Microsoft excel ввод данных в ячейки

1

Рис. 2. Отображение формулы в таблице.

Чтобы ввести данные в ячейку надо выделить ее, а затем начать ввод, нажимая необходимые символы на клавиатуре. Причем, ввод десятичных дробей осуществляется со знаком «запятая» между целой и дробной частями числа.

Данные можно вводить непосредственно в ячейку рабочего листа или в область ввода строки формул. При этом вводимая информация отображается одновременно в этих двух местах. Для завершения ввода данных в ячейку следует выполнить одно из действий:

1)нажать клавиши Enter или Tab;

2)щелкнуть на кнопке ввода строки формул;

3)нажать одну из клавиш управления курсором.

По умолчанию Microsoft Excel задает одинаковую ширину всех столбцов таблицы. Поэтому при вводе больших чисел и длинного текста последние символы либо «исчезают» (если соседняя ячейка заполнена) (ячейка В13 на рис. 3), или «наползают» на соседнюю ячейку (если она пуста) (ячейка Е6 на рис. 3). Но при этом введенное данное находится в ячейке и полностью отображается в строке формул. В таких случаях следует изменить ширину столбца (высоту строки) автоматически или вручную.

2

3

Рис. 4. Изменение ширины столбца вручную.

При этом во всплывающей подсказке будет выводиться

устанавливаемая ширина столбца. Она показывает среднее число знаков цифр 0-9, набранных шрифтом, установленным по умолчанию, которое помещается в ячейке, а также ширину столбца в пикселях).

Для того чтобы изменить ширину сразу нескольких столбцов надо выделить столбцы, ширину которых требуется изменить, а затем перетащить правую границу заголовка любого выделенного столбца. Аналогичным образом можно изменить высоту сразу нескольких строк.

2.Ускоренный ввод данных

ВMicrosoft Excel ввод данных можно облегчить с помощью средств Автозавершение, Выбор из списка и Автозаполнение, а также используя маркер заполнения.

Средство Автозавершение завершает ввод текстовых данных вместо пользователя. По мере ввода символов в ячейку Автозавершение проверяет все ячейки столбца, начиная с текущей и заканчивая первой пустой ячейкой. Если

4

5

Рис. 5. Средство Выбор из списка.

Средство Выбор из списка, как и средство Автозавершение, работает

только с содержимым ячеек столбца неразделенных пустыми ячейками и не работает с числовыми значениями.

Для того чтобы заполнить ячейки строки или столбца повторяющимися значениями, можно воспользоваться заполнением с помощью маркера заполнения (черный квадрат в правом нижнем углу ячейки_ (рис. 7).

Рис. 7. Маркер заполнения.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1)ввести в ячейку значение, которым требуется заполнить строку или столбец;

2)снова выделить эту ячейку;

3)подвести указатель мыши к маркеру заполнения, так чтобы указатель мыши принял вид черного крестика;

6

7

8

9

Рис. 12. Создание списка автозаполнения на основе уже введенного в таблицу списка значений.

3. Редактирование данных

Данные, вводимые в ячейку Microsoft Excel, можно редактировать прямо при их вводе. Редактирование уже введенных данных можно осуществлять двумя способами – непосредственно в ячейке (для этого нужно перейти в режим редактирования) или используя область ввода строки формул. Для перехода в режим редактирования можно либо дважды щелкнуть на ячейке, либо нажать клавишу F2. Для редактирования данных с помощью строки формул, необходимо выделить ячейку и один раз щелкнуть в области ввода строки формул. Редактирование данных в ячейке осуществляется аналогично редактированию текста в Microsoft Word. Для удаления символа, расположенного слева от курсора используют клавишу Backspace, а для удаления символа, расположенного справа от курсора – Delete. При вводе и

10

Вводить данные на лист Excel можно непосредственно с клавиатуры, а можно копировать из других приложений, например, MS Word. При этом, данные распределяются по ячейкам, если ввести текст, который по ширине не помещается в ячейку, а соседняя правая ячейка пустая, то может показаться, что введенный текст занимает несколько ячеек, однако, это не так.

Весь введенный текст находится в ячейке A1, ячейка B1 пустая, кстати, общее количество знаков в ячейке составляет 32 767, это около 30 страниц стандартного текста и это только размер одной единственной ячейки, поэтому не стоит переживать, что что-то не поместится.

Для удобства ввода данных в ячейки в Excel предусмотрена строка формул, которая находится в одном ряду с окошком «Имя», под лентой вкладок интерфейса. Вся информация, находящаяся в активной ячейке, т.е. ячейке, выделенной зеленым прямоугольником с маркером автозаполнения в правом нижнем углу (о маркере автозаполнения будем вести речь позже), отображается и в строке формул, в самой же ячейке, вся информация может не отображаться.

Завершить ввод данных в ячейку листа можно:

1. Нажав на клавишу Enter или Tab.
2. Нажав в пустом месте листа Excel.

Кроме того, если ввод данных происходит в самой ячейке, а не строке формул, то завершить ввод можно стрелкой на клавиатуре, перейдя в любую соседнюю ячейку. В строке формул стрелки клавиатуры используются для перемещения курсора.

Кстати, если у вас не получается редактировать данные непосредственно в ячейке, проверьте, возможно, у вас не разрешено редактирование данных в ячейке. Файл> Параметры> Дополнительно> Разрешить редактирование в ячейках.

Если вы передумали изменять содержимое ячейки, то нужно нажать клавишу Esc на клавиатуре. Если изменения в ячейке уже сделаны и их необходимо отменить, то следует воспользоваться либо горячим сочетанием клавиш: «Ctrl+Z», либо командой «Отменить» на панели быстрого доступа.

Обратно же вернуть отмененную операцию можно с помощью сочетания Ctrl+Y, либо командой повторить на панели быстрого доступа.

Изменение ширины столбца

Мы уже знаем, что текст, введенный в ячейку, визуально может занимать несколько ячеек, но фактически находится только в первой, если ячейка справа занята, то текст будет просто обрезаться. Однако, в ячейках Excel может содержаться не только текст, но и даты, числа, формулы и т.п. (об этом чуть позже). Остальные типы данных не будут выходить за пределы своей ячейки, даже если справа будет свободно, но и обрезаться значения не будут. Так что же произойдет?

Возможны различные варианты, например, число может быть представлено в экспоненциальной форме, если форматированием явно не указан другой формат числа, но общей формой представления ячейки, в которой не помещаются не текстовые данные является ячейка заполненная символами диеза (#).

Пользователь, впервые столкнувшийся с ячейкой, заполненной диезами может начать искать ошибку в вычислениях, которой нет, нужно просто немного увеличить ширину столбца.

Изменить ширину столбца можно несколькими способами:

1. Подвести курсор мыши к границе смежных столбцов, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки и с помощью зажатой левой клавиши мыши подобрать правильную ширину столбцов.
2. Вызвать контекстное меню на заголовке столбца, выбрать пункт меню «Ширина столбца» и цифрами указать ширину столбца. Этот способ удобно использовать, когда необходимо указать одинаковую ширину сразу для нескольких столбцов, выделив группу можно единожды указать ширину.



Выделяются столбцы простым растягиванием мышки с зажатой левой клавишей.

Изменение высоты строки производится аналогично изменению ширины столбца за исключением направления движения мышки (вертикально, а не горизонтально).

3. Команда «Формат», отвечающая за подбор ширины столбца/высоты строки, находятся в группе «Ячейки» вкладки «Главная».

Есть отличный трюк настройки ширины столбца или высоты строки по содержимому, он часто применяет, если ширину столбца необходимо уменьшить, например, для столбца с нумерацией, но это не обязательно. Итак, двойной щелчок левой кнопкой мыши по границе заголовка столбца мгновенно изменит его размер.

Редактирование содержимого ячеек

Редактировать данные можно непосредственно в ячейке, а можно в строке формулы.

Каким образом вы будете редактировать данные не важно, но есть несколько особенностей:

1. Выделив одним щелчком ячейку и начав вводить новые данные предыдущее содержимое ячейки полностью удалится.
2. Для изменения части содержимого необходимо:
• сделать двойной клик по ячейке, чтобы в ячейке замигал курсор, тогда новые данные будут добавляться;
• установив курсор выделения в целевую ячейку редактирование производить в строке формул.

Во время редактирования данных в ячейке посредством строки формул можно использовать стандартные способы работы над содержимым: выделение, копирование и перемещение частей данных в ячейке.

Следует также отметить, что в режиме редактирования меняется поведение клавиш Home и End они перемещают курсор в начало или конец строки в пределах редактируемой ячейки.

Какой режим редактирования предпочесть в строке формул или в ячейке?

Здесь все зависит от личных предпочтений и данных, которые редактируются в ячейке, из личного опыта скажу, что работать с формулами и небольшими объемами текста удобнее в строке формул, а если текст не помещается в пару строк, то удобнее увеличить размер ячейки и редактировать текст там, но увеличить размер можно и строки формул простым перетягиванием границ мышкой.

Что нужно знать при редактировании больших объемов данных в ячейках, так это как начать новую строку, ведь простое нажатие Enter закончит режим редактирования. Для начала нового абзаца в ячейке Excel нужно воспользоваться сочетанием клавиш «Alt+Enter».

Удаление и очищение содержимого ячеек

Удалить содержимое ячеек на листе Excel можно не только различными способами, но и разной степени.

Самый очевидный и простой способ удаления содержимого заключается в использовании клавиши Delete, которая очищает содержимое ячейки, но не удаляет ее форматирование, т.е. если текст в ячейке был красного цвета, то введенный новый текст после удаления старого также будет красного цвета.

Использование клавиши Delete равнозначно команде «Очистить содержимое», которую можно найти в контекстном меню

либо на вкладке «Главная» группа «Редактирование»

Если нужно полностью очистить содержимое включая форматы, либо просто удалить форматирование, то следует воспользоваться командой «Очистить» вкладки «Главная».

Добавление/удаление строк, столбцов и ячеек

Последним пунктом, рассмотренным в разделе ввода и редактирование простых данных будет добавление на лист Excel новых строк и столбцов, их удаление.

Добавление новых строк или столбцов очень частая операция, т.к. идеально предугадать макет будущей таблицы или диапазона данных практически невозможно, особенно если учитывать тот факт, что сам макет может видоизменяться в процессе работы.

За добавление новых строк и столбцов, а также их удаление из листа отвечает группа «Ячейки» вкладки «Главная», команды «Вставить» и «Удалить» соответственно.

Если вставляется столбец на лист, то он будет вставляться слева от текущего, а строка вставляется выше текущей. Текущим столбцом/строкой считается тот, на котором находится маркер выделения активной ячейки.

Операции добавления и удаления строк и столбцов доступны пользователю и через контекстное меню.

Часто операции вставки и удаления строк/столбцов проводят с использованием контекстного меню по заголовку.

Команда «Вставить» контекстного меню мультифункциональная и добавляет пустой столбец слева/строку сверху только, если мы предварительно не скопировали в буфер обмена другой столбец/строку. Об это чуть позже.

Частным случаем операцией вставки или удаления можно считать вставку/удаления одной ячейки. Логика проведения такой операции заключена в простое правило:

Этому правилу, кстати, подчиняется и удаление/добавление строк или столбцов, но там это не столь заметно, поскольку результат удаления/добавления столбца или строки очевиден и легко предсказуем.

Удалить или вставить отдельно взятую ячейку можно с помощью команд «Удалить» и «Вставить» группы «Ячейки» вкладки «Главная», соответственно, однако, чаще для этой операции используют контекстное меню на конкретной ячейке.

При работе с отдельной ячейкой не все так очевидно, при удалении ячейки нужно выбрать с какой стороны придет замена, а при добавлении – какую ячейку «вытолкнуть», другими словами, выбрать смещение.

При удалении ячейки не лишним будет отметить, что чаще пользователь хочет очистить содержимое, а не удалять целиком ячейку, приходя в недоумение, когда таблица «поплыла» после операции удаления.

В общем, удалять отельные ячейки нужно с осторожностью.

В данном вопросе рассмотрим особенности использования различных типов данных в Excel, хотя текстовые данные мы уже рассматривали, здесь уделим этому типу данных также пару слов и начнем с текстовой информации.

По большей части, текст в ячейках используется для обозначения числовых данных, дат, или вычисляемых значений, именно по этой причине текстовую информацию еще называют метками (Labels).

В Excel существует несколько инструментов, позволяющих ускорить процесс ввода текстовых меток одним из них является инструмент автозавершение.

Автозавершение (AutoComplette)

Если в столбце встречаются повторяющиеся значения, Excel предложит вариант автозавершения на основе анализа предыдущих записей.

Для принятия предложенного варианта достаточно нажать Enter или Tab, иногда потребуется ввести более одной первой буквы, особенно, если несколько записей начинаются одинаково. Если вариант автозавершения не подходит, то следует просто продолжить вводить значение. Для работы автозавершения необходимо, чтобы в списке не было пустых строк.

Включение/отключение данной функции находится по адресу: Файл/ Параметры/ Дополнительно/ Автозавершение значений ячеек (в разделе «Параметры правки»)

Ввод числовых данных

Числовые данные – это основной тип данных, с которым придется работать в табличном процессоре. В Excel есть несколько вариантов форматирования числовых данных. Это сделано для удобства восприятия информации на листе. Ознакомиться с вариантами представления числовых форматов можно в группе «Число» вкладки «Главная», либо вызвав диалоговое окно «Формат ячеек», щелкнув по клавише вызова диалогового окна вышеупомянутой группы.

В таблице сотрудников, заработанные сумы представлены числами, но в различных форматах.

Различный числовой формат можно применить с помощью ленты интерфейса, диалоговое окно формата ячеек можно вызвать, используя контекстное меню на конкретной ячейке, команда «Формат ячеек».

В Excel предусмотрены специальные символы, которые можно использовать вместе с числовыми данными в ячейках листа:

Как уже отмечалось, разделитель целой и дробной части, а также разделитель разрядов зависит от языковой версии программ установленных на вашем компьютере, если же есть необходимость изменить эти параметры, то сделать это просто: Файл/ Параметры/ Дополнительно и в группе «Параметры правки» выбрать разделители.

Работа с датами

Рассмотрим работу с датами более подробно.

Представление дат в Excel зависит от региональных настроек системы, это важно понимать, поскольку неправильно введенная дата программой может начать восприниматься как обычный текст.
Например, в России и Украине даты вводятся как: дд.мм.гг, а в США мм.дд.гг, поэтому в русскоязычной системе запись «1/28/28» Excel воспримет как обычный текст, в англоязычной версии это будет 28 января 2028 года. Для русскоязычной версии следует ввести 28/1/28, либо 28.1.28.

Для конкретной ячейки или группы ячеек можно переопределить формат отображения дат, выбрав команду «Формат ячеек…» в контекстном меню, но это не повлияет на их первоначальный ввод. Т.е. даже, для ячейки, которая будет отображать даты в формате мм.дд.гг (США), в русскоязычной версии Excel следует вводить как дд.мм.гг.

При вводе даты лучше всего вводить год полностью, но можно и вводить только последние 2 цифры, однако здесь важно понимать, что числа от 00 до 28 воспринимаются Excel как 2000 … 2028 год, а от 37 до 99, как 1937…1999 года. Вот такая особенность.

Если нужно быстро вставить текущую дату или время в ячейку, то для этого служит горячее сочетание клавиш: «Ctrl+;», «Ctrl+:», но для русскоязычной версии вводить нужно так будто вы в русской раскладке, т.е. «Ctrl+Shift+4» и «Ctrl+Shift+6» не зависимо от текущей раскладки клавиатуре.

Введенные таким образом дата и время не будут изменяться, если необходимо обновляемые значения текущей даты и времени, следует воспользоваться функциями (об этом в соответствующем разделе).

Автозаполнение

Функция автозаполнения в Excel позволяет продолжить ряд данных либо размножить значение определенной ячейки на несколько соседних. Это один из наиболее часто используемых функционалов пользователями различного уровня. С помощью автозаполнения можно быстро пронумеровать табличные данные простыми числами, датами, месяцами, либо текстом с числами. Автозаполнение можно использовать для простого копирования чисел, ячеек с форматированием, либо отдельно форматирование.

Итак, инструменты, отвечающие за работу автозаполнения находятся:

После заполнения ряда данных можно выбрать дополнительные опции нажав на появившеюся специальную кнопку

Если растянуть ряд с использованием правой клавиши мыши, то дополнительные опции для автозаполнения появятся сразу

Однако, автозаполнение, в первую очередь, используется не для копирования ячеек, а для продолжения рядов данных, например, автоматически пронумеровать строки в Excel, заполнить список датами, автоматически расписать дни недели, или месяцы и т.д.

Что касается числовой информации, то Excel анализирует выделенные ячейки и пытается предугадать продолжение ряда, например, если выделить два числа 1 и 2, а потом заполнить список автозаполнением, то продолжение ряда будет: 3, 4, 5, и т.д., в то же время, если выделить 1 и 3, то продолжение будет: 5, 7, 9 и т.д. В автозаполнении не обязательно использовать только числа, можно дописывать текст, например, ряд: «мужчина 1, мужчина 2″, будет продолжен, как: » мужчина 3, мужчина 4 и т.д.».

Если говорить только о текстовой информации, то неизвестный произвольный ряд текста будет повторятся при автозаполнении, например, выделив «яблоко, груша, апельсин», мы получим столько раз повторение списка, на сколько ячеек растянем маркер автозаполнения. Но есть заранее занесенные списки с текстовыми данными, которые можно редактировать, а также дополнять, которые Excel знает, как правильно продолжить. Например, если ввести «понедельник», то автозаполнение сможет продолжить дни недели, ровно, как и месяцы.

Посмотреть существующие списки, или создать свой, можно в настройках Excel: Файл/ Параметры Excel/ Дополнительно/ Группа Общие/ Изменить списки…

Кстати списки в разные, в зависимости от языкового варианта табличного процессора, для русскоязычной версии Office списки выглядят так:

А вот система с английским и украинскими языковыми пакетами Office

Как можно заметить, пользователь может создать свой список и Excel будет его продолжать, согласно порядку расположения, в нем элементов, например, имен.

Для работы с датами у Excel припасено несколько интересных возможностей, чтобы их увидеть следует воспользоваться командой «Заполнить» с ленты интерфейса, использовать автозаполнением с контекстным меню, либо нажать на всплывающую кнопку дополнительных опций, тогда можно будет заполнять ячейки не просто с инкрементом в один день, а выбрать шаг в месяц, год, или для заполнения использовать только рабочие дни.

Несколько примеров работы функции автозаполнение в Excel.

Работая в Excel, пользователь постоянно будет сталкиваться с автозаполнением, ведь использование его вместе с формулами и раскрывает потенциал табличного процессора.

Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Работа функции «Мгновенное заполнение» похоже на работу автозаполнения, но, все же, функция несколько сложнее. Эта возможность сравнительно новая, т.к. впервые появилась только в 2013 версии Excel.

Мгновенное заполнение может использоваться для быстрого извлечения или соединения данных без применения формул. Например, если в одном столбце записаны фамилия и имя в одной ячейке, то мгновенное заполнение позволит в одно действие извлечь фамилию в один столбец, а вторым действием извлечь имя.

Функция мгновенного заполнения находится на вкладке «Данные», группа «Работа с данными», можно использовать горячее сочетание клавиш: «Ctrl+E».

Мгновенное заполнение можно использовать и для объединения ячеек, изменения регистра букв в ячейках. Можно придумать и более сложные сценарии, например, создания электронных адресов с первой буквы имени и фамилии пользователя.

При наличии фантазии, можно придумать достаточно эксцентричные способы использования мгновенного заполнения, когда решается одновременно несколько задач, например, соединяются строки и число преобразуется в дату.

Операции вырезки, копирования и вставки данных долго представлять не нужно, без них сейчас не обходится практически ни одна программа. На некоторых клавиатурах даже есть дополнительная маркировка горячих сочетаний клавиш для этих операций.

Excel не исключение, здесь также можно копировать, вырезать и вставлять не просто все данные ячейки, но и отдельно значения или форматы ячеек. В этом вопросе рассмотрим копирование, вырезку и вставку данных в Excel, а также акцентируем внимание на некоторых особенностях работы данных функций в табличном процессоре Microsoft.

Функции вырезки, копирования и вставки можно производить различными способами:

• с помощью мышки;
• с помощью команд ленты интерфейса;
• с помощью горячих сочетаний клавиш (Ctrl+C (копирование), Ctrl+X (вырезка), Ctrl+V (вставка));
• с помощью панели буфера обмена MS Office.

Копирование и перемещение данных с помощью мышки

По умолчанию режим перетаскивания (drag-and-drop) включен, поэтому можно просто выделить мышкой целевые ячейки, нажав на край выделения (только не на маркер автозаполнения) перетащить в новое место на листе, не забыв удерживать клавишу Ctrl (возле курсора должен появится небольшой плюсик). Эта же операция без зажатой клавиши Ctrl приведет к перемещению данных.

Таким способом можно копировать и перемещать данные на место в листе Excel с уже заполненными данными, но в этом случае программа предупредит о том, что действия пользователя приведут к замещению старых данных новыми.

Манипуляции с данными с помощью ленты интерфейса

Команды вырезки, копирования и вставки данных находятся в самой первой группе «Буфер обмена» вкладки «Главная», возможно, в Microsoft таким образом намекают на чрезвычайной востребованности команд данной группы.

Работа с командами предельно проста: выделяется участок, нажимается копировать, или вырезать, курсор устанавливается на новое место и нажимается кнопка «Вставить». При использовании команд ленты интерфейса у пользователя появляется дополнительные возможности, как копирования, так и вставки данных.

В Excel можно скопировать не просто диапазон ячеек, а скопировать его как рисунок с дополнительными опциями (в векторном формате, т.е. при увеличении изображения его качество не будет портиться).

Копирование диапазона данных в растровом формате равнозначно снимку экрана.

Если скопировать диапазон данных стандартно (т.е. как диапазон данных, а не рисунок), то при вставке пользователю предоставляются дополнительные возможности представления диапазона на будущем месте.

Рассмотрим их по порядку.

Группа «Вставка»:

• «Вставить» и «Сохранить исходное форматирование» – копирует в новое место данные и форматы, но не копирует ширину столбцов;
• «Формулы» – похожа на предыдущую команду, но не копирует форматирование, удобно использовать, если данные копируются в новое место, которое уже имеет собственное форматирование;
• «Формулы форматы чисел» – отличается от «Формулы» тем, что будут скопированы форматы ячеек (финансовое форматирование или процентное и т.п.), однако не будет скопировано оформление самого диапазона;
• «Без рамок» – аналогична первой опции, но, если диапазон имел границы в оформлении, то они скопированы не будут;
• «Сохранить ширину столбцов оригинала» – аналогична первой команде, но сохраняет не просто все форматирование, но и ширину столбцов. Очень полезная опция вставки, как правило, пользователи ею пренебрегают и после вставки настраивают ширину вручную;
• «Транспонировать» – форматирование остается, но, в месте вставки, столбцы становятся строками, а строки столбцами. Операцию транспонирования в Excel можно произвести несколькими способами.

Если исходный диапазон данных имел вычисляемые формулы, то в новом месте вычисления могут быть нарушены, часто бывает, если данные копируются в другую книгу, поэтому возникает необходимость вставить только результат вычисления, за это отвечает группа «Вставить значения»

Группа «Вставить значения»:

• «Значения» – просто значения без какого-либо форматирования;
• «Значения и форматы чисел» – сохраняется форматирование числе, но не сохраняется форматирование самого диапазона;
• «Значения и исходное форматирование» – полностью копируется форматирование исходного диапазона вместе со значениями.

Группа «Другие параметры вставки»:

• «Форматирование» – вставляется не диапазон с данными, а только внешнее форматирование диапазона;
• «Вставить ссылку» – будет проставлена ссылка на исходный диапазон, данная опция равнозначна формуле «=ссылка на ячейки», такой вид вставки удобно использовать, когда один и тот же диапазон используется в нескольких таблицах, и любые изменения должны отображаться во всех диапазонах;
• «Рисунок» – вставляется картинка диапазона, команда равнозначна команде «Копировать как рисунок…» / векторный;
• «Связанный рисунок» – операция аналогична «Рисунок» за тем исключением, что изменения в диапазоне будут автоматически отображаться в рисунке.

Кроме того, у пользователя есть возможность выбрать дополнительные параметры, которые скрываются под командой «Специальная вставка…», здесь есть возможность вставить значения с вычислениями или произвести более тонкую настройку конечного диапазона данных.

Манипуляции с данными с помощью горячих сочетаний клавиш

Несмотря на широкие возможности копирования и вставки данных, самым распространенным способом, безусловно, является простое копирование, вырезка и вставка данных с помощью горячих сочетаний клавиш. Поскольку этот способ самый быстрый и работает практически во всех приложениях где можно скопировать, вырезать или вставить данные.

Использование буфера обмена

Буфер обмена вызывается щелчком по треугольнику вызова дополнительных параметров группы «Буфер обмена». Во включенном состоянии он сохраняет до 24 последних операций копирования или вырезки данных.

Пользователь сможет вставить любой из участков данных, а не только последний. Буфер обмена относится ко всем приложениям Office и сохранив несколько объектов в Excel, можно его вызвать в Word или PowerPoint и вставить записанные там данные, что, несомненно, удобно.

Особенности копирования данных в Excel

При совершении операций копирования данных в Excel без использования буфера обмена есть одна особенность, которую необходимо упомянуть. Эта особенность относится к копированию, данных одной отдельной ячейки.

Работая, примеру, в программе Word мы может скопировать определенный участок текста, например, длинное название компании, а потом простым сочетанием клавиш Ctrl+V вставлять его в нужные места без необходимости повторного копирования, если, конечно, мы ненароком не скопировали позже другой фрагмент.

В Excel выделенная ячейка/ диапазон, которую только что скопировали, подсвечивается мерцающим ободком.

Пока данный ободок мерцает мы может вставлять данные в нужные места один или несколько раз, однако, как только мы начнем редактировать какую-то ячейку или нажмем «Esc», мерцание прекратится и вставить диапазон не получится. придется повторно его выделить и скопировать. Такое поведение несколько отличается от привычного в Word, когда помещенный объект можно вставить, написать часть текста еще раз вставить.

Если нам нужно несколько раз вставлять скопированный диапазон в промежутках с редактированием, то следует воспользоваться буфером обмена, однако, если нам надо данные только одной ячейки, то можно не прибегать к буферу обмена, а скопировать не ячейку, а данные в ячейке. Для этого нужно перейти в режим редактирования данных в ячейке, лучше всего в строке формул, выделить все или часть содержимого и скопировать (Ctrl+C). Никакого ободка не будет, а вставку данных можно производить аналогично, как это делается в Word или другом приложении.

В завершение можно добавить, что, если нужно вырезать диапазон в Excel, который позже понадобится для вставки несколько раз, лучше всего для это использовать буфер обмена.

При большом количестве данных, для удобства их представления, в Excel имеются инструменты изменения масштаба документа (в английской версии Zoom).

Масштаб листа

Если нужно охватить взглядом лист с высоты, то масштаб следует уменьшить, а для фокусирования на определенной области масштаб увеличивают, чтобы лишний раз без надобности не напрягать зрение.
Для изменения масштаба можно воспользоваться командами ленты интерфейса, вкладка «Вид», группа «Масштаб».

Изменить масштаб можно используя небольшие кнопки управления на панели состояния внизу книги Excel.

Щелчок по кнопке «Масштаб» на ленте интерфейса, равнозначен щелчку по численному отображению текущего масштаба внизу книги (сейчас 100%) и вызывает диалоговое окно «Масштаб», для точной настройки.

Варианты предельно просты, остановимся лишь на параметре «по выделению» (на ленте это команда «Масштаб по выделенному») он используется, когда вам нужно оставить на экране отдельный диапазон или таблицу. Выделив диапазон и выбрав данный параметр масштаба, Excel подберет такой процент масштаба, чтобы выделенный диапазон полностью поместился на экране, при этом, масштаб может быть, как увеличен, если диапазон небольшой, так и уменьшен.

Есть еще один способ быстрого изменения масштаба, правда он не отличается особой точностью – это зажать клавишу Ctrl и прокручивать колесико мыши.

Закрепление первых строк и столбцов

Следующим инструментом, который упростит работу с большими объемами данных на листе является возможность закреплять определенные строки или столбцы диапазонов.

Такая возможность пригодится, когда нужно держать на виду заголовки таблиц с которыми ведется работа, а количество записей превышают возможности экрана.

Команда закрепления областей находится в группе «Окно» вкладки «Вид».

Можно закрепить первую строку листа, закрепить первый столбец листа эти возможности пригодятся если таблица не помещается только по вертикали, либо горизонтали и только, если заголовок размещен в одной строке/столбце.

Более вероятна ситуация, когда нужно будет закрепить несколько первых строк и/или столбцов. Для этого предусмотрена команда «Закрепить области», чтобы правильно воспользоваться данной командой нужно установить курсор выделения ячейки на ту позицию, выше которой нужно закрепить строки и левее которой нужно закрепить столбцы.

Например, выполнение команды «Закрепить области» с установленным курсором в ячейке B4, закрепить первые 3 строки и столбец «A». Закрепленные области отделяются слегка заметной серой линией на листе.

Если на листе уже есть закрепленные области, то команда «Закрепить области» меняет свое название на «Снять закрепление областей» и для создание новой закрепленной области следует предварительно убрать предыдущее закрепление.

Режимы просмотра книги

По умолчанию книга в Excel редактируется в режиме «Обычный», однако в табличном редакторе предусмотрено еще два режима отображения: «Страничный режим», «Разметка страницы». Переключить режимы представления можно с помощью ленты интерфейса: вкладка «Вид» группа «Режимы просмотра книги», либо справа внизу книги Excel рядом с элементами изменения масштаба есть три управляющих кнопки.

Страничный режим

В этом режиме синими областями выделяются области листа Excel, которые будут соответствовать реальным страницам при печати документа (границы можно передвигать с помощью мышки).

Разметка страницы

Данный режим показывает, как будет выглядеть распечатанный текст на реальной странице после печати, в отличие от предыдущего режима можно посмотреть и отрегулировать границы страницы. Режим разметки очень похож на режим разметки в текстовом процессоре MS Word.

Одним из конечных результатов работы в программе Excel является вывод документа на печать. В Excel есть различные возможности печати: печать выбранных листов или всей книги, изменение ориентации страницы, отображение сетки при печати, возможность разместить всю информацию на одной печатной странице и другие опции. Рассмотрим подробнее данные возможности.

Опции печати находятся в представлении Backstage.

Окно печати разделено на две условные части. Слева находятся настройки печати, а справа – предварительный просмотр, т.е. как будет выглядеть лист с данными на бумаге.

Кроме того, в Excel, как и в Word, есть возможность быстрой печати, т.е. печати с настройками по умолчанию, минуя дополнительные параметры, как правило, команду быстрой печати выводят на панель быстрого доступа, она даже присутствует в перечне рекомендуемых команд, просто изначально не выведена на экран.

Команду быстрой печати целесообразно применять в случае, когда настройки листа печати были сделаны ранее и изменились расчетные данные. В противном случае, вы будете неприятно удивлены тем на сколько отличается результат печати от желаемого, если, конечно, не работаете в Excel в режиме «Разметка страницы», тогда результат печати будет мало отличатся от того, что на экране.

Настройка области печати

Одной из возможностей, которые доступны пользователю при печати является печать только выделенного диапазона. В Excel, аналогично Word, можно выделить диапазон, а в меню «Печать» отправить на печать только данный выделенный диапазон.

Но в Excel есть дополнительные возможности настройки диапазонов для печати. Для настройки диапазона, следует, после выделения целевой области перейти на вкладку «Разметка страницы» и выбрать команду: «Область печати / задать». Можно последовательно выделять дополнительные области и добавлять их в область печати.

Каждое такое выделение будет напечатано на отдельном листе, в чем легко убедится, если перейти в страничный режим просмотра.

Области печати можно посмотреть, если в окошке «Имя» выбрать диапазон «Области_печати» (он автоматически создается при задании первой области печати)

На странице подготовки печати, при выборе опции «Напечатать только активные листы» печататься будут выделенные области, причем каждый на своей странице (в примере данные, которые умещаются на две страницы, будут отпечатаны на 4х).

Впрочем, если отметить опцию «Игнорировать области печати», тогда листы будут печататься стандартно, в нашем случае будет напечатано 2 листа, а не 4.

Удаление областей печати выполняется командой: Области печати/ Убрать на вкладке «Разметка страницы»

Печать выбранных листов

Если нужно отправить на печать несколько листов из книги, то их предварительно выделяют кликом левой клавишей мышки по ярлыку с зажатой клавишей Ctrl.

Печать всей книги

В Excel предусмотрена возможность одновременной отправки на печать всех листов рабочей книги, для этого предусмотрена специальная возможность в представлении Backstage.

Дополнительные опции печати в Excel

Среди дополнительных опций вывода информации с книг Excel на печать следующие:

• режим упорядочивания копий, актуально, если печатается несколько копий на нескольких печатных страницах;
• ориентация страницы (книжная или альбомная);
• размер бумаги (А4, А5, А3 и т.д.);
• настройка полей (отступы от краев бумаги);
• опции масштабирования.

Эффект от изменения первых четырех параметров достаточно очевидный, а на настройке масштабирования следует остановится подробнее.

Масштабирование при печати

– очень полезная опция, которая сможет, при правильном применении, сэкономить не только прилично времени, но и нервы.

Опции масштабирования при печати представлены в таблице

Параметры настраиваемого масштабирования аналогична команде «Параметры страницы» и вызывает диалоговое окно «Параметры страницы» с помощью которого можно установить произвольный масштаб печати без изменения размера шрифта на рабочем листе Excel.

Если говорить о практической составляющей, то, к примеру, можно выделить часть таблицы и вывести не просто выделенный фрагмент, а вывести его в увеличенном масштабе без произведения дополнительных манипуляций на самом рабочем листе.

Настройку параметров при печати можно сделать не только в представлении Backstage, но и во вкладке «Разметка страницы», группа параметры страницы.

Настройка принтера

Excel, как и любая другая программа, поддерживает работу с несколькими принтерами. Выбор принтера осуществляется в одноименной выпадающей команде в группе «Печать» представления Backstage. Зеленой галочкой отмечен принтер по умолчанию, т.е. тот принтер на который будет выполнятся команда «быстрой печати», если в текущем сеансе работы с Excel его не изменили на другой.

В данном вопросе занятия были рассмотрены базовые возможности подготовки документа к печати. Тонкая настройка параметров, разрывов, колонтитулов будет рассмотрена в 9-м занятии курса.

1. Открыть книгу из предыдущего занятия «Задание 2.4 выполнено».
2. Объединить в группу все листы книги за исключением таких: Отчеты по дням, Лекции 1ЮДБ и Лекции 1ЭБД.

   Подсказка

   Лучше сначала объединить все листы, через контекстное меню, а потом убрать выделение из трех ненужных.

3. Пронумеровать ячейки A38:A51, введя в первые две цифры 1 и 2, а остальные заполнить с помощью автозаполнения.

   Подсказка

   Выделить первые две ячейки, а потом растянуть на оставшиеся, потянув мышкой за маркер автозаполнения.

4. Перейти на лист «Отчеты по дням», установить курсор в ячейку A16 и, с зажатой клавишей Ctrl, схватить за маркер заполнения пронумеровать еще 15 ячеек.

Инфо-справка: зажатая клавиша Ctrl позволяет продолжать ряд, даже ясли за основу взята одна ячейка.

5. Сохранить документ под именем «Задание 3.1 выполнено».

Посмотреть решение

1. Открыть документ из предыдущего задания «Задание 3.1 выполнено».
2. На листе «Отчеты по дням» выделить диапазон таблицы B2:H16 и скопировать его на место B17:H31 перетягиванием мышки с удержанием клавиши Ctrl.

   Подсказка

   Для такого перетягивания необходимо подвести курсор к границе выделения и потянуть область на новое место, удерживая при этом клавишу Ctrl. Если Ctrl не удерживать, то диапазон просто переместится. Ctrl, можно не удерживать все время, а зажать только в момент отпускания левой клавиши мышки. Сигналом копирования будет плюсик возле указателя.

3. Установить курсор в ячейку A2 и выделить всю таблицу с помощью клавиатуры, используя сочетание: Ctrl+Shift+End.
4. Скопировать выделенный диапазон (Ctrl+C), установить курсор в ячейку A32 и вставить скопированный диапазон (Ctrl+V).
5. Сохранить документ под именем «Задание 3.2 выполнено».

Посмотреть решение

1. Открыть документ из предыдущего задания «Задание 3.2 выполнено».
2. На листе «Отчеты по дням» очистить от данных диапазон C2:C31.
3. В ячейки C2:C4 ввести цифры: 1, 2, 2 (последние цифры обозначения групп).
4. Установить курсор в ячейку C4 и выполнить команду мгновенного заполнения (Flash Fill).

   Подсказка

   Мгновенное заполнение выполняется горячим сочетанием Ctrl+E, либо вкладка «Данные», группа «Работа с данными», команда «Мгновенное заполнение».

5. Как можно заметить, ячейки C15, C30, C45, C60 иначе были обработаны мгновенным заполнением, т.к. напротив них обозначение группы не содержало числа в конце.
6. Сохранить документ под именем «Задание 3.3 выполнено».

Посмотреть решение

1. Открыть документ из предыдущего задания «Задание 3.3 выполнено».
2. На листе «Отчеты по дням» вызвать контекстное меню на любой ячейке таблицы, выбрать пункт: Таблица/ Преобразовать в диапазон.

Пояснение: таблицы и преимущества, которые они дают, будут рассматриваться позже в рамках данного курса.

3. На вкладке «Вид» в группе «Окно» выбрать команду: «Закрепить области/ Закрепить верхнюю строку». Прокрутить лист вниз и убедиться, что первая строка всегда находится на экране.
4. На вкладке «Вид» в группе «Окно» выбрать команду: «Закрепить области/ Закрепить первый столбец». Прокрутить лист вправо и убедиться, что первый столбце всегда на экране. Прокрутить лист вниз и убедиться, что первая строка уже не зафиксирована.
5. На вкладке «Вид» в группе «Окно» выбрать команду: «Закрепить области/ Снять закрепление областей». Установить курсор в ячейку C2 и выбрать команду: «Закрепить области/ Закрепить области».
6. Убедиться, что при прокручивании листа вниз зафиксированной остается первая строка, а при прокручивании вправо – первые два столбца.
7. Сохранить документ под именем «Задание 3.4 выполнено».

Посмотреть решение