Начальные остатки в складском учете в программе excel вводятся в выражении - Word и Excel

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Источник

Складской учет в Excel. Простая программа для автоматизации складского учета

Смотрите такжеТакже формируем выпадающий список можно было что-то Номенклатура: на них убегали, имеет смысл 1-3 листа. Это выражении. Имеет смысл товаров контролируют своими должны браться из

Кому могут помочь электронные таблицы

Для заполнения графы «Стоимость»номер накладной, дата, ценаAСклад 1 на вкладке «Вид» отслеживания текущего состояния. к разработке электронной начала серьезно подойтиСкладской учет в Excel для «Точки учета» добавлять, менять. сделаем ссылки. их закрепить. Делается справочник «Поставщики», «Покупатели», перед заполнением соответствующих силами. С этой номенклатуры. используют формулу умножения. и количество вносятсяB4 в Excel нужноЧтобы разработать программу, чтобы

Несколько важных правил

таблицы для обеспечения к вопросу создания — это прекрасное — куда отправилиСоздаем выпадающий список дляДиапазону таблицы «Номенклатура» присвоим это на вкладке «Точки учета товаров». таблиц провести инвентаризацию. целью можно использовать

Чтобы облегчить складской учет, Она должна иметь вручную;CМ-15 сделать клик по вести складской учет нормального функционирования вашего собственной компьютерной программы. решение для любой
поступивший товар. Для столбца «Наименование». Выделяем имя: «Таблица1». Для
«Вид» с помощью В небольшой организации,Соблюдать хронологию в регистрации таблицы Excel. Функционала программа бесплатная должна вид — «=
программа «Склад» (Excel) рассчитываетDМагазин 1
кнопке «Закрепить области». в Excel, создайте склада, следует учесть При этом следует торговой компании или заполнения графы «Стоимость» столбец (без шапки).

Складской учет в Excel: общие рекомендации

этого выделяем диапазон кнопки «Закрепить области». где не так операций. Вносить данные данного инструмента вполне заполнять столбцы «Отгрузки» цена * количество». стоимость автоматически, благодаря

E5Точно так же выглядит файл с любым его специфику. Общие
с самого начала производственной организации, которым применяем формулу умножения Переходим на вкладку таблицы и вТеперь независимо от количества много контрагентов, справочники о поступлении продукции достаточно. Ознакомимся с и «Поступление» посредствомНужно также сформировать выпадающий математическим формулам.FБ-1 таблица «Покупатели». названием. Например, оно рекомендации в таком
придерживаться следующих правил: важно вести учет
(= цена * «Данные» — инструмент поле имя (напротив
записей пользователь будет не нужны. Не на склад следует

Создаем справочники

некоторыми возможностями и функции СУММЕСЛИМН. список под названиемДля этого все справочникиGБракОбеспечить удобный и частично может звучать, как случае следующие:Все справочники должны изначально

	* количество материалов, используемого*	* количество).*	* «Проверка данных».*	* строки формул) вводим*	* видеть заголовки столбцов.*
* нужно и составлять*	раньше, чем об				самостоятельно составим свою
Остатки товаров на складе	«Точки учета», который	требуется отформатировать в	H	6
* автоматизированный складской учет*	«Склад». Затем заполняем	Необходимо составить справочники: «Покупатели»,
* создаваться максимально точно*	сырья и готовой	Формируем таблицу «Расход товаров».
В поле «Тип данных»	соответствующие значение. Также

перечень точек учета отгрузке товара покупателю. программу складского учета считаем, используя математические будет указывать, куда виде таблицы иJ

Б-2 программа бесплатная сможет,

справочники. Они должны «Поставщики» и «Точки и подробно. В продукции.Выпадающие списки применены в выбираем «Список». Сразу нужно присвоить имя:Рассмотрим на примере, как товаров, если наНе брезговать дополнительной информацией. в Excel. операторы. был отправлен поступивший для столбца «Наименование»1Брак

	* если создать в*	* иметь примерно следующий*	* учета товаров» (небольшим*	* частности, нельзя ограничиваться*	Крупные фирмы приобретают для
* столбцах «Наименование», «Точка*	появляется дополнительное поле				«Таблица2» диапазону таблицы
* должна работать программа*	предприятии только один	Для составления маршрутного	В конце статьи можно
Вот такая у нас	товар. Это делается		создать выпадающий список.
Приход товаров	Прежде всего, нам понадобится		ней вспомогательный справочник
* вид:*	компаниям они не		простым указанием названий
* этих целей готовые*	учета отгрузки, поставки»,		«Источник». Чтобы значения

Собственная программа «Склад»: создаем лист «Приход»

«Поставщики». Это позволит складского учета в склад и/или один листа водителю нужна скачать программу бесплатно, получилась программа «Склад». точно так же,

Для этого:

Дата
создать таблицу для пунктов отпуска товаров.A требуются).
товаров и следует решения в электронном «Покупатель». Единицы измерения для выпадающего списка
удобно ссылаться на Excel. магазин. дата отгрузки и которая здесь разобрана Со временем вы

как в предыдущихвыделяем столбец (кроме шапки);N наклад-

	* номенклатуры. Ее заголовки*	* Правда, он потребуется*	B	Если перечень продукции относительно	* также указывать артикулы,*	* формате. Однако они*	* и стоимость заполняются*	* брались с другого*	* их значения.*
Делаем «Справочники».	При относительно постоянном перечне	имя заказчика. Для	и описана. можете самостоятельно внести	случаях.	находим вкладку «Данные»;	ной	должны выглядеть как	только в том	C
* постоянный, то можно*
* коды, сроки годности*
* стоят достаточно дорого,*
* автоматически с помощью*

Автоматизация учета

листа, используем функцию:Для фиксации приходных иДля данных о поставщиках: продукции имеет смысл бухгалтерии – способЛюбое специализированное решение для в нее коррективы,

Теперь, когда вы почти

нажимаем на иконку «ПроверкаПоставщик «Наименование товара», «Сорт», случае, если компания
D порекомендовать создать их (для определенных видов)
а некоторые сложные формул. =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

расходных операций заполняем* Форма может быть сделать номенклатуру товаров оплаты. В каждой складского учета, созданное чтобы сделать учет

уже создали удобный
данных»;
Код «Единица измерения», «Характеристика»,
имеет несколько торговыхE
номенклатуру в виде и пр.
программы требуют привлекатьДелаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).Теперь при заполнении первого

два отдельных листа. и другой. в виде базы организации – свои самостоятельно или приобретенное, товаров (вашей продукции) инструмент, позволяющий вашейв поле «Тип данных»

Точка учета «Комментарий». точек (складов). Что1 базы данных на

Начальные остатки обычно вводятся к работе наНа начало периода выставляем столбца таблицы можноДелаем шапку для «Прихода»:

Для данных о покупателях: данных. Впоследствии приход, особенности. Ряд данных, будет хорошо работать максимально удобным. компании вести складской ищем «Список»;Ед. измер.Затем:

«Оборотная ведомость»

касается организаций, имеющихПоставщики отдельном листе таблицы. в таблицы в складе квалифицированного сотрудника нули, т.к. складской выбирать название товараСледующий этап – автоматизация

* Обратите внимание: строка расход и отчеты внесенных в программу только при соблюденииАвтор: Наира учет в Excelв поле «Источник» указываемКол.-воВыделяем диапазон этой таблицы. один пункт выдачи,4 В дальнейшем расход, денежном выражении. с высокой зарплатой. учет только начинает из списка.

заполнения таблицы! Нужно заголовков закреплена. Поэтому заполнять со ссылками складского учета в основных правил. Если

Складской учет в Excel бесплатно, осталось только функцию «=ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»)».

ЦенаВ поле «Имя», расположенном то такой справочник2 приход и отчетыСледует соблюдать хронологию и Это не под вестись. Если ранее

Автоматически в столбце «Ед.

fb.ru

Складской учет в Excel – программа без макросов и программирования

сделать так, чтобы можно вносить сколько на номенклатуру. Лист Excel, пригодится для пренебречь этими принципами подходит для любой научить нашу программувыставляем галочки напротив «Игнорировать2 прямо над ячейкой для них создаватьНаименьшее требуется заполнять со вносить данные о силу начинающим или велся, то в

изм.» должно появляться пользователь выбирал из угодно данных. Названия «Номенклатура» может содержать статистических отчетов, начисления вначале, то впоследствии торговой или производственной корректно отображать отчет. пустые ячейки» и3 с названием «А»,

нет смысла.Код ссылками на нее. поступлении тех или

Как вести складской учет в Excel?

небольшим компаниям. К этой графе будут соответствующее значение. Сделаем готового списка наименование столбцов будут видны. наименование товара, товарные заработной платы специалистам работа усложнится. организации, где важно

Для этого начинаем работать «Список допустимых значений».4 вводят слово «Таблица1».AЮридический адрес Лист в таблице иных товаров на счастью, выход есть, остатки. Наименования и с помощью функции
товара, поставщика, точкуДля аудита пунктов отпуска группы, коды продукции, и т.п.Заполнять справочники максимально точно
учитывать количество сырья с соответствующей таблицейЕсли все сделано правильно,5Так же поступают сB
Комментарий Excel с заголовком склад раньше, чем и можно использовать единицы измерения берутся ВПР и ЕНД учета. Код поставщика товаров: единицы измерения иОднозначно ответить на вопрос, и подробно. Если и материалов, готовой и в начало то при заполненииСкладской учет в Excel

соответствующим диапазоном наC3 «Номенклатура» должен содержать об отгрузке покупателю. таблицы Excel. Этот из номенклатуры товаров. (она будет подавлять

и единица измеренияЕще раз повторимся: имеет т.п. как вести складской это номенклатура товаров, продукции. С этой временного периода выставляем 1-го столбца можно можно сделать более листе «Поставщики». ПриDООО «Москва» наименование товара, кодыПеред заполнением таблиц Excel электронный инструмент, которыйСтолбцы «Поступление» и «Отгрузки» ошибку в результате
должны отображаться автоматически. смысл создавать такиеПоступление товаров на склад учет в Excel, то необходимо вносить целью предприятие ведет нули, так как просто выбирать название удобным, если пользователь этом указывают «Таблица2».E12-01 продукции, товарные группы,
необходимо обязательно провести уступает по популярности заполняется с помощью работы функции ВПР Дата, номер накладной,
справочники, если предприятие учитывается на листе невозможно. Необходимо учесть

не только названия складской учет. Крупные складской учет вести товара из списка. сможет сам выбиратьФиксации приходных и расходных1

4 единицы измерения и инвентаризацию.

только офисной программе

Таблица Excel «Складской учет»

функции СУММЕСЛИМН. Остатки при ссылке на количество и цена крупное или среднее.

«Приход». Выбытие –

специфику конкретного предприятия,

и количество. Для фирмы, как правило,

еще только собираемся.

При этом в из готового списка операций производится наТочки учетаООО «Лето-3»

т.п.Следует предусмотреть, какая дополнительная

Word, имеет функционал, считаем посредством математических пустую ячейку первого вносятся вручную. Программа

Можно сделать на отдельном «Расход». Текущее состояние

склада, товаров. Но корректного учета понадобятся закупают готовые решения Если же его столбце «Ед. изм.» поставщика, наименование товара двух отдельных листах.

412-02Отчет формируется посредством инструмента информация может понадобиться, вполне достаточный для операторов. столбца). Формула: . Excel считает стоимость. листе номенклатуру товаров: – «Остатки» («Резерв»). можно вывести общие коды, артикулы, сроки

для ведения учета осуществляли и ранее, появится соответствующее значение.

и точку учета.

Они помогут вести25 «Сводная таблица». и вводить и решения задач складскогоСкачать программу складского учетаПо такому же принципуПриступим к решению задачи.В данном примере вИтоги, отчет формируется с рекомендации: годности (для отдельных

в электронном виде. то в этойТочно так же создаютсяПри этом: складской учет вНаименьшееЗАО «Утро»

Поступление товаров (продукции) на ее, чтобы в учета. (готовый пример составленный делаем выпадающий список Сначала все справочники

таблице для складского помощью инструмента «СводнаяДля корректного ведения складского производств и предприятий Вариантов сегодня предлагается графе должны будут автозаполнение для столбцовединица измерения и код

Excel.Код12-03 склад должно учитываться

дальнейшем не пришлосьТе, кого интересует вопрос по выше описанной и автозаполнение для отформатируем как таблицы. учета будем использовать таблица». учета в Excel торговли) и т.п. масса, для различных отображаться остатки. При

«Код» и «Поставщик», поставщика должны отображатьсяДля «Прихода» таблица должнаКомментарийЧтобы заголовки не «убегали»,

на листе «Приход». уточнять данные для о том, как схеме). столбцов «Поставщик» и Это нужно для выпадающие списки. ПоэтомуЧтобы заголовки каждой таблицы

нужно составить справочники.

Начальные остатки вводятся в направлений деятельности. этом единицы измерения а также выпадающий в таблице автоматически, иметь вид, как3

их требуется закрепить.

Требуется создать листы «Расход» каждого из товаров. вести складской учет,Вот и готова самостоятельно «Код». того, чтобы впоследствии нужны Справочники и складского учета не Они могут занять

количественном и денежномНа малых предприятиях движение и наименования товаров список. без участия оператора;

на рисунке ниже.С-210 С этой целью и «Остатки» для

Перед тем как приступить должны с самого

exceltable.com

составленная программа.

Источник

Содержание

1 Как вести складской учет в Excel?
2 Таблица Excel «Складской учет»
3 Кому могут помочь электронные таблицы
4 Несколько важных правил
5 Складской учет в Excel: общие рекомендации
6 Создаем справочники
7 Собственная программа «Склад»: создаем лист «Приход»
8 Автоматизация учета
9 «Оборотная ведомость»
10 Что такое Excel?
11 Области применения Excel
12 Как начать вести складской учет в Excel
13 Проблемы с excel, которые могут возникнуть

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Формируем таблицу «Расход товаров».

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Складской учет в Excel — это прекрасное решение для любой торговой компании или производственной организации, которым важно вести учет количество материалов, используемого сырья и готовой продукции.

Кому могут помочь электронные таблицы

Крупные фирмы приобретают для этих целей готовые решения в электронном формате. Однако они стоят достаточно дорого, а некоторые сложные программы требуют привлекать к работе на складе квалифицированного сотрудника с высокой зарплатой. Это не под силу начинающим или небольшим компаниям. К счастью, выход есть, и можно использовать таблицы Excel. Этот электронный инструмент, который уступает по популярности только офисной программе Word, имеет функционал, вполне достаточный для решения задач складского учета.

Несколько важных правил

Те, кого интересует вопрос о том, как вести складской учет, должны с самого начала серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом следует с самого начала придерживаться следующих правил:

Все справочники должны изначально создаваться максимально точно и подробно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием названий товаров и следует также указывать артикулы, коды, сроки годности (для определенных видов) и пр.
Начальные остатки обычно вводятся в таблицы в денежном выражении.
Следует соблюдать хронологию и вносить данные о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об отгрузке покупателю.
Перед заполнением таблиц Excel необходимо обязательно провести инвентаризацию.
Следует предусмотреть, какая дополнительная информация может понадобиться, и вводить и ее, чтобы в дальнейшем не пришлось уточнять данные для каждого из товаров.

Складской учет в Excel: общие рекомендации

Перед тем как приступить к разработке электронной таблицы для обеспечения нормального функционирования вашего склада, следует учесть его специфику. Общие рекомендации в таком случае следующие:

Необходимо составить справочники: «Покупатели», «Поставщики» и «Точки учета товаров» (небольшим компаниям они не требуются).
Если перечень продукции относительно постоянный, то можно порекомендовать создать их номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе таблицы. В дальнейшем расход, приход и отчеты требуется заполнять со ссылками на нее. Лист в таблице Excel с заголовком «Номенклатура» должен содержать наименование товара, коды продукции, товарные группы, единицы измерения и т.п.
Отчет формируется посредством инструмента «Сводная таблица».
Поступление товаров (продукции) на склад должно учитываться на листе «Приход».
Требуется создать листы «Расход» и «Остатки» для отслеживания текущего состояния.

Создаем справочники

Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:

A	B	C	D	E
Поставщики
Наименьшее	Код	Юридический адрес	Комментарий
ООО «Москва»	12-01
ООО «Лето-3»	12-02
ЗАО «Утро»	12-03

Чтобы заголовки не «убегали», их требуется закрепить. С этой целью на вкладке «Вид» в Excel нужно сделать клик по кнопке «Закрепить области».

Точно так же выглядит таблица «Покупатели».

Обеспечить удобный и частично автоматизированный складской учет программа бесплатная сможет, если создать в ней вспомогательный справочник пунктов отпуска товаров. Правда, он потребуется только в том случае, если компания имеет несколько торговых точек (складов). Что касается организаций, имеющих один пункт выдачи, то такой справочник для них создавать нет смысла.

A	B	C	D	E
Точки учета
Наименьшее	Код	Комментарий
С-210		Склад 1
М-15		Магазин 1
Б-1		Брак
Б-2		Брак

Собственная программа «Склад»: создаем лист «Приход»

Прежде всего, нам понадобится создать таблицу для номенклатуры. Ее заголовки должны выглядеть как «Наименование товара», «Сорт», «Единица измерения», «Характеристика», «Комментарий».

Затем:

Выделяем диапазон этой таблицы.
В поле «Имя», расположенном прямо над ячейкой с названием «А», вводят слово «Таблица1».
Так же поступают с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом указывают «Таблица2».
Фиксации приходных и расходных операций производится на двух отдельных листах. Они помогут вести складской учет в Excel.

Для «Прихода» таблица должна иметь вид, как на рисунке ниже.

A	B	C	D	E	F	G	H	J
Приход товаров	Дата	N наклад- ной	Поставщик	Код	Точка учета	Ед. измер.	Кол.-во	Цена

Автоматизация учета

Складской учет в Excel можно сделать более удобным, если пользователь сможет сам выбирать из готового списка поставщика, наименование товара и точку учета.

При этом:

единица измерения и код поставщика должны отображаться в таблице автоматически, без участия оператора;
номер накладной, дата, цена и количество вносятся вручную;
программа «Склад» (Excel) рассчитывает стоимость автоматически, благодаря математическим формулам.

Для этого все справочники требуется отформатировать в виде таблицы и для столбца «Наименование» создать выпадающий список. Для этого:

выделяем столбец (кроме шапки);
находим вкладку «Данные»;
нажимаем на иконку «Проверка данных»;
в поле «Тип данных» ищем «Список»;
в поле «Источник» указываем функцию «=ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»)».
выставляем галочки напротив «Игнорировать пустые ячейки» и «Список допустимых значений».

Если все сделано правильно, то при заполнении 1-го столбца можно просто выбирать название товара из списка. При этом в столбце «Ед. изм.» появится соответствующее значение.

Точно так же создаются автозаполнение для столбцов «Код» и «Поставщик», а также выпадающий список.

Для заполнения графы «Стоимость» используют формулу умножения. Она должна иметь вид — «= цена * количество».

Нужно также сформировать выпадающий список под названием «Точки учета», который будет указывать, куда был отправлен поступивший товар. Это делается точно так же, как в предыдущих случаях.

«Оборотная ведомость»

Теперь, когда вы почти уже создали удобный инструмент, позволяющий вашей компании вести складской учет в Excel бесплатно, осталось только научить нашу программу корректно отображать отчет.

Для этого начинаем работать с соответствующей таблицей и в начало временного периода выставляем нули, так как складской учет вести еще только собираемся. Если же его осуществляли и ранее, то в этой графе должны будут отображаться остатки. При этом единицы измерения и наименования товаров должны браться из номенклатуры.

Чтобы облегчить складской учет, программа бесплатная должна заполнять столбцы «Отгрузки» и «Поступление» посредством функции СУММЕСЛИМН.

Остатки товаров на складе считаем, используя математические операторы.

Вот такая у нас получилась программа «Склад». Со временем вы можете самостоятельно внести в нее коррективы, чтобы сделать учет товаров (вашей продукции) максимально удобным.

На свете нет такого финансиста или экономиста, который в своей повседневной рабочей деятельности не использовал бы Excel. Сначала может показаться, что эта программа идеальна для ведения учета. Именно поэтому она используется значительной частью компаний не только малого, но и среднего бизнеса.

Что такое Excel?

Excel — это программа, входящая в состав Microsoft Office и предназначенная для работы с электронными таблицами. Она способна красиво и профессионально отображать данные, изменять, отслеживать и анализировать их.

Области применения Excel

Учет. Подходит для ведения финансовой документации.

Бюджетирование. Возможно создание как личного бюджета, так и бюджета компании.

Продажи и выставление счетов. Excel удобен для создания форм документов, полезен для управления данными о продажах и выставлении счетов.

Формирование отчетов.

Планирование.

Отслеживание данных в листах учета.

Работа с календарями различных видов.

Как начать вести складской учет в Excel

Дать однозначный ответ на этот вопрос невозможно, так как нужно учитывать специфику конкретного склада. Однако можно вывести несколько рекомендаций.

Для ведения полноценного складского учета в Excel достаточно рабочей книги, состоящей всего из 2 – 3 листов.

1-й лист: «Приход». Здесь учитывается поступление объектов на склад.

2-й лист: «Расход». Учитывается выбытие объектов со склада.

3-й лист (не обязательно): «Текущее состояние». Здесь могут отображаться все товары, имеющиеся на складе в данный момент времени.

На каждом листе нужно создать заголовки и закрепить их. Как закрепить область в excel 2010 и других версиях догадаться не сложно. Достаточно зайти во вкладку «вид» и выбрать соответствующий пункт.

Далее можно приступать к ведению учета, то есть внесению записей.

Работа в excel удобна, только если число операций в организации небольшое. Свою роль играет и выбранная учетная политика, неудобство может быть особенно ощутимо для предприятий среднего бизнеса. Складской учет в excel проще вести методом средневзвешенной стоимости, нежели методом ФИФО, который предполагает внесение записей о каждом объекте отдельно.

Не забывайте, что Excel – это не база данных. Он не предназначен для многопользовательской работы. Использование excel в качестве автоматизированной системы для управления финансами чревато множеством проблем. Это может сильно осложнять жизнь пользователям.

Проблемы с excel, которые могут возникнуть

Люди, имеющие дело с excel, периодически сталкиваются со следующими проблемами:

— из-за одной маленькой ошибки нужно вручную перепроверять все значения огромных таблиц;

— иногда после редактирования своего файла одним пользователем исчезают данные у другого;

— выполнение вручную трудоемких операций;

— колоссальные затраты сил и энергии на проверку правильности данных и на приведение файлов в нужный вид;

— трудности со сверкой достоверности данных, собранных из нескольких файлов.

От этих проблем не застрахован никто, они возникают часто и неожиданно, отнимая много рабочего времени. Ведь без проверки данных, вынужденных ручных операций и устранения ошибок программы работа не сдвинется дальше.

Учитывая возможные риски, целесообразно использование специальных программ для управления финансами. Отличный вариант – это применение 1С, но можно обойтись и проще, приобретя программу на платформе excel, которых сейчас очень много.

Основные возможности, предлагаемые ими:

Функция формирования диапазона цен;

Редактирование уровня цен;

Заполнение заявки покупателя;

Возможность редактирования заявки;

Учет отгрузки товара;

Прием товара;

Статистика;

Счета;

Автосохранение накладных;

Клиентская база;

Автонаценка;

Поиск по наименованию;

Печать накладных.

Возможности очень сильно меняются и варьируются в зависимости от конкретной программы и её версии.

Более 70% этих программ примитивные и неудачные, но в любом случае рабочие, так как Excel – это мощная платформа, способная обрабатывать большие объемы данных.

Вам понравился материал?
Поделитeсь:

Поставьте оценку:

(

из 5, оценок:

)

Вернуться в начало статьи Складской учет в Excel

Источник

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Если хотите отказаться от ручного учета товаров на складе, то обратите внимание на наше решение для автоматизации. Узнать подробнее >>

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

нет очередей на складе;
вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Готовые решения для всех направлений

Сократите издержки в работе склада до 70% : ускорьте складские операции, устраните ошибки человеческого фактора и забудьте про потерю и пересортицу товаров.

Узнать больше

У вас всегда будут актуальные ценники на товарах и витринах, товар перестанет теряться при перемещении между магазинами, а в вашей системе учета — только точные остатки по товарам.

Узнать больше

С маркировкой вы на 100% исключите приемку контрафактного товара на свой склад, а также сможете отслеживать полную цепочку поставок товара от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Кому могут помочь электронные реестры

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

Мобильное решение от Клеверенс исключает этот недостаток. Подробнее >>

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

Как вести контроль

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

Организация складского учета в Excel — таблица

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Создаем справочники

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

Название места.
Кода точки.
Комментария.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

Название.
Сорт (или про другую подобную характеристику).
Единица измерения.
Размеры.
Комментарий.

Разработка «Прироста»

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

Как наладить автоматическую работу

Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ («номенклатура!$А$ 4:$A$ 8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Итоги»

«Оборотная ведомость»/»Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.

Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

Инструкция по ведению

Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
Определить структуру.
Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
Проведите первичное детальное заполнение справочников.
Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
Научите работников работать с ПО.
Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

Несколько обязательных принципов

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

Распорядок приемки

Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

Режим перемещения

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

Норма отпуска со склада

В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

Со слов наших клиентов ПО «Склад 15» ускоряет процесс инвентаризации в 5 раз. Узнать подробнее >>

Шаблон Excel при аналитике продаж

При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

Наименование.
Его артикул.
Ед.изм.
Количество.
Стоимость.
Цена.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

А	В	С	D
Поставщики
Наименьшее	Код	Юридический адрес	Комментарий
ООО «Москва»	12-01
ООО «Лето-3»	12-02
ЗАО «Утро»	12-03

Готовые решения для всех направлений

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

«Складской учет» в Эксель

Таблица в обязательном порядке должна состоять из таких разделов.

Артикул, необходимый, чтобы быстро искать товар в списке, его берут согласно данным производителя.
Название с краткой характеристикой. К примеру: сарафан «Роза» красный с цветами.

Также название возможно придумать самому или же взять у производителя.

Единица измерения. Могут быть как штуки, так и погонные метры с другими видами измерения.
Остатки.
Цена.
Шипчандлер.

Помимо этого, вы можете создавать и другие столбцы, всё зависит от специализации вашего бизнеса.

На отдельной странице нужно поместить справочник представителей торговых организаций (ритейлеров).

Проблемы при работе с реестром

В таблице Excel (Эксель) при учете расхода и прихода товаров используется программа, но она имеет ряд минусов.

В случае случайного изменения сотрудником данных, а затем выходя из документа, сохранив его, отыскать ошибку будет трудно.
Чтобы учитывать все удаленно, можно использовать Google Tables, но когда будет достигнут порог в 100 и более строк, программа станет «тормозить».
Запрещено интегрировать таблицу с ПО ведения бухгалтерии и кассой.
Не существует шансов провести контроль остатка по сроку реализации, планировки поставок, доходов и т. д.
Не выйдет включить сканер, работа производится вручную.
Файл не может использоваться единовременно разными пользователями, за исключением таблицы от Гугла.
Отсутствие настройки автоматической проверки сведений, кроме числовых, буквенных и т. п.

Обзор бесплатного программного обеспечения учета

Чтобы сэкономить бюджет компании, можно прибегнуть к общедоступному софту. В интернете можно найти программы, которые на первых этапах бизнеса могут стать прекрасной альтернативой Excel.

Редактор OpenOffice

Этот вариант является самым популярным среди пользователей. Поставляется в составе бесплатного пакета Apache OpenOffice.

Софт имеет русскую локализацию, и грузится быстрее Экселя, при меньшем весе продукта.

Единственным неудобством при работе может быть то, что автоматически файлы сохраняются в формате ODS, но также имеется формат XLS.

LibreOffice Calc

По интерфейсу и доступным функциям очень похожа на предыдущую. Что не удивительно, ведь разрабатывалась она одним из программистов OpenOffice. Но в отличие от неё, программа умеет не только читать, но и также сохранять файлы в более совершенно формате XLSX.

Открывается приложение в течение нескольких секунд. Имеется возможность поработать с макросами и дополнительными функциями.

PlanMaker

PlanMaker является третьим бесплатным решением для ведения отчетности. Разработчиком она включена в пакет SoftMaker.

Может выполнить те же операции, что и две предыдущие, но в отличие от них имеет бесплатную и платную версии. Первая поддерживает старый формат Эксель — XLS, а вот платное ПО будет работать с файлами более современного типа — XLSX.

Что дает учет через Excel

Функционал ориентируется на макросы. Но чем опытнее программист, написавший программу, тем большее число различных действий может делать юзер.

Наиболее встречаемые действия, в таких Эксель-шаблонах, следующие:

Приход и расход товаров на разных листах.
Поиск в базе настраиваемый.
Перспектива вести клиентскую базу.
Формируется прайс.
Отображаются скидки.
Возможно создать автонаценки.
Возможность вести финансовую отчетность.
История отгрузки и поступление доступна ламеру.
Можно формировать оборотную ведомость за отчетный период.
Можно, используя различное число фильтров, просматривать текущее количество.
Согласно введенным данным создается шаблон счета, а также накладная для печати.

Перечисленные выше функции практически максимальные, которые возможно создать, работая в табличном процессоре Microsoft Excel.

Аналоги в платном сегменте

Отличия бесплатно распространяемых продуктов от программ, за которые необходимо заплатить, заключается в том, что все шаблоны уже загружены в них. Но при этом они десктопные, что является неудобным при работе с нескольких устройств из-за того, что ПО загружается в память девайса. Ниже приведено сравнение.

Таблица — Сравнение «Склад Excel» и «Склад производства»

Название

Ключевые характеристики

Стоимость в рублях

Склад Excel

Позволяет входить с различным уровнем доступа;
доставка;
печать прайса;
прием заявок
создание справочников;
печать накладных;
формирование заявок для поставщиков;
изменение накладных;
аналитика;
оприходование.

Семь-восемь тысяч рублей

Склад производcтва

аналитика;

аналитика поступления;
создание отчета по расходу сырья;
создается таблица отгрузки товаров;
оприходование сырье;
контроль расходов.

8 500 рублей

Достоинства учета складских остатков

Из-за некоторых преимуществ, она популярна среди некоторых предпринимателей.

Относительная дешевизна.
Не требуется интернет.
Бесконечная настройка под себя.
Потенциал ведения нескольких таблиц.
Простота в ведении.
Готовые шаблоны.
Схожие по функционалу программы, за которые не надо платить.
Имеется реализация подключения мобильной кассы, но все данные придется вносить всё равно вручную.

Схема подключения

Складской учет: недостатки ведения

Из-за больших минусов контроль с помощью Эксель применяется лишь малыми предпринимателями.

Одна ошибка при заполнении реестра складского учета приходов, расходов, остатков в Excel с большой долей вероятности приведет к серьезному перекосу отчетности.
Исключено напрямую интегрировать онлайн-кассу.
Промежуточные носители информации необходимы в использовании.
Сложно формировать в автоматическом режиме различные документы.
Присутствует возможность потери данных.
Невыполнимо удаленное ведение.
При проведении инвентаризации возникают трудности.
Отсутствует техническая поддержка.

Мы постарались подробно рассказать о том, как правильно вести учет на складе товаров, все нюансы и правила. Важно учитывать специфику деятельности вашего предприятия. Компания «Клеверенс» реализует ПО для различных отраслей бизнеса, поэтому вы можете смело обращаться к нам за помощью в подборе необходимого софта.

Количество показов: 186312

Источник

Советы по построению таблиц в EXCEL

Планируйте размещение данных в книге, на листе, в таблице, так как этого ожидает EXCEL . Похоже, что разработчики EXCEL хорошо знают типичные задачи, стоящие перед пользователями и создали такую среду, что работать в ней действительно комфортно, но только когда следуешь определенным простым правилам.

Ниже приведены правила «хорошего поведения» при построении таблиц. Действуйте по правилам и EXCEL Вас поймет (что существенно упростит работу).

Перед размещением таблицы подумайте о ее назначении

Организовывайте таблицы по их предназначению:

-для ввода информации (используйте минимум форматирования, ускорение ввода, но таблица должна иметь упрощенную структуру и проверку ввода). По сути это база данных.

-для отображения информации (здесь включайте условное форматирование, название таблицы, объединенные ячейки и другие украшения). По сути это отчет.

Аналогичным образом в EXCEL организована работа с диаграммами: имеется таблица с исходными данными, а есть их отображение в виде нужной диаграммы. Причем одни и теже данные можно отобразить по разному.

П о возможности используйте таблицы в формате EXCEL (вкладка Вставка, группа Таблицы)

Таблица в формате EXCEL:

-обязательно имеет заголовок

-содержит строку итогов с наиболее популярными функциями (сложение, подсчет и др.)

-поддерживает автозаполнение строк при их добавлении

-поддерживает предустановленные стили форматирования (чрезстрочное выделение, выделение заголовков)

На основе таких таблиц удобно создавать диаграммы и Сводные таблицы.

Всегда создавайте заголовки столбцов у таблиц:

— заголовок должен занимать одну строку;

-заголовок должен быть текстовым значением (числовые заголовки могут быть восприняты формулами как значение, что может привести к ошибкам);

-заголовок должен иметь отличное от данных форматирование, например жирным шрифтом;

-сразу же под заголовком должны начинаться записи таблицы.

Часто при использовании функций для работы с базами данных (БДСУММ(), БИЗВЛЕЧЬ()) наличие заголовка вообще является обязательным условием.

Храните логически связанные данные в одной непрерывной таблице

Например, не стоит разбивать информацию о сотруднике на 2 таблицы, если в одной перечислены ФИО, № паспорта и должность, а в другой ФИО, номер трудового договора, стаж, домашний адрес. Подсчитать количество сотрудников со стажем менее 5 лет, занимающих определенную должность в этом случае будет гораздо сложнее;

На листе желательно размещать только одну таблицу

Если на листе несколько таблиц, то разделяйте их, по крайней мере, одной пустой строкой или пустым столбцом (см. статью Текущая область ) ;

Исключайте появление пустых строк и столбцов в таблицах .

EXCEL автоматически определяет диапазоны с данными ( текущую область ) при построении формул, графиков, Сводных таблиц и в других случаях. Пустые строки как раз и служат разделителем текущих областей. При наличии пропусков в столбцах, появляются существенные и никому не нужные сложности, например, при Поиске номера строки, содержащей последнюю заполненную ячейку в столбце ;

Избегайте объединения ячеек

Объединенные ячейки могут стать причиной некорректной работы фильтра , Сводных таблиц , структуры и др., например, см. статью Автоподбор ширины столбца и высоты строки по содержимому ячеек );

Избегайте излишнего форматирования, т.к. «на вкус и цвет – товарищей нет» и это, к тому же, увеличивает размер файла.
Если предполагается использовать Расширенный фильтр или функции БДСУММ() , БСЧЕТ() , то желательно оставить 3-5 строк над таблицей для размещения формул, пояснений и критериев;
По возможности сортируйте данные , это ускорит работу многих формул, повысит наглядность данных, в ряде случаев позволит использовать стандартные функции, вместо того, чтобы изобретать велосипед и придумывать собственные решения (см. Поиск ЧИСЛА ближайшего к заданному. ЧАСТЬ 1. Сортированный список );
В ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, не рекомендуется в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе для того, чтобы отфильтровать записи таблицы по названию города, а затем по названию улицы, то придется использовать громоздкие формулы;
В каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате Дата ; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате);
Прежде чем заполнять таблицу данными подумайте какими средствами и функциями EXCEL Вы будете анализировать данные. Если формулы получаются слишком громоздкими, то, возможно, стоит перепроектировать таблицу.
Заполняйте пустые ячейки повторяющимися данными (не оставляйте ячейки пустыми) . При наличии пустых ячеек затруднено использование фильтра и построение формул (см. пример №2).

Не распределяйте логически связанные данные по нескольким книгам;
По возможности избегайте ссылок на данные из других книг ;

Лично я уверен, что правильно сформированная исходная таблица — это 80% решения задачи. Ко мне ни разу не обращались за помощью люди, у которых была грамотно сформированная исходная таблица с данными и они не могли на ее основе сделать, например, Сводную таблицу или сделать отчет с помощью формул.

Ниже приведу несколько примеров неправильно сформированных таблиц (не делайте так!).

Пример №1 неправильного построения таблицы

Рассмотрим пример таблицы для учета денежных средств (приход/ расход).

Исходная таблица пользователя выглядит так.

Просьба пользователя состоит в том, чтобы помочь сделать отчет по типам расходов.

Уникальность примера состоит в том, что здесь практические все «не так».

Столбец В (приход) практически не заполняется;
Столбец D — лишний;
Комментарий не позволяет соотнести расход с его типом (статьей затрат);
Строка итогов находится под заголовком, а не над ним или под таблицей.

На основе этой таблицы невозможно построить Сводную таблицу или применить Автофильтр. Например, при применении Автофильтра среди сумм расходов фигурирует итоговая сумма расходов!

Будем пошагово исправлять недостатки таблицы. Сначала каждой сумме расходов сопоставим статью расходов (столбец Е). Это позволит в дальнейшем провести аналитику по типам расходов (например, сколько потратили на ландшафт, а сколько на ремонт дома). Столбец комментарии можно оставить для информации — он совершенно не мешает.

Теперь избавимся от лишних столбцов.

Заметим, что в статьи расходов попали суммы прихода денежных средств. Чтобы не ввести в замешательство пользователей можно либо вводить суммы расходов со знаком минус, а приходов с +, либо сделать еще один столбец «Тип платежа», где указывать Платеж это или Расход. В нашем случае просто переименуем заголовок «Статья расходов» в «Тип платежа».

Теперь переделаем расчет итогов.

Как видно из рисунка выше, мы преобразовали таблицу в формат таблиц EXCEL 2007 , а итоги разместили над таблицей.

Для расчета прихода мы использовали простую формулу =СУММЕСЛИ(Таблица1[тип платежа];B2;Таблица1[сумма])

Для расчета расходов — формулу =СУММ(Таблица1[сумма])-C2 (из общей суммы вычли приход).

И, наконец, заключительный аккорд — составление Сводной таблицы .

Сводная таблица получается в несколько кликов и позволяет провести простейший анализ по статьям расходов. Строку Приход можно скрыть с помощью фильтра (см. ячейку А3 ).

С новой таблицей приятно работать, т.к. для анализа можно применять стандартные средства и простые формулы, доступные для понимания обычным пользователям.

Пример №2 неправильного построения таблицы (наличие в строках пустых ячеек)

Предположим, что составляется таблица мест работы сотрудников.

Как видно из рисунка выше, у одного сотрудника может быть несколько предыдущих мест работы. Тот, кто делал таблицу, в целях экономии времени, решил оставить пустыми некоторые ФИО, предполагая, что и так понятно к кому относится место работы. Незаполненные ячейки выделены розовым.

Предположим, что необходимо вывести информацию о всех местах работы сотрудника Козлов. Выделив любой заголовок таблицы и нажав CTRL+SHIFT+L , вызовем фильтр . В выпадающем списке заголовка столбца Фамилия выберем фамилию Козлов. Но будет выведена только одна строка, а не 3.

Чтобы отобразить все места работы сотрудника Козлов , необходимо заполнить значениями розовые ячейки в столбцах Фамилия, Имя, Отчество, Код_сотрудника .

Как правило, Ваша исходная таблица должна содержать набор записей (строк), в котором заполнено каждое поле (столбец). Именно этого ожидают инструменты EXCEL: формулы, сводные таблицы, автофильтр и др.

Совет: О быстром способе заполнения значениями из соседних ячеек читайте здесь .

Пример №3 неправильного построения таблицы (повторяющиеся столбцы)

Спроектируем таблицу для случая учета приобретения материалов в целях ремонта (за этот пример отдельное спасибо одному из пользователей нашего сайта).

Ремонт происходит в здании в 6 разных комнатах №№41-46. В каждой комнате нужно разместить 5 типов розеток (трех-, двухфазные, разного цвета и др.) К каждому типу розетки нужен свой кабель (с разным количеством жил, диаметром).

Сначала создадим таблицу, где номера комнат расположены в столбцах.

Вроде бы все правильно: легко подсчитать количество розеток и кабеля для каждой комнаты =СУММ(B5:B9) . Подсчет общего количества розеток для всех комнат ( =B10+D10+F10+H10+J10+L10 ), вроде тоже легко осуществить, хотя и не совсем удобно, при вводе формулы можно ошибиться столбцом или забыть просуммировать нужную ячейку.

Теперь подсчитаем общее количество розеток каждого типа и длину кабеля для каждого типа розетки. Для этого создадим другую таблицу (см. рисунок ниже). В ячейку B16 введем формулу =B5+D5+F5+H5+J5+L5

Далее, Маркером заполнения , формулу нужно скопировать в ячейки ниже и вправо.

Если комнат в нашем примере было бы не 6, а, например, 18 или 50, то стало бы очевидно, что такой подход не годится (таблица разрастается вправо, а не вниз, формулы становятся сложнее). Конечно, для подсчета розеток определенного типа вместо формулы =B5+D5+F5+H5+J5+L5 можно написать формулу =СУММПРОИЗВ(ЕЧЁТН(СТОЛБЕЦ(B5:M5))*B5:M5) , но как правило, пользователь способный написать такую формулу, изначально проектирует таблицу по другому.

Более корректно спроектировать таблицу, разместив номера комнат в строках:

Теперь в каждой строке таблицы тип розетки связан с номером комнаты, в той же строке указано соответствующее количество и длина кабеля (см. файл примера ).

Косвенным свидетельством, что новая таблица спроектирована более корректно, является тот факт, что теперь появилась возможность использовать стандартные средства и функции EXCEL.

Например, с помощью фильтра ( CTRL+SHIFT+L ) и функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ() можно быстро подсчитать количество розеток для каждой комнаты.

Стандартная и общеизвестная функция СУММЕСЛИ() быстро позволяет подсчитать количество розеток определенного типа =СУММЕСЛИ($A$6:$A$35;$A42;B$6:B$35) и соответствующую длину кабеля =СУММЕСЛИ($A$6:$A$35;$A42;C$6:C$35) .

Формула теперь не сильно зависит от количества комнат, меняется лишь размер диапазона ячеек.

При желании, можно с помощью Проверки данных организовать Выпадающий список и получить детальные отчеты по каждому типу розетки или номеру комнаты.

Определенной платой за удобство является повторяющийся ввод номеров комнат (столбец D) и наименований типов розеток (столбец А).

Как в Excel вести учет товара просто и без хлопот. Аналитика складских остатков и прогноз закупок

Это материал служит продолжением серии моих предыдущих статей по эффективному управлению товарными запасами. Сегодня мы разберем тему, как в excel вести учет товара. Как в одну таблицу excel свести товарные остатки, заказы, ранее заказанные товары, АВС анализ и так далее.

Несомненно, эту статью можно рассматривать, как отдельный материал для учета и планирования товара и его запасов в excel. Я постараюсь все наглядно и просто показать, избегая макросов.

Excel, как отличный инструмент учета товара
Как в excel вести учет товара, самый простой шаблон
Как в excel вести учет товара с учетом прогноза будущих продаж
Расстановка в excel страхового запаса по АВС анализу
Учет в excel расширенного АВС анализа

Аналитика в Excel

Итак, все начинается даже не с аналитики, а просто с упорядочивания данных по товарам. Excel, это отличный инструмент, для подобных задач. Лучшего пока не придумали. По крайней мере для малого и среднего бизнеса, это самый эффективный и доступный метод ведения товарных остатков, не говоря об аналитике запасов, АВС анализа, прогноза будущих закупок и так далее.

Мы начнем с самого простого. Затем будет углубляться и расширять возможности ведения товарного учета в excel. Каждый выберет, на каком уровне будет достаточно для своей работы.

Как в Excel вести учет товара, простой шаблон

Начинаем с самого простого, а именно с того, когда организация собирает заявки с магазинов и нужно свести заказы воедино, сделать заказ поставщику. (см. рис 1)

В столбце Е, с помощью простой формулы мы сведем заявки с наших разных клиентов. Столбец F, это наш нескончаемый остаток или страховой запас. В столбец G мы получим данные, сколько нам потребуется заказать поставщику исходя из наших остатков, заявок магазинов и страхового запаса.

Рисунок 1. сводная таблица

Синяя стрелка указывает на закладки, где «Заказчик 1», «Заказчик 2» и так далее. Это заявки с наших магазинов или клиентов, см рис 2 и рас. 3. У каждого заказчика свое количество, в нашем случае, единица измерения — в коробах.

Рис 2. Заказчик 1 Рис 3. Заказчик 2

Теперь мы можем рассмотреть, как в excel вести учет товара, когда требуется свести заявки в одну таблицу. С помощью простой формулы, в первую очередь, мы сводим все заявки с магазинов в столбец Е., см рис 4.

рис.4 . Свод заказов в столбец E

Протягиваем формулу вниз по столбцу Е и получаем данные по всем товарам. см. рис 5. Мы получили сводную информацию со всех магазинов. (здесь учтено только, 2 магазина, но думаю, суть понятна)

рис.5

Теперь у нам остается учесть товарные остатки, и заданный минимальный страховой запас для того, что бы сделать заказ поставщику на нужное нам количество. Также прописываем простую формулу:

=(D2-E2)-F2

протягиваем формулу вниз по столбцу и получаем к заказу поставщику 1 короб по муке предпортовой. По остальным товарам есть достаточный товарный запас.

рис. 6 к заказу поставщику

Обратите внимание, что F (страховой запас) мы также вычли из остатка, что бы он не учитывался в полученных цифрах к заказу.

Повторюсь, здесь лишь суть расчета.

Мы понимаем, что заказывать 1 короб, наверное нет смысла. Наш страховой запас, в данном случае не пострадает из-за одной штуки.

Теперь, мы переходим к более сложным расчетам, когда мы будем основываться на анализе продаж прошлых периодов, с учетом расширенного АВС анализа, страхового запаса, товаров в пути и так далее.

Как в Excel вести учет товара на основе продаж прошлых периодов

Как управлять складскими запасами и строить прогноз закупок в Excel основываясь на продажах прошлых периодов, применяя АВС анализ и другие инструменты, это уже более сложная задача, но и гораздо более интересная.

Я здесь также приведу суть, формулы, логику построения управления товарными запасами в Excel.

Итак, у мы выгружаем с базы средние продажи в месяц. Пока в данном варианте будем считать, что они стабильны.

рис 7. средние продажи в месяц

Далее их подтягиваем средние продажи в столбец G нашего планировщика, то есть в сводный файл.

Рис. 8. Сводный аналитический файл

Делаем это с помощью формулы ВПР.

=ВПР(A:A;’средние продажи в месяц’!A:D;4;0)

Суть этой формулы заключается в том, что требуемые данные подтягиваются по уникальному коду или другому значению, не зависимо от того, в каком порядке они находятся в источнике денных.

Также мы можем подтянуть и другие требуемые данные, например нужную нам информацию, что уже везется нам поставщиком, как товары в пути. Мы их также обязательно должны учесть.

В итоге, у нас получается вот такая картина:

Первое. Средние продажи в месяц, мы превратили, в том числе для удобства в средние продажи в день, простой формулой = G/30,5 (см. рис 9). Средние продажи в день — столбец H

рис 9. сводный заполненный файл

Второе. Мы учли АВС анализ по товарам. И ранжировали страховой запас относительно важности товара по рейтингу АВС анализа. (Эту важную и интересную тему по оптимизации товарных запасов мы разбирали в предыдущей статье)

По товарам рейтинга А, (где А — наиболее прибыльный товар) мы заложили страховой запас в днях относительно средних дневных продаж в 14 дней. Смотрим первую строку и у нас получилось:

3 коробки продажи в день *14 дней продаж = 42 дня. (41 день у нас потому, что Excel округлил при расчете 90 коробов в месяц/30,5 дней в месяце). См. формулу

=(H2*14)

рис. 10. страховой запас по товарам категории А

Третье. По рейтингу товара В, мы заложили 7 дней страхового запаса. См рис 11. ( По товарам категории С мы заложили страховой запас всего 3 дня)

Рис 11. Страховой запас по товарам категории В

Вывод

Таким образом, сахарного песка (см. первую строчку таблицы) мы должны заказать 11 коробов. Здесь учтены 50 коробов в пути, 10 дней поставки при средних продажах 3 короба в день).

Товарный остаток 10 коробов + 50 коробов в пути = 60 коробов запаса. За 10 дней продажи составят 30 коробов (10*3). Страховой запас у нас составил 41 короб. В итоге, 60 — 30 — 42 = минус 11 коробов, которые мы должны заказать у поставщика.

Для удобства можно (-11) умножить в Ecxel на минус 1. Тогда у нас получиться положительное значение.

Конечно, здесь показал только образец и суть как вести учет товара и запасов в Excel. Но уже большой шаг вперед относительно субъективных ощущений и возможностей небольших предприятий. И все можно детализировать и уточнять. В следующей главе мы рассмотрим это.

Складской учет товаров в Excel с расширенным АВС анализом.

Складской учет товаров в Excel можно делать аналитически все более углубленным по мере навыков и необходимости.

В предыдущей главе мы использовали для удовлетворения спроса покупателя и оптимизации страхового запаса, АВС анализ, когда по категории А мы сделали бОльший страховой запас, а по категории С, — минимальный страховой запас. Если в первой главе, ( в самом простом варианте) страховой запас мы создали вручную, во второй главе — отталкивались от среднедневных продаж. Страховой запас формировали в днях. Об этом более подробно мы говорили в моей предыдущей статье.

Здесь АВС анализ сделаем более углубленным, что поможет нам быть еще более точным.

Если ранжирование товара по АВС анализу, у нас велось с точки зрения прибыльности каждого товара, где А, это наиболее прибыльный товар, В — товар со средней прибыльностью и С — с наименьшей прибыльностью, то теперь АВС дополнительно ранжируем по следующим критериям:

«А» — товар с каждодневным спросом

«В» — товар со средним спросом ( например 7-15 дней в месяц)

«С» — товар с редким спросом ( менее 7 дней в месяц)

Этот же принцип можно использовать не по количеству дней в месяце, а по количеству месяцев в году.

И еще зададим один критерий. Это количество обращений к нам, к поставщику.

Здесь количество обращений, это сколько отдельных заказов, покупок было сделано по каждому товару не зависимо от количества, стоимости и прибыльности товара. Здесь мы видим картину, насколько наши покупатели часто обращаются к нам по каждому товару. Об этом подробно говорили в моей статье «Прогноз спроса в управлении товарными запасами. Анализ XYZ и другие инструменты эффективного анализа»

“А” – количество обращений от 500 и выше

“В” – 150 – 499 обращений.

“С” – менее 150 обращений в месяц.

В итоге, товары имеющие рейтинг ААА, это самый ТОП товаров, по которым требуется особое внимание.

Расширенный АВС анализ в таблице Excel

См. рис. 12. Мы выделили серым цветом столбцы, где учли товар по АВС в части постоянного спроса в днях и по количеству обращений. Также эти данные можем перенести из выгруженных данных нашей базы с помощью формулы ВПР.

Теперь у нас рейтинг АВС анализа видоизменился и это может привести нас к пересмотру страхового запаса.

Обратите внимание на выделенную зеленым первую строку. Товар имеет рейтинг ААА. Также смотрим на восьмую строку. Здесь рейтинг товара ВАА. Может имеет смысл страховой запас этого товару сделать больше, чем заданных 7 дней?

Для наглядности, так и сделаем, присвоив этому товару страховой запас на 14 дней. Теперь по нему страховой запас выше, чем это было ранее. 44 коробки против 22 коробок. См. рис. 11.

Рис. 12 Расширенный рейтинг АВС

А что на счет рейтинга «ССС»? Нужен ли по этому товару страховой запас? И вообще, при нехватке оборотных средств и площадей склада, нужен ли этот товар в нашей номенклатуре?

Также интересно по товару с рейтингом САА.

Прибыль не высокая, но именно к нам идут за этим товаром. Я бы уделил также особое внимание этому товару. За счет его высокой оборачиваемости, достигаемой, в том числе, за счет его постоянного наличия, мы и повышаем прибыль.

Управление товарными запасами в Excel. Заключение

В аналитику Excel можно и включить товар с признаком сезонности. Можно включить сравнение отклонений заказов с наших филиалов или магазинов, когда мы сразу же увидим несоизмеримо маленький или большой заказ. Это защитит нас от дефицита или излишнего товарного запаса.

Не важно сколько машин или партий товаров у нас в пути, и когда по каждому поставщику свой цикл поставки. Можно учесть многое, что конечном счете, оптимизирует наши запасы и увеличивает чистую прибыль.

Это лишь степень владения Excel. Сегодня мы разбирали достаточно простые таблицы.

Одна из следующих моих публикаций, будет посвящена, как, с помощью нескольких простых формул Excel можно быстро обрабатывать большой массив данных.

Буду рад, если по вопросу, как в Excel вести учет товара, был Вам полезен.

Пишите в комментариях, задавайте вопросы. Могу рассмотреть вариант взаимовыгодного сотрудничества по формированию и налаживанию учета товара и запасов в Excel. Эта работа для меня любима и интересна.

Складской учет в Excel – программа без макросов и программирования

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1» . Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Формируем таблицу «Расход товаров».

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Источник