Попробуйте программу для ведения складского учета в Excel. Это бесплатно.
Записывать складские операции можно в тетради или на компьютере — в таблице учета товара в Excel. Так работать намного удобнее. В таблице складского учета в Excel можно:
- Фиксировать приход и расход, количество и цену товара.
- Считать наценки и скидки, делать прайс.
- Формировать оборотную ведомость, считать прибыль, смотреть остатки.
- Использовать функции и формулы программы, чтобы автоматизировать расчеты.
- Вести базу клиентов и поставщиков.
Скачать таблицу учета товаров в Excel можно здесь. В ней есть листы под справочники номенклатуры и покупателей. Таблица готова, чтобы сразу вести в ней складской учет.
Как сделать учет проще и эффективнее?
Возможности учета товаров в Excel ограничены. Таблицу нужно приспособить под свой бизнес, самостоятельно подобрать формулы, постоянно проверять данные. Ошибка в заполнении или сбой — и весь учет под угрозой.
Чтобы упростить работу, можно использовать вместо Excel специальную программу для ведения учета. Формулы больше не понадобятся: просто внесите данные — и все посчитается автоматически. Вы сэкономите до 70% времени.
В программе просто работать с документами. В один клик формируется накладная, счет, прайс. Документы нумеруются, прикрепляются к операциям. Печатать можно отдельно или пакетом, а отправлять — по email или через мессенджер.
Все возможности управления складом
В отличие от Excel, программа для ведения склада подходит не только для записи прихода и расхода. Это полноценная система для складского учета:
- Все операции с товаром, включая перемещения, списания, инвентаризации.
- Поддержка нескольких складов, ячейки, учет по серийным номерам и модификациям.
- Обработка заказов покупателей: резервы, печать чеков.
- Планирование закупок: автозаказ на основе остатков или статистики продаж.
- Создание ценников и этикеток во встроенном редакторе.
- Отчеты по продажам, остаткам, оборотам и рентабельности, удобные визуальные графики.
Бесплатная программа
Бесплатный тариф рассчитан на небольшой бизнес. На нем можно вести полноценный складской учет, для одного пользователя это доступно навсегда и без дополнительных оплат. Платные тарифы подойдут для более крупного бизнеса. В них есть специальные опции: несколько юрлиц, сотрудников, торговых точек.
Подключение к программе бесплатное. Просто зарегистрируйтесь — и можете сразу работать. Начните прямо сейчас!
Надежнее, чем в Excel
Вам больше не понадобится запасная копия вашей таблицы в Excel. Программа для складского учета хранит данные не на компьютере, а в облаке, на сервере. Это надежно: во-первых, вы ничем не рискуете в случае ошибки или сбоя (например, если компьютер сломался или на него попал вирус), во-вторых — у вас есть доступ к ним из любого места, с любого устройства, в любое время. Достаточно авторизоваться с нового устройства. На платных тарифах можно дать доступ сотрудникам и настроить для них права на просмотр данных.
Удобно настроить и пользоваться
Программу для складского учета не нужно устанавливать, достаточно завести аккаунт. Интерфейс простой, сложных настроек нет. Зарегистрируйтесь — и можно сразу вести учет продаж и товаров.
В программу легко добавить товары, контрагентов и даже новый склад. Загрузите из файла или создайте вручную, настройте собственные фильтры и поля. Программу легче приспособить под свой бизнес, чем таблицу для ведения учета в Excel.
Более 3 000 000 компаний уже подключили своих сотрудников к системе МойСклад
Сколько сотрудников хотите подключить вы?
Выбрать тариф
Как вести складской учет в Excel?
Независимо от того, выбираете ли вы таблицы Excel, сервис МойСклад или другое специализированное решение для торговли, необходимо соблюдать несколько основных принципов. Если скачать программу и не использовать особые правила, со временем работа с учетом усложнится в разы:
- Корректное оформление справочников. Справочник с товарами без опознавательных знаков создает гарантированные проблемы с учетом, неудобства в работе продавца и сложности при составлении отчетов. При вводе данных необходимо заполнять как можно больше информации в различные ячейки (например, коды, артикулы, цены, НДС). Если учет реализуемого товара на складе осуществляется с помощью сервиса МойСклад, все необходимые данные о товарах автоматически подставляются в документы, что экономит много времени при обработке заказов.
- Заведение начальных остатков в количественном и суммовом выражении. Корректные данные вначале работы дадут адекватные отчеты в процессе работы, а оформляющим продажи с «чистого листа» на это рассчитывать не следует.
- Соблюдение хронологии в оформлении документов. Регистрировать приход товара на склад от поставщика нужно строго до его отгрузки покупателю. Иначе «поедет» себестоимость и вы не сможете точно посчитать, сколько же вы заработали. В МоемСкладе для каждой закупки и продажи товара вы можете указать произвольную дату.
- Структурированное хранение дополнительной информации. При ведении учета склада важно собирать дополнительную информацию о продажах (например, способ доставки и оплаты, дата отгрузки, наименование заказчика, имя менеджера) в отдельных полях. Все эти данные в будущем пригодятся для составления маршрутных листов курьерам, расчета з/п менеджерам, анализа статистики. В МоемСкладе вы легко и без программирования можете создать необходимое количество свободных полей для использования в справочниках и документах.
Пользователям интернет-сервиса МойСклад доступна бесплатная поддержка по телефону и e-mail. Сотрудники службы поддержки не только помогают с работой c программой, но также делятся советами по оптимальному ведению складского учета и настройке основных бизнес-процессов. Скачайте бесплатную версию, попробуйте наши новые решения.
Как оптимизировать складской учет в Excel
Таблица для учета в Excel подходит вам, только если вы торгуете небольшим количеством товара, и в день у вас немного складских операций. В ней удобно записывать приход и расход, вносить сведения об остатках. Но чем дольше вы ведете таблицу учета в Excel, тем очевиднее ее ограничения. Использовать все ее возможности не так просто. Для этого требуется придумать, как приспособить таблицу под ваши операции, а потом — составить нужные формулы и вручную вписать их в ячейки.
Таблицу нужно постоянно проверять: если допустите ошибку в формуле, весь учет пойдет неправильно. Если есть сотрудники, нужно придумать, как наладить для них доступ, а заодно решить, кому вы доверите таблицу, как организуете работу с версиями и главное: как защититесь от ошибок персонала. При ошибке или при сбое вам понадобится в лучшем случае перепроверять, в худшем — восстанавливать данные.
Очевидно, что это отнимает слишком много сил и времени. На каком-то этапе становится критически важно сделать работу проще, уменьшить затраты времени, гарантировать защиту от ошибок и расширить возможности. Для этого удобнее всего вместо Excel использовать программу для учета товаров.
В ней вы можете оформлять инвентаризации, регистрировать заказы от покупателей, создавать заказы поставщикам, не только учитывать закупки, но и планировать их. Создание заказа тоже можно автоматизировать на основе остатков. Вы можете вести несколько складов. В программу можно дать доступ сотрудникам и настроить уровень доступа.
В программе удобно учитывать скидки. Можно рассчитывать себестоимость услуг: например, доставки. Есть встроенный редактор ценников и этикеток с простым интерфейсом. Можно сделать нужный ценник за пару минут и отправить на массовую печать. Вести базу покупателей и контрагентов в программе тоже удобнее, чем в таблице учета в Excel.
Ее можно интегрировать с другими полезными сервисами, например, с банком, интернет-магазином, сервисом для рассылок. Тогда вы сможете управлять связанными процессами из одного центра.
Данная система учета позволяет выгружать накладную в нужном нам формате (excel).
Для выгрузки документа в файл нужно в разделе Продажи — Отгрузки выбрать нужный документ, нажать Печать, выбрать нужный шаблон документа — 
Далее в открывшемся окне выбрать формат документа (если не установлен по умолчанию) — 
При этом документ будет скачан на устройство.
Так же, можно настроить обмен накладными через программу:
Вы можете высылать контрагентам счета, договоры и другие документы прямо из МоегоСклада. Шаблоны документов можно настроить по собственному усмотрению.
Рассмотрим отправку документа на примере счета покупателю:
- Зайдите в раздел Продажи → Счета покупателям.
- Нажмите на счет — откроется карточка документа.
- Вверху нажмите на кнопку Отправить и выберите нужный шаблон в выпадающем списке.
- Введите электронный адрес контрагента.
- При желании измените тему письма и сообщение.
- Выберите, хотите ли вы отправить ссылку на документ или сам документ во вложении (в таком случае выберите формат — Excel или PDF).
- Обратите внимание, что вместо {link} в сообщение автоматически подставится реальная ссылка, а вместо {attachment} — реальный файл. Не изменяйте и не удаляйте слова и фигурные скобки при редактировании.
- Нажмите Отправить письмо.
На отправку сообщений действуют лимиты. Для всего аккаунта — не более 100 сообщений за 5 минут и 200 сообщений за час. Для пользователя — не более 50 сообщений за 5 минут и 100 сообщений за час. На Бесплатном и Пробном тарифах — не более 5 писем в час для всего аккаунта.
Инструкция взята с сайта: https://support.moysklad.ru/hc/ru/articles/115006375488
Универсальная складская программа с простым и наглядным интерфейсом. Предназначена для автоматизации складских операций и учета остатков на складе на всех этапах от оприходования до отгрузки продукции заказчику.
Не требует специального обучения или каких-либо специальных навыков. Пригодна для разных видов складского учета и производства.
Системные требования:
- Win XP, Vista, Win 7, Win 8, Win 10
- Наличие Microsoft Excel 2007 или более поздней версии
Функционал программы:
- прием заявок от заказчика (формирование заявки)
- лист заказов со списком всех принятых заявок
- оприходование товара
- отгрузкасписание товара
- учет скидок
- учет доставки
- отмена проведенных накладных
- отчеты за период по приходам и продажам
- критические остатки склада
- заявка поставщикам
- печать расходных и приходных накладных
- справочники контрагентов и сотрудников
- выбор оператораменеджерапродавца
- поиск товара по наименованию и коду
- администрирование: вход по паролям, разграничение функций, защита данных
- печать остатков
- прайс
- лист расходов (файл ведения сопутствующих расходов)
- просмотр расходных и приходных накладных
Excel Programm
© Excel Programm
Вы ведёте учёт в сервисе Мойсклад и хотите строить отчёты на основе данных? Мы сделали коннектор, позволяющий затягивать данные из Мойсклад в Power BI и Excel по API!
Наш коннектор успешно обновляется в Power BI Service. Для обновления бесплатной версии коннектора нужен персональный шлюз, а платная — обновляется без шлюза.
Особенности интеграции Мойсклад
Бесплатную версию коннектора Power BI (.mez) к Мойсклад вместе с описанием можно найти здесь.
В отличие от других коннекторов, Мойсклад даёт возможность получать множество разных таблиц. Все они загружаются похожим образом, меняется только ссылка, по которой мы получаем данные.
В связи с этим я не стал ничего изобретать, а просто добавил ссылку как один из параметров. Если потребуется, вы сможете получить данные, указав свою ссылку.
Если не знаете ссылку — не страшно, в коннекторе уже есть список названий отчётов со встроенными ссылками. Просто выбираете нужный отчёт и забираете данные! Будьте осторожны — отчётов довольно много, так что постарайтесь не запутаться;)
Что еще характерно для подобных коннекторов — пользователь сам разворачивает полученные таблицы. Ведь для такого количества отчётов мне сложно составить списки столбцов. Да и вам удобнее — что захотели, то и развернули.
Мойсклад имеет свойство отдавать данные вложенной структурой — даже в развёрнутой таблице могут быть как вложенные списки, так и вложенные строки. В первую очередь проведите тестовую детализацию и изучите содержимое таких вложенных ячеек. Если вам потребуются вложенные данные — разверните их. Если нет — возможно этот столбец изначально вам не нужен.
Установка коннектора в Power BI
- Скачайте файл Moysklad.mez
- Поместите файл Moysklad.mez в папку C:UsersUSERNAMEDocumentsPower BI DesktopCustom Connectors, подставив USERNAME своего компьютера.
Если у вас есть OneDrive, папка может выглядеть так: C:UsersUSERNAMEOneDriveDocumentsPower BI DesktopCustom Connectors.
Если папки еще нет, её нужно создать. - Откройте Power BI, зайдите в Файл -> Параметры и настройки -> Параметры -> Глобальные -> Безопасность, выберите «Разрешить загрузку любого расширения без проверок и предупреждений».
- Нажмите на кнопку «Получить данные», в поиске найдите коннектор Moysklad. Выбрвав коннектор, укажите необходимые параметры подключения.
Параметры и получение токена
В коннекторе вы увидите 4 параметра: Что нужно получить, Тип отчёта, URL для получения данных и начальный отступ.
В разворачивающемся списке «что нужно получить» вы увидите 3 пункта:
Токен, Размер выгрузки и собственно выгрузку данных.
Как обычно это бывает в коннекторах, сначала нужно получить токен. Для этого в разделе «что нужно получить» выбираем «Токен», а тип отчёта — «Не выбрано» и жмём на «ОК».
Система потребует ввести ключ учётной записи — это будут ваши ЛОГИН:ПАРОЛЬ, разделённые двоеточием. Но прежде, чем ввести логин:пароль, переведите их в кодировку base64. Это можно сделать на любом сайте с кодировками, например тут:
В результате запроса система выдаст вам access_token, который лучше сохранить и который вы будете использовать вместо пары логин:пароль для всех остальных запросов.
Выгрузка и размер выгрузки Мойсклад
Теперь вы можете работать с двумя оставшимися пунктами из «что можно получить» — с выгрузкой и размером выгрузки. Выгрузка — это получение выбранного вами отчёта, а размер выгрузки — получение количества строк в выбранном отчёте.
Прежде, чем получать сам отчёт, я всегда рекомендую проверить количество строк в нём. Поэтому в первом параметре выбираем «Размер выгрузки» и получаем количество строк в будущем отчёте. Если оно в пределах 10 000 строк — можно переходить к загрузке отчёта, поменяв первый параметр на «Выгрузка». Если число строк слишком велико — например, более 20 000 строк — рекомендуется добавить отступ прежде чем переходить к «Выгрузке» .
Отступ — это последний параметр в коннекторе. Он позволяет не забирать весь объем данных, а начать например с 10001-й строки, опустив первые десять тысяч. Отступ нужно ставить кратным тысяче, в противном случае он всё равно округлится. По умолчанию отступ равен нулю, поэтому если вы его не указали — загрузится полный объем данных, а это может занять время.
В типах отчёта уже заложен список допустимых значений, ошибиться тут сложно. У системы Мойсклад список отчётов довольно большой, тем не менее мы постарались заложить большинство из этих отчётов в типы. Если вы нашли нужный отчёт в списке, третий параметр (URL для получения данных) указывать не нужно.
Если же вы не нашли нужный тип отчёта, можно поискать в справке. Найдите в справке пример запроса и скопируйте часть URL, которая идёт после «https://online.moysklad.ru/api/remap/1.2/»:
Выберите в типах отчёта «Не выбрано» и вставьте скопированную часть URL в третий параметр — «конец URL для получения данных». Это позволит вам получить данные по указанному URL в обход фиксированного списка отчётов. URL работает только для отчётов, получаемых по методу GET, но другие вам вряд ли встретятся.
Получение данных и сегментирование
При больших объемах данных вы можете долго ждать окончания загрузки. В этом случае можно воспользоваться потоками данных в Power BI по инструкции из статьи.
Отличие коннектора Мойсклад — в отсутствии параметров даты. Мы не можем получать данные за нужные даты, но можем регулировать отступ. Специально для удобной фильтрации в потоках, мы оставили столбец отступов (offset) в выгрузке:
Благодаря отступам, вы можете настроить поток данных на обновление последних 5000 строк, в то время как весь остальной объем данных не будет занимать ресурсы обновления.
Как вы видите по выгрузке, в столбце «data» находятся сами данные в формате списка строк (List — это список, а внутри будут Records- строки). Развернув список (первый разворот), вы получите множество строк. Развернув строки и выбрав нужные столбцы (второй разворот), вы получите сами данные.
Возможно, вам потребуется продолжить разворачивать содержимое ячеек, так как Мойсклад часто отдаёт вложенные данные, об этом я писал выше. Я рекомендую не тратить время и ресурсы Power Query на разворачивание столбца, который скорее всего не потребуется в итоговом отчёте.
Платная версия
Помимо бесплатной mez-версии, мы предоставляем платные версии коннекторов — функции. Коннекторы-функции обладают рядом преимуществ перед mez. Например, они работают в Excel и потоках данных Power BI. Подробнее о преимуществах коннекторов-функций написано в этой статье.
Для пользователей, которые не готовы долго ждать загрузки, настоятельно рекомендую метод из нашей статьи про потоки данных. Потоки данных помогут быстро проводить обновление, а метод инкремента помогает обновлять только последние несколько тысяч строк (не трогая остальные данные).
Для потоков вам понадобится именно функция, а не mez. Напомню, что потоки данных работают только на аккаунтах Power BI Pro и не могут быть созданы в «Моей рабочей области».
Если вам будет интересно полноценно работать с нашими коннекторами, доступ к функциям предоставляется в рамках курса Из API -> в Excel и Power BI.
Буду рад ответить на все ваши вопросы в Telegram 
Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.
На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.
В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.
Как вести складской учет в Excel?
Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.
- Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
- Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
- Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
- Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.
Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:
- Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
- При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
- Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
- Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».
Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».
Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.
Таблица Excel «Складской учет»
Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.
Делаем «Справочники».
Для данных о поставщиках:
* Форма может быть и другой.
Для данных о покупателях:
* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.
Для аудита пунктов отпуска товаров:
Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.
Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:
В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.
Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.
Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.
Делаем шапку для «Прихода»:
Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.
Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.
Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».
В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).
Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.
Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .
По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».
Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).
Формируем таблицу «Расход товаров».
Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.
Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).
На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.
Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.
Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).
Вот и готова самостоятельно составленная программа.