Microsoft excel xml что это

XML-файл содержит в себе данные, из которых можно автоматически создать удобную таблицу. Сегодня покажу, как превратить xml в Excel: в самой программе Майкрософт Эксель и онлайн-конвертерах, на случай если у вас нет приложения для управления таблицами.

Что такое форматы XML, XLS, XLSX, XLSM: какой выбрать для сохранения

XML – это язык разметки, используется на веб-страницах и является базовым форматом офисного инструмента Excel. Если открыть файл с расширением xml в Ворде или другом редакторе, появится текст-структура, чем-то похожая на html. Она будет непонятна обычным пользователям, но информативна для разработчиков.

Если говорить простым языком, XML – это структурированный набор данных, из которых можно автоматически сделать удобную таблицу с ячейками, столбцами и строками.

XLS и XLSX – это основные форматы таблиц Excel. Первый – более устаревший, второй – более новый, основан на формате XML.

У XLSX больше преимуществ, чем у простого XLS. Именно в нем рекомендуется сохранять таблицы. Почему: файлы XLSX легче переносить в другие приложения, они менее подвержены повреждению и имеют меньший вес. Недостатков у нового расширения два: файлы могут дольше сохраняться и запускаться, их нельзя открыть в старых Excel 2003 года (XLSX стал форматом по умолчанию в версиях Эксель 2007 и выше).

У файлов Excel есть и другие, менее популярные расширения:

• XLSM – поддерживает макросы. Если в вашей таблице они есть, выбирайте этот формат.
• XLSTX – таблица, сохраненная в виде шаблона, который можно использовать как отправную точку для других ваших книг Эксель.
• XLSTM – тот же файл-шаблон, только с поддержкой макросов.
• XLSB – формат, который тоже работает с макросами. Подходит для больших таблиц с десятками тысяч строк. Размер файла уменьшается чуть ли не в два раза, а работа с ним при этом ускоряется. Недостаток – открывается только в Excel. Большинство альтернативных программ не запустят этот файл.

Microsoft Excel

Excel спокойно запустит файл xml, превратив структурированные данные в удобную пользовательскую таблицу. А уже открытую книгу с заполненными ячейками можно сохранить в формате xlsx – в самом интерфейсе Excel.

Обычное сохранение в xlsx

Способ подойдет для простых таблиц. Для сложных лучше использовать следующий метод с импортом данных в меню разработчика.

Инструкцию сделала на примере Excel 2016. В зависимости от версии программы названия разделов и последовательность шагов могут отличаться, но в целом ход действий будет одинаковым.

Что нужно сделать для перевода xml в Эксель:

1. Запустите Microsoft Excel через ярлык на рабочем столе или в меню «Пуск».
2. Также можно открыть панель поиска по системе и отыскать иконку приложения там.
3. Попробуйте найти ваш файл xml в списке последних документов. Если там его нет, нажмите «Открыть другие книги», чтобы сразу запустить поиск файла в «Проводнике Windows». Либо нажмите «Пустая книга» – на экране появится пока что пустая таблица.
4. Кликните «Файл», если запустили пустую книгу.
5. Перейдите в раздел «Открыть» и кликните «Обзор».
6. Выберите папку, выделите файл и щелкните снова «Открыть».
7. Или просто отыщите xml на жестком диске ПК и перетащите его на пустую таблицу в окне Excel.
8. Выберите режим просмотра: «Xml-таблица» или «Книга, доступная только для чтения». Нажмите «ОК».
9. При желании поставьте галочку «Больше не показывать это сообщение» и щелкните «ОК». Программа создаст схему на основе данных из текущего xml.
10. При необходимости внесите изменения в таблицу и кликните «Файл».
11. Зайдите в «Сохранить как». Выберите папку в списке справа или щелкните «Обзор».
12. Укажите папку для сохранения таблицы, при желании смените имя. Затем раскройте меню «Тип файла».
13. Выберите формат: xlsx, xls, xlsm и т. д. Нажмите «Сохранить».
14. В выбранной папке (в моем случае на рабочем столе, так как я указала «Desktop» для сохранения) появится файл с иконкой Excel. Теперь вы можете запускать документ, как и все другие файлы на ПК – двойным щелчком левой кнопки мыши.

Импорт данных через меню разработчика

Если конвертация таблицы прошла некорректно в предыдущем способе, тогда используйте полноценный импорт данных. Эта функция находится в меню разработчика, которое по умолчанию отключено.

Как его включить и запустить импорт:

1. Откройте Excel с помощью ярлыка на рабочем столе или в «Пуске». Создайте пустую книгу. Также можно запустить любую таблицу, хранящуюся на ПК, если вдруг не нашли ярлык пустого окна программы. Раскройте меню «Файл». Перейдите в «Параметры».
2. Зайдите в раздел «Настроить ленту». Поставьте галочку «Разработчик». Нажмите «ОК».
3. Теперь перейдите в саму вкладку «Разработчик», которая появилась вверху рядом с другими привычными разделами. Щелкните «Импорт».
4. Найдите и выделите файл xml. Кликните «Импорт».
5. Нажмите «ОК».
6. Если вы ранее запустили пустой лист с помощью ярлыка Excel, оставьте отмеченным пункт «В XML-таблицу в существующей книге» и выберите левую верхнюю ячейку, с которой должна начинаться ваша таблица. Можно вручную прописать адрес ячейки в поле или выбрать ее в самой книге. Если вы ранее открыли существующую таблицу, выберите пункт «В XML-таблицу в новой книге». Нажмите «ОК».
7. На экране появится содержимое документа xml. При необходимости внесите какие-либо изменения. Далее для сохранения кликните по дискете либо по меню «Файл» – «Сохранить как».
8. Нажмите «Обзор».
9. Укажите папку для сохранения, новое имя файла, выберите тип файла. Нажмите «Сохранить».

Онлайн-сервисы для конвертации

Если конвертация с помощью Excel не сработала должным образом, попробуйте преобразовать файл на специальных сайтах. Сервисы также пригодятся, если у вас на ПК нет программы Эксель, а сконвертировать документ нужно срочно.

Регистрироваться на сайтах необязательно. Просто загружаете один или несколько файлов, выбираете формат таблицы и скачиваете готовый документ Excel.

Convertio

Convertio преобразует самые разные виды файлов: картинки, видео, текстовые документы, таблицы, шрифты, презентации, электронные книги, архивы. Всего на счету у сервиса более 300 форматов.

Три способа загрузки файлов: с жесткого диска ПК, из облачных хранилищ Dropbox и Google Drive.

Есть лимиты бесплатной версии. Общий вес загружаемых файлов не должен превышать 100 Мб за один раз. Стоимость подписки: от 10$ до 26$ в месяц в зависимости от тарифа.

Как пользоваться:

1. Перейдите на сайт Convertio и выберите способ загрузки файла: с жесткого диска ПК (папка с лупой), из «облака» Dropbox или Google Drive. В первом случае найдите xml-документы в «Проводнике Windows». В последних двух – сначала предоставьте доступ к хранилищу, написав логин и пароль от него.
2. Подождите, пока файл загрузится на сайт. Далее раскройте меню «в». Либо добавьте еще файлов с помощью специальной кнопки, если про какие-то забыли в предыдущем шаге.
3. Укажите один из форматов Excel: xlsx, xls. Они расположены в разделе «Документ». Нажмите на красную кнопку «Конвертировать», чтобы запустить преобразование.
4. Подождите, пока закончится конвертация. Если файл большой, возможно, понадобится больше времени. Преобразование продолжится даже если вы закроете страницу или перейдите в другую вкладку браузера. Если боитесь потерять сайт, скопируйте адрес в буфер обмена ПК с помощью специальной ссылки под файлом.
5. Когда появится кнопка «Скачать», нажмите на нее и укажите папку для сохранения таблицы. Если у вас в браузере отключена функция ручного выбора каталога, файл автоматически скачается в папку «Загрузки» или в любую другую, установленную в настройках веб-обозревателя. Документ будет храниться на сервере Convertio в течение суток. В любой момент этого срока вы можете перейти в раздел «Мои файлы» (функция доступна даже без регистрации) и еще раз загрузить таблицу на ПК.

Aconvert

Сервис Aconvert предлагает на выбор два способа загрузки. Первый – классический, с жесткого диска ПК (кнопка «File»).

Второй – по ссылке в интернете. Если ваш xml-документ опубликован в сети, вы можете просто вставить ссылку на него в меню «URL».

Послужной список форматов тоже внушительный. Базу данных xml можно сконвертировать не только в xls и xlsx, но и в другие виды: pdf, doc, ppt, rtf, odt, xps и т. д. Сервис полностью бесплатный. Купить подписку никто не предлагает.

Обработать за раз можно только один файл. Конечный документ будет в таблице «Результаты конверсий». Чтобы перейти к скачиванию, кликните по стрелке.

На открывшейся странице появится QR-код. Вы можете отсканировать его смартфоном – тогда эта же страница откроется в мобильном браузере, сможете скачать документ на телефон. Файл можно отправить в ваше облачное хранилище: Dropbox, Google Drive, One Drive. Также разрешается сжать файл перед загрузкой, если есть требования к его весу. Вверху будет отображаться обратный отсчет – через сколько времени обработанный файл автоматически удалится с сервера Aconvert.

Чтобы скачать xls-таблицу на ПК, кликните по ссылке «URL-адрес файла».

Откроется страница Яндекса с предпросмотром таблицы. Щелкните по стрелке, чтобы запустить загрузку либо сохраните документ на Яндекс Диске.

Aspose

У Aspose еще больше способов загрузки. Можно добавить файл с ПК, вставить ссылку на него в интернете или выбрать документ из «облака» (Dropbox, Google Drive).

XML можно перевести в xls, xlsx, xlsm, xlsb, xlt, xltx, xltm, pdf, png, jpg, html и многие другие форматы. Одновременно можно обработать до 10 файлов.

Готовые таблицы скачиваются на ПК либо помещаются в те же облачные хранилища Dropbox, Google Drive. Также разрешается отправить ссылку на скачивание файлов по электронной почте. Обработанные документы хранятся на сервере Aspose в течение 24 часов. Сервис бесплатный. Подписку оформить никто не предлагает.

***

Если на вашем ПК установлена программа Excel, используйте ее как конвертер xml. Заодно можете внести какие-либо изменения в документ. Если таблица относительно простая, используйте обычное сохранение. Если сложная и большая – лучше запустить импорт данных в меню разработчика.

За неимением Эксель можно всегда использовать онлайн-конвертеры. Они работают без регистрации. Для одновременной обработки нескольких файлов возьмите Convertio или Aspose. Aconvert позволит открыть предпросмотр таблицы перед скачиванием.

Немного об Excel и XML

Итак, прежде чем узнать, как открыть, создать или перевести файл XML в Excel и обратно, давайте поближе познакомимся с типами этих файлов. Здесь нужно сразу отметить, что документы Excel имеют множество форматов, в то время, как XML — и есть формат файла. Поэтому не стоит путать эти два понятия.

Программа Microsoft Excel является специальной утилитой, предназначенной для создания и редактирования таблиц. С ними вы уже можете делать всё что угодно: создавать базы, диаграммы, формулы и другие типы данных. Это очень мощный инструмент, поэтому все его возможности мы обсуждать не будем. Сегодня наша цель несколько другая, и мы не станем отходить от темы сегодняшней дискуссии.

Файлы XML, для более простого понимания, предназначены для хранения, обмена различных данных между утилитами. Особенно часто пользуются этим языком разметки при передаче информации через интернет. И когда вам нужно перенести табличные данные из Экселя на сайт, например, то вам нужно будет преобразовать свой документ, чтобы он правильно отображался. Поэтому давайте не будем оттягивать момент истины и сразу приступим к выполнению операции.

Как преобразовать Excel в XML

Дорогие друзья, на самом деле преобразование файлов является достаточно простым занятием. Однако, у некоторых пользователей могут возникнуть проблемы при переносе данных, поэтому сегодня мы с вами рассмотрим несколько способов для осуществления нашего замысла. Поэтому набираемся терпения и приступаем к действиям:

1. Самый простой способ, который может не сработать в некоторых случаях, это сохранение файла в нужном формате в самой программе Microsoft Excel. Для этого откройте необходимый документ в этом приложении. Затем нажмите на кнопку «Файл» (рассматривается на примере Office 2013, в других версиях процесс сохранения может несколько отличаться) в верхнем левом углу окна Экселя, затем пункт «Сохранить как», после чего выберите место сохранения документа, дайте ему имя и во вкладке типа файла укажите «XML данные». После этого проверьте, правильно ли всё у вас получилось. Если нет, то пробуем следующие способы.
2. Итак, если возникает ошибка в предыдущем случае, то, возможно, в вашей копии программы не предусмотрена поддержка и соответствующие надстройки. Чтобы их установить, скачайте и инсталлируйте этот файл к себе на компьютер или ноутбук. Это плагин XML Tools Add-in. Далее, запустите программу Microsoft Excel и нажмите на большую цветную кнопку в левом верхнем углу окна приложения (здесь мы уже смотрим пример на версии 2007-го года). В появившемся блоке кликните по параметрам, слева от выхода из утилиты. Теперь зайдите в пункт надстроек и нажмите на кнопку «Перейти» напротив пункта «Управление». Выскочит диалоговое окно, где нужно кликнуть по обзору и найти документ, который вы скачали с сайта Майкрософта ранее. Теперь кликаем ОК и переходим в основное окно программы, где у вас теперь есть вкладка XML Tools — с помощью него теперь вы спокойно можете создать файл XML из существующей таблицы. Сохранять его нужно аналогично предыдущему пункту.
3. Если вам совсем не хочется загружать и себя, и свой компьютер такой информацией, то можете прибегнуть к помощи специальных утилит-конвертеров или онлайн-версий этих программ. К примеру, вы можете загрузить приложение Format Factory, которое позволит вам совершить все необходимые действия. Но стоит помнить, что сохранённые и преобразованные таким образом файлы не всегда работают в дальнейшем. То есть во время операции могут повредиться сектора или области в памяти документа, что негативно скажется на нём — он попросту может не открыться в XML-редакторе, например. Поэтому рекомендуется использовать либо профессиональные программы, либо сам Microsoft Excel.

Как перевести XML в Excel

Прежде чем перевести XML в Excel, нужно его для начала открыть. Рассмотрим весь этот непродолжительный процесс ниже. Итак, приступаем:

1. Запустите программу Microsoft Excel с помощью ярлыка на рабочем столе или через меню проводника.
2. Нажмите на «Открыть другие книги» внизу главной страницы, если вы используете Office В других версиях процесс может несколько отличаться.
3. Далее, нажимаем на «Компьютер» или другое место, где расположен ваш XML-файл, затем кликните «Обзор» и смените в появившемся окне тип данных на «Файлы XML».
4. Теперь ищем необходимый файл и открываем его в нашей программе с помощью одноимённой кнопки.
5. Далее, обсудим то, как преобразовать наш документ. Перейдите во вкладку разработчика, затем нажмите на кнопку импорта.
6. В открывшемся окне нужно будет снова найти и выбрать наш документ, над которым вы и хотите произвести действие, затем кликаем на кнопку «Импорт».
7. Затем настраиваете всё под себя: область для импорта, место сохранения и другие параметры. После чего вы получите таблицу, которую позже можно сохранить в нужном для вас формате. Как видите, ничего сложного нет.

Подведём итоги

Дорогие читатели, сегодня мы с вами узнали не только как преобразовать файлы XML в Excel и обратно, но и как создать и открыть их при несовместимости версий. Надеемся, что у вас всё получилось и больше не осталось никаких вопросов. Не забываем делиться в комментариях своим мнением и опытом: возможно, вы знаете простой способ конвертации. Расскажите другим пользователям, получилось ли у вас перевести один тип документа. Если сработало, то поделитесь тем, каким способом воспользовались вы.

Содержание

• Процедура конвертации
  • Способ 1: простое сохранение
  • Способ 2: инструменты разработчика
• Вопросы и ответы

XML – это универсальный формат работы с данными. Его поддерживает множество программ, в том числе из сферы СУБД. Поэтому конвертация информации в XML важна именно с точки зрения взаимодействия и обмена данными между различными приложениями. Excel как раз входит в число программ, которые работают с таблицами, и даже может выполнять манипуляции с базами данных. Разберемся, как конвертировать файлы Эксель в XML.

Процедура конвертации

Конвертация данных в формат XML не такой уж простой процесс, так как в его ходе должна быть создана специальная схема (schema.xml). Впрочем, для преобразования информации в простейший файл данного формата достаточно иметь под рукой обычные инструменты сохранения в Excel, а вот для создания хорошо структурированного элемента придется основательно повозиться с составлением схемы и её подключением к документу.

Способ 1: простое сохранение

В Excel можно сохранить данные в формате XML, просто воспользовавшись меню «Сохранить как…». Правда, нет гарантии, что потом все программы будут корректно работать с файлом, который был создан таким способом. Да и не во всех случаях этот способ работает.

1. Запускаем программу Excel. Для того, чтобы открыть элемент, подлежащий конвертации переходим во вкладку «Файл». Далее жмем по пункту «Открыть».



2. Запускается окно открытия файлов. Переходим в директорию, где содержится файл, который нам нужен. Он должен быть в одном из форматов Эксель – XLS или XLSX. Выбираем его и жмем на кнопку «Открыть», расположенную в нижней части окна.



3. Как видим, файл был открыт, а его данные отобразились на текущем листе. Опять переходим во вкладку «Файл».



4. После этого переходим по пункту «Сохранить как…».



5. Открывается окно сохранения. Переходим в ту директорию, в которой желаем, чтобы хранился конвертированный файл. Впрочем, можно оставить и директорию по умолчанию, то есть ту, что предложила сама программа. В этом же окне, если возникнет желание, можно изменить наименование файла. Но основное внимание нужно обратить на поле «Тип файла». Раскрываем перечень кликом по данному полю.
   

   Среди вариантов сохранения ищем наименование «Таблица XML 2003» или «XML-данные». Выбираем один из этих пунктов.



6. После этого жмем на кнопку «Сохранить».

Таким образом, преобразование файла из формата Excel в XML будет совершено.

Способ 2: инструменты разработчика

Конвертировать формат Excel в XML можно с помощью инструментов разработчика на вкладке программы. При этом, если пользователь все выполнит правильно, то на выходе он получит, в отличие от предыдущего способа, полноценный XML-файл, который корректно будет восприниматься сторонними приложениями. Но сразу нужно сказать, что не каждому новичку может хватить знаний и умений сразу научиться конвертировать данные таким способом.

1. По умолчанию вкладка инструментов разработчика отключена. Поэтому, прежде всего, нужно её активировать. Переходим во вкладку «Файл» и кликаем по пункту «Параметры».



2. В открывшемся окне параметров перемещаемся в подраздел «Настройка ленты». В правой части окна устанавливаем галочку около значения «Разработчик». После этого жмем на кнопку «OK», размещенную в нижней части окна. Вкладка инструментов разработчика теперь включена.





3. Далее открываем таблицу Excel в программе любым удобным способом.



4. На её основе нам предстоит создать схему, которая формируется в любом текстовом редакторе. Для этих целей можно использовать и обычный Блокнот Windows, но лучше применять специализированное приложение для программирования и работы с языками разметки Notepad++. Запускаем эту программу. В ней создаем схему. На нашем примере она будет выглядеть, как показано внизу на скриншоте окна Notepad++.
   

   Как видим, открывающим и закрывающим тегом для документа в целом служит «data-set». В этой же роли для каждой строки выступает тег «record». Для схемы вполне будет достаточно, если мы возьмем всего две строки таблицы, а не будем переводить её всю вручную в XML. Название открывающего и закрывающего тега столбца может быть произвольным, но в данном случае для удобства мы предпочли просто перевести русскоязычные наименования колонок на английский язык. После того, как данные внесены, просто сохраняем их через функционал текстового редактора в любом месте на жестком диске в формате XML под названием «schema».

5. Опять переходим к программе Excel с уже открытой таблицей. Перемещаемся во вкладку «Разработчик». На ленте в блоке инструментов «XML» кликаем по кнопке «Источник». В открывшемся поле в левой части окна жмем на кнопку «Карты XML…».



6. В открывшемся окне кликаем по кнопке «Добавить…».



7. Запускается окно выбора источника. Переходим в директорию расположения схемы составленной ранее, выбираем её и кликаем по кнопке «Открыть».



8. После того, как элементы схемы появились в окне, перетаскиваем их с помощью курсора в соответствующие ячейки наименования столбцов таблицы.



9. Кликаем правой кнопкой мыши по полученной таблице. В контекстном меню последовательно переходим по пунктам «XML» и «Экспорт…». После этого сохраняем файл в любой директории.

Как видим, существуют два основных способа конвертации файлов XLS и XLSX в формат XML программой Microsoft Excel. Первый из них предельно простой и заключается в элементарной процедуре сохранения с заданным расширением через функцию «Сохранить как…». Простота и понятность данного варианта, несомненно, являются преимуществами. Но у него есть один очень серьезный недостаток. Преобразование выполняется без учета определенных стандартов, и поэтому файл, конвертируемый таким способом, сторонними приложениями может просто не распознаваться. Второй вариант предполагает составление карты XML. В отличие от первого способа, таблица, преобразованная по данной схеме, будет соответствовать всем стандартам качества XML. Но, к сожалению, не каждый пользователь сможет быстро разобраться с нюансами этой процедуры.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Excel spreadsheets are great for storing large amounts of data that would be unmanageable elsewhere. But what happens when you need to transfer that data somewhere else? What if you have hundreds or thousands of cells crammed with information? That would be a lot of data to manually re-type, especially if you need it in another format.

Extensible Markup Language, or XML, is an easy-to-use, read, and format document markup language. It can be used to store data in Excel files and help transfer them to other applications. It is a widely used format on the internet and in other applications.

In this guide, you’ll learn a quick and easy way to convert Excel to XML. All you need is an Excel spreadsheet, an XML schema, and a rudimentary understanding of Excel, which you can learn in this Excel training course for beginners.

Step 1: Create your Excel spreadsheet

The first thing you need is an Excel spreadsheet. Below is an example spreadsheet with six columns and seven rows of data. The columns separate the last names, first names, ages, majors (subject), GPAs (Grade Point Average), and school year of each student listed in the spreadsheet.

Step 2: Create your XML schema

After you have your Excel document set up, you need an XML schema. An XML schema is the document that defines an XML file’s structure. You can create an XML schema in Notepad, as it is a text file format. Here is a basic structure:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<student-data xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
    <record>
       <TAGNAME>data</TAGNAME>
       <TAGNAME2>data</TAGNAME2>
       <TAGNAME3>data</TAGNAME3>
    </record>
</student-data>

The first line is a standard line. It identifies that it is an XML file, using the encoding UTF-8 and the XML version 1.0.

The second line identifies that the data is about “student-data”. If you simplify this line and the last line, you have:

<student-data>
</student-data>

The first line above opens the element, and the last line, which includes a “/”, ends this element. It is important that you have a closing tag for every opening tag, and that they are in the right order. Everything in between these lines is part of this element. In other words, it is “student-data”. Because this is the first element, it is also called the “root element”.

The “student-data” above includes a “record” element, which has three data elements, TAGNAME, TAGNAME2, and TAGNAME3.

You can change the name of the <TAGNAME> tags into the names of your columns. They do not have to be the exact name of the columns, as long as they’re in the correct order. You only need to fill out a few examples manually, but we can get Excel to do the rest for us later.

Here’s an example XML schema for our Excel spreadsheet:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<student-data xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
    <record>
       <LastName>Takahashi</LastName>
       <FirstName>Jesse</FirstName>
       <Age>19</Age>
       <Major>Literature</Major>
       <GPA>3.8</GPA>
       <Year>Freshman</Year>
    </record>
    <record>
       <LastName>Nguyen</LastName>
       <FirstName>May</FirstName>
       <Age>23</Age>
       <Major>Chemistry</Major>
       <GPA>3.5</GPA>
       <Year>Senior</Year>
    </record>
</student-data>

As you can see, data elements have become <LastName> and <FirstName>, in line with the columns in our data set. You do not need to have the lines indented, but that aids readability.

Also take note of the <student-data> tags that hold the contents of each <record> tag. It should be renamed according to the name of your Excel spreadsheet. In this example, our Excel workbook is called student-data.xlsx, and so our root element tag is called <student-data>.

Don’t forget to name your XML schema with a .xml at the end. In this example, our schema is simply called schema.xml, if you’d like to follow along.

If you want to know more about XML documents, how they work, and what they’re useful for, check out this introduction to XML course. You can also get started with this beginners XML tutorial class.

Step 3: Enable the Developer tab

If the Developer tab is not available, you need to enable it. Click on File – Options, and then the “Customize Ribbon” page. In the column on the right is a list of tabs called Main Tabs with check marks.

Make sure that the check box next to the Developer tab is checked, then click OK. The Developer tab should now be visible in the main Excel window.

If you’re having trouble navigating Excel and its various options, it would be beneficial to take a basic Microsoft Office course for beginners and learn your way around the application.

If you want more advanced skills, then why not take advanced Excel training courses if you need experience with the more complicated elements of Excel.

Step 4: Open the XML Source pane

Now that you’ve brought up the Developer tab and clicked on it, you should see a number of sections called Code, Add-Ins, Controls, and XML.

In the XML section, click on the large button that reads Source. This will bring up the XML Source task pane to the right of the screen, where you’ll have the option to manage XML maps. That’s what we want to do next.

Step 5: Add an XML Map

In the XML Source task pane, click the XML Maps option at the very bottom right. A dialog box will appear. Click Add to add a new XML schema, find your schema.xml file in the browser, and click OK.

Now that your XML file is added, click OK again.

The computer may give you a warning – that’s fine. 

Click OK and return to the XML Source task pane.

Step 6: Drag and drop the XML elements into your spreadsheet

Each of your columns should appear as a new element in the record tree created by the XML Source task pane. Drag each element individually into its appropriate column, starting at Row 1.

Converted columns become part of a table and should turn blue. Do this until all of your columns have been mapped to the XML elements.

Step 7: Export your XML data

Once you’ve finished converting each column into an XML element, you can either click on Developer – Export, or go to File – Save As, and change the File Type to “XML Data (*.xml).”

Save your XML file, and Excel will export it to XML. It may warn you that it will result in the loss of non-XML features, such as formatting, pictures, and objects. Again, that’s fine.

You can then open it in Notepad to see your results. Go to File – Open, and change the file type from “Text Files (*.txt)” to “All Files”:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<student-data xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
	<record>
		<LastName>Takahashi</LastName>
		<FirstName>Jesse</FirstName>
		<Age>19</Age>
		<Major>Literature</Major>
		<GPA>3.8</GPA>
		<Year>Freshman</Year>
	</record>
	<record>
		<LastName>Nguyen</LastName>
		<FirstName>May</FirstName>
		<Age>23</Age>
		<Major>Chemistry</Major>
		<GPA>3.5</GPA>
		<Year>Senior</Year>
	</record>
	<record>
		<LastName>Johnson</LastName>
		<FirstName>Ori</FirstName>
		<Age>20</Age>
		<Major>Business</Major>
		<GPA>3.2</GPA>
		<Year>Junior</Year>
	</record>
	<record>
		<LastName>Kang</LastName>
		<FirstName>Han</FirstName>
		<Age>18</Age>
		<Major>Biology</Major>
		<GPA>3.9</GPA>
		<Year>Freshman</Year>
	</record>
	<record>
		<LastName>Jones</LastName>
		<FirstName>Raymond</FirstName>
		<Age>19</Age>
		<Major>Engineering</Major>
		<GPA>3.3</GPA>
		<Year>Sophomore</Year>
	</record>
	<record>
		<LastName>Akhtar</LastName>
		<FirstName>Ali</FirstName>
		<Age>19</Age>
		<Major>Literature</Major>
		<GPA>4.0</GPA>
		<Year>Freshman</Year>
	</record>
</student-data>

Excel was able to format all of this information automatically, so you didn’t have to.

This trick can come in handy with large data sets of over thousands of cells, so you can create multiple XML data files quickly. However, you can still save time and export XML more reliably with any amount of data. 

This was a very simple example, though, and in the future, you might find yourself facing some tougher scenarios. If this happens, it will help if you have advanced Excel skills. If you want to learn how to handle these scenarios, take a look at this course about Pivot Tables, Power Query, Power Pivot, and DAX.

I hope that you have enjoyed this article. You’ve now successfully converted Excel to XML. Hopefully when you need to do it in your work, you will find it easy to do.

If you’re interested in learning more advanced Excel skills, let’s move on to learning how to use SQL in Excel.

---

Frequently Asked Questions

What is Excel XML format?

Excel can export data into XML (or Extensible Markup Language). It is based on an XML schema, which defines the structure of the file. You can create it in NotePad. To convert the data, go to the Developer tab – Source. You can then load your XML schema and match it to the data. You can then go to Developer – Export, or File – Save as – XML file.

How do I open an XML file in Excel?

To open an XML file in Excel, you should go to File – Open. On the PC, you should change the File Type from “All Excel Files (*.xl*)” to “XML file (*.xml).” You should then navigate to where the file is stored, click on it, and click OK. Your file will then be opened in Excel.

How do I view an XML file?

You can view an XML file in either Notepad or Excel. To view it in NotePad, go to File – Open, and change the File Type from “Text Documents (*.txt)” to “All Files (*.*)”. To view it in Excel, go to File – Open, and change the File Type to “XML Files (*.xml).”