Найти данные по дате в excel

Правила создания и использования запросов на набор значений

Для создания запроса на набор значений следует сначала создать запрос на выборку. В зависимости от требуемых результатов вы можете установить для запроса порядок сортировки или преобразовать его в итоговый запрос. При преобразовании используются агрегатные функции, например Max или Min для возврата наибольшего или наименьшего значения и First или Last для получения самой последней или самой давней даты. Итоговые запросы и агрегатные функции используются только для поиска данных, которые попадают в набор групп или категорий. Предположим, что нужно найти объем продаж за указанную дату для каждого города, в котором работает компания. В этом случае города становятся категориями (необходимо собрать данные по городам), поэтому можно использовать итоговый запрос.

В процессе работы помните, что в запросе (независимо от его типа) должны использоваться поля, содержащие описательные данные, например имена клиентов, и поля со значениями даты, среди которых будет производиться поиск. Кроме того, значения даты должны находиться в полях с типом данных «Дата/время». Запросы, описанные в этой статье, не будут правильно работать со значениями дат в текстовых полях. Кроме того, при использовании итогового запроса поля данных должны содержать информацию о категории, например о городе или стране.

Выбор между запросом на набор значений и фильтром

Чтобы определить, стоит ли создавать запрос на набор значений или же следует применить фильтр, примите во внимание следующее:

• Если вы хотите получить записи, в полях которых содержатся самые последние или самые давние даты, а точные значения дат неизвестны или не имеют значения, следует создать запрос на набор значений.

• Если вы хотите получить все записи, в которых даты совпадают с определенной датой, предшествуют ей или следуют за ней, используйте фильтр. Например, для просмотра дат продаж между апрелем и июлем нужно применить фильтр. Подробное обсуждение фильтров выходит за пределы данной темы.

  Дополнительные сведения о создании и использовании фильтров см. в статье «Применение фильтра для просмотра отдельных записей в базе данных Access».

К началу страницы

Создание простого запроса на набор значений

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. В диалоговом окне щелкните таблицу, которую вы хотите использовать в запросе, нажмите Добавить, чтобы поместить ее в верхний раздел конструктора запросов, и нажмите кнопку Закрыть.

   -или-

   Дважды щелкните таблицу, а затем нажмите кнопку Закрыть.

   Если вы используете пример данных из предыдущего раздела, добавьте в запрос таблицу Employees.

3. Добавьте на бланк поля, которые вы хотите использовать в запросе. Вы можете дважды щелкнуть каждое поле или перетащить его в пустую ячейку в строке Поле.

   Если вы работаете с примером таблицы, то добавьте поля «Фамилия», «Имя» и «Дата рождения».

4. В поле, которое содержит искомые наибольшие или наименьшие значения (при использовании примера таблицы — поле «Дата рождения), в строке Сортировка выберите порядок сортировки По возрастанию или По убыванию.

   При сортировке по убыванию будут возвращены самые последние даты, при сортировке по возрастанию — самые давние.

   Важно: В строке Сортировка следует установить значение только для полей, содержащих даты. Если порядок сортировки задан по другому полю, запрос не вернет ожидаемых результатов.

5. На вкладке «Конструктор» в группе «Настройка запроса» щелкните стрелку вниз рядом со списком «Все» (список «Главные значения») и введите нужное количество записей или выберите нужный вариант из списка.

6. Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить .

7. Сохраните запрос и оставьте его открытым, чтобы использовать на следующих шагах.

Как вы видите, этот тип запросов на набор значений дает ответы на основные вопросы, например «Кто из сотрудников самый старший или самый молодой?». Ниже описано, как с помощью выражений и других условий создавать более точные и гибкие запросы. Запрос по описанным ниже условиям выдает ближайшие дни рождения у трех сотрудников.

Добавление условий в запрос

Примечание: В этих инструкциях предполагается, что вы используете запрос, описанный в предыдущем разделе.

1. Откройте запрос, созданный на предыдущих шагах, в Конструкторе.

2. В бланке запроса в столбце справа от столбца «Дата рождения» скопируйте и вставьте или введите следующее выражение: Expr1: DatePart(«m»; [Дата рождения]). Затем нажмите кнопку Выполнить.

   Функция DatePart извлекает месяц из значения в поле «Дата рождения».

3. Переключитесь в Конструктор.

4. Справа от первого выражение вставьте или введите следующее выражение: Expr2: DatePart(«d»; [Дата рождения]). Затем нажмите кнопку Выполнить.

   В этом случае функция DatePart извлекает день из значения в поле «Дата рождения».

5. Переключитесь в Конструктор.

6. Для обоих введенных выражений снимите флажки в строке Показать, щелкните строку Сортировка и выберите пункт По возрастанию.

7. Нажмите кнопку Запустить.

8. При необходимости вы можете указать условия для ограничения области запроса. После этого запрос будет сортировать только записи, удовлетворяющие им, и определять первые или последние значения полей из отсортированного списка.

   Для продолжения работы с примером данных откройте Конструктор. Затем в строке Условия отбора столбца Дата рождения введите следующее выражение:

   Month([Дата рождения]) > Month(Date()) Or Month([Дата рождения])= Month(Date()) And Day([Дата рождения])>Day(Date())

   Это выражение делает следующее: Месяц([Дата рождения]) > Month(Date()) проверяет дату рождения каждого сотрудника, чтобы узнать, приходится ли она на следующий месяц, и, если это так, включает эти записи в запрос. Месяц([Дата рождения])= Month(Date()) And Day([Дата рождения])>Day(Date()) в выражении проверяет даты рождения, которые происходят в текущем месяце, чтобы узнать, приходится ли на день рождения или после текущего дня. Если это условие истинно, функция включает эти записи в запрос. Краткое выражение игнорирует все записи, в которых день рождения приходится на период с 1 января до даты выполнения запроса.

   Другие примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.

9. На вкладке «Конструктор» в группе «Настройка запроса» щелкните стрелку вниз рядом со списком «Все» (список «Главные значения») и введите нужное количество записей или выберите нужный вариант из списка.

   Чтобы просмотреть следующие три дня рождения, введите 3.

10. Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить .

Создание итогового запроса

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. Дважды щелкните таблицы, которые вы хотите использовать. Таблицы появятся в верхней части конструктора запросов.

   При использовании приведенных выше примеров добавьте таблицы «Мероприятия» и «Типы мероприятий».

3. Дважды щелкните поля таблицы, которые вы хотите использовать в запросе. На данном этапе к запросу следует добавить только поля категорий или групп и поле значений.

   При использовании данных из трех приведенных выше таблиц следует добавить либо поле «Тип мероприятия» из таблицы «Типы мероприятий», либо поле «Дата мероприятия» из таблицы «Мероприятия».

4. При необходимости вы можете указать условие для ограничения области запроса. Сортироваться будут только записи, удовлетворяющие этому условию, и в отсортированном списке будут определены первые и последние значения полей.

   Например, если вы хотите просмотреть мероприятия с категорией «Частное мероприятие», в строку Условия отбора в столбце Тип мероприятия следует ввести выражение <>»Частное мероприятие».

   Другие примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.

5. Преобразуйте этот запрос в итоговый запрос следующим образом:

   На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги.

   В бланке запроса появится строка Итоги.

6. Убедитесь, что в строке Итоги поля каждой группы или категории выбран пункт Группировка по, и выберите для строки Итоги поля значения (поля с наибольшими или наименьшими значениями) функцию Max или Min.

   Функция Max возвращает наибольшее значение числового поля и самое последнее значение даты или времени в поле с типом данных «Дата/время». Функция Min возвращает наименьшее значение в числовом поле и самую раннюю дату или время в поле «Дата/время».

7. На вкладке «Конструктор» в группе «Настройка запроса» щелкните стрелку вниз рядом со списком «Все» (список «Главные значения») и введите нужное количество записей или выберите нужный вариант из списка.

   В этом случае для просмотра результатов в режиме таблицы выберите параметр Все и нажмите кнопку Выполнить.

   Примечание: В зависимости от функции, выбранной на шаге 6, Access изменяет имя поля значения в запросе на Максимум_ИмяПоля или Минимум_ИмяПоля. В нашем примере поле будут переименовано в Максимум_Дата мероприятия или Минимум_Дата мероприятия.

8. Сохраните запрос и переходите к следующим шагам.

Запрос не возвращает названия продуктов и другую информацию о них. Чтобы просмотреть дополнительные данные, необходимо создать второй запрос, который включает в себя запрос, который вы только что создали. Далее описано, как это сделать.

Создание второго запроса для отображения более подробных данных

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. Перейдите на вкладку «Запросы», а затем дважды щелкните итоговую таблицу, созданную в предыдущем разделе.

3. Откройте вкладку Таблицы и добавьте таблицы, которые вы использовали в итоговом запросе, а также таблицы, в которых содержатся дополнительные данные. Если вы использовали три таблицы из примера, добавьте в новый запрос таблицы «Типы мероприятий», «Мероприятия» и «Клиенты».

4. Свяжите поля в итоговом запросе с соответствующими полями в родительских таблицах. Для этого перетащите каждое поле из итогового запроса на соответствующее поле в таблице.

   При использовании примеров данных из трех таблиц перетащите столбец «Тип мероприятия» из итогового запроса на поле «Тип мероприятия» в таблице «Типы мероприятий». Затем перетащите столбец Максимум_Дата мероприятия в итоговом запросе на поле «Дата мероприятия» в таблице «Мероприятия». Благодаря объединению новый запрос на выборку связывает данные из итогового запроса с данными из других таблиц.

5. Добавьте в запрос поля с дополнительной информацией из других таблиц.

   При использовании примеров данных из трех таблиц можно добавить поля «Компания» и «Контакт» из таблицы «Клиенты».

6. При желании вы можете задать порядок сортировки по одному или нескольким столбцам. Например, для вывода категорий в алфавитном порядке задайте в строке Сортировка столбца Тип мероприятия значение По возрастанию.

7. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

   Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.

Совет:  Если вам не нравится, что заголовок столбца Цена называется Максимум_Цена или Минимум_Цена, то откройте запрос в Конструкторе и в столбце «Цена» в бланке запроса введите Цена: Максимум_Цена или Цена: Минимум_Цена. После этого в заголовке столбца в режиме таблицы будет выводиться название Цена.

К началу страницы

Создание запроса на создание таблицы

1. В запросе на поиск наибольших значений, открытом в Конструкторе:

   На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Создание таблицы.

   Откроется диалоговое окно Создание таблицы.

2. В поле Имя таблицы введите имя таблицы, которая будет хранить записи с наибольшими и наименьшими значениями. Например, введите Наименьшие и наибольшие значения, а затем нажмите кнопку ОК.

   Каждый раз при выполнении запроса вместо отображения результатов в режиме таблицы запрос будет создавать таблицу и замещать значения текущими данными.

3. Сохраните и закройте запрос.

Создание запроса на добавление

1. Откройте запрос на поиск наименьших значений в Конструкторе.

   На вкладке Разработка в группе Тип запроса выберите команду Добавить.

2. Откроется диалоговое окно Добавление.

3. Введите то же имя, которое вы указали в диалоговом окне Создание таблицы.

   Например, введите Наименьшие и наибольшие значения, а затем нажмите кнопку ОК. Каждый раз при выполнении запроса вместо отображения результатов в режиме таблицы он будет добавлять записи в таблицу «Наибольшие и наименьшие значения».

4. Сохраните и закройте запрос.

Выполнение запросов

• Теперь вы готовы запустить оба запроса. В области навигации дважды щелкните запрос на поиск наибольших значений и нажмите кнопку Да при появлении подтверждения. Затем дважды щелкните запрос на поиск наименьших значений и нажмите кнопку Да при появлении подтверждения.

• Откройте таблицу с набором записей в режиме таблицы.

Важно: Если при попытке выполнения запроса на создание или добавление ничего не происходит, проверьте, не появляется ли в строке состояния Access следующее сообщение:

Данное действие или событие заблокировано в режиме отключения.

Если выводится это сообщение, сделайте следующее:

• Откройте панель сообщений, если она скрыта. Для этого на вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Панель сообщений.

• На панели сообщений нажмите Параметры.

  Откроется диалоговое окно Параметры безопасности Microsoft Office.

• Выберите Включить это содержимое, а затем кнопку ОК.

• Выполните запрос еще раз.

К началу страницы