Направьте информацию в word - Word и Excel - помощь в работе с программами

Отправка в виде вложения

Excel, PowerPoint и Word

Выберите файл >поделиться, а затем выберите один из следующих вариантов:

Примечание: Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.
- Отправить в OneDrive Отправка файла в учетную запись OneDrive, где вы можете поделиться им по прямой ссылке или сообщению электронной почты.
- Вложите вместо этого копию Выберите вложенный файл в сообщение электронной почты или PDF-файл.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

OneNote, Visio, Publisher и Project

Выберите файл >поделиться, а затем выберите один из следующих вариантов:

Примечание: Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.
- Поделиться с людьми (OneNote и Visio) Позволяет ввести имя или адрес электронной почты для тех, кому вы хотите отправить сообщение, настроить его редактирование, требовать входа пользователя перед редактированием и необязательное сообщение.
  
  Этот параметр требует отправки файла в OneDrive.
- Отправить ссылку (Visio) Позволяет всем работать с одной и той же копией файла, видеть последние изменения и не замерять размер электронной почты.
  
  Чтобы отправить ссылку, файл должен быть сохранен на веб-сервере или в общей папке.
- Отправить как вложение. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.
- Отправить как PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.
- Отправить как XPS. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.

Откройте файл, который вы хотите отправить.
На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю, чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в виде вложения

Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word

Выберите Файл > Общий доступ > Электронная почта, а затем — один из указанных ниже параметров.
- Отправить как вложение. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.
- Отправить как PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.
- Отправить как XPS. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.
- Отправить как факс через Интернет. Откроется веб-страница со списком поставщиков услуг, которые позволяют отправлять факсы через Интернет.
  
  Примечание: Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

OneNote

Выберите Файл > Отправить, а затем — один из указанных ниже параметров.
- Отправить как вложение Откроется окно сообщения электронной почты с вложенными копией файла в исходном формате и копией файла в формате веб-страницы.
- Отправить как PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

Откройте файл, который вы хотите отправить.
На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю, чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в виде вложения

Приведенные ниже инструкции относятся к приложениям Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word.

Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Сохранить и отправить.
Выберите вариант Отправить по электронной почте, после чего выберите один из следующих параметров:
- Отправить как вложение. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.
- Отправить как PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.
- Отправить как XPS. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.
  
  Примечание: В приложении Project 2010 форматы PDF и XPS недоступны.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Ниже приведены инструкции для приложения OneNote 2010.

Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Отправить и выберите один из указанных ниже параметров.
- Отправить страницу по электронной почте как вложение. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенными копией файла в исходном формате и копией файла в формате веб-страницы.
- Отправить страницу электронной почты в формате PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с копией файла в .pdf format attached.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

Чтобы отправить файл в тексте сообщения электронной почты, выполните указанные ниже действия.

Откройте файл, который вы хотите отправить.
На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить сообщение , чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Источник

Если вы выберите Вставить вместо Вставить ссылку , ваши ячейки не будут обновляться при внесении изменений в электронную таблицу. Однако он имеет преимущество в работе вне зависимости от того, присутствует ли лист Excel или нет. Поэтому, если вам не понадобятся обновления — если вы печатаете или собираетесь отправить файл кому-то по электронной почте, например, для отображения нужных данных, — вы можете использовать Вставить .

В этом случае вместо выбора объекта Microsoft Excel Worksheet я выбрал « Неформатированный текст» ; Вот почему число приходит с тем же форматированием, что и остальная часть документа Microsoft Word. Он по-прежнему обновляется таким же образом, но вам не нужно пытаться расположить текстовое поле в нужном месте.

Вы можете использовать эту же стратегию для всей таблицы, если вы хотите, чтобы форматирование также соответствовало вашему документу Word. Если это не работает или вам нужно более сложное поведение из одной ячейки, вы можете попробовать использовать Visual Basic для интеграции данных Excel в своем документе Word.

Импортировать график или диаграмму из Microsoft Excel

Как и при импорте таблицы, может быть очень удобно импортировать график или диаграмму из Microsoft Excel в Word, чтобы она автоматически обновлялась всякий раз, когда вы вносите изменения в электронную таблицу Excel. Это может быть особенно полезно, если вам нужно создавать регулярные отчеты с графиками. К счастью, Microsoft сделала этот процесс чрезвычайно простым: просто скопируйте и вставьте график из Microsoft Excel в Word.

Вы также можете перетащить график из Microsoft Excel в Word, чтобы вставить его в файл. В любом случае, диаграмма теперь будет автоматически обновляться всякий раз, когда вы вносите изменения в исходную электронную таблицу.

Слияние почты из Microsoft Excel

Слияние по почте позволяет создавать в Microsoft Word большое количество писем, меток, конвертов или чего-либо еще, используя данные из Excel. Статья Брэда о том, как объединять почту с помощью Microsoft Excel и Word эту тему более подробно, чем я когда-либо мог, но короткая версия заключается в том, что вы будете использовать Инструменты> Диспетчер слияния, чтобы выбрать источник данных и создать шаблон в Microsoft Word.

Если вы используете более старую версию Microsoft Office, это учебное пособие по слиянию почты с использованием Office 2007 может быть полезно, и вы даже можете использовать слияние почты для массовых рассылок в Outlook. Может потребоваться некоторое время, чтобы освоить слияние почты, но как только вы его получите, это станет одним из самых полезных инструментов в вашем арсенале Office.

Импорт файлов PDF

Небольшое предупреждение: когда вы импортируете PDF-файл в Microsoft Word, он в основном представляет собой файл изображения, а не текст. Если вы хотите иметь возможность выбирать или изменять текст, вам необходимо скопировать и вставить его из файла PDF. Однако, если вы просто хотите встроить PDF в документ Microsoft Word, нажмите « Вставка»> «Объект» , затем выберите « Из файла …» и выберите свой PDF.

В итоге вы получите PDF-файл, встроенный так:

Это не очень хорошо для текстовых PDF-файлов, но если в файле есть изображения, это проще, чем копировать, вставлять или находить способ превратить PDF-файл в файл изображения, чтобы вставить его в документ Microsoft Word.

Автоматический импорт текста из других документов Word

Если вам нужно регулярно вводить одно и то же, вы можете сэкономить время, поместив его в документ Microsoft Word и просто ссылаясь на него из другого документа.

Допустим, у вас есть несколько форм писем, которые вам нужно отправить, и все они должны содержать ваше имя и компанию, в которой вы работаете, но ваш работодатель регулярно меняется. Вы не хотите менять каждую букву всякий раз, когда получаете новый контракт, поэтому вы можете просто сохранить подпись в одном документе, а все остальные обновлять всякий раз, когда вы вносите изменения.

Прохождение примера поможет прояснить это. Вот документ с «обновляемым текстом», который я сохранил:

Я хочу включить каждый из них — подпись, контактную информацию и цитату — в каждом из писем. Для этого я создам закладку на каждом из них. Чтобы создать закладку, выделите текст, который хотите связать в других документах, затем нажмите « Вставка»> «Закладка» .

Введите имя вашей закладки и нажмите Добавить .

Теперь сохраните файл и запишите полный путь к месту его сохранения. Чтобы вставить сохраненный текст, перейдите в другой документ Microsoft Word и нажмите « Вставка»> «Поле» . Выберите Включить текст в меню Имена полей .

Теперь в текстовом поле под меню введите «INCLUDETEXT« [путь к файлу] »[имя закладки]». Когда я набрал его, это выглядело так:

  INCLUDETEXT "Macintosh HD: пользователи: dralbright: документы: updateable-text.docx"

(Если вы используете Windows, вам нужно использовать стандартную нотацию для путей, которая начинается с «C: \». Обратите внимание, что вам нужно включить две обратных косых черты между каждым разделом вместо одного.) Теперь нажмите OK , и вы увидите текст, вставленный в ваш документ.

Время от времени вы будете вводить что-то не так, и вы получите сообщение об ошибке, например:

Чтобы исправить это, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ошибки и выберите Toggle Field Codes — это позволит вам просматривать и редактировать коды изнутри документа. Вы также можете использовать это для полей, которые работают правильно, если вам нужно внести изменения.

Отсюда вы можете делать любые исправления, которые вам нужны. В этом примере в начале кода есть дополнительный знак равенства.

После удаления знака равенства поле работает корректно.

Чтобы внести изменения во все документы, которые вы связали с закладкой, вернитесь к общему текстовому файлу и просто внесите изменения. Здесь я заменил цитату Граучо Маркса цитатой Оскара Уайльда.

В других ваших документах щелкните правой кнопкой мыши на поле, которое было обновлено, и выберите « Обновить поле» .

И там у вас есть, поле обновляется с новой информацией.

Это может показаться большой работой, но если вам придется печатать одни и те же вещи на регулярной основе, это может сэкономить вам огромное количество времени в долгосрочной перспективе. Это займет некоторое время на настройку внешнего интерфейса, но вы сразу увидите удобство этой системы. Не забудьте проверить другие полезные средства автоматизации Office с помощью IFTTT. чтобы сэкономить время тоже.

Импортировать текст из текстового файла или документа Microsoft Word

Если вы хотите получить текст из текстового файла или документа Word, но не хотите открывать его, выделите все, скопируйте его, вернитесь к документу и вставьте его (это может занять много времени, если у вас есть сотни страниц текста), вы можете импортировать напрямую. Просто нажмите Вставить> Файл и выберите текстовый файл или документ Word, из которого вы хотите импортировать текст.

После того как вы выбрали файл (вам, возможно, придется изменить раскрывающийся список « Включить» на « Все читаемые документы» ), вы увидите полный текст в документе Microsoft Word.

Импорт текста с веб-страницы

Если вы хотите сохранить обновленную копию веб-страницы в документе Microsoft Word, вы можете сделать это тоже! Допустим, я хочу, чтобы текстовый файл, содержащий повесть о двух городах, был в моем документе. Я буду использовать то же поле INCLUDETEXT, но вместо того, чтобы использовать локальный путь, я буду использовать URL:

Обновление поля приводит всю книгу в мой документ.

Вы получите лучшие результаты с насыщенным текстом веб-сайтом. Вы можете увидеть, что происходит, когда я пытаюсь использовать INCLUDETEXT, чтобы открыть домашнюю страницу :

Если вам необходимо импортировать обновленный текст с веб-сайта в документ, с этим определенно стоит поиграть. Возможно, вам придется немного поэкспериментировать, но это может быть очень полезным инструментом.

Что вы импортируете в Microsoft Word?

Мы рассмотрели восемь различных вещей, которые можно импортировать в Microsoft Word. здесь — но, возможно, есть и другие варианты. Что вы импортировали в Microsoft Word? Поделитесь наиболее полезными вещами, которые вы смогли импортировать, чтобы мы все могли помочь друг другу сэкономить время, став мастерами Word. !

Источник

Всего найдено: 18

Здравствуйте. В деловой письмах часто запрашивают какие-то документы — Просим представить информацию (документы, планы и т. д.), — которые надо оформить на бумаге и выслать тому, кто это запрашивает, т. е. бумаги отправляются и не возвращаются обратно. Какой вариант верен в этом случае: представить или предоставить? Спасибо. Коготок