Мой склад программа в excel

Данная система учета позволяет выгружать накладную в нужном нам формате (excel). 

При этом документ будет скачан на устройство.

Так же, можно настроить обмен накладными через программу:

Вы можете высылать контрагентам счета, договоры и другие документы прямо из МоегоСклада. Шаблоны документов можно настроить по собственному усмотрению.

Рассмотрим отправку документа на примере счета покупателю:

• Зайдите в раздел Продажи → Счета покупателям.
• Нажмите на счет — откроется карточка документа.
• Вверху нажмите на кнопку Отправить и выберите нужный шаблон в выпадающем списке.

• Введите электронный адрес контрагента.
• При желании измените тему письма и сообщение.
• Выберите, хотите ли вы отправить ссылку на документ или сам документ во вложении (в таком случае выберите формат — Excel или PDF).
• Обратите внимание, что вместо {link} в сообщение автоматически подставится реальная ссылка, а вместо {attachment} — реальный файл. Не изменяйте и не удаляйте слова и фигурные скобки при редактировании.

• Нажмите Отправить письмо.

  На отправку сообщений действуют лимиты. Для всего аккаунта — не более 100 сообщений за 5 минут и 200 сообщений за час. Для пользователя — не более 50 сообщений за 5 минут и 100 сообщений за час. На Бесплатном и Пробном тарифах — не более 5 писем в час для всего аккаунта.

Инструкция взята с сайта: https://support.moysklad.ru/hc/ru/articles/115006375488

Вы ведёте учёт в сервисе Мойсклад и хотите строить отчёты на основе данных? Мы сделали коннектор, позволяющий затягивать данные из Мойсклад в Power BI и Excel по API! 

Наш коннектор успешно обновляется в Power BI Service. Для обновления бесплатной версии коннектора нужен персональный шлюз, а платная — обновляется без шлюза.

Особенности интеграции Мойсклад

Бесплатную версию коннектора Power BI (.mez) к Мойсклад вместе с описанием можно найти здесь. 

В отличие от других коннекторов, Мойсклад даёт возможность получать множество разных таблиц. Все они загружаются похожим образом, меняется только ссылка, по которой мы получаем данные. 

В связи с этим я не стал ничего изобретать, а просто добавил ссылку как один из параметров. Если потребуется, вы сможете получить данные, указав свою ссылку. 

Если не знаете ссылку — не страшно, в коннекторе уже есть список названий отчётов со встроенными ссылками. Просто выбираете нужный отчёт и забираете данные! Будьте осторожны — отчётов довольно много, так что постарайтесь не запутаться;)

Что еще характерно для подобных коннекторов — пользователь сам разворачивает полученные таблицы. Ведь для такого количества отчётов мне сложно составить списки столбцов. Да и вам удобнее — что захотели, то и развернули. 

Мойсклад имеет свойство отдавать данные вложенной структурой — даже в развёрнутой таблице могут быть как вложенные списки, так и вложенные строки. В первую очередь проведите тестовую детализацию и изучите содержимое таких вложенных ячеек. Если вам потребуются вложенные данные — разверните их. Если нет — возможно этот столбец изначально вам не нужен. 

Установка коннектора в Power BI

1. Скачайте файл Moysklad.mez
2. Поместите файл Moysklad.mez в папку C:UsersUSERNAMEDocumentsPower BI DesktopCustom Connectors, подставив USERNAME своего компьютера. 
   Если у вас есть OneDrive, папка может выглядеть так: C:UsersUSERNAMEOneDriveDocumentsPower BI DesktopCustom Connectors. 
   Если папки еще нет, её нужно создать.
3. Откройте Power BI, зайдите в Файл -> Параметры и настройки -> Параметры -> Глобальные -> Безопасность, выберите «Разрешить загрузку любого расширения без проверок и предупреждений».
4. Нажмите на кнопку «Получить данные», в поиске найдите коннектор Moysklad. Выбрвав коннектор, укажите необходимые параметры подключения.

Параметры и получение токена

В коннекторе вы увидите 4 параметра: Что нужно получить, Тип отчёта, URL для получения данных и начальный отступ. 

В разворачивающемся списке «что нужно получить» вы увидите 3 пункта: 
Токен, Размер выгрузки и собственно выгрузку данных. 

Как обычно это бывает в коннекторах, сначала нужно получить токен. Для этого в разделе «что нужно получить» выбираем «Токен», а тип отчёта — «Не выбрано» и жмём на «ОК».

Система потребует ввести ключ учётной записи — это будут ваши ЛОГИН:ПАРОЛЬ, разделённые двоеточием. Но прежде, чем ввести логин:пароль, переведите их в кодировку base64. Это можно сделать на любом сайте с кодировками, например тут:

В результате запроса система выдаст вам access_token, который лучше сохранить и который вы будете использовать вместо пары логин:пароль для всех остальных запросов.

Выгрузка и размер выгрузки Мойсклад

Теперь вы можете работать с двумя оставшимися пунктами из «что можно получить» — с выгрузкой и размером выгрузки. Выгрузка — это получение выбранного вами отчёта, а размер выгрузки — получение количества строк в выбранном отчёте. 

Прежде, чем получать сам отчёт, я всегда рекомендую проверить количество строк в нём. Поэтому в первом параметре выбираем «Размер выгрузки» и получаем количество строк в будущем отчёте. Если оно в пределах 10 000 строк — можно переходить к загрузке отчёта, поменяв первый параметр на «Выгрузка». Если число строк слишком велико — например, более 20 000 строк — рекомендуется добавить отступ прежде чем переходить к «Выгрузке» . 

Отступ — это последний параметр в коннекторе. Он позволяет не забирать весь объем данных, а начать например с 10001-й строки, опустив первые десять тысяч. Отступ нужно ставить кратным тысяче, в противном случае он всё равно округлится. По умолчанию отступ равен нулю, поэтому если вы его не указали — загрузится полный объем данных, а это может занять время. 

В типах отчёта уже заложен список допустимых значений, ошибиться тут сложно. У системы Мойсклад список отчётов довольно большой, тем не менее мы постарались заложить большинство из этих отчётов в типы. Если вы нашли нужный отчёт в списке, третий параметр (URL для получения данных) указывать не нужно.

Если же вы не нашли нужный тип отчёта, можно поискать в справке. Найдите в справке пример запроса и скопируйте часть URL, которая идёт после «https://online.moysklad.ru/api/remap/1.2/»:

Выберите в типах отчёта «Не выбрано» и вставьте скопированную часть URL в третий параметр — «конец URL для получения данных». Это позволит вам получить данные по указанному URL в обход фиксированного списка отчётов. URL работает только для отчётов, получаемых по методу GET, но другие вам вряд ли встретятся.

Получение данных и сегментирование

При больших объемах данных вы можете долго ждать окончания загрузки. В этом случае можно воспользоваться потоками данных в Power BI по инструкции из статьи.

Отличие коннектора Мойсклад — в отсутствии параметров даты. Мы не можем получать данные за нужные даты, но можем регулировать отступ. Специально для удобной фильтрации в потоках, мы оставили столбец отступов (offset) в выгрузке:

Благодаря отступам, вы можете настроить поток данных на обновление последних 5000 строк, в то время как весь остальной объем данных не будет занимать ресурсы обновления. 

Как вы видите по выгрузке, в столбце «data» находятся сами данные в формате списка строк (List — это список, а внутри будут Records- строки). Развернув список (первый разворот), вы получите множество строк. Развернув строки и выбрав нужные столбцы (второй разворот), вы получите сами данные. 

Возможно, вам потребуется продолжить разворачивать содержимое ячеек, так как Мойсклад часто отдаёт вложенные данные, об этом я писал выше. Я рекомендую не тратить время и ресурсы Power Query на разворачивание столбца, который скорее всего не потребуется в итоговом отчёте.

Платная версия

Помимо бесплатной mez-версии, мы предоставляем платные версии коннекторов — функции. Коннекторы-функции обладают рядом преимуществ перед mez. Например, они работают в Excel и потоках данных Power BI. Подробнее о преимуществах коннекторов-функций написано в этой статье.

Для пользователей, которые не готовы долго ждать загрузки, настоятельно рекомендую метод из нашей статьи про потоки данных. Потоки данных помогут быстро проводить обновление, а метод инкремента помогает обновлять только последние несколько тысяч строк (не трогая остальные данные). 

Для потоков вам понадобится именно функция, а не mez. Напомню, что потоки данных работают только на аккаунтах Power BI Pro и не могут быть созданы в «Моей рабочей области». 

Если вам будет интересно полноценно работать с нашими коннекторами, доступ к функциям предоставляется в рамках курса Из API -> в Excel и Power BI. 

Буду рад ответить на все ваши вопросы в Telegram

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.



Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.