Обработка данных с помощь excel

                    
Министерство  образования
Ставропольского края

Государственное бюджетное профессиональное 
образовательное учреждение

   «Государственный агротехнический колледж»

 с.Московское

РЕФЕРАТ

на тему: Обработка данных средствами
электронных таблиц

Microsoft Excel

                                                                       
Работу выполнил обучающийся

Курс  2 Группа № 23

                                                                      
Адоньев
Михаил Викторович

с.Московское

2020

Введение

Microsoft Office – самое
популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые
версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют
создавать гибкие интранет – решения

Microsoft Office – семейство
программных продуктов Microsoft, которое) объединяет самые популярные в мире
приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый
процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство
подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint, приложение Microsoft Outlook и многое другое. Все эти приложения составляют
Стандартную редакцию Microsoft Office. В
Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access. Microsoft Office очень удобен – он не создает проблем при
изучении новых свойств приложений и работе с ними. Необходимая информация
всегда находится под рукой благодаря помощнику Office Assistant. Он в любой момент даст вам совет о том, как
лучше выполнить то или иное действие, или подсказку как найти нужный инструмент
в приложениях Microsoft Office. Существенно
упрощают повседневную работу технология IntelliSenseTM: фоновая проверка
орфографии в Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, фоновая
проверка грамматики в Microsoft Word, позволяющая
находить и исправлять орфографические и грамматические ошибки щелчком мыши, и
т.д.

Microsoft Office обеспечивает
эффективное распределение ресурсов вашего компьютера за счет использования
общих для всех приложений частей программ. Например, команды меню, панели
инструментов, средства проверки орфографии и грамматики русского и английского
языков, средства рисования, и т.д. – все это является единым набором
инструментов, который устанавливается единожды и используется всеми
приложениями Microsoft Office. Приложения
имеют общий интерфейс и тесно взаимодействуют между собой. Это упрощает работу
и облегчает работу с информацией. Microsoft Office позволяет максимально использовать возможности
сети Интернет или корпоративной интранет-сети. Новая технология даст вам все
нужное для быстрого поиска информации, публикации наглядных документов и
свободного перемещения по HTML-документам. Internet Assistants доступны во всех приложениях Office, помогают создавать
великолепные мультимедийные страницы Web, не изучая HTML. Вы просто сохраняете готовый документ Word в формате HTML. Остается только
поместить его на Ваш Web—cepBep.

Microsoft
Office имеет встроенный язык программирования – Visual Basic for
Applications (VBA). Этот язык позволяет создавать приложения, выполняемые в среде
Microsoft Office. Это могут быть разнообразные аналитические программы,
финансовые системы, программы учета кадров, системы автоматического создания
официальных писем / документов с помощью библиотеки готовых шаблонов и
т.п. При этом интерфейс создаваемой программы может быть совершенно непохожим
на интерфейс того приложения, в котором она написана.

1.                
Microsoft
Excel и его
назначение

Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский
ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г. исследование под названием Budgeting Models and System Simulation. Концепцию
дополнили в 1970 г. Пар до и Ландау, подавшие заявку на соответствующий
патент (U.S. Patent no. 4,398,249). Патентное
ведомство отклонило заявку, но авторы через) суд добились отмены этого решения.

Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как
отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном
разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г. Этот табличный редактор
для компьютера Apple II стал «убойным приложением», превратившим персональный
компьютер из экзотической игрушки для технофилов в массовый инструмент для
бизнеса. В последствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса –
SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1–2–3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, таблицы AppleWorks и gnumeric.

Табличный процессор, – категория программного обеспечения,
предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные
редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего
с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого
возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий
электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести
сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.

К категориям табличных процессоров относят интерактивные
компьютерные программы, предназначенные для создания и обработки документов в
виде таблиц данных. Программы обработки крупноформатных электронных
динамических таблиц (spreadsheets) часто именуют электронными таблицами, документы
же, создаваемые с помощью табличных редакторов, называют книгами (books). Такое их
название выбрано не случайно, оно лишний раз подчеркивает тот факт, что
табличные документы – это электронные аналоги обыкновенных бухгалтерских книг.

Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для хранения, обработки и
представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что
табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение
финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью MS Excel можно вести
простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени, погоды и
т.д. Кроме того, в MS Excel существует
возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также
возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.
Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль
диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для
индивидуальных задач. Редактор электронных таблиц – это программы, позволяющая
создавать и редактировать документы и таблицы, требующие большого количества
математических вычислений. При подготовке этих документов вам не придется
производить расчеты вручную – редактор электронных можно также использовать для
построения графиков, диаграмм, анализа данных и др. Самой популярной среди
табличных редакторов является программа Microsoft Excel, входящая в состав Microsoft Office.

2.       
Ввод данных

С помощью MS Excel возможно вводить
и обрабатывать следующие данные:

2.1       
Текст

Текстом является любая последовательность, состоящая из цифр,
пробелов и нецифровых символов, например приведенные ниже записи
интерпретируются как текст: 10АА109, 127ФЧН, 12–976, 2084675. Введенный текст
выравнивается в ячейке по левому краю.

2.2       
Числа

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы.
Стоящий перед числом плюс(+) игнорируются, а запятая интерпретируются как
разделитель десятичных разделов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр
и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от
установленных параметров в компоненте Язык и стантдарты Панели управления.

Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы
избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2

Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (–)
или заключать его в круглые скобки ().

Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю.

фильтрация

2.3       
Даты и время

В ячейки таблицы можно вводить даты и время суток. При вводе
дат в ячейки таблицы в качестве разделителя используются следующие символы:

·                  
точка, например, 01.04.99 или 01.04.99;

·                  
дефис, например, 01–04–99 или 01-апр-1999

·                  
косая черта с наклоном вправо, например, 01/04/99 или 01/04/1999.

Введенная дата всегда интерпретируются программой MS Excel как число и
выравнивается по правому нижнему краю ячейки.

Если дата введена с ошибкой, например введено число 01/04/99,
то программа интерпретирует введенное значение как текст, который выравнивается
в ячейке по нижнему левому краю. Поэтому при вводе дат следует обращать
внимание на то, как выравниваются введенные числа в ячейке. Это может быстро
обнаружить ошибки при вводе. Если дата введена в ячейку с ошибкой, то никакие
вычисления в дальнейшем с этой ячейкой будут невозможны.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует
вводить букву а
или р, отделенную
пробелом от значения времени, например 9:00 р. В противном случае время
будет интерпретировано на основе 24-часового формата. С датами можно
производить вычисления: складывать, вычитать, использовать в функциях. Правила
составления формул и использования функций, оперирующих с числами в формате Дата, точно такие же,
как при работе с обычными числами.

Чисто при вычислениях приходится опираться на текущую дату.
Чтобы не вводить ее каждый раз, рекомендуется использовать функцию СЕГОДНЯ. Особенность
этой функции заключается в том, что у нее нет входных параметров. На выходе эта
функция выдает текущую дату по системному таймеру. Доступ к функции СЕГОДНЯ,
а так же к другим функциям из категории Дата и время.

2.4       
Последовательность дат

Для создания ряда дат, в котором меняется день (например:
01.04.99, 02.04.99, 03.04.99), можно ввести с клавиатуры первый элемент ряда, в
нашем примере это число 01.04.99, затем подвести мышь к маркеру заполнения и
протащить вниз на нужное число ячеек.

Для создания ряда дат, в котором меняется месяц или год
(например: 01.04.99, 01.05.99, 01.06.99), можно ввести с клавиатуры два
элемента ряда в разные ячейки, в нашем примере это числа 01.04.99 и 01.05.99.
Затем выделить две ячейки с введенными датами, подвести мышь к маркеру
заполнения и протащить его вниз на нужное число ячеек. Аналогичные действия
нужно выполнить, чтобы создать ряд с датами, в которых изменяется год.

При протаскивании маркера заполнения вниз или влево ряд с
датами создается в возрастающем порядке, при протаскивании маркера вверх или
влево ряд создается в убывающем порядке.

Другой способ заполнения рядов датами состоит в следующем: в
ячейку вводим первую дату, затем подводим мышь к маркеру заполнения и
перемещаем его в нужном направлении право кнопкой мыши. Если правую кнопку
мыши, появляется контекстное меню, в котором следует выбрать соответствующую
команду, например, Заполнить по
месяцам, Заполнить по годам, Заполнить по рабочим дням и др.

2.5       
Адресация в EXCEL

Ссылкой (адресом) однозначно определяется ячейка или группа
ячеек, используемых в формуле. С помощью ссылкой можно использовать значение
одной и той же ячейки, находящиеся на других листах книги, в другой книге
(внешние ссылки) или в другом приложении (удаленные ссылки). Чтобы сослаться на
диапазон ячеек, вводится ссылка на верхний левый угол диапазона, ставится
двоеточие и ссылка на правый нижний угол диапазона (например, В2: D8).

Для задания адреса ячейка в Excel можно использовать два
режима адресации ячеек, в формате R1C1 и формате А1 (переключение с
одного на другой осуществляется командой Сервис – Параметры – вкладка Общие – Стиль ссылок).
Например, адреса ячеек в формате
R1C1 выглядит так: RC Текущая ячейка

RC[-1] Ячейка слева от текущей (относительная адресация) R[1] C Ячейка под активной
(относительная адресация) R10C12 Ячейка в 10-й строке и в 12-м столбце (абсолютная адресация).
Обычно в Excel используются
ссылка типа А1, где столбцы обозначаются буквами от А до IV (максимально 256),
где строки числами – от 1 до 65536.

Для указания на ячейку вводится буквами заголовка столбца и
номер строки. Например, D50 является ссылкой на ячейку, расположенную в пересечении столбца
D с 50-й строкой.

Адресация может быть абсолютной, относительной и смешанной. При копировании
формулы, содержащей относительные ссылки, и вставке ее в другое место, ссылки
будут меняться, настраиваясь на новое местоположение (Рис. 1 Табл.1). Если
необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку,
используются абсолютные ссылки (Рис. 1 Табл.2).

Рис. 1.
Адресация в Excel.

Для создания абсолютной ссылки на ячейку В11 ставится знак
доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменятся, поэтому в
данном примере абсолютная ссылка записывается: =В13*$В$11. Для установки знака
доллара используется клавиша F4, которую нужно нажимать до тех пор, пока на экране не
появится нужный вид ссылки. Таким образом, способ адресации влияет на адреса
ячеек в формулах при их копировании из одной ячейки в другую.

Если знак доллара стоит в таких вариантах А$4 или SA4, то адресация
называется смешанной. То измерение, у которого стоит знак доллара, при
копировании данного адреса не изменяется, а то измерение, где нет доллара – настраивается
на новое местоположение.

2.6       
Заполнение ячеек

Самый простой способ заполнять ячейки в Excel – щелкнуть
курсором мыши на ячейке и ввести с клавиатуры нужный текст или число. Чтобы
перейти к ячейке, расположенной ниже, нужно нажать [Enter], а к ячейке
справа – клавишу табуляции [Tab]. Также можно просто щелкнуть на нужной ячейке мышью. Для
редактирования значения в ячейке два раза щелкните на ней левой кнопкой мыши
или нажмите [F2].

2.7       
Копирование ячеек

Копирование ячеек в Excel можно выполнять примерно таким же способом, как
и в Word. Указателем мыши
выделите исходный диапазон и нажмите [Ctrl]+[C], чтобы скопировать данные в буфер обмена. Затем
поместите курсор в нужной ячейке и вставьте содержимое буфера обмена

([Ctrl]+[V]).

Существует и другой, более удобный способ копирования данных.
Выделите одну из ячеек, щелкнув на ней левой кнопкой мыши, и в правом нижнем
углу черного прямоугольника вы увидите квадратный маркер. Если подвести к нему
курсор мыши, то из белого широкого крестика он превратится в тонкий черный
крест – так называемый маркер автозаполнения. С его помощью очень просто и
удобно дублировать содержимое ячеек. Сначала выделите ячейку или диапазон,
который нужно скопировать, затем протащите маркер автозаполнения вниз по
ячейкам, которые требуются заполнить, и отпустите кнопку мыши.

Маркер автозаполнения позволяет копировать не только данные в
ячейках, но и целые строки или столбцы таблицы. Кроме простого дублирования Microsoft Excel может
автоматически продолжать заполнение прогрессии числами, комбинациями чисел и
текста, значениями даты и времени, основываясь на установленном образце.
Например, если в предыдущих ячейках стояли значения 1, 3, 5, то в заполнения
будут значения 7, 9, 11 и т.д.

2.8       
Вычисления в Excel

Microsoft Excel позволяет
заносить в ячейку статические (текст, цифры и т.д.) и вычисляемые (формулы)
данные. В отличие от обычного текстового поля, при вводе формулы впереди нее
необходимо проставить знак «=». Например, результатом выражения «=25+36*5»
будет значение 205.

В Microsoft Excel также можно
использовать немного более сложные выражения, в которых даются ссылки на другие
ячейки. К примеру, если в ячейке С1 ввести формулу «А1+В1», то результатом
будет сумма содержимого двух указанных в формуле ячеек. Причем если их значение
изменяется, то итог в С1 автоматически будет пересчитан.

Ни для кого не секрет, что программа Microsoft Excel является удобным
средством создания и оформления таблиц. Кроме всего прочего, это еще и мощный
инструмент для выполнения различных подсчетов.

2.9       
Точность вычисления

Microsoft Excel обеспечивает
довольно высокую точность вычисления – до девяти знаков после запятой. В
реальной жизни такая точность вряд ли потребуется, да и работать с длинными
дробными числами удобно далеко не всегда. В этом случае число лучше округлять
до нужного количества знаков после запятой. Сделать это можно с помощью
специального окна настроек параметров ячейки.

Сначала выделите ячейки, формат которых требуется изменить.
Теперь в меню
Формат выберите команду Ячейки… и перейдите на вкладку Число. Укажите
требуемое количество десятичных знаков и затем нажмите на кнопку ОК.

2.10   Помощь
мастера

В
дополнение к обычным арифметическим выражениям Excel позволяет производить
расчеты с использованием вспомогательных функций. Эти функции вводятся в строке
значения выбранной ячейки после знака равенства (точно так же, как и обычные
арифметические операции). Всю необходимую информацию можно ввести вручную, однако
неопытным пользователям проще будет прибегнуть к помощи специального мастера
функций. Для его запуска щёлкните левой клавишей мыши на кнопке fx (вставка
функции), или в главном меню программы выберите ВставкаФункция…, или же
воспользуйтесь комбинацией клавиш [Shift]+[F3]. Для удобства выбора все функции
рассортированы по категориям. По умолчанию в списке отображено десять недавно
использовавшихся функций, однако можно ввести и полный их алфавитный список, а
также перечень функций по их назначению. К примеру, для использования в Excel
доступно математические, финансовые, статические, логические, текстовые и
другие функции. Выбрав необходимую функцию из списка, вы всегда сможете
получить ее полное описание, щелкнув левой кнопкой мыши на ссылке Справка по
этой функции или нажав [F1].

2.11   Любые
вычисления

Обычно каждая функция в Excel имеет определенные параметры, которые
записываются в круглых скобках сразу же после ее названия. Как правило, в роли
параметров выступают конкретные числовые значения, с которыми должна работать
функция, либо использоваться в расчетах будут использоваться в расчетах. Кроме
того, в качестве аргументов функций могут выступать арифметические выражения,
равенства и неравенства, и даже некоторые другие функции. При вводе формулы вручную
очень удобно использовать сочетание клавиш [Ctrl]+[Shift]+[A], Если нажать эту комбинацию после ввода
названия функции, Excel автоматически подставят круглые скобки и подскажет, какие
аргументы необходимо в них ввести.

2.12   Фильтр

Иногда нужно просмотреть не все данные, а только те, которые
отвечают определенным условиям. Для таких случаев в Excel предусмотрена
специальная функция – автофильтр. Чтобы воспользоваться ею, в меню Данные
выберите пункт
ФилътрАвтофилътр. В верхней строке таблицы, где обычно находятся
названия столбцов, сразу появятся кнопки .

Щелкнув на любой из них, можно увидеть выпадающий список с
отображенными уникальными значениями столбца. Если указать одно значение, будут
отображены все строки, удовлетворяющие выбранному условию. Помимо этого в
выпадающем списке есть и другие пункты.

Рис. 2. Автофильтр

Например, выбрав команду (Первые 10…), вы
получите возможность указать количество наибольших или наименьших элементов,
идущих с начала списка (например, первые три наибольших). Кроме того, в
выпадающем списке присутствует пункт% от количества элементов. При его выборе
будут указаны наибольшие или наименьшие значения, составляющие указанный
процент от общего количества записей таблицы.

Выбрав команду Условие, вы получите доступ к более сложной
функции отбора – по нескольким условиям. Здесь можно гибко задавать пределы
отбора значений, используя операторы сравнения больше, меньше, не равно,
начинается с и т.п. Допустимо ввести всего два условия отбора,
объединив их с помощью логических операторов и (удовлетворяется хотя бы одно из
двух условий).

Рис. 3. Пользовательский автофильтр

Если пользователь не знает написания искомых значений, можно
при выборке данных применить специальные символы маскирования, такие как «?» и
«*». Символ «?» поможет заменить один знак, а «*» – любое количество. Например,
если задать в качестве условия для отбора данных «? ювет», то будут показаны
строки со значениями «кювет», «бювет» и т.д. Если же ввести «*вет», то в
диапазон отбора попадут все слова, которые заканчиваются буквами «вет».

3.       
Анализ данных с помощью диаграмм

В MS Excel имеется
возможность графического представления данных в виде диаграмм. Диаграммы
связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются
каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма
может также использовать данные сводной таблицы. Несколько щелчков мыши – и
даже сложные таблицы станут понятнее благодаря диаграммам. Таблицы позволяют в
значительной мере упростить работу с данными, состоящими из текста и цифр. Тем
не менее цифры проигрывают в наглядности графическим представлениям. К счастью,
на основе данных в таблице Excel вы сможете построить графики, которые помогут заострить
внимание на соотношениях представленных цифр или тенденциях их изменений. Для
построения графика выделите нужный диапазон ячеек, включая цифры, надписи и
вставки, а затем воспользуйтесь командой Вставка диаграмма… В окне мастера
диаграмм вы сможете выбрать нужную из множества готовых типов – гистограмму,
круговую, точечную и др. Если же готовый шаблон не подходит даже после
настройки шрифтов. Цветов и расположения всех элементов – на основе уже
имеющихся типов диаграмм легко создавать новые.

3.1       
Создание диаграммы

Можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы.
Внедренная диаграмма – это объект, расположенный ни листе и сохраняемый вместе
с листом при сохранении книги. Внедренные диаграммы также связаны с данными и
обновляются при изменении исходных данных. Лист диаграммы – лист книги,
содержащий только диаграмму. Листы диаграммы связаны с данными таблиц и
обновляются при изменении данных в таблице.

Для того чтобы построить диаграмму: выделить ячейки,
содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме; если необходимо,
чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также
содержащие их ячейки; нажмите кнопку Мастер диаграмм и следуйте инструкциям
Мастера.

Для создания диаграмм из несмежных диапазонов нужно выделить
первую группу ячеек, содержащих необходимые данные, далее, удерживая клавишу CTRL, выделить необходимые
дополнительные группы ячеек и нажать кнопку Мастер диаграмм.

3.2       
Изменение подписей, заголовков и других текстов диаграмм

Большая часть текстов диаграмм, например подписи делений оси
категорий, имена рядов данных, текст легенды и подписи данных, связана с
ячейками рабочего листа, используемого для создания диаграммы. Если изменить
текст этих элементов на диаграмме, они потеряют связь с ячейками листа. Чтобы
сохранить связь, следует изменить текст элементов на рабочем столе.

3.3       
Изменение имен рядов данных или текста легенды

Ряд данных – группа связанных точек данных диаграмм,
отображающая значение строк или столбцов листа. Каждый ряд данных отображается по-своему.
На диаграмме может быть отображен один или несколько рядов данных. На круговой
диаграмме отображается только один ряд данных.

Чтобы изменить текст легенды или имя ряда данных на листе,
выберите ячейку, содержащую изменяемое имя ряда, введите новое и нажмите клавишу
ENTER. Чтобы изменить
текст легенды или имя ряда данных на диаграмме, выберите нужную диаграмму, а
затем выберите команду Диаграмма – Исходные данные. На вкладке Ряды выберите
изменяемые имена рядов данных. В поле Имя укажите ячейку листа, которую
следует использовать как легенду или имя ряда. Также можно просто ввести нужное
имя. Если в поле Имя ввести имя, то текст легенды или имя ряда потеряют связь с
ячейкой листа.

3.4       
Изменение подписей значений

Чтобы изменить подписи значений на листе, выберите ячейку,
содержащую изменяемые данные, введите новый текст или значение и нажмите
клавишу ENTER. Чтобы изменить
подписи значений на диаграмме, один раз щелкните мышью изменяемую подпись,
чтобы выбрать подписи для всего ряда, щелкните еще раз, чтобы выбрать отдельную
подпись значения. Введите новый текст или значение и нажмите клавишу ENTER. Если изменить
текст подписи значений на диаграмме, то связь с ячейкой будет потеряна.

3.5       
Отображение рядов данных на вспомогательной оси

При большом диапазоне изменения значений для разных рядов
данных в линейчатой диаграмме или при смешении типов данных (таких, как цена и
объем) есть возможность отобразить один или несколько рядов данных на вспомогательной
оси. Шкала этой оси соответствует значениям для соответствующих рядов.

1.                                   
Выберите ряды данных, которые нужно отобразить на вспомогательной
оси.

2.                                        
Формат – Ряды – вкладка Ось.

3.                                   
Установите переключатель в положение По вспомогательной оси.

3.6       
Изменение типа диаграммы

Для большинства плоских диаграмм можно изменить диаграммный
тип ряда данных или диаграмм в целом. Для объемной диаграммы изменение типа
диаграммы может повлечь за собой и изменение диаграммы в целом. Для объемных
диаграмм и для гистограмм есть возможность преобразовать отдельные ряды данных
в конусную, цилиндрическую или пирамидную диаграммы.

·                   
Выберите диаграмму, которую необходимо изменить, а также ряд
данных на ней. Для изменения типа диаграммы в целом на самой диаграмме ничего
не нажимайте.

·                   
Диаграмма – Тип диаграммы – на вкладках Стандартные или Нестандартные выберите необходимый тип.

Рис. 4. Пример круговой диаграммы

4.       
Использование макросов

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение
можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это последовательность
команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз. Когда необходимо выполнить
данную задачу. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения
последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение («воспроизведение»)
команд.

Все шаги и команды, выполняемые макросом, должны быть
спланированы перед записью или написанием макроса. Если при записи макроса была
допущена ошибка, сделанные исправления также будут записаны. Visual Basic хранит каждый
записанный макрос в отдельном модуле, присоединенном к книге.

Например, если в ячейке часто вводятся длинные текстовые строки,
можно записать макрос для форматирования этих ячеек для охватывания ими текста.
Выберите ячейку. Которая должна охватывать текст, и начните запись макроса.
Выберите команду
Формат – Ячейку – вкладку Выравнивание, установите флажок Переносить по
словам, нажмите кнопку ОК и затем кнопку Остановить запись.

Создать макрос можно двумя способами: написать программу на
языке программирования Visual Basic или записать
последовательность действий пользователя с помощью макрорекордера. Для вызова
макрорекордера используется пункт меню Сервис – Запись макроса – Начать запись –
дать имя и описание – кнопка Параметры – в которой следует указать имя
макроса и при необходимости назначить ему «горячие» клавиши или пункт меню.
После нажатия кнопки ОК на экране появится панель Запись макроса с кнопкой Останов
и все дальнейшие действия пользователя будут записаны в макрос. Остановить макрос или Сервис – Запись
макроса – Остановить запись.

Можно запустить макрос, выбрав его из списка в диалоговом
окне Макрос. Чтобы макрос запускался после каждого нажатия определенной кнопки
на панели инструментов, сочетание клавши или графическому объекту на
листе.

После записи макроса код программы можно просмотреть в
редакторе Visual Basic для исправления
ошибок и внесения требуемых изменений в макрос. Редактор Visual Basic разработан для
упрощения написания и редактирования программ начинающими пользователями и
предоставляет справку. Он позволяет редактировать макросы из других книг,
переименовать модули, хранящие макросы, и переименовать макросы.

Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться
макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они
могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить
надежность источник макросов. Всякий раз при открытии книги, содержащей
макросы, можно проверить источник макросов, прежде чем разрешить их.

5.       
Использование фильтрации
и
построение диаграмм в Excel

Использование фильтрации и построение диаграмм в Excel мы рассмотрим на
примере таблицы расчета зарплаты сотрудников некоторой фирмы.

Рис. 5. Таблица расчета зарплаты сотрудников.

Продемонстрируем действие автофильтра для фильтрации таблицы
по полю оклад. Условия отбора должны удовлетворять следующему критерию:

23000 р. < Оклад < 30000 р.

Для этого выделим одну из ячеек таблицы и в меню Данные
выберем пункт Фильтр|Автофильтр.

Рис. 6. Таблица с установленным автофильтром

После применения автофильтра в заголовках столбцов таблицы
проявятся кнопки со стрелками. Нажав на любую из них, мы раскроем список,
позволяющий задать условия фильтрации соответствующего столбца. Так если нас
интересуют данные, имеющие определенное значение, надо лишь выбрать его в
выпадающем списке фильтрации – на экране останутся только те строки, которые
содержат указанное значение. При этом номера отфильтрованных строк будут
выделены синим цветов.

С помощью пользовательского автофильтра можно задавать
критерии отбора для текста и чисел, внесенных в столбцы таблицы. Для этого
следует выбрать пункт Условие… в списке фильтрации.

Пользовательский
автофильтр позволяет также задавать сложные условия отбор, состоящие из двух
частей. При этом надо отметить пункт И, если оба условия должны выполняться
одновременно, а пункт ИЛИ выбирается, когда достаточно выполнения хотя бы
одного из заданных условий. Помимо автофильтра для отбора данных можно
использовать и расширенный фильтр. Он более сложен в применении, но имеет свои
преимущества.

Применим пользовательский автофильтр для фильтрации таблицы
по условию 23000 р. < Оклад < 30000 р.

Рис. 7.
Таблица с пользовательским автофильтром

Рис. 8.
Таблица после применения пользовательского автофильтра

Построим
теперь круговую диаграмму окладов сотрудников фирмы.

Воспользуемся
для этого мастером диаграмм (Рис. 9).

Рис. 9.

Нажимаем
на кнопку «Далее».

Рис. 10.
Выбор диапазона данных

Следующий
шаг – выбор диапазона «Подписи категорий».

Рис. 11.
Выбор диапазона «Подписи категорий»

Нажимаем
на кнопку «Далее».

Даем
название диаграмме.

Рис. 12.
Название диаграммы.

Устанавливаем
видимость значений оклада сотрудников.

Рис. 13.
Оклада сотрудников

Нажимаем
на кнопку «Далее» и выбираем построение диаграммы на имеющемся листе (Рис. 14).

Рис. 14.

Нажимаем
на кнопку «Готово» и получаем требуемую диаграмму (Рис. 15).

Рис. 15.

Заключение

В этой работе мы познакомились с Microsoft Office, Excel. Табличный
процессор Microsoft Excel дал возможность
без труда обрабатывать числа и любую другую деловую информацию.

Поняв работу в Microsoft Excel мы имеем возможность вести простые базы данных для учета
материалов, товаров, денег. Также узнали что в Microsoft Excel можно просто и без труда представлять цифровые
данные в виде диаграммы, что упрощает подсчет чисел. Разобрались как делать
таблицы, как их сохранять, проводить статистику, копировать, подсчитывать.
Пользовательский интерфейс Office Fluent, ориентированный
на результаты, всегда позволяет найти в Office Excel нужные средства, когда они необходимы. В зависимости от
выполняемой работы (например, создание таблицы или формулы) Office Excel предлагает
пользователю соответствующие команды. В Office Excel удобно работать с большими объемами данных поддерживаются
электронные таблицы, содержащие до 1 миллиона строк и 16 ООО столбцов. Помимо
увеличенных размеров таблицы, в Office Excel внедрена поддержка платформ с многоядерными процессорами,
что позволяет значительно ускорить расчет таблиц, содержащих множество формул.
Создание и работа с диаграммами протекают одинаково в различных приложениях,
поскольку средство построения диаграмм в Office Excel совместимо с Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint. Кроме того, с
помощью библиотеки подключений к данным можно легко подключаться к внешним
источникам данных. Более простое применение условного форматирования к данным
позволяет выявлять закономерности и отслеживать динамику данных. Среди новых
средств визуализации можно назвать градиенты, графики распределения, столбцы
данных и значки показателей эффективности.

Список Литературы

1.    Владислав Ткачук.
ПК просто! Путеводитель в мире компьютеров.

2.  И.Г. Лесничая, И.В. Миссинг,
Ю.Д. Романова, В.И. Шестаков.

3.     Винстон У.Л. Microsoft Office Excel
2019. Анализ
данных и бизнес – моделирование.

4.    Пил Д. Microsoft Excel 2020

5.  Сингаевская Г.И. Функции
в Microsoft
Office Excel 2019

Размещено на Allbest.ru

В
электронных таблицах доступны такие
средства обработки данных, как сортировка,
фильтрация и формирование итогов.
Использование этих средств требует
представления электронной таблицы в
виде базы данных или списка. В этом
разделе показано, как представить
электронную таблицу в виде базы данных
и применить к ней аппарат сортировки,
фильтрации и формирования итоговых
данных, включая средства сводных таблиц.

Список
— это один из способов организации
данных на рабочем листе. Список создается
как помеченный ряд, состоящий из строк
с однотипными данными. Данные,
организованные в список, в терминологии
Excel называются базой данных (БД). При
этом строки таблицы — это записи базы
данных, а столбцы — поля записей БД.
Чтобы превратить таблицу Excel в список
или базу данных, необходимо присвоить
столбцам однострочные имена, которые
будут использоваться как имена полей
записей БД. Следует иметь в виду, что
однострочные имена столбцов могут
состоять из нескольких строк заголовков,
размещенных в одной строке таблицы
Excel.

При
создании списка или базы данных на
рабочем листе Excel необходимо выполнять
следующие правила:

1.
На одном рабочем листе не следует
помещать более одного списка, поскольку
некоторые операции, например Фильтрация,
работают
в определенный момент только с одним
списком.

2.
Следует отделять список от других данных
рабочего листа хотя бы одним незаполненным
столбцом или одной незаполненной
строкой. Это поможет Excel автоматически
выделить список при выполнении фильтрации
или при сортировке данных.

3.
Список может занимать весь рабочий
лист.

4.
Имена столбцов должны располагаться в
первой строке списка. Excel использует
эти имена при создании отчетов, в поиске
и сортировке данных.

5.
Для имен столбцов следует использовать
шрифт, тип данных, выравнивание, формат,
рамку или стиль прописных букв, •отличных
от тех, которые использовались для
данных списка.

6.
Чтобы отделить имена столбцов от данных,
следует разместить рамку по нижнему
краю ячеек строки с именами столбцов.
Не рекомендуется использовать пустые
строки или пунктирные линии.

Сортировка
данных. Список БД можно отсортировать
по алфавиту, числам или в хронологическом
порядке в соответствии с содержанием
определенного столбца или столбцов.

Чтобы
отсортировать весь список, достаточно
выделить одну ячейку и выбрать в меню
Данные
команду
Сортировка.
Excel
автоматически выделит весь список. Если
в первой строке списка БД находятся
имена столбцов, то они не будут включены
в сортировку. Необходимо иметь в виду,
что в этом случае итоговая строка
исходного списка также будет включена
в сортировку, поэтому целесообразнее
самостоятельно выделять область
исходного списка для сортировки.

Команда
Сортировка
осуществляется
через диалоговое окно. В трех окнах
ввода окна Сортировка
можно
задать ключи, по которым она будет
выполнена.

В
диалоговом окне Сортировка
имеется
режим Параметры,
который
позволяет установить порядок сортировки
по первому ключу — обычный или определяемый
пользователем, задать учет кодировки
строчных и прописных букв (учет регистра
символов), а также направление сортировки
— по возрастанию или по убыванию.

Для
быстрой сортировки на панели инструментов
Стандартная
находятся
две кнопки:

Фильтрация
данных в списке. С помощью фильтров
можно выводить и просматривать только
те данные, которые удовлетворяют
определенным условиям.

Excel
позволяет быстро и удобно просматривать
требуемые данные из списка БД с помощью
простого средства — автофильтра. Более
сложные запросы к базе данных можно
реализовать с помощью команды Расширенный
фильтр.

Чтобы
использовать автофильтр,
надо
сначала выделить область БД для поиска,
с заголовками столбцов. При этом имена
столбцов списка Excel преобразует в имена
полей записей БД.

Затем
выполнить команду Автофильтр
в меню
Данные.

По
команде Автофильтр
Excel
помещает раскрывающиеся стрелки
непосредственно на имена столбцов
списка. Щелкнув по стрелке, можно вывести
на экран список всех уникальных элементов
соответствующего столбца. Если выделить
некоторый элемент столбца, то будут
скрыты все строки, кроме тех, которые
содержат выделенное значение.

Элемент
столбца, который выделен в раскрывающемся
окне списка, называется критерием
фильтра. Можно продолжить фильтрацию
списка с помощью критерия из другого
столбца. Чтобы удалить критерии фильтра
для отдельного столбца, надо выбрать
параметр Все
в
раскрывающемся списке столбца. Чтобы
показать все скрытые в списке строки,
надо выбрать в меню Данные
команду
Фильтр,
а затем
— команду Показать
все.

С
помощью автофильтра можно для каждого
столбца задать Пользовательские
критерии отбора
записей базы данных, например, вывести
на экран только те записи, значения
полей которых находятся в пределах
заданного интервала. Чтобы задать
пользовательский критерий, надо в
раскрывающемся списке столбца выбрать
параметр Настройка…
затем
в диалоговом окне Пользовательский
автофильтр ввести
нужные критерии.

Возможна
фильтрация списков в Excel по сложным
критериям с использованием команды
Расширенный
фильтр.

Для
фильтрации списка или базы данных по
сложному критерию, который будет
определен ниже, а также для получения
части исходного списка по нескольким
заданным столбцам в Excel ис пользуется
команда Расширенный
фильтр меню
Данные.
Отличие
этой команды от команды Автофильтр
состоит
в том, что кроме перечисленных выше
возможностей отфильтрованные записи
можно вынести в другое место рабочего
листа Excel, не испортив исходный список.

Чтобы
использовать команду Расширенный
фильтр, надо
сначала создать таблицу критериев,
которую следует разместить на;
том же
рабочем листе, что и исходный список,
но так, чтобы не скрывать его во время
фильтрации.

Для
формирования таблицы критериев необходимо
скопировать имена полей записей БД
(имена столбцов списка) в ту часть
рабочего листа, где будет располагаться
таблица критериев.

При
этом число строк в этой таблице
определяется только числом критериев
поиска. Однако включение пустых строк
в таблицу критериев недопустимо,
поскольку в этом случае будут найдены
все записи базы данных. Задание критериев
поиска в виде констант требует точной
копии имен тех столбцов исходного
списка, которые задают условия фильтрации.
Кроме таблицы критериев для команды
Расширенный
фильтр надо
определить вид выходного документа.
Это означает, что следует скопировать
в свободное место рабочего листа имена
только тех столбцов списка, ко-1 торые
определяют вид выходного документа.
Количество строк в выходном документе
Excel определит сам.

Таким
образом, для выполнения команды
Расширенный
фильтр надо
выполнить три действия:

сформировать
в свободном месте рабочего листа таблицу
критериев;

сформировать
шапку выходного документа;

выделить
область поиска в исходном списке.

Использование
вычислительного критерия. Ввод вычисляемых
критериев поиска в таблицу требует
выполнения следующих правил.

1.
Формула должна выводить логическое
значение истина
или

ложь.
После
выполнения поиска на экран выводятся
только те стро

ки,
для которых результатом вычисления
формулы будет истина.

2.
Формула должна ссылаться хотя бы на
один столбец в списке.

Использование
вычисляемого критерия накладывает
существенное ограничение на таблицу
критериев. В этом случае имя столбца в
таблице критериев, содержащего значение
вычисляемого критерия, должно отличаться
от имени подобного столбца в исходном
списке.

Формирование
итогов в электронной таблице осуществляется
командой Итоги
из меню
Данные.
Чтобы
команда Итоги
работала,
список должен быть сначала отсортирован.
После сортировки можно подсчитать итоги
по группам записей. Команда Итоги
позволяет
подводить итоги более чем по одному
полю из группы записей, а также добавлять
обрабатываемые поля и применять для
вычисления итогов другие функции.

Сводная
таблица — это еще один инструмент
обработки больших списков с данными.
Поскольку в этом случае сразу подводятся
итоги, выполняются сортировка и фильтрация
списков, то сводная таблица является
более мощным инструментом обработки
данных, который называется «Мастер
сводных таблиц». Для создания сводной
таблицы необходимо выполнить следующие
шаги:

выделить
область списка;

в
меню Данные
выбрать
команду Сводная
таблица, по
которой на экран выводится окно Мастера
сводных таблиц;

щелкнув
по кнопке Далее,
перейти
к следующему шагу.

С
помощью мыши можно перетащить поля
списка из правой части окна Мастера
сводных таблиц в
области Строки,
Столбца и
Данных
в том
же окне. Таким образом формируется вид
выходного документа.

Последний
шаг построения сводной таблицы определяет,
где будет размещена сводная таблица.
Рекомендуется размещать ее на отдельном
рабочем листе. При необходимости можно
сводную таблицу озаглавить.

Для
печати электронной таблицы ее следует
предварительно подготовить. Для этого
необходимо:

разбить
ЭТ на страницы;

установить
параметры страницы;

создать
необходимые колонтитулы;

создать
заголовки для печати, чтобы шапка таблицы
выводи

лась
на каждом листе;

просмотреть
материал, подготовленный для печати.

Чтобы
разбить ЭТ на страницы, необходимо
вставить горизонтальные разделители
конца страницы в требуемых местах ЭТ.
Для этого надо выполнить следующее:
выделить строку, с которой надо начать
новую страницу; в меню Вставка
выполнить
команду Разрыв
страницы;

В
результате Excel вставит широкую пунктирную
линию (конец страницы) сверху от выделенной
строки.

Аналогично
можно разбить на страницы остальную
часть ЭТ.

Для
установки параметров страницы в меню
Файл
следует
выбрать команду Параметры
страницы, определив
размеры полей, наличие и расположение
колонтитулов, а также наличие заголовков
таблицы и другие параметры.

Вопросы
и задания

1.
Что такое электронная таблица и каковы
ее основные функции?

2.
Укажите типы данных, используемые в
электронных таблицах.

3.
Какой класс задач решается с помощью
электронных таблиц?

4.
Чем отличается абсолютный адрес ячейки
от относительного?

5. Что
такое рабочий лист и рабочая книга?

6.
Какие возможности предоставляет Excel
при работе с диаграммами?

7.
Какими средствами располагает Excel для
сортировки и выборки данных?

8.
Какие ограничения имеет сортировка в
Excel?

9.
Что такое фильтрация данных?

10.В
чем отличие автофильтра от расширенного
фильтра?

11.Как
автоматически просуммировать данные
в строках и столбцах?

12.Что
такое мастер формул?

13.Чем
отличается расширенный фильтр от
автофильтра?

14.Что
такое сводная таблица и как ее создать?

15.Что
такое связывание объектов в Excel? Для
чего используются связи?

16.Как
установить связь между данными разных
рабочих листов в

одной
рабочей книге?

17.Как
установить связь между данными из разных
рабочих книг?

18.Какую
проблему позволяет решить установление
связей между разными таблицами в Excel?

19.Можно
ли таблицу, созданную в Excel, вставить в
документ Word?

Темы
рекомендуемых лабораторных работ

1.
Технология обработки электронных
таблиц.

2.
Организация вычислений средствами
электронных таблиц.

3.
Средства деловой графики электронных
таблиц.

4.
Инструментальные средства электронных
таблиц.

5.
Обработка данных в Excel.

6.
Подготовка и печать ЭТ.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Финансы в Excel

Третья статья, посвященная обработке больших объемов данных с помощью Excel, описывает преимущества использования сводных таблиц. Вообще, эта статья должна была быть первой в цикле, если говорить о пользе того или иного метода работы. Действительно, интерфейс сводных таблиц специально создавался для анализа больших объемов данных, которые могут храниться не только в диапазонах электронных таблиц, но и во внешних источниках данных. Понимание принципов работы и практическое использование сводных таблиц позволяет существенно оптимизировать повседневную работу экономистов. Повышение уровня анализа данных, в свою очередь, ведет к улучшению управляемости компании и принятию верных управленческих решений менеджерами различных уровней.

Общетеоретические вопросы по работе со сводными таблицами и многомерным анализом данных описаны в другой статье на нашем сайте.

Здесь остановимся подробнее на конкретных методах обработки данных при помощи интерфейса сводных таблиц. В качестве примера используйте файл nwdata_pivot.xls.

Использование сводных таблиц

Выборка уникальных значений

Одной из самых популярных задач, решаемой при помощи сводной таблицы – это выборка уникальных значений из списка или массива данных. Использование интерфейса сводной таблицы позволяет решить эту задачу самым «элегантным» способом – без использования формул.

В примере на листе Выборка показан список стран и количество упоминаний в массиве данных.

В поле данных необходимо, чтобы стоял вид операции – «количество». Этот параметр позволяет обрабатывать в области данных сводной таблицы нечисловые поля исходных данных. Альтернативой операции подсчета количества служит стандартная функция COUNTIF. Сформировать набор уникальных значения только с помощью формул в принципе тоже возможно (см. часть 1), но это потребует очень сложных формул с вычисляемой адресацией. То есть, использование сводной таблицы в данной задаче – это самый оптимальный способ решения.

Суммирование значений

Другая популярная задача для применения интерфейса сводных таблиц – это получение итоговых значений по уникальным записям массива данных.

В примере на листе Сумма сформированы итоговые данные по заказам по каждой стране:

Вид операции «Сумма» в поле данных допускает использование только числовых полей. Прочие виды агрегации исходных данных на практике почти не используются.

Для решения задачи при помощи стандартных формул можно использовать функцию SUMIF. Очевидно, что сложность возникает не в консолидации значений, а, также как и в прошлом примере, в выборке уникального списка (в примере — названия стран).

Двухмерный анализ

Описанные ранее примеры демонстрируют анализ данных по одному критерию. Электронные таблицы позволяют наглядно представить данные в двух измерениях: по столбцам и по строкам. Сводные таблицы также имеют эти области отображения данных.

В примере на листе Таблица сформирован отчет по странам и датам, показывающий изменение показателя количества заказов во времени. Обратите внимание, что для поля типа дата применена дополнительная группировка: по месяцам и по годам.

Суммирование по нескольким критериям допустимы и через стандартные функции Excel SUMIFS, SUMPRODUCT, а также функции обработки массивов (см. часть 1). Однако, такой вариант требует предварительно известные значения параметров — ключей выборки. Кроме того, расчет при помощи формул требует значительно больше времени, что на больших объемах данных может привести к большим потерям в производительности работы.

Многомерный анализ

Кроме визуального анализа в области по строкам и столбцам, в сводных таблицах можно использовать глобальный фильтр по одному или нескольким полям исходных данных. Для этого предназначена специальная область ячеек, расположенная над сводной таблицей.

Пример на листе Фильтр демонстрирует возможность просмотра данных по компаниям одной страны с использованием области фильтра сводной таблицы:

Поле фильтра можно переместить в область строк или столбцов, что позволит просмотреть больший массив информации. Кроме описанной области фильтров, дополнительную фильтрацию данных можно осуществлять через настройку списков ключевых полей в областях строк или столбцов.

Аналогом использования фильтров сводной таблицы при помощи формул рабочего листа являются в большинстве случаев формулы обработки массивов.

Примеры на листах pivot1 и pivot2 показывают варианты отображения одной и той же информации с использованием различных настроек измерений сводной таблицы.

Работа с данными

Обновление данных

Сводная таблица может быть основана как на данных, находящихся в произвольной области ячеек, так и во внешних источниках данных. Остановимся сначала на первом варианте работы. Т.е. данные для анализа хранятся в диапазоне ячеек рабочего листа Excel.

Отчет в виде сводной таблицы может быть подготовлен как для одноразового использования, так и для постоянного применения с изменяемым набором исходных данных. Последний вариант предоставляет пользователю большие возможности по интерактивной работе: требуется настроить и отформатировать отчетную форму один раз, затем при редактировании исходных данных изменения в конечной форме будут производиться автоматически. При этом отчет не только изменяет данные, но может также добавлять и удалять строки и столбцы, что практически нереализуемо формулами рабочего листа.

Мастер построения сводной таблицы позволяет указать диапазон ячеек, используемых в качестве источника данных. Если при обновлении информации были добавлены новые строки, то они могут не попасть в источник данных сводной таблицы, и, соответственно, не будут корректно проанализированы. Эта особенность достаточно сложна для отслеживания при обработке больших объемов данных.

Изменить диапазон-источник данных для существующей сводной таблицы можно через специальный диалог Excel 2007-2010. В предыдущих версиях Excel эта интерфейсная возможность реализована в «Мастере работы со сводными таблицами», в случае, когда он запущен из активной сводной таблицы. После открытия мастера необходимо вернуться на один шаг назад:

Исправления источника данных можно также произвести программным способом. Например, через окно вычислений редактора VBA (Immediate):

Чтобы не задумываться над корректностью размеров диапазона-источника данных сводной таблицы, можно изначально при построении задать диапазон строк с большим запасом. Например, зная, что предполагаемый объем строк не превышает 10000, можно сразу задать это значение в виде размера диапазона. Такая избыточность на практике не приведет к видимым замедлениям в работе интерфейса сводной таблицы. Пустые значения в измерениях отчета можно скрыть. Недостаток этого метода проявляется, в первую очередь, при работе с полями типа «дата». Стандартный интерфейс сводной таблицы позволяет реализовать различные группировки при работе с типом «дата» (по месяцам, по кварталам), но при наличии пустых значений эти возможности становятся недоступными, так как Excel определяет такой столбец как текстовый..

В дополнение к рассмотренным методам управления источником данных, предлагаем настраивать диапазон строк сводной таблицы активного рабочего листа программными методами. Если источник данных занимает рабочую область листа целиком, то можно использовать такую команду:

ActiveSheet.PivotTables(1).SourceData = _
   Left(ActiveSheet.PivotTables(1).SourceData, _
       InStr(ActiveSheet.PivotTables(1).SourceData, "!")) & _
   Range(Application.ConvertFormula( _
       ActiveSheet.PivotTables(1).SourceData, xlR1C1, xlA1) _
           ).Worksheet.UsedRange.Address(ReferenceStyle:=xlR1C1)
 

Самым надежным, но медленным способом, является последовательная проверка строк листа-источника с последующим заполнением свойства SourceData активной сводной таблицы. Обратите внимание, что это свойство хранится только в R1C1-адресации.

Макрос можно вызывать по событию Worksheet_Activate, либо настроить «горячую» клавишу.

Работа с результатами анализа

Сводная таблица располагается в диапазоне ячеек рабочего листа Excel. Написание формул рабочего листа в границах сводной таблицы не допускается как при вводе вручную, так и программными методами. Теоретически допустима работа с ячейками, располагающимися в пределах границ сводной таблицы, при помощи ссылок для внешних формул. Часто на практике используется также функция VLOOKUP для поиска по столбцу сводной таблицы. Этот способ необходимо использовать с большой осторожностью — интерфейс сводного отчета предполагает изменение положения отображаемых данных относительно прямоугольных координат рабочего листа без какого-либо влияния на источник этих данных. То есть, нет никакой гарантии, что указанная в формуле ссылка внутрь сводной таблицы будет отображать правильное значение при дальнейшей работе с файлом. При этом источник данных может не меняться.

Имеются альтернативные способы обработки результатов сводной таблицы:

1. Копирование и вставка значений сводной таблицы на другой лист (с использованием функции «Специальная вставка») с дальнейшим поиском дынных уже по этому сформированному диапазону ячеек. Нарушить целостность данных в пределах простой таблицы гораздо сложнее, чем в сводной. Очевидно, что главным недостатком этого способа работы, является использование ручных операций после каждого обновления источника данных.
2. Использовать возможности функции GETPIVOTDATA (Excel 2002 и более поздние версии). Данная функция предполагает доступ к данным не по координатам рабочего листа, а по измерениям сводной таблицы. Для источников данных типа OLAP-куб предусмотрены специальные функции доступа к данным и измерениям: CUBEVALUE, CUBEMEMBER и другие (Excel 2007-2010). Данный способ работы неудобен, а также существенно замедляет работу, если требуется получить много различных значений сводной таблицы.
3. Отказаться от сводной таблицы для получения результатов. Вместо этого использовать формулы рабочего листа (см. Часть 1). Этот способ, несмотря на сложность реализации, может оказаться самым удобным в том случае, если на результатах основываются другие вычисления, а источник данных часто обновляется.

Версии интерфейса сводных таблиц

В новом формате файла xlsx (Excel 2007-2010) существенно изменены возможности интерфейса сводных таблиц. В предыдущие версии интерфейса (97-2003) вносились только «косметические» изменения:

• Excel 2000 (9.0) – базовая версия интерфейса сводных таблиц.
• Excel XP (10.0) – новая функция GETPIVOTDATE
• Excel 2003 (11.0) – похоже, что вообще никаких изменений не вносилось
• Excel 2007 (12.0) – новая версия интерфейса сводных таблиц с поддержкой расширенных диапазонов. Улучшена производительность, изменен внешний вид интерфейса. Сохранена совместимость со старым форматом.
• Excel 2010 (14.0) – поддержка надстройки PowerPivot. Работа с обновляемыми OLAP-кубами.

Основные изменения в новом формате файла (2007-2010):

• В одном столбце могут располагаться несколько полей сводной таблицы, выделенных отступами (сжатая форма).
• Срезы сводной таблицы позволяют визуально отображать текущий фильтрующий набор значений.
• Измерения в области фильтра поддерживают множественный выбор.
• Элементы измерения могут быть скрыты/отображены через кнопки, расположенные в той же ячейке, что и сам заголовок.
• Появилось несколько новых параметров в свойствах поля и таблицы.
• Доступны стили сводных таблиц, позволяющие изменить внешний вид отчетов в любой момент времени.

Для лучшего понимания отличий скачайте и откройте файлы-примеров nwdata_pivot1.xlsx и nwdata_pivot2.xlsx (в арихиве nwdata_pivot.zip). В первом файле представлен отчет в старом формате, во втором – в новом, исходные данные одинаковые.

Внутренняя организация интерфейса сводных таблиц

Для лучшего понимания принципов работы сводной таблицы рассмотрим внутреннюю организацию интерфейса.

Кэш сводной таблицы

При создании или обновлении сводной таблицы, независимо от выбранного типа источника, Excel переносит данные в промежуточное хранилище, так называемый, кэш сводной таблицы. Структура организации данных в кэше позволяет существенно оптимизировать агрегацию данных и вычисления в сводной таблице. Хранение данных в собственном кэше позволяет использовать различные источники данных с сохранением схожей функциональности.

Данные в кэше обновляются при нажатии кнопки «Обновить» интерфейса сводной таблицы (кнопка на ленте или в контекстном меню), либо по заданному интервалу времени, если такая установка задана в параметрах. Режим вычислений Excel (автоматический или ручной) при этом никак не влияет на сводную таблицу.

Несколько сводных таблиц (или диаграмм) могут отображать данные одного и того же кэша. Этот вариант работы используется для отображения нескольких отчетных форм одних и тех же данных без использования интерфейса настройки измерений. В этом случае при обновлении одной из таблиц автоматически перестраивается и та, что основана на том же кэше.

Объекты VBA

Доступ к данным программными методами возможен на уровне объектов сводной таблицы — объект PivotTable. Другие объекты сводной таблицы отвечают за расположение и визуальное отображение элементов и данных. К ним относятся коллекции полей: PivotFields, ColumnFields, RowFields, PageFields, DataFields. Варианты значений полей доступны через коллекции объектов PivotItems.

Универсальная возможность обращения к данным непосредственно в кэш (объект PivotCache) почему-то не предусмотрена разработчиками Excel. Логика при этом не совсем понятна. Как уже отмечалось, данные кэша хранятся отдельно и их даже можно увидеть в файле формата xlsx, если открыть этот файл как zip-архив. В зависимости от типа источника данных можно попытаться использовать свойство SourceData (для сводных таблиц на основе диапазона) или Recordset (для источников типа «запрос к базе данных»).

Вычисляемые поля и объекты сводной таблицы (CalculatedFields, CalculatedItems) имеют собственный механизм расчетов и дерево зависимостей формул, не относящееся к формулам рабочего листа Excel. На практике мы рекомендуем по возможности избегать большого количества вычисляемых полей в сводных таблицах, так как это приводит к существенному замедлению расчетов. Для источников данных в виде диапазонов ячеек часто можно просто добавить столбец с обычной формулой в исходные данные, а для запросов к базам данных — добавить вычисления непосредственно в текст SQL-запроса.

Виды источников данных

Глобально можно разделить источники данных на 3 типа:

1. Диапазоны ячеек
2. Запросы к базе данных
3. OLAP-кубы и PowerPivot2010 как один из вариантов реализации OLAP-механизма.

Диапазоны

Первый вариант работы – самый распространенный на практике; предыдущие описания примеров относятся как раз к данным, хранящимся в диапазоне ячеек.

Стандартный интерфейс Excel не позволяет строить сводный отчет на основе нескольких диапазонов ячеек. Причина такого ограничения не очень понятна. Есть подозрение, что разработчики просто не могут предложить интуитивно-понятный интерфейс пользователя для решения данной задачи. Техническая реализация задачи не выглядит слишком сложной – требуется просто заполнить кэш данных. В разделе Надстройки нашего сайта представлено наше собственное решение для построения сложных сводных отчетов.

Запросы к базе данных

Запросы к базе данных могут быть реализованы с использованием различных технических механизмов: Microsoft Query, ADO, ODBC. Независимо от интерфейса доступа к данным объединяющим фактором этого варианта работы является заполнение кэша сводной таблицы непосредственно из внешнего источника. При дальнейшей работе со сводной таблицей запрос может быть выполнен повторно, после чего данные будут заново перенесены в кэш. Этот метод позволяет анализировать данные из внешних источников (учетных систем) в реальном времени. При разрыве связи с источником данных, анализ может производиться на последних данных, попавших в кэш.

OLAP-кубы

OLAP-куб предоставляет промежуточный уровень подготовки информации для многомерного анализа в сводных таблицах. Куб хранит информацию о доступных типах полей (измерение или данные), иерархические зависимости полей, агрегированные значения (промежуточные итоги) и другие вычисляемые элементы. Главным преимуществом использования кубов перед прямыми запросами в базу данных является высокая производительность, так как данные перемещаются и агрегируются в промежуточном хранилище. Очевиден и недостаток данного метода – данные OLAP-куба могут содержать неактуальную информацию, что зависит от настроек хранилища.

До версии Office 2007 простой OLAP-куб можно было подготовить при помощи Microsoft Query, но в последних версиях эту возможность по непонятным причинам отключили. Разработчики настоятельно рекомендуют использовать SQL Server Analysis Service для создания и настройки OLAP-кубов. Рекомендация полезная, но, во-первых, этот сервис входит в состав только платных версий SQL Server, а, во-вторых, требует серьезного изучения, как интерфейса, так и языка обработки MDX-запросов.

http://ru.wikipedia.org/wiki/MDX

В примере к статье представлен архив nwdata_cube.zip с двумя файлами nwdata_cube.cub, nwdata_cube.xls. Обратите внимание на изменения в интерфейсе сводной таблицы при использовании OLAP-куба в качестве источника данных:

• Наличие иерархических измерений, нет возможности поменять родительский и дочерний элемент местами.
• Недопустимо перемещение измерений в область данных и наоборот.
• Промежуточные итоги отображаются для всех элементов, а не по текущему фильтру группы.

PowerPivot

Для Excel 2010 доступна специальная надстройка PowerPivot, которая является, по большому счету, альтернативным механизмом реализации OLAP-кубов. При помощи PowerPivot можно обрабатывать миллионы записей различных информационных файлов и баз данных с огромной производительностью. При этом интерфейс пользователя для конечного анализа данных реализован в Excel 2010.

С высокой вероятностью эта надстройка войдет в состав следующей версии Excel в качестве базовой функциональности. Мы очень надеемся посвятить описанию работы PowerPivot отдельную статью или даже цикл статей. На сегодняшний день PowerPivot + Excel являются, пожалуй, самым мощным инструментом для анализа больших объемов данных.

Официальный сайт PowerPivot:

http://www.powerpivot.com/

Цель работы:

• Научиться вводить данные в электронные таблицы.
• Научиться форматировать ячейки таблицы.
• Научиться работать со встроенными функциями Microsoft Excel 2010.

Теоретический материал

Интерфейс Excel 2010. Стартовое окно программы содержит три пустых листа рабочей книги. Вверху находится лента с инструментами вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Для вызова полного набора инструментов той или иной панели надо открыть окно данной панели, нажав на стрелочку в правом нижнем углу.

При этом откроется соответствующее окно с инструментами.

Пользователь, используя команды вкладки Главная, в документе Microsoft Excel 2010 может отформатировать ячейки и документ.

Формат ячейки включает в себя параметры, которые определяют:

•  вид представления числового значения ячейки (Главная/ Число или в контекстном меню Формат ячейки/ Число);
•  выравнивание и ориентацию содержимого ячейки (Главная/ Выравнивание или Формат ячейки/ Выравнивание);
•  вид шрифта (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Шрифт);
•  обрамление ячейки (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Граница);
•  Заполнение (фон) ячейки (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Заливка).

Кроме этого, можно установить параметры защиты данных, записанных в ячейку (Главная/ Ячейки/ Формат/ Защита или Формат ячейки/ Защита). Так же на вкладке Главная можно задать стиль ячеек или таблицы (Главная/ Стили).

Команды группы Ячейки позволяют Вставить или Удалить ячейки, строки и столбцы. С помощью команды Формат задать Размер, Видимость строки или столбца, Упорядочить листы и установить Защиту.

Обычно ячейки форматируются путем изменения отдельных параметров. Перед тем как изменить формат ячейки, необходимо установить на нее табличный курсор. Если же требуется установить формат для нескольких ячеек одновременно, следует предварительно выделить эти ячейки.

Ввод данных в ячейки Excel

В ячейки листа Excel можно вводить – числовые данные, текстовые данные и формулы. Кроме того, есть возможность ввести логические и ошибочные значения, значения даты и времени.

После ввода цифровых и текстовых данных нет необходимости нажимать клавишу Enter. Для перехода к следующей ячейке достаточно воспользоваться клавишами со стрелками или клавишей Tab.

Если необходимо начать ввод данных в текущей ячейке с новой строки, перейдите в режим редактирования ячейки и нажмите клавиши Alt+Enter.

По умолчанию текст в ячейках выравнивается по левому краю, а числа — по правому. При необходимости форматирование можно провести вручную.

Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства “=”. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.

Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения. Формулу можно распространить на блок ячеек.

При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы “$”. Изменяться только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$”, то при копировании формулы ссылка не изменится.

Если в ссылке используются символы $, то она называется абсолютной, если символов $ в ссылке нет — относительной. Адреса таких ссылок называются абсолютными и относительными, соответственно.

Функция Excel — это заранее определенная формула, которая работает с одним или несколькими значениями и возвращает результат.

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”.

Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы.
В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами.

Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.

При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).

Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать.

С помощью статистических функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того, возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа.

Т.к. функция суммы используется наиболее часто, то на вкладке Главная вынесена кнопка Автосумма . Кнопка Автосумма снабжена выпадающим списком, из которого можно выбрать другую формулу для ячейки.

Условная функция. Общий вид условной функции следующий:

ЕСЛИ(<условие>; <выражение1>; <выражение2>)

Условие — это логическое выражение, которое может принимать значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. <выражение 1> и <выражение 2> могут быть числами, формулами или текстами.

Условная функция, записанная в ячейку таблицы, выполняется так: если условие истинно, то значение данной ячейки определит <выражение 1>, в противном случае — <выражение 2>.

Логические выражения. Логические выражения строятся с помощью операций отношения (<, >, <= (меньше или равно), >= (больше или рано), =, <> (не равно)) и логических операций (логическое И, логическое ИЛИ, логическое отрицание НЕ). Результатом вычисления логического выражения являются логические величины ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Существуют особенности записи логических операций в табличных процессорах: сначала записывается имя логической операции (И, ИЛИ, НЕ), а затем в круглых скобках перечисляются логические операнды.

Вложенные логические функции ЕСЛИ.

Формат записи:

= ЕСЛИ(усл.1; выражение В; ЕСЛИ(усл.2; выражение С; ЕСЛИ(…))).

Число вложенных функций в принципе может быть любое, но общая длина строки не должна быть слишком большой.

Контрольные вопросы:

1. Как выполняется объединение ячеек?

2. Какие встроенные функции Microsoft Excel 2010 вы знаете?

3. Как работает Мастер функций?

4. Для чего используются функции МИН, МАКС, СРЗНАЧ?

5. В каких случаях применется условная функция ЕСЛИ?

6. Какие наиболее часто используемые функции можно выбрать с помощью команды Автосумма?

Практическая работа

Задание 1. Создать таблицу «Зачетная ведомость» и произвести простейшие статистические вычисления.

Методические указания:

1. Переименуйте рабочий лист книги Excel из Лист 1 в Зачет, дважды щелкнув мышью по названию листа: название листа находится на вкладке в нижней части окна Excel.

2. Наберите название таблицы:

• выделите ячейки с A1 по K1 (A1:K1);
• выберите Контекстное меню/ Формат ячеек/ Выравнивание/ Объединить ячейки или выполните команду Главная/ Выравнивание/ Объединить и поместить в центре ;
• наберите текст названия таблицы;
• установите размер шрифта 12, полужирное начертание.

3. Создайте таблицу с данными:

4. Вычислите лучшую оценку у ученика Абрамова К.:

• установите курсор в ячейку I6;
• нажмите на кнопку  рядом со строкой формулы, вызовите Мастер функций/ Функция/ Категория — Статистические/ МАКС;
• в строку Число1 введите диапазон ячеек C6:H6 (эти ячейки можно выделить мышью) и нажмите Ок. В ячейке появится найденное значение;
• протяните полученное значение на все остальные ячейки. В каждой строке значение вычисляется исходя из тех данных, которые в ней находятся;
• аналогичным образом найдите лучшую оценку и средний балл с помощью функций МИН и СРЗНАЧ соответственно.

5. Вычислите лучшую, худшую оценки и средний балл по каждой теме в строках 13, 14 и 15, используя команду Главная/ Редактирование/ Автосумма.

6. Найдите лучшую, худшую оценки и средний балл по всем значениям таблицы в ячейках I13, J14, K15, пользуясь данными строк или столбцов лучших, худших и средних результатов.

Задание 2. Создать таблицу «Зачетная ведомость» с использованием условной функции ЕСЛИ.

Методические указания

1. Лист 2 ЭТ переименуйте в Допуск.
2. Введите данные как показано на слайде.
3. В ячейку Е2 введите формулу вычисления среднего значения =СРЗНАЧ(B2:D2)
4. Скопируйте эту формулу в ячейки Е3, Е4, Е5.
5. К полученным результатам примените форматирование ячеек.
6. В ячейку F2 необходимо ввести формулу =ЕСЛИ(E2>=3;»Зачет»;ЕСЛИ(E2<3;»Незачет»)) и скопировать ее в ячейки F3, F4, F5.
7. Сохраните документ.