Ms excel это текстовый редактор или нет

Чем примечателен «Word»?

«Microsoft Word»

«Microsoft Word» является текстовым редактором, который на сегодняшний день превосходит все аналогичные программы для составления текста. Программа поможет вам создать текст, отредактировать его по вашему вкусу и сохранить на компьютере для дальнейшего чтения. Причем, режим чтения здесь можно устанавливать дополнительно, тем самым исключать возможность исправлять или удалять информацию.

Так что же именно можно написать с помощью «Word»? С помощью «Word» вы создадите любые статьи, научные доклады, заметки, списки (таблицы, прайс-листы), а также сможете читать скачанные электронные книги (вместе с иллюстрациями) или просматривать качественные изображения.

Редактор «Word» используют самые разные люди от простых пользователей ПК до ученых и бизнесменов. В документе «Word» текст удобно редактируется: делайте любые красные строки, выравнивайте текст по шаблону, создавайте документ строго в соответствии с требованиями делопроизводства. В итоге, полученный документ можно распечатать на принтере и использовать везде, где вам необходимо.

Трудно описать все возможности программы в одном маленьком обзоре. Мы еще не сказали про возможность нумеровать страницы, если вы составляете большие тексты или пишете книгу. Если вы хотите придать шрифту красивый стиль, изменить его размеры, написать курсивом, выделить заголовки и подзаголовки – то пожалуйста! Вам нужно построить схему или диаграмму? Нет проблем! Редактор «Word» поможет вам во всем этом.

Что можно сказать об «Excel»?

«Microsoft Excel»

«Microsoft Excel» является многофункциональным и универсальным табличным редактором, хотя составление и редактирование таблиц – это еще не единственные его возможности. «Excel» действительно будет полезен самым продвинутым пользователям – с его помощью вы будете создавать базы данных, осуществлять сложные вычисления, делать различные прогнозы и анализы. Программа значительно упростит и ускорит вашу работу, а также расширит возможности для предпринимаемых действий.

В общем, программа «Excel» подойдет для ведения:

• Бухгалтерского учета
• Экономической и финансовой аналитики
• Научной деятельности различного рода
• Исследований: социологических, маркетинговых и прочих
• Деятельности в банковской сфере
• Копирайтинга и рерайтинга в Интернете
• Базы данных

Если вы менеджер или сотрудник офиса (тем более со стажем), то для работы в «Excel» и осуществления каких-либо вышеуказанных задач вам потребуются лишь базовые знания по владению данным табличным редактором. Что касается простых пользователей компьютеров, то здесь, конечно, необходимо быть более «продвинутыми», нежели все обычные пользователи. Но во втором случае человек не потратит свое время зря, а наоборот, только заложит фундамент для своего будущего трудоустройства.

Чем отличаются «Excel» и «Word» друг от друга и какая среди этих программ в «Microsoft Office» лучше?

Что лучше «Excel» или «Word»?

Итак, мы подошли к самому главному – к сравнению двух редакторов: «Excel» и «Word». Судя по тому, что мы узнали выше, отличия в них имеются.

«Word» — редактор, в котором вы имеете возможность составлять преимущественно тексты. Вы будете работать над текстом, используя все возможности редактирования при этом: отступы, сноски, заголовки, подзаголовки, стиль шрифта, нумерацию страниц и так далее. Создавать таблицы здесь, конечно, тоже можно, но не на таком профессиональном уровне, как в «Excel».

«Excel», в свою очередь, является профессиональным инструментом для составления таблиц и всего, что с ними связано. Что лучше «Excel» и «Word» — вопрос не корректный. Эти программы специализируются каждая на своем.

Обе они очень полезны для работы в своей сфере деятельности. И обе эти программы требуют определенных навыков и знаний для их использования, хотя кому-то будет проще и полезнее освоить что-то свое. Но, в целом, оба этих редактора в комплексе никогда не помешают вам, если вы бизнесмен, ученый, сотрудник офиса, бухгалтер, копирайтер и т.д.

>Практическая работа №1 Знакомство с Microsoft Excel

Для создания таблицы и дальнейшего её использования вы должны уметь вводить данные в ячейки. Существует несколько типов данных применяемых для работы в Excel:

• текстовые;

• числовые;

• даты;

• времени;

• формулы;

• функции;

Текстовые данные могут содержать практически любые символы. По умолчанию вводимый в ячейку текст выравнивается по левому краю.

Чтобы ввести текст, выполните следующие действия:

• Щелкните на ячейке, в которую вы собираетесь вводить текст.

• Наберите его. Текст появляется в ячейке и строке формул.

• Нажмите Enter.

• Если вы сделали ошибку, щелкните на строке формул и отредактируйте текст.

Ввод числовых данных

Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы + – E e ( ) . , $ % /

Чтобы ввести числовые данные, сделайте следующее:

• Активизируйте необходимую ячейку.

• Введите данные. Используя числовой формат, для введения отрицательного числа поставьте перед ним минус или заключите его в скобки. При введении дробей пользуйтесь либо десятичной дробью (0,…), либо натуральной (например, 1/2).

• Нажмите Enter. Введенное число автоматически выравнивается по правому краю. Вводимые цифры отображаются в строке формул и в активной ячейке. Мигающая вертикальная черта, которая появляется в строке формул и в активной ячейке, называется точкой вставки (insertion point).

Введение даты и времени

Подобные данные вводятся в самых различных форматах (чтобы увидеть форматы в которых может выводиться дата и время выберите вкладку Главная и вызовите в группе Число диалоговое окно Формат ячеек, на вкладке Число в области Числовые форматы выберите Дата или Время). Когда вы вводите дату в одном из форматов, она преобразуется в целое число, соответствующее этой дате, отсчитанной от 1 января 1900 года. Хотя вы не видите этих целых чисел, они используются Excel для выполнения дальнейших вычислений, производимых с датами.

Чтобы правильно ввести дату и время, соблюдайте следующие инструкции.

• Щёлкните на интересующей вас ячейке.

• Наберите данные в понравившемся вам формате. Из специальных символов используйте только дефис (-), косую черту (/), для времени – двоеточие (:).

• Нажмите Enter. Дата или время выровняются по правому краю.

Маркер заполнения

Обратите внимание на вид указателя мыши, который представляет собой белый толстый крестик. В нижнем правом углу выделенной ячейки имеется маленький черный квадратик, который называется маркером заполнения. Если навести на него указателем мыши то последний примет вид черного тонкого крестика. Потянув мышью за маркер заполнения, например, вниз, можно скопировать содержание в свободную ячейку или во все ячейки столбца, на которые протяните рамочку.

Маркер заполнения позволяет заполнять ячейки таблицы по определенной закономерности. Например, можно заполнить ряд чисел в порядке возрастания или убывания. Элементом заполнения может быть не только число, но и текст. Для этого достаточно выделить две соседние ячейки, указывающие закономерность заполнения, и потянуть маркер заполнения в нужном направлении.

4. Редактирование данных

После введения данных пользователь можете исправить их в самой ячейке и в строке формул.

Чтобы отредактировать данные сделайте следующее:

• Выделите необходимую ячейку.

• Щёлкните в строке формул или нажмите клавишу F2 или дважды щёлкните в этой же ячейке. Таким образом, ячейка переходит в режим редактирования (в строке состояния появляется надпись Правка).

• Нажмите клавиши ß или àдля перемещения курсора по тексту содержимого ячейки. Для удаления расположенного слева от курсора символа используйте клавишу Backspace, а для символа расположенного справа, клавишу Delete. Затем введите недостающие данные.

• Нажмите клавишу Enter или щёлкните на соответствующей кнопке, расположенной в строке формул для введения в ячейку набранных данных.

• Если вы передумали и не хотите вводить или сохранять исправления, щёлкните на кнопке Отмена в строке формул или нажмите клавишу Esc.

Выделение ячейки

Прежде чем копировать, перемещать или удалять данные в ячейках, нужно вначале их выделить и только, потом выполнять необходимые операции.

Для выделения одной ячейки просто щёлкните на ней.

Чтобы выделить группу (диапазон) соседних ячеек, щёлкните в левом, верхнем углу группы и, не отпуская кнопки мыши, перетащите её указатель в правый нижний угол, а затем отпустите кнопку.

Копирование данных

При копировании и перемещении данные, с которыми выполняются эти операции, размещаются временно в области памяти, называемой буфер обмена, что позволяет копировать данные в другие области листа, на другой лист или рабочую книгу. При копировании данные остаются в ячейке-источнике и размещаются в указанной вами ячейке-приёмнике.

Копирование данных проводится следующим образом.

• Выделите ячейку (ячейки), содержимое которой необходимо копировать.

• Щёлкните на кнопке Копировать, расположенной в группе Буфер обмена на вкладке Главная. При этом содержимое ячейки (ячеек) скопируется в буфер обмена.

• Выделите первую ячейку, в которую будут копироваться данные, (чтобы скопировать данные на лист другой рабочей книги, перейдите к ней, когда выйдете из текущей книги.)

• Щёлкните на кнопке Вставить, расположенной в группе Буфер обмена на вкладке Главная. Данные появятся в выбранной вами ячейке.

Одни и те же данные можно копировать в различные области, многократно повторяя операцию Вставить.

Перетаскивание данных

Быстрее можно копировать данные, просто перетаскивая их с помощью мыши. Выделите ячейки, которые необходимо копировать, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, а затем перетащите рамку выделенного диапазона ячеек в нужное место. После того как вы отпустите кнопку мыши, данные скопируются. (Если вы забыли нажать клавишу Ctrl при перетаскивании, то данные не скопируются, а переместятся.) Чтобы вставить данные между указанными ячейками, при перетаскивании удерживайте нажатыми клавиши Ctrl+Shift.

Перемещение данных

Операция перемещения данных очень похожа на копирование. Различие лишь в том, что в первом случае данные удаляются из ячейки-источника, а во втором — остаются.

Перемещение данных выполняется следующим образом:

• Выделите интересующие вас ячейки.

• Щёлкните на кнопке Вырезать.

• Выделите первую ячейку, в которую хотите переместить данные. Для перемещения данных на другой рабочий лист просто перейдите на него.

• Щёлкните на кнопке Вставить.

5. Завершение работы.

Для того чтобы завершить работу с Excel необходимо выполнить следующие действия:

• либо щёлкнуть на кнопке в верхнем правом углу окна программы;

• либо выбрать Файл→ Выход.

• либо открыть системное меню нажав на кнопку , расположенную в левом верхнем углу окна программы и выбрать Закрыть;

• либо нажать сочетание клавиш Alt+F4

1. В папке Мои документы создайте папку со своим именем (если она еще не создана).

2. Запустите Microsoft Excel.

3. Выполните задания приведенные ниже.

Задание 1.

1. В ячейку А1 введите число 5, в ячейке А2 число 2.

2. Выделите ячейки А1 и А2, потяните Маркер заполнения вниз до ячейки А10. Запишите в тетрадь что получилось.

3. В ячейке В2 наберите слово «январь», потяните маркер заполнения вправо до ячейки К2. Запишите в тетрадь что получилось.

4. Создайте собственный список, например список состоящий из фамилий учащихся вашего класса (создание собственных списков: Excel 2010 — Файл→Параметры→Дополнительно→группа Общие→ Изменить списки, Excel 2003 — Сервис→Параметры→Списки: элементы списка вводятся в столбик).

5. В любой ячейке наберите любую фамилию из вашего списка и потяните за маркер заполнения. Запишите в тетрадь что получилось?

Задание 2.

1. Введите в ячейку В1 число 5 и в ячейку С1 число -2.

2. Выделите ячейку D1 и нажмите на знак = в Строке формул.

3. Теперь наберите в ней следующую формулу: =(4*B1-C1)/2 (НЕ ВВОДИТЕ АДРЕСА ЯЧЕЕК В ФОРМУЛУ ВРУЧНУЮ!!! Для того чтобы адрес ячйки появился в формул просто щелкните на соответствующей ячейке)

4. Перемести курсор на любую другую ячейку. Запишите в тетрадь что содержаться в ячейке D1.

5. Выделите ячейку В1 и наберите другое число, например 3. Перемести курсор на любую другую ячейку. Запишите в тетрадь что произошло с содержимым ячейки D1.

6. Чтобы просмотреть формулу, которая находится в ячейке, необходимо выделить ту ячейке в которую вводилась формула. Формула появится в Строке формул. Выделите ячейку с числом 7. Запишите в тетрадь что отображается в Строке формул.

Задание 3.

Excel позволяет автоматически просуммировать содержание сразу нескольких ячеек. Для того чтобы просуммировать числа в столбце или строке из нескольких ячеек необходимо:

• выделить ячейку, в которой вычисляется сумма, щелкнуть мышью по кнопке Автосумма на Главная→Редактирование (Excel 2003 по кнопке Автосумма на Стандартной панели инструментов):

• выделить нужный интервал ячеек, содержащих числа (это и будет областью суммирования);

• Если необходимо просуммировать содержимое прямоугольного блока ячеек, то следует выполнить следующие действия:

• выделить ту ячейку, в которую нужно будет поместить результат;

• нажать мышью на пиктограмму суммирования;

• выделить прямоугольный блок ячеек с числами, которые требуется просуммировать;

• нажать клавишу Enter.

Если в области суммирования в одной из ячеек окажется текст, или ячейка окажется пустой, то Excel пропустит эти ячейки, а просуммирует только числа.

Выполните задание.

1. Наберите в ячейках столбца Е числа 24, 15, 55, 34, 98.

2. Выделите ячейку под последним числом и нажмите мышью на пиктограмму суммирования.

3. Сумма чисел этих ячеек должна появится в выделенной ячейке.

Задание 4

На Листе2 создайте таблицу «Расходы предприятия за квартал» согласно алгоритму!!!

Алгоритм выполнения задания

Ввод названия таблицы

1. В ячейку А1 введите название таблицы. Выделите диапазон А1:F1 и на пиктограмме(объединить и поместить в центре) на Главная→Выравнивание (Excel 2003 на панели Форматирование).

Ввод и оформление шапки

1. Выделите диапазон А2:F2, выберите Главная→ Выравнивание→ Диалоговое окно «Формат ячеек» (Excel 2003 команду Формат→Ячейки→ вкладка Выравнивание) и установите флажок переносить по словам для размещения текста в несколько строк. Выберите варианты вертикального и горизонтального выравнивания по центру. Завершите работу в окне кнопкою ОК.

2. Введите в каждую ячейку текст соответствующего заголовка столбца. Если текст выглядит не так, как на рисунке, измените размеры ячеек. При заполнении ячеек B2, C2, D2 достаточно ввести текст в ячейку B2, а, затем воспользовавшись маркером автозаполнения автоматически заполнить следующие ячейки.

Ввод и оформление боковика

1. Выделите диапазон А3:А7, выберите Главная→ Выравнивание→ Диалоговое окно «Формат ячеек» (Excel 2003 команду Формат→Ячейки→ вкладка Выравнивание) и установите флажок переносить по словам для размещения текста в несколько строк. Выберите варианты вертикального выравнивания – по центру, горизонтального – по левому краю. Завершите работу в окне кнопкой ОК

2. Введите в каждую ячейку текст соответствующего названия строки

Ввод данных

1. Выделите диапазон В3:F7, выберите Главная→Число→Диалоговое окно «Формат ячеек» (Excel 2003 команду Формат→Ячейки→ вкладка Число) и установите для выделенных ячеек денежный формат с двумя десятичными знаками, обозначение денежной единицы – р.

2. Введите числа (дробную часть числа, пробелы и наименование денежной единицы вводить не нужно!).

3. Выполните повторное сохранение.

Завершение оформления таблицы

Чтобы заголовок, шапка и боковик таблицы отличались от данных, выберите для них соответствующий шрифт, размер и начертание. Выделите таблицу и выполните ее обрамление, выберите команду Главная→Ячейки→Формат→Формат ячеек→Вкладка Граница (Excel 2003 Формат→Ячейки→вкладка Граница), можно сделать заливку ячеек (вкладка Заливка)

Вычисления в таблице

Выполните задание 4

1. В ячейку Е3 введите формулу для вычисления среднемесячной суммы расходов на гос.налоги.

1. Выполните групповое заполнение ячеек Е3:Е6 формулой, для этого навести указатель мыши в нижний правый угол ячейки. Курсор примет вид черного крестика и протянуть его до последней ячейки диапазона.

2. В ячейку F3 введите формулу для вычисления суммы расходов на государственные налоги за квартал.

1. Выполните групповое заполнение формулой ячеек F3: F6

2. В ячейках B7:D7, F7 получите суммарные расходы по месяцам и за квартал.

3. Переименуйте Лист 2 в Расходы предприятия за квартал (щелчок правой кнопкой мыши на листе Лист2, выбрать пункт Переименовать).

4. Выполните повторное сохранение рабочей книги.

5. Перейдите на Лист 3, назовите его Крупнейшие озера мира (аналогично п.6)

6. Создайте таблицу «Крупнейшие озера мира»

1. Найти глубину самого мелкого озера, площадь самого обширного озера и среднюю высоту озер над уровнем моря.

Чтобы воспользоваться встроенными функциями необходимо выбрать Формулы → Библиотека функций → кнопка (Excel 2003 панель инструментов Стандартная или в строке формул щелкнуть на значке ) и выбрать соответствующую функцию:

1. Для нахождения минимальной глубины нужно щелкнуть по ячейке С10 и выбрать функцию МИН

2. Для нахождения максимальной площади нужно щелкнуть по ячейке В11 и выбрать функцию МАКС

3. Для нахождения средней высоты над уровнем моря нужно щелкнуть по ячейке D12 и выбрать функцию СРЗНАЧ.

4. Сохраните таблицу в своей папке с именем Озера.xls.

5. Завершите работу с Microsoft Excel.

Microsoft Excel – это популярная офисная программа из линейки Microsoft Office.

Microsoft Excel необходим для составления разнообразных таблиц, графиков и диаграмм, а также для проведения математических расчетов (вычисление, умножение, расчет простых и сложных функций и т.д.).
В первую очередь Microsoft Excel удобен для экономистов и бухгалтеров, потому что позволяет создавать отчеты (таблицы) и производить даже сложные арифметические расчеты. Microsoft Excel можно назвать автоматическим калькулятором с множеством функций и возможностей. Для того чтобы пользоваться данной программой, Вам не обязательно быть гением и изучать все ее возможности. Мы научимся базовым знаниям работы в данной программе и рассмотрим, как в ней производятся различные вычисления.

Microsoft Excel

Что собой представляет программа Microsoft Excel?

Одна огромная таблица, которую можно очертить и внести в нее необходимые данные. Используя функции программы по назначению, Вы сможете в одной – двух ячейках произвести сложный расчет.
Большинство людей ошибочно думает, что основная функция Microsoft Excel – создание таблиц. Это вовсе не так. Не стоит судить о книге по обложке. Основная функция программы Microsoft Excel – произведение математических вычислений.
Microsoft Excel несколько отличается от своего собрата из этого же пакета документов – Word-а. Если в ворде все просто и понятно, то в Excel перед нами появляется размеченный на ячейки лист. Первоначально для работы пользователю доступна одна книга, содержащая три листа. Новые листы можно добавлять, а также редактировать и удалять уже существующие.
На пересечении строки и столбца располагается ячейка, в ней-то Вы и будете печатать. Для того чтобы начать печатать в Excel, кликните в любую ячейку левой кнопкой мышки два раза, и можете начать вводить нужную информацию.
Увы, отдельно скачать Microsoft Excel нельзя. Только в составе пакета Microsoft Office, который доступен по .

Что из себя представляет программа Excel

Программа Microsoft Excel представляет из себя большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции (складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое).

Многие думают, что Excel – это только таблицы. То есть они убеждены, что все таблицы на компьютере составляются только в этой программе. Это не совсем верно.

Да, действительно, Excel представляет из себя таблицу. Но эта программа нужна, в первую очередь, для вычислений. Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т.д), то тогда Вам нужно воспользоваться программой Microsoft Excel. А если же Вам нужно составить таблицу без вычислений, то есть ввести уже готовые данные, то быстрее и удобнее это сделать в программе Microsoft Word.

Если сравнивать программу Microsoft Excel с программой Microsoft Word, то Excel, конечно, сложнее. И лучше начинать работать в этой программе после того, как освоите Word. Чтобы изучить Excel досконально, потребуется немало времени. Но, как показывает практика, большинству для работы нужно всего-то «научиться считать». То есть прочитать и проработать два-три урока этого раздела.

Курсы обучения Ms Office Excel для «чайников» — изучаем Excel пошагово с нуля

Microsoft Office является самым популярным программным пакетом для работы с различными типами документов на ПК на базе операционной системы Windows. Существуют как встроенные версии для домашнего использования, которые поставляются вместе с лицензионной ОС, так и версии с расширенным функционалом для офисного применения, которые приобретаются за дополнительную плату. Основные приложения, которые необходимы как в работе, так и в частной жизни, это текстовый редактор Microsoft Word и табличный редактор Microsoft Excel.

Функции и возможности Microsoft Word

Текстовый редактор Word (в переводе с английского – слово) – это абсолютно незаменимый программный продукт. С помощью Ворда открываются файлы в формате .doc, который используется для создания, чтения и редактирования текстовых документов. Вы можете писать статьи, заметки, научные работы и диссертации, составлять списки дел, читать книги, скачанные из онлайн-библиотек, а также писать обращения, заявления, коммерческие предложения и другие документы.

MS Word широко используется в деловом документообороте. В нем удобно редактировать текст, задавать размер полей и отступов в соответствии с нормами ГОСТ для текстов различного назначения, включая деловые и научные, а также выводить документ на печать с предварительным просмотром. Приложение дает возможность форматировать большие объемы текста одновременно, к примеру, проставлять нумерацию страниц и менять шрифт.

Для продвинутых пользователей также есть обширный визуальный инструментарий SmartArt, с помощью которого можно строить схемы, диаграммы, визуализировать логические цепочки взаимосвязей. Еще одна интересная функция – встроенные шаблоны, позволяющие создавать документы различного формата – от визиток и приглашений до счетов и протоколов.

Что нужно знать, чтобы стать уверенным пользователем Microsoft Word:

• Панель инструментов: вид, структура и настройка;
• Структура страницы, параметры полей и межстрочных интервалов;
• Выравнивание, разбивка на колонки, создание маркированных списков;
• Размер, цвет и типы шрифтов;
• Рецензирование, исправление ошибок, поиск и замена определенных слов;
• Работа с визуальными объектами – вставка таблиц, картинок, фигур и других элементов;
• Горячие клавиши – комбинации для быстрого осуществления различных операций;
• Сохранение и печать документов.

Word и Excel – стандарт для повседневного использования

Владение набором офисных приложений, особенно word и excel, сегодня является необходимым, а в некоторых случаях обязательным умением во многих профессиях направлениях жизнедеятельности. Наша программа word и excel обучение для начинающих, предназначена в первую очередь для тех, кому необходимо освоить данные программы комплексно и основательно, с подробным описанием всех необходимых инструментов и настроек. Курсы ворд и эксель, это тот минимум, освоив который, вы сможете самостоятельно работать практически в любой отрасли выполняя основные офисные задачи по обороту документов и различным видам отчетности. Многие полагают, что обучение ворд и эксель для чайников – это нечто недостаточное для того, чтобы быстро продвигаться в обучении и в профессии, но под таким, несколько шутливым названием, кроется грамотно разработанная программа обучению ворд и эксель, позволяющая осваивать предмет легко и эффективно, а главное, программа эксель обучение для начинающих пошагово позволяет внести ясность осваиваемого направления на каждом этапе.

Функции и возможности Microsoft Excel

MS Excel – универсальный и многофункциональный табличный редактор, функции которого не ограничиваются созданием и редактированием электронных таблиц. С помощью данного приложения можно значительно повысить эффективность и скорость решения широкого спектра профессиональных задач – от создания баз данных, их анализа и группировки с помощью фильтров до сложных вычислений с различными коеффициентами, визуализации и прогнозирования.

Навыки работы в Эксель незаменимы для специалистов, работающих в следующих сферах:

• Финансовая и экономическая аналитика;
• Бухгалтерский учет;
• Маркетинговые и социологические исследования;
• Научная деятельность;
• Банковская сфера и работа с кредитами;
• IT-сфера, SEO-оптимизация и продвижение;
• Работа с базами данных в различных сферах.

В вышеуказанных сферах вам потребуется владение Excel на уровне продвинутого пользователя, но для менеджеров и других офисных сотрудников в большинстве случаев достаточно базовых навыков применения табличного редактора. Во-первых, это станет большим преимуществом при трудоустройстве, а во-вторых – действительно поможет вам справляться с работой легче и быстрее.

Востребованность специалистов по Word и Excel

Несмотря на то, что научиться работать в экселе с нуля сейчас можно практически в любом учебном центре по компьютерным технологиям, специалистов, владеющих данными программами на должном уровне, не хватает. Большинство людей, приходящих на курсы ms office excel, и считающих что умеют более-мене в этих программах работать, на самом деле не дотягивают и до самого начального уровня. Но, правильное представления о своих умениях, позволяют нам не только выбрать правильно обучающий курс, но и иметь возможность претендовать на определенное место работы. Востребованность специалистов ворд и эксель, это одна сторона медали, другая сторона – их профессионализм и умение. Поэтому, эксель для чайников обучение необходимо пройти каждому, хотя бы для того, чтобы понять, на каком уровне владения программами word и excel мы находимся, и правильно ли мы делаем, что изучаем эксель с нуля или нам необходимо ms excel обучение более высокого уровня. И даже, если вы имеете начальный уровень владения программами Excel и Word, но изучение проводили самостоятельно, то на курсах вы сможете систематизировать свои знания и найти много нового в, казалось бы, понятных вещах. Ну а если проходить обучение по более сложным уровням владение офисными программами, то лучше сразу прибегать к услугам специализированных центров — вы сэкономите не только время и деньги, но и ваши нервы.

Вам пригодится знание следующих инструментов MS Excel:

• Хранение данных – создание таблиц, баз, списков, листов и книг;
• Способы обработки данных – поиск, фильтрация, форматирование и группировка по параметрам;
• Методы вычислений, анализа и прогнозирования на основе имеющихся данных;
• Визуализация данных в графиках и диаграммах;
• Логические, текстовые, математические и статистические функции;
• Формулы для быстрых вычислительных операций с большими массивами данных;
• Макросы, сводные таблицы и другие инструменты.

С чего начинать изучение, с Word или Excel

Традиционно, изучение начинается с word, программа позволяет фундаментально освоить клавиатуру и основные навыки работы с текстом и информацией различного характера. После освоения программы Word, программа Excel осваивается легче, хотя бы потому, что у вас появляется уверенный навык печатания на клавиатуре. Работа в excel обучение для чайников подразумевает владение компьютером не только на базовом уровне, но и на уровне уверенного пользования. Если Word – программа, необходимая практически каждому, как инструмент создания, редактирования, отправки и получения любого документа, то Excel, это специализированная программа, которая, возможно, необходима и не каждому, но владение этим инструментом, даже на элементарном уровне, откроет перед вами массу возможностей. Поэтому, кроме Word, очень рекомендуется пройти эксель для чайников обучение. Данная связка – word и excel, очень популярна как популярный навык любого специалиста.

Как быстро освоить Ворд и Эксель

Для опытных пользователей компьютера применение основных компонентов программного пакета на поверхностном уровне не составляет сложностей. Открыть файл, прочитать или набрать текст, сохранить документ – это действия, с которыми сталкивается абсолютно каждый человек, работающий с компьютером. Освоив любое приложение, входящее в Microsoft Office, вы сможете понять логику интерфейса и меню, и базовые операции в дальнейшем станут интуитивно понятными.

Совсем иная ситуация, если вы начинающий пользователь ПК или инструменты Office необходимы вам в профессиональных целях. В первом случае отсутствие навыков применения офисных приложений, в частности, текстового редактора Word, является серьезным препятствием для дальнейшего освоения всех возможностей персонального компьютера. Поэтому изучение Office для начинающих должно вестись на системной основе с подробным освоением базовых функций, меню и панели инструментов.

Освоить MS Office для профессионального применения еще сложнее – большинство рядовых пользователей не знают о 95% возможностей текстового редактора Ворд и табличного редактора Эксель, если этого не требует их работа.

Самостоятельное обучение требует много времени, самодисциплины и способности к концентрации, поэтому оптимальным решением будет обучение на специализированных курсах, посвященных обучению Word и Excel с нуля. В этом вам помогут Курсы компьютерной грамотности (Windows, Word, Excel) и Курсы Excel (Эксель) — базовый уровень, которые проходят в ГЦДПО. Если вы стремитесь стать профессионалом в применении табличного редактора, к вашим услугам Курсы Excel – продвинутый уровень и Модульный курс Excel: базовый + продвинутый уровень.

По телефону +7 (495) 150-31-41 вы узнаете все детали о наборе на компьютерные курсы в Москве.

Слияние Excel и Word, зачем это нужно и что это дает

В статье рассмотрим слияние Excel и Word на практике. Эта нужно при написании какого-либо письма, отчета и других документов. Затем, его отправляют людям по электронной почте или распечатывают через принтер.

Что такое слияние Excel и Word

Здравствуйте друзья! Слияние Excel и Word – это соединение двух документов в один. Word является главным документом, а таблица Эксель его источником. Слияние документов в Word и Excel происходит очень быстро. Эту схему работы мы будем разбирать чуть позже.

Зачем совмещать документы Word и Excel? Это делается для составления писем, электронных сообщений (чтобы отправить письмо по электронной почте), конвертов, каталогов и наклеек.

Допустим мы имеем на компьютере таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую нужно передать коллеге по работе в виде письма. В ней содержится название статьи, дата, когда она была опубликована и какие статьи можно найти в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтобы таблица успешно с ним соединилась.

В следующей части статьи попробуем это сделать.

Сначала работаем с документом Word

Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:

1. Откройте на компьютере пустой документ Ворд. Откроем для работы отдельный файл Word, который не должен содержать в себе текстовой и цифровой информации.
2. Загружаете таблицу в Word. Можете сделать проще – вставьте табличный процессор в документ Excel. Об этом можете узнать в статье на блоге.
3. Сохраняете документ. После того, как Вы соедините два документа в один, его можно сохранить на компьютер. Или используйте кнопку в Ворде печать, чтобы его распечатать на листе бумаги A4.

Рассмотрим все подробности соединения двух документов во всех деталях.

Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция

Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.

Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).

Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).

В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).

В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.

Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).

После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».

Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).

Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать».

Заключение

Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку. Когда письмо будет создано, его Вы можете отправить по электронной почте другому человеку. Удачной работы в документе Word!

Описание программы Microsoft Excel

Microsoft Excel — это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами.

Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.

Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул — от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.

Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава организации и т. д. Excel также может строить и обновлять графики, основанные на введенных числах.

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис.1) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис.1 активная ячейка выделена рамкой).

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.

Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов. Ячейка — основной элемент таблицы — имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.

Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Далее подробнее рассмотрим окно Excel. При входе в программу открывается окно Excel и на экран выводится пустая рабочая книга с именем Книга 1.

При открытии ранее созданного файла в окне Excel появляется книга с введенными данными.

Рабочая книга в Excel — это файл, в котором хранятся и анализируются данные. Файл рабочей книги состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы или рисунки. Каждый рабочий лист идентифицируется именем, которое появляется на ярлычке листа.

Рассмотрим специфические элементы окна Excel (рис.2).

Строка состояния содержит информацию об активном документе, выбранной команде меню, индикаторах режимов клавиатуры. В ней пользователь получает сообщения о том, как выполнить начатую команду до конца и просмотреть промежуточные результаты некоторых вычислений.

Строка формул показывает формулу (если она присутствует в ячейке) или данные, содержащиеся в активной ячейке. В строке формул можно вводить и редактировать текст, числа и формулы.

В активную ячейку можно вводить и редактировать данные непосредственно в ячейке или в строке формул.

Ссылка на ячейку — адрес точки пересечения ее столбца и строки.

Например, ссылка на самую левую верхнюю ячейку на рабочем листе Excel — А1.

Ссылка на активную ячейку будет появляться в поле имени. Ярлыки используются для идентификации листа в рабочей книге. По умолчанию листы нумеруются Лист 1, Лист 2 и т. д.

Кнопки прокрутки слева внизу окна используются для просмотра ярлыков листов и для перемещения между листами в рабочей книге, содержащей большое количество листов.

93.79.221.197 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно

Что такое Excel и как его правильно использовать

Всем привет. Это первая статья из серии о Microsoft Excel. Сегодня вы узнаете:

• Что такое Microsoft Excel
• Для чего он нужен
• Как выглядит его рабочее пространство

В следующей статье мы еще немного обсудим рабочую среду программы. А вот в третьем посте этого цикла уже будем делать первые расчеты, так что самое интересное совсем близко! В дальнейшем мы будем ориентироваться на практику, поскольку она интересна всем.

Для усвоения этой и последующих статей цикла, вам понадобится компьютер с Microsoft Office, в том числе Excel. Если у Вас еще нет этой программы, ее можно купить, например, здесь .

Что такое Excel, для чего его использовать

Майкрософт Эксель – это программа с табличной структурой которая позволяет организовывать таблицы данных, систематизировать, обрабатывать их, строить графики и диаграммы, выполнять аналитические задачи и многое другое.

Конечно, это не весь перечень возможностей, в чём вы скоро убедитесь, изучая материалы курса. Программа способна сделать за вас многие полезные операции, потому и стала всемирным хитом в своей отрасли.

Рабочее пространство Excel

Рабочая область Эксель называется рабочей книгой, которая состоит из рабочих листов. То есть, в одном файле-книге может располагаться одна или несколько таблиц, называемых Листами.

Каждый лист состоит из множества ячеек, образующих таблицу данных. Строки нумеруются по порядку от 1 до 1 048 576. Столбцы именуются буквами от А до XFD.

Ячейки и координаты в Excel

На самом деле, в этих ячейках может храниться огромное количество информации, гораздо большее, чем может обработать ваш компьютер.

Каждая ячейка имеет свои координаты. Например, ячейка не пересечении 3-й строки и 2-го столбца имеет координаты B3 (см. рис.). Координаты ячейки всегда подсвечены на листе цветом, посмотрите на рисунке как выглядят номер третьей строчки и буква второго столбца – они затемнены.

Кстати, вы можете размещать данные в произвольном порядке на листе, программа не ограничивает вас в свободе действий. А значит, можно легко создавать различные таблицы, отчеты, формы, макеты и шаблоны, выбрать оптимальное место для диаграммы.

А теперь давайте взглянем на окно Excel в целом и разберемся с назначением некоторых его элементов:

• Заголовок страницы отображает название текущего рабочего документа
• Выбор представления – переключение между вариантами отображения рабочего листа
• Лента – элемент интерфейса, на котором расположены кнопки команд и настроек. Лента разделена на логические блоки вкладками. Например, вкладка «Вид» помогает настроить внешний вид рабочего документа, «Формулы» — инструменты для проведения вычислений и т.д.
• Масштаб отображения – название говорит само за себя. Выбираем соотношение между реальным размером листа и его представлением на экране.
• Панель быстрого доступа – зона размещения элементов, которые используются чаще всего и отсутствуют на ленте
• Поле имени отображает координаты выделенной ячейки или имя выделенного элемента
• Полосы прокрутки – позволяют прокручивать лист по горизонтали и по вертикали
• Строка состояния отображает некоторые промежуточные вычисления, информирует о включении «Num Lock», «Caps Lock», «Scroll Lock»
• Строка формул служит для ввода и отображения формулы в активной ячейке. Если в этой строке формула, в самой ячейке вы увидите результат вычисления или сообщение об ошибке.
• Табличный курсор – отображает ячейку, которая в данный момент активна для изменения содержимого
• Номера строк и имена столбцов – шкала по которой определяется адрес ячейки. На схеме можно заметить, что активна ячейка L17, 17 строка шкалы и элемент L выделены тёмным цветом. Эти же координаты вы можете увидеть в Поле имени.
• Вкладки листов помогают переключаться между всеми листами рабочей книги (а их, кстати, может быть очень много)

Рабочая область Excel

На этом закончим наш первый урок. Мы рассмотрели назначение программы Excel и основные (еще не все) элементы её рабочего листа. В следующем уроке мы рассмотрим навигацию по рабочей книге, виды окон, меню и панелей.

Спасибо что дочитали эту статью до конца, так держать! Если у вас появились вопросы – пишите в комментариях, постараюсь на всё ответить.

Работа с Microsoft Word и Excel (стр. 1 из 7)

К ПРАКТИЧЕСКИМ РАБОТАМ ПО КУРСУ

1. Работа с MicrosoftWord

1.1 Создать документ «Приглашение»

Данная работа поможет вам приобрести элементарные навыки, связанные со вводом и редактированием текста. Вы получите первое представление о командах форматирования различных объектов документа. В процессе работы вы подготовите небольшой одностраничный документ, состоящий из нескольких абзацев текста, рисунка и таблицы.

Оформленный документ (Приглашение) будет выглядеть так:

Рис. 1.1. Образец документа «Приглашение»

1.1. 1 Запуск и настройка редактора

Запуск MicrosoftWord

Чтобы запустить Word , выберите на основном экране Windows команду:

ПускÞПрограммыÞMicrosoft OfficeÞMicrosoft Word

Сразу после запуска Word автоматически создает новый документ. Прежде чем начать ввод и оформление текста, рассмотрим вопрос о настройке окна Word .

Настройка окна редактора

В окне Word довольно много различных элементов управления. Большинство из них можно включать / выключать. Для удобной работы с документом должны быть включены две панели инструментов, полосы прокрутки и строка состояния. Настроенные один раз параметры окна будут запомнены, поэтому каждый раз вам не придется их настраивать. Вы должны уметь включать эти элементы управления на тот случай, если кто-нибудь, поработав на вашем компьютере, изменит настройку окна редактора.

Выполните следующие действия:

· Выберите команду Вид Þ Панели инструментов Þ Настройка . Появится диалоговое окно со списком доступных панелей инструментов. Убедитесь, что включены две панели – Стандартная и Форматирования и Строка меню (включены – значит, помечены флажками). Все остальные панели инструментов отключите.

· Если линейка включена, то отключите ее командой Вид Þ Линейка .

· Выберите команду Сервис Þ Параметры Þ Вид . Убедитесь, что в нижней части диалогового окна, в разделе Окно , включены строка состояния и обе полосы прокрутки (горизонтальная и вертикальная).

Рис. 1.2. Вид окна Word, настроенного для удобной работы с типичными документами

Теперь надо установить параметры, влияющие на отображение документа в окне Word . Установим их в расчете на работу с обычным документом, так, чтобы документ на экране был максимально похож на печатный результат.

· Включите режим отображения, приближенный к печатной копии, выбрав команду Вид Þ Разметка страницы .

· В списке Масштаб панели инструментов Стандартная установите масштаб отображения По ширине страницы .

· Убедитесь, что кнопка отображения непечатаемых символов в панели инструментов Стандартная находится в нажатом состоянии. Если нет, нажмите ее. Во время работы с документом вы должны видеть маркеры абзацев и другие спецсимволы – так удобнее оформлять документ.

После настройки окно Word должно выглядеть так, как показано на рис. 1.2.

1.1. 2 Ввод текста

Когда вы приобретете некоторый опыт работы с Word , то сможете выполнять операции ввода и оформления текста в произвольном порядке. Сейчас, работая над первым документом, эти действия вы будете выполнять по очереди. Сначала наберете текст документа согласно нижеприведенному образцу, а затем – оформите текст.

По умолчанию Word в новом документе устанавливает размер шрифта 10 пунктов. Для большинства документов этот размер слишком мал (шрифт пишущей машинки примерно 13–14 пт). В списке Размер шрифта панели инструментов Форматирование установите размер 14 .

В тексте документа, который вы будете набирать, помечены места нажатия клавиш [ Enter ] и [ Tab ] (эти метки, конечно, набирать не нужно) Клавиша [ Enter ] отмечает новый абзац, поэтому ни в коем случае НЕ нажимайте Enter после каждой строки – только в отмеченных местах. С одной строки на другую Word будет переносить текст автоматически.

Прежде чем продолжить работу с документом, отработайте несколько элементарных операций, которые в будущем вам придется использовать очень часто.

1) Перемещение курсора.

Курсор можно перемещать клавишами-стрелками (на одну позицию в заданном направлении), комбинациями клавиш [ Ctrl +клавиши стрелки] (на одно слово влево / вправо или на один абзац вверх / вниз) и щелчком левой кнопкой мыши. Несколько раз попробуйте каждый из трех способов перемещения курсора.

2) Разрыв строки в заданном месте.

Поставьте курсор в строку зимний отдых в 2006 г. после слова Зимний . Нажмите [ Enter ] . Cтрока будет разорвана в позиции курсора, и в месте разрыва появится новый маркер конца абзаца. Вообще говоря, разрывается не строка, а абзац – вместо одного абзаца теперь стало два.

3) Объединение двух абзацев.

Маркер конца абзаца – это обычный символ, который можно удалить, скопировать и т.п. Самым важным из этих действий является удаление – при этом два абзаца объединяются в один. Поставьте сейчас курсор после слова Зимний ПЕРЕД маркером конца абзаца и удалите этот маркер клавишей [ Delete ] .

4) Удаление лишних символов.

Удалять лишние символы очень просто – слева от курсора символ удаляется клавишей [ Backspace ] , справа – клавишей [ Delete ] . Вы можете пользоваться любым способом, как вам удобнее.

Поставьте курсор перед одной из трех первых «4» в строке 444147 Дортмунд и удалите этот символ клавишей [ Delete ] , чтобы получилось 444147.

Еще одно упражнение: переместите курсор в предложение

Кроме того, в отеле есть такие удобства:

И удалите лишние символы, чтобы получилось:

Кроме того, в отеле есть:

5) Добавление символов.

Чтобы добавить новые символы в какое-либо место текста, надо поставить туда курсор и начать набирать эти символы. Старые символы будут отодвигаться вправо.

Поставьте курсор после слова школа в предложении

Лыжный подъемник, лыжная школа расположены рядом.

и напечатайте слова и теннисный зал , чтобы получилось:

Лыжный подъемник, лыжная школа и теннисный зал расположены рядом.

6) Добавление новых абзацев.

Добавление нового абзаца очень похоже на операцию разрыва строки, только разрыв строки надо сделать в позиции непосредственно перед маркером конца абзаца.

Поместите курсор в конец строки, перед маркером конца абзаца:

Тип 1 – жилая площадь около 27 кв. м, тип 2 – около 34 кв. м.

Добавьте новый абзац нажатием [ Enter ] и напечатайте следующий текст (можете посмотреть его расположение в образце приглашения в начале работы):

Буфет для завтраков с большим выбором блюд.

Исправление орфографических ошибок

В Word есть орфографический словарь, с помощью которого редактор автоматически ищет в набираемом тексте орфографические ошибки. Слова с ошибками подчеркиваются красной волнистой чертой (это служебное обозначение, при печати на принтере эта черта не выводится). Вы должны обращать внимание на все подчеркнутые слова.

Есть три основных причины, по которым Word считает слово ошибочным:

1) Данное слово написано с ошибкой, например, вы пропустили какую-нибудь букву или, наоборот, добавили лишнюю.

Можно попробовать исправить это слово по словарю – щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и затем выбрать правильный вариант. Если правильного варианта нет, надо исправить слово вручную – поместить курсор на слово и удалить лишние буквы или допечатать пропущенные.

2) Слово написано без ошибки, но является собственным именем. Например, в вашем документе подчеркивается имя Ульрих и название города Бергштадт.

В этом случае можно либо не обращать на подчеркивание внимания, либо можно исключить слово из проверки – щелкнуть на нем правой кнопкой и в появившемся объектном меню слова выбрать команду Пропустить все .

3) Несколько слов подряд написаны без ошибок, но все равно подчеркнуты.

Так бывает из-за дефекта Word : во время переключения языка клавиатуры редактор иногда неправильно определяет, на каком языке набран текст. Чтобы исправить данный дефект, надо выделить подчеркнутые слова (о выделении текста см. раздел 4.2) и присвоить тексту правильный язык командой Сервис Þ Язык Þ Выбрать язык .

С помощью объектного меню (из вышеописанных вариантов см. 2)) исключите из проверки в вашем тексте слова Ульриху, Ульрих, Бергштадт и сокращение кв. м.

Если вы допустили другие ошибки, исправьте их способами 1) или 3). Если ошибок нет, попробуйте удалить одну букву в каком-нибудь слове (например, вторую букву о в слове Господину в первой строке текста) и затем щелчком правой кнопкой на слове исправьте ошибку с помощью словаря Word . Прежде чем перейти к следующему разделу, убедитесь, что в вашем тексте не осталось слов, подчеркнутых как ошибочных.

Сохранение документа в файле

Теперь, когда текст набран и готов к оформлению, целесообразно сохранить его в файле. Перед сохранением не обязательно полностью оформлять документ. Во время работы с документом гораздо лучше сохранять его периодически (например, каждые 15–20 мин). Тогда вы будете застрахованы от случайной потери документа, например, из-за отключения электричества. Сохраняя документ первый раз, надо дать имя файлу документа, т.е., указать, на каком диске, в какой папке файл будет лежать и как он будет называться.

Методическая разработка по информатике  «Текстовый редактор Microsoft Excel»

Материалы предоставил: преподаватель информатики и ИКТ Левицкий Кирилл Алексадрович «Автодорожного колледжа»

Введение

Microsoft Excel – мощный редактор таблиц, предназначенный для выполнения всех процессов обработки таблиц: от создания табличных документов, до расчета математических функций и построения к ним графиков, а также вывода их на печать.

Он работает со многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Excel входит автоматическая коррекция текста по ячейкам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров стандартных таблиц, заготовок и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать авансовый отчет, балансовый отчет, карточку табельного учета, счет фактуру, финансовые шаблоны и многое другое. Excel обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам.

В этом Excel во многом схож с текстовым редактором Microsoft Word, но у него есть и свои особенности: для каждой ячейки можно задать числовые форматы, выравнивание, объединение ячеек, направление текста под любым градусом и др. При помощи макрокоманд Excel позволяет включать в таблицы объекты графики, картинки, музыкальные модули в формате *. wav.

Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на таблицы, который Excel будет спрашивать при загрузке таблиц для выполнения с ними каких-либо действий. Excel позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими таблицами.

Поэтому данная тема имеет большое значение в курсе изучения приложений для Windows. Данная тема подготавливает студентов к изучению других приложений фирмы Microsoft, таких как Word и PowerPoint, так как они имеют похожий интерфейс и одинаковые функции для работы с текстом и графикой.

Дидактический анализ темы учебного предмета

Время и сроки изучения темы

Изучение темы «Редактор электронных таблиц Microsoft Excel» по времени занимает не менее 14 часов с учетом проведения практических работ по усвоению и закреплению лекционного материала. Кроме того, студентам предлагается задание на дом, но небольшое, которое позволит самостоятельно изучить одну – две функции редактора Excel. Также студентам дают задание повторить изученный материал, и на следующем занятии проводится тест.

Характер учебного материала

Учебный материал, используемый преподавателем при изучении такой темы как «Текстовый редактор Microsoft Excel», носит комбинационный характер, так как включает в себя описательный, информационный, обобщающий и теоретический типы. Он преподает нам описание различных пунктов меню, снабжает нас информацией о функциональных возможностях редактора, обеспечивает студентов самостоятельной работой после изучения нового материала и домашним заданием, подводит обобщающие и итоговые цели каждого проведенного урока.

Опорные знания

Для успешного освоения данного курса необходимы определенные базовые знания и навыки работы с персональным компьютером. Эти знания помогут быстрее разобраться с данной темой и не останавливаться на элементарных вещах, которые должны быть усвоены заблаговременно при прохождении предыдущих тем.

Знать три основные операции работы с мышью (одиночный щелчок, двойной щелчок и перемещение);

Уметь запускать Windows и завершать работу с Windows;

Знать, что указатель мыши меняет свою форму в зависимости от выполняемых действий;

Уметь запускать и завершать программу;

Знать три варианта представления окна (пиктограмма, окно нормального размера, полноэкранное окно). Уметь пользоваться соответствующими кнопками;

Уметь перемещать окно;

Уметь выбирать пункты горизонтального меню и команды ниспадающего меню;

Знать основные элементы диалогового окна (командные кнопки, переключатели, поля выбора, списки, поля ввода и т.д.) и уметь с ними работать;

Знать, как выглядит текстовый курсор, и уметь устанавливать его вместо ввода текста при помощи мыши (подвести указатель мыши к нужному месту, убедится, что он принял форму текстового курсора и нажать левую клавишу мыши);

Уметь пользоваться клавишами {Delete} и {Backspace};

Уметь пользоваться полосами прокрутки;

Уметь выбирать инструменты панели инструментов (на примере Paintbrush) и применять их для рисования фигур, выбора типа линии и заливки.

Основные поняти

После изучения данной темы у студентов должен сформироваться определённый требуемый объём знаний по данному разделу курса.

Студенты должны научиться:

– работать с редактором Excel для Windows, освоить основные пункты меню и пиктографических панелей инструментов;

– подготавливать простейшую таблицу в редакторе Excel;

– редактировать текст и значения в ячейках, изменять шрифт и стили в готовом тексте;

– работать с выделенными фрагментами;

– осуществлять поиск и замену фрагментов данных в документе;

– открывать и сохранять файлы с документами;

– совмещать в документе значение таблицы и графическое их решение;

– уметь совмещать таблицы Excel с документами Word;

– использовать привязки к вставляемым документам из Excel в Word;

– научится использовать математические функции, встроенные в Microsoft Excel;

– устанавливать режимы печати и распечатывать документ на принтере.

Тема урока: Обработка числовой информации в Excel.

Цели урока:

• образовательные:

• закрепление знаний об общих принципах работы табличного процессора Microsoft Excel;
• практическое применение изученного материала;
• приобретение навыков в составлении таблиц разного типа, особенно имеющих профессиональную направленность;

• развивающие:

• развитие познавательного интереса, речи и внимания студентов;
• развитие способности логически рассуждать;
• развитие умения применять полученные знания для решения задач различного рода;

• воспитательные:

• воспитание трудолюбия, чувства уважения к науке;
• профессиональная ориентация и подготовка к трудовой деятельности.

Оборудование урока: компьютеры с ОС MS Windows, программа Microsoft Excel, компьютерная презентация, раздаточный материал, принтер, мультимедийный проектор.

План урока

• Оргмомент   – 1 мин.
• Постановка темы и целей урока   – 5 мин.
• Проверка знаний – 15 мин.
• Закрепление темы практически  – 20 мин.
• Заключение  – 3 мин.
• Задание на дом  –1 мин.

Ход урока

I. Оргмомент

II. Формулировка темы урока с помощью ребусов и определение целей урока.

— Начать сегодняшний урок мне бы хотелось со слов одного из самых знаменитых людей в истории человечества Блеза Паскаля (Слайд 1):

«Человек, несомненно, сотворен,

чтобы мыслить: в этом главное его

достоинство и главное дело жизни…»

Действительно, только мыслящий и думающий человек может верно обработать данную ему информацию. Ведь информатика, как известно, — это не только «про компьютер», так же как арифметика – не «про калькулятор», а музыка – не «про пианино».

— А о чем сегодня пойдет речь определите именно вы, разгадав несложные ребусы.

(С помощью ребусов можно активизировать деятельность обучаемых, актуализировать знания студентов. Но, прежде всего, они могут быть использованы для мотивации студентов при введении того или иного понятия.

Как и во многих учебных предметах, в информатике очень много разнообразных понятий, что дает возможность широкого использования ребусов на этапе мотивации. Через занимательную подачу материала студенты быстро мобилизуются и включаются в учебную деятельность.)

Учащимся раздаются карточки с ребусами и отводится определенное время на решение заданий. Правильные ответы (Слайд 2):

а) формула; г) строка;

б) диаграмма; д) столбец;

в) ячейка; е) выражение

— Итак, как вы видите, все зашифрованные понятия связаны с табличным процессором Excel. И речь на уроке пойдет об обработке числовой информации в Excel (Слайд 3).

Хотелось бы, чтобы в процессе нашей деятельности были достигнуты следующие цели (Слайд 4):

• закрепление знаний об общих принципах работы табличного процессора Microsoft Excel;
• практическое применение изученного материала;
• приобретение навыков в составлении таблиц разного типа, особенно имеющих профессиональную направленность;
• развитие умения выбирать наиболее оптимальную структуру таблицы, создать таблицу, ее оформить и распечатать на принтере;
•  формирование представления о вычислениях в электронной таблице как наиболее важных в изучении информатики и широко применяемых на практике;

— А урок давайте начнем со следующих слов (Слайд 5):

Да будь я старушкой преклонных годов,

И то, без унынья и лени,

Программу Excel изучу я за то,

Что очень люблю вычисленья!

III. Проверка знаний работы табличного процессора, правил записи содержимого ячеек.

Актуализация опорных знаний.

— Области применения электронных таблиц весьма разнообразны, без них не может обойтись практически ни один современный специалист. Это: наука, производство, бухгалтерия, торговля, статистика, проектирование, моделирование.

Сегодня на уроке мы попробуем использовать электронные таблицы с их мощным вычислительным потенциалом для решения реальных задач. Но вначале проверим  знания принципов работы табличного процессора, правил записи формул.

Повторение проводится с использованием презентации и мультимедийного проектора в игровой форме: из нескольких закрашенных ячеек электронной таблицы составлен вопросительный знак (Слайд 6):

Студент выбирает любую ячейку и отвечает на скрытый в ней вопрос, появляющийся по гиперссылке. Если студент не отвечает на выпавший ему вопрос или отвечает неполно, другие могут ответить или дополнить его ответ. (Каждый вопрос размещается на отдельном слайде). Причем за одной из ячеек скрыт «бонус», т.е. возможность получить 1 балл, не отвечая и имеется ячейка, выбрав которую студент теряет право ответа на вопрос.

За правильный и полный ответ студент получает 1 или 2 фишки, в зависимости от сложности вопроса.
Итак, начнем работать.

Вопросы для повторения:

1. Каково главное назначение электронных таблиц? (Выполнение расчетов) – 1 балл
2. Файл, с каким расширением является документом электронной таблицы? (xls) — 1 балл
3. Что является основным элементом электронной таблицы? (Ячейка) – 1 балл
4. Как называется группа ячеек, представленных на рисунке? (Диапазон, блок ячеек) – 1
   
5. Укажите адрес данной группы ячеек. (A1:C3) – 1 балл
   
6. В электронной таблице выделен блок ячеек А1:В3. Сколько ячеек входит в этот диапазон? (6 ячеек) – 2 балла
7. Какие вы знаете правила записи формул в электронной таблице? (Всегда начинается со знака равенства, содержит знаки математических операций, имена функций, адреса ячеек, числа) -2 балла
8. Что такое относительный адрес (ссылка)? (Используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула). -2 балла
9. Что такое абсолютный адрес (ссылка)? (Используется для указания фиксированного адреса ячейки) – 2 балла
10. Дан адрес ячейки — А$6. Какой параметр адреса будет меняться при копировании?  (Столбец А) -1 балл
11. Что будет результатом вычислений в ячейке С1? (Число 15) -1 балл
    
12. Надо ли набирать формулы в каждой из ячеек В3 и В4 или можно занести их в эти ячейки как-то быстрее? (Нет, нужно использовать копирование) -1 балл
    
13. Какой вид примет содержащая абсолютную и относительную ссылки формула, записанная в ячейку С1, после ее копирования в ячейку С2? (=$A$1*B2) – 1 балл
    
14. Какой результат будет вычислен в ячейке С2 после копирования в нее формулы из ячейки С1?  (75) – 2 балла

15. Укажите правильную запись формулы в ячейке С2 математического выражения  x + 3y  и предскажите результат. (=A2+3*B2,  25) -2 балла

1. Какие значения будут получены в ячейках В3 и В4, если в эти ячейки скопировать содержимое ячеек А3 и А4 соответственно?   (8; 10) – 2 балла
   

IV. Закрепление. Работа на компьютере. Ролевая игра.

Каждый студент будет представлять одну из фирм: «Богатый урожай», «Мой дом».

Студентам раздаются таблички с названиями фирм, карточки с заданиями (запросами клиента).

Представители фирм оформляют таблицу, вводят в неё информацию и распечатывают результат (чек для оплаты в кассу; чек должен быть красиво и эффективно оформлен; в роли кассира выступает учитель).

Если работа над задачей вызывает затруднения, студент может воспользоваться помощью преподавателя.

Ролевая игра проводится в течение 20 мин.

Фирма «МОЙ ДОМ» 

Фирма «Мой дом» занимается поставкой стройматериалов и помогает клиенту рассчитать расход и стоимость материалов для ремонта помещения. В наличие фирмы имеется следующий набор стройматериалов:

Для формирования таблиц используются данные о стоимости, массе стройматериалов в упаковке и их расходе при использовании.
Клиент указал размеры помещения под офис — высота – 3 м,  периметр стен – 84 м, общая площадь помещения —  360 м2 , общая площадь окон и дверей – 72 м2. (Площадь стен =Периметр стен*Высота)

Вывод

В результате грамотного и успешного изучения редактора таблиц Excel у студентов очень сильно развивается техническое мышление, абстрактно-логическое мышление, память, и вследствие этого повышается уровень интеллекта. Ко всему прочему опыт работы с редактором таблиц Microsoft Excel очень сильно и неоднократно пригодится им в дальнейшей учебной и трудовой деятельности.

Целью данной методической разработки являлся обмен опытом преподавания с использованием новых методик. Комбинированное использование различных компьютерных программ позволяет преподавателю повысить эффективность обучения, привить интерес к преподаваемой дисциплине, активизировать деятельность обучающихся на занятиях и добиться высоких результатов в образовательном процессе.

Литература

1. Гейн А.Г. Информатика. 10-11 кл. — М: Просвещение, 2000;
2. С.В. Киселев Оператор ЭВМ. Учебник для НПО, М. И.Ц. «Академия». 2008;
3. Угринович Н.Д. Информатика и ИКТ. Базовый уровень. Учебник для 9 класса М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2011;
4. Информатика. Программы для общеобразовательных учреждений. 2-11 классы : методическое пособие, составитель М. Н. Бородин. 

Электронные ресурсы:

1. http://www.niro.nnov.ru/

НИРО Кафедра теории и методики обучения информатики

1. http://www.niro.nnov.ru/?id=608
2. http://www.ktimoi.edusite.ru/

методические рекомендации о преподавании образовательной области «Информатика и

ИКТ» в 2011-2012 гг

1. Федеральные стандарты образования http://standart.edu.ru/
2. Сетевые образовательные сообщества «Открытый класс» http://www.openclass.ru/
3. Методическая копилка учителя информатики http://infojournal.ru/journal/school/
4. Сеть творческих учителей http://www.it-n.ru/
5. Интернет-педсовет http://pedsovet.org/
6. Сообщество взаимопомощи учителей http://pedsovet.su/
7. Фестиваль педагогических идей «Открытый урок» http://festival.1september.ru/articles/subjects/11

A simple bar graph being created in Excel, running on Windows 11
Developer(s)	Microsoft
Initial release	November 19, 1987; 35 years ago
Stable release	2103 (16.0.13901.20400) / April 13, 2021; 23 months ago[1]
Written in	C++ (back-end)[2]
Operating system	Microsoft Windows
Type	Spreadsheet
License	Trialware[3]
Website	microsoft.com/en-us/microsoft-365/excel

Excel for Mac (version 16.67), running on macOS Big Sur 11.5.2
Developer(s)	Microsoft
Initial release	September 30, 1985; 37 years ago
Stable release	16.70 (Build 23021201) / February 14, 2023; 54 days ago[4]
Written in	C++ (back-end), Objective-C (API/UI)[2]
Operating system	macOS
Type	Spreadsheet
License	Proprietary commercial software
Website	products.office.com/mac

Excel for Android running on Android 13
Developer(s)	Microsoft Corporation
Stable release	16.0.14729.20146 / December 22, 2021; 15 months ago[5]
Operating system	Android Oreo and later
Type	Spreadsheet
License	Proprietary commercial software
Website	products.office.com/en-us/excel

Microsoft Excel is a spreadsheet developed by Microsoft for Windows, macOS, Android, iOS and iPadOS. It features calculation or computation capabilities, graphing tools, pivot tables, and a macro programming language called Visual Basic for Applications (VBA). Excel forms part of the Microsoft 365 suite of software.

Features

Basic operation

Microsoft Excel has the basic features of all spreadsheets,^[7] using a grid of cells arranged in numbered rows and letter-named columns to organize data manipulations like arithmetic operations. It has a battery of supplied functions to answer statistical, engineering, and financial needs. In addition, it can display data as line graphs, histograms and charts, and with a very limited three-dimensional graphical display. It allows sectioning of data to view its dependencies on various factors for different perspectives (using pivot tables and the scenario manager).^[8] A PivotTable is a tool for data analysis. It does this by simplifying large data sets via PivotTable fields. It has a programming aspect, Visual Basic for Applications, allowing the user to employ a wide variety of numerical methods, for example, for solving differential equations of mathematical physics,^[9][10] and then reporting the results back to the spreadsheet. It also has a variety of interactive features allowing user interfaces that can completely hide the spreadsheet from the user, so the spreadsheet presents itself as a so-called application, or decision support system (DSS), via a custom-designed user interface, for example, a stock analyzer,^[11] or in general, as a design tool that asks the user questions and provides answers and reports.^[12][13] In a more elaborate realization, an Excel application can automatically poll external databases and measuring instruments using an update schedule,^[14] analyze the results, make a Word report or PowerPoint slide show, and e-mail these presentations on a regular basis to a list of participants. Excel was not designed to be used as a database.^{[citation needed]}

Microsoft allows for a number of optional command-line switches to control the manner in which Excel starts.^[15]

Functions

Excel 2016 has 484 functions.^[16] Of these, 360 existed prior to Excel 2010. Microsoft classifies these functions in 14 categories. Of the 484 current functions, 386 may be called from VBA as methods of the object «WorksheetFunction»^[17] and 44 have the same names as VBA functions.^[18]

With the introduction of LAMBDA, Excel will become Turing complete.^[19]

Macro programming

VBA programming

The Windows version of Excel supports programming through Microsoft’s Visual Basic for Applications (VBA), which is a dialect of Visual Basic. Programming with VBA allows spreadsheet manipulation that is awkward or impossible with standard spreadsheet techniques. Programmers may write code directly using the Visual Basic Editor (VBE), which includes a window for writing code, debugging code, and code module organization environment. The user can implement numerical methods as well as automating tasks such as formatting or data organization in VBA^[20] and guide the calculation using any desired intermediate results reported back to the spreadsheet.

VBA was removed from Mac Excel 2008, as the developers did not believe that a timely release would allow porting the VBA engine natively to Mac OS X. VBA was restored in the next version, Mac Excel 2011,^[21] although the build lacks support for ActiveX objects, impacting some high level developer tools.^[22]

A common and easy way to generate VBA code is by using the Macro Recorder.^[23] The Macro Recorder records actions of the user and generates VBA code in the form of a macro. These actions can then be repeated automatically by running the macro. The macros can also be linked to different trigger types like keyboard shortcuts, a command button or a graphic. The actions in the macro can be executed from these trigger types or from the generic toolbar options. The VBA code of the macro can also be edited in the VBE. Certain features such as loop functions and screen prompt by their own properties, and some graphical display items, cannot be recorded but must be entered into the VBA module directly by the programmer. Advanced users can employ user prompts to create an interactive program, or react to events such as sheets being loaded or changed.

Macro Recorded code may not be compatible with Excel versions. Some code that is used in Excel 2010 cannot be used in Excel 2003. Making a Macro that changes the cell colors and making changes to other aspects of cells may not be backward compatible.

VBA code interacts with the spreadsheet through the Excel Object Model,^[24] a vocabulary identifying spreadsheet objects, and a set of supplied functions or methods that enable reading and writing to the spreadsheet and interaction with its users (for example, through custom toolbars or command bars and message boxes). User-created VBA subroutines execute these actions and operate like macros generated using the macro recorder, but are more flexible and efficient.

History

From its first version Excel supported end-user programming of macros (automation of repetitive tasks) and user-defined functions (extension of Excel’s built-in function library). In early versions of Excel, these programs were written in a macro language whose statements had formula syntax and resided in the cells of special-purpose macro sheets (stored with file extension .XLM in Windows.) XLM was the default macro language for Excel through Excel 4.0.^[25] Beginning with version 5.0 Excel recorded macros in VBA by default but with version 5.0 XLM recording was still allowed as an option. After version 5.0 that option was discontinued. All versions of Excel, including Excel 2021 are capable of running an XLM macro, though Microsoft discourages their use.^[26]

Charts

Excel supports charts, graphs, or histograms generated from specified groups of cells. It also supports Pivot Charts that allow for a chart to be linked directly to a Pivot table. This allows the chart to be refreshed with the Pivot Table. The generated graphic component can either be embedded within the current sheet or added as a separate object.

These displays are dynamically updated if the content of cells changes. For example, suppose that the important design requirements are displayed visually; then, in response to a user’s change in trial values for parameters, the curves describing the design change shape, and their points of intersection shift, assisting the selection of the best design.

Add-ins

Additional features are available using add-ins. Several are provided with Excel, including:

• Analysis ToolPak: Provides data analysis tools for statistical and engineering analysis (includes analysis of variance and regression analysis)
• Analysis ToolPak VBA: VBA functions for Analysis ToolPak
• Euro Currency Tools: Conversion and formatting for euro currency
• Solver Add-In: Tools for optimization and equation solving

Data storage and communication

Number of rows and columns

Versions of Excel up to 7.0 had a limitation in the size of their data sets of 16K (2¹⁴ = 16384) rows. Versions 8.0 through 11.0 could handle 64K (2¹⁶ = 65536) rows and 256 columns (2⁸ as label ‘IV’). Version 12.0 onwards, including the current Version 16.x, can handle over 1M (2²⁰ = 1048576) rows, and 16384 (2¹⁴, labeled as column ‘XFD’) columns.^[27]

File formats

Microsoft Excel up until 2007 version used a proprietary binary file format called Excel Binary File Format (.XLS) as its primary format.^[28] Excel 2007 uses Office Open XML as its primary file format, an XML-based format that followed after a previous XML-based format called «XML Spreadsheet» («XMLSS»), first introduced in Excel 2002.^[29]

Although supporting and encouraging the use of new XML-based formats as replacements, Excel 2007 remained backwards-compatible with the traditional, binary formats. In addition, most versions of Microsoft Excel can read CSV, DBF, SYLK, DIF, and other legacy formats. Support for some older file formats was removed in Excel 2007.^[30] The file formats were mainly from DOS-based programs.

Binary

OpenOffice.org has created documentation of the Excel format. Two epochs of the format exist: the 97-2003 OLE format, and the older stream format.^[31] Microsoft has made the Excel binary format specification available to freely download.^[32]

XML Spreadsheet

The XML Spreadsheet format introduced in Excel 2002^[29] is a simple, XML based format missing some more advanced features like storage of VBA macros. Though the intended file extension for this format is .xml, the program also correctly handles XML files with .xls extension. This feature is widely used by third-party applications (e.g. MySQL Query Browser) to offer «export to Excel» capabilities without implementing binary file format. The following example will be correctly opened by Excel if saved either as Book1.xml or Book1.xls:

<?xml version="1.0"?>
<Workbook xmlns="urn:schemas-microsoft-com:office:spreadsheet"
 xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office"
 xmlns:x="urn:schemas-microsoft-com:office:excel"
 xmlns:ss="urn:schemas-microsoft-com:office:spreadsheet"
 xmlns:html="http://www.w3.org/TR/REC-html40">
 <Worksheet ss:Name="Sheet1">
  <Table ss:ExpandedColumnCount="2" ss:ExpandedRowCount="2" x:FullColumns="1" x:FullRows="1">
   <Row>
    <Cell><Data ss:Type="String">Name</Data></Cell>
    <Cell><Data ss:Type="String">Example</Data></Cell>
   </Row>
   <Row>
    <Cell><Data ss:Type="String">Value</Data></Cell>
    <Cell><Data ss:Type="Number">123</Data></Cell>
   </Row>
  </Table>
 </Worksheet>
</Workbook>

Current file extensions

Microsoft Excel 2007, along with the other products in the Microsoft Office 2007 suite, introduced new file formats. The first of these (.xlsx) is defined in the Office Open XML (OOXML) specification.

Old file extensions

Using other Windows applications

Windows applications such as Microsoft Access and Microsoft Word, as well as Excel can communicate with each other and use each other’s capabilities. The most common are Dynamic Data Exchange: although strongly deprecated by Microsoft, this is a common method to send data between applications running on Windows, with official MS publications referring to it as «the protocol from hell».^[34] As the name suggests, it allows applications to supply data to others for calculation and display. It is very common in financial markets, being used to connect to important financial data services such as Bloomberg and Reuters.

OLE Object Linking and Embedding allows a Windows application to control another to enable it to format or calculate data. This may take on the form of «embedding» where an application uses another to handle a task that it is more suited to, for example a PowerPoint presentation may be embedded in an Excel spreadsheet or vice versa.^{[35][36][37][38]}

Using external data

Excel users can access external data sources via Microsoft Office features such as (for example) .odc connections built with the Office Data Connection file format. Excel files themselves may be updated using a Microsoft supplied ODBC driver.

Excel can accept data in real-time through several programming interfaces, which allow it to communicate with many data sources such as Bloomberg and Reuters (through addins such as Power Plus Pro).

• DDE: «Dynamic Data Exchange» uses the message passing mechanism in Windows to allow data to flow between Excel and other applications. Although it is easy for users to create such links, programming such links reliably is so difficult that Microsoft, the creators of the system, officially refer to it as «the protocol from hell».^[34] In spite of its many issues DDE remains the most common way for data to reach traders in financial markets.
• Network DDE Extended the protocol to allow spreadsheets on different computers to exchange data. Starting with Windows Vista, Microsoft no longer supports the facility.^[39]
• Real Time Data: RTD although in many ways technically superior to DDE, has been slow to gain acceptance, since it requires non-trivial programming skills, and when first released was neither adequately documented nor supported by the major data vendors.^[40][41]

Alternatively, Microsoft Query provides ODBC-based browsing within Microsoft Excel.^[42][43][44]

Export and migration of spreadsheets

Programmers have produced APIs to open Excel spreadsheets in a variety of applications and environments other than Microsoft Excel. These include opening Excel documents on the web using either ActiveX controls, or plugins like the Adobe Flash Player. The Apache POI opensource project provides Java libraries for reading and writing Excel spreadsheet files.

Password protection

Microsoft Excel protection offers several types of passwords:

• Password to open a document^[45]
• Password to modify a document^[46]
• Password to unprotect the worksheet
• Password to protect workbook
• Password to protect the sharing workbook^[47]

All passwords except password to open a document can be removed instantly regardless of the Microsoft Excel version used to create the document. These types of passwords are used primarily for shared work on a document. Such password-protected documents are not encrypted, and a data sources from a set password is saved in a document’s header. Password to protect workbook is an exception – when it is set, a document is encrypted with the standard password «VelvetSweatshop», but since it is known to the public, it actually does not add any extra protection to the document. The only type of password that can prevent a trespasser from gaining access to a document is password to open a document. The cryptographic strength of this kind of protection depends strongly on the Microsoft Excel version that was used to create the document.

In Microsoft Excel 95 and earlier versions, the password to open is converted to a 16-bit key that can be instantly cracked. In Excel 97/2000 the password is converted to a 40-bit key, which can also be cracked very quickly using modern equipment. As regards services that use rainbow tables (e.g. Password-Find), it takes up to several seconds to remove protection. In addition, password-cracking programs can brute-force attack passwords at a rate of hundreds of thousands of passwords a second, which not only lets them decrypt a document but also find the original password.

In Excel 2003/XP the encryption is slightly better – a user can choose any encryption algorithm that is available in the system (see Cryptographic Service Provider). Due to the CSP, an Excel file cannot be decrypted, and thus the password to open cannot be removed, though the brute-force attack speed remains quite high. Nevertheless, the older Excel 97/2000 algorithm is set by the default. Therefore, users who do not change the default settings lack reliable protection of their documents.

The situation changed fundamentally in Excel 2007, where the modern AES algorithm with a key of 128 bits started being used for decryption, and a 50,000-fold use of the hash function SHA1 reduced the speed of brute-force attacks down to hundreds of passwords per second. In Excel 2010, the strength of the protection by the default was increased two times due to the use of a 100,000-fold SHA1 to convert a password to a key.

Other platforms

Excel for mobile

Excel Mobile is a spreadsheet program that can edit XLSX files. It can edit and format text in cells, calculate formulas, search within the spreadsheet, sort rows and columns, freeze panes, filter the columns, add comments, and create charts. It cannot add columns or rows except at the edge of the document, rearrange columns or rows, delete rows or columns, or add spreadsheet tabs.^{[48][49][50][51][52][53]} The 2007 version has the ability to use a full-screen mode to deal with limited screen resolution, as well as split panes to view different parts of a worksheet at one time.^[51] Protection settings, zoom settings, autofilter settings, certain chart formatting, hidden sheets, and other features are not supported on Excel Mobile, and will be modified upon opening and saving a workbook.^[52] In 2015, Excel Mobile became available for Windows 10 and Windows 10 Mobile on Windows Store.^[54][55]

Excel for the web

Excel for the web is a free lightweight version of Microsoft Excel available as part of Office on the web, which also includes web versions of Microsoft Word and Microsoft PowerPoint.

Excel for the web can display most of the features available in the desktop versions of Excel, although it may not be able to insert or edit them. Certain data connections are not accessible on Excel for the web, including with charts that may use these external connections. Excel for the web also cannot display legacy features, such as Excel 4.0 macros or Excel 5.0 dialog sheets. There are also small differences between how some of the Excel functions work.^[56]

Microsoft Excel Viewer

Microsoft Excel Viewer was a freeware program for Microsoft Windows for viewing and printing spreadsheet documents created by Excel.^[57] Microsoft retired the viewer in April 2018 with the last security update released in February 2019 for Excel Viewer 2007 (SP3).^[58][59]

The first version released by Microsoft was Excel 97 Viewer.^[60][61] Excel 97 Viewer was supported in Windows CE for Handheld PCs.^[62] In October 2004, Microsoft released Excel Viewer 2003.^[63] In September 2007, Microsoft released Excel Viewer 2003 Service Pack 3 (SP3).^[64] In January 2008, Microsoft released Excel Viewer 2007 (featuring a non-collapsible Ribbon interface).^[65] In April 2009, Microsoft released Excel Viewer 2007 Service Pack 2 (SP2).^[66] In October 2011, Microsoft released Excel Viewer 2007 Service Pack 3 (SP3).^[67]

Microsoft advises to view and print Excel files for free to use the Excel Mobile application for Windows 10 and for Windows 7 and Windows 8 to upload the file to OneDrive and use Excel for the web with a Microsoft account to open them in a browser.^[58][68]

Quirks

In addition to issues with spreadsheets in general, other problems specific to Excel include numeric precision, misleading statistics functions, mod function errors, date limitations and more.

Numeric precision

Despite the use of 15-figure precision, Excel can display many more figures (up to thirty) upon user request. But the displayed figures are not those actually used in its computations, and so, for example, the difference of two numbers may differ from the difference of their displayed values. Although such departures are usually beyond the 15th decimal, exceptions do occur, especially for very large or very small numbers. Serious errors can occur if decisions are made based upon automated comparisons of numbers (for example, using the Excel If function), as equality of two numbers can be unpredictable.^{[citation needed]}

In the figure, the fraction 1/9000 is displayed in Excel. Although this number has a decimal representation that is an infinite string of ones, Excel displays only the leading 15 figures. In the second line, the number one is added to the fraction, and again Excel displays only 15 figures. In the third line, one is subtracted from the sum using Excel. Because the sum in the second line has only eleven 1’s after the decimal, the difference when 1 is subtracted from this displayed value is three 0’s followed by a string of eleven 1’s. However, the difference reported by Excel in the third line is three 0’s followed by a string of thirteen 1’s and two extra erroneous digits. This is because Excel calculates with about half a digit more than it displays.

Excel works with a modified 1985 version of the IEEE 754 specification.^[69] Excel’s implementation involves conversions between binary and decimal representations, leading to accuracy that is on average better than one would expect from simple fifteen digit precision, but that can be worse. See the main article for details.

Besides accuracy in user computations, the question of accuracy in Excel-provided functions may be raised. Particularly in the arena of statistical functions, Excel has been criticized for sacrificing accuracy for speed of calculation.^[70][71]

As many calculations in Excel are executed using VBA, an additional issue is the accuracy of VBA, which varies with variable type and user-requested precision.^[72]

Statistical functions

The accuracy and convenience of statistical tools in Excel has been criticized,^{[73][74][75][76][77]} as mishandling missing data, as returning incorrect values due to inept handling of round-off and large numbers, as only selectively updating calculations on a spreadsheet when some cell values are changed, and as having a limited set of statistical tools. Microsoft has announced some of these issues are addressed in Excel 2010.^[78]

Excel MOD function error

Excel has issues with modulo operations. In the case of excessively large results, Excel will return the error warning #NUM! instead of an answer.^[79]

Fictional leap day in the year 1900

Excel includes February 29, 1900, incorrectly treating 1900 as a leap year, even though e.g. 2100 is correctly treated as a non-leap year.^[80][81] The bug originated from Lotus 1-2-3 (deliberately implemented to save computer memory), and was also purposely implemented in Excel, for the purpose of bug compatibility.^[82] This legacy has later been carried over into Office Open XML file format.^[83]

Thus a (not necessarily whole) number greater than or equal to 61 interpreted as a date and time are the (real) number of days after December 30, 1899, 0:00, a non-negative number less than 60 is the number of days after December 31, 1899, 0:00, and numbers with whole part 60 represent the fictional day.

Date range

Excel supports dates with years in the range 1900–9999, except that December 31, 1899, can be entered as 0 and is displayed as 0-jan-1900.

Converting a fraction of a day into hours, minutes and days by treating it as a moment on the day January 1, 1900, does not work for a negative fraction.^[84]

Conversion problems

Entering text that happens to be in a form that is interpreted as a date, the text can be unintentionally changed to a standard date format. A similar problem occurs when a text happens to be in the form of a floating-point notation of a number. In these cases the original exact text cannot be recovered from the result. Formatting the cell as TEXT before entering ambiguous text prevents Excel from converting to a date.

This issue has caused a well known problem in the analysis of DNA, for example in bioinformatics. As first reported in 2004,^[85] genetic scientists found that Excel automatically and incorrectly converts certain gene names into dates. A follow-up study in 2016 found many peer reviewed scientific journal papers had been affected and that «Of the selected journals, the proportion of published articles with Excel files containing gene lists that are affected by gene name errors is 19.6 %.»^[86] Excel parses the copied and pasted data and sometimes changes them depending on what it thinks they are. For example, MARCH1 (Membrane Associated Ring-CH-type finger 1) gets converted to the date March 1 (1-Mar) and SEPT2 (Septin 2) is converted into September 2 (2-Sep) etc.^[87] While some secondary news sources^[88] reported this as a fault with Excel, the original authors of the 2016 paper placed the blame with the researchers misusing Excel.^[86][89]

In August 2020 the HUGO Gene Nomenclature Committee (HGNC) published new guidelines in the journal Nature regarding gene naming in order to avoid issues with «symbols that affect data handling and retrieval.» So far 27 genes have been renamed, including changing MARCH1 to MARCHF1 and SEPT1 to SEPTIN1 in order to avoid accidental conversion of the gene names into dates.^[90]

Errors with large strings

The following functions return incorrect results when passed a string longer than 255 characters:^[91]

• type() incorrectly returns 16, meaning «Error value»
• IsText(), when called as a method of the VBA object WorksheetFunction (i.e., WorksheetFunction.IsText() in VBA), incorrectly returns «false».

Filenames

Microsoft Excel will not open two documents with the same name and instead will display the following error:

A document with the name ‘%s’ is already open. You cannot open two documents with the same name, even if the documents are in different folders. To open the second document, either close the document that is currently open, or rename one of the documents.^[92]

The reason is for calculation ambiguity with linked cells. If there is a cell ='[Book1.xlsx]Sheet1'!$G$33, and there are two books named «Book1» open, there is no way to tell which one the user means.^[93]

Versions

Early history

Microsoft originally marketed a spreadsheet program called Multiplan in 1982. Multiplan became very popular on CP/M systems, but on MS-DOS systems it lost popularity to Lotus 1-2-3. Microsoft released the first version of Excel for the Macintosh on September 30, 1985, and the first Windows version was 2.05 (to synchronize with the Macintosh version 2.2) on November 19, 1987.^[94][95] Lotus was slow to bring 1-2-3 to Windows and by the early 1990s, Excel had started to outsell 1-2-3 and helped Microsoft achieve its position as a leading PC software developer. This accomplishment solidified Microsoft as a valid competitor and showed its future of developing GUI software. Microsoft maintained its advantage with regular new releases, every two years or so.

Microsoft Windows

Excel 2.0 is the first version of Excel for the Intel platform. Versions prior to 2.0 were only available on the Apple Macintosh.

Excel 2.0 (1987)

The first Windows version was labeled «2» to correspond to the Mac version. It was announced on October 6, 1987, and released on November 19.^[96] This included a run-time version of Windows.^[97]

BYTE in 1989 listed Excel for Windows as among the «Distinction» winners of the BYTE Awards. The magazine stated that the port of the «extraordinary» Macintosh version «shines», with a user interface as good as or better than the original.

Excel 3.0 (1990)

Included toolbars, drawing capabilities, outlining, add-in support, 3D charts, and many more new features.^[97]

Excel 4.0 (1992)

Introduced auto-fill.^[98]

Also, an easter egg in Excel 4.0 reveals a hidden animation of a dancing set of numbers 1 through 3, representing Lotus 1-2-3, which is then crushed by an Excel logo.^[99]

Excel 5.0 (1993)

With version 5.0, Excel has included Visual Basic for Applications (VBA), a programming language based on Visual Basic which adds the ability to automate tasks in Excel and to provide user-defined functions (UDF) for use in worksheets. VBA includes a fully featured integrated development environment (IDE). Macro recording can produce VBA code replicating user actions, thus allowing simple automation of regular tasks. VBA allows the creation of forms and in‑worksheet controls to communicate with the user. The language supports use (but not creation) of ActiveX (COM) DLL’s; later versions add support for class modules allowing the use of basic object-oriented programming techniques.

The automation functionality provided by VBA made Excel a target for macro viruses. This caused serious problems until antivirus products began to detect these viruses. Microsoft belatedly took steps to prevent the misuse by adding the ability to disable macros completely, to enable macros when opening a workbook or to trust all macros signed using a trusted certificate.

Versions 5.0 to 9.0 of Excel contain various Easter eggs, including a «Hall of Tortured Souls», a Doom-like minigame, although since version 10 Microsoft has taken measures to eliminate such undocumented features from their products.^[100]

5.0 was released in a 16-bit x86 version for Windows 3.1 and later in a 32-bit version for NT 3.51 (x86/Alpha/PowerPC)

Excel 95 (v7.0)

Released in 1995 with Microsoft Office for Windows 95, this is the first major version after Excel 5.0, as there is no Excel 6.0 with all of the Office applications standardizing on the same major version number.

Internal rewrite to 32-bits. Almost no external changes, but faster and more stable.

Excel 95 contained a hidden Doom-like mini-game called «The Hall of Tortured Souls», a series of rooms featuring the names and faces of the developers as an easter egg.^[101]

Excel 97 (v8.0)

Included in Office 97 (for x86 and Alpha). This was a major upgrade that introduced the paper clip office assistant and featured standard VBA used instead of internal Excel Basic. It introduced the now-removed Natural Language labels.

This version of Excel includes a flight simulator as an Easter Egg.

Excel 2000 (v9.0)

Included in Office 2000. This was a minor upgrade but introduced an upgrade to the clipboard where it can hold multiple objects at once. The Office Assistant, whose frequent unsolicited appearance in Excel 97 had annoyed many users, became less intrusive.

A small 3-D game called «Dev Hunter» (inspired by Spy Hunter) was included as an easter egg.^[102][103]

Excel 2002 (v10.0)

Included in Office XP. Very minor enhancements.

Excel 2003 (v11.0)

Included in Office 2003. Minor enhancements.

Excel 2007 (v12.0)

Included in Office 2007. This release was a major upgrade from the previous version. Similar to other updated Office products, Excel in 2007 used the new Ribbon menu system. This was different from what users were used to, and was met with mixed reactions. One study reported fairly good acceptance by users except highly experienced users and users of word processing applications with a classical WIMP interface, but was less convinced in terms of efficiency and organization.^[104] However, an online survey reported that a majority of respondents had a negative opinion of the change, with advanced users being «somewhat more negative» than intermediate users, and users reporting a self-estimated reduction in productivity.

Added functionality included Tables,^[105] and the SmartArt set of editable business diagrams. Also added was an improved management of named variables through the Name Manager, and much-improved flexibility in formatting graphs, which allow (x, y) coordinate labeling and lines of arbitrary weight. Several improvements to pivot tables were introduced.

Also like other office products, the Office Open XML file formats were introduced, including .xlsm for a workbook with macros and .xlsx for a workbook without macros.^[106]

Specifically, many of the size limitations of previous versions were greatly increased. To illustrate, the number of rows was now 1,048,576 (2²⁰) and columns was 16,384 (2¹⁴; the far-right column is XFD). This changes what is a valid A1 reference versus a named range. This version made more extensive use of multiple cores for the calculation of spreadsheets; however, VBA macros are not handled in parallel and XLL add‑ins were only executed in parallel if they were thread-safe and this was indicated at registration.

Excel 2010 (v14.0)

Included in Office 2010, this is the next major version after v12.0, as version number 13 was skipped.

Minor enhancements and 64-bit support,^[107] including the following:

• Multi-threading recalculation (MTR) for commonly used functions
• Improved pivot tables
• More conditional formatting options
• Additional image editing capabilities
• In-cell charts called sparklines
• Ability to preview before pasting
• Office 2010 backstage feature for document-related tasks
• Ability to customize the Ribbon
• Many new formulas, most highly specialized to improve accuracy^[108]

Excel 2013 (v15.0)

Included in Office 2013, along with a lot of new tools included in this release:

• Improved Multi-threading and Memory Contention
• FlashFill^[109]
• Power View^[110]
• Power Pivot^[111]
• Timeline Slicer
• Windows App
• Inquire^[112]
• 50 new functions^[113]

Excel 2016 (v16.0)

Included in Office 2016, along with a lot of new tools included in this release:

• Power Query integration
• Read-only mode for Excel
• Keyboard access for Pivot Tables and Slicers in Excel
• New Chart Types
• Quick data linking in Visio
• Excel forecasting functions
• Support for multiselection of Slicer items using touch
• Time grouping and Pivot Chart Drill Down
• Excel data cards^[114]

Excel 2019, Excel 2021, Office 365 and subsequent (v16.0)

Microsoft no longer releases Office or Excel in discrete versions. Instead, features are introduced automatically over time using Windows Update. The version number remains 16.0. Thereafter only the approximate dates when features appear can now be given.

• Dynamic Arrays. These are essentially Array Formulas but they «Spill» automatically into neighboring cells and does not need the ctrl-shift-enter to create them. Further, dynamic arrays are the default format, with new «@» and «#» operators to provide compatibility with previous versions. This is perhaps the biggest structural change since 2007, and is in response to a similar feature in Google Sheets. Dynamic arrays started appearing in pre-releases about 2018, and as of March 2020 are available in published versions of Office 365 provided a user selected «Office Insiders».

Apple Macintosh

• 1985 Excel 1.0
• 1988 Excel 1.5
• 1989 Excel 2.2
• 1990 Excel 3.0
• 1992 Excel 4.0
• 1993 Excel 5.0 (part of Office 4.x—Final Motorola 680×0 version^[115] and first PowerPC version)
• 1998 Excel 8.0 (part of Office 98)
• 2000 Excel 9.0 (part of Office 2001)
• 2001 Excel 10.0 (part of Office v. X)
• 2004 Excel 11.0 (part of Office 2004)
• 2008 Excel 12.0 (part of Office 2008)
• 2010 Excel 14.0 (part of Office 2011)
• 2015 Excel 15.0 (part of Office 2016—Office 2016 for Mac brings the Mac version much closer to parity with its Windows cousin, harmonizing many of the reporting and high-level developer functions, while bringing the ribbon and styling into line with its PC counterpart.)^[116]

OS/2

• 1989 Excel 2.2
• 1990 Excel 2.3
• 1991 Excel 3.0

Summary

Impact

Excel offers many user interface tweaks over the earliest electronic spreadsheets; however, the essence remains the same as in the original spreadsheet software, VisiCalc: the program displays cells organized in rows and columns, and each cell may contain data or a formula, with relative or absolute references to other cells.

Excel 2.0 for Windows, which was modeled after its Mac GUI-based counterpart, indirectly expanded the installed base of the then-nascent Windows environment. Excel 2.0 was released a month before Windows 2.0, and the installed base of Windows was so low at that point in 1987 that Microsoft had to bundle a runtime version of Windows 1.0 with Excel 2.0.^[117] Unlike Microsoft Word, there never was a DOS version of Excel.

Excel became the first spreadsheet to allow the user to define the appearance of spreadsheets (fonts, character attributes, and cell appearance). It also introduced intelligent cell re-computation, where only cells dependent on the cell being modified are updated (previous spreadsheet programs recomputed everything all the time or waited for a specific user command). Excel introduced auto-fill, the ability to drag and expand the selection box to automatically copy a cell or row contents to adjacent cells or rows, adjusting the copies intelligently by automatically incrementing cell references or contents. Excel also introduced extensive graphing capabilities.

Security

Because Excel is widely used, it has been attacked by hackers. While Excel is not directly exposed to the Internet, if an attacker can get a victim to open a file in Excel, and there is an appropriate security bug in Excel, then the attacker can gain control of the victim’s computer.^[118] UK’s GCHQ has a tool named TORNADO ALLEY with this purpose.^[119][120]

Games

Besides the easter eggs, numerous games have been created or recreated in Excel, such as Tetris, 2048, Scrabble, Yahtzee, Angry Birds, Pac-Man, Civilization, Monopoly, Battleship, Blackjack, Space Invaders, and others.^{[121][122][123][124][125]}

In 2020, Excel became an esport with the advent of the Financial Modeling World Cup.^[126]

See also

• Comparison of spreadsheet software
• Numbers (spreadsheet)—the iWork equivalent
• Spreadmart
• Financial Modeling World Cup, online esport financial modelling competition using Excel

References

References

• Bullen, Stephen; Bovey, Rob; Green, John (2009). Professional Excel Development: The Definitive Guide to Developing Applications Using Microsoft Excel and VBA (2nd ed.). Boston: Addison Wesley. ISBN 978-0-321-50879-9.
• Dodge, Mark; Stinson, Craig (2007). Microsoft Office Excel 2007 Inside Out. Redmond, Wash.: Microsoft Press. ISBN 978-0-7356-2321-7.
• Billo, E. Joseph (2011). Excel for Chemists: A Comprehensive Guide (3rd ed.). Hoboken, N.J.: John Wiley & Sons. ISBN 978-0-470-38123-6.
• Gordon, Andy (January 25, 2021). «LAMBDA: The ultimate Excel worksheet function». microsoft.com. Microsoft. Retrieved April 23, 2021.

External links

• Microsoft Excel – official site