Навыки работы в excel это

Перечисление навыков MS Office в резюме похоже на то, что вы можете пользоваться мобильным телефоном:

Это очевидно.

Но если вы хорошо владеете Microsoft Office, недостаточно указать «MS Excel» в верхней части списка навыков вашего резюме. Менеджеры по найму хотят доказательств. Вот почему вам нужно уметь перечислять и описывать свои навыки, как мастер MOS.

Это руководство покажет вам:

• Список навыков Microsoft Office по программам.
• Как описать навыки Microsoft Office в резюме, чтобы доказать, что вы профессиональный пользователь MS.
• Указывать навыки работы с Microsoft Office в резюме — не лучшая идея.
• Как получить сертификат Microsoft Office и повысить свои шансы на работу.

1. Навыки Microsoft Office

Microsoft Office Suite, широко известный как Microsoft Office или просто Office, представляет собой набор инструментов для повышения производительности, используемых предприятиями по всему миру. Однако он используется не только для написания текстов в Word и создания таблиц в Excel. Этот пакет позволяет пользователям выполнять сотни сложных задач.

Верно⁠ — для некоторых вакансий требуются только базовые знания. Но для большинства должностей среднего и высокого уровня вам также необходимо знать несколько сложных функций.

MS Office состоит из:

• Microsoft Word: программа для обработки текстов, позволяющая писать и редактировать тексты. Он содержит набор полезных языковых инструментов и различные параметры доступности.
• Microsoft Excel: это программа для работы с электронными таблицами для организации данных и управления ими.
• Microsoft Powerpoint: воплощает ваши идеи в жизнь в виде презентаций и позволяет создавать дизайны, анимацию слайдов, 3D-модели и значки.
• Microsoft Outlook: это ваша электронная почта, календарь и список контактов.
• Microsoft OneNote: цифровая записная книжка, которая помогает собирать информацию в виде текста, рисунков, вырезок с экрана и даже аудиофайлов.

Microsoft Office Suite предлагает программы, которые можно использовать как в веб-браузере, так и на компьютере.

Две старые добрые вещи ниже теперь можно использовать только на ПК:

• Microsoft Access:  система управления базами данных, из которой можно напрямую подключаться к другим приложениям и базам данных.
• Microsoft Publisher:  инструмент макета, который позволяет пользователям стилизовать тексты, изображения, границы и т. д.

Компании очень часто используют Microsoft Office 365 Business с Microsoft Teams и другими приложениями, такими как Microsoft OneDrive и Microsoft SharePoint, которые упрощают командную работу.

Тем не менее, когда в объявлении о вакансии говорится «навыки Microsoft Office», они, вероятно, имеют в виду этот квартет: MS Word, Excel, PowerPoint и Outlook:

Навыки Microsoft Office

• Создание электронной таблицы
• Создание таблиц
• Создание сводных таблиц
• Запуск и создание макросов
• Анализ данных
• Визуализация данных
• Проверка данных
• Создание документов
• Управление таблицами содержания
• Подготовка документов к печати
• Вычитка и редактирование копии
• Создание слайд-шоу
• Встраивание видео и изображений

Введите классическую модную фразу для резюме:

Владею Microsoft Office

Опыт работы с Microsoft Office обычно означает, что вы можете использовать MS Word для редактирования текстовых документов, создания шаблонов и автоматизации создания оглавлений. Знание Excel означает запуск и создание функций, сводных таблиц и диаграмм. Кроме того, вы можете создавать слайд-шоу в PowerPoint.

Это теория. На практике большинство кандидатов чувствуют себя обязанными использовать эту фразу в своем резюме, не имея возможности сделать что-то большее, чем обращаться с электронными таблицами как с таблицами и писать отчет в Word.

Вот что делать вместо этого:

Как описать знание Microsoft Office в резюме

Свободное владение Microsoft Word, знание Microsoft Excel — это можно сформулировать по-разному в вашем резюме, но вы должны помнить, что это означает нечто большее, чем просто редактирование текста или суммирование ячеек.

Так что, если у вас есть только эти базовые навыки работы с Microsoft Office —

Оставьте их. Почему?

Во-первых, все знают основы офисного пакета. Это основное ноу-хау.

Во-вторых, вы можете запутать рекрутера. Они видят знание Excel и думают: макросы, сводные таблицы и ВПР. Что вы думаете: добавление строки, форматирование таблицы и удаление дубликатов.

Если вам зададут об этом вопрос или, того хуже, практическое задание, вы окажетесь лжецом. А это означает мгновенное «Нет, спасибо».

Так что берегите свою репутацию и не перечисляйте навыки работы с Microsoft Office, которыми вы обладаете лишь базовыми знаниями.

Когда еще указание MS Office в резюме является плохим решением?

Когда очевидно, что ты можешь это использовать.

Вам не нужно упоминать MS Office, если вы профессионал в области высоких технологий.

Или если вы ищете работу, которая, вероятно, не потребует навыков MS Office, например, уход за больными, графический дизайн или, скажем, актерское мастерство.

Теперь давайте проверим, что на самом деле означает знание Microsoft Office:

Навыки Microsoft Word

• Настройка страницы
• Форматирование текста
• Редактирование
• Создание шаблонов
• Текстовые поля
• СмартАрт
• Быстрый доступ
• Заголовок и лента
• Проверка орфографии
• Проверка грамматики

Навыки Microsoft Excel

• Таблицы
• Рабочие тетради
• Формулы
• Связывание данных
• Сводные таблицы
• Графики
• Анализ данных
• Макросы и автоматизация (VBA)
• Заявления ЕСЛИ
• Проверка достоверности данных

Навыки Microsoft Powerpoint

• Дизайн презентации
• Шаблоны
• Пользовательские слайды
• Анимация
• Рукописи
• Создание графиков и диаграмм
• Устранение неполадок с презентациями

Навыки Microsoft Outlook

• Навигация
• Архивация
• Назначение задач
• Распределение задач
• Настройка параметров электронной почты
• Фильтры электронной почты
• Управление календарем
• Планирование

Все эти технические навыки требуют здоровой дозы более мягких навыков:

• Ввод данных
• Анализ данных
• Аналитические навыки
• Письменное сообщение
• Сотрудничество
• Работа в команде
• Обмен документами
• Дизайн

Видеть? Это очень много умений. И если вы можете отметить только некоторые из этих пунктов для каждого компонента MS Office, это означает, что вы не владеете им.

Уровни владения Microsoft Office

Владение MS Office иногда описывается с точки зрения уровней владения: начальный, средний, продвинутый. Самый нижний уровень позволяет пользователям открывать или создавать документы, вводить или обновлять информацию. Промежуточные пользователи смогут вносить массовые изменения или операции. Опытные пользователи должны иметь возможность запускать макросы и создавать свои собственные, использовать функцию ВПР и сводные таблицы.

В Word они смогут добавлять мультимедиа и создавать автоматические оглавления. Как видите, разные инструменты представляют собой разные уровни сложности. Кроме того, рекрутеры не очень любят самооценку, поэтому лучше пропустить уровни квалификации и объяснить, что именно вы можете сделать.

2. Как перечислить навыки Microsoft Office в резюме

1. Поместите свои навыки MS Office в раздел навыков резюме.
2. Перечислите только те способности, которыми вы действительно обладаете.
3. Включите самые передовые навыки в свой раздел опыта резюме.
4. Используйте маркеры, чтобы описать свои достижения.
5. Покажите результаты своей работы и оцените свой успех.
6. Не хвастайтесь своим знанием MS Word, если только это не требуется в объявлении о вакансии.
7. Будьте конкретны и справедливы в своей самооценке.

Посмотрите пример ниже, чтобы лучше понять, что мы имеем в виду:

Почему этот пример работает так хорошо?

Во- первых, наш кандидат составил основной список всех навыков MS Office, которыми он обладал.

Затем внимательно прочитайте предложение о работе и выделите важные навыки.

Наконец, они выбрали только те навыки из основного списка, которые соответствовали описанию работы.

Совет профессионала: еще одна причина, по которой вам следует адаптировать свое резюме к объявлению о работе? Системы отслеживания кандидатов (ATS). Сегодня многие компании используют его для сканирования резюме кандидатов на наличие навыков. Навыки MS Office в объявлении о вакансии почти всегда упоминаются в настройках АТС.

3. Курсы и сертификаты MS Office

LinkedIn перечисляет науку о данных, бизнес-анализ, письмо и редактирование среди 25 основных навыков, которые больше всего нужны компаниям в 2021 году. Это означает, что базового понимания MS Office недостаточно.

Если вы хотите официально продемонстрировать свое знание Microsoft Office, доказать свои продвинутые навыки и повысить свои шансы на получение приглашения на собеседование, подумайте о том, чтобы присоединиться к одной из программ сертификации Microsoft Office.

К ним относятся:

• Специалист по Microsoft Office (MOS)
• Специалист по Microsoft Office (MOS) Эксперт
• Специалист по Microsoft Office (MOS) Master

Все программы заканчиваются выпускным экзаменом и сертификацией.

Существует также множество онлайн-курсов по MS Office (попробуйте Udemy, Coursera или Skillshare).

Заключение

Вот краткий обзор того, как указать свои навыки работы с MS Office в резюме:

• Следуйте основному списку всех навыков Microsoft Office, чтобы начать. Выберите навыки, которые имеют отношение к вашей будущей должности.
• Докажите свои навыки в описании работы. Покажите рекрутеру, как вы их используете на практике и чего вы добились благодаря им.
• Если вы не «владеете MS Office», не говорите об этом в резюме. Честно говорите об уровне своих навыков.
• Рассмотрите возможность получения сертификата Microsoft Office. Это поможет вам выделиться среди других кандидатов.

Since its initial release in 1987, Microsoft Excel and the rest of the Office suite have become a productivity staple in more than 1 billion homes and offices across the globe. Some users like to use its spreadsheets to keep track of their personal spending habits and savings goals, while others find it a handy tool to map out vacation plans and plan grocery lists. On a professional level, though, businesses often rely on Excel for a wide range of tasks, including team management, data entry, expense tracking, statistical analysis, and even forecasting.

With the business world’s ever-growing reliance on data, now is a great time for budding professionals and seasoned workers alike to get familiar with Excel’s features beyond data entry and basic formatting.

If you landed on this blog, chances are you’re interested in getting a deeper understanding of those skills but are unsure of where to start. The good news is that you don’t have to overwhelm yourself with its long list of formulas, shortcuts, and tools to become a pro — just keep reading to get an overview of essential skills for advanced users to know and take your pick of the ones that are most relevant to you. 

One of the best things about Excel is that it not only comes with a spreadsheet to neatly store your data, but also tons of tools, formulas, and shortcuts that make managing said data stress-free. If it takes you a lot of time to complete a single task, you’ll definitely want to learn these skills and reduce your time spent on data entry to a matter of seconds. 

To begin, let’s take a look at some of the most commonly-used tools that Excel provides. 

1. Data Validation

The ability to neatly organize information within the rows and columns of Excel’s spreadsheets is one contributing factor to its popularity. While you can make manual adjustments to arrange your data to meet your preferences, Excel experts rely on data validation to do a lot of the heavy lifting for them. 

This tool allows you to control user input, which is perfect when sharing workbooks with multiple people. Some common uses for data validation include transforming cells into drop-down lists, adding custom rules, and formatting numbers. For example, you can take advantage of data validation to alert users when they input invalid information. (e.g., entering text in a cell that calls for numbers).

In the image above, the “Allow” field is where you would set your limitations on what type of data is allowed within the selected range of cells. You can access this dialog box by going to the “Data” tab and clicking on “Data Validation” within the ribbon. In total, there are eight different data validation options users can set for any cell. 

• Any Value: If any value is allowed, this tells Excel that no validation is necessary for the selected cells. This will be the default option. 
• Whole Number: If selected, users will only be able to enter whole numbers in the cell. If you’re sharing a spreadsheet with others and only want them to input values between 1 and 10, this will bring an alert if they enter something outside of that range. 
• Decimal: This works very similarly to whole numbers, except it converts numbers to decimal values.
• List: The list option only allows values from a predefined list. You can enter these using the “Settings” tab under dropdown menu controls.
• Dates: You will only be able to enter dates within a specified range.
• Time: You will only be able to enter time within a specified range. 
• Text length: This lets you set a character limit so that users cannot input anything beyond a certain text length.
• Custom: Selecting this option allows you to validate data using a custom formula. For example, you can make it so that users have to input data in all uppercase characters, or even show an alert if a user inputs a date beyond 30 days from the current date.
• Drop-Down Selections: This works alongside data validation so users can create drop-down selection lists that only contain accepted input options for any cell.
• Custom Filtering: Custom filtering allows users to slice and dice data in an endless number of ways. 
• Protecting Sheets and Locking Cells: Version controls such as sheet protection allow worksheet values and formulas not to become altered in any way, especially important when the worksheet owner passes it to various collaborators.

2. VBA and macros

Macros are yet another Excel feature that helps users complete tasks more efficiently. If you find yourself doing repetitive tasks that could stand to be automated, macros might be the perfect solution to optimizing your workflow.  In some cases, applying macros can easily turn a potential all-nighter into a quick, two-hour project. Not all employers require this skill, but its reputation for time-saving makes it worthwhile to learn. 

Short for Visual Basic for Applications, VBA is Excel’s programming language. Many of Udemy’s online courses will group VBA and macros together, as VBA allows you to have complete control over macros. And because it can work across multiple Microsoft Office applications, being familiar with VBA code will make you a valuable asset to any data team. 

You can take your first step to learning VBA and macros with a deeper look into what they are and how to use them. 

3. Statistical analysis

If you plan to work with statistics in Excel, there are specialized tools designed to help you crunch the numbers. Options include finding a correlation between data sets, generating random numbers, and even creating histograms. With Excel doing all of the hard work, you no longer have to worry about performing manual calculations or correcting human errors.  

Some of these items are built into Excel’s functions, but most are available as features of the add-in analysis toolpak. Go to the Data tab and click on the gear icon for analysis tools to make sure you have that resource installed. Now you can start learning some of the functions within it. 

4. Tables, Graphs, and Dashboards

Tables and graphs are an excellent way to visualize your data, and usually don’t take much time to learn. Trying to calculate large sets of data and then draw it all by hand is neither the best use of time, nor practical in workplaces that do everything on a digital screen. 

Imagine you’re the person in charge of tracking the travel expenses for a Fortune 500 company in Excel, and you have to show that data to your colleagues before the end of each quarter. Presenting that information as a list would be incredibly hard to read, especially if there are hundreds of transactions. Your best approach is to create visuals like bar graphs and pie charts to give everyone a quick overview of the company’s spending habits. 

If your work calls for a mix of bar graphs, pie charts, and pivot tables, you should consider using dashboards to illustrate your key metrics. Dashboards can serve as visual reports of your company data and can even be interactive. You can find free and paid templates online — like the one we grabbed from Smartsheet above — or try a Udemy course to learn how to build them yourself. 

Formulas

Excel’s built-in tools are easy to use, save a lot of time, and will get you on the fast track to becoming a pro. Once you have the essentials down, you should ramp up your Excel knowledge with functions and keyboard shortcuts. Much like the skills mentioned above, these formulas take little effort to master and start incorporating into your daily Excel use.

Logical functions

Logical functions can be extremely helpful when different types of data call for different formatting. When applied to a cell, these types of functions will let you know if a condition is TRUE or FALSE, and you can set custom parameters depending on the result. 

Let’s take a look at a few examples. 

5. IF statements 

The IF function returns a result based on whether or not a condition is TRUE or FALSE. For example, a cell can return TRUE if sales exceed $1000 and FALSE if sales do not exceed $1000. This is an excellent choice for teachers grading tests who want to quickly determine if students have passed or failed. 

A MULTIPLE IF statement is when several IF functions are present in a single formula, which can introduce a lot of conditions to filter out nonessential data. Excel also has a function that used IF statements with the SUM function — which we go into detail in our blog on SUMIF statements. To summarize, SUMIF statements trigger Excel to add everything in your spreadsheet if it meets all of your criteria. 

6. NESTED IF

If you have to choose between three binary or more binary choices, then a NESTED IF is helpful. For example, a NESTED IF can return the values of ‘Excellent,’ ‘Fair,’ or ‘Poor’ if an entry meets a certain set of criteria (e.g., larger than $50, smaller than $75)

7. SUMPRODUCT

A fusion of the SUM and PRODUCT functions, SUMPRODUCT multiplies each array in your selection, adds all of the totals together, and displays the answer in your chosen cell. 

8. OR and AND 

Usually part of a larger formula, both of these functions determine whether or not a condition or all defined conditions is true or false, respectively.

Data functions

Data functions help you find exactly what you’re looking for, which is perfect when managing large amounts of data. 

9. VLOOKUP

This function stands for “vertical lookup” and is arguably one of the most powerful Excel charting functions. VLOOKUPs work to look up a value in a large data table and return a corresponding value that’s sitting in the same row. The value you are looking up needs to be in the left-most column, and the value that’s returned has to be in an adjacent column. This works for data tables with column headers.

10. HLOOKUP 

This charting function stands for “horizontal lookup” and works the same way as a VLOOKUP, only it works for data tables with row headers. Instead of returning a corresponding value for a defined column, it gives a corresponding value for a defined row.

Text Functions

These data functions are more straightforward than VLOOKUP and HLOOKUP. Two of the more popular text functions are the CONCATENATE and MID formulas.

12. CONCATENATE 

CONCATENATE combines multiple values from multiple cells and outputs them to a single text string.

13. MID 

The MID function extracts a substring from a defined string. The user would specify the starting position and the number of characters to extract. This formula works well when integrated within larger formulas for more intensive data processing tasks.

14. CHAR 

CHAR takes a number between one and 255 and gives a corresponding character. This is determined based on ASCII values.

15. TRIM

The TRIM functions allow users to move excess spaces from text data, keeping one space in between each word. It is also helpful in removing leading spaces and trailing spaces.

16. EXACT

The EXACT function allows users to compare two pieces of text and determine if they are identical. Matching text returns a ‘TRUE’ value, and differing text returns a ‘FALSE’ value. This is one of the fastest ways to determine if a user altered the text.

17. TEXTJOIN

The TEXTJOIN function works similarly to the CONCATENATE function. However, it has two more features — it allows users to separate data with a delimiter in between, and it enables users to ignore empty cells in the data list.

18. TEXT

The TEXT function allows users to convert numeric values to text values. For example, it can convert a cell with several numerical values to a percentage, number, decimal, and others with different symbols and separators. One of the more popular applications that comes to mind is converting data to a day of the week, a much quicker process than referring to an actual calendar.

19. LOWER

The LOWER function allows users to convert any text values into lower case text values. This is very useful for text-based functions.

20. UPPER

Like the LOWER function, the UPPER function allows users to convert any text values into upper case text values.

21. PROPER

The PROPER text function allows users to convert any text into a proper case, which consists of each word containing a capitalized first letter, with all remaining letters in lower case. This works great to quickly bulk edit titles.

22. LEFT

The LEFT function allows users to extract the left-most characters from a text string to place them in new cells. Users can define the number of characters extracted. This works great for parsing information, such as addresses (e.g., entering ZIP codes in their own separate column)

23. RIGHT

The RIGHT function works just like the LEFT function in that it extracts the rightmost characters from a text string and places it in a new column.

24. LEN

The LEN function allows users to get a character count. It works great to quickly tell the number of characters for each value in bulk instead of plugging each row’s content into a separate character counter tool.

25. REPT

The REPT function allows users to repeat any text any amount of time. The first argument is the text you wish to repeat, and the second argument is the number of times it should repeat the text.

26. FIND

The FIND function is exactly what the name implies. It allows users to find a particular text value within a larger piece of text. The first argument is the value you want to find, and the second argument is the text you want to find the value in. There is also an optional argument that allows the search to start at any character within the larger piece of text.

27. REPLACE

The REPLACE function allows users to replace text based on a character location. It uses four arguments — the old text to replace values in, the starting position for a replacement, the number of characters to replace, and the last argument is the value you want to replace it with.

28. SEARCH

The SEARCH function allows users to find text within a larger piece of text. It works similar to the FIND function, only the search function is not case sensitive. The first argument finds the word within a cell, the second argument tells the formula where to look, and the third argument (optional) offers a starting position on where to start the search from (expressed in a number of characters).

29. SUBSTITUTE

The SUBSTITUTE function allows users to find and replace text values. The first argument takes the text we want to locate and replace values in, the second argument is the text to find, and the third argument is the text we want to replace the value with.

Note, this is not a comprehensive list. Exploring each of these functions and applying them to everyday practice will save you a lot of time in even the most intensive data exercises.

30. Array functions

Array functions work to solve specific types of problems. This usually consists of multiple functions that are nested together, with the more popular array functions including IFERROR, AND, INDEX, and MATCH. Another valuable array function is the Transpose function, which allows uses to convert rows to columns and vice versa, effectively switching the axes for your data.

31. Excel shortcuts

Navigating Excel is simple enough, but it can be even easier with shortcuts. Below, you’ll find a list of keyboard shortcuts for both Windows and macOS. A plus sign between the keys means you have to press the keys all at once, while a comma tells you to type them in the order listed. 

Get Started With Udemy

Now that you have an idea of what Microsoft Excel has to offer and which tools best suit your needs, you can move forward with personalizing a lesson plan that will make you stand out in your industry. Whether you plan to do a deep dive at a steady pace or a quick overview, Udemy has tons of resources to set you up for success.

Some people thrive on spreadsheets, and some avoid them like the plague. Still, basic Excel skills are considered one of the critical digital literacy elements. Even artists use them, and not only for their works of art.

If you repeatedly notice that all interesting jobs require intermediate or advanced Excel skills, it’s high time to do something about it. Read on and learn what Excel skills employers are looking for, what advanced Excel skills are, and how to describe Excel skills on a resume.

This guide will show you:

• What the basic, intermediate, and advanced Excel skills are.
• Where to learn intermediate and advanced Excel skills easily.
• How to list Excel skills on your resume.

Want to save time and have your resume ready in 5 minutes? Try our resume builder. It’s fast and easy to use. Plus, you’ll get ready-made content to add with one click. See 20+ resume templates and create your resume here.

Create your resume now

Sample resume made with our builder—See more resume examples here.

Excel is just one of the popular programs from Microsoft. Do you know what other Microsoft Office skills employers want? See here: 20+ Microsoft Office Skills on a Resume

Want to learn more about useful workplace skills? Check these articles:

• Skills to Add to Your Resume (Different Job Types) 
• What’s the Difference Between Hard and Soft Skills? 
• Best Tech Skills for Your Resume 
• Examples of Customer Service Skills for Resumes 
• What Are Management Skills? (Examples for a Resume) 
• How to Add IT Skills to a Resume 
• Why Are Interpersonal Skills Important? 
• Job-Related Skills for a Resume (Examples to Add) 
• 20+ Communication Skills Everyone Needs in a Resume 

What Are Basic Excel Skills?

Basic Excel skills are the fundamental skills needed to use Microsoft Excel and work with spreadsheets. Users with basic Excel skills can open, create, and save a file, navigate sheets, input data and format cells, use simple functions, create charts, and sort data.

If you spent your life hoping you could avoid using spreadsheets, I’ve got bad news for you. According to a study, around 80% of middle-skilled jobs require at least a basic knowledge of Excel.

Luckily, it’s not very difficult to learn basic Excel and Google Sheets skills. But first, you need to understand which functions and abilities are considered basic.

Basic Excel Skills

1. Opening, saving, and creating new files
2. Managing sheets
3. Formatting cells
4. Finding and replacing data
5. Sorting data
6. Creating charts
7. Using simple functions such as SUM, COUNT, AVERAGE, SUMIF, COUNTIF

See? Nothing to be afraid of, really. There’s a good chance that you know how to use at least some of those things, even if you hate Excel with a passion. If you don’t feel confident about your abilities, grab a tutorial and learn those basic Excel skills ASAP.

Pro Tip: If you don’t want to spend money on buying a Microsoft Excel license just to learn how to use spreadsheets, you can use Google Sheets as a free alternative. You simply need a Google account to access Sheets, and you can try many spreadsheet functionalities with this app. In fact, many workplaces moved from using Excel to G-Sheets, as they can store files in the cloud, so it’s easy to share with entire teams.

How to Learn Intermediate and Advanced Excel Skills?

To learn intermediate Excel skills, you simply need to chant under the full moon, “GIVE ME YOUR POWERS, EXCEL!”

Just kidding.

There are plenty of resources you can use to master spreadsheets. Books, websites, video tutorials, online courses… But before you choose one, you must ask yourself a very important question.

What’s your level of Excel knowledge?

If you’re unsure, there are two solutions: take a look at the list of intermediate and advanced Excel skills below and see which of them you’ve got, or just take an Excel skill test and find out.

Intermediate Excel Skills

1. Drop-Down Lists: add a predefined list of values to help enter data in select cells quickly.
2. Text to Column: split a single column into multiple columns using a separator, such as a comma, dot, semicolon, etc.
3. Filters: apply filters to specific columns to help you sift through the data.
4. Go To Special: move to a specific cell or a range of cells within the sheet.
5. Pivot Table: create a summary table from a data source.
6. Named Range: name a cell or a range of cells to refer to them specifically.
7. Conditional Formatting: apply visual changes (e.g., colors) to cells based on specific conditions.
8. Sparklines: add mini charts to cells to visualize data trends.
9. Quick Analysis Tool: basic options for data analysis.
10. IFERROR: avoid showing errors in calculations by replacing the error code with a predefined value.

If the list above sounds like black magic to you, then it’s best to start learning those magic Excel tricks. They can make your office life easier.

Advanced Excel Skills Checklist:

1. Monte Carlo Simulation: solve complex issues through random and probabilistic methods.
2. VLOOKUP: look up one of the values in a table or retrieve information from a column.
3. INDEX MATCH: pull up the corresponding value of another cell, which can be helpful for preparing reports, financial summaries, etc.
4. Power Pivot: pull data from external sources into your spreadsheet.
5. Power Query: import or connect external data in order to shape it and load it into Excel.
6. Macros: automate an action, or a series of actions, that are often repeated.
7. AutoFilter: turn the values in columns into filters based on the data in the cells.
8. INDIRECT: convert text into a value reference.
9. Flash Fill: edit data on a single cell or row, which is then automatically edited similarly in other cells.
10. Add-ins: find and install Excel add-ins to perform certain tasks faster and easier.

OK, I know that this list was a bit intimidating. But not everyone needs to be an Excel expert! Knowledge of advanced-level Excel skills can land you good jobs in business and data analytics. But not all professions require being a spreadsheet magician.

Excel Skills Tests: Where to Find Them?

Knowing what beginner, intermediate, and advanced Excel skills are makes it easier to establish your proficiency. However, most employers don’t trust job applicants blindly. If they need an Excel pro, they will test candidates’ knowledge before hiring them.

While some companies prepare their recruitment tasks and ask the candidates to complete them within a specified time frame, some businesses prefer using third-party tests. For example:

• SHL Microsoft Excel Tests: these include Interactive, Interactive-Essentials, and Adaptive tests. While the Adaptive format uses multiple-choice questions of varying difficulty, the Interactive tests use simulation software and tasks that must be completed within a specified time.
• Kenexa Prove It! Excel Tests: these interactive tests are designed for Normal Users (basic level) and Power Users (advanced level) and include a series of tasks that must be completed on simulation software.

If you have traumatic high-school memories that include standardized tests, don’t worry—you’re not alone. Even experts agree that standardized tests have significant drawbacks. However, sometimes you can’t just avoid them by hiding under your desk. You can only minimize the stress by preparing yourself beforehand.

The best way to prepare for an Excel skills test is to try out practice tests. Finding them online is pretty easy, but not all of them are free.

Check these free Excel skill tests to test your knowledge:

• The Excel Club: this Excel training website currently offers two free tests that check the knowledge of Lookup Functions as well as knowledge of Date, Time, and Text Functions.
• Wise Owl Training: this UK-based training center offers three Excel skills tests: Excel 365 test, Excel VBA test, and Legacy Excel tests, each with a pool of 100+ questions.
• Corporate Finance Institute: this provider of online financial certification programs offers a free Excel test—you only need to provide your email address to receive your results.
• LinkedIn Excel Skills Assessment: this multiple-choice test is available in English and French languages. If your results are in the top 30%, you’ll receive a badge to add to your LinkedIn profile.

If you feel you need to brush up on your knowledge, you can find many YouTube videos with Excel tips and tricks. They’re free, easily available, and more user-friendly than many text-based tutorials.

You can improve your Excel skills with online courses as well. They will not only equip you with the most useful and up-to-date knowledge of spreadsheets but also provide a certificate of completion that you can put on your resume. Browse online Excel courses on Coursera, EdX, and Udemy to find something suitable for you.

Excel Skills on a Resume

Modern-day workplaces use Excel for virtually anything, from the creation of sign-up forms for office parties to preparing in-depth reports that use external data sources. Even if you don’t have an office job, you can use Google Sheets to monitor your expenses, track workouts, or plan a holiday budget.

But some jobs need Excel more than others. In order to get those, it’s important to show off your Excel skills on a resume.

Now, you might be thinking: “I’ll just add ‘Excel’ to the list of skills on my job application.” The problem is that hundreds of other candidates will do the same. 

Read on, and see how to do it better.

What Excel Skills Are Employers Looking for?

Not all Excel skills were created equal, and that’s why some are considered basic and others advanced. However, many administrative and corporate jobs require a mix of all skill categories. It’s easy to notice that when reading job advertisements on job search websites.

So, which Excel skills are important for employers? See below:

• Basic functions like SUM, COUNT, IF, AVERAGE, MIN., MAX.
• VLOOKUP and XLOOKUP
• INDEX/MATCH
• SUMIF, COUNTIF
• Pivot Tables
• Filters
• Charts
• Macros
• Data Simulations
• Conditional Formatting

Now, don’t feel discouraged if you can’t do some of the above. You don’t need years to master spreadsheets. You can learn at least some of those in an hour!

You can start updating your resume sections to highlight your spreadsheet knowledge if you already possess those in-demand Excel skills.

Black-and-white resumes typed in Arial are a thing of the past. Get with the times. See here: 20+ Contemporary Resume Layouts

How to List Excel Skills on a Resume?

You’re all excited about that job ad you’ve just found, and that’s great. But the requirements say “Proficient in Microsoft Excel,” and you’re not sure how to show it in your resume.

Don’t worry. We’ve got your back!

Depending on your chosen resume format, you can add your Excel skill level to various sections. In the most popular reverse-chronological resume, add it to your skill list, as well as mention using Excel in the work experience section (and while describing other accomplishments, like academic achievements or a volunteering experience). If your job requires using Excel skills on a daily basis, mention your expertise in your resume summary or career objective.

Check the examples below to see how it’s done:

Advanced Excel Skills on a Resume: Resume Summary

Well, well, well… This person knows what’s what. They did more than just mention their Excel proficiency level. They’ve also thrown in mentions of spreadsheets and macros to put theory to good use.

Now, let’s see how to include Excel skills in the work experience description:

Excel Skills on a Resume: Work Experience

If that doesn’t cry EXCEL EXPERT, then I don’t know what will. As you can see, it’s pretty easy to show off your Excel skills if you have a pretty good knowledge of spreadsheets. And if you include it in the work experience section, then you don’t have to stuff the skill list with each particular Excel function that you know. This leaves space for other skills!

Check a sample skill section below:

Excel Skills on a Resume: Sample Skill Section

It’s as simple as that, especially if your job obviously involves using spreadsheets. Now, if your profession isn’t closely related to the administration or data analysis but it requires knowledge of Excel, you can add it to your skill list differently. Check the example below:

Example of Excel Skills on a Resume

Of course, that’s not the end of your resume yet. There’s one more thing that employers really like. And that’s certificates and licenses on a resume! So if you have a brand-new, shiny Excel certificate, mention it ASAP. Have a look at the example below:

Certificates of Excel Skills on a Resume: Example

Short and to the point. If the certificate was issued by an educational institution or a specific program, mention it along with the year when you obtained it.

Now, the above-mentioned resume sections are common in most resume formats. However, if you decide to go for a functional resume or a combination resume, you have another option of including your spreadsheet mastery. Those formats use an extended skill summary, which offers a great opportunity to brag about your advanced Excel skills. Check the example below to see what I’m talking about:

Excel Skills on a Resume: Skills Summary

See? There are so many things that can be done with a bit of Excel knowledge. And there are so many ways to show them off later in your resume!

Thinking of changing jobs? How about letting headhunters do the tedious work of scrolling through thousands of job ads? See here: Finding a Job Through a Headhunter

Key Takeaway

Now, we’ve covered everything you need to know about Excel skills. Need a reminder of the essential spreadsheet knowledge you should know to impress recruiters? OK, here it goes:

• Learn by heart the spreadsheet functions like SUM, COUNT, IF, VLOOKUP and XLOOKUP, SUMIF and COUNTIF, Pivot Tables, and others.
• Master the art of applying filters, creating charts, and using macros.
• Highlight the Excel skills on a resume by adding them to the resume profile, work experience, skill list, and additional resume sections.

Now, either start learning or update your resume to get the job you want!

That’s it! Thanks for reading this article. Now, over to you—put your two cents in and tell me:

• Do you find using Excel and Google Sheets easy?
• Do you need advanced Excel skills at work?
• How did you learn your Excel skills?

Let me know in the comments below!

Типовых навыков на каждый день при работе с офисными документами не так уж и много. Набирать текст и редактировать данные – это самое простое и очевидное, однако есть не менее обходимые вещи, которые пригодятся каждому.

Разумеется, в разных областях своя специфика и свой комплект необходимых навыков. Тем не менее, есть набор распространённых функций по работе с приложениями Word и Excel, которые являются неизменными спутниками в любых областях. В первую очередь они значительно экономят время, а значит делают нас эффективнее. Именно такие возможности мы и рассмотрим.



10 самых важных формул Excel




10 самых важных формул Excel
Общее количество функций для работы с электронными таблицами Excel великое множество, но есть 10 наиболее ходовых.
Подробнее

Автозаполнение данных в Excel

Возможность автоматического заполнения ячеек – одна из наиболее приятных опций электронной таблицы Excel (по крайней мере, из числа тех, что доступны каждому). Данное решение подойдет для равномерно изменяющихся данных, таких как числа, порядковые номера или даты, причем они могут идти как по возрастающей, так и по убывающей.

Например, введите в ячейку какое-либо наименование вместе с его номером, после чего захватите курсором мыши край правого нижнего угла (курсор должен изменить вид) и потяните его вниз (или в сторону) на столько ячеек, на сколько необходимо использовать автоматическое заполнение. Скажем, если вы ввели значение «Запись №1», то последующие ячейки будут заполнены аналогичным значением с изменением нумерации на единичку.

Если же необходимо, чтобы значение порядкового номера менялось с другим шагом, то заполните две ячейки (например, «Запись №1» и «Запись №3»), затем выделите их обе и вновь захватите курсором мыши край нижнего правого угла выделенной области и потяните вниз. В таком случае следующая клетка заполнится значением «Запись №5», затем «Запись №7» и так далее.

Аналогичным образом при вводе даты можно автоматически заполнить последующие ячейки последовательно увеличивающимися значениями.

Автозаполнение формул Excel

Не менее полезной опцией является возможность автоматического заполнения формул. Например, вы подсчитываете среднее значение конкретной колонки из чисел и хотите сделать то же самое с соседними колонками.

Нет никакой нужды вручную набирать формулу каждый раз. Просто выделите ячейку с формулой и аналогично предыдущей инструкции просто захватите курсором мыши правый нижний край ячейки и потяните его в сторону. Соседние ячейки автоматически заполнятся значениями с формулами, соответствующими порядковым колонкам (прим. – исключением являются случаи, когда вы используете символ $ для указания абсолютного значения того или иного параметра формулы).

Управление данными при помощи Сводной таблицы

Еще одна удобная функция в редакторе электронных таблиц Excel – это использование инструмента «Сводная таблица». Соответствующая кнопка находится во вкладке ленточного меню «Вставка». Просто выделите всю область таблицы, включая заголовки, и нажмите на кнопку «Сводная таблица». Приложение автоматически проанализирует ваши данные и предложит вам различные варианты представления сводной таблицы.

Данная опция позволяет вам выбрать конкретные колонки, которые вы хотите использовать в новой таблице для анализа, их порядковое расположение, а также возможность добавления или изменения формул под конкретные нужды. Хотите сложить все значения или вывести их среднее арифметическое? Минимум или максимум? Для сводных таблиц это не проблема.

Использование данного инструмента позволит сэкономить значительное количество времени. Создание аналогичных таблиц вручную потребовало бы самостоятельного переформатирования данных и написания новых формул. «Сводная таблица» Excel делает это автоматически.



Как найти бесплатные видео по Microsoft Office 2016




Как найти бесплатные видео по Microsoft Office 2016
Компания Microsoft регулярно выпускает пособия для объяснения новых возможностей своего пакета Office, в том числе и на русском языке.
Подробнее

Использование колонтитулов в Word

Когда в текстовых документах необходимо использовать повторяющиеся элементы внизу и вверху страницы, то логично использовать инструмент колонтитулов. Добавляется он через ленточное меню «Вставка» — и соответствующие кнопки из области «Колонтитулы».

Просто выбрав один из предлагаемых шаблонов, один раз отредактируйте его и соответствующие значения будут отображаться на каждой странице документа. Особой прелестью данного инструмента является возможность отредактировать значение колонтитула на одной из страниц, после чего он автоматически изменится и на всех остальных.

При выделении области колонтитула в ленточном меню появляется дополнительная вкладка «Конструктор», на которой можно отрегулировать расстояния от верхнего и нижнего края колонтитула относительно других элементов, указать использование разных колонтитулов для четных и нечетных страниц, а также особый колонтитул для первой страницы.

Если же вам нужны разные колонтитулы в разных частях документа, то просто воспользуйтесь опцией разделения документа на разделы (через ленточное меню «Макет» — «Разрывы») и для каждого из них настройте свой колонтитул.

Управление макетом Word

Наконец, еще один необходимый инструмент Microsoft Office, с которым должен быть знаком каждый пользователь, это настройки макета документа. Прежде всего сюда относится нумерация страниц. Самое необходимое находится во вкладке «Вставка» — в уже знакомой нам области «Колонтитулы». По нажатию на кнопку «Номер страницы» открывается дополнительный список с вариантами вставки. При этом для каждого из вариантов – вверху, внизу, на полях – предлагаются наглядные шаблоны.

Нумерация страниц в Word




Нумерация страниц в Word
Подробный разбор вариантов вставки и настройки нумерации страниц в документах Microsoft Word.
Подробнее

Другие особенности внешнего вида страницы попали на вкладку меню «Макет». Здесь можно изменить поля страницы, ориентацию – альбомную или книжную, размер страницы, вставить колонки, разрывы в документе и многое другое.

Нельзя также оставить без внимания вкладку «Дизайн». Здесь есть множество шаблонных заготовок, а также область «Фон страницы», где можно создать подложку документу, изменить цвет страниц и задать ему цветные границы.

Интертрейд |

МОСКВА |

80 000 — 120 000 руб. на руки

1с: документооборот

аналитическое мышление

логистика

оптимизация логистических процессов

транспортная логистика

управление персоналом

Перейти к вакансии

Центральный банк Российской Федерации |

МОСКВА |

excel

анализ макроэкономической среды

аналитические исследования

биржевые торги

математический анализ

мониторинг рынка

работа с большим объемом информации

трейдинг

фондовый рынок

экономический анализ

Перейти к вакансии

Ключевые Системы и Компоненты |

МЫТИЩИ |

до 96 900 руб. до вычета налогов

excel

аналитический склад ума

высокий уровень дисциплины

доброжелательность

коммуникабельность, ответственность

опытный пользователь пк

организаторские навыки

работа в команде

стрессоустойчивость

Перейти к вакансии

VIAVILLE, женская одежда |

МОСКВА |

80 000 — 100 000 руб. на руки

1с: предприятие 8

excel

google sheets

ответственность и пунктуальность

Перейти к вакансии

Мастертел |

МОСКВА |

60 000 — 70 000 руб. на руки

1с: документооборот

ms office

ms outlook

грамотная речь

деловая коммуникация

деловая переписка

документооборот

клиентоориентированность

работа с большим объемом информации

Перейти к вакансии

Технотроникс |

ПЕРМЬ |

до 35 000 руб. на руки

ms excel

ms word

бумажный документооборот

знание 1с

оформление документации

первичные документы

пользователь пк

Перейти к вакансии

СК Консалтинг |

УФА |

25 000 — 35 000 руб. на руки

1c: бухгалтерия

1с: предприятие 8

excel

высшее образование

грамотная письменная речь

офисные программы

первичные документы

работа с первичной документацией

работа с пк

умение изучать

умение работать в условиях многозадачности

управление офисами компании

Перейти к вакансии

Ваша Сервисная Компания |

ЕЙСК |

25 000 — 30 000 руб. на руки

1с: предприятие 8

прогнозирование

финансовая отчетность

финансовый анализ

Перейти к вакансии

АПУЛ |

СОЧИ |

50 000 — 50 000 руб. до вычета налогов

excel

ozon

wildberries

маркетплейсы

мой склад

работа в команде

уверенный пользователь пк

яндекс маркет

Перейти к вакансии

ПивКо |

ЕКАТЕРИНБУРГ |

50 000 — 60 000 руб. на руки

анализ финансовых показателей

аналитика продаж

Перейти к вакансии

Группа Самолет |

МОСКВА |

ms excel

аналитическое мышление

бизнес-анализ

прогнозирование продаж

стратегическое мышление

Перейти к вакансии

Группа компаний РусАльянс |

МОСКВА |

от 90 000 руб. на руки

1c: предприятие

excel

движение денежных средств

знание основ бухгалтерского учета

платежные поручения

работа с базами данных

работа с банками

работа с большим объемом информации

способность расставлять приоритеты

умение работать с большим объемом информации

финансовый контроль

Перейти к вакансии

Милано Грация |

МОСКВА |

30 000 — 30 000 руб. на руки

1с: бухгалтерия

ms outlook

анализ текущих финансовых показателей

аналитическое мышление

подготовка управленческой отчетности

умение работать в режиме многозадачности

управленческая отчетность

финансовая отчетность

Перейти к вакансии

ПремиумРегионСтрой |

ЧЕБОКСАРЫ |

от 30 000 руб. до вычета налогов

excel

ведение первичной документации

выставление счетов

знание 1с

знание программ ms office

работа в условиях многозадачности

работа с контрагентами

Перейти к вакансии

Avilon Group |

МОСКВА |

1c: предприятие

1с: документооборот

1с: предприятие 8

1с: управление предприятием

excel

автоматизация документооборота

бумажный документооборот

документооборот

электронный документооборот

Перейти к вакансии

FINIST финансы и страхование |

РЯЗАНЬ |

28 000 — 30 000 руб. на руки

оформление документации

пользователь пк

работа с большим объемом информации

Перейти к вакансии

ПИВТОРГЪ |

МОСКВА |

от 45 000 руб. до вычета налогов

заключение договоров

пользователь пк

работа с клиентами

точность и внимательность к деталям

Перейти к вакансии

А-Инжиниринг |

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ |

от 57 480 руб. до вычета налогов

google таблицы

ms excel

коммуникабельность

ориентация на результат

работа в команде

работа с большим объемом информации

сбор данных

составление смет

стрессоустойчивость

умение выстраивать взаимоотношения

умение работать в режиме многозадачности

умение строить, читать и работать с таблицами

энергичность

Перейти к вакансии

Клининговая компания |

УФА |

55 000 — 65 000 руб. на руки

ms access

продвинутый пользователь пк

статистика

управление персоналом

управленческая отчетность

Перейти к вакансии

Завод Сибит |

НОВОСИБИРСК |

35 000 — 35 000 руб. на руки

1с: документооборот

1с: предприятие 8

грамотность

кредиторская задолженность

Перейти к вакансии

MGCOM |

МОСКВА |

mobile marketing

ms excel

мобильный маркетинг

яндекс.директ

Перейти к вакансии

BrainStorm |

МОСКВА |

от 80 000 руб. на руки

abc analysis

abc-анализ

ms powerpoint

pest-анализ

swot анализ

xyz-анализ

анализ ассортиментной линейки

анализ конкурентной среды

анализ рынка

анализ ценообразования

вывод продукта на рынок

запуск новых продуктов

исследование потребительских предпочтений

исследования рынка

конкурентная аналитика

конкурентный анализ

лидерство

маркетинговые исследования

маркетинговый анализ

обучение и развитие

организаторские навыки

работа в команде

разработка стратегии продвижения продуктов

управление продуктом

ценообразование

Перейти к вакансии

Ozon |

МОСКВА |

деловая коммуникация

деловое общение

работа в команде

работа с большим объемом информации

удаленная работа

хорошая обучаемость

Перейти к вакансии

Затуринский Александр Альфредович |

МОСКВА |

от 80 000 руб. на руки

google таблицы

ms excel

анализировать и структурировать

анализ финансовых показателей

навыки написания бизнес модели

точность в работе с документами

управленческий учет

Перейти к вакансии

Большой Секрет |

САРАНСК |

12 000 — 25 000 руб. на руки

ms excel

готовность обучаться

грамотная речь и письмо

работа в команде

работоспособность

Перейти к вакансии

Кэнди Кэт Рус |

КАЛУГА |

до 40 000 руб. на руки

1с

erp

ms excel

работа в команде

работа с большим объемом информации

учет остатков

Перейти к вакансии

СИНЕРГИЯ |

МОСКВА |

до 65 000 руб. до вычета налогов

excel

ms powerpoint

внимательность к деталям, умение работать с большими объемами информации

внутренние коммуникации

грамотная устная и письменная речь

отчетность

умение работать в режиме многозадачности

Перейти к вакансии

Залтех Рус |

МОСКВА |

90 000 — 100 000 руб. на руки

1с: управление торговлей

ms outlook

отчеты

работа в условиях многозадачности

работа с первичной документацией

умение работать с большим количеством информации

Перейти к вакансии

Блэкмедиа |

МОСКВА |

анализ трафика

аналитика

аналитическое мышление

арбитраж трафика

креативность

работа в команде

Перейти к вакансии

Базовый уровень владения Excel

Спойлер: в конце небольшой тест на определение уровня владения Excel.

Большинство работодателей по умолчанию предполагают, что их сотрудники умеют работать в Excel. На деле это далеко не так. Excel для многих тёмная лошадка.
Конечно, все мы так или иначе сталкивались с этой программой, что-то в ней считали, какие-то кнопочки нажимали. Но как оценить именно уровень владения программой?
Сегодня попробуем объяснить, что мы подразумеваем под базовым уровнем владения Excel.

Вы ориентируетесь в базовых понятиях программы и используете в работе правильную терминологию
Понимаете, что такое книга, лист, ячейка в Excel. Понимаете, что такое рабочая область, строки и столбцы. Знаете, где находится строка формул, строка состояний и т.д.

При работе вы пользуетесь горячими клавишами.
Это значит, что вы пользуетесь не только мышкой, когда делаете банальные операции, но и горячими кнопка, а-ля “Ctrl+C” / “Ctrl+V” и т.д.

Вы умеете пользоваться простыми формулами и функциями
То есть вы не просто вбиваете математические формулы вручную, а знаете, как сделать, например, суммирование или округление с помощью Excel.

Вы умеете сортировать данные
Вы знаете, как сделать так, чтобы быстро отсортировать данные по столбцу или строке, по цвету, значению и т.д.

Вы знаете, как сделать таблицу в Excel
Не только знаете, но и умеете с ней работать.

Вы умеете форматировать данные
Умеете менять шрифт, размер текста. Знаете как залить фон ячейки. Умеете выравнивать текст и т.д.

Вы умеете делать диаграммы
И знаете, какой тип диаграммы подходит для той или иной визуализации.

Это минимальный перечень владения программой. Тот самый базовый уровень.
Предлагаем вам пройти небольшой тест, чтобы определить, владеете ли вы базовыми навыками работы в Excel.

Если ваш результат 4-5 баллов — поздравляем! Можно предположить, что вы обладаете основными базовыми знаниями в Excel. Если ваш результат 0-3 балла — не расстраивайтесь. Возможно, вам просто нужно систематизировать ваши знания.

Прошли? Результат не утешительный? Без паники!

У нас в Effema есть замечательный курс «Microsoft Excel: от базовых навыков до продвинутых”. Всего за 5 недель вы станете уверенным пользователем Excel. Обещаем!
Приходите учиться!

Источник

Финансы в Excel

Уровни подготовки пользователей

Подробности Создано 29 Апрель 2011

В требованиях к офисным сотрудникам часто упоминается фраза «опытный пользователь Excel». Это же все пишут в своих резюме. И, наверное, имеют на это основание. Ведь никаких официальных разрядов по владению программными продуктами для экономистов нет (не считая, конечно, сертификации Microsoft – но это отдельная тема). Предлагаем следующую шкалу уровней подготовки специалистов по работе с электронными таблицами (каждый следующий уровень включает навыки предыдущего):

1. Новичок. Владеет формулами на уровне простых арифметических операций. Умеет вводить числа, изменять шрифт, цвет и размер ячеек.
2. Практик. Для консолидации данных на одном листе использует функцию SUM. Умеет удалять, добавлять, скрывать столбцы и строки, пользуется автофильтром. При форматировании активно применяет рамки, выравнивание текста и примечания. Числовой формат настраивает через кнопки ленты или панелей инструментов. Может построить простую диаграмму. Копирует ячейки обычно при помощи перетаскивания мышью.
3. Специалист. Применяет условные функции IF, SUMIF. Способен написать формулу с двумя-тремя уровнями вложенности скобок. Свободно использует адресацию между разными листами и рабочими книгами. Понимает различия между формулой и значением, хранящимся в ячейке. Старается не только получить результат, но и красиво оформить отчет стандартными методами форматирования.
4. Профессионал. Работает с большими объемами данных, применяя функции VLOOKUP, SUMPRODUCT, SUBTOTAL. При написании формул всегда заранее определяет тип ссылок через абсолютную или относительную адресацию. Применяет имена для ячеек и диапазонов. Множество операций производит при помощи клавиатуры. При оформлении внешнего вида отчета часто использует диалог «Формат ячейки» вместо панелей инструментов. Применяет в работе условное форматирование, списки, группировки, сводные таблицы и диаграммы. Знает все настройки графиков для получения наилучшего визуального эффекта.
5. Эксперт. Свободно применяет формулы с вычисляемой адресацией ячеек: OFFSET, INDIRECT, а также функции обработки массивов . Применяет как A1, так и R1C1-адресацию ячеек – в зависимости от задачи. Имеет общее представление об объектной модели Excel, понимает логику действия стандартных расчетных процедур электронных таблиц, а также итерационных вычислений. При отсутствии решения стандартными методами способен написать сложную пользовательскую функцию на VBA.

Дополнительно можно выделить еще такой тип как Программист. Этот специалист способен создать сложный программный код VBA с применением диалогов пользовательского интерфейса, но общие навыки работы с электронными таблицами у него могут быть на уровне Практика.

Источник

Как указать навыки Microsoft Office в резюме в 2022 году

Перечисление навыков MS Office в резюме похоже на то, что вы можете пользоваться мобильным телефоном:

Но если вы хорошо владеете Microsoft Office, недостаточно указать «MS Excel» в верхней части списка навыков вашего резюме. Менеджеры по найму хотят доказательств. Вот почему вам нужно уметь перечислять и описывать свои навыки, как мастер MOS.

Это руководство покажет вам:

• Список навыков Microsoft Office по программам.
• Как описать навыки Microsoft Office в резюме, чтобы доказать, что вы профессиональный пользователь MS.
• Указывать навыки работы с Microsoft Office в резюме — не лучшая идея.
• Как получить сертификат Microsoft Office и повысить свои шансы на работу.

1. Навыки Microsoft Office

Microsoft Office Suite, широко известный как Microsoft Office или просто Office, представляет собой набор инструментов для повышения производительности, используемых предприятиями по всему миру. Однако он используется не только для написания текстов в Word и создания таблиц в Excel. Этот пакет позволяет пользователям выполнять сотни сложных задач.

Верно⁠ — для некоторых вакансий требуются только базовые знания. Но для большинства должностей среднего и высокого уровня вам также необходимо знать несколько сложных функций.

MS Office состоит из:

• Microsoft Word: программа для обработки текстов, позволяющая писать и редактировать тексты. Он содержит набор полезных языковых инструментов и различные параметры доступности.
• Microsoft Excel: это программа для работы с электронными таблицами для организации данных и управления ими.
• Microsoft Powerpoint: воплощает ваши идеи в жизнь в виде презентаций и позволяет создавать дизайны, анимацию слайдов, 3D-модели и значки.
• Microsoft Outlook: это ваша электронная почта, календарь и список контактов.
• Microsoft OneNote: цифровая записная книжка, которая помогает собирать информацию в виде текста, рисунков, вырезок с экрана и даже аудиофайлов.

Microsoft Office Suite предлагает программы, которые можно использовать как в веб-браузере, так и на компьютере.

Две старые добрые вещи ниже теперь можно использовать только на ПК:

• Microsoft Access: система управления базами данных, из которой можно напрямую подключаться к другим приложениям и базам данных.
• Microsoft Publisher: инструмент макета, который позволяет пользователям стилизовать тексты, изображения, границы и т. д.

Компании очень часто используют Microsoft Office 365 Business с Microsoft Teams и другими приложениями, такими как Microsoft OneDrive и Microsoft SharePoint, которые упрощают командную работу.

Тем не менее, когда в объявлении о вакансии говорится «навыки Microsoft Office», они, вероятно, имеют в виду этот квартет: MS Word, Excel, PowerPoint и Outlook:

Навыки Microsoft Office

• Создание электронной таблицы
• Создание таблиц
• Создание сводных таблиц
• Запуск и создание макросов
• Анализ данных
• Визуализация данных
• Проверка данных
• Создание документов
• Управление таблицами содержания
• Подготовка документов к печати
• Вычитка и редактирование копии
• Создание слайд-шоу
• Встраивание видео и изображений

Введите классическую модную фразу для резюме:

Владею Microsoft Office

Опыт работы с Microsoft Office обычно означает, что вы можете использовать MS Word для редактирования текстовых документов, создания шаблонов и автоматизации создания оглавлений. Знание Excel означает запуск и создание функций, сводных таблиц и диаграмм. Кроме того, вы можете создавать слайд-шоу в PowerPoint.

Это теория. На практике большинство кандидатов чувствуют себя обязанными использовать эту фразу в своем резюме, не имея возможности сделать что-то большее, чем обращаться с электронными таблицами как с таблицами и писать отчет в Word.

Вот что делать вместо этого:

Как описать знание Microsoft Office в резюме

Свободное владение Microsoft Word, знание Microsoft Excel — это можно сформулировать по-разному в вашем резюме, но вы должны помнить, что это означает нечто большее, чем просто редактирование текста или суммирование ячеек.

Так что, если у вас есть только эти базовые навыки работы с Microsoft Office —

Оставьте их. Почему?

Во-первых, все знают основы офисного пакета. Это основное ноу-хау.

Во-вторых, вы можете запутать рекрутера. Они видят знание Excel и думают: макросы, сводные таблицы и ВПР. Что вы думаете: добавление строки, форматирование таблицы и удаление дубликатов.

Если вам зададут об этом вопрос или, того хуже, практическое задание, вы окажетесь лжецом. А это означает мгновенное «Нет, спасибо».

Так что берегите свою репутацию и не перечисляйте навыки работы с Microsoft Office, которыми вы обладаете лишь базовыми знаниями.

Когда еще указание MS Office в резюме является плохим решением?

Когда очевидно, что ты можешь это использовать.

Вам не нужно упоминать MS Office, если вы профессионал в области высоких технологий.

Или если вы ищете работу, которая, вероятно, не потребует навыков MS Office, например, уход за больными, графический дизайн или, скажем, актерское мастерство.

Теперь давайте проверим, что на самом деле означает знание Microsoft Office:

Навыки Microsoft Word

• Настройка страницы
• Форматирование текста
• Редактирование
• Создание шаблонов
• Текстовые поля
• СмартАрт
• Быстрый доступ
• Заголовок и лента
• Проверка орфографии
• Проверка грамматики

Навыки Microsoft Excel

• Таблицы
• Рабочие тетради
• Формулы
• Связывание данных
• Сводные таблицы
• Графики
• Анализ данных
• Макросы и автоматизация (VBA)
• Заявления ЕСЛИ
• Проверка достоверности данных

Навыки Microsoft Powerpoint

• Дизайн презентации
• Шаблоны
• Пользовательские слайды
• Анимация
• Рукописи
• Создание графиков и диаграмм
• Устранение неполадок с презентациями

Навыки Microsoft Outlook

• Навигация
• Архивация
• Назначение задач
• Распределение задач
• Настройка параметров электронной почты
• Фильтры электронной почты
• Управление календарем
• Планирование

Все эти технические навыки требуют здоровой дозы более мягких навыков:

• Ввод данных
• Анализ данных
• Аналитические навыки
• Письменное сообщение
• Сотрудничество
• Работа в команде
• Обмен документами
• Дизайн

Видеть? Это очень много умений. И если вы можете отметить только некоторые из этих пунктов для каждого компонента MS Office, это означает, что вы не владеете им.

Уровни владения Microsoft Office

Владение MS Office иногда описывается с точки зрения уровней владения: начальный, средний, продвинутый. Самый нижний уровень позволяет пользователям открывать или создавать документы, вводить или обновлять информацию. Промежуточные пользователи смогут вносить массовые изменения или операции. Опытные пользователи должны иметь возможность запускать макросы и создавать свои собственные, использовать функцию ВПР и сводные таблицы.

В Word они смогут добавлять мультимедиа и создавать автоматические оглавления. Как видите, разные инструменты представляют собой разные уровни сложности. Кроме того, рекрутеры не очень любят самооценку, поэтому лучше пропустить уровни квалификации и объяснить, что именно вы можете сделать.

2. Как перечислить навыки Microsoft Office в резюме

1. Поместите свои навыки MS Office в раздел навыков резюме.
2. Перечислите только те способности, которыми вы действительно обладаете.
3. Включите самые передовые навыки в свой раздел опыта резюме.
4. Используйте маркеры, чтобы описать свои достижения.
5. Покажите результаты своей работы и оцените свой успех.
6. Не хвастайтесь своим знанием MS Word, если только это не требуется в объявлении о вакансии.
7. Будьте конкретны и справедливы в своей самооценке.

Посмотрите пример ниже, чтобы лучше понять, что мы имеем в виду:

Почему этот пример работает так хорошо?

Во- первых, наш кандидат составил основной список всех навыков MS Office, которыми он обладал.

Затем внимательно прочитайте предложение о работе и выделите важные навыки.

Наконец, они выбрали только те навыки из основного списка, которые соответствовали описанию работы.

Совет профессионала: еще одна причина, по которой вам следует адаптировать свое резюме к объявлению о работе? Системы отслеживания кандидатов (ATS). Сегодня многие компании используют его для сканирования резюме кандидатов на наличие навыков. Навыки MS Office в объявлении о вакансии почти всегда упоминаются в настройках АТС.

3. Курсы и сертификаты MS Office

LinkedIn перечисляет науку о данных, бизнес-анализ, письмо и редактирование среди 25 основных навыков, которые больше всего нужны компаниям в 2021 году. Это означает, что базового понимания MS Office недостаточно.

Если вы хотите официально продемонстрировать свое знание Microsoft Office, доказать свои продвинутые навыки и повысить свои шансы на получение приглашения на собеседование, подумайте о том, чтобы присоединиться к одной из программ сертификации Microsoft Office.

К ним относятся:

• Специалист по Microsoft Office (MOS)
• Специалист по Microsoft Office (MOS) Эксперт
• Специалист по Microsoft Office (MOS) Master

Все программы заканчиваются выпускным экзаменом и сертификацией.

Существует также множество онлайн-курсов по MS Office (попробуйте Udemy, Coursera или Skillshare).

Заключение

Вот краткий обзор того, как указать свои навыки работы с MS Office в резюме:

• Следуйте основному списку всех навыков Microsoft Office, чтобы начать. Выберите навыки, которые имеют отношение к вашей будущей должности.
• Докажите свои навыки в описании работы. Покажите рекрутеру, как вы их используете на практике и чего вы добились благодаря им.
• Если вы не «владеете MS Office», не говорите об этом в резюме. Честно говорите об уровне своих навыков.
• Рассмотрите возможность получения сертификата Microsoft Office. Это поможет вам выделиться среди других кандидатов.

Источник

Если текстовым редактором Word с грехом пополам владеет большая часть пользователей компьютеров, то с не менее знаменитым табличным процессором дела обстоят не столь радужно. Многие просто не видят, каким образом можно использовать эту программу для повседневных нужд, пока не столкнутся с необходимостью выполнять расчёты на больших выборках данных.

Но и здесь имеются проблемы: не поняв без посторонней помощи принципы работы Excel, пользователи бросают это занятие и больше к нему не возвращаются.

Сегодняшняя статься предназначена для обеих категорий населения: простые пошаговые инструкции позволят начать практическое освоение программы. Ведь, на самом деле, Excel позволяет не только выполнять расчёты в табличном представлении – приложение можно использовать для составления диаграмм, многофакторных графиков, подробных отчётов.

Да, таблицы в Word и Excel – это совершенно разные вещи, но на самом деле работать с табличными данными вовсе не сложно. И для этого совсем не обязательно быть программистом.

Начало работы

Практика – лучший способ получить базовые навыки в любой профессии. Табличный процессор от Microsoft не является исключением. Это весьма полезное приложение, применимое в самых разных областях деятельности, позволяющее организовать быстрые вычисления вне зависимости от количества исходных данных.

Освоив Excel, вы вряд ли станете экспертом по реляционным базам данных, но полученных навыков окажется вполне достаточно для получения статуса «уверенный пользователь». А это не только моральное удовлетворение и способ похвастаться перед друзьями, но и небольшой плюсик к вашему резюме.

Итак, для начала давайте ознакомимся с основными терминами, касающимися Excel:

• таблица – это двумерное представление наборов чисел или иных значений, размещённых в строках и столбцах. Нумерация строк – числовая, от 1 и далее до бесконечности. Для столбцов принято использовать буквы латинского алфавита, причём, если нужно больше 26 столбцов, то после Z будут идти индексы АА, АВ и так далее;
• таким образом, каждая ячейка, расположенная на пересечении столбца и строки, будет иметь уникальный адрес типа А1 или С10. Когда мы будем работать с табличными данными, обращение к ячейкам будет производиться по их адресам, вернее – по диапазонам адресов (например, А1:А65, разделителем здесь является двоеточие). В Excel табличный курсор привязывается не к отдельным символам, а к ячейке в целом – это упрощает манипулирование данными. Это означает, что с помощью курсора вы можете перемещаться по таблице, но не внутри ячейки – для этого имеются другие инструменты;
• под рабочим листом в Excel понимают конкретную таблицу с набором данных и формулами для вычислений;
• рабочая книга – это файл с расширением xls, в котором может содержаться один или несколько рабочих листов, то есть это может быть набор связанных таблиц;
• работать можно не только с отдельными ячейками или диапазонами, но и с их совокупностью. Отдельные элементы списка разделяются точкой с запятой (В2;В5:В12);
• с помощью такой индексации можно выделять отдельные строки, столбцы или прямоугольные области;
• с объектами таблицы можно производить различные манипуляции (копирование, перемещение, форматирование, удаление).

Как работать в программе Excel: пособие для начинающих

Итак, мы получили некий минимум теоретических сведений, позволяющих приступить к практической части. А теперь рассмотрим, как работать в Excel. Разумеется, после запуска программы нам нужно создать таблицу. Сделать это можно разными способами, выбор которых осуществляется с учётом ваших предпочтений и стоящих перед вами задач.

Изначально мы имеем пустую таблицу, но уже разбитую на ячейки, с пронумерованными строками и столбцами. Если распечатать такую таблицу, получим чистый лист, без рамок и границ.

Давайте разберёмся, как работать с элементами таблицы – стройками, столбцами и отдельными ячейками.

Как выделить столбец/строку

Для выделения столбца необходимо щёлкнуть кнопкой мыши по его наименованию, представленному латинской буквой или комбинацией букв.

Соответственно, для выделения строки нужно щелкнуть мышкой по цифре, соотносящейся с нужной строкой.

Для выделения диапазона строк или столбцов действуем следующим образом:

• щёлкаем правой кнопкой по первому индексу (буква или цифра), при этом строка/столбец выделится;
• отпускаем кнопку и ставим курсор на второй индекс;
• при нажатой Shift щёлкаем ПКМ на второй цифре/букве – выделенной станет соответствующая прямоугольная область.

Выделение строк с помощью горячих клавиш производится комбинацией Shift+Пробел, для выделения столбца устанавливаем курсор в нужную ячейку и жмём Ctrl+Пробел.

Изменение границ ячеек

Пользователи, пробующие самостоятельно научиться пользоваться программой Excel, часто сталкиваются с ситуацией, когда в ячейку вносится содержимое, превышающее её размеры. Это особенно неудобно, если там содержится длинный текст. Расширить правую границу ячейки можно двумя способами:

• вручную, кликнув левой кнопкой мыши по правой границе на строке с индексами и, удерживая её нажатой, передвинуть границу на нужное расстояние;
• есть и более простой способ: дважды щёлкнуть мышью по границе, и программа самостоятельно расширит длину ячейки (опять же на строке с буквами-индексами).

Для увеличения высоты строки можно нажать на панели инструментов кнопку «Перенос текста», или потянуть мышкой за границу на панели цифр-индексов.

С помощью кнопки «Распределение по вертикали» можно отобразить не помещающийся в ячейку текст в несколько строк.

Отмена внесенных изменений производится стандартным способом, с помощью кнопки «Отмена» или комбинации CTRL+Z. Желательно такие откаты делать сразу – потом это может и не сработать.

Если требуется отметить форматирование строк, можно воспользоваться вкладкой «Формат», в которой выбрать пункт «Автоподбор высоты строки».

Для отмены изменений размеров столбцов в той же вкладке «Формат» следует выбрать пункт «Ширина по умолчанию» — запоминаем стоящую здесь цифру, затем выделяем ту ячейку, границы которой были изменены и их нужно «вернуть». Теперь заходим в пункт «Ширина столбца» и вводим записанный на предыдущем шаге показатель по умолчанию.

Как вставить столбец/строку

Как обычно, вставку строки или столбца можно производить двумя способами, через вызов контекстного меню мышкой или с помощью горячих клавиш. В первом случае кликаем ПКМ на ячейке, которую необходимо сдвинуть, и в появившемся меню выбираем пункт «Добавить ячейки». Откроется стандартное окно, в котором можно задать, что именно вы хотите добавить, и будет указано, где произойдёт расширение (столбцы добавляются слева от текущей ячейки, строки – сверху).

Это же окно можно вызвать комбинацией CTRL+SHIFT+«=».

Столь подробное описание, как пользоваться программой Excel, несомненно, пригодится чайникам, то есть новичкам, ведь все эти манипуляции востребованы очень часто.

Пошаговое создание таблицы, вставка формул

Обычно в первой верхней строке с индексом 1 присутствуют наименования полей, или столбцов, а в строках вносятся отдельные записи. Поэтому первый шаг создания таблицы заключается в проставлении наименований столбцов (например, «Наименование товара», «Номер накладной», «Покупатель», «Количество», «Цена», «Сумма»).

После этого тоже вручную вносим данные по таблице. Возможно, в первом или третьем столбце нам придётся раздвигать границы – как это сделать/, мы уже знаем.

Теперь поговорим о вычисляемых значениях. В нашем случае это столбец «Сумма», который равен умножению количества на цену. В нашем случае столбец «Сумма» имеет букву F, столбцы «Количество» и «Цена» – D и E соответственно.

Итак, ставим курсор в ячейку F2 и набираем символ «=». Это означает, что в отношении всех ячеек в столбце F будут произведены вычисления согласно некоей формуле.

Чтобы ввести саму формулу, выделяем ячейку D2, жмём символ умножения, выделяем ячейку E2, жмём Enter. В результате в ячейке D2 появится число, равное произведению цены на количество. Чтобы формула работала для всех строк таблицы, цепляем мышкой в ячейке D2 левый нижний угол (при наведении на него появится маленький крестик) и тащим его вниз до конца. В итоге формула будет работать для всех ячеек, но со своим набором данных, взятым в той же строке.

Если нам нужно распечатать таблицу, то для придания читабельного вида строки и столбцы нужно ограничить сеткой. Для этого выделяем участок таблицы с данными, включая строку с наименованиями столбцов, выбираем вкладку «Границы» (она расположена в меню «Шрифт») и жмём на символе окошка с надписью «Все границы».

Вкладка «Шрифт» позволяет форматировать шрифты по тому же принципу, ВТО и в Word. Так, шапку лучше оформить жирным начертанием, текстовые столбцы лучше выравнивать по левому краю, а числа – центрировать. Итак, вы получили первые навыки, как работать в Excel. Перейдём теперь к рассмотрению других возможностей табличного процессора.

Как работать с таблицей Excel – руководство для чайников

Мы рассмотрели простейший пример табличных вычислений, в котором функция умножения вводилась вручную не совсем удобным способом.

Создание таблиц можно упростить, если воспользоваться инструментом под названием «Конструктор».

Он позволяет присвоить таблице имя, задать её размер, можно использовать готовые шаблоны, менять стили, есть возможность создания достаточно сложных отчётов.

Многие новички не могут понять, как скорректировать введённое в ячейку значение. При клике на ячейку, подлежащую изменению, и попытке ввода символов старое значение пропадает, и приходится всё вводить сначала. На самом деле значение ячейки при клике по ней появляется в статусной строке, расположенной под меню, и именно там и нужно редактировать её содержимое.

При вводе в ячейки одинаковых значений Excel проявляет интеллект, как поисковые системы – достаточно набрать несколько символов из предыдущей строки, чтобы её содержимое появилось в текущей – останется только нажать Enter или опуститься на строку ниже.

Чтобы подсчитать итоги по столбцу (в нашем случае – общую сумму проданных товаров), необходимо поставить курсор в ячейку, в которой доложен находиться итог, и нажать кнопку «Автосумма» – как видим, ничего сложного, быстро и эффективно. Того же результата можно добиться, нажав комбинацию ALT+»=».

Ввод формул легче производить в статусной строке. Как только мы нажимаем в ячейке знак «=», он появляется и в ней, а слева от него имеется стрелка. Нажав на неё, мы получим список доступных функций, которые разбиты по категориям (математические, логические, финансовые, работа с текстом и т.д.). Каждая из функций имеет свой набор аргументов, которые нужно будет ввести. Функции могут быть вложенными, при выборе любой функции появится окошко с её кратким описанием, а после нажатия Ок – окно с необходимыми аргументами.

После завершения работы при выходе из программы она спросит, нужно ли сохранять внесённые вами изменения и предложит ввести имя файла.

Надеемся, приведённых здесь сведений достаточно для составления несложных таблиц. По мере освоения пакета Microsoft Excel вы будете узнавать новые его возможности, но мы утверждаем, что профессиональное изучение табличного процессора вам вряд ли потребуется. В сети и на книжных полках можно встретить книги и руководства из серии «Для чайников» по Excel на тысячи страниц. Сможете ли вы их осилить в полном объёме? Сомнительно. Тем более, что большинство возможностей пакета вам не потребуется. В любом случае мы будем рады ответить на ваши вопросы, касающиеся освоения самого известного табличного редактора.