Named range in word

It may be better to «roll your own merge», but you can try this, and adapt it if you succeed.

This assumes that

 a. you want to present a read-only copy of each staff member’s data, e.g. as a picture.

 b. you only need it to work in Word 2007 or later Windows Word versions

 c. your Excel data source looks like this:

    — sheet1 contains a list of your staff members. You have a column in the sheet called «sheet» (without the quotes, and use «sheet» not «Sheet» or adapt the code to use the exact name of the column. This contains the name of the sheet containing
their data (e.g. «abc», «def»)

    — each member’s data occupies the same area in the sheet (e.g. R1C1:R8C5)

    — the workbook name is c:xlstaffdata.xlsx

 d. a couple of other things that should be apparent from the code

The approach:

1. Open your workbook in Excel and make any changes needed

2. Open your Mail Merge Main Document

3. Attach Sheet1 of the Workbook as the data source for your mailmerge

4. Save your Mail Merge Main Document as a .docm

5. Where you want the Excel sheet, create a rich text content control. Edit its properties so that it is not deletable. Type a space in the control.

6. Create a Class Module and name it «ApplicationEvents». Copy the following code in there and amend as needed.

‘ Put the full name of your workbook here
Const WorkBookFullName As String = «c:\xl\multiws.xlsx»
‘ Put the exact name of the column containing the sheet names here
Const SheetNameColumnName As String = «sheet»
‘ Put the range you want to insert here
Const DataRange As String = «R1C1:R8C5»

Public WithEvents app As Word.Application

Private Sub app_MailMergeAfterRecordMerge(ByVal Doc As Document)
Doc.ContentControls(1).Range.Text = » «
End Sub

Private Sub app_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean)
Dim r As Word.Range

Set r = Doc.ContentControls(1).Range
With r.Fields.Add(r, _
  WdFieldType.wdFieldLink, _
  «Excel.Sheet.12 » & WorkBookFullName & » «»» & _
    CStr(Doc.MailMerge.DataSource.DataFields(SheetNameColumnName).Value) & _
    «!» & DataRange & «»»», _
  False)
  .Update
  .Unlink
End With
Set r = Nothing
End Sub

7. Put the following code under «ThisDocument»:

Sub xautoopen()
Dim ae As ApplicationEvents
Set ae = New ApplicationEvents
Set ae.app = Application
With Me.MailMerge
  .Destination = wdSendToNewDocument
  .Execute
End With
Set ae.app = Nothing
Set ae = Nothing
End Sub

8. Save and Close your Mail Merge Main Document

9. Each time you want to test or perform your merge,

  A. ensure your WorkBook is open and that you have saved any changes

  B. Open your .docm, enable macros if necessary, and run xautoopen.

Notes:

point 9 A is important because otherwise you may run into various locking problems.

The problem with trying to insert an updateable sheet in Word is that you need to insert it as an embedded object, but if you try to embed a sheet from the file, the embedded object actually allows access to the entire workbook, i.e. each member would be
able to access the other members’ data. There may be a workaround for that, but if it’s not necessary let’s not go there. You can link, but that would create other problems.

If you need to insert different ranges for each user, you may be able to construct anew column that uses Excel formulas to find the boundaries of the non-blank cells on each sheet. I’ve never found an entirely reliable way of doing that, but I suspect a
good enough method exists for this purpose. Otherwise you would either have to specify the sheet and range for each user, or name all the ranges and change the code slightly (all of which are high maintenance options IMO), or it would be necessary to use the
Excel object model to get the correct range for each sheet during the merge. Unfortunately, { LINK } fields won’t work that out for you AFAIK.

This entire thing could be done without any macro code, using a DATABASE field, except for the fact that it is quite difficult to fix the numeric and date formatting problems in that case (i.e. the problems that you can typically fix in MERGEFIELD fields
by not mixing date types in Excel columns and using formatting switches).

Peter Jamieson

Здравствуйте дорогие читатели блога scriptcoding.ru. Сегодня мы рассмотрим работу с классом Range, который относится к объектном модели Word. Данный класс отвечает за работу с текстом в ворде, а точнее, за его выбор.

В отличии от Selection, Range позволяет не выделить, а выбрать заданный диапазон текста в ворде. Использовать Range более выгодно, чем Selection, так как получить выбор можно только программно, это работает нам на руку, так как пользователь не сможет повлиять на работу макроса или программного кода. Поясню: допустим, мы хотим обработать текст в ворде с помощью объекта Selection, выделив нужный диапазон. Если пользователь во время обработки щелкнет мышью и снимет выделение, то наш макрос потерпит поражение. В случае с Range такой неприятности не произойдет, поэтому и рекомендуется использовать вместо Selection.

Получить доступ к объекту можно несколькими способами:

Одноименный метод объекта Document – данный метод принимает два необязательных параметра, которые задают начальное и конечное значение выбора при работе с текстом в Word. Если вызвать метод без параметров, то будет выбрано содержимое всего документа, например:

' Выбираем весь текст
set oRange = oDoc(1).Range()
'Делаем шрифт жирным
oRange.Bold = true

Или такой вариант:

'Выбираем первые 10 символов
set oRange = oDoc(1).Range(0,10)

Одноименное свойство – данное свойство предусмотрено для большинства классов Word (Bookmark, Selection, Table, Row, Cell, Paragraph и так далее). В данном случае мы получаем Range для заданного класса, автоматически произойдет выбор содержимого данного класса (абзац, выделение, закладка и так далее).

Метод SetRange() – Данный метод предоставляет сам объект Range, и он позволяет переопределить выбор текста в ворде, например:

set oRange1 = oDoc(1).Range()
oRange1.SetRange 1,10
oRange1.Bold = true

Класс Range – выбираем текст в ворде

Свойства – работа с текстом в ворде

Свойства, которые позволяет задать или получить значение константы:

Case– Регистр текста в ворд, константа WdCharacterCase:

• wdNextCase — -1 – Как в предложении
• wdLowerCase — 0 — Нижний регистр
• wdUpperCase — 1 — Верхний регистр
• wdTitleWord — 2 – Начало слова с заглавной буквы
• wdTitleSentence — 4 — в режиме ввода предложения
• wdToggleCase — 5 – Инвертировать регистр

CharacterWidth — Ширина символов, константа WdCharacterWidth:

• wdWidthFullWidth — 7 – Полная ширина.
• wdWidthHalfWidth — 6 – Половина ширины (нормальный режим).

HorizontalInVertical– Расположение текста в ворде, константа WdHorizontalInVerticalType:

• wdHorizontalInVerticalNone — 0 – Форматирование отсутствует
• wdHorizontalInVerticalFitInLine — 1 – Горизонтальное направление
• wdHorizontalInVerticalResizeLine — 2 – Вертикальное направление

Orientation— Направление ворд текста, константа WdTextOrientation:

• wdTextOrientationHorizontal — 0 – Горизонтально, по умолчанию.
• wdTextOrientationVerticalFarEast — 1 – Вертикально вниз от верхней части, справа налево.
• wdTextOrientationUpward — 2 — Вверх под углом.
• wdTextOrientationDownward — 3 – Вниз под углом.
• wdTextOrientationHorizontalRotatedFarEast — 4 — Горизонтально, но справа налево (только для языков с данным типом письма).
• wdTextOrientationVertical — 5 — Вертикально вниз от верхней части, слева направо.

HighlightColorIndex– Цвет выделения текста в ворде, константа WdColorIndex.

LanguageIDOther– Язык текста в ворд, константа, WdLanguageID.

Style– Стиль, константа WdBuiltinStyle.

Underline– Тип подчеркивания, константа WdUnderline.

Свойства, которые позволяют задать или получить логическое значение:

Bold– Делает шрифт жирным (true).

Italic— Делает шрифт курсивом (true).

GrammarChecked– Проверка грамматики.

LanguageDetected– Определение языка.

Прочие свойства (чтение и запись), только последнее доступно только для чтения.

Startи End– Начальная и конечная позиция для выбора.

FitTextWidth— Ширина текста в текущих единицах измерения.

ID— Имя идентификатора (строковое значение) для указанного диапазона.

Text– Позволяет вставить (в место, где находится курсор), заменить (выбранную область), или получить текст в ворде для заданного диапазона.

Information(type) — Информация об указанном диапазоне (параметр type содержит значение константы WdInformation. Только чтение.

Методы – работа с текстом в Word

CheckGrammar() — Начинает проверку орфографии и грамматики для указанного диапазона.

Set Range2 = Documents("MyDocument.doc").Sections(2).Range
Range2.CheckGrammar

CheckSynonyms() — Отображает диалоговое окно «Тезаурус«.

Collapse(Direction) — Убирает выделение.

Direction – Дополнительный параметр, который задает направление от позиции курсора. Может быть одним из следующих значений константы WdCollapseDirection: wdCollapseEnd — 0 или wdCollapseStart — 1. Значение по умолчанию wdCollapseStart.

ComputeStatistics(Statistic) – Позволяет получить статистику для заданного выбора. Параметр Statistic содержит значения константы WdStatistic.

Copy(), Delete(), Cut() – Копирование, удаление и вырезание выбранного диапазона.

Paste() – Вставка содержимого буфера обмена.

CopyAsPicture() – Копирование текста в ворде как изображения.

Select() – Выделение текущего выбора.

SetRange(Start, End) – Позволяет задать начальную и конечную позицию для выбора, вернет новый объект Range.

Relocate(Direction) — Переставляет местами абзацы в выбранном диапазоне.

Direction – Обязательный параметр, который задает направление, содержит значение константы WdRelocate:

• wdRelocateDown — 1 — Ниже следующего видимого абзаца.
• wdRelocateUp — 0 — Выше предыдущего видимого абзаца.

Методы с префиксом Insert…и Move… и метод ConvertToTable() используются также классом Selection, поэтому я не стал их описывать, просто ознакомьтесь со статьей «Объект Word Selection — выделение фрагмента текста в ворде, методы #1»

Ниже я привел два примера программного кода на языке VBScript и JScript, в них я просто выбираю каждый символ в тексте и задаю для него цвет выделения. Работа с текстами в Word. Причем так, что бы цвета периодически менялись.

Программный код на языке VBSCRIPT:

' ----------------------------------------------------------------------------
' Работа с текстом в ворде
' Выделение разными цветами
' Range1.vbs
' ----------------------------------------------------------------------------
Option Explicit
 
dim oWord, oDoc, oSel, i, oPars, MyText, oRange, j
 
Set oWord = CreateObject("Word.Application")
Set oDoc = oWord.Documents
oDoc.Add()
Set oSel = oWord.Selection
Set oPars = oSel.Paragraphs
oWord.Visible = True
 
MyText = "Работа с текстом в Word "
 
' Вставляем текст
For i=0 to 4
   oSel.TypeText MyText & MyText & MyText & MyText & MyText & MyText & MyText
   oSel.TypeParagraph
Next
 
' Создаем ссылку
' Заодно выбираем весь текст в ворде
set oRange = oDoc(1).Range()
i = 1:j = 0
 
' Обрабатываем каждый символ
Do While i <= oRange.End
   With oRange
      ' выбираем один символ
      .SetRange i, i+1
      ' если выбран последний цвет
      if j = 17 then
         j = 0
         ' Меняем цвет выделения
         .HighlightColorIndex = j
         j = j + 1
      else
         .HighlightColorIndex = j
         j = j + 1
      end if
      i = i + 1
   End With
Loop

Программный код на языке JSCRIPT:

// ----------------------------------------------------------------------------
// Работа с текстом в ворде
// Выделение разными цветами
// Range1.js
// ----------------------------------------------------------------------------
 
var oWord1, oDoc1, oSel1, oPars1, MyText1 = "Работа с текстом в Word. ", oRange1;
 
oWord1 = WScript.CreateObject("Word.Application");
oDoc1 = oWord1.Documents;
oDoc1.Add();
oSel1 = oWord1.Selection;
oPars1 = oSel1.Paragraphs;
oWord1.Visible = true;
 
// Вставляем текст
for (i=0; i<=4; i++){
    oSel1.TypeText(MyText1 + MyText1 + MyText1 + MyText1 + MyText1 + MyText1 + MyText1);
    oSel1.TypeParagraph();
}
 
// Создаем ссылку 
// Заодно выбираем весь текст в ворде
oRange1 = oDoc1(1).Range();
 
var i = 1, j = 0;
// Обрабатываем каждый символ
while (i <= oRange1.End){ 
    with(oRange1){
        // выбираем один символ
        SetRange(i, i+1);
        // если выбран последний цвет
        if (j == 17){ 
            j = 0;
            // Меняем цвет выделения
            HighlightColorIndex = j;
            j++;
        }else{
            HighlightColorIndex = j;
            j ++;
        }
        i++
    }
}

Хорошо, с программированием закончили, теперь можно дать некоторые пояснения. И так, оба примера работают с текстом в Word одинаково. Имена переменных практически идентичны, только для JSCRIPT я к имени переменных добавил 1. В самом начале происходит подключение основных классов для доступа к приложению Microsoft Word, создание нового документа — «Коллекция Documents«, делаем документ видимым. Далее в цикле FOR — «Урок 9 по JScript — оператор цикла for» и «Урок 6 по VBScript: Циклы for…next и for each…next» происходит работа с текстом в ворд, а именно – добавление несколько раз содержимого переменной MyText.

Переменная oRange будет содержать ссылку н6а класс, используя цикл WHILE — «Урок 7 по VBScript: Циклы do…loop и while…wend» и «Урок 10 по JScript: Цикл while и do…while«, мы начинаем обрабатывать каждый символ и менять его цвет, естественно, что количество возможных цветов ограничено. Поэтому нам приходится дополнительно добавить переменные i и j. Ну и все, результат работы можно увидеть на рисунке выше.