Small business owners and managers have a few options when it comes to managing payroll. They can hire an accountant to assist, automate certain tasks with payroll software or an online payroll service, or take a DIY approach using a combination of tools and templates.
Payroll templates provide simple solutions for tracking employee information, organizing schedules, calculating payroll costs, and providing detailed earnings statements. This page offers a wide variety of free payroll templates that are fully customizable and easy to use. Choose from spreadsheets and forms for Microsoft Excel and Word, PDF, and Google Sheets.
We’ve also provided free payroll templates in Smartsheet, a work execution platform that empowers you to more efficiently manage your finance operations with real-time collaboration and process automation.
Payroll Management Templates
Payroll Register Template
Download Payroll Register Template
Excel | Smartsheet
This download offers two templates in one: a payroll register template and payroll calculator template. Use the register to track employee information such as salary, pay schedule, vacation hours, exemption status, deductions, and more. You can use the payroll calculator sheet as a pay stub, showing tax withholdings and other deductions, gross and net pay, and an itemized list of hours by type: regular, overtime, holiday, vacation, or sick time.
Dashboard Payroll Template — Excel
Download Dashboard Payroll Template — Excel
Create a payroll report template with a graphical view of data to engage viewers and highlight important data. A dashboard allows you to get a quick overview of payroll metrics, compiling a range of information into a single report. This template offers a mix of graphs and charts for reviewing and managing payroll.
Employee Vacation Tracker Template — Excel
Download Employee Vacation Tracker Template — Excel
Keep track of vacation and sick hours used and accrued with this Excel payroll template. The spreadsheet is separated into sections showing hours per pay period, cumulative hours accrued, and hours currently available. This template provides a simple way to manage vacation and sick leave for each employee.
Payroll Deduction Form Template — Word
Download Payroll Deduction Form Template — Word
This payroll deduction form is designed for authorizing voluntary deductions such as retirement or health care savings. You can edit the fine print to match your policies and legal requirements; employees then provide signatures to authorize the deductions.
Payroll Change Form — Word
Download Payroll Change Form
Word | Smartsheet
Document and authorize payroll changes and reasons for the adjustments with this form. Changes may happen for a number of reasons, from starting new employment to getting a promotion or leaving a job. After completing the appropriate sections and getting required signatures, you can also add comments at the bottom of the form for further explanation.
Payroll Schedule Templates
Employee Attendance Record
Download Employee Attendance Record
Excel | Smartsheet
This color-coded attendance tracker shows hours worked, sick leave, vacation days, and personal time. You can view daily, weekly, and monthly employee attendance at a glance. Keeping track of scheduling and attendance can encourage employee accountability, inform performance reviews, and make planning easier.
Biweekly Payroll Schedule Template (2023-2024)
Download Biweekly Payroll Schedule Template
Excel | PDF | Smartsheet
For easy planning, create a payroll schedule showing all twelve months of the year. You can modify this simple PDF calendar to match biweekly, weekly, or monthly pay periods. The template provides a quick reference guide and can be printed for use as a wall calendar.
Employee Calendar Template — Excel
Download Employee Calendar Template — Excel
This calendar allows you to keep track of schedules, hours worked, pay rates, and income earned for multiple employees. The template shows all seven days of the week in a spreadsheet format, and calculates weekly pay for each employee as well as the total cost for all employees. You can also track the type of shift worked for each day.
Timecard Templates
Weekly Timesheet Template — Google Docs
Use Weekly Timesheet Template
Google Docs | Smartsheet
This basic weekly timesheet breaks down hours by day and type, and also calculates daily and weekly earnings. Save the template to your Google Drive account, and share with team members for easy collaboration. To create a biweekly timesheet, simply copy and paste the template onto the Google spreadsheet.
Monthly Timesheet Template
Download Monthly Timesheet Template
Excel | Smartsheet
This comprehensive timesheet template provides daily, weekly, biweekly, and monthly timecards. The daily timesheet is useful for breaking down client hours and services provided in a single day. The monthly timesheet provides detailed information for each day of the month, including overtime and vacation hours.
Weekly Expense Report Template — Excel
Download Weekly Expense Report Template
Excel | Smartsheet
An expense report is similar to a timesheet in that it documents work hours and costs on a daily basis. You can use this expense report template for business travel, conference attendance, meetings with clients, or other costs accrued. You can quickly subtract advanced payments from the total reimbursement amount.
Payroll Check Templates
Printable Pay Stub Template — PDF
Download Printable Pay Stub Template
PDF | Smartsheet
To use this PDF pay stub template, click on the download link and fill out the form in your browser, then print. You can also download and save the PDF to your computer for repeat use. The template includes sections for employee information, taxes and other deductions, a range of pay types, hours worked, and earnings.
Payroll Statement Template — Excel
Download Payroll Statement Template — Excel
Use this template to provide employees with an earnings statement showing leave hours used and accrued, paid work hours, and an itemized list of current and annual earnings and deductions. This template offers a useful summary for employees who need to show proof of income or want to check vacation accrual, deductions paid, or other relevant information.
Corporate Payroll Check Template — Excel
Download Corporate Payroll Check Template — Excel
Designed for corporate settings, this payroll check template provides traditional pay stub formatting and covers current and year-to-date payroll data. Fields are included for an employee ID number and check number for reference and easy tracking. Itemize hours by type, pay rates, and deductions for a detailed payroll check.
Blank Payroll Check Template — Word
Download Blank Payroll Check Template — Word
This pay stub template offers a contemporary design and ample blank space for an easy-to-read layout. All of the typical check stub fields are included, from pay period and check number to employee info and payment details. This payslip template is a simple option for those who want a Microsoft Word version.
Payroll Accuracy Is Key
Keeping accurate records is a vital aspect of payroll management. This matters not only for a company’s own reference, but also for meeting federal and state requirements. One benefit of using a payroll service is that business owners can let someone else handle the laws and regulations on maintaining records for tax withholdings, and other information that needs to be tracked. Keeping precise records can also protect employers and employees, providing documentation to help prevent legal issues and resolve conflicts. Additionally, accurate data collection makes it easy for employers to provide information on deduction amounts, vacation time accrued, and other items that employees might need.
Why Pay Stubs Still Matter
Many companies offer their employees payment options beyond the traditional paper check. Using direct deposit or providing payroll debit cards can be a smart business decision since they reduce risk and save time. However, whether you use direct deposit, prepaid cards, or another method of payment, it’s still important to provide pay stubs. Also known as a payslip, check stub, or pay advice, a pay stub shows the amount paid to an employee for a given pay period. It may also list deductions, vacation hours used or accrued, hours worked, and other information. Pay stubs provide employees with proof of income and documentation for their personal records. Pay stubs also show that an accurate, on time payment was made. Employers are responsible for providing this proof of payment for each pay period.
Payroll Template Tips
Using templates is a fast and easy way for small businesses to standardize payroll processes. The pre-formatting and automatic calculations can save time, while allowing you to make changes based on your specific needs. Deciding what information to include on your templates may raise questions about your payroll policies, especially if you are starting a new business. For instance, if it’s allowable in your state, do you permit employees to take comp time? Do you have a clear overtime policy? How do employees document travel time or other duties that could be considered “off-the-clock”? It’s imperative to define policies and train staff on the rules and options. As you select templates and begin using them, aim for:
- Accuracy: Once you have adjusted a template to suit your business, double check all the information included to ensure that nothing has been left off. Templates should be easy for you to use and for employees to understand, so keep it simple and only include fields for entering vital information.
- Efficiency: Will the template increase efficiency, saving you time and money, or is it just adding to a paper trail? Be sure to choose payroll templates that support your workflow.
- Customization: Payroll templates are suitable for a range of settings, but may be especially useful to small businesses that don’t require more complex payroll management systems. Even small businesses may vary widely depending on industry, location, and size, so adjusting templates to fit your specific situation will provide finely tuned tools that you can adjust as your business changes over time.
Better Manage Payroll and Finance Operations with Smartsheet
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.
Мониторинг рынка заработных плат – важный инструмент, позволяющий собрать необходимую информацию для расчета уровня материального вознаграждения в компании, разработки стратегии удержания и систем мотивации.
Существует два варианта расчета получаемых показателей. В первом варианте в качестве выборки берутся как предлагаемые зарплаты по вакансиям, так и «притязания» соискателей (по резюме). Во втором варианте за основу берутся только предложения со стороны работодателей.
Недостатком первого варианта расчета является то, что запросы соискателей часто могут быть завышены и нереальны тем возможностям рынка, которые имеются. Отсюда мы получим некорректные выводы. С другой стороны, если мы имеем дело с редкими и дефицитными специалистами, то этот способ расчета будет более целесообразным, так как часто работодателям приходится «прогибаться» перед очень востребованными кандидатами.
В процессе мониторинга мы получаем несколько числовых показателей:
- Максимальное значение – максимальная зарплата по данной вакансии
- Минимальное значение – минимальная зарплата по данной вакансии
- Среднее арифметическое – число, получаемое путем сложения всех имеющихся значений и деленное на количество слагаемых. Данный показатель часто очень зависим от крайних значений (максимума и минимума), поэтому не всегда отображает действительную ситуацию.
- Мода – наиболее часто встречающееся значение в ряду массива данных (зарплат)
- Медиана – значение, находящееся посередине числового ряда, расположенного, например, по возрастанию
- Верхний квартиль – диапазон чисел, включающий в себя 25% значений, начиная от максимального (к минимальному)
- Нижний квартиль — диапазон чисел, включающий в себя 25% значений, начиная от минимального (к максимальному)
Как правило, для расчетов достаточно получить 20-25 значений (заработных плат).
Для примера, рассчитаем все значения, используя в данном случае только информацию о предложениях работодателей.
Допустим мы имеем упорядоченный ряд таких зарплат (в у.е.):
400, 450, 500, 500, 600, 650, 650, 700, 700, 700, 700, 700, 700, 750, 750, 800, 800, 850, 900, 1000
Отсюда получаем следующие показатели:
- Максимум – 1000
- Минимум – 450
- Ср. арифметическое – 690
- Мода – 700
- Медианна – 700
- Верхний квартиль находится в диапазоне от 800 до 1000
- Нижний квартиль в диапазоне от 400 до 600
Таким образом, если мы хотим установить среднюю по рынку заработную плату, то с учетом полученных данных, мы выбираем з/п в 700 у.е. (медианна и мода).
Если мы ищем высококвалифицированного специалиста, обладающего отличными профессиональными знаниями и навыками, то целесообразно предложить зарплату, находящуюся в верхнем квартиле – от 800 до 1000. Только в этом случае мы сможем конкурировать с другими компаниями (нематериальную мотивацию мы сейчас не берем в расчет). Для вакансии, где не требуется высокого профессионализма и вполне достаточно каких-то базовых знаний и навыков, можно попробовать использовать значения, находящиеся в нижнем квартиле – от 400 до 600 у.е.
Как правило, мониторинг проводится в компаниях планово, 1-2 раза в год. Также может проводиться внеплановое исследование, когда на определенный сегмент рынка, в котором работает компания, выходит новая крупная компания, т.к. это может изменить сложившийся уровень предложений по заработной плате.
Как мы увидели выше, для расчета всех значений требуется собрать выборку или массив данных, состоящий из заработных плат по данной вакансии. Как правило, последние берутся из открытых источников, но зачастую и их бывает недостаточно, т.к. многие солидные и крупные компании не указывают уровень вознаграждения в публикуемой вакансии. Решение данной проблемы часто предлагают сторонние консалтинговые организации, которые проводят независимые исследования. Выгода компаниям очевидна: они получают реалистичную и готовую аналитику по интересующей их области. Однако, обычно это стоит немалых денег.
Полещук Андрей
Источник: HR-Expert.net
Использование данных мониторинга:
1. Выстраивание тактики привлечения персонала в компанию.
2. Разработка системы материального стимулирования персонала начинается с анализа результата мониторинга.
3. Анализ изменений требований к сотрудникам позволяет сформировать тактику обучения персонала.
4. Разработка систем удержания кадров.
ПРОЦЕДУРА МОНИТОРИНГА
Этап 1. Мониторинг заработных плат начинается с постановки задач мониторига, которые будут определять методику проведения, требования к выборке, бюджет.
Этап 2. Определение выборки.
Основные значимые критерии:
* регион;
* отрасль;
* численность персонала;
* портрет кандидата;
* обязанности должности;
* график работы.
Этап 3. Способы получение информации:
3.1. Анализ опубликованных вакансий.
3.2. Изучение выборок резюме.
3.3. Анализ информации от кандидатов на собеседованиях.
3.4. Знакомство с экспертными оценками на профессиональных форумах.
3.5. Изучение отчетности по рынку труда (государственных и коммерческих).
3.6. Использование нестандартных методов: «ложные» кандидаты, «ложные» вакансии (чтобы не портить HR-бренд под вымышленным именем работодатель размещает объявление о вакансии и анализирует информацию по откликам).
3.7. Соучастие в отраслевых исследованиях.
Этап 4. Обработка данных:
4.1. Упорядочивание числового ряда от min к max:
* При «вилке» оплаты труда в вакансиях берем среднее арифметическое;
* в вакансиях, где работодатель указывает заработную плату «от» прибавляем 15-20%;
* в вакансиях с заработной платой «до» – вычитаем минимум 10-15%.
4.2. Вычисление среднего арифметического это (Xср.). Расчет этого показателя: сумму значений делим на их количество.
4.3. Определение медианы (Me) – числа, которое расположено в середине числового ряда. Формула вычисления: (n + 1) / 2 (показатель n — это количество значений в рассматриваемом ряду).
При четном количестве значений ряда Me – это Xср. двух значений в середине.
Значения Хср. и Me должны быть примерно одинаковыми. Если это не так – необходимо удалить крайние значения.
4.4. Определение квартилей (Q). Данный показатель является 1/4 числового ряда. Рассматриваем квартили: Q1 – нижний, Q2 – средний, Q3 – верхний. Чтобы их получить делим все количество чисел в ряду на 4.
Формула расчета.
* Q1 это 25% от начала зарплатного ряда: 25*(n+1):100=Х1, значение Q1 соответствует элементу массива Х1;
* Q2: 50*(n+1):100=Х2, значение соответствует элементу массива Х2;
* Q3 это 25% от конца ряда: 75*(n+1):100=Х3, значение квартиля соответствует элементу массива Х3.
4.5. Определение экстремумов, то есть min и max ряда.
Этап 5. Анализ.
5.1. Если Me немного ниже Xср., это говорит о том, что большинство анализируемых работодателей (более 50%) предлагают заработную плату меньше среднего, и наоборот.
5.2. Анализ квартилей.
* Q1 показывает, что в 25% компаний оплата труда ниже значения Q1. Это заработная плата, которую можно установить на период испытательного срока;
* Q2/Me – средний уровень оплаты;
* Q3 показывает, что в 75% организаций оплата труда ниже Q3, а в 25% – выше. Это интересная соискателям заработная плата, позволяющая привлекать лучших кандидатов и удерживать персонал.
Обзор рынка заработных плат позволяет руководителю эффективно работать с ФОТ и позиционировать компанию для соискателей.
ОБРАЗЕЦ МОНИТОРИНГА
Пожелания кандидатов с опытом в непродовольственной группе товаров от 1 года
|
Ожидания по з/п |
Количество соискателей мужчин и женщин всех возрастов* |
% |
Количество соискателей-мужчин в возрасте от 25 до 35 лет |
% |
|
До 15 000 руб. |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
От 15 000 до 20 000 руб. |
189 |
26,25 |
22 |
21,36 |
|
От 20 000 до 25 000 руб. |
379 |
52,63 |
38 |
36,86 |
|
От 25 000 руб. |
152 |
21,11 |
43 |
41,71 |
|
Итого |
720 |
100 |
103 |
100 |
* разместивших резюме на job-сайтах в последние три месяца.
Обзор заработных плат по позиции «Продавец-консультант сантехники»
|
Название магазина сантехники |
Кол-во торговых точек в городе |
Торговая точка |
График |
Оклад |
% от продаж |
Премии |
Дополнительное стимулирование |
Уровень оплаты труда |
|
Магазин 1, например Сантехника люкс |
2 |
1 ТЦ Планета |
5/2 с 8:30 до 19:00 |
Официально — МРОТ |
Индивидуальные продажи |
Премии за показатели конверсии, выполнение плана по категориям товара Дополнительные оплаты за результаты конкурсов |
— |
От 20 000 |
|
2 Отдельно стоящий |
5/2 с 8:30 до 18:00 |
|||||||
|
Магазин 2, например, Сантехника |
3 |
Отдельно стоящие |
5/2 с 8:30 до 18:00 |
Официально — МРОТ |
Индивидуальные продажи |
Премии за тайного покупателя |
Обучение в тренинговом центре |
15 000 |
|
Магазин 3 |
1 |
ТЦ Азбука ремонта |
2/2 с 8:30 до 20:00 |
Официально — МРОТ |
Индивидуальные продажи |
Дополнительные оплаты за результаты конкурсов |
— |
22 000 – 25 000 |
|
Магазин 4 |
4 |
1 ТЦ Планета |
5/2 с 8:30 до 19:00 |
Официально — МРОТ |
Коллективные продажи |
Премии за выполнение плана продаж |
— |
18 000 – 26 000 |
|
3 Отдельно стоящих |
5/2 с 8:30 до 19:00 |
|||||||
|
Магазин 5 |
2 |
1 ТЦ Азбука ремонта |
2/2 с 8:30 до 20:00 |
Официально — МРОТ |
Индивидуальные продажи |
Премии за тайного покупателя |
Обучение в тренинговом центре |
15 000 |
|
2 Отдельно стоящие |
5/2 с 8:30 до 18:00 |
|||||||
|
Магазин 6 |
2 |
1 ТЦ Строй двор |
2/2 с 7:30 до 20:00 |
Официально — МРОТ |
Индивидуальные продажи |
Премия за непрерывный стаж работы в компании от 3000 до 5000 рублей 1 раз в год |
— |
От 20 000 |
|
2 Отдельно стоящий |
5/2 с 8:30 до 19:00 |
|||||||
|
Магазин 7 |
3 |
1 ТЦ Строй двор |
2/2 с 7:30 до 20:00 |
Официально — МРОТ |
Коллективные продажи |
Премии за тайного покупателя |
Внутреннее обучение |
18 000 – 20 000 |
|
2 Отдельно стоящие |
5/2 с 8:30 до 18:00 |
|||||||
|
Магазин 8 |
1 |
1 ТЦ Строй двор |
2/2 с 7:30 до 20:00 |
Официально — МРОТ |
Индивидуальные продажи |
Премии за тайного покупателя |
Внутреннее обучение |
От 25 000 |
|
Магазин 9 |
1 |
1 ТЦ Планета |
5/2 с 8:30 до 19:00 |
Официально — МРОТ |
Индивидуальные продажи |
Премии за выполнение плана продаж |
— |
От 25 000 |
|
Магазин 10 |
1 |
Отдельно стоящий |
5/2 с 8:30 до 18:00 |
Официально — МРОТ |
Индивидуальные продажи |
Премии за выполнение плана продаж |
— |
18 000 – 20 000 |
|
И т.д. |
Мониторинг заработной платы был проведен среди XX компаний по розничной продаже сантехники.
Перечень должностных обязанностей:
1. Выполнения плана продаж.
2. Работа с клиентами, консультации по выбору товара.
3. Прием товара и выкладка по стандартам.
4. Контроль сохранности товара.
5. Проведение инвентаризаций.
6. Работа с кассовым аппаратом.
Работодатели ожидают от кандидатов образования не ниже средне-специального, опыта работы в розничной торговле (не продукты) от одного года, знание технологии продаж, умение работать с кассой. Кандидатам, соответствующим перечисленным требованиям, работодатели готовы предлагать в среднем 17 600 руб.
25% исследуемых организаций платят продавцу-консультанту заработную плату 15 000 рублей, что влечет трудности с удержанием сотрудников и привлечением нового персонала. Заработную плату 15 000 рублей целесообразно устанавливать на испытательный срок.
25% исследуемых организаций платят продавцу-консультанту заработную плату выше 20 000 рублей. Это наиболее конкурентно способная заработная плата, способная привлечь лучших кандидатов с рынка труда и удержать ценных сотрудников компании.
В качестве дополнительных бонусов все компании предлагают кандидатам:
1. Форменную одежду.
2. Корпоративные мероприятия.
3. Скидки и рассрочку на продукцию компании.
4. Возможность карьерного роста до продавца-консультанта 1 категории, старшего продавца-консультанта, администратора торговой точки.
Читайте также
Йошкар-Ола
Йошкар-Ола — город с европейской архитектурой, «маленькая Венеция»
Вятская Швейцария
Скалы и водопад — удивительные природные достопримечательности для Кировской области, на которые обязательно нужно посмотреть
Если вы работаете в отделе кадров, скорее всего, вам часто приходится выполнять множество задач одновременно. Ваши обязанности могут быть очень разнообразными и включать в себя не только поиск и привлечение лучших талантов, но и развитие мотивации сотрудников и управление тренингами и обучением.
Для тех, кто выполняет так много задач одновременно, очень важно построить систему, которая бы позволяла оставаться организованными и не упускать из виду ни одной детали. Для этого можно использовать шаблоны Excel. Но как найти и выбрать самые лучшие шаблоны Excel, которые соответствовали бы вашим целям? Мы просмотрели и изучили ключевые шаблоны Excel для отдела кадров и предлагаем вам небольшое описание каждого из шаблонов, а также ссылку для скачивания.
Мы также расскажем, как использовать шаблоны для отдела кадров в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, с помощью которого можно, сотрудничая с коллегами, ещё больше, чем в Excel, упростить процессы управления персоналом.
Средство отбора кандидатов на вакантную должность
Специалисты по управлению персоналом должны отслеживать и держать под контролем многочисленные получаемые резюме, сопроводительные письма, заявления и сведения о лицах, претендующих на открытые вакансии. В зависимости от размера компании и текущего плана привлечения новых сотрудников, это может означать огромный объём работы. Использование средства отбора кандидатов на вакантную должность поможет вам держать ключевые сведения о кандидатах и документацию в порядке, а также обеспечить положительный опыт для кандидатов и других сотрудников, участвующих в процессе найма. С помощью этого шаблона вы можете отслеживать контактные данные кандидатов, указывать заданные им вопросы и полученные ответы телефонных интервью, добавлять текущий статус найма, комментарии, дальнейшие шаги и многое другое.
Загрузить шаблон средства отбора кандидатов на вакантную должность в Excel
Создать средство отбора кандидатов на вакантную должность в Smartsheet
Keep your employees connected, informed, and engaged with Smartsheet
Smartsheet is a cloud-based platform that enables HR teams to easily manage everything from job applicant tracking to new hire onboarding and employee performance reviews. Watch this demo video to see why HR teams around the world rely on Smartsheet.
Start your free 30-day trial today
Учёт посещаемости сотрудников
Большинство компаний имеют свою собственную политику относительно графиков работы сотрудников. Например, компания может предоставлять оплачиваемые отпуска или больничные дни. В любом случае важно отслеживать график посещаемости сотрудников, так как информация о посещаемости может быть полезной при оценке эффективности работы во время проведения ежегодных оценок эффективности сотрудников. Используйте этот простой шаблон учёта посещаемости сотрудников, чтобы документировать, работал ли сотрудник или брал отпуск, отсутствовал по личным причинам или болел. Можно также добавлять вкладки для каждого месяца года и таким образом вести постоянный учёт посещаемости сотрудников.
Загрузить шаблон учёта посещаемости сотрудников в Excel
Создать шаблон учёта посещаемости сотрудников в Smartsheet
Анализ целей и эффективности работы сотрудников
Иметь хорошо продуманный процесс рассмотрения и оценки работы ваших сотрудников важно, чтобы гарантировать отличный уровень работы вашей компании. Сотрудники должны знать, что они правильно и эффективно выполняют свои обязанности, а также, что именно они могут улучшить в своей работы. Такую оценку полезно проводить каждый год, а лучше – два раза в год. Использование шаблона анализа целей и эффективности работы персонала поможет управлять процессом такой оценки. Используйте этот шаблон для документирования результатов работы сотрудника, анализа достижения поставленных целей, оценки сотрудников менеджерами, а также для создания планов профессионального развития на будущий год.
Загрузить шаблон анализа целей и эффективности работы сотрудников в Excel
Создать шаблон анализа целей и эффективности работы сотрудников в Smartsheet
Рабочее расписание сотрудника
Существует множество программных средств для планирования рабочего графика сотрудников, но иногда приятно иметь расписание работы сотрудника в виде простого графика. Отслеживание рабочих расписаний сотрудников гарантирует, что у вас всегда будет нужное соотношение работы и работников для каждого конкретного дня или для целой недели. Вы можете использовать этот шаблон для составления списка расписаний сотрудника в едином месте с удобным доступом, чтобы обеспечивать быстрый визуальный охват и вносить коррективы по мере необходимости.
Загрузить шаблон рабочего расписания сотрудников в Excel
Создать ваше рабочее расписание сотрудника в Smartsheet
Учёт рабочего времени сотрудника
Прошли те дни, когда сотрудники вручную вносили время начала и окончания своей работы. Вот почему наличие у вас системы учёта рабочего времени сотрудника полезно для отслеживания количества отработанных ими часов в течение недели, двух недель или целого месяца. Вы можете ссылаться на имеющиеся у вас данные учёта рабочего времени при начислении заработной платы. Кроме того, вы можете попросить сотрудников вести ежедневный журнал отработанного времени, что может быть полезным для отслеживания их повседневной деятельности. Этот шаблон учёта рабочего времени сотрудника позволит вам создать и использовать один файл для каждого из ваших сотрудников и отслеживать время, отработанное этим сотрудником в течение недели, двух недель или целого месяца. Более того, встроенные формулы позволяют быстро рассчитать общее количество часов, что упрощает процесс начисления заработной платы сотрудников.
Загрузить шаблон учёта рабочего времени сотрудника в Excel
Создать шаблон учёта рабочего времени сотрудника в Smartsheet
План адаптации нового сотрудника
Количество часов, затрачиваемых на обучение новых сотрудников, тесно связано с тем, насколько успешным будет работа нового сотрудника в вашей компании. Хотя время и усилия, необходимые для обучения, могут варьироваться в зависимости от типа и размера компании, иметь план обучения нового персонала в целях обеспечения быстрого и эффективного периода адаптации, — всегда хорошая идея. С помощью шаблона расписания обучения сотрудников вы можете создавать списки учебных мероприятий, добавлять сведения о том, с кем сотрудник должен работать для выполнения каждой задачи, указывать статус каждой задачи и добавлять комментарии, полученные от нового сотрудника и его менеджера.
Загрузить шаблон плана адаптации нового сотрудника в Excel
Создать план адаптации нового сотрудника в Smartsheet
Рабочее расписание по месяцам
Отслеживание важных дат, таких как праздники, запланированные закрытия офиса, сроки выплаты заработной платы и других выплат, позволит вам оставаться максимально организованными. Кроме того, создав рабочее расписание по месяцам в начале года, вы будете иметь полноценное представление о том, что ожидать в течение года и сможете распланировать свои действия. В этом простом шаблоне рабочего расписания вы можете настроить отдельные вкладки для каждого месяца, указывать важные события в календаре, а также добавлять заметки, предоставляющие подробные сведения о каждом событии.
Загрузить шаблон рабочего расписания по месяцам на 2016 год в Excel
Создать шаблон рабочего расписания по месяцам на 2016 год в Smartsheet
Список документов для приёма на работу
После того, как кандидат принимает предложение на работу, начинается процесс его адаптации. Количество необходимой документации, необходимой для окончательного приёма нового сотрудника в компанию может быть просто огромным. Именно поэтому использование списка документов для приёма на работу поможет убедиться, что все действия были предприняты вовремя. Применяйте этот шаблон для создания списка документов, необходимых для отслеживания процесса сбора и систематизации всех данных. Шаблон также поможет держать менеджеров по найму в курсе происходящего.
Загрузить список документов для приёма на работу в Excel
Создать список документов для приёма на работу в Smartsheet
Расчётная ведомость
Предоставление сотрудникам расчётной ведомости, в электронном виде или бумажной, даёт неоспоримые преимущества как для работника, так и для работодателя. Работнику расчётная ведомость помогает отслеживать размер компенсаций и вычетов, в то время как для работодателя расчётная ведомость важна, так как выступает доказательством правильного начисления заработной платы. Используйте этот шаблон, чтобы ускорить процесс выдачи расчётных ведомостей сотрудникам и сделать учёт выплат более аккуратным. Так как шаблон содержит встроенные формулы, вам достаточно только ввести данные о ставке работника и его вычетах, после чего общая сумма к оплате будет рассчитана автоматически.
Загрузить шаблон расчётной ведомости в Excel
Создать шаблон расчётной ведомости в Smartsheet
Справка о заработной плате
В зависимости от того, сколько сотрудников работает в вашей компании, оформление справок о заработной плате может быть очень трудной задачей. С помощью этого простого в использовании шаблона вы сможете быстро и без труда добавлять данные сотрудника, включая данные о его зарплате, сверхурочных часах, положенных ему льготах и т.д., для каждого периода начисления заработной платы. Кроме того, создавая вкладки для каждого периода начисления заработной платы, вы сможете сохранить обновляющуюся историю выплаты заработной платы на месяц, квартал и год.
Скачать шаблон справки о заработной плате в Excel
Создать шаблон справки о заработной плате в Smartsheet
План привлечения новых сотрудников
Привлечение новых сотрудников является одной из главных обязанностей любого отдела кадров. Поиск, проверка и найм профессионала, подходящего для вашей команды, – крайне важные действия для обеспечения успешной работы всей вашей организации. Именно поэтому наличие проработанного плана привлечения новых сотрудников даст вашему отделу кадров необходимые знания о доступных источниках, целях и типах найма. Этот шаблон плана привлечения новых сотрудников организовать весь процесс с помощью имеющихся столбцов для бюджета, целей найма, статуса и комментариев.
Загрузить шаблон плана привлечения новых сотрудников в Excel
Создать план привлечения новых сотрудников в Smartsheet
План переходного периода
Иногда в компании возникает необходимость перевода сотрудника с одной должности на другую или с одного проекта на другой, в зависимости от имеющихся ресурсов. Тем не менее, даже найдя нового сотрудника для первоначальной должности, скорее всего, вы не хотите потерять знания и информацию, которые накопил предыдущий сотрудник. План переходного периода при переходе сотрудника с одной должности на другую внутри компании помогает уменьшить объём утерянной информации. Используйте этот шаблон плана переходного периода, чтобы помочь сотруднику, ранее занимавшему должность, обучить и передать знания новому сотруднику. Шаблон позволяет указывать задачи, цели, предположения, даты начала, сроки выполнения и многое другое.
Загрузить шаблон плана переходного периода в Excel
Создать шаблон плана переходного периода в Smartsheet
Расписание отпусков сотрудников
На протяжении всего года вашим сотрудникам понадобятся отпускные дни, чтобы восстановить силы и оставаться продуктивными. Однако, как же вам убедиться, что все ваши задачи продолжают выполняться, даже когда кто-то из сотрудников находится вне офиса? Используйте простой шаблон расписания отпусков, чтобы отслеживать, когда сотрудники будут находится в отпуске, сколько отпускных дней они будут брать, а также иметь под рукой подробные сведения о том, будут ли эти сотрудники доступны во время отпуска.
Загрузить шаблон расписания отпусков сотрудников в Excel
Создать шаблон графика расписания отпусков сотрудников в Smartsheet
Рабочее расписание на неделю
Независимо от размера или направления вашего бизнеса, имея еженедельный график работы, вы сможете способствовать тому, чтобы ваши сотрудники всегда были в курсе задач на ближайшую неделю и представляли, какое количество времени необходимо для завершения каждой задачи. Составление рабочего расписания поможет вашей команде не упускать из виду важные текущие задачи и гарантирует, что работа будет завершена вовремя. Используйте шаблон рабочего расписания на неделю, чтобы указывать еженедельные задачи и систематизировать их по дням недели и времени суток.
Загрузить шаблон рабочего расписания на неделю в Excel
Создать шаблон рабочего расписания на неделю в Smartsheet
Рабочее расписание
Создание рабочего расписания для вашей команды способствует прозрачности рабочего процесса, так как сотрудники всего в курсе происходящего. Расписание позволит вам убедиться, что у вас есть запасной вариант, когда это необходимо, и задачи продолжают выполняться. Кроме того, члены вашей команды будет знать, когда они должны работать. Кроме того, если сотрудник не может работать в определённый день из-за конфликта расписаний, он или она может быстро получить доступ к рабочему расписанию всей команды и назначить себе замену. Предлагаемый шаблон рабочего расписания упорядочивает этот процесс и всегда доступен для всей команды. Указывайте имена сотрудников для часов и дней, когда они будут работать, и создавайте непрерывную историю предыдущих недель путем добавления новой вкладки для каждой недели.
Загрузить шаблон рабочего расписания в Excel
Создать шаблон рабочего расписания в Smartsheet
Узнайте, как работают шаблоны для отдела кадров в Smartsheet
Smartsheet представляет собой надёжный инструмент на основе электронных таблиц для совместной работы и сотрудничества. Заранее отформатированные шаблоны Smartsheet для управления персоналом позволяют быстрее создавать расписания, отслеживать прогресс, управлять документацией и систематизировать детали. Кроме того, шаблоны Smartsheet очень надёжны, поэтому с их помощью легко и просто выполнять работу и предоставлять доступ к данным всей вашей команде.
Диаграммы Ганта автоматически создаются и изменяются, когда вы вносите изменения в данные, поэтому вам не требуется выполнять особую настройку каждый раз, когда вы хотите визуально отобразить процесс выполнения задач. Вы можете легко переключаться между представлением сети, диаграммы Ганта и календаря, предоставляя доступ членам команды или внешним сотрудникам без необходимости отправлять письма по электронной почте со сложными статическими таблицами.
Мощные функции Smartsheet для совместной работы позволяют вам начинать обсуждения, прикреплять вложения, настраивать напоминания и предоставлять доступ к документам заинтересованным лицам, чтобы они могли без труда просматривать их и вносить изменения.
Найдите лучший шаблон для отдела кадров в Smartsheet
Выбор правильного шаблона для управления персоналом имеет крайне важное значение, так как именно эти шаблоны помогут вам оптимизировать процессы и гарантировать, что вы не упустите из виду ни одной детали. С помощью заранее отформатированного шаблона вы можете повторно использовать одни и те же процессы для следующего проекта, что существенно упростит планирование управления персоналом и создаст журнал предыдущих проектов.
Узнайте, как без труда использовать шаблон для отдела кадров. Попробуйте бесплатную 30-дневную версию Smartsheet.
Попробуйте SmartSheet бесплатно
01.01.70
Анализ рынка труда собственными силами
Достаточно ли высоко оплачивается труд работников в вашей компании? А может наоборот, вы предлагаете завышенную заработную плату и организации это экономически выгодно? Какой компенсационный пакет предложить специалисту, чтобы он принял ваше предложение о работе? На эти и другие вопросы можно ответить, используя результаты анализа рынка труда. Мы поможем вам провести исследование собственными силами.
Плюсы и минусы анализа рынка труда собственными силами
|
Плюсы |
Минусы |
|
— Экономия средств — Определение критериев выборки и формата предоставления данных с учетом специфики компании — Возможность параллельного решения других кадровых задач (например, проведения анализа эффективности размещения вакансий в СМИ) |
— Трудоемкость процесса — Высокие квалификационные требования к специалисту, проводящему исследование (риск необъективности в сборе информации и интерпретации результатов) |
Рынок труда отличается высокой подвижностью, поэтому современным компаниям следует осуществлять его мониторинг с периодичностью один-два раза в год. Для многих HR-менеджеров это одна из обязательных функций.
Основная задача исследования — получить статистически достоверные данные о средней заработной плате
специалистов по конкретным должностям. Эти данные должны учитывать отраслевую и региональную специфику, материальные ожидания соискателей, размеры и структуру компенсационных пакетов, предлагаемых компаниями-конкурентами. Кроме того, результаты анализа помогают узнать, какие требования предъявляют работодатели к образованию, квалификации и опыту работы соискателей. Также результаты мониторинга позволяют определить, как соотносятся спрос и предложение по конкретным специальностям, отраслям и регионам, отследить сезонность и динамику изменения спроса/предложения.
Достоверная информация по заработным платам наглядно показывает место компании на рынке труда, ее положение по сравнению с конкурирующими фирмами
Результатымониторинга и кадровая политика
Результаты анализа рынка труда лежат в основе формирования кадровой политики по различным направлениям.
1. Политика вознаграждения персонала.Достоверная информация по заработным платам наглядно показывает место компании на рынке труда (на уровне рынка, выше рынка, ниже рынка), ее положение по сравнению с конкурирующими фирмами. Оптимизация фонда оплаты труда (ФОТ) в соответствии со среднерыночными показателями зачастую позволяет добиться экономического эффекта в управлении персоналом. Произведем несложный расчет: если мы «переплачиваем» управленческому персоналу в среднем на 10%, а доля ФОТ таких сотрудников составляет примерно 40%, то в этом случае компания теряет 4% от общего фонда оплаты труда. В пересчете на год данная сумма для ряда компаний может составлять порядка годового бюджета на обучение либо бюджета крупной рекламной кампании.
2. Политика подбора персонала. На основе информации о спросе и предложении рабочей силы следует разрабатывать стратегию привлечения новых сотрудников, в том числе с учетом фактора сезонности на рынке труда. Также следует определять и обосновывать приоритетные пути привлечения кадров.
3. Корректировка требований к сотрудникам и формирование политики оценки персонала.
Мониторинг рынка труда позволяет отследить изменения в требованиях к должностям, поскольку развитие бизнеса требует появления дополнительных компетенций и профессиональных навыков. Это в свою очередь приводит к совершенствованию методов оценки персонала.
4. Политика развития персонала.Изучая то, как меняются требования к сотрудникам, и прогнозируя развитие ситуации на рынке труда, руководство может принять решение о подготовке кадрового резерва. Это позволяет заблаговременно подготовить преемников для большинства ключевых сотрудников. Данная информация также учитывается при разработке плана обучения сотрудников компании.
5. Политика удержания персонала. Информация по рынку труда помогает спрогнозировать кадровые риски в случае ухода ключевых сотрудников. Кроме того, конкурентоспособный компенсационный пакет способствует уменьшению текучести. Соответственно снижаются потери, связанные с незапланированным уходом сотрудников из компании.
Среди основных критериев формирования выборки — отрасль, размеры компании и квалификационные требования к работнику
Этапы проведения обзора заработных плат
Этап 1. Определение цели и задач исследования. От цели и задач зависят периодичность, сроки выполнения работы, необходимый объем выборки (Выборка — перечень источников информации, отобранных определенным образом в соответствии с требованиями компании. Объем выборки зависит от масштаба исследования.), подбор источников и способов сбора информации, требования к степени достоверности результатов, стоимость исследования и т. д.
Этап 2. Определение объема и критериев формирования выборки. Анализ проводится по отдельным должностям или их группам. При формировании выборки рекомендуется пользоватьсяправилом: качество выборки важнее ее количества. Поэтому по возможности в список стоит включать не только данные открытых источников (интернета и печатных СМИ), но и те сведения, которые дополнительно проверяются с помощью очного и телефонного общения, а также электронной почты.
При формировании выборки рекомендуется пользоваться правилом: качество выборки важнее их количества
Критерии формирования выборки позволяют включить в нее только те компании, которые представляют для вас интерес. Среди основных критериев:
— региональное размещение компаний;
— их отраслевая принадлежность;
— принадлежность капитала и стиль менеджмента (иностранная или российская компания);
— размеры компании (условно можно выделить малые (до 100 человек), средние (до 300 сотрудников), крупные организации, либо четко сегментировать компании по объему оборота, численности персонала);
— квалификационные требования к работнику (опыт, образование, уровень владения иностранными языками и т. д.) и перечень профессиональных задач в описании должностей.
Этап 3. Сбор информации — самый сложный и трудоемкий этап. От него во многом зависит качество обзора заработных плат.
Особое внимание уделите тому, какой вид дохода указан в объявлении (общий или только базовая часть — оклад). Особенно это актуально при анализе должностей с высокой долей переменной части в оплате труда (например, менеджеров по продажам). Как правило, в вакансиях, опубликованных в открытом доступе, указывается общий месячный доход без учета годового, ежеквартального и прочих бонусов. Если в открытых источниках не указан точный размер заработной платы (часто встречается формулировка «оплата труда обсуждается с успешным кандидатом»), нужно обзвонить работодателей и постараться уточнить эту информацию.
Этап 4. Обработка результатов. Итак, информация собрана. Рассмотрим технологию обработки полученных данных по шагам.
Шаг 1. Формирование упорядоченного числового ряда. Для начала обрабатываем числовую информацию. Если в описании указана вилка зарплат, для расчетов следует брать ее среднее значение (нижнее значение + верхнее значение / 2). По позициям с указанием зарплаты «от …» рекомендуем к числовому значению прибавить 15-20%, по вакансиям с указанием зарплаты «до …» — вычесть 10-15%. Далее все числовые показатели нужно распределить по возрастанию, от минимального к максимальному. Например, ряд может выглядеть следующим образом: 550 600 720 730 750.
Шаг 2. Определение средней арифметической. Этот показатель рассчитывается как сумма всех имеющихся в выборке обработанных зарплатных значений, деленная на количество источников, предоставивших данные по конкретной позиции. Например, (550 + 600 + 720 + + 730 + 750) / 5 = 670.
Шаг 3. Определение медианы. Медиана (Md) — это число, находящееся ровно в середине числового ряда. Середина числового ряда определяется как (n + 1) / 2, где n — количество значений в ряду. Например, в ряду 550 600 720 730 750 представлено пять значений. Следовательно, Md = (5 + 1) / 2 = 3, то есть нам следует выбрать третье по счету число, в нашем случае это 720. Если числовой ряд имеет четное значение, медиана определяется как среднее арифметическое соседних значений в середине.
Шаг 4. Определение квартилей. Квартиль — это 1/4 рассматриваемого ряда. Выделяют три квартиля. Для этого нужно разделить общее количество показателей на четыре части и отметить каждый квартиль. Нижний квартиль Q1 отделяет 1/4 от начала ряда, верхний квартиль Q3 — 3/4 ряда, средний квартиль Q2 совпадает с медианой (в числовом ряду с нечетным количеством значений он совпадет с нечетным числом).
Шаг 5. Определение экстримов — крайних значений ряда — минимум (min) и максимум (max).
Этап 5. Интерпретация результатов.Какие показатели использовать для анализа, зависит от цели исследования. Наиболее распространены средняя арифметическая и медиана. Медиану можно рассматривать как более надежное значение, поскольку она уменьшает влияние крайних значений. Если эти два значения примерно одинаковы, значит, рассматриваемый ряд репрезентативен, то есть данные значения можно принимать в качестве средней заработной платы по данной должности. Если медиана немногим меньше средней арифметической, то это означает, что большинство представленных компаний (более 50%) платят заработную плату ниже среднего значения и наоборот. Если между медианой и средней арифметической есть значительные различия, это может означать, что при сборе информации были допущены неточности. Либо рассматриваемый ряд нерепрезентативен и для того, чтобы исправить ситуацию, следует убрать из числового ряда крайние значения.
Анализ квартилей предлагает получение более конкретной информации. Нижний квартиль свидетельствует о том, что 25% компаний выплачивают заработную плату ниже Q1. А верхний квартиль скажет нам о том, что 75% компаний выплачивают заработную плату ниже Q3, а 25% — выше этой отметки.
Первый квартиль помогает ответить на вопрос, какая оплата может быть установлена на испытательный срок, второй квартиль (он же медиана) — это средняя заработная плата на рынке труда, третий квартиль ориентирует работодателя на установление конкурентоспособной заработной платы для привлечения ценных работников.
Подведем итог. Умение применять методики сбора, анализа и интерпретации данных помогает получить надежную информацию о рынке труда. Это позволяет руководству принимать взвешенные управленческие решения по оплате труда. Кроме того, результаты мониторинга помогут расставить приоритеты в кадровой политике и подготовить программу действий. О том, как использовать результаты анализа в процессе корректировки системы мотивации, размеров и структуры компенсационного пакета, мы расскажем в одном из следующих номеров.
Анализ заработных плат. Обработка результатов (пример)
Продемонстрируем последовательность действий при проведении обзора заработных плат тренинг-менеджера. Определяем критерии формирования выборки: российские компании, территориально расположенные в Москве, с численностью сотрудников от 300 до 500, основные требования — опыт работы в должности от двух лет. Функциональные обязанности: определение потребностей в обучении, подготовка и проведение внутрифирменных тренингов продаж, оценка эффективности обучения, участие в деловой оценке персонала. Сформируем выборку из 12 значений по компаниям, характеристики которых совпадают с выделенными критериями.
|
Уровень заработной |
Обработанный показатель по уровню заработной платы, |
Направление деятельности компании |
|
От 800 до 1300 |
1050 |
Сеть магазинов модной одежды |
|
От 1000 до 1200 |
1100 |
Торгово-производственная компания |
|
От 800 до 900 |
850 |
Сеть элитных бутиков |
|
От 900 |
1080 |
Маркетинговое агентство |
|
От 1000 |
1200 |
Торговый дом |
|
От 1000 до 1500 |
1250 |
Салон мебели |
|
От 1000 |
1200 |
Торгово-производственная косметическая компания |
|
До 1500 |
1350 |
Рекламное агентство |
|
От 1100 до 1300 |
1200 |
Издательство |
|
От 1000 |
1200 |
Страховая компания |
|
От 1000 до 1200 |
1100 |
Производство и реализация мебели |
|
От 1500 |
1800 |
Производственно-торговая компания |
1. Упорядочим числовой ряд от минимального значения к максимальному:
850 1050 1080 1100 1100 1200 1200 1200 1200 1250 1350 1800 ______________Q1_______________Q2_______________Q3______________
2. Средняя арифметическая: 1198.
3. Медиана (Md): 1200.
4. Q1 — 1100, Q2 — 1200, Q3 — 1200.
5. Минимум (min): 850. Максимум (max): 1800.
Автор: Лейла Никифорова
Источник: http://www.rhr.ru/index/rule/HR_department/11201.html