируйте
ячейку, где должна располагаться сумма,
и щелкните мышью по пиктограмме сложения
.

В
наборной строке появится знак равенства
и слово «СУММ», за которым в скобках
обычно следует адрес некоторой области,
которую программа предлагает после
анализа близлежащих ячеек в качестве
области суммирования. Если Excel «угадала»
правильно, щелкните по пиктограмме с
«галочкой».

В
противном случае промаркируйте группу
ячеек, которые нужно сложить. Можно
промаркировать несколько несмежных
групп ячеек, используя клавишу Ctrl.
Эту клавишу нужно удерживать в нажатом
состоянии до тех пор, пока все группы
не будут промаркированы.

Адреса
групп можно ввести с клавиатуры.

Рис.17.
Применение режима Автосумма

6.ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL
2003

6.1.
Обмен данными

Обмен
данными позволяет пользователю Excel
импортировать в свои таблицы объекты
из других прикладных программ и
передавать (экспортировать) свои таблицы
для встраивания в другие объекты.

Концепция
обмена данными является одной из
основных концепций среды Windows. Между
объектами, которые обрабатываются
различными прикладными программами,
создаются информационные связи,
например, между таблицами и текстами.
Эти информационные связи реализованы
динамически, например, копия таблицы,
встроенная в текст, будет обновляться
(актуализироваться) всякий раз, когда
в ее оригинал вносятся изменения.

6.2.
Обработка списков

Списки
позволяют эффективно работать с большими
однородными наборами данных.

Списком
будем называть упорядоченный набор
данных, имеющих одинаковую структуру.
Например, списком является телефонный
справочник, в котором приведены фамилии
абонентов и номера их телефонов. В
программе Excel разработчики из фирмы
Microsoft значительно упростили работу со
списками. С технической точки зрения
списки представляют собой обычные
таблицы, для которых в программе Excel
имеются дополнительные операции
обработки: ввод списка данных, поиск
элемента в списке, редактирование
списков, фильтрация данных,
сортировка
данных, анализ данных (поиск тенденций
и закономерностей)

6.3.
Базы данных

В
комплект поставки Excel входит программа
обработки внешних баз данных MS Query.
Программа Query (Запрос) может работать
с текстовыми файлами и с данными, которые
были подготовлены следующими программами
управления базами данных: Ms Access, dBASE,
FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Если
в процессе работы с таблицей в программе
Excel возникает необходимость обратиться
к внешней базе данных, нужно запустить
программу Query. Это позволит импортировать
данные из базы и обрабатывать их как
обычные табличные данные в программе
Excel. В некоторых случаях внешние данные
можно обработать непосредственно
программой Query.

После
загрузки набора данных из него можно
выбрать часть записей путем включения
критериев отбора данных.

6.4.
Конфигурирование программы

Программу
Excel можно настраивать в соответствии
с индивидуальными запросами очень
широкого круга пользователей. Каждый
пользователь программы Excel, определив
круг наиболее часто используемых
функций, может организовать работу с
ними наиболее удобным для себя образом.
С другой стороны, те функции программы,
которые никогда не используются, можно
вообще убрать из конфигурации, чтобы
сэкономить ресурсы компьютера и повысить
эффективность обработки. Например,
каждый пользователь программы может
создать
пиктографическое меню,
изменить
вид основного окна,
изменить
вид рабочего листа, установить желаемые
шрифты, создать
шаблоны
таблиц и т.д.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Естественно,
что в рамках данной дипломной работы
нет никакой надежды полностью осветить
возможности столь многогранной
программы, как табличный процессор
Excel.
Для того, чтобы знать Excel
нужно в нем работать. Используя эту
программу, Вы, наверняка, будете открывать
все новые и новые возможности и свойства.
Исследуйте и экспериментируйте. Если
результаты Вам не нравятся, пробуйте
снова. Последствия почти всех действий
в Excel
можно отменить, поэтому, экспериментируя,
вы не потеряете ничего, кроме нескольких
минут вашего времени.

Microsoft
Excel – одна из самых популярных программ
вычислений электронных таблиц. Главной
особенностью её применения является
выполнение расчётов, как в бизнесе, так
и в быту. Если в своей работе мы часто
используем разного рода таблицы, списки,
бланки, при заполнении которых
производятся вычисления по формулам,
то эта программа для нас. С её помощью
можно проанализировать полученные
числовые данные, применяя удобные
встроенные инструменты, а также
представить результаты в графическом
виде. В расчётах можно использовать
более 400 математических, статистических,
финансовых и других специализированных
функций, связывать различные таблицы
между собой, выбирать произвольные
форматы представления данных, создавать
иерархические структуры и т.д.

Ехсе1
можно использовать как для решения
простых задач учета, так и для составления
различных бланков, деловой графики и
даже полного баланса Фирмы. Например,
на предприятии с помощью Ехсе1 можно
облегчать решение таких задач, как
обработка заказов и планирование
производства, расчет налогов и заработной
платы, учет кадров и издержек управление
сбытом и имуществом и многих других.

Однако
область применения программы не
ограничивается только сферой деловой
жизни. Благодаря мощным математическим
и инженерным функциям с помощью Ехсе1
можно решить множество задач также в
области естественных и технических
наук.

СПИСОК
ЛИТЕРАТУРЫ

Джошуа
С., Носситер А. Использование Microsoft
Excel
97 // «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.
Вонг
В., Роджер С. Паркер Microsoft
Office
97 для Windows
для «чайников» // «Диалектика»,
Киев-Москва, 1997 г.

«Как
работать с Microsoft
Office
97» // Microsoft
Press,
официальное издание, 1998 г.

Прикладные
программы Office
97.

Справка
по программе Microsoft
Excel
97.

6.
Петрик Дж. Бернс, Элисон Берроуз «Секреты
Excel 97.» – М.:Веста, 1999
-753с.

Источник

1. Microsoft Excel и его назначение

2. Ввод данных

2.1 Текст

2.2 Числа

2.3 Даты и время

2.4 Последовательность дат

2.5 Адресация в EXCEL

2.6 Заполнение ячеек

2.7 Копирование ячеек

2.8 Вычисления в Excel

2.9 Точность вычисления

2.10 Помощь мастера

2.11 Любые вычисления

2.12 Фильтр

3. Анализ данных с помощью диаграмм

3.1 Создание диаграммы

3.2 Изменение подписей, заголовков и других текстов диаграмм

3.3 Изменение имен рядов данных или текста легенды

3.4 Изменение подписей значений

3.5 Отображение рядов данных на вспомогательной оси

3.6 Изменение типа диаграммы

4. Использование макросов

5. Использование фильтрации и построение диаграмм в Excel

2.Анализ данных. Использование сценариев.

2.1 Анализ данных в ms Excel

1. Средства первичной обработки данных MSExcel

2.Сортировка, сортировка связанных областей

3. Поиск, виды поиска (поиск по формату и содержанию)

Для поиска текста или чисел в списке нужно:

4. Фильтрация (автофильтр, расширенный фильтр)

5. Использование форм

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Тест

Исследование методов обработки информации в табличном процессоре EXCEL

Реферат

Работа с файлами и вывод данных на печать

Решение задачи

Входная и выходная информация

<img decoding="async" onError="javascript: wp_broken_images = window.wp_broken_images || function(){}; wp_broken_images(this);" onerror="this.src='https://wordexcele.ru/wp-content/uploads/2023/09/111.png'" height="243" src="https://www.bibliofond.ru/wimg/11/550599.files/image007.gif" />

Рисунок 1 — Гистограмма

Рисунок 2 — Диаграмма

Заключение

1.
Microsoft
Excel и его
назначение

2.
Ввод данных

2.1
Текст

2.2
Числа

2.3
Даты и время

2.4
Последовательность дат

2.5
Адресация в EXCEL

2.6
Заполнение ячеек

2.7
Копирование ячеек

2.8
Вычисления в Excel

2.9
Точность вычисления

2.10 Помощь
мастера

2.11 Любые
вычисления

3.
Анализ данных с помощью диаграмм

3.1
Создание диаграммы

3.2
Изменение подписей, заголовков и других текстов диаграмм

3.3
Изменение имен рядов данных или текста легенды

3.4
Изменение подписей значений

3.5
Отображение рядов данных на вспомогательной оси

3.6
Изменение типа диаграммы

4.
Использование макросов

5.
Использование фильтрации
и
построение диаграмм в Excel

Работа с
файлами и вывод данных на печать

Решение
задачи