Модели в таблице excel

Преимущества сводной по Модели Данных

При построении сводной таблицы в Excel в первом же диалоговом окне, где нас просят задать исходный диапазон и выбрать место для вставки сводной, есть внизу неприметная, но очень важная галочка — Добавить эти данные в Модель Данных (Add this data to Data Model) и, чуть выше, переключатель Использовать модель данных этой книги (Use Data Model of this workbook):

К сожалению, очень многие даже давно знакомые со сводными таблицами и успешно применяющие их в работе пользователи, порой не очень понимают смысл этих опций и никогда их не используют. И зря. Ведь создание сводной по Модели Данных даёт нам несколько очень важных преимуществ по сравнению с классической сводной таблицей Excel.

Однако, перед тем, как рассматривать эти «плюшки» вблизи, давайте сначала разберёмся с тем, что такое, собственно, эта Модель Данных?

Что такое Модель Данных

Модель Данных (сокращенно — МД или DM=Data Model) — это специальная область внутри файла Excel, куда можно где можно хранить табличные данные — одну или несколько таблиц связанных, при желании, между собой. По сути, это маленькая база данных (OLAP-куб), встроенная внутрь книги Excel. По сравнению с классическим хранением данных в виде обычных (или умных) таблиц на листах самого Excel, у Модели Данных есть несколько серьезных преимуществ:

• Размер таблиц может достигать 2 млрд. строк, а на лист Excel вмещается чуть больше 1 млн.
• Не смотря на гигантские размеры, обработка таких таблиц (фильтрация, сортировка, вычисления по ним, построение сводных и т.д.) выполняются очень быстро — гораздо быстрее, чем в самом Excel.
• С данными в Модели можно производить дополнительные (при желании — весьма сложные) вычисления с помощью встроенного языка DAX.
• Вся информация, загруженная в Модель Данных, очень сильно сжимается с помощью специального встроенного архиватора и весьма умеренно увеличивает размер исходного Excel-файла.

Управлением Моделью и вычислениями по ней занимается специальная встроенная в Microsoft Excel надстройка — Power Pivot, о которой я уже писал. Чтобы её включить, на вкладке Разработчик нажмите кнопку Надстройки COM (Developer — COM Add-ins) и поставьте соответствующую галочку:

Если вкладки Разработчик (Developer) у вас на ленте не видно, то включить её можно через Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). Если же в показанном выше окне в списке COM-надстроек у вас нет Power Pivot, то значит она не входит в вашу версию Microsoft Office

На появившейся вкладке Power Pivot будет большая салатового цвета кнопка Управление (Manage), нажатие на которую и откроет поверх Excel окно Power Pivot, где мы и увидим содержимое Модели Данных текущей книги:

Важное замечание по ходу: книга Excel может содержать только одну Модель Данных.

Грузим таблицы в Модель Данных

Для загрузки данных в Модель сначала превращаем таблицу в динамическую «умную» сочетанием клавиш Ctrl+T и даём ей понятное имя на вкладке Конструктор (Design). Это обязательный этап.

Затем можно использовать любой из трех способов, на выбор:

• Жмём кнопку Добавить в модель (Add to Data Model) на вкладке Power Pivot на вкладке Главная (Home).
• Выбираем команды Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) и включаем флажок Добавить эти данные в Модель данных (Add this data to Data Model). В этом случае по загруженным в Модель данным сразу строится ещё и сводная таблица.
• На вкладке Данные (Data) жмём на кнопку Из таблицы/диапазона (From Table/Range), чтобы загрузить нашу таблицу в редактор Power Query. Этот путь самый долгий, но, при желании, здесь можно произвести дополнительную зачистку данных, правки и всяческие трансформации, в которых Power Query очень силён.
  Затем причёсанные данные выгружаются в Модель командой Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Home — Close&Load — Close&Load to…). В открывшемся окне выбираем вариант Только создать подключение (Only create connection) и, главное, ставим галочку Добавить эти данные в Модель данных (Add this data to Data Model).

Строим сводную по Модели Данных

Чтобы построить сводную Модели Данных можно использовать любой из трёх подходов:

• Нажать кнопку Сводная таблица (Pivot Table) в окне Power Pivot.
• Выбрать в Excel команды Вставка — Сводная таблица и переключиться в режим Использовать модель данных этой книги (Insert — Pivot Table — Use this workbook’s Data Model).
• Выбираем команды Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) и включаем флажок Добавить эти данные в Модель данных (Add this data to Data Model). Текущая «умная» таблица будет загружена в Модель и по всей Модели будет построена сводная таблица.

Теперь, когда мы разобрались с тем, как загружать данные в Модель Данных и строить по ним сводную, давайте изучем те выгоды и преимущества, которые нам это даёт.

Преимущество 1. Связи между таблицами без помощи формул

Обычная сводная может быть построена только по данным из одной исходной таблицы. Если же у вас их несколько, например, продажи, прайс, справочник по клиентам, реестр договоров и т.д., то сначала придется собирать данные из всех таблиц в одну с помощью функций типа ВПР (VLOOKUP), ИНДЕКС (INDEX), ПОИСКПОЗ (MATCH), СУММЕСЛИМН (SUMIFS) и им подобных. Это долго, муторно и вгоняет ваш Excel в «задумчивость» при большом количестве данных.

В случае сводной по Модели Данных всё гораздо проще. Достаточно один раз настроить связи между таблицами в окне Power Pivot — и дело в шляпе. Для этого на вкладке Power Pivot жмём кнопку Управление (Manage) и затем в появившемся окне — кнопку Представление диаграммы (Diagram View). Останется перетащить общие (ключевые) названия столбцов (поля) между таблицами, чтобы создать связи:

После этого в сводной по Модели Данных можно закидывать в области сводной (строки, столбцы, фильтры, значения) любые поля из любых связанных таблиц — всё будет связываться и подсчитываться уже автоматически:

Преимущество 2. Подсчёт количества уникальных значений

Обычная сводная таблица даёт нам возможность выбрать одну из нескольких встроенных функций расчёта: сумму, среднее, количество, минимум, максимум и т.д. В сводной по Модели Данных к этому стандартному списку добавляется весьма полезная функция подсчёта количества уникальных (неповторяющихся значений). С её помощью, например, можно легко посчитать количество уникальных наименований товаров (ассортимент), который мы продаём в каждом городе.

Щёлкаем правой кнопкой мыши по полю — команда Параметры полей значений и на вкладке Операция выбираем Число разных элементов (Distinct count):

Преимущество 3. Свои формулы на языке DAX

Иногда в сводных таблицах приходится выполнять различные дополнительные вычисления. В обычных сводных это делается с помощью вычисляемых полей и объектов, а сводной по Модели Данных для этого используются меры на специальном языке DAX (DAX = Data Analysis Expressions).

Для создания меры выберите на вкладке Power Pivot команду Меры — Создать меру (Measures — New measure) или просто щёлкните правой кнопкой мыши по таблице в списке полей сводной и выберите Добавить меру (Add measure) в контекстном меню:

В открывшемся окне задаём:

• Имя таблицы, где созданная мера будет храниться.
• Название меры — любое понятное вам имя для нового поля.
• Описание — по желанию.
• Формула — самое главное, т.к. здесь мы либо вручную вписываем, либо жмём на кнопку fx и выбираем из списка функцию DAX, которая должна вычислять результат, когда мы потом забросим нашу меру в область Значений.
• В нижней части окна можно сразу задать для меры числовой формат в списке Категория.

Язык DAX не всегда прост для понимания, т.к. оперирует не отдельными значениями, а целыми столбцами и таблицами, т.е. требует некоторой перестройки мышления после классических формул Excel. Однако же, оно того стоит, ибо мощь его возможностей при обработке больших объемов данных трудно переоценить.

Преимущество 4. Свои иерархии полей

Часто при создании типовых отчётов приходится забрасывать в сводные таблицы одни и те же комбинации полей в заданной последовательности, например Год-Квартал-Месяц-День, или Категория-Товар, или Страна-Город-Клиент и т.п. В сводной по Модели Данных эта проблема легко решается созданием собственных иерархий — пользовательских наборов полей.

В окне Power Pivot переключитесь в режим диаграммы кнопкой Представление диаграммы на вкладке Главная (Home — Diagram View), выделите с Ctrl нужные поля и щёлкните по ним правой кнопкой мыши. В контекстном меню будет команда Создать иерархию (Create hierarchy):

Созданную иерархию можно переименовать и перетащить в неё мышью требуемые поля, чтобы потом в одно движение забрасывать их в сводную:

Преимущество 5. Свои наборы элементов

Продолжая идею предыдущего пункта, в сводной по Модели Данных можно создавать ещё и свои наборы элементов для каждого поля. Например, из всего списка городов можно легко сделать набор только из тех, которые входят в зону вашей ответственности. Или собрать в специальный набор только своих клиентов, свои товары и т.п.

Для этого на вкладке Анализ сводной таблицы в выпадающем списке Поля, элементы и наборы есть соответствующие команды (Analyze — Fields, Items & Sets — Create set based on row/column items):

В открывшемся окне можно выборочно удалить, добавить или поменять положение любых элементов и сохранить получившийся набор под новым именем:

Все созданные наборы будут отображаться в панели полей сводной таблицы в отдельной папке, откуда их можно свободно перетаскивать в области строк и столбцов любой новой сводной таблицы:

Преимущество 6. Выборочное скрытие таблиц и столбцов

Это хоть и небольшое, но весьма приятное в некоторых случаях преимущество. Щёлкнув правой кнопкой мыши по названию поля или по ярлычку таблицы в окне Power Pivot, можно выбрать команду Скрыть из набора клиентских средств (Hide from Client Tools):

Скрытый столбец или таблица пропадут из панели со списком полей сводной таблицы. Очень удобно, если вам требуется скрыть от пользователя некоторые вспомогательные столбцы (например, расчетные или столбцы с ключевыми значениями для создания связей) или даже целые таблицы.

Преимущество 7. Продвинутый drill-down

Если в обычной сводной таблице сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши по любой ячейке в области значений, то Excel выводит на отдельном листе копию фрагмента исходных данных, которые участвовали в расчёте этой ячейки. Это очень удобная штука, официально называющаяся Drill-down (на русском обычно говорят «провалиться»).

В сводной по Модели Данных этот удобный инструмент работает более тонко. Встав на любую интересующую нас ячейку с результатом, можно щёлкнуть по всплывающему рядом значку с лупой (он называется Экспресс-тенденции) и выбрать затем любое интересующее вас поле в любой связанной таблице:

После этого текущее значение (Модель = Explorer) уйдет в область фильтра, а сводная будет построена уже по офисам:

Само-собой, такую процедуру можно повторять многократно, последовательно углубляясь в ваши данные в интересующем вас направлении.

Преимущество 8. Преобразование сводной в функции кубов

Если выделить любую ячейку в сводной по Модели Данных и выбрать затем на вкладке Анализ сводной таблицы команду Средства OLAP — Преобразовать в формулы (Analyze — OLAP Tools — Convert to formulas), то вся сводная будет автоматически преобразована в формулы. Теперь значения полей в области строк-столбцов и результаты в области значений будут извлекаться из Модели Данных с помощью специальных функций кубов: КУБЗНАЧЕНИЕ и КУБЭЛЕМЕНТ:

Технически, это означает, что теперь мы имеем дело не со сводной, а с несколькими ячейками с формулами, т.е. спокойно можем делать с нашим отчетом любые преобразования недоступные в сводных, например, вставлять в середину отчета новые строки или столбцы, делать внутри сводной любые доп.вычисления, оформлять их любым желаемым образом и т.д.

При этом связь с исходными данными, само-собой, остается и в будущем эти формулы будут обновляться при изменении источников. Красота!

Ссылки по теме

• План-факт анализ в сводной таблице с Power Pivot и Power Query
• Сводная по таблице с многострочной шапкой
• Создание базы данных в Excel с помощью Power Pivot

 

Excel может анализировать данные из многих источников. Но используете ли вы модель данных, чтобы облегчить себе жизнь? В этом посте вы узнаете, как создать сводную таблицу с использованием двух таблиц с помощью функции модели данных в Excel.

Что такое модель данных

Модель данных Excel позволяет загружать данные (например, таблицы) в память Excel. Он сохраняется в памяти, где вы его не видите. Затем вы можете указать Excel связать данные друг с другом с помощью общего столбца. Часть «Модель» модели данных относится к тому, как все таблицы соотносятся друг с другом.

Старая школа Excel Pro, используйте формулы для создания огромной таблицы, содержащей все данные для анализа. Им нужна эта большая таблица, чтобы сводные таблицы могли служить источником единой таблицы. Тем не менее, создавая отношения, вы избавляетесь от необходимости использовать формулы ВПР, СУММЕСЛИ, ИНДЕКС-ПОИСКПОЗ. Другими словами, вам не нужно собирать все столбцы в одной таблице. Через отношения модель данных может получить доступ ко всей необходимой информации. Даже если он находится в нескольких местах или за таблицами. После создания модели данных Excel сохраняет данные в своей памяти. И, имея его в своей памяти, вы можете получить доступ к данным по-новому. Например, вы можете начать использовать несколько таблиц в одной сводной таблице.

Простая задача

Представьте, что ваш босс хочет иметь представление о продажах, но также хочет знать пол продавца. Ниже представлен набор данных, содержащий одну таблицу с продажами на человека и другую таблицу, содержащую продавцов и их пол. Чтобы проанализировать ваши данные, используйте формулу ПРОСМОТР и составьте большую таблицу, содержащую всю информацию. На следующем этапе вы можете использовать сводную таблицу для суммирования данных по полу.

Преимущества модели данных

Метод And before отлично подходит, когда вы работаете с очень небольшим количеством данных. Тем не менее, у использования функции модели данных в Excel есть преимущества. Вот некоторые преимущества:

1. Проверка и обновление формул может быть произвольной при работе с большим количеством таблиц. В конце концов, вам нужно убедиться, что все формулы заполнены до нужной ячейки. И после добавления новых столбцов формулы LOOKUP также необходимо расширить. Модель данных требует совсем немного времени при настройке , чтобы связать таблицу. При настройке используется общий столбец. Однако столбцы, которые вы добавляете позже, автоматически добавляются в модель данных.
2. Работа с большими объемами данных часто приводит к очень медленной работе листа из-за вычислений.. Однако модель данных корректно обрабатывает большие объемы данных , не замедляя работу вашей компьютерной системы.
3. Excel 2016 имеет ограничение в 1,048,576 строк. Однако количество строк, которые вы можете добавить в память модели данных, практически не ограничено . В 64-битной среде нет жестких ограничений на размер файла. Размер книги ограничен только доступной памятью и системными ресурсами.
4. Если ваши данные находятся только в вашей модели данных, вы значительно сэкономите на размере файла .

Добавить данные в модель данных

Теперь вы узнаете, как добавлять таблицы в модель данных. Для начала убедитесь, что ваши данные находятся в таблице. Используя Power Query, вы можете легко загружать таблицы в модель данных.

• Щелкните вкладку Данные -> Щелкните ячейку в нужной таблице для импорта
• Выберите Из таблицы/диапазона

На главной вкладке редактора Power Query

• Выберите Close & Load -> затем Закрыть и загрузить в…

• Выберите Только создать соединение .
• Обязательно установите флажок Добавить эти данные в модель данных

Это добавляет данные в модель данных. Обязательно выполните эти действия для обеих таблиц .

Создание отношений между данными

После добавления данных в модель данных вы можете связать общие столбцы друг с другом. Чтобы создать связи между таблицами:

• Перейдите на вкладку Данные -> выберите Управление моделью данных

Откроется экран Power Pivot.

• Щелкните Представление диаграммы. Это дает вам обзор всех таблиц в модели данных.
• Затем свяжите общий столбец “Продавец” в первая таблица, со столбцом «Продавец» во второй таблице. Вы можете сделать это, щелкнув и перетащив один столбец на другой. Должна появиться связь.

Примечание : Когда вы устанавливаете связь между двумя столбцами, обычно в одном из столбцов указываются уникальные значения. Это называется отношением один-ко-многим . Наличие дубликатов с обеих сторон может привести к ошибке. Для сложных вычислений могут существовать отношения многие-ко-многим (например, в Power BI). Однако это слишком сложная задача, чтобы описать ее в этой статье. Если вас интересуют эти темы, обязательно исследуйте «Отношения« многие ко многим ».

Использование модели данных

Теперь мы подошли к самому интересному.. Чтобы использовать модель данных в сводной таблице, выполните следующие действия:

• Перейдите на вкладку Вставить -> нажмите Pivot Таблица

Появится всплывающий экран «Создать сводную таблицу». Поскольку у вас есть модель данных, теперь вы можете выбрать использование ее в качестве источника данных.

• Нажмите Использовать модель данных этой книги

Теперь в полях сводной таблицы вы увидите все возможные источники данных для вашей сводной таблицы. Желтый значок базы данных в правом нижнем углу отмеченных таблиц показывает, что она является частью модели данных Excel.

Поскольку две таблицы связаны друг с другом, вы можете использовать поля из обеих таблиц в одной сводной таблице! Прочтите предыдущее предложение еще раз. Разве это не потрясающе ?? В примере ниже используются поля «Продажи» и «Продавец» из таблицы ProductSales, а поле «Пол» – из другой таблицы. И цифры по-прежнему верны!

Используя модель данных, вы можете анализировать данные из нескольких таблиц одновременно . И все это без использования формул ПРОСМОТР, СУММЕСЛИ или ИНДЕКС ПОИСКПОЗ для выравнивания исходной таблицы. Тем не менее, анализируемые данные также могут поступать из базы данных, текстового файла или облачного хранилища. Возможности безграничны.

Чтобы еще больше свести к минимуму использование формул LOOKUP, обратите внимание на Power Query. На моем сайте есть несколько статей об этом. Например, вы можете прочитать, как использовать Power Query для создания уникальных комбинаций или для преобразования столбцов с накоплением .

---

Я произвел некоторые преобразования и добавил еще несколько столбцов в свою модель данных.
Теперь мне нужно экспортировать эти данные в файл CSV из модели данных, как мне сделать это, Рик? У меня 7,5 миллионов записей.

Ответ

---

Привет, Рик! – Спасибо, что поделились!
У меня к вам вопрос, надеюсь, вы сможете ответить:
У меня есть файл CSV с 2 мил. строки (записи GL с транзакциями за каждый день). Я использую Power Query для подключения к файлу и добавления в Datamodel.
Если я ничего не сделаю, Datamodel должен обработать 2 миллиона. строк.
Если я сделаю группировку с агрегированием суммы в месяц в Power Query, тогда будет только 80 тысяч строк.
Будет ли это преимуществом, сделайте это быстрее в модели данных , чтобы использовать PowerQuery для такого агрегирования?

Ответ

---

Привет, Рик, спасибо за ответ. На данный момент я только пытаюсь создать информационный список. Хотя я понял это; когда я объединяю их в Power Query, он определяет уникальный ключ цветового кода и дает мне то, что я ищу. Большое спасибо!

Ответ

---

У меня есть 5 списков в Sharepoint на основе производственных частей, которые я хочу использовать в модели данных (сначала попробуйте это).

Я только начинаю с двух из них: «Основные части» и «Цветовые коды».. Я подтвердил, что столбец «Цветовой код» в списке «Цветовые коды» уникален (2000 уникальных кодов). В списке «Основные детали» около 1800 номеров деталей. Объединение происходит по «Цветовому коду», который есть в каждом списке. Когда я пытаюсь извлечь описание цвета из списка цветовых кодов, я получаю сообщение о том, что отчет сводной таблицы не помещается на листе – он пытается назначить каждый цветовой код каждому отдельному номеру детали, как будто нет реляционной связи между Столбцы цветового кода в каждом списке, но они явно есть в моей модели данных. Какие-либо предложения? На первом этапе кажется очевидным, что…

Ответ

---

Привет, Рик,
Ваша статья ясна, проста и легка для понимания.
Я прочитал много статей о модели данных и Power Pivot, но ваша статья действительно проста.
У меня к вам вопрос.
Я создал панель мониторинга в формате xlsb и вставил множество срезов, сводных таблиц и графики.
Две таблицы, из которых берутся данные, состоят из 200 тыс. строк, но они всегда растут неделя за неделей.
Каждую неделю мне приходится преобразовывать данные в таблицы, потому что источники таких данные разные (SAP, Coupa), и, кроме того, я вношу в них некоторые дополнительные изменения.
Теперь я заметил, что время загрузки модели данных слишком сильно увеличивается, и я ищу способ сделать запросы быстрее.
Я сохранил файл как xlsb. Я также удалил исходные данные (изначально я помещал таблицы в тот же файл, что и панель мониторинга на разных листах): после обновления исходных данных и обновления панели мониторинга я использую для удаления листов, на которых были исходные данные, чтобы уменьшить размер файла. На данный момент размер файла составляет 20 МБ (xlsb).
Основная проблема – время для загрузки модели данных. Все еще слишком много.
Я еще не использовал power query/pivot, потому что эта панель инструментов используется многими пользователями, и, если я хорошо помню, всем им следует активировать эту функцию, чтобы панель работала нормально. Это может быть очень сложно управлять.
Я уже пытался не использовать функции.
Исходный источник данных с множеством столбцов и все функции в нем сохранены в другом файле. Затем я помещаю в тот же файл, где находится панель управления, но на другом листе, только те столбцы, которые мне действительно нужны для работы.
Как сказано выше, после обновления сводных таблиц и графиков я удаляю исходные данные (сохраненные в другом файле Excel).

Итак, есть ли у вас предложения, чтобы ускорить запросы?
Спасибо,
Майкл

Ответить

---

Привет, Рик. Спасибо за то, что уделили время написанию этого.

Итак, я в основном застрял на том факте, что у меня есть рабочая книга, которая добавляет и вычисляет столбцы и меры.
Теперь … я хочу используйте эту модель данных в ДРУГОМ файле excel. Соединение должно обновляться автоматически, поскольку оба файла находятся на Sharepoint.

Мой вопрос заключается в том, могу ли я использовать вычисляемые столбцы и проводить измерения из одной «пустой» книги (модель данных) в другой книге, поэтому я можно создать там новую сводную таблицу.

Есть шансы?

Спасибо,

Сантьяго из Перу

Ответ

---

Привет, Рик,

Надеюсь, ты поможешь с моим вопросом. У меня есть данные, которые повторяются через годы. Я отметил это стрелкой на картинке. Вот ссылки на файл Excel.

https://www.dropbox.com/scl/fi/1xxmqyb9a0vwpj00mfkgj/Sample.xlsx?dl=0&rlkey=n2zc09cvc7gzxgv0p3g9kwi70

https://www.dropbox.com/s/hpcmtf6q1rfehwl/Capture.PNG?dl=0

https://www.dropbox.com/s/418zg5uupy6g3wj/Capture2.PNG? dl = 0

Стоимость печати должна быть указана только за один год, а не за три года. Все остальные данные верны: гонорар тренера, гонорар эксперта, плата за номер и плата за питание и питание.

Спасибо,
K

Ответить

---

У меня есть информационная панель, заполненная сводными таблицами, которые заполняются моделью данных. Я хочу включить срезы для фильтрации данных. Если я затем отправлю файл кому-то, у кого нет доступа к исходному источнику данных, будут ли срезы работать для этого человека? Или они получат ошибку, потому что Excel и модель данных больше не могут найти источник данных? (Я знаю, что они не могут обновить модель данных, я просто беспокоюсь о просмотре того, что я уже заполнил, прежде чем отправлять им)

Ответ

---

не работает для меня! В модели данных все дублируется между двумя таблицами! Итак, у меня есть 99 единичных строк в таблице 1 и 99 уникальных строк в таблице 2, так что есть отображение 1-1. Таблица первая. Я переместил один столбец из таблицы 1 в таблицу 2 и попытался объединить два, используя модель данных, и все, что он делает, повторяет 99 полей из таблицы 2 под ключом в таблице 1 – vlookups намного проще. Кроме того, у меня возникают всевозможные проблемы с памятью, поэтому он не так хорош, как vlookups для больших наборов данных.

Ответ

---

Так что в основном Excel становится больше похожим на Access?

Ответить

---

Это было моей мыслью, когда я узнал больше об этом инструменте, особенно после того, как увидел Отношения.

Ответ

---

Спасибо, отличная информация

Ответ

---

Одна важная вещь, которая мне нравится в моделях данных, – это дополнительные функции, которые вы можете использовать в сводных таблицах, особенно «Уникальные счетчики».

Ответ

---

---

Анализировать в Excel – Модель данных отсутствует в Excel – Сообщество Microsoft Power BI

---

---

---

---

В Excel 2013 появился новый аналитический механизм: модель данных. Каждая рабочая книга располагает собственной внутренней моделью данных, упрощающей анализ разрозненных источников данных. [1] Идея, заложенная в основу модели данных, проста. Предположим, что в вашем распоряжении имеются две таблицы: Заказы (рис. 1) и Сотрудники (рис. 2). В таблице Заказы содержится информация о сделках (код сотрудника, дата и сумма счета-фактуры, период продаж). В таблице Сотрудники находится информация о сотрудниках: код, фамилия, имя и должность. Если нужно проанализировать суммы продаж в зависимости от должности сотрудника, следует объединить информацию, содержащуюся в двух таблицах. Чтобы ваши данные имели вид Таблицы – инструмента Excel(поэтому пишется с заглавной буквы) – кликните на любой ячейке таблицы данных и выполните команду Создать Таблицу: Ctrl+T.

Рис. 1. Информация о сделках

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Рис. 2. Информация о сотрудниках

Выполнение подобной задачи в прошлом потребовало бы использования множества формул ВПР, СУММЕСЛИ и других. После появления модели данных в Excel 2013 достаточно объявить обе таблицы связанными (по коду сотрудника) и включить их в модель данных. Модель данных Excel создает куб аналитики на основе связи между кодами сотрудников и передает нужные данные в сводную таблицу.

Наша задача заключается в том, чтобы отобразить суммы продаж в зависимости от должности сотрудника. В прежних версиях Excel решить подобную задачу было непросто, поскольку сведения о продажах и должностях сотрудников находились в отдельных таблицах. После появления модели данных достаточно выполнить следующие действия:

1. Щелкните в области таблицы Заказы и начните создавать новую сводную таблицу, выбрав команду Вставка → Сводная таблица.

2. В диалоговом окне Создание сводной таблицы установите флажок Добавить данные в модель данных (рис. 3). Обратите внимание на то, что в окне Создание сводной таблицы находится ссылка на именованный диапазон (Таблицу данных); в нашем примере – Заказы. Рекомендуется присваивать говорящие имена Таблицам данных. Это облегчит распознавание таблиц, находящихся в модели данных. Если не присваивать названия Таблицам данных, модель данных отобразит их под названиями Таблица 1, Таблица2 и т.д. Чтобы назначить Таблице данных имя, кликните на Таблице, перейдите на контекстную вкладку Работа с данными → Конструктор и в поле Имя таблицы введите говорящее имя. Повторите эту операцию для всех остальных Таблиц.

Рис. 3. Создайте сводную таблицу на основе таблицы данных Заказы

3. Щелкните в области таблицы данных Сотрудники и начните создавать новую сводную таблицу. Не забудьте установить флажок Добавить эти данные в модель данных.

4. После добавления таблиц в модель данных перейдите к списку полей сводной таблицы и выберите переключатель ВСЕ. В списке полей появятся два диапазона, соответствующие таблицам данных (рис. 4).

Рис. 4. В списке полей сводной таблицы выберите параметр ВСЕ, чтобы получить доступ ко всем таблицам, находящимся в модели данных

5. Создайте сводную таблицу обычным образом. В новой таблице поле Должность появится в области СТРОКИ, а поле Сумма по столбцу Объем продаж — в области ЗНАЧЕНИЯ. Программа тут же распознает, что используются две таблицы из модели данных, и предлагает создать связь между ними (рис. 5). Щелкните на кнопке Создать.

Рис. 5. Выберите создание связи между таблицами после отображения соответствующего запроса

6. На экране появится диалоговое окно Создание связи (рис. 6). В этом окне можно выбрать таблицы и поля, для которых создается связь. На этом рисунке показана таблица Заказы с полем Код сотрудника. Эта таблица связана с таблицей Сотрудники с помощью поля Код сотрудника.

Рис. 6. Создайте подходящую связь, используя раскрывающиеся списки

7. После создания связи можно использовать данные из двух таблиц для отображения требуемых результатов. Применение модели данных проиллюстрировано на рис. 7.

Рис. 7. Отображение объема продаж по должностям сотрудников

Первичные ключи. Обратите внимание на рис. 6 на раскрывающийся список Связанный столбец (первичный ключ). Это означает, что модель данных использует поле, относящееся к связанной таблице, в качестве первичного ключа. Первичный ключ — это поле, содержащее лишь уникальные ненулевые значения (без дубликатов и пустых значений). Первичные ключи применяются в модели данных в целях предотвращения ошибок суммирования и дубликатов. В каждой связи должен быть хотя бы один первичный ключ. Поскольку поле Код сотрудника, находящееся в таблице Сотрудники, является первичным ключом, оно должно включать только уникальные значения (без пробелов и нулевых значений). Первичный ключ обеспечивает единственный способ сохранения целостности данных при объединении нескольких таблиц.

Управление связями в модели данных

После включения таблиц во внутреннюю модель данных может потребоваться настройка связей, установленных между ними. Чтобы изменить связи модели данных, отобразите диалоговое окно Управление связями. Для этого выберите вкладку ленты Данные и в области Работа с данными щелкните на кнопке Отношения. Требуемое окно появится на экране (рис. 8).

Рис. 8. В диалоговом окне Управление связями можно изменить связи, заданные в модели данных

В этом окне доступны следующие команды, применяемые для изменения связей между таблицами:

• Создать. Создание новой связи между таблицами модели данных.
• Изменить. Изменение выделенной связи.
• Активировать. Активизация выбранной связи, вследствие чего Excel будет рассматривать данную связь при агрегировании и анализе данных в модели.
• Деактивировать. Отключение выбранной связи. Это приведет к тому, что Excel будет игнорировать связь при агрегировании и анализе данных в модели.
• Удалить. Удаление выбранной связи.

Добавление новой таблицы в модель данных. Чтобы добавить новую таблицу в модель данных, воспользуйтесь одним из следующих двух способов.

Во-первых, можно создать сводную таблицу на основе новой Таблицы данных (в нашем примере – Местоположения). В окне создания сводной таблицы установите флажок Добавить эти данные в модель данных. Excel добавит Таблицу в модель данных и создаст сводную таблицу. После добавления сводной таблицы можно открыть диалоговое окно Управление связями и создать нужные связи.

Второй (и более гибкий) способ заключается в том, чтобы создать таблицу вручную и добавить ее в модель данных. Выполните следующие действия.

1. Если вы еще не создали Таблицу, поместите курсор в таблицу данных (лист ExcelМестоположения, любую ячейку в диапазоне А1:С55), перейдите на вкладку Вставка щелкните на кнопке Таблица (рис. 9). Можно, встав в ячейку таблицы данных, нажать Ctrl+T. На экране появится диалоговое окно (рис. 10), в котором задается диапазон данных. Нажмите Ok. Программа преобразует этот диапазон в Таблицу, которая может распознаваться внутренней моделью данных.

Рис. 9. Создание Таблицы на основе исходных данных

Рис. 10. Преобразование диапазона в таблицу

2. На контекстной вкладке Работа с таблицами → Конструктор, измените значение поля Имя таблицы, выбрав легко запоминаемое имя; в нашем примере – Отделения.

3. Перейдите на вкладку ленты Данные и в области Подключения щелкните на кнопке Подключения. На экране появится диалоговое окно Подключения к книге (рис. 11). Щелкните на стрелке раскрывающегося списка, находящейся справа от кнопки Добавить, и выберите пункт Добавить в модель данных.

Рис. 11. Откройте диалоговое окно Подключения к книге и выберите пункт меню Добавить в модель данных

4. На экране появится диалоговое окно Существующие подключения (рис. 12). Перейдите на вкладку Таблицы и выделите только что созданную Таблицу. Щелкните на кнопке Открыть, чтобы добавить выбранную таблицу в модель данных.

Рис. 12. В окне Существующие подключения перейдите на вкладку Таблицы, выделите только что созданную Таблицу и щелкните Открыть

5. Все сводные таблицы, созданные на основе модели данных, обновляются с учетом добавления новой таблицы. Не забудьте открыть диалоговое окно Управление связями и создать требуемую связь.

Удаление таблицы из модели данных. Иногда возникает необходимость в удалении Таблицы или источника из модели данных. Чтобы выполнить эту задачу, выберите вкладку ленты Данные и щелкните на кнопке Подключения. На экране появится диалоговое окно Подключения к книге (рис. 13). Выберите таблицу, а затем кликните на кнопке Удалить.

Рис. 13. С помощью окна Подключения к книге можно удалить любую таблицу из внутренней модели данных

Создание новой сводной таблицы с помощью модели данных. Иногда приходится создавать сводные таблицы «с нуля», используя в качестве источника данных существующую внутреннюю модель данных. Для этого выполните следующие действия.

1. Выполните команду Вставка → Сводная таблица. Отобразится диалоговое окно Создание сводной таблицы. Установите флажок Использовать внешний источник данных (рис. 14), и щелкните на кнопке Выбрать подключение.

Рис. 14. Окно Создание сводной таблицы

2. На экране появится диалоговое окно Существующие подключения (рис. 15). На вкладке Таблицы выберите параметр Таблицы в модели данных книги и щелкните на кнопке Открыть.

Рис. 15. Окно Существующие подключения

3. Вы вернитесь обратно в диалоговое окно Создание сводной таблицы. Щелкните ОК.

4. Если создание сводной таблицы завершилось удачно, появится панель области задач Поля сводной таблицы, отображающая все таблицы, включенные во внутреннюю модель данных (рис. 16).

Рис. 16. После успешного завершения создания сводной таблицы отображаются все таблицы, относящиеся к модели данных

Ограничения внутренней модели данных

Как и все остальное в Excel, внутренняя модель данных имеет определенные ограничения:

[1] Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 7.

Excel is a powerful tool for data analysis and subsequent automation when handling large sets of data. You could be spending significant time analyzing tons of data using VLOOKUP, INDEX-MATCH, SUMIF, etc.

Thanks to the Excel Data Model, you can save precious time through automatic data reports. Find out how easily you can assign a relationship between two tables by using the Data Model and an illustration of such a relationship in a pivot table in the following section.

The Basic Requirements

You’ll need Power Pivot and Power Query (Get & Transform) to accomplish several tasks while creating Excel Data Model. Here is how you can get these features in your Excel workbook:

How to Get Power Pivot

1. Excel 2010: You’ll need to download the Power Pivot add-in from Microsoft and then install it for your Excel program on your computer.

2. Excel 2013: Office Professional Plus edition of Excel 2013 includes Power Pivot. But, you need to activate it before first use. Here is how:

1. Click on File on the Ribbon of an Excel workbook.
2. Then click on Options to open Excel Options.
3. Now, click on Add-ins.
4. Select COM Add-ins by clicking on the drop-down menu of the Manage box.
5. Click on Go and then select the checkbox for Microsoft Power Pivot for Excel.

3. Excel 2016 and Later: You’ll find the Power Pivot menu on the Ribbon.

How to Get Power Query (Get & Transform)

1. Excel 2010: You can download the Power Query add-in from Microsoft. After installation, Power Query will show up on the Ribbon.

2. Excel 2013: You need to activate Power Query by following the same steps that you just did to make Power Pivot functional in Excel 2013.

3. Excel 2016 and Later: You can find Power Query (Get & Transform) by going to the Data tab on Excel Ribbon.

Create Data Model by Importing Data to the Excel Workbook

For this tutorial, you can get pre-formatted sample data from Microsoft:

Download: Sample student data (data only) | Sample student data (complete model)

You can import a database with multiple related tables from many sources like Excel workbooks, Microsoft Access, websites, SQL Server, etc. Then you need to format the data set so that Excel can utilize it. Here are the steps that you can try:

1. In Excel 2016 and later editions, click on the Data tab and select New Query.

2. You will find several ways to import data from external or internal sources. Choose the one that suits you.

3. If using Excel 2013 edition, click on Power Query on the Ribbon and then select Get External Data to choose data for import.

4. You will see the Navigator box where you need to choose which tables you need to import. Click on the check box for Select multiple items to pick several tables for import.

5. Click on Load to complete the import process.

6. Excel will create a Data Model for you using these tables. You can see the table column headers in the PivotTable Fields listings.

You can also utilize Power Pivot functions like calculated columns, KPIs, hierarchies, calculated fields, and filtered datasets from Excel Data Model. For this purpose, you’ll need to generate Data Model from a single table. You can try these steps:

1. Format your data in a tabular model by selecting all of the cells containing data and then click Ctrl+T.

2. Now, select the entire table and then click on the Power Pivot tab on the Ribbon.

3. From the Tables section, click on Add to Data Model.

Excel will create table relationships between related data from the Data Model. For this, there should be primary and foreign key relationships within the imported tables.

Excel utilizes the relationship information from the imported table as a foundation to generate connections between the tables in a Data Model.

Build Relationships Between the Tables in the Data Model

Now that you have a Data Model in your Excel workbook, you’ll need to define relationships between the tables to create meaningful reports. You need to assign a unique field identifier or primary key to each table, like Semester ID, Class Number, Student ID, etc.

The Diagram View feature of Power Pivot will let you drag and drop those fields to build a relationship. Follow these steps to create table links in Excel Data Model:

1. On the Ribbon of the Excel workbook, click on the Power Pivot menu.

2. Now, click on Manage in the Data Model section. You’ll see the Power Pivot editor as shown below:

3. Click on the Diagram View button located in the View section of the Power Pivot Home tab. You’ll see table column headers grouped according to the table name.

4. You’ll now be able to drag and drop the unique field identifier from one table to another. Following is the relationship schematic between the four tables of the Excel Data Model:

The following describes the linkage between tables:

• Table Students | Student ID to table Grades | Student ID
• Table Semesters | Semester ID to table Grades | Semester
• Table Classes | Class Number to table Grades | Class ID

5. You can create relationships by choosing a pair of unique value columns. If there are any duplicates, you’ll see the following error:

6. You’ll notice Star (*) on one side and One (1) on the other in the Diagram View of relationships. It defines that a one-to-many relationship exists between the tables.

7. On the Power Pivot editor, click on the Design tab and then select Manage Relationships to know which fields make the connections.

Generate a PivotTable Using the Excel Data Model

You can now create a PivotTable or PivotChart to visualize your data from Excel Data Model. An Excel workbook may contain only one Data Model, but you can keep updating the tables.

Because data changes over time, you can continue to use the same model and save time when working with the same data set. You’ll notice more time savings when working on data in thousands of rows and columns. To create a PivotTable based report, follow these steps:

1. On the Power Pivot editor, click on the Home tab.

2. On the Ribbon, click on PivotTable.

3. Choose any one between New Worksheet or Existing Worksheet.

4. Select OK. Excel will add a PivotTable that will show the Field List pane on the right.

Following is a holistic view of a pivot table created by utilizing the Excel Data Model for the sample student data used in this tutorial. You can also create professional pivot tables or charts from big data using the Excel Data Model tool.

Transform Complex Data Sets Into Simple Reports Using Excel’s Data Model

Excel Data model utilizes the benefits of creating relationships between tables to produce meaningful pivot tables or charts for data reporting purposes.

You can continuously update the existing workbook and publish reports on updated data. You don’t have to edit formulas or invest time in scrolling through thousands of columns and rows each time the source data updates.

Что такое модель данных в Excel?

Модель данных в Excel — это тип таблицы данных, в которой две или более двух таблиц связаны друг с другом посредством общего или нескольких рядов данных, в таблицах модели данных и данных из различных других листов или источников объединяются, чтобы сформировать уникальный table, который может иметь доступ к данным из всех таблиц.

Объяснение

• Он позволяет интегрировать данные из нескольких таблиц, создавая отношения на основе общего столбца.
• Модели данных используются прозрачно, предоставляя табличные данные, которые можно использовать в сводной таблице в Excel и сводных диаграммах в Excel. Он объединяет таблицы, позволяя проводить обширный анализ с использованием сводных таблиц, Power Pivot и Power View в Excel.
• Модель данных позволяет загружать данные в память Excel.
• Он сохраняется в памяти, где мы не можем его непосредственно увидеть. Затем можно указать Excel связать данные друг с другом с помощью общего столбца. Часть «Модель» модели данных относится к тому, как все таблицы связаны друг с другом.
• Модель данных может получить доступ ко всей необходимой информации, даже если информация находится в нескольких таблицах. После создания модели данных данные доступны в памяти Excel. Имея данные в своей памяти, к данным можно получить доступ разными способами.

Примеры

Вы можете скачать этот шаблон модели данных Excel здесь — шаблон модели данных Excel

Пример # 1

Если у нас есть три набора данных, связанных с продавцом: первый содержит информацию о доходах, второй — доход продавца, а третий — расходы продавца.

Чтобы связать эти три набора данных и установить с ними связь, мы создаем модель данных, выполнив следующие шаги:

• Преобразуйте наборы данных в объекты таблиц:

Мы не можем создать отношения с обычными наборами данных. Модель данных работает только с объектами таблиц Excel. Сделать это:

• Шаг 1. Щелкните в любом месте набора данных, затем щелкните вкладку «Вставить», а затем щелкните «Таблица» в группе «Таблицы».

• Шаг 2 — Установите или снимите флажок «Моя таблица имеет заголовки» и нажмите «ОК».

• Шаг 3 — Выбрав новую таблицу, введите имя таблицы в поле «Имя таблицы» в группе «Инструменты».

• Шаг 4 — Теперь мы видим, что первый набор данных преобразован в объект «Таблица». Повторяя эти шаги для двух других наборов данных, мы видим, что они также преобразуются в объекты «Таблица», как показано ниже:

Добавление объектов «Таблица» в модель данных: через соединения или отношения.

Через соединения

• Выберите одну таблицу и щелкните вкладку «Данные», а затем щелкните «Подключения».

• В появившемся диалоговом окне есть значок «Добавить». Разверните раскрывающийся список «Добавить» и нажмите «Добавить в модель данных».

• В появившемся диалоговом окне нажмите «Таблицы», затем выберите одну из таблиц и нажмите «Открыть».

После этого будет создана модель данных книги с одной таблицей, и появится следующее диалоговое окно:

Итак, если мы повторим эти шаги и для двух других таблиц, модель данных теперь будет содержать все три таблицы.

Теперь мы видим, что все три таблицы появляются в подключениях к книге.

Через отношения

Создайте связь: как только оба набора данных являются объектами Table, мы можем создать связь между ними. Сделать это:

• Щелкните вкладку «Данные», а затем щелкните «Взаимосвязи».

• Мы увидим пустое диалоговое окно, так как текущих подключений нет.

• Щелкните «Создать», появится другое диалоговое окно.

• Разверните раскрывающиеся списки «Таблица» и «Связанная таблица»: появится диалоговое окно «Создать связь», в котором можно выбрать таблицы и столбцы для использования в связи. В раскрытии «Таблицы» выберите набор данных, который мы хотим проанализировать каким-либо образом, а в «Связанной таблице» выберите набор данных, который имеет значения поиска.
• Таблица подстановки в Excel — это меньшая таблица в случае отношений один-ко-многим, и она не содержит повторяющихся значений в общем столбце. В раскрытии «Столбец (внешний)» выберите общий столбец в основной таблице, в «Связанный столбец (основной)» выберите общий столбец в связанной таблице.

• Выбрав все эти четыре настройки, нажмите «ОК». При нажатии «ОК» появится диалоговое окно, как показано ниже.

Если мы повторим эти шаги, чтобы связать две другие таблицы: Таблица доходов с таблицей расходов, то они также будут связаны в модели данных следующим образом:

Теперь Excel создает взаимосвязь за кулисами, объединяя данные в модели данных на основе общего столбца: ID продавца (в данном случае).

Пример # 2

Теперь предположим, что в приведенном выше примере мы хотим создать сводную таблицу, которая оценивает или анализирует объекты таблицы:

• Нажмите «Вставить» -> «Сводная таблица».

• В появившемся диалоговом окне выберите вариант «Использовать внешний источник данных», а затем нажмите «Выбрать соединение».

• Нажмите «Таблицы» в появившемся диалоговом окне, выберите модель данных рабочей книги, содержащую три таблицы, и нажмите «Открыть».

• Выберите опцию «Новый лист» в расположении и нажмите «ОК».

• На панели полей сводной таблицы будут отображаться объекты таблицы.

• Теперь можно внести соответствующие изменения в сводную таблицу, чтобы анализировать объекты таблицы по мере необходимости.

Например, в этом случае, если мы хотим найти общий доход или доход для конкретного продавца, сводная таблица создается следующим образом:

Это очень помогает в случае модели / таблицы, содержащей большое количество наблюдений.

Итак, мы видим, что сводная таблица мгновенно использует модель данных (выбирая ее путем выбора соединения) в памяти Excel для отображения взаимосвязей между таблицами.

То, что нужно запомнить

• Используя модель данных, мы можем анализировать данные сразу из нескольких таблиц.
• Создавая отношения с моделью данных, мы избавляемся от необходимости использовать ВПР, СУММЕСЛИ, ИНДЕКС и формулы ПОИСКПОЗ, поскольку нам не нужно получать все столбцы в одной таблице.
• Когда наборы данных импортируются в Excel из внешних источников, модели создаются неявно.
• Связи между таблицами могут быть созданы автоматически, если мы импортируем связанные таблицы, которые имеют отношения первичного и внешнего ключей.
• При создании отношений столбцы, которые мы соединяем в таблицы, должны иметь один и тот же тип данных.
• С помощью сводных таблиц, созданных с помощью модели данных, мы также можем добавлять срезы и срезать сводные таблицы по любому полю, которое нам нужно.
• Преимущество модели данных перед функциями LOOKUP () состоит в том, что она требует значительно меньше памяти.
• Excel 2013 поддерживает отношения только один к одному или один ко многим, то есть одна из таблиц не должна иметь повторяющихся значений в столбце, на который мы ссылаемся.