|
Toniker Пользователь Сообщений: 4 |
Суть проблемы: А как сделать так, чтобы высота строки не менялась, оставалась фиксированной, а ячейки в столбце просто объядинялись автоматом в зависимости сколько текста в них будет напечатано? Просто в ручную каждый раз редактировать это не вариант, запарился уже. |
|
{quote}{login=Toniker}{date=20.01.2012 04:23}{thema=Как сделать два независимых друг от друга столбца (Excel 2007) ?}{post}Суть проблемы…{/post}{/quote} |
|
|
{quote}{login=Z}{date=20.01.2012 04:33}{thema=Re: Как сделать два независимых друг от друга столбца (Excel 2007) ?}{post}{quote}{login=Toniker}{date=20.01.2012 04:23}{thema=Как сделать два независимых друг от друга столбца (Excel 2007) ?}{post}Суть проблемы…{/post}{/quote} «сначала» я почитал, и не нашел ответа. Нужно именно в Excel. Если не знаешь, то и не надо отвечать. |
|
|
KuklP Пользователь Сообщений: 14868 E-mail и реквизиты в профиле. |
Не надо хамить. Z-то как раз знает. И я знаю. Но Вам отвечать не буду. Я сам — дурнее всякого примера! … |
|
nerv  Пользователь Сообщений: 3071 |
>Как сделать два независимых друг от друга столбца (Excel 2007) ? |
|
Toniker Пользователь Сообщений: 4 |
Тут все такие умные или некоторые экземпляры? |
|
Можно написать макрос, который при изменении ячеек в заданных столбцах будет объединятьразъединять ячейки, в зависимости от объёма текста. Поскольку при уменьшении длины ранее введенного текста придётся удалять «лишние» ячейки между объединёнными, и при увеличении длины текста — сдвигать нижние блоки вниз, макрос получится не очень простой. Поскольку идея сделать подобное именно в Excel, в целом, бредовая (ИМХО), сделать могу только за денежку (бесплатно делаю только то, что может понадобитьсяпригодиться кому-то ещё) |
|
|
Serge  Пользователь Сообщений: 11308 |
{quote}{login=Toniker}{date=22.01.2012 12:25}{thema=Re: }{post} Тут все такие умные или некоторые экземпляры? :){/post}{/quote} ЗЫ А почему «умный» является для Вас оскорблением? |
|
Toniker Пользователь Сообщений: 4 |
{quote}{login=EducatedFool}{date=22.01.2012 12:43}{thema=}{post}Можно написать макрос, который при изменении ячеек в заданных столбцах будет объединятьразъединять ячейки, в зависимости от объёма текста. Поскольку при уменьшении длины ранее введенного текста придётся удалять «лишние» ячейки между объединёнными, и при увеличении длины текста — сдвигать нижние блоки вниз, макрос получится не очень простой. Поскольку идея сделать подобное именно в Excel, в целом, бредовая (ИМХО), сделать могу только за денежку (бесплатно делаю только то, что может понадобитьсяпригодиться кому-то ещё){/post}{/quote} Большое спасибо. |
|
Юрий М  Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
Toniker, хватит уже! Z высказал свою точку зрения, на что имеет полное право. Вы же из этого сделали вывод, что он «не знает». Знает! Затем Вы продолжаете — «Тут все такие умные или некоторые экземпляры?» Ну вот зачем это? Не забывайте — это Вы зашли за помощью, а не мы к Вам. |
|
Toniker Пользователь Сообщений: 4 |
#11 22.01.2012 02:23:33 [ТЕМА ЗАКРЫТА — некорректное поведение автора (сообщения с «выражениями» удалены)] |
|
Вставка независимого поля в сводную таблицу |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
MulTEx »
19 Июнь 2017 4445 просмотров
Сделать независимой
Данная функция является частью надстройки MulTEx
Вызов команды:
MulTEx -группа Специальные —Работа со сводными —Сделать независимой
При создании новой сводной таблицы(вкладка Вставка(Insert) —Сводная таблица(Pivot Table)) в книге, в которой уже есть другая сводная, Excel автоматически связывает эти две таблицы, если они основаны на одном источнике данных. Это позволяет экономить ресурсы и уменьшает размер файла, но при этом если хотя бы в одной из таких таблиц сделать группировку данных, то эта же группировка будет применена к другой сводной автоматически.
Например, имеется две сводных таблицы на основании одного источника данных, при помощи которых планируется анализировать данные по сумме и объемам продаж:
Но анализировать хотим суммы по каждому месяцу, а количество по кварталам. Сделать это можно при помощи инструмента Группировка(Groupe) сводных таблиц: правая кнопка мыши по любой ячейке с датами в сводной —Группировать(Groupe). В появившемся окне выбираем период, в нашем случае это месяцы и кварталы. Нажимаем Ок — данные группируются (подробнее про возможности группировки можно узнать из статьи: Группировка данных в сводной таблице).
Но при этом данные группируются не только в той сводной, в которой создали группировку, но и во второй:
И если попытаться изменить группировкой в одной сводной, то точно такая же группировка будет применена ко второй. Мало того, ко всем новым сводным таблицам, созданным на основании этих же данных, так же будет применена эта группировка. Связано это с тем, что Excel создает в этом случае один кэш данных и именно на основании этого кэша строит все остальные сводные, если исходные данные для сводных одинаковые. Это позволяет уменьшить общий размер файла и ускорить расчеты. Но проблема в том, что Excel не спрашивает нашего мнения на данный счет — ведь не всегда необходимо создавать все сводные именно таким образом.
В Excel предусмотрена возможность создания независимой сводной через Мастер сводных таблиц и диаграмм(Pivot Table and Chart Wizard). Эта кнопка оставлена для совместимости и чтобы её использовать надо вынести её на панель быстрого доступа. После вызова этого пункта выбрать в списке или базе данных Microsoft Excel. После этого появится предупреждение, что новый отчет будет занимать больше места и рекомендуется построить на одном кэше. Нажимаем Нет и все, новая сводная будет независима от других.
Если сводная уже создана, то сделать её независимой без танцев с бубном никак не получится. Надо будет копировать сводную в новую книгу, обновить, скопировать обратно. Чтобы не делать лишних телодвижений можно применить команду Сделать независимой. Работает она очень просто. На примере приведенных выше таблиц: выделяем любую ячейку внутри второй сводной, переходим на вкладку MulTEx -группа Специальные —Работа со сводными -жмем Сделать независимой. Теперь таблица никак не зависит от группировки другой сводной и можно получить нужный результат, не опасаясь испортить группировки:
Расскажи друзьям, если статья оказалась полезной:
Видеоинструкции по использованию надстройки MulTEx
На многих листах ячейки могут содержать сложные взаимосвязи. Попытка отладить формулы может оказаться проще, если вы понимаете два ключевых понятия: влияющие и зависимые ячейки.
- Влияющие ячейки — приводят к вычислению результата формулы. Влияющую напрямую ячейку указывают непосредственно в формуле, а косвенно влияющие ячейки не используются непосредственно в формуле, но применяются ячейкой, на которую ссылается формула.
- Зависимые ячейки — эти ячейки с формулами зависят от конкретной ячейки (влияющей). От влияющей ячейки зависят все ячейки с формулами, которые используют данную ячейку. Ячейка с формулой может зависеть напрямую или косвенно.
- Нажмите клавишу F2. Ячейки, которые используются непосредственно формулой, будут обрисованы, а цвет будет соответствовать ссылке на ячейку в формуле.
- Откройте диалоговое окно Выделение группы ячеек (выберите Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Выделение группы ячеек). Установите переключатель в положение влияющие ячейки, а затем в положение только непосредственно или на всех уровнях. Нажмите кнопку ОК, и Excel выберет влияющие ячейки для формулы.
- Нажмите Ctrl+[ для выбора всех влияющих напрямую ячеек на текущем листе.
- Нажмите Ctrl+Shift+[ для выбора всех влияющих ячеек (прямых и косвенных) на текущем листе.
- Выберите Формулы ► Зависимости формул ► Влияющие ячейки, и Excel нарисует стрелки, указывающие на влияющие ячейки. Нажмите эту кнопку несколько раз, чтобы увидеть дополнительные уровни влияния. Выберите Формулы ► Зависимости формул ► Убрать стрелки, чтобы скрыть стрелки.
- Откройте диалоговое окно Выделение группы ячеек. Установите переключатель в положение зависимые ячейки, а затем в положение только непосредственно (для нахождения напрямую зависимых ячеек) или на всех уровнях (для нахождения напрямую и косвенно зависимых ячеек). Нажмите кнопку ОК. Excel выберет ячейки, которые зависят от активной ячейки.
- Нажмите Ctrl+] для выбора всех напрямую зависимых ячеек на текущем листе.
- Нажмите Ctrl+Shift+] для выбора всех зависимых ячеек (прямых и косвенных) на текущем листе.
- Выберите Формулы ► Зависимости формул ► Зависимые ячейки, и Excel нарисует стрелки, указывающие на зависимые ячейки. Нажмите кнопку несколько раз, чтобы у видеть дополнительные уровни влияния. Выберите Формулы ► Зависимости формул ► Убрать стрелки, чтобы скрыть стрелки.
Выявление влияющих ячеек для ячейки, содержащей формулу, часто проливает свет на то, почему формула некорректно работает. И наоборот, также полезно знать, какие ячейки формул зависят от конкретной ячейки. Например, если вы собираетесь удалить формулу, то можете захотеть проверить, не зависит ли что-нибудь от нее.
Идентификация влияющих ячеек
Вы можете идентифицировать ячейки, используемые формулой в активной ячейке, несколькими способами.
Заметьте, что все эти методы ограничены выявлением влияющих ячеек только на том листе, который содержит формулу.
Идентификация зависимых ячеек
Следующими способами вы можете определять ячейки с формулами, которые используют конкретную ячейку.
Опять же, эти методы ограничены выявлением зависимых ячеек только на текущем листе.
По теме
Новые публикации
Содержание
- 1 Режим разметки
- 2 Ориентация страницы в Excel
- 2.1 Как изменить ориентацию страницы в Excel
- 3 Форматирование полей
- 3.1 Настраиваемые поля
- 4 Ориентация страницы в Excel
- 5 Как изменить размер страницы в Эксель
- 6 Настраиваем поля в Excel
- 7 Добавляем колонтитулы в Excel
- 8 Вставляем разрыв страницы в Excel
- 9 Добавляем заголовок в Excel
- 10 Настраиваем в Excel масштаб печати
- 11 Сокрытие перед печатью
- 12 Представления в Excel
Изменение размера полей в Excel по-умолчаниюdiflyonFebruary 3rd, 2009
Иногда требуется, чтобы при создании нового документа в Excel автоматически задавались другие размеры полей для печати, отличные от значений по-умолчанию.
Чтобы назначить другие размеры полей для вновь создаваемых документов, необходимо создать файл-шаблон с именем «Книга.xlt» и поместить его в папку «XLSTART» (обычно расположена по адресу C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11XLSTART).
Чтобы создать файл-шаблон, запустите Excel, создайте новый пустой документ, зайдите в меню «Файл» — «Параметры страницы», исправьте значения полей, сохраните документ, выбрав тип файла «Шаблон XLT» и задав имя «Книга», а затем поместите сохранёный шаблон в папку «XLSTART».
После этого, при запуске Excel будет подхвачен файл-шаблон с новыми установками размеров полей.
Если Вас не устраивают ориентация страницы или размеры полей, заданные по умолчанию в Excel, Вы всегда можете их изменить. Microsoft Excel позволят задать как книжную, так и альбомную ориентацию, а также настроить размеры полей в соответствии с Вашими пожеланиями. Как сделать это, мы разберем в данном уроке.
Многие команды, используемые в Excel для подготовки книги к печати и экспорту в формат PDF, можно найти на вкладке Разметка страницы. Эти команды позволяют управлять отображением Ваших данных при печати, включая ориентацию страницы и размеры полей. Такие команды как Печатать заголовки и Разрывы, позволяют сделать Вашу книгу более читаемой.
Режим разметки
Прежде чем вносить изменения в разметку, Вы можете посмотреть книгу в режиме Разметка страницы, чтобы наглядно представить, как будет выглядеть результат.
- Для перехода к режиму разметки, найдите и нажмите команду Разметка страницы в правом нижнем углу книги.
Excel располагает двумя вариантами ориентации страницы: Альбомная и Книжная. При альбомной ориентации, страница располагается горизонтально, а при книжной – вертикально. Книжный вариант полезно применять для листов с большим количеством строк, в то время как альбомный лучше использовать для листов с большим количеством столбцов. Касаемо примера ниже, то здесь больше подходит книжная ориентация, поскольку лист включает больше строк, чем столбцов.
Как изменить ориентацию страницы в Excel
- Откройте вкладку Разметка страницы на Ленте.
- Выберите команду Ориентация, а затем из раскрывающегося меню вариант Книжная или Альбомная.
- Ориентация страницы будет изменена.
Форматирование полей
Поле — это пространство между содержимым и краем печатного листа. По умолчанию размеры полей в каждой рабочей книге Excel равны предустановленному значению Обычные. Иногда может понадобиться настроить размеры полей таким образом, чтобы данные располагались как можно более комфортно. Excel включает в себя несколько предустановленных вариантов размеров полей.
- Откройте вкладку Разметка страницы и выберите команду Поля.
- В выпадающем меню выберите подходящий вариант размеров полей. В качестве примера мы выберем Узкие поля, чтобы вместить как можно больше данных.
- Размеры полей будут изменены в соответствии с выбранным вариантом.
Настраиваемые поля
Excel также позволяет устанавливать пользовательские значения размеров полей.
- На вкладке Разметка страницы нажмите команду Поля, а затем из выпадающего меню выберите пункт Настраиваемые поля.
- Появится диалоговое окно Параметры страницы.
- Введите требуемые значения для каждого поля, затем нажмите OK.
- Поля документа изменятся.
Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Автор/переводчик: Антон Андронов
Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Excel
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Дата: 15 декабря 2015 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью
Когда вы создаете документы для печати (например, отчеты, счета, накладные и т.д.) – важно настроить их так, чтобы распечатанный лист выглядел корректно, удобно и логично. Иначе, распечатанный документ будет неудобен для чтения и результаты Вашей работы оставят неприятные впечатления. Какие можно делать настройки рабочего листа – я расскажу в этом посте.
Большинство настроек можно сделать в окне Параметры страницы. Его вызывают, нажав на пиктограмму в углу ленточного блока Разметка страницы – Параметры страницы.
Пиктограмма «Параметры страницы»
Ориентация страницы в Excel
В зависимости от формы данных на листе, вы можете выбирать книжную (вертикальную) или альбомную (горизонтальную) ориентацию. Сделать это можно такими способами:
- Выполните ленточную команду Разметка страница – Параметры страницы – Ориентация. В открывшемся меню выберите один из двух вариантов
- Выполните Файл – Печать (в окне настройки печати так же можно выбрать ориентацию)
Настройка ориентации листа - В диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Страница, блок Ориентация — выберите нужный переключательОриентация в окне «Параметры страницы»
Настройка ориентации листа
Ориентация в окне «Параметры страницы»Каждый из перечисленных способов изменит ориентацию активного листа, или всех выделенных листов.
Как изменить размер страницы в Эксель
Хотя большинство офисных принтеров печатают на листах А4 (21,59 см х 27,94 см), вам может понадобиться изменить размер печатного листа. Например, вы готовите презентацию на листе А1, или печатаете фирменные конверты соответствующих размеров. Чтобы изменить размеры листа, можно:
- Воспользоваться командой Разметка страница – Параметры страницы – Размер.Изменение размера листа в Excel
- Выполнить Файл – Печать и выбрать нужный размер
- В окне Параметры страницы выбрать из списка Размер бумаги
Изменение размера листа в ExcelНастраиваем поля в Excel
Поля в Эксель – это пустые области страницы между краем листа и границей ячеек. Чтобы настроить поля, есть несколько способов:
- Выполнить ленточную команду Разметка страница – Параметры страницы – Поля. Откроется меню для выбора одного из вариантов полей. Кроме того, вы можете нажать Настраиваемые поля…, чтобы установить размеры вручнуюНастройка полей в Эксель
- Выполните Файл – Печать, в соответствующем разделе есть аналогичное меню
- Вызовите окно Параметры страницы и перейдите на вкладку Поля для точной настройки. Здесь вы сможете вручную указать размеры левого, правого, верхнего и нижнего полей, а так же, колонтитулы. Здесь же можно отцентрировать рабочую область относительно полей, установив соответствующие галочки (на миниатюре в центре листа будет указано новое положение).
Настройка полей в ЭксельДобавляем колонтитулы в Excel
Колонтитулы – это информационные области сверху и снизу страницы на полях. Колонтитулы повторяются на каждой печатной странице, в них записывают вспомогательную информацию: номер страницы, имя автора, название документа и др. Сверху и снизу страницы есть по три поля для колонтитулов (левое, центральное и правое).
Колонтитулы в Майкрософт Эксель
Да вставки колонтитулов – перейдите в режим разметки страницы, т.к. здесь явно выделены области колонтитулов. Кликните внутри одного из колонтитулов и введите информативный текст. При этом, появляется ленточная вкладка Работа с колонтитулами, которая содержит дополнительные команды.
Так, можно вставить автоматический колонтитул, который будет указывать номер текущей страницы, количество страниц на листе, имя файла и др. Чтобы вставить автоматический элемент – выберите его на ленте: Работа с колонитулами – Конструктор – Элементы колонтитулов. Эти элементы можно сочетать друг с другом и с произвольным текстом. Для вставки — установите курсор в поле колонтитула и кликните на иконку в группе Элементы колонтитулов (см. рисунок выше).
На вкладке Конструктор можно задать дополнительные параметры для колонитулов:
- Особый колонтитул для первой страницы – колонитулы первой страницы не повторяются на остальных страницах. Удобно, если первая страница — титульная.
- Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц – подходит для нумерации страниц при печати буклета
- Изменять масштаб вместе с документом – установка включена по умолчанию, колонтитулы масштабируются так же, как и вся страница. Рекомендую держать этот параметр включённым, чтобы обеспечить целостность компоновки листа
- Выровнять относительно полей страницы – левый и правый колонтитулы выровнены по соответствующим границам полей. Этот параметр так же установлен по умолчанию, изменять его нет особого смысла.
Колонтитулы – удобный инструмент для придания последнего штриха своей работе. Наличие качественных, информативных колонтитулов – это признак профессионализма исполнителя. Колонтитулы приближают верстку документа к издательскому виду. Это действительно легко и очень эффективно.
Вставляем разрыв страницы в Excel
Если вам нужно в каком-то месте листа вставить принудительный разрыв страницы, установите курсор в ячейку справа ниже места разрыва и выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Вставить разрыв страницы. Например, чтобы вставить разрыв после столбца D и строки №10, выделите ячейку E11 и выполняйте приведенную команду.
Вставка разрыва страницы
Чтобы удалить разрыв – есть обратная команда: Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Удалить разрыв страницы. Чтобы удалить все разрывы, созданные вручную — команда Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Сброс разрывов страниц.
После вставки разрыва, на листе появятся разделители страниц. В режиме страничного просмотра они принимают вид синих рамок, перетаскивая которые, можно изменять печатные границы страниц.
Добавляем заголовок в Excel
Когда вы печатаете большие таблицы, нужно, чтобы шапка таблицы повторялась на каждой странице. Если вы использовали закрепление областей, то при печати эта функция никак не скажется на шапке, она будет напечатана лишь на первой странице. То есть, закрепление областей листа — это лишь визуальный эффект для удобства отображения на экране. При печати он не работает!
Чтобы ячейки повторялись на каждой печатной странице, выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Печатать заголовки. Откроется окно Параметры страницы, вкладка Лист. В этом окне, в полях Сквозные строки и Сквозные столбцы укажите ссылки на строки и столбцы для повторения на каждом листе. Учтите, выделенные ячейки не будут физически присутствовать на каждой странице, а только повторятся при печати.
Добавление заголовков в Эксель
Настраиваем в Excel масштаб печати
Иногда информацию на листе не получается разместить компактно, чтобы она помещалась в нужное количество страниц. Не всегда удобно подбирать ширину столбцов и высоту строк, чтобы получить хорошо скомпонованный лист. Куда удобнее изменить масштаб печати (не путать с масштабом отображения). Используя эту опцию, вы изменяете масштаб ваших данных на печатной страничке.
Для изменения масштаба печати, используйте ленточные команды Разметка страницы – Вписать. Можно задать масштаб вручную с помощью счетчика Масштаб, но гораздо легче и быстрее использовать раскрывающиеся списки Ширина и Высота. Благодаря им, вы можете задать какое количество листов по ширине и высоте у вас будет. Например, чтобы вписать данные в одну страницу по ширине, установите: Ширина – 1 страница; Высота – Авто.
Масштаб печати в Эксель
Сокрытие перед печатью
Если какие-то данные печатать не нужно, их можно просто скрыть. Например, скрывайте строки и столбцы, содержащие техническую информацию, оставляйте только значимые данные. Чаще всего, отчёты не должны содержать подробности расчетов, а лишь отображать их результаты и выводы, наталкивая на определенные управленческие решения.
Еще можно сделать непечатаемыми объекты. Для этого выделите объект (например, диаграмму или фигуру) и нажмите правой кнопкой мыши на его рамке. В контекстном меню выберите Формат…. В открывшемся диалоговом окне в группе Свойства снимите флажок Выводить объект на печать.
Настройка печати объектов Эксель
Представления в Excel
Если вы используете один документ с различной компоновкой отображения, вам приходится часто изменять одни и те же параметры отображения и форматирования. Например, вы ежедневно обновляете исходные данные и расчёты, которые потом скрываете при печати. Вместо бесконечных ручных настроек, можно создать несколько представлений одного и того же листа, после чего изменение отображения занимает пару секунд и несколько кликов.
То есть, представления в Эксель – это сохранённые настройки форматирования и отображения, которые можно в любой момент применить, вместо того, чтобы делать это вручную. Программа сохраняет следующие настройки форматирования в представлениях:
- Режим отображения рабочего листа
- Настройки рабочих листов для печати
- Скрытые строки и столбцы
- Выделенные ячейки и положение курсора
- Размеры и положение окон
- Закрепленные области
После того, как вы сделаете все перечисленные настройки, выполните команду Вид – Режимы просмотра книги – Представления – Добавить. В открывшемся окне Добавление представления задайте имя нового представления и сделайте выбор в предложенных уточнениях. Нажмите ОК, и представление создано!
Добавление представления в Эксель
В будущем, чтобы применить к книге сохраненное представление, выполните Вид – Режимы просмотра книги – Представления, выберите в списке нужное представление и нажмите Применить. К сожалению, представления не работают, если на листе есть размеченные таблицы Excel, это ограничивает использование инструмента.
Вот такие настройки листов можно и нужно делать при подготовке к печати (и не только). Настройте рабочие книги правильно, чтобы отчеты выглядели идеально. Даже самые качественные расчеты выглядят скучно и бесполезно, если они не отформатированы и не подготовлены к печати. Даже если вы рассылаете отчеты по почте, скорее всего руководитель захочет их . Поэтому, я рекомендую готовить к печати каждый лист отчета, независимо от способа передачи на рассмотрение!
Друзья, если вам остались непонятны какие-то детали по материалам поста, задавайте вопросы в комментариях. И не забудьте подписаться на обновления, становитесь профессионалами вместе с сайтом OfficeЛЕГКО.com! Всегда Ваш, Александр Томм
Поделиться, добавить в закладки или статью
Приветствую всех сотрудников «Б & K»! Вопрос у меня такой. В программе Excel 2003 было удобное средство для визуальной настройки полей перед печатью таблицы. Вместо того чтобы указывать размер полей на форме в числовом виде, можно было войти в режим предварительного просмотра, показать границы области печати и перемещать их вручную при помощи мышки. Это был самый наглядный способ компоновки страниц. К сожалению, такого средства в Excel 2010 я не нашел, собственно как и самой команды предварительного просмотра. Неужели разработчики убрали такую замечательную возможность? Подскажите, чем можно заменить инструмент установки полей в Excel 2010. Спасибо.
Николай Бесценный, бухгалтер, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
В новой программе Excel 2010 инструмент печати и предварительного просмотра представляет собой одно целое. Но все возможности, характерные для предыдущих версий этой программы, остались, в том числе и средства визуальной настройки ширины полей. Просто расположены они в другом месте. Поэтому я предлагаю пройтись по основным параметрам печати Excel 2010, и попутно выяснить, как пользоваться инструментами настройки ширины полей. Для этого нам понадобится любой документ. Например, бланк обычной накладной, который я создал в расчете на лист формата «A5». И теперь наша задача настроить параметры печати для этого документа. Делаем так.
1. Открываем документ, щелкаем на кнопке «Файл» основного меню программы Excel 2010.
2. Выбираем пункт «Печать». Откроется окно настроек, изображенное на рис. 1.
В центре окна рядом со списком пунктов меню расположена область для определения параметров печати. Справа в окне показан общий вид таблицы, как она будет выглядеть на странице. По сути это аналог режима предварительного просмотра программы Excel 2003. Обратите внимание, что по умолчанию документ показан без визуальной разметки полей. Чтобы включить ее делаем так.
1. В правом нижнем углу окна настройки параметров печати находим две кнопки. Одна из них (слева) называется «Показать поля», другая — «По размеру страницы».
2. Щелкаем на кнопке «Показать поля», вокруг по периметру страницы появятся линии для регулировки полей (рис. 1). Теперь для изменения ширины полей нужно при помощи мышки переместить линии так, чтобы документ полностью помещался на странице. Удобно и наглядно.
И, раз уж речь зашла о печати, я предлагаю посмотреть, какие еще возможности предлагает в этом плане Excel 2010. Для этого вернемся к окну на рис. 1. Большинство параметров этого окна были и в предыдущей версии программы. Хотя появились и полезные новинки. Но обо всем по порядку.
Группа «Печать» состоит из двух элементов управления. Щелчок на кнопке «Печать» начинает распечатку документа на текущий (активный) принтер. В окошке «Копии» можно указать количество экземпляров распечатки.
Щелчок на списке «Принтер» открывает все доступные принтеры на данном компьютере. Сам принтер не обязательно должен присутствовать физически. Главное, чтобы были установлены так называемые драйверы для этого устройства. Тогда форматирование документа будет выполнено с учетом особенностей конкретного принтера.
Совет Работая с документом, сделайте активным принтер, где будет выполняться распечатка. Иначе внешний вид документа на экране может отличаться от того, что будет получено на бумаге.
Щелчок на гиперссылке «Свойства принтера» открывает окно настроек печатающего устройства. Здесь можно указать ориентацию листа, качество печати и т. п.
Наибольший интерес для бухгалтера представляет группа «Настройка». В ней шесть элементов.
Первый параметр группы определяет объекты рабочей книги, которые нужно вывести на печать. Excel 2010 предлагает три варианта: «Напечатать активные листы», «Напечатать всю книгу» и «Напечатать выделенный фрагмент» (рис. 2). С этим, думаю, все понятно. А вот на флажок «Игнорировать область печати» советую обратить внимание. На практике бухгалтерские таблицы часто сопровождаются промежуточными расчетами. Результаты этих расчетов зачастую не нужно выводить на печать. Чтобы выборочно напечатать данные рабочего листа, удобно использовать так называемую область печати текущего документа. В Excel 2010 область печати можно задать в меню «Разметка страницы» (иконка «Область печати» группы «Параметры страниц»). Если в какой-то момент понадобится напечатать документ вместе с промежуточными расчетами, область печати отменять не придется. Просто включите флажок «Игнорировать область печати» и распечатайте документ. В предыдущих версиях Excel такие возможности были доступны через меню «Файл → Область печати → Задать», «Файл → Область печати → Убрать».
Далее в группе «Настройка» следует параметр «Страницы:». В нем можно указать номер первой и последней страницы, которые нужно отправить на печать.
Параметр «Разобрать по копиям» удобно использовать, чтобы не перекладывать бумагу после распечатки. Вы можете заказать печать от первой страницы к последней или наоборот. Конкретный выбор зависит от особенностей печатающего устройства.
Список ориентации страниц состоит из двух параметров: «Книжная ориентация» и «Альбомная ориентация». Кроме того, эти параметры можно задать и в настройках принтера. Разницы нет никакой.
Четвертый сверху параметр группы «Настройка» позволяет выбрать размер печатного листа. Это может быть «A4», «A5», пользовательский размер и т. д. Количество предлагаемых вариантов зависит от модели принтера. В этом смысле настройки Excel 2003 и Excel 2010 не отличаются.
А вот параметр «Настраиваемые поля» появился только в новой версии программы. Щелчок на этом параметре открывает меню из шести элементов (рис. 3). Первые три из них — это фиксированные значения для размеров полей на странице («Обычные», «Широкие» или «Узкие»). В отдельный пункт выделен вариант «Последнее пользовательское значение», и это очень удобно. Дело в том, что размеры полей Excel хранит индивидуально для каждого листа рабочей книги. Поэтому в Excel 2003 параметры полей приходилось задавать для каждого листа по отдельности. Теперь все проще. Если в рабочей книге несколько одинаковых документов (например, отчеты за каждый месяц текущего года), можно настроить поля только у одного листа. А для остальных выбрать вариант «Последнее пользовательское значение».
Щелчок на гиперссылке «Настраиваемые поля…» открывает окно «Параметры страницы» сразу на закладке «Поля». В этом окне тоже можно задать значения полей, но в числовом виде.
Последний параметр группы «Настройка» предназначен для автоматического масштабирования документа при выводе его на печать. Здесь программа Excel 2010 предлагает несколько полезных возможностей (рис. 4):
— «Текущий», печатает документ без изменения масштаба;
— «Вписать лист в одну страницу», автоматически подберет масштаб документа, чтобы он поместился на одной странице;
— «Вписать все столбцы на одну страницу», подбирает масштаб документа, чтобы он поместился на странице в ширину;
— «Вписать все строки на одну страницу», масштабирует документ так, чтобы он поместился на странице в высоту. Автомасштабирование документов по высоте и ширине страницы — новые возможности Excel 2010;
— «Параметры настраиваемого масштабирования…», открывает окно «Параметры страницы», где можно настроить параметры печати вручную.
Как видите, в плане настройки печати Excel 2010 унаследовал все возможности из предыдущей версии этой программы, в том числе и средства визуальной регулировки полей. В то же время новые режимы автоматического масштабирования, улучшенные инструменты настройки полей помогут бухгалтеру быстрее справиться с задачей подготовки отчетов к печати.