Назначение списка в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
таблице Excel
. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав

Ctrl+T

.
Примечания:
- Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
  добавлении или удалении элементов из списка
  , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.
- Сейчас самое время
  отсортировать данные в диапазоне или таблице
  в раскрывающемся списке.
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
Перейдите на вкладку
данных

на ленте, затем

в проверку данных

.

Примечание:
Если вы не можете щелкнуть

проверку данных

, возможно, рабочий лист защищен или общедоступен.
Разблокируйте определенные области защищенной книги
или прекратите совместное использование листа, а затем повторите шаг 3.
На вкладке

Параметры

в поле

Разрешить

щелкните

Список

.
Щелкните поле

Источник

и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок

Игнорировать пустые

ячейки.
Установите флажок

Список допустимых значений
Откройте вкладку

Сообщение для ввода.
- Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Отображать подсказку, если ячейка является текущей
  
  и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Откройте вкладку

Сообщение об ошибке.
- Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Выводить сообщение об ошибке,
  
  выберите параметр в поле
  
  Вид
  
  и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Не знаете, какой параметр выбрать в поле

Вид

?
- Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
  
  Сведения
  
  или Предупреждение. Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком
  
  , а если «Предупреждение» — со значком
  
  .
- Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
  
  Остановка
  
  .
  
  Примечание:
  Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных.
Скачать примеры проверки данных Excel
.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
На вкладке

Данные

в группе

Инструменты

щелкните

Проверка данных

или

Проверить

.

Примечание:
Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье
Защита книги
.
Откройте вкладку

Параметры

и во всплывающем меню

Разрешить

щелкните

пункт Список

.
Щелкните поле

Источник

и выделите на листе список допустимых элементов.

Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.
Нажмите клавишу ВВОД или кнопку

Развернуть

, чтобы развернуть диалоговое окно, а затем щелкните

ОК

.
Советы:
- Значения также можно ввести непосредственно в поле
  
  Источник
  
  через запятую.
- Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле
  
  Источник
- Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке
  
  Данные
  
  щелкните
  
  Проверка данных
  
  или
  
  Проверить
  
  , а затем щелкните
  
  Сообщение об ошибке
  
  .

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
таблице Excel
.
Примечания:
- Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
  добавлении или удалении элементов из списка
  , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.
- Теперь следует
  отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться
  в раскрывающемся списке.
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
Откройте вкладку

Данные

на ленте и щелкните кнопку

Проверка данных

.
На вкладке

Параметры

в поле

Разрешить

щелкните

Список

.
Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле

Источник

и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле

Источник

через запятую. Например:

Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок

Игнорировать пустые

ячейки.
Установите флажок

Список допустимых значений
Откройте вкладку

Сообщение для ввода.
- Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Показывать сообщения
  
  и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Откройте вкладку

Сообщение об ошибке.
- Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Показывать оповещения
  
  , выберите параметр в поле
  
  Тип
  
  , и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Щелкните

ОК

.

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, рекомендуется проверить,
изменяется ли ширина столбцов и высота строк
при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью
Удаление раскрывающегося списка
.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка

Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими

Общие сведения о таблицах Excel

Применение проверки данных к ячейкам

Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа

Нужна дополнительная помощь?

Источник

#Руководства

14 апр 2022
0

Упрощаем заполнение таблицы повторяющимися данными.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.

Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.

Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.

Таблицу легко заполнить с помощью выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.

Данные для создания выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.

Можно выделить весь столбец. Если слишком много строк, можно выделить несколько ячеек: потом растянете выпадающий список до конца
Скриншот: Skillbox Media

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».

Кнопка находится здесь
Скриншот: Skillbox Media

Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».

Выбираем «Список» в проверке данных
Скриншот: Skillbox Media

Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.

Если не поставите курсор, изменения не сохранятся
Скриншот: Skillbox Media

На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.

Выделяем ячейки, которые должны попасть в выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.

Потом можно будет изменить список — например, добавить ещё один вариант характеристики
Скриншот: Skillbox Media

Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.

Нажимаем на стрелочку, потом выбираем нужное значение
Скриншот: Skillbox Media

Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.

Процесс заполнения таблицы через выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».

Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.

Таблица полностью заполнена с помощью выпадающих списков
Скриншот: Skillbox Media

Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:

Очистим значения последней заполненной строки таблицы. Это нужно, чтобы протянулись пустые ячейки с выпадающими списками, а не уже выбранные значения.
Выделим одновременно три столбца и в правом нижнем углу крайнего столбца найдём значок плюса.
Захватим его и растянем вниз на все автомобили, добавленные в таблицу.

Так можно растянуть выпадающий список до конца таблицы, даже если сначала он был в нескольких ячейках
Скриншот: Skillbox Media

Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.

Интересные методы, которые пригодятся менеджерам

«Рыбьи кости» Исикавы для поиска настоящих причин проблем в бизнесе
PEST-анализ для предсказания будущего компании
Матрица БКГ: определяем, в какой проект стоит инвестировать, а в какой — нет
SWOT-анализ: ищем возможности для развития и предстоящие проблемы
«Съешь лягушку»: метод для управления временем

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Источник

3. На третьем шаге укажем заголовки осей X и Y. Во	Таблица 2.5.11
вкладке «Легенда» уберем флажок «Добавить легенду», так

как она не несет в данном случае полезной информации		x		y
	-3		6
(линия на диаграмме одна).						-2		1
4. Разместим диаграмму на имеющемся листе.				-1		-2
Полученный результат изображен на рис. 2.5.20 (верх-		0		-3
	1		-2
ний график). График имеет несколько недостатков.
				2		1
Во-первых, координаты точек не соответствуют изо-		3		6
бражению на диаграмме. Следует вызвать на оси Х контек-
стное меню: Формат оси Шкала и отключить флажок «Пересечение с осью
Y(значений) между категориями».
Во-вторых, мы привыкли, что оси Х и
Y пересекаются в точке (0;0). Для переме-		8
щения оси Y в нужную точку опять вызо-		6
	4
вем на оси Х контекстное меню: Формат
y	2
оси Шкала. В поле «Пересечение с осью		0
Y(значений) в категории номер» укажем		-2	-3	-2	-1	0	1	2	3
порядковый номер точки в таблице, у кото-		-4
рой координата х=0 (если такая есть). В						x
нашем примере это четвертая точка.
Заголовки осей Х и Y перенесем соот-					8	у
ветственно вправо от оси абсцисс и вверх
				6
от оси ординат. Перевернем заголовок оси
				4
Y, вызвав на нем контекстное меню: Фор-
				2
мат названия оси Выравнивание, изменим
				0				х
направление надписи.
-3		-2	-1	-2 0	1		2	3
График с внесенными изменениями					-4
изображен в нижней части рис. 2.5.20.

Чтобы указанные затруднения не воз-
никали, можно выбрать тип «Точечная диа-	Рис. 2.5.20. Результат построения
грамма».
и форматирования графика

Список, или табличная база данных – один из способов организации данных на рабочем листе. В списке все строки (за исключением заголовков) имеют одинаковую структуру, а столбцы содержат однотипные данные. Например, перечень клиентов с номерами их телефонов, база данных по счетам-фактурам – это списки.

Строки списка называют записями, а столбцы – полями. Заголовки столбцов являются именами полей базы данных.

Рекомендации по созданию списков:

Не рекомендуется помещать на рабочий лист более одного списка.

Список нужно отделять от других данных рабочего листа хотя бы одним незаполненным столбцом и одной незаполненной строкой. Это поможет Excel автоматически выделить список при сортировке, фильтрации или вставке автоматических итогов.

Не рекомендуется помещать другие важные данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты при фильтрации списка.

Не рекомендуется вводить дополнительные пробелы в начале ячейки, т.к. они влияют на сортировку.

Рекомендуется использовать один формат для всех ячеек столбца.

Для работы со списками Eхcel предоставляет дополнительные возможности, неприменимые в других типах таблиц. Они реализованы в меню Данные.

Разделение окна

При работе с большими списками могут возникнуть неудобства, связанные с тем, что таблица выходит за границы экрана. В этом случае можно разделить экран на области. Например, можно сделать так, чтобы на экране постоянно были видны заголовки столбцов таблицы и первый столбец. Для этого воспользуемся пунктом меню Окно Разделить, перенесем мышью разделительные линии на другое место. Окно разделится на четыре области. У каждой области появятся свои вертикальные и горизонтальные полосы прокрутки. Затем дадим команду Окно закрепить области. Чтобы снять разделение, следует воспользоваться командами: снять закрепление областей, снять разделение.

Разделительные линии можно также установить, пользуясь разделителями

над вертикальной и справа от горизонтальной полос прокрутки – . Перетаскивая их мышью, можно разделить окно по вертикали и/или по горизонтали. Убрать линии можно двойным щелчком мыши.

Сортировка

Для сортировки списка активной должна быть любая ячейка внутри этого списка. Затем выбираем пункт меню Данные Сортировка. Диалоговое окно сортировки предоставляет возможности сортировки списка по данным трех столбцов по возрастанию или убыванию (сначала производится сортировка по первому полю, затем среди записей с одинаковыми данными в первом поле производится сортировка по второму полю и т.д.).

При выделении некоторого диапазона ячеек перед вызовом команды сортировки программа сделает запрос: автоматически расширить диапазон или сортировать в пределах указанного выделения. При выборе второго варианта будет нарушен порядок в записях списка. Как правило, следует выбирать вариант автоматического расширения диапазона, чтобы строки таблицы перемещались целиком.

Если требуется отсортировать список по одному столбцу, достаточно сделать текущей любую ячейку в этом столбце и воспользоваться кнопками сортировки на панели инструментов – .

Рис. 2.5.21. Сортировка и фильтрация списков

Фильтрация данных

Автофильтр

Фильтры позволяют показать в таблице только нужные данные, а ненужные

– скрыть.

При включении фильтра (Данные Автофильтр) в заголовках полей списка появляются кнопки раскрывающегося списка, с помощью которых задаются условия отбора (не следует предварительно выделять столбцы, достаточно сделать текущей любую ячейку внутри списка). После фильтрации MS Excel выводит на экран только те строки, которые содержат определенные значения или удовлетворяют некоторому набору условий поиска, называемых критериями.

Варианты указания критериев отбора:

«Первые 10» – позволяет оставить заданное число (1-500) строк с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца.

Пункт «Условие» дает возможность задать простое или составное условие отбора. При задании составного условия используется оператор «И», если необходимо выбрать строки, в которых одновременно выполняются оба простых условия. Оператор «ИЛИ» используется, если достаточно, чтобы в строке выполнялось одно из двух условий.

Например, если будет задано условие, представленное на рис. 2.5.21, то в результате фильтрации будут отобраны строки с окладами в интервале от 2000 до 5000. Если же заменить в фильтре связку «И» на «ИЛИ», то изменения исходной таблицы не последует, так как те строки, которые не удовлетворяют первому условию, будут удовлетворять второму и наоборот.

«Пустые» – при выборе данного пункта в результате фильтрации будут оставлены только строки с пустыми ячейками в текущем столбце.

«Непустые» – при выборе данного пункта в результате фильтрации будут оставлены все строки с непустыми ячейками в текущем столбце.

Пункт «Все» позволяет отменить фильтр по данному столбцу.

Чтобы отменить фильтр по всем столбцам, можно воспользоваться пунктом меню Данные Фильтр Отобразить все или отключить «Автофильтр» (Данные Автофильтр).

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр позволяет выводить отфильтрованный список не только на прежнем месте, но и в другом указанном диапазоне рабочего листа. Расширенный фильтр позволяет задавать составные условия, содержащие более двух критериев. Условия отбора задаются в отдельном месте рабочего листа (или на другом листе) в виде таблицы.

1.Скопируйте из списка заголовки столбцов, по которым задаются критерии отбора, в любое место рабочего листа (при этом должно соблюдаться правило: основной список и диапазон условий не должны соприкасаться, необходимо между ними пропустить строку или столбец).

2.Под скопированными заголовками введите требуемые критерии отбора. При этом если условие составное и критерии введены в одной строке, то они объединяются оператором «И» (должны выполняться одновременно), если в разных строках, то условия объединяются оператором «ИЛИ» (для выбора из списка строки, достаточно, чтобы выполнялось хотя бы одно из условий).

Пример 1. Исходная таблица содержит следующие столбцы: № п/п, Фамилия, Имя, Отчество, Отдел, Оклад.

1.	Оклад	Оклад	2.	Оклад
	>2000	<4000		>2000
				<4000

Если в качестве условия отбора задать первую таблицу, то результатом фильтрации будет список тех, у кого оклад находится в пределах от 2000 до 4000. Если условием отбора является вторая таблица, то результат не будет отличаться от исходного списка, так как в него войдут все, у кого оклад больше 2000, и все у кого оклад меньше 4000.

Пример 2. Исходная таблица та же.

1.	Отдел	2.	Отдел	Отдел
	Бухгалтерия		Бухгалтерия	Сбыт
	Сбыт

Предполагается, что каждый работник числится только в одном отделе. По первому условию отбора мы получим список работающих в бухгалтерии и отделе сбыта. По второму условию мы получим пустой список (так как в одной строке не могут находиться наименования двух отделов).

3.Сделайте активной любую ячейку в исходном списке.

4.Воспользуйтесь пунктом меню Данные Фильтр Расширенный фильтр.

5.Проверьте, правильно ли указан адрес исходного диапазона.

6.Введите в поле «Диапазон критериев» ссылку на диапазон условий отбора, вместе с заголовками столбцов.

7.Чтобы показать результат фильтрации на месте исходного списка, скрыв ненужные строки, установите переключатель «Обработка» в положение «Фильтровать список на месте».

Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель «Обработка» в положение «Скопировать результаты в другое место», перейдите в поле «Поместить результат в диапазон», а затем укажите первую (верхнюю левую) ячейку области вставки.

8. Чтобы результат фильтрации содержал не все столбцы списка, необходимо поместить заголовки нужных столбцов в то место рабочего листа, куда будет помещен результат фильтрации, и в поле «Поместить результат в диапазон» указать ссылки на эти ячейки.

Итоги

Как уже отмечалось, особенностью списковой таблицы является одинаковая структура строк всей таблицы. Это означает, что в середине списка, например, не может быть строки, суммирующей какие-то значения, находящиеся в верхних строках. Однако на практике такая необходимость часто возникает. Проблема решается с помощью встроенного в Excel средства «Промежуточные итоги».

Например, если в рассматриваемой выше таблице необходимо найти суммарный оклад по каждому отделу, требуется выполнить следующие действия:

	1. Отсортировать	исходную таблицу
	по отделам.
	2. Вызвать пункт меню Данные Ито-
	ги. Откроется диалоговое окно (рис. 2.5.22).
	3. В поле «При каждом изменении в»
	выберемизсписканазваниестолбца«Отдел».
	4. В следующем	поле выбирается
	«Операция», которую необходимо произве-
	сти с данными («Сумма», «Количество зна-
	чений», «Среднее», «Максимум», «Мини-
	мум», «Произведение» и др.). Для вычисле-	Рис. 2.5.22. Диалоговое окно
	ния суммарного оклада по отделам выберем
	«Промежуточные итоги»
	операцию «Сумма».

5. В поле «Добавить итоги по» нужно включить флажок для столбца, над данными которого будет производиться указанная операция (в нашем примере это поле «Оклад»).

В результате операции подведения промежуточных итогов, кроме строк с итогами в таблице, появляются так называемые структурные группы. В нашем примере по группам расположены сотрудники разных отделов. Группы обозначены в таблице скобками (слева от рабочей области) и кнопками скрытия групп (кнопки с минусами) (рис. 2.5.23). Нажатие на кнопку с минусом приводит к скрытию группы (остается лишь итоговая строка). Символ «минус» после скрытия группы меняется на «плюс». Нажав на кнопку с плюсом, можно вновь открыть группу. Все группы одного уровня можно скрыть или открыть с помощью кнопок с номерами уровней структуры () слева от заголовков столбцов.

Рис. 2.5.23. Структурные группы и итоги

При выборе кнопки с номером 1 в таблице останется только строка с общими итогами. При выборе кнопки с номером 2 будут выведены итоги по группам. Кнопка с наибольшим номером (в нашем случае – 3) позволит видеть исходную таблицу со строками итогов.

Для отмены режима «Промежуточные итоги» следует снова открыть окно Данные Итоги и нажать кнопку «Убрать все». Таблица вновь примет вид списка.

Сводные таблицы

Сводная таблица – средство, позволяющее эффективно анализировать данные в списках. С помощью сводной таблицы можно изменить представление исходных данных за счет возможности поворачивать заголовки строк и столбцов, изменяя таким образом ориентацию основных данных таблицы, и производить стандартные вычисления (суммы, среднего, количества элементов и т.д.).

Пример. Список содержит следующие поля: Ф.И.О., Отдел, Оклад, Пол, Возраст. Необходимо вывести отчет, содержащий данные о среднем возрасте мужчин и женщин по отделам (рис. 2.5.24).

Рис. 2.5.24. Сводная таблица

1.Данные Сводная таблица…

2.На первом шаге «Мастера» оставляем все исходные настройки: «Создать таблицу на основе данных в списке или базе данных Microsoft Excel».

3.На втором шаге нужно указать диапазон с исходным списком, если он еще не опознан программой.

4.На последнем шаге нужно задать структуру будущей сводной таблицы, нажав кнопку «Макет». Кнопки с именами полей переносятся мышью в области

строк, столбцов и данных создаваемого отчета (рис. 2.5.25). Вычислительную операцию в области данных можно изменить двойным щелчком по расположенной там кнопке.

5. Указываем, на новый или существующий лист поместить сводную таблицу.

Рис. 2.5.25. Формирование макета сводной таблицы

Тема 24. Решение уравнений и систем уравнений

Подбор параметра

Команда «Подбор параметра» позволяет осуществить поиск определенного результата для ячейки с помощью подбора значения другой ячейки, связанной с первой формулой.

Рассмотрим работу этой программы на примере решения уравнения

(7х+5)3=8.

Внимание! В правой части уравнения должно стоять только одно число. Нужно определить х. Пусть программа выведет искомое значение в ячейке С1. Для этого:

1. В ячейке А1 введем формулу левой части уравнения, в которой в качестве х укажем ссылку на ячейку С1 – ( =(7*C1+5)^3 ).

2.Выберем команду Сервис Подбор параметра.

3.В поле «Установить в ячейке» (рис. 2.5.26) введем ссылку на ячейку с формулой

(А1).	Рис. 2.5.26. Окно «Подбор параметра»
4.	Введем искомый результат в поле

«Значение». В нашем примере надо ввести число из правой части уравнения (8). 5. В поле «Изменяя значение ячейки» поставим ссылку на ячейку С1.

В результате в ячейке С1 появится значение -0,4285677. Следует учитывать, что подбираются не точные, а приблизительные значения ячеек. Ячейка А1 будет содержать значение 8,00031.

Недостатком использования средства «Подбор параметра» для решения уравнений является еще и то, что эта программа может найти только один из возможных корней уравнения.

«Поиск решения»

Рассмотрим работу этой программы на примере решения системы линейных алгебраических уравнений.

	3x +5y − z =12

− x + 2y + 3z = −3
	x + y − 4z =7

1.	Подготовим таблицу:

	A	B	C	D	E	F
1	x	y	z		Левая часть	Правая часть
2					0	12
3					0	-3
4					0	7

Отведем под неизвестные ячейки А2:С2, оставим их пустыми. Введем в ячейки Е2:Е4 формулы левых частей уравнений (=3*A2+5*B2-C2; =-A2+2*B2+3*C2; =A2+B2-4*C2); в ячейки F2:F4 – правые части уравнений.

2. Сервис Поиск решения. Если такой пункт отсутствует, надо установить соответствующую надстройку (Сервис Надстройки Поиск решения).

Рис. 2.5.27. Диалоговое окно «Поиск решения»

3.В поле «Установить целевую ячейку» (рис. 2.5.27) введем адрес ячейки Е2. Установим переключатель в положение «Значению» и введем в соответствующее поле число 12. Таким образом, записано первое уравнение системы.

4.В поле «Изменяя ячейки» укажем адреса ячеек А2:С2, отведенных под неизвестные.

5.В поле «Ограничения» укажем равенства для оставшихся двух уравнений системы. Нажмем кнопку «Добавить»; в диалоговом окне (рис. 2.5.28) в поле «Ссылка на ячейку» введем адреса Е3:Е4, в поле «Ограничения» – F3:F4, в середине выберем из списка знак =; «ОК».

Рис. 2.5.28. Ввод ограничений

6.Нажмем кнопку «Выполнить».

7.Установим переключатель в диалоговом окне «Результаты поиска решения» в положение «Сохранить найденное решение».

Результат решения появится в таблице:

	A		B		C
1	x		y		z
2		2		1	-1

Многие задачи экономико-математического моделирования являются оптимизационными, то есть в них требуется найти максимальное (минимальное или равное определенному числу) значение некоторой функции, называемой целевой, при заданных ограничениях на аргументы этой функции. Примерами таких задач могут быть: определение условий максимальной прибыли при производстве продукции или составление плана перевозок с минимальными затратами. Использование средства «Поиск решения» программы Microsoft Excel позволяет производить сложные расчеты за короткий срок.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».

Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.

Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».

Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:

Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.

Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.

Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub

Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».

Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.

Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.

Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False newVal = Target Application.Undo oldval = Target If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then Target = Target & "," & newVal Else Target = newVal End If If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).

Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.

Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.

Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Источник

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:

Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте

Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
ListRows — количество отображаемых строк
Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

Итоговая сравнительная таблица всех способов

	Способ 1. Примитивный	Способ 2. Стандартный	Способ 3. Элемент управления	Способ 4. Элемент ActiveX
Сложность	низкая	средняя	высокая	высокая
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д.	нет	нет	нет	да
Количество отображаемых строк	всегда 8	всегда 8	любое	любое
Быстрый поиск элемента по первым буквам	нет	нет	нет	да
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС	нет	нет	да	нет
Возможность создания связанных выпадающих списков	нет	да	нет	нет

Ссылки по теме:

Выпадающий список с данными из другого файла
Создание зависимых выпадающих списков
Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
Выбор фото из выпадающего списка
Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов

Источник