Назначение табличных процессоров microsoft excel

Табличный процессор
Excel
– самый популярный на сегодняшний день
табличный редактор. Он позволяет легко
оперировать с цифрами, обладает удобным
интерфейсом – это как компьютер
«общается» с пользователем, позволяет
строить различные графики, множество
диаграмм, которые способствуют более
полному способу представления информации
и усвоения материала.

Табличный процессор
обеспечивает работу с большими таблицами
чисел. При работе с табличным процессором
на экран выводится прямоугольная
таблица, в клетках которой могут
находиться числа, пояснительные тексты
и формулы для расчета значений в клетке
по имеющимся данным.

Табличный процессор
— программное средство для проектирования
электронных таблиц. Они позволяют не
только создавать таблицы, но и
автоматизировать обработку табличных
данных. С помощью электронных таблиц
можно выполнять различные экономические,
бухгалтерские и инженерные расчеты, а
также строить разного рода диаграммы,
проводить сложный экономический анализ,
моделировать и оптимизировать решение
различных хозяйственных ситуаций и т.
д.

Функции табличных
процессоров весьма разнообразны:

• создание и
  редактирование электронных таблиц;

• создание
  многотабличных документов;

• оформление и
  печать электронных таблиц;

• построение
  диаграмм, их модификация и решение
  экономических задач графическими
  методами;

• создание
  многотабличных документов, объединенных
  формулами;

• работа с электронными
  таблицами как с базами данных: сортировка
  таблиц, выборка данных по запросам;

• создание итоговых
  и сводных таблиц;

• использование
  при построении таблиц информации из
  внешних баз данных;

• создание слайд-шоу;

• решение
  оптимизационных задач;

• решение экономических
  задач типа “что – если” путем подбора
  параметров;

• разработка
  макрокоманд, настройка среды под
  потребности пользователя и т. д.

Наиболее популярными
электронными таблицами для персональных
компьютеров являются табличные процессоры
Microsoft
Excel,
Lotus
1-2-3, Quattro
Pro
и SuperCalc.
И если после своего появления в 1982 году
Lotus
1-2-3 был фактически эталоном для
разработчиков электронных таблиц, то
в настоящее время он утратил свои
лидирующие позиции. Результаты
тестирования продемонстрировали явное
преимущество Excel
по многим параметрам.

3. Классификация элементов объекта

MS
Excel
– одна из самых популярных сегодня
программ электронных таблиц. Ею пользуются
ученые и деловые люди бухгалтеры и
журналисты, с ее помощью ведут разнообразные
таблицы, списки и каталоги, составляют
финансовые и статистические отчеты,
подсчитывают состояние торгового
предприятия, обрабатывают результаты
научного эксперимента, ведут учет,
готовят презентационные материалы.
Возможности Excel
очень высоки. Обработка текста, управление
базами данных – программа настолько
мощна, что во многих случаях превосходит
специализированные программы-редакторы
или программы баз данных. Такое
многообразие функций может поначалу
запутать, чем заставить применять на
практике. Но по мере приобретения опыта
начинаешь по достоинству ценить то, что
границ возможностей Excel
тяжело достичь.

За многолетнюю
историю табличных расчётов с применением
персональных компьютеров требования
пользователей к подобным программам
существенно изменились. В начале основной
акцент в такой программе, как, например,
VisiCalc,
ставился на счётные функции. Сегодня
наряду с инженерными и бухгалтерскими
расчетами организация и графическое
изображение данных приобретают все
возрастающее значение. Кроме того,
многообразие функций, предлагаемое
такой расчетной и графической программой,
не должно осложнять работу пользователя.
Программы для Windows
создают для этого идеальные предпосылки.
В последнее время многие как раз перешли
на использование Windows
в качестве своей пользовательской
среды. Как следствие, многие фирмы,
создающие программное обеспечение,
начали предлагать большое количество
программ под Windows.

Программа Excel
обеспечивает
как легкость при обращении с данными,
так и их сохранность. Excel
позволяет
быстро выполнить работу для которой не
нужно затрачивать много бумаги и времени,
а также привлекать профессиональных
бухгалтеров и финансистов.

Данная программа
сумеет вычислить суммы по строкам и
столбцам таблиц, посчитать среднее
арифметическое, банковский процент или
дисперсию, здесь вообще можно использовать
множество стандартных функций: финансовых,
математических, логических, статистических.

У Excel
есть еще масса преимуществ. Это очень
гибкая система «растет» вместе с
вашими потребностями, меняет свой вид
и подстраивается под Вас. Основу Excel
составляет поле клеток и меню в верхней
части экрана. Кроме этого на экране
могут быть расположены до 10 панелей
инструментов с кнопками и другими
элементами управления. Вы можете не
только использовать стандартные панели
инструментов. но и создавать свои
собственные.

Рассмотрим основные
пункты меню Excel
7.0 При открытии или создании новой
рабочей книги в верхней части экрана
располагается основное меню Excel.
Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю
которые в свою очередь содержат пункты
меню или раскрывающиеся подменю второго
порядка.

Основное меню
имеет следующие подменю сгруппированные
по типам работы.

Файл — Подменю для
работы с файлами, их открытия закрытия
и сохранения.

Правка — Подменю
для работы с клетками таблицы.

Вид — Подменю для
изменения внешнего вида таблицы и
представления данных.

Вставка — Подменю
для добавления ячеек, строк, столбцов
и других элементов.

Формат — Подменю
для изменения вида представляемых
данных в таблице.

Сервис — Подменю
проверок и изменения настроек системы.

Данные — Подменю
обработки данных таблицы их сортировки
и группировки.

Окно — Подменю
изменения вида окна и переходов между
окнами.

? — Подменю помощи

Подробная
характеристика элементов объекта

Табличный процессор
Excel
фирмы Microsoft
предназначен для ввода хранения обсчета
и выдачи больших объемов данных в виде
удобном для анализа и восприятия
информации. Все данные хранятся и
обрабатываются в виде отдельных или
связанных таблиц. Одна или несколько
таблиц составляет «рабочую книгу»,
в этом случае таблицы называются рабочими
листами этой книги. Листы можно удалять
добавлять или перемещать из одной
рабочей книги в другую. Физически на
диске сохраняется вся книга в виде
отдельного файла с расширением «xls».

Так как Excel
– табличный редактор, то и основную
информацию я буду отображать в таблицах.
Файл:

Создать	Создать новую рабочую книгу.
Открыть	Открыть существующую рабочую книгу.
Закрыть	Закрыть рабочую книгу.
Сохранить	Сохранить изменения в файле на диске.
Сохранить как	Сохранить рабочую книгу под новым именем.
Сохранить рабочую область	Сохранить измененные документы и состояние рабочей области.
Свойства	Вывод сведений о данном документе
Доступ	Совместное использование одного документа несколькими пользователями
Параметры страницы	Изменение параметров страницы для документа
Область печати — Задать — Убрать	Определение области листа для распечатки Удаление определения
Предварительный просмотр	Просмотр документа перед печатью
Печать	Вывод документа или его части на печать
1 2 3 4	Список последних файлов которые вы открывали. Можно повторно открыть указанный в списке файл.
Выход	Выход из программы Excel

Правка:

Отменить	Отменить последнее произведенное действие
Повторить	Вернуть отмененное действие
Вырезать	Вырезать выделенный обьект в буфер
Копировать	Скопировать выделенный обьект в буфер
Вставить	Вставить обьект из буфера
Специальная вставка	Позволяет выбрать, что вставлять данные или формулы
Заполнить — Вниз — Вправо — Вверх — Влево…	Заполнить выделенный интервал значениями расположенными в первой ячейке. Или скопировать формулу из первой ячейки со сменой ее аргументов для каждой строки или столбца.
Очистить — Все — Форматы — Содержимое — Примечания	Очистка Всего содержимого ячеек Форматов данных в ячейках Формул или значений ячеек Примечаний к ячейкам
Удалить	Удалить строку, столбец или ячейки
Удалить лист	Удаление рабочего листа
Переместить/скопировать	Перемещение или копирование выделенных листов по книге или в другую книгу
Найти	Поиск текста в выделенных ячейках
Заменить	Поиск текста и замена его новым текстом
Перейти	Быстрый переход на ячейку или область

Вид:

Строка формул	Показать или скрыть панель формул
Строка состояния	Показать или скрыть строку состояния
Панели инструментов	Выбрать стандартные панели инструментов
Во весь экран	Вывести на экран только таблицу и Основное меню
Масштаб	Изменение масштаба таблицы от 10% до 400%
Диспетчер отчетов	Печатать или определить вид отчета
Диспетчер видов	Определить поименованный Вид

Вставка:

Ячейки	Вставить новую ячейку
Строка	Вставить новую строку.
Столбец	Вставить новый столбец.
Лист	Вставить новый рабочий лист.
Диаграмма — На этом листе — На новом листе	Вставить вновь создаваемую диаграмму.
Макрос — Модуль — Диалоговое окно — Макрос MSExcel4.0	Создание нового программного модуля. Вставка в книгу нового листа диалога. Вставка в книгу нового листа макросов
Разрыв страницы	Вставить символ обозначающий переход на новую страницу при печати.
Функция	Вызов мастера функций для создания или редактирования существующей в клетке функции.
Имя — Присвоить — Вставить — Создать — Применить	Присвоение или удаление имени выделенному интервалу Вставить имя из листа существующих имен в формулу. Создать автоматически имя выделенному интервалу. Замена ссылок в формуле на имена.
Примечание	Создание, редактирование и удаление примечания

Рисунок	Вставка рисунка из внешнего файла
Объект	Одного из объектов стандартизированных Microsoft

Формат

Ячейки	Изменение шрифта, границ и других параметров ячейки
Строка — Высота — Автоподбор высоты — Скрыть — Показать	Изменение параметров строки Скрыть строку из вида Сделать видимой скрытую строку
Столбец — Ширина — Автоподбор ширины — Стандартная ширина — Скрыть — Показать	Изменение параметров столбца Скрыть столбец из виду Сделать видимым скрытый столбец
Лист — Переименовать — Скрыть — Показать — Подложка	Переименовать рабочий лист Скрыть рабочий лист Показать скрытый рабочий лист Изменить фон рабочего листа
Автоформат	Автоматическое форматирование рабочего листа
Стиль	Выбор стиля для форматирования листа
Размещение — На передний план — На задний план — Сгруппировать	Размещение видимых объектов

Сервис:

Орфография	Проверка орфографии
Зависимости — Влияющие ячейки — Зависимые ячейки — Источник ошибки — Убрать все стрелки — Панель зависимостей	Показать зависимости при помощи стрелок Показать стрелками ячейки которые влияют на результат Показать ячейки, чей результат зависит от данной ячейки Указать источник ошибки для данной ячейки Удалить все указатели Вывод панели трассировки зависимостей
Автозамена	Добавление или удаление списка элементов автозамены
Подбор параметра	Решение задачи с одним параметром
Сценарии	Создание и проверка условных сценариев
Поиск решения	Поиск решения по заданной модели
Защита — Защитить лист — Защитить книгу	Защитить рабочий лист от изменений Защитить от изменений всю книгу
Надстройки	Добавить удалить необходимые шаблоны и мастера
Макрос Запись макроса Назначить макрос	Работа по созданию, записи и назначению клавишам макросов.
Параметры	Изменение и установка параметров системы

Данные:

Сортировка	Сортировка выделенных ячеек
Фильтр — Автофильтр — Показать все — Расширенный фильтр	Отбор записей с помощью раскрывающихся списков Показать все записи Отбор записей с указанием условий в отдельном диапазоне
Форма	Поиск, изменение и удаление записей базы данных
Итоги	Добавление итогов к списку
Таблица подстановки	Создание в выделенном диапазоне таблицы подстановки значений в формулу
Текст по столбцам	Разбор текста в выделенном диапазоне по столбцам
Мастер шаблонов	Средство создания шаблонов документов
Консолидация	Объединение диапазонов в указанный диапазон
Структура — Скрыть детали — Показать детали — Сгруппировать — Разгруппировать — Автоструктура — Удалить структуры — Параметры	Подменю по созданию, изменению и удалению параметров структуры документа
Сводная таблица	Создание и изменение сводной таблицы
Поле сводной таблицы	Установка свойств поля сводной таблицы
Обновить данные	Обновление сводной таблицы
Получить внешние данные	Вставка данных из внешнего источника

Окно:

Новое	Открыть новое окно
Расположить	Изменение расположения окон
Скрыть	Убрать с экрана текущее окно
Показать	Показать скрытые окна
Закрепить области	Строки выше и столбцы левее курсора больше не прокручиваются.
1 Активное окно 2 Активное окно	Перейти в одно из открытых окон

?

Вызов справки	Справочная система с подробным описанием всех функциональных возможностей.
О программе	Данные о версии, номере продукта и параметрах системы.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Конспект урока на тему: 
Табличный процессор Microsoft Excel.
Назначение и интерфейс

План
урока:

Конспект
урока:

Современные
технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость
представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого
представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны
относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие
объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных
работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные
таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное
обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных,
представимых в табличной форме.

Электронная
таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое
количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или
логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все
результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные
таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством
моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно
следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения
задачи выбрать наиболее приемлемый.

При работе
с табличными процессорами создаются документы, которые также называют
электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать
на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Таблица – форма
организации данных по строкам и столбцам. 
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы. 
Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки
электронных таблиц. 

Электронная
таблица – самая распространенная и мощная технология
для профессиональной работы с данными. В ячейках таблицы могут быть записаны
данные различных типов: текст, даты, числа, формулы и др. Главное достоинство
электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех
данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого
компонента таблицы.

Табличный процессор MS Excel позволяет: 

1.   
Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные
вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;

2.   
Осуществлять численное исследование (Что будет, если? Как сделать,
чтобы?);

3.   
Проводить статистический анализ;

4.   
Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку,
фильтрацию (отбор) и анализ данных;

5.   
Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их
невидимыми;

6.   
Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков;

7.   
Вводить и редактировать тексты;

8.   
Осуществлять обмен данными с другими программами, например,
вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях;

9.   
Осуществлять многотабличные связи.

Основные объекты табличного процессора MS Excel:

·        
Ячейка – минимальный объект табличного
процессора;

·        
Строка – горизонтальный набор
ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;

·        
Столбец – вертикальны набор ячеек,
заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;

·        

Адрес ячейки –
определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);

·        
Указатель ячейки – рамка;

·        
Активная ячейка –
выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

·        
Смежные ячейки – ячейки
расположенные последовательно;

·        
Диапазон (блок) ячеек –
выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

·        
Адрес диапазона (блока) ячеек —
определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных
двоеточием (:), B2: C7 →
B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

·        
Книга – документ электронной
таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;

·        
Лист – рабочее поле, состоящее
из ячеек.

При работе
с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать,
изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на
принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и
редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое
клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру
таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим
управления вычислениями. Все
вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и
первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном
порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще
не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор,
пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При
каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, —
выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров
существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица
пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим
отображения формул задает индикацию
содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране
отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический
режим дает возможность отображать числовую
информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать
электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной,
административной и научной деятельности.

В современных табличных
процессорах, например, в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно
использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении
обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке
данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже
элементы списков учитываются при организации данных:

•  столбцы списков становятся полями базы данных;

 
•  заголовки столбцов становятся именами полей базы данных; 
•  каждая строка списка преобразуется в запись данных.

«Типы
данных в ячейках электронной таблицы. 
Правила записи арифметических операций»

Ячейки рабочего листа электронной
таблицы могут содержать:

·        
исходные или первичные данные – константы;

·        
производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или
функций.

Данные в ячейках таблицы
могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Текст –
последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Числа могут
включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые
скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.

Дата и
время вводятся
в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.

Формулой в
электронной таблице называют алгебраические и логические выражения. Формулы
всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре.
Например: =А5*2/В1

Функция представляет
собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать
конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе
формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2)

Аргументами функции
могут быть: числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие
функции; логические значения и др.

MS Excel содержит более 400
встроенных функций. Имена функций можно набирать в любом регистре – верхнем или
нижнем. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер
функций.

В формулах
используются следующие знаки арифметических операций:

сложение +

вычитание –

умножение *

деление /

возведение в степень ^

Для изменения порядка
арифметических действий используются круглые скобки.

«Форматирование
элементов таблицы.
Формат числа»

Форматированием называется
изменение внешнего оформления таблиц и данных в них.

Важно! Excel различает
форматирование всей ячейки и форматирование содержимого ячейки.

К форматированию ячеек относится: изменение шрифта
содержимого ячеек, выравнивание данных в ячейках, представление чисел в разных
форматах, оформление границ ячеек, и т.д. Для того чтобы изменить
формат ячейки необходимо
щелкнуть на ней и выполнить команду Формат—Ячейки.
Появившееся диалоговое окно Формат Ячеек, позволит изменить формат
всей ячейки.

Для выравнивания данных следует:

·        
щелкнуть на форматируемой ячейке или выделить диапазон ячеек,
содержащих выравниваемый текст;

·        
выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Выравнивание установить опцию Переносить по словам, которая
позволяет располагать текст одной ячейки в несколько строк.

Для оформления предварительно выделенных ячеек с
помощью рамок следует
выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Границаследует выбрать тип линии для
рамки, а затем щелкнуть на кнопке с нужным видом рамки. (Возможно поочередное
назначение нескольких видов рамок).

Для назначения цветного
фона предварительно
выделенным ячейкам необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Видвыбрать цвет фона ячеек и нажать
кнопку ОК.

Для изменения шрифта
предварительно выделенного текста
или числа, находящихся в нескольких ячейках, необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Шрифт следует указать тип шрифта
(Arial, Times New Roman и т. д.), начертание (жирный, курсив, подчеркнутый),
размер шрифта, цвет и т.д.

Для изменения формата
чисел, находящихся в выделенном диапазоне ячеек необходимо
выполнить команду Формат—Ячейки. С помощью закладки Число можно установить один из
следующих форматов чисел: денежный, процентный, дата, текстовый и т.д.

«Ошибки
в формулах в Microsoft Excel»

При проведении расчетов в
электронной таблице Microsoft Excel иногда в ячейках вместо ожидаемых значений
выводятся различные «непонятные» результаты. Сегодня мы попытаемся сделать их
для нас понятными.

Ячейки
заполнены знаками # # # # # # # # # #

Ячейка может заполняться
набором символов «решетки» (#) по одной из следующих причин:

1.   
ширина столбца недостаточна для размещения численного значения,
для которого установлен формат Числовой, Денежный или Финансовый. Такая ситуация
встречается, например, в ячейке, в которую скопирована формула из другой
ячейки, для которой был установлен один из перечисленных форматов. Для
исправления ошибки необходимо либо расширить ячейку, либо изменить формат
представления данных в ней;

2.   
ячейка содержит формулу, возвращающую некорректную дату или время.
Excel, например, не поддерживает даты до 1900 года  или отрицательные
значения времени. Увеличение ширины ячейки данную ошибку не исправляет.

Ошибка #ДЕЛ/0!

О
том, что делить на ноль нельзя, знают даже учащиеся начальных классов. Но тем
не менее такая ситуация в Excel встречается довольно часто. Например, на листе,
подготовленном для решения линейного уравнения вида ax + b = 0:

— формула в ячейке B4, имеющая вид =–B3/B2,
вернет значение ошибки #ДЕЛ/0! в ситуации, когда значение коэффициента а в ячейке B2 еще не задано. Для
исключения вывода ошибки можно воспользоваться функцией ЕСЛИ, которая проверяет
наличие «неправильного» значения в ячейке B2:
=ЕСЛИ(B2=0; ««; –B3/B2) 
Данная формула выводит «пустое» значение (««),
если ячейка пустая или содержит 0; в противном случае выводится вычисленное
значение корня уравнения.
Другое решение заключается в использовании
функции ЕСЛИ для проверки существования любой ошибки. Следующая формула также
отображает «пустое» значение в случае получения ошибки любого типа:
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(–B3/B2); ««; –B3/B2) 
С особенностями функции ЕОШИБКА ознакомьтесь
самостоятельно.

Ошибка
Имя? 

Как известно, в Excel можно использовать в формулах не только адреса отдельных
ячеек или диапазонов, но и их имена. Это облегчает понимание формул. Например,
вы согласитесь, что формула нахождения корня линейного уравнения, оформленная в
виде:
=ЕСЛИ(a=0; ««; –b/a)
— где a и b — имена ячеек, в которых задаются значения коэффициентов уравнения a и b соответственно, выглядит гораздо
понятнее приведенного ранее варианта.

Ошибка Имя? возникает в следующих случаях:

1.   
формула содержит неопределенное имя ячейки или диапазона. Здесь же
следует отметить одну особенность Excel. Если удалить имя какой-то ячейки или
какого-то диапазона, используемое в формуле, то в самой формуле оно останется
(казалось бы, Excel мог бы преобразовать имена в ссылки на соответствующие
ячейки, однако этого почему-то не происходит);

2.   
формула содержит текст, который Excel интерпретирует как
неопределенное имя. Например, ошибка в написании имени функции приводит к
отображению ошибки Имя?.

Ошибка #Знач!

Ошибка весьма
распространена и встречается, как правило, в следующих ситуациях.

1.    Формула
пытается провести операцию, используя некорректные данные (например, пытается
сложить число и текстовое значение). Если на листе в ячейке B7 (см. фрагмент
листа ниже) была записана формула =B3+B4+B5+B6, которая затем была распространена
(скопирована) на ячейки C7 и D7, то для приведенных исходных данных в ячейке
будет выведен результат #Знач! (ясно, что складывать числа и текст нельзя).

Использование функции СУММ позволит найти сумму числовых значений в диапазоне,
в котором имеются и текстовые значения: =СУММ(D3:D6). Это означает, что в
ячейке B7 можно записать формулу =СУММ(B3:B6) и распространить (скопировать) ее
на ячейки C7 и D7.

2.   
В качестве аргументов функции использованы данные
несоответствующего типа (например, в функции ЕСЛИ вместо условия использовано
число или текст).

3.   
В качестве аргумента функции используется диапазон, тогда как
аргументом должна быть отдельная ячейка. Пример ошибочного оформления: =КОРЕНЬ
(A3:A6).

Ошибка
#Число!

Ошибка #Число! возникает в одном из двух случаев:

1) для функции,
использующей числовой аргумент, задан аргумент другого типа. Пример ошибочного
оформления: =КОРЕНЬ(И3);
2) формула содержит слишком большое или слишком маленькое значение. Excel
поддерживает величины в пределах от 1Е-307 до 1Е307 (от 10-307 до 10307).

Ошибка
#Ссылка!

Ошибка #Ссылка! возникает в
случае использования формулой ошибочной ссылки на ячейку. Данная ошибка может
встречаться в следующих ситуациях.

1.   
1. Ячейка, на которую ссылалась формула, была удалена. Например,
следующая формула отображает ошибку #Число!, если удалена строка 20, столбец A
или столбец B:
=A20/B20

2.   
Формула скопирована в новое место, где относительные ссылки на
ячейки становятся недействительными. Например, если формулу =A1–1 в ячейке A2
скопировать в ячейку A1, формула вернет ошибку #Число!, так как в ней будет
присутствовать ссылка на несуществующую ячейку.

3.   
Содержимое ячейки с формулой было вырезано (командой Правка — Вырезать) и затем
вставлено в ячейку, на которую ссылается формула.

В заключение заметим, что в случаях, когда результатом формулы является ошибка
любого из рассмотренных типов, а ширина столбца недостаточна для размещения
соответствующего сообщения, ячейка заполняется знаками «#».

01.12.2008

Используемая
литература:

1.   
Макарова Н.В. Программа по информатике (системно-информационная
концепция). К комплекту учебников по информатике 5-11 класс. Санкт-Петербург:
Питер.2000г.

2.   
Информатика. 5-11 класс. /Под ред. Н.В. Макаровой. – СПб.: Питер,
2001

3.   
Коляда М.Г. Окно в удивительный мир информатики. ИКФ
«Сталкер»,1997

4.   
Шафрин Ю.А. Основы компьютерной технологии. Учебное пособие для 7
– 11 классов по курсу «Информатика и вычислительная техника» — Москва: ABF,1996

5.   
Ефимова О.В., Моисеева М.В., Ю.А. Шафрин Практикум по компьютерной
технологии. Примеры и упражнения. Пособие по курсу «Информатика и
вычислительная техника» — Москва: ABF,1997

6.   
Горячев А., Шафрин Ю. Практикум по информационным технологиям. М.:
Лаборатория базовых знаний, 2001

7.   
Семакин И.Г., Шеина Т.Ю. Преподавание курса информатики в средней школе.
М.: Лаборатория базовых знаний, 2002

8.   
Симонович С.В., Евсеев Г.А. Практическая информатика. Учебное
пособие для средней школы. Универсальный курс. – Москва: АСТ-ПРЕСС:
Информ-Пресс, 1998

9.   
Симонович С.В. Компьютер в вашей школе. М.: АСТ-ПРЕСС: Информком-Пресс,
2001

10. 
Симонович С.В., Евсеев Г.А. Занимательный компьютер. Книга для
детей, учителей и родителей. Москва: АСТ-ПРЕСС: Информком-Пресс, 2002

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.

С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.

В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.

С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.

MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.

Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.

Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:

«Назначение и возможности Microsoft Excel» 👇

• ввод и редактирование данных;
• форматирование таблиц;
• автоматизация вычислений;
• представление результатов в виде диаграмм и графиков;
• моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.

Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.

К основным возможностям электронных таблиц относят:

• автоматизацию всех итоговых вычислений;
• выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
• возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
• возможность обработки результатов эксперимента;
• возможность табулирования функций и формул;
• подготовка табличных документов;
• выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
• возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.

Расширенные возможности MS Excel 2013

Рассмотрим более подробно внесенные изменения:

• Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
• При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
• Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
• Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
• Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.

Области применения электронных таблиц

Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.

Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.

Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:

• бухгалтерский и банковский учет;
• планирование и распределение ресурсов;
• проектно-сметные работы;
• инженерно-технические расчеты;
• бработка больших массивов информации;
• исследование динамических процессов;
• сфера бизнеса и предпринимательства.

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

• режим готовности;
• режим ввода данных;
• командный режим;
• режим редактирования.

  

  При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

• возведение в степень (знак ^)
• процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.

Урок – презентация на тему:

« MS Excel : основы работы»

Основы работы с табличным процессором

• Назначение и области применения табличных процессоров
• История и тенденции развития
• Основные понятия
• Знакомство с табличным процессором MS Excel
• Запуск MS Excel
• Знакомство с экраном MS Excel
• Стандартная панель и панель форматирования
• Другие элементы окна Microsoft Excel
• Работа с листами и книгами

Назначение и области применения табличных процессоров

Практически в любой области деятельности человека, особенно при решении планово-экономических задач, бухгалтерском и банковском учете и т.п. возникает необходимость представлять данные в виде таблиц.

Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме.

Табличные процессоры обеспечивают:

• ввод, хранение и корректировка данных;
• оформление и печать электронных таблиц;
• дружественный интерфейс и т.д.

Современные табличные процессоры реализуют целый ряд дополнительных функций:

• возможность работы в локальной сети;
• возможность работы с трехмерной организацией электронных таблиц;
• разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

История и тенденции развития

Идея создания таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина в1979г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc .

Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. И становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств.

Следующий шаг – появление в 1987г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации.

Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны работать вы широком круге экономических и других приложений и могут удовлетворить практически любого пользователя.

Основные понятия

Электронная таблица – автоматизированный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой находятся либо данные, либо результаты расчета по формулам.

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита.

Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.

Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка.

Ссылка – указание адреса ячейки.

Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки, столбца, а также последовательности строк и столбцов.

Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие или две точки подряд.

Знакомство с табличным процессором MS Excel

Табличный процессор MS Excel используется для обработки данных.

Обработка включает в себя:

• проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функции и формул;
• исследование влияния различных факторов на данные;
• решение задач оптимизации;
• получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
• построение графиков и диаграмм;
• статистический анализ данных.

Запуск MS Excel

При запуске MS Excel на экране появляется рабочая книга «Книга 1» содержащая 16 рабочих листов.

Каждый лист представляет собой таблицу.

В этих таблицах вы можете хранить данные с которыми будете работать.

Способы з апуска MS Excel

1) Пуск — программы – Microsoft Office – Microsoft Excel.

2) В главном меню нажмите мышью на «Создать документ» Microsoft Office , а на панели Microsoft Office – пиктограмму «Создать документ».

На экране появляется окно диалога «Создание документа». Для запуска MS Excel дважды нажмите мышью пиктограмму «Новая книга»

3) Двойной щелчок левой кнопкой мыши по ярлыку с программой.

Экран MS Excel

Строка заголовка

Панель стандартная

Строка основного меню

Панель форматирования

Заголовки столбцов

Заголовки строк

Полосы прокрутки

Строка состояния

Экран MS Excel

Кнопки ввода,

отмены и

мастера функций

Строка формул

Поле имени

Ярлычок листа

Маркер разбиения ярлычков

Кнопки прокрутки ярлычков

Панели инструментов

Панели инструментов можно расположить друг за другом в одной строке. Например, при первом запуске приложения Microsoft Office панель инструментов Стандартная располагается рядом с панелью инструментов Форматирования .

При размещении в одной строке нескольких панелей инструментов может не хватать места для отображения всех кнопок. В этом случае отображаются наиболее часто используемые кнопки.

Панель Форматирования

Стандартная панель

Стандартная панель

Панель форматирования

служит для выполнение таких операций как : сохранение, открытие, создание нового документа и т.д .

служит для работы с текстом например выравнивание по центру, по правому и по левому краю, для изменения шрифта и стиля написания текста.

Строка основного меню

Она включает в себя несколько пунктов меню:

файл – для открытия, сохранения, закрытия, печати документов и т.д.;

правка – служит для отмены ввода, повторного ввода, вырезания копирования документов или отдельных предложений;

вид – служит для вывода на экран разных панелей, а так же разметки страниц, вывода области задач и т.д.;

вставка – служит для вставки столбцов, строк , диаграмм и т.д.;

формат – служит для форматирования текста;

сервис – служит для проверки орфографии, защиты, настроек и т.д.;

данные – служит для сортировки, фильтра, проверки данных и т.д.;

окно – служит для работы с окном; справка для показа справки о документе или самой программе.

Заголовки столбцов

Заголовки строк

Полосы прокрутки

Строка состояния

Заголовки строк и столбцов необходимы для поиска нужной ячейки.

Строка состояния показывает состояния документа.

Полосы прокрутки служат для прокрутки документа вверх – вниз, вправо – влево.

Кнопки ввода,

отмены и

мастера функций

Строка формул

Поле имени

Ярлычок листа

Маркер разбиения ярлычков

Кнопки прокрутки ярлычков

Строка формул используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах.

Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выводится имя ячейки или интервала ячеек.

Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги.

Работа с листами и книгами

• Создание новой рабочей книги (меню файл – создать или через кнопку на стандартной панели инструментов ).
• Сохранение рабочей книги (меню файл – сохранить).
• Открытие имеющейся книги (меню файл – открыть).
• Защита книги (листа) паролем (команда «защита» из меню сервис).
• Переименование листа (двойной щелчок по названию листа).
• Задание цвета ярлыка листа.
• Сортировка листов (меню данные – сортировка).
• Вставка новых листов (вставка – лист)
• Вставка новых строк (выделить строку и щелкнуть правой кнопкой – добавить).
• Изменение количества листов в книге (меню «сервис», команда «параметры», установить переключатель в поле «листов в новой книге»).

Итоговый слайд

• Основы работы с табличным процессором
• Назначение и области применения табличных процессоров
• История и тенденции развития
• Основные понятия
• Знакомство с табличным процессором MS Excel
• Запуск MS Excel
• Способы запуска MS Excel
• Экран MS Excel
• Панели инструментов
• Строка основного меню
• Работа с листами и книгами