Ms excel как средство автоматизации

Последнее десятилетие компьютер в бухгалтерии стал просто незаменимым инструментом. При этом его применение разнопланово. В первую очередь это, конечно, использование бухгалтерской программы. На сегодняшний день разработано довольно много программных средств, как специализированных («1С», «Инфо-Бухгалтер», «БЭСТ» и т. д.), так и универсальных, подобно Microsoft Office. На работе, да и в быту часто приходится делать массу различных расчётов, вести многострочные таблицы с числовой и текстовой информацией, проделывая с данными всяческие вычисления, выводя на печать варианты. Для решения ряда экономических и финансовых задач целесообразно использовать многочисленные возможности электронных таблиц. Рассмотрим в этой связи вычислительные функции MS Excel.

Владимир СЕРОВ, к. п. н., Ольга ТИТОВА

Источник: Журнал «Бухгалтер и Компьютер» №4 2004г.

Как и любая другая электронная таблица, MS Excel предназначен прежде всего для автоматизации расчётов, которые обычно производят на листке бумаги или с помощью калькулятора. На практике в профессиональной деятельности встречаются довольно сложные расчёты. Именно поэтому мы подробнее поговорим о том, как Excel помогает нам автоматизировать их выполнение.

Для обозначения какого-либо действия, например сложения, вычитания и т. п., в формулах применяются операторы.

Все операторы делятся на несколько групп (см. таблицу).

Арифметические операторы используются для обозначения основных математических операций над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Для выполнения вычислений в программе Excel используются формулы. С помощью формул можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц, т. е. формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа (автоматически рассчитать) вычисляемое значение. Ввод формулы начинается с символа “=” (знак равенства). Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или простого числового значения.

При вводе формул можно применять обычные числовые и текстовые значения. Напомним, что числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: (плюс, минус, косая черта, круглые скобки, точка, запятая, знаки процента и доллара). Текстовые значения могут содержать любые символы. Необходимо отметить, что используемые в формулах текстовые выражения должны заключаться в двойные кавычки, например “константа1”. Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки (в том числе в виде имён) и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами.

Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки задаются обычным образом, т. е. в виде A1, B1, C1. Например, для того, чтобы получить в ячейке A3 сумму ячеек A1 и A2, в неё достаточно ввести формулу =A1+A2 (рис. 1).

При вводе формулы ссылки на ячейки могут символ за символом непосредственно набираться с клавиатуры на латинице, но чаще намного проще указывать их с помощью мыши. Например, чтобы ввести формулу =A1+B2, нужно выполнить следующие действия:

• выделить ячейку, в которую нужно ввести формулу;

• начать ввод формулы, нажав клавишу “=” (равно);

• щёлкнуть мышью на ячейке A1;

• ввести символ “+”;

• щёлкнуть мышью на ячейке B2;

• закончить ввод формулы, нажав клавишу Enter.

Аналогично можно указывать ссылки на диапазоны ячеек, выделяя их при вводе формулы с помощью мыши или клавиатуры.

Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа и однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в противоположных углах диапазона. Разделённые символом “:” (двоеточие), эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы получить сумму значений ячеек диапазона C3:D7, используйте формулу =СУММ(C3:D7).

В частном случае, когда диапазон состоит целиком из нескольких столбцов, например от В до D, его адрес записывается в виде В:D. Аналогично если диапазон целиком состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет адрес 6:15. Кроме того, при записи формул можно использовать объединение нескольких диапазонов или ячеек, разделяя их символом “;” (точка с запятой), например C3:D7; E5;F3:G7.

Редактирование уже введённой формулы можно сделать несколькими способами:

• двойным щелчком левой кнопки мыши на ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке;

• выбрать ячейку и нажать клавишу F2 (рис. 2);

• выбрать ячейку, переместив курсор в строку формул, щёлкнуть левой кнопки мыши.

В результате программа перейдёт в режим редактирования, в процессе которого можно вносить в формулу необходимые изменения.

Как и при вводе формул, ссылки на ячейки можно править или непосредственно с клавиатуры, или путём наведения мыши на нужный диапазон данных.

При заполнении таблицы принято задавать расчётные формулы только для “первой” (начальной) строки или “первого” (начального) столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат даёт применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя.

Напомним, как правильно осуществить режим копирования. Здесь могут быть различные варианты (и проблемы тоже).

Необходимо иметь в виду, что при копировании происходит транспонирование адресов. При копировании формулы из одной ячейки в другую Excel по-разному реагирует на формулы с относительными и абсолютными ссылками. Для относительных Excel по умолчанию производит транспонирование адресов, в зависимости от позиции ячейки, в которую копируется формула.

Например, вам нужно складывать построчно значения столбцов А и В (рис. и поместить результат в столбец С. Если вы копируете формулу =А2+В2 из ячейки С2 в ячейку С3* (и далее вниз по С), то Excel сам преобразует адреса формулы соответственно как =А3+В3 (и т. д.). Но если вам нужно поместить формулу, скажем, из С2 в ячейку D4, то формула уже будет выглядеть как =В4+С4 (вместо нужной =А4+В4), и соответственно результат вычислений будет неправильным! Иными словами, обратите особое внимание на процесс копирования и при необходимости вручную корректируйте формулы. Кстати, само копирование из С2 в С3 делается следующим образом:

1) выбираем ячейку С2, из которой нужно скопировать формулу;

2) нажимаем кнопку “Копировать” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+C, или выбираем в меню “Правка ® Копировать”;

3) выбираем ячейку С3, в которую будем копировать формулу;

4) нажимаем кнопку “Вставить” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+V, или через меню “Правка ® Вставить” с нажатием Enter.

Рассмотрим режим автозаполнения. Если необходимо перенести (скопировать) формулу в несколько ячеек (например, в С3:С5) вниз по столбцу, то это удобнее и проще сделать так: повторить предыдущую последовательность действий до пункта 3 выбора ячейки С3, далее курсор мыши подвести к начальной ячейке диапазона (С3), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская её, протащить ниже до требуемой последней ячейки диапазона. В нашем случае это ячейка С5. Затем отпускаем левую кнопку мыши, переводим курсор на кнопку “Вставить” панели инструментов и нажимаем её, а потом Enter. Excel сам преобразует адреса формул в выделенном нами диапазоне по соответствующим адресам строк.

Иногда возникает необходимость скопировать только числовое значение ячейки (диапазона ячеек). Для этого нужно проделать следующее:

1) выбрать ячейку (диапазон), из которой нужно скопировать данные;

2) нажать кнопку “Копировать” на панели инструментов или выбрать в меню “Правка ® Копировать”;

3) выбрать ячейку (левую верхнюю нового диапазона), в которую будут копироваться данные;

4) выбрать в меню “Правка ® Специальная вставка” и нажать Enter.

При копировании формул компьютер сразу производит расчёты по ним, выдавая, таким образом, быстрый и наглядный результат.

:: Функции в Excel

Функции в Excel в значительной степени облегчают проведение расчётов и взаимодействие с электронными таблицами. Наиболее часто применяется функция суммирования значений ячеек. Напомним, что она имеет название СУММ, а в качестве аргументов служат диапазоны суммируемых чисел.

В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки (“Автосумма”) на панели инструментов.

Если мы введём ряд чисел, установим курсор под ними и выполним двойной щелчок мышью по значку автосуммирования, то произойдёт сложение чисел (рис. 3).

В последней версии программы справа от значка автосуммирования имеется кнопка списка, позволяющая произвести вместо суммирования ряд часто используемых операций (рис. 4).

:: Автоматические вычисления

Некоторые вычисления можно производить вообще без ввода формул. Сделаем небольшое лирическое отступление, которое, возможно, окажется полезным для многих пользователей. Как известно, электронная таблица благодаря своему удобному интерфейсу и вычислительным возможностям может вполне заменить расчёты с использованием калькулятора. Однако практика показывает, что значительная часть людей, активно использующих Excel в своей деятельности, держат калькулятор на своём рабочем столе для выполнения промежуточных вычислений.

Действительно, чтобы произвести в Excel операцию суммирования двух или более ячеек для получения временного результата, необходимо выполнить как минимум две лишние операции — найти место в текущей таблице, где будет расположена итоговая сумма, и активизировать операцию автосуммирования. И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых необходимо просуммировать.

Именно поэтому начиная с версии Excel 7.0 в электронную таблицу была встроена функция автовычисления. Теперь в электронных таблицах Excel имеется возможность быстрого выполнения некоторых математических операций в автоматическом режиме.

Чтобы увидеть результат промежуточного суммирования, достаточно просто выделить необходимые ячейки. Этот результат отражается и в строке состояния в нижней части экрана. Если сумма там не появилась, подведите курсор к строке состояния на нижней части рамки, щёлкните правой кнопкой мыши и в выпавшем меню у строки Сумма нажмите левую кнопку мыши. Более того, в этом меню на строке состояния вы можете выбрать различные варианты рассчитываемых результатов: сумму, среднее арифметическое значение, количество элементов или минимальное значение в выделенном диапазоне.

Для примера рассчитаем с помощью этой функции сумму значений для диапазона В3:В9. Выделите числа в диапазоне ячеек В3:В9. Обратите внимание, что в строке состояния, расположенной внизу рабочего окна, появилась надпись Сумма=X, где X — число, равное сумме выделенных чисел диапазона (рис. 5).

Как видим, результаты обычного расчёта по формуле в ячейке В10 и автовычисления совпадают.

:: Мастер функций

Помимо функции суммирования Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую из них можно ввести непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры, однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется “Мастер функций” (рис. 6).

Вызвать окно диалога “Мастера” можно с помощью команды “Вставка ® Функция”, комбинацией клавиш Shift+F3 или кнопкой на стандартной панели инструментов.

Первый диалог “Мастера функций” организован по тематическому принципу. Выбрав категорию, в нижнем окне мы увидим список имён функций, содержащихся в данной группе. Например, функцию СУММ () вы сможете отыскать в группе “Математические”, а в группе “Дата и время” находятся функции ЧИСЛО(), МЕСЯЦ(), ГОД(), СЕГОДНЯ().

Кроме того, для ускорения выбора функций Excel “помнит” имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. Обратите внимание, что в нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и её аргументах. Если вы нажмёте кнопку “Справка” в нижней части диалогового окна, то Excel откроет соответствующий раздел справочной системы.

Предположим, что необходимо произвести расчёт амортизации имущества. В этом случае следует в зоне поиска функции ввести слово “амортизация”. Программа подберёт все функции по амортизации (рис. 7).

После заполнения соответствующих полей функции будет произведён расчёт амортизации имущества.

Нередко нужно произвести сложение чисел, удовлетворяющих какому-либо условию. В этом случае следует использовать функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим необходимо подсчитать сумму комиссионных, если стоимость имущества превышает 75 000 руб. Для этого используем данные таблицы зависимости комиссионных от стоимости имущества (рис. 8).

Наши действия в этом случае таковы. Устанавливаем курсор в ячейку В6, кнопкой запускаем “Мастера функций”, в категории “Математические” выбираем функцию СУММЕСЛИ, задаём параметры, как на рис. 9.

Обратите внимание, что в качестве диапазона для проверки условия мы выбираем интервал ячеек А2:А6 (стоимость имущества), а в качестве диапазона суммирования — В2:В6 (комиссионные), при этом условие имеет вид (>75000). Результат нашего расчёта составит 27 000 руб.

:: Дадим имя ячейке

Для удобства работы в Excel имеется возможность присваивания имён отдельным ячейкам или диапазонам, которые затем можно использовать в формулах наравне с обычными адресами. Чтобы быстро присвоить имя ячейке, выделите её, установите указатель на поле имени в левой части строки формул, нажмите кнопку мыши и введите название.

Присваивая имена, необходимо помнить, что они могут состоять из букв (в том числе русского алфавита), цифр, точек и символов подчёркивания. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчёркивания. Имена не могут иметь такой же вид, как и ссылки на ячейки, например Z$100 или R1C1. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчёркивания и точки, например Налог_на_продажи или Первый.Квартал. Имя может содержать до 255 знаков. При этом прописные и строчные буквы воспринимаются одинаково.

Чтобы вставить имя в формулу, можно воспользоваться командой “Вставка ® Имя ® Вставить”, выбрав нужное имя в списке имён.

Полезно помнить, что имена в Excel используются как абсолютные ссылки, т. е. являются разновидностью абсолютной адресации, что удобно при копировании формул.

Имена в Excel можно определять не только для отдельных ячеек, но и для диапазонов (в том числе несмежных). Для присвоения имени достаточно выделить диапазон, а затем ввести название в поле имени. Кроме того, для задания имён диапазонов, содержащих заголовки, удобно использовать специальную команду “Создать” в меню “Вставка ® Имя”.

Чтобы удалить имя, выберите его в списке и нажмите кнопку “Удалить”.

При создании формулы, ссылающейся на данные из листа, можно использовать заголовки строк и столбцов для указания данных. Например, если присвоить значениям колонки имя названия колонки (рис. 10),

то для подсчёта общей суммы для столбца “Комиссионные” используется формула =СУММ(Комиссионные) (рис. 11).

:: Дополнительные возможности Excel — шаблоны

В состав MS Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счёта, наряда и даже для учёта личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так, можно создавать документы на основе шаблонов “Авансовый отчёт”, “Счёт”, “Заказ”, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати не отличаются от стандартных, и единственное, что нужно сделать для получения документа, — заполнить его поля.

Для создания документа на основе шаблона выполните команду “Создать” из меню “Файл”, затем выберите необходимый шаблон на вкладке “Решения” (рис. 12).

Шаблоны копируются на диск при обычной установке Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога “Создание документа”, запустите программу установки Excel и установите шаблоны. Чтобы получить подробные сведения об установке шаблонов, посмотрите раздел “Установка компонентов Microsoft Office” в справке Excel.

Например, для создания ряда финансовых документов выберите шаблон “Финансовые шаблоны” (рис. 13).

Эта группа шаблонов содержит формы следующих документов:

• командировочное удостоверение;
• авансовый отчёт;

• платёжное поручение;
• счёт-фактура;
• накладная;
• доверенность;
• приходный и расходный ордера;
• платёжки за телефон и электроэнергию.

Выберите нужный бланк для заполнения, а затем введите в него все необходимые реквизиты и распечатайте его. При желании документ можно сохранить как обычную Excel-таблицу.

Excel позволяет пользователю самому создавать шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.

Однако бланки документов со временем могут измениться, и тогда существующий шаблон станет непригодным. Кроме того, в шаблоны, которые имеются в поставке Excel, было бы неплохо заранее внести такие постоянные сведения, как данные о вашей организации, руководителе. Наконец, может возникнуть необходимость создать собственный шаблон: например, в плановом отделе скорее всего потребуются шаблоны для оформления смет и калькуляций, а в бухгалтерии — бланк счёта с фирменной эмблемой вашей организации.

Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах, которые работают с электронными документами, предусмотрена возможность создания и редактирования шаблонов для часто используемых документов. Шаблон Excel — это специальная рабочая книга, которую можно применять как образец при создании других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной книги Excel, имеющей расширение *.xls, файл шаблона имеет расширение *.xlt.

При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создаёт его рабочую копию с расширением *.xls, добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон-оригинал при этом остаётся нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.

Для автоматического ввода даты можно воспользоваться следующим способом: в ячейку даты введите функцию СЕГОДНЯ, после этого в ней отобразится текущий день месяца, месяц и год соответственно.

Разумеется, все рассмотренные действия над шаблонами вы можете использовать и при работе с обычными книгами Excel.

Why manually perform repetitive data-related tasks in Excel when you can use the power of the application to automate them? In this article, we will explain how you can save time, reduce errors, and automate basic tasks with Excel automation and provide shortcuts and professional tips for getting started.

Included on this page, you’ll find details on what excel automation is, steps on how to automate excel dashboards and reports, and more.

Создание программного кода для автоматизации определенных процедур открывает практически безграничные возможности по развитию и применению приложений на основе Excel.

Запись макроса

Первое средство автоматизации, с которым сталкивается пользователь – это, так называемая, запись макроса. После включения этой записи Excel автоматически создает программный код с последовательностью производимых пользователем операций.

Оценивая оригинальность решения, практическая польза данной функции, с нашей точки зрения, весьма сомнительна. Дело в том, что повторное использование записанного макроса без внесения изменений за редким исключением невозможно. Неподготовленный пользователь обычно видит просто набор команд, но не получает ожидаемый результат от записанного макроса. К тому же у пользователя складывается ошибочное мнение о простоте написания программ на VBA.

Реальное программирование не имеет с записью макросов ничего общего. Требуется знать как основы языка программирования, так и изучить объектную модель Excel. Кстати, как раз для последнего случая функция «запись макроса» несет определенную пользу в качестве дополнения к справочной системе. В автоматически записанном коде можно быстро найти нужные свойства или методы того или иного объекта Excel.

Макросы Excel 4.0

С этим мало, кто сталкивался на практике, но, в версии Excel 4.0 имелась возможность создавать макрокоманды и выполнять их последовательности. Для этого предназначен специальный тип листа рабочей книги. Макросы Excel 4.0 (XLM) поддерживаются во всех версиях до настоящего времени.

Попробуйте вставить «международный лист макросов» и написать в нем 2 команды (см. картинку). Затем запустить этот макрос через указание ячейки (проще всего запуск макросов вызывается через сочетание клавиш Alt+F8):

«Международный лист макросов» необходим для записи команд на английском языке, имеются также аналоги русских команд.

Макросы XLM позволяют выполнять любые команды Excel, реализованные на тот момент, а также формировать и открывать диалоговые окна. С конца 90х годов Microsoft настоятельно рекомендует переписать XLM-макросы в Excel-приложениях на программы VBA. Тем не менее, функциональность старых макросов полностью поддерживается до сих пор.

Работа с макросами Excel 4.0
Справочник по макросам Excel 4.0 (.sit архив)

Visual Basic for Applications 5.0

Первая версия Excel, поддерживающая язык программирования Visual Basic for Applications появилась в 1993м году – Excel 5.0. Первоначально редактор кода представлял собой специальный тип листа рабочей книги.

Поддерживалась полная объектная модель Excel, пользователь мог разделять код на программные модули. Впервые появилась возможность визуального создания и изменения диалоговых форм — коллекция DialogSheets. Для данных форм существуют элементы управления с собственными обработчиками событий, сами формы могут быть открыты только в модальном режиме. С помощью DialogSheets уже можно было создавать достаточно сложные варианты пользовательского интерфейса. В дальнейшем функциональность DialogSheets была заменена на пользовательские формы UserForms. Старые диалоговые формы в версиях, начиная с Excel 2000, поддерживаются только в целях обратной совместимости – на них даже отсутствует описание в справочной системе.

VBA 6

Excel 2000 (порядковый номер версии 9.0) включает в себя новую версию языка Visual Basic for Applications. В нем появилась поддержка пользовательских классов, форм и процедур обработчиков событий. Синтаксис языка VBA унифицирован с основными приложениями Microsoft Office (Excel, Word, Access, PowerPoint). Несколько выделяется, пожалуй, Microsoft Access, который поддерживает собственный редактор форм.

Основные новшества VBA6:

• Пользовательские классы.
• Доступ к стандартным обработчикам событий листов и рабочей книги.
• Возможность обработки событий с использованием ключевого слова WithEvents.
• Пользовательские формы UserForms с новыми элементами управления.
• Возможность использования внешних ActiveX-контролов и библиотек кода.
• Несколько новых полезных функций (например, Join и Split).

Кроме того, на основе новой версии VBA существовали специальные версии Excel для разработчиков, поддерживающие создание COM DLL. Подробнее см.статью Надстройки.

Использование внешних библиотек

Внешние библиотеки формата COM DLL (ActiveX DLL) подключаются через использование ссылок в проекте VBA (меню ToolsReferences). Визуальные элементы управления (.ocx-файлы) подключаются аналогичным способом при выборе пункта меню Tools Additional Controls. При использовании ссылок на внешние файлы может потребоваться уделить особое внимание целостности проекта при его распространении на другие компьютеры. Стандартные библиотеки (например, MSCOMCTL.OCX) обычно корректно переподключаются на клиентских компьютерах, автоматически подбирая ссылку на последнюю версию. С нестандартными библиотеками и собственными ActiveX-контролами могут возникнуть проблемы. Для проверки подключения внешних COM DLL теоретически можно использовать коллекцию Application.VBE.ActiveVBProject.References. Но на практике объект VBE лучше не использовать в приложениях, так как доступ к нему может быть ограничен настройками Excel (начиная с версии 2007).

Технология COM позволяет обеспечить доступ к внешним библиотекам и приложениям без использования жестких ссылок. Для этого используется, так называемое, позднее связывание объектов. В качестве интерфейса IUnknown в VBA выступает тип Object; для создания экземпляра объекта используется стандартная процедура CreateObject, а для получения имеющегося экземпляра – GetObject.

Dim oWord As Object
Set oWord = CreateObject("Word.Document")
oWord.Application.Visible = True

Для вызова функций и процедур динамических библиотек Windows (Win32 DLL) в любой версии VBA поддерживается конструкция Declare. Например:

Public Declare Function GetUserName Lib "advapi32.dll" Alias "GetUserNameA" (ByVal sBuf As String, ByRef iSize As Long) As Boolean

После подобного объявления функцию можно вызывать обычным способом как любую функцию VBA.

Кроме стандартных Win API процедур и функций, можно разрабатывать собственные DLL и подключать их в проекты VBA аналогичным способом.

VSTO

Microsoft предоставляет средства автоматизации Excel в других своих продуктах для разработчиков. Так, существует, например, шаблон проекта ActiveX DLL Visual Basic 6.0, адаптированный для Microsoft Office. В настоящее время Microsoft поддерживает направление разработки приложений, основанное на технологии .NET — Visual Studio Tools for Office (VSTO). VSTO представляет из себя набор шаблонов проектов и средств поддержки выполнения Visual Studio .NET, предназначенных для разработки библиотек и надстроек различных приложений Microsoft Office.

Пример исходного кода проекта .NET для Excel можно найти в разделе Прочее.

См.также статью Надстройки.

Overview of Office 2003 Developer Tools and Programs (MSDN)

Автоматизация Excel для внешних приложений

Подобно вызову внешних COM DLL, Excel сам может являться объектом автоматизации для других программ. Например, вы можете вызывать и управлять рабочей книгой с помощью vbs-скриптов. Например, создайте текстовый файл следующего содержания:

Set oExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
oExcelApp.Visible = True
Set oWorkbook = oExcelApp.Workbooks.Add
Set oWorksheet = oWorkbook.Worksheets.Add
oWorksheet.Cells(1,1)="Hello"

Сохраните этот файл с расширением vbs, а затем откройте. При успешном запуске будет открыт Excel, создана рабочая книга и лист, на котором появится текст «Hello» в верхней левой ячейке. Аналогичным образом можно создавать очень сложные программы, управляющие Excel-файлами. При переносе кода в vbs-скрипт (или другое приложение) первоначально удобнее его создавать и отлаживать код в редакторе VBA самого Excel – в нем имеется полная информация о синтаксисе методов и свойств встроенных объектов. В связи с этим хорошей практикой при программировании на VBA является использование полных путей доступа к объектам: например, вместо ActiveWorkbook прописывать Application.ActiveWorkbook. Такой стиль программирования избавит вас от скрытых ошибок при переносе кода в любые другие приложения.

Безопасность файлов

Microsoft, проявляя заботу о пользователях, всячески пытается предотвратить случайное распространение компьютерных вирусов, написанных на VBA. Основываясь на собственном опыте, можем предположить, что такая «забота» зачастую приносит больше проблем пользователям, чем повышает безопасность их работы. В нашей практике работы с файлами Excel (начиная с 1995го года) нам ни разу не встречались макро-вирусы, написанные специально для приложений Excel. При этом мы не исключаем потенциальную возможность написания таких вирусов (даже можем попытаться что-то подобное создать), только непонятно зачем это кому-нибудь нужно. Использование тех же скриптовых языков гораздо более серьезная угроза для операционной системы. Не говоря уже о том, что Visual Basic – это не самое подходящее средство для написания компьютерных вирусов.

Но плохо даже не то, что Microsoft перестраховывается в поиске потенциальных угроз. Огорчает непоследовательность и постоянное усложнение процедуры управления безопасностью проектов Excel-VBA. Кроме того, явно прослеживается тенденция, направленная на использование цифровой подписи надежных издателей. При этом получение права подписи является платной услугой, а сама технология имеет ошибки в реализации с Excel-файлами (подробнее см.следующий раздел).

Вот как исторически изменялись характеристики безопасности:

• Excel 4.0-7.0 – нет полной уверенности, но похоже, что не было защиты от макровирусов, макросы запускались без дополнительных предупреждений.
• Excel 97 (8.0) – появился флажок защиты в общих параметрах.

• Excel 2000 (9.0) – появился специальный диалог в меню Сервис Макросы с выбором одного из трех уровней безопасности и списком надежных сертификатов. По умолчанию установлен средний уровень безопасности. То есть при открытии файлов с макросами пользователю самому предлагается решить, насколько это безопасно. Надстройки Excel по умолчанию активизируются без дополнительных предупреждений.

• Excel 2002 (10.0) – добавился еще один «самый высокий» уровень безопасности, разрешающий запуск макросов, подписанных надежным издателем, и только из надежных источников. По умолчанию установлен средний уровень безопасности.
• Excel 2003 (11.0) – то же, что в предыдущей версии, но по умолчанию устанавливается высокий уровень безопасности. То есть макросы отключаются без предупреждений.

• Excel 2007 (12.0) – переписан интерфейс параметров, появился так называемый «Центр управления безопасностью». Уровни безопасности изменились по поведению, хотя их также осталось четыре. По умолчанию при открытии файла с макросами под лентой появляется окошко с возможностью активизировать макросы. Условно говоря, это тот же диалог подключения макросов, но открывается он немодально. Решение с одной стороны кажется привлекательным по интерфейсу, но может привести к несовместимости со старым версиями: например, пользователь может поработать некоторое время без макросов, а затем их подключить. Появилась отдельная опция возможности управления объектом VBE на уровне кода, которая по умолчанию отключена. Также отдельно настраивается безопасность надстроек Excel, которые по умолчанию пока все-таки подключаются без дополнительных вопросов.

Учитывайте эти различия в настройках при разработке и распространении собственных приложений для Excel.

С нашей точки зрения слабым моментом в настройке безопасности является то, что все параметры хранятся в системном реестре Windows в открытом виде, и теоретически не составляет особого труда изменять их при работе других приложений. Зачастую этим занимаются инсталляционные программы для приложений Excel.

Сертификаты VBA

Начиная с Microsoft Office 2000 стала доступна технология Microsoft Authenticode, позволяющая подписывать исполняемый код VBA в макросах и надстройках. Для разработчика решений это означает возможность запуска программ с установленным уровнем безопасности Высокий и Очень высокий.

Цифровые подписи обеспечивают поддержку целостности распространяемых решений (никто не может внести изменения в подписанный код, кроме владельца сертификата) и удостоверяют личность разработчика (однозначно определяют автора решения).

Существует несколько вариантов получения сертификатов:

• Самоподписанный сертификат
• Сертификат из локального центра сертификации
• Коммерческий сертификат

Возможности использования самоподписанного сертификата ограничиваются в основном персональным применением. Для того, чтобы не возникало постоянного предупреждения об ошибке сертификата, необходимо добавить его в список надежных источников.

В случае наличия локального центра сертификации (в рамках организации, например), возможно создание сертификатов, выданных этим центром. При наличии Active Directory возможно распространение корневого сертификата на компьютеры пользователей, которое позволит определять подписанный код как доверенный. Для создания локального центра сертификации можно использовать службы сертификации Windows Server (Certificate Services), либо использовать решения на базе пакета OpenSSL.

При необходимости наиболее широкого распространения решений на базе Microsoft Office, рекомендуется приобрести коммерческий сертификат для подписывания кода (Code Signing). Использование широкоизвестных центров сертификации позволит пользователям быть уверенным, что они получают продукт от вполне определенного поставщика и в неизменённом виде.

Однако, есть несколько моментов в работе с сертификатами, о которых необходимо упомянуть:

• Сертификат необходимо иметь на компьютерах всех разработчиков, вносящих изменения в проект VBA.
• Иногда возникают ситуации, когда даже без изменения кода подписанный проект считается измененным. В данном случае работа с макросами невозможна, и единственным выходом из этой ситуации является снятие подписи в настройках проекта.

Список коммерческих центров сертификации (англ.)
Подписывание VBA на VeriSign
Подписывание VBA на Thawte