Ms excel command function library is located

Фильтры и сортировка в Microsoft Excel

MS Excel – это мощнейший табличный редактор, и у него огромнейший арсенал возможностей по работе с данными. В числе этих возможностей – сортировка и фильтрация. Эти возможности вам пригодятся в работе с разными таблицами, которые содержат большие объёмы данных. Они помогут вам проанализировать значимые данные, отследить тенденции роста и спада их значений, вывести на печать только выборочные позиции таблиц. Давайте рассмотрим, как работают фильтры и сортировка в Microsoft Excel.

Функционал фильтрации и сортировки в Microsoft Excel

У Microsoft Excel несколько реализаций функционала фильтрации и сортировки. Если вы создадите форматированную таблицу, т.е. сделаете обычную таблицу с данными, потом выделите её и форматируете как таблицу,

по умолчанию она у вас создастся с интегрированными функциями фильтрации и сортировки. Столбцы с названиями уже будут содержать кнопки выпадающих списков функций фильтрации и сортировки.

Это не всегда удобно т.к. часто нужно компактное размещение таблицы на листе для вывода на печать. И если вы не будете пользоваться фильтрацией, чтобы эти кнопки не занимали место в названиях таблицы и не отвлекали внимание, их можно убрать. Делаем клик на любой ячейке таблицы, идём в меню «Данные», жмём «Фильтр». И всё – кнопки фильтрации и сортировки убраны из таблицы. Этой же кнопкой «Фильтр» мы можем при необходимости вернуть интеграцию фильтрации и сортировки в таблицу. Либо же можно реализовать её для простой неформатированной таблицы. Если вам необходимо только сортировать данные таблицы, можно сделать это с помощью кнопок для сортировки в меню MS Excel «Данные».

Или в главном меню, всё это один и тот же функционал. Здесь также есть кнопка «Фильтр» для включения/отключения интеграции фильтрации и сортировки в таблицу.

Также функционал фильтрации и сортировки будет доступным в контекстном меню на ячейках таблицы.

Сортировка данных в Microsoft Excel

Данные таблицы можно сортировать по возрастанию или убыванию значений ячеек: текстовые — по алфавиту, числовые – по последовательности из чисел, временные – по временной последовательности. Нажимаем на любую из ячеек столбца с данными, по критерию которых мы хотим с вами выстроить таблицу. И жмём в главном меню или меню «Данные» Microsoft Excel кнопку сортировки данных – по возрастанию или убыванию. Если это столбец, например, с ценами, вся таблица выстроится в последовательности увеличения или уменьшения цен в указанном столбце. Если это столбец, скажем, с названиями товаров, таблица выстроится по алфавиту названий товаров в обычном или обратном порядке.

Бóльшие возможности может предложить функция настраиваемой сортировки. Нажмём на данную кнопку.

И здесь мы в качестве критериев для сортировки можем выбрать :

• «Столбец» — тип данных таблицы, т.е. столбцы с названиями данных нашей таблицы ;
• «Сортировка» – значения ячеек, выделения цветным маркером или шрифтом, условное форматирование ;
• «Порядок сортировки» – убывание или возрастание.

Например, у нас в таблице есть особые позиции товара, которые надо постоянно мониторить, мы их отметили жёлтым маркером. Чтобы отсортировать таблицу по строкам с жёлтым маркером, оставляем первый критерий для сортировки по умолчанию, в нашем случае это столбец наименования товара. Второй критерий сортировки выставим цвет ячейки. Для третьего критерия порядка сортировки указываем жёлтый цвет ячеек. И также указываем, что маркированные данные должны быть сверху списка. Жмём «Ок».

И вот: отмеченные маркером позиции таблицы находятся в самом верху.

Фильтрация данных в Microsoft Excel

Для фильтрации данных, как упоминалось, нужны интегрированные в таблицу функции фильтрации и сортировки. Если в вашей таблице их нет, повторимся, в главном меню или меню «Данные» Microsoft Excel нужно нажимать на кнопку «Фильтр». Если у вас таблица с большим объёмом данных, с помощью фильтра в таблице Excel можете убрать какие-то строки и оставить лишь нужные. И таким образом сделать информацию более удобной для анализа или печати.

Работает фильтр очень просто: в выпадающем списке столбца с данными, где мы хотим убрать отдельные из них, нажимаем на выпадающий список и работаем с фильтром. Например, вот тот же случай, когда у нас есть отмеченные маркером особо важные позиции таблицы. И чтобы отобразить у нас в таблице только их, в выпадающем списке столбца жмём «Фильтр по цвету». Укажем цвет маркера, в нашем случае жёлтый. И в таблице отобразятся только маркированные данные. Чтобы убрать фильтр, в выпадающем списке этого же столбца нажмём «Удалить фильтр из столбца…».

В столбцах с числовыми данными нам будут доступны числовые фильтры. С их помощью можем убрать из таблицы, например, данные с маленькими суммами. Нажмём на выпадающий список столбца с интересующими нас цифрами, жмём «Числовые фильтры», выбираем «Больше».

И укажем цифру, скажем, 100. Т.е. мы хотим скрыть товарные позиции с сумами меньше 100 руб. Вписываем данную цифру или можем выбрать варианты сумм из выпадающего списка фильтра. Жмём «Ок».

И всё: позиции таблицы с сумами менее 100 руб. теперь скрыты. Чтобы вернуть их назад, удаляем фильтр в этом же столбце.

Работа с фильтром текстовых данных аналогична. В столбце с наименованиями позиций товара нажмём выпадающий список, выберем «Текстовые фильтры», жмём «Содержит».

И укажем слово-фильтр. Например, мы хотим видеть в таблице только позиции по кофе. Вписываем слово «кофе», жмём «Ок».

И таблица отфильтрована по этому слову в названиях товаров.

По такому же принципу, мы можем отфильтровать позиции товара, которые не содержат каких-то слов или букв в названиях, начинаются или заканчиваются с каких-то букв. Убирается текстовый фильтр так же, как и цветной и числовой.

Источник

Sort data in a range or table

Sorting data is an integral part of data analysis. You might want to arrange a list of names in alphabetical order, compile a list of product inventory levels from highest to lowest, or order rows by colors or icons. Sorting data helps you quickly visualize and understand your data better, organize and find the data that you want, and ultimately make more effective decisions.

You can sort data by text (A to Z or Z to A), numbers (smallest to largest or largest to smallest), and dates and times (oldest to newest and newest to oldest) in one or more columns. You can also sort by a custom list you create (such as Large, Medium, and Small) or by format, including cell color, font color, or icon set.

To find the top or bottom values in a range of cells or table, such as the top 10 grades or the bottom 5 sales amounts, use AutoFilter or conditional formatting.

Sort text

Select a cell in the column you want to sort.

On the Data tab, in the Sort & Filter group, do one of the following:

To quick sort in ascending order, click ( Sort A to Z).

To quick sort in descending order, click ( Sort Z to A).

Notes: Potential Issues

Check that all data is stored as text If the column that you want to sort contains numbers stored as numbers and numbers stored as text, you need to format them all as either numbers or text. If you do not apply this format, the numbers stored as numbers are sorted before the numbers stored as text. To format all the selected data as text, Press Ctrl+1 to launch the Format Cells dialog, click the Number tab and then, under Category, click General, Number, or Text.

Remove any leading spaces In some cases, data imported from another application might have leading spaces inserted before data. Remove the leading spaces before you sort the data. You can do this manually, or you can use the TRIM function.

Select a cell in the column you want to sort.

On the Data tab, in the Sort & Filter group, do one of the following:

To sort from low to high, click ( Sort Smallest to Largest).

To sort from high to low, click ( Sort Largest to Smallest).

Check that all numbers are stored as numbers If the results are not what you expected, the column might contain numbers stored as text instead of as numbers. For example, negative numbers imported from some accounting systems, or a number entered with a leading apostrophe ( ‘) are stored as text. For more information, see Fix text-formatted numbers by applying a number format.

Select a cell in the column you want to sort.

On the Data tab, in the Sort & Filter group, do one of the following:

To sort from an earlier to a later date or time, click ( Sort Oldest to Newest).

To sort from a later to an earlier date or time, click ( Sort Newest to Oldest).

Notes: Potential Issue

Check that dates and times are stored as dates or times If the results are not what you expected, the column might contain dates or times stored as text instead of as dates or times. For Excel to sort dates and times correctly, all dates and times in a column must be stored as a date or time serial number. If Excel cannot recognize a value as a date or time, the date or time is stored as text. For more information, see Convert dates stored as text to dates.

If you want to sort by days of the week, format the cells to show the day of the week. If you want to sort by the day of the week regardless of the date, convert them to text by using the TEXT function. However, the TEXT function returns a text value, so the sort operation would be based on alphanumeric data. For more information, see Show dates as days of the week.

You may want to sort by more than one column or row when you have data that you want to group by the same value in one column or row, and then sort another column or row within that group of equal values. For example, if you have a Department column and an Employee column, you can first sort by Department (to group all the employees in the same department together), and then sort by name (to put the names in alphabetical order within each department). You can sort by up to 64 columns.

Note: For best results, the range of cells that you sort should have column headings.

Select any cell in the data range.

On the Data tab, in the Sort & Filter group, click Sort.

In the Sort dialog box, under Column, in the Sort by box, select the first column that you want to sort.

Under Sort On, select the type of sort. Do one of the following:

To sort by text, number, or date and time, select Values.

To sort by format, select Cell Color, Font Color, or Cell Icon.

Under Order, select how you want to sort. Do one of the following:

For text values, select A to Z or Z to A.

For number values, select Smallest to Largest or Largest to Smallest.

For date or time values, select Oldest to Newest or Newest to Oldest.

To sort based on a custom list, select Custom List.

To add another column to sort by, click Add Level, and then repeat steps three through five.

To copy a column to sort by, select the entry and then click Copy Level.

To delete a column to sort by, select the entry and then click Delete Level.

Note: You must keep at least one entry in the list.

To change the order in which the columns are sorted, select an entry and then click the Up or Down arrow next to the Options button to change the order.

Entries higher in the list are sorted before entries lower in the list.

If you have manually or conditionally formatted a range of cells or a table column by cell color or font color, you can also sort by these colors. You can also sort by an icon set that you created with conditional formatting.

Select a cell in the column you want to sort.

On the Data tab, in the Sort & Filter group, click Sort.

In the Sort dialog box, under Column, in the Sort by box, select the column that you want to sort.

Under Sort On, select Cell Color, Font Color, or Cell Icon.

Under Order, click the arrow next to the button and then, depending on the type of format, select a cell color, font color, or cell icon.

Next, select how you want to sort. Do one of the following:

To move the cell color, font color, or icon to the top or to the left, select On Top for a column sort, and On Left for a row sort.

To move the cell color, font color, or icon to the bottom or to the right, select On Bottom for a column sort, and On Right for a row sort.

Note: There is no default cell color, font color, or icon sort order. You must define the order that you want for each sort operation.

To specify the next cell color, font color, or icon to sort by, click Add Level, and then repeat steps three through five.

Make sure that you select the same column in the Then by box and that you make the same selection under Order.

Keep repeating for each additional cell color, font color, or icon that you want included in the sort.

You can use a custom list to sort in a user-defined order. For example, a column might contain values that you want to sort by, such as High, Medium, and Low. How can you sort so that rows containing High appear first, followed by Medium, and then Low? If you were to sort alphabetically, an “A to Z” sort would put High at the top, but Low would come before Medium. And if you sorted “Z to A,” Medium would appear first, with Low in the middle. Regardless of the order, you always want “Medium” in the middle. By creating your own custom list, you can get around this problem.

Optionally, create a custom list:

In a range of cells, enter the values that you want to sort by, in the order that you want them, from top to bottom as in this example.

Select the range that you just entered. Using the preceding example, select cells A1:A3.

Go to File > Options > Advanced > General > Edit Custom Lists, then in the Custom Lists dialog box, click Import, and then click OK twice.

You can create a custom list based only on a value (text, number, and date or time). You cannot create a custom list based on a format (cell color, font color, or icon).

The maximum length for a custom list is 255 characters, and the first character must not begin with a number.

Select a cell in the column you want to sort.

On the Data tab, in the Sort & Filter group, click Sort.

In the Sort dialog box, under Column, in the Sort by or Then by box, select the column that you want to sort by a custom list.

Under Order, select Custom List.

In the Custom Lists dialog box, select the list that you want. Using the custom list that you created in the preceding example, click High, Medium, Low.

On the Data tab, in the Sort & Filter group, click Sort.

In the Sort dialog box, click Options.

In the Sort Options dialog box, select Case sensitive.

It’s most common to sort from top to bottom, but you can also sort from left to right.

Note: Tables don’t support left to right sorting. To do so, first convert the table to a range by selecting any cell in the table, and then clicking Table Tools > Convert to range.

Select any cell within the range you want to sort.

On the Data tab, in the Sort & Filter group, click Sort.

In the Sort dialog box, click Options.

In the Sort Options dialog box, under Orientation, click Sort left to right, and then click OK.

Under Row, in the Sort by box, select the row that you want to sort. This will generally be row 1 if you want to sort by your header row.

Tip: If your header row is text, but you want to order columns by numbers, you can add a new row above your data range and add numbers according to the order you want them.

To sort by value, select one of the options from the Order drop-down:

For text values, select A to Z or Z to A.

For number values, select Smallest to Largest or Largest to Smallest.

For date or time values, select Oldest to Newest or Newest to Oldest.

To sort by cell color, font color, or cell icon, do this:

Under Sort On, select Cell Color, Font Color, or Cell Icon.

Under Order select a cell color, font color, or cell icon, then select On Left or On Right.

Note: When you sort rows that are part of a worksheet outline, Excel sorts the highest-level groups (level 1) so that the detail rows or columns stay together, even if the detail rows or columns are hidden.

To sort by a part of a value in a column, such as a part number code (789- WDG-34), last name (Carol Philips), or first name (Philips, Carol), you first need to split the column into two or more columns so that the value you want to sort by is in its own column. To do this, you can use text functions to separate the parts of the cells or you can use the Convert Text to Columns Wizard. For examples and more information, see Split text into different cells and Split text among columns by using functions.

Warning: It is possible to sort a range within a range, but it is not recommended, because the result disassociates the sorted range from its original data. If you were to sort the following data as shown, the selected employees would be associated with different departments than they were before.

Fortunately, Excel will warn you if it senses you are about to attempt this:

If you did not intend to sort like this, then press the Expand the selection option, otherwise select Continue with the current selection.

If the results are not what you want, click Undo .

Note: You cannot sort this way in a table.

If you get unexpected results when sorting your data, do the following:

Check to see if the values returned by a formula have changed If the data that you have sorted contains one or more formulas, the return values of those formulas might change when the worksheet is recalculated. In this case, make sure that you reapply the sort to get up-to-date results.

Unhide rows and columns before you sort Hidden columns are not moved when you sort columns, and hidden rows are not moved when you sort rows. Before you sort data, it’s a good idea to unhide the hidden columns and rows.

Check the locale setting Sort orders vary by locale setting. Make sure that you have the proper locale setting in Regional Settings or Regional and Language Options in Control Panel on your computer. For information about changing the locale setting, see the Windows help system.

Enter column headings in only one row If you need multiple line labels, wrap the text within the cell.

Turn on or off the heading row It’s usually best to have a heading row when you sort a column to make it easier to understand the meaning of the data. By default, the value in the heading is not included in the sort operation. Occasionally, you may need to turn the heading on or off so that the value in the heading is or is not included in the sort operation. Do one of the following:

To exclude the first row of data from the sort because it is a column heading, on the Home tab, in the Editing group, click Sort & Filter, click Custom Sort and then select My data has headers.

To include the first row of data in the sort because it is not a column heading, on the Home tab, in the Editing group, click Sort & Filter, click Custom Sort, and then clear My data has headers.

Источник