Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.
Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.
Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.
Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.
Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.
Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.
— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?
— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?
— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?
Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.
Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.
Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.
Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.
Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).
Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.
Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.
В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.
Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.
Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.
В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.
В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.
Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.
Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.
Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.
С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.
Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».
В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.
На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.
Работа со сводными таблицами в Excel
Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.
Заменим выручку на прибыль.
Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.
Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.
На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.
Источник данных сводной таблицы Excel
Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.
1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.
2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.
3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.
4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.
В целом требований немного, но их следует знать.
Обновление данных в сводной таблице Excel
Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши
или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.
Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.
Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.
Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.
Скачать файл с примером.
Поделиться в социальных сетях:
#Руководства
- 13 май 2022
-
0
Как систематизировать тысячи строк и преобразовать их в наглядный отчёт за несколько минут? Разбираемся на примере с квартальными продажами автосалона
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.
Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».
Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.
Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.
Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.
Скриншот: Skillbox Media
В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.
Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.
Создаём сводную таблицу
Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:
- у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
- в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
- нет пустых ячеек и строк.
Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».
Скриншот: Skillbox Media
Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:
- диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
- лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.
В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».
Скриншот: Skillbox Media
Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.
Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.
Скриншот: Skillbox Media
Настраиваем сводную таблицу и получаем результат
В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».
Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:
- «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.
Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).
- «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
- «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.
Настроить сводную таблицу можно двумя способами:
- Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
- Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.
Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.
В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.
Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».
После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.
Скриншот: Skillbox
Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».
В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.
Скриншот: Skillbox Media
Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.
Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».
Скриншот: Skillbox Media
Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.
По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.
Настраиваем фильтры сводной таблицы
Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».
В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.
Скриншот: Skillbox Media
Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.
В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:
Скриншот: Skillbox Media
В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.
Скриншот: Skillbox Media
Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.
Скриншот: Skillbox Media
Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.
Проводим дополнительные вычисления
Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.
Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».
Скриншот: Skillbox
Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.
Скриншот: Skillbox Media
Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.
Скриншот: Skillbox Media
Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.
Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».
Обновляем данные сводной таблицы
Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.
Скриншот: Skillbox
В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.
Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».
Скриншот: Skillbox Media
Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».
Скриншот: Skillbox Media
После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.
Скриншот: Skillbox Media
Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.
Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.
Скриншот: Skillbox Media
Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».
Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».
Скриншот: Skillbox Media
Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:
Скриншот: Skillbox Media
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше
Skip to content
В этом руководстве вы узнаете, что такое сводная таблица, и найдете подробную инструкцию, как по шагам создавать и использовать её в Excel.
Если вы работаете с большими наборами данных в Excel, то сводная таблица очень удобна для быстрого создания интерактивного представления из множества записей. Помимо прочего, она может автоматически сортировать и фильтровать информацию, подсчитывать итоги, вычислять среднее значение, а также создавать перекрестные таблицы. Это позволяет взглянуть на ваши цифры совершенно с новой стороны.
Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не затрагиваются – что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши показатели будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.
- Что такое сводная таблица?
- Как создать сводную таблицу.
- 1. Организуйте свои исходные данные
- 2. Создаем и размещаем макет
- 3. Как добавить поле
- 4. Как удалить поле из сводной таблицы?
- 5. Как упорядочить поля?
- 6. Выберите функцию для значений (необязательно)
- 7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
- Работа со списком показателей сводной таблицы
- Закрытие и открытие панели редактирования.
- Воспользуйтесь рекомендациями программы.
- Давайте улучшим результат.
- Как обновить сводную таблицу.
- Как переместить на новое место?
- Как удалить сводную таблицу?
Что такое сводная таблица?
Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:
- представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
- группировать информацию по категориям и подкатегориям.
- фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
- поменять строки и столбцы местами.
- рассчитать различные виды итогов.
- разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
- представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.
Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:
И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.
Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.
Вот посмотрите сами.
Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.
Как создать сводную таблицу.
Многие думают, что создание отчетов при помощи сводных таблиц для «чайников» является сложным и трудоемким процессом. Но это не так! Microsoft много лет совершенствовала эту технологию, и в современных версиях Эксель они очень удобны и невероятно быстры.
Фактически, вы можете сделать это всего за пару минут. Для вас – небольшой самоучитель в виде пошаговой инструкции:
1. Организуйте свои исходные данные
Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выделите все используемые ячейки, перейдите на вкладку меню «Главная» и нажмите «Форматировать как таблицу».
Использование «умной» таблицы в качестве исходных данных дает вам очень хорошее преимущество — ваш диапазон данных становится «динамическим». Это означает, что он будет автоматически расширяться или уменьшаться при добавлении или удалении записей. Поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в свод не попала самая свежая информация.
Полезные советы:
- Добавьте уникальные, значимые заголовки в столбцы, они позже превратятся в имена полей.
- Убедитесь, что исходная таблица не содержит пустых строк или столбцов и промежуточных итогов.
- Чтобы упростить работу, вы можете присвоить исходной таблице уникальное имя, введя его в поле «Имя» в верхнем правом углу.
2. Создаем и размещаем макет
Выберите любую ячейку в исходных данных, а затем перейдите на вкладку Вставка > Сводная таблица .
Откроется окно «Создание ….. ». Убедитесь, что в поле Диапазон указан правильный источник данных. Затем выберите местоположение для свода:
- Выбор нового рабочего листа поместит его на новый лист, начиная с ячейки A1.
- Выбор существующего листа разместит в указанном вами месте на существующем листе. В поле «Диапазон» выберите первую ячейку (то есть, верхнюю левую), в которую вы хотите поместить свою таблицу.
Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:
Полезные советы:
- В большинстве случаев имеет смысл размещать на отдельном рабочем листе. Это особенно рекомендуется для начинающих.
- Ежели вы берете информацию из другой таблицы или рабочей книги, включите их имена, используя следующий синтаксис: [workbook_name]sheet_name!Range. Например, [Книга1.xlsx] Лист1!$A$1:$E$50. Конечно, вы можете не писать это все руками, а просто выбрать диапазон ячеек в другой книге с помощью мыши.
- Возможно, было бы полезно построить таблицу и диаграмму одновременно. Для этого в Excel 2016 и 2013 перейдите на вкладку «Вставка», щелкните стрелку под кнопкой «Сводная диаграмма», а затем нажмите «Диаграмма и таблица». В версиях 2010 и 2007 щелкните стрелку под сводной таблицей, а затем — Сводная диаграмма.
- Организация макета.
Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:
- Раздел «Поле» содержит названия показателей, которые вы можете добавить. Они соответствуют именам столбцов исходных данных.
- Раздел «Макет» содержит область «Фильтры», «Столбцы», «Строки» и «Значения». Здесь вы можете расположить в нужном порядке поля.
Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.
3. Как добавить поле
Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.
По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел «Макет» следующим образом:
- Нечисловые добавляются в область Строки;
- Числовые добавляются в область значений;
- Дата и время добавляются в область Столбцы.
4. Как удалить поле из сводной таблицы?
Чтобы удалить любое поле, вы можете выполнить следующее:
- Снимите флажок напротив него, который вы ранее установили.
- Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите «Удалить……».
И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.
5. Как упорядочить поля?
Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:
- Перетащите поле между 4 областями раздела с помощью мыши. В качестве альтернативы щелкните и удерживайте его имя в разделе «Поле», а затем перетащите в нужную область в разделе «Макет». Это приведет к удалению из текущей области и его размещению в новом месте.
- Щелкните правой кнопкой мыши имя в разделе «Поле» и выберите область, в которую вы хотите добавить его:
- Нажмите на поле в разделе «Макет», чтобы выбрать его. Это сразу отобразит доступные параметры:
Все внесенные вами изменения применяются немедленно.
Ну а ежели спохватились, что сделали что-то не так, не забывайте, что есть «волшебная» комбинация клавиш CTRL+Z, которая отменяет сделанные вами изменения (если вы не сохранили их, нажав соответствующую клавишу).
6. Выберите функцию для значений (необязательно)
По умолчанию Microsoft Excel использует функцию «Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область «Значения». Когда вы помещаете нечисловые (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция «Количество».
Но, конечно, вы можете выбрать другой метод расчёта. Щелкните правой кнопкой мыши поле значения, которое вы хотите изменить, выберите Параметры поля значений и затем — нужную функцию.
Думаю, названия операций говорят сами за себя, и дополнительные пояснения здесь не нужны. В крайнем случае, попробуйте различные варианты сами.
Здесь же вы можете изменить имя его на более приятное и понятное для вас. Ведь оно отображается в таблице, и поэтому должно выглядеть соответственно.
В Excel 2010 и ниже опция «Суммировать значения по» также доступна на ленте — на вкладке «Параметры» в группе «Расчеты».
7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
Еще одна полезная функция позволяет представлять значения различными способами, например, отображать итоговые значения в процентах или значениях ранга от наименьшего к наибольшему и наоборот. Полный список вариантов расчета доступен здесь .
Это называется «Дополнительные вычисления». Доступ к ним можно получить, открыв вкладку «Параметры …», как это описано чуть выше.
Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления» может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!
Итак, процесс создания завершен. Теперь пришло время немного поэкспериментировать, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.
Работа со списком показателей сводной таблицы
Панель, которая формально называется списком полей, является основным инструментом, который используется для упорядочения таблицы в соответствии с вашими требованиями. Вы можете настроить её по своему вкусу, чтобы удобнее .
Чтобы изменить способ отображения вашей рабочей области, нажмите кнопку «Инструменты» и выберите предпочитаемый макет.
Вы также можете изменить размер панели по горизонтали, перетаскивая разделитель, который отделяет панель от листа.
Закрытие и открытие панели редактирования.
Закрыть список полей в сводной таблице так же просто, как нажать кнопку «Закрыть» (X) в верхнем правом углу панели. А вот как заставить его появиться снова – уже не так очевидно 
Чтобы снова отобразить его, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите «Показать …» в контекстном меню.
Также можно нажать кнопку «Список полей» на ленте, которая находится на вкладке меню «Анализ».
Воспользуйтесь рекомендациями программы.
Как вы только что видели, создание сводных таблиц — довольно простое дело, даже для «чайников». Однако Microsoft делает еще один шаг вперед и предлагает автоматически сгенерировать отчет, наиболее подходящий для ваших исходных данных. Все, что вам нужно, это 4 щелчка мыши:
- Нажмите любую ячейку в исходном диапазоне ячеек или таблицы.
- На вкладке «Вставка» выберите «Рекомендуемые сводные таблицы». Программа немедленно отобразит несколько макетов, основанных на ваших данных.
- Щелкните на любом макете, чтобы увидеть его предварительный просмотр.
- Если вас устраивает предложение, нажмите кнопку «ОК» и добавьте понравившийся вариант на новый лист.
Как вы видите на скриншоте выше, Эксель смог предложить несколько базовых макетов для моих исходных данных, которые значительно уступают сводным таблицам, которые мы создали вручную несколько минут назад. Конечно, это только мое мнение
Но при всем при этом, использование рекомендаций — это быстрый способ начать работу, особенно когда у вас много данных и вы не знаете, с чего начать. А затем этот вариант можно легко изменить по вашему вкусу.
Давайте улучшим результат.
Теперь, когда вы знакомы с основами, вы можете перейти к вкладкам «Анализ» и «Конструктор» инструментов в Excel 2016 и 2013 ( вкладки « Параметры» и « Конструктор» в 2010 и 2007). Они появляются, как только вы щелкаете в любом месте таблицы.
Вы также можете получить доступ к параметрам и функциям, доступным для определенного элемента, щелкнув его правой кнопкой мыши (об этом мы уже говорили при создании).
После того, как вы построили таблицу на основе исходных данных, вы, возможно, захотите уточнить ее, чтобы провести более серьёзный анализ.
Чтобы улучшить дизайн, перейдите на вкладку «Конструктор», где вы найдете множество предопределенных стилей. Чтобы получить свой собственный стиль, нажмите кнопку «Создать стиль….» внизу галереи «Стили сводной таблицы».
Чтобы настроить макет определенного поля, щелкните на нем, затем нажмите кнопку «Параметры» на вкладке «Анализ» в Excel 2016 и 2013 (вкладка « Параметры» в 2010 и 2007). Также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши поле и выбрать «Параметры … » в контекстном меню.
На снимке экрана ниже показан новый дизайн и макет.
Я изменил цветовой макет, а также постарался, чтобы таблица была более компактной. Для этого поменяем параметры представления товара. Какие параметры я использовал – вы видите на скриншоте.
Думаю, стало даже лучше. 😊
Как избавиться от заголовков «Метки строк» и «Метки столбцов».
При создании сводной таблицы, Excel применяет Сжатую форму по умолчанию. Этот макет отображает «Метки строк» и «Метки столбцов» в качестве заголовков. Согласитесь, это не очень информативно, особенно для новичков.
Простой способ избавиться от этих нелепых заголовков — перейти с сжатого макета на структурный или табличный. Для этого откройте вкладку «Конструктор», щелкните раскрывающийся список «Макет отчета» и выберите « Показать в форме структуры» или « Показать в табличной форме» .
И вот что мы получим в результате.
Показаны реальные имена, как вы видите на рисунке справа, что имеет гораздо больше смысла.
Другое решение — перейти на вкладку «Анализ», нажать кнопку «Заголовки полей», выключить их. Однако это удалит не только все заголовки, а также выпадающие фильтры и возможность сортировки. А для анализа данных отсутствие фильтров – это чаще всего нехорошо.
Как обновить сводную таблицу.
Хотя отчет связан с исходными данными, вы можете быть удивлены, узнав, что Excel не обновляет его автоматически. Это можно считать небольшим недостатком. Вы можете обновить его, выполнив операцию обновления вручную или же это произойдет автоматически при открытии файла.
Как обновить вручную.
- Нажмите в любом месте на свод.
- На вкладке «Анализ» нажмите кнопку «Обновить» или же нажмите клавиши ALT + F5.
Кроме того, вы можете по щелчку правой кнопки мыши выбрать пункт Обновить из появившегося контекстного меню.
Чтобы обновить все сводные таблицы в файле, нажмите стрелку кнопки «Обновить», а затем — «Обновить все».
Примечание. Если внешний вид вашей сводной таблицы сильно изменяется после обновления, проверьте параметры «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении» и « Сохранить форматирование ячейки при обновлении». Чтобы сделать это, откройте «Параметры сводной таблицы», как это показано на рисунке, и вы найдете там эти флажки.
После запуска обновления вы можете просмотреть статус или отменить его, если вы передумали. Просто нажмите на стрелку кнопки «Обновить», а затем — «Состояние обновления» или «Отменить обновление».
Автоматическое обновление сводной таблицы при открытии файла.
- Откройте вкладку параметров, как это мы только что делали.
- В диалоговом окне «Параметры … » перейдите на вкладку «Данные» и установите флажок «Обновить при открытии файла».
Как переместить на новое место?
Может быть вы захотите переместить своё творение в новую рабочую книгу? Перейдите на вкладку «Анализ», нажмите кнопку «Действия» и затем — «Переместить ….. ». Выберите новый пункт назначения и нажмите ОК.
Как удалить сводную таблицу?
Если вам больше не нужен определенный сводный отчет, вы можете удалить его несколькими способами.
- Если таблица находится на отдельном листе, просто удалите этот лист.
- Ежели она расположена вместе с некоторыми другими данными на листе, выделите всю её с помощью мыши и нажмите клавишу Delete.
- Щелкните в любом месте в сводной таблице, которую хотите удалить, перейдите на вкладку «Анализ» (см. скриншот выше) => группа «Действия», нажмите небольшую стрелку под кнопкой «Выделить», выберите «Вся сводная таблица», а затем нажмите Удалить.
Примечание. Если у вас есть какая-либо диаграмма, построенная на основе свода, то описанная выше процедура удаления превратит ее в стандартную диаграмму, которую больше нельзя будет изменять или обновлять.
Надеемся, что этот самоучитель станет для вас хорошей отправной точкой. Далее нас ждут еще несколько рекомендаций, как работать со сводными таблицами. И спасибо за чтение!
Возможно, вам также будет полезно:
На чтение 31 мин. Просмотров 28.8k.
Я точно знаю, что вы любите использовать сводные таблицы. Ведь так? Без сомнения, сводная таблица именно тот инструмент, который поможет помочь вам стать опытным пользователем Excel.
Когда дело доходит до анализа данных, быстрой и эффективной отчетности или представления обобщенных данных, ничто не может превзойти сводную таблицу. Она динамична и гибка.
Даже при сравнении формул и сводной таблицы понятно, что сводные таблицы проще в использовании и управлении.
Так к чему это я? Если вы хотите прокачать свои навыки Excel, нужно стать круче в сводных таблицах. И лучший способ — иметь список советов и приемов, которые вы точно сможете освоить. Давайте начнем.
Содержание
- Сначала прочтите это
- Подготовка исходных данных для сводной таблицы
- Советы, которые помогут вам при создании сводной таблицы
- Форматирование сводной таблицы как PRO
- Фильтрация данных в сводной таблице
- Как улучшить сводную таблицу
- Совместное использование сводных таблиц
- Условное форматирование в сводной таблице
- Использование сводных диаграмм со сводными таблицами
- Сочетания клавиш для работы со сводной таблицей
- Заключение
Сначала прочтите это
- Во всем этом списке я использую слова «Вкладка Анализ» и «Вкладка Конструктор». Чтобы эти вкладки появились в ленте, сначала нужно щелкнуть по сводной таблице.
- Помимо этого обязательно скачайте пример файла ниже, чтобы сразу применять советы на практике.
Подготовка исходных данных для сводной таблицы
Когда вы собираетесь создать новую сводную таблицу, важно потратить несколько минут, чтобы просмотреть исходные данные и убедитесь, что все в порядке, и они готовы к работе.
1. Нет пустых столбцов и строк в исходных данных
Один из пунктов, которые вы должны контролировать в исходных данных, — это отсутствие пустых строк и столбцов. Если в исходнике есть пустая строка или столбец, то при создании сводной таблицы Excel будет принимать данные только до этой строки или столбца.
Поэтому убедитесь, что вы удалили эту пустую строку или столбец.
2. Нет пустых ячеек в столбце значений
Помимо пустой строки и столбца у вас не должно быть пустой ячейки в столбце, где у вас есть значения. Особенно, если вы собираетесь использовать этот столбец в качестве поля значения в сводной таблице.
Основная причина этой проверки в том, что если у вас есть пустая ячейка в столбце поля значений, Excel будет применять счет (количество) в сводной вместо суммы значений.
3. Данные должны быть в правильном формате
Исходные данные, использующиеся для создания сводной таблицы, должны быть в правильном формате. Предположим, у вас есть даты в столбце, но столбец отформатирован как текст. В этом случае Excel не сможет сгруппировать эти даты по месяцам или годам.
4. Используйте таблицу в качестве исходных данных
Прежде чем создавать сводную таблицу, вы должны преобразовать исходные данные в таблицу.
Таблица расширяется, когда вы добавляете в нее новые данные автоматически. Таким образом, нет необходимости обновлять исходный диапазон снова и снова.
- Выберите ваши данные целиком или любую из ячеек.
- Нажмите сочетание клавиш Ctrl + T.
- Нажмите ОК.
Excel преобразует ваши данные в таблицу, а затем вы можете создать сводную таблицу с этими данными.
5. Удалить итоги из данных
И последнее, но не менее важное: обязательно удалите итоговую сумму из источника данных.
Причиной в следующем: если у вас есть исходные данные с общими итогами, Excel примет эти итоги в качестве значений, а значения в сводной таблице будут увеличены в два раза.
Совет: если вы применили таблицу в качестве источника данных, Excel не будет включать эту сумму при создании сводной таблицы.
Советы, которые помогут вам при создании сводной таблицы
Как только вы привели исходные данные в порядок, создание сводной таблицы — это пара пустяков. Но…
Я перечислил некоторые важные моменты, которые можете использовать при создании сводной таблицы.
1. Рекомендуемые сводные таблицы
Во вкладке «Вставка» есть опция «Рекомендуемые сводные таблицы». Когда вы нажимаете эту кнопку, Excel показывает набор сводных таблиц, подходящих к имеющимся у вас данным.
Эта опция может вам пригодится, когда у вас сложный набор данных.
2. Создание сводной таблицы из быстрого анализа
В Excel есть инструмент под названием «Быстрый анализ», который похож на быструю панель инструментов, которая появляется всякий раз, когда вы выбираете данные. С помощью этого инструмента вы можете создать сводную таблицу.
Быстрый анализ ➜ Таблицы ➜ Сводная таблица.
3. Внешняя рабочая книга как источник сводной таблицы
Это один из самых полезных советов из этого списка, который я хочу, чтобы вы начали использовать в дальнейшем.
Предположим, вы хотите создать сводную таблицу из книги, которая находится в другой папке, и вы не хотите добавлять данные из этой книги на свой текущий лист. Как тогда связать эти файлы? Вот, что нужно сделать:
- В диалоговом окне создания сводной таблицы выберите «Использовать внешний источник данных».
- После этого перейдите на вкладку «Выбрать подключение», нажмите «Найти другие».
- Найдите файл, который вы хотите использовать и выберите его.
- Нажмите ОК.
- Теперь выберите лист, на котором у вас есть данные.
- Нажмите ОК (дважды).
Теперь вы можете создать сводную таблицу со всеми параметрами полей из внешнего исходного файла.
4. Мастер сводных таблиц и диаграмм
Вместо создания сводной таблицы на вкладке «Вставка» вы также можете использовать «Мастер сводных таблиц и диаграмм».
Единственное, что мне нравится в мастере, — это возможность объединить несколько таблиц перед созданием сводной таблицы.
Чтобы открыть мастер нужно:
- Щелкаем кнопку настройки панели быстрого доступа и нажимаем «Другие команды».
- На вкладке «Настройка» находим «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Добавляем инструмент в панель быстрого доступа.
- Вот так выглядит значок после добавления
5. Поиск полей
Есть проблема, с которой мы все сталкиваемся при создании сводной таблицы с очень большим количеством данных, приходится искать нужно поле прежде, чем вставить его. Вы можете быстро находить нужные поля, не используя прокрутку, благодаря новой функции поиска в сводной таблице (с Excel 2016).
Когда вы начинаете вводить текст в поле поиска, он начинает фильтровать столбцы.
6. Измените стиль окна поля сводной таблицы
Существует опция, которую вы можете использовать для изменения стиля окна «Поля сводной таблицы».
Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите стиль, который вы хотите применить.
7. Порядок сортировки вашего списка полей
Если у вас большой набор данных, вы можете отсортировать список полей, используя порядок от A до Я, чтобы вам было легче найти необходимые поля.
Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Сортировать от А до Я». По умолчанию поля сортируются по исходным данным.
8. Скрыть / Показать список полей
Со мной случается так, что когда я создаю сводную таблицу и снова нажимаю на нее, в правой части отображается «Список полей». Это происходит каждый раз, когда я нажимаю на сводную таблицу. Что ж, лучший способ избежать этого — отключить «Список полей».
Для этого вам просто нужно нажать кнопку «Список полей» на вкладке Анализ.
9. Наименование сводной таблицы
После того, как вы создадите сводную таблицу, я думаю, что вам нужно сделать следующее: назвать ее.
Для этого вы можете перейти на вкладку «Анализ» ➜ «Сводная таблица» и затем ввести новое имя.
10. Создайте сводную таблицу в Excel Online версии
Недавно в онлайн-приложении Excel (ограниченные параметры) была добавлена возможность создания сводной таблицы.
Это так же просто, как создать сводную таблицу привычном Excel:
- На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Сводная таблица»
- Затем выберите диапазон данных источника
- Укажите лист, куда вы хотите вставить таблицу
- Нажмите ОК.
11. Код VBA для создания сводной таблицы в Excel
Если вы хотите автоматизировать процесс создания сводной таблицы, вы можете использовать для этого код VBA.
Вы можете скачать файл с исходными данными и кодом макроса, работа которого проиллюстрирована выше.
Форматирование сводной таблицы как PRO
Мы часто используем сводные таблицы в качестве отчетов. Excel должен знать параметры форматирования, которые помогут вам преобразовать вашу сводную таблицу по умолчанию.
1. Изменение стиля сводной таблицы или создание нового стиля
В сводной таблице есть несколько стандартных стилей в Excel, которые можно применить одним щелчком мыши. На вкладке Конструктор вы можете найти «Стили сводной таблицы». Раскрыв это поле, вы можете просто выбрать стиль, который вам понравится.
Если вы хотите создать новый стиль, индивидуальный, вы можете сделать это, используя опцию «Создать стиль сводной таблицы».
После того, как вы сделали свой собственный стиль, сохраните его для дальнейшего использования.
2. Сохраняйте форматирование ячеек при обновлении сводной таблицы
Это нужно делать с каждой созданной вами сводной таблицей.
- Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и перейдите к параметрам сводной таблицы
- Отметьте «Сохранять форматирование ячеек при обновлении».
Преимущество этих опций заключается в том, что при обновлении сводной таблицы вы не потеряете имеющееся у вас форматирование.
3. Отключите автоматическое обновление ширины сводной таблицы
Для этого перейдите в «Параметры сводной таблицы» и снимите флажок «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении».
Нажмите ОК после этого.
4. Повторите подписи элементов
Когда вы используете более одного элемента в сводной таблице, вы можете просто повторить подписи. Это позволяет легко понять структуру сводной таблицы. Вот следующие шаги:
- Выберите сводную таблицу и перейдите на вкладку «Конструктор».
- Найдите кнопку «Макет» ➜ «Макет отчета» ➜ «Повторять все подписи элементов».
5. Форматирование значений
В большинстве случаев вам нужно форматировать значения после создания сводной таблицы. Например, если вы хотите изменить количество десятичных знаков в числах. Все, что вам нужно сделать, это выбрать столбец значений и открыть «Формат ячеек».
В этой опции вы можете изменить количество десятичных знаков и другие.
6. Изменить стиль шрифта
Одна из моих любимых особенностей форматирования — это изменение стиля шрифта для сводной таблицы. Вы можете использовать опцию форматирования, но самый простой способ это сделать — перейти на вкладку «Главная».
Выберите всю сводную таблицу, а затем выберите стиль шрифта.
7. Скрыть/показать промежуточные итоги
Когда вы добавляете в сводную таблицу более чем одно поле, появляются промежуточные итоги. Но иногда нет необходимости их показывать.
В такой ситуации вы можете скрыть их, выполнив следующие действия:
- Нажмите на сводную таблицу и перейдите на вкладку Конструктор.
- Перейдите в Макет ➜ Промежуточные итоги ➜ Не показывать промежуточные суммы.
8. Скрыть / показать общий итог
Так же, как промежуточные итоги, вы можете скрывать и показывать общие итоги. Ниже приведены простые шаги, чтобы сделать это.
- Нажмите на сводную таблицу и перейдите на вкладку Конструктор.
- Выберите «Макет» ➜ «Общие итоги» ➜ «Отключить для строк и столбцов».
9. Два формата чисел в одной сводной таблице
В обычной сводной таблице у нас есть единственный формат значений в столбце значений. Но есть несколько ситуаций, когда вам нужны разные форматы в одной сводной таблице, как показано ниже.
Для этого вам нужно использовать пользовательское форматирование.
10. Применение темы к сводной таблице
В Excel есть стандартные цветовые темы, которые можно использовать со сводными таблицами. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» и нажмите на выпадающий список «Темы».
Существует более 32 тем, которые вы можете применить одним щелчком мыши. Также вы можете сохранить текущий стиль форматирования в качестве темы.
11. Изменение макета сводной таблицы
Для каждой сводной таблицы можно выбрать макет. В Excel (после версии 2007) есть три разных макета.
На вкладке «Конструктор» перейдите к «Макету» ➜ «Макет отчета» и выберите макет, который вы хотите применить.
12. Чередующиеся строки и столбцы
Первое, что я делаю, когда создаю сводную таблицу, применяю «Чередующиеся строки и столбцы». Для этого перейдите на вкладку «Конструктор» и отметьте галочкой «Чередующиеся столбцы» и «Чередующиеся сроки».
Фильтрация данных в сводной таблице
Что делает сводную таблицу одним из самых мощных инструментов анализа данных? Это фильтры.
Опции, которые я перечислил, могут выжать больше из сводной таблицы.
1. Отключить / включить фильтры
Как и с обычным фильтром, вы можете включать и выключать фильтры в сводной таблице.
На вкладке «Анализ» можно нажать кнопку «Заголовки полей», чтобы включить или выключить фильтры.
2. Сохранить отфильтрованные значения
Если вы хотите использовать значения в ячейках, полученные после применения фильтра, нужно сделать следующее:
- Примените фильтр к таблице
- Щелкните правой кнопкой мыши
- Перейдите в Фильтр
- Выберите «Сохранить только выделенные элементы
3. Скрыть выделенные элементы
Отфильтрованные значения можно не только сохранить, но и скрыть.
Для этого перейдите в «Фильтр» и после этого выберите «Скрыть выделенные элементы».
4. Фильтр по подписи и значению
Помимо обычных фильтров, вы можете использовать фильтр по подписи и значению. Можно вводить определенное значение или использовать критерии для фильтрации.
Фильтр по подписи:
Фильтр по значению:
5. Используйте фильтры подписи и значений вместе
Как я уже говорил в предыдущем пункте, можно выбрать фильтр по подписи или по значению. Но вы можете активировать опцию, чтобы использовать оба этих фильтра вместе.
- Прежде всего, откройте «Параметры сводной таблицы» и перейдите на вкладку «Итоги и фильтры».
- Отметьте «Разрешить несколько фильтров для поля».
- После этого нажмите ОК.
6. Фильтр 10 первых значений
Один из моих любимых параметров в фильтрах — фильтровать «10 лучших значений». Этот параметр фильтра полезен при создании мгновенного отчета.
Для этого вам нужно перейти к «Фильтру по значению», нажать «Первые 10», а затем нажать «ОК».
7. Фильтруйте из окна «Поля сводной таблицы»
Если вы хотите фильтровать при создании сводной таблицы, вы можете сделать это из окна «Поля сводной таблицы».
Чтобы отфильтровать значения, вы можете нажать на стрелку вниз с правой стороны и отфильтровать значения, как вам нужно.
8. Добавить срез
Одна из лучших фишек, которую я нашел для фильтрации данных в сводной таблице, — это использование среза. Все, что нужно для вставки среза:
- Перейдите на вкладку «Анализ»
- В группе «Фильтр» нажмите кнопку «Вставить срез»
- После этого выберите поле, для которого вы хотите вставить срез
- Нажмите кнопку ОК.
9. Форматирование среза и других параметров
Вставив срез, вы можете изменить его стиль и формат:
- Выберите срез и перейдите на вкладку «Параметры»
- В «Стилях среза» щелкните раскрывающийся список и выберите стиль, который хотите применить.
Помимо стилей, вы можете изменить настройки: нажмите кнопку «Настройка среза», чтобы открыть окно настроек.
Изменяйте настройки, как вам нужно, и нажмите ОК в конце.
10. Один срез для всех сводных таблиц
Когда вы работаете с несколькими сводными таблицами, сложно контролировать их все. Но если вы подключите к ним один срез, вы сможете без усилий управлять ими.
Следуйте этим шагам:
- Прежде всего, вставьте срез.
- Щелкните правой кнопкой мыши на срезе и выберите «Подключения к отчетам».
- В диалоговом окне выберите все таблицы и нажмите ОК.
Теперь вы можете просто отфильтровать все сводные таблицы с помощью одного среза.
11. Добавить временную шкалу
В отличие от среза, временная шкала — это специальный инструмент фильтрации дат, и он намного мощнее, чем обычный фильтр.
Чтобы вставить шкалу, все, что вам нужно сделать:
- Перейти на вкладку «Анализ»
- В группе «Фильтр» нажать кнопку «Вставить временную шкалу».
- После этого выберите «Дата» и нажмите OK.
12. Форматирование временной шкалы
После того, как вы вставите временную шкалу, вы можете изменить ее стиль и формат.
- Выберите шкалу и перейдите на вкладку «Параметры».
- В «Стилях временной шкалы» щелкните раскрывающийся список и выберите стиль, который хотите применить.
Помимо стилей, вы можете изменить настройки на этой же вкладке:
13. Фильтр с использованием подстановочных знаков
Вы можете использовать символы подстановки во всех параметрах фильтра, где вам нужно ввести значение для фильтрации.
Посмотрите на приведенный ниже пример, где я использовал звездочку для фильтрации значений, начинающихся с цифры 1.
14. Очистить все фильтры
Если вы применили фильтры к нескольким полям, вы можете удалить все эти фильтры на вкладке «Анализ» ➜ «Действия» ➜ «Очистить» ➜ «Очистить фильтры».
Как улучшить сводную таблицу
Работать с сводной таблицей будет проще, если вы будете знать советы, которые я дал выше. Советы же этого раздела помогут вам экономить более 2 часов каждую неделю.
1. Обновить сводную таблицу вручную
Сводные таблицы динамичны. Поэтому, когда вы добавляете новые данные или обновляете исходные, вам необходимо обновить и сводную.
Обновить сводную таблицу очень просто:
- Первый способ: щелкните правой кнопкой мыши на таблице и выберите «Обновить».
- Второй способ: перейдите на вкладку «Анализ» и нажмите кнопку «Обновить».
2. Обновлять сводную таблицу при открытии файла
В Excel есть простая опция, которую вы можете активировать и заставить сводную таблицу обновляться автоматически при каждом открытии книги. Для этого нужно сделать:
- Прежде всего, щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и перейдите к «Параметры сводной таблицы».
- После этого перейдите на вкладку «Данные» и отметьте галочкой «Обновить при открытии файла».
- В конце нажмите ОК.
Теперь каждый раз, когда вы открываете книгу, эта сводная таблица будет обновляться мгновенно.
3. Обновлять данные через определенный интервал времени
Если вы хотите обновлять свою сводную таблицу автоматически после определенного интервала, тогда этот совет для вас.
Как это сделать?
- Прежде всего, при создании сводной таблицы в окне «Создание сводной таблицы» установите флажок «Добавить эти данные в модель данных».
- Как только вы создадите сводную таблицу, выберите любую из ячеек и перейдите на вкладку «Анализ».
- Далее выберите «Данные» ➜ «Источник данных» ➜ «Свойства подключения».
- Теперь в «Свойствах подключения» на вкладке «Использование» отметьте галочкой «Обновлять каждые» и введите минуты.
- В конце нажмите ОК.
Теперь после определенного периода, который вы ввели, ваша сводная будет автоматически обновляться.
4. Заменить ошибки значением
Когда у вас есть ошибки в исходных данных, они отражаются и в сводной таблице, это совсем нехорошо. Лучший способ — заменить эти ошибки определенным значением.
- Прежде всего, щелкните правой кнопкой мыши на своей сводной таблице и откройте ее параметры.
- Теперь в «Макет и формат», отметьте «Для ошибок отображать» и введите значение в поле ввода.
- Нажмите ОК.
Теперь вместо ошибок у вас будет указанное вами значение.
5. Замените пустые ячейки
Допустим, у вас есть свод данных о продажах, и есть пустые ячейки. Человек, который не знает, почему эти клетки пустые, может спросить вас об этом. Так что лучше заменить его понятным словом.
Для этого нужно выполнить:
- Щелкните правой кнопкой мыши на вашей сводной таблице и откройте ее параметры.
- В «Макет и формат», отметьте галочкой «Для пустых ячеек отображать» и введите значение в поле ввода.
- В конце нажмите ОК.
Теперь вместо пустых ячеек у вас будет указанное вами значение.
6. Определите числовой формат
Чтобы быстро поменять формат чисел, необходимо сделать следующее:
- Щелкните правой кнопкой мыши на вашей сводной таблице
- Теперь выберите «Числовой формат»
- В открывшемся окне найдите нужный вам формат
- Нажмите ОК
7. Добавьте пустую строку после каждого элемента
Предположим, что у вас есть большая сводная таблица. Для лучшей читабельности можно вставить пустую строку после каждого элемента.
- Выберите сводную таблицу и перейдите на вкладку «Конструктор».
- Далее «Макет» ➜ «Пустые строки» ➜ «Вставить пустую строку после каждого элемента».
8. Перетащите элементы в сводную таблицу
Когда у вас длинный список элементов, вы можете располагать их в произвольном порядке, просто перетаскивая их мышью.
9. Создание множества сводных таблиц из одной
Предположим, вы создали сводную таблицу на основе месячных данных о продажах и использовали продукты в качестве фильтра отчетов. С опцией «Отобразить страницы фильтра отчетов» вы можете создать несколько листов со сводными таблицами для каждого продукта.
Допустим, если у вас есть 4 продукта в сводной, вы можете создать 4 различных рабочих листа одним щелчком мыши.
Как это сделать:
- Выберите свою таблицу и перейдите на вкладку Анализ
- Перейдите в сводную таблицу ➜ Параметры ➜ Отобразить страницы фильтра отчета
Теперь у вас есть четыре сводные таблицы на четырех отдельных листах.
10. Вариант расчета стоимости
Когда вы добавляете данные в поле значения, он показывает Сумму или Количество, но есть несколько вариантов для вычисления:
- Выберите ячейку в столбце значений и щелкните правой кнопкой мыши
- Откройте «Параметры поля значений»
- Выберите тип расчета из списка, который вы хотите отобразить в сводной таблице.
11. Столбец с нарастающим итогом в сводной таблице
Допустим, у вас есть данные продаж по кварталам, но для расчета годовой премии необходимо видеть сумму нарастающим итогом.
Вот шаги:
- Добавьте Сумму два раза в поле Значение
- Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Параметры поля значений».
- В раскрывающемся списке «Дополнительные вычисления» выберите «С нарастающим итогом в поле».
- В конце нажмите ОК.
12. Добавить ранги в сводную таблицу
Ранжирование дает вам отличный способ анализа. Для вставки столбца ранга в сводную таблицу необходимо:
- Прежде всего, вставьте одно и то же поле данных дважды в сводную таблицу.
- Щелкните по столбцу второго поля нему правой кнопкой мыши и откройте «Параметры поля значений».
- Перейдите на вкладку «Дополнительные вычисления» и выберите «Ранг от самого большого до самого маленького».
- Нажмите ОК.
13. Добавьте долю в процентах
У вас есть сводная таблица с данными продаж. Вы хотите рассчитать процентную долю всех продуктов в общем объеме продаж.
Для этого нужно:
- Вставьте одно и то же поле данных дважды в сводную таблицу.
- Щелкните по столбцу второго поля правой кнопкой мыши и откройте «Параметры поля значений».
- Перейдите на вкладку «Дополнительные вычисления» и выберите «% от общей суммы».
- Нажмите ОК.
14. Переместите сводную таблицу на новый лист
При создании сводной таблицы Excel может добавить ее на существующий или новый лист. А что если нужно переместить уже существующую таблицу на новый лист?
Для этого перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Действия ➜ Переместить.
15. Отключить GetPivotData
Бывают ситуации, когда вам нужно сослаться на ячейку в сводной. При этом может возникнуть проблема, потому что когда вы ссылаетесь на ячейку в сводной таблице Excel, автоматически используйте функцию GetPivotData. Лучше всего отключить ее, и вот шаги:
- Перейдите на вкладку «Файл» ➜ «Параметры».
- Далее к пункту «Формулы» ➜ «Работа с формулами» и снимите флажок «Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице».
Вы также можете использовать код VBA для этого:
Sub deactivateGetPivotData() Application.GenerateGetPivotData = False End Sub
16. Группы даты в сводной таблице
Представьте, что вы хотите создать сводную таблицу с разбивкой по месяцам, но в ваших данных есть только даты. В этой ситуации можно добавить дополнительный столбец для месяцев.
Но лучший способ — воспользоваться методом группировки дат в сводной таблице, вспомогательный столбец будет не нужен.
Используйте следующие шаги:
- Сначала вам нужно вставить дату в качестве элемента строки в сводную таблицу.
- Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите «Группировать…».
- Выберите «Месяц» и нажмите «ОК».
Excel сгруппирует все даты в месяцы.
17. Группировка числовых данных
Как и даты, вы также можете группировать числовые значения. Шаги просты:
- Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите «Группировать…».
- Введите значения для создания диапазона групп, поле «с шагом» и нажмите «ОК».
18. Группировка столбцов
Чтобы сгруппировать столбцы так же, как строки, вы можете использовать те же шаги. Но вам нужно сначала выбрать заголовок столбца.
19. Разгруппировать строки и столбцы
Если вам не нужны группы в сводной таблице, вы можете просто разгруппировать ее, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Разгруппировать».
20. Использование расчета в сводной таблице
Чтобы стать продвинутым пользователем сводной таблицы, вы должны научиться создавать вычисляемое поле. В приведенной ниже сводной таблице вам нужно создать новые данные, умножив поле данных на 10.
В этой ситуации вместо создания отдельного столбца в сводной таблице можно вставить вычисляемое поле.
21. Список используемых формул
После того, как вы добавили вычисляемое поле в сводную таблицу, вы можете увидеть список используемых в ней формул.
Для этого просто перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Вычисления ➜ Поля, элементы и наборы ➜ Вывести формулы.
Вы сразу получите новый лист со списком формул, используемых в сводной таблице.
22. Получить список уникальных значений
Если у вас есть повторяющиеся значения в вашей дате, вы можете использовать сводную таблицу, чтобы получить список уникальных значений.
- Прежде всего, вам нужно вставить сводную таблицу, а затем добавить столбец, в котором у вас есть повторяющиеся значения, в качестве поля строки.
- После этого скопируйте это поле и вставьте его как значения.
- Теперь список, который у вас есть в качестве значений, представляет собой список уникальных значений.
Мне нравится использование сводной таблицы для проверки уникальных значений тем, что она настраивается один раз.
23. Показать элементы без данных
Допустим, у вас есть записи в ваших исходных данных, где нет значений или нулевых значений. Вы можете активировать опцию «Отображать пустые элементы».
- Щелкните правой кнопкой мыши на поле и откройте «Параметры поля».
- Перейдите в «Разметка и печать» и отметьте «Отображать пустые элементы» и нажмите «ОК».
Все элементы, у которых нет данных, будут показаны в сводной таблице.
24. Отличие от предыдущего значения
Это один из моих любимых трюков сводной таблицы. Вы можете создать столбец, в котором будет отображаться отличие текущих значений от предыдущего значения.
Допустим, у вас есть таблица с месячными значениями, вы можете добавить столбец значений разницы за предыдущий месяц, как показано ниже.
Вот шаги:
- Добавите столбец, в котором у вас есть данные, дважды в поле значения.
- После этого для второго поля откройте «Параметры поля значений» и «Дополнительные вычисления».
- Теперь из выпадающего списка выберите «Отличие» и выберите «Кварталы» и «(назад)» в Элемент.
- В конце нажмите ОК.
Excel мгновенно преобразует столбец значений в столбец с отличием от предыдущего.
25. Отключить отображение деталей
Если дважды щелкнуть ячейку значения в сводной таблице, она покажет данные «скрытые» за этим значением.
Это удобно, но не всегда нужно. Поэтому вы можете отключить эту функцию при необходимости. Все, что вам нужно сделать, это открыть параметры сводной таблицы и перейти на вкладку «Данные» и снять флажок «Разрешить отображение деталей».
26. Сводная таблица в PowerPoint
Ниже приведены простые шаги для вставки сводной таблицы в слайд PowerPoint.
- Выберите сводную таблицу и скопируйте ее.
- После этого перейдите к слайду PowerPoint и откройте Специальную вставку.
- Теперь в диалоговом окне выберите «Объект Microsoft Excel» и нажмите «ОК».
- Чтобы внести изменения в сводную таблицу, необходимо дважды щелкнуть по ней.
27. Добавить сводную таблицу в документ Word
Чтобы добавить сводную таблицу в Microsoft Word, необходимо выполнить те же действия, что и в PowerPoint.
28. Развернуть / свернуть заголовки полей
Если у вас есть более одного поля в строке или столбце, вы можете развернуть или свернуть внешние поля.
Вам нужно нажать на кнопку «+», чтобы развернуть, и кнопку «-«, чтобы свернуть.
Чтобы развернуть или свернуть все группы за один раз, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать опцию.
29. Скрыть / показать кнопки
Если вам не нужны кнопки для разворачивания и сворачивания групп, вы можете скрыть их.
30. Считать только числа
В сводной таблице есть опция, в которой вы можете посчитать количество ячеек с числовым значением.
Для этого все, что вам нужно сделать, это открыть «Параметры поля значений» и выбрать «Количество чисел» в Операциях, а затем нажать «ОК».
31. Сортировка элементов
Да, вы можете сортировать по соответствующим значениям. Все, что вам нужно сделать:
- Открыть фильтр и выбрать «Дополнительные параметры сортировки».
- Затем выбрать «по возрастанию (от A до Я) по полю:»
- Выбрать столбец для сортировки и нажать «ОК».
Если у вас есть несколько столбцов, вы можете использовать сортировку только для одного из них.
32. Пользовательский порядок сортировки
Да, вы можете использовать пользовательский порядок сортировки для вашей сводной таблицы. Для этого:
- Откройте «Дополнительные параметры сортировки»
- Нажмите «Дополнительно»
- Снимите флажок «Автоматическая сортировка при каждом обновлении отчета».
- После этого выберите порядок сортировки и нажмите ОК в конце.
Вам необходимо создать новый пользовательский порядок сортировки, а затем создать его на вкладке «Файл» ➜ «Параметры» ➜ «Дополнительно» ➜ «Общие» ➜ «Создать списки для сортировки и заполнения: Изменить списки».
33. Отсроченный макет
Если вы включите «Отложить обновление макета», а затем перетащите поля между областями, ваша сводная таблица не будет обновляться.
Чтобы применить изменения, нужно нажать кнопку «Обновить», расположенную ниже в углу полей сводной таблицы.
34. Изменение имени поля
Когда вы вставляете поле значения, имя, которое присваивается полю, выглядит примерно так: «Сумма по полю» или «Количество по полю».
Но иногда (на самом деле, всегда) вам нужно изменить это имя на «Сумма» и «Количество». Для этого все, что вам нужно сделать, это удалить все кроме слов «Количество» или «Сумма» из ячейки и добавить пробел в конце имени.
35. Выберите всю сводную таблицу
Если вы хотите выбрать всю сводную таблицу сразу:
Выберите любую из ячеек в сводной таблице и используйте сочетание клавиш Ctrl + A.
Или же…
Перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Выделить ➜ Всю сводную таблицу.
36. Преобразовать в значения
Если вы хотите преобразовать сводную таблицу в значения, вам нужно сделать следующее:
- Выбрать всю сводную таблицу
- Используйте Ctrl + C, чтобы скопировать ее
- Затем вставьте с помощью Специальной вставки только значения.
37. Используйте сводную таблицу на защищенном листе
Когда вы защищаете лист, на котором у вас есть сводная таблица, поставьте галочку: «Использовать сводную таблицу и сводную диаграмму» из раздела «Разрешить всем пользователям этого листа:».
38. Дважды щелкните, чтобы открыть настройки поля значения
Если вы хотите открыть «Параметры поля значений» для определенного столбца значений, лучший способ — дважды щелкнуть его заголовок.
Совместное использование сводных таблиц
Сводные таблицы являются одним из наиболее эффективных и простых способов создания отчетов. И мы довольно часто делимся отчетами с другими.
Ниже я поделился некоторыми полезными советами, которые помогут вам легко поделиться сводной таблицей.
1. Уменьшите размер отчета сводной таблицы
Вы, наверное, думаете так: когда я создаю сводную таблицу с нуля, Excel создает кэш сводной. Таким образом, чем больше сводных таблиц, которые вы создаете с нуля, тем больше кэша, который создаст Excel. Следовательно ваш файл станет больше..
Так какой в этом смысл?
Убедитесь, что все сводные таблицы из одного источника данных имеют одинаковый кэш. Вы спросите, как это сделать?
Просто, когда вам нужно создать вторую, третью или четвертую таблицу, просто скопируйте и вставьте первую и внесите в нее изменения.
2. Удалите исходные данные
Еще одна вещь, которую вы можете сделать перед отправкой сводной таблицы кому-либо, это удалить исходные данные. При этом ваша таблица все еще будет работать отлично.
А если кому-то понадобятся исходные данные, можно получить их, щелкнув по общей сумме сводной таблицы.
3. Сохраните сводную таблицу как веб-страницу [HTML]
Еще один способ поделиться сводной таблицей с кем-то — это создать веб-страницу. Да, простой HTML-файл со сводной таблицей. Для этого:
- Сохраните рабочую книгу, как веб-страницу .
- В окне «Публикация веб-страницы» выберите сводную таблицу и нажмите «Опубликовать».
Теперь вы можете отправить эту HTML-страницу любому, и получатель сможет просматривать сводную таблицу (не редактируемую) даже на своем мобильном телефоне.
4. Создание сводной таблицы с помощью рабочей книги с веб-адреса
Допустим, у вас есть веб-ссылка на файл Excel, как показано ниже:
https://excelpedia.ru/book1.xlsx
В этой книге у вас есть данные, из которых вам необходимо создать сводную таблицу. Ответ к этой задаче: POWER QUERY.
Прежде всего, перейдите на вкладку «Данные» ➜ «Получение внешних данных» ➜ Из Интернета.
- Теперь в диалоговом окне «Из Интернета» введите веб-адрес книги и нажмите «ОК».
- После этого выберите рабочий лист и нажмите «Импорт».
- Далее выберите отчет сводной таблицы и нажмите ОК.
На этом этапе у вас есть пустая сводная таблица, которая связана с рабочей книгой с веб-адреса, который вы ввели. Теперь вы можете создать сводную таблицу, как вы хотите.
Условное форматирование в сводной таблице
Для меня условное форматирование — это разумное форматирование. Я думаю, вы согласны с этим. Но когда дело доходит до сводной таблицы условное форматирование работает магия.
1. Применение общих параметров УФ
Есть много опции Условного форматирования, доступные для использования со сводной таблицей.
➜ вот руководство, которое может помочь вам изучить различные способы использования Условного форматирования в сводных таблицах.
2. Выделите 10 лучших значений
Вместо фильтрации вы можете выделить 10 лучших значений в сводной таблице. Для этого вам нужно использовать условное форматирование.
Нужны следующие шаги:
- Выберите любую из ячеек в столбце значений в сводной таблице.
- Перейдите на вкладку «Главная» ➜ «Стили» ➜ «Условное форматирование».
- Теперь в условном форматировании перейдите в раздел «Правила отбора первых и последних значений» ➜ Первые 10 элементов.
- Выберите цвет в окошке.
- В конце нажмите ОК.
3. Удалить Условное форматирование из сводной таблицы
Вы можете просто удалить условное форматирование из сводной таблицы, используя следующие шаги:
- Выберите любую из ячеек в сводной таблице.
- Перейдите на вкладку «Главная» ➜ «Стили» ➜ «Условное форматирование» ➜ «Удалить правила» ➜ «Удалить правила из этой сводной таблицы».
Если у вас есть несколько сводных таблиц, вам нужно удалить условное форматирование поочередно.
Использование сводных диаграмм со сводными таблицами
Я большой поклонник сводной диаграммы. Если вы знаете, как правильно использовать сводную диаграмму, в ваших руках один из лучших инструментов Excel.
Вот некоторые приемы, овладев которыми вы сможете стать профи сводной диаграммы в кратчайшие сроки.
1. Вставка сводной диаграммы
Есть горячие клавиши для вставки сводной диаграммы, но вы можете использовать следующие шаги:
- Выберите ячейку из сводной таблицы и перейдите на вкладку «Анализ».
- На вкладке «Анализ» нажмите «Сводная диаграмма».
Excel мгновенно создаст сводную диаграмму из имеющейся у вас сводной таблицы.
2. Создание гистограммы с использованием сводной диаграммы и сводной таблицы
Сводная таблица и сводная диаграмма — мой любимый способ создания гистограммы в Excel.
3. Отключите кнопки из сводной диаграммы
Когда вы вставляете новую сводную диаграмму, она появляется с несколькими кнопками для ее фильтрации, которые не всегда полезны. Можно скрыть часть из них или все.
Щелкните правой кнопкой мыши по кнопке и выберите из списка «Скрыть кнопки поля значения на диаграмме», чтобы скрыть выбранную кнопку, или нажмите «Скрыть все кнопки полей на диаграмме», чтобы скрыть все кнопки.
Когда вы скрываете все кнопки в сводной диаграмме, она также скрывает кнопку фильтра в нижней части диаграммы, но вы все равно можете отфильтровать ее с помощью фильтра сводной таблицы, среза или временной шкалы.
4. Добавить сводную диаграмму в PowerPoint
Следуй этим простейшим шагам, чтобы вставить сводную диаграмму в слайд PowerPoint.
- Выберите сводную диаграмму и скопируйте ее.
- После этого перейдите к слайду PowerPoint и откройте Специальную вставку.
- Теперь в диалоговом окне специальной вставки выберите «Объект Диаграмма Microsoft Excel» и нажмите «ОК».
Чтобы внести изменения в сводную диаграмму, нужно дважды щелкнуть по ней.
Сочетания клавиш для работы со сводной таблицей
Мы все любим горячие клавиши. Я прав?
Ниже я привожу некоторые из распространенных, но полезных сочетаний клавиш, которые можно использовать для ускорения работы сводной таблицы.
1. Создать сводную таблицу
Alt + N + V
Чтобы использовать эту комбинацию клавиш, убедитесь, что вы выбрали исходные данные или активную ячейку в них.
2. Сгруппируйте выбранные элементы сводной таблицы
Alt + Shift + стрелка вправо
Допустим, у вас есть сводная таблица с разбивкой по месяцам, и вам нужно сгруппировать первые или последние шесть месяцев. Все, что вам нужно сделать, это выбрать эти шесть ячеек и просто использовать эту комбинацию клавиш.
3. Разгруппировать выбранные элементы сводной таблицы
Alt + Shift + стрелка влево
Точно так же, как вы группировали ячейки, это сочетание поможет вам разгруппировать эти элементы.
4. Скрыть выбранный элемент или поле
Ctrl + —
Эта комбинация клавиш просто скроет выделенную ячейку или диапазон. На самом деле, ячейки не скрываются, а фильтруются. При необходимости можно отобразить ячейки, очистив фильтр.
5. Откройте окно вычисляемого поля
Ctrl + Shift + =
Чтобы использовать эту комбинацию клавиш, вам нужно выбрать ячейку из столбца поля значения. Тогда откроется окно «Вычисляемое поле».
6. Откройте список полей активной ячейки
Alt + Стрелка вниз
Это сочетание открывает список полей.
7. Вставьте сводную диаграмму из сводной таблицы
Alt + F1
Чтобы использовать это сочетание клавиш, вам нужно выбрать ячейку в сводной таблице. Эта комбинация вставляет сводную диаграмму в существующий лист.
F11
И, если вы хотите вставить диаграмму на новый лист, нужно использовать только вышеуказанную клавишу.
Заключение
Сводные таблицы — один из тех инструментов, которые помогут вам быстрее создавать отчеты и анализировать данные. С помощью этих советов и хитростей вы сможете сэкономить больше времени.
Чтобы лучше усвоить материал, сначала начните внедрять хитрости в свою работу как минимум с 10 советов, а затем переходите к следующим.
Поделитесь в разделе комментариев, какие советы были вам уже знакомы, а какие с удовольствием начнете использовать. Не забудьте поделиться статьей с вашими друзьями, я уверен, что они оценят это.
Содержание
- Создание сводной таблицы в Excel
- Вариант 1: Обычная сводная таблица
- Вариант 2: Мастер сводных таблиц
- Настройка сводной таблицы
- Вопросы и ответы
Сводные таблицы Excel предоставляют возможность пользователям в одном месте группировать значительные объемы информации, содержащейся в громоздких таблицах, а также составлять комплексные отчеты. Их значения обновляются автоматически при изменении значения любой связанной с ними таблицы. Давайте выясним, как создать такой объект в Microsoft Excel.
Поскольку в зависимости от результата, который хочет получить пользователь, сводная таблица может быть как простой, так и сложно составленной, мы рассмотрим два способа ее создания: вручную и при помощи встроенного в программу инструмента. Дополнительно расскажем, как настраиваются такие объекты.
Вариант 1: Обычная сводная таблица
Мы будем рассматривать процесс создания на примере Microsoft Excel 2010, однако алгоритм применим и для других современных версий этого приложения.
- За основу возьмем таблицу выплат заработной платы работникам предприятия. В ней указаны имена работников, пол, категория, дата и сумма выплаты. То есть каждому эпизоду выплаты отдельному работнику соответствует отдельная строчка. Нам предстоит сгруппировать хаотично расположенные данные в этой таблице в одну сводную таблицу, при этом сведения будут браться только за третий квартал 2016 года. Посмотрим, как это сделать на конкретном примере.
- Прежде всего преобразуем исходную таблицу в динамическую. Это нужно для того, чтобы при добавлении строк и других данных они автоматически подтягивались в сводную таблицу. Наводим курсор на любую ячейку, затем в расположенном на ленте блоке «Стили» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу» и выбираем любой понравившийся стиль таблицы.
- Открывается диалоговое окно, которое нам предлагает указать координаты расположения таблицы. Впрочем, по умолчанию координаты, которые предлагает программа, и так охватывают всю таблицу. Так что нам остается только согласиться и нажать на «OK». Но пользователи должны знать, что при желании они тут могут изменить эти параметры.
- Таблица превращается в динамическую и автоматически растягивающуюся. Она также получает имя, которое при желании пользователь может изменить на любое удобное ему. Просмотреть или изменить имя можно на вкладке «Конструктор».
- Чтобы непосредственно начать создание, выбираем вкладку «Вставка». Здесь жмем на первую кнопку в ленте, которая так и называется «Сводная таблица». Откроется меню, где следует выбрать, что мы собираемся создавать: таблицу или диаграмму. В конце нажимаем «Сводная таблица».
- В новом окне нам опять надо выбрать диапазон или название таблицы. Как видим, программа уже сама подтянула имя нашей таблицы, так что тут ничего больше делать не нужно. В нижней части диалогового окна можно выбрать место, где будет создаваться сводная таблица: на новом листе (по умолчанию) или на этом же. Конечно, в большинстве случаев намного удобнее держать ее на отдельном листе.
- После этого на новом листе откроется форма создания сводной таблицы.
- В правой части окна расположен список полей, а ниже четыре области: названия строк, названия столбцов, значения, фильтр отчета. Просто перетаскиваем мышкой необходимые нам поля таблицы в соответствующие потребностям области. Тут не существует какого-либо четкого установленного правила, какие поля следует перемещать, ведь все зависит от таблицы-первоисточника и от конкретных задач, которые могут меняться.
- В конкретном случае мы переместили поля «Пол» и «Дата» в область «Фильтр отчета», «Категория персонала» — в «Названия столбцов», «Имя» — в «Название строк», «Сумма заработной платы» — в «Значения». Следует отметить, что все арифметические расчеты данных, подтянутых из другой таблицы, возможны только в последней области. Во время того, как мы проделывали такие манипуляции с переносом полей в области, соответственно изменялась и сама таблица в левой части окна.
- Получилась вот такая сводная таблица. Над ней отображаются фильтры по полу и дате.
Вариант 2: Мастер сводных таблиц
Создать сводную таблицу можно, применив инструмент «Мастер сводных таблиц», но для этого сразу нужно вывести его на «Панель быстрого доступа».
- Переходим в пункт меню «Файл» и кликаем на «Параметры».
- Заходим в раздел «Панель быстрого доступа» и выбираем команды из команд на ленте. В списке элементов ищем «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Выделяем его, жмем на кнопку «Добавить», а потом «OK».
- В результате наших действий на «Панели быстрого доступа» появился новый значок. Кликаем по нему.
- После этого открывается «Мастер сводных таблиц». Есть четыре варианта источника данных, откуда будет формироваться сводная таблица, из которых указываем подходящий. Внизу следует выбрать, что мы собираемся создавать: сводную таблицу или диаграмму. Осуществляем выбор и идем «Далее».
- Появляется окно с диапазоном таблицы с данными, который при желании можно изменить. Нам этого делать не надо, поэтому просто переходим «Далее».
- Затем «Мастер сводных таблиц» предлагает выбрать место, где будет размещаться новый объект: на этом же листе или на новом. Делаем выбор и подтверждаем его кнопкой «Готово».
- Откроется новый лист в точности с такой же формой, которая была при обычном способе создания сводной таблицы.
- Все дальнейшие действия выполняются по тому же алгоритму, который был описан выше (см. Вариант 1).
Настройка сводной таблицы
Как мы помним из условий поставленной задачи, в таблице должны остаться данные только за третий квартал. Пока же отображаются сведения за весь период. Покажем пример, как можно произвести ее настройку.
- Для приведения таблицы к нужному виду кликаем на кнопку около фильтра «Дата». В нем устанавливаем галочку напротив надписи «Выделить несколько элементов». Далее снимаем галочки со всех дат, которые не вписываются в период третьего квартала. В нашем случае это всего лишь одна дата. Подтверждаем действие.
- Таким же образом мы можем воспользоваться фильтром по полу и выбрать для отчета, например, только одних мужчин.
- Сводная таблица приобрела такой вид.
- Для демонстрации того, что управлять информацией в таблице можно как угодно, снова открываем форму списка полей. Переходим на вкладку «Параметры», и щелкаем на «Список полей». Перемещаем поле «Дата» из области «Фильтр отчета» в «Название строк», а между полями «Категория персонала» и «Пол» производим обмен областями. Все операции выполняем с помощью простого перетягивания элементов.
- Теперь таблица выглядит совсем по-другому. Столбцы делятся по полам, в строках появилась разбивка по месяцам, а фильтрацию теперь можно осуществлять по категории персонала.
- Если же в списке полей название строк переместить и поставить выше дату, чем имя, тогда именно даты выплат будут подразделяться на имена сотрудников.
- Можно также отобразить числовые значения таблицы в виде гистограммы. Для этого выделяем ячейку с числовым значением, заходим на вкладку «Главная», жмем «Условное форматирование», выбираем пункт «Гистограммы» и указываем понравившийся вид.
- Гистограмма появляется только в одной ячейке. Чтобы применить правило гистограммы для всех ячеек таблицы, кликаем на кнопку, которая появилась рядом с гистограммой, и в открывшемся окне переводим переключатель в позицию «Ко всем ячейкам».
- В итоге наша сводная таблица стала выглядеть более презентабельно.
Второй способ создания предоставляет больше дополнительных возможностей, но в большинстве случаев функциональности первого варианта вполне достаточно для выполнения поставленных задач. Сводные таблицы могут формировать данные в отчеты по практически любым критериям, которые укажет пользователь в настройках.
Еще статьи по данной теме: