Назначение электронных таблиц word

Методическое
пособие по дисциплине «ИНФОРМАТИКА»

(2 часть)

Excel,
Word

оглавление

Электронные
таблицы Microsoft Excel 4

Назначение
и основные функции 4

Наиболее
известные редакторы электронных
таблиц 5

Общая
схема работы с Excel 7

Способы
запуска приложения Excel 7

Окно
программы Excel 7

Создание,
сохранение и открытие документа в
Excel 12

Структурные
единицы электронных таблиц и работа с
ними 13

Структурные
единицы электронных таблиц 13

Выделение
элементов электронной таблицы 14

Изменение
ширины столбцов и высоты строк 15

Добавление
ячеек, строк, столбцов и листов 17

Операции
удаления и очистки 17

Адреса
ячеек 18

Относительный
адрес 18

Абсолютный
адрес 19

Изменение
адресов при копировании или перемещении
формул 19

Типы
и формат данных 20

Число 21

Текст 22

Формулы 23

Логическая
функция ЕСЛИ 27

Логическая
функция И 28

Логическая
функция ИЛИ 29

Текстовая
функция ПРАВСИМВ 29

Статистическая
функция СРЗНАЧ 30

Статистическая
функция СЧЁТЕСЛИ 31

Статистическая
функция МИН 31

Статистическая
функция МАКС 31

Математическая
функция СУММ 31

Функция
ВПР из раздела «Ссылки и массивы» 32

Ввод,
редактирование и форматирование
данных 34

Ввод
чисел и текста 34

Ввод
формулы 35

Редактирование
данных 36

Форматирование
символов в Excel 36

Форматирование
ячеек 37

Анализ
и обработка данных электронной таблицы 38

Сортировка
данных 40

Фильтрация
(выборка) данных из списка 42

Фильтрация
данных с использованием автофильтра 42

Фильтрация
данных с использованием расширенного
фильтра. 43

Автоматическое
вычисление общих и промежуточных
итогов 45

Построение
диаграмм 47

Способы
создания диаграмм 48

Построение
диаграмм с помощью Мастера диаграмм 48

Редактирование
диаграмм 51

Текстовый
процессор Microsoft Word 53

Текстовый
редактор: назначение и основные
функции 53

Редакторы
текстов и документов 54

Основные
версии текстового процессора Microsoft
Word 56

Назначение
и функциональные особенности текстового
процессора MS Word 2000 60

Общая
схема работы с Word 62

Способы
запуска приложения Word 62

Создание,
сохранение и открытие документа Word 63

Окно
программы Word 64

Режимы
отображения документа на экране 68

Шаблоны 70

Типы
шаблонов 71

Создание
шаблона 72

Создание
документа на основе созданного шаблона 72

Структурные
элементы документа Word 73

Структура
страницы документа Word 73

Основные
элементы текстового документа 76

Абзац,
параметры абзаца и форматирование
абзаца 76

Основные
параметры абзаца 77

Вид
первой строки абзаца 78

Способ
выравнивания строк абзаца 78

Ширина
абзаца и его положение на странице: 79

Междустрочный
интервал 79

Отбивка
абзаца 80

Уровень
абзаца 80

Форматирование
абзаца 80

Использование
табуляции 81

Работа
со списками 82

Символы,
параметры символов и форматирование
символов 83

Основные
параметры символов 83

Шрифт 83

Размер
шрифта (кегль) 86

Начертание 87

Форматирование
символов 87

Стили 88

Объекты 92

Работа
с графическими объектами. 92

Работа
с рисунками 93

Работа
с изображениями 95

Вставка
диаграмм из Excel путем внедрения и
связывания 96

Способы
взаимодействия графических объектов
(рисунков и изображений) с окружающим
их текстом 98

Привязка
рисунков и изображений 100

Создание
формул 101

Создание
таблиц и работа с таблицами в Word 102

Новые
возможности для работы с таблицами в
Word 2000 104

Ввод
данных, редактирование и форматирование
таблиц 105

Работа
с таблицей Word как с базой данных 106

Вычисления
в таблицах Word 107

Работа
с полями 108

Вставка
информации с помощью полей 108

Код
и значение поля 109

Работа
с полями (обновление, перемещение) 111

Вставка
номеров страниц и колонтитулов. 111

Вставка
нумерации страниц 111

Вставка
колонтитулов 112

Создание
оглавления документа 114

Слияние
документов 115

Курсовая
работа по информатике 120

Задание 120

ВАРИАНТЫ
для Курсовой работы 122

Методические
указания к выполнению курсовой работы 123

Табличный
процессор Excel. 123

Заполнение
Листа Основной список исходными
данными 123

Заполнение
Листов 2, 3, 4, 5, 6 (Ведомость1, Ведомость2,
Ведомость3, Ведомость4, Ведомость5) 124

Алгоритмы
расчетов 125

Алгоритм
пересчета оценок из текстовой формы в
числовую форму 125

Алгоритм
пересчета оценок из текстовой формы в
числовую форму (с помощью функций
ЕСЛИ) 125

Алгоритм
пересчета оценок из текстовой формы в
числовую форму (с помощью функции
ВПР) 125

Алгоритм
вычисления среднего балла 126

Алгоритм
расчета категории успеваемости 126

Алгоритм
расчета стипендии 128

Заполнение
Листов 7 и 8 (Фильтрация и Итоги) 129

Фильтрация
данных 129

Подведение
промежуточных итогов 129

Построение
диаграмм 130

Текстовый
процессор Word 131

Создание
документа1 131

Создание
документа2 132

Список
литературы 135

Для
представления данных в удобном виде
используют таблицы. Таблица – форма
организации данных по столбцам и строкам.
Компьютер позволяет представлять
таблицы в электронной форме, а это дает
возможность обрабатывать данные. Класс
программ, используемых для создания и
обработки таблиц, представленных в
электронной форме, называют электронными
таблицами или табличными процессорами.

Особенность
электронных таблиц заключается в
возможности применения формул для
описания связи между значениями различных
ячеек. Расчет по заданным формулам
выполняется автоматически. Изменение
содержимого какой-либо ячейки приводит
к пересчету значений всех ячеек, которые
с ней связаны формульными отношениями,
и, тем самым, к обновлению всей таблицы
в соответствии с изменившимися данными.
Главное достоинство электронной таблицы
— возможность мгновенного автоматического
пересчета всех данных, связанных
формульными зависимостями, при изменении
значения любого компонента таблицы.

На
первых порах электронные таблицы
применялись в основном для обработки
числовых данных, точнее, — для автоматизации
рутинных процедур пересчета производных
величин в зависимости от изменений в
исходных данных. Часто электронная
таблица использовалась как обычный
калькулятор. Многие новички и сейчас
полагают, что табличные процессоры
предназначены исключительно для
обработки числовых данных.

Применение
электронных таблиц упрощает работу с
данными и позволяет получать результаты
без проведения расчетов вручную или
программирования. Наиболее широкое
применение электронные таблицы нашли
в экономических и бухгалтерских расчетах,
но и в научно-технических задачах
электронные таблицы можно использовать
эффективно, например, для:

• проведения
  однотипных расчетов над большими
  наборами данных;

• автоматизации
  итоговых вычислений;

• решения
  задач путем подбора значений параметров,
  табулирования формул;

• обработки
  результатов экспериментов;

• проведения
  поиска оптимальных значений параметров;

• подготовки
  табличных документов;

• построения
  диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Кроме
того, электронную таблицу можно
использовать как простую базу данных
(с операциями сортировки, выборки
(фильтрации), импорта-экспорта информации).
Табличный процессор позволяет создавать
сложные и красиво оформленные документы,
которые вообще не имеют никакого
отношения к математическим расчетам,
— например, рекламу с прайс-листами,
каталоги, планы и графики работ, расписания
и т.п.

Таким
образом, электронная таблица — это
специальная модель структурирования,
представления, обработки и отображения
произвольной информации, тесно связанная
и с текстовыми документами, и с базами
данных.

Наиболее известные редакторы электронных таблиц

На
мировом рынке программных продуктов
первый редактор электронных таблиц
появился в 1982 году. Это была система
Lotus 1-2-3, разработанная компанией Lotus.
Вскоре появились похожие системы, в том
числе Excel фирмы Microsoft. Конечно, в те
времена редакторы электронных таблиц
не оснащались графическим интерфейсом,
не позволяли создавать сложных документов
и не обеспечивали многих других полезных
и важных возможностей, но структура
таблиц, правила адресации ячеек и
применения формул, то есть то, что
составляет основу электронных табличных
вычислений, с тех пор практически не
менялось.

Данные
о наиболее распространенных редакторах
электронных таблиц приведены в таблице:

Название редактора	Название офисного пакета, в состав которого входит таблица	Производитель	Базовая операционная система	Примечание
Spreadsheet	Apple Works	Apple	Mac OS
Quattro Pro	Word Perfect Office	Corel	Windows
Star Calc	Star Office	Star Division	Linux, Windows	Существуют бесплатные версии
Excel	Microsoft Office	Microsoft	Windows
KSpead	KOffice	KDE Group	Linux	Распространяется бесплатно

Одним
из наиболее распространенных средств
работы с документами, имеющими табличную
структуру, является программа Microsoft
Excel. Эта программа
предназначена для работы с таблицами
данных, преимущественно числовых. При
формировании таблицы выполняют ввод,
редактирование и форматирование
текстовых и числовых данных, а также
формул. Наличие средств автоматизации
облегчает эти операции. Созданная
таблица может быть выведена на печать.

Excel
отличается от других аналогичных
программ обработки электронных таблиц
более удобным интерфейсом пользователя,
расширенными функциональными
возможностями, высоким качеством
выходной информации. (Excel
в переводе с английского означает
«превосходить»).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.

С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.

В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.

С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.

MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.

Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.

Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:

«Назначение и возможности Microsoft Excel» 👇

• ввод и редактирование данных;
• форматирование таблиц;
• автоматизация вычислений;
• представление результатов в виде диаграмм и графиков;
• моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.

Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.

К основным возможностям электронных таблиц относят:

• автоматизацию всех итоговых вычислений;
• выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
• возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
• возможность обработки результатов эксперимента;
• возможность табулирования функций и формул;
• подготовка табличных документов;
• выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
• возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.

Расширенные возможности MS Excel 2013

Рассмотрим более подробно внесенные изменения:

• Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
• При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
• Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
• Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
• Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.

Области применения электронных таблиц

Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.

Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.

Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:

• бухгалтерский и банковский учет;
• планирование и распределение ресурсов;
• проектно-сметные работы;
• инженерно-технические расчеты;
• бработка больших массивов информации;
• исследование динамических процессов;
• сфера бизнеса и предпринимательства.

Лекция
№ 39/81

Тема: Возможности
электронных таблиц.

Количество
часов:1 час

Цель: Ознакомить обучающихся с возможностями электронных таблиц

План:

1. Понятие
электронных таблиц.

2. Назначение электронных
таблиц

3. Возможности электронных
таблиц

4. Обзор наиболее
популярных табличных процессоров

Текст
лекции

1. Понятие электронных таблиц

В повседневной жизни человек постоянно использует
таблицы: журнал в учебном заведении, расписание электричек, расписание занятий
и т.д. Персональный компьютер расширяет возможности использования таблиц за
счет того, что позволяет не только представлять данные в электронном виде, но и
обрабатывать их.

Мы уже говорили о том, что часто при работе с
документами в офисе приходится сталкиваться с таблицами. И, изучая Word, мы
рассматривали вопрос работы с таблицами. Но назвать Word редактором, идеально
приспособленным для работы с таблицами, нельзя. Он не позволяет производить
расширенную сортировку, устанавливать связи между ячейками и многое другое,
необходимое при работе с числовыми табличными данными). Для этой цели служат
специальные редакторы, предназначенные для работы с табличной информацией.

Класс программного обеспечения, используемый для этой
цели, называется электронными (динамическими) таблицами.

Электронная таблица — компьютерный эквивалент обычной
таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты,
формулы, числа. Для управления электронной таблицей используется специальный
комплекс программ — табличный процессор. Электронные таблицы нашли широкое
применение не только в экономических и бухгалтерских расчетах, сфера их применения
значительно шире.

2. Назначение электронных таблиц

Электронные таблицы предназначены для обработки
экономической, бухгалтерской, инженерной, статистической информации, проведение
расчетов и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов
их обработки в виде графиков, диаграмм.

Назначение электронных таблиц:

·подготовка табличных документов, обработка сводок,
составление реестров и прочих документов;

·проведение анализа с использованием механизмов поиска
и сортировки данных;

·проведение однотипных расчетов над большими наборами
данных;

·создание баз данных;

·автоматизация процесса вычислений;

·построение диаграмм и графиков по имеющимся данным и
другие работы.

Применение электронных таблиц упрощает работу с
данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную.
Динамическими они называются потому, что изменение содержимого какой-либо
ячейки таблицы приводит к перерасчету значений всех ячеек, которые связаны с
ней формульными отношениями.

3. Возможности электронных таблиц

Основные возможности электронных таблиц, прежде всего,
заключаются:

·
многовариантность
выполнения операций, т. е. обработка информации несколькими способами. Задача
пользователя — выбрать для себя наиболее удобный.

·
·быстрый
доступ к наиболее часто используемым функциям обработки, сконцентрированным в
контекстном меню. Доступ к наиболее часто используемым командам с помощью
пиктографического меню, расположенного под строкой главного меню.

·
·наличие
разнообразных средств, с помощью которых пользователь может оформить и
модифицировать экран и таблицы. Например, разбивать экран на несколько окон,
фиксировать заголовки строк и таблиц, создавать шаблоны рабочих листов,
используемых для создания бланков писем, факсов, различных фирменных
документов;

·
 наличием
встроенных функций для работы с базами данных, списками, датами и временными
значениями; функциями для инженерных, математических, текстовых, финансовых,
логических и других расчетов.

·
·
построения различного типа диаграмм и графиков.

·
—
в проведении вычислений по заданным формулам, причем при изменении данных
происходит автоматический перерасчет всей таблицы;

·
—
в использовании различных шаблонов, стилей, форматировании ячеек;

·
—
в автоматизации процессов ввода исходных данных;

·
—
в применении различных видов адресации при работе с формулами;

·
—
в визуализации данных с помощью диаграмм.

4. Обзор наиболее популярных табличных процессоров

Электронные таблицы — один из наиболее
востребованных форматов документов, использующийся в бухгалтерском деле и
вообще во всех сферах, где требуется составление отчетов, смет расходов, ведомостей
и т.д. Возможность автоматизации вычислений путем применения математических
формул к размещенным в ячейках таблиц данным — еще одна причина популярности
этого формата документов. Однако последнее (как и ряд других возможностей)
зависит от функционала конкретной программы (табличного процессора),
использующейся для создания/редактирования электронной таблицы.

Наиболее популярными электронными таблицами для
персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus
1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus
1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в
настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования
продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное
превосходство Lotus 1-2-3 – это скорость работы, но опять же, превышение
небольшое.

4.1 Quattro Pro

Среди имеющихся на рынке электронных таблиц для DOS
программа Quattro Pro лучшая. Пакет Quattro Pro рассчитан практически на любую
вычислительную систему – от машин с процессором 8088 и емкостью памяти 512
Кбайт до IBM PC 486 с большой оперативной памятью.

В новой версии в верхней части экрана находится
программируемое “быстрое меню”, один из пунктов которого позволяет переключаться
между графическим и текстовым режимами.

Табличный процессор Quattro Pro обладает рядом
достоинств:

—  удобный пользовательский интерфейс, дающий
возможность предоставления данных в самой нестандартной форме;

—  многооконный режим работы;

—  доступ к любым неограниченным по размерам
внешним базам данных созданных на основе наиболее популярных СУБД;

—  хорошее качество печати входных документов;

—  легкость создания программы обработки
информации в таблицах, удобные средства отладки и редактирования созданных
программ и т.д.

4.2 SuperCalc

SuperCalc – это один из пакетов прикладных
программ. Основное применение SuperCalc – выполнение расчетов. Однако в силу
своей гибкости он позволяет решать большинство финансовых и административных
задач:

—  прогнозирование продаж, роста доходов;

—  анализ процентных ставок и налогов;

—  учет денежных чеков;

—  подготовка финансовых деклараций и
балансовых таблиц;

—  бюджетные и статистические расчеты;

—  объединение таблиц;

—  сметные калькуляции.

SuperCalc выполняет арифметические, статистические,
логические, специальные функции. Он имеет дополнительные возможности: поиск и
сортировка в таблицах. SuperCalc имеет довольно большие графические
возможности, позволяя строить на экране семь видов диаграмм и графиков,
облегчая тем самым труд пользователя.

Наиболее известным программным продуктом этого
класса является Microsoft Excel. Но это далеко не единственная программа для
создания электронных таблиц. Существуют и другие приложения, многие из которых
(в отличие от того же Microsoft Excel) распространяются бесплатно.

4.3
OPENOFFICE CALC

Calc — один из компонентов бесплатного офисного пакета OpenOffice.
Это довольно легкий в освоении табличный процессор с широкими функциональными
возможностями по обработке объемных массивов данных. В зависимости от поставленной
задачи OpenOffice Calc может анализировать вводимые пользователем данные,
вычислять их, сводить воедино данные с разных таблиц как в рамках одного листа,
так и с разных листов, строить графики и диаграммы различных типов.

1

Ключевые возможности табличного процессора
OpenOffice Calc:

·                    
OpenOffice Calc оснащен мощным модулем по работе с формулами
(функциями). Специальный Мастер значительно облегчает задачи по формированию
сложных функций, отображает описание параметров и вычисляет результат уже на
этапе ввода данных. Кроме того, в OpenOffice Calc имеется возможность
использования в формулах обычных слов (к примеру, «продажи — затраты
=»). Всего пользователям предлагается оперировать с 12 категориями функций
— математические, финансовые, логические, статические и т.д.

·                    
Широкие возможности по копированию, вставке, удалению, фильтрации
(в т.ч. с применением условий и масок автофильтров), выборке, подсчету и прочих
действий над массивом данных.

·                    
Поддержка связанных данных, благодаря чему возможна организация
сложных вычислений с участием множества отдельных таблиц.

·                    
Возможность вставки в таблицу данных из различных внешних
источников, что, помимо прочего, позволяет создавать таблицы с обновляемыми
данными.

·                    
Благодаря возможности загрузки готовых шаблонов электронных таблиц
из репозитория OpenOffice пользователи могут быстро решать шаблонные задачи
вроде составления отчетов о проделанной работе, ведомостей по зарплатам и т.п.

·                    
Форматирование стиля ячеек в зависимости от заданного условия
(условное форматирование). Пользователь может задать до 3 условий
форматирования.

·                    
Автоматическое построение различных типов диаграмм и графиков на
основании выбранных пользователем данных.

·                    
Возможность совместного использования электронной таблицы.
Владелец документа может легко интегрировать новые данные с помощью нескольких
кликов. Эта функция совместной работы помогает избежать конфликтов
редактирования.

·                    
Сохранение документов в формате OpenDocument. Это основанный на
XML формат, который потянет всем современным табличным процессорам, включая MS
Excel.

·                    
Открытие табличных документов множества форматов, включая LSX и
XLSX.

·                    
Поддержка сценариев (макросов) на языках OpenOffice Basic, Python
и других.

·                    
Возможность защиты ячеек, формул, структуры документа от случайных
изменений.

·                    
Автоматическая проверка орфографии на различных языках.

·                    
Наличие разнообразных настроек и параметров печати и экспорта
электронных таблиц.

По своим функциональным возможностям бесплатный
табличный процессор OpenOffice Calc вполне соответствует таковым у MS Excel.

 

4.4
LIBREOFFICE CALC

Проект офисного пакета LibreOffice
является ответвлением от OpenOffice. Как и в случае с последним, LibreOffice
Calc входит в состав LibreOffice и также распространяется совершенно бесплатно.
По своему функционалу эти два табличных процессора примерно соответствуют друг
другу.

Среди основных возможностей LibreOffice Calc
отметим:

·                    
Создание сложных формул и функций для автоматизации вычислений.

·                    
Создание и открытие баз данных с возможностью организации,
хранения и фильтрации массива данных.

·                    
Создание динамических диаграмм различных типов, включая
трехмерные.

·                    
Поддержка макросов на языках Basic, BeanShell, Python и
JavaScript.

·                    
Открытие и редактирование табличных документов различных форматов,
включая XLSX (в отличие от OpenOffice, LibreOffice Calc способен сохранять
таблицы в формате MS Excel), HTML, CSV, PDF и PostScript.

·                    
Различные режимы выделения ячеек, столбцов, строк.

·                    
Выделение и редактирование нескольких смежных и не смежных листов
одновременно.

·                    
Широкие возможности по анализу информации в электронных таблицах,
начиная от функций копирования и повторного использования данных, заканчивая
автоматическим составлением промежуточных итогов на основе массива данных.

·                    
Создание сводных таблиц с целью объединения, сопоставления и
анализа больших массивов данных одного типа. При помощи сводных таблиц можно, к
примеру, просматривать сводки исходных данных в соответствии с заданными
условиями, создавать отчеты, производить выборку данных и т.д.

·                    
Сортировка/упорядочивание ячеек в соответствии с заданными
критериями. Сортировка может выполняться по нескольким критериям одновременно.
Также в процесс упорядочивания данных можно подключать пользовательские фильтры
выборки данных.

·                    
Возможность скрытия столбцов и строк.

·                    
Поддержка форматирования ячеек (цвета, шрифты, оформление границ и
т.д.) по заданным условиям.

 

4.5
FREEOFFICE PLANMAKER

FreeOffice PlanMaker — еще один достойный внимания
аналог табличного процессора MS Excel. Как и две предыдущие программы,
PlanMaker является бесплатным продуктом. Распространяется в качестве составной
части офисного пакета FreeOffice. PlanMaker обладает всем необходимым
функционалом для того, чтобы называться мощным и гибким табличным процессором.

Вычислительные возможности PlanMaker включают в
себя:

·                    
Наличие более 430 функций вычисления данных, включая ряд функций
по обработке массивов и комплексных чисел.

·                    
Множество вариантов форматирования чисел: денежные единицы, с
фиксированным количеством знаком после запятой, с применением разделителей
тысяч, проценты, дроби, дата, время и т.д.

·                    
Наличие функций анализа данных: создание диапазона ячеек,
группировка и сортировка данных по различным критериям, применения автофильтров
и спецфильтров, ведение баз данных для итоговых сумм, усредненных значений,
дисперсий и т.д.

·                    
Наличие уникального бесконечного формата времени (к примеру, 21:00
+ 6:00 = 27:00, а не 2:00).

·                    
Функция интеллектуального заполнения ячеек последовательными непоследовательными
значениями.

·                    
Возможность использования ссылок на другие файлы в качестве
источников значений, формул и прочих данных.

·                    
Автоматическое умножение, сложения и прочие математические
операции.

Оформление электронных таблиц:

·                    
Стили оформления ячеек позаимствованы у MS Excel 2019.

·                    
Поддержка условного форматирования.

·                    
Поворот, объединение, оформление границ, затенение ячеек.

·                    
Оформление листов: добавление верхних/нижних колонтитулов в левой,
центральной, правой частях листа, создание цветных вкладок, настройка размеров
вкладок и т.д.

Разработчики FreeOffice PlanMaker довольно много
внимания уделили работе с графикой:

·                    
Наличие множества функций по работе с изображениями, включая
возможность рисования и композиции прямо внутри документа с использованием
различных автофигур.

·                    
Импорт в таблицу изображений различных форматов.

·                    
Возможность настройки яркости, контрастности и гаммы у
импортированных/созданных изображений.

·                    
Возможность заполнения рисунка или полотна для рисования цветными
палитрами, готовыми узорами, градиентами и т.д.

·                    
Создание соединительных линий между графическими изображениями,
что позволяет строить разнообразные блок-схемы (для их построения даже
предусмотрена большая библиотека символов).

·                    
Применение типографических эффектов и многое другое.

Функции визуализации данных:

·                    
Создание разнообразных (более 80 типов) диаграмм — гистограммы,
столбчатые, круговые и прочие типы.

·                    
Возможность индивидуального оформления диаграмм.

·                    
Наличие множества визуальных эффектов для диаграмм: тени,
прозрачность, свет и т.д.

·                    
Построение трехмерных диаграмм с возможностью их вращения в
3D-пространстве в режиме реального времени.

Импорт, экспорт и печать документов:

·                    
Возможность переноса документов между разными версиями FreeOffice
PlanMaker и любыми поддерживающими данную программу операционными системами
(Windows, Windows CE, Linux, FreeBSD) без потери точности вычислений.

·                    
Открытие, редактирование и сохранение файлов (в т.ч. защищенных
паролем) в форматах MS Excel с полной совместимостью с оригиналом.

·                    
Импорт и экспорт таблиц в виде базы данных dBASE.

·                    
Возможность создания PDF-файлов с тегами и закладками прямо в
программе FreeOffice PlanMaker.

·                    
Тонкие настройки печати с возможность предварительного просмотра.

Также отметим поддержку программой FreeOffice
PlanMaker Юникода, наличие функции проверка орфографии на 58 языках
(используются словари Hunspell) и автоматического переноса слов на 33 языках.

 

5.6
CALLIGRA SHEETS

Calligra Sheets — табличный процессор, включенный в
состав бесплатного офисного пакета Calligra (ранее известного как KOffice). Это
полнофункциональный редактор электронных таблиц, отличающийся, по заявлению
разработчиков, высокой скоростью обработки больших массивов данных.

Ключевые особенности и функциональные возможности
Calligra Sheets:

·                    
Автоматические вычисления посредством использования формул и
функций.

·                    
Все необходимые операции над ячейками: выделение различными
методами, копирование и вставка данных, автоопределение и переопределение
вводимых данных (текст, числа, дата/время и т.д.).

·                    
Быстрые математические вычисления путем простановки знака «=» в
качестве первого символа в ячейки (как в MS Excel) с последующим автоматическим
обновлением результата вычислений при изменении исходных данных.

·                    
Различные способы сортировки и поиска данных в ячейках в
соответствии с заданными пользователем критериями.

·                    
Отображение среднего, минимального, максимального, суммарного
значения «на лету» при выделении нескольких ячеек.

·                    
Изменение формата данных в ячейках: текст, числа, денежные
единицы, дроби, проценты, дата/время и т.д.

·                    
Форматирование ячеек: шрифт, выравнивание, стили границ, цвет фона
и др.

·                    
Защита данных в ячейках от случайного редактирования.

·                    
Возможность подключения к таблице внешних баз данных SQL.

Контрольные вопросы и
задания:

1.      Что такое электронная таблица?

2.     
Каково
назначение электронных таблиц?

3.     
Какие
возможности электронных таблиц?

4.      Назовите наиболее популярные электронные таблицы для персональных
компьютеров. В чем их достоинство и недостатки?

Список литературы и ссылки
на Интернет-ресурсы, содержащие информацию по теме:

Информатика:
учеб. для студ. учреждений сред. проф. образования / М.С.Цветкова,
И.Ю.Хлобыстова. – 6-е изд., стер. –М. : Издательский центр «Академия», 2020. –
352 с.: ил., [8] с. цв. вкл. ISBN 978-5-4468-8663-0

Применение таблиц MS Word и MS Excel в юриспруденции

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие и виды редакторов
электронных таблиц

.1 Понятие и назначение электронных
таблиц

.2 Виды редакторов электронных
таблиц

.2.1 Редактор Microsoft Excel.
Краткое описание

.2.2 Редактор OpenOffice.org Calc.
Краткое описание

.2.3 Редактор Gnumeric. Краткое
описание

.2.4 Редактор Microsoft Word.
Краткое описание

.3 Применение таблиц MS
Word и MS Excel в
юриспруденции

Глава 2. Требования к оформлению
электронных таблиц

Глава 3. Методика создания
электронных таблиц в MS
Word

Глава 4. Методика создания
электронных таблиц в MS
Excel

Заключение

Список литературы

Введение

Информатизация всех сфер общественной жизни, в
первую очередь сферы профессиональной деятельности, является одним из главных и
важных процессов развития цивилизации.

На сегодняшний день, информация считается
основным ресурсом развития общества, а информационные системы и технологии —
средствами повышения производительности труда и эффективности любого
специалиста.

Как показывает практика, одним из самых
эффективных направлений повышения производительности труда юриста в
настоящее время, является использование информационно-коммуникационных
технологий на базе современных компьютеров. Решение профессиональных
задач с помощью информационно-коммуникационных технологий даёт
возможность воздействовать на качество и эффективность всей
юридической деятельности, повысить производительность труда специалистов.

Информационная технология — это процесс,
использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи
первичной информации для получения информации нового качества.

Таблицы — одна из основных и наиболее
распространённых форм представления и обработки информации, в том числе и в
случае, когда информация обрабатывается при помощи персонального компьютера.
Известно, что информация лучше воспринимается человеком, если она представлена
в наглядной форме.

В очень большой степени это касается числовой
информации, которая обычно и обрабатывается при помощи электронных таблиц.
Часто соотношения между величинами удобнее показать в табличной форме: в виде
столбцов, строк, полей и диаграмм. Электронные таблицы являются эффективным
средством наглядного представления числовых значений и соотношений между ними.

В данной курсовой работе будет рассмотрен
теоретический вопрос «Технология работы с электронными таблицами». Целью работы
является:

. Получение представления об электронных
таблицах.

. Рассмотрение основных возможностей и
назначения электронных таблиц.

. Проведение анализа различных видов табличных
процессоров.

. Рассмотрение особенностей применения
электронных таблиц в юриспруденции.

Глава
1. Понятие и виды редакторов электронных таблиц

1.1 Понятие и назначение электронных
таблиц

Во многих сферах деятельности, а в частности в
юриспруденции, широкое распространение получило использование электронных
документов, многие из которых представляют собой электронные таблицы.

Электронные таблицы — это особый вид прикладных
программ, обеспечивающих организацию данных в виде таблиц и их обработку.
Электронные таблицы состоят из ячеек, которые могут содержать данные разных
типов — текст, числа или формулы. Можно ввести зависимости между отдельными
ячейками или целыми группами, тогда изменение содержимого одной ячейки приводит
к изменению значений в других, зависящих от нее ячейках. Электронные таблицы
представляют собой удобный инструмент для автоматизации вычислений.

Электронная таблица — это средство
информационных технологий, позволяющее решать целый комплекс задач, таких как:

. Выполнение вычислений. Многие расчеты
выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства:
многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т. п. Кроме
того, решение целого ряда математических задач, удобно выполнять в табличной
форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для
автоматизации таких вычислений. С их помощью стало возможно реализовать решения
многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить
только путем программирования.

. Математическое моделирование. Использование
математических формул в электронных таблицах позволяет представить взаимосвязь
между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство
электронных таблиц — мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих
в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный
инструмент для организации численного эксперимента:-подбор параметров;-прогноз
поведения моделируемой системы;-анализ зависимостей;-планирование.

Дополнительные удобства для моделирования дает
возможность графического представления данных (диаграммы).

. Использование электронной таблицы в качестве
базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие
возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными,
свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по
заданным условиям и сортировка информации.

. В электронных таблицах предусмотрен также
графический режим работы, который дает возможность графического представления
(в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.

1.2 Виды редакторов электронных
таблиц

.2.1 Редактор Microsoft Excel.
Краткое описание

Итак, электронные таблицы или табличные
процессоры — программы, предназначенные для проведения расчётов над данными,
представляющими собой таблицу. На сегодняшний день Microsoft Excel является
самой мощной программой, предназначенной для работы с электронными таблицами.
Она обладает множеством математических и статистических функций и возможностей,
таких как, связывание ячеек друг с другом с помощью формул, работа с разными
форматами отображения чисел и многое другое. Поэтому в данной курсовой работе
основное внимание будет уделено именно программе Microsoft Excel. Рабочее окно MS
Excel показано на рисунке 1.

Рисунок 1 — Рабочее окно MS
Excel

При запуске программы MS
Excel открывается окно, содержащее новую рабочую книгу. Рабочая книга — это
многостраничный документ Excel, каждая страница которого называется рабочим
листом. В окне документа отображается активная страница. По умолчанию книга
содержит три рабочих листа с именами Лист 1, Лист 2 и Лист З. Пользователь
может вставить в книгу дополнительные листы (максимально возможное их количество
— 255). На левом конце горизонтальной полосы прокрутки находятся ярлычки листов
и кнопки прокрутки для их просмотра.

Таблицы в программе MS
Excel создаются на рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы,
которые, пересекаясь, образуют ячейки. В ячейки вводится содержимое таблицы.
Рабочий лист состоит из 256 столбцов (от А до IV) и 65 536 строк. По умолчанию
строки нумеруются, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами.

Каждая ячейка имеет собственный адрес, он
определяется именем столбца и номером строки, которым принадлежит ячейка.
Например, выделенная ячейка в левом верхнем углу рабочего листа (рисунок 1)
имеет адрес А1.

Активная ячейка А1 на рисунке окружена рамкой,
которая называется рамкой активной ячейки, а заголовки столбца и строки этой
ячейки подсвечиваются. В каждый момент времени активной является только одна
ячейка, и данные можно вводить лишь в нее. Для выбора ячейки необходимо
щелкнуть на ней кнопкой мыши, при этом ячейка становится активной (текущей).

1.2.2 Редактор OpenOffice.org Calc.
Краткое описание

OpenOffice.org Calc — табличный процессор,
входящий в состав офисного программного пакета OpenOffice.org. Функциональность
приложения стандартная: создание таблиц, использования формул, построение
диаграмм и графиков, составление сводных таблиц. Внешний вид рабочего окна
OpenOffice.org Calc представлен на рисунке 2.

Рисунок 2 — Внешний вид рабочего окна
OpenOffice.org Calc

В чем же отличие бесплатного редактора
электронных таблиц Calc от распространенного платного аналога Excel.

Внешний вид прикладных программ аналогичен,
пользователь без труда может самостоятельно сопоставить наименования заголовков
разделов меню и иконки различных задач в рабочей панели инструментов. Внешний
вид бесплатной прикладной программы радует пользователя приятным сочетанием
цветовых решений и удобным подбором пиктограмм. Кроме того, бросается в глаза
привыкшим к «плюсу» вместо курсора пользователям Excel его отсутствие
в Calc, где курсор выглядит стандартным образом. Возможно, некоторым
пользователям внешний вид рабочей панели Calc покажется не такой загруженной
как в Excel.

Рабочая область редакторов электронных таблиц
устроена идентичным образом — верхняя часть занята строкой меню и пиктограммами
рабочих инструментов, центральная область отдана непосредственно полю
электронной таблицы, в самом низу устроена строка со сведениями о состоянии, а
также область перемещения с одного рабочего листа на другой. В отличие от Calc
приложение Excel имеет «Область задач», свойственная также и всем
прочим составным элементам программного пакета Microsoft Office.

1.2.3 Редактор Gnumeric. Краткое
описание

Gnumeric является частью GNOME Office, набора
офисных приложений с некоторой долей интеграции. Позволяет проводить
вычисления, использовать функции, строить диаграммы различных видов. Программа
имеет стандартный интерфейс, а функциональность близка к платному аналогу
Microsoft Excel. Внешний вид рабочего окна Gnumeric представлен на рисунке 3.

Рисунок 3 — Внешний вид рабочего окна Gnumeric

Разработчики старались обеспечить поддержку
полнофункциональных электронных таблиц и простой переход для пользователей и
организаций с программ, требующих для использования лицензии.поддерживает
систему подключаемых модулей, позволяющую расширять функциональность —
добавлять функции, использовать иные форматы ввода-вывода и возможности
обработки данных в реальном времени.

1.2.4 Редактор Microsoft Word.
Краткое описание

Текстовый редактор Microsoft Word
имеет обширные возможности. Данная офисная программа используется не только для
отображения текстовой информации, но и для создания электронных бланков,
шаблонов квитанций, повесток, извещений, справок, писем и т.п. документов,
которые представляют собой различные виды электронных таблиц. Внешний вид
таблицы MS
Word представлен на
рисунке 4.

Рисунок 4 — Внешний вид таблицы MS
Word

Таблица MS
Word состоит из строк и столбцов ячеек. Таблицы MS
Word могут содержать цифры, текст и рисунки. Таблицы MS
Word используются для упорядочения и представления данных. Они позволяют
выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить
некоторые простые вычисления, такие как подсчет суммы чисел в строке или
столбце таблицы. Но MS
Word не позволяет производить расширенную сортировку, устанавливать связи между
ячейками и многое другое, необходимое при работе с числовыми табличными
данными. Поэтому, когда требуется произвести какие-либо существенные по
объему вычисления, делать это целесообразно в MS
Excel — программе, предназначенной для работы с табличной информацией и
вставлять результат в MS
Word через буфер обмена
или специальной вставкой.

1.3 Применение таблиц MS
Word
и MS Excel в юриспруденции

электронный таблица excel word

Юристу, как специалисту любой другой области, в
настоящее время просто необходимо уметь использовать текстовый пакет Microsoft
Office, в частности применять на практике навыки и умения работы с программами MS
Word и MS Excel.

MS
Word предназначен для
работы с текстом, простенькой графикой, может работать и с табличными
значениями, вставлять картинки и составлять диаграммы. Наличие такого широкого
спектра услуг в этом редакторе делают его пригодным для составления документов
в любой сфере деятельность включаю и юридическую. С помощью программы Word,
юрист сможет быстро составить любой документ, оформить любое заявление и быстро
подготовить любой отчет, будь хоть он с диаграммами или таблицей. Также эта
программа сама пользуясь своим словарем может тут же проверить орфографию и
показать неправильно написанные слова, что позволяет юристу сделать
качественный документ и не перепечатывать его после каждой незаметной ошибки.

Программа Garant (поисковая система по
законодательству) совместима с программой Word и если вам необходимо вставить
текст закона в свой документ, то просто нужно нажать специальную кнопку с
нарисованной на ней буквой W и весь закон перенесется в ваш документ.

Пакет Microsoft Office, помимо текстового
редактора Word, так же содержит и много других полезных программ, таких как
программа MS Excel, предназначенная для составления таблиц, диаграмм или
вычисления математической части чего-либо, допустим при составлении суммы
ущерба причиненным нарушителем. Возможности MS Excel используются для
исследования закономерностей разнообразных правовых процессов. Также программа
MS Excel предназначена для подготовки, обработки и хранения данных в виде
электронных таблиц, для проведения сложных расчетов, для сортировки и
фильтрации баз данных. Например, можно сортировать список юридических
литературы по определенным параметрам (по годам, по алфавиту и т.п.) Создавать
различные виды графиков и диаграмм, например, график снижения правонарушений
среди подростков населенного пункта за указанный период, диаграмму роста числа
заключенных, освобожденных досрочно за примерное поведение.

При помощи офисной программы MS Excel можно
анализировать информацию, взятую из информационно-правовой системы в виде
диаграмм. Например, в информационно-правовой системе «Yurida» есть раздел
«Судебная практика», в котором имеются все уголовные, административные и
гражданские дела, рассмотренные в судах. С помощью этих данных, можно выявить
статистику рассмотренных в судебной практике дел, или определить динамику видов
преступности.

Глава 2. Требования к оформлению
электронных таблиц

Таблицы применяют для лучшей наглядности и
удобства сравнения показателей. На все таблицы в тексте должны быть ссылки. При
ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера. Таблица должна
располагаться непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые,
или на следующей странице. Все таблицы нумеруются. Название таблицы, при его
наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы
следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее
номером через тире. Точка в конце названия не ставится.

Таблицу с большим количеством столбцов
допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной
страницы. Если строки и столбцы таблицы выходят за формат страницы, то в первом
случае в каждой части таблицы повторяется головка, во втором случае — боковик.
При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять
соответственно номером столбцов и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами
столбцы и(или) строки первой части таблицы.

Заголовки столбцов и строк таблицы следует
писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки столбцов — со
строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с
прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и
подзаголовков столбцов и строк точки не ставят. Разделять заголовки и
подзаголовки боковых столбцов диагональными линиями не допускается.

Заголовки столбцов, как правило, записывают
параллельно строкам таблицы, но при необходимости допускается их
перпендикулярное расположение.

Горизонтальные и вертикальные линии,
разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие
не затрудняет пользование таблицей. Но головка таблицы должна быть отделена
линией от остальной части таблицы.

Требования к оформлению электронных таблиц
аналогичны требованиям к оформлению «обычных» таблиц и должны соответствовать
ГОСТ 1.5 и ГОСТ 2.105.

Основные особенности составления
электронных таблиц

Следует отметить, что таблицы могут быть двух
видов: типовая форма или произвольная таблица для решения задачи.

Если это типовая форма, вверху табличного
документа должно быть указано название организации, наименование
таблицы, дата или период расчёта; внизу — подписи
ответственных лиц (напр., бухгалтер, кассир и пр.).

При решении задач необходимо выделить в таблице
три условные зоны (на одном листе): исходные данные, константы
и формулы с результатами.

В ячейках с текстом должны быть правильно
отрегулированы параметры выравнивания: у заголовков (шапка таблицы) — по
центру, у данных (боковик) — по левому краю. Если в ячейке много текста, то он
должен быть расположен в несколько строк.

Правила выравнивания ячеек: ячейки в шапке
таблицы выравниваются по центру; остальные ячейки с текстовым форматом — влево;
ячейки с числовыми данными — вправо; все данные с денежным форматом должны быть
с двумя знаками после запятой.

В ячейках с формулами не должно быть ни одного
конкретного числа. Все числа-константы должны быть вынесены в отдельные
ячейки-константы. Адреса констант в формулах должны быть абсолютными
(зафиксированы).

Формулы вводятся только в первую строку
расчётов, а на нижние строки формулы следует скопировать так, чтобы
соответственно поменялись относительные адреса ячеек.

Если в алгоритме расчёта имеются условия, то к
ним должны быть правильно применены условные формулы:

=ЕСЛИ(условие;выражение1;выражение2). Условие —
это равенство или неравенство (=, >, <, >=, <=).

Выражение 1 — это формула (без зн.=) — что
делать, если условие выполняется.

Выражение 2 — это формула (без зн.=) — что
делать, если условие не выполняется.

Таблица должна быть красиво оформлена и
разграфлена, причём, ширина столбцов должна соответствовать размеру данных в
них.

При окончательном оформлении следует
позаботиться о том, чтобы таблица умещалась по ширине на одном листе (с помощью
Параметров страницы )

Глава 3. Методика создания
электронных таблиц в MS
Word

Создание новой таблицы Word
можно осуществить тремя способами:

Нарисовать

Вставить

Создать на основе существующих данных (текста,
чисел)

. Нарисовать (создать) таблицу Word

Для создания таблицы Word
со сложным заголовком целесообразно использовать способ Нарисовать таблицу. Для
этого надо выбрать команду Таблица / Нарисовать таблицу. Появится плавающая
панель инструментов Таблицы и границы, показанная на рисунке 5. С помощью этой
панели можно создать таблицу и осуществить ее редактирование и форматирование.

Рисунок 5 — Панель инструментов Таблицы и
границы

. Вставка (создание) таблицы Word

Чтобы быстро создать простую таблицу в Word,
необходимо воспользоваться командой Таблица/Вставить/Таблица. Появится
диалоговое окно Вставка таблицы, изображенное на рисунке 6.

Рисунок 6 — Диалоговое окно Вставка таблицы

В этом окне можно задать размер (количество
столбцов и строк), установить Автоподбор ширины столбцов, выбрать один из
вариантов Автоформатирование. Установив флажок По умолчанию для новых таблиц,
можно сохранить выбранный формат и в дальнейшем использовать его по умолчанию.

. Преобразование существующего текста в таблицу.

При преобразовании текста в таблицу необходимо
указать, в каком месте должен начинаться каждый столбец. Для этого используют
символы разделителей. В качестве разделителя может быть выбран знак абзаца,
знак табуляции, точка с запятой или другой.

Таблица, представленная на рисунке 7, отражает
Зависимость опыта вождения транспорта от возраста виновников ДТП, была
выполнена методом Вставка (создание) таблицы Word.

Рисунок 7 — Таблица, отражающая Зависимость
опыта вождения транспорта от возраста виновников ДТП

С помощью таблиц Word
можно решить некоторые задачи, которые характерны для электронных таблиц. К
этим задачам относятся различные вычисления и сортировка элементов таблицы. Эти
задачи выполняются командами Сортировка и Формула в меню Таблицы. На рисунке 8
показано окно Сортировка, в котором таблица Зависимость опыта вождения
транспорта от возраста виновников ДТП была отсортирована по столбцам 3 (Число
виновников ДТП, ед). Результат сортировки виден на рисунке 9.

Рисунок 8 — Окно Сортировка

Рисунок 9 — Сортировка по возрастанию столбцы 3)

Рассмотрим способы вычислений в таблице Word

. Сумма строки или столбца чисел

выделить ячейку, в которой будет отображаться
сумма;

в меню Таблица необходимо выбрать команду
Формула;

если выделенная ячейка находится в самом низу
столбца чисел, Word
выводит формулу =SUM(ABOVE),
а если выделенная ячейка находится с правого края строки чисел, Word
предлагает формулу =SUM(LEFT).

Именно таким способом в таблице Зависимость
опыта вождения транспорта от возраста виновников ДТП были просуммированы
числовые значения столбцов: Число виновников ДТП; Средний возраст
виновников; Средний срок вождения транспорт.

. Выполнение вычислений в таблице Word

выделить ячейку, в которую будет помещен
результат;

в меню Таблица необходимо выбрать команду
Формула, появиться окно изображенное на рисунке 10;

если Word
предлагает формулу, которая не подходит для вычислений, то ее необходимо
удалить;

в списке «Вставить функцию» выберите
функцию. Для ссылки на ячейки введите в формулу адреса этих ячеек в скобках,
например для суммирования содержимого ячеек B5
и C7 введите формулу =SUM
(b5, c7).

При изменении ссылок на ячейки результаты
вычислений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9.

Рисунок 10 — окно команды Формула

Глава 4. Методика создания
электронных таблиц в MS
Excel

После запуска MS
Excel на экране
появляется главное окно программы, показанное на рисунке 1, в котором
отображается рабочая книга. Одновременно можно работать с несколькими рабочими
книгами. Рабочая книга состоит из нескольких листов. На активном рабочем листе
одна ячейка является активной (выделена черной рамкой). Каждая ячейка на
активном рабочем листе определяется своим адресом (или ссылкой на ячейку),
состоящим из имени столбца и номера строки, например, А1.

Рассмотрим технологию создания электронной
таблицы на примере проектирования таблицы Распределение выявленных
несовершеннолетних преступников, по полу, возрасту и социальному положению, показанную
на рисунке 11.

Рисунок 11 — таблица Распределения выявленных
несовершеннолетних преступников, по полу, возрасту и социальному положению

Для создания таблицы выполнить команду Файл /
Создать и щелкнуть в области задач на пиктограмме Чистая книга.

Сначала необходимо осуществить разметку таблицы.
Например, таблица Распределение выявленных несовершеннолетних преступников,
по полу, возрасту и социальному положению имеет шесть колонок, которые
закрепим за столбцами от A
до F . Далее надо
сформировать заголовки таблицы. Затем нужно ввести общий заголовок таблицы, а
потом названия полей. Они должны находиться в одной строке и следовать друг за
другом. Заголовок можно расположить в одну или две строки, выровнять по центру,
правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки.

Для ввода заголовка таблицы необходимо
установить курсор в ячейку A2
и ввести название таблицы «Распределение выявленных несовершеннолетних
преступников, по полу, возрасту и социальному положению».

Выделить ячейки A2:F2
и выполнить команду Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание выбрать способ
выравнивания по центру и установить флажок объединение ячеек. Нажать ОК. На
рисунке 12 показано окно Формат ячеек.

Аналогичным образом объединяем ячейки для
создания полей: Число выявленных несовершеннолетних преступников;
Показатель; по полу; по возрасту, по социальному положению.

— Для расположения текста в две строки необходимо
выделить эту ячейку и выполнить команду Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание
установить флажок переносить по словам.

Вставка различных шрифтов. Выделить текст и
выбрать команду Формат/Ячейки, вкладка Шрифт. Установить гарнитуру шрифта,
например, Times
New Roman,
его размер (кегль) и начертание.

Осуществить выравнивание текста в таблицы
(выделить текст и щелкнуть на кнопке По центру на панели инструментов
форматирования).

При необходимости изменить ширину столбцов с
помощью команды Формат / Столбец / Ширина

Изменить высоту строки можно командой Формат /
Строка / Высота

Добавление рамки и заливки ячеек можно
осуществить командой Формат / Ячейка на вкладках Граница и Вид соответственно.
Выделите ячейку или ячейки и на вкладке Граница выберите тип линии и с помощью
мыши укажите, к какой части выделенного диапазона он относится. На вкладке Вид
выберите цвет заливки выделенных ячеек.

Перед вводом данных в таблицу можно осуществить
форматирование ячеек строк при помощи команды Формат/Ячейки, вкладка Число.
Например, можно выделить горизонтальный блок ячеек справа от ячейки
«Мужчин» и выбрать команду Формат/Ячейки на вкладке Число выделить
Числовой и щелкнуть ОК, как показано на рисунке 13 .

Рисунок 13 — Выбор числового формата данных

Заключение

При написании данной курсовой работы были
рассмотрены и изучены следующие вопросы: представление информации в табличной
форме; понятия и виды табличных процессоров, их назначение, структура,
особенности; область применения электронных таблиц в юриспруденции, требования
к оформлению электронных таблиц, а также методика их создания.

Изучая материал по данной тематике можно сделать
вывод, что одним из наиболее удобных способов хранения, обработки и сортировки
числовых данных является использование электронных таблиц.

Электронная таблица позволяет хранить в
табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей
(алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных
данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу.
Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным
средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных
данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества
вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

Программы для проведения табличных расчетов
называются табличными процессорами. В этих программах электронные таблицы можно
просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения,
распечатывать на принтере.

На сегодняшний день самой мощной программой,
предназначенной для работы с электронными таблицами является MS Excel. Она
обладает множеством функций, которые окажут существенную помощь в повседневной
работе абсолютно в любой сфере деятельности. Следует отметить, что кроме MS
Excel, существуют и другие виды табличных редакторов — такие как: SuperCalc,
Abacus, Google Docs, Lotus 1-2-3, Lotus Symphony, OpenOffice.org Calc,
Gnumeric, KSpread, Quattro Pro и российский Лексикон-XL.

С помощью таблиц Word
можно также решить некоторые задачи, которые характерны для электронных таблиц.
К этим задачам относятся различные вычисления и сортировка элементов таблицы.
Но, когда требуется произвести какие-либо существенные по объему вычисления,
делать это целесообразно в MS
Excel и вставлять полученный результат в MS
Word через буфер обмена
или специальной вставкой.

Из всего вышеизложенного можно сделать вывод,
что табличные процессоры являются незаменимым и очень удобным инструментом
работы в юриспруденции и во всех правовых сферах деятельности. С их помощью
осуществляется создание электронных бланков, шаблонов квитанций, повесток,
извещений, справок, писем и т. п. документов, которые представляют собой
различные виды электронных таблиц, а также выполнение сортировки, фильтрации
данных, осуществление сложных статистических, финансовых и других расчетов.

Список литературы

1.  ГОСТ
7.32-2001.

2.         Ковалева
Н.Н. Информационное право России. Учебное пособие. — М., 2010.

3.         Ловцов
Д.А. Информационное право. Учебное пособие. — М.: Российская академия
правосудия. — 2011.

4.         Юнусов
М.С. Значение курса «Профессионально-направленная информатика» для подготовки
юристов // Высшее образование сегодня. — 2011. — №6.

5.         Рудикова
Л. В. Microsoft
Excel для студента. —
СПб: БХВ-Петербург, 2005. — 368 с.: ил.

6.         Персон
Р. Microsoft
Excel 97 в подлиннике: В
2-х томах/ Пер. с англ. — Санкт-Петербург: BHV,
1997.

7.         Мукушев
С.Б. Концепция информатизации правового образования в высшей школе // Вестник
ТГПУ. 2010. №1.

8.         Иван
Хахаев Gnumeric:
электронная таблица для всех. — Альт Линукс. — (Библиотека ALT
Linux).ISBN
978-5-905167-05-8.

9.         Руководство
пользователя OpenOffice.org 2. − СПб.
БХВ-Петербург, 2007.
−
320
с.−
ISBN
978-5-94157-590-9.

Рекламный блок

Информационный блок