Наглядные отчеты в excel

Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель онлайн-школы Excellent, автор книги «Мастерство визуализации данных» и автор блога, поделилась с Нетологией советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.

Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.

Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.

• Научитесь работать с любыми отчётами в Excel
• Разберётесь, как работать с формулами
• Сможете сортировать, анализировать и визуализировать данные

Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?

Или в таком?

• Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.
• Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
• Убирайте лишние знаки после запятой.
• Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.

• Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.
• Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
• Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
• Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.

Отчёт вложен в письмо и готов к отправке заказчикам? Не спешите нажимать кнопку «отправить». Подумайте, что нужно человеку, который откроет ваше письмо? Ему нужны быстрые выводы. Обязательно добавьте в текст письма аналитические комментарии и подкрепите их фактами из отчёта — например, добавьте скриншот диаграмм.

Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.

Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:

• создать лист Summary, показать на нём главные цифры и сделать ссылки «Подробнее» с переходом на листы, содержащие все данные;
• сделать оглавление, куда добавить ссылки на каждый лист с аналитикой.

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

• настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;
• создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
• формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
• сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

---

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.

Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».

Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.

Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.

Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.

В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.

Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.

---

Создаём сводную таблицу

Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:

• у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
• в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
• нет пустых ячеек и строк.

Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».

Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:

• диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
• лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.

В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».

Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.

Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.

---

Настраиваем сводную таблицу и получаем результат

В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».

Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:

• «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.

  Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).

• «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
• «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.

Настроить сводную таблицу можно двумя способами:

• Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
• Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.

Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.

В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.

Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».

После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.

Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».

В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.

Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.

Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».

Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.

По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.

---

Настраиваем фильтры сводной таблицы

Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».

В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.

Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.

В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:

В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.

Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.

Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.

---

Проводим дополнительные вычисления

Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.

Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».

Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.

Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.

Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.

Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».

---

Обновляем данные сводной таблицы

Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.

В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.

Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».

Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».

После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.

Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.

Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.

Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».

Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».

Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Подготовили подборку разработанных нами интерактивных управленческих отчетов в Excel для экономистов и финансистов. Эти отчеты или дашборды можно скачать, заполнить данные и вносить изменения, а еще разобраться с тем, как они построены и «прокачать» свои навыки в Excel. Но не обещаем, что это будет легко )

Скачивайте файлы — это бесплатно. А если вы хотите научиться строить такие отчеты самостоятельно, приходите к нам на курсы.

Если вы хотите научиться консолидировать бюджеты с использованием Power Query и выполнять расчеты ключевых показателей с помощью DAX-формул, приходите к нам на курс «Бюджетирование с Business Intelligence».

Анализ ключевых показателей и EVA

В отчете проиллюстрированы изменение ключевых показателей, ликвидности, рентабельности собственного капитала и факторы, влияющие на изменение EVA.

Отчет о результатах продаж

Файл показывает выполнение плана и ключевые показатели эффективности: прибыль, выручку, рентабельность и поступление денег. А также вклад менеджеров в формирование показателей.

Power View — это надстройка, с помощью которой можно создавать интерактивные графики, диаграммы, карты и таблицы, а также живые отчеты.

Чтобы начать работу с PowerView, необходимо добавить отображение команды, в одну из вкладок Excel, например, «Вставка».

Выполняем довольно простые действия: Выбрать Файл> Параметры> Настроить ленту> Вставка> Создать группу> Новая группа (настраиваемая)> Переименовать в PowerView> выбрать команды> Все команды> найти PowerView> Добавить> созданную группу PowerView (настраиваемая).

Панель Power View — своего рода рабочий лист Excel, но без ячеек. Для того чтобы информация отобразилась на листе PowerView, нужно отметить данные, которые расположены в панели «Поля» PowerView.

Данные будут отображены в виде небольшой сводной таблицы, этот вид присваивается автоматически. Для изменения вида необходимо нажать по вкладке «Конструирование»> «Представление переключателя»:

Надстройка Power View помогает создать однотипные диаграммы и графики, интерактивные отчеты с использованием карточек и мозаики, дашборды, а также точечные и пузырьковые диаграммы с анимацией динамики данных в визуализации.

Интерактивные или анимированные пузырьковые диаграммы наглядно показывают динамику развития с течением времени, при чем строится такая диаграмма с использованием Power View за считанные минуты. Для этого необходимо:

Диаграмму можно растянуть до размеров слайда, если навести на один из шариков мышку, то можно увидеть всплывающую подсказку с данными, а после нажатия правой кнопкой мыши диаграмма покажет детальную траекторию развития. Диаграмму можно использовать для визуализации развития продаж продуктов, продажи филиалов конкуренции и для много другого.

Согласитесь, не стоит ограничиваться обычными сводными таблицами в Excel, когда можно таким простым способом визуализировать данные и сделать отчеты живыми и интересными для восприятия.

Для полноценного визуального анализа хорошо использовать визуализацию данных. Но еще лучше применять динамические диаграммы и графики, чтобы предоставить аналитикам эффективный инструмент. На интерактивном динамическом дашборде можно выполнять более детальный визуальный анализ со срезами в разных периодах времени и сегментировании отчета по группам показателей.

Как сделать сводный отчет с визуализаций данных по таблице Excel

Для освоения примера создания дашборда в Excel смоделируем ситуацию. Из CRM системы были выгруженные в файл Excel через экспорт данных статистические показатели взаимодействия фирмы с ее клиентами:

1. Уровень сервиса.
2. Уровень качества.
3. Продуктивность.

Все значения показателей относительны и поэтому измеряются в процентом соотношении к максимально возможному результату. Формировалась данная статистика в CRM системе – ежедневно на протяжении двух с половиной лет. А точнее отчетный период охватывает промежуток времени между датами: с 01.01.2019 по 31.07.2021 (2,5 года). Все статистические данные находятся в одной большой таблице аж на 3773 строки:

Необходимо с помощью средств визуализации данных в Excel преобразовать таблицу отчета в графический вид отображения информации для визуального анализа дальнейшего развития фирмы в области взаимодействия с клиентами. Идеальное решение – это построить дашборд с интерактивными возможностями изменения данных на графиках и диаграммах пользователем: сегментирование информации по месяцам или по годам, фильтрация значений показателей, масштабирование временных периодов и т.п.

Решим поставленную задачу в 3 шага:

1. Подготовка исходных данных.
2. Обработка значений для визуализации.
3. Динамическая визуализация данных.

Шаг первый – подготовка данных для создания дашборда в Excel

Для подготовки данных нам необходимо лишь добавить один столбец с формулами к таблице на листе «Данные». В данном столбце с заголовком «Месяц» формула преобразует исходные даты в соответственное им названия месяцев, сокращенные до 3-х символов:

С подготовкой данных мы закончили и переходим к следующему шагу – обработка значений таблицы.



Настройка таблиц для элементов управления интерактивного дашборда

На основе данных обработки будут строиться графики и диаграммы, которые будут обладать возможностью динамического изменения по разным условиям.

Шаг второй – обработка исходных данных для диаграмм и графика

Создайте новый лист с именем «Обработка» и заполните его таблицами и значениями также как показано ниже на рисунке:

Все адреса ячеек должны в точности совпадать как выше на рисунке – это важно для дальнейшего использования формул в ячейках этих таблиц. В данный момент формулами заполнен только диапазон ячеек D3:F3, а остальные значения в таблицах введены вручную.

Так как наш сводный дашборд со средствами визуализации данных будет обладать интерактивным функционалом, нам потребуется связать переменными значениями обработку данных с элементами управления дашбордом. Поэтому не закончив еще второй шаг создаем новый лист с именем «Дашборд», на котором сначала создадим все интерактивные элементы управления.

Элементы управления динамическими диаграммами и графиком на дашборде

Перед тем как создавать элементы управления дашбордом сначала создадим основу из фигур на которой будем все размещать.

Основа и панель управления для дашборда

На листе «Дашборд» нарисуйте большую квадратную фигуру с размерами 17 см. на 25 см. выбрав инструмент: «ВСТАВКА»-«Иллюстрации»-«Фигуры»-«Прямоугольник».

Создаем новый элемент основы с размерами 1,5×25 см., для этого выберите инструмент: «ВСТАВКА»-«Текст»-«Надпись»:

Для быстрого оформления верхней надписи основы дашборда воспользуйтесь готовым решением из ее дополнительного меню: «СРЕДСТВА РИСОВАНИЯ»-«ФОРМАТ»-«Стили фигур»-«Стильный эффект: Черный, темный 1».

Добавляем основу для панели управления дашбордом рисуя снова прямоугольник с размерами высоты 15,45 см на 3,85 см ширины и придаем ему такой же стиль оформления, как и для надписи:

Блок кнопок для управления показателями по регионам

Далее на панели управления дашбордом создаем первый блок кнопок меню из прозрачного прямоугольника (размером 4,6 x 3) и надписью «РЕГИОН»:

Для удаления заливки прямоугольника выбираем опцию из меню: «СРЕДСТВА РИСОВАНИЯ»-«ФОРМАТ»-«Стили фигур»-«Заливка фигуры»-«Нет заливки». И здесь же изменяем цвет контура «Контур фигуры»-«Цвет белый».

Такими же инструментами настраиваем цвет заливки и контура для надписи. А в разделе инструментов: «ГЛАВНАЯ»-«Шрифт» задаем белый цвет шрифта и размер 11 пунктов.

Теперь переходим непосредственно к созданию самих кнопок. Выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Переключатель»:

Рисуем первую кнопку переключатель с размерами 0,7 x 2,75 см. Затем двойным щелчком по тексту изменяем сам текст. После кликаем правой кнопкой мышки по кнопке переключателя и выбираем из появившегося контекстного меню опцию «Формат объекта». В появившемся диалоговом окне «Форматирование объекта» на вкладке «Элемент управления» в поле ввода «Связь с ячейкой:» указываем внешнюю ссылку на лист: =Обработка!$B$1. Дальше создаем еще 3 копии этой кнопки и подписываем их текст соответственно как показано выше на рисунке.

Таким образом внешней ссылкой мы создали первое подключение данных к элементам управления «Переключатели». По этой ссылке будут передаваться переменные значения для интерактивной обработки данных.

В зависимости от того какой выбран переключатель в ячейку Обработка!$B$1 будут передаваться переменные числовые значения от 1, 2, 3 или 4. Эти числа будут использованы в формулах на том же листе «Обработка».

Блок срезов временных периодов по годам

Следующий блок кнопок будет создан по другому принципу, но он также будет связан с листом «Обработка». Поэтому сразу переходим на данный лист и выделяем диапазон ячеек A16:C19, а затем выбираем инструмент: «ВСТАВКА»-«Таблицы»-«Таблица» CTRL+T:

В появившемся окне «Создание таблицы» просто нажимаем ОК. И сразу нам доступно ее дополнительное меню где отмечаем галочкой опцию: «РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ»-«КОНСТРУКТОР»-«Параметры стилей таблиц»-«Строка итогов» CTRL+SHIFT+T. В строке итогов созданной таблицы под вторым столбцом выбираем опцию «Минимум», а под третьим – «Максимум».

Для создания блока кнопок управления привязанных к этой таблице выберите инструмент: «РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ»-«КОНСТРУКТОР»-«Сервис»-«Вставить срез»:

В появившемся окне «Вставка срезов» отмечаем только одну первую галочку на против опции «ГОД» и жмем ОК. Для быстрого форматирования среза задаем ему готовый стиль: «ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ СРЕЗА»-«ПАРАМЕТРЫ»-«Стили срезов»-«Серый цвет другой 1». И на конец указываем в параметрах среза размеры «Высота:»-3,33 см и «Ширина:»-3 см.

Очередной блок кнопок для панели управления дашбордом – ГОТОВ! Переносим его на главный лист с именем «ДАШБОРД» и красиво размещаем под первым блоком элементов управления (переключатели).

Выпадающий список для выбора месяца

Переходим к созданию следующего блока элементов управления на листе «ДАШБОРД». Копируем прямоугольник и надпись с первого блока кнопок-переключателей и вставляем под срезом. Надпись переименовываем на «МЕСЯЦ» высоту прямоугольника уменьшаем до 2см.

Внутрь прямоугольника нового блока размещаем новый элемент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Поле со списком». Рисуем поле с размерами 0,7 см на 2,8 см:

Кликаем правой кнопкой мышки по элементу поле, из контекстного меню выбираем опцию «Формат объекта». В появившемся окне «Форматирование объекта» на вкладке «Элемент управления» указываем внешние ссылки для связи с обработкой данных. Изменяем 3 параметра:

1. «Форматировать список по диапазону:» – здесь указываем внешнюю ссылку на диапазон ячеек с трехсимвольными названиями месяцев, из которого будут взяты значения для поля: =Обработка!$A$3:$A$14.
2. «Связь с ячейкой:» — в этом поле ввода указываем внешнюю ссылку на ячейку куда будет передаваться параметр переменного числового значения (от 1-го и до 12-ти) для обработки данных: =Обработка!$A$1.
3. «Количество срок списка:» — в этом поле ввода мы указываем сколько будет выводиться опций в элементе без полосы прокрутки. Значение 12 так как у нас 12 сокращенных названий месяцев.

Блок управления отображением показателей на графике

И наконец последний блок кнопок управления. Создаем его на основе прямоугольника и надписи из предыдущих блоков, просто скопировав их. Текст надписи изменяем на «ПОКАЗАТЕЛИ», а в прямоугольнике изменяем высоту на 3,8 см. Внутри прямоугольника 4-го блока размещаем новые кнопки воспользовавшись инструментом: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Флажок». Создаем 3 кнопки типа флажка с размерами 0,7 x 2,75 см и подписываем их так как показано на рисунке ниже:

Каждому флажку необходимо в параметрах указать свою внешнюю ссылку для передачи числовых параметров в обработку на другой соответственный лист:

• Сервис: =Обработка!$H$1
• Качество: =Обработка!$I$1
• Производительность: =Обработка!$J$1

В результате все элементы управления дашбордом готовы и настроены. Осталось закончить настройку обработки данных перед выводом на визуализацию с графиками и диаграммами. Там нам нужно заполнить ячейки незаполненных таблиц – формулами.

Обработка формул для динамических графиков и диаграмм в Excel

Перейдите на лист с именем «Обработка» и заполните диапазон ячеек D2:F2 ниже приведенной сложной формулой выборки значений по нескольким условиям из листа «Данные»:

После чего заполняем ячейки второй незаполненной таблицы в диапазоне H3:J14 другой сложной формулой:

Обработка данных – ГОТОВА! Сразу переходим к построению визуализации обработанных значений на дашборде.

Визуализация данных на интерактивном динамическом дашборде

На третьем шаге создания дашборда в Excel мы будем визуализировать исходные данные динамическими графиками и диаграммами. Начнем с создания динамических диаграмм, которые будут изменять свой внешний вид под воздействием элементов управления дашбордом.

Шаг третий – визуализация данных таблиц

На листе «ДАШБОРД» снова создайте фигуру прямоугольник с размерами 6,3 x 5 см. Преобразуйте ее в 3D фигуру выбрав инструмент: «СРЕДСТВА РИСОВАНИЯ»-«ФОРМАТ»-«Стили фигур»-«Эффекты фигуры», здесь же «Заливка фигуры»-«Цвет»-Зеленый и «Контур фигуры»-«Нет контура»:

Переходим на лист «Обработка» выделяем диапазон ячеек D1:D3 и выбираем инструмент: «ВСТАВКА»-«Диаграммы»-«Кольцевая»:

Кликнув на кнопку плюс возле диаграммы снимаем все галочки с опций чтобы убрать лишние элементы.

Переносим диаграмму на лист «ДАШБОРД» и продолжаем ее форматировать. Кликнув правой кнопкой мышки по левой доли диаграммы вызываем контекстное меню из которого следует выбрать опцию «Формат точки данных». В появившемся дополнительном окне изменяем параметры: «Формат точи данных»-«ПАРАМЕТРЫ РЯДА»-«ЗАЛИВКА»-«Сплошная заливка»-«Цвет»-белый и здесь же «Прозрачность»-50%. А также «ГРАНИЦА»-«Нет линий»:

Снова кликнув правой кнопкой мышки по самой диаграмме и контекстным меню через опцию «Формат области диаграммы» открываем дополнительное окно где в разделе меню «ЗАЛИВКА» отмечаем опцию «Нет заливки» сделав таким образом диаграмму прозрачной. И здесь же отмечаем опцию «ГРАНИЦА»-«Нет линий».

Теперь кликаем правой кнопкой мышки по правой доли ряда данных диаграммы и из появившегося контекстного меню снова выбираем опцию «Формат точки данных» где изменяем только один параметр – цвет заливки на белый:

А сейчас кликаем правой кнопкой мышки по целому ряду диаграммы и выбираем из контекстного меню опцию «Формат ряда данных» где вносим свои параметры для добавления и настройки тени в окне: «Формат ряда данных»-«ПАРАМЕТРЫ РЯДА»-«ТЕНЬ»-«Размер»–105% и здесь же «Размытие»-15 пунктов и «Расстояние»-5 пунктов:

После чего добавляем на диаграмму 2-е надписи для которых настраиваем прозрачный фон, белый цвет шрифта и размер шрифта также как мы это делали с предыдущими надписями:

Надпись с показателем 48% будет динамически изменяться поэтому для нее следует сделать внешнюю ссылку на соответствующую ячейку. Для этого делаем активной надпись выделив ее одним кликом левой кнопкой мышки, а в строке формул вводим адрес для соответственной внешней ссылки =Обработка!D2 и нажимаем клавишу Enter на клавиатуре для подтверждения.

Далее создаем еще 2 диаграммы для дашборда по такому же принципу, как была создана первая диаграмма. Только эти диаграммы будут сделаны для диапазонов ячеек E1:E3 и F1:F3. У их прямоугольников будут другие фоновые цвета заливки: фиолетовый с кодом RGB: 159; 75; 228; и голубой с кодом RGB: 0; 182; 225:

Далее переходим к созданию многослойного динамического графика, на котором будет визуализироваться динамика изменений этих же показателей по месяцам.

График для отображения динамики изменения показателей за период

Перейдите на лист «Обработка» и выделите диапазон ячеек H2:J14 и выберите инструмент: «ВСТАВКА»-«Диаграммы»-«График»:

Не снимая выделения с графика выберите инструмент из его дополнительного меню: «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«КОНСТРУКТОР»-«Стили диаграмм»-«Стиль 6» и здесь же «Тип»-«Изменить тип диаграммы»:

В появившемся окне «Изменение типа диаграммы» для рада СЕРВИС выбираем тип «График с маркерами» для КАЧЕСТВО – «Гистограмма с группировкой» и для ПРОДУКТИВНОСТЬ – «График с областями и накоплением».

Изменяем цвета соответственно уже созданным диаграммам кликая по каждому ряду правой кнопкой мышки и выбирая из контекстного меню уже знакомую опцию «Формат ряда»:

Цвета фиолетовой гистограммы и голубого графика с областями немного сливаются, поэтому разграничим их тенями. Кликаем правой кнопкой мышки по фиолетовой гистограмме и вызываем контекстным меню инструмент: «Формат ряда данных»-«ПАРАМЕТРЫ РЯДА»-«Эффекты»-«ТЕНЬ»:

• «Прозрачность» – 2 процента;
• «Угол» – 0 градусов;
• «Расстояние» – 2 пункта.

Также увеличиваем ширину столбцов фиолетовой гистограммы: «Формат ряда данных»-«ПАРАМЕТРЫ РЯДА»-«Боковой зазор» — 150 процентов.

Осталось лишь настроить внешний вид маркеров зеленого графика ряд СЕРВИС. Кликаем по нему правой кнопкой мышки и вносим параметры: «Формат ряда данных»-«ПАРАМЕТРЫ РЯДА»-«ЗАЛИВКА»-«МАРКЕР»-«ПАРАМЕТРЫ МАРКЕРА»-«Размер»-9 и здесь же «ЗАЛИВКА»-«Сплошная заливка»-«Цвет белый»:

Ниже параметр «ГРАНИЦА»-«Сплошная линия»-«Цвет зеленый» и здесь же «Ширина»-2,25 пункта.

Для динамического изменения названия графика на листе обработка в ячейке B14 создадим следующую формулу:

Теперь мы будем просто ссылаться из названия графика на ячейку B14 также как мы это делали с подписями на диаграммах. Переносим график на главный лист «ДАШБОРД» и тестируем готовый результат:

Скачать дашборд для сводного отчета в Excel

Теперь при использовании элементов управления дашборд интерактивно взаимодействует с пользователем и динамически изменяет отображение диаграмм, графика и показателей.

Отчетность перед руководством и собственниками компании — важная составляющая в работе планово-экономического отдела. Отчеты должны быть понятными и лаконичными, а контрольные показатели необходимо представлять в подробных аналитиках. Если вам нужно подготовить полугодовую отчетность с учетом таких требований, рекомендуем ознакомиться с материалом данной статьи. Вы узнаете, как в Excel сделать отчеты за полугодие в графической форме, выделить в них ключевые показатели.

ПОДГОТОВКА ПОЛУГОДОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ В EXCEL

При подготовке полугодовой отчетности специалисты сталкиваются со следующей проблематикой:

• большое количество позиций в отчете;
• объемные отчеты — каждый показатель нужно представить в помесячной динамике;
• разброс значений показателей, разный порядок цифр.

Чтобы успешно справиться с указанными проблемами, подготовить для руководства четкие и понятные отчеты за полугодие, предлагаем использовать графическую форму. Для объемных таблиц, подробных аналитик информативно применить спарклайны и условное форматирование, для компактных таблиц и выбранных ключевых показателей оптимально использовать диаграммы.

Спарклайны в Excel

В полугодовом отчете принято демонстрировать помесячную динамику показателей. Речь идет о таких показателях, как выручка, объем реализации, себестоимость, объем закупок и прибыли, рентабельность. Перечень номенклатуры на практике всегда широкий. В таком случае удобно непосредственно в таблицу с показателями вставить графики, что позволит оценить не только отдельные показатели, но и их динамику, сопоставить результаты. Для указанной группы показателей целесообразно применить спарклайны (рис. 1).

Визуализируем данные табл. 1 «Анализ продаж с помощью спарклайнов», выполнив следующие действия:

1. В таблице 1 создаем столбец или строку для размещения следующей графической информации:

• «Динамика за I полугодие»;
• «Анализ выручки по продуктовым группам»;
• «Анализ рентабельности по продуктовым группам».

2. Выполняем команду: Вставка → Спарклайны → График (см. рис. 1). В окне «Создание спарклайнов» задаем диапазон данных и диапазон расположения (рис. 2).

3. Копируем графический элемент в нужное количество ячеек. При необходимости редактируем график с помощью Конструктора (рис. 3). Например, отмечаем флажком отметку максимальных точек или маркеров, изменяем цвет графика.

4. Для «Анализа выручки по продуктовым группам» и «Анализа рентабельности по продуктовым группам» используем тип спарклайна «Столбец».

Дополненная спарклайнами табл. 1 представлена в «Сервисе форм» (код доступа — на с. 119). Из таблицы видно, что только выручка по красителям снижается, имеет нисходящую динамику графика-спарклайна. По остальной продукции и в целом по компании выручка растет (графа «Динамика за первое полугодие»).

Строка «Анализ выручки по продуктовым группам» показывает, что наибольший объем выручки компания получает от реализации кирпича стандартного гладкого — 4003,9 из 42 068,82 тыс. руб.

Столбцовый спраклайн в строке «Анализ рентабельности по продуктовым группам» показывает, что максимальную рентабельность имеет кирпич фактурный — от 40 до 42,9 %. Скачек рентабельности произошел в апреле (видно на графике в столбце «Динамика за I полугодие»). В апреле зафиксирована отрицательная рентабельность по кирпичу стандартному и сниженная (11,1 %) по кирпичу гладкому с повышенным содержанием пигментов.

Важный момент: в отчете нужно указать причину визуализированных изменений. Возможная причина изменений в рассматриваемом случае: в начале сезона продаж (весна) предоставили акционные скидки для стимулирования объемов продаж, привлечения новых клиентов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

При копировании таблицы со спарклайнами из Excel в документ Word графики могут быть не видны. В таком случае используют вставку в формате рисунка.

Условное форматирование

В отношении расходов руководство часто требует подробную аналитику. Это могут быть бюджеты расходов по разным направлениям, подробный отчет по фонду оплаты труда, платежи поставщикам. В отчетах нужно выделять важную информацию и нестандартные значения. Восприятие данных улучшится, если использовать гистограммы, цветовые шкалы, наборы значков.

Подготовим табл. 2 «Бюджет общезаводских расходов за I полугодие (факт)» к сдаче руководству с помощью функций условного форматирования:

1. Выделяем в таблице диапазон, информацию которого нужно представить более наглядно (в примере — столбцы январь-март). Задаем: Главная → Условное форматирование → Цветовые шкалы. Выберем информативную цветовую шкалу «зеленый-белый» (рис. 4). Пользователи могут выбрать шкалу цвета на свое усмотрение.

Высокие расходы окрасились в привлекающий внимание зеленый цвет:

• расходы на фонд оплаты труда с отчислениями — 250, 240 и 236 тыс. руб.;
• представительские расходы в марте — 300 тыс. руб.

Чем выше сумма расходов, тем насыщеннее цвет в ячейке.

1. Дополняем табл. 2 визуализацией итоговых показателей по статьям расходов. Выделим цифры в столбце факта за полугодие и выполним действия: Главная → Условное форматирование → Наборы значков → Другие правила. Сделаем индивидуальные настройки (рис. 5).

Выбираем «Форматировать все ячейки на основании их значений», а затем подходящий «Значок». В нашем случае это гистограммы. Определяем «Значение» и «Тип»:

• заполненная гистограмма (четыре деления) — для значений более 500 тыс. руб.;
• гистограммы с тремя делениями — от 100 до 500 тыс. руб.;
• гистограмма с одним делением — все значения менее 100 тыс. руб.

Параметры экономист задает исходя из их разброса, средних значений и правил, принятых в компании.

Бюджет общезаводских расходов для отправки руководству выглядит следующим образом (табл. 2).

На примере таблицы «Кредиторская задолженность на конец периода» рассмотрим еще один способ удобно представить показатели.

Мы расскажем о дашбордах в Excel. Для чего они применяются, дадим пошаговую инструкцию, как построить программу.

Дашборд в Эксель

Дашборд представляет собой интерактивную панель приборов, объединяющую таблицы и слайды, управляя которыми пользователь структурирует данные. Интерактивность заключается в возможности выбора органа управления, позволяющего изменить выводимые данные.

Функции дашборда:

• контроль показателей бизнеса;
• объединение данных из различных источников;
• наглядное и понятное предоставление информации;
• поиск взаимосвязей;
• выявление положительных и негативных тенденций;
• нахождение слабых мест в организации рабочих процессов;

Вообще дашборд может быть составлен не только по показателям работы компании, но и на другие темы, в которых присутствуют количественные данные. Это могут быть практически любые сферы: медицина и здравоохранение, спорт, история, безопасность, экология и т. д.

С его помощью можно подробно изучить показатели, не разбираясь в путанице аналитических выгрузок. Пользование им не требует специальных навыков и знаний.

По своей сути – это такая же техническая компетенция, как, например, построение формул в Excel.

Примеры популярных дашбордов:

• Яндекс Метрика. Показывает изменения посещаемости сайта поминутно, информирует откуда пришли пользователи, как долго они оставались на сайте.
• Google Analytics. Показывает, изменения посещаемости сайта поминутно и откуда на сайт пришли пользователи.

MS Excel является основным инструментом для создания дашбордов. Он популярен благодаря своей доступности, функциональности, простоте и относительной дешевизне.

Excel dashboard бывают разных видов, но чаще всего они применяются в сочетании друг с другом.

Виды:

• Операционный, отображающий изменения показателей бизнеса.
• Аналитический, с помощью которого можно делать выводы, фиксировать отклонения показателей, искать причины изменений.
• Стратегический, позволяющий строить прогнозы, выявлять и исправлять проблемы.
• Информационный. Используется только для отображения цифр, фактов и / или статистики. Может быть статическим или динамическим с живыми данными.

Как это помогает бизнесу

Для того, чтобы добиться в бизнесе постоянного роста, необходимо проводить качественный анализ его показателей, на постоянной основе.

Почему это важно использовать дашборд для бизнеса:

• Вы сможете отслеживать операционную деятельность компании, находить в ней проблемные зоны и получать инсайты на основе реальных измерений.
• Отчетность будет понятной и наглядной для всех специалистов и проводить обсуждение показателей и направлений развития дальнейшей деятельности будет проще.
• Тут будут собраны самые главные результаты в одном месте, в удобной форме.
• Грамотная визуализация не только упростит восприятие информации, но и повысит к ней доверие.
• При этом нет необходимости устанавливать дополнительные программы.

Кому этот инструмент нужен в работе 

Дашбордом нужно уметь пользоваться специалистам разных направлений:

• Маркетологам – для оценки эффективности рекламных компаний, изучения реакции на продукт, определения направлений развития бизнеса.
• HR-специалистам – для отслеживания основных показателей, связанных с трудовыми ресурсами, текучести персонала, уровня заработной платы.
• Менеджерам по продажам – для управления товарооборотом, определения структуры продаж, лидирующих и отстающих продуктов, расчета средних показателей.
• Финансистам – для анализа денежных потоков, прогнозирования денежных поступлений.
• Руководителю – чтобы всегда иметь под рукой оперативную сводку показателей компании, для контроля за бизнес-планом, показателями прибыли, доходов, расходов.

Чаще всего в своей работе занимаются построением дашбордов бизнес-аналитики.

Отличия от инфографики

Инфографика и дашборд в эксель – это два способа визуализации информации, но они различны по своему содержанию.

• Инфографика представляет собой удобный наглядный способ для иллюстрации какой-либо информации, доступный для всех пользователей. Она фиксирует показатели на конкретный момент времени. Инфографика может выступать лишь одним из инструментов информативного дашборда.
• Интерактивный дашборд – это инструмент специалистов. Он предназначен не просто для предоставления информации, а для возможности дальнейшего взаимодействия, внесения изменений. Здесь исходные данные представлены с группированном и агрегированном виде, есть возможность применять фильтры и сортировки. Достаточно создать дашборд один раз, чтобы потом постоянно использовать этот инструмент для отслеживания изменений.

Как создать дашборд в Excel

Для создания дашборда вам не потребуется устанавливать специальные программы или расширения. Эта возможность предусмотрена функционалом Excel.

Создание дашборда состоит из несколько этапов:

• подготовка к созданию;
• сбор данных;
• создание макета;
• создание сводных таблиц и диаграмм;
• сборка;
• настройка срезов.

Подготовка

Первый этап – подготовительный. На нем пользователь определяет, что в итоге он хочет получить, формулирует задачу.

В зависимости от того, кто его составляет, цели и задачи будут разными.

Примеры:

• Сбор данных о выполнении плана.
• Эффективность работы менеджеров.
• Объемы продаж по категориям товаров и месяцам реализации.
• Формирование перечня наиболее выгодных товаров.
• Зависимость текучести кадров от величины зарплаты.
• Показатели продаж в динамике.
• И т.д.

Макет

Макет необходим для того, чтобы определиться, что мы хотим видеть в итоге. Вверху располагается основная информация, а менее важная и детализирующая — ниже. В дашборде должны присутствовать различные элементы визуализации, чтобы воспринимать информацию зрительно было проще.

Он должен быть точным и лаконичным, чтобы не рассеивать внимание пользователя.

Пример:

Сверху могут быть размещены ключевые показатели эффективности (KPI), слева — срезы, которые оживят данные, сделают дашборд интерактивным, в центре и внизу основная информация — диаграммы и таблицы.

Правила построения:

• Продумать показатели и метрики, которые будут использоваться в дашборде.
• Выбрать способ их визуализации.
• На диаграмме сегменты выделяются разными цветами.
• Использовать виджеты разных типов.
• Контент дашборда нужно настраивать и кастомизировать под потребности пользователей.

Собираем данные

Для того, чтобы проанализировать информацию, сначала необходимо собрать количественные показатели и сформировать простые (плоские) таблицы, чтобы затем на их основе делать дашборд.

Данные для анализа могут быть любыми, в зависимости от поставленной задачи:

• посещаемость сайта;
• статистика продаж;
• число конверсий;
• финансовые показатели;
• результаты исследований;
• показатели эффективности лекарств;
• статистика заболеваемости;
• и т. д.

Сводные таблицы

Выгрузка должна содержать данные, которые содержат ответ на ключевые вопросы конечного пользователя. 

Таблицы состоят из столбцов и строк. Столбцы ? это информационные атрибуты таблицы, строки ? отдельные записи, состоящие из множества атрибутов.

Например, основой дашборда может быть следующая таблица:

Здесь выгрузка содержит следующие данные:

• проекты;
• фамилии менеджеров;
• период совершения сделок;
• виды объектов недвижимости;
• данные по продажам: факт и план;
• данные по оплатам: факт и план;
• количество сделок;
• сроки сделок.

Перед формированием таблиц надо сделать листы в excel:

1. Лист с исходными данными назовем «Данные».
2. Лист со сводными таблицами обычно называют «Таблицы». 
3. «Отчет» для будущего дашборда.

Как составить сводные таблицы в dashboard excel:

• Наведите курсор на любую ячейку в таблице с исходными данными.
• Выберите в ленте «Вставка».
• Перейдите к «Сводной таблице».

• Выберите «Новый лист».

Сводная таблица формируется на основе данных, которые мы выберем из предложенного списка и расположения в соответствующих областях.

Например, для построения графика выполнения плана продаж в динамике, нужно включить в таблицу данные о фактических продажах и показатель выполнения плана в процентах.

Для настройки карточек, KPI, всех таблиц и диаграмм потребуется составить свою таблицу и далее приступить к визуализации.

Диаграммы

Сначала выбираем тип диаграммы:

• Открываем «Конструктор».

• Переходим в «Изменить тип диаграммы».

• Из предложенных вариантов выбираем нужные: комбинированные, линейчатые, лепестковые, дерево и т. д.

Каждой диаграмме присваивается емкое название, отражающее ее смысл. Для выделения можно использовать различные стили и размер шрифта.

KPI

Карточка ключевых показателей формируется на отдельном листе. В нашем варианте это лист «Отчет».

Для создания карточек, согласно нашему макету, потребуется следующее:

• Нажать «Вставка».
• Перейти в «Иллюстрации».
• Выбрать «Фигуры» > «Прямоугольник».
• В «Меню» в пункте «Надпись» ввести название.
• Внутри более крупных карточек можно ввести дополнительные более мелкие показатели.

Срезы в сводных таблицах

Срезы в сводных таблицах делают дашборд интерактивным. Они помогут взглянуть на дашборд под разным углом зрения.

Как сделать срез:

• Переходим на лист с таблицами.
• Выбираем «Вставка».
• Переходим на «Срез».

• Отмечаем галочками нужные.

• На примере отмечены: проекты, менеджеры, период, вид продукта, кварталы.

Переносим срезы

Срезы переносятся на лист «Отчет». Порядок действий: В «Подключение к отчетам» проверить и настроить подключение к сводным таблицам – Вырезать – Вставить на лист с отчетом – распределить в соответствии с макетом.

При необходимости добавляем условное форматирование.

FAQ

Что такое вафельная диаграмма в Excel?

Вафельная диаграмма (Waffle Chart) привлекает внимание пользователей и может применяться для выделения ключевого показателя эффективности. Это один из типов диаграмм, которые обычно используют для визуализации прогресса. Это ячейка 10 ? 10 с ячейками, окрашенными в соответствии с условным форматированием. Сетка представляет значения в диапазоне 1% – 100%, и ячейки будут выделены с условным форматированием, примененным к значениям%, которые они содержат. Она дает быстрый визуальный отчет о том, что вы хотите изобразить, ее просто читать и понимать.

На каких курсах можно обучиться составлять дашборды профессионально?

• Институт бизнес аналитики. Онлайн-курс «Бизнес-дашборды в Excel». Курс для аналитиков и менеджеров. Обучают профессиональной визуализации данных, составлению наглядных отчетов для руководства, интерактив на базе сводных таблиц Excel. Стоимость от 9900 руб.
• Excellentschool. Онлайн-школа визуализации данных, курс «Интерактивные дашборды в Excel». Научитесь создавать профессиональные, понятные, красивые и интерактивные дашборды, которые станут инструментом быстрого принятия качественных решений. Стоимость курса от 7500 руб.
• SKILLBOX. Курс «Power BI». научитесь строить графики и дашборды, оценивать метрики без помощи программистов. Будете всегда в курсе статистики компании. Стоимость обучения 2933 руб. в месяц при рассрочке на 12 месяцев.

Какими конструкторами сервисов можно воспользоваться для создания дашборда?

• Google Data Studio. Сервис анализа и визуализации данных от Google. Это бесплатный сервис с широкими возможностями кастомизации и визуализации. Позволяет совмещать данные из разных источников на одном дашборде и графике, есть возможность совместного доступа с ограничением прав, расчет пользовательских показателей на основе существующих метрик.

• DataFan. Сервис аналитики социальных сетей и таргетированной рекламы. С его помощью можно создавать интерактивные дашборды по продвижению в соцсетях. Сервис предназначен для мониторинга и глубокого анализа показателей своих проектов. Стоимость от 200 руб. в месяц, есть бесплатный тариф.

• Geckoboard. Сервис для сбора, анализа и визуализации данных. Ориентирован на решение бизнес-задач. Дашборды в конструкторе собираются из отдельных виджетов, в которых отображаются данные из того или иного источника. Сервис платный, стоимость от 28 долл. в месяц. Есть бесплатный тариф, но на нем можно создавать дашборды только на основе данных только из электронных таблиц.

Подведем итоги

• Дашборд – оперативная интерактивная сводка в режиме реального времени, состоящая из таблиц, графиков, диаграмм.
• Этот способ представления данных помогает легче воспринимать и анализировать информацию, что значительно упрощает процесс принятия решений.
• При создании дашборда нужно обработать много информации, статистических данных, вычленить и показать самое важное. Тогда внимание пользователя будет акцентировано на нужной информации, а дашборд будет полезнее и легче для восприятия.
• Уметь составлять интерактивные дашборды в Excel нужно не только бизнес-аналитикам, но и специалистам многих других направлений деятельности.
• Примеры визуализации данных в Еxcel, шаблоны дашбордов, можно найти на специальных сайтах в интернете, на уроках самой программы работы с электронными таблицами.
• Для обучения составления дашбордов на профессиональном уровне, можно пройти специальные курсы.

Введение

Дашборд – это умный отчет в режиме реального времени. Главное условие создания дашборда – наличие данных, которые можно анализировать. Благодаря такой инфопанели руководители и менеджеры имеют возможность отслеживать наиболее важные показатели в режиме реального времени и быстро реагировать. Конечно, не каждому бизнесу нужно отчитываться каждую секунду, в большинстве случаев это еженедельная или ежемесячная периодичность.

Для создания дашборда не нужно быть профессиональным аналитиком, достаточно иметь знания, которые позволят вам определять самые важные показатели из большого массива данных и отображать их на итоговой панели.

Золотые правила дашборда

• Упрощайте подаваемую информацию, дашборд должен быть простым и понятным. Нет необходимости перегружать его избыточными данными
• Используйте сравнение (например, изменение показателя за разные периоды, или сравнение плана и факта)
• Используйте различные варианты визуализации данных. Таким образом, данные будут восприниматься проще и быстрее

Зачем нужен дашборд?

Чаще всего дашборды используются для визуализации бизнес-процессов, для отслеживания ключевых показателей эффективности, для сбора информации о состоянии веб-сайтов, для мониторинга производства. Список можно продолжать ещё, мы перечислили наиболее яркие примеры.

Данные есть в любой сфере деятельности. А если есть данные, то их можно и нужно проанализировать!

Интерактивный дашборд в Excel

В качестве примера мы решили рассмотреть достаточно актуальный, простой и общедоступный кейс – мониторинг продаж.

Создавать интерактивный дашборд мы будем в Microsoft Excel. Excel хоть и не предназначен для такого рода отчетов, но все-таки он обладает всеми необходимыми функциями для создания качественной инфопанели. Правда, крупным компаниям придется найти что-то более узкоспециализированное и функциональное. Потому как, анализировать большой поток данных и постоянно его обновлять в Excel — затруднительно.

Для простейшего дашборда мы использовали стандартные виджеты – круговую диаграмму для категорий, карточки с показателями, столбчатую диаграмму для сравнения показателей, таблицу с рейтингом, а также задействовали фильтрацию данных, для возможности ежемесячного просмотра отчета.

В этом видео мы хотим показать вам, как легко визуализировать данные. Важно использовать правильные инструменты и следовать основным статистическим принципам

Скачать файлы из этой статьи

Рабочий файл

Заключение

Тем, кому до сих пор сложно создавать подобные дашборды, мы рекомендуем собрать список всех имеющихся данных о вашем бизнесе, сформулировать свои пожелания и отправить их нам на mail@birdyx.ru. Мы составим полезные и наглядные сводки данных, которые изменят направление вашего бизнеса или жизнедеятельности к лучшему.

У нас Вы можете заказать разработку дашборда в MS Excel и Google таблицах

А также, пройти бесплатные онлайн курсы по MS Excel с заданиями