Назовите особенности ввода текста в ячейки таблицы excel - Word и Excel

Обновлено: 15.04.2023

Рассмотрены разные способы ввода информации в ячейки листа Excel.

В процессе преподавания курсов Excel мне часто приходилось сталкиваться с некоторым непониманием начинающих пользователей особенностей ввода данных в таблицы Excel. Как правило, это касается не очень уверенных пользователей Windows. Впрочем, часто люди, считающие, что вполне умеют работать в Windows, на самом деле многого не знают, отчего и возникают проблемы при обучении работе с конкретными программами.

Первичный ввод и редактирование ячеек

Существует несколько способом ввода данных в ячейки. Все они очень простые, но, как правило, каждый из них эффективнее применять в определённых случаях. Также сразу стоит отметить, что некоторые способы характерны не только для Excel, но и для Windows в целом, о чём часто большинство пользователей и не догадываются, приписывая всё это лишь одной конкретной программе.

Стоит отметить одну важную особенность: признаком того, что можно редактировать данные ячейки, является мигающий в ней текстовый курсор. Курсор появляется при выполнении любого из нижеперечисленных действий. За исключением последнего указанного с списке случая, если курсор не появился, то значит вы что-то сделали не так.

Двойной щелчок на ячейке

Пожалуй, это самый распространённый способ отредактировать содержимое любой ячейки Excel. Способ подходит как для ввода данных в пустую ячейку, так и для редактирования существующего содержимого ячейки. Если вам нужно что-то ввести в ячейку или изменить в ней (текст, числа, формулы), то просто выполните двойной щелчок.

Если в ячейке уже есть текст, то вы можете щёлкать на соответствующей его части для того, чтобы курсор появился сразу там.

Клавиша F2 на клавиатуре

Про данный способ отредактировать содержимое ячейки листа Excel почему-то мало кто знает. Мой опыт проведения различных учебных курсов показывает, что это, прежде всего, связано с недостаточным знанием Windows. Дело в том, что наиболее распространённой функцией клавиши F2 в Windows является начало редактирования чего-либо. Excel тут не исключение. Данный способ работает независимо от того, есть данные в ячейке или нет.

Клавиша Backspace на клавиатуре

Хорошо подходит для случая, когда в ячейке уже есть данные, но их нужно удалить и ввести новые. Нажатие Backspace (не путать с Esc!) приводит к стиранию имеющихся в ячейке данных и появлению текстового курсора. Если вам нужно просто стереть данные ячейки, но вводить новые не требуется, то лучше нажать Delete.

Если у вас выделена группа ячеек, то нажатие Backspace приведёт к стиранию содержимого только левой верхней ячейки выделенного диапазона. Для удаления содержимого группы ячеек также лучше использовать Delete.

Редактирование в строке формул

[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов

Если нужно написать много текста или большую и сложную формулу, то строку формул можно расширить. Для этого есть специальная кнопка, показанная на рисунке ниже. Также не забывайте, что перенос строк в Excel делается через сочетание Alt + Enter.

[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов

Щёлкнуть на ячейке и начать писать

Самый простой способ. Лучше всего подходит для ввода данных в пустую ячейку — выделите ячейку щелчком и начните вводить данные. Как только вы нажмёте первый символ на клавиатуре, содержимое ячейки очиститься (если там что-то было), а в самой ячейке появится текстовый курсор. Будьте внимательны — таким образом можно случайно(!) стереть нужные вам данные, нажав что-то на клавиатуре!

Подтверждение ввода данных в ячейку

Проводя курсы Excel, я наблюдал очень(!) распространённую проблему у начинающих пользователей Excel — многие, написав в ячейку данные, забывают подтвердить ввод. Обязательно подтверждайте ввод данных в ячейку одним из ниже указанных способов!

После подтверждения ввода данных, текстовый курсор в ячейке пропадает. Если курсор не пропал, значит ввод данных не подтверждён!

Клавиша Enter

Универсальный и самый распространённый способ подтверждения ввода данных куда-либо. Нажатие Enter завершает ввод данных в ячейку в любом случае, независимо от того, пишете ли вы там формулу или простой текст. Выделение переходит на ячейку ниже (если не настроить иное, чего обычно никто никогда не делает).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Использование стрелок на клавиатуре

Работает только в том случае, если это первый ввод данных в пустую ячейку. В противном случае, если вы просто редактируете ранее введённый текст, будет перемешаться текстовый курсор по тексту внутри ячейки.

Использование кнопки в строке формул

Слева от строки формул есть кнопка в виде зелёной или серой галочки, нажатие на которую подтверждает ввод данных в ячейку. При этом неважно, писали ли вы данные (текст, число, формулу) непосредственно в строке формул или в самой ячейке. По правде сказать, применяется редко, поскольку нужно переносить руку с клавиатуры на мышку и целиться в довольно мелкую кнопку. Кнопка показана на самом первом рисунке.

Отмена ввода данных

Здесь можно выделить два принципиально разных случая. Много раз, проводя курсы Excel в Рыбинске, я замечал проблемы с обоими. Будьте внимательны!

Ввод данных в ячейку ещё не подтверждён

Если в ячейке по-прежнему мигает текстовый курсор, то ввод данных ещё не подтверждён. В этом случае работает универсальная отмена в виде нажатия клавиши Esc на клавиатуре (левая верхняя кнопка!). При нажатии Esc то, что вы ввели в ячейку, стирается, и возвращается предыдущее подтверждённое содержимое ячейки (в том числе «пусто», если там раньше ничего не было).

Помимо нажатия Esc можно воспользоваться крестиком слева от строки формул (см. первый рисунок).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Подведём итоги

Используйте по усмотрению тот способ ввода данных, который Вам более удобен в данных обстоятельствах. Не забывайте подтверждать ввод данных в ячейку!

На моих онлайн курсах Excel Вы можете научиться эффективно использовать Excel, изучив все основные функции данной программы, необходимые для создания таблиц, графиков и прочего. Возможностей в Excel много, но далеко не все о них знают!

В этой статье рассказывается об особенностях ввода различных данных (чисел, времени, дат, текста) и их редактировании.

Особенности ввода данных.

Для того чтобы в ячейку ввести какие-либо данные необходимо:

1) Щелкнуть по ячейке, чтобы выделить ее.

2) Ввести данные в выделенную ячейку с клавиатуры.

Текст отобразится как в самой ячейке, так и в строке формул.

3) Для завершения ввода, можно нажать клавишу Enter на клавиатуре или щелчком левой кнопки мыши по значку галочки в строке формул. Если вы ошиблись или передумали вводить данные, то для отмены можно нажать на клавишу Esc или щелкнуть по значку крестика в строке формул.

Ввод чисел

Следует помнить, что в русской версии Excel разделителем целой и дробной части является запятая, в английской — точка.

Числовые значения в ячейке могут содержать как цифры, так и специальные символы: + — Е е ( ) . , % /

Существуют некоторые особенности ввода чисел с использованием специальных символов:

1) Для ввода отрицательного числа перед числом ставится знак «-» (минус).

2) Число, которое заключено в скобки воспринимает программой как отрицательное. Т.е. (7) — для Excel означает -7.

3) Для отображения числа в экспоненциальном виде используется символ Е или е. Например, 7е2 означает 7*100, записывается в Excel как 7,00E+02 в экспоненциальном формате, а в числовом формате означает 700.

4) Для удобства ввода больших чисел, между разрядами можно ставить пробел (987 654,00). После нажатия клавиши Enter, в ячейке число отобразиться с пробелами, а в строке формул пробела не будет.

5) Знак процента используется для ввода процентного формата.

6) Для ввода дробных значений можно использовать знак Слеш (/). Если программа может распознать введенное число как дату, например 14/11, то в ячейке отразится дата — 14 ноября. Если надо представить это число как дробь, то перед вводимом числом необходимо ввести ноль — 0 14/11, и тогда в ячейке отобразится 1 и 3/11.

Число, которое Excel не может распознать как дату, например 14/28, будет представлено как дробь.

Ввод времени.

Для того чтобы в Excel ввести в ячейку время необходимо ввести часы, минуты и секунды, используя в качестве разделителя двоеточие. При вводе данных можно использовать как все три компонента, так и два (когда секунды не нужны). Если время было введено как часы и минуты, то в строке формул все равно время отобразиться с секундами.

Ввод даты.

Дата состоит из трех частей: день, месяц, год. В Excel используются следующие разделители: дефис ( — ), слеш ( / ), точка ( . ). Если ввести только день и месяц, то Excel автоматически поставит текущий год, а в строке формул дата будет отображаться полностью.

В Excel самая ранняя дата — 1 января 1900 года, начиная с нее всем датам присваивается порядковый номер от 1 и далее, так дате 01.01.2015 соответствует число 42005. Благодаря этому есть возможность выполнять вычисления между датами, узнать какая дата будет или была через определенное количество дней. Даты до 1900 года воспринимаются как текст.

Ввод текста.

В Excel можно записывать текст в несколько строк. Для этого нужно нажать клавиши Alt+Enter.

Если текст слишком длинный и не влезает в ячейку, можно воспользоваться командой Перенести текст. Для этого нужно:

1) Выделить ячейку с содержимым, которое не влезает

2) На вкладке Главная, в группе Выравнивание нажать кнопку Перенести текст

Обратите внимание, что в отличие от предыдущего случая, в строке формул текст остался написанным в одну строчку.

3) При необходимости можно изменить высоту строки или ширину столбца.

Для ввода символа, которого нет на клавиатуре, необходимо:

1) На вкладке Вставка, в группе Символы, выбрать команду Символ.

2) В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужный шрифт. Для облегчения поиска выбрать необходимый набор символов. Так же Excel показывает последние символы, которые вы использовали для вставки.

Для вставки выбранного символа нужно дважды щелкнуть по нему или нажать кнопку Вставить.

Редактирование данных.

Существует несколько способов редактирования данных в ячейке: редактирование непосредственно в ячейке или в строке формул.

Для редактирования в ячейке необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой клавишей мыши по ячейке, которую вы собираетесь редактировать.

2) Внести необходимые изменения в ячейке.

3) Для сохранения изменений надо нажать клавишу Enter, для отмены — клавишу Esc

Для редактирования данных в строке формул:

1) Выделить ячейку, один раз щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

2) В строке формул щелкнуть левой кнопкой мыши в месте редактирования.

3) Повторить действия пункта 2 и пункта 3 предыдущего способа.

Кроме того для сохранения и отмены внесенных изменений можно использовать клавишу Ввод и клавишу Отмена в строке формул.

Пользователь имеет возможность вносить данные в ячейки электронной таблицы, а также редактировать их. Для этого необходимо поставить на ячейку табличный курсор, таким образом сделав её активной.

Редактирование ячейки

Типы данных ячейки

В ячейке могут размещаться числа, текст или формулы. Тип данных определяет возможность работы с информацией. В электронных таблицах функционируют такие типы данных:

Числа (к примеру, 256, 98.2, 1/3);
Дата и время (к примеру, Сентябрь 1941, 12.02.2015, 20:15, 2:15 AM);
Формулы (к примеру, =(B2+C2)/3);
Текст (к примеру, Цена, Итого, Имя, Отчество);
Комментарии;
Гиперссылки;
Разнообразные графические изображения.

Табличный процессор автоматически определяет тип введённых данных. По умолчанию происходит выравнивание числовых типов по правому краю ячейки.

Дробная часть выделяется с помощью запятой или точки — этот параметр зависит от настроек операционной системы. К примеру, в русскоязычных версиях Windows разделителем целой и дробной частей является запятая. Если будет использоваться точка, то данные будут распознаны в качестве даты.

Формулы

Для того чтобы ввести формулу, для начала следует ввести знак равно. Таким образом табличный процессор понимает, что необходимо выполнить вычисления согласно последующему выражению.

В формуле могут содержаться скобки, числа, текст, ссылки на ячейки, знаки операций и функции.

Существуют определённые правила ввода формул:

По умолчанию в ячейках с формулами отражаются полученные значения, а формулы показываются в строке формул — это режим отображения значений.

Существует ряд ошибок, которые могут возникать при неправильном использовании формул в ячейках электронной таблицы:

Чаще в формулы вписывают не начальные данные, а ссылки на ячейки, куда уже вписывается нужная информация.

Ссылки

Ссылка на ячейку содержит в себе адрес ячейки. Ячейка, куда вписывается формула, и ячейка, на которую ссылаются при использовании формулы, могут располагаться на разных листах и книгах. Тогда помимо того, что необходимо указать адрес ячейки, дополнительно вписывается её расположение. К примеру, Лист3!В5 — ссылка на ячейку В5 на Лист3.

Если данные в ячейках, на которые указывают ссылки, редактируются, то все значения формул автоматически пересчитываются. Это характерная особенность электронных таблиц, благодаря которой их называют динамическими.

Для того чтобы вписать ссылки в формулу, можно использовать клавиатуру. Тем не менее удобнее вводить их, размещая табличный курсор с применением мыши или клавиатуры на требуемую ячейку электронной таблицы. Тогда исключается возможность путаницы при вводе букв русского и латинского алфавита. Помимо этого, используемые ячейки выделяются определённым цветом, что позволяет следить за корректностью ввода формул.

Ввод текста

Кроме того, наблюдаются определённые особенности при вводе текста в ячейку электронной таблицы. По умолчанию происходит выравнивание текста по левому краю. Если текст длиннее, чем ширина ячейки, то он будет отображаться полностью, поверх свободных правых ячеек. Если ячейки справа заняты, то часть текста будет обрезаться. Можно оформлять текст в несколько строк с переносом по словам, выравнивать его по горизонтали или вертикали, изменять направление.

Если необходимо представить числа, даты или формулы в виде текста, то вводить их следует с апострофа.

Также ячейки таблицы могут сопровождаться примечаниями, с помощью которых можно привлечь внимание к важной информации или указать пояснения.

1. Перечислите области применения электронных таблиц.

2. Как определяется положение ячейки в таблице?

3. Какая ячейка является активной и как сделать ячейку активной?

4.Для чего предназначена строка формул?

5. Перечислите особенности ввода текста в ячейки таблицы.

6.Как ввести формулу в ячейку?

1 1.Бухгалтерский и банковский учет;

2.Планирование распределение ресурсов;

6.Исследование динамических процессов

2. С помощью переменный-счетчиков (обычно «и» и «йот»).

3. Активная ячейка — это ячейка, в которой выполняется ввод данных.
Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой.
Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью. 4. Строка формул используется для ввода и изменения значений или формул в ячейках листа. В строке формул отображается значение или формула, содержащаяся в активной ячейке

5. Способы создания БД в MS Access: Самостоятельное, С помощью мастера

Учебник по Информатике 8 класс Семакин
of your page —>

Задание 1. Как ввести текст в ячейку электронной таблицы?

Чтобы любая последовательность знаков в ячейке воспринималась как текст, ввод текста надо начинать с апострофа (‘) и апостроф не будет отображаться.
Также табличный процессор воспринимает последовательность как текст, когда не может воспринять как число или формулу.

Задание 2. В каких двух форматах представляются числа? В чем разница между ними?

Числа в электронной таблице могут быть представлены в форме с фиксированной запятой и в форме с плавающей запятой.

Задание 3. Сформулируйте правила записи формул. Что произойдет, если при вводе формулы вы нарушите эти правила?

Задание 4. Как можно заранее подготовить таблицу для вычислений?

Таблицу можно предварительно подготовить к вычислениям в виде бланка, не заполненного числами. То есть заполняем все ячейки с текстовой информацией и в ячейки, где есть вычисления, внести необходимые формулы.

Задание 5.

В первую очередь выполняются операции в скобках. При их отсутствии последовательность определяется их старшинством.
Операции по порядку их убывания старшинства:
1) возведение в степень;
2) умножение и деление;
3) сложение и вычитание.
Если подряд записанные операции одинакового старшинства, то они выполняются по порядку их записи в формуле.

Читайте также:

Виды субъективного права кратко

Зефирный эксперимент описание кратко

Советско японские отношения в 30 е годы кратко

Риновирусная инфекция патогенез кратко

Документальное оформление учета выработки и начисление сдельной оплаты труда кратко

Источник

Ввод данных вручную в ячейки листа

Excel для Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще…Меньше

У вас есть несколько вариантов ввода данных вручную в Excel. Данные можно вводить в одну ячейку, в несколько ячеек одновременно или лист один раз. Введите числа, текст, даты или время. Форматирование данных можно различными способами. Кроме того, существует несколько параметров, которые можно настроить, чтобы упростить ввод данных.

В этом разделе не описывается использование формы данных для ввода данных на листе. Дополнительные сведения о работе с формами данных см. в статью Добавление, изменение,поиск и удаление строк с помощью формы данных.

Важно: Если не получается ввести или изменить данные на листе, он может быть защищен во избежание случайного изменения данных. На защищенном листе можно выбирать ячейки для просмотра данных, но невозможно вводить данные в заблокированные ячейки. В большинстве случаев защиту не стоит снимать до тех пор, пока не будет получено разрешение от пользователя, который создал лист. Чтобы отменить защиту листа, нажмите кнопку Снять защиту листа в группе Изменения на вкладке Рецензирование. Если при включении защиты был задан пароль, для отмены защиты листа сначала необходимо ввести этот пароль.

Выберите ячейку на листе.
Введите числа или текст, которые вы хотите ввести, а затем нажмите ввод или TAB.

Чтобы ввести данные в новую строку в ячейке, введите разрыв строки, нажав ALT+ВВОД.

На вкладке Файл выберите пункт Параметры.

Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Excel параметры.
В меню Расширенные параметры нужно выбрать пункт Параметры правки, и затем установить флажок Автоматическая вставка десятичной запятой.
В поле Число знаков после запятой введите положительное число для количества цифр справа от запятой или отрицательное число для количества цифр слева от запятой.

Например, если ввести 3 в поле Число знаков после запятой, а затем — 2834 в ячейке, то значение будет равно 2,834. Если ввести –3 в поле Число знаков после запятой, а затем — 283, то значение будет равно 283000.
Выберите ячейку на листе и введите нужное число.

Изменение параметра Фиксированный десятичный формат не влияет на уже введенные данные.

Чтобы не использовать для числа параметр Фиксированный десятичный формат, при вводе этого числа введите десятичную запятую.

Выберите ячейку на листе.
Введите дату или время в следующем виде.
- При вводе даты используйте в качестве разделителя точку или дефис, например 09.05.2002 или 5-сен-2002.
- Для ввода времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. В противном случае значение будет введено как время в первой половине суток.
  
  Чтобы ввести текущую дату и время, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+; (точка с запятой).

Чтобы ввести дату или время, которые останутся текущими при повторном открытии листа, можно воспользоваться функциями СЕГОДНЯ и ТДАТА.
При вводе даты или времени в ячейку они отображаются либо в формате по умолчанию компьютера, либо в формате, примененном к ячейке перед вводом даты или времени. Формат даты или времени по умолчанию зависит от параметров даты и времени в диалоговом окне Язык и региональные стандарты (панель управления, Часы, язык и регион). Если изменить эти параметры на компьютере, то значения даты или времени, которые не были отформатированы с помощью команды Формат ячеек, будут отображаться в соответствии с этими параметрами.
Чтобы применить формат даты или времени по умолчанию, щелкните ячейку с датой или временем и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+# или CTRL+SHIFT+@.

Выделите ячейки, в которые необходимо ввести одинаковые данные. Они не обязательно должны быть смежными.
Введите данные в активной ячейке и нажмите клавиши CTRL+ВВОД.

Можно также ввести одинаковые данные в несколько ячеек с помощью маркер заполнения , чтобы автоматически заполнить данными ячейки листа.

Дополнительные сведения см. в статье Автоматическое заполнение ячеек листа данными.

Сделав несколько листов активными одновременно, можно вводить новые или изменять существующие данные на одном из листов, после чего изменения будут применены к тем же ячейкам всех выбранных листов.

Щелкните ярлычок первого листа, содержимое которого требуется изменить. Затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните ярлычки других листов, с которыми следует синхронизировать данные.

Примечание: Если ярлычок нужного листа не виден, найдите его с помощью кнопок прокрутки листов, а затем щелкните. Если ярлычки нужных листов все равно не видны, необходимо развернуть окно документа.
На активном листе выберите ячейку или диапазон, в котором необходимо изменить или ввести данные.
В активной ячейке введите новые данные или измените существующие, а затем нажмите клавишу ВВОД или TAB, чтобы переместить выделение в следующую ячейку.

Изменения будут применены ко всем выбранным листам.
Повторите предыдущее действие до завершения ввода или редактирования данных.

Чтобы отменить выделение нескольких листов, щелкните любой невыделенный лист. Если на экране видны только выделенные листы, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа и выберите команду Разгруппировать листы.
При вводе или редактировании данных изменения применяются ко всем выбранным листам, из-за чего могут случайно измениться данные, которые не требовалось менять. Чтобы избежать этого, можно просмотреть все листы одновременно, чтобы определить потенциальные конфликты данных.
1. На вкладке Вид в группе Окно щелкните Новое окно.
2. Перейдите в новое окно, а затем щелкните лист, который необходимо просмотреть.
3. Повторите шаги 1 и 2 для каждого листа, который требуется просмотреть.
4. На вкладке Вид в группе Окно щелкните пункт Упорядочить все, а затем выберите нужный вариант.
5. Для просмотра листов только в активной книге установите в диалоговом окне Расположение окон флажок Только окна текущей книги.

Excel предоставляет несколько настроек для упрощения ручного ввода данных. Некоторые изменения влияют на все книги, некоторые — на весь лист, а другие влияют только на заданные ячейки.

Изменение направления клавиши ВВОД

Если использовать клавишу TAB для ввода данных в нескольких ячейках строки, а затем нажать клавишу ВВОД в конце этой строки, по умолчанию курсор переместится к началу следующей строки.

Нажатие клавиши ВВОД перемещает курсор на одну ячейку вниз, а нажатие клавиши TAB — на одну ячейку вправо. Направление перемещения для клавиши TAB изменить нельзя, но для клавиши ВВОД — можно. Изменение этого параметра влияет на весь лист, все другие открытые листы и книги, а также новые книги.

На вкладке Файл нажмите кнопку Параметры.

Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Excel параметры.
В группе Дополнительно в разделе Параметры правки установите флажок Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД и выберите нужное направление в списке Направление.

Изменение ширины столбца

Иногда в ячейке может отображаться строка вида #####. Это может происходить, если ячейка содержит число или дату, а ширина столбца не позволяет отобразить все необходимые символы. Допустим, например, что столбец с форматом даты «дд.мм.гггг» содержит дату 31.12.2015. Однако ширины столбца хватает только для показа шести символов. В ячейке будет отображена строка #####. Чтобы увидеть все содержимое ячейки с текущим форматом, необходимо увеличить ширину столбца.

Щелкните ячейку, для которой требуется изменить ширину столбца.
На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат.
Выделите пункт Размер ячейки и выполните одно из следующих действий.
- Чтобы подогнать размер ячейки под текст, выберите команду Автоподбор ширины столбца.
- Чтобы увеличить ширину столбца, выберите команду Ширина и в поле Ширина столбца введите нужное значение.

Примечание: Также ширину столбца можно увеличить, изменив формат столбца или отдельной ячейки. Например, можно изменить формат даты, чтобы отображался только день и месяц (формат «дд.мм»), например 31.12, или представить число в экспоненциальном формате, например 4E+08.

Перенос текста в ячейке

Путем переноса текста в ячейке можно отобразить несколько строк текста. Перенос текста в ячейке не влияет на другие ячейки.

Щелкните ячейку, в которой требуется выполнить перенос текста.
На вкладке Главная в группе Выравнивание выберите пункт Переносить текст.

Примечание: Если текст представляет собой одно длинное слово, знаки не будут перенесены; чтобы был виден весь текст, можно расширить столбец или уменьшить размер шрифта. Если после включения переноса текста виден не весь текст, возможно, потребуется изменить высоту строки. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат и выберите в разделе Размер ячейки команду Автоподбор высоты строки.

Дополнительные сведения о переносе текста см. в разделе Перенос текста в ячейке.

Изменение формата числа

В Excel формат ячейки представлен отдельно от данных в ячейке. Такое различие в отображении может иметь значительные последствия, если данные числовые. Например, при округлении вводимого числа округляется только отображаемое число. Для вычислений же используется фактическое значение, хранимое в ячейке, а не отформатированное число, показанное на экране. Следовательно, вычисления могут казаться неточными из-за округления в одной или нескольких ячейках.

После ввода чисел в ячейку можно изменить формат их отображения.

Выберите ячейку, в которой содержатся нужные числа.
На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку рядом с полем Числовой формат и выберите нужный формат.

Чтобы выбрать формат из списка доступных, нажмите кнопку Дополнительные числовые форматы и выберите нужный формат из списка Числовые форматы.

Форматирование чисел в виде текста

Для чисел, с которыми не требуется выполнять вычисления, например для номеров телефонов, можно выбрать текстовый формат, применив его к ячейкам перед вводом текста.

Выберите пустую ячейку.
На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку рядом с полем Числовой формат и выберите пункт Текстовый.
Введите нужные числа в отформатированной ячейке.

Числа, которые были введены перед применением к ячейкам текстового формата, необходимо ввести заново в отформатированные ячейки. Чтобы ускорить повторный ввод чисел в текстовом формате, нажмите клавишу F2, а затем — клавишу ВВОД.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Содержание

Как в офисе.
Ввод текста
Редактирование текста в ячейке
Способ первый
Способ второй
Автозаполнение ячеек
Особенности ввода данных и их редактирование
Особенности ввода данных.
Ввод чисел
Ввод времени.
Ввод даты.
Ввод текста.
Редактирование данных.

Как в офисе.

Ячейку таблицы следует представлять как самостоятельную часть документа. Текст, который вы вводите в ячейку, будет вводиться только в нее, пока вы не выделите другую. Даже если весь текст не помещается в видимой части ячейки, он все равно содержится в ней. То есть если ширина столбца недостаточна для размещения текста, часть текста в ячейке будет не видно.

Ввод текста

Ввод текста (числа или формулы) осуществляется довольно просто.

Выделите ячейку, в которую нужно ввести текст.
Введите нужный текст.
Нажмите клавишу Enter. Текст зафиксируется в ячейке, а фокус выделения перейдет на ячейку, расположенную ниже (рис. 5.6).

Вместо нажатия клавиши Enter можно щелкнуть мышью по любой другой ячейке. Таким образом, вы можете сразу выделить нужную ячейку для ввода других данных. Если до нажатия клавиши Enter или выделения другой ячейки нажать клавишу Escape, ввод будет отменен, и ячейка будет очищена.

Если выделить ячейку с текстом и начать вводить новый, предыдущий текст из ячейки будет удален. Чтобы освоить навыки ввода текста в ячейки, создайте таблицу, приведенную на рис. 5.7. Также измените ширину столбцов, чтобы текст полностью помещался в ячейках.

Итак, вы создали некий аналог базы данных, в которой можете вести учет канцелярских товаров. Вычисления в данной таблице отсутствуют. Такие виды документов часто используются офисными работниками для упорядочивания и хранения информации. Колонки таблицы представляют собой поля (товары и количество), а строки — записи, содержащие данные для каждого поля.

По умолчанию текст в ячейке располагается в одну строку, вне зависимости от длины текста. Вы можете включить режим автоматического переноса текста на новую строку по достижении правой границы ячейки. При этом размер ячейки остается неизменным. Если требуется отобразить все строки текста, нужно увеличить высоту строки, в которой находится ячейка. Если вы хотите разместить в ячейке несколько строк текста, выполните следующие действия.

Выделите одну или несколько ячеек, для которых нужно включить режим переноса текста. Также вы можете выделить сразу всю строку или весь столбец листа.
Щелкните правой кнопкой мыши внутри выделенной ячейки или диапазона.
В появившемся контекстном меню выберите команду Формат ячеек. Появится одноименное диалоговое окно.
В диалоговом окне Формат ячеек перейдите на вкладку Выравнивание.
Установите флажок Переносить по словам.
Нажмите кнопку ОК, чтобы применить изменения.

Теперь текст будет переноситься по словам на новые строки в ячейке. Если длина слова, введенного в ячейку, превышает ее ширину, часть слова будет перенесена на новую строку ячейки без соблюдения правил переноса, то есть слово может быть «разорвано» в любом месте.

Редактирование текста в ячейке

Текст в ячейке можно отредактировать (изменить) двумя способами: непосредственно в ячейке или в строке формул.

Способ первый

Дважды щелкните мышью по ячейке, в которой нужно отредактировать текст. В ней появится текстовый курсор.
Используя те же методы редактирования, что и в программе Word, измените текст (можно использовать методы выделения текста, клавиши Delete и BackSpace).
Нажмите клавишу Enter или щелкните по любой другой ячейке, чтобы применить изменения.

Способ второй

Щелкните мышью по ячейке с текстом. Текст, содержащийся в ячейке, отобразится в строке формул.
Используя обычные методы редактирования, измените текст в строке формул.
Нажмите клавишу Enter или щелкните по любой другой ячейке, чтобы применить изменения.

Следует учитывать, что, если ячейка содержит формулу или функцию, они отображаются в строке формул, а в ячейке показывается результат вычисления. Тем не менее, если дважды щелкнуть мышью по ячейке, будет включен режим редактирования, и в ячейке появится содержащаяся в ней формула. Таким образом, формулы в ячейках можно редактировать обоими описанными выше способами. Чтобы очистить содержимое ячейки, достаточно выделить ее и нажать клавишу Delete.

Автозаполнение ячеек

В Excel предусмотрена возможность автоматического заполнения ячеек на основе образца, взятого из одной или нескольких расположенных рядом ячеек. Например, если вам нужно перечислить в нескольких соседних ячейках дни недели, чтобы создать какое-то расписание, достаточно в одной ячейке ввести текст Понедельник и выполнить операцию автозаполнения. Рассмотрим пару простых примеров.

Введите в ячейку A1 слово Понедельник.
Нажмите клавишу Enter, чтобы завершить ввод. Фокус выделения перейдет на ячейку A2.
Выделите ячейку A1.
Установите указатель мыши на маркер в правом нижнем углу рамки выделения так, чтобы указатель принял вид значка «плюс».
Нажав и удерживая кнопку мыши, перетащите указатель вниз, пока в рамку выделения не попадет диапазон, включающий ячейку A7, после чего отпустите кнопку мыши. Ячейки A1:A7 автоматически будут заполнены названиями дней недели в правильном порядке (рис. 5.8).

Если распространить автозаполнение на нижележащие ячейки, то есть, на ячейки A8, A9, A10 и т. д., начнется формирование новой недели, то есть, в ячейке A8 появится текст Понедельник, в ячейке A9 — Вторник и т. д. Автозаполнение выполняется с указанного в первой ячейке значения. Так, например, если в первой ячейке мы укажем не Понедельник, а Суббота, то в следующих ячейках автоматически появятся дни, идущие по порядку (Воскресенье, Понедельник, Вторник и т. д.).

Вы можете самостоятельно попробовать выполнить вышеописанный пример, указав в первой ячейке не день недели, а название месяца, например Март. В результате автоматического заполнения в остальных ячейках появятся названия следующих месяцев (Апрель, Май, Июнь. ). Также автоматическое заполнение работает с указанными в ячейках датами и числами.

Очистите ячейки на листе. Напомним, для этого нужно выделить ячейки и нажать клавишу Delete.
Введите в ячейку A1 цифру 1.
Введите в ячейку A2 цифру 2.
Выделите ячейки A1 и A2.
Установите указатель мыши на маркер в правом нижнем углу рамки выделения так, чтобы указатель принял вид значка «плюс».
Нажав и удерживая кнопку мыши, перетащите указатель вниз, выделив несколько расположенных ниже ячеек.
В выделенных ячейках появятся числовые значения, следующие по порядку (рис. 5.9).

В данном случае нам понадобилось ввести числа в две ячейки, чтобы программа могла просчитать зависимость. Программа предположила, что каждое следующее число должно быть больше предыдущего на единицу и продолжила ряд. Однако Excel может просчитывать и более сложные зависимости.

Очистите ячейки на листе. Напомним, для этого нужно выделить ячейки и нажать клавишу Delete.
Введите в ячейку A1 цифру 3.
Введите в ячейку A2 цифру 9.
Выделите ячейки A1 и A2.
Установите указатель мыши на маркер в правом нижнем углу рамки выделения так, чтобы указатель принял вид значка «плюс».
Нажав и удерживая кнопку мыши, перетащите указатель вниз, выделив несколько расположенных ниже ячеек.
В выделенных ячейках появятся числовые значения (рис. 5.10).

В данном случае на основе первых двух чисел программа распознала арифметическую прогрессию, где каждое следующее число больше предыдущего на 6, и продолжила рад чисел (15, 21, 27, 33. ).

Программа Excel способна распознавать зависимость также в датах, днях недели и месяцах. Попробуйте сами ввести в первые ячейки дни Понедельник и Среда, а затем выполнить операцию автозаполнения. Вы увидите, что ряд будет продолжен «через день» (Пятница, Воскресенье, Вторник, Четверг, Суббота, Понедельник. ).

Таким образом, вы можете быстро заполнять некоторые диапазоны таблиц, не вводя данные вручную. Автоматическое заполнение можно выполнять не только по вертикали, но и по горизонтали. Для этого рамка выделения перетаскивается влево или вправо.

Источник

Особенности ввода данных и их редактирование

Особенности ввода данных.

Для того чтобы в ячейку ввести какие-либо данные необходимо:

1) Щелкнуть по ячейке, чтобы выделить ее.

2) Ввести данные в выделенную ячейку с клавиатуры.

Текст отобразится как в самой ячейке, так и в строке формул.

3) Для завершения ввода, можно нажать клавишу Enter на клавиатуре или щелчком левой кнопки мыши по значку галочки в строке формул. Если вы ошиблись или передумали вводить данные, то для отмены можно нажать на клавишу Esc или щелкнуть по значку крестика в строке формул.

Ввод чисел

Числовые значения в ячейке могут содержать как цифры, так и специальные символы: + — Е е ( ) . , % /

Существуют некоторые особенности ввода чисел с использованием специальных символов:

1) Для ввода отрицательного числа перед числом ставится знак «-» (минус).

2) Число, которое заключено в скобки воспринимает программой как отрицательное. Т.е. (7) — для Excel означает -7.

4) Для удобства ввода больших чисел, между разрядами можно ставить пробел (987 654,00). После нажатия клавиши Enter, в ячейке число отобразиться с пробелами, а в строке формул пробела не будет.

5) Знак процента используется для ввода процентного формата.

6) Для ввода дробных значений можно использовать знак Слеш (/). Если программа может распознать введенное число как дату, например 14/11, то в ячейке отразится дата — 14 ноября. Если надо представить это число как дробь, то перед вводимом числом необходимо ввести ноль — 0 14/11, и тогда в ячейке отобразится 1 и 3/11.

Число, которое Excel не может распознать как дату, например 14/28, будет представлено как дробь.

Ввод времени.

Ввод даты.

Дата состоит из трех частей: день, месяц, год. В Excel используются следующие разделители: дефис ( — ), слеш ( / ), точка ( . ). Если ввести только день и месяц, то Excel автоматически поставит текущий год, а в строке формул дата будет отображаться полностью.

Ввод текста.

В Excel можно записывать текст в несколько строк. Для этого нужно нажать клавиши Alt+Enter.

Если текст слишком длинный и не влезает в ячейку, можно воспользоваться командой Перенести текст. Для этого нужно:

1) Выделить ячейку с содержимым, которое не влезает

2) На вкладке Главная, в группе Выравнивание нажать кнопку Перенести текст

3) При необходимости можно изменить высоту строки или ширину столбца.

Для ввода символа, которого нет на клавиатуре, необходимо:

1) На вкладке Вставка, в группе Символы, выбрать команду Символ.

Для вставки выбранного символа нужно дважды щелкнуть по нему или нажать кнопку Вставить.

Редактирование данных.

Для редактирования в ячейке необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой клавишей мыши по ячейке, которую вы собираетесь редактировать.

2) Внести необходимые изменения в ячейке.

3) Для сохранения изменений надо нажать клавишу Enter, для отмены — клавишу Esc

Для редактирования данных в строке формул:

1) Выделить ячейку, один раз щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

2) В строке формул щелкнуть левой кнопкой мыши в месте редактирования.

3) Повторить действия пункта 2 и пункта 3 предыдущего способа.

Кроме того для сохранения и отмены внесенных изменений можно использовать клавишу Ввод и клавишу Отмена в строке формул.

Источник

Рассмотрены разные способы ввода информации в ячейки листа Excel.

В данном случае мне хотелось бы остановиться на некоторых особенностях ввода данных в ячейки Excel — как простого текста или чисел, так и формул. Я рассмотрю здесь вопрос о первичном вводе данных в ячейку Excel, исправлении уже написанного, а также удаление содержимого ячейки. Обычно пользователи применяют только один способ, в то время как их существует несколько. Прочтение данной статьи позволит вам повысить эффективность работы с таблицами Excel.

Всё, что я здесь описываю, разбирается на моих дистанционных курсах Excel по Skype. О преимуществах индивидуальных занятий по Skype вы можете прочитать в отдельной статье. Итак, приступим.

Здесь рассмотрены только способы ручного ввода. Автоматизированный ввод данных производится другими способами, например, при помощи Мастера импорта текста или подключении источников данных.

Первичный ввод и редактирование ячеек

Двойной щелчок на ячейке

Клавиша F2 на клавиатуре

Также вы можете использовать нажатие F2 для редактирования имён файлов и папок в Проводнике Windows — попробуйте и убедитесь сами, что способ достаточно универсален (файл или папка должны быть выделены).

Клавиша Backspace на клавиатуре

Хорошо подходит для случая, когда в ячейке уже есть данные, но их нужно удалить и ввести новые. Нажатие Backspace (не путать с Esc!) приводит к стиранию имеющихся в ячейке данных и появлению текстового курсора. Если вам нужно просто стереть данные ячейки, но вводить новые не требуется, то лучше нажать Delete.

Редактирование в строке формул

Как правило применяется при редактировании больших формул, которые непосредственно в самой ячейке изменять просто неудобно. Однако можно использовать и для ввода простого текста или чисел. Чтобы начать редактирование содержимого ячейки в строке формул, выделите ячейку щелчком и установите курсор в строке формул, как показано на рисунке.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Щёлкнуть на ячейке и начать писать

Подтверждение ввода данных в ячейку

Проводя курсы Excel, я наблюдал очень(!) распространённую проблему у начинающих пользователей Excel — многие, написав в ячейку данные, забывают подтвердить ввод. Обязательно подтверждайте ввод данных в ячейку одним из ниже указанных способов!

Клавиша Enter

Щелчок мышкой на другую ячейку

Работает всегда, за исключением ввода формул. Особенности ввода формул в Excel уже разбирал ранее — рекомендую ознакомиться.

Использование стрелок на клавиатуре

Стоит иметь ввиду, что если вы пишете данные в ранее пустую ячейку и, допустив опечатку, нажимаете стрелку Назад для возврата текстового курсора к месту ошибки, то вместо возврата курсора получите незапланированное вами подтверждение данных и перескок выделения на другую ячейку слева! Довольно неприятная особенность Excel, которую необходимо учитывать, поэтому при первичном вводе данных в пустую ячейку для перевода текстового курсора используйте щелчки мышкой по написанному в ячейке тексту.

Использование кнопки в строке формул

Отмена ввода данных

Ввод данных в ячейку ещё не подтверждён

Если в ячейке по-прежнему мигает текстовый курсор, то ввод данных ещё не подтверждён. В этом случае работает универсальная отмена в виде нажатия клавиши Esc на клавиатуре (левая верхняя кнопка!). При нажатии Esc то, что вы ввели в ячейку, стирается, и возвращается предыдущее подтверждённое содержимое ячейки (в том числе «пусто», если там раньше ничего не было).

Помимо нажатия Esc можно воспользоваться крестиком слева от строки формул (см. первый рисунок).

Щелчок мышкой на другую ячейку

Если же вы уже успели подтвердить написанное в ячейке и текстовый курсор пропал, то нажатие Esc не поможет! В этом случае следует воспользоваться обычной отменой действия. Про отмену в Excel и вообще в программах Microsoft Office я уже писал здесь.

Подведём итоги

Уникальная метка публикации: 6C13E98E-AA8E-DB4A-9298-09D2A67A0F65
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/microsoft-office/sposoby-vvoda-dannyh-v-yachejku-excel/

Источник

Заполнение ячеек текстом и числовыми значениями

Каждый раз, когда мы заполняем ячейки данными, автоматически проверяются типы данных ячейки в Excel. Содержит ли она: цифры; формулы; логические выражения.

Если не подтвердился ни один из выше приведенных типов данных, Excel воспринимает содержимое ячейки как текст или дата.

Введенные данные в ячейку можно редактировать изменять и удалять. Далее рассмотрим способы редактирования ячеек.

Самый простой способ изменения содержимого ячейки – это заново вписать новые данные.

Ввод текста в ячейку Excel

Введите в ячейку A1 свое имя. Для этого у вас имеется две возможности:

Сделайте ячейку активной переместив на нее курсор. Потом введите текст и нажмите «Enter» или просто переместите курсор на любую другую ячейку.
Сделайте ячейку активной с помощью курсора и введите данные в строку формул (широкое поле ввода под полосой инструментов). И нажмите галочку «Ввод».

Если вы передумали заполнять ячейку то в место «Enter» или «Ввод» жмите «ESC».

Клавиша «Enter» или инструмент строки формул «Ввод» подтверждают запись данных в ячейку.

Заметьте! Если воспользоваться первой возможностью то после подтверждения «Enter» курсор сместится на соседнюю ячейку вниз (при настройках по умолчанию). Если же использовать вторую возможность и подтвердить галочкой «Ввод», то курсор останется на месте.

Как уместить длинный текст в ячейке Excel?

Заполните ячейки текстом, так как показано на рисунке, чтобы содержимое вмещалось в ячейках.

По умолчанию ширина ячеек не позволяет вместить длинные тексты и в результате мы видим такую картинку:

Задание 1. Чтобы уместить длинный текст в ячейке Excel, наведите курсор мыши на границу заголовков колонок ячеек между A и B. Курсор изменит свой внешний вид как показано на рисунке. После чего сделайте двойной щелчок левой клавишей мыши. Ширина колонки автоматически оптимизируется под ширину самого длинного текста.

Задание 2. Наведите курсор мыши на границу заголовков колонок ячеек между B и C. Курсор мышки изменит свой вид. После чего удерживая левую клавишу мышки, перемещайте курсор для изменения ширины колонки до необходимого размера.
Аналогичным способом как описано в этих двух практических заданиях можно изменять высоту строки. Только здесь курсор следует наводить на границы между номерами строк. А дальше перемещать его для изменения высоты или делать двойной щелчок для автоматической подстройки.
Задать ширину столбца или высоту строки можно вручную с помощью курсора или контекстного меню. Щелчок правой кнопкой по заголовку и опция «Ширина столбца» «Высота строки».

Интересный факт! При изменении ширины столбца / строки курсором, подсвечивается информация о размерах в разных единицах измерения:

Ширина столбца в количестве символов стандартного размера шрифта(Calibri 11 пунктов) – по умолчанию 8,43 символов такая длина текста в стандартной ячейке. Таким образом, можно быстро определить длину текста в ячейке Excel. Но чаще всего для этого применяется функция ДЛСТР (сокращенно длинна строки). Этой же функцией определяется и количество цифр одной ячейке.
Высота строки в пунктах измерения высоты шрифтов – по умолчанию 15 пунктов.
В скобках размеры указаны в пикселях и для столбцов и для строк.

В Excel 2010 можно задать размеры строк и столбцов в сантиметрах. Для этого нужно перейти в режим разметки страниц: «Вид»-«Разметка страницы». Щелкаем правой кнопкой по заголовку столбца или строки и выберем опцию «ширина». Потом вводим значение в сантиметрах. Этого особенно удобно при подготовке документа для вывода на печать. Ведь мы знаем размеры формата A4: ширина 21см и высота 29,7см.

Но благодаря показателям в пикселях при обычном режиме, то можно пересчитать самому в сантиметры, используя данные для конвертации единиц измерений:

0,98 см = 37 пикселей;
1,01 см = 38 пикселей;
0,50 см = 19 пикселей.

Введение цифр в ячейки Excel

Вводить текстовые данные в ячейки уже умеем, теперь разберемся с заполнением цифровых данных. Заполните простую табличку как показано на рисунке:

Обратите внимание! По умолчанию текст выравнивается по левей стороне ячеек, а цифры по правой. Данная особенность позволяет быстро найти цифры в ячейке и не спутать их с текстом (ведь текст также содержит символы цифр, но не позволяет производить с ними математические расчеты). Например, если в место запятой в качестве разделителя разрядов стоит точка или пробел, то цифры распознаны как дата и текст соответственно, из-за чего потом не работают расчеты. Таким образом, можно быстро сориентироваться, как распознала программа введенные данные: как текст или как цифру. Например, если мы будем отделять десятые части не запятой, а точкой, то данные цифр распознаются как дата. Будьте внимательны с типами данных для заполнения.

Задание 1. Наведите курсор мышки на ячейку C2 и удерживая левую клавишу проведите его вниз до ячейки C3. Вы выделили диапазон из 2-ух ячеек (C2:C3) для дальнейшей работы с ними. На полосе инструментов выберите закладку «Главная» и щелкните на инструмент «Увеличить разрядность» как показано на рисунке:

Не трудно догадаться, что рядом расположен инструмент «Уменьшить разрядность». Так можно изменять формат ячеек на числовой для отображения цифр разным количеством разрядности (количество цифр отображаемых после запятой).

Оба эти инструмента автоматически меняют форматы ячеек на «числовой». Чтобы изменить формат ячеек на «числовой» так же можно воспользоваться диалоговым окном настройки форматов. Для его вызова необходимо зайти: «Главная»-«Число» и щелкнуть на уголок со стрелочкой как показано на рисунке:

Данное окно можно вызвать комбинацией горячих клавиш CTRL+1.

Введение валют и процентов

К нашей табличке добавьте еще данных, как показано ниже на рисунке.

Задание 1. Выделите диапазон ячеек D2:D3 и установите финансовый числовой формат. В диапазоне E2:E3 сделайте процентный формат. В результате должно получиться так:

Формат – это свойство ячейки, а не ее содержимое. Поэтому обычно сначала вводятся данные, а потом изменяется формат отображения данных. В отдельных случаях лучше сделать в обратном порядке.

Задание 2. Введите в пустую ячейку суму с валютой следующим образом. Нажмите «Enter» и вы увидите, что программа сама присвоит ячейке финансовый формат. То же самое можно сделать с процентами.

В Excel версии 2007 и 2010 предусмотрено несколько валют для быстрого ввода при установке формата ячеек. Посмотрите выпадающий список валют и измените формат на Евро:

Читайте так же: как перевести число и сумму прописью в Excel.

Источник