Ms word 2007 работа с буфером обмена

ВикиЧтение

Word 2007.Популярный самоучитель
Краинский И

Работа с Буфером обмена

Стандартный
буфер обмена Windows
способен хранить только один объект.
Буфер обмена Office
способен хранить до
24
объектов.

Панель
расширенного Буфера обмена
открывается щелчком по кнопке
дополнительной настройки (ГЛАВНАЯ
– группа Буфер обмена).

Кроме
этого, панель Буфера
обмена можно
открыть двойным щелчком по соответствующему
значку на Панели
задач, если
этот значок выведен.

При
каждом копировании экземпляр данных
поступает в расширенный Буфер
обмена Office.
Общее количество объектов, находящихся
в расширенном буфере, записано в заголовке
панели.

При
наведении указателя мыши на элемент,
хранящийся в буфере, появляется кнопка.
Она открывает меню, в котором всего два
действия: Вставить
и Удалить.
В последнем случае элемент удаляется
из расширенного буфера.

Другой
способ вставки элемента — щелчок на его
значке в Буфере
обмена.

Кнопка
Параметры
открывает меню дополнительных настроек
расширенного Буфера
обмена.

Автоматическое
отображение буфера обмена Office
— панель расширенного буфера обмена
открывается автоматически после
помещения в буфер второго элемента.

Открывать
буфер обмена Office при двойном нажатии
CTRL + С – прежде
чем устанавливать эту настройку, следует
отменить предыдущую команду.

Собирать
данные без отображения буфера обмена
Office
– в большинстве случаев, когда нет
специальных задач, связанных с
использованием расширенного буфера
обмена, используют именно эту настройку.

Показать
значок буфера обмена Office на панели задач
– значок расширенного буфера обмена
отображается на Панели
индикации Windows.

Показать
состояние около панели задач при
копировании
–рядом со значком буфера обмена на
Панели
индикации
появляются полезные сообщения. Они
позволяют узнать, чем закончилась
операция, например, объект
не добавлен в буфер: его формат не
поддерживается буфером обмена
Office.

Проверка правописания

Проверка
правописания
включают средства проверки орфографии
и грамматики.
Текстовый
процессор позволяет реализовать два
режима проверки правописания –
автоматический
и командный.

Автоматический
режим
проверки правописания включен в программе
по умолчанию. В автоматическом режиме
слова, содержащие орфографические
ошибки, подчеркиваются красным
цветом, а выражения, содержащие
грамматические ошибки, — зеленым.
Для того чтобы узнать характер ошибки,
надо щелкнуть правой кнопкой мыши на
помеченном фрагменте. В зависимости от
характера ошибки контекстное меню
содержит пункт Орфография
или Грамматика.
С их помощью открывается диалоговое
окно, в котором имеются элементы
управления для получения более точной
справки о том, какое правило нарушено,
и предложены варианты исправления
предполагаемой ошибки.

Встроенное
автоматическое средство проверки
правописания является, по существу,
экспертной системой и допускает
настройку. Так, например, если рекомендации
экспертной системы неточны или
неприемлемы, от них можно отказаться
командой Пропустить
(обычно такое бывает при проверке
грамматики). Если же слово отмечено как
орфографическая ошибка только потому,
что оно отсутствует в словаре системы
автоматической проверки (например,
слово браузер),
то его можно добавить в словарь.

Встроенный
словарь системы проверки правописания
не подлежит правке. Все дополнения и
изменения вносятся в специальный
подключаемый пользовательский
словарь.
Каждый пользователь может создать
несколько специализированных
пользовательских словарей, ориентированных
на различные области знаний (экономика,
юриспруденция, вычислительная техника
и т.п.). Подключение нужного словаря для
работы с конкретным документом выполняется
выбором словарного файла в раскрывающемся
списке Вспомогательные
словари в
диалоговом окне Параметры
Word.
Постепенно наполняясь конкретным
содержанием, вспомогательные словари
пользователя становятся мощным средством
повышения производительности его труда.

Командный
режим
проверка правописания выполняется
независимо от установки элементов
управления в диалоговом окне Параметры
Word.
Запуск средства проверки выполняют
кнопкой Правописание
наПанели
быстрого доступа
или командой РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ
– Правописание.

Тезаурус
представляет собой словарь смысловых
синонимов. Для выделенного слова тезаурус
удобно вызывать
через пункт Синонимы
контекстного меню. Однако, этот прием
срабатывает
далеко не
для всех слов (преимущественно для
глаголов в неопределенной форме). Общий
прием вызова тезауруса состоит в
использовании команды РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ
– Тезарус.

Окно
Тезаурус
имеет две панели. Его интересная
особенность состоит в том, что в то
время, как на левой панели отображаются
синонимы выделенного слова, на правой
панели могут отображаться синонимы к
выбранному синониму, то есть поиск
синонима является как бы двухуровневым.
Заменяющий синоним можно выбирать как
на левой панели, так и на правой. Замена
производится щелчком на командной
кнопке Заменить.
Кроме синонимов в некоторых случаях
тезаурус позволяет находить антонимы
слов и связанные
(как правило, однокоренные) слова.

Соседние файлы в папке WORD 2007

• #
• #
• #
• #
• #
• #

Если вы не используете какие-то специализированные программы — аналоги стандартному буферу обмена Windows, то в редакторе Word есть отличная возможность работать с множеством данных, хранящихся в памяти.

В отличие от уже упомянутого системного буфера обмена, буфер обмена Microsoft Office «позволяет накапливать текстовые и графические элементы из любого числа документов Microsoft Office или других приложений, а затем вставлять их в любые документы Microsoft Office» (цитата из Справки).

Тем не менее, буфер обмена Microsoft Office ограничен 24 единицами хранения. Если попытаться скопировать еще одну единицу информации, то произойдет замещение самого первого скопированного фрагмента.

Чтобы начать работать с буфером обмена в Word, нужно зайти в меню Правка (Edit) и выбрать команду Буфер обмена Office (Office Clipboard). В левой части окна появится одноименная область задач, в которой будут отображаться все копируемые вами фрагменты.

Можно скрыть область задач и продолжить собирать данные. Для этого следует щелкнуть по кнопке Параметры (Options) в нижней части области задач и поставить галочку на опции Собирать данные без отображения буфера обмена Office (Collect Without Showing Office Clipboard).

Но для вставки данных нужно обязательно иметь открытой эту область задач. Отобразить ее снова можно через сочетание клавиш: двойное нажатие CTRL + C.

Данные вставляются простым щелчком мыши по нужному фрагменту в области задач.

Используя буфер обмена Microsoft Office, можно достаточно комфортно работать с множеством открытых документов этого пакета путем обмена данными между ними.

3.4. Буфер обмена

При вырезании или копировании содержимое выделенного фрагмента (или объекта) помещается в буфер
обмена и становится доступным не только для работы в Word. Аналогично
вы можете вставить в документ Word текст или иные данные,
скопированные из другого приложения, с Интернет-страницы и др.
Операции, связанные с буфером обмена, относятся не только к текстовым
данным, но и к графическим объектам, гиперссылкам и т. д.

ВНИМАНИЕ. Текст, перемещенный или скопированный из
одного места документа в другое при помощи мыши, в буфер обмена не
заносится.

Буфер обмена в Microsoft Word 2007 позволяет хранить 24 объекта.
Если вы работаете в обычном режиме, то в буфере сохраняются только
последние скопированные данные. В расширенном же режиме можно работать
одновременно с 24 фрагментами данных.

Чтобы активизировать расширенный режим, нужно щелкнуть по кнопке в
виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Буфер обмена на
вкладке Главная (рис. 3.10).

В области задач Буфер обмена (рис. 3.11) вы увидите первые слова
текстовых фрагментов и уменьшенные изображения графических объектов.
Чтобы пользователю было легче, возле каждого объекта есть пиктограмма,
показывающая тип объекта (документ Word, таблица Excel и др.).

По умолчанию при выполнении команды Вставить Word вставляет объект,
занесенный в буфер последним, причем вставляет в то место документа, в
котором установлен курсор. Область задач Буфер обмена позволяет
пользователю выбрать объект вставки. Чтобы вставить объект из буфера
обмена, достаточно установить курсор в необходимом месте и щелкнуть на
нужном фрагменте в области задач.

Чтобы отключить расширенный режим работы с буфером обмена,
выполните одно из следующих действий:

• закройте область задач Буфер обмена, щелкнув на кнопке Закрыть (рис. 3.12);

  

  Рис.
  3.12.
  Кнопка Закрыть в области задач Буфер обмена

• закройте область задач Буфер обмена, щелкнув на кнопке Параметры области задач и выбрав пункт Закрыть (рис. 3.13)

  

  Рис.
  3.13.
  Закрытие области задач

• щелкните правой кнопкой мыши на значке Буфер обмена, который находится в области уведомлений (справа на Панели задач ), и выберите команду Прекратить сбор данных (рис. 3.14).

  

  Рис.
  3.14.
  Отключение расширенного режима работы буфера обмена

Упражнение 3.3. Использование буфера обмена

Буфер обмена в Microsoft Office — это мощное средство работы с
данными, умело используя которое, можно сделать работу максимально
эффективной. Рассмотрим пример работы буфера обмена с несколькими
фрагментами данных.

Допустим, имеется некоторый текст, в котором то и дело встречаются
термины, значение которых нужно уточнить. Из этих слов необходимо
составить список в отдельном документе. Как это сделать? Останавливать
чтение статьи на каждом термине и переключаться в другое окно
неудобно, ведь можно легко потерять нить повествования в тексте.

Используя возможности буфера обмена, выполнить такую операцию
несложно.

1. Откройте документ, из которого нужно выписать термины. Щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Буфер обмена на вкладке Главная. Если в буфере обмена находятся какие-то данные, то нажмите кнопку Очистить все (рис. 3.15).

   

   Рис.
   3.15.
   Очищение буфера обмена от данных

2. Начинайте чтение текста. Выделите первое слово, которое необходимо занести в список терминов и скопируйте его одним из способов (рис. 3.16). Убедитесь, что фрагмент текста появился в буфере обмена.
3. Скопируйте в буфер обмена все необходимые термины. После каждого копирования слова следите за тем, чтобы оно было помещено в буфер.
4. Если вы ошиблись и ввели ненужный фрагмент данных, то подведите указатель мыши к его изображению в буфере обмена, щелкните на стрелке и в появившемся меню выберите команду Удалить (рис. 3.17).

   

   Рис.
   3.17.
   Удаление из буфера обмена случайно скопированных данных

5. После добавления в буфер обмена всех необходимых терминов создайте новый документ или откройте файл, в который необходимо вставить список слов.
6. Нажмите кнопку Вставить все в области задач Буфер обмена (рис. 3.18).

   

   Рис.
   3.18.
   Кнопка Вставить все в области задач Буфер обмена

7. Убедитесь, что все данные вставлены из буфера обмена (рис. 3.19).

ВНИМАНИЕ. Помните, что одновременно в буфере обмена может
храниться 24 участка информации. Если их будет больше, то новые данные
будут вытеснять старые. Поэтому, собирая данные в буфер обмена,
следите за их количеством: информация о скопированных участках текста
содержится в заголовке области задач. В случае необходимости вставьте
данные, очистите буфер, а затем вернитесь к основному документу.

В статье «Что такое буфер обмена?» я рассказал что такое буфер обмена и для чего он применяется. В данной статье я покажу как им пользоваться.

Итак, еще раз – буфер обмена – это объем компьютерной
памяти, куда вы копируете информацию и, по мере необходимости, вставляете ее в
нужные места в документе.

Возможности буфера
обмена

Для того, чтобы понять, как работает буфер обмена нужно
открыть текстовый документ и скопировать в буфер обмена часть текста.

Кстати, сделать это вы можете несколькими способами: как копировать в Word.

Скопированную информацию вы можете вставлять много раз.

Буфер обмена, который вы используйте един для практически
всех программ на вашем компьютере, то есть скопированный текст вы можете без
проблем вставить в любой другой программный продукт Microsoft (Exel, Visio) или в другие программы, которые не относятся к Microsoft Office (например, в Paint).

Буфер обмена может вмещать в себя 24 фрагмента, то есть тут
не важен вид информации и ее объем – сохранить в буфере обмена вы можете до 24 фрагментов:
одно копирование – один фрагмент.

Давайте воспользуемся этим.

• Перейдите во вкладку «Главная» — «Буфер обмена» — кнопка группы «Буфер обмена».

Откроется
диалоговое окно Буфера обмена.

• Выберите команду «Параметры» и установите галочки согласно иллюстрации:

«Собирать данные без отображения буфера обмена Office»

Теперь данные в
количестве 24 фрагмента будут собираться в буфере обмена вне зависимости от
того, открыто ли окно Буфера обмена или нет.

В случае, если
вы скопируете больше, чем 24 элемента, то перезаписываться на новые будут
первые элементы, которые вы копировали.

Кстати, если вы
будете копировать информацию в других неофисных программах, то все равно эта
информация будет попадать в данный буфер обмена до 24 элементов, тогда как в
программе, в которой вы работаете в настоящий момент был бы доступен только
последний скопированный элемент.

После того, как
вы включите функцию «Собирать данные без отображения буфера обмена Office» на панели задач Windows появится
значок буфера обмена.

При копировании
очередного элемента на панели задач будет всплывать диалоговое окно:

Иногда
случается, что объект невозможно поместить в буфер обмена и тогда появляется
следующее окно:

Итак, если вы
настроили буфер обмена на размещение 24 элементов, то при закрытии программы
заново вам его настраивать не нужно, так как программа сохранит ваши настройки.

Вставка элементов из буфера обмена

Итак, вы
работаете с текстом, несколько раз копировали различные элементы и вставляли их
и вам понадобилось вставить один из элементов, который вы достаточно давно
отправляли в буфер обмена. Что делать?

Нужно зайти в
окно буфера обмена и выбрать нужный вам элемент из списка.

Обратите
внимание: в выпадающем окне появляется две операции – вставить и удалить, то
есть вы можете не только вставить элемент, но и удалить его из памяти Буфера
обмена, если он вам больше не понадобится.

Информация, которую вы скопировали хранится в памяти Буфера обмена до тех пор, пока вы не перезагрузите или выключите компьютер.

Специальная вставка Буфера обмена

Когда вы
копируете информацию из одного документа в другой появляется проблема –
появление новых стилей или изменение старых, заданных в конечном документе, так
как вместе с текстом мы копируем не только содержание, но и характеристики
абзаца первого документа.

Чтобы такого не
происходило нам помогает Специальная
вставка буфера обмена.

Чтобы понять для чего нужна каждая из вставок скопируйте любую часть текста из одного документа и в другом документе кликните, куда хотите вставить текст, перейдите в «Главная» — «Буфер обмена» — «Вставить» и увидите различные «Параметры вставки».

У вас появляется
четыре кнопки в параметрах вставки. Разберем каждую из них.

• «Использовать конечную тему (И)» — в данном случае вы вставите текст со всеми стилями первого документа – этого делать не стоит.

• «Сохранить исходное форматирование (И)» — сохраняет оформление скопированного текста, но не добавляет новых стилей в набор стилей в ваш новый документ.

• «Объединить форматирование (О)» — объединяет стили первого и второго документа, что может не очень хорошо сказаться на оформлении документа целиком. Тут есть риск получить в список стилей Встроенный стиль.

• «Сохранить только текст (С)» — позволяет вставить в документ только текст, однако, если у вас в скопированной информации были какие-то нумерованные списки, то такая вставка превратит их в обычный текст.

Я бы отдал
предпочтение последнему варианту вставки, так как в данном случае не появляются
новые стили и оформление документа не страдает.

Что же касается превращения в текст нумерованных стилей, то их всегда можно поправить различными командами, например командой «Заменить».

Буфер обмена Windows очень полезен, когда вам нужно быстро скопировать элемент. Однако, когда вы помещаете в него что-то новое, оно сразу же забывает свой текущий контент. Microsoft Office оснащен расширенной версией буфера обмена, которая может содержать до 24 элементов. Как это использовать?

Смотрите также:

Как увеличить емкость системного буфера обмена (Windows XP / Vista)

Предварительный просмотр буфера обмена (Windows XP)

Более удобное хранение (Word 2000)

Ссылаясь на буфер обмена. Чтобы открыть буфер обмена в Office 2007/2010, необходимо щелкнуть значок небольшой наклонной стрелки справа от записи « Буфер обмена» на вкладке «Главная».

Скопируйте элементы в буфер обмена. Чтобы поместить нужный элемент в буфер обмена, выберите его, затем нажмите [Ctrl C] или щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Копировать» во всплывающем меню.

Вставка элементов из буфера обмена. Столбец буфера обмена позволяет вставлять в него элементы в любое приложение Office в любом порядке. Таким образом, вы можете вставить цитату с веб-сайта в текстовый документ, хотя тем временем вы добавили в буфер обмена несколько других элементов.

Сначала поместите курсор туда, куда вы хотите вставить содержимое из буфера обмена, а затем щелкните нужный элемент в столбце буфера обмена. Он появится в текущем документе, и, щелкнув значок справа, вы можете выбрать способ форматирования вставленного элемента (оставить исходное форматирование или перенести форматирование назначения).

Удалить элементы из буфера обмена. Когда вы поместите курсор на элемент в столбце буфера обмена, справа появится маленькая стрелка. Нажмите на него и укажите Удалить, чтобы удалить элемент из буфера обмена и освободить место для другого. Чтобы очистить весь буфер обмена, просто нажмите кнопку « Очистить все» в заголовке столбца.

Если вы предпочитаете создать резервную копию перед очисткой буфера обмена, откройте новый документ в Word (клавиши [Ctrl N]) и нажмите Вставить все в заголовке столбца. Вся коллекция будет вставлена ​​в обратном порядке к документу. После сохранения вы сможете использовать сохраненные элементы в последующих сеансах.

Настройки буфера обмена. Чтобы оптимально использовать буфер обмена, рекомендуется настроить его. Для этого нажмите кнопку « Параметры» в нижней части столбца буфера обмена. Открытый буфер обмена занимает много места для редактирования текущего документа, поэтому стоит автоматически отменить выбор Показать офисный буфер обмена и Показать офисный буфер обмена после двойного нажатия клавиш Ctrl + C. Кроме того, вы можете сузить столбец буфера обмена, поместив курсор мыши на его правый край и перетащив его влево.

Установите флажок Собирать, не показывая буфер обмена Office . Параметр « Показать буфер обмена Office» на панели задач обычно является излишним, но при копировании полезно показывать состояние рядом с панелью задач . Буфер обмена будет отображать сообщение в области уведомлений при выполнении операции копирования. И если буфер обмена не поддерживает формат копируемого элемента, он сообщит вам, что не собрал его.

Буфер обмена

На уроке 15 мы говорили о причине появления лишних стилей. И одна из причин появления лишних стилей – это неумение правильно пользоваться таким явлением, как буфер обмена и, в частности, такой возможностью, как специальная вставка из буфера обмена.

По окончании урока вы сможете:

1. Рассказать, что такое буфер обмена
2. Применить специальную вставку из буфера обмена

Буфер обмена – это часть памяти компьютера, в которой можно сохранить информацию, которую вы скопировали. По мере необходимости скопированную информацию можно извлекать из буфера обмена и вставлять в выбранное нами место.

1. Буфер обмена. Возможности буфера обмена

Скачайте документ тут. Откройте документ.

1. Выделяем текст (см. Урок 2. Выделяем текстовую информацию в документе)
2. Копируем текст в буфер обмена. Выбирайте, каким способом вы это сделаете:

1. Разыскать место, куда вы будете вставлять скопированный текст. Это может быть другое место в документе или новый документ, в который вы собираете информацию из разных источников.
2. Вставить текстовую информацию из буфера обмена. Выбирайте, каким способом вы это сделаете:

Скопированную информацию можно вставлять много раз.

Буфер обмена един для всех программ, установленных на компьютере. Вы можете скопированный текст вставить в графический редактор Visio или CorelDraw. Скопированная информация храниться в буфере обмена, до тех пор, пока вы не скопируете что-нибудь новое. Новое затирает старое.

Но у офисных программ есть замечательная особенность: сохранение в буфере обмена до 24 (!) фрагментов. Причём, не важно каких: размер, вид, объём – всё это не важно. Одно копирование – один фрагмент. Воспользуемся этой особенностью.

1. Лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка группы. Откроется окно Буфера обмена.
2. Выберите команду Параметры → Установите галочки:

• Собирать данные без отображения буфера обмена Office
  Данные в количестве до 24 фрагментов будут собираться в буфере обмена вне зависимости открыто окно Буфера обмена или нет. Если вы скопировали больше 24 раз, то информация, скопированная первой, исчезнет, и так по кругу.
  Интересная особенность: если вы копируете информацию в другой неофисной программе (например, вы работаете в графическом редакторе), то эта информация в количестве до 24 фрагментов будут собираться в буфере обмена Office. Тогда как в программе, в которой вы работаете в настоящий момент, будет доступен только последний скопированный фрагмент.
  Если бы вы знали, как часто меня выручала информация, собранная в буфере обмена Office!

• Показать значок буфера обмена Office на панели задач

Ваша картинка может отличаться от моей (операционная система другой версии, другие цвета)

Буфер обмена настраивается один раз. Если вы закроете окно Буфера обмена, то настройки сохраняться. Закрывается Буфер обмена повторным щелчком ЛМ по кнопке группы (Лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка группы):Если вам необходимо вставить фрагмент, скопированный ранее, то откройте окно Буфера обмена (вы уже знаете, как это делается). Далее из списка скопированный фрагментов выберите нужный вам фрагмент и щёлкните на нём ЛМ – фрагмент вставиться из буфера обмена.

Обратите внимание: на выбранном вами фрагменте появляется кнопка выпадающего меню. Щёлкните ЛМ по кнопке выпадающего меню и вы увидите две команды на выбор: Вставить и Удалить. Командой Удалить вы удаляете этот фрагмент из буфера обмена:

2. Буфер обмена. Специальная вставка

Очень часто нам бывает нужна операция «Скопировать из документа – вставить в новый документ». Даже очень часто. Но эта операция является причиной появления лишних стилей в документе (см. Урок 15. Лишние стили текста). Ведь вместе с текстом мы копируем символ конца абзаца, а именно он заключает в себе всю характеристику абзаца (Стиль абзаца).

Если нам нужно вставить один абзац, то можно, перетаскивая мышку, выделить текст без символа конца абзаца, скопировать и вставить в новый документ, что мы и делали на Уроке 15. А если нам нужно скопировать несколько абзацев? Ведь в этом случае мы поневоле копируем символы конца абзаца, а с ними тащим в наш новенький чистенький документ кучу ненужных нам стилей, в чём мы уже с вами убедились на прошлом уроке. В этом случае нас выручит специальная вставка буфера обмена.

Скачайте документ тут

Вы открыли Учебный файл_Специальная вставка?

1. Выделите весь текст (см. Урок 2. Я предпочитаю тройной щелчок ЛМ по полосе выделения)
2. Скопируйте весь текст любым известным вам способом (я предпочитаю сочетание клавиш Ctrl+C).
3. Создайте новый документ (я уже не напоминаю, что режим «Непечатаемые символы» и рабочее окно Стили должны быть заданы всегда).
4. Лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка Вставить → чёрный треугольник выпадающего меню.
   Раскроется меню Параметры вставки:

Пройдитесь курсором по четырём кнопкам в раскрывшемся окне параметры вставки.

Первая кнопка

В этом случае мы притащим в новый документ все стили текста, которые только есть в старом документе. Оно нам надо?

Вторая кнопка даёт такую картину:Третья кнопка  даёт такую картину:

Как видите, есть риск получить в список стилей Встроенный стиль.

Четвёртая кнопка  даёт такую картину:

Как видите:

• Новые стили в области задач Стили не появились,
• Автоматическая нумерация списков превратилась в обычный текст.

Выбирайте, какой кнопкой специальной вставки Буфера обмена вы будете пользоваться.
Я предпочитаю кнопку
На мой взгляд, она самая безопасная в смысле «недопущения» в новый документ ненужных мне стилей.

Вы можете возразить: А как же превращённая в текст автоматическая нумерация? С этим явлением мне помогает справиться моя любимая команда Заменить. Возможности этой команды очень велики и, честно, до конца мной не изучены. Я сомневаюсь, что за один урок расскажу вам о возможностях команды Заменить.

Теперь вы сможете:

1. Рассказать, что такое буфер обмена
2. Применить специальную вставку из буфера обмена