Ms excel печать документов это

Зачастую конечной целью работы над документом Excel является его распечатка. Но, к сожалению, не каждый пользователь знает, как выполнить данную процедуру, особенно если нужно вывести на печать не все содержимое книги, а только определенные страницы. Давайте разберемся, как производить распечатку документа в программе Excel.

Читайте также: Печать документов в MS Word

Вывод документа на принтер

Прежде, чем приступать к распечатке любого документа, следует убедиться, что принтер правильно подключен к вашему компьютеру и произведена необходимая его настройка в операционной системе Windows. Кроме того, наименование устройства, на котором вы планируете производить печать должно отображаться через интерфейс Эксель. Для того, чтобы убедиться в правильности подключения и настройки, перейдите во вкладку «Файл». Далее переместитесь в раздел «Печать». В центральной части открывшегося окна в блоке «Принтер» должно отображаться наименование того устройства, на котором вы планируете распечатывать документы.

Но даже, если устройство правильно отображается, это ещё не гарантирует, что оно подключено. Данный факт означает только то, что оно правильно настроено в программе. Поэтому перед выполнением распечатки убедитесь, что принтер включен в сеть и подсоединен к компьютеру посредством кабеля или беспроводных сетей.

Способ 1: печать всего документа

После того, как подключение проверено, можно приступать к распечатке содержимого файла Excel. Проще всего распечатать документ целиком. С этого мы и начнем.

1. Переходим во вкладку «Файл».



2. Далее перемещаемся в раздел «Печать», нажав на соответствующий пункт в левом меню открывшегося окна.



3. Запускается окно распечатки. Далее переходим к выбору устройства. В поле «Принтер» должно отображаться наименование именно того устройства, на котором вы планируете производить печать. Если там отображается наименование другого принтера, нужно кликнуть по нему и из выпадающего списка выбрать удовлетворяющий вас вариант.



4. После этого перемещаемся к блоку настроек, расположенному ниже. Так как нам нужно распечатать все содержимое файла, кликаем по первому полю и выбираем из открывшегося списка пункт «Напечатать всю книгу».



5. В следующем поле можно выбрать, какой именно тип распечатки производить:
   • Односторонняя печать;
   • Двусторонняя с переворотом относительно длинного края;
   • Двусторонняя с переворотом относительно короткого края.

   Тут уже нужно производить выбор в соответствии с конкретными целями, но по умолчанию установлен первый вариант.



6. В следующем пункте предстоит выбрать, разбирать нам по копиям печатаемый материал или нет. В первом случае, если вы распечатаете несколько копий одного и того же документа, сразу на печать пойдут все листы по порядку: первой копии, затем второй и т.д. Во втором случае принтер распечатает сразу все экземпляры первого листа всех копий, потом второй и т.д. Этот параметр особенно пригодится в том случае, если пользователь печатает много копий документа, и значительно облегчит сортировку его элементов. Если же вы распечатываете одну копию, то данная настройка абсолютно неважна для пользователя.



7. Очень важной настройкой является «Ориентация». В этом поле определяется, в какой ориентации будет производиться печать: в книжной или в альбомной. В первом случае высота листа больше её ширины. При альбомной ориентации ширина листа больше высоты.



8. В следующем поле определяется размер печатаемого листа. Выбор данного критерия, в первую очередь, зависит от размера бумаги и от возможностей принтера. В большинстве случаев используют формат A4. Он и выставлен в настройках по умолчанию. Но иногда приходится использовать и другие доступные размеры.





9. В следующем поле можно установить размер полей. По умолчанию применяется значение «Обычные поля». При этом виде настроек размер верхнего и нижнего полей составляет 1,91 см, правого и левого – 1,78 см. Кроме того, существует возможность установки следующих видов размеров полей:
   • Широкие;
   • Узкие;
   • Последнее пользовательское значение.

   Также, размер поля можно задать вручную, как это сделать мы поговорим ниже.



10. В следующем поле настраивается масштабирование листа. Возможны такие варианты выбора этого параметра:
    • Текущий (распечатка листов с фактическим размером) – по умолчанию;
    • Вписать лист на одну страницу;
    • Вписать все столбцы на одну страницу;
    • Вписать все строки на одну страницу.



11. Кроме того, если вы хотите установить масштаб вручную, задав конкретную величину, а, не пользуясь вышеуказанными установками, то можно перейти по пункту «Параметры настраиваемого масштабирования».
    

    Как альтернативный вариант можно нажать на надпись «Параметры страницы», которая размещена в самом низу в конце перечня полей настроек.



12. При любом из вышеуказанных действий происходит переход в окно, именуемом «Параметры страницы». Если в вышеуказанных настройках можно было производить выбор между предустановленными вариантами настроек, то тут пользователь имеет возможность сам настроить отображение документа, как он захочет.

    В первой вкладке данного окна, которая называется «Страница» можно настроить масштаб, указав его точную величину в процентах, ориентацию (книжная или альбомная), размер бумаги и качество печати (по умолчанию 600 точек на дюйм).



13. Во вкладке «Поля» производится точная настройка величины полей. Помните, мы об этой возможности говорили чуть выше. Тут можно задать точные, выраженные в абсолютных величинах, параметры каждого поля. Кроме того, тут же можно установить горизонтальное или вертикальное центрирование.



14. Во вкладке «Колонтитулы» можно создать колонтитулы и настроить их расположение.



15. Во вкладке «Лист» можно настроить отображение сквозных строк, то есть, таких строк, которые будут распечатываться на каждом листе в определенном месте. Кроме того, тут же можно настроить последовательность вывода листов на принтер. Имеется также возможность вывести на печать саму сетку листа, которая по умолчанию не распечатывается, заголовки строк и столбцов, и некоторые другие элементы.



16. После того, как в окне «Параметры страницы» завершены все настройки, не забываем нажать на кнопку «OK» в его нижней части для того, чтобы сохранить их для распечатки.



17. Возвращаемся в раздел «Печать» вкладки «Файл». В правой части открывшегося окна расположена область предпросмотра. В ней отображается та часть документа, которая выводится на принтер. По умолчанию, если вы не производили никаких дополнительных изменений в настройках, на печать должно выводиться все содержимое файла, а значит, в области предпросмотра должен отображаться весь документ. Чтобы убедиться в этом, можно прокрутить полосу прокрутки.



18. После того, как те настройки, которые вы считаете нужным установить, указаны, жмем на кнопку «Печать», расположенную в одноименном разделе вкладки «Файл».



19. После этого все содержимое файла будет распечатано на принтере.

Существует и альтернативный вариант настроек печати. Его можно осуществить, перейдя во вкладку «Разметка страницы». Элементы управления отображением печати размещены в блоке инструментов «Параметры страницы». Как видим, они практически те же, что и во вкладке «Файл» и управляются по таким же принципам.

Для перехода в окно «Параметры страницы» нужно нажать на пиктограмму в виде косой стрелки в нижнем правом углу одноименного блока.

После этого будет запущено уже знакомое нам окно параметров, в котором можно производить действия по вышеуказанному алгоритму.

Способ 2: распечатка диапазона указанных страниц

Выше мы рассмотрели, как настроить печать книги в целом, а теперь давайте рассмотрим, как это сделать для отдельных элементов, если мы не хотим печатать весь документ.

1. Прежде всего, нам нужно определить, какие именно страницы по счету нужно распечатать. Для выполнения данной задачи следует перейти в страничный режим. Это можно сделать, кликнув по пиктограмме «Страничный», которая размещена на строке состояния в правой её части.
   

   Также существует другой вариант перехода. Для этого нужно переместиться во вкладку «Вид». Далее кликаем по кнопке «Страничный режим», которая размещена на ленте в блоке настроек «Режимы просмотра книги».



2. После этого запускается страничный режим просмотра документа. Как видим, в нем листы отделены друг от друга пунктирными границами, а их нумерация видна на фоне документа. Теперь нужно запомнить номера тех страниц, которые мы собираемся распечатать.



3. Как и в предыдущий раз, перемещаемся во вкладку «Файл». Потом переходим в раздел «Печать».



4. В настройках имеется два поля «Страницы». В первом поле указываем первую страницу того диапазона, который хотим распечатать, а во втором – последнюю.
   

   Если вам нужно распечатать только одну страницу, то в обоих полях нужно указать её номер.



5. После этого выполняем при необходимости все те настройки, о которых шел разговор при использовании Способа 1. Далее жмем на кнопку «Печать».



6. После этого принтер выполняет печать указанного диапазона страниц или одиночного листа, заданных в настройках.

Способ 3: печать отдельных страниц

Но что делать, если нужно распечатать не один диапазон, а несколько диапазонов страниц или несколько отдельных листов? Если в Ворде листы и диапазоны можно задать через запятую, то в Экселе такого варианта не существует. Но все-таки выход из данной ситуации есть, и он заключается в инструменте, который называется «Область печати».

1. Переходим в страничный режим работы Excel одним из тех способов, о которых шел разговор выше. Далее зажимаем левую кнопку мыши и выделяем диапазоны тех страниц, которые собираемся распечатать. Если нужно выделить большой диапазон, то кликаем сразу по его верхнему элементу (ячейке), затем переходим к последней ячейке диапазона и кликаем по ней левой кнопкой мыши с зажатой клавишей Shift. Таким способом можно выделить сразу несколько последовательно идущих страниц. Если мы кроме этого хотим распечатать и ряд других диапазонов или листов, то производим выделение нужных листов с зажатой кнопкой Ctrl. Таким образом, все нужные элементы будут выделены.



2. После этого перемещаемся во вкладку «Разметка страницы». В блоке инструментов «Параметры страницы» на ленте кликаем по кнопке «Область печати». Затем появляется небольшое меню. Выбираем в нем пункт «Задать».



3. После этого действия опять переходим во вкладку «Файл».



4. Далее перемещаемся в раздел «Печать».



5. В настройках в соответствующем поле выбираем пункт «Напечатать выделенный фрагмент».



6. При необходимости производим и другие настройки, которые подробно описаны в Способе 1. После этого в области предпросмотра смотрим, какие именно листы выводятся на печать. Там должны присутствовать только те фрагменты, которые нами были выделены на первом шаге данного способа.



7. После того, как все настройки введены и в правильности их отображения вы убедились в окне предпросмотра, жмем на кнопку «Печать».



8. После этого действия выделенные листы должны быть распечатаны на подключенном к компьютеру принтере.

Кстати, этим же способом с помощью установки области выделения можно производить печать не только отдельных листов, но и отдельных диапазонов ячеек или таблиц внутри листа. Принцип выделения при этом остается тем же, что и в описанной выше ситуации.

Урок: Как задать область печати в Excel 2010

Как видим, для того, чтобы настроить печать нужных элементов в Экселе в том виде, в котором вы того желаете, нужно немного повозиться. Полбеды, если нужно распечатать весь документ, но если требуется произвести печать отдельных его элементов (диапазонов, листов и т.д.), то начинаются трудности. Впрочем, если вы знакомы с правилами распечатки документов в этом табличном процессоре, то сможете с успехом решить поставленную задачу. Ну, а о способах решения, в частности при помощи установки области печати, как раз и рассказывает данная статья.

Экранное
представление электронной таблицы в
Excel
значительно
отличается от того, которое получилось
бы при выводе данных на печать. Это
связано с тем, что единый рабочий лист
приходится разбивать на фрагменты,
размер которых опре­деляется форматом
печатного листа. Кроме того, элементы
оформления рабочего окна программы:
номера строк и столбцов, условные границы
ячеек — обычно не отображаются
при печати.

Предварительный
просмотр

Перед
печатью рабочего листа следует перейти
в режимпредварительного
просмотра (кнопка
Предварительный просмотр на стандартной
панели инструментов). Режим предварительного
просмотра (рис. 12.5) не допускает
редактирования документа, но
позволяет увидеть его на экране точно
в таком виде, в каком он будет напеча­тан.
Кроме того, режим предварительного
просмотра позволяет изменить свойства
печатной
страницы и параметры печати.

Рис.
5.5. Предварительный просмотр документа
перед печатью

Управление
в режиме предварительного просмотра
осуществляется при помощи кнопок,
расположенных вдоль верхнего края окна.
Кнопка Страница открывает диалоговое
окно Параметры страницы, которое служит
для задания параметров страницы:
ориентации листа, масштаба страницы
(изменение масштаба позволяет управлять
числом печатных страниц, необходимых
для документа), размеров полей документа.
Здесь же можно задать верхние и нижние
колонтитулы для страницы. На
вкладке Лист включается или отключается
печать сетки и номеров строк и столбцов,
а также выбирается последовательность
разбиения на страницы рабочего листа,
превосходящего
размеры печатной страницы как по длине,
так и по ширине.

Изменить
величину полей страницы, а также ширину
ячеек при печати можно также непосредственно
в режиме предварительного просмотра,
при помощи кнопки Поля. При
щелчке на этой кнопке на странице
появляются маркеры, указывающие границы
полей страницы и ячеек. Изменить положение
этих границ можно методом перетаскивания.

Завершить
работу в режиме предварительного
просмотра можно тремя способами, в
зависимости оттого, что планируется
делать дальше. Щелчок на кнопке Закрыть
позволяет
вернуться к редактированию документа.
Щелчок на кнопке Разметка страницы
служит для возврата к
редактированию
документа, но в режиме
разметки
страницы.
В
этом режиме документ отображается таким
образом, чтобы наиболее удобно показать
не содержимое ячеек таблицы, а область
печати и
границы
страниц
документа. Переключение между режимом
разметки и обычным режимом можно
также осуществлять через меню Вид
(команды Вид ► Обычный и
Вид
► Разметка
страницы). Третий способ — начать печать
документа.

Печать документа

Щелчок
на кнопке Печать открывает диалоговое
окно Печать, используемое для распечатки
документа (его можно открыть и
без
предварительного просмотра — с
помощью команды Файл ► Печать). Это окно
содержит стандартные средства управления,
применяемые для печати документов в
любых приложениях.

Выбор области
печати

Область
печати — эта часть рабочего листа,
которая должна быть выведена на печать.
По умолчанию область печати совпадает
с заполненной частью рабочего листа
и
представляет
собой прямоугольник, примыкающий к
верхнему левому углу рабочего
листа и
захватывающий
все заполненные ячейки. Если часть
данных не должна
выводиться на бумагу, область печати
можно задать вручную. Для этого надо
выделить ячейки, которые должны быть
включены в область печати, и дать команду
Файл ► Область печати ► Задать. Если
текущей является одна-единственная
ячейка, то программа предполагает, что
область печати не выделена, и выдаст
предупреждающее сообщение.

Если
область печати задана, то программа
отображает
в
режиме
предварительного
просмотра
и распечатывает только ее. Границы
области печати выделяются на рабочем
листе крупным пунктиром (сплошной линией
в режиме разметки). Для измене­ния
области печати можно задать новую
область или при помощи команды
Файл
> Область
печати ► Убрать вернуться к параметрам,
используемым по умолчанию.

Границы
отдельных печатных страниц отображаются
на рабочем листе мелким пунк­тиром.
В некоторых случаях требуется, чтобы
определенные ячейки располагались
вместе
на одной и той же печатной странице или,
наоборот, разделение печатных страниц
происходило в определенном месте
рабочего листа. Такая возможность
реализуется
путем задания границ печатных страниц
вручную. Чтобы вставить раз­рыв
страницы, надо сделать текущей ячейку,
которая будет располагаться в левом
верхнем
углу печатной страницы, и дать команду
Вставка ► Разрыв страницы. Про­грамма
Excel
вставит
принудительные разрывы страницы перед
строкой и
столбцом,
в которых располагается данная ячейка.
Если выбранная
ячейка
находится в первой строке
или столбце А, то разрыв страницы задается
только по одному направлению.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

В данном уроке мы разберем основной инструмент Microsoft Excel, позволяющий печатать документы на принтере. Этим инструментом является панель Печать, которая содержит множество самых различных команд и настроек. В рамках данной статьи мы подробно изучим все элементы и команды панели, а также последовательность вывода книги Excel на печать.

Со временем обязательно возникнет необходимость распечатать книгу, чтобы всегда иметь под рукой или передать кому-либо в бумажном виде. Как только макет страниц будет готов, вы тут же можете вывести книгу Excel на печать с помощью панели Печать.

Изучите уроки из серии Разметка страницы, чтобы подробнее узнать о подготовке книг Excel к печати.

Как открыть панель Печать

1. Перейдите в представление Backstage, для этого выберите вкладку Файл.
2. Нажмите Печать.
3. Появится панель Печать.

Элементы панели Печать

Рассмотрим каждый из элементов панели Печать более подробно:

1 Копии

Здесь вы можете выбрать, сколько копий книги Excel требуется напечатать. Если Вы планируете напечатать несколько копий, рекомендуем сначала напечатать пробную копию.

2 Печать

Как только Вы будете готовы напечатать документ, нажмите Печать.

3 Принтер

Если компьютер подключен к нескольким принтерам, может возникнуть необходимость выбрать требуемый принтер.

4 Диапазон печати

Здесь вы можете задать область печати. Предлагается напечатать активные листы, всю книгу или только выделенный фрагмент.

5 Односторонняя/двусторонняя печать

Здесь Вы можете выбрать, как печатать документ Excel: на одной стороне или на двух сторонах бумаги.

6 Разобрать по копиям

Данный пункт позволяет разбирать или не разбирать по копиям печатаемые страницы документа Excel.

7 Ориентация страницы

Эта команда позволяет выбрать Книжную или Альбомную ориентацию страницы.

8 Размер бумаги

Если Ваш принтер поддерживает различные форматы бумаги, то здесь можно выбрать необходимый формат.

9 Поля

В данном разделе можно настроить размеры полей, что позволит более удобно расположить информацию на странице.

10 Масштабирование

Здесь Вы можете задать, с каким масштабом расположить данные на странице. Вы можете распечатать лист в его фактическом размере, вписать все содержимое листа на одну страницу, либо вписать все столбцы или все строки на одну страницу.

Возможность уместить все данные рабочего листа Excel в рамки одной страницы бывает очень полезна, но в ряде случаев из-за малого масштаба такой подход делает результат нечитаемым.

11 Область предварительного просмотра

Здесь Вы можете оценить, как ваши данные будут выглядеть при печати.

12 Выбор страницы

Нажимайте на стрелки, чтобы увидеть другие страницы книги в Области предварительного просмотра.

13 Показать поля/По размеру страницы

Команда По размеру страницы в правом нижнем углу позволяет увеличить или уменьшить масштаб предварительного просмотра. Команда Показать поля скрывает и показывает поля в Области предварительного просмотра.

Последовательность вывода книги Excel на печать

1. Перейдите на панель Печать и выберите нужный принтер.
2. Введите число копий, которые необходимо напечатать.
3. При необходимости выберите любые дополнительные параметры.
4. Нажмите Печать.