Надстройка для excel для поиска

Одна из самых неприятных ситуаций, с которой может столкнуться пользователь при работе в Microsoft Excel — это поиск и подстановка данных с неточным совпадением. Когда вам надо подставить данные из одной таблицы в другую, но вы при этом уверены, что в обеих таблицах совпадающие элементы называются одинаково, то проблем нет — к вашим услугам множество способов: функции ВПР и её аналоги, надстройка Power Query и т.д.

А вот если в одной таблице «Пупкин Василий», а в другой просто «Пупкин», или «Пупкин В.», или даже «Пупкен», то все эти красивые способы не работают. Причем на практике такое встречается постоянно, особенно с почтовыми адресами или названиями компаний:

Обратите внимание на различные типы несоответствий, которые могут встречаться:

• переставлены местами улица, город, дом
• отсутствует какая-то часть адреса или, наоборот, есть что-то лишнее (индекс, номер квартиры)
• по-разному записан город (с буквой «г.» или без) или улица
• опечатки и ошибки (Козань вместо Казань)

Про точное соответствие или даже поиск по маске тут говорить не приходится. Помочь в таком случае могут только специальные макросы или надстройки для Excel. Про одну из таких макро-функций на VBA я уже писал, а здесь хочется рассказать про еще один вариант решения подобной задачи — надстройку Fuzzy Lookup от компании Microsoft.

Эта надстройка существует с 2011 года и совершенно бесплатно скачивается с сайта Microsoft. Системные требования: Windows 7 или новее, Office 2007 или новее, соответственно. После установки у вас в Excel появляется одноименная вкладка с единственной кнопкой на ней:

Нажатие на эту кнопку включает специальную панель в правой части окна Excel, где и задаются все настройки поиска:

Сразу хочу отметить, что эта надстройка умеет работать только с умными таблицами, поэтому все исходные таблицы нужно конвертировать в умные с помощью сочетания Ctrl+T или кнопки Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table):

Алгоритм действий при работе с надстройкой Fuzzy Lookup следующий:

1. Выберите какие таблицы нужно связать в выпадающих списках Left и Right Table.
2. Выберите ключевые столбцы в левой и правой таблицах, по которым нужно проверить соответствие и нажмите кнопку для добавления созданной пары в список Match Columns
3. В списке Output Columns отметьте галочками столбцы, которые вы хотите получить на выходе в качестве результата.
4. Установите активную ячейку в пустое место на листе, куда вы хотите вывести данные
5. Нажмите кнопку Go

После анализа мы получаем таблицу, где каждому элементу ключевого столбца из первой таблицы подобрано максимально похожее значение из второй:

Лепота!

Нюансы и подводные камни

• Точность подбора можно регулировать с помощью ползунка Similarity Threshold в нижней части панели Fuzzy Lookup. Чем правее его положение, тем строже будет поиск, и — как следствие — тем меньше результатов надстройка будет находить. Если сдвинуть его влево, то результатов станет больше, но возрастет риск ошибочного совпадения. Тут все зависит от вашей конкретной ситуации — экспериментируйте.
• На больших таблицах поиск может занимать приличное количество времени (до нескольких десятков секунд), хотя многое, конечно, зависит от мощности вашего компьютера. Как вариант, для ускорения в настройках (кнопка Configure в нижней части панели) можно попробовать включить параметр UseApproximateIndexing в разделе Global Settings.
• Перед нажатием на кнопку Go не забудьте выделить пустую ячейку, начиная с которой вы хотите вывести результаты. Если случайно вы оставите активную ячейку где-нибудь в исходных данных, то надстройка выведет итоговую таблицу прямо поверх них, и вы их потеряете. Причем отмена последнего действия будет невозможна, а кнопка Undo в нижней части панели не всегда срабатывает почему-то.
• Для вывода столбца с коэффициентом подобия FuzzyLookup.Similarity необходимо, чтобы у вашего Excel была точка в качестве десятичного разделителя (целой и дробной части). Если это не так, то эту настройку временно можно поменять через Файл — Параметры — Дополнительно (File — Options — Advanced).
• Fuzzy Lookup — это не обычная надстройка, написанная на VBA (как мой PLEX, например), а COM-надстройка. Разница в том, что она устанавливается как отдельная программа, т.е. вам нужны соответствующие права на установку ПО на вашем компьютере. Дома, ясное дело, проблем не будет, а вот многим корпоративным пользователям, скорее всего, придется обращаться к вашим айтишникам. После установки отключать и подключать ее в дальнейшем можно на вкладке Разработчик — Надстройки COM (Developer — COM Add-ins).

В любом случае, при всех имеющихся минусах, эта надстройка однозначно стоит того, чтобы находиться в арсенале любого продвинутого пользователя Microsoft Excel.

Ссылки по теме

Создатель сложной таблицы в Microsoft Excel, в которой требуется найти оптимальное значение для определенного диапазона данных, может вручную перебирать все возможные варианты или использовать вспомогательные формулы для расчетов. Однако это все сложно и часто не нужно, ведь можно обратиться к надстройке «Поиск решения», задать для нее цель, ограничения и указать область с переменными значениями, чтобы программа сама высчитала идеальное решение для вас.

Как раз об этой опции и пойдет речь далее.

Используемый пример для поиска решения

Сначала я хочу остановиться на исходной таблице и разобраться, в каких целях может применяться рассматриваемая надстройка. К тому же описываемый далее шаблон сделает понятным принцип устанавливаемых целей и ограничений, чтобы вы могли использовать его как исходную точку, оптимизировав под себя. Поиск решения поможет вам рассчитать кредитную ставку, узнать, как лучше вкладывать средства для достижения желаемого результата, определить лучшие маршруты для логистики, сбалансировать цены и потребление и многое другое, что требуется для обработки довольно большого массива данных.

В моем примере мы возьмем два депозитных счета, на каждый из которых каждый цикл начисляется фиксированный процент. Это вы видите в обводке на следующем изображении, где двойкой отмечены начальные суммы на каждом счете. Именно от них и отталкиваются следующие расчеты.

Процент каждый раз начисляется одинаковый, поэтому является константой. Его я растягиваю на все допустимые циклы начислений. Не обращайте внимание на то, что какие-то значения уже есть, поскольку сначала нужно заполнить таблицу полностью, подставив любые значения для начислений.

Помимо начисления процентов каждый цикл я буду докладывать на каждый счет до 500 условных единиц. Для удобства разделю их пополам на каждый счет, чтобы каждый цикл поступало не больше 250 на отдельный баланс. В итоге количество этих довложений и будет считаться надстройкой, чтобы сэкономить максимальное количество средств до конца всех циклов.

Теперь нужно решить, к чему мы хотим прийти. Я выставил две отдельные цели для каждого счета, но они будут только примерными, поскольку в итоге я хочу прийти к общему балансу, чтобы он соответствовал моим требованиям.

Для этого я сначала добавляю функцию СУММ для суммы счетов и считаю сумму каждого в последнем цикле.

Если вы собираетесь строить примерно такую же таблицу, как у меня, обращу ваше внимание на то, что в начале каждого следующего цикла сумма на счете будет переноситься автоматически, поэтому нужно самостоятельно ссылаться во втором цикле на конечную сумму счета из первого, чтобы при растяжении таблицы всегда получать корректные результаты.

Сама сумма же формируется из исходного баланса, постоянного процента и суммы довложений, которая будет меняться в зависимости от того, как решит надстройка «Поиск решения».

Возможно, текстом описать принцип работы этой таблицы сложно, но я постарался сделать это максимально доходчиво. В итоге получил таблицу с двумя счетами с разными процентами начислений и разными целями. Общая сумма довложений не должна быть более 500, а цель является общей, поскольку предполагается, что весь баланс с депозитных счетов все равно будет выведен на один. Поэтому далее я сделаю так, чтобы баланс к концу всех циклов получился 32500 (7500 + 25000, это предполагаемые цели первого и второго счета). При этом количество довложений должно быть минимальным, чтобы не тратить личные средства, и, соответственно, не превышать установленное ограничение в 500 условных единиц. Теперь давайте разберемся с тем, как реализовать это при помощи рассматриваемой надстройки.

Включение надстройки «Поиск решения»

Прежде чем обращаться к самой надстройке, ее необходимо включить, поскольку по умолчанию в Экселе она не отображается на необходимой вкладке с инструментами. Выполните следующий алгоритм действий, чтобы активировать эту функцию.

1. В таблице перейдите на вкладку «Файл».

2. Откройте раздел «Другие».

3. Из появившегося меню выберите пункт «Параметры».

4. Откройте категорию настроек «Надстройки» и отыщите пункт с названием «Поиск решения», после чего выделите его нажатием левой кнопки мыши.

5. Кликните по кнопке «Перейти», находящейся внизу окна.

6. Активируйте галочку возле пункта «Поиск решения» и нажмите «ОК», чтобы выйти из данного окна.

7. Теперь давайте убедимся в том, что надстройка появилась в таблице. Для этого откройте вкладку «Данные» и найдите блок «Анализ», где и должен находиться соответствующий инструмент. 

Надстройка включена, поэтому смело переходите к следующему разделу статьи, чтобы справиться с поставленной задачей. Как я уже и сказал, буду использовать таблицу из своего примера, а вы можете менять параметры в зависимости от личных целей.

Настройка «Поиска решений» для таблицы

Давайте каждое действие буду описывать максимально детально, разбирая то, какие значения я выбираю и что это даст в итоге. По сути, принцип действий с параметрами поиска решения заключается в том, что мы должны оптимизировать целевую функцию, изменяя ячейки переменных. Функцией у нас является сумма счетов по окончании цикла, а переменные – довложения в каждый цикл. Соответственно, программа будет искать вариант достижения цели с минимальными количествами довложений. 

1. Выбрав пункт «Поиск решения» на панели, о которой говорилось выше, вы будете перенаправлены в окно с параметрами. Сначала выберите «Оптимизировать целевую функцию» и выберите ту ячейку, в которой отображается конечный результат всех циклов.

2. Для «Изменяя ячейки переменных» укажите область данных, куда могут вноситься изменения. В моем случае это будут довложения для каждого счета.

3. Теперь обратите внимание на «В соответствии с ограничениями». У нас есть ограничения, поэтому нужно указать их, чтобы программа понимала, какие значения может использовать и к какому результату ей стремиться. Нажмите «Добавить», чтобы создать первое ограничение.

4. В моем случае первое ограничение – итоговая сумма в функции, которой нужно добавиться. Вы можете указать разные знаки неравенства, если, например, можно выбрать одно значение или меньше. В моем случае я хочу получить точный результат, поэтому указываю знак = и ввожу само ограничение в виде суммы.

5. Вторым ограничением является максимальное количество довложений для каждой ячейки. Оно может равняться или быть меньше 250. Соответственно, в вашем случае это будут совершенно другие значения в зависимости от того, с какими исходными данными вы работаете.

6. Сейчас это были все ограничения, но, если у вас их больше, продолжайте добавление в таком же ключе. По завершении убедитесь в том, что метод решения выбран как ОПГ, после чего запустите «Найти решение».

7. Расчет происходит буквально за несколько секунд, после чего мы видим оптимальное решение. В моем случае каждый цикл на балансы начислялось меньше 250, в один месяц даже 0, а в конце всех циклов получилось достичь нужной суммы с точностью до сотых. «Найти решение» показало, как мне действовать каждый цикл, чтобы вкладывать минимальную сумму, но дойти до нужного результата в конце. У вас решение может быть совершенно другим.

8. Если же программа посчитала все возможные исходы и в итоге не нашла решения, на экране появится информация об ошибке. Сравните полученные значения в таблице, чтобы понять, на каком этапе произошло завершение вычислений, то есть программа уперлась в установленные ограничения. В итоге вам нужно будет увеличить количество циклов или изменить эти самые ограничения.

В этой инструкции я пошел по самому простому пути, поскольку объединил два счета в одну итоговую сумму и проигнорировал минимальные начисления на каждом из них. В итоге на одном счете получилось немного больше средств, на другом меньше, но сумма все равно соответствовала требуемым условиям. Вы можете добавлять больше ограничений и разных значений, чтобы получить более эффективную оптимизацию в соответствии с вашими задачами.

Я ставил цель показать вам, как работает программа «Поиск решения» в Microsoft Excel, чтобы вы узнали, как можно автоматически найти оптимальные значения для большой таблицы, избегая ручной переборки значений. Надеюсь, все объяснения и примеры были вам понятны, и теперь вы освоили еще одну очень удобную функцию, упрощающую взаимодействие с электронными таблицами, созданными в Экселе.