Назначить цвет ячейки в excel если

Содержание

  • Процедура изменения цвета ячеек в зависимости от содержимого
    • Способ 1: условное форматирование
    • Способ 2: использование инструмента «Найти и выделить»
  • Вопросы и ответы

Заливка цветом ячеек в Microsoft Excel

При работе с таблицами первоочередное значение имеют выводимые в ней значения. Но немаловажной составляющей является также и её оформление. Некоторые пользователи считают это второстепенным фактором и не обращают на него особого внимания. А зря, ведь красиво оформленная таблица является важным условием для лучшего её восприятия и понимания пользователями. Особенно большую роль в этом играет визуализация данных. Например, с помощью инструментов визуализации можно окрасить ячейки таблицы в зависимости от их содержимого. Давайте узнаем, как это можно сделать в программе Excel.

Процедура изменения цвета ячеек в зависимости от содержимого

Конечно, всегда приятно иметь хорошо оформленную таблицу, в которой ячейки в зависимости от содержимого, окрашиваются в разные цвета. Но особенно актуальна данная возможность для больших таблиц, содержащих значительный массив данных. В этом случае заливка цветом ячеек значительно облегчит пользователям ориентирование в этом огромном количестве информации, так как она, можно сказать, будет уже структурированной.

Элементы листа можно попытаться раскрасить вручную, но опять же, если таблица большая, то это займет значительное количество времени. К тому же, в таком массиве данных человеческий фактор может сыграть свою роль и будут допущены ошибки. Не говоря уже о том, что таблица может быть динамической и данные в ней периодически изменяются, причем массово. В этом случае вручную менять цвет вообще становится нереально.

Но выход существует. Для ячеек, которые содержат динамические (изменяющиеся) значения применяется условное форматирование, а для статистических данных можно использовать инструмент «Найти и заменить».

Способ 1: условное форматирование

С помощью условного форматирования можно задать определенные границы значений, при которых ячейки будут окрашиваться в тот или иной цвет. Окрашивание будет проводиться автоматически. В случае, если значение ячейки, вследствие изменения выйдет за пределы границы, то автоматически произойдет перекрашивание данного элемента листа.

Посмотрим, как этот способ работает на конкретном примере. Имеем таблицу доходов предприятия, в которой данные разбиты помесячно. Нам нужно выделить разными цветами те элементы, в которых величина доходов менее 400000 рублей, от 400000 до 500000 рублей и превышает 500000 рублей.

  1. Выделяем столбец, в котором находится информация по доходам предприятия. Затем перемещаемся во вкладку «Главная». Щелкаем по кнопке «Условное форматирование», которая располагается на ленте в блоке инструментов «Стили». В открывшемся списке выбираем пункт «Управления правилами…».
  2. Переход к управлению правилами в Microsoft Excel

  3. Запускается окошко управления правилами условного форматирования. В поле «Показать правила форматирования для» должно быть установлено значение «Текущий фрагмент». По умолчанию именно оно и должно быть там указано, но на всякий случай проверьте и в случае несоответствия измените настройки согласно вышеуказанным рекомендациям. После этого следует нажать на кнопку «Создать правило…».
  4. Переход к созданию правила в Microsoft Excel

  5. Открывается окно создания правила форматирования. В списке типов правил выбираем позицию «Форматировать только ячейки, которые содержат». В блоке описания правила в первом поле переключатель должен стоять в позиции «Значения». Во втором поле устанавливаем переключатель в позицию «Меньше». В третьем поле указываем значение, элементы листа, содержащие величину меньше которого, будут окрашены определенным цветом. В нашем случае это значение будет 400000. После этого жмем на кнопку «Формат…».
  6. Окно создания правила форматирования в Microsoft Excel

  7. Открывается окно формата ячеек. Перемещаемся во вкладку «Заливка». Выбираем тот цвет заливки, которым желаем, чтобы выделялись ячейки, содержащие величину менее 400000. После этого жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.
  8. Выбор цвета ячейки в Microsoft Excel

  9. Возвращаемся в окно создания правила форматирования и там тоже жмем на кнопку «OK».
  10. Создание правила форматирования в Microsoft Excel

  11. После этого действия мы снова будем перенаправлены в Диспетчер правил условного форматирования. Как видим, одно правило уже добавлено, но нам предстоит добавить ещё два. Поэтому снова жмем на кнопку «Создать правило…».
  12. Переход к созданию следующего правила в Microsoft Excel

  13. И опять мы попадаем в окно создания правила. Перемещаемся в раздел «Форматировать только ячейки, которые содержат». В первом поле данного раздела оставляем параметр «Значение ячейки», а во втором выставляем переключатель в позицию «Между». В третьем поле нужно указать начальное значение диапазона, в котором будут форматироваться элементы листа. В нашем случае это число 400000. В четвертом указываем конечное значение данного диапазона. Оно составит 500000. После этого щелкаем по кнопке «Формат…».
  14. Переход в окно форматирования в Microsoft Excel

  15. В окне форматирования снова перемещаемся во вкладку «Заливка», но на этот раз уже выбираем другой цвет, после чего жмем на кнопку «OK».
  16. Окно форматирования в Microsoft Excel

    Lumpics.ru

  17. После возврата в окно создания правила тоже жмем на кнопку «OK».
  18. Завершене создания правила в Microsoft Excel

  19. Как видим, в Диспетчере правил у нас создано уже два правила. Таким образом, осталось создать третье. Щелкаем по кнопке «Создать правило».
  20. Переход к созданию последнего правила в Microsoft Excel

  21. В окне создания правила опять перемещаемся в раздел «Форматировать только ячейки, которые содержат». В первом поле оставляем вариант «Значение ячейки». Во втором поле устанавливаем переключатель в полицию «Больше». В третьем поле вбиваем число 500000. Затем, как и в предыдущих случаях, жмем на кнопку «Формат…».
  22. Окно создания правила в Microsoft Excel

  23. В окне «Формат ячеек» опять перемещаемся во вкладку «Заливка». На этот раз выбираем цвет, который отличается от двух предыдущих случаев. Выполняем щелчок по кнопке «OK».
  24. Окно формат ячеек в Microsoft Excel

  25. В окне создания правил повторяем нажатие на кнопку «OK».
  26. Последнее правило создано в Microsoft Excel

  27. Открывается Диспетчер правил. Как видим, все три правила созданы, поэтому жмем на кнопку «OK».
  28. Завершение работы в Диспетчере правил в Microsoft Excel

  29. Теперь элементы таблицы окрашены согласно заданным условиям и границам в настройках условного форматирования.
  30. Ячейки окрашены согласно заданным условиям в Microsoft Excel

  31. Если мы изменим содержимое в одной из ячеек, выходя при этом за границы одного из заданных правил, то при этом данный элемент листа автоматически сменит цвет.

Смена цвета в ячеке в Microsoft Excel

Кроме того, можно использовать условное форматирование несколько по-другому для окраски элементов листа цветом.

  1. Для этого после того, как из Диспетчера правил мы переходим в окно создания форматирования, то остаемся в разделе «Форматировать все ячейки на основании их значений». В поле «Цвет» можно выбрать тот цвет, оттенками которого будут заливаться элементы листа. Затем следует нажать на кнопку «OK».
  2. Форматирование ячеек на основании их значений в Microsoft Excel

  3. В Диспетчере правил тоже жмем на кнопку «OK».
  4. Диспетчер правил в Microsoft Excel

  5. Как видим, после этого ячейки в колонке окрашиваются различными оттенками одного цвета. Чем значение, которое содержит элемент листа больше, тем оттенок светлее, чем меньше – тем темнее.

Ячейки отформатированы в Microsoft Excel

Урок: Условное форматирование в Экселе

Способ 2: использование инструмента «Найти и выделить»

Если в таблице находятся статические данные, которые не планируется со временем изменять, то можно воспользоваться инструментом для изменения цвета ячеек по их содержимому под названием «Найти и выделить». Указанный инструмент позволит отыскать заданные значения и изменить цвет в этих ячейках на нужный пользователю. Но следует учесть, что при изменении содержимого в элементах листа, цвет автоматически изменяться не будет, а останется прежним. Для того, чтобы сменить цвет на актуальный, придется повторять процедуру заново. Поэтому данный способ не является оптимальным для таблиц с динамическим содержимым.

Посмотрим, как это работает на конкретном примере, для которого возьмем все ту же таблицу дохода предприятия.

  1. Выделяем столбец с данными, которые следует отформатировать цветом. Затем переходим во вкладку «Главная» и жмем на кнопку «Найти и выделить», которая размещена на ленте в блоке инструментов «Редактирование». В открывшемся списке кликаем по пункту «Найти».
  2. Переход в окно Найти и заменить в Microsoft Excel

  3. Запускается окно «Найти и заменить» во вкладке «Найти». Прежде всего, найдем значения до 400000 рублей. Так как у нас нет ни одной ячейки, где содержалось бы значение менее 300000 рублей, то, по сути, нам нужно выделить все элементы, в которых содержатся числа в диапазоне от 300000 до 400000. К сожалению, прямо указать данный диапазон, как в случае применения условного форматирования, в данном способе нельзя.

    Но существует возможность поступить несколько по-другому, что нам даст тот же результат. Можно в строке поиска задать следующий шаблон «3?????». Знак вопроса означает любой символ. Таким образом, программа будет искать все шестизначные числа, которые начинаются с цифры «3». То есть, в выдачу поиска попадут значения в диапазоне 300000 – 400000, что нам и требуется. Если бы в таблице были числа меньше 300000 или меньше 200000, то для каждого диапазона в сотню тысяч поиск пришлось бы производить отдельно.

    Вводим выражение «3?????» в поле «Найти» и жмем на кнопку «Найти все».

  4. Запуск поиска в Microsoft Excel

  5. После этого в нижней части окошка открываются результаты поисковой выдачи. Кликаем левой кнопкой мыши по любому из них. Затем набираем комбинацию клавиш Ctrl+A. После этого выделяются все результаты поисковой выдачи и одновременно выделяются элементы в столбце, на которые данные результаты ссылаются.
  6. Выделение результатоа поисковой выдачи в Microsoft Excel

  7. После того, как элементы в столбце выделены, не спешим закрывать окно «Найти и заменить». Находясь во вкладке «Главная» в которую мы переместились ранее, переходим на ленту к блоку инструментов «Шрифт». Кликаем по треугольнику справа от кнопки «Цвет заливки». Открывается выбор различных цветов заливки. Выбираем тот цвет, который мы желаем применить к элементам листа, содержащим величины менее 400000 рублей.
  8. Выбор цвета заливки в Microsoft Excel

  9. Как видим, все ячейки столбца, в которых находятся значения менее 400000 рублей, выделены выбранным цветом.
  10. Ячейки выделены синим цветом в Microsoft Excel

  11. Теперь нам нужно окрасить элементы, в которых располагаются величины в диапазоне от 400000 до 500000 рублей. В этот диапазон входят числа, которые соответствуют шаблону «4??????». Вбиваем его в поле поиска и щелкаем по кнопке «Найти все», предварительно выделив нужный нам столбец.
  12. Поиск второго интервала значений в Microsoft Excel

  13. Аналогично с предыдущим разом в поисковой выдаче производим выделение всего полученного результата нажатием комбинации горячих клавиш CTRL+A. После этого перемещаемся к значку выбора цвета заливки. Кликаем по нему и жмем на пиктограмму нужного нам оттенка, который будет окрашивать элементы листа, где находятся величины в диапазоне от 400000 до 500000.
  14. Выбор цвета заливки для второго диапазона данных в Microsoft Excel

  15. Как видим, после этого действия все элементы таблицы с данными в интервале с 400000 по 500000 выделены выбранным цветом.
  16. Ячейки выделены зеленым цветом в Microsoft Excel

  17. Теперь нам осталось выделить последний интервал величин – более 500000. Тут нам тоже повезло, так как все числа более 500000 находятся в интервале от 500000 до 600000. Поэтому в поле поиска вводим выражение «5?????» и жмем на кнопку «Найти все». Если бы были величины, превышающие 600000, то нам бы пришлось дополнительно производить поиск для выражения «6?????» и т.д.
  18. Поиск третьего интервала значений в Microsoft Excel

  19. Опять выделяем результаты поиска при помощи комбинации Ctrl+A. Далее, воспользовавшись кнопкой на ленте, выбираем новый цвет для заливки интервала, превышающего 500000 по той же аналогии, как мы это делали ранее.
  20. Выбор цвета заливки для третьего диапазона данных в Microsoft Excel

  21. Как видим, после этого действия все элементы столбца будут закрашены, согласно тому числовому значению, которое в них размещено. Теперь можно закрывать окно поиска, нажав стандартную кнопку закрытия в верхнем правом углу окна, так как нашу задачу можно считать решенной.
  22. Все ячейки окрашены в Microsoft Excel

  23. Но если мы заменим число на другое, выходящее за границы, которые установлены для конкретного цвета, то цвет не поменяется, как это было в предыдущем способе. Это свидетельствует о том, что данный вариант будет надежно работать только в тех таблицах, в которых данные не изменяются.

Цвет не поменялся после изменения значения в ячейке в Microsoft Excel

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Как видим, существует два способа окрасить ячейки в зависимости от числовых значений, которые в них находятся: с помощью условного форматирования и с использованием инструмента «Найти и заменить». Первый способ более прогрессивный, так как позволяет более четко задать условия, по которым будут выделяться элементы листа. К тому же, при условном форматировании цвет элемента автоматически меняется, в случае изменения содержимого в ней, чего второй способ делать не может. Впрочем, заливку ячеек в зависимости от значения путем применения инструмента «Найти и заменить» тоже вполне можно использовать, но только в статических таблицах.

Условное форматирование помогает выделять закономерности и тенденции в данных. Чтобы использовать его, вы создаете правила, которые определяют формат ячеек на основе их значений, таких как следующие ежемесячные данные температуры с цветами ячеек, привязанными к значениям ячеек. 

Пример условного форматирования

Условное форматирование можно применить к диапазону ячеек (выделенному или именованному), к таблице Excel и даже к отчету сводной таблицы в Excel для Windows.

Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Условное форматирование обычно действует одинаковыми образом в диапазоне ячеек, в таблице Excel и в отчете сводной таблицы. При этом для условного форматирования в отчете сводной таблицы действует ряд дополнительных факторов:

  • Существует несколько условных форматов, не работающих с полями в области «Значения» в отчете сводной таблицы. Например, невозможно форматировать такие поля на основании того, какие значения в них содержатся, уникальные или повторяющиеся. Эти ограничения описаны в дальнейших разделах этой статьи в применимых случаях.

  • При изменении макета отчета сводной таблицы путем фильтрации данных, скрытия, свертывания и развертывания уровней либо перемещения полей условное форматирование сохраняется до тех пор, пока не будут удалены поля базовых данных.

  • Область действия условного формата для полей в области «Значения» может быть основана на иерархии данных и определяется всеми видимыми дочерними элементами (нижестоящим уровнем в иерархии) родительского объекта (вышестоящим уровнем в иерархии) в строках для одного или нескольких столбцов или в столбцах для одной или нескольких строк.

    Примечание: В иерархии данных дочерние элементы не наследуют условное форматирование от родительских, а родительские — от дочерних.

  • Задать область действия условного формата для полей в области значений можно тремя способами: по выделению, по соответствующему полю и по полю значения.

По умолчанию поля в области значений выбираются по выделению. Изменить способ выбора на выбор по соответствующему полю или полю значения можно с помощью переключателя Применить правило форматирования к, диалогового окна Создание правила форматирования или диалогового окна Изменение правила форматирования.

Способ

Назначение

Определение области по выделению

  • набор смежных полей в области значений (например, все итоговые значения по продуктам для одного региона);

  • набор несмежных полей в области значений (например, итоговые значения по продуктам для разных регионов на разных уровнях в иерархии данных).

Определение области по полю значения.

  • избежать необходимости выделять много несмежных областей;

  • применить условное форматирование к набору полей в области значений на всех уровнях иерархии данных;

  • включить промежуточные и окончательные итоги.

Определение области по соответствующему полю.

  • избежать необходимости выделять много несмежных областей;

  • применить условное форматирование к набору полей в области значений на одном уровне иерархии данных;

  • исключить промежуточные итоги.

При применении условного форматирования к полям в области значений по максимальным, минимальным значениям, а также значениям больше и меньше среднего по умолчанию правило форматирования основано на выборе всех видимых значений. Однако при определении области по соответствующему полю можно применить условное форматирование не ко всем видимым значениям, а к каждому из следующих сочетаний элементов:

  • столбец и поле родительской строки;

  • строка и поле родительского столбца.

Примечание: Экспресс-анализ недоступен в Excel 2010 и более ранних версиях.

Используйте кнопку «Экспресс-анализ» Кнопка "Экспресс-анализ" для применения выбранного условного форматирования к выделенным данным. Кнопка «Экспресс-анализ» автоматически отображается при выделении данных.

  1. Выделите данные, к которым необходимо применить условное форматирование. В правом нижнем углу выделенной области появится кнопка Экспресс-анализ.

    Выбранные данные с кнопкой "Экспресс-анализ"

  2. Нажмите кнопку Экспресс-анализ Кнопка "Экспресс-анализ" или клавиши CTRL+Q.

  3. В появившемся всплывающем окне на вкладке Форматирование наведите указатель мыши на различные варианты для предварительного просмотра данных, затем выберите подходящий вариант форматирования.

    Вкладка "Форматирование" в коллекции "Экспресс-анализ"

    Примечания: 

    • Варианты форматирования, которые отображаются на вкладке Форматирование, зависят от выбранных данных. Если выделенный фрагмент содержит только текст, будут доступны параметры Текст содержит, Повторяющиеся, Уникальные значения, Равно и Очистить формат. Если выделенный диапазон содержит только числа или числа и текст, доступны параметры Гистограмма, Цветовая шкала, Набор значков, Больше, Первые 10 % и Очистить формат.

    • Динамический просмотр будет работать только для тех вариантов, которые поддерживаются для данных. Например, если выделенный диапазон не содержат повторяющихся значений и выбрать Повторяющиеся, динамический просмотр не будут работать.

  4. Если откроется диалоговое окно Текст, который содержит, задайте нужные параметры форматирования и нажмите кнопку ОК.

Если нужно посмотреть видео об использовании экспресс-анализа для применения условного форматирования, см. Видео: использование условного форматирования.

Вы можете скачать образец книги, содержащий различные примеры применения условного форматирования с помощью стандартных правил, таких как сверху и снизу, повторяющиеся данные, гистограммы, наборы значков и цветовые шкалы, а также собственных правил, созданных вручную.

Скачать: примеры условного форматирования в Excel

Цветовые шкалы — это визуальные элементы, которые помогают понять распределение и разброс данных. Двухцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек с помощью градации двух цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в желто-зеленой шкале, показанной ниже, можно указать, что ячейки с высокими значениями будут более зелеными, а ячейки с низкими значениями — более желтыми.

Совет: Вы можете отсортировать ячейки, имеющие этот формат, по цвету — просто используйте контекстное меню.

Форматирование всех ячеек с использованием двухцветной шкалы

Совет: Если какие-либо из выделенных ячеек содержат формулу, возвращающую ошибку, условное форматирование не применяется к этим ячейкам. Чтобы гарантировать применение условного форматирования к этим ячейкам, воспользуйтесь функцией ЕСТЬ или ЕСЛИОШИБКА для возврата значения, отличного от ошибки.

Быстрое форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Цветовые шкалы.

    Условное форматирование

  3. Выберите двухцветную шкалу.

    Просмотрите значки цветовой шкалы и определите значок, соответствующий двухцветной шкале. Верхний цвет соответствует высоким значениям, нижний цвет — низким значениям.

Вы можете изменить способ определения области для полей из области «Значения» в отчете сводной таблицы с помощью кнопки Параметры форматирования рядом с полем сводной таблицы, к которому применено условное форматирование.

Расширенное форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами. Откроется диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

    Диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования"

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить совершенно новый вариант условного форматирования, нажмите кнопку Создать правило. Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования.

    • Чтобы создать новый вариант условного форматирования на основе одного из перечисленных, выберите нужное правило и щелкните Дублировать правило. Дубликат правила появится в диалоговом окне. Выберите его и нажмите Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования

    • Для изменения условного форматирования выполните указанные ниже действия.

      1. Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист, таблица или отчет сводной таблицы.

      2. При необходимости вы можете изменить диапазон ячеек. Для этого нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно в поле Применяется к, чтобы временно скрыть диалоговое окно. Затем выделите новый диапазон ячеек на листе и нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

      3. Выберите правило, а затем нажмите кнопку Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования.

  4. В разделе Применить правило выберите один из следующих вариантов, чтобы изменить выбор полей в области значений отчета сводной таблицы:

    • к выделенным ячейкам, чтобы выбрать ячейки по выделению;

    • ко всем ячейкам, содержащим значения <метка значения>, чтобы выбрать ячейки с определенной меткой.

    • ко всем ячейкам, содержащим значения <метка значения> для <название строки>, чтобы выбрать ячейки с определенной меткой, кроме промежуточных и общих итогов.

  5. В разделе Выберите тип правила выберите пункт Форматировать все ячейки на основании их значений (по умолчанию).

  6. В группе Измените описание правила в поле со списком Стиль формата выберите пункт Двухцветная шкала.

  7. В полях Тип параметров Минимальное значение и Максимальное значение выберите их типы.

    • Форматирование минимального и максимального значений.    Выберите минимальное значение и максимальное значение.

      В этом случае не вводите минимальное и максимальноезначения.

    • Форматирование числового значения, значения даты или времени.    Выберите элемент Число, а затем введите минимальное и максимальноезначения.

    • Форматирование процентного значения.    Введите минимальное и максимальноезначения.

      Допустимыми являются значения от 0 (нуля) до 100. Не вводите знак процента.

      Рекомендуется использовать процентные значения, если необходимо визуализировать все значения пропорционально, поскольку распределение значений является пропорциональным.

    • Форматирование процентиля.    Выберите элемент Процентиль, а затем введите значения параметров Минимальное значение и Максимальное значение. Допустимыми являются значения процентилей от 0 (нуля) до 100.

      Используйте процентиль, если необходимо визуализировать группу высоких значений (например, верхнюю 20ю процентиль) с одним оттенком, а группу низких значений (например, нижнюю 20ю процентиль) — с другим, поскольку они соответствуют экстремальным значениям, которые могут сместить визуализацию данных.

    • Форматирование результата формулы.    Выберите элемент Формула, а затем введите минимальное и максимальное значения.

      • Формула должна возвращать число, дату или время.

      • Начинайте ввод формулы со знака равенства (=).

      • Недопустимая формула не позволит применить форматирование.

      • Проверьте формулу, чтобы убедиться, что она не возвращает значение ошибки.

        Примечания: 

        • Убедитесь, что минимальное значение меньше, чем максимальное.

        • Для параметров Минимальное значение и Максимальное значение можно выбрать разные типы. Например, можно выбрать числовой тип для минимального значения и процентный тип для максимального значения.

  8. Чтобы выбрать параметры Минимальное значение и Максимальное значение цветовой шкалы, щелкните элемент Цвет для каждого значения, а затем выберите цвет.

    Если необходимо выбрать дополнительные цвета или создать пользовательский цвет, нажмите кнопку Другие цвета. Выбранная цветовая шкала появится в окне предварительного просмотра.

Цветовые шкалы — это визуальные элементы, которые помогают понять распределение и разброс данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, для красно-желто-зеленой шкалы можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средними значениями — желтыми, а ячейки с низкими значениями — красными.

Совет: Вы можете отсортировать ячейки, имеющие этот формат, по цвету — просто используйте контекстное меню.

Быстрое форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Цветовые шкалы.

    Условное форматирование

  3. Выберите трехцветную шкалу. Верхний цвет соответствует высоким значениям, центральный цвет — средним значениям, а нижний цвет — низким значениям.

    Просмотрите значки цветовой шкалы и определите значок, соответствующий трехцветной шкале.

Вы можете изменить способ определения области для полей из области «Значения» в отчете сводной таблицы с помощью кнопки Параметры форматирования рядом с полем сводной таблицы, к которому применено условное форматирование.

Расширенное форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами. Откроется диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

    Диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования"

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить новый вариант условного форматирования, нажмите кнопку Создать правило. Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования.

    • Чтобы создать новый вариант условного форматирования на основе одного из перечисленных, выберите нужное правило и щелкните Дублировать правило. Скопированный дубликат правила появится в диалоговом окне. Выберите его и нажмите Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования

    • Для изменения условного форматирования выполните указанные ниже действия.

      1. Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист, таблица или отчет сводной таблицы.

      2. При необходимости вы можете изменить диапазон ячеек. Для этого нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно в поле Применяется к, чтобы временно скрыть диалоговое окно. Затем выделите новый диапазон ячеек на листе и нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

      3. Выберите правило, а затем нажмите кнопку Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования.

  4. В разделе Применить правило выберите один из следующих вариантов, чтобы изменить выбор полей в области значений отчета сводной таблицы:

    • чтобы выбрать поля по выделению,    выберите только эти ячейки;

    • чтобы выбрать поля по соответствующему полю,    выберите все ячейки <поле значения> с теми же полями;

    • чтобы выбрать поля по полю значения,    выберите все ячейки <поле значения>.

  5. В группе Выберите тип правила выберите пункт Форматировать все ячейки на основании их значений.

  6. В группе Измените описание правила в поле со списком Стиль формата выберите пункт Трехцветная шкала.

  7. Выберите тип параметров Минимальное значение, Среднее значение и Максимальное значение. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Форматирование минимального и максимального значений.    Выберите элемент Среднее значение.

      В этом случае не вводите минимальное и максимальное значения.

    • Форматирование числового значения, значения даты или времени.    Выберите элемент Число, а затем введите минимальное, среднее и максимальное значения.

    • Форматирование процентного значения.    Выберите элемент Процент, а затем введите минимальное, среднее и максимальное значения. Допустимыми являются значения от 0 (нуля) до 100. Не вводите знак процента.

      Используйте процентные значения, если необходимо визуализировать все значения пропорционально, поскольку распределение значений в этом случае является пропорциональным.

    • Форматирование процентиля.    Выберите элемент Процентиль, а затем введите Минимальное значение, Среднее значение и Максимальное значение.

      Допустимыми являются значения процентилей от 0 (нуля) до 100.

      Используйте процентиль, если необходимо визуализировать группу высоких значений (например, верхнюю 20юпроцентиль) с одним оттенком, а группу низких значений (например, нижнюю 20юпроцентиль) — с другим, поскольку они соответствуют экстремальным значениям, которые могут сместить визуализацию данных.

    • Форматирование результата формулы.    Выберите элемент Формула, а затем введите минимальное, среднее и максимальное значения.

      Формула должна возвращать число, дату или время. Начинайте ввод формулы со знака равенства (=). Недопустимая формула не позволит применить форматирование. Проверьте формулу, чтобы убедиться, что она не возвращает значение ошибки.

      Примечания: 

      • Можно задать минимальное, среднее и максимальное значения для диапазона ячеек. Убедитесь, что минимальное значение меньше среднего, а оно, в свою очередь, меньше максимального.

      • Для параметров Минимальное значение, Среднее значение и Максимальное значение можно выбрать разные типы. Например, можно выбрать числовой тип для минимального значения, процентиль для среднего значения и процентный тип для максимального значения.

      • Во многих случаях среднее значение по умолчанию, равное 50 процентам, оптимально, но его можно изменить с учетом конкретных требований.

  8. Для выбора цветовой шкалы Минимальное значение, Среднее значение и Максимальное значение щелкните элемент Цвет для каждого из них, а затем выберите цвет.

    • Чтобы выбрать дополнительные цвета или создать пользовательский цвет, нажмите кнопку Другие цвета.

    • Выбранная цветовая шкала появится в окне предварительного просмотра.

Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее — тем больше значение. Гистограммы оптимальны при определении основных показателей, особенно в больших объемах данных — например, максимального и минимального объема продаж игрушек в отчете о праздничных продажах.

В показанном здесь примере используются гистограммы для выделения крайних положительных и отрицательных значений. Гистограммы можно отформатировать, чтобы они начинались с середины ячейки и растягивались влево до отрицательных значений.

Гистограммы с выделенными положительными и отрицательными значениями

Совет: Если какая-либо из ячеек в диапазоне содержит формулу, возвращающую ошибку, условное форматирование к ней не применяется. Чтобы гарантировать применение условного форматирования к этим ячейкам, воспользуйтесь функцией ЕСТЬ или ЕСЛИОШИБКА для возврата значения (например, 0 или «Н/Д»), отличного от ошибки.

Быстрое форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выделите пункт Гистограммы, а затем выберите гистограмму.

    Условное форматирование

Вы можете изменить способ определения области для полей из области «Значения» в отчете сводной таблицы с помощью переключателя Применить правило форматирования к.

Расширенное форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами. Откроется диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

    Диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования"

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить условное форматирование, нажмите кнопку Создать правило. Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования.

    • Чтобы создать новый вариант условного форматирования на основе одного из перечисленных, выберите нужное правило и щелкните Дублировать правило. Скопированный дубликат правила появится в диалоговом окне. Выберите его и нажмите Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования

    • Для изменения условного форматирования выполните указанные ниже действия.

      1. Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист, таблица или отчет сводной таблицы.

      2. При необходимости вы можете изменить диапазон ячеек. Для этого нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно в поле Применяется к, чтобы временно скрыть диалоговое окно. Затем выделите новый диапазон ячеек на листе и нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

      3. Выберите правило, а затем нажмите кнопку Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования.

  4. В разделе Применить правило выберите один из следующих вариантов, чтобы изменить выбор полей в области значений отчета сводной таблицы:

    • чтобы выбрать поля по выделению,    выберите только эти ячейки;

    • чтобы выбрать поля по соответствующему полю,    выберите все ячейки <поле значения> с теми же полями;

    • чтобы выбрать поля по полю значения,    выберите все ячейки <поле значения>.

  5. В группе Выберите тип правила выберите пункт Форматировать все ячейки на основании их значений.

  6. В группе Измените описание правила в поле со списком Стиль формата выберите пункт Гистограмма.

  7. Выберите значения Минимальное и Максимальное для типа. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Форматирование минимального и максимального значений.    Выберите Минимальное значение и Максимальное значение.

      В этом случае не вводите Минимальное значение и Максимальное значение.

    • Форматирование числового значения, значения даты или времени.    Выберите элемент Число, а затем введите минимальное и максимальноезначения.

    • Форматирование процентного значения.    Выберите элемент Процент, а затем введите минимальное и максимальное значения.

      Допустимыми являются значения от 0 (нуля) до 100. Не вводите знак процента.

      Используйте процентные значения, если необходимо визуализировать все значения пропорционально, поскольку распределение значений в этом случае является пропорциональным.

    • Форматирование процентиля.    Выберите элемент Процентиль, а затем введите значения параметров Минимальное значение и Максимальное значение.

      Допустимыми являются значения процентилей от 0 (нуля) до 100.

      Используйте процентили, если необходимо визуализировать группу высоких значений (например, верхнюю 20ю процентиль) в одной пропорции гистограммы и группу низких значений (например, нижнюю 20ю процентиль) — в другой, поскольку они соответствуют экстремальным значениям, которые могут сместить визуализацию данных.

    • Форматирование результата формулы.     Выберите элемент Формула, а затем введите значения параметров Минимальное значение и Максимальное значение.

      • Формула должна возвращать число, дату или время.

      • Начинайте ввод формулы со знака равенства (=).

      • Недопустимая формула не позволит применить форматирование.

      • Проверьте формулу, чтобы убедиться, что она не возвращает значение ошибки.

    Примечания: 

    • Убедитесь, что минимальное значение меньше, чем максимальное.

    • Для параметров Минимальное значение и Максимальное значение можно выбрать разные типы. Например, можно выбрать числовой тип для минимального значения и процентный тип для максимального значения.

  8. Для выбора цветовых шкал Минимальное значение и Максимальное значение выберите пункт Цвет столбца.

    Если необходимо выбрать дополнительные цвета или создать пользовательский цвет, нажмите кнопку Другие цвета. Выбранный цвет столбца появится в окне предварительного просмотра.

  9. Для отображения только гистограммы, но не значения в ячейке установите флажок Показывать только столбец.

  10. Чтобы применить к столбцам гистограммы сплошную границу, выберите в списке Граница вариант Сплошная граница, а затем выберите цвет границы.

  11. Чтобы сделать столбцы сплошными или градиентными, выберите в списке Заливка вариант Сплошная заливка или Градиентная заливка.

  12. Чтобы задать формат столбцов для отрицательных значений, щелкните элемент Отрицательные значения и ось, а затем в диалоговом окне Настройка отрицательных значений и оси настройте параметры заливки и цвета границы для столбцов, соответствующих отрицательным значениям. Для оси можно настроить расположение и цвет. Выбрав параметры, нажмите кнопку ОК.

  13. Направление гистограммы можно задать в поле Направление столбца. По умолчанию там выбрано значение по контексту, однако можно выбрать направление слева направо или справа налево в зависимости от того, как требуется представить данные.

Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков 3 стрелки красная стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а зеленая стрелка вниз соответствует низким значениям.

Совет: Вы можете отсортировать ячейки, имеющие этот формат, по значку — просто используйте контекстное меню.

В показанном здесь примере в условном форматировании используются несколько наборов значков.

Разные наборы значков для одних и тех же данных

Вы можете настроить показ значков только для ячеек, соответствующих определенным условиям (например, показ значка предупреждения для ячеек, значения которых находятся ниже критического уровня, и отсутствие значка для ячеек, превышающих этот уровень). Чтобы сделать это, при настройке условий скройте ячейки, выбрав вариант Нет значка ячейки в раскрывающемся списке напротив нужного значка. Кроме того, можно создавать собственные наборы значков, например зеленую «галочку», желтый «светофор» и красный «флажок».

Совет: Если какие-либо из выделенных ячеек содержат формулу, возвращающую ошибку, условное форматирование не применяется к этим ячейкам. Чтобы гарантировать применение условного форматирования к этим ячейкам, воспользуйтесь функцией ЕСТЬ или ЕСЛИОШИБКА для возврата значения (например, 0 или «Н/Д»), отличного от ошибки.

Быстрое форматирование

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить условное форматирование.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выделите пункт Набор значков, а затем выберите набор значков.

    Условное форматирование

Вы можете изменить способ определения области для полей из области «Значения» в отчете сводной таблицы с помощью переключателя Применить правило форматирования к.

Расширенное форматирование

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить условное форматирование.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами. Откроется диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

    Диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования"

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить условное форматирование, нажмите кнопку Создать правило. Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования.

    • Чтобы создать новый вариант условного форматирования на основе одного из перечисленных, выберите нужное правило и щелкните Дублировать правило. Скопированный дубликат правила появится в диалоговом окне. Выберите его и нажмите Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования

    • Для изменения условного форматирования выполните указанные ниже действия.

      1. Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист, таблица или отчет сводной таблицы.

      2. При необходимости вы можете изменить диапазон ячеек. Для этого нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно в поле Применяется к, чтобы временно скрыть диалоговое окно. Затем выделите новый диапазон ячеек на листе и нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

      3. Выберите правило, а затем нажмите кнопку Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования.

  4. В разделе Применить правило выберите один из следующих вариантов, чтобы изменить выбор полей в области значений отчета сводной таблицы:

    • чтобы выбрать поля по выделению,    выберите только эти ячейки;

    • чтобы выбрать поля по соответствующему полю,    выберите все ячейки <поле значения> с теми же полями;

    • чтобы выбрать поля по полю значения,    выберите все ячейки <поле значения>.

  5. В группе Выберите тип правила выберите пункт Форматировать все ячейки на основании их значений.

  6. В разделе Измените описание правила в списке Формат стиля выберите пункт Набор значков.

    1. Выберите набор значков. По умолчанию используется набор 3 сигнала светофора без обрамления. Число значков, операторы сравнения, заданные по умолчанию, и пороговые значения для каждого значка могут быть различны для разных наборов значков.

    2. Вы можете изменить операторы сравнения и пороговые значения. Размеры диапазонов значений по умолчанию для всех значков одинаковы, но их можно изменить в соответствии с конкретными требованиями. Убедитесь, что пороговые значения находятся в логической последовательности — от высших к низшим, сверху вниз.

    3. Выполните одно из указанных ниже действий.

      • Форматирование числового значения, значения даты или времени.    Выберите элемент Число.

      • Форматирование процентного значения.    Выберите элемент Процент.

        Допустимыми являются значения от 0 (нуля) до 100. Не вводите знак процента.

        Используйте процентные значения, если необходимо визуализировать все значения пропорционально, поскольку распределение значений в этом случае является пропорциональным.

      • Форматирование процентиля.    Выберите элемент Процентиль. Допустимыми являются значения процентилей от 0 (нуля) до 100.

        Используйте процентили, если необходимо визуализировать группу максимальных значений (например, верхнюю 20ю процентиль) с помощью одного значка, а группу минимальных значений (например, нижнюю 20ю процентиль) — с помощью другого, поскольку они соответствуют экстремальным значениям, которые могут сместить визуализацию данных.

      • Форматирование результата формулы.    Выберите элемент Формула, а затем введите формулы в каждое поле Значение.

        • Формула должна возвращать число, дату или время.

        • Начинайте ввод формулы со знака равенства (=).

        • Недопустимая формула не позволит применить форматирование.

        • Проверьте формулу, чтобы убедиться, что она не возвращает значение ошибки.

    4. Чтобы первый значок соответствовал меньшим значениям, а последний — большим, выберите параметр Обратный порядок значков.

    5. Для отображения только значка, но не значения в ячейке, выберите параметр Показать только значок.

      Примечания: 

      • Может потребоваться скорректировать ширину столбцов, чтобы они могли вместить значки.

      • Отображаемый размер значка зависит от размера шрифта, используемого в данной ячейке. При увеличении размера шрифта пропорционально увеличивается и размер значка.

Чтобы удобнее находить определенные ячейки, можно отформатировать их с помощью оператора сравнения. Например, в инвентарном перечне, отсортированном по категориям, можно выделить желтым цветом товары, которых осталось менее 10 штук. В сводном листе розничного магазина можно выделить все магазины с доходом более 10 %, с объемом продаж менее 100 000 долларов и с регионом «Юго-восток».

В приведенных здесь примерах демонстрируются встроенные критерии условного форматирования, такие как «больше чем» и «%_лучших». Города с численностью населения более 2 000 000 выделяются зеленым цветом фона, а 30 % лучших (самых высоких) показателей среднемесячной максимальной температуры — оранжевым.

С помощью форматирования показаны города с численностью населения свыше 2 млн и 30 % лучших (самых высоких) показателей максимальной температуры

Примечание: Невозможно применить условное форматирование к полям в области «Значение» отчета сводной таблицы по тексту или по дате (можно только по числам).

Быстрое форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование, а затем — элемент Правила выделения ячеек.

    Условное форматирование

  3. Выберите нужную команду, например Между, Текст содержит или Дата.

  4. Введите значения, которые необходимо использовать, и выберите формат.

Вы можете изменить способ определения области для полей из области «Значения» в отчете сводной таблицы с помощью переключателя Применить правило форматирования к.

Если вы хотите посмотреть видео об этих методах, см. Видео: условное форматирование текста и Видео: условное форматирование дат.

Расширенное форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами. Откроется диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

    Диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования"

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить условное форматирование, нажмите кнопку Создать правило. Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования.

    • Чтобы создать новый вариант условного форматирования на основе одного из перечисленных, выберите нужное правило и щелкните Дублировать правило. Скопированный дубликат правила появится в диалоговом окне. Выберите его и нажмите Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования

    • Для изменения условного форматирования выполните указанные ниже действия.

      1. Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист, таблица или отчет сводной таблицы.

      2. При необходимости вы можете изменить диапазон ячеек. Для этого нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно в поле Применяется к, чтобы временно скрыть диалоговое окно, а затем выделите новый диапазон ячеек на этом или других листах и нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

      3. Выберите правило, а затем нажмите кнопку Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования.

  4. В разделе Применить правило выберите один из следующих вариантов, чтобы изменить выбор полей в области значений отчета сводной таблицы:

    • чтобы выбрать поля по выделению,    выберите только эти ячейки;

    • чтобы выбрать поля по соответствующему полю,    выберите все ячейки <поле значения> с теми же полями;

    • чтобы выбрать поля по полю значения,    выберите все ячейки <поле значения>.

  5. В списке Выберите тип правила выберите пункт Форматировать только ячейки, которые содержат.

  6. В группе Измените описание правила в поле со списком Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие выполните одно из указанных ниже действий.

    • Форматирование по числу, дате или времени.    Выберите элемент Значение ячейки и задайте оператор сравнения, а затем введите число, дату или время.

      Например, можно выбрать команду Между, а затем ввести числа 100 и 200 или выбрать команду Равно и ввести дату 01.01.2009.

      Вы также можете ввести формулу, которая возвращает число, дату или время.

      • Начинайте ввод формулы со знака равенства (=).

      • Недопустимая формула не позволит применить форматирование.

      • Проверьте формулу, чтобы убедиться, что она не возвращает значение ошибки.

    • Форматирование по тексту.    Выберите элемент Текст, задайте оператор сравнения и введите текст.

      Например, можно выбрать команду Содержит и ввести значение Серебро или выбрать команду Начиная с и ввести значение Три.

      Кавычки включаются в строку поиска, допускается использование подстановочных знаков. Максимальная длина строки — 255 знаков.

      Можно также ввести формулу, которая возвращает текст.

      • Начинайте ввод формулы со знака равенства (=).

      • Недопустимая формула не позволит применить форматирование.

      • Проверьте формулу, чтобы убедиться, что она не возвращает значение ошибки.

      Видео об этом методе — см. Видео: условное форматирование текста.

    • Форматирование по дате.    Выберите элемент Даты, а затем выберите сравнение данных.

      Например, можно выбрать значение Вчера или На следующей неделе.

      Видео об этом методе — см. Видео: условное форматирование дат.

    • Форматирование ячеек с пустыми значениями или без них.    Выберите элемент Пустые или Непустые.

      Пустое значение представляет собой ячейку, не содержащую данных, и отличается от ячейки, содержащей один или несколько пробелов (которые считаются текстом).

    • Форматирование ячеек с ошибками или без них.    Выберите элемент Ошибки или Без ошибок.

      Значения ошибок включают #####, #ЗНАЧЕНИЕ!, #ДЕЛ/0!, #ИМЯ?, #Н/Д, #ССЫЛКА!, #ЧИСЛО!, и #ПУСТО!.

  7. Чтобы задать формат, нажмите кнопку Формат. Отобразится диалоговое окно Формат ячеек.

  8. Выберите формат чисел, шрифта, рамки или заполнения, который необходимо применять, если значение в ячейке соответствует условию, а затем нажмите кнопку ОК.

    Можно выбрать несколько форматов. Выбранные форматы появятся в окне предварительного просмотра.

Можно найти максимальное и минимальное значения в диапазоне ячеек на основе указанного порогового значения. Например, можно найти 5 самых популярных продуктов в региональном отчете, 15 % наименее популярных продуктов в клиентском опросе или 25 самых высоких зарплат в отчете по персоналу отдела.

Быстрое форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование, а затем — элемент Правила отбора первых и последних значений.

    Условное форматирование

  3. Выберите нужную команду, например Первые 10 элементов или Последние 10 %.

  4. Введите значения, которые необходимо использовать, и выберите формат.

Вы можете изменить способ определения области для полей из области «Значения» в отчете сводной таблицы с помощью переключателя Применить правило форматирования к.

Расширенное форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами. Откроется диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

    Диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования"

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить условное форматирование, нажмите кнопку Создать правило. Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования.

    • Чтобы создать новый вариант условного форматирования на основе одного из перечисленных, выберите нужное правило и щелкните Дублировать правило. Скопированный дубликат правила появится в диалоговом окне. Выберите его и нажмите Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования

    • Для изменения условного форматирования выполните указанные ниже действия.

      1. Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист, таблица или отчет сводной таблицы.

      2. При необходимости вы можете изменить диапазон ячеек. Для этого нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно в поле Применяется к, чтобы временно скрыть диалоговое окно. Затем выделите новый диапазон ячеек на листе и нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

      3. Выберите правило, а затем нажмите кнопку Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования.

  4. В разделе Применить правило выберите один из следующих вариантов, чтобы изменить выбор полей в области значений отчета сводной таблицы:

    • чтобы выбрать поля по выделению,    выберите только эти ячейки;

    • чтобы выбрать поля по соответствующему полю,    выберите все ячейки <поле значения> с теми же полями;

    • чтобы выбрать поля по полю значения,    выберите все ячейки <поле значения>.

  5. В группе Выберите тип правила выберите пункт Форматировать только первые или последние значения.

  6. В группе Измените описание правила в поле со списком Форматировать значения, которые относятся к выберите пункт Сверху или Снизу.

  7. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы указать верхнее или нижнее пороговое значение, введите число, а затем снимите флажок % от выделенного диапазона. Допустимыми являются значения от 1 до 1000.

    • Чтобы указать верхнее или нижнее процентное значение, введите число, а затем установите флажок % от выделенного диапазона. Допустимыми являются значения от 1 до 100.

  8. Кроме того, можно настроить применение формата к полям в области «Значения» отчета сводной таблицы, область которых определяется соответствующим полем.

    По умолчанию условное форматирование основано на всех видимых значениях. Однако при определении области по соответствующему полю можно применить условное форматирование не ко всем видимым значениям, а к каждому из следующих сочетаний:

    • столбец и поле его родительской строки (вариант каждой группы столбцов);

    • строка и поле ее родительского столбца (вариант каждой группы строк).

  9. Чтобы задать формат, нажмите кнопку Формат. Отобразится диалоговое окно Формат ячеек.

  10. Выберите формат чисел, шрифта, рамки или заполнения, который необходимо применять, если значение в ячейке соответствует условию, а затем нажмите кнопку ОК.

    Можно выбрать несколько форматов. Выбранные форматы появятся в окне предварительного просмотра.

Можно найти значения выше или ниже среднего значения или стандартного отклонения в диапазоне ячеек. Например, можно найти исполнителей с производительностью выше средней в ежегодном обзоре эффективности работы или определить произведенные материалы, качество которых находятся ниже удвоенного значения стандартного отклонения.

Быстрое форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование, а затем — элемент Правила отбора первых и последних значений.

    Условное форматирование

  3. Выберите нужную команду, например Выше среднего или Ниже среднего.

  4. Введите значения, которые необходимо использовать, и выберите формат.

Вы можете изменить способ определения области для полей из области «Значения» в отчете сводной таблицы с помощью переключателя Применить правило форматирования к.

Расширенное форматирование

  1. Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами. Откроется диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

    Диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования"

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить условное форматирование, нажмите кнопку Создать правило. Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования.

    • Чтобы создать новый вариант условного форматирования на основе одного из перечисленных, выберите нужное правило и щелкните Дублировать правило. Скопированный дубликат правила появится в диалоговом окне. Выберите его и нажмите Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования

    • Для изменения условного форматирования выполните указанные ниже действия.

      1. Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист, таблица или отчет сводной таблицы.

      2. При необходимости вы можете изменить диапазон ячеек. Для этого нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно в поле Применяется к, чтобы временно скрыть диалоговое окно. Затем выделите новый диапазон ячеек на листе и нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

      3. Выберите правило, а затем нажмите кнопку Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования.

  4. В разделе Применить правило выберите один из следующих вариантов, чтобы изменить выбор полей в области значений отчета сводной таблицы:

    • чтобы выбрать поля по выделению,    выберите только эти ячейки;

    • чтобы выбрать поля по соответствующему полю,    выберите все ячейки <поле значения> с теми же полями;

    • чтобы выбрать поля по полю значения,    выберите все ячейки <поле значения>.

  5. В группе Выберите тип правила выберите пункт Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего.

  6. В группе Измените описание правила в поле со списком Форматировать значения, для которых выполняется следующее условие выполните одно из указанных ниже действий.

    • Для форматирования ячеек, значения в которых больше или меньше среднего значения для всех ячеек в диапазоне, выберите пункт Выше или Ниже.

    • Для форматирования ячеек, значения в которых больше или меньше одного, двух или трех значений стандартного отклонения для всех ячеек в диапазоне, выберите стандартное отклонение.

  7. Кроме того, можно настроить применение формата к полям в области «Значения» отчета сводной таблицы, область которых определяется соответствующим полем.

    По умолчанию условное форматирование основано на всех видимых значениях. Однако при определении области по соответствующему полю можно применить условное форматирование не ко всем видимым значениям, а к каждому из следующих сочетаний:

    • столбец и поле его родительской строки (вариант каждой группы столбцов);

    • строка и поле ее родительского столбца (вариант каждой группы строк).

  8. Нажмите кнопку Формат для отображения диалогового окна Формат ячеек.

  9. Выберите формат чисел, шрифта, рамки или заполнения, который необходимо применять, если значение в ячейке соответствует условию, а затем нажмите кнопку ОК.

    Можно выбрать несколько форматов. Выбранные форматы появятся в поле Просмотр.

Примечание: Применить условное форматирование к полям в области «Значения» отчета сводной таблицы по уникальным или повторяющимся значениям невозможно.

В приведенном здесь примере условное форматирование применяется в столбце «Преподаватель» для выделения преподавателей, ведущих более одного предмета (повторяющиеся имена выделяются розовым цветом). Значения оценок, которые встречаются в столбце «Оценка» лишь один раз, выделяются зеленым цветом.

Значения в столбце C, которые не являются уникальными, выделены розовым цветом, а уникальные значения в столбце D — зеленым

Быстрое форматирование

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить условное форматирование.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование, а затем — элемент Правила выделения ячеек.

    Условное форматирование

  3. Выберите вариант повторяющиеся значения.

  4. Введите значения, которые необходимо использовать, и выберите формат.

Расширенное форматирование

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить условное форматирование.

  2. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами. Откроется диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

    Диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования"

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить условное форматирование, нажмите кнопку Создать правило. Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования.

    • Чтобы создать новый вариант условного форматирования на основе одного из перечисленных, выберите нужное правило и щелкните Дублировать правило. Скопированный дубликат правила появится в диалоговом окне. Выберите его и нажмите Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования

    • Для изменения условного форматирования выполните указанные ниже действия.

      1. Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист или таблица.

      2. При необходимости вы можете изменить диапазон ячеек. Для этого нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно в поле Применяется к, чтобы временно скрыть диалоговое окно. Затем выделите новый диапазон ячеек на листе и нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

      3. Выберите правило, а затем нажмите кнопку Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования.

  4. В группе Выберите тип правила выберите параметр Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения.

  5. В разделе Измените описание правила в списке Форматировать все выберите значение уникальные или повторяющиеся.

  6. Нажмите кнопку Формат для отображения диалогового окна Формат ячеек.

  7. Выберите формат чисел, шрифта, рамки или заполнения, который необходимо применять, если значение в ячейке соответствует условию, а затем нажмите кнопку ОК.

    Можно выбрать несколько форматов. Выбранные форматы появятся в окне предварительного просмотра.

Если ни один из перечисленных выше вариантов вам не подходит, можно создать собственное правило условного форматирования, выполнив несколько простых действий. 

Примечания: Если уже существует некоторое правило, и вы хотите немного изменить его работу, дублируйте его и внесите изменения.

  1. Нажмите Главная> Условное форматирование > Управление правилами, затем в диалоговом окне Диспетчер управления правилами условного форматирования выберите одно из перечисленных правил и нажмите Дублировать правило. Дубликат правила появится в списке.

  2. Выберите дубликат правила и нажмите кнопку Изменить правило.

  1. Выделите ячейки, которые нужно отформатировать.

  2. На вкладке Главная нажмите кнопку Условное форматирование и выберите пункт Создать правило.

    Создание правила форматирования

  3. Создайте правило и задайте для него параметры форматирования, а затем нажмите кнопку ОК.

    Если нужные варианты отсутствуют, можно определить форматируемые ячейки с помощью формулы — инструкции см. в следующем разделе.

Если при создании собственного правила условного форматирования отсутствуют нужные варианты, можно использовать логическую формулу, чтобы задать условия форматирования. Например, можно сравнить значения в выбранных ячейках с результатом, возвращенным функцией, или оценить данные в ячейках за пределами выделенного диапазона, которые могут находиться на другом листе этой же книги. Формула должна возвращать значение Истина или Ложь (1 или 0), но вы можете использовать условную логику для объединения набора соответствующих условных форматов, таких как различные цвета для каждого из небольших наборов текстовых значений (например, названия категорий товаров).

Примечание: В формулу можно вводить ссылки на ячейки. Для этого выделите ячейки непосредственно на листе или других листах. При выделении ячеек на листах создаются абсолютные ссылки на ячейки. Чтобы приложение Excel корректировало ссылки на ячейки в выделенном диапазоне, используйте относительные ссылки. Дополнительные сведения см. в разделах Создание и изменение ссылки на ячейку и Изменение типа ссылки: относительная, абсолютная, смешанная.

Совет: Если какие-либо ячейки содержат формулу, возвращающую ошибку, условное форматирование не применяется к таким ячейкам. Для решения этой проблемы используйте в формуле функции ЯВЛЯЕТСЯ или функцию ЕСЛИОШИБКА, чтобы возвращать указанное вами значение (например, 0 или «Н/П») вместо значения ошибки.

  1. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами.

    Условное форматирование

    Откроется диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

    Диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования"

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить условное форматирование, нажмите кнопку Создать правило. Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования.

    • Чтобы создать новый вариант условного форматирования на основе одного из перечисленных, выберите нужное правило и щелкните Дублировать правило. Скопированный дубликат правила появится в диалоговом окне. Выберите его и нажмите Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования

    • Для изменения условного форматирования выполните указанные ниже действия.

      1. Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист, таблица или отчет сводной таблицы.

      2. При необходимости вы можете изменить диапазон ячеек. Для этого нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно в поле Применяется к, чтобы временно скрыть диалоговое окно, а затем выделите новый диапазон ячеек на этом или других листах и нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

      3. Выберите правило, а затем нажмите кнопку Изменить правило. Откроется диалоговое окно Изменение правила форматирования.

  3. В разделе Применить правило выполните одно из следующих действий, чтобы изменить выбор полей в области значений отчета сводной таблицы:

    • Чтобы определить область по выделенному фрагменту   , щелкните Выделенные ячейки.

    • Чтобы определить область по соответствующему полю   , щелкните ко всем ячейкам, содержащим значения <поле значения>.

    • Чтобы определить область по полю «Значение»   , выберите ко всем ячейкам, содержащим значения <поле значения> для <строка>.

  4. В группе Выберите тип правила нажмите кнопку Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

    1. В группе Измените описание правила введите формулу в поле со списком Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной.

      Формула должна начинаться со знака равенства (=) и возвращать логическое значение ИСТИНА (1) или ЛОЖЬ (0).

    2. Нажмите кнопку Формат для отображения диалогового окна Формат ячеек.

    3. Выберите формат чисел, шрифта, рамки или заполнения, который необходимо применять, если значение в ячейке соответствует условию, а затем нажмите кнопку ОК.

      Можно выбрать несколько форматов. Выбранные форматы появятся в окне предварительного просмотра.

      Пример 1. Применение двух условных форматов с условиями, использующими проверку с операторами И и ИЛИ    

      В приведенном ниже примере показано использование двух правил условного форматирования. Если не применяется первое правило, то применяется второе.

      Первое правило: покупатель дома выделил до 75 000 долларов в качестве первого взноса и 1500 в месяц в качестве выплат по закладной. Если сумма первого взноса и ежемесячные платежи отвечают требованиям, ячейки B4 и B5 будут отформатированы зеленым цветом.

      Второе правило: если первый взнос или ежемесячный платеж не укладываются в бюджет покупателя, ячейки B4 и B5 будут отформатированы красным цветом. Измените некоторые значения, например годовую процентную ставку, срок кредитования, сумму первого взноса или сумму покупки, чтобы увидеть, что произойдет в ячейках, к которым применено условное форматирование.

      Формула для первого правила (применяется зеленый цвет)

      =И(ЕСЛИ($B$4<=75000,1),ЕСЛИ(ABS($B$5)<=1500,1))

      Формула для второго правила (применяется красный цвет)

      =ИЛИ(ЕСЛИ($B$4>=75000;1);ЕСЛИ(ABS($B$5)>=1500;1))

      Ячейки B4 и B5 отвечают требованиям, поэтому они отформатированы зеленым цветом

      Пример 2. Заливка каждой второй строки с помощью функций ОСТАТ и СТРОКА     

      Применение условного форматирования ко всем ячейкам листа выполняет заливку синим цветом каждой второй строки в диапазоне. Функция ОСТАТ возвращает остаток от деления числа (первый аргумент) на делитель (второй аргумент). Функция СТРОКА возвращает номер текущей строки. При делении номера текущей строки на 2 в остатке всегда будет получаться 0 для четных чисел и 1 для нечетных чисел. Поскольку 0 — это ЛОЖЬ, а 1 — ИСТИНА, форматирование будет применяться к каждой нечетной строке. Правило использует такую формулу: =MOD(ROW(),2)=1.

      Каждая вторая строка выделяется заливкой синим цветом

      Примечание: В формулу можно вводить ссылки на ячейки. Для этого выделите ячейки непосредственно на листе или других листах. При выделении ячеек на листах создаются абсолютные ссылки на ячейки. Чтобы приложение Excel корректировало ссылки на ячейки в выделенном диапазоне, используйте относительные ссылки. Дополнительные сведения см. в разделах Создание и изменение ссылки на ячейку и Изменение типа ссылки: относительная, абсолютная, смешанная.

В следующем видео показаны основы использования формул с условным форматированием.

Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Если хотите применить стиль условного форматирования к новым или другим данным на листе, можно скопировать его с помощью команды Формат по образцу.

  1. Выделите ячейку с условным форматированием, которое нужно скопировать.

  2. На вкладке Главная нажмите кнопку Формат по образцу.

    Кнопки копирования и вставки на вкладке "Главная"

    Указатель примет вид кисти.

    Совет: Если вы хотите продолжить вставку условного форматирования в другие ячейки, щелкните кнопку Формат по образцу дважды.

  3. Чтобы вставить параметры условного форматирования, перетащите указатель мыши в виде кисти по ячейкам или диапазонам ячеек, которые нужно отформатировать.

  4. Чтобы выйти из режима вставки условного форматирования, нажмите клавишу ESC.

Примечание: Если вы использовали формулу в правиле, которое применяет условное форматирование, после вставки такого форматирования может потребоваться настроить ссылки на ячейки в этой формуле. Дополнительные сведения об этом см. в статье Переключение между относительными, абсолютными и смешанными ссылками.

Если лист содержит условное форматирование, можно быстро найти эти ячейки для копирования, изменения или удаления условного формата. Для поиска ячеек с определенным условным форматированием или всех ячеек с условным форматированием используйте команду Выделить группу ячеек.

Поиск всех ячеек с условным форматированием

  1. Щелкните любую ячейку без условного форматирования.

  2. На вкладке Главная в группе Редактирование щелкните стрелку рядом с кнопкой Найти и выделить, а затем выберите пункт Условное форматирование.

    Группа "Редактирование" на вкладке "Главная"

Поиск ячеек с одинаковым условным форматированием

  1. Щелкните любую ячейку с условным форматированием, которое необходимо найти.

  2. На вкладке Главная в группе Редактирование щелкните стрелку рядом с кнопкой Найти и выделить, а затем выберите пункт Выделить группу ячеек.

  3. Выберите параметр Условные форматы.

  4. Выберите пункт этих же в группе Проверка данных.

    Группа "Редактирование" на вкладке "Главная"

При использовании условного форматирования вы задаете правила, с помощью которых Excel определяет, когда следует применять условное форматирование. Для управления этими правилами следует понимать последовательность, в которой эти правила проверяются, и действия в случае конфликта нескольких из них. Также следует понимать, как копирование и вставка влияют на проверку правил, следует знать, как изменять последовательность этой проверки и когда ее следует останавливать.

  • Сведения о приоритете обработки правил условного форматирования

    Создание, редактирование, удаление и просмотр всех правил условного форматирования в книге выполняются в диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования. (Для этого на вкладке Главная выберите команду Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами.)

    Меню "Условное форматирование" с выделенным пунктом "Управление правилами"

    Откроется диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

    Диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования"

    При применении нескольких правил условного форматирования приоритет их проверки определяется порядком их расположения в этом диалоговом окне (сверху вниз).

    Ниже приведен пример с датами окончания срока действия для удостоверений личности. Необходимо изменить фон удостоверений, срок действия которых завершается через 60 дней, но еще не завершился, на желтый цвет, а цвет фона удостоверений с завершенным сроком действия — на красный.

    Данные после применения условного форматирования

    В данном примере ячейки с идентификационными номерами сотрудников, у которых даты сертификации истекают через 60 дней, отформатированы желтым, а идентификационные номера сотрудников с истекшим сроком сертификации отформатированы красным (см. рис. ниже).

    Правила условного форматирования

    Первое правило (которое задает красный цвет фона ячейки, если значение — «истина») проверяет значение даты в столбце B напротив текущей даты (вычисленной с помощью функции СЕГОДНЯ в формуле). Формула для этого правила назначается первому значению в столбце B — B2 и выглядит так: =B2<СЕГОДНЯ(). Эта формула проверяет ячейки в столбце B (ячейки B2:B15). Если формула для какой-либо ячейки в столбце B оценивается как «истина», ее соответствующая ячейка в столбце A (например, A5 соответствует B5, а A11 — B11) форматируется красным цветом фона. После оценивания с помощью этого первого правила всех ячеек, указанных в группе Применяется к, проверяется второе правило. Данная формула проверяет, отстают ли значения в столбце B на 60 дней от текущей даты (предположим, сегодняшняя дата — 11.08.2010 г.). Ячейка в столбце B4 «4.10.2010» отстает от сегодняшней даты более чем на 60 дней, поэтому оценивается как «истина» и форматируется желтым цветом фона. Формула для данного правила выглядит так: =B2<СЕГОДНЯ()+60. Все ячейки, сначала отформатированные красным по правилу с наивысшим приоритетом в списке, остаются без изменений.

    Правило, расположенное выше по списку, имеет более высокий приоритет, чем правило, расположенное ниже по списку. По умолчанию новые правила всегда добавляются в начало списка и поэтому обладают более высоким приоритетом, поэтому вам нужно следить за их порядком. Порядок правил можно изменить в диалоговом окне при помощи кнопок со стрелками Вверх и Вниз.

    Стрелки вверх и вниз

  • Что происходит при одновременном использовании нескольких правил условного форматирования

    Иногда к диапазону ячеек можно применить несколько правил условного форматирования. Вот примеры применения правил: сначала тех, которые не конфликтуют друг с другом, а затем — конфликтующих.

    Когда конфликта между правилами нет     Например, если по одному правилу шрифт в ячейке должен быть полужирным, а по другому правилу цвет фона этой же ячейки должен быть красным, то шрифт в ячейке будет отформатирован как полужирный, а цвет фона ячейки будет красным. В данном случае между двумя форматами нет конфликта, поэтому применяются оба правила.

    Когда есть конфликт между правилами     Например, согласно одному правилу шрифт в ячейке должен быть красным, а согласно другому правилу — зеленым. В данном случае два правила противоречат друг другу, и применить можно только одно из них. Будет применено правило с более высоким приоритетом (находящееся выше по списку в диалоговом окне).

  • Влияние операций вставки, заполнения и применения формата по образцу на правила условного форматирования

    В процессе редактирования листа проводится копирование и вставка значений ячеек с условными форматами, заполнение диапазона ячеек с условными форматами и применение формата по образцу. Эти действия могут оказывать влияние на приоритет правил условного форматирования: для конечных ячеек создается новое правило условного форматирования на основе исходных ячеек.

    При копировании и вставке значений ячеек с условным форматированием в лист, открытый в другом экземпляре Excel (другой процесс Excel.exe одновременно выполняется на компьютере), правило условного форматирования не создается в другом экземпляре и форматирование не копируется в этот экземпляр.

  • Что происходит при конфликте условного форматирования и форматирования вручную

    Если какое-либо правило условного форматирования проверяется с результатом «Истина», оно имеет приоритет перед любым установленным вручную форматом для этих же выделенных ячеек. Это означает, что в случае конфликта условное форматирование применяется, а ручное форматирование не применяется. При удалении правила условного форматирования форматирование, вручную примененное к диапазону ячеек, остается.

    Форматирование вручную не указывается в диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования и не используется для установки приоритета правил.

  • Контроль остановки обработки правил с помощью флажка «Остановить, если истина»

    Для обеспечения обратной совместимости с более ранними версиями, чем Excel 2007, можно в диалоговом окне Управление правилами установить флажок Остановить, если истина, чтобы имитировать отображение условного форматирования в более ранних версиях Excel, которые не поддерживают применения более трех правил условного форматирования к одному диапазону.

    Например, если в более ранних версиях Excel, предшествующих версии Excel 2007, к диапазону ячеек применяется более трех правил условного форматирования, в данной версии Excel:

    • выполняется оценивание только трех первых правил;

    • применяется первое истинное правило в последовательности;

    • пропускаются истинные правила с более низким приоритетом.

    В представленной ниже таблице собраны все возможные условия для первых трех правил.

    Если правило

    Равно

    И правило

    Равно

    И правило

    Равно

    Тогда

    Один

    Истина

    Два

    Истина или ложь

    Три

    Истина или ложь

    Первое правило применяется, второе и третье пропускаются.

    Один

    Ложь

    Два

    Истина

    Три

    Истина или ложь

    Второе правило применяется, третье правило пропускается.

    Один

    Ложь

    Два

    Ложь

    Три

    Истина

    Третье правило применяется.

    Один

    Ложь

    Два

    Ложь

    Три

    Ложь

    Ни одно правило не применяется.

    Можно установить или снять флажок Остановить, если истина для изменения поведения по умолчанию:

    • для обработки только первого правила установите флажок Остановить, если истина для первого правила;

    • для обработки только первого и второго правил установите флажок Остановить, если истина для второго правила;

    Установить или снять флажок Остановить, если истина невозможно в том случае, если правило выполняет форматирование посредством гистограммы, цветовой шкалы или набора значков.

Если нужно посмотреть видео об управлении правилами условного форматирования, см. Видео: управление условным форматированием.

Порядок проверки правил условного форматирования — их приоритет — зависит от их относительной важности: чем выше правило в списке правил условного форматирования, тем оно важнее. Это означает, что в случае, если два правила условного форматирования конфликтуют друг с другом, правило, которое находится выше в списке, применяется, а то, что ниже, не применяется.

  1. На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами.

    Меню "Условное форматирование" с выделенным пунктом "Управление правилами"

    Откроется диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

    Диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования"

    Для выделенной области отображаются правила условного форматирования, включая тип правила, формат, диапазон ячеек, к которому оно применяется, и флажок Остановить, если истина.

    Если необходимое правило не отображается в поле списка Показать правила форматирования для, убедитесь, что выбран соответствующий диапазон ячеек, лист, таблица или отчет сводной таблицы.

  2. Выберите правило. Допускается одновременный выбор только одного правила.

  3. Чтобы повысить приоритет выбранного правила, щелкните стрелку Вверх, а чтобы понизить его приоритет, щелкните стрелку Вниз.

    Стрелки вверх и вниз

  4. Если вы хотите остановить дальнейшую проверку правил после выполнения определенного правила, установите флажок Остановить, если истина.

Очистка условного форматирования на листе    

  • На вкладке Главная щелкните Условное форматирование > Удалить правила > Удалить правила со всего листа.

Чтобы очистить условное форматирование на листе, следуйте приведенным ниже инструкциям.

На всем
листе

  • На вкладке Главная щелкните Условное форматирование > Удалить правила > Удалить правила со всего листа.

В диапазоне ячеек

  1. Выделите ячейки, содержащие условное форматирование.

  2. Нажмите кнопку Экспресс-анализ Кнопка, которая находится правее и ниже выделенных данных.

    Примечания: Кнопка Экспресс-анализ не отображается в следующих случаях:

    • все ячейки в выделенном диапазоне пусты;

    • значение содержится только в левой верхней ячейке выделенного диапазона, а все остальные ячейки пусты.

  3. Нажмите кнопку Очистить формат.

    Параметр "Очистить"

Поиск и удаление одинакового условного форматирования на листе

  1. Щелкните ячейку с условным форматированием, которое вы хотите удалить со всего листа.

  2. На вкладке Главная щелкните стрелку рядом с кнопкой Найти и выделить и выберите команду Выделить группу ячеек.

  3. Выберите параметр Условные форматы.

  4. Выберите пункт этих же в группе Проверка данных. Будут выделены все ячейки с одинаковыми правилами условного форматирования.

  5. На вкладке Главная нажмите кнопку Условное форматирование, выберите пункт Удалить правила, а затем — Удалить правила из выделенных ячеек.

Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Совет: В следующих разделах используются примеры. Вы можете самостоятельно повторять те же действия в Excel в Интернете. Чтобы начать, скачайте книгу Примеры условного форматирования и сохраните ее в OneDrive. Затем откройте OneDrive в веб-браузере и выберите только что загруженный файл.

  1. Выделите ячейки, которые нужно отформатировать, и нажмите Главная > Стили > Условное форматирование > Новое правило. Вы также можете открыть область Условное форматирование и создать новое правило без первоначального выделения диапазона ячеек.

    Новое правило: шаг 1

  2. Проверьте или измените ячейки в поле Применить к диапазону.

  3. Выберите Тип правила и настройте параметры под свои потребности. 

  4. По завершении нажмите Готово. Правило будет применено к вашему диапазону.

  1. Выделите ячейку с условным форматированием, которое нужно изменить. Вы также можете выбрать Главная > Стили > Условное форматирование > Управление правилами, чтобы открыть область задач Условное форматирование и выбрать существующее правило.

  2. В области задач Условное форматирование отображаются все правила, которые применяются к определенным ячейкам или диапазонам ячеек.

    Изображение, показывающее шаг 2 редактирования правила условного форматирования

  3. Наведите курсор на правило и выберите Изменить, щелкнув значок карандаша При этом откроется область задач для редактирования правила. 

  4. Измените параметры правила и нажмите Готово, чтобы применить изменения.

Область задач условного форматирования предоставляет все необходимое для создания, изменения и удаления правил. Используйте Управление правилами, чтобы открыть область задач и работать со всеми правилами условного форматирования в выделенном фрагменте или листе.

  1. В открытой книге выберите Главная > Стили > Условное форматирование > Управление правилами.

  2. Откроется область задач Условное форматирование, в которой отображаются правила, ограниченные текущим выделенным фрагментом. 

Управление правилами в области задач

Здесь вы можете: 

  • Выбрать другую область в меню Управления правилами. Например, при выборе пункта этот лист Excel будет искать все правила на текущем листе.

  • Добавить правило, выбрав пункт Создать правило (знак «плюс»).

  • Удалить все правила в области, выбрав пункт Удалить все правила (корзина).

Вы можете использовать формулу, чтобы определить, как Excel оценивает и форматирует ячейки.  Откройте область Условное форматирование и выберите существующее правило или создайте новое.

В раскрывающемся списке Тип правила выберите Формула.

Выберите правило формулы

Введите формулу в поле. Вы можете использовать любую формулу, которая возвращает логическое значение TRUE (1) или FALSE (0), но вы можете использовать операторы AND и OR для объединения набора логических проверок.

Например, =AND(B3=»Grain»,D3<500) истинно для ячейки в строке 3, если B3=»Grain» и D3<500 истинны.

Тип правила формулы

Вы можете удалить условное форматирование в выделенных ячейках или со всего листа.

  • Чтобы удалить условное форматирование в выделенных ячейках, выделите ячейки на листе. Затем выберите Главная > Стили > Условное форматирование > Удалить правила > Удалить правила из выделенных ячеек.

  • Чтобы удалить условное форматирование со всего листа, выберите Главная > Стили > Условное форматирование > Удалить правила > Удалить правила со всего листа.

  • Чтобы удалить правила условного форматирования, выберите Главная > Стили > Условное форматирование > Управление правилами и используйте удаление (корзина) для определенного правила или кнопку Удалить все правила.

Цветовые шкалы — это визуальные элементы, которые помогают понять распределение и разброс данных. Excel предлагает как двухцветные, так и трехцветные шкалы. 

Двухцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации двух цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким или низким значениям. Например, для желто-зеленой шкалы можно указать, что ячейки с более высокими значениями будут насыщенного зеленого цвета, а ячейки с меньшими значениями — насыщенного желтого.

Форматирование шкалы в два цвета

Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, для красно-желто-зеленой шкалы можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средними значениями — желтыми, а ячейки с низкими значениями — красными.

Форматирование шкалы в три цвета

Совет: Вы можете отсортировать ячейки одного из этих форматов по цвету — просто используйте контекстное меню.

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить условное форматирование с цветовыми шкалами.

  2. Нажмите Главная > Стили > Условное форматирование > Цветовые шкалы и выберите цветовую шкалу.

Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее — тем больше значение. Гистограммы оптимальны при определении основных показателей, особенно в больших объемах данных — например, максимального и минимального объема продаж игрушек в отчете о праздничных продажах.

Гистограммы

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить условное форматирование.

  2. Нажмите Главная > Стили > Условное форматирование > Гистограммы и выберите стиль. 

Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков 3 стрелки красная стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а зеленая стрелка вниз соответствует низким значениям.

Набор значков

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить условное форматирование.

  2. Нажмите Главная > Стили > Условное форматирование > Наборы значков и выберите набор значков.

Этот параметр позволяет выделять определенные значения в диапазоне ячеек с учетом их содержимого. Это может быть особенно полезно при работе с данными, отсортированными с помощью другого диапазона.

Например, на листе инвентаризации, отсортированном по категориям, можно выделить названия продуктов, которых на складе имеется менее 10 наименований, чтобы легко было видеть, какие продукты необходимо пополнить, не прибегая к данным. 

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить условное форматирование.

  2. Выберите Главная > Стили > Условное форматирование > Правила выделения ячеек.

  3. Выберите вариант сравнения, например Между, Равно, Текст содержит или Дата.

Вы можете выделить максимальное и минимальное значения в диапазоне ячеек на основе указанного порогового значения.

Некоторые примеры: выделение пяти самых продаваемых продуктов в региональном отчете, 15 % наименее популярных продуктов в клиентском опросе или 25 самых высоких зарплат в отделе.

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить условное форматирование.

  2. Выберите Главная > Стили > Условное форматирование > Правила отбора первых и последних значений.

  3. Выберите нужную команду, например Первые 10 элементов или Последние 10 %.

  4. Введите значения, которые нужно использовать, и выберите формат (цвет заливки, текста или границы).

Вы также можете выделить значения выше или ниже среднего значения или стандартного отклонения в диапазоне ячеек.

Например, можно найти исполнителей с производительностью выше средней в ежегодном обзоре эффективности работы или определить произведенные материалы, качество которых находятся ниже удвоенного значения стандартного отклонения.

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить условное форматирование.

  2. Выберите Главная> Стили > Условное форматирование > Правила отбора первых и последних значений.

  3. Выберите нужный вариант, например Выше среднего или Ниже среднего.

  4. Введите значения, которые нужно использовать, и выберите формат (цвет заливки, текста или границы).

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить условное форматирование.

  2. Выберите Главная > Стили > Условное форматирование > Правила выделения ячеек > Повторяющиеся значения.

  3. Введите значения, которые нужно использовать, и выберите формат (цвет заливки, текста или границы).

Если вы хотите применить существующий стиль форматирования к другим ячейкам на листе, скопируйте условное форматирование с помощью параметра Форматирование по образцу.

  1. Щелкните ячейку с условным форматированием, параметры которого необходимо скопировать.

  2. На вкладке Главная нажмите кнопку Формат по образцу.

    Кнопки копирования и вставки на вкладке "Главная"

    Указатель превратится в кисть.

    Совет: Если вы хотите продолжить вставку условного форматирования в другие ячейки, щелкните кнопку Формат по образцу дважды.

  3. Перетащите кисть по ячейкам или диапазону ячеек, которые нужно отформатировать.

  4. Чтобы выйти из режима вставки условного форматирования, нажмите клавишу ESC.

Примечание: Если вы использовали формулу в правиле, которое применяет условное форматирование, после вставки такого форматирования может потребоваться настроить абсолютные и относительные ссылки в этой формуле . Дополнительные сведения об этом см. в статье Переключение между относительными, абсолютными и смешанными ссылками.

Примечание: Использовать условное форматирование с внешними ссылками на другие книги невозможно.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Проблемы с совместимостью условного форматирования

Skip to content

Как изменить цвет ячейки в зависимости от значения в Excel?

В этой статье вы найдете 13 примеров как изменить цвет фона ячеек в зависимости от значения в Excel 2016, 2013 и 2010. Кроме того, вы узнаете, как использовать формулы Excel для изменения цвета пустых ячеек или ячеек с ошибками в формулах.

Всем известно, что изменить цвет фона отдельной ячейки или диапазона данных в Microsoft Excel легко, просто нажав кнопку « Цвет заливки » Цвет заливки. Но что, если вы хотите изменить цвет фона всех ячеек с определенным значением? Более того, что если нужно, чтобы он изменялся автоматически вместе с изменениями значения ячейки? Далее в этой статье вы найдете ответы на эти вопросы и получите несколько полезных советов, которые помогут вам выбрать правильный метод для каждой конкретной задачи.

  1. Цветовые шкалы и гистограммы.
  2. Как можно использовать значки?
  3. Как выделить с ячейки с текстом?
  4. Изменяем цвет ячеек с числами.
  5. Изменение цвета ячейки по начальным буквам.
  6. Выделяем ячейки, содержащие более 1 слова.
  7. Выделение лишних пробелов.
  8. Подсветка дат и сроков.
  9. Как скрыть содержимое ячейки по условию?
  10. Подсветка ячеек с формулами.
  11. Выделение пустых ячеек либо с ошибками.
  12. Подсветка недопустимых значений.
  13. Меняем вид ячейки в зависимости от прочих ячеек.

Ранее мы уже рассмотрели, как создать правило условного форматирования. Рекомендую ознакомиться с этим материалом. Ссылку на него вы можете найти в конце этой статьи.

А сейчас на простых примерах мы рассмотрим, как в Excel можно автоматически выделить цветом интересующие нас данные.

Цветовые шкалы и гистограммы.

Ваши показатели в таблице могут быть гораздо более наглядными, если сопроводить их диаграммой. Просто выберите необходимый стиль, как это показано на рисунке ниже.

гистограмма  как вариант условного форматирования

Думаю, с настройками вы сами разберетесь, несмотря на их большое количество. Но согласитесь, что получается весьма информативно и красиво. Гораздо легче получается ориентироваться в большом количестве цифр.

Еще одна полезная возможность – использование цветовой шкалы. Здесь вы можете установить, как будет меняться оттенок фона по направлению от меньшего к большему.

изменение цвета ячейки в зависимости от значения excel

Чем более насыщенный и темный фон, тем больше число в таблице. Как видите, здесь легко определить, какие товары и когда продаются лучше всего.

Как можно использовать значки?

А вот еще один интересный вариант, при помощи которого можно наглядно показать динамику изменений показателей. К примеру, у нас есть отчет о состоянии исполнения каких-то проектов или заданий. Как обычно, выполнение показано в процентах. Можно попробовать этим процентам придать больше наглядности.

расставляем значки по условию

Итак, вновь переходим в меню. Думаю, мы это уже умеем делать 😊. Далее выбираем первый пункт (1) – форматировать на основании значений. Далее в меню «Стиль формата» (2) ищем пункт «Наборы значков». Выберите тот набор, который вам больше нравится. (3) Далее устанавливаем правила для каждого значка. Думаю, здесь для вас ничего сложного не будет. Я установил границы в 25,50 и 75 процентов (4). Здесь же вы можете выбрать индивидуальное оформление каждого значка.

Результат вы видите на картинке вверху. При желании можете активировать соответствующий чекбокс, чтобы показывать только значок без числа.

Как выделить с ячейки с текстом?

Если нам нужно изменить цвет ячейки в зависимости от того, содержится в ней текст или число? Действуем по прежней схеме.

как выделить текст

Выделяем A1:B10, затем щелкнем на вкладке Главная —

– Создать правило – Использовать формулу.

Она будет выглядеть так:

=ЕТЕКСТ(A1)

Функция ЕТЕКСТ проверяет на наличие именно текста. Если условие выполнено, клетка будет закрашена.

Просто, не правда ли?

Изменяем цвет ячеек с числами.

Как закрасить ячейку с числом по условию? Мы должны изменить цвет ячейки в зависимости от значения в определенной клетке таблицы Эксель.

Естественно, действуем по стандартной схеме: выделяем область форматирования, затем используем выражение:

=СЧЁТЕСЛИ(A3;$A$1)=1

закрашиваем ячейки по условию

Содержимое A1 подставляется в качестве условия в формулу СЧЕТЕСЛИ. Результатом может быть только ноль или единица. А единица соответствует логическому ИСТИНА. Вот тогда-то и применяется установленный нами формат (в нашем случае – белый шрифт на синем фоне). И так перебираем все содержимое нашего диапазона.

Подобное выделение можно производить по столбцу, чтобы привлечь внимание к определенным цифрам (например, процент выполнения плана продаж). И, что важно, условие можно менять динамически – для этого не нужно корректировать никакие формулы, достаточно просто изменить текст условия в нужной клетке таблицы.

Изменение цвета ячейки по начальным буквам.

При помощи этой функции даже можно организовать своего рода поиск по словам в таблице. Чаще всего фамилию мы ищем по начальным буквам. Сделаем так, чтобы позиции с текстом, начинающимся с определенных букв, подсвечивались.

как закрасить ячейку по начальным буквам

Определим, где мы будем выделять найденное – в A3:F19. Далее в правиле условного форматирования используем выражение:

=ЛЕВСИМВ(A3;ДЛСТР($A$1))= $A$1

Поясним, как это работает. В A1 находится условие поиска – первые несколько букв слова. При помощи ДЛСТР($A$1) определяем длину этой строки, то есть сколько букв в ней. Затем при помощи функции  ЛЕВСИМВ в каждой из ячеек нашего диапазона берем рассчитанное ранее количество букв начиная с первой слева, и сравниваем с A1. То есть, «отрезаем» слева кусочек такой же длины, как А1, и сравниваем с ним. Если есть совпадение, тогда выделяем их.

Как видите, совершенно не сложно, но может быть достаточно полезным.

Выделяем ячейки, содержащие более 1 слова.

Немного усложним предыдущее задание. Первоначальный порядок действий – то же, что и ранее. Вся хитрость заключается в применении специальной формулы, при помощи которой мы выделим текст, состоящий более чем из 2 слов.

Правило условного форматирования здесь будет такое:

=ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(A1))-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(A1;» «;»»))>0

Разберем, как это работает. Логика здесь не сложная:

  1. Между словами всегда есть пробелы.
  2. Но, поскольку пробелы в начале и в конце текста нам не нужны, избавляемся от них при помощи функции СЖПРОБЕЛЫ(А1).
  3. Подсчитаем количество символов в получившемся в п.2 тексте при помощи ДЛСТР. Запишем ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(A1)).
  4. Удалим все пробелы из текста при помощи функции ПОДСТАВИТЬ, которая заменит пробел на пустой символ “”, то есть фактически удалит его: ПОДСТАВИТЬ(A1;» «;»»)
  5. Считаем количество символов в тексте, получившемся в п.4, используя функцию ДЛСТР: ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(A1;» «;»»)).
  6. Сравниваем результаты, получившиеся в п.3 и п.5 путем их вычитания. Если результатом будет ноль, значит текст состоял из одного слова. Если получится число больше нуля, значит, были пробелы между словами. И, следовательно, текст состоял более чем из одного слова.

Что нам и было необходимо. Их и закрасим.

Выделение лишних пробелов.

Еще один небольшой лайфхак для проверки правильности ввода данных. Довольно распространенная проблема – лишние пробелы в начале или в конце текста. Это затрудняет поиск нужной информации, ее группировку и сравнение данных. Лишний пробел незаметен, но на самом деле это уже иной текст. В результате может появиться насколько одинаковых с виду, но на самом деле разных наименований товаров и т.п.

Итак, давайте постараемся указать на подобные неточности обычным для нас способом – изменением внешнего вида.

Поскольку проверять мы будем в D4,D6, D8 и D10, выделим их и правило форматирования запишем в виде формулы

=СЖПРОБЕЛЫ(D4)<>D4

Функция СЖПРОБЕЛЫ убирает из текста начальные и конечные пробелы. И если после такого «сжатия» оказалось, что текст «до» не совпадает с текстом «после», значит, имеются лишние пробелы в начале или в конце. Такие данные и будут соответствующим образом помечены.

Достаточно просто, но весьма полезно.

Подсветка дат и сроков.

Довольно часто приходится выделять определенные даты, чтобы, к примеру, не пропустить предстоящие мероприятия, подготовить будущие отгрузки и т.д. И, конечно же, нужно делать это при помощи программы, а не вручную.

Начнем с простого способа.

У нас имеется множество дат, из которых нам нужно выбрать и выделить те, которые принадлежат к прошлому месяцу. Для этого, как и ранее, выбираем инструмент — Правила выделения ячеек – Дата. И далее из раскрывающегося списка выбираем нужную нам опцию, а также стиль оформления.

как закрасить ячейку по дате

Все достаточно просто, но список вариантов здесь весьма ограничен. Поэтому попробуем второй, более сложный, но зато и более универсальный способ. Как вы уже, наверное, догадались, вновь будем использовать формулы.

выделение строки в зависимости от даты

Итак, обратите внимание на дату отгрузки.

 Если она в прошлом и товар уже поставлен – можно не волноваться. Если она в будущем – значит, мы должны держать вопрос на контроле и не забыть организовать поставку к указанному сроку. И, наконец, если дата отгрузки совпадает с сегодняшней или с завтрашней, то надо бросать все дела и заниматься именно этой партией в данный момент (наивысший приоритет).

Таким образом, мы имеем 3 группы условий, которые сразу же запишем в виде правил условного форматирования:

  1. Сегодняшняя или завтрашняя дата (1):

=ИЛИ($E5-$C$2=1;$E5=$C$2)

  • Будущая дата (2):

=$E5>$C$2

  • Прошедшая дата – все остальные.

Обратите внимание на порядок следования формул. Формула, находящаяся выше, имеет более высокий приоритет, поскольку выполняется раньше. Поэтому мы в начале выделяем только сегодняшнюю и завтрашнюю даты, затем – все остальные в будущем. Если ваш файл выглядит не так, как на рисунке, при помощи клавиш «вверх-вниз» (3) просто измените порядок расположения условий.

Ну а с датами, которые уже прошли, мы просто ничего не делаем. Они остаются «естественного» цвета.

И еще один пример. Выделим выходные дни.

выделение цветом выходных дней

В столбце А нашей таблицы находятся даты. Выделяем все их при помощи мыши, затем уже знакомым нам способом используем формулу для определения условия форматирования.

=ЕСЛИ(ЕПУСТО(A1);ЛОЖЬ;ИЛИ(ДЕНЬНЕД(A1;2)=6;ДЕНЬНЕД(A1;2)=7))

Давайте разбираться, как это работает.

Если клетка пустая, то возвращаем ЛОЖЬ и не меняем ее вид. В этом нам поможет функция ЕПУСТО, которая станет условием в функции ЕСЛИ.

=ЕСЛИ(ЕПУСТО(A1);ЛОЖЬ;[условие если не пустая])

В случае, коли она не пустая, тогда проверяем выполнение одного из двух условий:

ДЕНЬНЕД(A1;2)=6   и   ДЕНЬНЕД(A1;2)=7

Функция ДЕННЕД с аргументом 2 помогает нам определить номер дня недели по дате. 6 и 7 день – выходные в привычном для нас исчислении (суббота и воскресенье).

Объединяем эти два выражения при помощи ИЛИ, что означает, что нам достаточно выполнения хотя бы одного из них. Получается

ИЛИ(ДЕНЬНЕД(A1;2)=6;ДЕНЬНЕД(A1;2)=7)

В итоге, выходные дни будут выделены так, как мы определим при помощи кнопки Формат.

Чтобы перепроверить себя, давайте используем столбец В. В B1 запишите формулу =А1 и скопируйте ее вниз для всех дат. Первоначально получится копия столбца А.

Чтобы не усложнять таблицу формулами, давайте используем формат чисел, чтобы как-то иначе представить эти даты.

формат представления даты

Выделите их и нажмите комбинацию клавиш CTRL и 1. В появившемся окне выберите «Все форматы» и в поле «Тип» впишите 4 латинских буквы d (как на рисунке). И вот у вас дата преобразована в день недели без всяких формул!

И, как можете сами убедиться, что нами выделены именно субботы и воскресенья.

Как скрыть содержимое ячейки по условию?

Частенько при заполнении различных форм необходимо дождаться полного ввода всех данных, и только после этого показывать результат. Это можно сделать при помощи логических выражений и функции ЕСЛИ, когда вычисления будут выполняться только при определенном условии.

Функция ЕСЛИ в Excel – примеры использования

Разберем небольшой пример:

Итог появляется только тогда, когда заполнены все клетки. И вот как сделана строка итогов:

Обратите внимание, что изначально применен белый шрифт на белом фоне. А затем после заполнения данных по всем кварталам мы его изменим, чтобы число стало видимым.

Для диапазона B6:C6 установите желаемый фон ячеек, а цвет шрифта установите на «Авто» либо принудительно установите белый.

Формула правила форматирования:

=СЧЁТ($C$2:$C$5)=4

просто подсчитывает количество чисел в диапазоне. Если введены все четыре, то изменится оформление итогов и они станут видны. А в обычном состоянии вы их просто не увидите из-за белого цвета шрифта.

Подсветка ячеек с формулами.

Рассмотрим еще один подход, который поможет проконтролировать правильность ввода данных. Предположим, у нас есть числовые данные. Необходимо проверить, не получены ли какие-либо из них при помощи формул, поскольку все они должны быть введены вручную.

Проверим наличие формулы в ячейке при помощи функции ЕФОРМУЛА (ISFORMULA).

=ЕФОРМУЛА(B2:D13)

Обратите внимание, что абсолютные ссылки здесь не нужны.

В результате клетки, содержащие формулы, будут выделены.

Возможно, больший интерес представляет альтернативный вариант этой формулы, который позволит выделить места, где руками введены какие-то цифры или текст без использования формул.

Используем функцию НЕ (NOT), которая изменит логический результат на противоположный:

=НЕ(ЕФОРМУЛА(B2:D13))

Теперь мы выделили области, где нет формул, а данные просто введены вручную. Возможно, это будет полезно в таблицах с большим количеством формул и ссылок. И если одна из них будет заменена числом, то при последующем изменении данных в таблице многие расчеты окажутся неверными.

Чтобы попытка пользователя заменить формулу числом была быстро обнаружена, такой метод подойдет очень неплохо.

Выделение пустых ячеек либо с ошибками.

В MS Excel цвет ячейки бывает полезно изменить не только в зависимости от значения, но и если никакого значения нет либо вовсе возникла какая-то ошибка. Часто бывает необходимо, чтобы на подобные случаи в таблице было обращено особое внимание. В особенности это касается ошибок. Сделать это достаточно просто.

Выделяем всю таблицу, и затем вновь используем формулу в правиле условного форматирования. Нам будут нужны две функции: ЕОШИБКА (IsError) и ЕПУСТО (IsBlank).

Можно создать два условия:

=ЕОШИБКА($B$2:$M$25)

=ЕПУСТО($B$2:$M$25)

Либо объединить их в одно при помощи ИЛИ:

=ИЛИ(ЕОШИБКА($B$2:$M$25);ЕПУСТО($B$2:$M$25))

Естественно, диапазоны здесь вы указываете свои.

Нажмите кнопку «Формат» и выберите подходящий для вас вариант оформления.

Подсветка недопустимых значений.

Когда часто приходится вводить в таблицу повторяющиеся данные, то обычно прибегают к помощи выпадающего списка.

Как создать выпадающий список в Excel — читайте подробнее.

Можно применить защиту листа и запретить вводить какие-либо данные в определенные позиции. Однако, можно просто закрасить клетку, в которую введено неверное значение. Так мы подадим сигнал пользователю о том, что информация записана с ошибкой.

Для этого нам в первую очередь понадобится список допустимых значений. Думаю, лучше его разместить на отдельном листе рабочей книги, чтобы он не мешал основным данным и при этом всегда был под рукой. Назовем этот лист City и запишем там допустимые названия городов. Вот примерно так:

Итак, на втором листе City есть список допустимых названий.

Мы должны изменить цвет D5 на красный, если выполняется 2 условия:

1. значение не совпадает с допустимыми;

2. она не пустая.

Чтобы проверить первое условие, в правиле условного форматирования можно использовать функцию СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF).

Она определяет, сколько раз записанное значение встречается в эталонном списке. Если ноль раз, то значит его там нет, и то, что введено, является недопустимым, нужно исправить.

=СЧЕТЕСЛИ(D5;City!A1:A6)

Чтобы проверить второе условие, используем функцию ЕПУСТО (ISBLASNK), которая проверяет, является ли ячейка пустой, либо там что-то записано.

=ЕПУСТО(D5)

Но это проверка на то, что она пустая. Чтобы сделать проверку на то, что непустая, используем функцию НЕ (NOT). Она меняет результат выполнения логической функции на противоположное: ИСТИНА на ЛОЖЬ и наоборот. Выглядит проверка «от обратного» так:

=НЕ(ЕПУСТО(D5))

и чтобы оба эти условия выполнялись, объединим их функцией И (AND)

=И(НЕ(ЕПУСТО(D5));СЧЁТЕСЛИ(City!A1:A6;D5)=0)

Если мы введем в D5 правильное название, заливка красным исчезнет.

Хороший способ, чтобы контролировать правильность ввода. Но как по мне, то выпадающий список для контроля правильности ввода будет получше. Рекомендую:

Как создать выпадающий список в Excel при помощи формул

Меняем вид ячейки в зависимости от прочих ячеек.

До сих пор мы разбирали, как изменить оформление во связи с информацией в самой ячейке таблицы. А если нам необходимо изменить цвет или заливку ячейки в Excel в зависимости от того, как меняются данные в соседних клетках?

Давайте разберем еще один интересный вариант выделения столбца в таблице. Итак, у нас есть данные о заказах от нескольких покупателей в течении года.

Обратите внимание: в первую строку мы вводим именно даты, а не пишем руками название месяца и года. Затем применяем к B1:M1 специальный формат представления даты.

Для этого выделите этот диапазон при помощи мыши и затем в меню Главная – Число – Формат откройте выпадающий список с всевозможными форматами. Выберите последний пункт «Другие числовые форматы». Откроется окно, как показано на картинке. Или же просто нажмите комбинацию клавиш CTRL+1.

Слева в окошке «Числовые форматы» выберите в самом низу «все форматы». И затем в поле «Тип» впишите:

mmmm yyyy

Нажимаем ОК и получаем новый формат даты.

Теперь давайте выделим текущий месяц.

Выбираем все столбцы нашей таблицы с датами. В данном случае это диапазон B2:M6. Затем открываем уже знакомое нам меню функции «Условное форматирование».

Вновь используем формулу, чтобы определить условия:

=МЕСЯЦ(B$1)=МЕСЯЦ(ТДАТА())

Кстати, текущий месяц на момент написания этого материала – декабрь, то есть 12-й.

Обратите внимание на то, что используется абсолютная ссылка на первую строку, в которой записаны даты из каждого месяца. И если месяц из этой даты соответствует номеру текущего месяца, то этот столбец мы закрасим в голубой.

Теперь пойдем дальше, к более сложной задаче. Проверим в каждой из строк таблицы, были ли у покупателя заказы в последние 3 месяца. Если заказов не было, то имя такого покупателя выделим.

Посмотрите, как это будет выглядеть в декабре.

Изменять заливку мы будем в A2:A6. Но проверять выполнение условия будем в диапазоне B2:M6.

Итак, выделяем мышью A2:A6 и открываем меню – Создать правило – Использовать формулу.

Её запишем так:

=СЧЁТЕСЛИ(СМЕЩ($A2;0;МЕСЯЦ(ТДАТА())-2;1;3);»>0″)=0

Сразу заметим, что можно вместо функции ТДАТА() использовать СЕГОДНЯ(). Обе они возвращают текущую дату, только ТДАТА еще возвращает и время.

=СЧЁТЕСЛИ(СМЕЩ($A2;0;МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ())-2;1;3);»>0″)=0

Как видите, для подсчета количества заказов мы использовали функцию СЧЕТЕСЛИ. В качестве первого аргумента ей нужно указать диапазон, а в качестве второго – условие. И она подсчитает, сколько раз в указанном диапазоне данных выполнялось это условие.

В качестве условия используем “>0”, поскольку, если заказ был, то какая-то сумма должна быть по нему указана. Кстати, не забудьте это условие заключить в двойные кавычки, чтобы не было ошибки.

Теперь разберемся с первым условием. Для наглядности запишем его здесь:

СМЕЩ($A2;0;МЕСЯЦ(ТДАТА())-2;1;3)

Чтобы возвратить диапазон данных, используем функцию СМЕЩ. Схема ее работы показана на рисунке выше. Перво-наперво нужно указать начальную точку, с которой мы начнем все действия. Пусть это будет $A2. Вновь мы делаем абсолютную ссылку на столбец, чтобы при проверке условия следующей была A3, затем A4 и так далее.

Далее мы должны указать, на сколько строк вниз нужно опуститься. Поскольку нас интересует текущая строка, то ставим 0.

Теперь нужно переместиться вправо на какое-то количество столбцов, где и будет начало (верхний левый угол) нашего диапазона. Поскольку кроме текущего месяца нас интересуют заказы еще в двух предыдущих (так всего будет 3 месяца), то смещаемся вправо на количество столбцов, равное номеру текущего месяца минус 2. Если у нас сейчас 12-й месяц, то делаем 10 шагов вправо и попадаем на октябрь, то есть столбец К. Это и есть начало нашего диапазона данных.

Следующее – указываем высоту диапазона. Поскольку интересует только текущая строка, то ставим 1.

Ну и, наконец, нужно определить, на сколько столбцов вправо будет продолжаться наш подсчет заказов. Ответ следует из нашего условия – на 3 месяца, то есть берем К, L, M. С октября по декабрь включительно – будет K2:M2. Поскольку заказов нет, то СЧЕТЕСЛИ возвратит 0. В результате условие сработает, и А2 окрасится красным. А в третьей строке в K3:M3 есть данные, поэтому А3 останется в прежнем виде.

И еще одно замечание: в январе и феврале подобное наше правило работать не будет, поскольку необходимые для проверки 3 месяца еще не прошли.

Итак, мы с вами разобрали, как в Экселе менять цвет ячейки в зависимости от значения. Если остались вопросы — пишите их в комментариях. Постараюсь ответить.

Еще полезные примеры и советы:

Формат времени в Excel Вы узнаете об особенностях формата времени Excel, как записать его в часах, минутах или секундах, как перевести в число или текст, а также о том, как добавить время с помощью…
как форматировать Google таблицу Как сделать пользовательский числовой формат в Excel В этом руководстве объясняются основы форматирования чисел в Excel и предоставляется подробное руководство по созданию настраиваемого пользователем формата. Вы узнаете, как отображать нужное количество десятичных знаков, изменять выравнивание или цвет шрифта,…
7 способов поменять формат ячеек в Excel Мы рассмотрим, какие форматы данных используются в Excel.  Кроме того, расскажем, как можно быстро изменять внешний вид ячеек самыми различными способами. Когда дело доходит до форматирования ячеек в Excel, большинство…
Как удалить формат ячеек в Excel В этом коротком руководстве показано несколько быстрых способов очистки форматирования в Excel и объясняется, как удалить форматы в выбранных ячейках. Самый очевидный способ сделать часть информации более заметной — это…
9 способов сравнить две таблицы в Excel и найти разницу В этом руководстве вы познакомитесь с различными методами сравнения таблиц Excel и определения различий между ними. Узнайте, как просматривать две таблицы рядом, как использовать формулы для создания отчета о различиях, выделить…

Не все фирмы покупают специальные программы для ведения дел. Многие пользуются MS Excel, ведь эта хо…

Не все фирмы покупают специальные программы для ведения дел. Многие пользуются MS Excel, ведь эта хорошо приспособлена для больших информационных баз. Практика показала, что дальше заполнения таблиц доходит редко. Таблица растет, информации становится больше и возникает необходимость быстро выбрать только нужную. В подобной ситуации встает вопрос как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии, применить к строкам цветовые градиенты в зависимости от типа или наименования поставщика, сделать работу с информацией быстрой и удобной? Подробнее читаем ниже.

как в экселе выделить ячейку цветом при условии

Где находится условное форматирование

Как в экселе менять цвет ячейки в зависимости от значения – да очень просто и быстро. Для выделения ячеек цветом предусмотрена специальная функция «Условное форматирование», находящаяся на вкладке «Главная»:

Условное форматирование включает в себя стандартный набор предусмотренных правил и инструментов. Но главное, разработчик предоставил пользователю возможность самому придумать и настроить необходимый алгоритм. Давайте рассмотрим способы форматирования подробно.

как в excel выделить ячейку цветом при определенном условии

Правила выделения ячеек

как в excel выделить ячейку цветом при определенном условии

С помощью этого набора инструментов делают следующие выборки:

  • находят в таблице числовые значения, которые больше установленного;
  • находят значения, которые меньше установленного;
  • находят числа, находящиеся в пределах заданного интервала;
  • определяют значения равные условному числу;
  • помечают в выбранных текстовых полях только те, которые необходимы;
  • отмечают столбцы и числа за необходимую дату;
  • находят повторяющиеся значения текста или числа;
  • придумывают правила, необходимые пользователю.

    Посмотрите, как ищется выбранный текст: в первом поле задается условие, а во втором указывают, каким образом выделить полученный результат. Обратите внимание, выбрать можно цвет фона и текста из предложенных в списке. Если хочется применить иные оттенки – сделать это можно перейдя в «Пользовательский формат». Аналогичным образом реализуются все «Правила выделения ячеек».

    Как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии

    Очень творчески реализуются «Другие правила»: в шести вариантах сценария придумывайте те, которые наиболее удобны для работы, например, градиент:

    Как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии

    Устанавливаете цветовые сочетания для минимальных, средних и максимальных величин – получаете на выходе градиентную окраску значений. Пользоваться градиентом во время анализа информации комфортно.

    Правила отбора первых и последних значений.

    Рассмотрим вторую группу функций «Правила отбора первых и последних значений». В ней вы сможете:

    • выделить цветом первое или последнее N-ое количество ячеек;
    • применить форматирование к заданному проценту ячеек;
    • выделить ячейки, содержащие значение выше или ниже среднего в массиве;
    • во вкладке «Другие правила» задать необходимый функционал.

    Как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии

    Гистограммы

    Если заливка ячейки цветом вас не устраивает – применяйте инструмент «Гистограмма». Предлагаемая окраска легче воспринимается на глаз в большом объеме информации, функциональные правила подстраиваются под требования пользователя.

    Как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии

    Цветовые шкалы

    Этот инструмент быстро формирует градиентную заливку показателей по выбору от большего к меньшему или наоборот. При работе с ним устанавливаются необходимые процентные отношения, либо текстовые значения. Предусмотрены готовые образцы градиента, но пользовательский подход опять же реализуется в «Других правилах».

    Как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии

    Наборы значков

    Если вы любитель смайликов и эмодзи, воспринимаете картинки лучше, чем цвета – разработчиками предусмотрены наборы значков в соответствующем инструменте. Картинок немного, но для полноценной работы хватает. Изображения стилизованы под светофор, знаки восклицания, галочки-крыжики, крестики для того, чтобы пометить удаление – несложный и интуитивный подход.

    Как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии

    Создание, удаление и управление правилами

    Функция «Создать правило» полностью дублирует «Другие правила» из перечисленных выше, создает выборку изначально по требованию пользователя.

    С помощью вкладки «Удалить правило» созданные сценарии удаляются со всего листа, из выбранного диапазона значений, из таблицы.

    Вызывает интерес инструмент «Управление правилами» – своеобразная история создания и изменения проведенных форматирований. Меняйте подборки, делайте правила неактивными, возвращайте обратно, чередуйте порядок применения. Для работы с большим объемом информации это очень удобно.

    Как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии

    Отбор ячеек по датам

    Чтобы разобраться, как в excel сделать цвет ячейки от значения установленной даты, рассмотрим пример с датами закупок у поставщиков в январе 2019 года. Для применения такого отбора нужны ячейки с установленным форматом «Дата». Для этого перед внесением информации выделите необходимый столбец, щелкните правой кнопкой мыши и в меню «Формат ячеек» найдите вкладку «Число». Установите числовой формат «Дата» и выберите его тип по своему усмотрению.

    Для отбора нужных дат применяем такую последовательность действий:

    • выделяем столбцы с датами (в нашем случае за январь);
    • находим инструмент «Условное форматирование»;
    • в «Правилах выделения ячеек» выбираем пункт «Дата»;
    • в правой части форматирования открываем выпадающее окно с правилами;
    • выбираем подходящее правило (на примере выбраны даты за предыдущий месяц);
    • в левом поле устанавливаем готовый цветовой подбор «Желтая заливка и темно-желтый текст»
    • выборка окрасилась, жмем «ОК».

    С помощью форматирования ячеек, содержащих дату, можно выбрать значения по десяти вариантам: вчера/сегодня/завтра, на прошлой/текущей/следующей неделе, в прошлом/текущем/следующем месяце, за последние 7 дней.

    Как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии

    Выделение цветом столбца по условию

    Для анализа деятельности фирмы с помощью таблицы разберем на примере как поменять цвет ячейки в excel в зависимости от условия, заданного работником. В качестве примера возьмем таблицу заказов за январь 2019 года по десяти контрагентам.

    Нам необходимо пометить синим цветом тех поставщиков, у которых мы купили товара на сумму большую, чем 100 000 рублей. Чтобы сделать такую выборку воспользуемся следующим алгоритмом действий:

    • выделяем столбец с январскими закупками;
    • кликаем инструмент «Условное форматирование»;
    • переходим в «Правила выделения ячеек»;
    • пункт «Больше…»;
    • в правой части форматирования устанавливаем сумму 100 000 рублей;
    • в левом поле переходим на вкладку «Пользовательский формат» и выбираем синий цвет;
    • необходимая выборка окрасилась в синий цвет, жмем «ОК».

    Как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии

    Инструмент «Условное форматирование» применяется для решения ежедневных задач бизнеса. С его помощью анализируют информацию, подбирают необходимые компоненты, проверяют сроки и условия взаимодействия поставщика и клиента. Пользователь сам придумывает нужные для него комбинации.

    Немаловажную роль играет цветовое оформление, ведь в белой таблице с большим объемом данных сложно ориентироваться. Если придумать последовательность цветов и знаков, то информативность сведений будет восприниматься почти интуитивно. Скрины с таких таблиц будут наглядно смотреться в отчетах и презентациях.

    Сложение значений в зависимости от цвета ячеек в MS EXCEL

    Просуммируем значения ячеек в зависимости от цвета их заливки. Здесь же покажем, как подсчитать такие ячейки.

    Функции для суммирования значений по цвету ячеек в EXCEL не существует (по крайней мере, в EXCEL 2016 и в более ранних версиях). Вероятно, подавляющему большинству пользователей это не требуется.

    Пусть дан диапазон ячеек в столбце А. Пользователь выделил цветом ячейки, чтобы разбить значения по группам.

    Необходимо сложить значения ячеек в зависимости от цвета фона. Основная задача: Как нам «объяснить» функции сложения, что нужно складывать значения, например, только зеленых ячеек?

    Это можно сделать разными способами, приведем 3 из них: с помощью Автофильтра, Макрофункции ПОЛУЧИТЬ.ЯЧЕЙКУ() и VBA.

    С помощью Автофильтра (ручной метод)

    • Добавьте справа еще один столбец с заголовком Код цвета.
    • Выделите заголовки и нажмите CTRL+SHIFT+L, т.е. вызовите Автофильтр (подробнее здесь)
    • Вызовите меню Автофильтра, выберите зеленый цвет

    • Будут отображены только строки с зелеными ячейками
    • Введите напротив каждого «зеленого» значения число 1

    • Сделайте тоже для всех цветов

    Введите формулу =СУММЕСЛИ(B7:B17;E7;A7:A17) как показано в файле примера (лист Фильтр) .

    Для подсчета значений используйте функцию СЧЕТЕСЛИ() .

    С помощью Макрофункции ПОЛУЧИТЬ.ЯЧЕЙКУ()

    Сразу предупрежу, что начинающему пользователю EXCEL будет сложно разобраться с этим и следующим разделом.

    Идея заключается в том, чтобы автоматически вывести в соседнем столбце числовой код фона ячейки (в MS EXCEL все цвета имеют соответствующий числовой код). Для этого нам потребуется функция, которая может вернуть этот код. Ни одна обычная функция этого не умеет. Используем макрофункцию ПОЛУЧИТЬ.ЯЧЕЙКУ(), которая возвращает код цвета заливки ячейки (она может много, но нам потребуется только это ее свойство).

    Примечание: Макрофункции — это набор функций к EXCEL 4-й версии, которые нельзя напрямую использовать на листе EXCEL современных версий, а можно использовать только в качестве Именованной формулы. Макрофункции — промежуточный вариант между обычными функциями и функциями VBA. Для работы с этими функциями требуется сохранить файл в формате с макросами *.xlsm

    • Сделайте активной ячейку В7(это важно, т.к. мы будем использовать относительную адресацию в формуле)
    • В Диспетчере имен введите формулу =ПОЛУЧИТЬ.ЯЧЕЙКУ(63;Макрофункция!A7)
    • Назовите ее Цвет

    • Закройте Диспетчер имен
    • Введите в ячейку В7формулу =Цвет и скопируйте ее вниз.

    Сложение значений организовано так же как и в предыдущем разделе.

    Макрофункция работает кривовато:

    • если вы измените цвет ячейки, то макрофункция не обновит значения кода (для этого нужно опять скопировать формулу из В7вниз или выделить ячейку, нажать клавишу F2 и затем ENTER)
    • функция возвращает только 56 цветов (так называемая палитра EXCEL), т.е. если цвета близки, например, зеленый и светло зеленый, то коды этих цветов могут совпасть. Подробнее об этом см. лист файла примера Colors . Как следствие, будут сложены значения из ячеек с разными цветами.

    С помощью VBA

    В файле примера на листе VBA приведено решение с помощью VBA. Решений может быть множество:

    • можно создать кнопку, после нажатия она будет вводить код цвета в соседний столбец (реализован этот вариант).
    • можно написать пользовательскую функцию, которая будет автоматически обновлять код цвета при изменении цвета ячейки (реализовать несколько сложнее);
    • можно написать программу, которая будет анализировать диапазон цветных ячеек, определять количество различных цветов, вычислять в отдельном диапазоне суммы для каждого цвета (реализовать не сложно, но у каждого пользователя свои требования: ячейки с суммами должны быть в определенном месте, необходимо учесть возможность дополнения диапазона новыми значениями и пр.).

    Количество и сумма ячеек по цвету в Excel

    Разберем простые способы как посчитать количество, и как суммировать ячейки по цвету в Excel.

    Мы часто при работе в Excel окрашиваем ячейки различными цветами для лучшей визуализации данных.
    Однако, когда возникает необходимость произвести какие-либо расчеты с обработанными данными мы сталкиваемся с трудностями в связи с малыми возможностями стандартных средств Excel.
    Рассмотрим две простые функции, которые дают возможность суммировать ячейки, и посчитать количество выделенных цветом ячеек.

    Суммирование ячеек по цвету

    Перейдем в редактор VBA, для этого в панели вкладок выбираем Разработчик -> Visual Basic (или нажимаем комбинацию клавиш Alt + F11).
    Создаем новый модуль и добавляем в него следующий код (напротив каждой строчки дается пояснение к коду):

    Функция СУММЦВЕТ содержит два аргумента:

    • MyRange(обязательный аргумент) — диапазон ячеек для суммирования;
    • MyCell(обязательный аргумент) — ячейка, по цвету заливки которой рассчитывается сумма.

    Функция СУММЦВЕТ теперь будет определяться при вводе формулы в ячейку, переходим из редактора на лист Excel и воспользуемся новой функцией:


    При этом, если выбранная ячейка не имеет заливки, то функция суммы ячеек по выбранному цвету также будет работать.

    Подсчет количества ячеек по цвету

    Чтобы посчитать ячейки одного цвета достаточно немного видоизменить функцию для подсчета суммы — вместо прибавления значения текущей ячейки (Sum = Sum + cell.Value) мы добавляем 1 (Sum = Sum + 1).

    При работе с данными функциями обратите внимание на два важных момента:

    • Если цвет выбранной ячейки определяется с помощью условного форматирования (т.е. цвет ячейки определяется не за счет заливки), то рассмотренные функции не сработают.
    • В случае изменения раскраски ячейки в Excel формулы автоматически не пересчитываются, так как не изменяется содержимое ячейки, поэтому для корректного расчета необходимо произвести пересчет формул. Комбинация клавиш Shift + F9 пересчитает формулы на активном листе (F9 — для всей книги).

    Сумма ячеек по цвету

    Помечать ячейки цветом, используя заливку или цвет шрифта, очень удобно и наглядно. Если вы не дальтоник, конечно 🙂 Трудности возникают тогда, когда по такой раскрашенной таблице возникает необходимость сделать отчет. И если фильтровать и сортировать по цвету Excel в последних версиях научился, то суммировать по цвету до сих пор не умеет.

    Чтобы исправить этот существенный недостаток можно использовать несложную пользовательскую функцию на Visual Basic, которая позволит нам суммировать ячейки с определенным цветом.

    Откройте редактор Visual Basic:

    • В Excel 2003 и старше для этого нужно выбрать в меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Tools — Macro — Visual Basic Editor)
    • В новых версиях Excel 2007-2013 перейти на вкладку Разработчик (Developer) и нажать кнопку Visual Basic. Если такой вкладки у вас не видно, то включите ее в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon)

    В окне редактора вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст вот такой функции:

    Если теперь вернуться в Excel, то в Мастере функций (Вставка — Функция) в появившейся там категории Определенные пользователем (User Defined) можно найти нашу функцию и вставить ее на лист:

    У нее два аргумента:

    • DataRange — диапазон раскрашенных ячеек с числами
    • ColorSample — ячейка, цвет которой принимается как образец для суммирования

    Цвет шрифта

    Легко изменить нашу функцию, чтобы она учитывала не цвет заливки фона, а цвет шрифта ячейки. Для этого в строке 6 просто замените свойство Interior на Font в обеих частях выражения.

    Количество вместо суммы

    Если вам нужно подсчитывать не сумму покрашенных определенным цветом ячеек, а всего лишь их количество, то наша функция будет еще проще. Замените в ней 7-ю строку на:

    Нюансы пересчета

    К сожалению изменение цвета заливки или цвета шрифта ячейки Excel не считает изменением ее содержимого, поэтому не запускает пересчет формул. То есть при перекрашивании исходных ячеек с числами в другие цвета итоговая сумма по нашей функции пересчитываться не будет.

    Полностью решить эту проблему невозможно, но можно ее существенно облегчить. Для этого в третьей строке нашей функции используется команда Application.Volatile True. Она заставляет Excel пересчитывать результаты нашей функции при изменении любой ячейки на листе (или по нажатию F9).

    И помните о том, что наша функция перебирает все (и пустые тоже) ячейки в диапазоне DataRange и не задавайте в качестве первого аргумента целый столбец — «думать» будет долго 🙂

    Как в Excel выделить ячейки цветом по условию

    Допустим, что одним из наших заданий является ввод информации о том, делал ли заказ клиент в текущем месяце. После чего на основе полученной информации необходимо выделить цветом ячейки по условию: какой из клиентов не совершил ни одного заказа на протяжении последних 3-х месяцев. Для таких клиентов нужно будет повторно выслать предложение.

    Естественно это задание для Экселя. Программа должна автоматически найти таких контрагентов и соответственно выделить их цветом. Для этих условий будем использовать условное форматирование.

    Автоматическое заполнение ячеек датами

    Сначала подготовим структуру для заполнения регистра. В первую очередь условно рассмотрим готовый пример автоматизированного регистра, который изображен ниже на рисунке:

    Пользователю только необходимо указать если клиент совершал заказ в текущем месяце, то в соответствующую ячейку следует вводить текстовое значение «заказ». Главное условие для выделения: если на протяжении 3-х месяцев контрагент не сделал ни одного заказа, его номер автоматически выделяется красным цветом.

    Представленное данное решение должно автоматизировать некоторые рабочие процессы и упростить визуальный анализ данных.

    Автоматическое заполнение ячеек актуальными датами

    В первую очередь для регистра с номерами клиентов создадим заголовки столбцов с зеленым цветом и актуальными месяцами, которые будут автоматически отображать периоды времени. Для этого в ячейку B1 введите следующую формулу:

    Как работает формула для автоматической генерации уходящих месяцев?

    На рисунке формула возвращает период уходящего времени начиная даты написания статьи: 17.09.2017. В первом аргументе в функции DATA – вложена формула, которая всегда возвращает текущий год на сегодняшнюю дату благодаря функциям: ГОД и СЕГОНЯ. Во втором аргументе указан номер месяца (-1). Отрицательное число значит, что нас интересует какой был месяц в прошлом времени. Пример условий для второго аргумента со значением:

    • 1 – значит первый месяц (январь) в году указанном в первом аргументе;
    • 0 – это 1 месяца назад;
    • -1 – это 2 мес. назад от начала текущего года (то есть: 01.10.2016).

    Последний аргумент – это номер дня месяца указано во втором аргументе. В результате функция ДАТА собирает все параметры в одно значение и формула возвращает соответственную дату.

    Далее перейдите в ячейку C1 и введите следующую формулу:

    Как видно теперь функция ДАТА использует значение из ячейки B1 и увеличивает номер месяца на 1 по отношению к предыдущей ячейки. В результате получаем 1 – число следующего месяца.

    Теперь скопируйте эту формулу из ячейки C1 в остальные заголовки столбцов диапазона D1:L1.

    Выделите диапазон ячеек B1:L1 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Формат ячеек» или просто нажмите комбинацию клавиш CTRL+1. В появившемся диалоговом окне, на вкладке «Число», в разделе «Числовые форматы:» выберите опцию «(все форматы)». В поле «Тип:» введите значение: МММ.ГГ (обязательно буквы в верхнем регистре). Благодаря этому мы получим укороченное отображение значения дат в заголовках регистра, что упростит визуальный анализ и сделает его более комфортным за счет лучшей читабельности.

    Обратите внимание! При наступлении января месяца (D1), формула автоматически меняет в дате год на следующий.

    Как выделить столбец цветом в Excel по условию

    Теперь необходимо выделить ячейки цветом, касающиеся текущего месяца. Благодаря этому мы с легкостью найдем столбец, в который нужно вводить актуальные данные в этом месяце. Для этого:

    1. Выделите диапазон ячеек B2:L15 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило». А в появившемся окне «Создание правила форматирования» выберите опцию: «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек»
    2. В поле ввода введите формулу:
    3. Щелкните на кнопку «Формат» и укажите на вкладке «Заливка» каким цветом будут выделены ячейки актуального месяца. Например – зеленый. После чего на всех окнах для подтверждения нажмите на кнопку «ОК».

    Столбец под соответствующим заголовком регистра автоматически подсвечивается зеленым цветом соответственно с нашими условиями:

    Как работает формула выделения столбца цветом по условию?

    Благодаря тому, что перед созданием правила условного форматирования мы охватили всю табличную часть для введения данных регистра, форматирование будет активно для каждой ячейки в этом диапазоне B2:L15. Смешанная ссылка в формуле B$1 (абсолютный адрес только для строк, а для столбцов – относительный) обусловливает, что формула будет всегда относиться к первой строке каждого столбца.

    Автоматическое выделение цветом столбца по условию текущего месяца

    Главное условие для заполнения цветом ячеек: если в диапазоне B1:L1 находиться та же дата, что и первого дня текущего месяца, тут же ячейки в целом столбце изменяют свой цвет на указанный в условном форматировании.

    Обратите внимание! В условиях этой формулы, для последнего аргумента функции ДАТА указано значение 1, так же, как и для формул в определении дат для заголовков столбцов регистра.

    В нашем случаи — это зеленая заливка ячеек. Если мы откроем наш регистр в следующем месяце, то уже ему соответствующий столбец будет выделен зеленым цветом в независимости от текущего дня.

    Табличная часть сформатирована, теперь заполним ее текстовым значением «заказ» в смешанном порядке клиентов для текущего и прошлых месяцев.

    Как выделить ячейки красным цветом по условию

    Теперь нам необходимо выделить красным цветом ячейки с номерами клиентов, которые на протяжении 3-х месяцев не совершили ни одного заказа. Для этого:

    1. Выделите диапазон ячеек A2:A15 (то есть список номеров клиентов) и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило». А в появившемся окне «Создание правила форматирования» выберите опцию: «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек»
    2. В этот раз в поле ввода введите формулу:
    3. Щелкните на кнопку «Формат» и укажите красный цвет на вкладке «Заливка». После чего на всех окнах нажмите «ОК».
    4. Заполоните ячейки текстовым значением «заказ» как на рисунке и посмотрите на результат:

    Номера клиентов подсвечиваются красным цветом, если в их строке нет значения «заказ» в последних трех ячейках к текущему месяцу (включительно).

    Анализ формулы для выделения цветом ячеек по условию:

    Сначала займемся средней частью нашей формулы. Функция СМЕЩ возвращает ссылку на диапазон смещенного по отношении к области базового диапазона определенной числом строк и столбцов. Возвращаемая ссылка может быть одной ячейкой или целым диапазоном ячеек. Дополнительно можно определить количество возвращаемых строк и столбцов. В нашем примере функция возвращает ссылку на диапазон ячеек для последних 3-х месяцев.

    Важная часть для нашего условия выделения цветом находиться в первом аргументе функции СМЕЩ. Он определяет, с какого месяца начать смещение. В данном примере – это ячейка D2, то есть начало года – январь. Естественно для остальных ячеек в столбце номер строки для базовой ячейки будет соответствовать номеру строки в котором она находиться. Следующие 2 аргумента функции СМЕЩ определяют на сколько строк и столбцов должно быть выполнено смещение. Так как вычисления для каждого клиента будем выполнять в той же строке, значение смещения для строк указываем –¬ 0.

    В тоже время для вычисления значения третьего аргумента (смещение по столбцам) используем вложенную формулу МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ()), Которая в соответствии с условиями возвращает номер текущего месяца в текущем году. От вычисленного формулой номера месяца отнимаем число 4, то есть в случаи Ноября получаем смещение на 8 столбцов. А, например, для Июня – только на 2 столбца.

    Последнее два аргумента для функции СМЕЩ определяют высоту (в количестве строк) и ширину (в количестве столбцов) возвращаемого диапазона. В нашем примере – это область ячеек с высотой на 1-ну строку и шириной на 4 столбца. Этот диапазон охватывает столбцы 3-х предыдущих месяцев и текущий.

    Первая функция в формуле СЧЕТЕСЛИ проверяет условия: сколько раз в возвращаемом диапазоне с помощью функции СМЕЩ встречается текстовое значение «заказ». Если функция возвращает значение 0 – значит от клиента с таким номером на протяжении 3-х месяцев не было ни одного заказа. А в соответствии с нашими условиями, ячейка с номером данного клиента выделяется красным цветом заливки.

    Если мы хотим регистрировать данные по клиентам, Excel идеально приспособлен для этой цели. С легкостью можно записывать в соответствующие категории число заказанных товаров, а также даты реализации транзакций. Проблема постепенно начинает возникать с ростом объема данных.

    Если их так много, что тратим несколько минут на поиск конкретной позиции регистра и анализ введенной информации. В таком случае стоит добавить в таблицу регистра механизмы, для автоматизации некоторых рабочих процессов пользователя. Что мы и сделали.

    В Microsoft Excel, при создании таблиц, очень удобно и наглядно помечать ячейки цветом. Но что делать, если нам понадобиться суммировать значения ячеек одного цвета? По умолчанию, данной функции в Excel до сих пор нет. Решить эту проблему можно написав макрос в Visual Basic.

    Для этого в Excel версии 2007-2013 переходим на вкладку Разработчик и нажимаем Visual Basic.

    Если такой вкладки нет, то включаем ее следующим образом: Файл/Параметры/Настройка ленты и ставим галочку напротив слова Разработчик.

    В открывшемся окне редактора нажимаем Insert/Module и копируем туда следующий текст:

    Public Function SumByColor(DataRange As Range, ColorSample As Range) As Double Dim Sum As Double Application.Volatile True For Each cell In DataRange If cell.Interior.Color = ColorSample.Interior.Color Then Sum = Sum + cell.Value End If Next cell SumByColor = Sum End Function

    Сохраняем изменения. Далее в Excel на вкладке Формулы выбираем пункт Вставить функцию. Необходимо выбрать категорию Определенные пользователем – тогда отобразится наша функция – SumByColor.

    У этой функции 2 аргументы:

    DataRange – диапазон ячеек с числами;

    ColorSample – ячейка, цвет которой является образцом для суммирования.

    Вот и все. Данная функция корректно работает на последних версиях Excel. Надеюсь, она пригодится Вам при составлении отчетов.

    Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Назовите способы выделения фрагментов текста word
  • Назначить фильтр в excel
  • Назовите различные способы работы с листами книги excel
  • Назначить сочетание клавиш для макроса word
  • Назовите параметры шрифта документа microsoft word