Design and edit in Word
Use Styles
Styles templates apply a consistent font, font size, font color, and spacing to headings, paragraphs, and titling throughout your document.
-
Select the words, paragraph, list or table to edit.
-
On the Home tab, select a style.
If you don’t see the style you want, click the More button
to expand the gallery.
to expand the gallery.
Apply Themes
Themes add a professional look to your document.
-
Select Design > Themes.
-
Point to a theme to preview how it will look.
-
Select the theme you want.
Check spelling and grammar
Word marks misspelled words with a red squiggly underline and grammar mistakes with a blue double underline.
-
Right-click the word.
-
Select a correction, or select Ignore.
Note: Spelling and grammar check work a little differently in newer versions of Word and Microsoft 365. For more, see Editor — your writing assistant.
Find and replace text
-
Select Home > Replace.
-
For Find what, enter a word or phrase to search. For Replace with, enter the new text.
-
Select Find next, and then select:
-
Replace to replace the first instance, or
-
Replace all to replace all instances.
-
Next:
Collaborate in Word
Need more help?
Want more options?
Explore subscription benefits, browse training courses, learn how to secure your device, and more.
Communities help you ask and answer questions, give feedback, and hear from experts with rich knowledge.
Download Article
Download Article
This wikiHow teaches you how to edit a Microsoft Word document’s page layout, change its design theme, and make basic style edits on the text, using a computer.
-
1
Open the Word document you want to edit. Find the document you want to edit, and double-click on its name to open the text file.
-
2
Click the Layout tab at the top. This button is located above the toolbar ribbon in the upper-left corner of your document. It will open your layout tools on the toolbar ribbon.
Advertisement
-
3
Click the Margins menu on the top-left. This is the first option on the Layout ribbon. It will open your document’s margin options on a drop-down menu.
-
4
Select the document margin you want to use. You can use Normal, Narrow, Moderate, Wide, or Mirrored margins.
- Click a margin option to see what it looks like.
- You can see the exact margin indent values below each option.
- If you don’t like any of the options here, click Custom Margins at the bottom, and manually enter the margin indent values you want to use.
-
5
Select a paragraph or section to customize margin and spacing. You can manually customize the margin indent and spacing options of a paragraph or section in your text without affecting the overall margins of your document.
-
6
Fill out the Indent and Spacing values on the toolbar. You can find these sections in the middle of the Layout ribbon.
- Indent will allow you to customize the selected region’s margins from left and right.
- Spacing will allow you to make the space above or below the selected region larger or smaller.
-
7
Click the Orientation menu next to Margins. This will open your document’s page orientation options on a drop-down menu.
-
8
Select Portrait or Landscape on the menu. Click one of the options here to change your document’s page orientation.
-
9
Click the Size menu next to Orientation. This will open a list of available paper size configurations you can use for your document.
-
10
Find and select the paper size you want to use. This will help you accurately preview your document’s print output on the paper size you’re planning to use.
-
11
Click the Columns next to Size. This option allow you to create multiple text columns in your text document.
- You can select a paragraph or section in your document and apply your columns here if you want to use different numbers of columns in different parts of your text.
-
12
Select the number of columns you want to use. Click a column option on the drop-down menu to apply it to the selected part of your text.
- Two and Three will create multiple, equal-sized columns.
- Left and Right will create two columns, and make one of them wider than the other one.
- If you want to manually customize your column number, size, and spacing, click More Columns at the bottom.
Advertisement
-
1
Click the Design tab at the top. You can find it between Insert and Layout above the toolbar ribbon in the upper-left corner. It will open your design tools on the ribbon.
-
2
Click the Themes button. This is the first option on the Design toolbar in the upper-left corner. It will open your document theme options on a drop-down menu.
-
3
Select a theme on the drop-down menu. Click on a theme to see different design variations of it.
- When you select a theme, related design variations will be listed next to it on the Design ribbon.
-
4
Click the Colors button. This button is located towards the right-hand side of the toolbar ribbon. It will open a drop-down menu of different color palettes you can use.
-
5
Select a color palette. Click the color palette you want to use. This will filter the themes on the toolbar ribbon, and restrict the selection to the selected color palette.
-
6
Click the Fonts button. This will open a list of all the available fonts you can use for your text.
-
7
Select the font you want to use in your document. This will filter the themes on the ribbon, and only show themes with your selected font.
-
8
Click a design theme on the toolbar ribbon. Find an interesting design and click on it to apply the theme to your document.
- Some themes will change all the heading and spacing stylings in your document whereas some other will do as little as only changing your font.
Advertisement
-
1
Click the Home tab on the top-left. This button is in the upper-left corner of your document. It will open your text styling tools on the toolbar ribbon.
-
2
Select the text you want to format. You can select a word, sentence, paragraph or section in your document.
- If you want to select the entire document, press Control+A on Windows, or ⌘ Command+A on Mac.
-
3
Click the
icon next to the Font field. This will open a list of all your available font options.
-
4
Select a font on the menu to apply it. Clicking a font here will change the selected text to this font.
-
5
Enter a number into the Font Size field. This field shows the current size of your text next to the Font field.
- You can manually enter a size here, or click the
icon and select a size on the menu.
- You can manually enter a size here, or click the
-
6
Select an alignment position for your text. The alignment buttons look like aligned, centered, and justified paragraph icons in the middle of the Home toolbar.
- You can align your text left, center it, align it right, or justify it.
-
7
Click the Line and Paragraph Spacing button. This button looks like a paragraph icon with two blue arrows next to it. It will open your spacing options on a drop-down menu.
-
8
Select the spacing option you want to use. You can set your spacing at different common values like 1.0, 1.5, or 2.0.
- If you want to double-space your text, select 2.0 here.
Advertisement
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Thanks for submitting a tip for review!
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 21,296 times.
Is this article up to date?
Как работать в Word для чайников
Автор:
Обновлено: 29.04.2018
Microsoft Word — это текстовой редактор, который может быть частью пакета Microsoft Office или программой, установленной на вашем компьютере отдельно. Программа может использоваться для записи писем и различных типов документов, которые могут включать в себя графику и изображения. В этом руководстве объясняется, как открыть Microsoft Word, запустить, создать и сохранить новый документ с использованием операционной системы Windows 7.
Не стоит бояться, что что-то может не получиться или пойти не так. Эта программа создавалась для пользователей, и она продумана до мелочей, чтобы вам было максимально удобно использовать ее. И конечно же в каждом деле главное тренировка, не бойтесь делать ошибок. Если вы случайно нажали не туда, в левом верхнем углу всегда есть изогнутая стрелка, которая позволяет отменить последнее действие. Сделать это можно также используя сочетание клавиш Ctrl и Z.
Как работать в Word для чайников
Последний совет перед началом подробных инструкций по использованию текстового редактора от Windows — не забывайте сохранять файл. Это особенно важно при работе с объемными текстами или серьезной документацией. Бывает всякое: могут отключить электричество, ноутбук может разрядиться и выключиться, да и от поломок никто не застрахован. Терять важные файлы и потом тратить часы на их восстановление — не самое приятное занятие. Все, что вам нужно — время от времени нажимать на дискету в левом верхнем углу.
Содержание
- Как создать документ
- Навигация по программе
- Как выбрать (выделить) текст
- Меняем размер и шрифт
- Выравнивание текста
- Как выделить текст жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием
- Копируем и вставляем
- Как создать нумерованный или маркированный список
- Вставляем таблицу
- Видео — Word для начинающих
Как создать документ
Программу можно найти в меню «Пуск» в разделе «Microsoft Office». Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы запустить документ в Microsoft Word.
- Шаг 1. На рабочем столе или в меню «Пуск» откройте Microsoft Word.
Открываем Microsoft Word
- Шаг 2. Microsoft Word откроется и предложит вам выбрать шаблон документа или пустой документ.
Выбираем шаблон
- Шаг 3. Если вы не хотите использовать какой-либо из отображаемых шаблонов, щелкните пустой документ.
Щелкаем пустой документ
- Шаг 4. Новый пустой документ откроется для вас, чтобы начать вводить текст.
Навигация по программе
- Шаг 1. Мигающий курсор (указатель мыши) в документе сообщает вам, где вы печатаете. Где бы ни находился мигающий курсор, буквы, которые вы вводите, будут вставлены в эту точку. Когда вы начинаете пустой документ, мигающий курсор будет в начале вашего документа, это значит, что он готов для начала ввода.
Мигающий курсор
- Шаг 2. По мере ввода курсор также перемещается с каждой буквой. Это показывает вам, где находится фокус для ввода.
Где находится фокус для ввода
- Шаг 3. Переместите указатель мышью туда, где вы хотите изменить или добавить текст. Щелкните мышью. Мигающий курсор будет перемещен в то место, где вы нажали, для редактирования или вставки текста.
- Шаг 4. Перемещаться по документу можно с помощью стрелок. Нажатие этих клавиш со стрелками перемещает мигающий курсор вверх, вниз по строкам текста, и направо/налево по одному символу.
Перемещаться по документу можно с помощью стрелок
Как выбрать (выделить) текст
Выбор или выделение текста позволяет вам изменять выделенный фрагмент с точки зрения стиля, шрифта и/или цвета и даже заменять слова, если это необходимо. Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы выбрать текст в документе.
Шаг 1. Для выбора текста используется мышь. При перемещении указатель будет меняться.
Шаг 2. Переместите указатель на начало необходимого фрагмента. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. Выполняя это, переместите указатель туда, где необходимо остановить выбор. При перемещении мыши текст будет выделяться. Когда вы закончите свой выбор, отпустите левую кнопку мыши.
Выделение текста с помощью мыши
Выбранный текст теперь может быть отформатирован или изменен.
Скопировать текст можно с помощью клавиш Ctrl+C. Удалить текст — Backspace.
Backspace
Меняем размер и шрифт
Следующие действия могут помочь сделать ваш текст более интересным и привлекательным. Текст может быть изменен по-разному.
- Шаг 1. Для начала фрагмент текста нужно выделить, вы уже умеете это делать.
- Шаг 2. Чтобы поменять вид шрифта, щелкните на стрелку рядом со стилем шрифта в панели инструментов.
Меняем вид шрифта
- Шаг 3. Выберите стиль шрифта из раскрывающегося списка.
Выбираем стиль шрифта
- Шаг 4. Рядом с полем стиля шрифта находится поле, содержащее число и стрелку. Оно изменяет размер шрифта. Нажмите на стрелку. Выберите размер так же как и стиль из раскрывающегося списка опций. Итак, выбрав шрифт Bad Scrit и размер — 16, мы получим следующее.
Пример шрифта Bad Scrit и размера -16
Выравнивание текста
Иногда создаваемый документ может требовать разное расположение абзацев. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Однако текст может выравниваться и по правому краю и по центру.
Выравнивание текста по левому краю
На заметку! Выделить весь текст Ctrl + A.
- Шаг 1. Чтобы изменить макет вашего текста, выделите текст, любым удобным для вас способом.
- Шаг 2. Чтобы выровнять его по центру, щелкните значок «Выровнять по центру» на ленте форматирования в верхней части документа.
Выравнивание текста по центру
- Шаг 3. Чтобы выровнять выделенный текст по правому краю, щелкните следующий значок в этом ряду.
- Шаг 4. Чтобы «обосновать» текст так, чтобы он был выровнен как справа, так и слева, щелкните значок «Выравнивание по ширине».
Изменить выбранный текст можно, используя комбинацию сочетаний клавиш, что иногда бывает проще:
- По центру — выделите текст, нажмите клавишу Ctrl + E.
- По правому краю — Ctrl + R.
- По ширине — Ctrl + J.
- По левому краю — Ctrl + L.
Горячие клавиши word
Как выделить текст жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием
Возможность изменить стиль шрифта может сделать ваш документ более интересным. Различные стили текста, такие как полужирный или курсив, могут выделять его. Подчеркивание может быть полезно для заголовков.
- Шаг 1. Как обычно, выделите необходимый вам фрагмент текста.
- Шаг 2. Чтобы изменить выделенный шрифт на полужирный, нажмите «Ж» на панели форматирования.
Чтобы изменить выделенный шрифт на полужирный, нажмите «Ж»
- Шаг 3. Чтобы изменить выделенный шрифт на курсив, нажмите «К» в ленте форматирования.
- Шаг 4. Чтобы изменить выделенный текст так, чтобы он был подчеркнут, нажмите «Ч» на ленте форматирования.
Чтобы текст был подчеркнут, нажмите Ч
- Шаг 5. Также можно изменить выделенный текст, используя сочетания клавиш:
- полужирный — Ctrl + B;
- курсив — Ctrl + I;
- подчеркивание — Ctrl + U.
Копируем и вставляем
Говорить о важности этих двух функций не приходится. Они значительно экономят наше время, позволяют вставлять текст из сторонних источников, не перепечатывая его, как это было во времена печатных машинок.
- Шаг 1. Выделите нужный вам фрагмент.
- Шаг 2. Щелкните по значку копирования в левой части ленты форматирования. Текст тут же скопируется в буфер обмена вашего компьютера.
Кнопка копирования
- Шаг 3. Переместите курсор и нажмите «Вставить».
Сделать это можно и с помощью горячих клавиш. Все как и в прошлый раз: нажмите одновременно Ctrl и С, чтобы скопировать текст, и Ctrl и V, чтобы вставить.
Как создать нумерованный или маркированный список
Использование нумерованных или маркированных списков может помочь выделить элементы или показать важные шаги, иерархию или последовательность чего-либо.
- Шаг 1. Чтобы создать нумерованный список, щелкните значок нумерации.
Создаем нумерованный список
- Шаг 2. В тексте появится первый пункт.
Первый пункт
- Шаг 3. Начните вводить свой текст. По окончании ввода нажмите на кнопку «Ввод» на вашей клавиатуре. Появится второй пункт. И так далее.
Второй пункт
Чтобы остановить добавление новых элементов и вернуться к стандартному тексту, щелкните значок нумерации еще раз в верхней части документа.
Маркированный список создается по такому же принципу, единственное отличие заключается в 1 шаге. Вместо кнопки «Нумерация» нажмите на кнопку «Маркеры», она расположена правее.
Есть еще один способ создания списка. Сначала пользователем вводятся все пункты списка, каждый обязательно с новой строки. Когда все пункты набраны выделите их все и нажмите либо на нумерацию, либо на маркеры, в зависимости от того какой именно список вам нужен.
Создание нумерованного списка с помощью выделения
У вас получится тот же результат. Это разные способы и здесь нет правильного или неправильного, главное, что цель достигнута. Используйте удобный вам способ.
Пример нумерованного списка
Вставляем таблицу
Таблицы помогают структурировать информацию, подавать ее в более презентабельном виде. Без этого навыка не обойтись.
- Шаг 1. В верхней панели инструментов перейдите на вкладку «Вставка».
- Шаг 2. Нажмите на значок таблицы. Перед вами откроется окно, в котором нужно выбрать количество ячеек. Сделать это можно и вписав цифры вручную. Для этого на появившейся панели нажмите на область «Нарисовать таблицу».
Вставляем таблицу
Вам останется лишь заполнить поля. Если вам вдруг понадобятся дополнительные строки или колонки, вам не придется переделывать ее целиком. Щелкните левой кнопкой мыши в области таблицы. В появившемся меню нажмите «Вставить» и выберите подходящий вариант.
Добавление необходимых столбцов в таблицу
Эти основные знания должны сформировать у вас основные принципы работы с текстом. Выделим основные:
- Текст вводится туда, где находится мигающий курсор и никуда больше.
- Чтобы изменить символ, слово, строку, абзац или весь текст, его в первую очередь нужно выделить. Необходимо, чтобы компьютер понимал над чем именно он должен производить действия.
- Выделив текст с ним можно делать все что угодно. Вы можете потренироваться, выделить фрагмент и поочередно нажимать на кнопки, которые расположены на вкладке «Главная». Вы заметите, какие функции могут использоваться совместно, а какие являются взаимоисключающими.
- Не забывайте сохранять изменения, так вы обезопасите себя.
- Используйте те способы решения стоящей перед вами задачи, которые удобны именно вам.
Видео — Word для начинающих
Рекомендуем похожие статьи
Зачем знать все функции MS Word
Все возможности текстового редактора Microsoft знать и использовать необязательно. Вы можете успешно решать рабочие задачи, изредка переключаясь между вкладками «Главная» и «Вставка». Но вы будете работать еще эффективнее, если вооружитесь даже несколькими трюками из этого обзора.
Вот простой пример, знакомый вебмастерам. Некоторые специалисты перед переносом текста из документа Word в редактор CMS копируют контент в «Блокнот». Это очищает текст от форматирования Word, которое может конфликтовать с шаблонными форматами «движка». Так вот, «Блокнот» вам не нужен. Чтобы решить проблему, достаточно выделить текст в Word и нажать кнопку «Удалить все форматирование».
Форматирование можно удалить без «Блокнота»
Обратите внимание, обзор написан для версии Word’а 2013 года. Актуальной стабильной версией программы является MS Word 2016, выпущенная в сентябре 2015 года. Однако эта версия программы пока не стала основной.
Без претензии на репрезентативность: версия 2013 года самая популярная
Как создать и сохранить документ MS Word
Чтобы создать документ, откройте рабочую папку. Нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Создать — Microsoft Word Document».
Создаем документ MS Word в папке
Чтобы легко находить документ, назовите его.
Называем документ сразу после создания
Также вы можете запустить MS Word через меню «Пуск». Обратите внимание на иллюстрацию.
Запускаем Word через меню «Пуск»
При запуске через меню пуск вы создали новый документ с названием по умолчанию. Назовите его и сохраните в выбранную папку, чтобы не потерять. Для этого нажмите на значок «Сохранить» или воспользуйтесь комбинацией клавиш Shift+F12.
Сохраняем документ в рабочую папку
Нажмите кнопку «Компьютер», чтобы сохранить документ на компьютере. Также вы можете поместить его на облачный диск OneDrive.
Выбираем место сохранения документа
Назовите документ и сохраните его в выбранную папку.
Называем и сохраняем документ. Теперь он не потеряется
Вы создали и сохранили документ. Приступайте к работе.
Как использовать возможности вкладки «Главная»
Инструменты на панели управления MS Word объединяются с помощью тематических вкладок. Такой тип интерфейса называется лентой. По умолчанию открывается основной набор инструментов, выделенный на вкладке «Главная».
Вкладка «Главная» на панели инструментов MS Word
Ниже описаны задачи, которые можно решать с помощью инструментов вкладки «Главная».
Блок инструментов «Буфер обмена»
Вы можете копировать, вырезать и вставлять контент. Чтобы воспользоваться опциями «Вырезать» и «Копировать», выделите нужный фрагмент текста.
Вырезаем, копируем и вставляем текст
Обратите внимание на варианты вставки. Вы можете сохранить исходное форматирование, объединить форматы или сохранить текст без форматирования. Также вы можете воспользоваться специальными режимами вставки.
Выбираем режим вставки
Зачем нужна специальная вставка? Например, представьте, что вам необходимо работать с текстом, скопированным из другого документа или с сайта. Исходное форматирование может не совпадать с форматированием вашего документа.
Форматирование не совпадает
Эта проблема решается с помощью специальной вставки. Воспользуйтесь соответствующим меню. В открывшемся окне выберите вариант «Неформатированный текст».
Выбираем опцию «Неформатированный текст»
Теперь вам будет удобнее форматировать скопированный контент.
Скопированный контент удобно форматировать
С помощью меню «Буфер обмена» вы можете выбрать скопированный ранее контент и вставить его в документ. Чтобы открыть буфер обмена, нажмите на отмеченную на иллюстрации стрелку. Выберите нужный элемент. С помощью выпадающего меню выберите опцию «Вставить». Также вы можете удалить скопированный элемент из буфера.
Пользуемся буфером обмена
Вы можете настраивать параметры вставки по умолчанию. Для этого воспользуйтесь меню «Вставить – Вставка по умолчанию».
Настраиваем параметры вставки по умолчанию
Укажите подходящие настройки и сохраните изменения. Обратите внимание на параметры вставки в другой документ. Большинство пользователей может заменить дефолтное значение «Сохранять исходное форматирование» на «Сохранить только текст».
Настраиваем параметры вставки по умолчанию
Блок инструментов «Шрифт»
Чтобы изменить шрифт по умолчанию, воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации выпадающим меню. Обратите внимание, чтобы изменить существующий текст, фрагмент необходимо выделить перед выбором шрифта.
Меняем шрифт
С помощью соответствующего меню вы можете выбрать подходящий размер шрифта. Обратите внимание на возможность увеличить или уменьшить шрифт выделенного фрагмента. Отметьте текст и воспользуйтесь кнопками, отмеченными на иллюстрации.
Меняем размер шрифта
Выбрать подходящий регистр можно с помощью соответствующего меню. Выделите нужный фрагмент текста, воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой и выберите нужный вариант.
Меняем регистр
Вы можете выделить фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркиванием. Для этого выделите контент и воспользуйтесь отмеченными кнопками. С помощью выпадающего меню вы можете выбрать способ подчеркивания текста.
Выделяем текст полужирным, курсивом или подчеркиванием
Чтобы зачеркнуть фрагмент текста, выделите его и воспользуйтесь соответствующей кнопкой.
Зачеркиваем фрагмент текста
С помощью кнопок X2 и X2 можно добавить подстрочный и надстрочный текст.
Добавляем подстрочный и надстрочный текст
С помощью отмеченных кнопок можно изменить цвет, выделить текст маркером или применить к нему эффекты.
Выделяем текст с помощью цвета, маркера или эффектов
Обратите внимание на возможность настройки расширенных параметров шрифта. Чтобы войти в меню, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.
Входим в меню настроек расширенных параметров шрифта
На вкладке «Шрифт» укажите подходящие параметры основного текста и заголовков. С помощью кнопки «По умолчанию» вы можете вернуть дефолтные настройки, а с помощью кнопки «Текстовые эффекты» выбрать дополнительные эффекты.
Блок инструментов «Абзац»
Чтобы создать маркированный, нумерованный или многоуровневый список, воспользуйтесь показанными на иллюстрации выпадающими меню.
Создаем списки
Чтобы создать маркированный или нумерованный список, установите курсор на новую строку и нажмите на соответствующую кнопку. С помощью выпадающего меню выберите подходящий знак маркера.
Выбираем знак маркера
С помощью меню «Определить новый маркер» вы можете использовать дополнительные знаки.
Маркер может выглядеть по-разному
Чтобы создать многоуровневый список, в соответствующем выпадающем меню выберите опцию «Изменить уровень списка».
Выбираем нужный уровень списка
Выбрать подходящий стиль списка можно в библиотеке. А меню «Определить новый многоуровневый список» и «Определить новый стиль списка» помогут вам создать собственный шаблон списка.
Выбираем готовый или создаем новый шаблон
Вы можете выбрать подходящий способ выравнивания текста с помощью соответствующего меню. Чтобы обеспечить читабельность текста, используйте выравнивание по левому краю.
Выравниваем текст
При необходимости измените междустрочный интервал. В большинстве случаев вам подойдет стандартный интервал 1,15. Если вы готовите документ для детей или пожилых людей, увеличьте интервал до 1,5 или 2,0. Дальнейшее увеличение интервала снизит читабельность текста.
В большинстве случаев используйте стандартный интервал. Для детей его можно увеличить
С помощью заливки можно выделить фрагмент текста цветом. Например, вы можете выделить абзац или ячейку таблицы. Чтобы добавить фон, выделите фрагмент текста и выберите с помощью выпадающего меню «Заливка» подходящий цвет.
Выбираем цвет фона
С помощью меню «Границы» можно управлять границами ячеек в таблицах. Выделите интересующие вас ячейки. С помощью выпадающего меню выберите подходящее действие.
Управляем границами ячеек в таблице
Блок инструментов «Стили»
С помощью меню «Стили» выберите подходящий стиль оформления текста. Если хотите применить его к существующему контенту, выделите соответствующий фрагмент и определите стиль. Чтобы использовать стиль для создаваемого контента, установите курсор на чистую строку и выберите подходящий вариант оформления. Например, вы можете использовать соответствующий стиль для заголовков.
Используем стиль «Заголовок 1»
Блок инструментов «Редактирование»
С помощью меню «Найти» вы можете быстро искать интересующий вас контент. Обратите внимание на доступ с помощью выпадающего меню к расширенным настройкам поиска.
Ищем потерявшийся контент
Функцию «Заменить» удобно использовать во время редактирования текста. Например, можно автоматически заменить в тексте слово «копирайт» на «копирайтинг». Для этого воспользуйтесь меню «Заменить», укажите нужные слова в полях «Найти» и «Заменить на».
Указываем нужные значения
Нажмите кнопку «Заменить все». После обработки запроса программа сообщит число выполненных замен.
Автоматически заменили четыре слова
Используйте функцию «Выделить» для быстрого выделения контента. Например, вы можете в два клика выделить весь текст, выбрать произвольные объекты или выделить фрагменты с одинаковым форматированием.
Быстро выделяем весь текст
С помощью функции «Свернуть ленту» вы можете спрятать инструменты управления программой. На панели останутся только вкладки.
Сворачиваем ленту
Чтобы вернуть инструменты на панель, раскройте любую вкладку и воспользуйтесь опцией «Закрепить ленту».
Закрепляем ленту
Как использовать возможности вкладки «Вставка»
На вкладке «Вставка» находятся инструменты, с помощью которых можно вставлять различные объекты в документ MS Word.
Блок инструментов «Страницы»
В меню «Титульная страница» можно выбрать шаблон титульной страницы для документа.
При необходимости добавляем к документу титульную страницу
С помощью функций «Пустая страница» и «Разрыв страницы» можно создать пустую страницу или перейти к новой странице. Например, если вам необходимо вставить пустую страницу между абзацами, установите между ними курсор и воспользуйтесь функцией «Пустая страница».
Создаем пустую страницу
Блок инструментов «Таблицы»
С помощью выпадающего меню «Таблица» вы можете вставить или нарисовать в документе таблицу. Это можно сделать несколькими способами.
Чтобы быстро добавить таблицу, воспользуйтесь графическим инструментом. Выделите с помощью курсора мыши необходимое количество ячеек в таблице. После этого установите курсор на выделенную область и нажмите левую кнопку мыши.
Создаем таблицу с помощью графического меню
Функция «Вставить таблицу» позволяет указать вручную число строк и столбцов. Также вы можете выбрать способ определения ширины столбцов.
Указываем количество столбцов и строк вручную
Функция «Нарисовать таблицу» позволяет выполнить соответствующее действие. Используйте ее для создания нестандартные таблиц. Например, вы можете нарисовать таблицу с разным числом ячеек в строках.
Рисуем таблицу
Чтобы определить свойства нарисованной таблицы, воспользуйтесь соответствующим меню.
Определяем свойства таблицы
С помощью меню «Таблицы Excel» можно вставить в документ MS Word таблицы из MS Excel. В меню «Экспресс-таблицы» вы найдете шаблоны таблиц.
Пользуемся шаблонами таблиц
Блок инструментов «Иллюстрации»
С помощью функции «Рисунки» вы можете вставить в документ изображение с жесткого диска компьютера. Меню «Изображения из интернета» позволяет найти подходящие фото в Сети.
Ищем фотографии в интернете
В результатах поиска приоритет отдается фото, распространяемым по лицензии Creative Commons.
Функция «Фигуры» поможет добавить в документ шаблонную фигуру, например, сердечко, звездочку или стрелку. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню откройте каталог и выберите подходящую фигуру.
Выбираем подходящую фигуру
С помощью курсора мыши определите размер и расположение фигуры в документе.
Выбираем расположение и размер фигуры
Оформите фигуру с помощью функций «Заливка», «Контур», «Эффекты».
Выбираем цвет заливки
Функция SmartArt позволяет вставить в документ графические объекты. С помощью выпадающего меню выберите тип и подходящий рисунок.
Выбираем тип объекта SmartArt
Установите курсор на элементы рисунка и добавьте текст.
Добавляем текст
Обратите внимание на возможность менять цвет объектов SmartArt.
Меняем цвет объектов
С помощью меню «Диаграмма» в документ можно добавить диаграммы. Обратите внимание на возможность выбора типа графика.
Выбираем тип диаграммы
Вставьте необходимые значения в таблицу данных.
Редактируем таблицу данных
С помощью меню «Снимок» вы можете сделать снимок области экрана и вставить его в документ. Для этого с помощью выпадающего меню выберите опцию «Вырезка экрана», а с помощью курсора мыши выберите область, которую хотите снять.
Быстро вставляем в документ снимок экрана
Блок инструментов «Надстройки»
В надстройках вы найдете магазин приложений Office. В нем есть платные и бесплатные инструменты для решения специальных задач. Чтобы выбрать подходящее приложение, нажмите на кнопку «Магазин» и воспользуйтесь поиском. Также вы можете просматривать инструменты по категориям.
Ищем приложения в магазине
Например, с помощью приложения MailChimp for MS Word вы можете создавать Email-кампании прямо в документе. Чтобы воспользоваться приложением, нажмите кнопку «Доверять». Возможности инструмента станут доступными после авторизации.
Авторизуемся в приложении MailChimp for MS Word
В меню «Мои приложения» отображается список установленных приложений. Вы можете удалить неиспользуемые и добавить новые инструменты.
Просматриваем установленные приложения
Функция «Википедия» позволяет искать информацию на соответствующем ресурсе непосредственно из документа MS Word. Также вы можете быстро вставить изображения из «Википедии» в документ.
Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку и выделите слово или термин, значение которого хотите найти. Для работы инструмента необходим доступ к интернету.
Ищем определение в «Википедии»
Чтобы вставить изображение, нажмите на знак «плюс», отмеченный на иллюстрации.
Вставляем в документ изображение
Также можно вставить в документ текстовую цитату из «Википедии». Для этого выделите нужный фрагмент и нажмите знак «плюс».
Выделяем текст и вставляем в документ Word
Инструменты мультимедиа
С помощью инструмента «Видео из интернета» вы можете вставить в документ соответствующие объекты. Чтобы воспользоваться функцией, нажмите кнопку «Видео из интернета», найдите видео с помощью поиска на YouTube или в Bing, выделите и вставьте объект.
Вставляем видео в документ
Теперь видео можно просмотреть в документе MS Word. Для этого понадобится доступ к интернету.
В Word’е можно смотреть видео
Функция «Ссылки»
С помощью выпадающего меню «Ссылки» можно вставлять в документ гиперссылки, закладки и перекрестные ссылки. Чтобы вставить гиперссылку, скопируйте URL веб-страницы в буфер обмена. Затем выделите фрагмент текста, который станет анкором ссылки.
Копируем URL и выделяем анкор
В выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Гиперссылка». Вставьте скопированный URL и нажмите кнопку «ОК».
Вставляем URL и сохраняем ссылку
Функция «Закладка» позволяет быстро переходить к отмеченным разделам текста. Чтобы добавить закладку, выделите нужный фрагмент текста, а в выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Закладки». Назовите закладку и нажмите «Добавить».
Добавляем закладку
Чтобы быстро перейти к заложенному контенту, выберите меню «Закладка», выберите нужную закладку и нажмите «Перейти».
Переходим к закладке
Функция «Примечание»
Функцию «Примечания» удобно использовать при групповой работе с документом. Чтобы добавить к тексту примечание, выделите фрагмент текста и нажмите отмеченную кнопку.
Добавляем примечание
Чтобы изменить, удалить или пометить примечание готовым, установите на него курсор и откройте контекстное меню с помощью правой кнопки мыши. Выберите необходимую опцию.
Помечаем, изменяем или удаляем примечание
Блок инструментов «Колонтитулы»
С помощью инструментов группы «Колонтитулы» можно добавить на страницы верхние и нижние колонтитулы, а также пронумеровать страницы документа.
Чтобы добавить верхний колонтитул, воспользуйтесь соответствующим меню. Выберите шаблон колонтитула.
Выбираем шаблон колонтитула
Введите текст. Для сохранения изменений закройте окно колонтитулов.
Вводим текст и сохраняем изменения
Чтобы удалить или изменить колонтитул, воспользуйтесь соответствующими опциями в меню «Верхний колонтитул».
Изменяем или удаляем колонтитул
Аналогичным способом можно работать с нижним колонтитулом.
С помощью функции «Номер страницы» можно пронумеровать страницы документа. Для этого с помощью выпадающего меню выберите расположение и шаблон нумерации.
Нумеруем страницы
Блок инструментов «Текст»
С помощью функции «Текстовое поле» можно выделить фрагмент текста в документе. Используйте его, если нужно оформить врезку, цитату, определение. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите шаблон текстового поля.
Выбираем шаблон текстового поля
Добавьте текст и сохраните изменения.
Добавляем текст
Функция «Просмотреть экспресс-блоки» позволяет вставить автотекст, свойства документа или поле. Например, вы можете вставить дату публикации, название, адрес и телефон организации и другие данные.
Вставляем в документ дату публикации
С помощью меню «Добавить объект WordArt» можно добавить в документ визуально привлекательную надпись. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. Выберите подходящий объект и добавьте текст.
Используем объект WordArt
Функция «Добавить буквицу» позволяет оформить абзацы с помощью выделяющейся заглавной буквы. Установите курсор в начале абзаца. С помощью соответствующего меню выберите расположение заглавной буквы. Обратите внимание на возможность изменять параметры буквицы. Вы можете выбрать шрифт, высоту и расстояние от текста.
Выделяем заглавную букву
Добавьте в документ строку для цифровой подписи. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. В открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.
Вставляем поле для цифровой подписи
Функция «Дата и время» поможет добавить в документ актуальную дату и время. Нажмите на соответствующую кнопку, выберите формат отображения даты и нажмите кнопку «ОК».
Функция «Объект» позволяет вставить в документ объекты или текст из файла. Чтобы вставить текст из файла, выберите соответствующую опцию в выпадающем меню. Найдите на жестком диске файл, текст которого хотите вставить в документ, и нажмите «Вставить».
Вставляем в документ объект или текст из файла
Блок инструментов «Символы»
Функция «Уравнение» поможет вставить в документ математическую формулу. С помощью выпадающего меню выберите стандартную формулу или перейдите к конструктору. Добавьте необходимые значения и сохраните изменения.
Используем конструктор формул
С помощью меню «Символ» в документ можно вставить отсутствующие на клавиатуре символы. Обратите внимание на возможность вставить дополнительные символы из диалогового окна.
Вставляем в документ специальные символы
Как использовать возможности вкладки «Дизайн»
С помощью инструментов вкладки «Дизайн» вы можете изменить оформление документа. Если хотите изменить стандартные настройки, начните с выбора темы.
Выбираем тему документа
Чтобы отменить изменения, воспользуйтесь опцией «Восстановить тему шаблона» или выберите тему «Стандартная».
В меню стили выберите подходящий по вашему мнению стиль.
Меняем стиль документа
Функция «Цвета» позволяет вручную настроить цвет шрифта основного текста, заголовков и гиперссылок. Вы можете выбрать стандартный набор цветов или указать цвета для разных элементов стиля самостоятельно.
Настраиваем цвета
С помощью меню шрифты можно быстро настроить шрифт для заголовков и основного текста. Вы можете выбрать стандартные пары или указать шрифт вручную.
Настраиваем шрифты
Меню «Интервал между абзацами» можно использовать для изменения соответствующих настроек. Есть возможность удалить интервал, выбрать стандартные или задать собственные значения.
Настраиваем интервал между абзацами
С помощью меню «Эффекты» можно выбрать дополнительные эффекты оформления. Функция «По умолчанию» будет полезна, если вы хотите применять настройки дизайна к новым документам.
Блок инструментов «Фон страницы»
Функция «Подложка» позволяет выбрать стандартную или настроить пользовательскую подложку. Чтобы задать параметры вручную, воспользуйтесь опцией «Настраиваемая подложка».
Настраиваем подложку
С помощью функции «Цвет страницы» можно изменить соответствующую настройку. Обратите внимание на опцию «Способы заливки». С ее помощью вы можете добавить на страницы текстуру, узор и рисунок.
Меняем цвет страницы
Функция «Границы страницы» позволяет добавлять на страницы границы. Используйте шаблонные или собственные настройки.
Как пользоваться возможностями вкладки «Разметка страницы»
Инструменты вкладки позволяют менять разметку страниц документа.
Блок инструментов «Параметры страницы»
Функция «Поля» позволяет выбрать стандартные или указать собственные параметры полей. Чтобы задать пользовательские значения, воспользуйтесь опцией «Настраиваемые поля».
Настраиваем поля
Функция «Ориентация» дает возможность выбрать книжную или альбомную ориентацию листов документа. С помощью меню «Размер» можно менять размеры листов. По умолчанию используется размер A4.
Меняем размер документа
В меню «Колонки» вы можете указать число колонок на листе. Функции «Разрывы» и «Номера строк» позволяют настроить разрывы страниц и добавить нумерацию строк соответственно. Меню «Расстановка переносов» дает возможность включить перенос слов со строки на строку по слогам. По умолчанию эта функция выключена. Не меняйте эту настройку без необходимости.
При необходимости включаем переносы
Блок инструментов «Абзац»
С помощью функции «Отступ» вы можете регулировать отступ от левого или правого края до абзаца. Чтобы воспользоваться функцией, установите курсор в начале выбранного абзаца и задайте значение отступа.
Уменьшаем отступ от левого края
С помощью функции «Интервал» можно изменить интервал между выбранными абзацами. Для этого установите курсор перед выбранным абзацем и установите значения.
Меняем интервал между выбранными абзацами
Блок инструментов «Упорядочение»
Функция «Положение» позволяет задать расположение объекта в тексте. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите выбранный рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.
Выбираем расположение объекта
Функция «Обтекание текстом» дает возможность выбрать способ обтекания объекта текстом. Чтобы протестировать инструмент, выделите рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.
Выбираем способ обтекания рисунка текстом
С помощью кнопки «Область выделения» вы можете вывести в область задач список объектов. С помощью функций «Выровнять», «Группировать» и «Повернуть» можно выполнить соответствующие действия с выделенными объектами.
Как использовать возможности вкладки «Ссылки»
С помощью инструментов на вкладке «Ссылки» вы можете управлять сносками, ссылками, добавлять оглавление, предметный указатель и таблицу ссылок.
Блок инструментов «Оглавление»
Функция «Оглавление» позволяет создать в документе оглавление. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите опцию «Автособираемое оглавление». Программа включит в оглавление заголовки всех уровней. Если выбрать опцию «Ручное оглавление», придется указывать названия разделов самостоятельно.
Добавляем в документ оглавление
Функция «Добавить текст» позволяет добавить или удалить из таблицы текущий заголовок. Функция «Обновить таблицу» дает возможность включить в оглавление новые разделы.
Блок инструментов «Сноски»
С помощью меню «Вставить сноску» вы можете добавить соответствующий элемент. Выделите фрагмент текста, к которому относится сноска, и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.
Вставляем сноску
С помощью функции «Вставить концевую сноску» можно добавить сноску в конец документа. Используйте выпадающее меню «Следующая сноска» и функция «Показать сноски» для быстрого перехода между сносками.
Блок инструментов «Ссылки и списки литературы»
С помощью меню «Вставить ссылку» вы можете сослаться на источник информации, например, на книгу. Установите курсор рядом с фрагментов текста, к которому относится ссылка. Нажмите соответствующую кнопку, в открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.
Ссылаемся на источник
С помощью функции «Управление источниками» можно редактировать список, сортировать и удалять источники.
Редактируем список источников
Выпадающее меню «Стиль» позволяет выбрать стиль ссылок. С помощью функции «Список литературы» в документ можно вставить соответствующую информацию.
Вставляем в документ список литературы
Блок инструментов «Названия»
Функция «Вставить название» позволяет добавить название или подпись к изображениям, таблицам и формулам в документе. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите нужный объект и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку. Добавьте информацию и сохраните изменения.
Добавляем подпись к изображению
С помощью функции «Список иллюстраций» вы можете добавить в документ соответствующую информацию.
Добавляем в документ список иллюстраций
С помощью меню «Перекрестная ссылка» добавьте в текст перекрестные ссылки на абзацы, рисунки и другие объекты.
Блок инструментов «Предметный указатель»
Функция «Пометить элемент» позволяет добавлять объекты в предметный указатель. Чтобы использовать инструмент, выделите объект, например, фрагмент текста или рисунок, воспользуйтесь соответствующим меню и заполните информацию.
Добавляем элемент в предметный указатель
С помощью меню «Предметный указатель» настройте отображение предметного указателя в документе.
Блок инструментов «Таблица ссылок»
С помощью функции «Пометить ссылку» можно включить соответствующий элемент в таблицу. А функция «Таблица ссылок» позволяет вставить в документ список ссылок.
Помечаем ссылки и строим таблицу
Как использовать возможности вкладки «Рассылки»
Инструменты вкладки помогут организовать физическую и электронную рассылки.
Блок инструментов «Создать»
Функция «Конверты» позволяет корректно добавить информацию на бумажные конверты. Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную кнопку и добавьте необходимую информацию. Теперь можете напечатать данные на конверте. Обратите внимание на поле «Подача». Здесь указан способ подачи конверта в принтер.
Печатаем информацию на конверте
Функция «Наклейки» поможет корректно напечатать информацию на наклейках для посылок, конвертов, CD.
Блоки инструментов «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение»
Функция «Начать слияние» позволяет отправить сообщение нескольким получателям. Например, можете отправить письмо или электронное сообщение. Для этого нажмите кнопку «Начать слияние» и выберите опцию «Пошаговый мастер слияния». Следуйте подсказкам в области задач.
«Пошаговый мастер слияния» объединяет инструменты групп «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение».
Используем «Пошаговый мастер слияния» с помощью подсказок в области задач
Выберите тип документа и нажмите «Далее».
Выбираем тип документа
Выберите основу для создания письма: текущий документ, шаблон или существующий документ. Создайте список получателей. Для этого выберите опции «Создание списка – создать» и введите данные.
Создаем список получателей
Напишите сообщение, просмотрите его и завершите работу с мастером. Теперь можете напечатать объединенный документ или отправить его в виде электронного сообщения.
Завершаем слияние
Как использовать возможности вкладки «Рецензирование»
Используйте вкладку «Рецензирование» для правок и оценки документа.
Блок инструментов «Правописание»
С помощью отмеченной на иллюстрации кнопки можете запустить штатное средство MS Word для поиска ошибок и опечаток. Обратите внимание, программа «видит» не все ошибки, а также иногда предлагает исправления там, где ошибок нет.
Проверяем правописание с помощью штатного инструмента MS Word
Функция «Определить» поможет определять значение неизвестных слов. Обратите внимание, для использования инструмента необходимо выбрать в магазине приложений словарь и установить его. Меню «Тезаурус» позволяет подобрать синонимы к выделенным словам. Функция «Статистика» показывает число слов, знаков, абзацев и строк в документе или его фрагменте.
С помощью тезауруса ищем синонимы
Блок инструментов «Язык»
Меню «Перевод» позволяет автоматически перевести выделенное слово или фразу. Выделите интересующий вас контент и воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой.
Автоматически переводим слово на английский язык
Функция «Язык» позволяет выбрать язык проверки правописания, а также настроить языковые параметры.
Блок инструментов «Примечание»
С помощью инструментов блока можно добавлять, просматривать, редактировать и удалять примечания. Обратите внимание, примечания можно создавать также с вкладки «Вставка».
Работаем с примечаниями
Блоки инструментов «Запись исправлений» и «Изменения»
С помощью функции «Исправления» можно отслеживать внесенные в документ изменения. Обратите внимание на меню «Область проверки». Оно позволяет выбрать способ отображения списка изменений: внизу или сбоку от документа.
Отслеживаем внесенные изменения
Инструменты блока «Изменения» позволяют принимать или отклонять изменения, а также переходить к предыдущему или следующему исправлению.
Функция «Сравнить» дает возможность сравнивать версии документов и объединять исправления нескольких пользователей. Функции «Блокировать авторов» и «Ограничить редактирование» защищают документ от нежелательных для вас действий других пользователей.
Как использовать возможности вкладки «Вид»
Инструменты вкладки «Вид» позволяют настроить отображение документа.
Блок инструментов «Режимы просмотра»
С помощью инструментов блока можно выбрать режим просмотра страницы. Например, вы можете просмотреть структуру документа.
Просматриваем структуру документа
Блок инструментов «Показ»
С помощью инструментов группы можно включить отображение линейки, сетки и области навигации. Последняя функция позволяет быстро переходить к нужному разделу документа.
Включаем отображение линейки, сетки и области навигации
Блок инструментов «Масштаб»
Функция «Масштаб» помогает выбрать произвольный масштаб отображения документа. Функция «100 %» позволяет вернуться к стандартному масштабу в один клик.
Меняем масштаб и возвращаемся к стандартному режиму
Функции «Одна страница» и «Несколько страниц» настраивают отображение на экране одной или нескольких страниц соответственно. Меню «По ширине странице» увеличивает ширину страницы до ширины окна.
Увеличиваем ширину страницы
Функция «Новое окно» открывает текущий документ в новом окне. Это удобно, если вы редактируете контент и хотите сверяться с оригиналом. Функция «Упорядочить все» объединяет несколько документов в одном окне. Функция «Разделить» необходима, чтобы в одном окне работать с разными частями документа.
С помощью функции «Рядом» вы можете расположить два документа в одном окне рядом друг с другом. Это удобно при необходимости сравнить содержание.
Сравниваем содержание документов
С помощью функции «Перейти в другое окно» можно быстро переходить в другие открытые документы.
Функция «Макросы» автоматизирует часто выполняемые задачи. Чтобы воспользоваться инструментом, необходимо создать макрос. Например, представьте, что вам часто приходится выделять фрагменты текста полужирным курсивом. Чтобы выполнять это действие автоматически, создайте макрос. Действуйте так:
- Выделите произвольный фрагмент текста. В выпадающем меню «Макросы» выберите опцию «Запись макроса».
Создаем макрос
- Выберите способ запуска макроса: с помощью кнопки на панели инструментов или сочетания клавиш на клавиатуре.
- Задайте сочетание клавиш для активации макроса.
Задаем сочетание клавиш
- Нажмите кнопку «Назначить» и выполните команды, которые необходимо включить в макрос. Для этого перейдите на вкладку «Главная», выберите выделение полужирным и курсивом.
- Вернитесь в меню «Макросы» и остановите запись.
- Проверьте работу макроса. Для этого выделите фрагмент текста и нажмите заданное сочетание клавиш.
Проверяем работу макроса
Дополнительные трюки для повышения эффективности работы с MS Word
Ниже вы найдете список лайфхаков, с помощью которых можно быстро решать стандартные задачи при работе с MS Word:
- Используйте контекстное меню. Оно вызывается щелчком правой кнопки мыши.
Вызываем контекстное меню
Чтобы выделить абзац, трижды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову.
Чтобы вставить на страницу текст-заполнитель, напишите следующие символы: =lorem(2,2). С помощью цифр в скобках определите количество абзацев и строк заполнителя. Если заменить «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.
Вставляем текст-заполнитель
- Чтобы быстро создать надстрочную или подстрочную надпись, выделите нужное слово и нажмите сочетание клавиш «Ctrl +» или «Ctrl Shift +» соответственно.
- Чтобы выделить предложение, нажмите Ctrl и установите курсор на любом слове.
- Выбирайте тип сохраняемого файла. Например, вы можете сохранить данные в формате PDF. Для этого выберите опцию «Сохранить как» и выберите нужный тип файла.
Выбираем тип файла при сохранении
- Чтобы создать горизонтальную линию, введите три дефиса подряд и нажмите клавишу Enter.
- Чтобы напечатать тире, воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt + 0151.
- Чтобы быстро переместить фрагмент текста, выделите его, нажмите F2, установите курсор на место вставки и нажмите Enter.
Источник: Texterra
Introduction to Microsoft Word Editing Tools
The Microsoft word editing tools are defined as the editing toolbar, in which the content can be added or edited by using the toolbar, and it allows to access the toolbar that adds the functionality of it in their content, it provides access to the commonly used functionalities in word processing application and powerful documentation software, where making changes like editing, formatting, inserting or deleting text, copying or moving text, replacing text, resizing the window, linking with other web pages, creating a new document, etc, operations can performed and by moving the mouse over icons it will show a description about its functionality.
Tools for Microsoft Word Editing
Microsoft word provides commonly used functionalities that are given below:
1. Format text
The Formatted text has commands to perform formatting tasks which are found on the home tab in the font group. When we want to format the text then first we have to select the text which we want to format, if want to format a single word then double click on it, we can also select a line of text, and then select an option to change the font, font size and we can make the text bold or italic or underline. In formatting text, head style, can make words bold text or italic text, also can underline the text, highlight the text, can make an unordered list and ordered list, we can change alignment as left or right or at the center.
2. Insert hyperlink(link)
The hyperlink in a document has a different color than other texts and it is underlined. A hyperlink in a document helps the reader to jump from one place in the document to a different file or website or go to the new emails.
We can add or delete hyperlinks in the word document. If we want to add a link in the document, first we have to select text or image which want to link, then right-click on the selected text or image choose the ‘Hyperlink’ option, link or hyperlink is depend on the version, after that, we have to select the type of destination which we want to link, it has some information that has to fill correctly, choose an option ‘Existing file or Web page’, go to the ‘Address’ text box then enter URL, then choose ‘Place in this document and select a location within the document, so now click on ‘Create new document’ go to the text box ‘Name of the document’ and enter the name, there is an edit section in which we can choose whether we want to edit the document now or later.
Then choose ‘Email address’ and click on the text box of ‘Email address’ then we can enter the email address to which the reader can send an email. There is also a ‘Type of subject’ option we can subject type and then click on ‘Ok’. The text now shows up as a hyperlink in the document.
3. Edit and Remove links
For editing the link first select the link which we want to edit and then select the Insert/edit link option, update the web address and then click on the ‘Create link’. We can remove or delete the existing hyperlink, for deleting the hyperlink right-click on it and click on the ‘Remove hyperlink’.
4. Copy and paste from word
The copy and paste function from the word we can use to remove the hidden Microsoft characters which may affect how our document will appear. To select and copy the word content, click on the ‘Paste’ special function button, select or tick on the bullet ‘Paste from Microsoft word’ then paste our word text in the text box and then click on ‘Complete paste’.
5. Add a table
A table is a combination of rows and columns and the intersection of rows and columns is called a cell. To create or insert a table in the document click on the ‘Insert’ tab which is on the ribbon then click on ‘Table’, the insert table window will be opened, we have to select the size of the table in columns and rows, and then click on ‘Ok’. When the table is created the ‘Tab’ key can be used to move from one cell to the other, by pressing the tab key new row is created, if we want to move one cell back in the table then we can ‘Shift+Tab’ keys, the arrow keys allow we to go up, down, left, right.
6. Edit a table
Microsoft word editing tools allow us to edit a table, if we want to edit a table then first we have to select a cell in which we want to edit then click on the table icon it will give some options out of them select ‘Edit table’ so that we can change the general setting of the table. While editing if we want to add a new row then click on the insert below or insert above, for adding the column click on the insert left or insert the right column button. We can also delete columns or rows from the table.
7. Html editor
We can also edit our text by using Html editor, this function is also provided by Microsoft word editing tools. To get the Html view and to edit text, click on the ‘File’ tab then click on ‘Open’, then we can browse the web page file, double click on the file name, our web file opens as a plain text file which has Html code.
8. Resize the edit window
We can also resize the edit window, it has resized button. By clicking on the resize button we will get the full-screen view of the edit window, to return its normal view, click on the same button.
Conclusion
In this article, we conclude that Microsoft Word is a powerful word processing application that has wonderful tools to get reader’s attention, also it has various features where we can do formatting, editing, searching, insertion of images as per the user’s requirement, which keeps track of our various commands that we use to create the document.
Recommended Articles
This is a guide to Microsoft Word Editing Tools. Here we discuss the various tools for editing in Microsoft word in a detailed explanation. You may also have a look at the following articles to learn more –
- Video Editing Tools
- Microsoft Word Shortcut Keys
- Microsoft Word Features
- VMware Tools
This Microsoft Word beginner guide provides free & basic lessons, tutorials & fundamentals for learning MS Office Word software. Microsoft Word is everyone’s favorite text editor. With so many features, it can meet all your requirements. It may look complicated to use initially, but once you get the hang of it, things start falling in place. This blog post is for those who want to learn the basic functions and features and know more about Microsoft Word.
To start the Microsoft Word application, click on the START button > Microsoft Office > Word or simply search for ‘Word’ in the search box and then click on the result. Once it is opened, select New document.
This is how the opened blank Microsoft Word document will look like.
Now let us take a look at the features that it has to offer.
1] Title and the Quick Access Toolbar
At the top, you have the Title of the document, the Quick Access Toolbar and a few other functions such as Minimize, Restore Down / Maximize, Close and Ribbon Display Options.
In the Quick Access Toolbar to the left of the Title Bar, you will find the Save button (Ctrl+S), wherein you can save the document in the desired folder; the Undo Typing button (Ctrl+Z); the Repeat Typing button (Ctrl+Y); and the Customize Quick Access Toolbar, wherein you have the various commands as shown in the image below.
In the Ribbon Display Options, it is possible to Auto-hide the ribbon, show the ribbon tabs only or show the tabs and commands all the time. Refer to the image below.
Below the Title Bar, you will see what is called the Ribbon which consists of various tabs such as File, Home, Insert, Design, Layout, References, Mailings, Review, View, Help, Search. Now let us go through every Tab and its commands.
2] Home
The Home tab is the default tab in Microsoft Word. This tab comprises of features related to the clipboard, font, paragraph, styles, and editing.
In the Clipboard section, you will find commands such as copy, cut and paste. Next, we have the Font section. Here you can change the font and the font size for your text, change the case, apply bold or italic formatting, underline, change the font color and highlight text and also add various text effects and typography. Go ahead and explore all the different options to make your text look great and innovative!
The Paragraph section includes the alignment options where you can choose to align your text in the center, left, right or justify it (that is, evenly distribute the text between the margins).
You can add or remove borders, increase or decrease indent, adjust the line and paragraph spacing, and also add bullets and numbers from the bullets and numbering libraries.
You can also create a multilevel list to organize items or create an outline.
From the Styles section, you can select any style of your choice to change the way your document looks. In the Editing section, you can find text or any content in the document and also replace a specific word or text with something else.
3] Insert
The next tab is the Insert tab.
You can add a stylish cover page from the numerous styles available to make your document look more professional and also add a blank page from the Pages section. Another important feature is inserting a table, a picture from your picture gallery, an online picture from the web, shapes, 3D models, charts, SmartArt and screenshots from the Tables and the Illustrations section. Refer to the images below for guidance.
You can insert Tables.
You can insert Shapes.
You can insert SmartArt – and more!
In the Header & Footer section, you can add a built-in header and a footer or from online sources. You can also add page numbers to your document.
Similarly, there are a lot of other features and commands in the Add-ins, Media, Links, Comments, Text and Symbols sections.
4] Design
The Design tab comprises of commands related to Document Formatting and Page Background. To make your document look more consistent and classy, choose the right theme of your liking from the various options available. Additional features include colors, fonts, effects, and paragraph spacing.
If you wish to go for a splash of color for the document background, you can change the page color as well, add Watermark and page borders.
5] Layout
In this tab, in the Page Setup section, you can adjust margins for the entire document or for a particular section; and also customize it. You can change the Page Orientation to Landscape or Portrait; choose the page size for your document, and add or remove columns.
You can also decide the Size for the document.
Find the settings to increase or decrease the Indent and Spacing in the Paragraph section.
Other features related to the placement of text and pictures, grouping multiple images and rotation options will be found in the Arrange section.
6] References
In the References tab, you will find different commands related to the table of contents, footnotes, research, citations and bibliography, captions, index and table of authorities.
7] Mailings
Here, you will find settings that will help you to create envelopes and labels, start the mail merge wherein you can send it to multiple recipients, write and insert fields, preview results and finish mail merge.
8] Review
The Review tab includes various functions related to proofing, speech, accessibility, language, comments, tracking, changes, compare, protect and ink. Out of all these, the Spelling and Grammar function (F7) is of utmost importance. Do check for spelling and grammatical errors after you are done writing your document.
9] View
In the View tab, you can change the views such as Read Mode, Print Layout, Web Layout, etc. Feel free to explore the additional features from the immersive, page movement, show, zoom, window, macros, and SharePoint sections.
10] Help
In the Help tab, you can contact an office support agent and give feedback.
11] Search
In the Search tab, you can type any feature that you are looking for and get help.
12] File
In the File tab, you can save the document, print and share the document, and also publish it.
In this post, I have tried to cover all the basic and useful features and functions of Microsoft Word.
This is my first blog post and I hope it was helpful to you. Your suggestions are most welcome.
Do try out all these features in order to make your MS Word document absolutely presentable and perfect!
Next, you might want to take a look at our Microsoft Word Tips And Tricks post.
A header is the top margin of each page, and a footer is the bottom margin of each page. Headers and footers are useful for including material that you want to appear on every page of a document such as your name, the title of the document, or page numbers.
Starting Microsoft Word[edit | edit source]
To open Microsoft Word: First click on your «Start» button. Next click on All Programs. You will probably need to scroll to find the Microsoft Office program menu. When you do click on Microsoft Word this will start the program. Note: Microsoft Word 2016 is the most recent perpetual version released.
(Since Office 2016, the apps do not lie in the Microsoft Office folder; to open Word, you’ll have to look at ‘W’. In Windows 7, this is before the listing of folders.)
Alternatively, look on your Desktop for an icon shortcut to Word, click this (or if this doesn’t work, double-click).
Basic Rules for formatting text[edit | edit source]
To change the formatting of text, highlight the text you wish to change and then choose your formatting options.
You may want to increase the font size, change the font color, change the font design.
To change the formatting, including the font size, font, color, and many other properties.
- right click on the selection and choose what you’d like to change
- use the toolbar (1997 — 2003 versions) or
- Select the options on the Format Menu to change
Word 2007 and later uses tabs and ribbons to interface (interact) with users.
To change text formats, be sure you have clicked the Home tab and are using the options found in the Font grouping.
If you change the formatting options without any text being selected, then these options will apply to any further text entered after that point in the document.
Parts of Word Screen[edit | edit source]
| Parts | Function |
|---|---|
| Title Bar | Displays the program name, and the name of current document displayed or being edited. |
| Menu Bar | Contains the names of the command menus currently available. |
| Standard Toolbar | Contain buttons that provide shortcuts for the most commonly used Word Features, such as opening and printing document. |
| Formatting Toolbar | Contains buttons and drop-down lists that you use to modify the appearance of selected text. |
| Ruler | It shows the width of your text, as well as any indents or tabs. |
| Document Window | Displays the documents you create and edit. |
| Insertion Point | It is blinking vertical line at the upper left corner of a new document. |
| Endmark | It indicates the end of the document. |
| Scroll Bars | It is one of the main ways to navigate through a document. Appear along the right side and bottom edges of the document window. Each scroll bar contains two scroll arrows and scroll box, which you can use to move vertically and horizontally through a document. |
| Status Bar | Displays the necessary information about the active document such as page. |
| Minimize Button | It is used to temporary hide word (to shrink it to an icon on the taskbar). |
| Maximize Button | It is used to enlarge MS-Word to full screen. |
| Close Button | It is used to exit or quit MS-Word. |
Entering Text[edit | edit source]
When you start MS-Word for Windows, you see a blank area. (This blank area is called a Normal Template). To work effectively with Word, you must understand that every Word Document is based on template.
- The Blinking Vertical Line that marks the insertion point, the location where text you type will be inserted into the document and where certain editing actions will occur.
- The horizontal line is the end-of-document marker.
There are a number of different views available for working on the text, available on the View menu. The simplest is the ‘Normal’ view, while the most complex view, but the best for working on heavily formatted pages is the ‘Print layout’ view.
[edit | edit source]
When you work with MS-Word for Windows, you give it commands to instruct the program to carry out the desired tasks. Commands are usually entered by means of menus. MS-Word for Windows has three types of menus:
- The Main Menu is displayed in the menu bar, on the second line of the screen.
- A Pull-down Menu is a list of commands associated with each choice on the main menu. When you choose a command on the main menu, its pull-down menu is displayed.
- A Context Sensitive Menu is pop-up screen when you right-click the mouse. Wherein it shows a list of commands to work with.
Dialog Boxes[edit | edit source]
When MS-Word for Windows needs additional information to carry out a command, it displays a dialog box. Dialog boxes contain a number of components, but mainly contain only some of these components.
Components of Dialog Box[edit | edit source]
- A dotted outline or highlight bar indicate the current dialog box item.
- The title bar gives the name of the dialog box, which is the command used to display the dialog box.
- A text box is used to enter and edit text information.
- A list box displays a list of items from which you can choose. If the list is too big to display at one time, a vertical scroll bar lets you scroll up or down the list.
- The command buttons to either confirm or cancel the dialog box.
Working With A Document[edit | edit source]
MS-Word is used by people with widely varying levels of skill and experience, and there are often several different ways to do some tasks. Most commands are available through the Menu and sub menus. For frequently used commands, there are often iconic shortcut buttons on the Tool bars that can be selected with the mouse. For people with better keyboard skills or experience, there are keyboard shortcuts, often using the Control (CTRL), Shift (SHFT) or Alternate (ALT) keys on the PC and Command or Option keys of the Macintosh.
Create a New Document[edit | edit source]
- Choose File ➪ New from the menu bar.
- This may ask you to select which document template to use for the new document.
- Click the New Blank Document button of the tool bar.
- Press CTRL + N on the keyboard. (Depress and hold CTRL, Press and release ‘N’)
Open an Existing Document[edit | edit source]
- Choose File ➪ Open from the menu bar.
- Click the Open button on the toolbar.
- Press CTRL + O on the keyboard.
NOTE: Each method will show the Open dialog box. Select the drive the file was saved on, choose the file, and click the Open button.
Save a Document[edit | edit source]
- Select File ➪ Save from the menu bar.
- Click the Save button on the toolbar.
- Press CTRL + S on the keyboard.
Navigate to the location where you would like to save the document. Make a note of the drive where the document is saved for future reference. To save an existing open document under a different name, select ‘File ➪ Save As’.
Renaming a Document[edit | edit source]
To rename an existing, but not open, Word document while using the program,
- Select File ➪ Open (or press CTRL + O on the keyboard) and find the file you want to rename.
- Right-click on the document name with the mouse and select Rename from the shortcut menu.
- Type the new name for the file and press the ENTER key.
Working with Multiple Documents[edit | edit source]
Several documents can be opened simultaneously if you are typing or editing multiple documents at once. All open documents are listed under the Windows menu. The current document has checkmark beside the filename. Select another name to view another open document or click the button on the Windows taskbar at the bottom of the screen.
Closing a Document[edit | edit source]
- Selecting File ➪ Close from the menu bar
- Click the close window icon if it’s visible on the menu bar
- Press CTRL + W or CTRL + F4 on the keyboard.
Exiting Word[edit | edit source]
- Choose the File ➪ Exit on the menu bar.
- Click the Close button align with the title bar.
- Press ALT + F4 on the Keyboard.