Обработка данных ms excel с ms access

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».

Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.

В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.

В этой статье

  • Общее представление об импорте данных из Excel

  • Импорт данных из Excel

  • Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

  • Связывание с данными Excel

  • Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Общее представление об импорте данных из Excel

Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.

Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access

  • Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.

  • В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.

  • Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.

Первый импорт данных из Excel

  • Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.

  • При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Импорт данных из Excel

В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.

Подготовка листа

  1. Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.

    Определение именованного диапазона (необязательно)

    1. Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.

    2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.

    3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.

    4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.

      Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.

  2. Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

    Элемент

    Описание

    Число столбцов

    Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.

    Пропуск столбцов и строк

    В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать.

    Смещ_по_строкам    В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки.

    Столбцы.    В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.

    Табличный формат

    Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.

    Пустые столбцы, строки и ячейки

    Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

    Значения ошибок

    Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

    Тип данных

    Чтобы избежать ошибок во время импорта, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Access сканирует первые восемь строк источника, чтобы определить тип данных полей в таблице. Настоятельно рекомендуется убедиться, что первые восемь строк источника не смешивают значения различных типов данных ни в одной из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных.

    Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.

    1. Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

    2. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый.

    3. Нажмите кнопку ОК.

    Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

    Первая строка

    Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта.

    Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.

  3. Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.

Подготовка конечной базы данных

  1. Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.

    -или-

    Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.

    Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.

  2. Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.

    Создание новой таблицы.    Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.

    Добавление в существующую таблицу.    При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.

    Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.

    • Первая строка.    Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.

    • Отсутствующие или лишние поля.    Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.

      Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

    • Первичный ключ.    Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.

    • Индексированные поля.    Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.

      Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.

Запуск операции импорта

  1. Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

    • Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.

    Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.

  2. В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.

    -или-

    Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.

  3. Укажите способ сохранения импортируемых данных.

    Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

    Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.

    Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.

Использование мастера импорта электронных таблиц

  1. На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

  2. На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

  3. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.

    Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.

    Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.

  4. Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.

    • Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.

      В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

    • Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.

    • Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.

      Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.

  5. На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.

  6. На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access появится запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку « Да «, чтобы продолжить, или «Нет», чтобы указать другое имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку « Готово», чтобы импортировать данные.

    Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.

  7. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.

Сведения о том, как сохранить спецификацию, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.

Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.

Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

  • Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.

  • Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.

В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.

Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.

Проблема

Решение

Графические элементы

Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.

Вычисляемые значения

Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.

Многозначные поля

При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

Усеченные данные

В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Формат отображения

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.

  • После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.

  • Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.

Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.

Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Значения дат, сдвинутые на 4 года

Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. Excel для Windows может использовать две системы дат:

  • Система дат 1904 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 0 до 63 918), соответствующие датам с 1 января 1904 г. по 31 декабря 2078 г.

  • Система дат 1900 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 1 до 65 380), соответствующие датам с 1 января 1900 г. по 31 декабря 2078 г.

Вы можете задать систему дат в excel Options: File > Options > Advanced> Use 1904 date system.

Примечание    При импорте из книги XLSB всегда используется система дат 1900 независимо от параметра системы дат.

Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.

Excel для macintosh использует только систему дат 1904.

Пустые значения

В конце операции импорта может отобразится сообщение об ошибке с данными, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразится, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь строк источника содержат значения различных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия:

  • Отформатируйте исходные столбцы.

  • Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.

  • В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.

Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.

Тип отсутствующих значений

Конечный объект импорта

Тип целевого поля

Решение

Текст

Новая таблица

Поле даты

Замените все текстовые данные значениями дат и повторите попытку импорта.

Текст

Существующая таблица

Числовое поле или поле даты

Замените все текстовые данные значениями, соответствующими типу данных конечного поля, и повторите попытку импорта.

Значения дат, замененные числовыми значениями

Случайные пятизначные числа отображаются вместо фактических значений дат в указанных ниже случаях.

  • Исходный столбец на листе содержит только числовые значения в первых восьми строках, но содержит некоторые значения даты в последующих строках. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.

  • Некоторые из первых восьми строк содержат значения дат, которые импортируются в числовые поля. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.

    Чтобы избежать этой проблемы, замените значения дат числовыми значениями в исходном столбце и повторите попытку импорта.

    Если столбец содержит преимущественно значения дат и несколько текстовых значений, в некоторых случаях все значения дат отображаются как случайные пятизначные числа. Чтобы избежать этой проблемы, замените текстовые значения значениями дат и попробуйте выполнить операцию импорта повторно.

Числовые значения, замененные значениями даты

Случайные значения даты отображаются вместо фактических числовых значений в указанных ниже случаях.

  • Исходный столбец содержит только значения даты в первых восьми строках, но содержит некоторые числовые значения в последующих строках. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

  • Некоторые из первых восьми строк содержат числовые значения, импортируемые в поля дат. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этой проблемы, замените числовые значения значениями дат в исходном столбце и повторите попытку импорта.

Кроме того, может потребоваться просмотреть таблицу ошибок, о которой говорится на последней странице мастера, в режиме таблицы. Эта таблица содержит три поля: «Ошибка», «Поле» и «Строка». В каждой ее строке содержатся сведения об определенной ошибке, и данные в поле «Ошибка» можно использовать при разрешении вопросов.

Строки ошибок и советы по устранению неполадок

Ошибка

Описание

Обрезка полей

Значение в поле превышает размер, заданный свойством FieldSize этого поля.

Ошибка преобразования типа

Значение на листе не соответствует типу данных поля. Это значение может быть заменено пустым или неверным значением в конечном поле. Дополнительные сведения об устранении этой проблемы см. в предыдущей таблице.

Нарушение уникальности ключа

Значение первичного ключа записи совпадает со значением, уже имеющимся в таблице.

Нарушение условия на значение

Значение не соответствует правилу, заданному для этого поля или таблицы с помощью свойства ValidationRule.

Пустое значение в обязательном поле

Данное поле не может иметь пустое значение, поскольку его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Да.

Пустое значение в поле счетчика

Импортируемые данные содержат пустое значение (NULL), и была выполнена попытка добавить его в поле счетчика.

Неинтерпретируемая запись

Текстовое значение содержит знак разделителя (как правило, это прямые кавычки). Если значение содержит знак разделителя, он должен содержаться в текстовом файле дважды, например:

Диаметр 4 1/2″»

К началу страницы

Связывание с данными Excel

Связав базу данных Access с данными другой программы, можно использовать инструменты запросов и отчетов Access без обслуживания копии данных Excel в базе данных.

При связывании с листом или именованным диапазоном Excel в Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения, вносимые в исходные ячейки в Excel, отражаются в связанной таблице. При этом изменить содержимое соответствующей таблицы в Access невозможно. Если требуется добавить, изменить или удалить данные, изменения необходимо внести в исходный файл.

Стандартные сценарии связывания с листом Excel из Access

Обычно связывание с листом Excel (вместо импорта) выполняют по указанным ниже причинам.

  • Требуется хранить данные в листах Excel с возможностью использовать удобные функции запросов и отчетов Access.

  • В отделе или рабочей группе используется Access, однако приходится также работать с внешними источниками данных, такими как листы Excel. Создавать копии внешних данных нецелесообразно, однако необходимо работать с данными в Access.

Первое связывание с листом Excel

  • В Excel невозможно создать связь с базой данных Access.

  • При связывании с файлом Excel в Access создается новая таблица, которая называется также связанной таблицей. В ней отображаются данные исходного листа или именованного диапазона; при этом они не сохраняются в базе данных.

  • Данные Excel невозможно связать с существующей таблицей базы данных. Это означает, что операция связывания не позволяет добавлять данные в существующую таблицу.

  • База данных может содержать несколько связанных таблиц.

  • Все изменения данных в Excel автоматически отражаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы Access доступны только для чтения.

  • При открытии книги Excel в Access (для этого в диалоговом окне Открытие файла необходимо выбрать в поле со списком Тип файлов значение Microsoft Excel и выбрать нужный файл) в Access создается пустая база данных и автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей.

Подготовка данных Excel

  1. Найдите файл Excel и лист или диапазон, содержащий нужные данные. Если нет необходимости создавать связь со всем листом, можно определить именованный диапазон, включающий только нужные ячейки.

    Создание именованного диапазона в Excel (необязательно — целесообразно лишь для связывания отдельных данных на листе)

    1. Перейдите в Excel и откройте лист, в котором нужно определить именованный диапазон.

    2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, на которые необходимо создать ссылку.

    3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.

    4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.

      Имейте в виду, что в ходе одной операции связывания можно создать связь лишь с одним листом или диапазоном. Чтобы создать связь с несколькими местами в книге, следует повторить операцию связывания для каждого листа или диапазона.

  2. Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

    Элемент

    Описание

    Табличный формат

    Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.

    Пропуск столбцов и строк

    Во время операции связывания нельзя пропустить исходные столбцы и строки. Однако можно скрыть поля и отфильтровать записи, открыв связанную таблицу в режиме таблицы после их импорта в Access.

    Число столбцов

    Число исходных столбцов не должно превышать 255, т.к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.

    Пустые столбцы, строки и ячейки

    Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа Excel или диапазона. При наличии пустых ячеек попытайтесь добавить отсутствующие данные.

    Значения ошибок

    Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, исправьте эти значения до начала операции импорта. Имейте в виду, что если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, в Access в соответствующее поле таблицы вставляется пустое значение.

    Тип данных

    Изменить тип данных и размер полей в связанной таблице невозможно. Перед началом связывания следует проверить тип данных в каждом столбце.

    Настоятельно рекомендуется отформатировать все столбцы, которые содержат значения с разными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.

    1. Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

    2. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат.

    3. Нажмите кнопку ОК.

    Первая строка

    Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, можно указать, что приложение Access должно в ходе связывания обрабатывать данные в первой строке как имена полей. Если лист не содержит имен или какое-либо имя столбца не соответствует правилам именования полей в Access, каждому полю назначается допустимое имя.

  3. Закройте исходный файл, если он открыт.

Подготовка конечной базы данных

  1. Откройте базу данных, в которой требуется создать связь. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что у вас есть права на внесение в нее изменений.

  2. Если вы не хотите хранить ссылку ни в какой из существующих баз данных, создайте пустую базу данных: перейдите на вкладку «Файл», нажмите кнопку «Создать» и выберите пункт «Пустая база данных». Обратите внимание: если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт Создать.

После этого можно начать операцию связывания.

Создание связи

  1. Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

    • Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.

    Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.

  2. В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя исходного файла Excel.

  3. Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку ОК.

    Откроется мастер связи с электронной таблицей, который поможет выполнить связывание.

  4. На первой странице мастера выберите лист или именованный диапазон с нужными данными и нажмите кнопку Далее.

  5. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов. В Access эти заголовки столбцов используются в качестве имен полей в таблице. Если имя столбца включает специальные знаки, его невозможно использовать как имя поля в Access. В таких случаях отображается сообщение об ошибке, в котором говорится, что полю в Access будет назначено допустимое имя. Нажмите кнопку ОК для продолжения.

  6. На последней странице мастера укажите имя связанной таблицы и нажмите кнопку Готово. Если таблица с указанным именем уже существует, будет предложено перезаписать существующую таблицу или запрос. Нажмите кнопку Да, чтобы перезаписать таблицу или запрос, или кнопку Нет, чтобы указать другое имя.

    Приложение Access попытается создать связанную таблицу. В случае успешного завершения операции появится сообщение Завершено связывание таблицы. Откройте связанную таблицу и просмотрите поля и данные, чтобы убедиться в их правильности.

    При наличии ошибок или неверных данных необходимо устранить ошибки в исходных данных. Дополнительные сведения об устранении ошибок или неверных значений см. в следующем разделе.

К началу страницы

Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Даже если появится сообщение Завершено связывание таблицы, откройте таблицу в режиме таблицы и убедитесь, что строки и столбцы содержат правильные данные.

При наличии в таблице ошибок или неверных данных необходимо выполнить действия, описанные в приведенной ниже таблице, и повторить попытку связывания. Следует помнить, что добавить значения непосредственно в связанную таблицу невозможно, т.к. она доступна только для чтения.

Проблема

Решение

Графические элементы

Графические элементы листов Excel, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не могут быть включены в связь с Aсcess.

Формат отображения

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора.

Вычисляемые значения

В Access в соответствующем поле отображаются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не формула (выражение).

Усеченные текстовые значения

Увеличьте ширину столбца в режиме таблицы. Если даже после этого значение не отображается целиком, возможно, его длина превышает 255 знаков. В Access связывание возможно только для первых 255 знаков, поэтому вместо связывания следует выполнить импорт данных.

Сообщение о переполнении числового поля

Даже если таблица кажется правильной, впоследствии при выполнении запроса с использованием этой таблицы может быть выведено сообщение об ошибке Переполнение числового поля. Это может объясняться конфликтом между типом данных поля в связанной таблице и типом данных, хранящихся в этом поле.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access в связанной таблице для этого столбца создается логическое поле. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 или 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле, тип данных которого невозможно изменить в таблице. Если требуется, чтобы в связанной таблице было создано логическое поле, убедитесь, что исходный столбец содержит значения TRUE и FALSE.

Многозначные поля

В Access многозначные поля не поддерживаются, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

#Число!

В Access значение ошибки #Число! отображается в полях вместо данных в указанных ниже случаях.

  • Если исходный столбец, который содержит в основном текстовые значения, включает также несколько числовых значений или значений дат, числовые значения и значения дат не импортируются.

  • Если исходный столбец, который содержит в основном числовые значения, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются.

  • Если исходный столбец, который содержит в основном значения дат, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются.

Чтобы свести к минимуму число пустых значений в таблице, выполните указанные ниже действия.

  1. Убедитесь, что исходный столбец не содержит значения с разными типами данных.

  2. Отформатируйте столбцы на листе Excel.

  3. Во время операции связывания выберите нужный тип данных для каждого поля. Если тип данных неправильный, результирующий столбец может содержать только #Num! Значения для всех строк данных.

Числовые значения, замененные значениями дат

Если поле содержит случайные пятизначные числа, проверьте исходный столбец с числовыми значениями на наличие значений дат. Значения дат в числовых столбцах преобразуются в числа. Замените значения дат числовыми значениями и повторите попытку связывания.

Значения дат, замененные числовыми значениями

Если поле содержит случайные значения дат, проверьте исходный столбец со значениями дат на наличие числовых значений. Числовые значения в столбцах дат преобразуются в даты. Замените числовые значения значениями дат и повторите попытку связывания.


К началу страницы

Источник

Содержание

Введение

1.     Постановка задачи

2.     Создание базы данных средствами MS Excel

2.1.   Заполнение
и редактирование таблиц базы данных

2.2.   Вычисление объема водной массы
рек

2.3.   Формирование
списка рек, впадающих в выбранный пользователем водоем с указанием площади
водоема

2.4.   Подсчет
общей протяженности рек по каждой области

2.5.   Формирование
отчета, включающего: название реки, название и площадь водоема, количество
месяцев навигации в году.

3.     Создание базы данных
средствами MS Access

3.1.   Создание базы данных,
формирование таблиц, заполнение таблиц данными

3.2.   Вычисление объема водной массы
рек

3.3.   Формирование
списка рек, впадающих в выбранный пользователем водоем с указанием площади
водоема

3.4.   Подсчет
общей протяженности рек по каждой области

3.5.   Формирование
отчета, включающего: название реки, название и площадь водоема, количество
месяцев навигации в году.

Заключение

Список литературы

Введение

В веке информационного общества сложно
представить функционирование любой компании без использования информационных
технологий и программного обеспечения.

Одним из самых важных программных продуктов,
которым пользуется большая часть населения планеты, являются офисные пакеты,
разработанные для обработки текстовой информации, представленной как в виде
текста, так и в виде таблиц.

С помощью программ MS Excel и MS Access можно легко создать различные по
сложности и наполнению базы данных, информация в которых хранится в виде
таблиц.

В MS Excel позволяет не
только представить информацию в табличном виде, но и в графическом — в виде
диаграмм и графиков. Данный продукт позволяет делать различные вычисления: от
самых простых до сложных, можно легко отсортировать данные, подвести итоги,
создать сводные таблицы и т.д.

Благодаря таким возможностям MS Access, как запросы и отчеты, можно вывести на экран любую требуемую
пользователем информацию о хранимых данных в базе.

Целью курсовой работы является закрепление
навыков и умений работы в программах MS Excel и MS Access.

Для достижения цели необходимо создать базу
данных «Реки РФ» и, произвести необходимые вычисления, подвести итоги,
сформировать отчет средствами MS Excel и MS Access.

Исходя из цели и задач вытекает структура
работы, которая разбита на 3 части. Первая часть содержит в себе постановку
задачи, последующие части посвящены созданию баз данных в каждой из требуемых
программ.

1.                
Постановка задачи

Спроектировать
базу данных «Реки РФ», содержащую следующие данные:

—             
название реки;

—             
протяжённость реки;

—             
ширина реки;

—             
глубина фарватера;

—             
количество месяцев навигации в году;

—             
сведения о водоёме, куда впадает река (название,
площадь, область);

—             
название области, где река имеет наибольшую
протяженность.

Выходные
данные:

1.           
Подготовить
таблицу и заполнить ее данными с использованием
стандартной формы по тематике задания (не менее 10 строк в таблице).

2.           
Вычислить
объем водной массы рек.

3.           
Сформировать
список рек, впадающих в выбранный пользователем водоем с указанием площади
водоема.

4.           
Подсчитать
общую протяженность рек по каждой области.

5.           
Сформировать
отчет, включающий: название реки, название и площадь водоема, количество
месяцев навигации в году.

2.     Создание базы данных средствами MS
Excel

2.1.         
Заполнение и
редактирование таблиц базы данных

Откроем программу MS Excel и создадим новую книгу под наименованием «Реки РФ». На первом листе,
которому дадим наименование «Исходные данные», создадим таблицу (рис. 1).

Рисунок 1 – Макет таблицы «Реки РФ»

Заполним таблицу данными с помощью стандартной
формы. Для этого на панели быстрого доступа выберем команду Форма и с помощью
нее внесем всю необходимую информацию (рис. 2).

Рисунок 2 – Заполнение таблицы через форму

Таблица с введенными значениями представлена
на рис. 3.

Рисунок 3 – Таблица «Реки РФ» с исходными данными

2.2.         
Вычисление объема водной массы рек

Для этого под основной таблицей на этом же
листе создадим таблицу «Объемы водной массы рек», которая будет состоять из
двух столбцов «Название реки» и «Объем водной массы реки». Введем формулу для
расчета объема, которая будет высчитываться как произведение длины реки на
ширину и на глубину фарватера.

Поставим курсор в ячейку B16 и введем формулу =B2*C2*D2.
Протянем формулу на оставшиеся ячейки таблицы.

Созданная таблица с вычислениями представлена
на рис. 4.

Рисунок 4 – Вычисление объема водной массы рек

2.3.         
Формирование
списка рек, впадающих в выбранный пользователем водоем с указанием площади
водоема

Скопирую исходную таблицу базы данных на
второй лист. Листу дадим наименование Фильтр.

Для формирования списка воспользуемся
Фильтрацией данных. Для этого поставим курсор на любую ячейку главной таблицы,
зайдем на вкладку Данные – Фильтрация – Фильтр. После этого на каждой ячейке
строки заголовков таблицы появится стрелочка.

Откроем стрелку на столбце «Название водоема,
в кот. впадает», выберем команду Текстовые фильтры – Равно. В открывшемся окне
пропишем условие отбора для записей, например, Карское море (рис. 5).

Рисунок 5 – Настройка фильтрации записей

Нажмем на кнопку ОК и в таблице останутся
только те записи, которые будут удовлетворять заданному условию. Рядом с
наименованием водоема, в который впадаем река отображаются данные о площади
водоема (рис. 6).

Рисунок 6 – Список рек, впадающих в Карское море с
указанием площади водоема

2.4.         
Подсчет общей
протяженности рек по каждой области

Скопируем исходную таблицу на 3 лист, который
переименуем в Итоги.

На листе с помощью промежуточных итогов
подсчитаем общую протяженность рек по каждой области.

Отсортируем таблицу по полю «Область
наибольшей протяженности реки». Для этого зайдем на вкладку Данные – Сортировка
и пропишем условия сортировки записей в таблице (рис. 7).

Рисунок 7 – Задание параметров сортировки записей в
таблице

После этого таблица примет вид (рис. 8).

Рисунок 8 – Таблица отсортированная по данным столбца
Область наибольшей протяженности реки

Далее поставим курсор на любую ячейку таблицы,
зайдем на вкладку Данные – Анализ – Структура – Промежуточные итоги.

В открывшемся окне зададим параметры
формирования итогов. Нам необходимо получить при каждом изменении в столбце «Область
наибольшей протяженности реки» сумму по столбцу «Протяженность реки» (рис. 9).

Рисунок 9 – Настройка параметров подведения
Промежуточных итогов

Нажмем на кнопку ОК. Таблица примет следующий
вид (рис. 10).

Рисунок 10 – Промежуточные итоги

Слева от таблицы нажмем на цифру 2 и получим
только итоговые значения по областям (рис. 11).

Рисунок 11 – Итоговые значения по областям

2.5.         
Формирование
отчета, включающего: название реки, название и площадь водоема, количество
месяцев навигации в году.

Скопируем таблицу с исходными данными на 4
лист, который назовем Отчет. Скроем лишние столбцы, оставив только название реки, название и площадь водоема,
количество месяцев навигации в году.

Для того
чтобы скрыть столбцы, выделим их, нажмем правой кнопкой мыши и выберем команду
Скрыть (рис.12).

Рисунок 12 – Скрытие столбцов в таблице

Таким образом скроем все ненужные столбцы.
После этого таблица примет вид (рис. 13).

Рисунок 13 – Отчет о навигации по рекам

3.                
Создание базы данных средствами MS Access

3.1.         
Создание базы данных, формирование таблиц, заполнение
таблиц данными

Откроем программу MS Access и создадим новую базу данных под наименованием «Реки РФ». В базе
данных создадим две таблицы. Первую таблицу назовем «Реки» и будем в ней
хранить информацию о реках РФ, вторую таблицу назовем «Водоемы» и будем в ней
хранить информацию о водоемах, в которые впадают реки.

Созданную программой Таблицу1 откроем в режиме
конструктора, сохранив под наименованием Водоемы, и пропишем необходимые поля
таблицы с указанием их типов данных (рис. 14).

Рисунок 14 – Таблица «Водоемы» в режиме конструктора

Зайдем на вкладку Создание и выберем
конструктор таблиц. Аналогичным образом создадим таблицу «Реки». Для поля
Водоем выберем в типе данных Мастер подстановки, укажем, что значение будет браться
из таблицы Водоемы по полю Название. Так при заполнении таблицы Реки мы сможет
Водоем выбирать из раскрывающегося списка. Таблица «Реки» в режиме конструктора
представлена на рис. 15.

Рисунок 15 – таблица «Реки» в режиме конструктора

Свяжем таблицы между собой. Для этого зайдем
на вкладку Работа с базами данных – Схема данных. Так как при создании таблицы
Реки мы использовали Мастер подстановки из таблицы Водоемы, то связь между
таблицами уже сформирована, необходимо ее отредактировать. Выделим связь,
вызовем контекстное меню и выберем пункт Изменить связь. В открывшемся окне
проставим три галочки: обеспечение целостности данных, каскадное удаление и
обновление связанных полей. После чего схема данных примет вид (рис. 16).

Рисунок 16 – Схема данных БД «Реки РФ»

Заполним таблицы данными. Так как данные из
таблицы Водоемы используются в таблице Реки, то заполним первоначально таблицу
Водоемы (рис. 17).

Рисунок 17 – Таблица «Водоемы» с данными

Заполним таблицу «Реки» (рис. 18).

Рисунок 18 – Таблица «Реки» с данными

3.2.         
Вычисление объема водной массы рек

Вычислим объем водной массы рек с помощью
запроса, в котором создадим вычисляемое поле. Для этого зайдем на вкладку
Создание – Конструктор запросов, выведем на экран таблицу Реки. Из таблицы
выберем следующие поля: Название, Протяженность, Ширина, глубина фарватера.

Поставим курсор на следующие свободное поле и
выберем Построитель. В построителе выражений пропишем формулу для нахождения
объема Объем водной массы: [Протяженность]*[Ширина]*[Глубина фарватера] (рис.
19).

Рисунок 19 – Построитель выражений

Конструктор запроса «Объем водной массы рек»
представлен на рис. 20.

Рисунок 20 – Запрос «Объем водной массы рек» в режиме
конструктора

Результат выполнения запроса представлен на
рис. 21.

Рисунок 21 – Результат выполнения запроса «Объем
водной массы рек»

3.3.         
Формирование
списка рек, впадающих в выбранный пользователем водоем с указанием площади
водоема

Зайдем на вкладку Создание – Конструктор
запросов и создадим запрос «Список рек, впадающих в водоем».

Выберем следующие поля: Название реки из
таблицы Реки, Наименование и Площадь из таблицы Водоемы. Для поля Наименование
в условиях отбора пропишем параметр [Введите название водоема].

Конструктор запроса и результат его выполнения
представлены на рис. 22, 23.

Рисунок 22 – Запрос «Список рек, впадающих в водоем» в
режиме конструктора

Рисунок 23 – Результат выполнения запроса «Список рек,
впадающих в водоем»

3.4.         
Подсчет общей
протяженности рек по каждой области

Создадим запрос с группировкой «Общая
протяженность рек по областям».

Для этого зайдем на вкладку Создание –
Конструктор запросов, выберем следующие поля для отображения в запросе: из
таблицы Реки – Область наиб_протяж и Протяженность. На всплывающей вкладке Работа
с запросами, нажмем на кнопку Итоги и для поля Протяженность в строке Групповая
операция выберем Sum.

Конструктор запроса и результат его выполнения
представлены на рис. 24, 25.

Рисунок 24 – Запрос «Общая протяженность рек по
областям» в режиме конструктора

Рисунок 25 – Результат выполнения запроса «Общая
протяженность по областям»

3.5.         
Формирование
отчета, включающего: название реки, название и площадь водоема, количество
месяцев навигации в году.

Создадим отчет «Навигация». Для этого зайдем
на вкладку Создание – Отчеты – Мастер отчетов.

На первом шаге мастера укажем поля для
формирования отчета. Из таблицы Реки выберем Название реки, Количество месяцев
навигации, из таблицы Водоемы поля Наименование и Площадь водоема (рис. 26).

Рисунок 26 – Выбор полей для формирования отчета

На следующих 3 шагах мастера нажмем далее. На
четвертом шаге выберем макет табличный, ориентацию книжную. На пятом шаге
зададим наименование отчета «Навигация» и нажмем кнопку Готово.

Откроем сформированный отчет в режиме конструктора
и отредактируем так, чтобы все поля были отображены на экране полностью. Также
отсортируем реки в алфавитном порядке. Для этого поставим курсор на поле
Название реки, зайдем на вкладку Инструменты конструктора отчетов – Конструктор
и выберем пункт Группировка. Внизу диалогового окна появится меню для настройки
Группировки и сортировки в отчете. Выберем пункт Сортировка и укажем, что нам
необходимо отсортировать поле Название рек в алфавитном порядке (рис. 27).

Рисунок 27 – Настройка сортировки данных в отчете

После проделанных действий отчет примет вид
(рис. 28).

Рисунок 28 – Отчет «Навигация»

Заключение

В ходе выполнения работы нами были достигнуты
поставленная цель и решены задачи.

В первой части работы мы привели задачу,
которую нам необходимо выполнить.

Во второй главе мы продемонстрировали создание
средствами MS Excel базы данных «Реки РФ», показали навыки
и умения написания формул, работы с фильтрацией данных, подведения
промежуточных итогов.

В третьей главе мы подробно описали как
создавалась база данных средствами MS Access, какие
запросы и отчеты были созданы. Показали, как можно создать запрос с вычисляемым
полем, параметрический запрос, запрос с группировкой.

Также мы продемонстрировали свои навыки и
умения в работе с программой MS Word. При написании отчета
нами было создано автособираемое оглавление, были применены различные стили,
вставлены нумерация страниц и подписи рисунков.

Мы закрепили навыки и умения работы в офисных
программах, которые нам пригодятся в будущей профессиональной деятельности.

Список
литературы

1.           
Баринова Е.А.
Подготовка и редактирование документов в МS WORD  : учеб. пособие  /
Е.А. Баринова, А.С. Березина, А.Н. Пылькин, Е.Н.   Степуро. — М. : КУРС :
ИНФРА-М, 2017. — 184 с. 

2.           
Бурнаева Э. Г.
Обработка и представление данных в MS Excel: Учебное пособие / Э.Г. Бурнаева,
С.Н. Леора. — СПб.: Лань, 2018. — 160 c.

3.           
Гобарева Я.Л.
Бизнес-аналитика средствами Excel: Учебное пособие / Гобарева Я.Л., Городецкая О.Ю., Золотарюк
А.В., — 2-е изд., испр. и доп. — М.:Вуз.уч., НИЦ ИНФРА-М, 2017. — 336 с.

4.           
Журавлева И.
В. Оформляем документы на персональном компьютере:
грамотно и красиво: ГОСТ Р.6.30-2003. Возможности Microsoft Word / Журавлева
И.В., Журавлева М.В. — М.:НИЦ ИНФРА-М, 2016 — 187с.

5.           
Козлов А.Ю.
Статистический анализ данных в MS Excel: Учебное пособие / Козлов А.Ю., Мхитарян В.С., Шишов В.Ф. —
М.:НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 320 с.

6.           
Козлов А.Ю.
Статистический анализ данных в MS Excel: Учебное пособие / Козлов А.Ю., Мхитарян В.С., Шишов В.Ф. —
М.:НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 320 с.

7.           
Кузин А.В.
Основы работы в Microsoft Office 2013: Учебное пособие / Кузин А.В., Чумакова Е.В. — Москва
:Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2017. — 160 с.

8.           
Лазицкас Е.А.
Базы данных и системы управления базами данных: Учебное пособие / Лазицкас
Е.А., Загумённикова И.Н., Гилевский П.Г. — Мн.:РИПО, 2016. — 268 с.

9.           
Шустова Л.И.
Базы данных: Учебник/ШустоваЛ.И., ТаракановО.В. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 304
с.

10.       Яковлев В. Б. СТАТИСТИКА. РАСЧЕТЫ
В MICROSOFT EXCEL 2-е изд., испр. и доп. Учебное пособие для вузов —
М.:Издательство Юрайт, 2019 – 353 с.

Источник
 

JeyCi

Пользователь

Сообщений: 3357
Регистрация: 27.11.2013

господа, прошу не судить строго — пишу, потому что была  :oops:  Очень поражена гениальностью и простотой Данного решения!

Record Keeping from Excel to Access

— суть Идеи до боли проста —

вводим данные по мере надобности в Excel — и всё автоматом закидываем в Базу Данных Access

, — пример, как настроить такой милый душе автомат, там есть по линку…
и в чём приятная неожиданность  :)  данного подхода (мне подумалось) —

СОВСЕМ НЕ НАДО никаких Форм для ввода

создавать своими ручками — всё уже давно создано программистами Microsoft !! — т.е. сам Excel !! который может послужить достойным прототипом любой рукодельной Формы для ввода данных в Access… по крайней мере на ячейки уже расчерчен сам  :D — вводи что хочешь, куда хочешь… только прежде настрой, как нравится — что куда кидать потом…
Думаю, возможностей наладить интересный симбиоз Excel и Access для автоматизации каждодневной рутины — намного больше, чем может показаться при первом рассмотрении Office’а…  
p.s. просто была поражена изящностью данного подхода — решила поделиться  8) …
другие интересные подходы к ним двоим (Excel и Access) и их взаимодействию  — тоже можете засовывать в эту ветку  … всем успехов
— (способов облегчить жизнь юзеру никогда не бывает мало и они всегда на вес золота)  
P.S.
ответ на #14 в #121

Изменено: JeyCi — 12.10.2016 20:30:33

чтобы не гадать на кофейной гуще, кто вам отвечает и после этого не совершать кучу ошибок — обратитесь к собеседнику на ВЫ — ответ на ваш вопрос получите — а остальное вас не касается (п.п.п. на форумах)

 

JayBhagavan

Пользователь

Сообщений: 11833
Регистрация: 17.01.2014

ПОЛ: МУЖСКОЙ | Win10x64, MSO2019x64

JeyCi, спасибо за предоставленную информацию.
Только соединение с базой не происходит — выдаёт сообщение макрос «provide correct/full DB path». Путь прописал верный (C:1Trade_DB.mdb). В чём может быть дело?
Спасибо.
ПС Разобрался — изменил провайдера с:
Microsoft.Jet.OLEDB.4.0
на:
Microsoft.ACE.OLEDB.12.0
Простите за безпокойство. :)

Изменено: JayBhagavan — 31.07.2015 11:46:26
(разобрался)

<#0>
Формула массива (ФМ) вводится Ctrl+Shift+Enter
Memento mori

 

JeyCi

Пользователь

Сообщений: 3357
Регистрация: 27.11.2013

… если путь (на вашем компе!! к файлу базы прописан верно) — то, наверно, причина может быть, что вы пытаетесь подконнектиться к базе, которая открыта в Access (т.е. если у вас файл mdb открыт —>доступ 2-го юзера блокируется) — наверно, в таком случае может быть глюк… у меня коннектится и загоняется инфо в базу ок (даже не смотря на то, что у меня 2010, а файл пример для 2003)…   — кнопкой Save

Изменено: JeyCi — 31.07.2015 11:48:50

чтобы не гадать на кофейной гуще, кто вам отвечает и после этого не совершать кучу ошибок — обратитесь к собеседнику на ВЫ — ответ на ваш вопрос получите — а остальное вас не касается (п.п.п. на форумах)

 

JayBhagavan

Пользователь

Сообщений: 11833
Регистрация: 17.01.2014

ПОЛ: МУЖСКОЙ | Win10x64, MSO2019x64

JeyCi, спасибо за ответ. Дело было в провайдере. :)

<#0>
Формула массива (ФМ) вводится Ctrl+Shift+Enter
Memento mori

 

Johny

Пользователь

Сообщений: 2737
Регистрация: 21.12.2012
JeyCi

, Вы ещё пользуетесь Access?

There is no knowledge that is not power

 

Я до сих пор использую Access. Причем — именно в связке с excel. Уверен, что SQL Server — гораздо более крутая программа, чем ACCESS. Ну, примерно — как самолет и авто сравнивать. Но самолет я водить не умею, а чтобы научиться — нужны деньги и время (как известно — вещи взаимосвязанные)… да и так далеко ездить не приходится. А также нет аэродрома, ангара, авиационного топлива… Вот по этой же аналогии я, например, пользуюсь access.

Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

 

JeyCi

Пользователь

Сообщений: 3357
Регистрация: 27.11.2013

#7

31.07.2015 21:01:10

я ещё верю, что можно, не усложнять… — там, где можно без этого обойтись… особенно если (согласна с Михаилом)

Цитата
Михаил Лебедев написал: так далеко ездить не приходится

… и в Access иногда можно поковырять запросы, чтобы их потом вставить в MS Query (xl)…
в любом случае

Конструктор в Access более полноценный

 (на всякий случай)…
мало ли что ещё посоветуют добрые люди в этой ветке…  8)
P.S, подробности здесь — (сравнене с Access тоже) —

Использование Microsoft Query

P.S.

Разместить на хостинге sql базу и с нее получать данные на лист

(MySQL)…

Пару слов.

Изменено: JeyCi — 14.09.2016 19:01:53

чтобы не гадать на кофейной гуще, кто вам отвечает и после этого не совершать кучу ошибок — обратитесь к собеседнику на ВЫ — ответ на ваш вопрос получите — а остальное вас не касается (п.п.п. на форумах)

 

Johny

Пользователь

Сообщений: 2737
Регистрация: 21.12.2012

#8

01.08.2015 00:29:28

Цитата
Михаил Лебедев написал: Уверен, что SQL Server — гораздо более крутая программа

Гораздо более, конечно, но ведь всё дело в результате — так? Стоит ли игра свеч? Окупятся ли затраты при изучении более мощного движка? :) Просто сегодня не нужно, а завтра — позарез. Так что я думаю, что стОит потратить время. :D

There is no knowledge that is not power

 

Чего нет в ексель, но есть в акцесс:
1. Сохранение данных на уровне записи, а не файла. Если я внес новые данные, заполнив новую строку в таблице и перешел к другой записи — новые данные сохранились в базе. Если даже отключат электричество.
2. Защита данных (управление правами доступа к данным) на уровне пользователя. Правда — эту одну из самых замечательных возможностей убрали, начиная с офиса 2007. Поэтому рейтинг акцесса резко ушел вниз.
3. Очень легкое и простое создание форм для ввода информации.

Ушел…

Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

 

JeyCi, спасибо, возможно когда нибудь пригодится.  
 

Чего нет в ексель, но есть в акцесс -2 (продолжение сообщения от 1 Авг 2015 11:24:56):
4. Прямая связь с пом. линкованных таблиц с MS OUTLOOK. В акцессе нашел такую функцию, а в ексель — нет. Недавно встала задача обрабатывать большие объемы информации, получаемые через RSS-канал с zakupki.gov.ru. Довольно легко и просто удалось наладить связку zakupki.gov.ru -> Outlook-> Access с последующей чисткой полученных данных с помощью различных запросов.
5. Перекрестные запросы.
6. Одновременное подключение к базе данных акцесс нескольких пользователей, что позволяет нескольким работникам одновременно заполнять одну и ту же базу.

Чего нет в акцесс, но есть в ексель:
1. ВСТРОЕННЫЕ ФУНКЦИИ.
2. Графики
3. Возможность сделать с данными практически всё, что угодно и как угодно (, в том числе и такое зло, как объединение ячеек ( :) )).
4. Сводные таблицы, конечно же. Особенно — Power Pivot

Поэтому для меня акцесс — это система для сбора и хранения данных, одновременного доступа к ним, а ексель — система обработки этих данных и их анализа.

Изменено: Михаил Лебедев — 08.08.2015 20:46:08

Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

 

Максим Зеленский

Пользователь

Сообщений: 4646
Регистрация: 11.06.2014

Microsoft MVP

#12

03.08.2015 12:51:37

Цитата
Михаил Лебедев написал: Сводные таблицы, конечно же. Особенно — Power Pivot

плюс Power Query и Power BI (последнего зверя еще не щупал, но уже на слуху).
Имхо, Excel + Power Query + Power Pivot — вау-вау

А по поводу связки Excel и Acccess — недавно поднимал как раз тему

работы с базами Access из Excel

F1 творит чудеса

 

Михаил Лебедев

Пользователь

Сообщений: 2856
Регистрация: 17.01.2013

#13

03.08.2015 13:20:02

Цитата
Максим Зеленский написал: Power Query

Да, про этого зверька (я имею в виду просто Query) — я забыл сказать как про мощный инструмент для связывания Ассess и Еxcel. Если он сейчас станет сильнее — т.е. будут доработаны слабые места — это… в общем, это здОрово ☺

Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

 

Михаил Лебедев

Пользователь

Сообщений: 2856
Регистрация: 17.01.2013

#14

03.08.2015 13:26:52

Цитата
JeyCi написал: Record Keeping from Excel to Access

обратил внимание, что добавление записей — происходит, а вот удаление внесенных ранее — нет. Кнопка «Удалить» удаляет запись только в текущих ячейках екселя. М.б. это только у меня так?…

Изменено: Михаил Лебедев — 08.08.2015 20:47:32

Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

 

JeyCi

Пользователь

Сообщений: 3357
Регистрация: 27.11.2013

#15

03.08.2015 14:56:41

Цитата
Михаил Лебедев написал: добавление записей — происходит, а вот удаление внесенных ранее — нет

да, кстати, просмотрев код — видно использование Rst.AddNew,
что и позволяет лишь добавлять записи методом AddNew(Fields, Values)…
дорабатывать код можно, как всегда, ориентируясь

сюда

— по возможностям др. методов для рекордсета, в т.ч., полагаю:
— Update(Fields, Values)
— Delete(AffectRecords)
пока не колдую — но если когда-нибудь придётся допиливать — обязательно

выложу

итог  8)  «творческой мысли» … — лежит в #121
(видимо, где-то в этом русле)
P.S.
но

это

, полагаю, лучше принять к сведению

Цитата
Михаил Лебедев написал:  В общем, я в свое время намучился и не советовал бы. Редактирование записей лучше делать в самом акцессе

Изменено: JeyCi — 12.10.2016 20:29:08

чтобы не гадать на кофейной гуще, кто вам отвечает и после этого не совершать кучу ошибок — обратитесь к собеседнику на ВЫ — ответ на ваш вопрос получите — а остальное вас не касается (п.п.п. на форумах)

 

JeyCi

Пользователь

Сообщений: 3357
Регистрация: 27.11.2013

#16

03.08.2015 15:19:20

примеры линковки Excel и Access тоже были на форуме:
— от Слэна (из поста#16 к посту#12) —

sql запрос

— в Excel’е из Access запрос через строку подключения

Код 
DSN=MS Access Database;DBQ=C:1BD.mdb;DefaultDir=D:1;DriverId=25;FIL=MS Access;MaxBufferSize=2048;PageTimeout=5;

— от B.Key (пост#30) —

Excel: Использование Access для обработки больших текстовых файлов

— линковка текст. файлов к Access, из которого потом то, что надо в Excel… и все нужные запросы на отбор и систематизацию данных можно настроить уже в Access (пользуясь его талантами), чтобы в Excel поступал лишь нужный итог…
— от B.Key (пост#15) —

Избавиться от цикла в запросе

— средствами ADO запрос к БД … и один интересный нюанс для Jet (для ACE, наверно, так же)

Цитата
B.Key   пишет:  Jet сам (исходя из вашего запроса) определят какой столбец индексировать для поиска данных. Естественно он его и сортирует и затем выводит информацию в отсортированном виде.

… к слову о неявном задании сортировки…

Изменено: JeyCi — 08.08.2015 20:48:32

чтобы не гадать на кофейной гуще, кто вам отвечает и после этого не совершать кучу ошибок — обратитесь к собеседнику на ВЫ — ответ на ваш вопрос получите — а остальное вас не касается (п.п.п. на форумах)

 

Pelena

Пользователь

Сообщений: 1416
Регистрация: 22.12.2012

#17

03.08.2015 16:59:01

Цитата
Михаил Лебедев написал: Чего нет в акцесс… —  ВСТРОЕННЫЕ ФУНКЦИИ

Тем не менее Access позволяет использовать встроенные функции Excel в расчётах при подключении Microsoft Excel Object Library
 

bedvit

Пользователь

Сообщений: 2477
Регистрация: 02.04.2015

Виталий

К моему огромному сожалению Access так и остался на уровне 2003 офиса. Видимо Microsoft не посчитала нужным развивать этот продукт. Как СУБД для небольших баз данных, с не ресурсоёмкими запросами, VBA, совместимостью с продуктами Microsoft Office, простотой создания запросов (мастером) он хорош. До сих пор его используем. Но ограничение размера используемой памяти в 2Гб (причем это включая сис. таблицы и т.д., т.е. по факту ещё меньше) — это что-то (уровень 2003 года). Один этот параметр не позволяет не только нормально работать с базой .mdb, .accdb, но и писать более-менее ресурсоемкие запросы.

«Бритва Оккама» или «Принцип Калашникова»?

 

Johny

Пользователь

Сообщений: 2737
Регистрация: 21.12.2012

#19

04.08.2015 16:50:21

Цитата
bedvit написал: Но ограничение размера используемой памяти в 2Гб

Там ещё и все индексы НЕкластерные. :)

There is no knowledge that is not power

 

bedvit

Пользователь

Сообщений: 2477
Регистрация: 02.04.2015

Виталий

Johny, а поподробнее (индексация полей)? :-)

«Бритва Оккама» или «Принцип Калашникова»?

 

Johny

Пользователь

Сообщений: 2737
Регистрация: 21.12.2012

Поподробнее… Можно загуглить. :)
Если вкратце, то кластерный индекс — это сами данные, а некластерный индекс — это ссылка на данные. По своей сути некластерный индекс — это отдельная от физической таблицы структура, данные в которой физически отсортированы. То есть Access сначала находит искомое значение в некластерном индексе. Найденное значение будет содержать ссылку (row pointer) на строку в куче (heap). Каждая таблица Access — это heap. Каждая строка в этой куче имеет свой уникальный ID (row pointer —  указатель строки). Так вот некластерные индексы не содержат сами данные, а только Row Pointer. И как можно уже догадаться, Access’у нужно совершить два действия — 1) найти значение в индексе и 2) перейти к строке по Row Pointer. Пункт 2 называется Row Look-up (или Bookmark Look-up).

Хороший пример — книга. Обычно в конце книге есть глоссарий (указатель имён). В нём все слова отсортированы — это и есть некластерный индекс, отдельная структура. Как только мы нашли значение, мы видим страницу (Row Pointer), где находится искомое слово — и переходим на эту страницу. Переход — это наш Row Look-up.

На самом деле, грамотно выбрать индексы — это целая наука. Учитывая, что Access не даёт такого анализа внутренней структуры, как, например, SQL Server, то трудно сказать, эффективны ли индексы в Access’е или нет. Но как можно уже догадаться, чем больше таблица, тем меннее эффективным становится некластерный индекс.

Изменено: Johny — 04.08.2015 21:32:17

There is no knowledge that is not power

 

Smiley

Пользователь

Сообщений: 530
Регистрация: 16.05.2013

Немного ОФФ. А можете посоветовать какие-нибудь книжки по Access 2010 и выше, а то все, что я читал, пишут сумбурно, перескакивая с одного на другое… Может канал какой хороший есть на Ютубе? :) спасибо.
 

Максим Зеленский

Пользователь

Сообщений: 4646
Регистрация: 11.06.2014

Microsoft MVP

#23

05.08.2015 11:02:16

Цитата
Johny написал:
некластерный индекс — это отдельная от физической таблицы структура, данные в которой физически отсортированы.

Напомнило светлой памяти dBaseIII+ по имени РЕБУС :) или что-то в том же духе, типа первого FoxPro и Paradox…

F1 творит чудеса

 

Johny

Пользователь

Сообщений: 2737
Регистрация: 21.12.2012

#24

05.08.2015 12:27:52

Цитата
Smiley написал:
А можете посоветовать какие-нибудь книжки по Access 2010 и выше

Я русских книг не читал — только английские. Если знаете инглиш, то могу дать пару-тройку названий. :)

There is no knowledge that is not power

 

Smiley

Пользователь

Сообщений: 530
Регистрация: 16.05.2013

Johny, печаль. Английский знаю, но не технический, может быть очень сложно вникнуть. Книги, наверное, типа Гетца? Сейчас читал Гурвица, жесть какая-то… Постоянные перескоки… что? куда? не понятно же (с)

Изменено: Smiley — 05.08.2015 12:45:27
 

Johny

Пользователь

Сообщений: 2737
Регистрация: 21.12.2012

Прочитав много книг на буржуйском, скажу, что некоторые авторы доходят до абсурда, описывая в целый параграф очевидные вещи.
Стили написания, конечно, у всех разный. Например, по некоторым вещам желательна была бы картинка, но её нет — вот и приходится допетривать. Также заметил, что очень полезно читать разных авторов, чтобы сложилась картинка — в одной книге поясняется то, что было нераскрыто в другой. :)

There is no knowledge that is not power

 

Михаил Лебедев

Пользователь

Сообщений: 2856
Регистрация: 17.01.2013

#27

05.08.2015 17:05:45

Цитата
bedvit написал: Access так и остался на уровне 2003 офиса

К сожалению, стал даже хуже.Красивостей стало больше, а реально ценные возможности (защита на уровне пользователя, а не на уровне базы данных) — ампутировали.

Цитата
Pelena написал: Access позволяет использовать встроенные функции Excel в расчётах при подключении Microsoft Excel Object Library

Пробовал этим воспользоваться еще в бытность access 97. Тогда — жутко тормозил процесс при их использовании. Написанная UDF-ка работала гораздо быстрее. С тех пор — желание ими пользоваться ушло и больше не вернулось ☺

Еще про то, чего нет в access
Нет макрорекордера. Как в ексель и ворд.

Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

 

JeyCi

Пользователь

Сообщений: 3357
Регистрация: 27.11.2013

#28

05.08.2015 18:34:17

Цитата
Михаил Лебедев написал: Нет макрорекордера. Как в ексель и ворд.

а так сразу и не скажешь  :oops: — т.к. ещё не смотрела… спасибо!
чтобы ветку не омрачать этой новостью — оставлю пару линков:
1).

vbex.ru

2).

Access Code                 Snippets

3).

VBA Tips

(что-то есть здесь)
4). и по мелочам

здесь

— включая

Полезные ссылки

и как проявить ошибку в запросе ( который в xl или макросе с ado)

Цитата
Составив такой стринг, содержащий команду SQL, и отправив его на выполнение, вы можете получить ошибку. В таком случае распечатайте этот стринг в отладочное окно и посмотрите на него глазами. Возможно, ошибка сразу бросится в глаза. Если не бросится, создайте новый запрос в конструкторе запросов Access, переключите в режим SQL, вставьте туда текст запроса и запустите на выполнение. Если ошибка есть, то она будет показана более явным образом.

(действий много, но для учебных целей, ошибки запросов, визуализированные в Access, — более наглядны, т к более подробно Access скажет, где какая ошибка)…

p.s. совсем для начинания: (- из excel’я)

Excel VBA: как работать с базой данных
Создание сводной таблицы на основе внешнего источника данных (на примере MS Access)
SQL за 10 минут

Изменено: JeyCi — 09.08.2015 11:10:02

чтобы не гадать на кофейной гуще, кто вам отвечает и после этого не совершать кучу ошибок — обратитесь к собеседнику на ВЫ — ответ на ваш вопрос получите — а остальное вас не касается (п.п.п. на форумах)

 

Михаил Лебедев

Пользователь

Сообщений: 2856
Регистрация: 17.01.2013

#29

05.08.2015 20:36:51

Цитата
Smiley написал: посоветовать какие-нибудь книжки по Access 2010

Книжки не посоветую, а вот форум, который мне в свое время очень помог, могу.
Спасибо ему (или им, участникам форума), в свое время оч. помогали.

http://hiprog.com/forum/

Всё сложное — не нужно. Всё нужное — просто /М. Т. Калашников/

 

Smiley

Пользователь

Сообщений: 530
Регистрация: 16.05.2013

#30

06.08.2015 10:10:07

Михаил Лебедев, доброе утро. Спасибо за информацию. Я вообще сейчас думаю, что его лучше подтянуть с помощью видеороликов :)

Учусь программировать :)

Источник

MS
Excel позволяет успешно работать с простыми
списками. Однако список, содержащий
повторяющиеся данные, довольно быстро
становится слишком большим для MS Excel,
так как один лист может содержать не
более 16 384 строк, в результате чего
возникают трудности с его обработкой.

При
переносе списка в базу данных MS Access
снимается ограничение на число записей.
Кроме того, в MS Access более эффективно
реализованы ввод, обновление и поиск
данных. Например, необязательно в каждую
запись о телефонном звонке вводить
полные сведения о клиенте. Все необходимые
сведения о клиенте достаточно ввести
один раз в
специально
для этого предназначенную таблицу, что
существенно упрощает их обновление и
снижает вероятность ошибок при вводе.

Пользователь
получил возможность пользоваться
средствами обработки данных MS Access,
продолжая просматривать и обновлять
список в знакомом виде.

Для
выполнения практических действий,
данные на
листе книги MS Excel должны быть организованы
в виде списка.

Чтобы
перенести список в базу данных MS Access
необходимо:

1.Открыть книгу MS
Excel, содержащую этот список.

2.Перейти
в любую ячейку списка, а затем выберите
команду Перенести
в MS Access в
меню Данные.

3.Далее следовать
указаниям мастера, который поможет
выполнить все необходимые действия по
преобразованию данных MS Excel в MS Access.

Примечание.
1. Перенос списка в Microsoft Access не приводит
к установке связи между ним и новой
базой данных. Это означает, что изменения,
внесенные в базу данных, не отражаются
в исходном списке на листе книги Microsoft
Excel.

2. Не страшно, если
список содержит ошибки в повторяющихся
данных. Microsoft Access поможет исправить их
после переноса.

Перенести
список Контакты MS Excel в базу данных MS
Access. Сохраните таблицу под именем
«Контакты».

Этап 3. Подготовка составных документов Подготовка серийных персональных писем ms Word с использованием списков адресатов, хранящихся в базе данных ms Access

Время
от времени возникает необходимость
разослать большое количество писем
одинакового содержания (например,
реклама услуг или товаров, уведомления
членам клуба или сотрудникам, счета и
т. п.), но разным адресатам. Времени на
написание отдельного письма каждому
лицу, как всегда, не хватает, а безличные
письма с обращениями типа “Уважаемый
клиент!” давно устарели.

Разрешить
сложившуюся ситуацию поможет MS Word. На
подготовку и печать составных писем и
соответствующих им почтовых наклеек
требуется всего несколько минут.

Чтобы
разослать персональные письма, создайте
бланк письма в MS Word, а затем объедините
его со списком рассылки, хранящимся в
базе данных MS Access.

Создание
бланка письма

Сначала
следует создать бланк письма, содержащий
текст, общий для всех писем. Не следует
включать в него фамилии и адреса – они
будут добавлены автоматически из списка
рассылки. Чтобы создать письмо,

необходимо:

1.Выбрать
команду Создать
в меню Файл,
а затем шаблон normal.

2.Ввести текст
письма.

3.Вставить
разрыв в конец абзаца текста письма,
поместив туда курсор и выбрав команду
Вставка/Разрыв
и в диалоговом окне «Разрыв» опцию
«Конец страницы».

4.Сохранить письмо.

Определение
письма как составного документа,

т.е.
документа, составленный из двух документов
— письма MS Word и списка рассылки из базы
данных MS Access. Для этого:

1.Выбрать
команду Слияние
в меню Сервис.

Слияние
— процесс формирования серийных
документов, в результате которого
основной документ объединяется с данными
из внешнего источника.

Основной
документ —
документ при составлении серийных
документов, который содержит неизменяемый
текст и поля для вставки.

2.Нажать
кнопку Создать,
выбрать команду Формы.

Форма
в MS Word — это
документ, защищенный от изменений,
который содержит специальные поля для
вставки изменяемого текста.

3.В
диалоге «MS Word» нажмите кнопку Активное
окно.
Активный документ станет основным
документом слияния.

Определение
источника списка рассылки

Если
список короткий и не требует постоянного
обновления, для его создания можно
использовать MS Word. Для хранения более
длинных списков, требующих постоянного
обновления, удобнее использовать MS
Excel. Для хранения еще более длинных
списков, обработка которых требует
полного набора средств реляционных баз
данных, целесообразно использовать MS
Access.

Для
открытия списка рассылки:

1.Нажать
кнопку Получить
данные.

2.Выбрать
команду Открыть
источник данных,
чтобы использовать готовый список имен
и адресов, существующий в виде документа
MS Word или электронной таблицы. В качестве
источника данных можно выбрать таблицу
или запрос MS Access:

— в диалоге «Открыть
источник данных» выбрать диск, папку и
файл, где находятся данные. Если источником
данных является файл MS Access, нужно
установить тип файла «.mdb», если MS Excel —
то «.xls».

— если выбран файл
MS Access, то в следующем в диалоге выбрать
нужную вкладку — Таблица или Запрос
будут являться источником данных;

— выбрать нужную
таблица или запрос.

Определение
мест вставки и вставка данных из источника

Чтобы
указать MS Word, в каких местах документа
должны быть напечатаны фамилии, адреса
и прочие личные сведения, нужно вставить
в бланк письма
поля слияния.

Поля
слияния,
вставляемые в основной документ слияния,
указывают места, куда будут помещаться
сведения, взятые из выбранного источника
данных. Так, поле слияния “Город”
указывает место, куда будут вставлены
сведения из поля данных «Город».

Для
выполнения процедуры:

1.В
окне «MS Word» щелкнуть на кнопке Правка
основного документа.

2.Щелкнуть в месте
вставки первого из мест.

3.Щелкнуть
кнопку Поля
слияния на
панели слияния.

4.Выбрать имя поля,
из которого будут браться сведения
(например, имя адресата)

5.Ввести знаки
препинания и пробелы между полями
слияния, не захватывая символы,
ограничивающие поля слияния (« »).

6.Повторить
операции 1-4 для следующего места вставки
(например, адреса).

7.Отформатировать
вставляемые в поля слияния сведения
(например, выделить полужирным шрифтом
имена), для чего сначала указать поле
слияния, а затем наложить на него желаемый
формат.

8.После
завершения подготовки основного
документа и вставки в него всех необходимых
полей слияния, нажмите кнопку
Ассистент
слияния. на
панели слияния.

9.В
окне диалога «Ассистент слияния»
щелкнуть кнопку Слияние.

10.В
поле «Назначение»
выбрать
значение «Новый документ».

11.Щелкнуть
на кнопке Слить.

Создайте
серийные письма, пользуясь списком,
хранящимся в таблице «Сотрудники» базы
данных NWIND. Образец письма:

Г-ну

Адрес:

Заседание
Совета клуба состоится 1 апреля 1997 года
в Овальном зале Президент-отеля.

Секретариат
клуба.

Для
указания полного адреса в качестве
полей слияния вставьте поля «Адрес»,
«Город», «Страна» из таблицы «Сотрудники».

Рассылка
писем по выбранным адресам

Чтобы
отправить документ на бланке только по
нескольким выбранным адресам следует:

1.Выполнить все
процедуры по подготовке письма до п.8
предыдущего подраздела включительно.
Затем:

2.В
окне диалога «Ассистент слияния»
щелкнуть на кнопке Опции
запроса.

3.В
диалоговом окне «Опции запроса» щелкнуть
в текстовом поле

«Поле»
и развернуть
список полей выбранной при определении
источника данных таблицы.

4.Выбрать из списка
название поля по которому будет
производиться отбор записей, например,
«Город».

5.В текстовом поле
«Сравнение» выбрать из списка конкретное
значение, например, «равно».

6.В текстовое поле
«Сравнение с чем» вписать критерий
отбора, например, «Москва».

7.Щелкнуть
на кнопке
ОК.

8.В
окне диалога «Ассистент слияния»
щелкнуть кнопку Слияние.

9.В
поле «Назначение»
выбрать
значение «Новый документ».

10.Щелкнуть
на кнопке Слить.

Создайте
серийные письма, пользуясь списком,
хранящимся в таблице «Сотрудники» базы
данных NWIND. Письма подготовить только
для жителей Москвы. Начинайте сразу с
п.2 подраздела.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
Источник
  1. Что делает макрос
  2. Код макроса
  3. Как работает макрос
  4. Как использовать
  5. Скачать файл

Ссылка на это место страницы:
#zadacha

Если вы часто копируете и вставляете результаты запросов Microsoft Access в Excel вам пригодится этот макрос. В этом макросе используется DAO (Data Access Object), чтобы открыть и запустить запрос Access в фоновом режиме и вывести результаты в Excel.

В этом макросе вы указываете Excel базу данных Access и извлекаете данные из существующего запроса. Затем вы сохраняете этот запрос в Recordset объекта, который вы можете использовать для заполнения таблиц Excel. Необходимо установить ссылку на библиотеку объектов Microsoft Access. В дополнение к библиотеке объектов доступа, необходимо установить ссылку на Microsoft DAO XX библиотеки объектов, где XX это номер версии. Обратите внимание, что вы можете увидеть несколько версий этой библиотеки в диалоговом окне Reference. Как правило, нужно выбрать последнюю версию Microsoft DAO. Установите флажок рядом с записью. 

Ссылка на это место страницы:
#formula

  1. Sub VipolnitZaprosAccessIzExcel()
  3. Dim MyDatabase As DAO.Database
  4. Dim MyQueryDef As DAO.QueryDef
  5. Dim MyRecordset As DAO.Recordset
  6. Dim i As Integer
  8. Set MyDatabase = DBEngine.OpenDatabase _
  9. ("C:TempYourAccessDatabse.accdb")
  10. Set MyQueryDef = MyDatabase.QueryDefs("Ваше имя запроса")
  12. Set MyRecordset = MyQueryDef.OpenRecordset
  14. Sheets("Лист1").Select
  15. ActiveSheet.Range("A6:K10000").ClearContents
  17. ActiveSheet.Range("A7").CopyFromRecordset MyRecordset
  19. For i = 1 To MyRecordset.Fields.Count
  20. ActiveSheet.Cells(6, i).Value = MyRecordset.Fields(i - 1).Name
  21. Next i
  22. End Sub

Ссылка на это место страницы:
#kak

1. Шаг 1 объявляет необходимые переменные. Переменная объекта MyDatabase привязывает Access к приложению базы данных через библиотеку объектов DAO. MyQueryDef также является объектной переменной, которая служит контейнером памяти для целевого запроса. MyRecordset является объектом набора записей, содержащий результаты извлечения данных. В дополнение к этим переменным i целочисленная переменная используется для добавления заголовков столбцов. 

2. Шаг 2 определяет базу данных, которая содержит ваш целевой запрос, а также какой запрос будет запущен. Присвоение запроса объекту QueryDef позволяет вам открыть запрос. 

3. Шаг 3 буквально запускает запрос в памяти. Результаты запроса затем сохраняются в MyRecordset. После того как результаты помещены в переменную, вы можете вывести данные в Excel. 

4. Шаг 4 готовится к выводу набора записей путем очистки листа Excel. Это гарантирует отсутствие остатка предыдущих данных. 

5. На этом шаге используется метод CopyFromRecordset в Excel, чтобы получить набор данных в электронной таблице. В этом примере макрос копирует данные из объекта MyRecordset на Лист1 в ячейку А7. 

6. Наконец, макрос перечисляет все поля в наборе записей, чтобы автоматически получить имя каждого заголовка и добавить его в Excel. 

Ссылка на это место страницы:
#touse

Для реализации этого макроса, вы можете скопировать и вставить его в стандартный модуль:

1. Активируйте редактор Visual Basic, нажав ALT + F11. 
2. Щелкните правой кнопкой мыши имя проекта / рабочей книги в окне проекта. 
3. Выберите Insert➜Module. 
4. Введите или вставьте код во вновь созданном модуле. 

Ссылка на это место страницы:
#file

Файлы статей доступны только зарегистрированным пользователям.

1. Введите свою почту

2. Нажмите Зарегистрироваться

3. Обновите страницу
Вместо этого блока появится ссылка для скачивания материалов.

Привет! Меня зовут Дмитрий. С 2014 года Microsoft Cretified Trainer. Вместе с командой управляем этим сайтом. Наша цель — помочь вам эффективнее работать в Excel. 

Изучайте наши статьи с примерами формул, сводных таблиц, условного форматирования, диаграмм и макросов. Записывайтесь на наши курсы или заказывайте обучение в корпоративном формате.

Подписывайтесь на нас в соц.сетях:

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Обработка данных excel диаграммы
  • Обработка данных excel 2007
  • Обработка графиков в excel
  • Обработка графика в excel
  • Обработка всех таблиц в word