Основная масса приведённых здесь сведений относится к современным версиям Ворда. Чем дальше ваша версия от сегодняшнего дня, тем меньше вероятность, что в ней есть та функция, о которой идёт речь. Однако минимум половина функций всё-таки присутствует и в довольно старых (в разумных пределах) версиях.
1. «Ленты» — настраиваются
Многие пользователи в своё время были напуганы «радикальной сменой дизайна», при которой вместо привычного меню и узкой полоски с кнопками вверху приложения появились так называемые «ленты» (Ribbons). «Где искать все те команды, к которым я привык?» — вопрошали пользователи.
Если вас тоже беспокоит этот вопрос, то вы можете решить его радикально. Дело в том, что ленты (как и панель быстрого доступа к командам, расположенную в заголовке приложения) можно редактировать. По правому клику на ленте открывается всплывающее меню, где есть раздел «Настройка ленты». Выберите его — и откроется диалог, в котором вы сможете создать себе сколько угодно собственных вкладок-лент с теми командами, которые часто используете, расположенными в удобном для вас порядке.
Довольно разумно, кстати, создавать себе ленты под каждую частую задачу, располагая на ней команды, относящиеся именно к этой задаче. Отсутствие необходимости переключаться между лентами экономит время и нервы.
Кстати, если у вас маленький экран, то можно сделать панель с лентами сворачивающейся, нажав на кнопку, расположенную рядом с иконками управления окном.
Более быстрый способ сделать то же самое — двойной клик на заголовке активной в данный момент вкладки-ленты.
2. Нужный элемент управления можно найти с помощью поля «Что вы хотите сделать?»
Если вы вдруг хотите вызвать какую-то команду, но не помните, где она, а вкладку вам создавать некогда, то рядом с перечнем вкладок есть текстовое поле с лампочкой и надписью: «Что вы хотите сделать?» Туда можно ввести текст, чем-то напоминающий название нужной вам команды, и в выпадающем списке отобразятся предположения Ворда о том, что именно вам нужно. Команду можно запустить прямо из этого списка.
3. Изменить дизайн документа и создать оглавление можно парой кликов
Если вы наконец-то перестали вручную выделять заголовки разделов жирным шрифтом, и начали для этого использовать стиль «Заголовок» соответствующего уровня, как и стили вообще вместо ручного форматирования, то у вас автоматически появилась возможность сменить дизайн всего документа за пару кликов — выбрав на вкладке «Дизайн» тот вариант, который вам нравится. При желании для него заодно можно выбрать цветовую гамму и основные шрифты.
Кроме того, вы теперь можете вставить автоматически генерирующееся и автоматически же обновляющееся оглавление документа, которое как раз и строится по этим стилям.
4. Ворд умеет генерировать текст-заполнитель
В прошлом пункте для примера был использован текст-заполнитель под кодовым названием Lorem Ipsum. Его можно было бы найти в интернете, однако Ворд умеет генерировать его сам, на лету.
Для этого надо набрать в любом месте текст
=lorem(5, 6)
Первое число здесь означает, сколько вам нужно абзацев, а второе — сколько предложений должно быть в абзаце.
Вы также можете сгенерировать текст на вашем языке (например, на русском). Для этого нужно набрать строку
=rand(5, 6)
5. Жирным шрифтом и курсивом участки текста можно выделять при помощи облегчённой разметки
Ну ладно, предположим, вы уже знаете про стили, однако иногда локально бывает полезно выделить что-то жирным шрифтом или курсивом. Можно воспользоваться соответствующей кнопкой на Главной панели, однако можно сделать это и быстрее.
*Текст, набранный между звёздочками…*
…автоматически преобразуется в текст жирным шрифтом.
_Если же набрать текст между двумя нижними подчёркиваниями…_
…то он станет курсивным.
6. Встроенный буфер обмена MS Word помнит всю сессию
По умолчанию в Windows буфер обмена существует в единственном числе. Поэтому, как только вы вставили в него что-то, то, что было там раньше, стирается. Что, конечно, не особо удобно.
Проблему можно решить установкой стороннего софта, однако если множественный буфер обмена вам нужен именно в Ворде, то ничего ставить не нужно: он там уже есть, хотя об этом мало кто знает. И даже мало кто подозревает.
Чтобы им воспользоваться, надо нажать на угол раздела «Вставка» на панели «Главная».
После этого откроется боковая панель, на которой будет перечислено всё то, что вы вставляли в буфер обмена во время данной сессии и из чего можно выбирать для вставки интересующий вас фрагмент.
Правда, к несчастью, туда попадает только то, что вы копируете внутри Ворда, поэтому для использования множественных буферов обмена для всех ваших приложений всё-таки придётся ставить сторонний софт.
7. Стиль текста, вставленного из буфера обмена, можно исправить двумя кликами
Часто вставленный из буфера обмена текст выглядит совсем не так, как весь остальной документ. Это кажется столь сложно исправимым, что люди просто машут на это рукой и создают, в результате, документы, где даже внутри одного абзаца могут быть шрифты разных размеров и гарнитур, что очень радует читателя свой зашкаливающей приятностью для глаз, и, самое главное, удобством чтения.
Однако для исправления ситуации от вас требуется всего пара кликов. После вставки, рядом со вставленным фрагментом появляется небольшое плавающее меню с непонятной надписью Ctrl. Так вот, если после этого действительно нажать на кнопку Ctrl (или просто раскрыть меню мышкой), то внутри будут варианты вставки: в частности, вставить ли всё вместе с форматированием, либо же сохранить только текст — то есть форматировать его в соответствии со стилем текущего абзаца.
Если же вы вставили некий фрагмент уже давно, но всё равно хотели бы привести его форматирование в соответствие со всем остальным документом, то для этого тоже есть специальная слегка замаскированная кнопка. Она находится в выпадающем по нажатию «стрелки» меню на панели выбора и управления стилями.
8. Кнопка Ctrl может существенно упростить работу с документом
Если зажать кнопку Ctrl, а потом вращать колёсико мыши, то тем самым вы будете приближать или отдалять от себя документ. Это гораздо быстрее, чем устанавливать масштаб иными способами. И это работает не только в Ворде, но и в других приложениях Microsoft, Adobe, во многих браузерах и в ряде других текстовых редакторов.
Кроме того, Ctrl+Backspace позволяет удалить всё предыдущее слово. Ctrl+Delete удаляет следующее слово. Ctrl плюс стрелка влево или вправо позволяет переходить к предыдущему или следующему слову, а Ctrl со стрелками вверх и вниз — в начало предыдущего или следующего абзаца. Ctrl+Home — к началу документа, а Ctrl+End — к концу.
9. В документ Ворд можно встраивать документы других приложений
Внутрь документа Ворд через буфер обмена можно вставить таблицу Excel или диаграмму из Visio. Они при этом останутся доступными для редактирования.
Если вы скопипастите ячейки таблицы из Экселя, то по умолчанию они вставятся просто как таблица самого Ворда. Однако если выбрать из выпадающего меню «Вставить» пункт «Специальная вставка», то в этом случае уже будет возможность выбрать вставку скопированного в буфер именно в виде таблицы Эксель.
Там же можно выбрать вставку не самих данных, а ссылки на документ, откуда они взяты. Тогда вставленный фрагмент будет обновляться при изменении этого документа.
Таким образом можно изрядно автоматизировать генерацию документов, вместо того чтобы заполнять их каждый раз вручную.
10. Текст со спецэффектами — это просто
Всякие современные прикольные эффекты вроде теней, отражения и т. п., можно добавить не только к картинкам, а и к самому тексту тоже. Причём их можно встроить прямо в стиль — например, в стиль заголовков.
Неприметная кнопка, под которой скрывается меню с нужными для этого функциями, находится на ленте «Главная».
Причём, можно выбрать как уже готовый вариант оформления, так и готовый вариант каждого из возможных эффектов: тени, отражения и т. п.
Если же вам и этого мало, то вы можете настроить каждый из эффектов по отдельности, выбрав в соответствующем выпадающем меню эффекта пункт со словами «другие…», «варианты…», «параметры…». После этого откроется боковая панель, где можно настроить каждый параметр вручную.
Вы можете записать текстовые эффекты прямо в стиль. Для этого нужно выделить фрагмент с текстовыми эффектами, выбрать на панели стилей соответствующий стиль, кликнуть правой кнопкой и во всплывающем меню выбрать «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом», и в этом стиле запомнятся все применённые текстовые эффекты.
Часто от «знатоков-экспертов» можно услышать, будто бы это всё лишнее — только мешает читать, да и смотрится довольно непрофессионально. Однако профессионализм состоит не в отказе от дизайна, а в умеренности оного.
Не делайте эффекты текста слишком яркими, кричащими, резко выделяющимися из всего остального документа.
Небольшой градиент между двумя оттенками цвета, еле заметное отражение части текста или еле заметная тень могут сделать вид вашего документа более эффектным и современным, не бросаясь при этом в глаза.
11. В документ можно (и нужно) вставлять гиперссылки и перекрёстные ссылки
К сожалению, многие всё ещё печатают документы и вообще тексты на бумаге, хотя правильно сделанные электронные версии, конечно, гораздо удобнее.
И та вещь, которая наиболее радикально отличает электронный формат от бумажного — ссылки.
Да, в бумажных текстах, конечно, тоже делаются ссылки: сноски на примечания в конце страницы, ссылки в конце текста на использованную литературу и так далее. Однако если есть такая возможность, несравнимо проще не пытаться разыскать в библиотеке ту самую бумажную книгу, где есть тот самый текст на той самой странице, а просто кликнуть по ссылке и сразу увидеть то, на что тут ссылаются.
В документы Ворда такие ссылки тоже можно вставлять. И по ним из документов можно переходить, зажав Ctrl и кликнув по тексту со ссылкой.
Чтобы вставить ссылку на веб-документ, надо выделить текст и кликнуть в панели «Вставка» на кнопку «Гиперссылка», после чего вставить адрес ссылки (например, скопированный из адресной строки браузера) в открывшееся окно.
Но это ещё не всё. Кроме документа в сети, вы можете сослаться в одном месте документа на другое его место: на заголовок, номер страницы, рисунок и даже просто на абзац.
Поблизости от кнопки «Гиперссылка» находится кнопка «Перекрёстная ссылка». Именно с её помощью вы можете организовать вышеописанное.
Причём, если вы вставляете ссылку именно таким способом, Ворд будет автоматически обновлять текст в ней, если вы, например, измените текст заголовка раздела или добавите текст в середину документа, что приведёт к изменению номера страницы, на которой расположен абзац, на который вы ссылаетесь.
12. Для работы со структурой документа есть специальный удобный режим
На вкладке «Вид» находится режим отображения «Структура», которым традиционно мало кто понимает, как пользоваться. Если его выбрать, то документ как-то странно преображается: куда-то пропадает часть текста, слетает часть разметки, в общем, явно происходит что-то страшное.
Однако этот режим на самом деле довольно удобен. В нём вы можете выбрать, до какого уровня заголовков должен отображаться ваш документ. И даже те части, которые скроются от вашего взора, всё равно останутся прикреплёнными к тем, которые ему всё ещё открыты.
Таким образом, взглянув на структуру заголовков, вы можете прямо здесь поменять местами видимые части, просто перетащив их мышкой. И вместе с ними «переедет» на новое место и то, что к ним прикреплено. Таким образом можно, например, быстро поменять очерёдность разделов в вашем документе, глав вашей книги и так далее.
Например, вы выбираете «Показать уровень 1». После этого видимыми останутся только заголовки первого уровня. Если вы их поменяете местами, то вместе с заголовком переместятся и относящиеся к ним заголовки второго уровня, а также весь текст — вплоть до следующего заголовка первого уровня.
13. Составные документы удобны при работе над объёмными проектами
Там же, в режиме структуры, можно создать документ, собирающий себя из других документов. Это особенно полезно при написании больших текстов — книг, диссертаций, совместно проводимых исследований и т. п.
Причём документ собирается не на один раз, а прямо сразу надолго: в нём на самом деле хранится не содержимое связанных с ним документов, а ссылки на них, поэтому при обновлении этих документов обновится и сам составной документ.
14. Сохранение документов в облако упрощает совместную работу над ними и работу с одним документом с разных компьютеров
Кстати, о совместной разработке. Если вы сохраняете свои файлы не просто на диске, а в папке облачного сервиса OneDrive, то это даёт вам целую кучу бонусов.
Во-первых, на всех ваших компьютерах, где вы вошли в OneDrive под одним и тем же аккаунтом, у вас будут идентичные копии всех хранимых вами документов.
Во-вторых, OneDrive сам ведёт учёт версий, поэтому вы сможете при необходимости вернуться к предыдущему варианту. В том числе, временно вернуться — чтобы, например, забрать оттуда некий утерянный при дальнейшем редактировании фрагмент.
В-третьих, вы можете давать другим пользователям ссылки на документы, и они тогда смогут просматривать или редактировать их в браузере или в самом Ворде. Причём отображение документа в браузере почти идентично отображаемому в десктопной версии.
В-четвёртых, если вы открывается документ из OneDrive одновременно с кем-то, кому вы разрешили его редактирование, то вы можете редактировать его одновременно с этим человеком — подобно тому, как это делается в Гугл-документах. Однако тут это работает не только в браузере, как это реализовано у Гугла, но и в десктопном приложении Ворд тоже (правда, для этого вам будет нужна версия не младше 2016).
15. Режим исправления избавляет от лишней переписки в мессенджерах и почте
Совместная разработка документа подразумевает не только его создание, но и проверку или модификацию. А для этого совместным разработчикам надо как-то обмениваться информацией.
Чтобы не писать друг другу в письмах что-то вроде: «а поправь вот там, где речь идёт про шпиндокосы, сорт чичивы, ну, на тот, который мы пробовали в кафе Дядюшки Ляо», — в Ворде предусмотрен режим «Исправления», находящийся на вкладке «Рецензирование».
Если включить режим «Исправления» и начать, соответственно, исправлять, то стёртое вами больше не будет исчезать бесследно, а вместо этого будет помечаться цветом и зачёркиванием. Добавленное, впрочем, тоже будет помечаться цветом. И ещё вы сможете добавлять комментарии прямо к фрагментам текста.
В дальнейшем вы и ваши коллеги смогут пройтись по всем исправлениям при помощи расположенных поблизости кнопок «Назад» и «Далее», приняв или отклонив каждое из исправлений.
Комментарии же можно будет удалить или просто скрыть.
Но что ещё интереснее, на комментарии можно отвечать, организовав тем самым внутри документа свой небольшой уютненький чатик.
16. Документы можно сравнивать автоматически
Если всё-таки кто-то из ваших коллег цинично попрал все изложенные здесь ценные рекомендации по причине незнакомства с ними и отредактировал файл не в облаке, одновременно с тем не включив режим рецензирования, а потом прислал вам результат, пока вы редактировали свою версию, то на него за это можно наорать, поскольку теперь вам придётся синхронизировать версии, а это довольно тяжело.
Однако степень тяжести произошедшего всё-таки можно значительно уменьшить, воспользовавшись встроенным в Ворд режимом сравнения двух документов.
Соответствующая кнопка расположена там же — на панели рецензирования.
После нажатия на неё Ворд предложит вам выбрать два документа для сравнения, а потом сравнит их, тщательно запротоколировав все отличия, и начнёт показывать вам всё так, будто бы второй документ — это первый, для которого был включён режим рецензирования.
Исправления — ровно так же, как это было бы, если бы ваш коллега с самого начала включил режим рецензирования — можно принимать, отменять, переходить к следующему и так далее. По результатам же ваших решений прямо на лету будет формироваться новый документ, совмещающий в себе лучшее из ваших с коллегой версий.
Это гораздо быстрее и эффективнее, чем пытаться выяснить в телефонных переговорах, кто что где и когда поменял. И, в том числе, гораздо быстрее, чем распечатать две версии, а потом, вооружившись карандашом, глазами искать отличия.
17. В Ворде много сетевых функций
Хоть Ворд и воспринимается как «стационарное» приложение, сетевых функций в нём довольно много.
В частности, вы можете посмотреть значение некоторого термина в Википедии прямо из Ворда — для этого, правда, надо установить из «магазина» соответствующее бесплатное расширение, но зато потом можно будет просто выделять интересующий вас фрагмент и кликать на соответствующую кнопку.
Вы можете перевести весь документ или выделенный фрагмент на другой язык — тоже прямо в самом приложении.
Кроме того, в самом приложении есть поиск картинок в интернете с последующей вставкой их в документ.
18. Ворд умеет делать скриншоты и создавать диаграммы
Возможности быстрой вставки в текст разных интересных элементов не кончаются на картинках, таблицах Экселя и диаграммах Визио.
На предыдущем скриншоте можно увидеть кнопку «Снимок». И речь тут действительно идёт о скриншоте экрана или его фрагмента. Многие предпочитают для этого использовать другой софт, но при его неимении снимки фрагментов экрана для вставки их в документ можно делать прямо самим Вордом.
Поблизости находится кнопка SmartArt, позволяющая вставить в статью диаграмму, генерируемую внутри Ворда по довольно внушительному списку шаблонов. Редактирование диаграмм очень простое и сводится к формированию текстового списка пунктов. При этом после вставки диаграмма останется доступной для редактирования.
19. Документ docx — это zip-архив
Несмотря на распространённое заблуждение, современный формат файлов Ворда — docx — не является «закрытым», «монополизированным одной фирмой», «платным» и тому подобное.
В отличие от предыдущего формата doc, это — открытый, стандартизированный и задокументированный формат, использовать который может любой желающий, ни у кого не спрашивая разрешения и никому за это не платя.
И — снова в отличие от предыдущего формата, бывшего «двоичным» — формат docx — это просто zip-архив, у которого переименовано расширение файла. Да, это так, вы можете открыть его любым архиватором и посмотреть, что там внутри.
А внутри там будут xml-файлы (если кто не знает, это — текстовые файлы со структурированным при помощи «тегов» представлением содержимого), в которых хранится текст вашего документа, описание его стилей, настроек, нумерации. Также в архиве вы обнаружите вставленные в документ картинки — в виде самых обычных графических файлов, которые при желании можно извлечь из архива и убедиться, что это — ровно тот самый файл с картинкой, который вы вставляли в документ.
Правда, формат оказался столь обширным и гибким, что полноценная его поддержка сейчас, пожалуй, только в Ворде и реализована. В других же программах она тоже зачастую есть, но там реализованы только наиболее часто используемые фичи.
20. Ворд умеет считать и вообще знаком с математикой
В Ворде есть хитро замаскированный калькулятор. Кнопки для него нет ни на одной встроенной ленте, однако вы можете добавить кнопку на собственноручно созданную ленту.
Впрочем, возможности вычисления тут ограничиваются всего лишь выводом в информационную строку снизу приложения результата вычисления, выделенного вами простого арифметического выражения, чего, конечно, крайне мало даже для простейших насущных задач.
Однако если вы поставите бесплатное расширение Microsoft Mathematics Add-In for Word, то возможности вычислений прямо внутри документа возрастут радикально. Вы сможете не только вычислять численные значения введённых формул, но и запрашивать решение уравнений, взятие производных и вычисление интегралов прямо внутри Ворда. В дополнение к тому вы сможете строить графики функций и управлять ими прямо у себя в документе.
Впрочем, возможности компьютерной математики сейчас столь обширны, что даже для краткого их описания пришлось бы сделать эту статью раз в двадцать больше, чем она есть, по коей причине рекомендуем, если вас интересует этот вопрос, посмотреть серию видео про компьютерную математику или хотя бы видео про математику конкретно в Ворде.
Напоследок — ещё один, непронумерованный, факт, связанный с математикой.
Специальные символы (например, греческие буквы) в формулы можно вставлять не только через меню «вставить символ». Быстрее и удобнее вставлять их при помощи строк, распознаваемых автозаменой. Например, букву «альфа» — α — можно вставить, набрав «alpha». По умолчанию это работает только при вводе формул, однако вы можете сделать так, чтобы автозамена срабатывала и в обычном тексте — открыв меню параметров автозамены и поставив там необходимую галочку.
Там же можно посмотреть, какими именно «кодовыми строками» обозначаются те или иные математические символы.
Кроме того, разумеется, вы можете добавить свои собственные кодовые строки.
Почти каждый из нас работает в текстовом редакторе Microsoft Word. Предлагаем несколько приемов, для упрощения работы с редактором Word.
1. Быстро вставить дату можно с помощью комбинации клавиш Shift Alt D.
Дата вставится в формате ДД.ММ.ГГ. Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи комбинации Shift Alt T.
2. Если вы ещё не владеете слепым методом набора, то CAPS LOCK может сыграть с вами злую шутку.
Случайно включив его и не посмотрев на экран, можно набрать гору текста, который придётся удалить и переписать с нуля из-за одной нажатой кнопки. Но выделив нужный текст и нажав Shift F3, вы измените регистр с заглавного на строчный.
3. Ускорение курсора
Обычно, если вы перемещаете курсор с помощью стрелок, он движется по одной букве. Чтобы ускорить его передвижение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl.
4. Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста.
Удерживайте Ctrl и выделяйте нужные вам куски текста.
5. Если вы пользуетесь копированием и вставкой, то, скорее всего, знаете о расширенном буфере обмена в Word.
Если нет, то он вызывается нажатием на одноимённую кнопку и показывает всё, что вы копировали в буфер за время работы.
6. Если вы делаете мануал, обзор сервиса или вам просто нужно вставить скриншот в Word, сделать это можно очень просто с помощью соответствующего инструмента.
Нажмите на кнопку «Снимок», и Word покажет все активные окна. Кликнув на любое из них, вы получите скриншот этого окна.
7. Включение переносов может улучшить читаемость текста, а также избавит вас от длинных пустых интервалов между словами.
Вы можете расставить их сами или доверить это компьютеру. Кнопка находится в меню «Разметка страницы» — «Расстановка переносов».
8. Вы можете добавить водяной знак (watermark) на свой документ для дополнительной защиты.
Для этого перейдите в меню «Дизайн» и выберите пункт «Подложка». В Word есть четыре стандартных шаблона, также можно создать свой.
9. Очень полезная функция, которая позволяет продублировать последнюю команду.
Если вы нажмёте F4, то Word повторит последнюю команду, которую вы сделали. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных отрезков текста и многое другое.
10. Ставить ударение в Word проще простого.
Для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и зажмите комбинацию клавиш Alt 769. Важно: цифры нужно нажимать на цифровой клавиатуре справа.
11. Верхнюю ленту с кнопками можно очень гибко настроить.
Для этого перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Настроить ленту». Здесь можно добавить функции, которых раньше не было, и удалить те, которые не нужны. Более того, вы можете удалять или создавать свои вкладки с функциями.
12. Быстрое выделение большого куска текста
Чтобы быстро выделить большой кусок текста, установите курсор в его начало и кликните мышкой с зажатым Shift в конце фрагмента. Сохранит время и нервы в ситуациях, когда приходится выделять несколько листов сразу.
13. Быстрое перемещение по документу
Существует несколько комбинаций, которые сильно ускоряют навигацию по документу:
- Ctrl Alt Page Down — следующая страница;
- Ctrl Alt Page Up — предыдущая страница;
- Ctrl Home — переместиться вверх документа;
- Ctrl End — переместиться вниз документа.
14. Вставка новой страницы
Ctrl Enter позволяет мгновенно создать новый лист, а не удерживать Enter одной рукой, а другой в это время заваривать чай.
15. По умолчанию Word сохраняет все файлы в папку «Документы».
Для того, чтобы изменить это, перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Сохранение». В строке «Расположение локальных файлов по умолчанию» выберите нужную вам папку. В этом же меню вы можете настроить формат документов по умолчанию, автосохранение и многое другое.
16. Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl Spacebar.
17. Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то даже можете использовать его как менеджер задач.
Правда, для начала придётся немного постараться. Нажмите правой кнопкой на ленте функций сверху и выберите «Настройка ленты». В правом столбце включите единственную отключённую вкладку «Разработчик».
Перейдите в появившуюся вкладку «Разработчик» и найдите элемент «Флажок», на котором изображена галочка (почему бы и нет). Теперь, нажимая на флажок, вы можете создавать списки задач и помечать их, как выполненные.
18. Если вы случайно испортили свой список, то можете выделить текст вертикально.
Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выделения.
19. Защита документа паролем
Не стоит даже говорить, зачем это нужно. В наш век, когда информация стала главным оружием, иметь дополнительную защиту никогда не помешает. Чтобы защитить документ паролем, перейдите во вкладку «Файл» и выберите опцию «Защита документа». Теперь смело создавайте пароль, однако помните, что если вы его забудете, восстановить его не получится.
20. Если раньше для того, чтобы открыть Word, вы создавали новый документ или искали его в меню «Пуск», то теперь это в прошлом.
Нажмите комбинацию клавиш Windows R и введите в появившемся окне winword. Если вы не пользуетесь командной строкой для других команд, то в следующий раз, когда вы нажмёте Windows R, команда для запуска Word автоматически загрузится и вам останется лишь нажать Enter.
Рассказываем, как автоматизировать рутину и ускорить оформление текста в версиях редактора для macOS и Windows.
1. Вставка даты и времени
Быстро вставить сегодняшнее число, месяц и год позволяет комбинация клавиш Shift + Alt + D в Windows и Shift + Option + D в macOS. Дата отобразится в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи сочетания Shift + Alt + T в Windows и Shift + Control + T в macOS.
2. Быстрая смена регистра
С теми, кто ещё не владеет слепым методом набора, Caps Lock может сыграть злую шутку. Если вы случайно его включите и не посмотрите вовремя на экран, рискуете набрать приличный кусок текста, который придётся удалять и переписывать с нуля из-за одной неудачно задетой клавиши. Но выделив нужный фрагмент документа и нажав Shift + F3, вы легко измените регистр с заглавного на строчный.
3. Перемещение курсора по словам
Когда вы управляете курсором с помощью стрелок на клавиатуре, он движется по одному символу. Чтобы «ускорить» перемещение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl в Windows или Option в macOS — курсор будет перескакивать от слова к слову.
4. Перемещение пунктов списка
Если нужно изменить очерёдность элементов списка, не обязательно вырезать их из одного места и вставлять в другое. Вместо этого достаточно выделить содержание пункта, который надо переместить, нажать Shift + Alt в Windows и Shift + Control в macOS, а затем подвинуть элемент в нужную позицию стрелками на клавиатуре.
5. Выделение нескольких отдельных фрагментов текста
Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста. Удерживайте Ctrl в Windows или Command в macOS и выбирайте нужные куски документа с помощью мышки.
6. Буфер обмена
Word запоминает всё, что вы копируете, и любой из этих элементов можно всегда найти в расширенном буфере обмена (только в Windows). Он вызывается кликом по одноимённой кнопке и может содержать историю за всё время работы, пока вы редактируете документ и не закрыли его.
Если включить соответствующую опцию в меню «Параметры» буфера обмена, его можно будет быстро вызвать двойным нажатием Ctrl + C.
7. Быстрое создание скриншотов
Если вы пишете инструкцию или обзор сервиса и вам нужно вставить в текст скриншот, это очень просто сделать с помощью стандартного инструмента. Нажмите на кнопку c камерой на вкладке «Вставка» и Word покажет все активные окна. По клику на любое из них снимок выбранного окна автоматически добавится в документ.
8. Вставка чисел прописью
Если в документе много сумм, которые необходимо дублировать прописью, работу значительно упростит один трюк. Нажмите Ctrl + F9 в Windows и Fn + Option + F9 в macOS, а когда появятся фигурные скобки, впишите в них число, используя такой синтаксис: =4589*cardtext. Затем нажмите F9 в Windows и Fn + Option + F9 в macOS — и число после знака равно будет записано прописью.
9. Расстановка переносов
Переносы улучшат читаемость, а также избавят текст от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или довериться компьютеру. Для этого перейдите на вкладку «Макет» (Windows) или «Разметка страницы» (macOS), кликните «Расстановка переносов» и выберите вариант «Авто».
10. Неразрывные пробелы
Иногда при переносах отрезаются инициалы от фамилий или единицы измерения от чисел. В подобных случаях, чтобы не страдала читаемость документа, удобно и правильно использовать неразрывные пробелы. Благодаря им слова и другие элементы текста «слипаются» и никогда не окажутся на разных строках. Для этого вместо обычного пробела используйте в нужных местах сочетание Ctrl + Shift + пробел.
11. Водяной знак
Для дополнительной защиты содержимого документа можно добавить водяной знак на каждую из страниц. Перейдите на вкладку «Дизайн» и выберите пункт «Подложка» (Windows) или «Конструктор» → «Водяной знак» (macOS) и задайте нужные параметры. Можно выбрать текст в стандартном оформлении из готовых шаблонов или добавить свой, или установить в качестве водяного знака рисунок.
12. Повтор предыдущей команды
Если вы нажмёте F4, то Word продублирует последнее действие, которое вы совершили в документе. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных фрагментов и многое другое.
13. Постановка ударения
Ставить ударение в Word проще простого. В Windows для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и, удерживая левую клавишу Alt, введите 769 с дополнительного цифрового блока клавиатуры. Если он не работает, убедитесь, что включили клавишу Num Lock.
В macOS сначала следует добавить раскладку Unicode Hex, перейдя в «Настройки» → «Клавиатура» → «Источники ввода». Затем поставьте курсор после ударной гласной и, зажав Option, введите 0301.
14. Настройка ленты
Верхняя лента с кнопками в Word отличается очень гибкими настройками. Чтобы к ним перейти, проделайте путь из меню «Файл» → «Параметры» → «Настроить ленту» в Windows или из меню Word → «Параметры» → «Лента и панель» в macOS. Здесь можно вынести на панель нужные вам функции, которых раньше там не было, и удалить те, которыми вы не пользуетесь. Более того, вы можете удалять или создавать свои собственные вкладки с разными командами.
15. Быстрое выделение
Для выделения текста мы часто пользуемся перетаскиванием. Но гораздо быстрее и точнее действовать с помощью кликов: двойной клик выделит слово, а тройной — весь абзац.
Также клик по нумерации или маркерам списка выделит только их и позволит изменять цифры или символы отдельно от текста пунктов, например задавать особое форматирование.
16. Выделение большого куска текста
Чтобы быстро выделить целую страницу или несколько страниц текста, установите курсор в начало нужного фрагмента и кликните мышкой с зажатым Shift в его конце.
17. Быстрое перемещение по документу
Навигацию по документу сильно ускоряют несколько комбинаций:
- Ctrl + Page Down в Windows и Command + Page Down или Command + Fn + стрелка вниз в macOS — следующая страница;
- Ctrl + Page Up в Windows и Command + Page Up или Command + Fn + стрелка вверх в macOS — предыдущая страница;
- Ctrl + стрелка вверх в Windows и Command + стрелка вверх — предыдущий абзац;
- Ctrl + стрелка вниз в Windows и Command + стрелка вниз — следующий абзац;
- Ctrl + Home в Windows и Command + Home или Command + Fn + стрелка влево в macOS — переход в начало документа;
- Ctrl + End в Windows и Command + End или Command + Fn + стрелка вправо в macOS — переход в конец документа.
18. Вставка новой страницы
Вместо лихорадочного нажатия Enter, пока курсор не съедет на следующий лист, быстрее, удобнее и, что немаловажно, правильнее добавить страницу с помощью функции разрыва. Для этого достаточно нажать Ctrl + Enter в Windows и Command + Enter в macOS.
19. Изменение папки для сохранения по умолчанию
По умолчанию Word сохраняет все файлы в облако. Чтобы изменить это, нажмите F12, кликните по кнопке «Сервис» и выберите «Параметры сохранения», а затем укажите нужную папку в пункте «Расположение локальных файлов по умолчанию». В этом же меню вы можете задать формат документов по умолчанию, параметры автосохранения и другие настройки.
20. Очистка форматирования
Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl + пробел. После этого к выделенному фрагменту применятся настройки по умолчанию.
21. Word в качестве менеджера задач
Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то можете использовать его даже в качестве менеджера задач. Правда, для начала придётся немного постараться.
Включите вкладку «Разработчик» в настройках верхней ленты, как было описано выше. Перейдите в появившийся раздел и кликните по элементу «Флажок», чтобы начать добавлять пункты контрольного списка с чек-боксами.
22. Вертикальное выделение текста
Текст в Word можно выделять построчно не только горизонтально, но и вертикально. Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выбора нужного фрагмента.
23. Блокировка документа паролем
Чтобы защитить документ с помощью пароля, в macOS перейдите во вкладку «Рецензирование» и выберите опцию «Защитить документ», в Windows — зайдите в меню «Файл» → «Сведения» → «Защита документа». Однако помните, что если вы забудете пароль, то восстановить его никак не получится.
24. Подстрочный и надстрочный ввод
В документах с формулами или вспомогательными индексами часто нужно вводить надстрочный текст, например для математических степеней. Сделать это можно сочетанием Shift + Ctrl + = в Windows и Shift + Command + = в macOS. Для ввода подстрочных знаков следует использовать Ctrl + = в Windows и Command + = в macOS.
25. Быстрый запуск Word
Самый быстрый способ открыть Word в Windows с клавиатуры — нажать клавишу Win и ввести W. Поскольку приложение будет первым в списке подсказок, останется лишь нажать Enter.
В macOS принцип тот же: вызвать Spotlight сочетанием Command + пробел (Option + Command + пробел), ввести W и нажать Enter.
Идея полного обзора функциональности MS Word появилась во время разговора с Евгенией Крюковой, в ходе которого обнаружилась странная ситуация. Мы выяснили, что ежедневно работаем с Word’ом, но едва ли используем даже 10 % возможностей этой программы. Вам знакома эта проблема? Тогда гайд исправит ситуацию: поможет эффективнее использовать MS Word, экономить время и усилия с помощью малоизвестных функций и трюков.
Зачем знать все функции MS Word
Все возможности текстового редактора Microsoft знать и использовать необязательно. Вы можете успешно решать рабочие задачи, изредка переключаясь между вкладками «Главная» и «Вставка». Но вы будете работать еще эффективнее, если вооружитесь даже несколькими трюками из этого обзора.
Вот простой пример, знакомый вебмастерам. Некоторые специалисты перед переносом текста из документа Word в редактор CMS копируют контент в «Блокнот». Это очищает текст от форматирования Word, которое может конфликтовать с шаблонными форматами «движка». Так вот, «Блокнот» вам не нужен. Чтобы решить проблему, достаточно выделить текст в Word и нажать кнопку «Удалить все форматирование».
Обратите внимание, обзор написан для версии Word’а 2013 года. Актуальной стабильной версией программы является MS Word 2016, выпущенная в сентябре 2015 года. Однако эта версия программы пока не стала основной. Убедиться в этом можно, ознакомившись с результатами опроса участников группы «Контент-маркетинг».
Как создать и сохранить документ MS Word
Чтобы создать документ, откройте рабочую папку. Нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Создать — Microsoft Word Document».
Чтобы легко находить документ, назовите его.
Также вы можете запустить MS Word через меню «Пуск». Обратите внимание на иллюстрацию.
При запуске через меню пуск вы создали новый документ с названием по умолчанию. Назовите его и сохраните в выбранную папку, чтобы не потерять. Для этого нажмите на значок «Сохранить» или воспользуйтесь комбинацией клавиш Shift+F12.
Нажмите кнопку «Компьютер», чтобы сохранить документ на компьютере. Также вы можете поместить его на облачный диск OneDrive.
Назовите документ и сохраните его в выбранную папку.
Вы создали и сохранили документ. Приступайте к работе.
Как использовать возможности вкладки «Главная»
Инструменты на панели управления MS Word объединяются с помощью тематических вкладок. Такой тип интерфейса называется лентой. По умолчанию открывается основной набор инструментов, выделенный на вкладке «Главная».
Ниже описаны задачи, которые можно решать с помощью инструментов вкладки «Главная».
Блок инструментов «Буфер обмена»
Вы можете копировать, вырезать и вставлять контент. Чтобы воспользоваться опциями «Вырезать» и «Копировать», выделите нужный фрагмент текста.
Обратите внимание на варианты вставки. Вы можете сохранить исходное форматирование, объединить форматы или сохранить текст без форматирования. Также вы можете воспользоваться специальными режимами вставки.
Зачем нужна специальная вставка? Например, представьте, что вам необходимо работать с текстом, скопированным из другого документа или с сайта. Исходное форматирование может не совпадать с форматированием вашего документа.
Эта проблема решается с помощью специальной вставки. Воспользуйтесь соответствующим меню. В открывшемся окне выберите вариант «Неформатированный текст».
Теперь вам будет удобнее форматировать скопированный контент.
С помощью меню «Буфер обмена» вы можете выбрать скопированный ранее контент и вставить его в документ. Чтобы открыть буфер обмена, нажмите на отмеченную на иллюстрации стрелку. Выберите нужный элемент. С помощью выпадающего меню выберите опцию «Вставить». Также вы можете удалить скопированный элемент из буфера.
Вы можете настраивать параметры вставки по умолчанию. Для этого воспользуйтесь меню «Вставить – Вставка по умолчанию».
Укажите подходящие настройки и сохраните изменения. Обратите внимание на параметры вставки в другой документ. Большинство пользователей может заменить дефолтное значение «Сохранять исходное форматирование» на «Сохранить только текст».
Блок инструментов «Шрифт»
Чтобы изменить шрифт по умолчанию, воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации выпадающим меню. Обратите внимание, чтобы изменить существующий текст, фрагмент необходимо выделить перед выбором шрифта.
С помощью соответствующего меню вы можете выбрать подходящий размер шрифта. Обратите внимание на возможность увеличить или уменьшить шрифт выделенного фрагмента. Отметьте текст и воспользуйтесь кнопками, отмеченными на иллюстрации.
Выбрать подходящий регистр можно с помощью соответствующего меню. Выделите нужный фрагмент текста, воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой и выберите нужный вариант.
Вы можете выделить фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркиванием. Для этого выделите контент и воспользуйтесь отмеченными кнопками. С помощью выпадающего меню вы можете выбрать способ подчеркивания текста.
Чтобы зачеркнуть фрагмент текста, выделите его и воспользуйтесь соответствующей кнопкой.
С помощью кнопок X2 и X2 можно добавить подстрочный и надстрочный текст.
С помощью отмеченных кнопок можно изменить цвет, выделить текст маркером или применить к нему эффекты.
Обратите внимание на возможность настройки расширенных параметров шрифта. Чтобы войти в меню, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.
На вкладке «Шрифт» укажите подходящие параметры основного текста и заголовков. С помощью кнопки «По умолчанию» вы можете вернуть дефолтные настройки, а с помощью кнопки «Текстовые эффекты» выбрать дополнительные эффекты.
Блок инструментов «Абзац»
Чтобы создать маркированный, нумерованный или многоуровневый список, воспользуйтесь показанными на иллюстрации выпадающими меню.
Чтобы создать маркированный или нумерованный список, установите курсор на новую строку и нажмите на соответствующую кнопку. С помощью выпадающего меню выберите подходящий знак маркера.
С помощью меню «Определить новый маркер» вы можете использовать дополнительные знаки.
Чтобы создать многоуровневый список, в соответствующем выпадающем меню выберите опцию «Изменить уровень списка».
Выбрать подходящий стиль списка можно в библиотеке. А меню «Определить новый многоуровневый список» и «Определить новый стиль списка» помогут вам создать собственный шаблон списка.
Вы можете выбрать подходящий способ выравнивания текста с помощью соответствующего меню. Чтобы обеспечить читабельность текста, используйте выравнивание по левому краю.
При необходимости измените междустрочный интервал. В большинстве случаев вам подойдет стандартный интервал 1,15. Если вы готовите документ для детей или пожилых людей, увеличьте интервал до 1,5 или 2,0. Дальнейшее увеличение интервала снизит читабельность текста.
С помощью заливки можно выделить фрагмент текста цветом. Например, вы можете выделить абзац или ячейку таблицы. Чтобы добавить фон, выделите фрагмент текста и выберите с помощью выпадающего меню «Заливка» подходящий цвет.
С помощью меню «Границы» можно управлять границами ячеек в таблицах. Выделите интересующие вас ячейки. С помощью выпадающего меню выберите подходящее действие.
Блок инструментов «Стили»
С помощью меню «Стили» выберите подходящий стиль оформления текста. Если хотите применить его к существующему контенту, выделите соответствующий фрагмент и определите стиль. Чтобы использовать стиль для создаваемого контента, установите курсор на чистую строку и выберите подходящий вариант оформления. Например, вы можете использовать соответствующий стиль для заголовков.
Блок инструментов «Редактирование»
С помощью меню «Найти» вы можете быстро искать интересующий вас контент. Обратите внимание на доступ с помощью выпадающего меню к расширенным настройкам поиска.
Функцию «Заменить» удобно использовать во время редактирования текста. Например, можно автоматически заменить в тексте слово «копирайт» на «копирайтинг». Для этого воспользуйтесь меню «Заменить», укажите нужные слова в полях «Найти» и «Заменить на».
Нажмите кнопку «Заменить все». После обработки запроса программа сообщит число выполненных замен.
Используйте функцию «Выделить» для быстрого выделения контента. Например, вы можете в два клика выделить весь текст, выбрать произвольные объекты или выделить фрагменты с одинаковым форматированием.
С помощью функции «Свернуть ленту» вы можете спрятать инструменты управления программой. На панели останутся только вкладки.
Чтобы вернуть инструменты на панель, раскройте любую вкладку и воспользуйтесь опцией «Закрепить ленту».
Как использовать возможности вкладки «Вставка»
На вкладке «Вставка» находятся инструменты, с помощью которых можно вставлять различные объекты в документ MS Word.
Блок инструментов «Страницы»
В меню «Титульная страница» можно выбрать шаблон титульной страницы для документа.
С помощью функций «Пустая страница» и «Разрыв страницы» можно создать пустую страницу или перейти к новой странице. Например, если вам необходимо вставить пустую страницу между абзацами, установите между ними курсор и воспользуйтесь функцией «Пустая страница».
Блок инструментов «Таблицы»
С помощью выпадающего меню «Таблица» вы можете вставить или нарисовать в документе таблицу. Это можно сделать несколькими способами.
Чтобы быстро добавить таблицу, воспользуйтесь графическим инструментом. Выделите с помощью курсора мыши необходимое количество ячеек в таблице. После этого установите курсор на выделенную область и нажмите левую кнопку мыши.
Функция «Вставить таблицу» позволяет указать вручную число строк и столбцов. Также вы можете выбрать способ определения ширины столбцов.
Функция «Нарисовать таблицу» позволяет выполнить соответствующее действие. Используйте ее для создания нестандартные таблиц. Например, вы можете нарисовать таблицу с разным числом ячеек в строках.
Чтобы определить свойства нарисованной таблицы, воспользуйтесь соответствующим меню.
С помощью меню «Таблицы Excel» можно вставить в документ MS Word таблицы из MS Excel. В меню «Экспресс-таблицы» вы найдете шаблоны таблиц.
Блок инструментов «Иллюстрации»
С помощью функции «Рисунки» вы можете вставить в документ изображение с жесткого диска компьютера. Меню «Изображения из интернета» позволяет найти подходящие фото в Сети.
В результатах поиска приоритет отдается фото, распространяемым по лицензии Creative Commons.
Функция «Фигуры» поможет добавить в документ шаблонную фигуру, например, сердечко, звездочку или стрелку. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню откройте каталог и выберите подходящую фигуру.
С помощью курсора мыши определите размер и расположение фигуры в документе.
Оформите фигуру с помощью функций «Заливка», «Контур», «Эффекты».
Функция SmartArt позволяет вставить в документ графические объекты. С помощью выпадающего меню выберите тип и подходящий рисунок.
Установите курсор на элементы рисунка и добавьте текст.
Обратите внимание на возможность менять цвет объектов SmartArt.
С помощью меню «Диаграмма» в документ можно добавить диаграммы. Обратите внимание на возможность выбора типа графика.
Вставьте необходимые значения в таблицу данных.
С помощью меню «Снимок» вы можете сделать снимок области экрана и вставить его в документ. Для этого с помощью выпадающего меню выберите опцию «Вырезка экрана», а с помощью курсора мыши выберите область, которую хотите снять.
Блок инструментов «Надстройки»
В надстройках вы найдете магазин приложений Office. В нем есть платные и бесплатные инструменты для решения специальных задач. Чтобы выбрать подходящее приложение, нажмите на кнопку «Магазин» и воспользуйтесь поиском. Также вы можете просматривать инструменты по категориям.
Например, с помощью приложения MailChimp for MS Word вы можете создавать Email-кампании прямо в документе. Чтобы воспользоваться приложением, нажмите кнопку «Доверять». Возможности инструмента станут доступными после авторизации.
В меню «Мои приложения» отображается список установленных приложений. Вы можете удалить неиспользуемые и добавить новые инструменты.
Функция «Википедия» позволяет искать информацию на соответствующем ресурсе непосредственно из документа MS Word. Также вы можете быстро вставить изображения из «Википедии» в документ.
Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку и выделите слово или термин, значение которого хотите найти. Для работы инструмента необходим доступ к интернету.
Чтобы вставить изображение, нажмите на знак «плюс», отмеченный на иллюстрации.
Также можно вставить в документ текстовую цитату из «Википедии». Для этого выделите нужный фрагмент и нажмите знак «плюс».
Инструменты мультимедиа
С помощью инструмента «Видео из интернета» вы можете вставить в документ соответствующие объекты. Чтобы воспользоваться функцией, нажмите кнопку «Видео из интернета», найдите видео с помощью поиска на YouTube или в Bing, выделите и вставьте объект.
Теперь видео можно просмотреть в документе MS Word. Для этого понадобится доступ к интернету.
Функция «Ссылки»
С помощью выпадающего меню «Ссылки» можно вставлять в документ гиперссылки, закладки и перекрестные ссылки. Чтобы вставить гиперссылку, скопируйте URL веб-страницы в буфер обмена. Затем выделите фрагмент текста, который станет анкором ссылки.
В выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Гиперссылка». Вставьте скопированный URL и нажмите кнопку «ОК».
Функция «Закладка» позволяет быстро переходить к отмеченным разделам текста. Чтобы добавить закладку, выделите нужный фрагмент текста, а в выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Закладки». Назовите закладку и нажмите «Добавить».
Чтобы быстро перейти к заложенному контенту, выберите меню «Закладка», выберите нужную закладку и нажмите «Перейти».
Функция «Примечание»
Функцию «Примечания» удобно использовать при групповой работе с документом. Чтобы добавить к тексту примечание, выделите фрагмент текста и нажмите отмеченную кнопку.
Чтобы изменить, удалить или пометить примечание готовым, установите на него курсор и откройте контекстное меню с помощью правой кнопки мыши. Выберите необходимую опцию.
Блок инструментов «Колонтитулы»
С помощью инструментов группы «Колонтитулы» можно добавить на страницы верхние и нижние колонтитулы, а также пронумеровать страницы документа.
Чтобы добавить верхний колонтитул, воспользуйтесь соответствующим меню. Выберите шаблон колонтитула.
Введите текст. Для сохранения изменений закройте окно колонтитулов.
Чтобы удалить или изменить колонтитул, воспользуйтесь соответствующими опциями в меню «Верхний колонтитул».
Аналогичным способом можно работать с нижним колонтитулом.
С помощью функции «Номер страницы» можно пронумеровать страницы документа. Для этого с помощью выпадающего меню выберите расположение и шаблон нумерации.
Блок инструментов «Текст»
С помощью функции «Текстовое поле» можно выделить фрагмент текста в документе. Используйте его, если нужно оформить врезку, цитату, определение. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите шаблон текстового поля.
Добавьте текст и сохраните изменения.
Функция «Просмотреть экспресс-блоки» позволяет вставить автотекст, свойства документа или поле. Например, вы можете вставить дату публикации, название, адрес и телефон организации и другие данные.
С помощью меню «Добавить объект WordArt» можно добавить в документ визуально привлекательную надпись. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. Выберите подходящий объект и добавьте текст.
Функция «Добавить буквицу» позволяет оформить абзацы с помощью выделяющейся заглавной буквы. Установите курсор в начале абзаца. С помощью соответствующего меню выберите расположение заглавной буквы. Обратите внимание на возможность изменять параметры буквицы. Вы можете выбрать шрифт, высоту и расстояние от текста.
Добавьте в документ строку для цифровой подписи. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. В открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.
Функция «Дата и время» поможет добавить в документ актуальную дату и время. Нажмите на соответствующую кнопку, выберите формат отображения даты и нажмите кнопку «ОК».
Функция «Объект» позволяет вставить в документ объекты или текст из файла. Чтобы вставить текст из файла, выберите соответствующую опцию в выпадающем меню. Найдите на жестком диске файл, текст которого хотите вставить в документ, и нажмите «Вставить».
Блок инструментов «Символы»
Функция «Уравнение» поможет вставить в документ математическую формулу. С помощью выпадающего меню выберите стандартную формулу или перейдите к конструктору. Добавьте необходимые значения и сохраните изменения.
С помощью меню «Символ» в документ можно вставить отсутствующие на клавиатуре символы. Обратите внимание на возможность вставить дополнительные символы из диалогового окна.
Как использовать возможности вкладки «Дизайн»
С помощью инструментов вкладки «Дизайн» вы можете изменить оформление документа. Если хотите изменить стандартные настройки, начните с выбора темы.
Чтобы отменить изменения, воспользуйтесь опцией «Восстановить тему шаблона» или выберите тему «Стандартная».
В меню стили выберите подходящий по вашему мнению стиль.
Функция «Цвета» позволяет вручную настроить цвет шрифта основного текста, заголовков и гиперссылок. Вы можете выбрать стандартный набор цветов или указать цвета для разных элементов стиля самостоятельно.
С помощью меню шрифты можно быстро настроить шрифт для заголовков и основного текста. Вы можете выбрать стандартные пары или указать шрифт вручную.
Меню «Интервал между абзацами» можно использовать для изменения соответствующих настроек. Есть возможность удалить интервал, выбрать стандартные или задать собственные значения.
С помощью меню «Эффекты» можно выбрать дополнительные эффекты оформления. Функция «По умолчанию» будет полезна, если вы хотите применять настройки дизайна к новым документам.
Блок инструментов «Фон страницы»
Функция «Подложка» позволяет выбрать стандартную или настроить пользовательскую подложку. Чтобы задать параметры вручную, воспользуйтесь опцией «Настраиваемая подложка».
С помощью функции «Цвет страницы» можно изменить соответствующую настройку. Обратите внимание на опцию «Способы заливки». С ее помощью вы можете добавить на страницы текстуру, узор и рисунок.
Функция «Границы страницы» позволяет добавлять на страницы границы. Используйте шаблонные или собственные настройки.
Как пользоваться возможностями вкладки «Разметка страницы»
Инструменты вкладки позволяют менять разметку страниц документа.
Блок инструментов «Параметры страницы»
Функция «Поля» позволяет выбрать стандартные или указать собственные параметры полей. Чтобы задать пользовательские значения, воспользуйтесь опцией «Настраиваемые поля».
Функция «Ориентация» дает возможность выбрать книжную или альбомную ориентацию листов документа. С помощью меню «Размер» можно менять размеры листов. По умолчанию используется размер A4.
В меню «Колонки» вы можете указать число колонок на листе. Функции «Разрывы» и «Номера строк» позволяют настроить разрывы страниц и добавить нумерацию строк соответственно. Меню «Расстановка переносов» дает возможность включить перенос слов со строки на строку по слогам. По умолчанию эта функция выключена. Не меняйте эту настройку без необходимости.
Блок инструментов «Абзац»
С помощью функции «Отступ» вы можете регулировать отступ от левого или правого края до абзаца. Чтобы воспользоваться функцией, установите курсор в начале выбранного абзаца и задайте значение отступа.
С помощью функции «Интервал» можно изменить интервал между выбранными абзацами. Для этого установите курсор перед выбранным абзацем и установите значения.
Блок инструментов «Упорядочение»
Функция «Положение» позволяет задать расположение объекта в тексте. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите выбранный рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.
Функция «Обтекание текстом» дает возможность выбрать способ обтекания объекта текстом. Чтобы протестировать инструмент, выделите рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.
С помощью кнопки «Область выделения» вы можете вывести в область задач список объектов. С помощью функций «Выровнять», «Группировать» и «Повернуть» можно выполнить соответствующие действия с выделенными объектами.
Как использовать возможности вкладки «Ссылки»
С помощью инструментов на вкладке «Ссылки» вы можете управлять сносками, ссылками, добавлять оглавление, предметный указатель и таблицу ссылок.
Блок инструментов «Оглавление»
Функция «Оглавление» позволяет создать в документе оглавление. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите опцию «Автособираемое оглавление». Программа включит в оглавление заголовки всех уровней. Если выбрать опцию «Ручное оглавление», придется указывать названия разделов самостоятельно.
Функция «Добавить текст» позволяет добавить или удалить из таблицы текущий заголовок. Функция «Обновить таблицу» дает возможность включить в оглавление новые разделы.
Блок инструментов «Сноски»
С помощью меню «Вставить сноску» вы можете добавить соответствующий элемент. Выделите фрагмент текста, к которому относится сноска, и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.
С помощью функции «Вставить концевую сноску» можно добавить сноску в конец документа. Используйте выпадающее меню «Следующая сноска» и функция «Показать сноски» для быстрого перехода между сносками.
Блок инструментов «Ссылки и списки литературы»
С помощью меню «Вставить ссылку» вы можете сослаться на источник информации, например, на книгу. Установите курсор рядом с фрагментов текста, к которому относится ссылка. Нажмите соответствующую кнопку, в открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.
С помощью функции «Управление источниками» можно редактировать список, сортировать и удалять источники.
Выпадающее меню «Стиль» позволяет выбрать стиль ссылок. С помощью функции «Список литературы» в документ можно вставить соответствующую информацию.
Блок инструментов «Названия»
Функция «Вставить название» позволяет добавить название или подпись к изображениям, таблицам и формулам в документе. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите нужный объект и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку. Добавьте информацию и сохраните изменения.
С помощью функции «Список иллюстраций» вы можете добавить в документ соответствующую информацию.
С помощью меню «Перекрестная ссылка» добавьте в текст перекрестные ссылки на абзацы, рисунки и другие объекты.
Блок инструментов «Предметный указатель»
Функция «Пометить элемент» позволяет добавлять объекты в предметный указатель. Чтобы использовать инструмент, выделите объект, например, фрагмент текста или рисунок, воспользуйтесь соответствующим меню и заполните информацию.
С помощью меню «Предметный указатель» настройте отображение предметного указателя в документе.
Блок инструментов «Таблица ссылок»
С помощью функции «Пометить ссылку» можно включить соответствующий элемент в таблицу. А функция «Таблица ссылок» позволяет вставить в документ список ссылок.
Как использовать возможности вкладки «Рассылки»
Инструменты вкладки помогут организовать физическую и электронную рассылки.
Блок инструментов «Создать»
Функция «Конверты» позволяет корректно добавить информацию на бумажные конверты. Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную кнопку и добавьте необходимую информацию. Теперь можете напечатать данные на конверте. Обратите внимание на поле «Подача». Здесь указан способ подачи конверта в принтер.
Функция «Наклейки» поможет корректно напечатать информацию на наклейках для посылок, конвертов, CD.
Блоки инструментов «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение»
Функция «Начать слияние» позволяет отправить сообщение нескольким получателям. Например, можете отправить письмо или электронное сообщение. Для этого нажмите кнопку «Начать слияние» и выберите опцию «Пошаговый мастер слияния». Следуйте подсказкам в области задач.
«Пошаговый мастер слияния» объединяет инструменты групп «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение».
Выберите тип документа и нажмите «Далее».
Выберите основу для создания письма: текущий документ, шаблон или существующий документ. Создайте список получателей. Для этого выберите опции «Создание списка – создать» и введите данные.
Напишите сообщение, просмотрите его и завершите работу с мастером. Теперь можете напечатать объединенный документ или отправить его в виде электронного сообщения.
Как использовать возможности вкладки «Рецензирование»
Используйте вкладку «Рецензирование» для правок и оценки документа.
Блок инструментов «Правописание»
С помощью отмеченной на иллюстрации кнопки можете запустить штатное средство MS Word для поиска ошибок и опечаток. Обратите внимание, программа «видит» не все ошибки, а также иногда предлагает исправления там, где ошибок нет.
Функция «Определить» поможет определять значение неизвестных слов. Обратите внимание, для использования инструмента необходимо выбрать в магазине приложений словарь и установить его. Меню «Тезаурус» позволяет подобрать синонимы к выделенным словам. Функция «Статистика» показывает число слов, знаков, абзацев и строк в документе или его фрагменте.
Блок инструментов «Язык»
Меню «Перевод» позволяет автоматически перевести выделенное слово или фразу. Выделите интересующий вас контент и воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой.
Функция «Язык» позволяет выбрать язык проверки правописания, а также настроить языковые параметры.
Блок инструментов «Примечание»
С помощью инструментов блока можно добавлять, просматривать, редактировать и удалять примечания. Обратите внимание, примечания можно создавать также с вкладки «Вставка».
Блоки инструментов «Запись исправлений» и «Изменения»
С помощью функции «Исправления» можно отслеживать внесенные в документ изменения. Обратите внимание на меню «Область проверки». Оно позволяет выбрать способ отображения списка изменений: внизу или сбоку от документа.
Инструменты блока «Изменения» позволяют принимать или отклонять изменения, а также переходить к предыдущему или следующему исправлению.
Функция «Сравнить» дает возможность сравнивать версии документов и объединять исправления нескольких пользователей. Функции «Блокировать авторов» и «Ограничить редактирование» защищают документ от нежелательных для вас действий других пользователей.
Как использовать возможности вкладки «Вид»
Инструменты вкладки «Вид» позволяют настроить отображение документа.
Блок инструментов «Режимы просмотра»
С помощью инструментов блока можно выбрать режим просмотра страницы. Например, вы можете просмотреть структуру документа.
Блок инструментов «Показ»
С помощью инструментов группы можно включить отображение линейки, сетки и области навигации. Последняя функция позволяет быстро переходить к нужному разделу документа.
Блок инструментов «Масштаб»
Функция «Масштаб» помогает выбрать произвольный масштаб отображения документа. Функция «100 %» позволяет вернуться к стандартному масштабу в один клик.
Функции «Одна страница» и «Несколько страниц» настраивают отображение на экране одной или нескольких страниц соответственно. Меню «По ширине странице» увеличивает ширину страницы до ширины окна.
Функция «Новое окно» открывает текущий документ в новом окне. Это удобно, если вы редактируете контент и хотите сверяться с оригиналом. Функция «Упорядочить все» объединяет несколько документов в одном окне. Функция «Разделить» необходима, чтобы в одном окне работать с разными частями документа.
С помощью функции «Рядом» вы можете расположить два документа в одном окне рядом друг с другом. Это удобно при необходимости сравнить содержание.
С помощью функции «Перейти в другое окно» можно быстро переходить в другие открытые документы.
Функция «Макросы» автоматизирует часто выполняемые задачи. Чтобы воспользоваться инструментом, необходимо создать макрос. Например, представьте, что вам часто приходится выделять фрагменты текста полужирным курсивом. Чтобы выполнять это действие автоматически, создайте макрос. Действуйте так:
- Выделите произвольный фрагмент текста. В выпадающем меню «Макросы» выберите опцию «Запись макроса».
- Выберите способ запуска макроса: с помощью кнопки на панели инструментов или сочетания клавиш на клавиатуре.
- Задайте сочетание клавиш для активации макроса.
- Нажмите кнопку «Назначить» и выполните команды, которые необходимо включить в макрос. Для этого перейдите на вкладку «Главная», выберите выделение полужирным и курсивом.
- Вернитесь в меню «Макросы» и остановите запись.
- Проверьте работу макроса. Для этого выделите фрагмент текста и нажмите заданное сочетание клавиш.
Дополнительные трюки для повышения эффективности работы с MS Word
Ниже вы найдете список лайфхаков, с помощью которых можно быстро решать стандартные задачи при работе с MS Word:
- Используйте контекстное меню. Оно вызывается щелчком правой кнопки мыши.
Чтобы выделить абзац, трижды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову.
Чтобы вставить на страницу текст-заполнитель, напишите следующие символы: =lorem(2,2). С помощью цифр в скобках определите количество абзацев и строк заполнителя. Если заменить «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.
- Чтобы быстро создать надстрочную или подстрочную надпись, выделите нужное слово и нажмите сочетание клавиш «Ctrl +» или «Ctrl Shift +» соответственно.
- Чтобы выделить предложение, нажмите Ctrl и установите курсор на любом слове.
- Выбирайте тип сохраняемого файла. Например, вы можете сохранить данные в формате PDF. Для этого выберите опцию «Сохранить как» и выберите нужный тип файла.
- Чтобы создать горизонтальную линию, введите три дефиса подряд и нажмите клавишу Enter.
- Чтобы напечатать тире, воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt + 0151.
- Чтобы быстро переместить фрагмент текста, выделите его, нажмите F2, установите курсор на место вставки и нажмите Enter.
Нужны ли все функции Word рядовому пользователю
Наверняка нет. Для повседневной работы вы можете использовать несколько инструментов MS Word, которые знаете и к которым привыкли. А с помощью этого обзора можно расширить собственный арсенал, найти быстрый способ решения тех или иных задач. Помните, что инструменты Word организованы с помощью вкладок. В свою очередь, на вкладках инструменты группируются в блоки, позволяющие решать близкие задачи.
В комментариях поделитесь предложениями и замечаниями к обзору. Также расскажите о трюках, которые вы используете при работе с MS Word.
#1 Восстановление несохраненного документа
Момент, когда внезапно закрываешь несохраненный документ — это как удар мизинцем об угол стола и сообщение «Ваш баланс: 32 руб.20 коп» в одном флаконе. Чтобы не допустить такую досадную ситуацию, установите параметры автосохранения в Word. По умолчанию версия документа автоматически сохраняется каждые 10 минут, но можно установить и меньший интервал — например, 1 минуту.
Заходите во вкладку «Файл» → «Параметры» → «Сохранение». Далее устанавливаете нужный интервал.
Если об этой функции вы узнали уже после того, как закрыли несохраненный документ, есть рабочий способ всё-таки вернуть его.
«Файл» → «Сведения» → «Управление документом» → «Восстановить несохраненные документы». После это откроется служебная папка Word, в которой найдете искомые документы.
#2 Замена шрифта по умолчанию
Стандартный шрифт Word — Calibri, но часто в организациях принято оформлять документы в других шрифтах: Times New Roman, Verdana, Arial. Чтобы каждый раз не переключать шрифт на нужный вам, установите необходимый по умолчанию. Делается это так: «Главная» → «Шрифт» → Выбираете нужный шрифт из списка → «По умолчанию».
#3 Поиск синонима к слову
Если часто используете Word как редактор, используйте удобную функцию поиска синонимов, вместо того чтобы искать для этого соответствующие сайты. Кликаете на любое слово и во всплывающем окне выбираете блок «Синонимы».
#4 Быстрое перемещение элемента списка
Списки — наше всё:
- Удобно;
- Наглядно;
- Аккуратно.
Но вот перемещать в Word местами позиции в списках — жутко неудобно, если не знаешь нужный лайфхак. Итак, чтобы быстро переместить строчку из списка вверх или вниз, нужно использовать комбинацию Alt + Shift + ↑(↓).
#5 Установка неразрывных пробелов
Боль секретарей, офис-менеджеров, бухгалтеров и экономистов — некорректные переносы слов. Например, в официальных документах фамилия и инициалы гендиректора должны находится на одной строчке, как и единицы измерения и числа, географические сокращения, сокращения типа «и т.д.» , «и т.п.». Но коварному Word’у на эти правила плевать, программа переносит слова как хочет. Чтобы такого не допустить, нужно просто установить неразрывные пробелы: нажмите Shift + Ctrl + «Пробел» для их вставки. Ниже — пример без неразрывного пробела и с ним.
#6 Пароль на документ
Если боитесь, что ваш курсач по макроэкономике попадет не в те руки, установите пароль на документ 
А серьезно — ситуации бывают разные и лучше знать такие лайфхаки. Итак, чтобы установить пароль следуйте алгоритму: «Файл» → «Сведения» → «Защитить документ» → «Зашифровать с использованием пароля». Помните, восстановить забытый пароль — невозможно! А снять его можно легко, по той же схеме.
#7 Ограничение на внесение изменений
Если работаете над документом совместно с кем-то или скидываете договор партнерам по бизнесу для согласования, но не хотите, чтобы в документ вносили лишние правки, установите ограничения. Можно запретить использовать некоторые стили, указать части текста и пользователей, на которых запреты не будут действовать, задать типы согласованных изменений. Схема простая: «Файл» → «Сведения» → «Защитить документ» → «Ограничить редактирование».
#8 Автозамена слов
Молитесь на автонабор на телефоне? В Word такая штука тоже есть и она заметно облегчает жизнь и ускоряет скорость печати.
Плюсы автозамены:
- можно писать сложные или постоянно повторяющиеся термины и слова, набирая первые 2-3 буквы;
- установите автозамену на слова, в которых постоянно делаете ошибку, и больше не придется думать, как правильно пишется «двуглавый» или «двухглавый» — автозамена распознает его с первых букв и вставит правильный вариант;
- «пирвет», «отгда», «елси» и другие типичные опечатки автозамена преобразует в правильные варианты — «привет», «тогда» и «если».
Согласитесь, полезная штука. Установить просто: «Файл» → «Параметры» → «Правописание» → «Параметры автозамены».
#9 Сокращение текста до одной странице
Наверно, у каждого бывали случаи, когда буквально из-за 1-3 строчек текста вам приходилось распечатывать документ с двух сторон или даже печатать два листа. Либо до бесконечности сокращать и редактировать текст. Только не падайте со стула, но этого можно было не делать — в Word есть специальная функция для сокращения текста. Порядок действий: «Файл» → «Параметры» → «Панель быстрого доступа» → выбираете «Все команды» в блоке «Выбрать команды из» → там ищете «Сократить на страницу» и нажимаете «Добавить». После этого на вашей панели задач сверху появляется значок сокращения страницы. Выделяете текст, кликаете на значок — вуаля!
#10 Удобная вставка текста
Еще одна частая проблема при работе с Word — необходимость форматировать вставленный текст под стиль документа. Конечно, это занимает не так много времени, но секунда минуту бережет! Чтобы установить вставку только текста, без форматирования, следуйте инструкции: «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно» → «Копирование, вырезание и вставка» → «Вставка из других программ» → «Сохранить только текст».
#11 Редактирование PDF
Возможно, для вас это будет сюрпризом, но в Word можно легко редактировать файлы PDF. Редактор преобразует текст, таблицы, списки, графики и прочие элементы в DOCX-файл, сохраняя форматирование оригинала.
#12 Совместная работа над документом
Хорошая новость для фанатов Google Docs, которые вынуждены работать в Word — здесь тоже есть режим правок и возможность совместной работы над документом. Чтобы вставить комментарий в совместный документ, используйте вкладку «Рецензирование».
#13 Замена текста
Удобная функция, если нужно заменить какое-нибудь часто повторяющееся слово в большом тексте. Найдете эту фичу в разделе «Главная» с правой стороны.
#14 Использование дополнительных программ
В Word можно не только редактировать документы, но и переводить тексты через Яндекс.Перевод, создавать рассылки с помощью MailChimp, искать информацию через Википедию и многое другое. Нужно только установить эти программы внутри Word! Делается это так: заходите в раздел «Вставка» → «Мои надстройки» → «Смотреть все» → «Магазин». Далее выбираете нужную программу и устанавливаете.
#15 Вставка математического уравнения
Технари, дышите глубже — у нас для вас крутой лайфхак. Теперь уравнения, вычисления и формулы добавлять в документ Word можно в тысячу раз проще, используя функцию «Рукописное уравнение». Пишете в поле от руки уравнение, а система автоматически переводит его в печатный вид и добавляет в документ. Круто! Функция находится во вкладке «Уравнение», которую найдете в разделе «Вставка».
(Редакция владеет категорически гуманитарным сознанием и не несет ответственности за абсурдность математического уравнения на скриншоте.)
#16 Создание оглавления
Просто незаменимая функция для студентов — вставка содержания текста в документ. Пригодится для рефератов, курсовых, диплома. Знаем, что некоторые рисуют точки и проставляют отступы, чтобы сымитировать оглавление — с такими методами пора заканчивать.
Итак, чтобы сделать содержание, нужно сначала собрать заголовки и подзаголовки. Выделяете заголовок, идете во вкладку «Ссылки», там находите раздел «Добавить текст». «Уровень 1» — заголовки глав, «уровень 2» — подзаголовки. После того, как обозначали уровень для каждого заголовка, ставите курсор на область, в которой хотите разместить содержание, снова заходите в «Ссылки» и нажимаете на «Оглавление». Всё! Аккуратное оглавление готово.
#17 Выделение разных частей текста
Если хотите выделить, удалить, поменять шрифт нескольких фрагментов текста, необязательно делать это по очереди с каждым предложением или абзацем. Зажмите клавишу Ctrl и выделяйте нужно количество фрагментов текста.
#18 Вставка скриншота в документ
Добавлять скриншоты страниц в документ Word можно без использования других программ. Во вкладке «Вставка» найдете функцию «Снимок». Предварительно зайдите на ту страницу, скриншот с которой вам нужен. После того, как выберите нужную область для снимка, программа автоматически вставит скрин в документ.
#19 Печать текста в любом месте листа
Кто-то посчитает это само собой разумеющимся, но многие люди не знают, что печатать в документе Word можно в абсолютно любом месте. К примеру, если вы составляете документ и вам нужно напечатать в нижнем правом углу ФИО директора и дату, не нужно ставить тысячу пробелов — просто два раза кликните курсором в том месте, где нужно напечатать текст. Вот так просто 
#20 Сравнение двух версий документа
Отличный лайфхак, если нужно, например, сравнить старую и новую версию договоров или посмотреть, какие изменения в документ внесли партнеры или юрист. Идете во вкладку «Рецензирование» → «Сравнить» → «Сравнение двух версий документа (юридическое примечание)». Далее выбираете, какой документ считается исходным, а какой измененным. Если нажмете на кнопку «Больше», сможете настроить только те изменения, которые нужны. Еще можно выбрать, в каком из документом отобразятся изменения или установить, чтобы правки отобразились в третьем документе. Если над документом трудилось несколько человек, вместо «Сравнение двух версий документа (юридическое примечание)» выбирайте вариант «Объединение исправлений от нескольких авторов в одном документе».
И на десерт 10 полезных сочетаний горячих клавиш
Ctrl + Shift + A — мгновенное превращение прописных букв в заглавные;
Shift + F3 — преобразование заглавных букв в прописные. Полезно для любителей печатать, не обращая внимание на включенный caps lock;
Ctrl + Tab — добавление табуляции в ячейке;
Shift + Alt + D — быстрое добавление даты в документ;
Shift + Alt + T — добавление времени в документ;
Alt + 769 — проставление ударения в слове. Установите курсор после буквы, где должно быть ударение и нажмите комбинацию;
Ctrl + Alt + Page Down — перемещение на следующую страницу;
Ctrl + Alt + Page Up — возвращение на предыдущую страницу;
Ctrl + Home — перемещение в начало документа;
=lorem(2,2) — заполнение страницы текстом. Пригодится, если нужно опробовать какую-то функцию, но не хочется печатать «акыжппвппорфмюф» вручную. Цифры в скобках означают количество абзацев и строк для заполнения. Если замените «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.