Excel удобно использовать для создания телефонных справочников. Причем информация не просто надежно хранится там, но и ее всегда может использоваться для выполнения различных манипуляций, сопоставления с другими списками и т.п.
Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.
Шаблон телефонного справочника
Как сделать справочник в Excel? Для создания телефонного справочника нужны, минимум, два столбца: имя человека или организации и, собственно, номер телефона. Но можно сразу сделать список более информативным, добавив дополнительные строки.
Шаблон готов. Шапка может быть другой, какие-то столбцы должны быть добавлены, какие-то исключены. Осталось только заполнить справочник информацией.
Дополнительно можно провести еще одну манипуляцию: определить формат ячеек. По умолчанию формат каждой ячейки значится как ОБЩИЙ. Можно оставить все как есть, но для столбца с номером телефона можно задать специальный формат. Для этого надо выделить ячейки из этого столбца, правой кнопкой вызвать меню, выбрать ФОРМАТ ЯЧЕЕК.
Среди предоставленных вариантов выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется мини-список, среди которых можно будет выбрать НОМЕР ТЕЛЕФОНА.
Как пользоваться справочником
Любой справочник нужен для того, чтобы по одному критерию можно было легко узнать остальные. Так, в телефонном справочнике мы можем ввести необходимую фамилию и узнать номер телефона этого человека. В Excel сделать это помогают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.
Имеем небольшой справочник. В действительности, в фирмах обычно более длинные списки, поэтому и искать в них информацию вручную сложно. Составим заготовку, в которой будет значиться вся информация. А появляться она будет по заданному критерию – фамилия, поэтому сделаем этот пункт в виде выпадающего списка (ДАННЫЕ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ – ТИП ДАННЫХ – СПИСОК).
Нужно сделать так, чтобы при выборе какой-то фамилии, в остальных ячейках автоматически проставлялись соответствующие данные. Ячейки с телефоном выделили зеленым, потому что это самая важная информация.
В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.
- Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
- Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
- Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.
Получили следующее. Формула универсальна, ее можно протянуть и на остальные строки в заготовке. Теперь, при выборе фамилии, будет выпадать вся остальная информация. В том числе и номер телефона.
Получается, что команда ИНДЕКС при задании критерия из массива, выдает нам номер его строки и столбца. Но т.к. критерий плавающий, и мы постоянно будем менять фамилии, чтобы узнавать номера телефонов людей, мы дополнительно воспользовались функцией ПОИСКПОЗ. Она помогает искать позиции нужных нам строки и столбца.
Как сопоставить два списка в Excel
Работа со списками в Excel подразумевает их сопоставление. Т.е. сравнивание данных, нахождение одинаковых или уникальных позиций. Попробуем для примера сопоставить два простых списка.
Имеется информация по двум складам. Задача: проверить, каких позиций нет на том и другом складе, чтобы в будущем сделать заказ и довезти недостающие продукты.
Выделим оба списка (без шапок) с помощью клавиши CTRL. Свободное место между списками (т.е. столбец B) нам не нужно. Затем на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК – ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.
Появится небольшое окно, где можно выбрать, чтобы команда показывала повторяющиеся или уникальные значения. Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они подсветятся цветом, который можно выбрать справа. У нас это красный.
Скачать телефонный справочник шаблон в Excel
Теперь можно скопировать все красные ячейки из левого столбца и добавить их в правый и наоборот. Получатся два равнозначных списка.
Excel для Microsoft 365 для Mac Excel 2021 для Mac Excel 2019 для Mac Excel 2016 для Mac Excel для Mac 2011 Еще…Меньше
Excel предлагает специальные числовые форматы для почтовых индексов, номеров социального страхования и номеров телефонов. Если они вам не соответствуют, вы можете создать и применить собственный числовом формате.
Применение к числам заранее задав формат почтового индекса
-
Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
-
На вкладке Главная рядом с полем Общие в поле Формат
щелкните стрелку и выберите другие числовые форматы. -
В диалоговом окне Формат ячеек в категории нажмитекнопку Особый.
-
В списке Тип выберите почтовый индекс или Почтовый индекс + 4.
Примечание: Эти специальные форматы номеров доступны только в том случае, если в формате Расположение (язык) за установлено положение Сша (английский). В разных региональных данных для почтовых индексов не заметив или не заметив специальный числовой формат.
щелкните стрелку и выберите другие числовые форматы.Создание пользовательского формата почтового индекса
Если специальные форматы почтовых индексов вам не соответствуют, можно создать пользовательский формат почтового индекса.
Важно: Пользовательские числовые форматы влияют только на способ отображения числа и не влияют на его базовое значение. Пользовательские числовые форматы хранятся в активной книге и недоступны для открываемых новых книг.
-
Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
-
На вкладке Главная рядом с полем Общие в поле Формат
щелкните стрелку и выберите другие числовые форматы. -
В диалоговом окне Формат ячеек в разделе Категория выберите пункт Другой.
-
В списке Тип выберите числовой формат, который нужно настроить. Код, используемый для числовых форматов, появится в поле Тип над списком Тип.
Совет: Чтобы настроить предопределяемый формат Почтовый индекс + 4, выберите 00000-0000 в списке Тип. При выборе встроенного числого формата в списке Тип Excel создает его копию, которую можно настроить.
-
В поле Тип внесите необходимые изменения в выбранный числовой формат.
Совет: Если диапазон ячеек содержит как пятизначный, так и девятизначный почтовый индекс, вы можете ввести [<=99999]00000;00000-0000, чтобы правильно отобразить оба типа почтовых индексов на экране.
Включать в почтовые индексы ведущие символы
Ячейку или диапазон ячеек можно отформатировать таким образом, чтобы перед почтовым индексом отображались символы, заполнявшие ее ширину. Например, нули или тире можно использовать для отображения почтового индекса следующим образом: 0000000 98052 или ——- 98052.
Важно: Пользовательские числовые форматы влияют только на способ отображения числа и не влияют на его базовое значение. Пользовательские числовые форматы хранятся в активной книге и недоступны для открываемых новых книг.
-
Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
-
На вкладке Главная рядом с полем Число в поле Числовом формате
щелкните стрелку и выберите другие числовые форматы. -
В диалоговом окне Формат ячеек в разделе Категория выберите пункт Другой.
-
В поле Тип введите *0 и нужный формат почтового индекса.
Совет: Например, для 5-значного почтового индекса введите *0#####
Отображение номеров социального страхования полностью
-
Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
-
На вкладке Главная рядом с полем Число в поле Числовом формате
щелкните стрелку и выберите другие числовые форматы. -
В диалоговом окне Формат ячеек в категории нажмитекнопку Особый.
-
В списке Тип выберите номер социального обеспечения.
Примечание: Этот специальный числовом формате доступен только в том случае, если в формате Расположение (язык) за установлено положение Сша (английский). В разных региональных службах для номеров социального страхования (или без них) не огося.
Отображение только последних цифр номеров социального страхования
Для общих мер безопасности может потребоваться отобразить только последние цифры номера социального обеспечения и заменить остальные цифры нулями или другими знаками. Для этого можно использовать формулу, включаемую функции С ФУНКЦИИ С CONCATENATE и RIGHT. В этой процедуре предполагается, что все номера социального страхования находятся в одном столбце и что у вас есть второй столбец, в котором будут отображаться только последние несколько цифр номеров социального страхования.
Важно: Чтобы запретить другим пользователям просматривать весь номер социального обеспечения, сначала скроете столбец с этим номером, а затем защитите его, чтобы неавторизованные пользователи не могли открыть данные. Лучше всего не хранить полные номера социального страхования (SOCIALS) в книгах. Вместо этого все номера социального страхования хранятся в расположении, которое соответствует строгим стандартам безопасности (например, в программе для работы с базами данных), а затем используйте только четыре последних цифры чисел в книгах.
-
В пустом столбце щелкните первую ячейку.
-
На вкладке Формулы нажмите кнопку Вставить функцию,введите ТЕКСТ,а затем введите С ФУНКЦИЮ С CONCATENATE.
-
В области формул отредактируем формулу так, чтобы она выглядела так:
=СОВЕКАN(«000-00-«; ПРАВАЯ(<ЯЧЕЙКА1>:<Б>;4))
где <ЯЧЕЙКА1> — это первая ячейка (например, A1), а <БДЛЯ >— последняя ячейка (например, A10) в диапазоне ячеек, содержащих номера социального страхования.
Excel отображает текстовую строку «000-00» вместо первых 5 цифр номера социального обеспечения и объединяет ее с четырьмя последними цифрами номера социального обеспечения (например, 000-00-1234).
-
Чтобы заполнить остальные ячейки в диапазоне, перетащите в ячейку, содержаную формулу, и перетащите его вниз по столбце.
Отображение номеров в качестве номеров телефонов
-
Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
-
На вкладке Главная рядом с полем Число в поле Числовом формате
щелкните стрелку и выберите другие числовые форматы. -
В диалоговом окне Формат ячеек в категории нажмитекнопку Особый.
-
В списке Тип выберите Телефон число.
Примечание: Этот специальный числовом формате доступен только в том случае, если в формате Расположение (язык) за установлено положение Сша (английский). В разных региональных значениях для номеров телефонов не за исключением специальных форматов номеров.
Применение к числам заранее задав формат почтового индекса
-
Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
-
На вкладке Главная в областиЧисло во всплывающее меню Числовом формате
выберите пункт Пользовательский. -
В диалоговом окне Формат ячеек в категории нажмитекнопку Особый.
-
В списке Тип выберите почтовый индекс или Почтовый индекс + 4.
Примечание: Эти специальные форматы номеров доступны только в том случае, если в формате Расположение (язык) за установлено положение Сша (английский). В разных региональных данных для почтовых индексов не заметив или не заметив специальный числовой формат.
Создание пользовательского формата почтового индекса
Если специальные форматы почтовых индексов вам не соответствуют, можно создать пользовательский формат почтового индекса.
Важно: Пользовательские числовые форматы влияют только на способ отображения числа и не влияют на его базовое значение. Пользовательские числовые форматы хранятся в активной книге и недоступны для открываемых новых книг.
-
Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
-
На вкладке Главная в областиЧисло во всплывающее меню Числовом формате
выберите пункт Пользовательский. -
В диалоговом окне Формат ячеек в разделе Категория выберите пункт Другой.
-
В списке Тип выберите числовой формат, который нужно настроить. Код, используемый для числовых форматов, появится в поле Тип над списком Тип.
Совет: Чтобы настроить предопределяемый формат Почтовый индекс + 4, выберите 00000-0000 в списке Тип. При выборе встроенного числого формата в списке Тип Excel создает его копию, которую можно настроить.
-
В поле Тип внесите необходимые изменения в выбранный числовой формат.
Совет: Если диапазон ячеек содержит как пятизначный, так и девятизначный почтовый индекс, вы можете ввести [<=99999]00000;00000-0000, чтобы правильно отобразить оба типа почтовых индексов на экране.
Включать в почтовые индексы ведущие символы
Ячейку или диапазон ячеек можно отформатировать таким образом, чтобы перед почтовым индексом отображались символы, заполнявшие ее ширину. Например, нули или тире можно использовать для отображения почтового индекса следующим образом: 0000000 98052 или ——- 98052.
Важно: Пользовательские числовые форматы влияют только на способ отображения числа и не влияют на его базовое значение. Пользовательские числовые форматы хранятся в активной книге и недоступны для открываемых новых книг.
-
Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
-
На вкладке Главная в областиЧисло во всплывающее меню Числовом формате
выберите пункт Пользовательский. -
В диалоговом окне Формат ячеек в разделе Категория выберите пункт Другой.
-
В поле Тип введите *0 и нужный формат почтового индекса.
Совет: Например, для 5-значного почтового индекса введите *0#####
Отображение номеров социального страхования полностью
-
Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
-
На вкладке Главная в областиЧисло во всплывающее меню Числовом формате
выберите пункт Пользовательский. -
В диалоговом окне Формат ячеек в категории нажмитекнопку Особый.
-
В списке Тип выберите номер социального обеспечения.
Примечание: Этот специальный числовом формате доступен только в том случае, если в формате Расположение (язык) за установлено положение Сша (английский). В разных региональных службах для номеров социального страхования (или без них) не огося.
Отображение только последних цифр номеров социального страхования
Для общих мер безопасности может потребоваться отобразить только последние цифры номера социального обеспечения и заменить остальные цифры нулями или другими знаками. Для этого можно использовать формулу, включаемую функции С ФУНКЦИИ С CONCATENATE и RIGHT. В этой процедуре предполагается, что все номера социального страхования находятся в одном столбце и что у вас есть второй столбец, в котором будут отображаться только последние несколько цифр номеров социального страхования.
Важно: Чтобы запретить другим пользователям просматривать весь номер социального обеспечения, сначала скроете столбец с этим номером, а затем защитите его, чтобы неавторизованные пользователи не могли открыть данные. Лучше всего не хранить полные номера социального страхования (SOCIALS) в книгах. Вместо этого полностью храните номера социального страхования в расположении, которое соответствует строгим стандартам безопасности (например, в программе для работы с базами данных), а затем используйте только четыре последних цифры чисел в книгах.
-
В пустом столбце щелкните первую ячейку.
-
На вкладке Формулы в области Функциянажмите кнопку Вставить, наведите указатель мыши на пункт Тексти выберите пункт СОВЕКАТЬ.
-
В области формул отредактируем формулу так, чтобы она выглядела так:
=СОВЕКАN(«000-00-«; ПРАВАЯ(<ЯЧЕЙКА1>:<БДЛЯ>;4))
где <ЯЧЕЙКА1> — это первая ячейка (например, A1), а <Б>БДЛН — последняя ячейка (например, A10) в диапазоне ячеек, содержащих номера социального страхования.
Excel отображает текстовую строку «000-00» вместо первых 5 цифр номера социального обеспечения и объединяет ее с четырьмя последними цифрами номера социального обеспечения (например, 000-00-1234).
-
Чтобы заполнить остальные ячейки в диапазоне, перетащите в ячейку, содержаную формулу, и перетащите его вниз по столбец.
Отображение номеров в качестве номеров телефонов
-
Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
-
На вкладке Главная в областиЧисло во всплывающее меню Числовом формате
выберите пункт Пользовательский. -
В диалоговом окне Формат ячеек в категориинажмите кнопку Специальный.
-
В списке Тип выберите Телефон число.
Примечание: Этот специальный числовом формате доступен только в том случае, если в формате Расположение (язык) за установлено положение Сша (английский). В разных региональных значениях для номеров телефонов не за исключением специальных форматов номеров.
См. также
Коды числовых форматов
Создание и применение пользовательского числового формата
Отображение дат, времени, денежных единиц, дробей или процентов
Выделение закономерностей и трендов с помощью условного форматирования
Отображение и скрытие нулевых значений
СЦЕПИТЬ
ПРАВСИМВ, ПРАВБ (функции ПРАВСИМВ, ПРАВБ)
Нужна дополнительная помощь?
Телефоны организации
Организуйте списки номеров телефонов и адресов электронной почты сотрудников в своей компании с помощью этого шаблона со специальными возможностями. Он также содержит столбцы для указания имен супруга или супруги, имен детей, почтовых адресов, домашнего и мобильного телефонов.
Excel
Скачать
Поделиться
Надстройка PhoneNumbers предназначена для обработки номеров телефонов в таблице Excel, в выводом найденный (распознанных) номеров в отдельный столбец
Основное предназначение: Извлечение номеров телефонов из Excel файла.
Пример исходных данных и результата можно посмотреть в прикреплённом файле Excel (на первом листе — что есть изначально, на втором — то, что получается после обработки номеров телефонов)
То же самое показано на скриншоте (щелкните по нему для увеличения)
Особенности форматирования номеров телефонов:
- все номера телефонов приводятся к единому виду (89123456789)
- разделителем номеров считаются следующие символы: запятая, точка с запятой, точка, плюс, а также некоторые текстовые последовательности
- корректным номером телефона считается числовое значение, состоящее из 10 или 11 цифр
- к номерам из 10 цифр дописывается префикс (по умолчанию, используется префикс
- количество обрабатываемых номеров не ограничено
- разделителем номеров телефонов в результате является точка с запятой + пробел
- повторяющиеся номера телефонов в одной ячейке заменяются одним (удаляются дубликаты)
- в отдельный столбец выводится первый найденный номер мобильного телефона (где номер начинается с 9)
В пробной версии надстройки PhoneNumbers, присутствуют ограничения:
- код надстройки закрыт от просмотра и редактирования
- некоторые цифры номера заменяются на символ *
В полной версии надстройки PhoneNumbers, этих ограничений нет:
- код надстройки открыт, вы можете изменять его как угодно
- нет привязки к компьютеру, и каких-либо ограничений по использованию
- стоимость надстройки PhoneNumbers составляет 420 рублей
Подключение надстройки к Excel выполняется как для всех обычных надстроек Excel
(через Файл — Параметры — Надстройки — Надстройки Excel — Перейти — Обзор…)
Порядок покупки надстройки PhoneNumbers:
- тестируете надстройку на пробной версии, и убеждаетесь, что всё работает как вам нужно
- оплачиваете 420 рублей любым удобным вам способом
- пишете мне на почту или в Скайп, когда и куда оплатили
- я проверяю поступление денег (от 2 минут до нескольких часов),
и высылаю вам файл надстройки PhoneNumbers.xla