Мониторинг в excel что это

Creating a Microsoft Excel dashboard involves pulling information from multiple sources so you can view that data in one place. Excel offers a variety of ways to do this, which makes it one of the most powerful dashboard reporting tools you can use.

What Is an Excel Dashboard?

A data dashboard is a tool that helps you visually monitor and analyze the metrics that are most important to you. You might use a dashboard to monitor your business performance, the efficiency of a manufacturing process, or the performance of staff in your sales department.

Regardless of how you use a dashboard, the concept is always the same: Background spreadsheets pull in data from files, services, or API connections to databases and other sources. The main sheet displays data from those multiple sheets in one place, where you can review it all at a glance.

Typical elements of a data dashboard in Excel include:

• Charts
• Graphs
• Gauges
• Maps

You can create two types of dashboards. For dashboard reporting, you can create a static dashboard from data in other sheets that you can send to someone in a Word or PowerPoint report. A dynamic dashboard is one people can view inside Excel, and it updates whenever the data on the other sheets are updated.

Bringing Data Into an Excel Dashboard

The first phase of creating an Excel dashboard is importing data into spreadsheets from various sources.

Potential sources to import data into Excel include:

• Other Excel workbook files
• Text, CSV, XML, or JSON files
• SQL database
• Microsoft Access
• Azure Data Explorer
• Facebook and other web pages
• Any other database that supports ODBC or OLEDB
• Web sources (any website that contains tables of data)

With so many potential data sources, the possibility of what data you can bring into Excel to create useful dashboards is unlimited.

To bring in a data source:

1. Open an empty Excel worksheet. Select the Data menu, and in the Get Data drop-down menu, select the data type you want, and then choose the data source.

2. Browse to the file or other data source you want to import and select it. Select Import.

3. Depending on the data source type you choose, you’ll see different dialogue boxes to transform the data into Excel spreadsheet format.

4. The sheet will populate with all the data from the external file or database.

5. To refresh the data so that it regularly uploads any changes made in the external data source, select the Refresh icon on the right side of the Queries & Connections pane.

6. Select the three dots next to the EDIT link at the bottom of the refresh window, and select Properties.

7. Configure data to refresh from the data source at regular intervals by setting the Refresh every xx minutes to whatever interval you would like to update the data.

   Refreshing data from external sources is useful, but it can consume CPU time if you make the refresh rate too frequent. Choose a refresh rate that keeps the data updated about as frequently as it gets changed at the source, but not so frequently that you’re only copying the same data each time.

8. Repeat the process above in new, separate worksheets until you’ve imported all of the data you want to use in your new dashboard.

9. Finally, create a new worksheet, place it as the first worksheet in the workbook, and rename it Dashboard.

How to Create an Excel Dashboard

Now that you have all of the data you need in your Excel workbook, and all of that data is refreshing automatically, it’s time to create your real-time Excel dashboard.

The example dashboard below will use weather data from websites from around the internet.

1. Create a Bar Chart to display a single point of data. For example, to display current relative humidity (from 0 to 100 percent), you’d create a bar chart with 0 percent as the lowest point and 100 percent as the highest point. First, select the Insert menu, and then select the 2D Clustered Column bar chart.

2. In the Chart Design menu, from the Data group, choose Select Data.

3. In the Select Data Source window that pops up, click the Chart data range field, and then select the cell in the data spreadsheet that you’d like to display with this bar graph.

4. Change the title of the chart to match the data you are displaying. Update the axis bounds to be from 0 to 100 percent. Then move the chart to the area of the dash where you’d like to display it.

5. Repeat the same steps above to create bar charts for any other single data points you want to chart. Make the axis range the minimum and maximum for those measurements. For example, a good barometric pressure range would be 28 to 32.

   Choosing the right data range is important because if you only use the default, the scale may be too large for the data, leaving mostly blank bar charts. Instead, keep the minimum and maximum end of the axis scale only slightly lower and higher than the extreme possible values of your data.

6. Create a Line Chart to display a trend of data. For example, to display a history of local temperatures for your local area, you’d create a line chart covering the last number of days of data you can import from the weather website table. First, select the Insert menu select the 2D Area chart.

7. In the Chart Design menu, from the Data group, select Select Data.

8. In the Select Data Source window that pops up, click the Chart data range field, and then select the cells in the data spreadsheet you’d like to display with this line chart.

9. Change the title of the chart to match the data you’re displaying and move the chart to the area of the dash where you’d like to display it.

   Charts are very flexible when placing them in a dashboard. You can change the location as well as the size and shape of the chart widget. Use this flexibility to design organized dashboards that provide as much information to the user in the smallest amount of space.

10. Create a Textbox to display string data from sheets you’ve imported. For example, to see weather warning updates on your dashboard, link textbox content to a cell in the imported data sheet. To do this, select the Insert menu, select Text, and then select the Textbox.

11. Place the mouse cursor in the formula field, type = and then select the cell in the imported data table that contains the string data you want to display.

12. Select the textbox and use the Format Shape window on the right to format the text display area in your dashboard.

13. You can also compare two data points in your imported data sheets using pie charts. For example, you may want to display relative humidity in the form of a pie chart. First, select the data you want to display, and in the Insert menu, select the 2D Pie chart.

    Pie charts compare two or more values. If you’re displaying a percentage like relative humidity, you may need to manually create another cell that subtracts that value from 100% for the second value to compare it to. This will result in a pie chart that displays the percentage value as a portion of the total possible 100 percent.

14. Change the title of the chart to match the data you are displaying, and then move the chart to the area of the dash where you’d like to display it.

15. Adding various data charting types, you can create a useful dashboard that displays all types of data in one convenient dashboard.

Add Visual Appeal and Context With Color

Another way to add clarity to your dashboard is by giving your bar charts a gradient fill that portrays a warning color like red for regions of the data that may not be good.

For example, if you want to show that a relative humidity of over 75% is uncomfortable, you can change the gradient fill of the single bar chart accordingly. Here’s how.

1. Right-click the outer border of a bar chart and select Format Chart Area.

2. Select the Fill icon in the Format Chart Area pane and change the selection to Gradient fill.

3. Select each level icon along the gradient fill line and change the color and darkness to suit how ‘good’ or ‘bad’ that level is. In this example, high relative humidity fades to dark red.

4. Repeat this process for each chart where adding color context to the chart makes sense for that data point.

How Excel Dashboards Update Automatically

Once you create a dashboard, you don’t have to do anything to update the graphics. All of the data in those charts and widgets update as follows:

• Sheets with imported data refresh at the date that you set when you first created the data import.
• Any additional sheets that you created to fix or reformat the data from the imported sheets will update with the new data in those sheets.
• Each widget in your dashboard automatically updates to display the new data inside those updated sheets for the ranges you selected when you created those charts.

How to Use Excel Dashboards

Creating dashboards in Excel can be useful for many different reasons. However, it’s important to create them based on a specific need, rather than trying to build one dashboard that does everything.

For example, if you’re a sales manager and you’re interested in monitoring the performance of your sales team, then the sales manager’s dashboard should focus on the Key Performance Indicators (KPIs) related to sales performance.

This kind of dashboard shouldn’t include information that isn’t related to sales performance or else the dashboard could get too cluttered. A cluttered dashboard makes it more difficult to see the data relationships and patterns that matter.

Other considerations when building dashboards:

• Use the right charts for the right data.
• Don’t use too many colors throughout the dashboard.
• Lay out the dashboard with similar data and chart types in common blocks.
• Make sure each chart displays simple labels and aren’t too cluttered.
• Organize widgets in hierarchy of importance, with the most important information at the upper-left of the dashboard.
• Use conditional formatting to make sure when numbers are bad they’re red, and when they’re good they’re green.

Most importantly, use creativity to design dashboards that are informative and interesting to use.

Thanks for letting us know!

Иногда, когда вы импортируете данные из внешних источников, вы не можете отобразить импортированные данные. Исправление для этого заключается в создании новой электронной таблицы и в каждой ячейке введите = convert ( и выберите данные из импортированной электронной таблицы. Для параметров блока просто выберите одинаковые параметры для до и после. Заполните весь лист одинаковыми Эта функция позволяет копировать все данные на новый лист и преобразовывать их в числа, которые можно использовать в различных диаграммах, которые вы создадите для своей панели инструментов.

Вы можете создать панель мониторинга в Excel, используя различные функции, которые помогут вам сделать визуализацию данных заметной, что является основной характеристикой любой панели мониторинга. Вы можете отображать данные в таблицах с условным форматированием, чтобы выделить хорошие и плохие результаты, вы можете суммировать данные в диаграммах и сводных таблицах, добавлять интерактивные элементы управления, определять и управлять KPI и т. Д.

В этой главе вы познакомитесь с наиболее важными функциями Excel, которые пригодятся вам при создании панели мониторинга. Эти функции помогают вам получить доступ к элементам панели мониторинга, которые упрощают сложные данные и обеспечивают визуальное влияние на текущее состояние или производительность в режиме реального времени.

Таблицы Excel

Самым важным компонентом любой панели инструментов являются ее данные . Данные могут быть из одного или нескольких источников. Данные могут быть ограничены или могут занимать несколько строк.

Таблицы Excel хорошо подходят для переноса данных в рабочую книгу, в которой вы хотите создать панель мониторинга. Есть несколько способов импортировать данные в Excel, устанавливая соединения с различными источниками. Это позволяет обновлять данные в вашей рабочей книге всякий раз, когда исходные данные обновляются.

Вы можете назвать таблицы Excel и использовать эти имена для ссылки на ваши данные в панели управления. Это было бы проще, чем ссылаться на диапазон данных с помощью ссылок на ячейки. Эти таблицы Excel являются вашими рабочими таблицами, которые содержат необработанные данные.

Вы можете получить сводную информацию об анализе данных и изобразить ее в таблице Excel, которая может быть включена как часть панели мониторинга.

Sparklines

Вы можете использовать Sparklines в своих таблицах Excel, чтобы показать тенденции за определенный период времени. Спарклайны – это мини-диаграммы, которые вы можете поместить в отдельные ячейки. Вы можете использовать линейные диаграммы, столбцовые диаграммы или диаграммы выигрышей и убытков, чтобы изобразить тренды на основе ваших данных.

Условное форматирование

Условное форматирование является большим преимуществом для выделения данных в таблицах. Вы можете определить правила, по которым вы можете варьировать цветовые шкалы, панели данных и / или наборы значков. Вы можете использовать определенные в Excel правила или создать свои собственные правила, основанные на применимости к вашим данным.

Вы узнаете эти методы условного форматирования в главе ─ Условное форматирование для визуализации данных .

Чарты Excel

Диаграммы Excel являются наиболее широко используемыми компонентами визуализации данных для панелей мониторинга. Вы можете заставить аудиторию просматривать шаблоны данных, сравнения и тренды в наборах данных любого размера с поразительным добавлением цвета и стилей.

В Excel есть несколько встроенных типов диаграмм, таких как линия, столбец, столбец, разброс, пузырь, круговая диаграмма, пончик, площадь, запас, поверхность и радар, если у вас есть Excel 2013.

Вы поймете, как эффективно использовать эти диаграммы и элементы диаграмм в своей информационной панели, в главе « Диаграммы Excel для информационных панелей».

В дополнение к вышеупомянутым типам диаграмм существуют другие широко используемые типы диаграмм, которые удобны при представлении определенных типов данных. Это диаграмма водопада, диаграмма диапазона, диаграмма Ганта, диаграмма термометра, гистограмма, диаграмма Парето, воронкообразная диаграмма, коробчатая и вискерская диаграммы и вафельная диаграмма.

Вы узнаете об этих диаграммах в главе «Расширенные диаграммы Excel для панелей мониторинга».

Камера Excel

После того, как вы создадите диаграммы, вы должны разместить их на своей панели. Если вы хотите, чтобы ваша панель мониторинга была динамичной, а данные обновлялись каждый раз при изменении исходных данных, как в случае с большинством панелей мониторинга, вы хотели бы обеспечить интерфейс между диаграммами на панели мониторинга и данными на бэкэнде. , Вы можете добиться этого с помощью функции камеры Excel.

Сводные таблицы Excel

Если у вас большие наборы данных и вы хотите суммировать результаты, динамически отображая различные аспекты результатов анализа, Excel PivotTables удобно будет включить в вашу панель мониторинга. Вы можете использовать таблицы Excel или более мощные таблицы данных в модели данных для создания сводных таблиц.

Основные различия между двумя подходами:

Таблицы Excel	Таблицы данных
Данные только из одной таблицы могут быть использованы для создания сводной таблицы.	Данные из более чем одной таблицы можно использовать для создания сводной таблицы, определяющей отношения между таблицами.
Когда таблицы увеличиваются в нет. строк, обработка памяти и хранение не будут оптимистичными.	Может обрабатывать огромные наборы данных с тысячами строк данных с оптимизацией памяти и уменьшенным размером файла.

Если вы попытаетесь создать сводную таблицу с несколькими таблицами Excel, вам будет предложено создать взаимосвязь, и таблицы с взаимосвязью будут добавлены в модель данных.

О сводных таблицах вы узнаете в главе « Сводные таблицы Excel для сводных панелей» .

Если у вас есть данные в модели данных вашей рабочей книги, вы можете создавать сводные таблицы Power и сводные диаграммы Power, которые охватывают данные из нескольких таблиц данных.

Вы узнаете об этом в главе – Сводные таблицы Excel Power и Сводные диаграммы Power for Dashboards .

Динамические элементы панели инструментов с интерактивными элементами управления

Вы можете сделать элементы панели мониторинга интерактивными с помощью простых в использовании элементов управления, таких как полосы прокрутки, переключатели, флажки и динамические метки. Подробнее об этом вы узнаете в главе « Интерактивные элементы управления в панелях Excel» .

Scrollbars

Радио-кнопки

Флажки

Сводные таблицы Excel Power и сводные диаграммы Power

Сводные таблицы Excel Power и сводные диаграммы Power полезны для суммирования данных из нескольких ресурсов путем создания в книге модели данных, оптимизированной для памяти. Таблицы данных в модели данных могут обрабатывать несколько тысяч динамических данных, позволяя выполнять суммирование с меньшими усилиями и временем.

Вы узнаете об использовании Power PivotTables и Power PivotCharts на сводных панелях в главе «Сводные таблицы Excel и Power PivotCharts для сводных панелей».

Модель данных Excel

Excel Power PivotTable и Power PivotChart

Отчеты Excel Power View

Отчеты Excel Power View предоставляют интерактивную визуализацию данных больших наборов данных, демонстрируя мощь модели данных и интерактивный характер динамических визуализаций Power View.

О том, как использовать Power View в качестве холста панели мониторинга, вы узнаете в главе «Отчеты Excel Power View для панелей мониторинга».

Power View Report

Ключевые показатели эффективности (KPI)

Ключевые показатели эффективности (KPI) являются неотъемлемой частью многих панелей мониторинга. Вы можете создавать и управлять KPI в Excel. Вы узнаете о KPI в главе – Ключевые показатели эффективности в панелях мониторинга Excel .

Функция «Исправления» — одна из самых лучших функций в Excel. Она позволяет вам не запутаться при работе с большими объемами данных и файлами, которые редактируют сразу несколько человек.

С помощью этой функции, вы можете отдельно отслеживать каждое изменение или сразу все. В общем, настроек в ней много.

Итак, начнем!

Как начать следить за изменениями в Excel

Изначально эта опция не активирована в Excel. Вы можете сделать это самостоятельно.

Пошаговая инструкция:

• Щелкните на «Рецензирование»;

• Щелкните на «Выделить изменения…» в функции «Исправления»;

• В открывшемся окошке поставьте галочку на опции «Отслеживать исправления». Также вы можете задать дополнительные настройки (видно на картинке), но это уже по вашему усмотрению;

• Подтвердите.

Итак, мы включили функцию.

Как работает эта опция в Excel

Итак, теперь при каждом изменении ячейки она будет выделена синей рамкой. Если вы нажмете на неё, вы увидите кто, когда и что конкретно изменил в ячейке. Это очень удобно когда файл редактируют несколько людей. Например, если вы нашли ошибку, то можете увидеть кто её допустил.

На картинке ниже, я поменял значение ячейки B1, она выделилась синим цветом и в ней появился синий треугольник (слева вверху).

Если мы поместим курсор мышки на ячейку, то увидим небольшое окошко с примечанием, в нем будет указана вся информация про изменение.

Важная информация: когда вы включаете эту функцию, ваш файл Excel становится «Общим». Вы не сможете использовать его защиту (с паролем, как мы рассматривали в статьях ранее) и так далее. Имейте это в виду.

Как просмотреть все изменения списком

Это может понадобиться, когда вы работаете с большими объемами данных. Вы можете просмотреть сразу все изменения, которые вносились в файл списком.

Пошаговая инструкция:

• Щелкните на «Рецензирование»;

• Щелкните на «Выделить изменения…» в функции «Исправления»;

• В открывшемся окошке, кроме уже поставленной галочки на «Отслеживать исправления», поставьте галочку на опции «Вносить изменения на отдельный лист»;

• Подтвердите.

В результате, Excel откроет новую страничку и поместит все изменения туда списком.

Принимаем или отклоняем изменения

В случае если у вас активирована наша функция, изменения, которые вносятся в ячейки не являются окончательными. Чтобы они стали окончательными, вы должны принять их в специальном разделе «Принять/отклонить исправления». Это относится и к изменениям, которые вносили другие люди в ваш файл, если такие, разумеется, есть.

Пошаговая инструкция:

• Щелкните на «Принять/отклонить исправления» в функции «Исправления»;

• В открывшемся окне «Просмотр исправлений» можно выбрать:
  • Когда были внесены изменения
  • Какой пользователь вносил изменения
  • И в каком диапазоне вносились изменения

• Когда укажете нужные вам параметры, подтвердите;
• В следующем окне Excel покажет вам все изменения, которые вносились в ячейках, которые удовлетворяют всем указанным параметрам в прошлом шаге.

Вот и все, в этом окошке вы выбираете, принять или отклонить изменения (например, если вы увидели ошибку, вы можете отклонить).

Отключаем опцию

Когда вы закончите работу над файлом, вы можете отключить эту опцию, чтобы она не мешала.

Пошаговая инструкция:

• Щелкните на «Выделить исправления…» в функции «Исправления»;

• И просто снимите галочку, которую мы поставили ранее («Отслеживать исправления»);

• Подтвердите;

• Откроется окошко, указанное на картинке ниже. Просто щелкните «Да».

Различия между комментариями и отслеживанием изменений

Некоторым нравится добавлять комментарии к ячейкам.

В чем разница между комментарием и отслеживанием изменения:

• Функция «Отслеживание изменений» пишет примечание для каждой ячейки только тогда, когда она была изменена. В случае комментария, изменения необязательны. Комментарий можно оставить и без изменения ячейки.

• Преимущество функции, рассмотренной в статье, заключается в том, что она автоматизирована. То есть она автоматически помечает все ячейки, где было изменение.

• Также нельзя вывести все комментарии для файла, в отдельный лист и после, например, распечатать их.

• Минус нашей функции в том, что, например, мы не можем защитить файл Excel, когда используем функцию. А если мы используем комментарии, то можем.