Ms office excel бухгалтерия

Фиксируйте свои лучшие моменты с помощью наших премиум-шаблонов фотоальбомов.

СКАЧАТЬ ШАБЛОНЫ СЕЙЧАС.

Домашняя бухгалтерия

Данный шаблон предназначен для учета денежных средств

Excel

Скачать

Поделиться

Нужно быстро сортировать и сопоставить данные из разных таблиц? Отыскать ошибку в уже заполненных ячейках? Сформировать сводную таблицу с итоговыми показателями? Мы собрали полезные инструменты, приемы и функции из программы Excel, которые можно выполнить за пару кликов.
Бухгалтерия в Excel становится намного проще, если использовать несколько полезных приемов, которые смогут ускорить работу с данными. Узнайте, чем может быть полезен Excel для бухгалтера в примерах, которые мы подготовили.

1.Автозаполнение формул в таблице Excel

Кроме непосредственных обязанностей бухгалтеру могут добавить функции по подготовке коммерческих предложений, расчета договорных цен и прочее. Для выполнения расчетов необходимо применять различные коэффициенты и поправки, а также конвертировать цены. И главное, выполнять все действия быстро и без ущерба обязанностям. Эксель для бухгалтера поможет в подготовке основного документа, который можно выполнять на рабочем листе, а дополнительные расчеты на отдельных. Так, пересчитывая курс, в одной ячейке можно указать цену, во второй курс валюты, а в третьей задать формулу пересчета (= первая ячейка * вторая ячейка), далее нажать Enter и получить цену. В первом листе в нужной ячейке можно поставить “=”, перейти на второй лист и указать третью ячейку с итогом. Опять нажать Enter и получить результат. Если необходимо провести такие расчеты по большому количеству пунктов, где изменяется только цена, то можно воспользоваться фундаментальным приемом Excel — автозаполнение формул, или протягивание. Возможность протягивать формулы — одно из базовых функций программы. Она автоматизирует процесс подсчета данных в таблице, без многократного прописывания одной и той же формулы. Выполнять протягивание формул можно следующим образом. В строке формул ставим равно и ссылку на ячейку из таблицы с исходными данными (=А3). После этого получим просто дублирование значения из таблицы. При протягивании этой ячейки получится копия таблицы с данным, которые будут изменяться соответственно со сменой информации в исходной таблице. Это пример протягивания ячеек без фиксирования диапазонов.

Можно закрепить ссылку, чтобы оставить ее неизменной при протягивании полностью, по строке или по столбцу. Фиксирование выполняется в строке формул с помощью знака $. Этот знак ставят перед той частью координат в ссылке, которую необходимо зафиксировать: $ перед буквой – фиксирование по столбцу — $С1 $ перед цифрой – фиксирование по строке — С$1 $ перед буквой и цифрой – полное фиксирование ячейки — $С$1.

2.Подсчет календарных дней

Excel может стать незаменимым помощником даже в таких простых действиях, как подсчет календарных дней. Бухгалтеру необходимо точно знать сколько дней было в том или ином периоде, чтобы рассчитать проценты, размер пени, неустойки, кредита и тому подобное. Если это небольшой отрезок времени, то его просто посчитать, воспользовавшись календарем, но для выполнения постоянных расчетов такой формат достаточно неудобен. В таких ситуациях приходит Excel в помощь бухгалтеру. Чтобы выполнить расчеты, необходимо выделить три свободных ячейки в таблице. В одну нужно записать начальную дату, во вторую конечную, а третью оставить пустой для получения результатов.
Рекомендация: набирайте дату на цифровой части клавиатуры так: 12/10/2016. Программа сама превратит введенные данные в формат даты и получится 12.10.2016. Далее выбираем третью ячейку и жмем “Вставить функцию”, вы можете найти ее по значку ¶x. После нажатия всплывет окно “Мастер функций”. Из списка “Категория” выбираем “Дата и время”, а из списка “Функция”— “ДНЕЙ360” и нажимаем кнопку Ок. В появившемся окне нужно вставить значения начальной и конечной даты. Для этого нужно просто щелкнуть по ячейкам таблицы с этими датами, а в строке “Метод” поставить единицу и нажать Ок. Если итоговое значение отражено не в числовом формате, нужно проверить формат ячейки: щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из меню “Формат ячейки”, установить “Числовой формат” и нажать Ок. Еще можно выполнить подсчет дней таким способом: в третьей ячейке набрать = ДНЕЙ 360 (В1; В2; 1). В скобках необходимо указать координаты двух первых ячеек с датами, а для метода поставить значение единицы. При расчете процентов за недели можно полученное количество дней разделить на 7. Также к дате можно прибавлять и отнимать любое количество дней. Чтобы это выполнить, нужно в одной ячейке написать дату, во второй разместить знак равенства, затем щелкнуть по ячейке с датой и набрать “+” или “-” и требуемое количество дней.

3.Сортировка данных

Очень удобная функция, которая позволяет разместить данные по возрастанию/убыванию. Также сортировать данные можно и для упорядочивания записей по дате. Для выполнения этого действия необходимо выбрать область, которая требует сортировки. Затем можно нажать кнопку “Сортировка по возрастанию” в верхнем ряду меню “Данные”, ее вы найдете по знаку “АЯ”. Ваши данные разместятся от меньшего к большему по первому выделенному столбцу.

Таблицы Эксель для бухгалтера позволяют сортировать данные, начиная с первого выделенного столбца. Если вы выделили ячейки слева направо, то последовательность будет выполнена в крайнем левом столбце. Если справа налево, то в правом. Если данные нужно сортировать по среднему столбцу, то можно использовать меню “Данные” — пункт “Сортировка” — “Сортировка диапазона”. В разделе “Сортировать по” необходимо выбрать столбец и тип сортировки.

4.Работа с длинными таблицами

Таблицы Excel для бухгалтера — многофункциональный рабочий инструмент, который содержит множество информации для ведения отчетности и выполнения текущих расчетов. При печати таблицы, которая не умещается на один лист, можно разместить ее “шапку” на каждой отдельной страничке, что облегчит поиск необходимых данных. Для этого нужно выбрать в меню “Файл”— “Параметры страницы” и закладку “Лист”. Размещаем курсор на “Сквозные строки” или “Сквозные столбцы” и в таблице кликаем на строки, которые нужно разместить на каждом листе. Также для работы с такими документами можно использовать колонтитулы. В них отмечают необходимые данные, такие как дата, номера листов, имя составителя и прочее. Настройка колонтитулов доступна в “Параметрах страницы” — “Колонтитулы”. Там доступны готовые варианты разметки или возможность добавления собственного. Кроме полезных приемов по работе в Эксель, бухгалтеру необходимо освоить его горячие клавиши.

5.Сопоставление показателей за разные периоды

Часто данные за разные годы, кварталы, месяцы приходится сравнивать. Чтобы их сопоставить, нужно выбрать критерий — уникальный показатель для каждой единицы учета, например, артикул. Для этого используем функцию “ВПР” (“VLOOKUP”), которая к значениям по заданному критерию из первой таблицы подберет соответствующие из второй таблицы.

Чтобы сравнить, например, цены на товары, следуйте алгоритму:
На панели инструментов заходим в функции(“fx”) и выбираем “ВПР”. В появившемся окне указываем для нее аргументы:

• Искомое значение — критерий;
• Таблица — диапазон данных из второй таблицы, среди которых нужно найти соответствующие;
• Номер столбца — диапазон данных, к которым будут подбираться соответствующие;
• Интервальный просмотр — это степень соответствия, нам нужно точное, поэтому выбираем 0.

Копируем формулу до конца столбца. Сообщение ”#Н/Д” значит, что для указанного артикула во второй таблице значений не обнаружено.

6.Поиск показателей, соответствующих условиям

Возможности Excel облегчают поиск нужных данных. Разберем на примере поиска задолженности контрагента. Для этого:

• Рядом с таблицей, в которой будем искать, добавляем таблицу с условиями поиска. Для этого копируем шапку и в соответствующие столбцы вводим критерии поиска, используя знаки сравнения: «>», «<», «=».
• Заходим на вкладку “Данные” и выбираем пункт “Фильтр — Дополнительно”.

В открывшемся окне указываем:

• Исходный диапазон — полностью таблица, в которой будем искать;
• Диапазон условий — таблица с критериями поиска.

В результате получим значения, которые соответствуют заданным условиям.

7.Поиск ошибок в таблицах

Поиск опечаток и ошибок в таблицах работа долгая и скучная. Чтобы ускорить процесс, воспользуйтесь возможностями электронных таблиц Excel: Заходим на вкладку “Данные” и выбираем пункт “Проверка данных”.

В появившемся окне указываем:

• Тип данных — выбираем “список”;
• Источник — выделяем диапазон с образцовым списком.

В первом столбце таблицы появится кнопка “Список”. Ею можно пользоваться, чтобы в дальнейшем вводить данные без ошибок.

Далее выбираем пункт “Проверка данных — Обвести неверные данные” и ячейки, в которых есть опечатки, будут выделены овалом.

8.Формирование сводной таблицы

Подведение итогов за какой-то период — неотъемлемая часть работы бухгалтера. Формирование сводной таблицы с итоговыми показателями значительно упростит дело.

Для этого следуйте инструкции:

• Полностью выделяем диапазон с таблицей, переходим на вкладку “Вставка” и выбираем пункт “Сводная таблица”.
• В появившемся окне выбираем опцию “Поместить отчет на новый лист”.
• Заходим на новую вкладку и выбираем поля для новой таблицы.
• Для подведения итогов, выбираем диапазон данных за нужный период, кликаем правой кнопкой мышки и выбираем пункт “Группировать”.

9.Выбор показателей в пределах лимита

Чтобы отобрать расходы в пределах установленного лимита, нужно выполнить в Excel следующие действия:

• Заходим на вкладку “Файл”, выбираем пункт “Параметры Excel – Надстройки”.
• В открывшемся окне ставим галочку напротив пункта “Поиск решения” и кликаем “Ок”( надстройка “Поиск решения”появится на вкладке “Данные”).

В свободной ячейке рядом с таблицей указываем предельную сумму(S1), а ниже находим S2. Для этого используем формулу “=СУММПРОИЗВ(Диапазон1*Диапазон)”, где: Диапазон1 — столбец со значениями, среди которых мы подбираем нужные; Диапазон2 — столбец, где будет указано, какие значения нужно сложить. Ниже находим разность S1 и S2 по формуле “=ABS(S1-S2)”. Переходим на вкладку “Данные”, выбираем пункт “Поиск решения”.

В открывшемся окне указываем:

• Установить целевую ячейку: ячейка с формулой “=ABS(S1-S2)”;
• Равной: минимальному значению;
• Изменяя ячейки: Диапазон2 — столбец, где будет указано, какие значения нужно сложить; Ограничения: добавляем для Диапазон2 и выбираем опцию “бин” (“двоич”).

Кликаем “Найти решение” или “Выполнить”и сохраняем результат. Напротив нужных сумм увидим единицы, напротив ненужных – нули.
При сложении отобранных программой значений получим число, максимально приближенное к предельному значению.

10.Определение влияния изменения данных на конечный расчет

А теперь научимся отслеживать, как изменение данных отражается на конечном расчете, на примере сметы расходов:

• Заходим на вкладку “Формулы” и выбираем пункт “Окно контрольного значения”.
• В открывшемся окне выбираем “Добавить контрольное значение” и указываем ячейку с итоговой суммой. Можно добавить сразу несколько контрольных показателей.
• Теперь при переходе на другой лист контрольное окно будет оставаться на экране. При изменении данных на других листах будет сразу видно, как это влияет на итоговые показатели.

11.Функция ЕСЛИ и выпадающий список

Одна из самых востребованных функций в Excel – функция ЕСЛИ. Она возвращает результат (значение или другую формулу) в зависимости от условия.
Функцию ЕСЛИ создают по такому синтаксису: ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; [значение_если_ложь])
Лог_выражение – это условие, которое нужно проверить.
Значение_если_истина – это то, что должно появиться в ячейке, если текст или цифра отвечают указанным требованиям.
Значение_если_ложь – то, что появится в ячейке, когда определится, что данные не соответствуют заданным параметрам.
Пример: =ЕСЛИ(В2>200;”Ок”;”Удалить”)

Функция проверяет ячейку В2 и сравнивает ее с логическим выражением – “>200”. Если истинное значение содержит цифру больше 200, то в столбце С появляется значение “Ок”, если меньше – “Удалить”.

Выпадающий список в Excel можно создать за пару кликов. Для этого необходимо:
1.Открыть таблицу с данными, которые нужно добавить в выпадающий список. Для версии Excel 2003 и более ранних делайте это через меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define).
2.Для версий Excel 2007 и моложе нужно кликнуть на вкладку “Формулы”- “Диспетчер имен” и “Создать”. Введите название позиций (например Счета на оплату услуг), которые хотите сгруппировать и подтвердите его через “Ок”. Важно: имя должно быть без пробелов и начинаться с буквы.
3.Выделить ячейки, которые должны стать выпадающим списком. Выберите меню из вкладки “Данные” — “Проверка” (Data — Validation). Из предложенного списка выберите “Тип данных”, введите строку “Источник”= название вашего диапазона Счета на оплату услуг. Готово!

12.Набор горячих клавиш Excel, без которых вам не обойтись

Применение этих сочетаний клавиш в Excel ускорит работу и поможет в выполнении анализа данных, построении графиков и форматировании таблиц.
F4 — при вводе формулы, регулирует тип ссылок (относительные, фиксированные). Можно использовать для повтора последнего действия.
Shift+F2 — редактирование примечаний
Ctrl+; — ввод текущей даты (для некоторых компьютеров Ctrl+Shift+4)
Ctrl+’ — копирование значений ячейки, находящейся над текущей (для некоторых компьютеров работает комбинация Ctrl+Shift+2)
Alt+F8 — открытие редактора макросов
Alt+= — суммирование диапазона ячеек, находящихся сверху или слева от текущей ячейки
Ctrl+Shift+4 — определяет денежный формат ячейки
Ctrl+Shift+7 — установка внешней границы выделенного диапазона ячеек
Ctrl+Shift+0 — определение общего формата ячейки
Ctrl+Shift+F — комбинация открывает диалоговое окно форматирования ячеек
Ctrl+Shift+L — включение/ отключение фильтра
Ctrl+S — сохранение файла (сохраняйтесь как можно чаще, чтобы не потерять ценные данные).

Использование горячих клавиш и полезных приемов в Excel упростят и ускорят вашу работу только при условии того, что вы уже на достаточном уровне владеете этой программой. Если вы хотите повысить свой уровень и эффективнее использовать электронные таблицы вести бухгалтерский учет в Эксель, то можете бесплатно скачать книгу Макросы в Excel для новичков — схемы создания и применения, в которой уделено внимание вопросам повседневного использования Эксель в бухгалтерии. Книга подойдет как новичкам, так и опытным пользователям программы, которые хотят повысить свою квалификацию.

Одним из наиболее существенных изменений в ведении бухгалтерского учета на предприятиях в последнее время является широкое использование автоматизации и различных программных продуктов. Эго позволяет существенно уменьшить трудоемкость различных процессов. Однако здесь есть и несколько отрицательных моментов.

Во-первых, стоимость таких программ, особенно для малых предприятий или таких, которые только начинают свою деятельность, довольно высока. Кроме того, они довольно сложны в освоении и требуют от бухгалтеров значительного времени на их освоение и изучение. Одним из вариантов, с одной стороны, автоматизации ведения бухучета, а с другой стороны — удешевления этого процесса и упрощения его для отдельных бухгалтеров является использование возможностей Microsoft Excel.

Бухгалтерия на Microsoft Excel — это не просто временное решение в начале деятельности предприятия, но и достаточно реальная альтернатива для малых предприятий. Она имеет определенные преимущества по сравнению со специализированными программами.

В первую очередь, это гибкость настройки отдельных параметров для каждого конкретного предприятия, возможность взаимосвязи с другими видами учета и делопроизводства, информативность Кроме того, возможности Microsoft Excel позволяют использовать собранную информацию для финансового анализа, планирования и прогнозирования дальнейшей деятельности предприятия.

Поскольку большинству бухгалтеров, как правило, необходима дополнительная информация о компьютерах и особенностях использования конкретных программ, данная книга имеет своей целью не только наглядно показать основные аспекты ведения бухучета с использованием возможностей Microsoft Excel, но и дать читателям общее представление об этой программе.

Настоящая книга основана на использовании программы Microsoft Office Excel. Вместе с тем следует отметить, что если другие программные продукты из пакета программ Microsoft Office с выходом их новых версий подвергаются значительным изменениям, то интерфейс и набор базовых возможностей программы Excel в основном остаются без изменений. Поэтому те вопросы, которые мы будем рассматривать в этой книге, применимы ко всем последним версиям Excel.

Так как в предыдущей публикации прозвучал интерес к тому, как я веду бухгалтерию в Экселе, то, как и обещала, подготовила краткий обзор.

Сразу предупрежу, что, возможно, для человека, который Эксель в глаза не видел, будет что-то не совсем понятно. Но мне кажется, большинство тут все-таки знакомы с этой программой и какие-то минимальные навыки имеют.

Итак.

Создаем новую книгу. По умолчанию в ней сразу создано 3 листа.

Переименуем их в «Доходы», «Расходы» и «Годовая отчетность» (у меня еще добавлен почтовый бланк для удобства оформления посылок).

На листе «Доходы» создаем таблицу с такими столбцами: месяц, число, комментарий, сумма. верхнюю строчку можно выделить цветом и зафиксировать.

Далее вводим сразу все 12 месяцев (на каждый отводим по 5-6 строк, потом можно добавить новые по мере необходимости). То есть создаем эдакую «рыбу», которую потом будем заполнять по мере поступления наших доходов:)

Ячейкам с деньгами проставляем формат ячейки «денежный» с рублями и 2 знаками после запятой.

Изначально в таблице все по нулям, но я заполнила тестовыми цифрами, чтобы было нагляднее. В комментариях пишем имя покупателя.

Аналогичную таблицу создаем на листе «Расходы». в комментариях пишем статьи расходов.

При необходимости добавления дополнительных строк нужно выделить пустые строки, кликнуть правой кнопкой мыши и нажать вставить. Очень важно, чтобы в выделенные строки не попала строка «итого», тогда у вас ничего не собьется.

Затем на листе «Годовая отчетность» создаем вот такую таблицу. Серым закрашены те ячейки, которые нам не понадобятся.

Так как у меня ИП на УСН (доходы без учета расходов), поэтому ставка 6%.

ОПС — обязательное пенсионное страхование.

ОМС — обязательное медицинское страхование.

В 2017 году эти страховые взносы (для ИП) составили 23400 р (опс) и 4590 р (омс).

Так как налоги и взносы мы должны уплачивать поквартально, то суммы взносов мы делим на 4 (по количеству кварталов) и заполняем соответствующие ячейки. Для этого, в той ячейке, что мы хотим заполнить, мы ставим «=», потом кликаем на ту ячейку, со значением которой мы будем работать (ее рамка начнет мигать пунктиром) и потом пишем нужное нам действие (в данном случае «/4» — деление на 4).

Так как суммы взносов меняются каждый год, то в следующем году нам нужно будет только поменять общую сумму, и она сама изменится во всех кварталах.

Получаем вот такое:

Важно помнить, что эти суммы обязательны к уплате в любом случае, даже если ваше ИП ушло в минус, даже если вы вообще не вели никакой деятельности.

Если ИП открыто не с начала года, то идет перерасчет, в интернете не проблема найти соответствующие калькуляторы.

Хочу заметить для тех, кто, возможно, начал ворчать, мол «вот опять государство у нас поборами занимается, малый бизнес душит». Обязательные страховые взносы дают возможность вам вызвать, например, скорую для ваших детей, и заплатить пенсию вашим родителям, в конце концов, это ваша будущая пенсия. Так что, это все не «деньги на ветер».

Далее заполняем ячейки с приходом. Для этого ставим = в январе:

И кликаем на наш лист «Доходы», где выбираем значение «Итого» января и нажимаем enter.

И вуаля, в нашей отчетности появилось значение января.

Аналогичным образом, очень внимательно и аккуратно, проставляем значение доходов и расходов за все три месяца. Так как сделать это придется один раз, то лучше не торопиться и все проверить.

Значение прибыли находим как разницу: доходы — расходы.

Далее находим общие суммы по нашим столбцам (доходы, расходы, прибыль) за первый квартал.

Далее, считаем налог на доходы. Он равен 6% от суммы доходов.

Теперь самое интересное.

Все-таки, наше государство не зверь) И позволяет уменьшить сумму налога на сумму уже уплаченных взносов (ОПС и ОМС). Поэтому мы считаем, превышает наш налог эти взносы или нет. Формула такая: налог — опс — омс.

Получаем отрицательное значения. Значит, ура, в этом квартале мы налог не платим и спим спокойно. Напомню, что налог подлежит к уплате не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Далее аналогичным образом заполняем значения доходов, расходов и прибыли для 2-го квартала.

Но так как декларация потом заполняется не по каждому кварталу отдельно, а нарастающим итогом за: 1 квартал, полгода, 9 месяцев и год, то мы находим итоговую сумму для полугодия. Для этого суммируем значения 1 и 2 кварталов.

Получаем цифры за полугодие. Но «налог к уплате» за полугодие находим не суммированием налогов за оба квартала, а как и раньше, по формуле: налог — опс — омс.

И снова ура, мы не должны платить государству налог.

Чтобы было интереснее, для следующих месяцев я проставила цифры побольше, чтобы дойти, наконец, до ситуации, когда налоги придется платить

Заполняем данные третьего квартала. Подводим итого и видим, что налог нам уже светит.

Но! Так как отчетность у нас идет, напомню, нарастающим итогом за 9 месяцев, то мы пока не паникуем и считаем итого за три квартала.

Получаем результат:

И, как видим, от налога мы снова освобождены. Это произошло потому, что в первых двух кварталах наши страховые взносы существенно превышали наш налог.

Идем дальше.

Заполняем данные 4-го квартала.

Подводим итого за год:

Считаем наши 6%.

И находим сумму налога к уплате (напомню, «налог — опс — омс»). И вот тут получается, что, наконец, наш налог к уплате пришел в плюс, наши страховые взносы его не перекрыли, и мы должны будем его уплатить.

Но это еще не все:)

Как видно, наш суммарный годовой доход получился больше 300 тыс. рублей, поэтому мы должны будем заплатить в пенсионный фонд 1% от суммы превышения. То есть, формула такая: (наш доход — 300 000) * 0,01.

Получаем 1901р.

В итоге государству за год мы должны будем заплатить: 23400р (ОПС) + 4590р (ОМС) + 1416р (налог на доходы) + 1901р (ОПС) = 31307р.

Вот в целом и все:)

На первый взгляд, может показаться сложно, но на самом деле, если заранее проставить все формулы и связи между ячейками, все будет считаться автоматически. Вам нужно будет только фиксировать приход и расход денег.

Потом еще и графики можно будет строить. Как ваша прибыль растет и растет из года в год

Также важно помнить, что сроки уплаты всех налогов и взносов регламентированы и за просрочку — штраф, начинает «капать» пеня. Вся информация по срокам есть на сайте налоговой, да и в интернете информации много.

Еще добавлю, что так как мне, например, не очень удобно каждый квартал возиться с платежками в фонды, я плачу сразу все взносы целиком в начале года. Это не возбраняется, разделение по кварталам сделано, чтобы снизить финансовую нагрузку на плательщика (то есть на нас). Но мне так проще. Сразу в начале года заплатить крупную сумму, зато потом не думать об этом. Я и налоги до 4-го квартала не плачу, так как ранее уплаченные взносы их перекрывают. Так как в январе у меня в «казне» денег после новогодних праздников, как правило, больше, чем летом, то такая схема удобна.

И если кому интересно, почтовый бланк выглядит так:

Буду рада, если эта информация пригодится.

Удачи в творчестве и в бизнесе!

Если вы не успели оплатить этот взнос до 31го декабря, то уже в следующем налоговом периоде вы уплачиваете и налог (1416р), и этот взнос (1901р), но потом пишете заявление в налоговой, чтобы этот взнос вам зачли в счет уплаты будущих налогов. Таким образом, это будет ваш налоговый вычет на будущий год.

Цель занятия: рассмотреть особенности решения бухгалтерских задач в электронных таблицах.

Общие положения

При решении бухгалтерских задач, которые будут предложены вам в данном курсе, используется следующая последовательность действий:

1. В условии задачи приводятся описания хозяйственных операций
2. На основании условия задачи нужно составить журнал хозяйственных операций с указанием проводок и сумм, по журналу нужно посчитать сумму
3. На основании журнала нужно открыть счета главной книги и разнести данные журнала по счетам, вычислив обороты по дебету и кредиту и остатки
4. На основании данных главной книги нужно составить оборотно-сальдовую ведомость

В некоторых случаях, в частности, это касается итоговой задачи, на основании оборотно-сальдовой ведомости и главной книги нужно будет составить формы бухгалтерской отчетности.

Использование электронных таблиц облегчает работу, позволяет избежать ошибок, а если ошибка, всё же, допущена, упрощает её поиск. Кроме того, вы должны будете отправлять решения задач в виде файлов электронных таблиц в формате .xls или .xlsx. Эти форматы поддерживают все среды работы с электронными таблицами, о которых здесь пойдёт речь. Вы можете выбрать ту из них, которая покажется вам удобнее, или к которой у вас есть доступ.

• Microsoft Excel входит в состав платного пакета Microsoft Office (http://office.microsoft.com/ru-ru/).
• OpenOffice.org Calc входит в бесплатный офисный пакет Apache OpenOffice (http://www.openoffice.org/download/index.html)
• Таблицы Google бесплатно доступны при наличии учетной записи Google (https://drive.google.com)

Эти среды очень похожи, однако, в них присутствуют некоторые различия.

Задача

Рассмотрим простую задачу, решить которую можно, пользуясь материалами
«Бухгалтерский учет в РФ»
:

При решении подобных задач, если не указано иное, можно пользоваться счетами первого порядка (синтетическими счетами), то есть, например, для отражения регистрации уставного капитала использовать счета 80 и 75 без указания субсчетов и аналитики, для отражения поступления материалов — счет 10, так же без указания субсчетов и аналитики. В некоторых случаях по счёту формируется развернутое сальдо. То есть, на одном субсчете этого счета может получиться дебетовый остаток, на другом — кредитовый, при этом их нельзя свести к одному остатку. В подобных ситуациях нужно будет пользоваться этими субсчетами и, соответственно, отражать в главной книге и в оборотно-сальдовой ведомости каждый субсчет. В итоге эти развернутые сальдо попадают в бухгалтерский баланс по разным статьям.

При проверке задач используются две формы контроля:

1. После решения задачи нужно будет ввести контрольные показатели в форму, напоминающую форму, используемую при тестировании.
2. Кроме того, нужно будет отправить файл в формате .xls или .xlsx с решением задачи

Microsoft Excel

После запуска Microsoft Excel автоматически создаёт новую книгу, в которой содержится три листа,
рис.
7.1.

Ярлыки листов находятся в нижней части окна. Каждый лист — это большая таблица, ячейками которой можно пользоваться для размещения в них данных и формул. Листы можно переименовывать, сделав двойной щелчок по ярлыку и введя новое имя листа. Добавлять листы можно, щёлкнув по ярлыку Вставить лист, который расположен после самого правого листа. Для удаления или копирования листа можно воспользоваться контекстным меню листа, вызываемым щелчком правой кнопки мыши по ярлыку.

Адрес ячейки по умолчанию складывается из имени столбца (буквы) и имени строки (цифры) и. Ячейка, отмеченная рамкой (на
рис.
7.1 это ячейка B3), называется активной ячейкой. Выделить ячейку можно щелчком мыши или перемещением по таблице с помощью клавиш-стрелок. Для выделения нескольких ячеек можно щёлкнуть мышью в верхнюю левую ячейку нужного диапазона, и, не отпуская левую кнопку мыши, перетащить указатель к правой нижней ячейке. Диапазоны ячеек именуются в соответствие с их левой верхней и правой нижней ячейками. Например, А1:C7.

Если мы начнём вводить что-либо с клавиатуры, вводимые данные попадут в ячейку. При вводе данных в ячейку можно пользоваться не только непосредственным вводом в неё, но и строкой формул, расположенной над таблицей. Если в ячейке уже есть какие-то данные, то ввод новых данных сразу после выделения ячейки приведет к потере предыдущих данных. Для того чтобы исправить данные в ячейке удобно сначала выделить ячейку, а потом щёлкнуть в строку формул и исправлять данные там. По ячейке можно сделать двойной щелчок, тогда данные можно исправить непосредственно в ячейке.

Если в ячейке содержится формула, вычисляемая на основе данных других ячеек, то в ячейке отображается результат вычисления формулы, при выделении этой ячейки в строке формул можно увидеть формулу.

Если начать ввод данных в ячейку со знака «=», то всё, что мы вводим, будет воспринято как формула. В формулах можно использовать обычные арифметические знаки, функции, ссылки на другие ячейки, обычные числа. Для того, чтобы ввести в ячейку ссылку на другую ячейку, нужно, при вводе формулы, щёлкнуть в нужную ячейку. Ячейка может быть расположена как на том же листе, в ячейку которого мы вводим формулу, так и на другом листе.

При вводе данных можно пользоваться некоторыми полезными приемами, такими, как автозаполнение.

Начнём работу по решению вышеописанной задачи.

Переименуем листы в соответствии с данными, которые будем на них размещать. А именно, нам нужны листы журнал операций, главная книга и оборотно-сальдовая ведомость. На
рис.
7.2 показана книга после переименования листов.

Подготовим шапку журнала операций введем в ячейки строки №3 следующие данные:

• №
• Дата
• Содержание факта хозяйственной жизни
• Д
• К
• Сумма, руб.

На
рис.
7.3 показан результат ввода

В ячейку Е2 введем текст Корреспонденция счетов.

Можно заметить, что некоторые фрагменты текста не видны. Для придания шапке журнала законченного вида мы можем менять ширину столбцов и высоту строк. Для этого нужно навести указатель мыши на границу между столбцами или строками, когда указатель изменит вид — нужно перетащить границу в нужном направлении. Если сделать двойной щелчок по границе столбца, она автоматически примет размер, соответствующий максимальному размеру текста.

Кроме того, мы можем объединять ячейки. Сначала нужно выделить ячейки, которые планируется объединить, после чего удобнее всего воспользоваться кнопкой Объединить и поместить в центре, которая расположена на ленте Главная в разделе Выравнивание.

Объединим следующие ячейки: B2 и B3, C2 и C3, D2 и D3, E2 и F2, G2 и G3 и настроим ширину столбцов. Результат вы можете видеть на
рис.
7.4.

Теперь мы можем заполнять журнал в соответствии с условием задачи. На
рис.
7.5 вы можете видеть заполненный журнал.

Обратите внимание на то, что по строке 6 журнала отражается операция, сумму которой нужно вычислить. По остальным операциям сумма указана в условии задачи. В данном случае в условии сказано, что ООО «Полёт» оплачивает 40% вклада, внося их денежными средствами на расчетный счет организации. Удобнее всего рассчитать нужную сумму непосредственно в нужной ячейке таблицы. Для этого нужно выделить ячейку G9, ввести с клавиатуры знак «=», щёлкнуть в ячейку G6, ввести оператор умножения (Shift+8), ввести 0,4 и нажать на клавишу Enter на клавиатуре. На рисунке, в строке формул, можно видеть эту формулу, в ячейке G9 отображается результат её вычисления.

Подобным образом следует поступать во всех случаях, когда вам нужно что-либо рассчитать для заполнения журнала. Если расчет оказывается достаточно сложным, есть смысл создать отдельный лист, собрать на нём все необходимые показатели, рассчитать нужное значение, после чего записать это значение в нужную ячейку журнала. Его следует записывать не обычным вводом данных, а, сначала введя знак «=», после чего перейдя на тот лист, на котором вы делали расчёт, и щёлкнув в ячейку с полученным значением.

Если какие-либо данные имеются в электронной таблице, следует пользоваться ссылками на ячейки, в которых они расположены. Это снизит количество возможных ошибок и упростит исправления, если ошибка будет обнаружена в расчёте показателя. После исправления расчёта все изменения автоматически отразятся везде, где есть ссылка на результирующую ячейку расчетов. Вручную в таблицы вводятся только те данные, которых пока нет в электронной таблице.

После ввода в журнал сведений о хозяйственных операциях нужно посчитать итог по журналу. Введем в ячейку F10 текст Итого:. Очевидно, в ячейке G10 нам понадобится сумма показателей из ячеек G4 — G9. Получить сумму можно разными способами. Первый из них удобен, когда нужно сложить содержимое 2-3 ячеек, либо расположенных последовательно, либо расположенных в разных местах книги. Он заключается в непосредственном вводе формулы с использованием оператора сложения. Например, в нашем случае можно воспользоваться формулой следующего вида: «=G4+G5+G6+G7+G8+G9». Уже сейчас она достаточно длинна, если бы нам нужно было сложить содержимое нескольких десятков ячеек, формула стала бы чрезмерно длинной. Поэтому здесь мы воспользуемся одной из встроенных функций Microsoft Excel. Это функция СУММ. Она суммирует содержимое ячеек из переданного ей диапазона.

Для того, чтобы воспользоваться формулой, выполним следующее: выделим ячейку G10, введем знак «=», после чего введем СУММ (можно символами нижнего регистра) и знак открывающей скобки «(» (Shift+9). Теперь выделим мышью нужный диапазон ячеек (G4:G9), введем знак закрывающей скобки «)» (Shift+0) и нажмем Enter. На
рис.
7.6 вы можете видеть процесс ввода формулы.

При вводе формул действует система подсказок.