На четырех страницах книги excel одинаково расположены четыре одинаковые таблицы квартальных отчетов

Хитрости »

1 Май 2011              142100 просмотров


Как сделать одинаковые изменения сразу на нескольких листах

Допустим у Вас есть книга с n-ным количеством однотипных листов. Иногда приходится проделывать в каждом листе одну и ту же операцию. Скажем, написание заголовков или изменение формулы в одной и той же ячейке шаблона. Чаще всего в таких случаях проделывается следующая операция: на одном листе меняются заголовки, затем копируются и поочередно вставляются на остальные листа. Или формула прописывается в одном листе и последовательно вставляется в каждый лист. Долго, нудно и неинтересно. Благо разработчики Microsoft предвидели подобные мучения и снабдили Excel средством для более быстрого осуществления этой задачи.

Для произведения одинаковых изменений сразу на нескольких листах все, что необходимо сделать, это выделить все необходимые листы с зажатой клавишей Shift или Ctrl(Ctrl позволяет выделить несмежные листы(скажем через один), а с Shift выделяются все листы от первого выделенного до последнего). Теперь все действия, производимые на активном(видимом) листе в точности повторяется на других выделенных листах. И что не менее важно — если прописать в активном листе формулу, то ссылки на других листах будут у каждого свои, т.е. ссылаться формулы будут на тот лист, в котором написаны(если в формуле не указаны явно ссылки на другие листы). То же самое и с копированием. Если на одном листе в ячейке А1 написано Дом, а на другом Холм, то при копировании ячейки А1 на активном листе и вставки её в ячейку А2, то на каждом листе в ячейку А2 будет скопировано своё значение — Дом и Холм соответственно.

Подобная работа с листами еще называется работой с группой листов. Определить, что на данный момент выделена группа листов(и изменения будут производиться на всех этих листах) очень просто — в заголовке Excel будет отображен текст: [Группа] [Groupe]

Как разгруппировать листы, объединенные в группу:

  • если в группу объединены не все листы книги — выделить любой лист вне группы
  • если в группе все листы книги книги — выделить любой лист, который на данный момент не является активным

Так же см.:
Как одновременно просматривать информацию с нескольких листов/диапазонов?


Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

  Плейлист   Видеоуроки


Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Skip to content

6 примеров — как консолидировать данные и объединить листы Excel в один

В статье рассматриваются различные способы объединения листов в Excel в зависимости от того, какой результат вы хотите получить:

  • объединить все данные с выбранных листов,
  • объединить несколько листов с различным порядком столбцов,
  • объединить определённые столбцы с нескольких листов,
  • объединить две таблицы Excel в одну по ключевым столбцам.

Сегодня мы займемся проблемой, с которой ежедневно сталкиваются многие пользователи Excel, — как объединить листы Excel в один без использования операций копирования и вставки. Рассмотрим два наиболее распространенных сценария: объединение числовых данных (сумма, количество, среднее и т. д.) и объединение листов ( то есть копирование данных из нескольких листов в один).

Вот что мы рассмотрим в этой статье:

  • Объединение при помощи стандартного инструмента консолидации.
  • Как копировать несколько листов Excel в один.
  • Как объединить листы с различным порядком столбцов.
  • Объединение только определённых столбцов из нескольких листов
  • Слияние листов в Excel с использованием VBA
  • Как объединить два листа в один по ключевым столбцам

Консолидация данных из нескольких листов на одном.

Самый быстрый способ консолидировать данные в Excel (в одной или нескольких книгах) — использовать встроенную функцию Excel Консолидация.

Рассмотрим следующий пример. Предположим, у вас есть несколько отчетов из региональных офисов вашей компании, и вы хотите объединить эти цифры в основной рабочий лист, чтобы у вас был один сводный отчет с итогами продаж по всем товарам.

Как вы видите на скриншоте ниже, четыре объединяемых листа имеют схожую структуру данных, но разное количество строк и столбцов:

Чтобы объединить всю эту информацию на одном листе, выполните следующие действия:

  1. Правильно расположите исходные данные. Чтобы функция консолидации Excel работала правильно, убедитесь, что:
    • Каждый диапазон (набор данных), который вы хотите объединить, находится на отдельном листе. Не помещайте данные на лист, куда вы планируете выводить консолидированные данные.
    • Каждый лист имеет одинаковый макет, и каждый столбец имеет заголовок и содержит похожие данные.
    • Ни в одном списке нет пустых строк или столбцов.
  2. Запустите инструмент «Консолидация». На новом листе, где вы планируете поместить результаты, щелкните верхнюю левую ячейку, начиная с которой должны отображаться консолидированные данные, затем на ленте перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Консолидация».

Совет. Желательно объединить данные в пустой лист. Если на вашем основном листе уже есть данные, убедитесь, что имеется достаточно места (пустые строки и столбцы) для записи результатов.

  1. Настройте параметры консолидации. Появляется диалоговое окно «Консолидация», и вы делаете следующее:
    • В поле «Функция» выберите одну из функций, которую вы хотите использовать для консолидации данных (количество, среднее, максимальное, минимальное и т. д.). В этом примере мы выбираем Сумма.
    • В справочном окне, нажав в поле Ссылка на значок  , выберите диапазон на первом листе. Затем нажмите кнопку «Добавить», чтобы присоединить его к списку диапазонов. Повторите этот шаг для всех листов, которые вы хотите объединить.

Если один или несколько листов находятся в другой книге, используйте кнопку «Обзор», чтобы найти эту книгу и использовать ее.

  1. Настройте параметры обновления. В том же диалоговом окне Консолидация выберите любой из следующих параметров:
    • Установите флажки «Подписи верхней строки» и / или «Значения левого столбца» в разделе «Использовать в качестве имён», если вы хотите, чтобы заголовки строк и / или столбцов исходных диапазонов были также скопированы.
    • Установите флажок «Создать связи с исходными данными», если нужно, чтобы консолидированные данные обновлялись автоматически при изменении исходных таблиц. В этом случае Excel создаст ссылки на ваши исходные листы, а также схему, как на следующем скриншоте:

Если вы развернете какую-либо группу (щелкнув значок плюса), а затем установите курсор на ячейку с определенным значением, в строке формул отобразится ссылка на исходные данные.
Если флажок не устанавливать, то вы получаете просто таблицу с итоговыми цифрами без всяких формул и ссылок:

Как видите, функция консолидации Excel очень полезна для сбора данных. Однако у нее есть несколько ограничений. В частности, он работает только для числовых значений и всегда обрабатывает эти числа тем или иным образом (сумма, количество, среднее и т. д.). Исходные цифры вы здесь не увидите.

Если вы хотите объединить листы в Excel, просто скопировав и объединив их содержимое, вариант консолидации не подходит. Чтобы объединить всего парочку из них, создав как бы единый массив данных, то вам из стандартных возможностей Excel не подойдёт ничего, кроме старого доброго копирования / вставки. 

Но если вам предстоит таким образом обработать десятки листов, ошибки при этом будут практически неизбежны. Да и затраты времени весьма значительны.

Поэтому для подобных задач рекомендую использовать один из перечисленных далее нестандартных методов для автоматизации слияния.

Как скопировать несколько листов Excel в один.

Как мы уже убедились, встроенная функция консолидации умеет суммировать данные из разных листов, но не может объединять их путем копирования данных на какой-то итоговый лист. Для этого вы можете использовать один из инструментов слияния и комбинирования, включенных в надстройку Ultimate Suite для Excel.

Для начала давайте будем исходить из следующих условий:

  • Структура таблиц и порядок столбцов на всех листах одинаковы.
  • Количество строк везде разное.
  • Листы могут в будущем добавляться или удаляться.

Итак, у вас есть несколько таблиц, содержащих информацию о различных товарах, и теперь вам нужно объединить эти таблицы в одну итоговую, например так, как на рисунке ниже:

Три простых шага — это все, что нужно, чтобы объединить выбранные листы в один.

1.       Запустите мастер копирования листов.

На ленте перейдите на вкладку AblebitsData, нажмите «Копировать листы (Copy Sheets)» и выберите один из следующих вариантов:

  1. Скопировать листы из каждой книги на один лист и поместить полученные листы в одну книгу.
  2. Объединить листы с одинаковыми названиями в один.
  3. Скопировать выбранные в одну книгу.
  4. Объединить данные из выбранных листов на один лист.

Поскольку мы хотим объединить несколько листов путем копирования их данных, то выбираем последний вариант:

1.       Выберите листы и, при необходимости, диапазоны для объединения.

Мастер копирования листов отображает список всех имеющихся листов во всех открытых книгах. Выберите те из них, которые хотите объединить, и нажмите « Далее».

Если вы не хотите копировать все содержимое определенного рабочего листа, используйте специальный значок, чтобы выбрать нужный диапазон, как показано на скриншоте ниже.

В этом примере мы объединяем первые три листа нашей книги:

Совет. Если рабочие листы, которые вы хотите объединить, находятся в другой книге, которая в данный момент закрыта, нажмите кнопку «Добавить файлы …» , чтобы найти и открыть эту книгу.

2.       Выберите, каким образом произвести объединение.

На этом этапе вы должны настроить дополнительные параметры, чтобы ваша информация была объединена именно так, как вы хотите.

Как вставить :

  1. Вставить все – скопировать все данные (значения и формулы). В большинстве случаев это правильный выбор.
  2. Вставлять только значения – если вы не хотите, чтобы переносились формулы, выберите этот параметр.
  3. Создать ссылки на исходные данные – это добавит формулы, связывающие итоговые ячейки с исходными. Выберите этот параметр, если вы хотите, чтобы результат объединения обновлялся автоматически при изменении исходных файлов. Это работает аналогично параметру «Создать ссылки на исходные данные» в стандартном инструменте консолидации в Excel.

Как расположить :

  1. Разместите скопированные диапазоны один под другим – то есть вертикально.
  2. Расположить скопированные диапазоны рядом – то есть по горизонтали.

Как скопировать :

  • Сохранить форматирование – понятно и очень удобно.
    • Разделить скопированные диапазоны пустой строкой – выберите этот вариант, если вы хотите добавить пустую строку между сведениями, скопированными из разных листов. Так вы сможете отделить их друг от друга, если это необходимо.
    • Скопировать таблицы вместе с их заголовками. Установите этот флажок, если хотите, чтобы заголовки исходных таблиц были включены в итоговый лист.

На скриншоте ниже показаны настройки по умолчанию, которые нам подходят:

Нажмите кнопку «Копировать (Copy)», и у вас будет содержимое трех разных листов, объединенное в один итоговый, как показано в начале этого примера.

Быть может, вы скажете, что подобную операцию можно произвести путем обычного копирования и вставки. Но если у вас будет десяток или более листов и хотя бы несколько сотен строк на каждом из них, то это будет весьма трудоемкой операцией, которая займет довольно много времени. Да и ошибки вполне вероятны. Использование надстройки сэкономит вам много времени и избавит от проблем.

Как объединить листы Excel с различным порядком столбцов.

Когда вы имеете дело с файлами, созданными разными пользователями, порядок столбцов в них часто отличается. Как же их объединить? Будете ли вы копировать вручную или перемещать столбцы, чтобы упорядочить их в каждой книге? Это совсем не выход.

Используем инструмент объединения листов Combine Sheets.

Запускаем надстройку через меню Ablebits Data – Combine Sheets.

Выбираем и отмечаем галочками те листы, данные с которых мы хотим объединить. Затем программа анализирует их и предлагает нам список найденных столбцов с указанием того, сколько раз столбец с подобным названием был обнаружен.

Вы должны указать те столбцы, данные из которых вы хотели бы объединить. Можете выбрать их все, можете – только самые важные.

Затем определяем, как нужно вставить собранные данные: целиком с формулами или только значения, либо сформировать ссылки на источники, чтобы обеспечить постоянное обновление и актуальность информации в случае внесения изменений в исходные таблицы.

Также можно указать, что необходимо сохранить исходное форматирование, если оно уникально в каждой таблице. Так вам, кстати, будет проще определить, откуда появились сведения в общем массиве, какая таблица является их источником.

И данные будут идеально скомпонованы по заголовкам столбцов:

Мы получили своего рода сводную таблицу с необходимой информацией.

Объединение определенных столбцов из нескольких листов.

А вот, как мне кажется, наиболее часто встречающаяся ситуация:

  • у вас действительно большие листы с множеством разных столбцов,
  • столбцы расположены на каждом из них по-разному, в произвольном порядке,
  • необходимо объединить только самые важные из них в итоговую таблицу. 

Запустите мастер объединения листов, как мы это делали в предыдущем примере, укажите нужные, а затем выберите соответствующие столбцы. Да, это так просто!

Все дальнейшие шаги мы уже описывали выше. В результате в итоговую таблицу попадают только данные из выбранных вами столбцов:

Эти примеры продемонстрировали только несколько инструментов слияния данных, но это еще не все! Немного поэкспериментировав, вы увидите, насколько полезны и удобны все функции, включенные в пакет. 

Полнофункциональная ознакомительная версия Ultimate Suite доступна для загрузки в по этой ссылке.

Слияние листов в Excel с помощью кода VBA

Если вы опытный пользователь Excel и чувствуете себя комфортно с макросами и VBA, вы можете объединить несколько листов Excel в один, используя какой-нибудь сценарий.

Для этого на вкладке Разработчик (Developer) нажмите кнопку Visual Basic или воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+F11. В открывшемся окне добавьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст вот такого макроса:

Sub CopyDataWithHeaders()
    Dim sh As Worksheet
    Dim DestSh As Worksheet
    Dim Last As Long
    Dim shLast As Long
    Dim CopyRng As Range
    Dim StartRow As Long

    With Application
        .ScreenUpdating = False
        .EnableEvents = False
    End With

    'Delete the sheet "RDBMergeSheet" if it exist
    Application.DisplayAlerts = False
    On Error Resume Next
    ActiveWorkbook.Worksheets("RDBMergeSheet").Delete
    On Error GoTo 0
    Application.DisplayAlerts = True

    'Add a worksheet with the name "RDBMergeSheet"
    Set DestSh = ActiveWorkbook.Worksheets.Add
    DestSh.Name = "RDBMergeSheet"

    'Fill in the start row
    StartRow = 2

    'loop through all worksheets and copy the data to the DestSh
    For Each sh In ActiveWorkbook.Worksheets
        If sh.Name <> DestSh.Name Then

'Copy header row, change the range if you use more columns
If WorksheetFunction.CountA(DestSh.UsedRange) = 0 Then
  sh.Range("A1:Z1").Copy DestSh.Range("A1")
End If

            'Find the last row with data on the DestSh and sh
            Last = LastRow(DestSh)
            shLast = LastRow(sh)

            'If sh is not empty and if the last row >= StartRow copy the CopyRng
            If shLast > 0 And shLast >= StartRow Then

                'Set the range that you want to copy
                Set CopyRng = sh.Range(sh.Rows(StartRow), sh.Rows(shLast))

                'Test if there enough rows in the DestSh to copy all the data
                If Last + CopyRng.Rows.Count > DestSh.Rows.Count Then
                    MsgBox "There are not enough rows in the Destsh"
                    GoTo ExitTheSub
                End If

                'This example copies values/formats, if you only want to copy the
                'values or want to copy everything look below example 1 on this page
                CopyRng.Copy
                With DestSh.Cells(Last + 1, "A")
                    .PasteSpecial xlPasteValues
                    .PasteSpecial xlPasteFormats
                    Application.CutCopyMode = False
                End With

            End If

        End If
    Next

ExitTheSub:

    Application.Goto DestSh.Cells(1)

    'AutoFit the column width in the DestSh sheet
    DestSh.Columns.AutoFit

    With Application
        .ScreenUpdating = True
        .EnableEvents = True
    End With
End Sub

Function LastRow(sh As Worksheet)
    On Error Resume Next
    LastRow = sh.Cells.Find(What:="*", _
                            After:=sh.Range("A1"), _
                            Lookat:=xlPart, _
                            LookIn:=xlFormulas, _
                            SearchOrder:=xlByRows, _
                            SearchDirection:=xlPrevious, _
                            MatchCase:=False).Row
    On Error GoTo 0
End Function


Function LastCol(sh As Worksheet)
    On Error Resume Next
    LastCol = sh.Cells.Find(What:="*", _
                            After:=sh.Range("A1"), _
                            Lookat:=xlPart, _
                            LookIn:=xlFormulas, _
                            SearchOrder:=xlByColumns, _
                            SearchDirection:=xlPrevious, _
                            MatchCase:=False).Column
    On Error GoTo 0
End Function

Имейте в виду, что для правильной работы кода VBA все исходные листы должны иметь одинаковую структуру, одинаковые заголовки столбцов и одинаковый порядок столбцов.

В этой функции выполняется копирование данных со всех листов начиная со строки 2 и до последней строки с данными. Если шапка в ваших таблицах занимает две или более строки, то измените этот код, поставив вместо 2 цифры 3, 4 и т.д.:

    'Fill in the start row
    StartRow = 2

При запуске функция добавит в вашу книгу рабочий лист с именем RDBMergeSheet  и скопирует на него ячейки из каждого листа в книге. Каждый раз, когда вы запускаете макрос, он
сначала удаляет итоговый рабочий лист с именем RDBMergeSheet, если он существует, а затем добавляет новый в книгу. Это гарантирует, что данные всегда будут актуальными после запуска кода. При этом формат объединяемых ячеек также копируется.

Ещё несколько интересных примеров кода VBA для объединения листов вашей рабочей книги вы можете найти по этой ссылке.

Как объединить два листа Excel в один по ключевому столбцу

Если вы ищете быстрый способ сопоставить и объединить данные из двух листов, вы можете либо использовать функцию Excel ВПР, либо воспользоваться мастером объединения таблиц Merge Two Tables. 

Последний представляет собой удобный визуальный инструмент, который позволяет сравнивать две таблицы Excel по общему столбцу (столбцам) и извлекать совпадающие данные из справочной таблицы. На скриншоте ниже показан один из возможных результатов.

Более подробно его работа рассмотрена в этой статье.

Мастер объединения двух таблиц также включен в Ultimate Suite for Excel, как и множество других полезных функций.

Вот как вы можете объединить листы в Excel. Я надеюсь, что вы найдете информацию в этом коротком руководстве полезной. Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь оставлять их в комментариях.

Быстрое удаление пустых столбцов в Excel В этом руководстве вы узнаете, как можно легко удалить пустые столбцы в Excel с помощью макроса, формулы и даже простым нажатием кнопки. Как бы банально это ни звучало, удаление пустых…
Как быстро объединить несколько файлов Excel Мы рассмотрим три способа объединения файлов Excel в один: путем копирования листов, запуска макроса VBA и использования инструмента «Копировать рабочие листы» из надстройки Ultimate Suite. Намного проще обрабатывать данные в…
Как работать с мастером формул даты и времени Работа со значениями, связанными со временем, требует глубокого понимания того, как функции ДАТА, РАЗНДАТ и ВРЕМЯ работают в Excel. Эта надстройка позволяет быстро выполнять вычисления даты и времени и без особых…
Как найти и выделить уникальные значения в столбце В статье описаны наиболее эффективные способы поиска, фильтрации и выделения уникальных значений в Excel. Ранее мы рассмотрели различные способы подсчета уникальных значений в Excel. Но иногда вам может понадобиться только просмотреть уникальные…
Как получить список уникальных значений В статье описано, как получить список уникальных значений в столбце с помощью формулы и как настроить эту формулу для различных наборов данных. Вы также узнаете, как быстро получить отдельный список с…
6 способов быстро транспонировать таблицу В этой статье показано, как столбец можно превратить в строку в Excel с помощью функции ТРАНСП, специальной вставки, кода VBA или же специального инструмента. Иначе говоря, мы научимся транспонировать таблицу.…
Как объединить две или несколько таблиц в Excel В этом руководстве вы найдете некоторые приемы объединения таблиц Excel путем сопоставления данных в одном или нескольких столбцах. Как часто при анализе в Excel вся необходимая информация собирается на одном…

Консолидация данных – функция в Excel, благодаря которой у пользователей появляется возможность объединить данные из нескольких таблиц в одну, а также совместить листы, которые находятся в одном или разных файлах, в один.

Официальные требования к таблицам, которые необходимы для выполнения консолидации

Опцией под названием «Консолидация» не получится воспользоваться, если таблицы не соответствуют требованиям. Чтобы успешно произвести процедуру объединения данных, необходимо:

konsolidaciya-dannyh-v-excel-kak-vypolnit-i-kakie-trebovaniya-predyavlyayutsya-k-tablicam

  • проверить таблицу на наличие пустых строк/столбиков, и удалить их, если они есть;
  • использовать одинаковые шаблоны;
  • следить за наименованием столбцов, они не должны различаться.

Как выглядит подготовленная таблица

Основные способы консолидации в программе Excel

При сведении данных из разных однотипных отчетов, таблиц, диапазонов в один общий файл можно использовать несколько разных способов. Ниже будет рассмотрено два основных метода сведения данных: по положению и по категории.

  • В первом варианте данные в исходных областях находятся в том же порядке, в котором применяются идентичные метки. Выполните сведение по положению, чтобы объединить данные из 3-4 листков, которые базируются на одном шаблоне, к примеру, финансовая отчетность подходит для проверки этого способа.
  • Во втором варианте: данные располагаются в произвольном порядке, но имеют идентичные метки. Выполните консолидацию по категории, чтобы объединить данные из нескольких листков с различными макетами, но идентичными метками данных.

Важно! Этот способ имеет много общего с формированием сводной таблицы. Однако в сводной таблице можно реорганизовывать категории.

konsolidaciya-dannyh-v-excel-kak-vypolnit-i-kakie-trebovaniya-predyavlyayutsya-k-tablicam

  • Также существует третий способ объединения данных — это консолидация с помощью формул. Правда, его редко используют на практике, в связи с тем, что он отнимает у пользователя довольно много времени.

Как использовать разные способы консолидации

Пошаговая инструкция по выполнению консолидации в Excel

Далее будет рассмотрен самый простой и быстрый способ консолидации.
Итак, как объединить несколько таблиц:

konsolidaciya-dannyh-v-excel-kak-vypolnit-i-kakie-trebovaniya-predyavlyayutsya-k-tablicam

  1. Сначала необходимо создать новый лист, после чего программное обеспечение автоматическим образом добавит его с правой стороны. Если необходимо, можно перетащить лист в другое место (к примеру, в конец перечня) посредством левой кнопки мышки.
  2. Добавленный лист встаньте в ячейку, с которой собираетесь работать. Потом перейдите во вкладку «Данные», найдите раздел «Работа с данными», нажмите на пункт под названием «Консолидация».
  3. На мониторе появится маленькое окно с настройками.
  4. Далее нужно будет выбрать подходящую функцию для объединения данных.
  5. После выбора функции перейдите к полю «Ссылка», щелкнув мышкой внутри него. Здесь вам необходимо будет поочередно выбрать диапазон ячеек. Для этого сначала переключитесь на лист с первой табличкой.
  6. Потом выделите табличку вместе с шапкой. Убедитесь, что все сделали правильно, потом кликните на значок «Добавить». Кстати, обновить/сменить координаты можно и собственноручно посредством клавиатуры, но это неудобно.
  7. Для выбора диапазона из нового документа сначала откройте его в Эксель. После этого запустите процесс объединения в первой книжке и переключитесь на вторую, выберите в ней подходящий лист, а после этого выделите определенную часть ячеек.
  8. В итоге в «Перечне диапазонов» сформируется первая запись.
  9. Вернитесь в поле «Ссылка», уберите все сведения, которые в нем содержатся, потом добавьте в перечень диапазонов координаты остальных табличек.
  10. Поставьте галочки напротив следующих функций: «Подписи верхней строки», «Значения левого столбика», «Сформировать связи с исходными данными».
  11. После нажмите «OK».
  12. Эксель выполнит процедуру и создаст новый документ согласно установленным параметрам и выбранным функциям.

Как выполнить консолидацию

В примере было выбрано формирование связи, поэтому на выходе была произведена группировка данных, которая помогает отображать/скрывать детализацию.

Дополнительная информация об использовании диапазонов, добавлении и удалении ссылок

konsolidaciya-dannyh-v-excel-kak-vypolnit-i-kakie-trebovaniya-predyavlyayutsya-k-tablicam

  • Чтобы использовать новый диапазон для сведения данных, потребуется выбрать опцию «Консолидация», нажать мышкой на поле «Ссылка» и выделить диапазон или вставить ссылку. После нажатия на клавишу «Добавить» ссылка появится в перечне диапазонов.
  • Чтобы убрать ссылку, выделите ее и нажмите на надпись «Удалить».
  • Чтобы изменить ссылку, выделите ее в перечне диапазонов. Она появится в поле «Ссылка», где ее можно будет обновить. После проделанных манипуляций нажмите на клавишу «Добавить». Потом уберите старый вариант видоизмененной ссылки.

Наглядный пример выполнения процедуры консолидации

Консолидация данных помогает объединить нужную информацию, которая присутствует не только в различных таблицах и листах, но и в других файлах (книгах). Процедура сведения не занимает много времени и ее несложно запустить, используя пошаговую инструкцию.

Консолидация данных в Excel

Консолидация данных – опция в Excel, которая позволяет объединять данные из разных таблиц в одну, а также объединять листы, расположенные в одном или разных файлах, в один. Чем же так полезна консолидация для интернет-маркетолога?

Разберем два наглядных примера.

Пример №1

У нас есть статистика по ключевым словам из контекстной рекламы с привязкой к основным показателям – кликам, расходам, транзакциям и доходу.

Консолидация данных в Excel

Специальный отчет в Google Analytics

Выгрузив данные в Excel, мы увидим, что в таблице есть строки, которые «по сути» являются дублями.

Консолидация данных в Excel

«Дубли» ключевых слов в статистике

Это связано с тем, что статистика выгружена из двух рекламных систем (Яндекс.Директ и Google Ads), и в Google Рекламе для ключевых слов используется модификатор широкого соответствия (знак «+»).

То есть, вместо двух строчек доставка цветов москва и +доставка +цветов +москва мы должны получить одну с объединенными данными. Ведь это один ключ и нам нужно оценить его эффективность.

Аналитика не может автоматически просуммировать такие ключи. Не может и Excel, если только не выбирать поочередно строки и смотреть итоговые значения на панели, а потом в соседней таблице вручную сводить их.

Консолидация данных в Excel

Суммирование данных вручную

Это очень долго, особенно когда у вас много данных. С этой задачей легко справляется Консолидация данных. За 1 минуту и с помощью нескольких щелчков мыши можно автоматически сделать то, что мы привыкли делать вручную.

Но перед этим нужно не забыть воспользоваться функцией Заменить, убрав все + из таблицы.

Консолидация данных в Excel

Удаляем + в ключевых словах перед консолидацией

— переходим на соседний лист (так удобнее);

— выделяем ячейку, в которую хотим вставить данные;

— переходим в Данные — Консолидация

Консолидация данных в Excel

В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:

  • ФункцияСумма (поскольку хотим суммировать данные);
  • Ссылка – выбираем весь диапазон данных на соседнем листе;
  • Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.

Консолидация данных в Excel

Нажимаем ОК. Если все сделали верно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных:

Консолидация данных в Excel

Итоговая таблица после консолидации

Таблица наша также уменьшилась. До консолидации было 252 строки, после объединения данных их стало 212:

Консолидация данных в Excel

ДО и ПОСЛЕ консолидации

Видео консолидации примера №1:

Консолидация данных в Excel

Пример №2

Вы каждый месяц для своего клиента готовите отчет по рекламе. Наступает момент, когда нужно свести данные за предыдущие периоды. Например, ежемесячные, чтобы получить годовой отчет. Или 6 месяцев, чтобы построить суммарный отчет за полгода. В общем, любой период, за который вам нужна консолидированная статистика.

Да, можно просто выгрузить данные из рекламных кабинетов Яндекс.Директ и Google Ads за общий период. Но что делать, когда данные по показам, кликам, расходам и конверсиям привязаны к бизнес-показателям, которых нет в интерфейсах, но которые завязаны на контекстной рекламе? А если в каждый из этих месяцев работали разные рекламные кампании (в один месяц – 10, в другой – 5 и т.д.)? Опять ручной процесс сведения данных.

И для таких случаев пригодится Консолидация в Excel. Давайте сведем данные с помощью данной настройки на примере выгрузки интернет-магазина за 3 месяца в один отчет. Статистика по месяцам расположена на разных вкладках (сентябрь — ноябрь — декабрь).

Консолидация данных в Excel

Статистика по 3 месяцам на разных вкладках файла

Мы хотим свести данные в одну таблицу. Воспользуемся консолидацией.

В открывшемся окне нас интересуют следующие настройки:

  • ФункцияСумма (поскольку хотим суммировать данные);
  • Ссылка – выбираем весь диапазон данных на листах поочередно (с помощью кнопки Добавить);
  • Использовать в качестве имен – ставим галочки для подписи верхней строки и значения левого столбца.

Консолидация данных в Excel

Галочка Создавать связи с исходными данными позволит производить пересчет консолидированного отчета автоматически при изменении данных в исходных файлах (в нашем примере – это листы сентябрь, октябрь, ноябрь). Нажимаем ОК.

Если все сделали правильно, то на текущем листе получите результат в виде объединенных (консолидированных) данных с трех таблиц в одной:

Консолидация данных в Excel

Слева появятся новые значки:

Консолидация данных в Excel

Связи с исходными данными

  • 1 – свернуть все связи с исходными данными;
  • 2 – развернуть все связи с исходными данными.

При нажатии на + раскроется соответствующая строка, в которой будут отображены данные по каждому из исходных листов.

Видео консолидации примера №2:

Консолидация данных в Excel

Таким образом, консолидация данных в Excel позволяет всего в несколько кликов объединить данных из разных файлов, листов и таблиц в единый объект. Еще один шаг на пути к автоматизации и упрощению работы с отчетностью!

Понравился эксперимент с видео? Поставь 5.0 статье ->

Консолидация данных в Excel с примерами использования

При выполнении ряда работ у пользователя Microsoft Excel может быть создано несколько однотипных таблиц в одном файле или в нескольких книгах.

Данные необходимо свести воедино. Собрать в один отчет, чтобы получить общее представление. С такой задачей справляется инструмент «Консолидация».

Как сделать консолидацию данных в Excel

Есть 4 файла, одинаковых по структуре. Допустим, поквартальные итоги продаж мебели.

Отчеты.

Нужно сделать общий отчет с помощью «Консолидации данных». Сначала проверим, чтобы

  • макеты всех таблиц были одинаковыми;
  • названия столбцов – идентичными (допускается перестановка колонок);
  • нет пустых строк и столбцов.

Диапазоны с исходными данными нужно открыть.

Для консолидированных данных отводим новый лист или новую книгу. Открываем ее. Ставим курсор в первую ячейку объединенного диапазона.

Внимание. Правее и ниже этой ячейки должно быть свободно. Команда «Консолидация» заполнит столько строк и столбцов, сколько нужно.

Переходим на вкладку «Данные». В группе «Работа с данными» нажимаем кнопку «Консолидация».

Консолидация.

Открывается диалоговое окно вида:

Параметры.

На картинке открыт выпадающий список «Функций». Это виды вычислений, которые может выполнять команда «Консолидация» при работе с данными. Выберем «Сумму» (значения в исходных диапазонах будут суммироваться).

Переходим к заполнению следующего поля – «Ссылка».

Ставим в поле курсор. Открываем лист «1 квартал». Выделяем таблицу вместе с шапкой. В поле «Ссылка» появится первый диапазон для консолидации. Нажимаем кнопку «Добавить»

Ссылка.

Открываем поочередно второй, третий и четвертый квартал – выделяем диапазоны данных. Жмем «Добавить».

Добавить.

Таблицы для консолидации отображаются в поле «Список диапазонов».

Чтобы автоматически сделать заголовки для столбцов консолидированной таблицы, ставим галочку напротив «подписи верхней строки». Чтобы команда суммировала все значения по каждой уникальной записи крайнего левого столбца – напротив «значения левого столбца». Для автоматического обновления объединенного отчета при внесении новых данных в исходные таблицы – напротив «создавать связи с исходными данными».

Создавать связи с исходными данными.

Внимание. Если вносить в исходные таблицы новые значения, сверх выбранного для консолидации диапазона, они не будут отображаться в объединенном отчете. Чтобы можно было вносить данные вручную, снимите флажок «Создавать связи с исходными данными».

Для выхода из меню «Консолидации» и создания сводной таблицы нажимаем ОК.

Консолидированный отчет. Пример.

Консолидированный отчет представляет собой структурированную таблицу. Нажмем «плюсик» в левом поле – появятся значения, на основе которых сформированы итоговые суммы по количеству и выручке.

Консолидация данных в Excel: практическая работа

Программа Microsoft Excel позволяет выполнять разные виды консолидации данных:

  1. По расположению. Консолидированные данные имеют одинаковое расположение и порядок с исходными.
  2. По категории. Данные организованы по разным принципам. Но в консолидированной таблице используются одинаковые заглавия строк и столбцов.
  3. По формуле. Применяются при отсутствии постоянных категорий. Содержат ссылки на ячейки на других листах.
  4. По отчету сводной таблицы. Используется инструмент «Сводная таблица» вместо «Консолидации данных».

Консолидация данных по расположению (по позициям) подразумевает, что исходные таблицы абсолютно идентичны. Одинаковые не только названия столбцов, но и наименования строк (см. пример выше). Если в диапазоне 1 «тахта» занимает шестую строку, то в диапазоне 2, 3 и 4 это значение должно занимать тоже шестую строку.

Это наиболее правильный способ объединения данных, т.к. исходные диапазоны идеальны для консолидации. Объединим таблицы, которые находятся в разных книгах.

Таблицы.

Созданы книги: Магазин 1, Магазин 2 и Магазин 3. Структура одинакова. Расположение данных идентично. Объединим их по позициям.

  1. Открываем все три книги. Плюс пустую книгу, куда будет помещена консолидированная таблица. В пустой книге выбираем верхний левый угол чистого листа. Открываем меню инструмента «Консолидация».
  2. Составим консолидированный отчет, используя функцию «Среднее».
  3. Чтобы показать путь к книгам с исходными диапазонами, ставим курсор в поле «Ссылка». На вкладке «Вид» нажимаем кнопку «Перейти в другое окно».
  4. Выбираем поочередно имена файлов, выделяем диапазоны в открывающихся книгах – жмем «Добавить».

Пути файлов.

Примечание. Показать программе путь к исходным диапазонам можно и с помощью кнопки «Обзор». Либо посредством переключения на открытую книгу.

Пример1.

Консолидация данных по категориям применяется, когда исходные диапазоны имеют неодинаковую структуру. Например, в магазинах реализуются разные товары. Какие-то наименования повторяются, а какие-то нет.

Проверка.

  1. Для создания объединенного диапазона открываем меню «Консолидация». Выбираем функцию «Сумма» (для примера).
  2. Добавляем исходные диапазоны любым из описанных выше способом. Ставим флажки у «значения левого столбца» и «подписи верхней строки».
  3. Нажимаем ОК.

Пример2.

Excel объединил информацию по трем магазинам по категориям. В отчете имеются данные по всем товарам. Независимо от того, продаются они в одном магазине или во всех трех.

Примеры консолидации данных в Excel

На лист для сводного отчета вводим названия строк и столбцов из консолидируемых диапазонов. Удобнее делать это путем копирования.

Диапазон данных.

В первую ячейку для значений объединенной таблицы вводим формулу со ссылками на исходные ячейки каждого листа. В нашем примере – в ячейку В2. Формула для суммы: =’1 квартал’!B2+’2 квартал’!B2+’3 квартал’!B2.

Копируем формулу на весь столбец:

Пример3.

Консолидация данных с помощью формул удобна, когда объединяемые данные находятся в разных ячейках на разных листах. Например, в ячейке В5 на листе «Магазин», в ячейке Е8 на листе «Склад» и т.п.

Если в книге включено автоматическое вычисление формул, то при изменении данных в исходных диапазонах объединенная таблица будет обновляться автоматически.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

В ходе работы у человека, который пользуется Excel, может появляться несколько таблиц, которые находятся в нескольких разных файлах. И нам нужно все эти данные свести в одну кучу, чтобы иметь общее представление о том, что там. Чтобы это сделать, существует инструмент «Консолидация». Сегодня мы детально разберем, как его правильно использовать и какие фишки и секреты есть в Эксель, чтобы добиться максимальной эффективности.

Что такое консолидация данных

Консолидация – это то же самое, что и объединение. В Эксель это функция, позволяющая соединить несколько диапазонов в один, соединять несколько листов, которые находятся в нескольких файлах.

Это может быть полезным для маркетолога, а также для представителей других специальностей. Давайте приведем несколько ситуаций, в которых консолидация данных может оказаться востребованной.

Предположим, нами была запущена контекстная реклама, где есть такие показатели, как клики, расходы, транзакции и доход. И нами была создана такая табличка.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

1

Если мы загрузим всю эту информацию в Excel, то увидим, что много строк по сути повторяются.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

2

Причина этого в том, что в Яндекс.Директ и Google Ads используется так называемый модификатор широкого соответствия. Из-за этого нам требуется объединить несколько строк в одну, которая является фактически одним ключевым словом, и его эффективность нужно оценивать.

Многие люди делают это самостоятельно, что требует огромного вложения времени и усилий.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

3

В Excel есть отдельная функция, которая позволяет делать это, которая называется «Консолидация данных». Также возможны некоторые другие способы консолидации данных. Давайте их рассмотрим более подробно.

Консолидация данных с нескольких листов

Предположим, нам нужно объединить данные, которые находятся на нескольких листах. Это можно делать даже в тех случаях, когда таблицы имеют разный формат. Правда, используемые инструменты будут в этом случае несколько различаться. Точная последовательность действий, какие нужно выполнять в этом случае, будет приведена ниже.

Консолидация данных с нескольких таблиц в одну

Несколько разных таблиц могут размещаться на различных листах или же на одном. В этом случае есть свои особенности, как правильно работать.

Для чего может использоваться консолидация данных

Консолидация данных может использоваться в целом ряде сфер, начиная бухгалтерским учетом и заканчивая лайф-менеджментом. Фактически любая сфера жизни, в которую проник Эксель, может быть связанной с этой программой. И как только появляется несколько таблиц, которые нужно объединить в одну, появляется необходимость в том, чтобы воспользоваться соответствующим функционалом Excel.

Представителям каких профессий пригодится функция консолидации данных

Профессий, в которых может использоваться консолидация данных, огромное количество. Фактически это любая специальность, связанная с обработкой информации, в том числе, и обучение в университете. В целом, представители следующих профессий могут использовать эту возможность в своей работе:

  1. Бухгалтер.
  2. Инвестор.
  3. Трейдер.
  4. Математик.
  5. Ученый абсолютной любой специальности, требующей умения статистически обрабатывать информацию, начиная математиками и заканчивая социологами и психологами.

А также ряд представителей других профессий. Даже если вас в этом списке нет, все равно рекомендуется изучить. как использовать консолидацию данных, чтобы в нужный момент не изучать этого дополнительно, а уже знать к той временной точке.

Как сделать консолидацию данных в Excel

А теперь давайте перейдем к разбору способов выполнения консолидации данных в электронных таблицах. Их много. Но сначала нужно разобрать универсальные критерии, на предмет соответствия которым всегда проверяется таблица или лист.

Условия для выполнения процедуры консолидации

Несмотря на то, что Эксель – очень умная программа, которая неприхотлива к условиям, все же есть несколько критериев, которым должна соответствовать таблица, чтобы Эксель смог ее объединить с другой, такой же самой.

Давайте их перечислим более подробно:

  1. Названия колонок должны быть одинаковыми. При этом допускаются небольшие отклонения от изначального формата. Например, можно переставлять местами колонки. Эксель все равно сможет выхватить правильные значения.
  2. Не должно быть ни одной ячейки, которая не содержала бы никаких значений.
  3. В целом, все таблицы должны быть организованы приблизительно по одинаковому шаблону.

Консолидация по расположению

Это один из основных методов объединения данных. В этом случае ячейки, которые нужно объединять, должны находиться на одной и той же позиции, что и изначальная. Очень удобно использовать этот способ, чтобы объединять диапазоны, которые размещены на разных листах. Как один из примеров, где можно использовать консолидацию по расположению, можно привести бухгалтерию, где четыре квартальных отчета нужно объединить в один годовой. С помощью консолидации по расположению можно создать бюджет один раз, а потом обновлять его каждый квартал. Это потребует значительно меньше времени, чем составлять новый годовой отчет с нуля.

Давайте попробуем сделать это на практике. Для этого на панели меню существует специальная команда, которая так и называется «Консолидация». Для начала нам нужно удостовериться, что все условия, приведенные выше, выполнены.

Далее нам нужно создать новую книгу или лист, в которую будет выводиться результирующая таблица с объединенными данными. Открываем его (или ее, если это книга), после чего нажимаем левой кнопкой мыши по левой верхней ячейке (если она не была выделена сама). Важно убедиться, что под ней и справа от нее нет абсолютно никакой информации, потому что консолидированная таблица будет занимать столько места, сколько ей требуется. После этого переходим на вкладку «Данные», на которой есть кнопка с соответствующим названием. Нажимаем на «Консолидация», после чего открывается диалоговое окно, которое выглядит следующим образом.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

6

Видим, что слева находится перечень функций, которые могут использоваться при объединении. Это самые разные вычисления, такие как сумма значений, несмещенная дисперсия, среднее арифметическое и другое. Мы выберем первый вариант, потому что он наиболее часто используемый и простой для понимания. В этом случае ячейки в соответствующих местах будут просто складываться между собой.

После этого начинаем заполнять следующее поле – «Ссылка». Для этого нужно поставить в этом поле курсор. После этого открываем первый лист (в нашем случае это данные за первый квартал). Все данные выделяем (в том числе, и шапку), после чего там появится первый диапазон, который будет суммироваться с дальнейшим. После этого нажимаем кнопку «Добавить».

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

7

Далее добавляем такое количество листов, которое требуется. В нашем случае это данные за все остальные кварталы. Просто нажимаем «Добавить», выделяем требуемые диапазоны, а потом повторяем цикл до тех пор, пока не будет добавлено такое количество, которое нам необходимо.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

8

Все диапазоны, которые были добавлены для объединения, отображаются в соответствующем поле, возле которого есть надпись «Список диапазонов». Также можно более гибко задавать настройки, указывая флажочками возле подходящих по смыслу пунктов «Подписи верхней строки» или «Значения левого столбца». С помощью этих параметров можно определять, что использовать в качестве имен. Также есть кнопка «Создавать связи с исходными данными», которая позволяет автоматически изменять данные в консолидированной таблице, если в исходном материале что-то редактируется.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

9

Важно! Если в исходные диапазоны вносить те данные, которые находятся за их пределами, то автоматического обновления не будет .

В таком случае допускается только ручной ввод новых значений, для чего предварительно нужно убрать галочку «Создавать связи с исходными данными». Чтобы в конечном итоге выйти из меню консолидации и сгенерировать готовую таблицу, объединяющую сразу несколько диапазонов, нужно нажать кнопку «ОК».

В этой таблице есть возможность управлять отображением отдельных строк, нажимая плюсик или минус слева от основного содержимого листа.

Консолидация по категории

В этом случае в качестве ориентира для объединения будут использоваться названия столбцов или другие метки. В этом случае необязательно добиваться того, чтобы макет был идеально таким же самым. Данные могут быть разбросаны очень сильно, но если они правильно отмечены, Excel их сможет объединить в кучу.

Есть очень много сходств между настройкой консолидации по категории и созданием сводной таблицы. Правда, у последней есть несколько преимуществ по сравнению с обычной консолидацией, поскольку сводная таблица поддерживает более гибкие варианты консолидаций.

Давайте приведем простой пример, как это работает.

Предположим, у нас есть магазин, в котором продаются товары, обозначенные разными индексами (1, 2, 3, 4 и так далее). У нас есть несколько таблиц, описывающих их, и некоторые наименования повторяются. Что делать в такой ситуации?

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

4

Последовательность действий очень простая. Сначала необходимо открыть меню «Консолидация». Мы в появившейся панели выберем функцию «Сумма». Вы же можете выбрать другую в качестве той, которая будет использоваться для соединения информации. После этого нажимаем кнопку ОК.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

5

У нас получается такой результат. Видим, что Excel смог в автоматическом режиме объединить данные из таблиц, исходя из названий столбцов.

Какой способ консолидации лучше всего выбрать? Все зависит от того, как будет использоваться таблица. Но специалисты рекомендуют все же вариант по расположению, поскольку идеально объединяться будут как раз те данные, которые полностью соответствуют друг другу по макету.

Консолидация данных в Excel при помощи формул

Предположим, у нас есть несколько таблиц, которые связаны между собой тематически, и их нужно объединить. Например, такие.

Как с помощью формулы их просуммировать? Наиболее простой вариант -это просто ввести формулу типа такой.

=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3

Также можно воспользоваться функцией СУММ , которая складывает значения из определенных диапазонов и возвращает результат в ту ячейку, где она прописывается.

=СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)

С помощью этого метода можно объединять данные из нескольких разных таблиц.

Консолидация данных в Excel: практика

Предположим, у нас есть такая таблица.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

11

В случае с ней лучше всего подходит способ по категориям, поскольку шаблоны таблиц одинаковые. При этом таблицы, которые нужно объединить, находятся в различных документах. Всего нам нужно объединить три книги. Последовательность действий следующая:

  1. Открываем все три книги, которые у нас есть. Кроме этого, нам нужно создать еще одну, поскольку в нее будет размещаться консолидированная таблица. Далее нажимаем на верхнюю левую ячейку и переходим в меню «Консолидация», как это было описано ранее.
  2. После этого делаем консолидированную сводку по всем таблицам, используя функцию «Среднее».
  3. В поле со ссылкой записываем путь с помощью кнопки «Перейти в другое окно» вкладки «Вид». Выбираем интересующие файлы и добавляем нужные диапазоны из них. После этого нажимаем кнопку «Добавить».

Также можно воспользоваться кнопкой «Обзор», чтобы указать путь к файлу Экселю. Или же банальным переключением стандартными средствами Windows.

В результате, мы получаем такую таблицу.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

12

Консолидация данных в Excel: примеры

Примеров консолидации данных в Эксель выше было предостаточно на каждый случай. Но есть еще один, который тоже хорошо было рассмотреть. Для начала вводим наименования рядов и колонок из диапазонов, которые в дальнейшем мы собираемся объединять. Легче всего просто скопировать их.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)

13

После этого в первой ячейке вводим такую формулу.

=’1 квартал’!B2+’2 квартал’!B2+’3 квартал’!B2.

После этого соответствующие ячейки всех трех листов объединятся. Далее осталось просто скопировать эту формулу на всю колонку.

Консолидация данных в Excel (+ примеры использования)14

Такой способ консолидации удобно применять в ситуациях, когда данные располагаются на разных листах.

Таким образом, консолидация данных – это вовсе не сложно. Если все делать правильно, то можно сделать годовой отчет буквально за несколько минут.

Консолидация данных в Экселе

В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может потребоваться объединение содержащихся в них однотипных данных, что позволит существенно упростить дальнейшую работу с ними. К счастью, делать это вручную не надо, т.к. в программе Excel специально для таких случаев предусмотрена функция “Консолидация”. Давайте посмотрим, что это за инструмент и как с ним работать.

  • Требования к таблицам
  • Выполняем консолидацию
  • Заключение

Требования к таблицам

Обращаем Ваше внимание на то, что воспользоваться “Консолидацией” получается не всегда. Чтобы это было возможно, исходные таблицы (могут быть расположены на одном листе или на разных листах/книгах) должны соответствовать следующим требованиям:

  • в них не должно быть пустых строк/столбцов;
  • к ним должны быть применены одни и те же шаблоны;
  • названия их столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может отличаться).

Выполняем консолидацию

В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:

  1. Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.Добавление нового листа в ЭкселеПримечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter).
  2. В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.Запуск функции Консолидация в Экселе
  3. На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.Настройка параметров консолидации в Excel
  4. Здесь представлены следующие параметры:
    • Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
      • Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
      • Количество;
      • Среднее;
      • Максимум;
      • Минимум;
      • Произведение;
      • Количество чисел;
      • Стандартное отклонение;
      • Несмещенное отклонение;
      • Дисперсия;
      • Несмещенная дисперсия.Выбор функции при консолидации данных в Экселе
  5. Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
    • Переключаемся на лист с первой таблицей.
  • Видим, что в поле автоматически появилось название выбранного листа (но если смены листа не было, название добавлено не будет). Теперь с помощью зажатой левой кнопки мыши выделяем таблицу вместе с шапкой (например, от самой левой верхней ячейки до правой нижней). Убеждаемся, что координаты выбранных элементов корректно указаны в поле, после чего жмем кнопку “Добавить”. Кстати, указать/изменить координаты можно и вручную, введя их с помощью клавиатуры, но это не так удобно, как при работе с мышью, к тому же, в этом случае есть вероятность ошибиться.Указание диапазона ячеек в настройках консолидации данных в ЭкселеПримечание: чтобы выбрать диапазон из другого файла, предварительно открываем его в программе. Затем, запустив функцию консолидации в первой книге и находясь в поле “Ссылка”, переключаемся во вторую книгу, выбираем в ней нужный лист и выделяем требуемую область ячеек. При этом в начале ссылки обязательно должно добавиться имя файла. В нашем случае это не нужно, мы просто продемонстрировали, как это можно сделать.Указание диапазона ячеек из другой книги в настройках консолидации данных в Excel
  • В результате в “Списке диапазонов” появилась первая запись, соответствующая выполненному нами выделению.Список диапазонов в настройках консолидации в Экселе
  • Возвращаемся в поле “Ссылка”, удаляем содержащуюся в нем информацию, после чего добавляем в “Список диапазонов” координаты двух оставшихся таблиц.Список диапазонов в настройках консолидации в Excel
  • Теперь остаются только заключительные штрихи – напротив нужных опций ставим галочки:
    • “Подписи верхней строки” – в результате консолидации в полученную таблицу автоматически будет добавлена шапка с учетом исходных данных.
    • “Значения левого столбца” – требуется, чтобы была заполнена левая колонка соответствующими значениями.
    • “Создавать связи с исходными данными” – очень важный параметр, включив который любые изменения первоначальных данных сразу же отобразятся в консолидированной таблице, которая, к тому же, будет сформирована с группировкой, что может быть очень удобно. Но стоит учитывать, что если в дальнейшем потребуется изменение структуры одной из исходных таблиц, процедуру придется выполнить повторно. Это же касается и случаев, когда галочка не установлена.
    • По готовности нажимаем OK.Дополнительные параметры консолидации в Экселе
  • Эксель сделает консолидацию данных и сформирует новую таблицу согласно заданным настройкам и выбранным опциям.Консолидированная таблица в ЭкселеВ нашем случае – мы выбрали создание связи, поэтому получили группировку данных, которая позволяет отобразить/скрыть детализацию.Развернутая консолидированная таблица в Excel
  • Заключение

    Консолидация данных в программе Excel – это крайне удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в первую очередь, с большими таблицами в значительной степени будет оптимизирована и автоматизирована, что позволит не только сэкономить время, но и сведет к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть в результате ручной обработки данных.

    При выполнении ряда работ у пользователя Microsoft Excel может быть создано несколько однотипных таблиц в одном файле или в нескольких книгах.

    Данные необходимо свести воедино. Собрать в один отчет, чтобы получить общее представление. С такой задачей справляется инструмент «Консолидация».

    Как сделать консолидацию данных в Excel

    Есть 4 файла, одинаковых по структуре. Допустим, поквартальные итоги продаж мебели.

    Отчеты.

    Нужно сделать общий отчет с помощью «Консолидации данных». Сначала проверим, чтобы

    • макеты всех таблиц были одинаковыми;
    • названия столбцов – идентичными (допускается перестановка колонок);
    • нет пустых строк и столбцов.

    Диапазоны с исходными данными нужно открыть.

    Для консолидированных данных отводим новый лист или новую книгу. Открываем ее. Ставим курсор в первую ячейку объединенного диапазона.

    Внимание!!! Правее и ниже этой ячейки должно быть свободно. Команда «Консолидация» заполнит столько строк и столбцов, сколько нужно.

    Переходим на вкладку «Данные». В группе «Работа с данными» нажимаем кнопку «Консолидация».

    Консолидация.

    Открывается диалоговое окно вида:

    Параметры.

    На картинке открыт выпадающий список «Функций». Это виды вычислений, которые может выполнять команда «Консолидация» при работе с данными. Выберем «Сумму» (значения в исходных диапазонах будут суммироваться).

    Переходим к заполнению следующего поля – «Ссылка».

    Ставим в поле курсор. Открываем лист «1 квартал». Выделяем таблицу вместе с шапкой. В поле «Ссылка» появится первый диапазон для консолидации. Нажимаем кнопку «Добавить»

    Ссылка.

    Открываем поочередно второй, третий и четвертый квартал – выделяем диапазоны данных. Жмем «Добавить».

    Добавить.

    Таблицы для консолидации отображаются в поле «Список диапазонов».

    Чтобы автоматически сделать заголовки для столбцов консолидированной таблицы, ставим галочку напротив «подписи верхней строки». Чтобы команда суммировала все значения по каждой уникальной записи крайнего левого столбца – напротив «значения левого столбца». Для автоматического обновления объединенного отчета при внесении новых данных в исходные таблицы – напротив «создавать связи с исходными данными».

    Создавать связи с исходными данными.

    Внимание!!! Если вносить в исходные таблицы новые значения, сверх выбранного для консолидации диапазона, они не будут отображаться в объединенном отчете. Чтобы можно было вносить данные вручную, снимите флажок «Создавать связи с исходными данными».

    Для выхода из меню «Консолидации» и создания сводной таблицы нажимаем ОК.

    Консолидированный отчет.
    Пример.

    Консолидированный отчет представляет собой структурированную таблицу. Нажмем «плюсик» в левом поле – появятся значения, на основе которых сформированы итоговые суммы по количеству и выручке.

    

    Консолидация данных в Excel: практическая работа

    Программа Microsoft Excel позволяет выполнять разные виды консолидации данных:

    1. По расположению. Консолидированные данные имеют одинаковое расположение и порядок с исходными.
    2. По категории. Данные организованы по разным принципам. Но в консолидированной таблице используются одинаковые заглавия строк и столбцов.
    3. По формуле. Применяются при отсутствии постоянных категорий. Содержат ссылки на ячейки на других листах.
    4. По отчету сводной таблицы. Используется инструмент «Сводная таблица» вместо «Консолидации данных».

    Консолидация данных по расположению (по позициям) подразумевает, что исходные таблицы абсолютно идентичны. Одинаковые не только названия столбцов, но и наименования строк (см. пример выше). Если в диапазоне 1 «тахта» занимает шестую строку, то в диапазоне 2, 3 и 4 это значение должно занимать тоже шестую строку.

    Это наиболее правильный способ объединения данных, т.к. исходные диапазоны идеальны для консолидации. Объединим таблицы, которые находятся в разных книгах.

    Таблицы.

    Созданы книги: Магазин 1, Магазин 2 и Магазин 3. Структура одинакова. Расположение данных идентично. Объединим их по позициям.

    1. Открываем все три книги. Плюс пустую книгу, куда будет помещена консолидированная таблица. В пустой книге выбираем верхний левый угол чистого листа. Открываем меню инструмента «Консолидация».
    2. Составим консолидированный отчет, используя функцию «Среднее».
    3. Чтобы показать путь к книгам с исходными диапазонами, ставим курсор в поле «Ссылка». На вкладке «Вид» нажимаем кнопку «Перейти в другое окно».
    4. Выбираем поочередно имена файлов, выделяем диапазоны в открывающихся книгах – жмем «Добавить».

    Пути файлов.

    Примечание. Показать программе путь к исходным диапазонам можно и с помощью кнопки «Обзор». Либо посредством переключения на открытую книгу.

    Консолидированная таблица:

    Пример1.

    Консолидация данных по категориям применяется, когда исходные диапазоны имеют неодинаковую структуру. Например, в магазинах реализуются разные товары. Какие-то наименования повторяются, а какие-то нет.

    Проверка.

    1. Для создания объединенного диапазона открываем меню «Консолидация». Выбираем функцию «Сумма» (для примера).
    2. Добавляем исходные диапазоны любым из описанных выше способом. Ставим флажки у «значения левого столбца» и «подписи верхней строки».
    3. Нажимаем ОК.

    Пример2.

    Excel объединил информацию по трем магазинам по категориям. В отчете имеются данные по всем товарам. Независимо от того, продаются они в одном магазине или во всех трех.

    Примеры консолидации данных в Excel

    На лист для сводного отчета вводим названия строк и столбцов из консолидируемых диапазонов. Удобнее делать это путем копирования.

    Диапазон данных.

    В первую ячейку для значений объединенной таблицы вводим формулу со ссылками на исходные ячейки каждого листа. В нашем примере – в ячейку В2. Формула для суммы: =’1 квартал’!B2+’2 квартал’!B2+’3 квартал’!B2.

    Копируем формулу на весь столбец:

    Пример3.

    Консолидация данных с помощью формул удобна, когда объединяемые данные находятся в разных ячейках на разных листах. Например, в ячейке В5 на листе «Магазин», в ячейке Е8 на листе «Склад» и т.п.

    Скачать все примеры консолидации данных в Excel

    Если в книге включено автоматическое вычисление формул, то при изменении данных в исходных диапазонах объединенная таблица будет обновляться автоматически.

    Как создать одинаковые синхрон. таблицы в разных листах

    Commissioner

    Дата: Четверг, 16.05.2013, 19:57 |
    Сообщение № 1

    Группа: Пользователи

    Ранг: Прохожий

    Сообщений: 4


    Репутация:

    0

    ±

    Замечаний:
    0% ±


    Добрый день! Я не особый спец в excel, знаю только самые основы. Перелопатил уже весь интернет и этот форум в частности, но не нашел способа решения своей проблемы. Прошу помочь.

    Имеется книга в excel, в ней три листа, на каждом листе простая таблица с двумя столбцами (см. прикрепленный файл).
    |Наименование|Количество
    |Кошечки |24
    |Собачки |15

    Расположение, наименование всех смысловых ячеек полностью идентичны в каждой такой таблице на разных листах. Как сделать так, чтобы при изменении информации в числовых ячейках в одной таблице, эта же информация появлялась (заменялась) и в другой таблице (на другом листе) в соответствующей ячейке, но при этом в двустороннем порядке. Т.е. я, например, знаю что можно через «=», заставить ячейку одного листа ссылаться на ячейку другого листа, но проблема в том, что ввод данных тогда возможен только с одной и той же таблицы (на которую будут ссылаться все остальные), это не подходит, необходимо, чтобы была возможность редактировать данные на любом листе и при этом, эти же данные попадали в другие листы аналогичных таблиц. Так же не приемлим вариант сделать таблицу № 4, куда ведется ввод данных, и уже на которые ссылаются все остальные 3 таблицы. Нужен именно взаимозаменяемый ввод данных с разных таблиц, копирующих друг друга.

    К сообщению приложен файл:

    Primer1.xls
    (22.0 Kb)

     

    Ответить

    Pelena

    Дата: Четверг, 16.05.2013, 19:59 |
    Сообщение № 2

    Группа: Админы

    Ранг: Местный житель

    Сообщений: 18797


    Репутация:

    4284

    ±

    Замечаний:
    ±


    Excel 2016 & Mac Excel

    Здравствуйте. Выделите сразу несколько листов и вносите изменения


    «Черт возьми, Холмс! Но как??!!»
    Ю-money 41001765434816

     

    Ответить

    Commissioner

    Дата: Четверг, 16.05.2013, 20:01 |
    Сообщение № 3

    Группа: Пользователи

    Ранг: Прохожий

    Сообщений: 4


    Репутация:

    0

    ±

    Замечаний:
    0% ±


    Цитата (Pelena)

    Здравствуйте. Выделите сразу несколько листов и вносите изменения

    Спасибо, за Ваш ответ, но такой вариант решения не походит. Необходимо, чтобы функционал работал так же и в разных книгах, где одна книга может быть открыта, а другая закрыта

     

    Ответить

    Serge_007

    Дата: Четверг, 16.05.2013, 20:11 |
    Сообщение № 4

    Группа: Админы

    Ранг: Местный житель

    Сообщений: 15894


    Репутация:

    2623

    ±

    Замечаний:
    ±


    Excel 2016

    Цитата (Commissioner)

    Необходимо, чтобы функционал работал так же и в разных книгах, где одна книга может быть открыта, а другая закрыта

    Тогда у Вашей задачи нет решения средствами Excel. Да и макросами это сложновато сделать будет (придётся копировать каждый лист каждой книги при каждом изменении, открывать закрытые книги для перезаписи,закрывать и сохранять, отслеживать изменения, сравнивать все листы и книги на внесённые изменения и перебирать их для корректировки с удалением временных книг/листов/ячеек)

    ЗЫ А зачем вообще такое может понадобиться? Какой в этом практический смысл?


    ЮMoney:41001419691823 | WMR:126292472390

     

    Ответить

    Commissioner

    Дата: Четверг, 16.05.2013, 20:23 |
    Сообщение № 5

    Группа: Пользователи

    Ранг: Прохожий

    Сообщений: 4


    Репутация:

    0

    ±

    Замечаний:
    0% ±


    Цитата (Serge_007)

    Тогда у Вашей задачи нет решения средствами Excel. Да и макросами это сложновато сделать будет (придётся копировать каждый лист каждой книги при каждом изменении, открывать закрытые книги для перезаписи,закрывать и сохранять, отслеживать изменения, сравнивать все листы и книги на внесённые изменения и перебирать их для корректировки с удалением временных книг/листов/ячеек)
    ЗЫ А зачем вообще такое может понадобиться? Какой в этом практический смысл?

    Понятно, очень жаль(.
    Почему это понадобилось, в конкретно моем случае: ведется несколько независимых направлений бизнеса, где каждый бизнес — отдельная книга excel. Очень часто (ежедневно) средства из одного бизнеса перетекают (кредитуют) в другой и наоборот. Для эффективного отслеживания и учета таких движений, появилась идея создать единую таблицу «движение средств в другие проекты» в каждой книге.

     

    Ответить

    Serge_007

    Дата: Четверг, 16.05.2013, 20:28 |
    Сообщение № 6

    Группа: Админы

    Ранг: Местный житель

    Сообщений: 15894


    Репутация:

    2623

    ±

    Замечаний:
    ±


    Excel 2016

    Для этого достаточно использовать одну БД (например в Access)
    Можно и в Excel, но в нём «кривой» общий доступ (если книгу заполняют несколько пользователей. Если один — то без разницы Excel или Access)


    ЮMoney:41001419691823 | WMR:126292472390

     

    Ответить

    Commissioner

    Дата: Четверг, 16.05.2013, 20:36 |
    Сообщение № 7

    Группа: Пользователи

    Ранг: Прохожий

    Сообщений: 4


    Репутация:

    0

    ±

    Замечаний:
    0% ±


    Цитата (Serge_007)

    Для этого достаточно использовать одну БД (например в Access)
    Можно и в Excel, но в нём «кривой» общий доступ (если книгу заполняют несколько пользователей. Если один — то без разницы Excel или Access)

    Нет, это будет ломать все удобство системы, если в процессе работы с файлами excel придется еще и залезать в БД Access

    Так или иначе, у меня был план «Б» для решения своей задачи. Я разделил все финансовые потоки в описанной мною таблице на дебет («внутрь» проекта) и кредит («от» проекта), и построил стандартную связь ячеек по принципу Проект № 1 ячейка дебет, связывается в другой книге (другого проекта), но с аналогичной ячейкой «кредит». Таким образом, заполнять исходные данные можно в любой книге, но только по ячейкам «кредит» (это, конечно, несколько ломает удобство, но тем не менее)

     

    Ответить

    Serge_007

    Дата: Четверг, 16.05.2013, 20:39 |
    Сообщение № 8

    Группа: Админы

    Ранг: Местный житель

    Сообщений: 15894


    Репутация:

    2623

    ±

    Замечаний:
    ±


    Excel 2016

    Цитата (Commissioner)

    в процессе работы с файлами excel придется еще и залезать в БД Access

    В таком случае Вам не придётся «залезать» в Excel biggrin


    ЮMoney:41001419691823 | WMR:126292472390

     

    Ответить

    jakim

    Дата: Четверг, 16.05.2013, 21:26 |
    Сообщение № 9

    Группа: Друзья

    Ранг: Старожил

    Сообщений: 1150


    Репутация:

    305

    ±

    Замечаний:
    0% ±


    Excel 2010

    А почему Вы думаете, что «=» не будет работать с другой книгой даже если она закрыта?

     

    Ответить

    Serge_007

    Дата: Четверг, 16.05.2013, 21:30 |
    Сообщение № 10

    Группа: Админы

    Ранг: Местный житель

    Сообщений: 15894


    Репутация:

    2623

    ±

    Замечаний:
    ±


    Excel 2016

    Будет. Но, читайте тему


    ЮMoney:41001419691823 | WMR:126292472390

     

    Ответить

    Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • На чем разработан excel
  • На чем работает word of tanks
  • На чем пишут макросы для excel
  • На чем писать макросы для word
  • На чем писать макросы excel