Номер при рассылке в word

Функция слияния почты в Microsoft Word — одна из функций, которые нравятся пользователям. Он работает при создании пользовательских этикеток, шаблонов, электронных писем или отчетов. Когда вы знаете, как им пользоваться, вы можете сэкономить много часов работы.

Однако одна из проблем слияния почты заключается в том, что он не может правильно форматировать числа из электронных таблиц Excel. Например, результат продаж в электронной таблице Excel равен 100, но он превращается в Word 99.99999999996. Чтобы исправить это, мы можем отредактировать электронную таблицу, отредактировать документ слияния почты или просто изменить способ связи двух файлов. Хотя последние несколько человек знают об этом, это может быть лучший способ, за исключением того, что он больше не работает в Word 2016.

Примечание. Следующие меры реализованы в Office 2016, но по-прежнему применяются в других версиях Word и Excel.

1. 1. Используйте «Переключатель номера» в Word.
2. 2. Измените таблицу Excel.
3. 3. Использование ссылок DDE

1. Используйте «Переключатель номера» в Word.

Мы сделаем первый способ редактирования документа Word. Здесь вы будете использовать код желаемого числового формата для поля слияния в документе Word. Поле слияния в основном сообщает Word, какой столбец в таблице Excel содержит данные для преобразования. Чтобы применить форматирование к полю, вы должны использовать числовой переключатель (ранее называвшийся переключателем изображения) в коде поля этого поля.

Во-первых, вам нужно увидеть фактический код поля, открыв документ «Слияние» и щелкнув вкладку «Рассылки» в верхней части окна. Обязательно отключите предварительный просмотр результатов, чтобы вы могли видеть поля слияния. Затем щелкните правой кнопкой мыши поле слияния почты (например, «Пожертвование») и выберите параметр «Переключить код поля». Теперь вы должны увидеть фактический код поля (в фигурных скобках, как в {MERGEFIELD Donation}) для этого поля. Измените коды полей, просто вставив код переключателя в конец кода поля, например:

{Пожертвование MERGEFIELD # $ #, ## 0.00}

Wors предлагает множество кодов изображений, вот 4 примера с соответствующими результатами:

{MERGEFIELD Cost # 00.00} 01.00 {MERGEFIELD Sales # $ ###} 15 долларов США

{MERGEFIELD Sales # $ #, ## 0.00} 1500.00 $

{MERGEFIELD Date @ «MMMM d»} 26 ноября

Как видите, числовой код переключения совпадает с кодом формата Excel, за исключением того, что за ними следует «#» для числа и «@» для даты.

Примечание: используйте только кавычки в коде даты, не используйте для кодов.

Чтобы увидеть больше кодов, см. Таблицу ниже или выполните поиск числовых кодов переключателей в Microsoft Word в Интернете.

Вот несколько примеров числовых кодов полей для данных в столбце «Продажи» в электронных таблицах Excel.

Цифровой переключатель для поля слияния слияния писем

Фактически, Word и Excel используют один и тот же код формата, но не используют один и тот же формат функций. Например, нет функции MergeField, подобной приведенной ниже:

{MERGEFIELD (Пожертвование, «# $, ## 0,00»)}

Примечание. При добавлении или изменении числового переключателя эффект может измениться не сразу, вам необходимо обновить поле, щелкнув по нему и выбрав «Обновить поле» или нажав кнопку «Рассылки»> «Предварительный просмотр результатов». Иногда приходится делать это 2 или 3 раза. Если вы используете мастер слияния писем, вам, возможно, придется вернуться к предыдущим шагам, чтобы увидеть изменения.

2. Измените таблицу Excel.

В электронной таблице Excel вставьте столбец, используя формулу для преобразования числа или даты в Excel в текстовый формат, который будет отображаться в слиянии писем.

1. Экономьте время с помощью этих функций форматирования текста в Microsoft Excel

Для этого воспользуемся функцией ТЕКСТ в Excel. Эта функция имеет функцию преобразования чисел или дат в соответствующий текстовый формат. Однако у этого метода есть недостаток в том, что вам необходимо знать определенные коды формата. Хотя эти коды идентичны коду, используемому в функции форматирования настраиваемых чисел Excel, большинство пользователей редко их видят.

Например: формулы ТЕКСТ (B3, ‘$ #, ## 0.00’) и ТЕКСТ (C5, ‘M / dd / yy’) преобразуют числа и даты в текст (в этом случае преобразование станет ’12 345,67 долларов США’ и ’12 / 01.10′.

Совет: вам следует отформатировать поле, содержащее эти формулы, в другой форме (курсив, полужирный шрифт, другие цвета), чтобы знать эти числа только в виде обычного текста. В более старых версиях Excel эти числа не используются для вычислений, но в Excel 2016 вы можете использовать их во всех формулах, кроме таких функций, как СУММ и СРЕДНЕЕ. Преимущество форматирования дат и чисел в виде текста заключается в том, что при переключении с Excel на документ Word Mail Merge не возникает беспорядка.

Код формата для функции ТЕКСТ

Ниже приведена таблица кодов, обычно используемых в текстовой функции.

Примечание: «0» и «#» действуют как заполнители для чисел, но «0» заставляет 0 в начале или в конце, «#» будет заменен числом, если оно не является верхним или нижним 0. Следовательно, код «00000» ‘гарантирует, что ноль в начале не будет удален из почтовых индексов Нью-Джерси.

Коды чисел, дат и времени можно использовать в текстовом или произвольном числовом формате Excel. Однако есть разница между тем, как эти коды работают в Excel и Word в Microsoft Office 2013. В Excel вы можете использовать M или m в течение месяцев или минут. В большинстве случаев Excel достаточно умен, чтобы определить, какую единицу вы используете, но Word не так умен, вам нужно использовать заглавные буквы для месяца и часто писать в течение минут. Кроме того, Excel добавил код MMMMM к результату единственного сокращения месяца (например, J, F, M, A и т. Д.)

Примечание: при преобразовании этих чисел в текст они не используются в функциях СУММ или СРЕДНЕЕ, если вы хотите, вам нужно преобразовать их снова, используя функцию ЗНАЧЕНИЕ.

ОКРУГЛ (функция ОКРУГЛ.)

Вместо функции ТЕКСТ некоторые пользователи предпочитают использовать функцию ОКРУГЛ, чтобы удалить дополнительные десятичные числа. Функция ОКРУГЛ. Округляет числа в большую или меньшую сторону до указанного вами десятичного разряда. Преимущество в том, что числа округления не в виде текста, вы все равно можете использовать их для расчета. Функция ОКРУГЛ может хорошо работать при слиянии писем, но редко используется, потому что:

1. Функция ОКРУГЛ удалит символ доллара или разделитель тысяч (запятую).
2. Функция ОКРУГЛ удалит нули в конце.
3. Иногда функция ОКРУГЛ отображает неправильные десятичные разряды при переключении на слияние. Например, в документе «Слияние» отображается 4 десятичных разряда, в то время как функция округления указывает 2 или 3 разряда.

В редких случаях функция ОКРУГЛ. Также отображает ошибки в слиянии писем, например, вместо 1.0014, слияния, показывающего 1.0013.

3. Использование ссылок DDE

Вышеупомянутые два метода относительно просты, но вам нужно помнить код формата и в некоторых случаях один и тот же код, но использование также отличается.

Более простой способ — связать Word с Excel с помощью ссылок DDE (динамический обмен данными). Звучит сложно, но если вы можете объединить почту, DDE не усложнит вам задачу. Вам нужно сделать всего два шага, и первый шаг — активировать Word, чтобы открыть файл через DEE (этот шаг нужно сделать только один раз).

Как упоминалось выше, DDE не работает в Office 2016. Динамический обмен данными — старый метод, и, похоже, Microsoft собирается отказаться от него. Иногда это работает в Office 2016, а иногда нет. Уловка для его работы в Office 2016 заключается в том, что источник данных Excel необходимо открыть перед доступом к нему из Word. А в Excel таблица должна начинаться с первой строки первого рабочего листа в файле.

Чтобы настроить ссылку DDE в Word 2013, выполните следующие действия:

Шаг 1 . Щелкните Файл> Параметры.

Шаг 2 . Щелкните вкладку «Дополнительно» слева и прокрутите до раздела «Общие».

Шаг 3 . Щелкните Подтвердить преобразование формата файла в открытом окне.

Это первый шаг, и вам не придется делать это снова. С этого момента копии Word будут открываться во многих различных типах файлов и открываться с другими путями, включая DDE. Недостатком этого метода является то, что каждый раз, когда вы открываете в Microsoft Word файл, отличный от документа Word, программа позволяет вам изменить свой выбор.

Второй шаг — это последний шаг, который вам нужно делать каждый раз, когда вы выбираете источник данных для слияния писем (до шага 3 в руководстве по слияниям писем или после нажатия кнопки «Выбрать получателей» на ленте «Рассылки»). Следуйте инструкциям ниже:

Шаг 1 . После выбора файла данных, который вы хотите использовать, появится диалоговое окно «Подтвердить источник данных».

Шаг 2 . Тип по умолчанию — OLE, но вы можете изменить его на другой тип. В диалоговом окне Подтверждение источника данных щелкните Показать все. В развернутом списке типов файлов выберите Листы MS Excel через DDE (* .xls). (Выберите этот параметр, если используется более новый формат файла Excel * .xlsx). Если будет предложено, подтвердите, что вы выбрали всю электронную таблицу.

Если вы выбрали электронную таблицу для документа Word, вам нужно выбрать ее снова, на этот раз через ссылку DDE. Отныне формат Excel будет перенесен в документ Word Mail Merge в неизменном виде.

Предупреждение: убедитесь, что документ, который вы хотите объединить, должен находиться на первом листе документа Excel.

Выше приведены способы исправить ошибки форматирования при использовании слияния в Word. Желаю всем успехов!

Серийные письма — это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл.

Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла.

В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.

Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

• либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
• либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
• либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

• Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
• В таблице не должно быть объединенных ячеек.
• В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния  на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

• На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
• Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
• Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox)вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке.

Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру.

Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Источник:

http://www.planetaexcel.ru/techniques/13/161/

Дополнительно:

http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Word/lab_rab.pdf

Источник: https://nitforyou.com/ms-word-sozdanie-serijnyx-pisem/

Как сделать почтовую рассылку клиентам из таблицы Excel

Бывает нужно разослать большое количество писем списку контактов из таблицы в Excel.

Это может быть список потенциальных клиентов с мероприятия, выгрузка контактов из программы (1С, Битрикс24, amoCRM), просто список родственников, которые с нетерпением ждут от вас поздравления с праздником или уникального предложения.

Расскажу, как сделать это просто, быстро и бесплатно. Для решения задачи понадобится Excel, Word и Outlook из пакета Microsoft Office.

Итак, например, есть Excel таблица с данными клиентов (ФИО, компания, E-mail) и мы хотим отправить им персонализированное сообщение о предстоящих скидках.

Таблица Excel со списком клиентов

Колонка “Пол” потребуется для определения окончания “уважаемый” или “уважаемая”, ее я вычислил по формуле, если “Отчество” заканчивается на “ч” значит это мужчина, если нет — женщина:

=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(C2;1) = «ч»; «М»;»Ж»)

В новом документе Word наберём шаблон текста сообщения, которое будем отправлять. Вместо обращения, имени и названия компании оставим пока пустые места.

Запустим Мастер Слияния: вкладка Рассылки (Mailings), Начать слияние (Start Mail Merge), далее Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard).

Запуск пошагового мастера слияния

Откроется мастер, состоящий из 6 этапов.

На перовом этапе выберем пункт Электронное сообщение (E-mail), так как хотим отправить наши сообщения по электронной почте.

Выбор типа документа

На втором этапе нужно указать, какой документ будет использоваться в качестве шаблона, выберем Текущий документ (Current document).

Выбор документа

Третий этап — выбор получателей. Так как список наших клиентов хранится в файле Excel, выбираем пункт Использование списка, жмем Обзор (Browse) и указываем наш файл.

Выбор получателей

Откроется окно Получатели слияния, в нем можно выбрать или отменить клиентов для которых делаем рассылку.

Выбор получателей рассылки

Четвертый этап — создание сообщения. Тут можно вставить данные из нашего файла Excel в шаблон сообщения, который мы подготовили.

Создание сообщения

Вставим Фамилию, Имя, Отчество и название компании в наш шаблон, для этого: установим курсор в текст сообщения куда хотим вставить значение поля Excel, нажмем Другие элементы, в открывшемся окне выберем поле, которое хотим вставить, и так для всех полей.

Вставка поля

Чтобы правильно указать обращение “уважаемый” для мужчин, и “уважаемая” для женщин создадим правило. Жмём кнопку Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) и выберем пункт IF…THEN…ELSE.

Создание правила

В открывшемся окне укажем правило: если поле “Пол” равно “М” — вставить текст “уважаемый”, в противном случае — вставить текст “уважаемая”.

Настройка правила

В итоге, после вставки полей должен получиться шаблон похожий на мой (вставленные поля выделил красным цветом).

Готовый шаблон слияния

На пятом этапе можно предварительно просмотреть результаты слияния. Для перехода между письмами служат кнопки со стрелками.

Предварительный просмотр сообщений

На завершающем 6 этапе нужно выбрать единственный пункт Электронная почта.

Завершение слияния

Затем в открывшемся окне указать тему отправляемых писем и выбрать в поле Кому столбец нашей таблицы Excel, в котором содержаться адреса получателей

Запуск рассылки

После нажатия на кнопку ОК, Word автоматически подключится к вашему почтовому клиенту Outlook, поместит все сообщения в папку «Исходящие», после чего письма отправятся получателям.

Если вы хотите проверить письма перед отправкой, есть небольшая хитрость, нужно предварительно перевести Outlook в автономный режим Файл — Автономный режим. Письма останутся в исходящих, пока вы не выйдете из автономного режима и при необходимости вы сможете проверить или внести в них изменения.

Источник: http://trofimovdigital.ru/blog/mail-from-excel-table

Слияние данных MS Excel и MS Word

Часто данные электронной таблицы требуется использовать при составлении различных документов: отчетов, писем, договоров и т.д. В этом случае удобно использовать слияние данных MS Excel и MS Word.

• Процедура слияния состоит из нескольких этапов.
• 1 этап. Подготовка данных электронной таблицы
• Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:

• в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки — это зло 🙂
• все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.

В качестве примера возьмем таблицу с перечнем клиентов фитнес клуба «Экселент»

2 этап. Подготовка шаблона документа Word

На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

Предположим всем клиентам, у которых срок действия клубной карты истекает в следующем месяце, планируется разослать письма с уведомлением.

Текст письма будет одинаковым за исключением обращения, номера клубной карты и даты окончания её действия. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)

Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех писем текст.

Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда, чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

1. 3 этап. Работа Мастера слияния MS Word
2. Открываем файл письма в MS Word.
3. Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки

В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис — Письма и рассылки — Слияние. Кроме того, для более удобной работы версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние

Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, а номер карты и дата пропущены.

Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма
	2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ
3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор… выбираем нужный файл в Проводнике
	После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд. Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков :)В нашем случае требуется установить фильтр по полю Рассылка по значению «да» (значение «да» появляется в таблице, если срок действия клубной карты истекает в следующем месяце). Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по названию поля и выбрав «да», либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в этом же диалоговом окне
4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова «Уважаем» перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы…
	Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния. Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылку Другие элементы…, выбираем № клубной карты — Вставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия картыКроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поля Пол. Для этого воспользуемся  специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова «Уважаем», нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF…THEN…ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов СлияниеВ раскрывшемся диалоговом окне зададим параметрыПосле нажатия ОК, получим результат
5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 3.
Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиямНомер клубной карты вместо 001768 отображается как 1768, а дата и вовсе не по-нашему: сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными числами, денежным форматом и т.д. Вывод неутешительный: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть!Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей.Получим следующее { MERGEFIELD «M__клубной_карты» }Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей:{ MERGEFIELD «M__клубной_карты»  #  «000000»  }. Теперь снова ПКМ по полю — Обновить поле, и видим число в нужном формате.Аналогично поступаем с датой { MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты»  @  «DD.MM.YYYY»  }И получаем окончательный вариантПодробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на официальном сайте Microsoft
6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем… и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать

*если в файле с базой клиентов при открытии в Excel2003 вместо формул будут отображаться ошибки #ИМЯ!, подключите надстройку Пакет анализа (Сервис — Надстройки)

Источник: http://www.excelworld.ru/publ/hacks/integration/excel_with_other_office/58-1-0-127

Организация массовых рассылок в Microsoft Word

Подробности Категория: Главная Опубликовано 07.06.2013 08:17 Шитов В.Н. Просмотров: 13414

Фирма, например, туристическая (магазин, банк), рассылает своим клиентам напоминания об имеющейся у них задолженности. Прежде всего, создается шаблонный текст напоминания. Для этого используется текстовый редактор Microsoft Word. В качестве данных (ФИО, стоимости и т. д.) для шаблонного документа можно использовать любые данные, так как при слиянии они будут заменяться на реальные данные. Заголовок извещения набран размером шрифта 20 пунктов, остальной текст — 14 пунктов. Сохраните шаблонный документ под именем «Слияние файлов» (Рис. 1).

 

Во втором документе создается таблица с исходными данными. Этот документ можно создавать в программах Microsoft Word (Рис. 2), Excel или Access.

Кроме всех полей, которые используются в шаблонном извещении, в таблице дополнительно используется Пол человека для обращения к клиенту: к мужчине — «Уважаемый», а к женщине — «Уважаемая».

Идентификатор пола (м или ж) должен учитывать регистр: не допускается в одних записях одной и той же таблицы, например, использовать «м» и «ж», а в других — «М» и «Ж». В данном документе должна находиться только таблица и ничего кроме таблицы.

Если заголовок столбца состоит более, чем из одного слова, то вместо пробела нужно использовать символ подчерка (_), например, не «Стоимость путевки», а «Стоимость_путевки». Таблица не должна содержать номера и/или названия таблицы. Не допускается текст над и под таблицей. Оформление таблицы границами и ширина столбцов не имеют никакого значения. Сохраните этот документ под именем «Таблица».

 

Распространенной коварной ошибкой среди студентов является ввод пробела после имени идентификатора столбца в таблице. Дело в том, что идентификатор может использоваться в формуле и в ней идентификатор обычно указывают без пробела, но тогда программа просто не найдет столбец с таким именем, так как имена будут разные.

Предположим, что в нашем примере на оплату путевки предоставляется 3 рабочих дня. Если в течение этого времени клиент оплачивает путевку, то сумма платежа не обкладывается пени.

За каждый просроченный день взимается пени в размере 0,1% от стоимости путевки. Извещения должны быть разосланы только тем клиентам, которые имеют задолженность более 3 дней.

Пени взимаются только со срока превышения, то есть первые 3 дня пени не обкладываются.

Шаблонный документ извещения «Слияние файлов» должен быть открыт в Microsoft Word, а документ «Таблица» можно закрыть, хотя если он будет открыт, то это не будет считаться ошибкой (все изменения в документе «Таблица» перед слиянием необходимо сохранить).

В Microsoft Word откройте риббон Рассылки. Нажмите на кнопку Начать слияние. В открывшемся списке команд выберите команду Пошаговый мастер слияния.

После этого в правой части рабочего окна программы открывается панель Слияние на шаге 1 Мастера (Рис. 3). Так как мы собираемся отправить извещения клиентам по почте, то оставляем положение переключателя Письма.

Нажмите на кнопку Далее.

 

На шаге 2 Мастера определяется исходный документ. Так как перед запуском Мастера мы заранее договорились открыть документ «Слияние файлов», который как раз и является текущим документом, то положение переключателя Текущий документ (Рис. 4) не изменяется. Нажмите на кнопку Далее.

 

На третьем шаге Мастера необходимо подсоединить таблицу с получателями извещений (Рис. 5). Так как мы заранее создали таблицу с данными, то положение переключателя Использование списка нужно оставить.

Для этого нажмите на кнопку Обзор и выберите документ «Таблица».

Если бы мы заранее не подготовили список получателей извещений, то необходимо было бы выбрать положение переключателя Создание списка.

 

Сразу же после выбора списка получателей открывается окно Получатели слияния (Рис. 6). Мы заранее обговорили, что извещения необходимо разослать только тем клиентам, которые имеют задолженность по оплате более 3 дней. Поэтому нажмите на кнопку Фильтр, чтобы отсечь тех клиентов, срок оплаты которых еще не наступил.

 

В столбце Поле выберите поле, по которому необходимо организовать фильтрацию. Таким полем является Просроченный_период. В столбце Оператор необходимо выбрать логическое выражение для анализа данных. В нашем примере это оператор «Больше».

В столбце Значение укажите критерий фильтрации. В нашем примере это 3 (то есть 3 дня, необлагаемых пени). Нажмите на кнопку ОК. После этого в окне Получатели слияния (Рис.  6) остаются только клиенты, отвечающие условиям фильтрации. Нажмите на кнопку ОК.

После возвращения в Мастер на шаге 3 нажмите на кнопку Далее.

 

На четвертом шаге Мастера необходимо добавить к письму строку приветствия, адрес или другие элементы письма. Практически все эти параметры мы в письме создали заранее. Блок адреса или другие элементы письма можно добавить к письму потом: на риббоне Рассылки для этого предусмотрены специальные кнопки. Нажмите на кнопку Далее.

На пятом шаге вместо шаблонных надписей указываются конкретные реальные значения. В шаблонном документе «Слияние файлов» выделите имя клиента в заголовке извещения. Выделять нужно только само слово, но нельзя выделять пробел справа от слова.

Поэтому выделять нужно не двойным щелчком мышью по слову с именем клиента, а протащив нажатую мышь по слову. Откройте список Вставить поле слияние на риббоне Рассылки и выберите значение Имя. Имя для первого клиента в извещении берется как имя первого человека в фильтрованном списке получателей извещения.

На панели Слияние между кнопками > выведено сообщение об этом: «Получатель: 1». Точно также подсоедините параметры Отчество, Фамилия, Просроченный_период, Стоимость_путевки и Страна_назначения. Попробуйте с помощью кнопок > на панели Слияние проанализировать: изменяются ли эти данные.

Если они изменяются, то поля подсоединены правильно. Если данные не изменяются, то поля подсоединены неправильно и их нужно переопределить снова.

Переходим к обращению к клиенту по полу. В шаблонном извещении выделите 2 последние буквы в слове «Уважаемый». На риббоне Рассылки нажмите на кнопку Правила. Выберите команду IF…THEN…ELSE.

После этого открывается окно Вставка поля IF (Рис. 8). В списке Поле выберите значение Пол. В списке Оператор выберите логическое выражение Равно. В поле Значение укажите идентификатор мужчины: «м».

В многострочном поле Вставить следующий текст введите значение «ый». В многострочном поле В противном случае вставить следующий текст введите значение «ая». Нажмите на кнопку ОК.

После этого размер шрифта в двух последних буквах слова «Уважаемый» изменится: выделите эти буквы и снова выберите размер шрифта 20 пунктов.

 

Попробуйте с помощью кнопок > на панели Слияние проанализировать: изменяется ли окончание слова Уважаемый(ая) в зависимости от пола клиента.

Для расчета суммы пени перейдите на риббон Разработчик. Если такого риббона нет (в версии 2007 года его нужно подключать вручную, а в версии 2010 этот риббон присутствует изначально), то нажмите на кнопку Кнопка «Office» (в верхнем левом углу рабочего окна) и в открывшемся меню на кнопку Параметры Word.

На вкладке Основные установите флажок в опцию Показывать вкладку «Разработчик» на ленте. Риббон это и есть «лента». На риббоне Разработчик нажмите на кнопку Инструменты из предыдущих версий. Выберите значение Поле. Учитывая, что таких полей здесь 2, на рисунке (Рис.

9) белая стрелка показывает на нужное поле.

По вставленному в документ «Слияние файлов» полю щелкните правой клавишей мыши и из открывшегося контекстного меню выполните команду Свойства.

После этого открывается окно Параметры текстового поля (Рис. 10). В списке Тип выберите значение Вычисление.

В поле Выражение после этого появится символ «=». В данном поле необходимо указать формулу для расчета пени:

=(Стоимость_путевки*0,1%)*(Просроченный_период-3)

Из просроченного периода вычитаются 3 дня, которые предоставлялись для оплаты и не облагаются пени.

При создании формул в текстовом поле делается самое большое число ошибок: вместо символа подчерка (_) вводится символ пробела, указываются неточные имена столбцов, после имени или перед именем столбца вводят пробел. Такие, казалось бы, мелкие неточности гарантированно обеспечат ошибку в формуле.

Из списка Формат числа выберите значение # ##0,00, если число необходимо выводить с двумя разрядами после запятой.

Из поля Закладка необходимо запомнить или скопировать имя закладки в буферную память (Ctrl + C или Shift + Delete). Обратите внимание: идентификатор указан без пробелов, то есть имя закладки представляет собой одно слово.

Изменять имя закладки не обязательно. Нажмите на кнопку ОК. Если формула написана правильно, то вместо шаблонного значения должно появиться реальное значение.

Если формула создана неверно, то будет выведено сообщение «Неопределенная закладка» или значение «0,00».

Для создания в извещении поля Итого к оплате добавьте еще одно текстовое поле. Определите параметры Тип (Вычисление), Формат числа (# ##0,00). Формула для расчета должна иметь такой вид:

=ТекстовоеПоле1+Стоимость_путевки

Имя закладки «ТекстовоеПоле1» должно совпадать с именем закладки из поля для расчета пени, иначе будет выдано сообщение «Неопределенная закладка».

Попробуйте с помощью кнопок > на панели Слияние проанализировать: действительно ли изменяются параметры у всех выбранных клиентов. Если это действительно так, то на панели Слияние нажмите на кнопку Далее.

На последнем шаге Мастера нажмите на кнопку Печать. Выберите диапазон печати (для примера выберите Все). Нажмите на кнопку ОК. В окне Печать откройте список принтеров и выберите имя виртуального принтера Microsoft XPS Document Writer.

Нажмите на кнопку ОК. После этого укажите имя файла в формате XPS и папку, в которой необходимо сохранить данный файл с извещениями. Формат XPS является одним из стандартов передачи данных и такой файл можно распечатать на любом реальном принтере.

Мы создавали почтовые извещения: такие извещения становятся все менее и менее популярными, но позволяют изучить технологию создания массовых рассылок.

Создание блока адреса

Перед созданием блока адреса для рассылки извещений необходимо создать базу с адресами. Для этого на риббоне Рассылки нажмите на кнопку Выбрать получателей.

В открывшемся списке команд выполните команду Ввести новый список. После этого в открывшемся окне Новый список адресов (Рис. 11) необходимо заполнить предлагаемую таблицу.

Но перед этим необходимо определить перечень столбцов в этой таблице. Для этого нажмите на кнопку Настройка столбцов.

В открывшемся окне Настройка списка адресов (Рис. 12) выделите и удалите ненужные столбцы, переименуйте столбцы, если это необходимо, добавьте новые. Например, в России принято называть человека по отчеству, поэтому этот столбец нужно ввести.

Для этого выделите столбец, под которым должен находиться этот новый столбец и нажмите на кнопку Добавить. Введите название нового столбца и нажмите на кнопку ОК. Для суффикса обращения к человеку нужно знать пол человека.

Для этого в перечень параметров адреса желательно вставить столбец Пол. Если столбцы находятся неправильно, то выделите их и нажимайте на кнопки Вверх или Вниз для изменения порядка следования столбцов.

После определения всех столбцов нажмите на кнопку ОК для возврата в окно Новый список адресов (Рис. 11).

Мигающий курсор приглашает ввести первую запись адреса. Для создания следующих записей нажимайте на кнопку Создать запись. После создания всех адресов нажмите на кнопку ОК, после чего предлагается сохранить изменения. Укажите имя файла. По умолчанию предлагается сохранять файл по следующему пути:

C:UsersИмя_пользователяDocumentsМои источники данных

В последующих сеансах редактирования или использования сохраненного списка адресов необходимо выполнить следующее: перейти на риббон Рассылки. Нажмите на кнопку Выбрать получателей.

В открывшемся списке команд выполните команду Использовать существующий список.

Откройте папку с сохраненным файлом (C:UsersИмя_пользователяDocumentsМои источники данных) и выберите нужный список пользователей.

Для создания шаблонного конверта нажмите на кнопку Конверты. В поле Обратный адрес укажите свой обратный адрес, то есть адрес отправителя. Обратный адрес добавляется всего один раз. Нажмите на кнопку Добавить. После этого страница изменит свой размер с А4 на размеры конверта.

Обратный адрес находится в верхней левой части конверта. Адрес получателя располагается в нижней средней части конверта, поэтому поместите курсор в эту часть конверта. Для создания блока адреса на конверте нажмите на кнопку Блок адреса.

После этого в окне Вставка блока адреса определите, нужно ли в блоке адреса указывать имя, отчество и фамилию получателя, место его работы и как указывать страну и нужно ли ее указывать вообще. Кроме этого предлагается использовать правила заполнения адреса. Например, в России адрес начинается со страны, потом идет область, город и т. д.

Имя получателя находится на последнем месте, а во многих зарубежных странах адрес начинается с имени человека и заканчивается страной.

Кнопка Подбор полей позволит исключить ненужные параметры адреса или, наоборот, добавить некоторые дополнительные параметры.

После подбора параметров адреса нажмите на кнопку ОК для возвращения в рабочее окно приложения Word. На конверте находится шаблонный текст «Блок_адреса». Для просмотра реального адреса нажмите на кнопку Просмотр результатов и с помощью кнопок прокрутки проверьте, изменяются ли адресные данные из списка адресов.

Источник: http://obrazovanie-saratov.ru/index.php/13-glavnaya/971-organizatsiya-massovykh-rassylok-v-microsoft-word

Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word

Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

• легки в использовании
• малоизвестны
• приносят охрененную пользу

и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

Итак, начинаем.

Применение инструмента

Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.

Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.

В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

Что необходимо

В первую очередь нам нужны:

• Документ-шаблон в Word’е
• Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением…)

У меня для примера простенькое письмецо:

Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:

Делаем слияние

Слияние — вот  как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».

Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

1. Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
2. Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
3. Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
4. Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
5. Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
6. Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

• Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать
• 
• Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «Топ-10 инструментов Excel».

Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс.

Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.

Эксель Практик
«Глаза боятся, а руки делают»

P.S.

Источник: http://excelpractic.ru/massovaya-rassylka-sliyanie-s-pomoshhyu-excel-i-word.html

Рассылка индивидуальных писем с вложениями

Больше года назад я рассказывала вам, как можно создать рассылку из индивидуальных писем, используя Word 2010. И недавно ко мне обратился друг за помощью: ему потребовалось добавить к такой рассылке вложения.

В Word 2010 такой возможности мы не нашли, но мысль засела в голове. Лучше поздно, чем никогда – я расскажу вам как это сделать.

Для начала вам потребуется запустить программу Publisher. Эта программа входит в версию Office Professional Plus 2010, и, очень вероятно, уже установлена на вашем компьютере. Просто вы ни разу её не запускали. =)

• Итак, запускаем Publisher, выбираем шаблон электронного письма, на основе которого я планирую делать рассылку.

Дальше вам понадобится вкладка Рассылки (Mailings). Переключаемся на Слияние с электронной почтой.

Выбираю получателей. Удобнее всего, когда электронные адреса и имена получателей, как и в случае с Word, находятся в отдельном Excel файле (формат csv).

Выбрать получателей – использовать существующий список. Выбираем наш файл.

1. Подготавливаем письмо, добавляем все изменяемые поля. Теперь нам понадобится кнопка Найти и объединить:
3. Выбираем Отправить электронные сообщения. Появляется окно:
5. В нем выбираем Параметры.
7. Открываются дополнительные опции, среди которых – копия, скрытая копия, важность сообщения – и возможность добавить вложение.
8. Выбираю вложение и нажимаю Отправить.
10. Проверила с личного почтового ящика – приложение совершенно нормально открывается.

Источник: https://blogs.technet.microsoft.com/tasush/2011/08/23/658/