Обозначение строк в электронной таблице excel

1.
Область применения электронных таблиц.

в
области экономики и финансов для
подготовки документов, требующих
математических расчетов: сводок, отчетов,
смет и т. д. или для разработки объявлений,
буклетов, пригласительных билетов,
визитных карточек, то есть небольших
текстовых документов.

2.
Что является основным элементом
электронных таблиц.

ячейка

3.
Как обозначаются ячейки в электронных
таблицах? Указать расширенный формат
адреса ячейки.

Обозначение
отдельной ячейки сочетает в себе номера
столбца и строки (в этом порядке), на
пересечении которых она расположена,
например: А1 или DE234.

В
расширенном формате адрес ячейки имеет
вид

[Имя_файла_рабочей_книги]<имя_листа>!<адрес_ячейки>,
например: [Книга1.
xls]Лист1!A1

4.
Как обозначается диапазон ячеек в
электронных таблицах? Привести примеры.

Диапазон
ячеек обозначают, указывая через
двоеточие номера ячеек,

расположенных
в противоположных углах прямоугольника,
например: А1:С15.

5.
Сколько ячеек будет выделено при указании
диапазона А3:С5 в Excel?

9.
т.к. будут выделены ячейки из столбцов
с А по С в строкас с 3 по 5

6.
Как выделяются несмежные диапазоны
ячеек в Excel? Привести пример.

Выделение
несмежного диапазона ячеек производится
с помощью мыши

при
нажатой клавише Ctrl.

7.
Перечислить основные интерфейсные
элементы окна MS Excel. Пояснить их назначение.

• строка меню;

• панели
инструментов;

• строка ввода
данных или строка формул;

• окно адреса
активной (текущей) ячейки;

• ярлыки листов
рабочей книги и кнопки навигации по
ним;

• линейки
прокрутки.

8.
Перечислите способы, которыми могут
быть выполнены одни и те же операции в
любом приложении Windows.

• с помощью команд
главного меню;

• с помощью панелей
инструментов;

• с помощью команд
контекстных меню, активизируемых по
щелчку правой клавиши мыши;

• нажатием
специальных клавиатурных комбинаций.

9.
Что такое формат ячейки в Excel и как его
можно изменить?

Ячейки имеют
заданный формат,
который
можно установить из меню Формат командой
Ячейки. Эта команда имеет несколько
вкладок. Вкладки открывающегося
диалогового окна позволяют выбирать
формат записи данных (количество знаков
после запятой, указание денежной единицы,
способ записи даты и прочее), задавать
направление текста и метод его
выравнивания, определять шрифт и
начертание символов, управлять
отображением и видом рамок, задавать
фоновый цвет.

10.
Какие способы существуют в MS Excel, которые
позволяют упростить и ускорить процесс
ввода данных?

• повторный
ввод (копирование) уже существующих
данных;

• автозаполнение;

• ввод
прогрессий.

11.
Где располагается маркер автозаполнения
в MS Excel? Его назначение?

В
правом нижнем углу рамки текущей ячейки.
Перетаскивание маркера автозаполнения
рассматривается как операция «размножения»
содержимого ячейки в горизонтальном
или вертикальном направлении.

12.
Как скопировать и переместить текущую
ячейку в Excel? Перечислите несколько
способов.

Способ а) Чтобы
методом перетаскивания переместить
текущую ячейку вместе с содержимым,
следует навести указатель мыши на рамку
текущей ячейки (он примет вид стрелки).

Способ б) Специальное
перетаскивание с помощью правой кнопки
мыши. В этом случае при отпускании кнопки
появляется специальное меню, в котором
можно выбрать конкретную выполняемую
операцию.

Способ в) Использование
маркера автозаполнения.

Способ г) Возможно
копирование или перемещение данных
через буфер обмена (Ctlr
c,x,v).

13.
С какого символа начинается формула в
Excel и что может содержать в себе?

. Каждая формула
начинается с символа равно (=). Формула
может содержать числовые константы,
ссылки на
ячейки и
функции
Ехсеl,
соединенные знаками математических
операций.

14.
Что такое относительная адресация в
электронной таблице?

адреса
в ссылках при копировании формулы из
одной ячейки в другую автоматически
изменяются. Они приводятся в соответствие
с относительным расположением исходной
ячейки и создаваемой копии.

15.
Что такое абсолютная адресация в
электронной таблице?

При
абсолютной
адресации
адреса ссылок при копировании формулы
не изменяются, так что ячейка, на которую
указывает ссылка, рассматривается как
постоянная. В качестве признака абсолютной
ссылки в адресе используется знак $.

16.
Отличие абсолютной ссылки от относительной
в Excel?

При
относительной адресации адреса в ссылках
при копировании формулы из одной ячейки
в другую автоматически изменяются, а
при абсолютной нет.

17.
Как рассматриваются по умолчанию ссылки
на ячейки в формулах MS Excel?

По
умолчанию ссылки на ячейки в формулах
рассматриваются как относительные.

18.
Что является признаком абсолютной
адресации в Excel? Какие виды абсолютной
адресации различают? Привести примеры.

В
качестве признака абсолютной ссылки в
адресе используется знак $. Различают:

• полную
абсолютную ссылку (знак
$ ставится и перед именем столбца, и
перед номером строки, например $А$8). В
этом случае при копировании и перемещении
адрес ячейки не меняется;

• частичную
абсолютную ссылку (знак
$ ставится либо перед номером строки,
либо перед именем столбца, например А$8
или $А8. В данном случае при копировании
и перемещении неизменной остается
только одна из координат).

19.

Важнейшей
особенностью электронных таблиц является
их способность обеспечивать автоматический
пересчет и обновление связей при вводе
или изменении данных.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

A spreadsheet is a computer application that is designed to add, display, analyze, organize, and manipulate data arranged in rows and columns. It is the most popular application for accounting, analytics, data presentation, etc. Or in other words, spreadsheets are scalable grid-based files that are used to organize data and perform calculations. People all across the world use spreadsheets to create tables for personal and business usage. You can also use the tool’s features and formulas to help you make sense of your data. You could, for example, track data in a spreadsheet and see sums, differences, multiplication, division, and fill dates automatically, among other things. Microsoft Excel, Google sheets, Apache open office, LibreOffice, etc are some spreadsheet software. Among all these software, Microsoft Excel is the most commonly used spreadsheet tool and it is available for Windows, macOS, Android, etc. 

A collection of spreadsheets is known as a workbook. Every Excel file is called a workbook. Every time when you start a new project in Excel, you’ll need to create a new workbook. There are several methods for getting started with an Excel workbook. To create a new worksheet or access an existing one, you can either start from scratch or utilize a pre-designed template.

A single Excel worksheet is a tabular spreadsheet that consists of a matrix of rectangular cells grouped in rows and columns. It has a total of 1,048,576 rows and 16,384 columns, resulting in 17,179,869,184 cells on a single page of a Microsoft Excel spreadsheet where you may write, modify, and manage your data.

In the same way as a file or a book is made up of one or more worksheets that contain various types of related data, an Excel workbook is made up of one or more worksheets. You can also create and save an endless number of worksheets. The major purpose is to collect all relevant data in one place, but in many categories (worksheet).

Feature of spreadsheet

As we know that there are so many spreadsheet applications available in the market. So these applications provide the following basic features:

1. Rows and columns: Rows and columns are two distinct features in a spreadsheet that come together to make a cell, a range, or a table. In general, columns are the vertical portion of an excel worksheet, and there can be 256 of them in a worksheet, whereas rows are the horizontal portion, and there can be 1048576 of them.

The color light green is used to highlight Row 3 while the color green is used to highlight Column B. Each column has 1048576 rows and each row has 256 columns.

2. Formulas: In spreadsheets, formulas process data automatically. It takes data from the specified area of the spreadsheet as input then processes that data, and then displays the output into the new area of the spreadsheet according to where the formula is written. In Excel, we can use formulas simply by typing “=Formula Name(Arguments)” to use predefined Excel formulas. When you write the first few characters of any formula, Excel displays a drop-down menu of formulas that match that character sequence. Some of the commonly used formulas are:

• =SUM(Arg1: Arg2): It is used to find the sum of all the numeric data specified in the given range of numbers.
• =COUNT(Arg1: Arg2):  It is used to count all the number of cells(it will count only number) specified in the given range of numbers.
• =MAX(Arg1: Arg2): It is used to find the maximum number from the given range of numbers.
• =MIN(Arg1: Arg2): It is used to find the minimum number from the given range of numbers.
• =TODAY(): It is used to find today’s date.
• =SQRT(Arg1): It is used to find the square root of the specified cell.

For example, you can use the formula to find the average of the integers in column C from row 2 to row 7:

= AVERAGE(D2:D7)

The range of values on which you want to average is defined by D2:D6. The formula is located near the name field on the formula tab.

We wrote =AVERAGE(D2:D6) in cell D9, therefore the average becomes (2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7)/6 = 27/6 = 4.5. So you can quickly create a workbook, work on it, browse through it, and save it in this manner.

3. Function: In spreadsheets, the function uses a specified formula on the input and generates output. Or in other words, functions are created to perform complicated math problems in spreadsheets without using actual formulas. For example, you want to find the total of the numeric data present in the column then use the SUM function instead of adding all the values present in the column. 

4. Text Manipulation: The spreadsheet provides various types of commands to manipulate the data present in it. 

5. Pivot Tables: It is the most commonly used feature of the spreadsheet. Using this table users can organize, group, total, or sort data using the toolbar. Or in other words, pivot tables are used to summarize lots of data. It converts tons of data into a few rows and columns.

Use of Spreadsheets

The use of Spreadsheets is endless. It is generally used with anything that contains numbers. Some of the common use of spreadsheets are:

• Finance: Spreadsheets are used for financial data like it is used for checking account information, taxes, transaction, billing, budgets, etc.
• Forms: Spreadsheet is used to create form templates to manage performance review, timesheets, surveys, etc.
• School and colleges: Spreadsheets are most commonly used in schools and colleges to manage student’s data like their attendance, grades, etc.
• Lists: Spreadsheets are also used to create lists like grocery lists, to-do lists, contact detail, etc.
• Hotels: Spreadsheets are also used in hotels to manage the data of their customers like their personal information, room numbers, check-in date, check-out date, etc.

Components of Spreadsheets

The basic components of spreadsheets are:

1. TitleBar: The title bar displays the name of the spreadsheet and application. 

2. Toolbar: It displays all the options or commands available in Excel for use.  

3. NameBox: It displays the address of the current or active cell.

4. Formula Bar: It is used to display the data entered by us in the active cell. Also, this bar is used to apply formulas to the data of the spreadsheet. 

5. Column Headings: Every excel spreadsheet contains 256 columns and each column present in the spreadsheet is named by letters or a combination of letters. 

6. Row Headings: Every excel spreadsheet contains 65,536 rows and each row present in the spreadsheet is named by a number.

7. Cell: In a spreadsheet, everything like a numeric value, functions, expressions, etc., is recorded in the cell. Or we can say that an intersection of rows and columns is known as a cell. Every cell has its own name or address according to its column and rows and when the cursor is present on the first cell then that cell is known as an active cell.

8. Cell referring: A cell reference, also known as a cell address, is a way for describing a cell on a worksheet that combines a column letter and a row number. We can refer to any cell on the worksheet using cell references (in excel formulae). As shown in the above image the cell in column A and row 1 is referred to as A1. Such notations can be used in any formula or to duplicate the value of one cell to another (by using = A1).

9. Navigation buttons: A spreadsheet contains first, previous, next, and last navigation buttons. These buttons are used to move from one worksheet to another workbook. 

10. Sheet tabs: As we know that a workbook is a collection of worksheets. So this tab contains all the worksheets present in the workbook, by default it contains three worksheets but you can add more according to your requirement.

Create a new Spreadsheet or Workbook

To create a new spreadsheet follow the following steps:

Step 1: Click on the top-left, Microsoft office button and a drop-down menu appear.

Step 2: Now select New from the menu.

Step 3: After selecting the New option a New Workbook dialogue box will appear and then in Create tab, click on the blank Document.

A new blank worksheet is created and is shown on your screen. 

Note: When you open MS Excel on your computer, it creates a new Workbook for you.

Saving The Workbook 

In Excel we can save a workbook using the following steps:

Step 1: Click on the top-left, Microsoft office button and we get a drop-down menu:

Step 2: Now Save or Save As are the options to save the workbook, so choose one.

• Save As: To name the spreadsheet and then save it to a specific location. Select Save As if you wish to save the file for the first time, or if you want to save it with a new name.
• Save: To save your work, select Save/ click ctrl + S if the file has already been named.

So this is how you can save a workbook in Excel.

Inserting text in Spreadsheet

Excel consists of many rows and columns, each rectangular box in a row or column is referred to as a Cell. So, the combination of a column letter and a row number can be used to find a cell address on a worksheet or spreadsheet. We can refer to any cell in the worksheet using these addresses (in excel formulas). The name box on the top left(below the Home tab) displays the cell’s address whenever you click the cell.

To insert the data into the cell follow the following steps:

Step 1: Go to a cell and click on it

Step 2: By typing something on the keyboard, you can insert your data (In that selected cell).

Whatever text you type displays in the formula bar as well (for that cell).

Edit/ Delete Cell Contents in the Spreadsheet

To delete cell content follow the following steps:

Step 1: To alter or delete the text in a cell, first select it. 

Step 2: Press the Backspace key on your keyboard to delete and correct text. Alternatively, hit the Delete key to delete the whole contents of a cell. You can also edit and delete text using the formula bar. Simply select the cell and move the pointer to the formula bar.

Можно подумать, что Excel – это программа работы с электронными таблицами. Такое впечатление появляется из-за того, что рабочий лист оформлен в виде сеточки, и внесенные данные действительно визуально напоминают таблицу. Тем не менее, в Excel понятие таблицы несколько отличается от общепринятого. То, что обычный пользователь называет таблицей, по терминологии этой программы называется диапазоном. 

Отличается работа с таблицами Excel и от построения таблиц в других электронных документах, таких форматов, как Microsoft Word. И все это может несколько напугать новичка. Но, как говорится, не боги горшки обжигали.

Преимущества таблиц Excel

Обычный лист – это просто набор ячеек, одинаковых по функциональности. Да, некоторые из них могут содержать какую-то информацию, другие – нет. Но в целом, они не являют собой единую систему с программной точки зрения. 

Таблица же не сводится к диапазону данных и является самостоятельным объектом, у которого есть много характеристик, таких как название, собственная структура, параметры и огромное количество достоинств перед обычным диапазоном.

Если вы в ходе дальнейшего изучения темы увидите название «умные таблицы», не стоит смущаться. Это то же самое, что и таблица, эти термины можно использовать в качестве синонимов. 

Главное преимущество таблиц Excel заключается в том, что при добавлении новой строки к ней она автоматически присоединяется к таблице. Это дает возможность привязать таблицу к формуле, чтобы последняя автоматически изменялась, когда в диапазон вводятся новые данные. 

Проще всего понять весь набор преимуществ умных таблиц на практике. Но для начала нужно научиться их создавать.

Создание таблицы Excel

У нас есть информация о том, какой менеджер на какую сумму смог продать товар, записанная в виде диапазона, из которого предстоит сделать таблицу.

Чтобы превратить диапазон в таблицу, можно воспользоваться двумя способами. Первый – это перейти на вкладку «Вставка», после чего нажать на кнопку «Таблица».

Второй – воспользоваться горячими клавишами Ctrl + T. Далее появится небольшое окошко, в котором можно более точно указать диапазон, входящий в таблицу, а также дать Excel понять, что в таблице содержатся заголовки. В качестве них будет выступать первая строка.

В большинстве случаев никаких изменений не требуется. После того, как будет нажата клавиша ОК, диапазон станет таблицей. 

Перед тем, как разбираться в особенностях работы с таблицами, необходимо разобраться, как она устроена в Excel.

Базовые особенности работы с таблицами

Один из самых главных элементов таблицы – ее название. Его можно увидеть во вкладке «Конструктор». Она отображается сразу после того, как будет нажата левая кнопка мыши на любую ячейку, входящую в нее. Название есть, даже если пользователь его не задает. Просто в таком случае по умолчанию дается имя «Таблица 1», «Таблица 2» и другие.

Если вы собираетесь использовать сразу несколько таблиц в вашем документе, то рекомендуем дать более понятные имена. В будущем тогда будет значительно проще понять, какая из них за что отвечает. Особенно это важно при работе с Power Query и Power Pivot. Давайте присвоим таблице имя «Отчет».

В Excel есть отдельная функция, предназначенная для того, чтобы просмотреть, какие таблицы и именованные диапазоны есть и быстро управлять их названиями. Для того, чтобы ею воспользоваться, необходимо открыть вкладку «Формулы», после чего найти пункт «Диспетчер имен».

Увидеть название таблицы можно и при ручном вводе формулы.

Но больше всего любопытно то, что Excel может работать не только с таблицей в целом, но и отдельными ее частями – колонками, заголовками, итогами и так далее. Чтобы сослаться на какой-то конкретный компонент, необходимо записывать формулы в таком виде.

Начинающий пользователь сразу скажет: «Боже, как можно все это выучить»? Но на самом деле, этого не нужно делать, поскольку в ходе набора формулы появляются подсказки. Главное – не забыть открыть квадратную скобку (ее можно найти в английской раскладке там, где у нас находится кнопка «х»).

Переключение между компонентами таблицы осуществляется с помощью клавиши Tab. После того, как формула введена, не стоит забывать закрыть все скобки, включая квадратную.

Если в любой ячейке записать формулу, возвращающую сумму всего столбца «Продажи», то она автоматически обретет такой вид.

=Отчет[Продажи]

Простыми словами, ссылка указывает не на какой-то определенный диапазон, а на всю колонку таблицы.

Это говорит о том, что если использовать умную таблицу в диаграмме или сводной таблице, новая информация туда будет добавляться автоматически. 

Свойства таблиц

Таблицы Excel могут действительно сделать жизнь проще. И одна из причин этого – возможность гибко настраивать ее характеристики. Давайте рассмотрим, как это можно сделать.

Кроме главного заголовка, в каждой таблице содержатся заголовки колонок, в качестве которых выступают значения первой их строки.

Если таблица большая, пользователь все равно может увидеть названия после прокрутки диапазона вниз, поскольку названия столбцов на панели координат автоматически переименуются в названия соответствующих колонок.

Если бы мы работали с обычным диапазоном, то пришлось бы отдельно закреплять области и жертвовать одной строкой рабочего поля. Использование таблиц избавляет нас от этой проблемы. 

Одна из функций таблиц, которая добавляется автоматически при ее создании – автофильтр. Он может быть полезным, но если в нем нет необходимости, его легко отключить в настройках.

Вот маленькая демонстрация того, как новая строка автоматически добавляется к таблице.

Как мы видим, новые ячейки автоматически форматируются так, чтобы соответствовать таблице, а также ее ячейки заполняются нужными формулами и ссылками. Удобно, не так ли?

То же касается и новых столбцов.

Если хотя бы в одну ячейку вставить формулу, она автоматически будет скопирована на весь столбец. Поэтому не нужно вручную пользоваться маркером автозаполнения.

Но и это еще не все. Можно внести определенные изменения в функционал таблицы.

Внесение настроек в таблицу

Управлять параметрами таблицы можно во вкладке «Конструктор». Например, через группу «Параметры стилей таблиц» можно добавлять или удалять строки с заголовками и итогами, сделать чередующееся форматирование строк, выделить жирным первый или последний абзац.

Быстро сделать привлекательный дизайн таблицы не составит никакого труда благодаря готовым шаблонам. Их можно найти в группе «Стили таблиц». Если же нужно внести свои изменения в дизайн, это также легко сделать.

Группа инструменты дает возможность выполнить некоторые дополнительные операции, такие как создание сводной таблицы, удаление дубликатов или же удалить таблицу, превратив ее в обычный диапазон.

Но одна из самых интересных возможностей любой таблицы – срезы.

Простыми словами, это фильтр, располагаемый на отдельной панели. После нажатия на кнопку «Вставить срез» мы можем выбрать колонки, которые будут служить критериями фильтрации.

После этого в отдельной панели появляется перечень уникальных значений определенной колонки.

Чтобы применить фильтр, необходимо кликнуть по нужной категории.

После этого будут отображаться лишь те значения, которые соответствуют тому менеджеру, который был выбран. 

Также возможен выбор сразу нескольких категорий. Это можно сделать, удерживая клавишу Ctrl или воспользовавшись специальной кнопкой в верхнем правом углу, расположенной в левой части от снятия фильтра.

Срез можно настраивать. Для этого существует отдельная вкладка на ленте, которая называется «Параметры». В ней пользователь может отредактировать внешний вид среза, размеры кнопок, количество столбцов и внести ряд других изменений. В целом, там все интуитивно понятно, поэтому любой пользователь сможет сам разобраться.

Но не все так просто…

Дело в том, что есть ряд недостатков у таблиц Excel, которые накладывают определенные ограничения на их работу:

1. Нет возможности использовать представления. Простыми словами, нельзя запомнить ряд настроек листа, таких как фильтр, свернутые строки или столбцы и так далее.
2. Нельзя использовать эту книгу одновременно с другим человеком через функцию совместного использования.
3. Возможна лишь вставка окончательных итогов. 
4. В таблице нельзя использовать формулы массивов, что накладывает серьезные ограничения при работе с большими объемами данных.
5. Ячейки в таблице не могут быть объединены. Впрочем, даже в обычном диапазоне эту функцию рекомендуют использовать с осторожностью.
6. Невозможно транспонировать таблицу так, чтобы заголовки располагались в строках. Чтобы это сделать, ее нужно переконвертировать в формат обычного диапазона.

Некоторые дополнительные особенности таблиц

Редактирование значений в таблице осуществляется абсолютно таким же образом, как и в любой другой ячейке. Если вводить повторяющиеся значения, Excel будет подсказывать их полностью после того, как будет введен один или несколько первых символов.

Функционал таблиц предусматривает возможность автоматического подсчета итогов. Для этого необходимо выделить нужный столбец + одна ячейка под ним, в которую будет выводиться результат и нажать на кнопку «Сумма» на вкладке «Главная».

Это стандартная возможность Excel, которая не связана непосредственно с таблицами. Но поскольку значение выводится в ячейку, находящуюся непосредственно под этим диапазоном, то оно автоматически добавляется к таблице. Так и получается, что добавляется отдельный столбец с итогами.

Одна из интересных возможностей умных таблиц – использование числовых фильтров. Они могут быть использованы для того, чтобы скрыть определенные значения. Чтобы получить доступ к этой функции, равно как и к некоторым другим параметрам колонок, достаточно нажать на стрелочку в ячейке, обозначающей название колонки.

Там же можно воспользоваться такими параметрами, как сортировка по цвету, возрастанию или спаданию значения и ряд других.

Таблица и именованный диапазон

Один из аналогов, который позволит преодолеть некоторые из описанных выше ограничений – именованный диапазон. Конечно, это уже несколько другая тема, поскольку таблицы и именованные диапазоны пересекаются в определенной части функционала, но не дублируют его. 

На него также можно ссылаться в формуле, а также обновлять информацию в нем. Правда, последнее придется делать вручную через Диспетчер имен.

Именованные диапазоны могут использоваться как в простых, так и сложных формулах. И в некоторых аспектах могут повторять функционал таблиц. Например, у нас есть такая формула.

= СУММ(E2:E8)+СРЗНАЧ(E2:E8)/5+10/СУММ(E2:E8)

Видим, что здесь один и тот же диапазон (не таблица и не именованный) используется сразу несколько раз. Предположим, нам нужно этот диапазон поменять на какой-то другой. В таком случае изменения придется вносить сразу в трех местах.

Если же этому диапазону присвоить имя или превратить его в таблицу, достаточно просто указать его название один раз, а потом в случае чего просто поменять привязку к определенному диапазону также один раз. 

Выводы

Таким образом, умные таблицы в Excel открывают перед пользователем огромное количество возможностей. Тем не менее, есть и ограничения, поэтому использование таблиц не во всех ситуациях возможно. Если хочется оставить ряд возможностей, но, например, необходимо транспонировать диапазон, то необходимо конвертировать таблицу в именованный диапазон, а потом осуществлять все необходимые действия. 

Умные таблицы открывают перед пользователем огромные возможности по автоматизации многих процессов Excel. Но если требуется обработка большого объема данных, в некоторых случаях лучше использовать именованный диапазон, к которому можно применять формулы массива и так далее. 

Электронные таблицы EXCEL

Документ в  EXCEL называется рабочей книгой, которая
состоит совокупности листов. Каждый лист имеет название, которое отображается
на ярлычке листов в левой нижней части экрана. Листы можно удалять,
переименовывать, перемещать и т.д.

Столбцы обозначаются обычно латинскими буквами А, В,
С.., АВ, АС.., а строки обозначаются цифрами 1, 2, 3…

Максимальное количество строк и столбцов в EXCEL
зависит от ее конкретной реализации. Например, в Excel макcимальный размер
таблицы составляет 256 столбцов и 65536 строк.

В процессе работы с EXCEL на экране видна не вся таблица,
а только ее часть.

На пересечении строк и столбцов находятся ячейки.
Каждая ячейка имеет уникальный адрес, определяемый именем столбца и номером
строки. Формат адреса ячейки имеет следующий вид: «столбец»
«строка«.

Например: ячейка, находящаяся на пересечении столбца с
именем С и строки с номером 15, имеет адрес С15.

Ячейка, на которой в данный момент установлен курсор,
называется текущей или активной.

Диапазон ячеек – это
группа данных, расположенных в соседних ячейка, например на рисунке выделен
диапазон ячеек А2:I8.  Между адресами ставится двоеточие.

Относительная и абсолютная адресация.

В Excel можно указать положение ячейки с помощью
относительной или абсолютной адресации. При относительной
адресации Excel не интерпретирует адреса ячеек, введенные в формулу,
как ссылку на их постоянное расположение. Вместо этого она интерпретирует
адреса ячеек как указание на их расположение относительно ячейки, в которой
находится формула.

Например:
ячейка А1 заполнена числом 50, ячейка А2 — 100, в ячейке А3 находится формула —
=А1+А2. При создании формулы Excel интерпретирует ее таким образом: «подняться
на две ячейки, взять оттуда значение, подняться на одну ячейку, взять оттуда
значение, сложить их». После копирования такой формулы в другую
ячейку, относительные ссылки будут указывать на другие ячейки так, чтобы
сохранить прежние отношения в соответствии с новым местоположением.

В некоторых формулах необходимо сохранять ссылку на
точно указанную ячейку, иными словами, ссылка на ячейку не должна зависеть от
расположения формулы на листе. В таких случаях следует применять абсолютную ссылку (адресацию). Чтобы заменить
относительную ссылку абсолютной, необходимо поставить символ $ и перед
именем столбца и перед номером строки. Это делается с помощью клавиши F4.

Можно ссылаться на ячейки или диапазоны ячеек,
находящиеся на других листах. Для этого необходимо перед адресом ячейки ввести
имя листа и восклицательный знак (Лист4!А1). Такие ссылки называются трехмерными.

Принцип относительной адресации ячеек заключается в
автоматическом изменении адресов ячеек при копировании и перемещении формул.

Принцип абсолютной адресации ячеек заключается в
неизменности адресов ячеек при копировании и перемещении формул.

В ячейки заносятся данные в виде числа, текста или
формулы. Обычно сами формулы на экране не видны. Вместо формул в
соответствующих ячейках выводится результат вычисления по этим формулам. При
каждом изменении исходных данных формулы автоматически пересчитываются.

Типы данных

Все данные, которые вводятся в ячейки EXCEL,
подразделяются на три типа: число, текст, формула.

Число — это последовательность символов, начинающаяся
с цифры или знака «+» / «-«. Числа имеют несколько форматов
записи: общий, числовой, экспоненциальный, денежный, процентный и др.

Например: общий — 3,14; экспоненциальный — 5,1Е-3;
процентный — 98%.

Текст — это любая последовательность символов, которая
начинается с буквы или любого другого символа, которому предшествуют кавычки.
Таким образом, кавычки («) — признак текстовых данных.

Например: «Фамилия …; «12 предметов … .

Формула — последовательность символов, начинающаяся со
знака «=» (равно). Формула может содержать:

·     
Знаки арифметических действий (+  сложение, —  вычитание, * 
умножение, /  деление, ^  возведение в степень);

·     
Постоянные величины (числа);

·     
Адреса ячеек (A1, D5 и др.);

·     
Стандартные функции (SQRT,CYMM и др.).

Например: =А1+А2*А3+А4*А5; =МИН(А1:А5).

Ввод данных

Последовательность операций при вводе данных:

·     
Выделить ячейку, в которую нужно ввести данные, то есть
установить на эту ячейку
курсор.

·     
Ввести данные (текст, число, формулу).

·     
Нажать клавишу Enter (или клавиши «стрелка вверх» и
«стрелка вниз»).

После ввода формулы в соответствующей ячейке таблицы
выводится результат вычисления по этой формуле. Для просмотра формулы в текущей
ячейке используется строка редактирования (строка формул) в верхней части
экрана.

Примечание: при вводе в
формулу адреса ячейки удобно использовать мышь — вместо ввода адреса ячейки
следует поместить указатель мышки на соответствующую ячейку и щелкнуть мышкой.
Следует помнить, что в этом случае ввод формулы завершается только нажатием на
клавишу Enter.

При вводе числа в ячейку его выравнивание
осуществляется по правой границе столбца (по умолчанию).

При вводе текста в ячейку его выравнивание
осуществляется по левой границе столбца (по умолчанию).

Если в тексте или в формуле символов больше, чем
ширина столбца, то «лишние» символы располагаются в соседних ячейках,
если эти ячейки свободны. Если соседние ячейки заняты, то на экран выводится
число символов, равное ширине столбца, остальные будут не видны на экране, но
появятся, если увеличить ширину столбца.

При вводе числа (в аналогичном случае) в ячейке
выводятся символы ###. Для отображения всего числа следует увеличить ширину
столбца. Ширина столбца должна быть на один символ больше, чем количество
символов во вводимых данных.

Функции

EXCEL имеют набор стандартных функций, включающий
математические, логические, статистические, финансовые, текстовые и другие функции.

Формат записи функции: «имя функции»
(«аргумент»).

Например:

·   
= СУММ(В3:С8), что эквивалентно формуле =В3+В4+В5+В6+В7+В8+С3+С4+…+С8;

·   
= SQRT (А6);

·   
= МИН(А1:А5);

·   
= МАКС(С1:D5).

Перечень функций можно найти в Мастере функций
(см. кнопку на панели инструментов Стандартная).

Автоматизация ввода

В Excel  для копирования
содержимого ячеек или группы ячеек можно использовать традиционные возможности:
Ctrl C, Ctrl V, Правка/копировать,
Правка/вставить, контекстное меню и т.д.

Но для быстрого заполнения ячеек можно использовать
маркер заполнения (квадратик, находящийся в левом нижнем углу ячейки или
выделенного фрагмента).

После выделения ячейки надо установить указатель на
маркере заполнения и затем, нажав левую кнопку мыши, перетащить его в
любом направлении. Содержимое этой ячейки копируется в выделенный диапазон.

Если выделить диапазон А1:А2 и перетащить маркер
заполнения вниз, то будет создан ряд с шагом, равным интервалу между двумя
выделенными значениями, как показано в столбце А на рисунке внизу. Если же
выделить ячейки С1:С2 и держать нажатой клавишу Ctrl при перетаскивании маркера
заполнения вниз, то выделенные ячейки будут скопированы с повторением исходного
диапазона.

Если при создании ряда вы перетаскиваете маркер
заполнения вниз или вправо, то значения возрастают. Однако, при перетаскивании
маркера вверх и влево создается ряд с убывающими значениями. Если выделено
текстовое значение, то при перетаскивании маркера заполнения текст копируется в
новые ячейки. Но если выделение содержит и текст и число, срабатывает
автозаполнение Excel, которое изменяет числовой компонент и просто копирует
текстовый компонент. Таким способом можно расширить ряд дат, а также создать
такой ряд, как, например «Квартал 1», «Квартал 2″…

На рисунке ниже столбцы А и В содержат значения с
разными интервалами, а столбцы C-J показывают, как работает автозаполнение,
даже тогда, когда ячейки содержат одновременно текст и числа.

Использование правой кнопки мыши при
перетаскивании маркера заполнения

Если использовать правую кнопку мыши для заполнения
диапазона, то при отпускании кнопки появляется контекстное меню.

Команды из этого контекстного меню можно использовать
для изменения способа заполнения диапазонов или рядов.

Команда «Копировать ячейки»
— просто копирует выделенные исходные ячейки в конечный диапазон, повторяя при
необходимости значения ячеек из исходного диапазона.

При выборе команды «Заполнить»,
последовательность выделенных чисел расширится, как если бы мы перетаскивали
маркер заполнения при нажатой левой кнопке мыши.

Если выбрать команду «Заполнить
форматы», копируются только форматы исходных ячеек, содержимое
ячеек не изменяется.

Если выбрать команду «Заполнить
значения», копируется содержимое исходных ячеек, но форматы
исходных и конечных ячеек остаются прежними.

Если исходные ячейки содержат даты, то в этом
контекстном меню становятся доступными команды «Заполнить по
дням», «Заполнить по рабочим дням», «Заполнить по
месяцам», «Заполнить по годам», позволяющие заполнять
ряд, в котором изменяется только соответствующий компонент даты.

Автозаполнение формул
осуществляется аналогично вышесказанному, либо при перетаскивании левой кнопки
мыши, либо при выборе в контекстном меню Заполнить только значения.

ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ.

При создании диаграммы можно использовать Мастер
диаграмм, который осуществляет поэтапное руководство процессом построения
диаграммы. Сначала необходимо выделить данные, которые будут отображены на
диаграмме (это необязательная операция, но она позволит сэкономить время при
работе с Мастером). В выделяемые данные следует включать как числовые данные,
так и их подписи. Excel автоматически распознает подписи и использует их при
построении диаграммы.

Диаграммы в Excel включают много объектов, каждый из
которых можно выделять и изменять отдельно:

·     
Фон —
площадь, на которой размещается диаграмма;

·     
Категория —
совокупность значений данных на оси категорий;

·     
Ось категорий
— ось (обычно ось Х), по которой расположены категории;

·     
Ряд данных —
совокупность взаимосвязанных значений данных;

·     
Ось значений
— ось (обычно ось Y), определяющая значения данных;

·     
Маркер данных
— образ, который представляет отдельное значение данного. Тип этого образа
зависит от типа диаграммы;

·     
Значение данного — отдельное данное (иначе — пункт);

·     
Заголовок диаграммы — название диаграммы;

·     
Легенда диаграммы — руководство, в котором представлен цвет, оформление и образ маркера
для каждого ряда данных;

·     
Область построения — прямоугольная область, ограниченная двумя осями.

Создать диаграмму можно
следующими способами:

·     
Выполнить команду Вставка/Диаграмма;

·     
Нажать кнопку Мастер диаграмм
на Стандартной панели инструментов;

Кроме того, диаграмму можно построить на рабочем листе
или на отдельном листе. Если диаграммы строятся на отдельном листе, то в
рабочую книгу добавляются листы с названием Диаграмма1, Диаграмма 2 и
т.д. Эти листы можно переименовывать.

Построение с помощью Мастера диаграмм состоит из
следующих шагов:

1.      На первом шаге указывается интервал данных, по которым строится
диаграмма;

2.      На втором шаге выбирается тип диаграммы;

3.      На третьем шаге выбирается диапазон данных и рядов диаграммы;

4.      На четвертом шаге указываются опции, определяющие оформление рядов
данных. Параметры окна этого шага зависят от типа выбранной диаграммы.

5.      На пятом шаге выбирается опция для легенды, вводятся заголовки осей и
заголовок диаграммы.

Для перехода к следующему шагу Мастера надо нажимать
кнопку Далее. На последнем шаге необходимо нажать
кнопку Готово. Кроме того, все диалоговые окна Мастера диаграмм
имеют кнопки: Назад,  Отмена, Справка.

Редактирование диаграммы.

Для того, чтобы внести изменения в какой-либо элемент
диаграммы, сначала необходимо сообщить Excel, какую часть диаграммы вы
собираетесь изменять. Для этого, сначала двойным щелчком в области диаграммы
активизируется вся диаграмма, затем, надо выделить изменяемый элемент (один щелчок
левой кнопкой мыши). Теперь можно приступать к изменениям.

Первым средством
для выполнения операций редактирования диаграмм является панель инструментов Диаграммы.
На этой панели инструментов имеются следующие кнопки:

·     
Формат выделенного объекта. Открывает диалоговое окно для форматирования выделенного объекта. Вид
этого окна зависит от того, какой объект был выделен.

·     
Тип диаграммы.
Позволяет изменить тип диаграммы.

·     
Легенда.
Отображает или убирает легенду с диаграммы.

·     
По строкам и По столбцам. Изменяет расположение данных по осям координат.

Второй способ,
позволяющий изменить тот или иной элемент диаграммы, вызвать контекстное меню
выделенного объекта нажатием правой клавиши мыши.