…
Microsoft Word – это…
Программа для обработки баз данных
Программа для редактирования фотографий
Программа для создания и редактирования текстовых документов
Операционная система
…
Документ Microsoft Word идентифицируется по расширению…
ZIP
XLS
DOCX
JPEG
…
Используя какое сочетание клавиш можно выделить все данные в документе?
Ctrl + Z
Ctrl + A
Ctrl + C
Ctrl + V
…
Используя какое сочетание клавиш можно скопировать выделенные данные в буфер обмена?
Ctrl + Z
Ctrl + A
Ctrl + C
Ctrl + V
…
При нажатии на кнопку с изображением ножниц на панели инструментов…
1. Вырезает выделенный фрагмент
2. Происходит разрыв страницы
3. Изменяет цвет
4. Появляется схема документа
…
Чтобы создать новый документ в программе Microsoft Word надо открыть вкладку:
Разметка страницы
Главная
Файл
Создать
…
Чтобы распечатать определенную страницу из документа Microsoft Word, необходимо…
Выделить нужную страницу и нажать кнопку «Печать».
Нажать кнопку «Печать» на панели инструментов «Стандартная» и в появившемся окне указать номер страницы, которую необходимо распечатать
В Microsoft Word можно распечатать только весь документ
В меню «Файл» выбрать команду «Печать» и в разделе «Страницы» указать номер страницы, которую необходимо распечатать.
…
Чтобы пронумеровать страницы в документе Microsoft Word, необходимо:
В меню «Вставка» выбрать команду «Номера страниц»
В меню «Вставка» выбрать команду «Символ» и в появившемся окне выбрать пункт «Проставить номер страниц»
В меню «Конструктор» выбрать команду «Номера страниц»
Вручную на каждой странице проставить номера страниц
…
С помощью какой вкладки можно вставить Таблицу?
Вид
Главная
Файл
Вставка
…
Чтобы отменить последнее действие, выполненное в документе Microsoft Word, необходимо…
Сохранить документ.
Выбрать команду «Отменить» на панели быстрого доступа»
Сохранить документ и заново его открыть
Нельзя оменить действие.
…
С помощью какой команды можно вставить абзац?
1
2
3
4
…
Для каких целей используется указанный элемент?
Для изменения размера шрифта выделенного текста
Для копирования формата выделенного текста
Для очистки формата выделенного текста
Для удаления выделенного текста
…
Вы хотите сохранить документ в программе Word, чтобы в дальнейшем его можно было открыть в более ранних версиях этой программы, каким элементом окна «Сохранение документа» следует воспользоваться для этих целей?
1
4
2
3
…
После оформления абзаца (1) вы хотите применить это форматирование к нескольким абзацам (2) и (3) с использованием значка «Формат по образцу», что для этого нужно сделать?
Сделать один щелчок левой клавишей мышки по значку «Формат по образцу»
Сделать двойной щелчок левой клавишей мышки по значку «Формат по образцу»
К нескольким абзацам применить копирование форматирования нельзя, можно только к одному
Сделать один щелчок правой клавишей мышки по значку «Формат по образцу»
…
Чтобы вставить объект WordArt необходимо выбрать:
Вставка — Word Art
Вставка — Объект — Word Art
Главная — Word Art
Вид — Word Art
…
Открытие диалогового окна «Изменить стиль» позволяет вам:
Изменить настройки форматирования
Изменить межстрочный интервал
Изменить настройки выравнивания
Все вышеперечисленное
…
С помощью чего можно изменить шрифт и размер шрифта выделенного фрагмента текста?
Мини-панель инструментов.
Диалоговое окно «Шрифт»
Группа «Шрифт» на вкладке «Главная».
Все вышеперечисленное
…
Первая строка таблицы, которая отформатирована иначе, чем остальная таблица, и содержит информацию о данных в столбце, называется:
Строка заголовка
Окаймленный столбец
Строка итогов
Столбец заголовка
…
Какая вкладка отвечает за настройку параметров страницы?
Макет
Вставка
Главная
Разметка страницы
…
Какая команда помещает выделенный фрагмент текста в буфер без удаления:
Вставить
Вырезать
Копировaть
В документе Word не такой команды.
Работа с базами данных в текстовом редакторе Microsoft Word
В условиях недостатка времени на изучение такой темы, как “Базы данных”, для ознакомления учащихся с основными понятиями этой темы можно использовать текстовый редактор Microsoft Word. С этой целью может быть применена возможность редактора, которая называется “слияние данных”.
Напомним основные положения (см. также [1]). При проведении слияния задействованы две части: база данных и документ, а сама операция слияния как раз и позволяет объединить их (в документе используются данные из базы данных). Как правило, слияние применяется для оформления в документе текстового редактора писем, информация для которых (фамилии адресатов, их адреса и т.п.) хранится в базе данных. В статье [1] приведен ряд примеров использования слияния документов при решении задач “школьной” жизни. Возможны и другие примеры.
В простейшем случае в качестве базы данных можно использовать таблицу, оформленную в Microsoft Excel, в которой каждому полю соответствует отдельная колонка 1 .
Итак, пусть имеется лист электронной таблицы Microsoft Excel (см. рис. 1). На нем представлена информация об учениках школы: фамилия, имя, класс, пол и дата рождения, а также для каждого учащегося рассчитано число полных лет в его возрасте и определено, является ли он (она) именинником на текущей неделе. Этот лист и будем рассматривать как базу данных.
Сначала учащимся предлагается простое задание: в текстовом редакторе Microsoft Word напечатать список, скажем, 10а класса.
Задача решается следующим образом.
1. Открывается панель инструментов Слияние (Вид — Панели инструментов — Слияние).
2. Во вкладке Рассылки выбирается пункт Выбрать получателей — Использовать существующий список, после чего следует указать файл Excel со списком учеников (см. рис. 2), а в нем — соответствующий лист.
3. Выбираются (по одному) поля базы данных, которые будут использоваться в основном документе (нужные поля слияния). Для этого предназначена кнопка Вставить поля слияния (см. рис. 3 2 ). После вставки полей в документ между их именами нужно сделать необходимое число пробелов.
Если на этом и закончить работу, то будет отобран список всех учеников в таблице, причем на одном листе будут представлены фамилия, имя и обозначение класса лишь одного ученика. Поэтому для решения поставленной задачи надо воспользоваться фильтром — выбрать Изменить список получателей — Фильтр и в окне Фильтр и сортировка выбрать “Класс”, “равно” и “10а” (см. рис. 4).
4. Для объединения всех отобранных записей в одном документе необходимо выполнить команды Найти и объединить — Изменить отдельные документы — Объединить все.
5. Ну а для того, чтобы все фамилии были на одной странице, следует заменить разрыв раздела на знак абзаца по всему документу (см. рис. 5).
Конечный вид документа представлен на рис. 6.
Фактически мы только что продемонстрировали, как создать простейший запрос к базе данных.
После этого можно предложить ученикам самостоятельно выдать список всех, кто родился в текущем месяце, “невезучих”, родившихся 13-го числа, всех, кто родился в первой половине года, и т.п.
Можно также создавать запросы со сложными условиями. Например, получить список всех девочек, родившихся в феврале, или список всех Маш и Марий, список мальчиков для военкомата (тех, кому исполнилось 16 лет) и т.п.
Несколько более сложные запросы возникают, когда мы хотим получить, например, список всех мальчиков 7-х классов. Очень часто ученики не обращают внимания, что в графе (поле) “Класс” стоит обозначение класса с буквой. Это означает, что в фильтре запроса в списке Сравнение (см. рис. 4) необходимо использовать пункт “содержит”.
Думаем, читателям не составит труда придумать десяток-другой запросов к этой очень понятной базе данных.
Интересным аспектом предложенной методики является обсуждение с учащимися преобразования логических выражений (сложных условий). Рассмотрим следующий запрос: “Требуется выдать список девочек старших классов, у которых в поле “Имя” записано Лена или Елена”.
Здесь мы имеем четыре условия:
1) поле “Имя” равно “Лена” (обозначим его для краткости — Л);
2) поле “Имя” равно “Елена” (Е);
3) поле “Класс” содержит 10 (К10);
4) поле “Класс” содержит 11 (К11).
После обсуждения с учащимися общего условия для отбора значений в список можно получить такое:
(Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11), причем именно со скобками, так как операция конъюнкции выполняется раньше, чем операция дизъюнкции. Однако при работе с фильтром (см. рис. 4) скобки расставить нельзя. Как же быть? Ответ такой — надо раскрыть скобки, не забывая, что конъюнкция (И) — это аналог умножения, а дизъюнкция (ИЛИ) — аналог сложения:
(Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11) = Л И К10 ИЛИ Л И К11 ИЛИ Е И К10 ИЛИ Е И К11.
Таким образом, фильтр будет следующим: Имя равно Лена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Лена И Класс содержит 11 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 11. Фрагмент окна Фильтр и сортировка с таким условием 3 приведен на рис. 7.
Рис. 7. Фрагмент окна Фильтр и сортировка
Опыт показывает, что при применении описанной методики, во-первых, большинство учеников не испытывают особых трудностей в понимании того, что они должны сделать, а стало быть, осваивают основные понятия баз данных и технику создания запросов. Во-вторых, очевидной является и чисто практическая польза с точки зрения общей компьютерной грамотности.
1. Сенокосов А.И. Слияние документов как лучшее средство от головной боли. / Информатика, № 2/2006.
Примечание редакции. Как отмечалось, при описании методики автор использует версию Microsoft Word 2007. В предыдущих версиях редактора вид панели инструментов Слияние отличается от представленного в статье. В таких версиях:
1) для выбора файла Excel со списком учеников в качестве источника данных следует использовать кнопку (Открыть источник данных);
2) для вставки в документ нужных полей слияния предназначена кнопка (Вставить поля слияния);
3) для отображения имен полей или отобранных значений используется кнопка (Поля/данные);
4) окно Фильтр и сортировка вызывается с помощью кнопки (Получатели). После этого надо щелкнуть на стрелке () рядом с надписью на заголовке столбца и выбрать пункт Дополнительно;
5) объединить все отобранные записи в одном документе можно с помощью кнопки (Слияние в новый документ);
6) замена разрыва раздела на знак абзаца по всему документу осуществляется “обычными” средствами Word (Правка — Заменить, с использованием специальных символов).
1 При создании этой таблицы целесообразно ознакомить учащихся с такими понятиями, как “база данных”, “поле”, “запись” и “запрос”. — Прим. ред.
2 Автор использует версию редактора Word 2007. — Прим. ред.
3 В окне условие представлено не полностью (используется вертикальная полоса прокрутки). — Прим. ред.
Как создать базу данных в ворде
В этой статье описана обычная процедура запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на компьютере, а не в Интернете. В ней рассказано о том, как создать классическую базу данных на основе шаблона или с нуля с собственными таблицами, формами, отчетами и другими объектами. Кроме того, в статье рассмотрены способы импорта существующих данных в новую базу данных.
В этой статье
Обзор
При первом запуске Access, а также при закрытии базы данных без завершения работы Access отображается представление Microsoft Office Backstage.
Представление Backstage является отправным пунктом для создания новых и открытия существующих баз данных, просмотра релевантных статей на сайте Office.com и т. д., то есть для выполнения любых операций с файлом базы данных или вне базы данных, но не в ней.
Создание базы данных
Когда вы открываете Access, в представлении Backstage отображается вкладка «Новое». Создать базу данных можно несколькими способами:
Пустая база данных При этом вы можете начать с нуля. Это хороший вариант, если у вас есть очень конкретные требования к проектированию или есть данные, которые необходимо учитывать или включить.
Шаблон, установленный в Access Если вы хотите начать новый проект и начать его, рассмотрите возможность использования шаблона. В Access по умолчанию установлено несколько шаблонов.
Шаблон из Office.com В дополнение к шаблонам, поставляемым с Access, много других шаблонов доступно на сайте Office.com. Для их использования даже не нужно открывать браузер, потому что эти шаблоны доступны на вкладке Создать.
Добавление объектов в базу данных
При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.
Части приложения — это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных как один объект. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно одновременно добавить в базу данных таблицу и форму.
Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы — любые объекты базы данных, необходимые для работы.
Создание базы данных с помощью шаблона
В Access есть разнообразные шаблоны, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.
Если один из этих шаблонов вам подходит, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных. Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, возможно, будет проще создать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.
Если база данных открыта, нажмите на вкладке Файл кнопку Закрыть. В представлении Backstage откроется вкладка Создать.
На вкладке Создать доступно несколько наборов шаблонов. Некоторые из них встроены в Access, а другие шаблоны можно скачать с сайта Office.com. Дополнительные сведения см. в следующем разделе.
Выберите шаблон, который вы хотите использовать.
Access предложит имя файла для базы данных в поле «Имя файла». При этом имя файла можно изменить. Чтобы сохранить базу данных в другой папке, отличной от папки, которая отображается под полем «Имя файла», нажмите кнопку , перейдите к папке, в которой ее нужно сохранить, и нажмите кнопку «ОК». При желании вы можете создать базу данных и связать ее с сайтом SharePoint.
Нажмите кнопку Создать.
Access создаст базу данных на основе выбранного шаблона, а затем откроет ее. Для многих шаблонов при этом отображается форма, в которую можно начать вводить данные. Если шаблон содержит примеры данных, вы можете удалить каждую из этих записей, щелкнув область маркировки (затененное поле или полосу слева от записи) и выполнив действия, указанные ниже.
На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.
Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Для открытия других необходимых форм или отчетов используйте область навигации. Некоторые шаблоны содержат форму навигации, которая позволяет перемещаться между разными объектами базы данных.
Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компьютере с помощью шаблона.
Создание базы данных без использования шаблона
Если использовать шаблон не имеет ничего интересного, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев это может быть связано с одним или обоими из следующих случаев:
Ввести, вставить или импортировать данные в таблицу, которая создается вместе с базой данных, и повторить эту процедуру для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание.
Импортировать данные из других источников, при этом создав таблицы.
Создание пустой базы данных
На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.
В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы сохранить файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажмите кнопку Поиск расположения для размещения базы данных (рядом с полем Имя файла), откройте нужную папку и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Создать.
Access создаст базу данных с пустой таблицей «Таблица1» и откроет ее в режиме таблицы. Курсор будет помещен в первую пустую ячейку столбца Щелкните для добавления.
Чтобы добавить данные, начните вводить их или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).
Ввод данных в представлении таблицы аналогиен вводу данных на листах Excel. Структура таблицы создается при вводе данных. При добавлении нового столбца в таблицу в таблице определяется новое поле. Access автоматически задает тип данных каждого поля на основе введите данные.
Если на этом этапе вводить данные в таблицу «Таблица1» не нужно, нажмите кнопку Закрыть . Если вы внесли изменения в таблицу, будет предложено сохранить их. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения, кнопку Нет, чтобы не сохранять их, или кнопку Отмена, чтобы оставить таблицу открытой.
Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке [диск установки]:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates1049Access. Если он существует, blank.accdb является шаблоном для всех новых пустых баз данных. Все новые базы данных наследуют содержимое этого файла. Это отличный способ распространения содержимого по умолчанию, например номеров компонентов или заявлений об отказе от ответственности и политик компании.
Важно: Если хотя бы один раз закрыть таблицу «Таблица1» без сохранения, она будет удалена полностью, даже если в нее введены данные.
Добавление таблицы
Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.
Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.), а тип данных автоматически задается с учетом вводимых данных.
на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.
Access создаст таблицу и выделит первую пустую ячейку в столбце Щелкните для добавления.
На вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите нужный тип поля. Если нужный тип поля не отображается, нажмите кнопку Другие поля .
Откроется список часто используемых типов полей. Выберите необходимый тип поля, и Access добавит в таблицу новое поле в точке вставки.
Поле можно переместить путем перетаскивания. При этом в таблице появляется вертикальная полоса вставки, указывающая место, где будет расположено поле.
Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).
Для переименования столбца (поля) дважды щелкните его заголовок и введите новое название.
Присвойте полям значимые имена, чтобы при просмотре области Список полей было понятно, что содержится в каждом поле.
Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок для выделения столбца и перетащите столбец в нужное место. Можно выделить несколько смежных столбцов и перетащить их одновременно. Чтобы выделить несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.
Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.
На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.
Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.
При желании можно ввести описание для каждого поля в столбце Описание. Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.
Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:
На вкладке Файл щелкните Сохранить.
Вы можете начать вводить данные в таблицу в любое время, переключившись в таблицу и щелкнув первую пустую ячейку. Вы также можете вкопировать данные из другого источника, как описано в разделе «Копирование данных из другого источника в таблицу Access».
Задание свойств полей в режиме конструктора. Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, другие можно настроить только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы отобразить свойства поля, щелкните его в сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля.
Щелкните свойство поля, чтобы просмотреть его описание рядом со списком Свойства поля. Более подробные сведения можно получить, нажав кнопку справки.
В следующей таблице описаны некоторые наиболее часто изменяемые свойства полей.
Размер поля
Для текстовых полей это свойство указывает максимально допустимое количество знаков, сохраняемых в поле. Максимальное значение: 255. Для числовых полей это свойство определяет тип сохраняемых чисел («Длинное целое», «Двойное с плавающей точкой» и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомендуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить.
Формат поля
Это свойство определяет формат отображения данных. Оно не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Вы можете выбрать встроенный формат или задать собственный.
Маска ввода
Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в поле. Это позволяет обеспечить правильный ввод и нужное количество знаков для всех данных. Для получения справки по созданию маски ввода нажмите кнопку справа от поля свойства.
Значение по умолчанию
Это свойство позволяет задать стандартное значение, которое будет отображаться в этом поле при добавлении новой записи. Например, для поля «Дата/время», в котором необходимо записывать дату добавления записи, в качестве значения по умолчанию можно ввести «Date()» (без кавычек).
Обязательное поле
Это свойство указывает, обязательно ли вводить значение в поле. Если для него задано значение Да, невозможно будет добавить запись, если в это поле не введено значение.
Копирование данных из другого источника в таблицу Access
Если ваши данные хранятся в другой программе, например Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.
При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных «Дата/время». Если же вставляемое поле содержит только слова «Да» и «Нет», для этого поля выбирается тип данных «Логический».
Access называет имена полей в зависимости от того, что находится в первой строке в полученных данных. Если первая строка с данными похожа на последующие, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена (F1, F2 и т. д.). Если первая строка с данными не похожа на последующие строки, Access определяет, что первая строка состоит из имен полей. Access применит имена полей соответствующим образом и не включит первую строку в данные.
В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:
Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить таблицу.
В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите описательное имя поля для каждого столбца.
Еще раз сохраните таблицу.
Примечание: Кроме того, для изменения имен полей можно переключиться в режим конструктора. Для этого в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.
Импорт, добавление или связывание данных из другого источника
Возможно, у вас есть данные, хранящиеся в другой программе, которые вы хотите импортировать в новую таблицу Access или добавить в существующую. Кроме того, если ваши коллеги хранят данные в других программах, может потребоваться создать связь с такими данными. В обоих случаях работа с данными из других источников не представляет сложности. Вы можете импортировать данные из листа Excel, таблицы в другой базе данных Access, списка SharePoint и других источников. Процесс импорта для разных источников немного различается, однако всегда начинается так, как описано ниже.
В Access на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите команду для типа файла, который необходимо импортировать.
Например, чтобы импортировать данные с листа Excel, нажмите кнопку Excel. Если вы не видите нужный тип программы, нажмите кнопку Дополнительно.
Примечание: Если не удается найти нужный тип формата в группе Импорт и связи, может потребоваться запустить программу, в которой созданы эти данные, а затем сохранить в ней данные в файле общего формата (например, как текстовый файл с разделителями) перед импортом данных в Access.
В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти исходный файл данных, или введите в поле Имя файла полный путь к нему.
Выберите нужный параметр (все программы разрешают импорт, а некоторые — для их связываия) в области «Укажите, как и где нужно хранить данные в текущей базе данных». Вы можете создать новую таблицу, использующую импортируемые данные, или (в некоторых программах) данные в существующую таблицу или связанную таблицу, которая поддерживает связь с данными в программе-источнике.
Если будет запущен мастер, следуйте инструкциям на экране. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.
При импорте объектов или связывании таблиц из базы данных Access открывается диалоговое окно Импорт объектов или Связь с таблицами. Выберите нужные элементы и нажмите кнопку ОК.
Точная последовательность действий зависит от выбранного способа обработки данных: импорт, добавление или связывание.
Access предложит сохранить сведения о только что завершенной операции импорта. Если вы планируете повторить ее, нажмите кнопку Сохранить шаги импорта и введите нужные сведения. Позже для повторения этой операции достаточно будет нажать кнопку Сохраненные операции импорта на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи. Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку Закрыть.
Если вы решили импортировать таблицу, Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в группе Таблицы в области навигации. Если выбрано добавление данных к существующей таблице, данные добавляются к ней. Если вы связываете данные, в группе Таблицы в области навигации создается связанная таблица.
Добавление части приложения
Части приложения можно использовать для расширения функциональности баз данных. Часть приложения может быть просто отдельной таблицей, а может включать несколько объектов, таких как таблицы и связанные формы.
Например, часть приложения «Примечания» состоит из таблицы с полем идентификатора, имеющим тип «Счетчик», поля даты и поля MEMO. Ее можно добавить в базу данных и использовать как есть или с минимальными изменениями.
Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.
Откройте вкладку Создание.
В группе Шаблоны нажмите кнопку Части приложения. Появится список доступных частей.
Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.
Открытие существующей базы данных Access
На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.
В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую нужно открыть.
Выполните одно из следующих действий.
Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).
Нажмите кнопку Открыть, чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять в ней чтение и запись.
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно, чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Если ее затем попытается открыть другой пользователь, он получит сообщение «Файл уже используется».
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.
Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.
Советы
Чтобы открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, щелкните Последние на вкладке Файл и выберите имя файла базы данных. Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использовавшихся файлов не отображается, щелкните Параметры на вкладке Файл. В диалоговом окне Параметры Access нажмите кнопку Параметры клиента. В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке «Последние документы» (не больше 50).
Кроме того, на панели навигации представления Backstage можно отдемонстрировать последние базы данных (1) вкладка «Файл», часть 2) базу данных, которую вы хотите открыть. В нижней части вкладки «Последние» выберите поле «Число последних баз данных», а затем укажите нужное количество.
При открытии базы данных с помощью команды Открыть на вкладке Файл можно просмотреть список ярлыков недавно открывавшихся баз данных, нажав в диалоговом окне Открыть кнопку Последние.
Работа с таблицей Word как с базой данных
Обычные таблицы Word, содержащие в верхней строке названия столбцов, а в левом столбце названия строк, могут рассматриваться как простейшие реляционные базы данных (табличная организация данных называется также реляционной, каждая запись в таблице содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту).
Названия столбцов в верхней строке являются полями базы данных, а все последующие строки – записями базы данных.
В таблицах Word, содержащих однотипные записи, можно выполнять некоторые операции, характерные для работы с базами данных, например сортировку записей.Строки таблицы (записи) можно отсортировать по возрастанию или убыванию, от старшего к младшему ключу сортировки и т.д. Для этого используют кнопки на панели инструментов ^ Таблицы и границы или команды меню Сортировка®ТАБЛИЦА . В диалоговом окне Сортировка указывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки.
Таблицы Word могут также использоваться для выполнения операции слияния документов. Слияние документов – операция, предусматривающая включение в документ информации из базы данных (таблицы). Операция слияния документов используется для быстрого создания типовых писем, контрактов, приглашений, поздравлений, надпечаток конвертов и т.д.
С таблицами Word можно работать в режиме формы данных, при котором каждая строка таблицы отображается как отдельная запись данных, а текст каждого заголовка столбца становится соответствующим полем этой записи. Такой режим используется для упрощения ввода и изменения данных, особенно в больших таблицах.Для представления таблицы в виде формы данных нужно установить курсор внутри таблицы и щелкнуть по кнопке Форма данных на панели инструментов Базы данных.
Вычисления в таблицах Word
В таблицах Word реализованы некоторые функции электронных таблиц. Подобно Excel, Word позволяет выполнять вычисления с помощью формул и функций.Для проведения вычислений в таблице необходимо установить курсор в соответствующей ячейке (с ожидаемым результатом), использовать команду меню ^ Формула®ТАБЛИЦА и ввести данные в диалоговом окне Формула или выбрать нужную функцию. Формула всегда вводится после знака «равно» (=).Word вставляет результаты вычисления в виде полей. При изменении исходных данных в ячейках таблиц Word в отличие от Excel не происходит автоматического пересчета результатов вычислений. Поэтому при изменении исходных данных или ссылок на ячейки таблицы результаты вычислений необходимо обновлять (с помощью клавиши F9 или команды контекстного меню Обновить поле).
При копировании формул ссылки на адреса ячеек в таблицах Word не изменяются автоматически – не «настраиваются», как в Excel, т.е. ссылки на ячейки в таблицах Word всегда являются абсолютными, хотя и отображаются без знака доллара $. Поэтому при копировании формул ссылки на адреса ячеек Word нужно редактировать вручную.
Работа с полями
В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы — поля. Поля — это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.
Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы — конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п. Word поддерживает несколько десятков различных типов полей Наиболее часто в документах встречаются поля ^ РАGЕ (номер страницы) и DАТЕ (дата), которые вставляются с помощью команд Дата и время.® Номера страниц и ВСТАВКА ®ВСТАВКА Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE.
Лекция
№3 «Средства Microsoft Office»
Цель:
Познакомить
с основным составом «Microsoft Office». Изучить назначение программ, входящих
в состав Microsoft Office.
План лекции:
1. Для
чего нужен пакет Microsoft Officе.
2. Стандартные
программы.
3. Профессиональные
программы.
4. Бизнес-приложения.
5. Возможности текстового редактора Word.
6.
Программа презентации Power Point
7.
Электронные таблицы Excel.
Нет никакого сомнения, что так называемые офисные
программы – Самые Популярные и Самые Полезные программы из всех, которые только
могут обитать в железном чреве вашего компьютера. И если вы уже умеете
запускать компьютер, устанавливать программы, работать с файловым менеджером,
просматривать картинки и проигрывать диски… Нет никакого сомнения, что следующим
этапом вашей карьеры окажется именно знакомство с Microsoft Office.
Microsoft Office Word – основной, в
настоящее время, редактор, применяемый для создания текстовых документов самого
разного рода: от простых писем и записок до многотомных отчетов и рекламных
буклетов.
Полная версия Microsoft Office – это программный
гигант, чья внушительная туша с трудом умещается на 5 компакт-дисках. В его
состав входит около двух десятков отдельных программ. Три из них включены во
все варианты Microsoft Office – и именно с ними мы будем работать в первую
очередь.
Стандартные программы
Microsoft Word – многофункциональный текстовый
редактор (который при случае может послужить для верстки текстов, изготовления
WWW-страниц и прочего).
Microsoft Excel – программа для создания и обработки
электронных таблиц.
Microsoft Outlook – мощнейший офисный менеджер,
сочетающий в себе программу электронной почты, программу для создания и
отправки факсов, Планировщика Встреч и Контактов, записную книжку и многое
другое. Большинство достоинств Outlook проявляется только при работе с
локальной сетью – для Интернета эта программа, мягко говоря, слабо
приспособлена.
Профессиональные программы
Эти компоненты включены только в «профессиональную»
версию Microsoft Office.
Microsoft PowerPoint – программа для подготовки
презентаций, включающих графические, текстовые, звуковые и даже видеоэлементы.
Microsoft Publisher – программа верстки и дизайна
текстовых публикаций.
Microsoft FrontPage – программа для создания и дизайна
страниц Интернета.
Microsoft Access – программа для создания и
редактирования баз данных.
Бизнес-приложения
В составе Office появились программы-новички – почти
все они относятся к бизнес-классу и будут включены лишь в состав самых дорогих
и полных версий Microsoft Office.
OneNote – приложение для записи заметок и управления
ими. Используя эту новую программу, можно записывать, упорядочивать и повторно
использовать заметки на переносном, настольном или планшетном компьютере.
InfoPath – программа для сбора данных и управления ими
– упрощает процесс сбора сведений.
Project – бизнес-система для управления проектами.
Visio – программа для создания деловой графики – от
небольших и компактных схем, которые раньше приходилось конструировать в Word,
до мощных систем из связанных друг с другом диаграмм, «деревьев» и графиков.
Возможности
текстового редактора Word.
С помощью
текстового редактора Word, входящего в состав пакета Microsoft Office, можно
создавать письма, уведомления, счета, доклады, бланки, рефераты, курсовые и
дипломные работы, Web–страницы – практически любые электронные или печатные
документы.
Программа Word
позволяет распечатывать текст, вставлять в него рисунки или отсканированные
фотографии, форматировать текст и графические изображения и, таким образом,
создавать сложные документы с верхними и нижними колонтитулами, примечаниями,
перекрестными ссылками, номерами страниц, таблицами и индексами. Создание
простых документов в Word значительно облегчается благодаря использованию
шаблонов.
Методы работы с
текстовым редактором Word, как и с любым другим приложением Office, полностью
основаны на зрительном восприятии: когда мы открываем документ, то текст,
графика и форматирование выглядят на экране также как и на печати.
Программа Word
взаимодействует с другими приложениями Microsoft Office: с ее помощью можно
просматривать табличные данные на Excel и Access или слайды из PowerPoint.
Графический
редактор Paint.
Paint – простейший графический редактор,
предназначенный для создания и редактирования растровых графических изображений
в основном формате Windows (BMP) и форматах Интернета (GIF и JPEG). Он приемлем
для создания простейших графических иллюстраций, в основном схем, диаграмм и
графиков, которые можно встраивать в текстовые документы; в Paint можно
создавать рекламу, буклеты, объявления, приглашения, поздравления и др.
Графический редактор Paint ориентирован на
процесс “рисования” изображения и комбинирования готовых фрагментов, а не на
обработку (“доводку”) готовых изображений, таких как отсканированные
фотографии.
В нашем распоряжении различные средства и
инструменты для “художественного” творчества – палитра цветов, кисть,
аэрозольный баллончик, ластики для стирания, “карандаши” для рисования
геометрических фигур (линий, прямоугольников, эллипсов, многоугольников). Редактор
позволяет вводить тексты, и богатый набор шрифтов из комплекта Windows дают
возможность выполнять на картинках эффектные надписи. Имеются и “ножницы” для
вырезания фрагментов картинки, — вырезанный элемент можно переместить,
скопировать, уменьшить, увеличить, развернуть и т.д.
Основные
возможности Paint:
·
Проведение прямых и кривых линий различной толщины и цвета.
·
Использование кистей различной формы, ширины и цвета.
·
Построение различных фигур – прямоугольников, многоугольников,
овалов, эллипсов – закрашенных и не закрашенных.
·
Помещение текста на рисунок.
·
Использование преобразований – поворотов, отражений, растяжений и
наклона.
Программа презентации
PowerPoint
Программа PowerPoint предназначена для создания и графического
отображения презентации в составе пакета Microsoft Office. При помощи
PowerPoint можно строить диаграммы и графики, готовить слайды, проспекты,
служебные сообщения и практически любые материалы для презентации, а также
организовывать показы слайдов. Допускается просмотр на экране компьютера или с
использованием проектора. Кроме того, имеется возможность устраивать показы
слайдов в Web-сети.
Вместе с программой Power Point поставляется набор шаблонов,
задействовав которые мы легко можем подобрать стиль оформления презентации и,
как следствие, сконцентрировать внимание на содержательной стороне, то есть
текстовых данных и т.п. также в Power Point включен комплект готовых форм,
которые можно использовать при создании новой презентации.
В состав программы входят такие элементы, как маркированные
текстовые слайды, таблицы, организационные диаграммы, графические объекты и
инструменты рисования.
Электронные таблицы – Excel.
С помощью программы Excel, из пакета Microsoft Office,
предназначенной для работы с таблицами, можно создавать производить
математические расчеты и анализировать полученные данные. Допускается создание
диаграмм для наглядного показа результатов обработки информации.
После ввода чисел в ячейки на листе, достаточно напечатать в
смежных ячейках формулы, чтобы программа автоматически произвела стандартные
математические операции: суммирование, вычитание, умножение или деление.
Допускается использование разнообразных функций, которые выполняют простейшие
задачи, например вычисление среднего арифметического и более сложные, такие как
расчет заработной платы, процента качества успеваемости, пропусков учащихся и
т.п. В Excel допускается даже выполнение статистических расчетов.
Предусмотрены простые способы работы с базами данных.
Для графического представления информации на экране лучше всего
создать диаграмму, диаграммы выполнены на профессиональном уровне и удобны для
просмотра. Кроме того, удобно использовать другие средства отображения данных:
сводные таблицы и диаграммы.
Вопросы к лекции №3:
1. Для
чего нужен пакет Microsoft Officе?
2. Какие
стандартные программы в него входят?
3. Какие
профессиональные программы входят в Microsoft Officе?
4. Какие
бизнес-приложения входят в Microsoft Officе?
5. Каковы возможности текстового редактора
Word?
6.
Для чего предназначена программа презентации Power Point?
7.
Для чего предназначены электронные таблицы Excel?
Microsoft
Office
является на сегодняшний день наиболее
распространенным интегрированным
пакетом программ, обеспечивающим весь
набор типовых функций менеджера,
экономист, инженера, бизнесмена, секретаря
и т.д. Пакеты такого типа получили
название интегрированных, так как они
имеют общие типовые интерфейсы общения
с пользователем, документы, папки, другие
информационные структуры легко
переносятся из одной программы пакета
вдругую, а набор программ обеспечивает
практически все типовые функции для
работы современного пользователя.
Word
предназначен для редактирования текстов,
формул, создание единого стиля.
Производиться нумерация и и маркеровка
списков, создаются поля, шаблоны,
преобразование текста с список ,
преобразование текста в несколько
столбцов, нумерация страниц, автоматическая
проверка орфографии, создание форм,
создание оглавления и указателей,
предварительный просмотр печати.
3. Пакет Microsoft Office. Табличный процессор Excel. Назначение и основные возможности.
Microsoft
Office
является на сегодняшний день наиболее
распространенным интегрированным
пакетом программ, обеспечивающим весь
набор типовых функций менеджера,
экономист, инженера, бизнесмена, секретаря
и т.д. Пакеты такого типа получили
название интегрированных, так как они
имеют общие типовые интерфейсы общения
с пользователем, документы, папки, другие
информационные структуры легко
переносятся из одной программы пакета
вдругую, а набор программ обеспечивает
практически все типовые функции для
работы современного пользователя.
Термин электронная
таблица используется для обозначения
простой в использовании компьютерной
программы, предназначенной для обработки
данных. Обработка включает в себя:
проведение различных
вычислений с использованием мощного
аппарата функций и формул
исследование
влияния различных факторов на данные
решение задач
оптимизации
получение выборки
данных, удовлетворяющих определенным
критериям
построение графиков
и диаграмм
статистический
анализ данных
Основное достоинство
и отличие электронных таблиц заключается
именно в простоте использования средств
обработки данных. И хотя средства
обработки данных по своим возможностям
могут сравниться с базами данных, работа
с ними не требует от пользователя
специальной подготовки в области
программирования.
Вы можете вводить
в таблицы любую информацию: текст, числа,
даты и время, формулы, рисунки, диаграммы,
графики. Вся вводимая информация может
быть обработана при помощи специальных
функций.
В Excel для Windows есть
настолько мощный аппарат математической
статистики, что вы можете заниматься
статистическим моделированием.
При помощи
графических средств Excel для Windows вы
можете рисовать, строить графики и
диаграммы.
Работа в екселе:
Форматирование и
изменение размеров ячеек, адресация
ячеек, ссылки ячеек, поиск и замена
отдельных символов либо их комбинация,
построение графиков, создание сводных
таблиц, запись макроса, фильтры,
автофильтры, диалоговые окна, работа
с несколькими рабочими листами.
4. Пакет Microsoft Office. Система управления базой данных Access. Назначение и основные возможности.
Microsoft
Office
является на сегодняшний день наиболее
распространенным интегрированным
пакетом программ, обеспечивающим весь
набор типовых функций менеджера,
экономист, инженера, бизнесмена, секретаря
и т.д. Пакеты такого типа получили
название интегрированных, так как они
имеют общие типовые интерфейсы общения
с пользователем, документы, папки, другие
информационные структуры легко
переносятся из одной программы пакета
вдругую, а набор программ обеспечивает
практически все типовые функции для
работы современного пользователя.
Microsoft
Access
– это полнофункциональная реляционная
СУБД. В ней предусмотрены все необходимые
средства для определения и обработки
данных, а также для управления ими при
работе с большими объемами информации.
Microsoft
Access
предоставляет максимальную свободу
при задании типа данных (текст, числовые
данные, дата, время, денежные значения,
гиперссылки, рисунки, звук, документы,
электронные таблицы). Можно задать также
формат хранения (длина строки, точность
представления чисел и даты/времени) и
представления данных при выводе на
печать. Можно установить проверку
правильности отношений между таблицами.
Возможности аксес:
Создание таблиц
при помощи мастера или при помощи
контсруктора, создание запросов на
основе таблиц, создание отчетов ,
макросов, создание связей между таблицами,
создание форм.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Создание баз данных в приложениях Microsoft Office
КУРСОВАЯ
РАБОТА
по
дисциплине: «Информатика»
Введение
В течение многих лет на рынке программного обеспечения широкой
популярностью пользуются офисные системы (пакеты программ), разработанные
сотрудниками фирмы Microsoft. В связи
с тем, что она является еще и разработчиком наиболее популярных операционных
систем семейства Windows.
Пользовательский интерфейс пакета Microsoft Office
использует те же самые инструменты, которые применены в ОС Windows. Пользователь, имеющий навыки работы
с ОС Windows, относительно легко осваивает и
программы, входящие в состав MS Office.
Пакет MS Office помогает решать множество функциональных задач
пользователя. В его состав входят такие приложения как текстовый редактор Word, электронная таблица Exсel, система
управления реляционными базами данных Access и др., с помощью которых можно
создавать текстовые документы, электронные таблицы данных, базы данных и т.д.
При выполнении практической части работы были решены следующие задачи:
построена таблица по приведенным данным, выполнен расчет исходящих остатков
вкладов, организованы межтабличные связи для автоматического формирования
ведомости остатков вкладов с начисленными процентами, результаты вычислений
представлены графически.
Для оформления и выполнения работы был использован ПК AMD Athlon™ XP
2200+ , 1.80 ГГц, 768 ОЗУ, версия Windows XP Professional 2006 SP2P, Microsoft Office 2007.
1. Теоретическая часть
.1 Пакет MS Office
Офисный пакет (office suite) — набор
взаимосвязанных компьютерных программ, предназначенных для удовлетворения
запросов офисных работников. Наибольшая доля рынка этих программных продуктов
принадлежит корпорации Microsoft (MS). Сегодня MS Office — основной офисный пакет, собственные форматы
которого стали стандартом де-факто, а названия Word и Excel
для многих превратились в синонимы понятий «текстовый процессор» и «табличный
процессор».
База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения
информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и
информация.
Список — набор строк таблицы, содержащий связанные данные.
1.2 Состав пакета MS Office
MS Office состоит из следующих частей:
Microsoft Office Word — программа, предназначенная для
создания, оформления и редактирования различных текстовых документов: служебных
писем, списков, актов, отчетов, нормативных документов табличного вида.
Microsoft Office Excel — является средством, позволяющим
использовать для расчетов электронных таблицы данных, а также строить различные
виды графиков и диаграмм. При изменении исходных данных пересчет таблиц
происходит автоматически. Excel
обеспечивает взаимодействие со всеми программными продуктами, входящими в Microsoft Office.
Microsoft Office Access — система управления базами данных
(СУБД) предназначена для создания баз данных, необходимых индивидуальным
пользователям и подразделениям. Кроме того, данная компонента MS Office предоставляет клиентам удобный интерфейс для доступа
к более масштабным серверным хранилищам информации (например, Microsoft SQL Server), которыми раньше могли воспользоваться только
профессиональные администраторы баз данных. Access предлагает пользователям с
любым уровнем подготовки удобные средства поиска, управления и обмена данными.
Microsoft Office PowerPoint — программа, предназначенная для
создания демонстрационных материалов, позволяющих во время выступления в
аудитории пользоваться визуальными и звуковыми средствами.
Microsoft Office Outlook — программа, предназначенная для
управления перепиской и личными сведениями, которая облегчает работу с сообщениями,
организацию встреч, контактов [1, С.215-216].
Так же в пакет MS Office входят приложения Microsoft Office Publisher,
Microsoft Office Info Path 2003, Microsoft Office One Note 2003.
.3 Создание списков в Microsoft Word
Многоцелевой текстовый редактор MS Word (текстовый
процессор) с одной стороны, достаточно доступен в освоении, а с другой —
является профессиональной системой, предназначенной для разработки сложных
документов, включая подготовку бюллетеней и книг с графическими материалами,
списков и др.
При оформлении нумерованных списков следует иметь в виду, что элементом
списка может быть только абзац. Список, набранный в строку, автоматически
пронумеровать нельзя.
Для создания простейшего нумерованного списка надо выделить нумеруемые
абзацы и нажать кнопку Нумерованный список по умолчанию панели инструментов
Форматирование. Для оформления нумерованного списка выполните команду
Формат/Список или команду Список контекстного меню. Во вкладке Нумерованный
диалогового окна Список (рис. 1.1) выберите желаемый вариант оформления и
дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши.
Рис.
1.1. Выбор вида нумерованного списка
во вкладке «Нумерованный» диалогового окна «Список»
Каждый
вариант оформления нумерованного списка имеет свои параметры отступов для
оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При
этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть
изменены. Параметры списка можно изменять. Для этого во вкладке Нумерованный
диалогового окна Список (см. рис. 1.1) выберите какой-либо вариант оформления и
нажмите кнопку Изменить. После этого появится диалоговое окно Изменение
нумерованного списка. В раскрывающемся списке Нумерация можно выбрать требуемый
вид нумерации. В счетчике Начать с можно установить начальный номер нумерации.
В раскрывающемся списке Положение номера можно выбрать вид выравнивания
номеров, а в счетчике На — положение номеров относительно левого поля. В
счетчике Табуляция после можно установить позицию табуляции, устанавливающей
отступ первой строки абзаца от номера. В счетчике Отступ можно установить
отступ абзаца от левого поля. В поле Формат номера можно к номерам добавить
какой-либо текст. Текст можно вводить как перед номером, так и после него. Обычно номера
имеют те же параметры шрифта, что и нумеруемый список. Если требуется изменить
параметры шрифта номеров, надо нажать кнопку Шрифт и затем во вкладках Шрифт и
Интервал, а при особом желании и во вкладке Анимация, диалогового окна Шрифт
установить требуемые параметры шрифта.
Оформление
маркированных списков
При
оформлении маркированных списков следует иметь в виду, что элементом списка
может быть только абзац. Список, набранный в строку, отметить маркерами нельзя.
Для создания простейшего маркированного списка выделите абзацы и нажмите кнопку
Маркированный список по умолчанию панели инструментов Форматирование
Для
оформления маркированного списка выполните команду Формат/Список или команду
Список контекстного меню. Во вкладке Маркированный диалогового окна
Список (рис. 1.2) выберите желаемый вариант оформления и дважды щелкните по
нему левой кнопкой мыши.
Рис.
1.2. Выбор вида маркированного списка
во вкладке «Маркированный» диалогового окна «Список»
Каждый
вариант оформления маркированного списка имеет свои параметры отступов для
оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При
этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть
изменены. Параметры оформляемого списка можно изменять. Для этого во вкладке
Маркированный диалогового окна Список (см. рис. 1.2) следует выбрать какой-либо
вариант оформления и нажать кнопку Изменить. После этого появится диалоговое
окно Изменение маркированного списка.
Оформление
многоуровневых списков
Для
создания многоуровневого списка текст документа должен быть соответствующим
образом подготовлен. Если необходимо применить многоуровневый список к
заголовкам документа, эти заголовки должны быть оформлены соответствующими
стилями. Если необходимо применить многоуровневый список к обычному тексту,
абзацы, оформляемые с использованием списка, должны различаться отступами
слева. Чем ниже уровень текста, тем больше должен быть отступ первой строки или
отступ слева для всего абзаца. Разница в отступах должна быть не менее 0,32 см.
Чем больший отступ имеет абзац, тем ниже будет его уровень. Отступы можно
назначить до применения многоуровневого списка или после его установки. Для
оформления многоуровневого списка подготовленный текст выделяют, а затем выполняют
команду Формат/Список или команду Список контекстного меню. Во вкладке
Многоуровневый диалогового окна Список (рис. 1.3) надо выбрать желаемый вариант
оформления и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.
Рис.
1.3. Выбор вида многоуровневого
списка во вкладке «Многоуровневый» диалогового окна
«Список»
Первоначально
список не имеет уровней. Для понижения уровня списка надо выделить абзац
(абзацы) и нажать кнопку Увеличить отступ панели Форматирование, для повышения
уровня — кнопку Уменьшить отступ. В зависимости от того, что было выбрано,
текст будет оформлен маркерами или нумерацией. Так же, как и при оформлении
других списков, каждый вариант оформления многоуровневого списка имеет свои
параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные
позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении
абзацев, могут быть изменены. Кроме этого, некоторые виды многоуровневых
списков задают нумеруемому тексту стили заголовков. Для дальнейшего применения
последнего из использовавшихся вариантов оформления многоуровневого списка,
независимо от того, какой многоуровневый список был применен (маркированный,
нумерованный или комбинированный), можно нажать кнопку Нумерованный список по умолчанию
панели инструментов Форматирование. Эту же кнопку удобно использовать для
удаления оформления многоуровневого списка. Достаточно выделить фрагмент
документа, для которого необходимо удалить оформление, и нажать кнопку Нумерованный
список по умолчанию. Оформление будет снято. После установки всех изменений в
диалоговом окне Изменение маркированного списка необходимо нажать кнопку ОК.
Список будет оформлен с указанными параметрами, а во вкладке Маркированный
диалогового окна Список вместо измененного появится новый вариант списка. Для
восстановления исходных параметров оформления списка во вкладке Маркированный
диалогового окна Список следует нажать кнопку Сброс. Для дальнейшего применения
последнего из использовавшихся вариантов оформления маркированного списка можно
нажать кнопку Маркированный список по умолчанию панели инструментов
Форматирование. Эту же кнопку удобно использовать для удаления оформления
маркированным списком. Достаточно выделить фрагмент документа, для которого
необходимо удалить оформление, и нажать кнопку Маркированный список по
умолчанию. Оформление будет снято [2, С. 197-199].
база данные ведомость межтабличный
1.4 Создание баз данных в Microsoft Exсel
База данных или список в Excel — это таблица, содержащая связанные друг с
другом части информации. Например, можно создать базу данных имен и адресов
сотрудников. Она будет содержать имя и фамилию каждого сотрудника, его адрес,
телефон и т.д. Разумно расположить информацию о каждом сотруднике по строкам, а
однородную информацию — по столбцам. Каждая строка в такой таблице (базе
данных) называется Записью. Каждый столбец, содержащий однородную информацию,
называется Полем.
Первый этап работы над новой базой данных — это сбор и упорядочение
информации. На втором этапе создается структура базы данных: первая строка базы
данных должна содержать заголовки, которые называются Именами полей; столбцы
должны быть расположены рядом друг с другом и т.д. Третий этап — ввод данных.
Хотя вводить данные в базу можно и вручную, гораздо проще сделать это с
помощью формы базы данных. Чтобы создать форму для заполнения базы данных, надо
выполнить следующее: выделить любую ячейку в строке ниже строки заголовков.
Выполнить команду Данные > Форма. На экране появится диалоговое окно ввода
данных. Каждое поле этого диалогового окна соответствует полю базы данных.
Заполнить каждое поле данными и нажать кнопку Добавить для перехода к следующей
записи. После ввода данных в последнюю запись нажать кнопку ОК. Щелкнув в любом
месте базы данных и выбрав команду Данные > Форма, можно когда угодно
добавить новые данные. Они автоматически помещаются в конец списка.
Сортировка данных.
Сортировка позволяет выстраивать данные в алфавитном или цифровом порядке
по возрастанию или убыванию. Чтобы отсортировать данные: выделить любую ячейку
базы данных. Выполнить команду Данные > Сортировка. В раскрывающемся списке
«Сортировать по» выбрать имя поля по которому будет производиться
сортировка. Выбрать один из переключателей: «по возрастанию»
или «по убыванию«. Если сортировка осуществляется по
нескольким полям, то заполнить списки «Затем по» и «В последнюю
очередь по».
Поиск данных.
Чтобы с помощью формы данных найти необходимые записи: выделить любую
ячейку базы данных. Выполнить команду Данные> Форма. Откроется форма данных,
здесь нажать кнопку Критерии. Произойдет очистка полей и изменение некоторых
кнопок. Перейти к полю, которое будет участвовать в определении критерия, и
ввести критерий. Нажать кнопку Далее или Назад, чтобы перейти к записи,
удовлетворяющей введенному критерию. Фильтрация данных с помощью
средства-Автофильтр.
С помощью этого средства можно оставить на рабочем листе только те записи
базы данных, которые удовлетворяют определенным условиям. Для этого надо
выполнить команду Данные > Фильтр > Автофильтр. После выполнения этой
команды справа от имени каждого поля фильтруемой базы данных появится кнопка со
стрелкой. Щелчком по этой кнопке открывается список, который содержит следующие
критерии: Все, Первые 10, Условие, Точное, Пустые, Непустые. После установки
нужного критерия все записи, которые не удовлетворяют критерию, будут скрыты.
Критерии можно устанавливать для нескольких полей.
Фильтрация с помощью Расширенного фильтра.
Расширенный фильтр требует большей работы, чем Автофильтр, но и
предоставляемые им возможности шире. Для использования расширенного фильтра
необходимо создать диапазон критериев, где задаются условия поиска данных.
верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности
повторяют по написанию заголовки полей базы данных. Не требуется включать все
заголовки и повторять их порядок. Кроме того, диапазон критериев должен
включать хотя бы одну строку под строкой заголовков, содержащую условия. Удобно
работать, если диапазону критериев присвоено имя.
После подготовки диапазона критериев надо выполнить команду Данные >
Фильтр > Расширенный фильтр. Откроется диалоговое окно «Расширенный
фильтр». В этом окне в группе «Обработка» необходимо выбрать
одну из опций: «Фильтровать список на месте» или «Скопировать
результат на новое место». Указать адрес исходного диапазона и адрес
диапазона критериев и нажать кнопку ОК [1,С. 216-218].
1.5 Создание баз данных в Microsoft Access
База данных Access представляет собой одну из наиболее популярных систем
управления базами данных, позволяющую создавать базы данных, вводить в них
данные и при необходимости редактировать их, осуществлять поиск и отбор
необходимых данных на основе заданного критерия, формировать требуемые отчеты.
База данных Access состоит из совокупности объектов: таблиц, форм, запросов
и отчетов. В каждой базе данных содержится одна или несколько таблиц. Каждая
таблица представляет собой набор упорядоченных данных по определенной системе.
В отличие от таблиц Excel в таблицах Access каждый столбец представляет собой поле,
которое является категорией информации, в то время как каждая строка содержит
отдельную запись, хранящую всю информацию по определенному вопросу. В
приложении Access каждое поле может содержать только один тип данных.
Пользователь сам может определить поля для хранения текста, чисел, денежных
сумм или гиперссылок для связи с Web — страницами или другими документами.
Access также включает специальный тип поля — объект OLE, позволяющий вводить объекты (рисунки, анимацию,
звук, видеоклипы) из других, представленных в среде Windows, программ.
В Access используются реляционные базы
данных, в которые входят несколько таблиц и между ними устанавливаются связи.
Эти связи позволяют ввести данные в одну таблицу и связать их с записью в
другой таблице через идентификатор. Хранение данных в связанных таблицах имеет
ряд преимуществ: отпадает необходимость многократного ввода одних и тех же
данных в большое число записей, объем базы данных становится меньше,
уменьшается количество ошибок при вводе, упрощается процедура обновления данных.
Для просмотра связей между таблицами конкретного приложения в Access
используется команда Схема из меню Сервис.
Работа с базой данных подразделяется на две фазы: фазу конструирования
базы данных и фазу управления данными. В большинстве случаев фаза конструирования
выполняется в режиме конструктора; при этом возможно применение как режима
конструктора таблицы, так и режима конструктора формы. После завершения фазы
конструирования появляется возможность использовать различные объекты базы
данных для управления реальными данными, т.е. становится возможным ввод данных,
их редактирование, формирование запросов в базе данных с целью извлечения части
данных, создание отчетов и др. При работе с различными объектами базы данных в
процессе конструирования и использования этих объектов пользователь переходит
из одного режима в другой, при этом меню в панели инструментов также изменяются
в соответствии с выполняемыми задачами.
Помимо работы с данными в режиме таблицы эффектным инструментом для
ввода, просмотра и редактирования данных в поля базы являются формы. Как
правило, форма отображает на экране одновременно только одну запись. Большим
преимуществом формы является ее способность одновременно отображать данные из
нескольких таблиц.
Отчеты предназначены для вывода на печать данных в удобном виде,
аналогично формам они позволяют комбинировать данные одновременно из нескольких
таблиц.
Запросы позволяют выбрать определенные данные и подготовить их для
использования при формировании отчетов. При этом для отбора необходимых данных
одновременно могут применяться несколько критериев. Режим конструктора запросов
может также использоваться для получения различного рода обобщающих данных, а
также для группировки и упорядочения данных.
До непосредственного создания новой базы данных в компьютере необходимо
выполнить несколько предварительных операций:
· определить содержимое полей, т.е. определить перечень
реквизитов, значения которых будут помещаться в базу;
· выбрать тип данных для каждого поля;
· продумать структуру базы данных, т.е. определить состав полей
и порядок их следования в каждой из таблиц;
· установить связи между таблицами;
· определить конкретные поля, используемые в качестве ключевых
вне индексированных полей.
Ключевое поле состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно
идентифицируют каждую запись в таблице. Использование индексированных полей
(механизма индексирования) позволяет значительно увеличить скорость поиска и
сортировки данных (при этом предварительно формируются индексные механизмы, виртуально
упорядочивающие данные по заданному признаку, что, соответственно, увеличивает
объем базы данных).
При проектировании структуры базы следует иметь ввиду, что Access
позволяет использовать вычисляемые поля, значения которых являются результатами
вычислений над хранящимися в базе данными.
При запуске Access на экран выводится диалоговое окно, предлагающее либо
открыть имеющуюся базу данных, либо создать новую. При этом значительную помощь
при создании новой базы данных может оказать Мастер базы данных. Он
предоставляет возможность пользователю выбрать шаблоны, подготовленные для
широкого спектра задач — от устройства различного рода коллекций до
отслеживания деловых расчетов (для каждого шаблона вызывается соответствующий
Мастер). Диалоговые окна, которые Мастер последовательно выводит на экран,
позволяют выбрать различные типы данных, стиль оформления экрана, вид отчета
для печати и другие атрибуты. В конечном счете, Мастер помогает пользователю
создать базу данных, включающую все необходимые объекты. Конечно, у
пользователя имеется возможность в дальнейшем внести любые требуемые изменения
в базу данных.имеет в своем составе набор Мастеров, ориентированных на оказание
помощи при создании конкретных типов объектов базы данных. Так, Мастер таблиц
предлагает последовательность шагов по созданию таблицы. При его простоте он
предоставляет широкий выбор специализированных таблиц (например, Контакты,
Товары и др.), каждая из которых имеет набор часто используемых полей. Отвечая
на предложения Мастера, пользователь выбирает образец таблицы и входящие в нее
поля (имеется возможность ввести поля и переименовать некоторые поля), задает,
при необходимости, ключевое поле, определяет связи между различными таблицами (
между создаваемой и соответствующими в базе таблицами), дает команду на
создание формы для ввода данных ( если данные будут вводиться с клавиатуры) и
др.
Для модификации структуры таблицы используется режим конструктора,
позволяющий добавлять, удалять или менять порядок полей, определять имя, тип
данных и другие свойства каждого поля, а также задавать ключевое поле таблицы.
С помощью конструктора можно также создать и новую таблицу.
Форма представляет собой окно с набором элементов управления, являющихся
визуальными объектами и служащими для ввода и изменения данных, для выполнения
других определенных действий. Формы имеют ряд преимуществ:
· они позволяют сфокусировать в конкретный момент времени
внимание на главной записи;
· элементы управления на форме можно расположить наиболее
целесообразным образом, облегчающим работу с данными;
Любая форма может быть распечатана вместе с ее содержимым. Создание формы
может быть осуществлено несколькими путями; наиболее широко известен вариант с
использованием Мастера форм, который самостоятельно создает форму в
соответствии с указаниями пользователя. Более сложным является вариант
самостоятельного создания формы в режиме Конструктора. Мастер формы позволяет
добавлять в форму поля из различных таблиц и запросов.
В Access 2000 введен новый инструмент — страница доступна к данным,
похожая на форму. Она также отображает ряд элементов управления и дает доступ к
полям одной или нескольких таблиц или запросов к базе данных. Однако, в отличии
от формы, она хранится не внутри базы данных, а в отдельном файле формата HTML, что позволяет открывать файл как
непосредственно в Access, так и в браузере. При этом браузер позволяет перемещаться
по записям в источнике данных таблицы или запроса и добавлять, модифицировать и
удалять данные так же, как это делается в Access. При размещении такого файла
на Web-узле с базой данных могут работать другие пользователи, имеющие вход в
сеть Интернет. Удобным вариантом создания новой страницы доступа к данным
является выбор пункта Страницы на панели Объекты в окне базы данных. При этом
активизация кнопки Создать вызывает появление на экране диалогового окна Новая
страница доступа к данным [3,С.342-354].
2. Практическая часть
Банк занимается деятельностью, связанной с хранением вкладов населения.
Операционный дневник банка представлен на рис. 2.1. Процентные ставки различных
вкладов указаны на рисунке 2.2.
. Построить таблицы по приведенным ниже данным.
. Выполнить расчет исходящих остатков вкладов.
. Организовать межтабличные связи для автоматического формирования
ведомости остатков вкладов с начисленными процентами (рис. 2.3).
. Результаты вычислений представить в графическом виде.
Рис.
2.1. Операционный дневник
Рис.
2.2. Процентная ставка
Рис.
2.3. Остаток вклада с начисленным
процентом
Для
решения задачи запустим табличный процессор MS Excel.
Создаем книгу с именем «Практическая часть». Переименовываем лист на
«Операционный дневник и таблицу и заполняем исходными данными, которые
представлены на рис. 2.1. Второй лист переименовываем на «Остаток вклада с нач
%» и заполняем исходными данными, представленными на рис. 2.3. Третий лист
книги переименовываем на «Процентная ставка» и заполняем исходными данными,
представленными на рис. 2.2.
Для
выполнения расчета исходящих остатков вкладов на листе «Операционный дневник»
заносим в ячейку F3 следующую формулу:
=СУММ(C3;D3;-E3).
Скопируем
формулу для ячеек F4-F7. Таким образом, будет происходить расчет исходящих
остатков вкладов (рис. 2.4).
Рис.
2.4. Таблица «Операционный
дневник»
Для
организации межтабличных связей для автоматического формирования ведомости
остатков вкладов с начисленными процентами выполним следующие действия. На
листе «Операционный дневник» выделим поля таблицы A3-F7, и
присвоим имя «Дневник». На листе «Процентная ставка» выделим ячейки таблицы A2-B4 и
присвоим имя «ставка». На листе «Остаток вклада с нач %» в ячейку B2 введем
формулу
=ВПР(A2;Дневник;2;1)
Скопируем
формулу в ячейки B3-B6. Таким образом, мы обеспечим автоматическое
заполнение столбца «Вид вклада» в зависимости от данных, представленных в
таблице «Операционный дневник» (рис. 2.5). Для правильной работы формулы ВПР
поставим фильтр По возрастанию в таблицах «Операционный дневник» и «Процентная
ставка».
Рис.
2.5. Таблица «Остаток с нач %»
В
ячейку С2 введем формулу
=
ПРОИЗВЕД (ПРОСМОТР (A2;’Операционный дневник ‘!A3:A7; ‘Операционный дневник
‘!F3:F7); (ПРОСМОТР (B2; ‘Процентная ставка’!A2:A4; ‘Процентная
ставка’!B2:B4)))
Скопируем
формулу в ячейки С3-С6. Таким образом, мы обеспечим автоматическое заполнение
столбца «остаток вклада с начисленным процентом, %», которое будет зависеть от
данных, введенных в таблицу «Операционный дневник» и от данных, находящихся в
столбце «Процентная ставка» (рис. 2.7)
Рис.
2.7. Таблица «Остаток вклада с
начисленным процентом»
Для
представления результатов в графическом виде используем Сводную диаграмму на
основе Сводной таблицы (рис. 2.8).
Заключение
Собрав свои лучшие программы в один унифицированный, интегрированный
пакет, фирма Microsoft создала многоцелевой инструмент для
обработки данных, планирования, общения и публикации в сети Инте ренет. Каждое
из приложений Office содержит общие команды, диалоговые окна и процедуры, так
что, научившись пользоваться одним приложением, пользователь может применять
эти знания при работе с другими приложениями. Кроме того, приложения Office
изначально спроектированы с учетом совместной работы, что позволяет, например,
объединить текст, созданный в Word,
с диаграммой из Excel и информацией
из базы данных Access в одной форме (документе).
Список использованной литературы
1.
Информатика в экономике: Учеб. пособие/ Под. ред. проф. Б.Е. Одинцова, проф.
А.Н. Романова. — М.: Вузовский учебник, 2008. — 478 с.
.
Экономическая информатика: Учебник / Под ред. В.П. Косарева. — М.: Финансы и статистика, 2008.
.
Информатика: Учебник/ Под ред. Н.В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика,
2005.
. Д.М.
Дайитбегов. Информатика. Лабораторный практикум для студентов 2 курса всех
специальностей. — М.: ВЗФЭИ, 2007.
В условиях недостатка времени на
изучение такой темы, как “Базы данных”, для
ознакомления учащихся с основными понятиями
этой темы можно использовать текстовый редактор
Microsoft Word. С этой целью может быть применена
возможность редактора, которая называется
“слияние данных”.
Напомним основные положения (см. также
[1]). При проведении слияния задействованы две
части: база данных и документ, а сама операция
слияния как раз и позволяет объединить их (в
документе используются данные из базы данных).
Как правило, слияние применяется для оформления
в документе текстового редактора писем,
информация для которых (фамилии адресатов, их
адреса и т.п.) хранится в базе данных. В статье [1]
приведен ряд примеров использования слияния
документов при решении задач “школьной” жизни.
Возможны и другие примеры.
В простейшем случае в качестве базы
данных можно использовать таблицу, оформленную в
Microsoft Excel, в которой каждому полю соответствует
отдельная колонка1.
Итак, пусть имеется лист электронной
таблицы Microsoft Excel (см. рис. 1). На нем
представлена информация об учениках школы:
фамилия, имя, класс, пол и дата рождения, а также
для каждого учащегося рассчитано число полных
лет в его возрасте и определено, является ли он
(она) именинником на текущей неделе. Этот лист и
будем рассматривать как базу данных.
Рис. 1
Рис. 2
Рис. 3
Сначала учащимся предлагается простое
задание: в текстовом редакторе Microsoft Word
напечатать список, скажем, 10а класса.
Задача решается следующим образом.
1. Открывается панель инструментов Слияние
(Вид — Панели инструментов — Слияние).
2. Во вкладке Рассылки выбирается
пункт Выбрать получателей — Использовать
существующий список, после чего следует
указать файл Excel со списком учеников (см. рис. 2),
а в нем — соответствующий лист.
3. Выбираются (по одному) поля базы
данных, которые будут использоваться в основном
документе (нужные поля слияния). Для этого
предназначена кнопка Вставить поля слияния (см.
рис. 32). После вставки полей в
документ между их именами нужно сделать
необходимое число пробелов.
Если на этом и закончить работу, то
будет отобран список всех учеников в таблице,
причем на одном листе будут представлены
фамилия, имя и обозначение класса лишь одного
ученика. Поэтому для решения поставленной задачи
надо воспользоваться фильтром — выбрать
Изменить список получателей — Фильтр и в окне
Фильтр и сортировка выбрать “Класс”, “равно” и
“10а” (см. рис. 4).
Рис. 4
Рис. 5
4. Для объединения всех отобранных
записей в одном документе необходимо выполнить
команды Найти и объединить — Изменить
отдельные документы — Объединить все.
5. Ну а для того, чтобы все фамилии были
на одной странице, следует заменить разрыв
раздела на знак абзаца по всему документу (см. рис.
5).
Конечный вид документа представлен на рис.
6.
Рис. 6
Фактически мы только что
продемонстрировали, как создать простейший
запрос к базе данных.
После этого можно предложить ученикам
самостоятельно выдать список всех, кто родился в
текущем месяце, “невезучих”, родившихся 13-го
числа, всех, кто родился в первой половине года, и
т.п.
Можно также создавать запросы со
сложными условиями. Например, получить список
всех девочек, родившихся в феврале, или список
всех Маш и Марий, список мальчиков для военкомата
(тех, кому исполнилось 16 лет) и т.п.
Несколько более сложные запросы
возникают, когда мы хотим получить, например,
список всех мальчиков 7-х классов. Очень часто
ученики не обращают внимания, что в графе (поле)
“Класс” стоит обозначение класса с буквой. Это
означает, что в фильтре запроса в списке Сравнение
(см. рис. 4) необходимо использовать пункт
“содержит”.
Думаем, читателям не составит труда
придумать десяток-другой запросов к этой очень
понятной базе данных.
Интересным аспектом предложенной
методики является обсуждение с учащимися
преобразования логических выражений (сложных
условий). Рассмотрим следующий запрос:
“Требуется выдать список девочек старших
классов, у которых в поле “Имя” записано Лена
или Елена”.
Здесь мы имеем четыре условия:
1) поле “Имя” равно “Лена” (обозначим
его для краткости — Л);
2) поле “Имя” равно “Елена” (Е);
3) поле “Класс” содержит 10 (К10);
4) поле “Класс” содержит 11 (К11).
После обсуждения с учащимися общего
условия для отбора значений в список можно
получить такое:
(Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11), причем именно со скобками,
так как операция конъюнкции выполняется раньше,
чем операция дизъюнкции. Однако при работе с
фильтром (см. рис. 4) скобки расставить нельзя.
Как же быть? Ответ такой — надо раскрыть скобки,
не забывая, что конъюнкция (И) — это аналог
умножения, а дизъюнкция (ИЛИ) — аналог сложения:
(Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11) = Л
И К10 ИЛИ Л И К11 ИЛИ Е И К10 ИЛИ Е
И К11.
Таким образом, фильтр будет следующим: Имя
равно Лена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя
равно Лена И Класс содержит 11 ИЛИ Имя
равно Елена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя
равно Елена И Класс содержит 11. Фрагмент
окна Фильтр и сортировка с таким условием3
приведен на рис. 7.
Рис. 7. Фрагмент окна Фильтр и
сортировка
Опыт показывает, что при применении
описанной методики, во-первых, большинство
учеников не испытывают особых трудностей в
понимании того, что они должны сделать, а стало
быть, осваивают основные понятия баз данных и
технику создания запросов. Во-вторых, очевидной
является и чисто практическая польза с точки
зрения общей компьютерной грамотности.
Литература
1. Сенокосов А.И. Слияние
документов как лучшее средство от головной боли.
/ Информатика, № 2/2006.
Примечание редакции. Как отмечалось,
при описании методики автор использует версию
Microsoft Word 2007. В предыдущих версиях редактора вид
панели инструментов Слияние отличается от
представленного в статье. В таких версиях:
1) для выбора файла Excel со списком
учеников в качестве источника данных следует
использовать кнопку 
(Открыть источник данных);
2) для вставки в документ нужных полей
слияния предназначена кнопка 
(Вставить поля слияния);
3) для отображения имен полей или
отобранных значений используется кнопка 
(Поля/данные);
4) окно Фильтр и сортировка вызывается с помощью
кнопки 
(Получатели).
После этого надо щелкнуть на стрелке (
) рядом с надписью на заголовке
столбца и выбрать пункт Дополнительно;
5) объединить все отобранные записи в одном
документе можно с помощью кнопки 
(Слияние в новый документ);
6) замена разрыва раздела на знак
абзаца по всему документу осуществляется
“обычными” средствами Word (Правка — Заменить,
с использованием специальных символов).
1 При создании этой таблицы
целесообразно ознакомить учащихся с такими
понятиями, как “база данных”, “поле”, “запись”
и “запрос”. — Прим. ред.
2 Автор использует версию редактора
Word 2007. — Прим. ред.
3 В окне условие представлено не
полностью (используется вертикальная полоса
прокрутки). — Прим. ред.