Можно ли бухучет вести в excel

Нужно быстро сортировать и сопоставить данные из разных таблиц? Отыскать ошибку в уже заполненных ячейках? Сформировать сводную таблицу с итоговыми показателями? Мы собрали полезные инструменты, приемы и функции из программы Excel, которые можно выполнить за пару кликов.
Бухгалтерия в Excel становится намного проще, если использовать несколько полезных приемов, которые смогут ускорить работу с данными. Узнайте, чем может быть полезен Excel для бухгалтера в примерах, которые мы подготовили.

1.Автозаполнение формул в таблице Excel

Кроме непосредственных обязанностей бухгалтеру могут добавить функции по подготовке коммерческих предложений, расчета договорных цен и прочее. Для выполнения расчетов необходимо применять различные коэффициенты и поправки, а также конвертировать цены. И главное, выполнять все действия быстро и без ущерба обязанностям. Эксель для бухгалтера поможет в подготовке основного документа, который можно выполнять на рабочем листе, а дополнительные расчеты на отдельных. Так, пересчитывая курс, в одной ячейке можно указать цену, во второй курс валюты, а в третьей задать формулу пересчета (= первая ячейка * вторая ячейка), далее нажать Enter и получить цену. В первом листе в нужной ячейке можно поставить “=”, перейти на второй лист и указать третью ячейку с итогом. Опять нажать Enter и получить результат. Если необходимо провести такие расчеты по большому количеству пунктов, где изменяется только цена, то можно воспользоваться фундаментальным приемом Excel — автозаполнение формул, или протягивание. Возможность протягивать формулы — одно из базовых функций программы. Она автоматизирует процесс подсчета данных в таблице, без многократного прописывания одной и той же формулы. Выполнять протягивание формул можно следующим образом. В строке формул ставим равно и ссылку на ячейку из таблицы с исходными данными (=А3). После этого получим просто дублирование значения из таблицы. При протягивании этой ячейки получится копия таблицы с данным, которые будут изменяться соответственно со сменой информации в исходной таблице. Это пример протягивания ячеек без фиксирования диапазонов.

Можно закрепить ссылку, чтобы оставить ее неизменной при протягивании полностью, по строке или по столбцу. Фиксирование выполняется в строке формул с помощью знака $. Этот знак ставят перед той частью координат в ссылке, которую необходимо зафиксировать: $ перед буквой – фиксирование по столбцу — $С1 $ перед цифрой – фиксирование по строке — С$1 $ перед буквой и цифрой – полное фиксирование ячейки — $С$1.

2.Подсчет календарных дней

Excel может стать незаменимым помощником даже в таких простых действиях, как подсчет календарных дней. Бухгалтеру необходимо точно знать сколько дней было в том или ином периоде, чтобы рассчитать проценты, размер пени, неустойки, кредита и тому подобное. Если это небольшой отрезок времени, то его просто посчитать, воспользовавшись календарем, но для выполнения постоянных расчетов такой формат достаточно неудобен. В таких ситуациях приходит Excel в помощь бухгалтеру. Чтобы выполнить расчеты, необходимо выделить три свободных ячейки в таблице. В одну нужно записать начальную дату, во вторую конечную, а третью оставить пустой для получения результатов.
Рекомендация: набирайте дату на цифровой части клавиатуры так: 12/10/2016. Программа сама превратит введенные данные в формат даты и получится 12.10.2016. Далее выбираем третью ячейку и жмем “Вставить функцию”, вы можете найти ее по значку ¶x. После нажатия всплывет окно “Мастер функций”. Из списка “Категория” выбираем “Дата и время”, а из списка “Функция”— “ДНЕЙ360” и нажимаем кнопку Ок. В появившемся окне нужно вставить значения начальной и конечной даты. Для этого нужно просто щелкнуть по ячейкам таблицы с этими датами, а в строке “Метод” поставить единицу и нажать Ок. Если итоговое значение отражено не в числовом формате, нужно проверить формат ячейки: щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из меню “Формат ячейки”, установить “Числовой формат” и нажать Ок. Еще можно выполнить подсчет дней таким способом: в третьей ячейке набрать = ДНЕЙ 360 (В1; В2; 1). В скобках необходимо указать координаты двух первых ячеек с датами, а для метода поставить значение единицы. При расчете процентов за недели можно полученное количество дней разделить на 7. Также к дате можно прибавлять и отнимать любое количество дней. Чтобы это выполнить, нужно в одной ячейке написать дату, во второй разместить знак равенства, затем щелкнуть по ячейке с датой и набрать “+” или “-” и требуемое количество дней.

3.Сортировка данных

Очень удобная функция, которая позволяет разместить данные по возрастанию/убыванию. Также сортировать данные можно и для упорядочивания записей по дате. Для выполнения этого действия необходимо выбрать область, которая требует сортировки. Затем можно нажать кнопку “Сортировка по возрастанию” в верхнем ряду меню “Данные”, ее вы найдете по знаку “АЯ”. Ваши данные разместятся от меньшего к большему по первому выделенному столбцу.

Таблицы Эксель для бухгалтера позволяют сортировать данные, начиная с первого выделенного столбца. Если вы выделили ячейки слева направо, то последовательность будет выполнена в крайнем левом столбце. Если справа налево, то в правом. Если данные нужно сортировать по среднему столбцу, то можно использовать меню “Данные” — пункт “Сортировка” — “Сортировка диапазона”. В разделе “Сортировать по” необходимо выбрать столбец и тип сортировки.

4.Работа с длинными таблицами

Таблицы Excel для бухгалтера — многофункциональный рабочий инструмент, который содержит множество информации для ведения отчетности и выполнения текущих расчетов. При печати таблицы, которая не умещается на один лист, можно разместить ее “шапку” на каждой отдельной страничке, что облегчит поиск необходимых данных. Для этого нужно выбрать в меню “Файл”— “Параметры страницы” и закладку “Лист”. Размещаем курсор на “Сквозные строки” или “Сквозные столбцы” и в таблице кликаем на строки, которые нужно разместить на каждом листе. Также для работы с такими документами можно использовать колонтитулы. В них отмечают необходимые данные, такие как дата, номера листов, имя составителя и прочее. Настройка колонтитулов доступна в “Параметрах страницы” — “Колонтитулы”. Там доступны готовые варианты разметки или возможность добавления собственного. Кроме полезных приемов по работе в Эксель, бухгалтеру необходимо освоить его горячие клавиши.

5.Сопоставление показателей за разные периоды

Часто данные за разные годы, кварталы, месяцы приходится сравнивать. Чтобы их сопоставить, нужно выбрать критерий — уникальный показатель для каждой единицы учета, например, артикул. Для этого используем функцию “ВПР” (“VLOOKUP”), которая к значениям по заданному критерию из первой таблицы подберет соответствующие из второй таблицы.

Чтобы сравнить, например, цены на товары, следуйте алгоритму:
На панели инструментов заходим в функции(“fx”) и выбираем “ВПР”. В появившемся окне указываем для нее аргументы:

• Искомое значение — критерий;
• Таблица — диапазон данных из второй таблицы, среди которых нужно найти соответствующие;
• Номер столбца — диапазон данных, к которым будут подбираться соответствующие;
• Интервальный просмотр — это степень соответствия, нам нужно точное, поэтому выбираем 0.

Копируем формулу до конца столбца. Сообщение ”#Н/Д” значит, что для указанного артикула во второй таблице значений не обнаружено.

6.Поиск показателей, соответствующих условиям

Возможности Excel облегчают поиск нужных данных. Разберем на примере поиска задолженности контрагента. Для этого:

• Рядом с таблицей, в которой будем искать, добавляем таблицу с условиями поиска. Для этого копируем шапку и в соответствующие столбцы вводим критерии поиска, используя знаки сравнения: «>», «<», «=».
• Заходим на вкладку “Данные” и выбираем пункт “Фильтр — Дополнительно”.

В открывшемся окне указываем:

• Исходный диапазон — полностью таблица, в которой будем искать;
• Диапазон условий — таблица с критериями поиска.

В результате получим значения, которые соответствуют заданным условиям.

7.Поиск ошибок в таблицах

Поиск опечаток и ошибок в таблицах работа долгая и скучная. Чтобы ускорить процесс, воспользуйтесь возможностями электронных таблиц Excel: Заходим на вкладку “Данные” и выбираем пункт “Проверка данных”.

В появившемся окне указываем:

• Тип данных — выбираем “список”;
• Источник — выделяем диапазон с образцовым списком.

В первом столбце таблицы появится кнопка “Список”. Ею можно пользоваться, чтобы в дальнейшем вводить данные без ошибок.

Далее выбираем пункт “Проверка данных — Обвести неверные данные” и ячейки, в которых есть опечатки, будут выделены овалом.

8.Формирование сводной таблицы

Подведение итогов за какой-то период — неотъемлемая часть работы бухгалтера. Формирование сводной таблицы с итоговыми показателями значительно упростит дело.

Для этого следуйте инструкции:

• Полностью выделяем диапазон с таблицей, переходим на вкладку “Вставка” и выбираем пункт “Сводная таблица”.
• В появившемся окне выбираем опцию “Поместить отчет на новый лист”.
• Заходим на новую вкладку и выбираем поля для новой таблицы.
• Для подведения итогов, выбираем диапазон данных за нужный период, кликаем правой кнопкой мышки и выбираем пункт “Группировать”.

9.Выбор показателей в пределах лимита

Чтобы отобрать расходы в пределах установленного лимита, нужно выполнить в Excel следующие действия:

• Заходим на вкладку “Файл”, выбираем пункт “Параметры Excel – Надстройки”.
• В открывшемся окне ставим галочку напротив пункта “Поиск решения” и кликаем “Ок”( надстройка “Поиск решения”появится на вкладке “Данные”).

В свободной ячейке рядом с таблицей указываем предельную сумму(S1), а ниже находим S2. Для этого используем формулу “=СУММПРОИЗВ(Диапазон1*Диапазон)”, где: Диапазон1 — столбец со значениями, среди которых мы подбираем нужные; Диапазон2 — столбец, где будет указано, какие значения нужно сложить. Ниже находим разность S1 и S2 по формуле “=ABS(S1-S2)”. Переходим на вкладку “Данные”, выбираем пункт “Поиск решения”.

В открывшемся окне указываем:

• Установить целевую ячейку: ячейка с формулой “=ABS(S1-S2)”;
• Равной: минимальному значению;
• Изменяя ячейки: Диапазон2 — столбец, где будет указано, какие значения нужно сложить; Ограничения: добавляем для Диапазон2 и выбираем опцию “бин” (“двоич”).

Кликаем “Найти решение” или “Выполнить”и сохраняем результат. Напротив нужных сумм увидим единицы, напротив ненужных – нули.
При сложении отобранных программой значений получим число, максимально приближенное к предельному значению.

10.Определение влияния изменения данных на конечный расчет

А теперь научимся отслеживать, как изменение данных отражается на конечном расчете, на примере сметы расходов:

• Заходим на вкладку “Формулы” и выбираем пункт “Окно контрольного значения”.
• В открывшемся окне выбираем “Добавить контрольное значение” и указываем ячейку с итоговой суммой. Можно добавить сразу несколько контрольных показателей.
• Теперь при переходе на другой лист контрольное окно будет оставаться на экране. При изменении данных на других листах будет сразу видно, как это влияет на итоговые показатели.

11.Функция ЕСЛИ и выпадающий список

Одна из самых востребованных функций в Excel – функция ЕСЛИ. Она возвращает результат (значение или другую формулу) в зависимости от условия.
Функцию ЕСЛИ создают по такому синтаксису: ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; [значение_если_ложь])
Лог_выражение – это условие, которое нужно проверить.
Значение_если_истина – это то, что должно появиться в ячейке, если текст или цифра отвечают указанным требованиям.
Значение_если_ложь – то, что появится в ячейке, когда определится, что данные не соответствуют заданным параметрам.
Пример: =ЕСЛИ(В2>200;”Ок”;”Удалить”)

Функция проверяет ячейку В2 и сравнивает ее с логическим выражением – “>200”. Если истинное значение содержит цифру больше 200, то в столбце С появляется значение “Ок”, если меньше – “Удалить”.

Выпадающий список в Excel можно создать за пару кликов. Для этого необходимо:
1.Открыть таблицу с данными, которые нужно добавить в выпадающий список. Для версии Excel 2003 и более ранних делайте это через меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define).
2.Для версий Excel 2007 и моложе нужно кликнуть на вкладку “Формулы”- “Диспетчер имен” и “Создать”. Введите название позиций (например Счета на оплату услуг), которые хотите сгруппировать и подтвердите его через “Ок”. Важно: имя должно быть без пробелов и начинаться с буквы.
3.Выделить ячейки, которые должны стать выпадающим списком. Выберите меню из вкладки “Данные” — “Проверка” (Data — Validation). Из предложенного списка выберите “Тип данных”, введите строку “Источник”= название вашего диапазона Счета на оплату услуг. Готово!

12.Набор горячих клавиш Excel, без которых вам не обойтись

Применение этих сочетаний клавиш в Excel ускорит работу и поможет в выполнении анализа данных, построении графиков и форматировании таблиц.
F4 — при вводе формулы, регулирует тип ссылок (относительные, фиксированные). Можно использовать для повтора последнего действия.
Shift+F2 — редактирование примечаний
Ctrl+; — ввод текущей даты (для некоторых компьютеров Ctrl+Shift+4)
Ctrl+’ — копирование значений ячейки, находящейся над текущей (для некоторых компьютеров работает комбинация Ctrl+Shift+2)
Alt+F8 — открытие редактора макросов
Alt+= — суммирование диапазона ячеек, находящихся сверху или слева от текущей ячейки
Ctrl+Shift+4 — определяет денежный формат ячейки
Ctrl+Shift+7 — установка внешней границы выделенного диапазона ячеек
Ctrl+Shift+0 — определение общего формата ячейки
Ctrl+Shift+F — комбинация открывает диалоговое окно форматирования ячеек
Ctrl+Shift+L — включение/ отключение фильтра
Ctrl+S — сохранение файла (сохраняйтесь как можно чаще, чтобы не потерять ценные данные).

Использование горячих клавиш и полезных приемов в Excel упростят и ускорят вашу работу только при условии того, что вы уже на достаточном уровне владеете этой программой. Если вы хотите повысить свой уровень и эффективнее использовать электронные таблицы вести бухгалтерский учет в Эксель, то можете бесплатно скачать книгу Макросы в Excel для новичков — схемы создания и применения, в которой уделено внимание вопросам повседневного использования Эксель в бухгалтерии. Книга подойдет как новичкам, так и опытным пользователям программы, которые хотят повысить свою квалификацию.

Для бухгалтера Excel – незаменимый инструмент. Почему? Excel дает возможность работать с данными в сводных таблицах и детально анализировать финансовую отчетность, учитывая разные переменные. А если программа используется совместно с «1С», то работа становится еще быстрее и результативнее.

Что нужно знать об Excel?

Excel был создан с целью упростить для человека экономико-статистические расчеты. Другими словами, основное предназначение программы – автоматизация обыденных рабочих процессов (вычислений, расчетов, подготовки отчетности, составления графиков и таблиц). Excel значительно экономит время своим пользователям, потому что рассчитывает числовые показатели самостоятельно.

По результатам исследований Microsoft, лишь 10% пользователей применяют весь потенциал Excel. Как выяснилось, те немногие, кому все же удалось познать глубинные бизнес-процессы в Excel, стали успешнее в своем деле.

Excel служит верным помощником и вне работы. Уже слышали, как использовать Excel в повседневной жизни? В программе можно вычислять соотношение времени занятий спортом или ежедневное потребление калорий на диете. А если вы занимаетесь научными исследованиями, то Excel запросто определит соотношение переменных в эксперименте.

Для чего нужен Excel бухгалтеру?

Свыше 80% организаций в России ведут бухгалтерский учет в программах «1С», в комплексе с которыми Excel незаменим. Программное обеспечение для бухучета позволяет экспортировать данные в сводные таблицы Excel. Это дает возможность проводить тщательный анализ по необходимым параметрам и готовить отчеты.

Кроме того, в Excel есть возможность проводить сложные расчеты, применяя различные правки и коэффициенты. А для повторяемых операций устанавливается шаблон, чтобы в последующем не выполнять однотипную работу самостоятельно. В программе также есть табличный редактор, который удобно использовать для создания таких документов, как счет-фактура или прайс-лист.

Как используют Excel в бухгалтерии?

1. Протягивание функций. Иными словами – автозаполнение формул. Чтобы не прописывать одну и ту же формулу расчета многократно, бухгалтер протягивает ее в таблице, и программа автоматически подсчитывает данные.
2. Сортировка данных. Данные располагают по возрастанию или убыванию, а записи упорядочивают по дате. Для этого выделяется область, которую необходимо сортировать, и в меню выбирается пункт «Сортировка». Если вы знаете, как использовать в Excel сортировку данных, то проблем с поиском нужной записи у вас не возникнет.
3. Подсчет календарных дней. Чтобы успешно рассчитывать размер пени, кредита или проценты, бухгалтеру важно знать, сколько дней было в том или ином периоде. Для выполнения расчетов достаточно выбрать в таблице 3 ячейки. В первую записать дату начала периода, во вторую – дату окончания. В третьей ячейке нужно выбрать функцию «Дней360». После этого в появившемся окне прописываются значения начальной и конечной даты, и программа рассчитывает результат за выбранный период.

Как освоить Excel бухгалтеру?

Перечисленные выше возможности далеко не все, на что способен Excel. Программа регулярно дорабатывается в соответствии с новыми требованиями. Чтобы еще эффективнее вести учет и экономить время на рутинных операциях, бухгалтеру необходимо обновлять свои знания в работе с программой.

Освоить Excel можно двумя способами: самостоятельно или на специальных курсах.

Самостоятельное обучение отнимает немало времени. При этом нет возможности проверить свои ошибки или получить подсказку, как сделать лучше. Если вы намерены поэтапно изучить возможности программы, то вам больше подойдут курсы.

Какие преимущества курсов по Excel для бухгалтера?

• Практика работы со сводными таблицами, фильтрацией, консолидацией и выборкой данных.
• Решение индивидуальных задач – погружение в специфику вашей деятельности и поиск эффективных решений для упрощения работы.
• Изучение макросов для автоматизации рутинных рабочих операций.
• Возможность изучить инструменты последних версий программы.

Курсы по Excel для бухгалтера можно пройти в «ГЭНДАЛЬФ» по доступной цене. Компания «ГЭНДАЛЬФ» уже 25 лет специализируется на программных продуктах бухучета в «1С».

Чтобы записаться на курс или задать интересующий вопрос специалисту, заполните форму ниже.

Для одних бухгалтерия — работа, для других — темный лес и три индейца. Как НЕ БУХГАЛТЕРУ разобраться в бухгалтерском учете?

Многие предприниматели — владельцы и руководители бизнеса не понимают:

• чем занимается их бухгалтер,
• за что они платят бухгалтерам заработную плату,
• как проверить работу бухгалтера,

и поэтому не любят бухгалтеров и мечтают когда-нибудь избавиться от штатного бухгалтера.

В один прекрасный день такие предприниматели принимают решение организовать самостоятельное ведение бухгалтерии в эксель (Microsoft Excel).

Вообще, Microsoft Excel — отличная программа, очень полезная, многие бухгалтера ведут в ней вспомогательные расчеты и таблицы, с помощью которых сами себя проверяют. Но вот насколько можно организовать ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel?

Только самый примитивный, то есть очень простой, совсем несложный бухгалтерский учет можно организовать в Microsoft Excel так, как это требует российское законодательство.

Вернее, не требует. Потому, что такой способ ведения бухгалтерского учета годится только для тех, кому по законодательству разрешено не вести бухгалтерский учет. А это — самозанятое население, Индивидуальные Предприниматели, частные нотариусы и авдокаты.

В чем смысл бухгалтерского учета? В отражении фактов хозяйственной жизни в хронологической последовательности.

Как ведется бухгалтерский учет, какой прием используется для ведения бухгалтерского учета? Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счета. Действует железное правило, знакомое всем: если в одном месте убудет, то во втором — прибудет.

Что имеется ввиду?

1. Оплатили счет поставщика и получили товар, денег стало меньше, а товаров больше.
2. Продали товар покупателю и получили деньги, товара стало меньше, а денег больше.
3. И так далее.

Каковы требования российского законодательства в части ведения бухгалтерского учета?

• наличие надлежащим образом оформленных первичных учетных документов
• наличие бухгалтерских регистров.

В рассматриваемом случае бухгалтерские регистры не в счет. Поскольку от ведения бухгалтерского учета ИП освобождены, значит и регистры вести не нужно.

Первичные документы все равно придется составлять, поскольку второй стороне сделки они будут нужны. Можно составлять первичные документы по любой форме, важно только, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты и был принят и подписан второй стороной сделки.

Можно воспользоваться типографским бланком унифицированной формы.  Купили бланки и заполняем вручную. Или нашли нужный бланк с сети интернет, скачали и заполнили. Времени потребуется больше, чем заполнить аналогичный электронный документ.

Есть ли какие-то моменты, которые необходимо учитывать даже если нет обязанности вести бухгалтерский учет (как в нашем случае, у ИП)?
Даже если ИП работает самостоятельно, без наемных работников, есть моменты, которые необходимо учитывать:

• учет поступающей выручки,
• учет номенклатуры (материалов, товаров, услуг),
• учет расчетов с поставщиками,
• учет расчетов с покупателями,
• определение суммы налога, который необходимо будет оплатить в бюджет
• учет расчетов с бюджетом по налогам.

Теперь попытаемся описать словами, какие должны быть листы в Microsoft Excel.

1. Поступления по банку в разрезе покупателей.
2. Поступления по кассе в разрезе покупателей.
3. Расчет с покупателями в разрезе поступление денег/отгрузка товара.
4. Расчет с поставщиками в разрезе поставка/оплата поставки.
5. Учет номенклатурных позиций (приход и расход по каждой позиции отдельно), на каждую номенклатурную позицию — свой отдельный лист.
6. Расчет суммы налога по УСН.

Организовать ведение бухгалтерии в Microsoft Excel можно. Самое главное, не запутаться. Как контролировать? А вдруг Вы отвлеклись, и не записали какую-то позицию в таблице Microsoft Excel, что с чем Вы будете сверять?

Еще не забываем, если ИП применяет Упрощенную Систему Налогообложения необходимо вести Книгу доходов и расходов. Допустим, книгу тоже заполним в Microsoft Excel.

Декларацию по УСН нужно подавать один раз в год, купим бланк или найдем в интернете, заполним и подадим в налоговую инспекцию. Здесь проблем нет.

А вот что вы будете делать, если поставщик или покупатель попросит у Вас Акт сверки расчетов? Попросите у него сделать самостоятельно Акт и передать Вам?
А если у него нет возможности составить такой документ (полетела электронная база, например), что тогда?

Уважаемые предприниматели. Если Вы все-таки решитесь на ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel, помните, что при таком способе ведения учета:

• Вам будут необходимы дополнительно бланки книги доходов и расходов, бланки форм первички, бланки отчетности.
• Вам будет нужно обеспечивать соблюдение принципа двойной записи на счетах (в Ваших таблицах, в одном месте — получили, в другом — отдали).

В противном случае, ошибок и штрафных санкций не избежать.

Отсюда вывод — безопасное для бизнеса ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel возможено,  если хозяйственных операций будет не более 10-15 в месяц и номенклатура товарных позиций будет небольшой.

Во всех остальных случаях рекомендуем приобрести самую простую и недорогую программу. Тогда программа будет обеспечивать для Вас соблюдение принципа двойной записи на счетах, а также обеспечит Вас необходимыми бланками и формами, актами сверок и прочими документами.

Если же у Вас остались вопросы по ведению бухгалтерского учета, обращайтесь по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.

Грамотная организация и ведение финансового бухгалтерского учета — залог успеха. Только контролируя показатели, вы сможете оценить, какую прибыль на самом деле приносит фирма и не маячит ли на горизонте кассовый разрыв. К сожалению, многие собственники упускают этот момент, из-за чего оказываются в неприятной ситуации. Их деньги, как мёд у Винни-Пуха: вроде и есть, но на самом деле нет.

Мы подготовили детальное руководство, в котором рассказали, какие финансовые отчеты обязательно нужно составлять и что из них можно узнать. Эту статью посвятили тому, как вести финансовый учет в Excel — простой и понятной всем программе.

Организация и ведение финансового бухгалтерского учета: какие отчеты помогут управлять бизнесом

Чтобы полноценно вести бизнес и избежать проблем, нужно регулярно составлять три основных отчета:

• о движении денег;
• о прибыли и убытках предприятия;
• балансовый.

О том, какая информация содержится в каждом из них и зачем она вам, рассказали в отдельной статье. Прочтите ее прежде, чем переходить к следующему разделу.

Как вести финансовый учет в Excel: рекомендации и примеры

Если вы пока не хотите использовать специализированные сервисы для управленческого учета, начните с привычных таблиц. Этот способ не идеален, но подойдет для того, чтобы разобраться в теме.

Не рекомендуем смешивать показатели — лучше выделить для каждого отчета свою вкладку. Смотрите, как это может выглядеть.

Предположим, у вас кафе. В одну таблицу сводите доходы, полученные от реализации продукции и других видов деятельности:

Цифры рассчитываются с помощью формул, а статьи дохода можно выбрать из выпадающего списка, который формируется на базе справочников для каждой категории (кухня, бар и т. д.):

Таблица расходов заполняется с помощью тех же инструментов — формул и выпадающих списков:

ОПиУ формируется с использованием формул, автозаполнения и группировки данных:

Активы и пассивы вносятся в отдельную таблицу:

Для наглядности некоторые предприниматели строят на базе таблиц диаграммы:

Для других сфер всё это тоже актуально — подход один.

Организация и ведение финансового бухгалтерского учета с помощью специализированных сервисов

Если функционала таблицы Excel не хватает, пора автоматизировать управленческий учет. За использование ПО нужно платить, зато возможностей перед вами откроется несоизмеримо больше. Сервисы умеют объединять денежные потоки, помогают планировать бюджет и выводят данные в удобном для анализа формате.

В интернете вы найдете множество рейтингов программ для автоматизации управленческого (финансового) учета. Чаще всего в лидерах оказываются «Финолог», «Финансист», Seeneco — выбор зависит от оборота и потребностей вашего бизнеса.

Организация и ведение финансового бухгалтерского учета — залог вашего спокойствия и уверенности в будущем бизнеса. Начните сегодня!

Узнайте, как Excel может помочь преобразовать бухгалтерский учет в малом бизнесе.После калькуляторов электронные таблицы
— лучший друг бухгалтера, когда дело доходит до управления основными бухгалтерскими задачами (например, бухгалтерские книги и балансы). Но соответствует ли Microsoft Excel
шумихе в эту эпоху инновационных технологий, таких как искусственный интеллект и блокчейн?

Да, в зависимости от ваших требований к бухгалтерскому учету и финансам. Excel может помочь с большинством основных из них (например, бухгалтерский учет, управление счетами), но если вам нужна помощь с расширенными функциями бухгалтерского учета, такими как управление денежными потоками и налогами, вам может потребоваться программное обеспечение
для бухгалтерского учета
.

Оптимизируйте поиск программного обеспечения с помощью нашего руководства по шортлистам

Быстро найдите нужный инструмент с помощью этого снимка самого популярного программного обеспечения для бухгалтерского учета

СРАВНИТЬ СЕЙЧАС

В этой статье мы рассмотрим некоторые ключевые тенденции использования Excel, преимущества и функции, бесплатные шаблоны Excel и когда вам следует использовать Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса.

Тенденции использования Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса

Прежде чем мы углубимся в особенности и преимущества Excel, важно понять, как использование Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса изменилось за последние несколько лет.

Excel продолжает оставаться одним из самых популярных бухгалтерских инструментов, используемых финансовыми менеджерами малого бизнеса. Небольшие предприятия, как правило, имеют и используют меньше финансовых данных по сравнению с предприятиями, и Excel позволяет таким предприятиям сосредоточиться на основных задачах бухгалтерского учета, таких как планирование бюджета и прогнозирование.

Вот разбивка инструментов бухгалтерского учета, используемых предприятиями США:

Разбивка инструментов бухгалтерского учета, используемых предприятиями США ( Источник
)

Несмотря на популярность Excel, его использование в бухгалтерском учете постепенно сокращается среди предприятий любого размера, как показано на диаграмме ниже.

Одной из возможных причин этого снижения является снижение цен на программное обеспечение ERP
и облачные инструменты бухгалтерского учета,
специально предназначенные для основных функций, таких как управление счетами.

Использование Excel для бухгалтерского учета сокращается с 2017 г. ( Источник
)Преимущества использования Excel для бухгалтерского учета малого бизнесаСравнить наборы данных : помогает сравнивать наборы финансовых данных, такие как общая кредиторская задолженность и дебиторская задолженность, для расчета объема денежных потоков за определенный период. Вы можете отслеживать повторяющиеся расходы, чтобы получить более четкое представление о том, куда уходят ваши деньги, и (если применимо) разделять клиентов на группы в зависимости от размера, местоположения или покупок, чтобы увидеть, какие группы приносят наибольший доход вашему бизнесу.Создавайте настраиваемые отчеты: создавайте отчеты на основе шаблонов (включая таблицы и диаграммы), которые можно повторно использовать для таких задач, как управление счетами и оценка объемов денежных потоков. Эти отчеты можно настроить по мере необходимости для добавления дополнительных точек данных (например, нескольких / различных ставок налога с продаж штата) без необходимости создавать новый шаблон с нуля.Автоматизация ввода данных: макросы Excel помогают автоматизировать повторяющиеся задачи ввода финансовых данных (например, копирование данных из первичных источников в таблицу Excel). Например, вы можете создать макрос для экспорта данных, связанных со счетами, из файла CSV и заполнить соответствующий шаблон управления счетами на листе Excel.Ключевые функции Excel, которые можно использовать для бухгалтерского учета малого бизнеса

Сводные таблицы. Сводные таблицы, расположенные в меню «Вставка» в Excel, представляют собой расширенный формат таблицы, в котором суммируются сложные наборы данных на основе выбранного диапазона ячеек. Оттуда пользователи могут фильтровать выбранные данные в отдельном окне.

 КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ УЧЕТА МАЛОГО БИЗНЕСА:  

Сводные таблицы отлично подходят для обобщения необработанных данных бухгалтерского учета и их сортировки по различным категориям. Допустим, вам нужно отсортировать маршруты для управления расходами. Вы можете использовать сводную таблицу для фильтрации сложных наборов данных и суммирования расходов по категориям.

Анализ «что, если». Анализ «что, если», расположенный в меню Excel «Данные», помогает прогнозировать результаты, изменяя наборы данных в формуле. Другими словами, эта функция позволяет пользователям тестировать новые результаты, изменяя данные без удаления или изменения основного набора данных.

 КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ УЧЕТА МАЛОГО БИЗНЕСА:  

Эта функция идеально подходит для управления денежными потоками и общего бюджета и процессов прогнозирования. Эта функция позволяет пользователям тестировать различные оценки бюджета в графическом формате (линия тренда или гистограмма) и изменять прогноз для этих оценок на основе изменений, которые пользователь вносит в данные бюджета.

Таблицы прогнозов: эта функция находится в том же меню, что и «Анализ возможных вариантов», и помогает пользователям прогнозировать тенденции данных на основе исторических значений. Эта функция предсказывает тенденции в графическом формате вместо простого изменения значений данных в ячейке.

 КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ УЧЕТА МАЛОГО БИЗНЕСА:  

Эта функция актуальна только в том случае, если у вас есть исторические данные за несколько лет. Например, если у вас есть данные о денежных потоках за прошлые годы, вы можете включить эти данные в таблицу и использовать эту функцию для создания нового рабочего листа с графиком, прогнозирующим будущие тенденции в объеме вашего денежного потока.

Бесплатные шаблоны бухгалтерского учета в Excel

Excel поставляется с готовыми шаблонами для всех видов бухгалтерских функций, таких как счета-фактуры, составление бюджета и т. Д.

Вы можете получить ведомости выверки банковских счетов, бухгалтерские книги, шаблоны счетов-фактур и средства отслеживания личных финансов прямо в Microsoft. Оттуда есть множество онлайн-ресурсов, которые помогут вам настроить бесплатные шаблоны бухгалтерского учета Excel, такие как видеоролики YouTube,
которые знакомят зрителей с различными шаблонами, включая форматирование и формулы, а также советы о том, как лучше всего использовать этот тип листа, когда вы я его настроил.

4 рекомендации по использованию Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса

Вот некоторые вещи, о которых следует помнить, если вы используете (или планируете использовать) Excel для бухгалтерского учета в своем малом бизнесе.

Убедитесь, что нужная вам программа — это Excel . Если эта статья звучит слишком много для изучения или не совсем то, что вы ищете, не забывайте, что вы можете изучить другие варианты программного обеспечения для бухгалтерского учета и электронных таблиц. Вот наш список лучших бесплатных программ
для бухгалтерского учета с открытым исходным кодом,
чтобы начать работу.Ознакомьтесь с шаблонами, предлагаемыми Microsoft . Найдите в Интернете шаблоны бухгалтерского учета и отчетности, чтобы определить, соответствует ли то, что предлагает Microsoft, вашим потребностям. Щелкните здесь,
чтобы просмотреть таблицы Excel, настроенные Microsoft. После того, как вы ознакомитесь с шаблоном, вы можете настроить его в соответствии с вашими уникальными требованиями (например, оценивать ежемесячный или квартальный бюджет, добавлять сводные таблицы, включая ваш логотип).Пройдите через процесс создания шаблона, используя онлайн-ресурсы . Найдите в Интернете статьи или видеоролики, которые помогут вам создать и / или использовать шаблон от начала до конца. Это поможет вам понять интерфейс Excel, познакомит вас с дополнительными функциями, которые вы, возможно, захотите использовать, и даст вам практические навыки перед использованием собственных данных.Сосредоточьтесь на изучении предварительно заполненных наборов данных. Практика ведет к совершенству. Это справедливо для использования Excel для любых бухгалтерских задач, таких как управление денежными потоками. Завершив работу над шаблоном, вы можете попрактиковаться в его использовании с предварительно заполненными наборами данных, чтобы убедиться, что вы понимаете, как его использовать, прежде чем вводить свои собственные данные.Следующие шаги и дополнительные бухгалтерские ресурсы

Если вы уже используете Excel и готовы к обновлению, загляните в наш каталог программного обеспечения для бухгалтерского учета,
где вы можете отфильтровать по желаемым функциям, чтобы составить короткий список.

Вот несколько дополнительных ресурсов Platforms
, которые помогут вам удовлетворить потребности вашего бизнеса в бухгалтерском учете:Этот бесплатный шаблон бюджета для малого бизнеса поднимет вашу бухгалтерию на новый уровень 
6 причин, по которым компании проходят аудит (и как их избежать)
Как создать структуру бухгалтерии

Ищете бухгалтерское программное обеспечение? Ознакомьтесь со списком лучших программных
решений для бухгалтерского учета
Platforms
.

Источник: https://platforms.su/articles/2396