Microsoft excel предназначена для создания формул таблиц баз данных документов

На своих уроках для проверки и корректировки уровня знаний учащихся, наряду с другими методами, мы используем метод тестирования.

Тесты могут быть использованы не только для контроля, но и для обучения. Они позволяют ученикам самостоятельно обнаружить и ликвидировать пробелы в своих знаниях. Тест представлен в двух вариантах. Текст инструкции разложен на столах.

Цель тестирования: получение объективной информации по усвоению учащимися знаний, умений, навыков, выяснение возникших затруднений.

Тесты по теме: «Обработка числовой информации в электронных таблицах»

Предмет: Информатика и ИКТ

Аудитория: обучающиеся 9-х классов

Учебник: Босова Л.Л., Босова А.Ю. Информатика: Учебник для 9 класса 4-е издание.

– М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2015

Инструкция к выполнению работы

Четко напиши свои фамилию, имя, класс, дату.

Не спеши, читай вопросы внимательно.

Если не можешь решить задание, переходи к следующему, потом можешь вернуться.

Работай аккуратно, не зачеркивай, выбирай 1 ответ.

Когда выполнишь и проверишь все задания, сдай работу учителю.

За выполнение различных по сложности заданий дается от одного до 5 баллов. Баллы, полученные за выполненные задания, суммируются.

Постарайся выполнить как можно больше заданий и набрать наибольшее количество баллов. (1-10 вопросы оцениваются по 1 баллу, с 11-12 вопросы – по 3 балла, 13-15 вопросы по 5 баллов)

Набравшие от 10-20 баллов (до 58 % — оценка «3»,) от 21- 30 баллов (до 88% — оценка «4»), от 31-34 баллов (91-100% — оценка «5»)

Вариант 1

1. Электронная таблица – это …

а) прикладная программа для обработки кодовых таблиц

б) программа, предназначенная для обработки числовых данных в виде таблицы данных

в) устройство ПК, управляющее его ресурсами в процессе обработки данных в табличной форме

г) системная программа, управляющая ресурсами ПК при обработке таблиц

Microsoft Excel предназначена для создания:

а) баз данных

б) документов

в) таблиц

г) формул

Для запуска Microsoft Excel можно воспользоваться:

а) Панелью задач

б) Главным меню

в) программой Мой компьютер

г) все перечисленные ответы верны

Для того, чтобы создать новую Рабочую книгу, необходимо:

а) выполнить команды Файл, Новый…

б) нажать комбинацию клавиш Alt+N

в) нажать кнопку на панели Форматирование

г) все перечисленные ответы верны

Файлы, созданные в Microsoft Excel, имеют расширение…

а) doc; б) xls; в) bmp; г) txt.

Строки электронной таблицы..

а) именуются пользователями произвольным образом

б) обозначаются буквами русского алфавита

в) обозначаются буквами латинского алфавита

г) нумеруются

В электронной таблице нельзя удалить:

а) столбец

б) строку

в) имя ячейки

г) содержимое ячейки

8. Укажите правильный адрес ячейки:

а) А21С б) 12В в)F256 г)В1А

9. С какого символа начинается ввод формулы в Excel?

а) « *» б) «+» в) «/» г) « =»

10. Для наглядного представления числовых данных можно использовать

а) набор чисел, выделенных в таблице

б) графический объект WordArt

в) автофигуры

г) диаграммы

11. Выражение 2а(3+4а):2b(3а-4b), записанное в соответствии с правилами, принятыми в математике, в электронной таблице имеет вид:

A) 2а(3+4а): 2b(3а-4b)

B) 2*а*(3+4*а)/2*b*(3*a-4*b)

C) 2*а(3+4*а)/2*b(3*a-4*b)

D) 2*а*(3+4*а):2*b*(3a-4b)

12. Какая формула будет получена при копировании в ячейку D3, формулы из ячейки D2:

А) =А2*$С$2

Б) =$A$2*C2

В) =A3*$C$2

Г) = A2*C3

13. Дан фрагмент электронной таблицы:

После выполнения вычислений была построена диаграмма по значениям диапазона ячеек A2:D2. Укажите получившуюся диаграмму.

а) 1 б) 3 в) 2 г) 4

14. Установите взаимно-однозначное соответствие между названиями диаграмм и их внешним видом.

А) Б) В)

Г) Д) Е)

В ответе укажите комбинацию из чисел и букв без пробелов и каких-либо знаков препинания, числа должны идти по порядку, например, 1А2Б3В4Г5Д6Е

Ответ:__ _______________

15. Чему будет равно значение ячейки B5, если в нее ввести формулу =СУММ(B1:B4)*2.

а) 120

б) 220

в) 110

г) 200

Вариант 2

1. Электронная таблица представляет собой …

а) совокупность нумерованных строк и поименованных буквами латинского алфавита столбцов

б) совокупность нумерованных строк

в) совокупность, поименованных буквами латинского алфавита столбцов

г) совокупность строк и столбцов, именуемых пользователем произвольным образом

1. Табличный процессор Microsoft Excel предназначен:

а) для ведения ежедневника, организации рабочего времени

б) подготовки презентации, раздаточного материала

в)создания отчета, договора, письма

г) проведения расчетов, анализа, работы с таблицами

1. Чтобы запустить Microsoft Excel , необходимо щелкнуть пиктограмму:

а) б) в) г)

4. Для того, чтобы вставить в книгу новый рабочий лист, необходимо выполнить команду:

а) Вставка, Лист

б) Формат, Лист

в) Файл, Создать

г) все перечисленные ответы верны

5. Чтобы отредактировать содержимое ячейки, необходимо:

а) дважды щелкнуть по этой ячейке

б) сделать ее активной и нажать кнопку F2

в) сделать ее активной и внести изменения в Строке формул

г) все вышеперечисленные ответы верны

6. Столбцы электронной таблицы:

а) нумеруются

б) именуются пользователями произвольным образом

в) обозначаются буквами латинского алфавита

г) обозначаются буквами русского алфавита

7. Какие типы данных можно ввести в ячейки электронной таблицы

а) числа и формулы

б) формулы и текст

в) числа, текст и формулы

г) числа и текст

8. Укажите неправильную формулу:

а) А5+В7 б) =А1/F53 в) =С24*H7 г) =F9-К35

9. Что такое диапазон?

А) все ячейки одной строки

Б) совокупность смежных ячеек, образующих в таблице область прямоугольной формы

В) все ячейки одного столбца

Г) все ячейки электронной таблицы

10. Среди указанных адресов ячеек выберите абсолютный адрес ячейки:

а) F112

б) $C$12

в) B$41

г) $А35

11. В каком из арифметических выражений, представленном в виде, удобном для

обработки компьютером, допущена ошибка?

А) ac +d

Б)(8-d)/5

В) a*x^2+ b*x + c

Г) x * x + 7 * x — 4

12. Дан фрагмент электронной таблицы. В ячейку D2 введена формула = A2*B1+C1.

В результате в ячейке D2 появится значение:

а) 6

б) 14

в) 16

г) 24

13. Дан фрагмент электронной таблицы:

После выполнения вычислений, была построена диаграмма по значениям диапазона ячеек A1:A4. Укажите получившуюся диаграмму.

а) 1 б) 3 в) 2 г) 4

14. Установи соответствие:

Ответ запиши в виде комбинации цифр и букв, без знаков препинания и пробелов, цифры должны идти по порядку. Например: 1а2б3в4г

Ответ__________

15. Чему будет равно значение ячейки A8, если в нее ввести формулу =СУММ(A1:A7)/2:

а) 280

б) 140

в) 40

г) 35

Бланк для внесения ответов

Фамилия, имя обучающегося(йся)_________________________________________________

Класс ________________________ Дата_________________________________

Вариант

Бланк для внесения ответов

Фамилия, имя обучающегося(йся)_________________________________________________

Класс ________________________ Дата_________________________________

Вариант

Ответы к тестовым заданиям

Вариант 1

Вариант 2

Контрольный тест по теме «Электронные таблицы» 11 класс

Инструкция к выполнению работы

1. Четко напиши свои фамилию, имя, класс, дату.

2. Не спеши, читай вопросы внимательно.

3. Если не можешь решить задание, переходи к следующему, потом можешь вернуться.

4. Работай аккуратно, не зачеркивай, выбирай 1 ответ.

5. Когда выполнишь и проверишь все задания, сдай работу учителю.

6. За выполнение различных по сложности заданий дается от одного до 5 баллов. Баллы, полученные за выполненные задания, суммируются.

7. Постарайся выполнить как можно больше заданий и набрать наибольшее количество баллов. (1-10 вопросы оцениваются по 1 баллу, с 11-12 вопросы – по 3 балла, 13-15 вопросы по 5 баллов)

8. Набравшие от 10-20 баллов (до 58 % — оценка «3»,) от 21- 30 баллов (до 88% — оценка «4»), от 31-34 баллов (91-100% — оценка «5»)

Вариант 1

1. Электронная таблица – это …

а) прикладная программа для обработки кодовых таблиц

б) программа, предназначенная для обработки числовых данных в виде таблицы данных

в) устройство ПК, управляющее его ресурсами в процессе обработки данных в табличной форме

г) системная программа, управляющая ресурсами ПК при обработке таблиц

1. Microsoft Excel предназначена для создания:

а) баз данных

б) документов

в) таблиц

г) формул

1. Для запуска Microsoft Excel можно воспользоваться:

а) Панелью задач

б) Главным меню

в) программой Мой компьютер

г) все перечисленные ответы верны

1. Для того, чтобы создать новую Рабочую книгу, необходимо:

а) выполнить команды Файл, Новый…

б) нажать комбинацию клавиш Alt+N

в) нажать кнопку на панели Форматирование

г) все перечисленные ответы верны

1. Файлы, созданные в Microsoft Excel, имеют расширение…

а) doc; б) xls; в) bmp; г) txt.

1. Строки электронной таблицы..

а) именуются пользователями произвольным образом

б) обозначаются буквами русского алфавита

в) обозначаются буквами латинского алфавита

г) нумеруются

1. В электронной таблице нельзя удалить:

а) столбец

б) строку

в) имя ячейки

г) содержимое ячейки

8. Укажите правильный адрес ячейки:

а) А21С б) 12В в)F256 г)В1А

9. С какого символа начинается ввод формулы в Excel?

а) « *» б) «+» в) «/» г) « =»

10. Для наглядного представления числовых данных можно использовать

а) набор чисел, выделенных в таблице

б) графический объект WordArt

в) автофигуры

г) диаграммы

11. Выражение 2а(3+4а):2b(3а-4b), записанное в соответствии с правилами, принятыми в математике, в электронной таблице имеет вид:

A) 2а(3+4а): 2b(3а-4b)

B) 2*а*(3+4*а)/2*b*(3*a-4*b)

C) 2*а(3+4*а)/2*b(3*a-4*b)

D) 2*а*(3+4*а):2*b*(3a-4b)

12. Какая формула будет получена при копировании в ячейку D3, формулы из ячейки D2:

А) =А2*$С$2

Б) =$A$2*C2

В) =A3*$C$2

Г) = A2*C3

13. Дан фрагмент электронной таблицы:

	A	B	C	D
1		3	4
2	=C1-B1	=B1-A2*2	=C1/2	=B1+B2

После выполнения вычислений была построена диаграмма по значениям диапазона ячеек A2:D2. Укажите получившуюся диаграмму.

а) 1 б) 3 в) 2 г) 4

14. Установите взаимно-однозначное соответствие между названиями диаграмм и их внешним видом.

1	2	3	4	5	6
гистограмма	круговая	кольцевая	график	точечная	линейчатая

А) Б) В)

Г) Д) Е)

В ответе укажите комбинацию из чисел и букв без пробелов и каких-либо знаков препинания, числа должны идти по порядку, например, 1А2Б3В4Г5Д6Е

Ответ:__ _______________

15. Чему будет равно значение ячейки B5, если в нее ввести формулу =СУММ(B1:B4)*2.

а) 120

б) 220

в) 110

г) 200

Вариант 2

1. Электронная таблица представляет собой …

а) совокупность нумерованных строк и поименованных буквами латинского алфавита столбцов

б) совокупность нумерованных строк

в) совокупность, поименованных буквами латинского алфавита столбцов

г) совокупность строк и столбцов, именуемых пользователем произвольным образом

1. Табличный процессор Microsoft Excel предназначен:

а) для ведения ежедневника, организации рабочего времени

б) подготовки презентации, раздаточного материала

в)создания отчета, договора, письма

г) проведения расчетов, анализа, работы с таблицами

1. Чтобы запустить Microsoft Excel , необходимо щелкнуть пиктограмму:

а) б) в) г)

4. Для того, чтобы вставить в книгу новый рабочий лист, необходимо выполнить команду:

а) Вставка, Лист

б) Формат, Лист

в) Файл, Создать

г) все перечисленные ответы верны

5. Чтобы отредактировать содержимое ячейки, необходимо:

а) дважды щелкнуть по этой ячейке

б) сделать ее активной и нажать кнопку F2

в) сделать ее активной и внести изменения в Строке формул

г) все вышеперечисленные ответы верны

6. Столбцы электронной таблицы:

а) нумеруются

б) именуются пользователями произвольным образом

в) обозначаются буквами латинского алфавита

г) обозначаются буквами русского алфавита

7. Какие типы данных можно ввести в ячейки электронной таблицы

а) числа и формулы

б) формулы и текст

в) числа, текст и формулы

г) числа и текст

8. Укажите неправильную формулу:

а) А5+В7 б) =А1/F53 в) =С24*H7 г) =F9-К35

9. Что такое диапазон?

А) все ячейки одной строки

Б) совокупность смежных ячеек, образующих в таблице область прямоугольной формы

В) все ячейки одного столбца

Г) все ячейки электронной таблицы

10. Среди указанных адресов ячеек выберите абсолютный адрес ячейки:

а) F112

б) $C$12

в) B$41

г) $А35

11. В каком из арифметических выражений, представленном в виде, удобном для

обработки компьютером, допущена ошибка?

А) ac +d

Б)(8-d)/5

В) a*x^2+ b*x + c

Г) x * x + 7 * x — 4

12. Дан фрагмент электронной таблицы. В ячейку D2 введена формула = A2*B1+C1.

В результате в ячейке D2 появится значение:

а) 6

б) 14

в) 16

г) 24

13. Дан фрагмент электронной таблицы:

	А	В
1	=B1+1	1
2	=A1+2	2
3	=B2-1
4	=A3

После выполнения вычислений, была построена диаграмма по значениям диапазона ячеек A1:A4. Укажите получившуюся диаграмму.

а) 1 б) 3 в) 2 г) 4

14. Установи соответствие:

1)	а) график
2)	б) вертикальная гистограмма
3)	в) горизонтальная объёмная гистограмма
4)	г) круговая плоская

Ответ запиши в виде комбинации цифр и букв, без знаков препинания и пробелов, цифры должны идти по порядку. Например: 1а2б3в4г

Ответ__________

15. Чему будет равно значение ячейки A8, если в нее ввести формулу =СУММ(A1:A7)/2:

а ) 280

б) 140

в) 40

г) 35

Бланк для внесения ответов

Фамилия, имя обучающегося(йся)_________________________________________________

Класс ________________________ Дата_________________________________

Вариант

№ п/п	№ вопроса	ответ	№ п/п	№ вопроса	ответ
1			11
2			12
3			13
4			14
5			15
6
7
8
9
10

Бланк для внесения ответов

Фамилия, имя обучающегося(йся)_________________________________________________

Класс ________________________ Дата_________________________________

Вариант

№ п/п	№ вопроса	ответ	№ п/п	№ вопроса	ответ
1			11
2			12
3			13
4			14
5			15
6
7
8
9
10

Ответы к тестовым заданиям

Вариант 1

№ вопроса	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
Ответ	б	в	г	в	б	г	в	в	г	г	в	в	г	1а2в3е4б5д6г	б

Вариант 2

№ вопроса	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
Ответ	а	г	в	а	г	в	в	а	б	б	а	г	в	1б2г3в4а	б

Microsoft Excel — программа, позволяющая работать с электронными таблицами. Можно собирать, преобразовывать и анализировать данные, проводить визуализацию информации, автоматизировать вычисления и выполнять еще ряд полезных и необходимых в работе задач.

Изучение возможностей Excel может быть полезно в рамках практически любой профессии и сферы деятельности, от работников продаж до бухгалтеров и экономистов.

Возможности Microsoft Excel

Работа с формулами и числовыми данными

Excel может выполнять практически всё: от простых операций вроде сложения, вычитания, умножения и деления до составления бюджетов крупных компаний.

Работа с текстом

Несмотря на то что некоторые возможности Word в Excel неприменимы, программа очень часто является базовой для составления отчетов.

Организация баз данных

Excel — табличный редактор, поэтому систематизация больших архивов не является для него проблемой. Кроме того, благодаря перекрестным ссылкам можно связать между собой различные листы и книги.

Построение графиков и диаграмм

Для создания отчетов очень часто требуется их визуальное представление. В современных версиях Excel можно создать диаграммы и графики любого типа, настроив их по своему усмотрению.

Создание рисунков

С помощью настройки графических объектов, встроенных в программу, можно создавать двухмерные и трехмерные рисунки.

Автоматизация стандартных задач

Excel обладает функцией записи макросов, которые облегчают работу с однотипными действиями. Под любой макрос можно создать отдельную кнопку на рабочей панели или установить сочетание горячих клавиш.

Импорт и экспорт данных

Для создания масштабных отчетов можно загружать данные различных типов со сторонних ресурсов.

Собственный язык программирования

Язык программирования Visual Basic позволяет сделать работу в программе максимально удобной. Большое количество встроенных функций помогают сделать таблицы интерактивными, что упрощает восприятие.

Интерфейс Excel

В настоящий момент самой современной, 16-й версией программы является Excel 2019. Обновления, появляющиеся с каждой новой версией, касаются прежде всего новых формул и функций. Начальный рабочий стол с версии 2007 года претерпел мало изменений.

По умолчанию в каждой книге присутствует один лист (в ранних версиях — три листа). Количество листов, которые можно создавать в одной книге, ограничено только возможностями оперативной памяти компьютера. Поле Excel представляет собой таблицу из ячеек. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, образованный пересечением строк и столбцов. Всего в Excel 1 048 576 строк и 16 384 столбца, что дает 2 147 483 648 ячеек. Над полем с ячейками находится строка функций, в которой отображаются данные, внесенные в ячейки или формулы. Также в программе есть несколько вкладок, которые мы разберем подробнее.

«Файл». С помощью этой вкладки можно отправить документы на печать, установить параметры работы в программе и сделать другие базовые настройки.

«Главная». Здесь располагается основной набор функций: возможность смены параметров шрифта, сортировка данных, простейшие формулы и правила условного форматирования.

«Вставка». Вкладка предназначена для добавления графических элементов на лист. Пользователь может как добавить обычные рисунки и фотографии, так и создать 2D- и 3D-объекты через конструктор. Кроме того, один из самых важных разделов программы — графики и диаграммы — также находится здесь.

«Разметка страницы». Здесь пользователь может менять формат итогового файла, работать с темой и подложкой.

«Формулы». Все формулы и функции, с которыми пользователь может работать в программе, собраны в этой вкладке и рассортированы по соответствующим разделам.

«Данные». Вкладка помогает с фильтрацией текстовых и числовых значений в таблицах, позволяет импортировать данные из других источников.

«Рецензирование». Здесь можно оставлять примечания к ячейкам, а также устанавливать защиту листа и всей книги.

«Вид». На этой вкладке можно добавлять или убирать сетку таблицы, масштабировать значения, закреплять группы данных в таблицах.

«Разработчик». Дополнительная вкладка, которая не включена по умолчанию. Позволяет работать с Visual Basic, создавать новые макросы и запускать уже имеющиеся.

Форматы файлов

Для Excel существует несколько форматов готовых файлов, которые определяют возможности книги:

• .xlsx — стандартная рабочая книга. Пришла на смену бинарному формату .xls с версии 2007 года;
• .xlsm — рабочая книга, позволяющая работать с макросами;
• .xlsb — рабочая книга, использующая бинарный формат, но одновременно и поддерживающая макросы. Обычно используется при работе с большими таблицами;
• .xltm — шаблон-основа для рабочих книг. Имеется поддержка макросов;
• .xlam — надстройка, созданная для добавления дополнительного функционала.

Нужно учитывать, что некоторые формулы и функции из новых версий могут не работать в старых.

Стандартные операции с ячейками

Активной считается ячейка, которая имеет черную рамку выделения с квадратом в правом нижнем углу. Чтобы вносить данные в ячейку, не обязательно делать по ней дополнительные клики мышью. Вносить данные можно как непосредственно в ячейку, так и через строку формул. При перемещении курсора с помощью клавиш-стрелок активной становится соседняя ячейка, текст в предыдущей сохраняется. Чтобы изменить уже имеющийся текст, необходимо дважды кликнуть по ячейке или внести правки через строку формул.

При двойном клике по черному квадрату в правом нижнем углу текстовые данные протянутся до нижнего края созданной таблицы. Если выделить диапазон с последовательными значениями (числа, даты, дни недели), они автоматически пересчитаются в сторону увеличения, заполнив столбец до нижнего края таблицы. Те же операции можно проделать и вручную, протянув за квадрат в нижнем правом углу. В этом случае пользователь самостоятельно определяет границы заполнения.

Чтобы выделить несколько ячеек одновременно, нужно зажать клавишу Ctrl и выбрать нужные ячейки или диапазоны ячеек. Ту же самую операцию можно проделать со строками и столбцами, выделяя необходимое их количество.

Excel автоматически суммирует значения в ячейках, показывая результат в правом нижнем углу листа. Также пользователю предлагаются средние значения данных и общее количество заполненных ячеек.

Ширину столбцов и высоту строк можно менять как вручную, передвигая край столбца/строки, так и нажав правую клавишу мыши и выбрав меню «Ширина столбца (высота строки)». По умолчанию значение ширины указывает на количество символов текущего размера шрифта, которые могут разместиться в ячейке, а значение высоты — на максимально возможный размер шрифта для этой строки.

Ячейки можно объединять с помощью соответствующего меню на вкладке «Главная». Всего существует три варианта объединения:

• объединить и поместить в центре;
• объединить по строкам;
• объединить ячейки.

Следует помнить, что при объединении может нарушаться сортировка данных в таблицах, а также могут некорректно считаться формулы.

Работа с формулами Excel

Главная функция программы — возможность подсчета значений с помощью встроенных формул и функций. Среди них есть простые, позволяющие подсчитать сумму в диапазоне, среднее значение в диапазоне, количество заполненных ячеек и т.д. Есть и более сложные, способные вычислять количество дней между разными датами (в т.ч. рабочих), максимальные и минимальные значения в диапазоне. Работа с функциями и формулами также напрямую зависит от формата ячеек. По умолчанию для всех ячеек установлен общий формат, позволяющий работать как с числовыми, так и с текстовыми данными. Но для более сложной работы он может быть заменен на числовой, процентный, дату, денежный, финансовый, дробный и т.д.

Формула вводится либо через строку функций над таблицей, либо в самой ячейке при двойном клике. В начале функции обязательно должен стоять знак «=». После этого при вводе названия функции появляется помощник, который предлагает выбрать функции из списка. Разберем это на примере формулы средней сложности «СЧЕТЕСЛИ».

В скобках после функции будут прописаны условия, по которым формула будет проводить вычислениях. Подсказка указывает на то, что потребуется задать диапазон вычислений и критерий, по которому они будут производиться.

Например, нам необходимо подсчитать количество букв «А» в указанном диапазоне:

Выделяем диапазон, отмечаем первое условие с помощью знака «;»

Далее выделяем критерий. Его можно прописать вручную, заключив в кавычки; можно выделить ячейку, в которой этот критерий прописан.

Закрываем скобку, потому что все условия указаны, и нажимаем Enter.

В ячейке C1 получаем ответ: в шести ячейках нашей таблицы написана буква «А».

В случае ошибки в формулах в ячейке будет прописано «#ДЕЛ/0!». В этом случае необходимо перепроверить формулу на предмет неточностей и на корректность.

Excel может проводить вычисления не только на активном листе. Для этого при вводе формулы через строку функций нужно перейти на нужный лист и указать ячейку, с которой нужно провести расчет. При протягивании формул автоматически подтянутся и адреса всех ячеек. Чтобы этого не произошло и формулы были подсчитаны корректно, можно закрепить нужную ячейку, выделив ее адрес и нажав клавишу F4. Формат адреса будет выглядеть так: $A$1.

1


Microsoft Excel Электронные таблицы Microsoft Excel предназначены для создания и редактирования табличных (бухгалтерских) документов, создания диаграмм, простых баз данных, анализа данных. Автор: Тутыгин В.С.

2


Рабочее окно Excel

3


Создание таблицы В клетки на рабочем листе Excel можно вводить: Текст; Формулы. Формулы могут включать числа, ссылки на ячейки и диапазоны ячеек текущего рабочего листа или других листов, знаки математических действий При создании таблицы используются приемы автозаполнения и автосуммирования.

4


Пример таблицы

5


Автоматизация при создании таблиц. Автозаполнение Автозаполнение применяется если в строке или столбце содержатся: Одни и те же числа или текст; Числовой ряд (арифметическая или геометрическая прогрессия); Стандартные списки (например, названия дней недели).

6


Автозаполнение строки одинаковыми числами Шаг 1. Ввод числа в первую клетку. Шаг 2. Буксировка курсора автозаполнения вдоль строки.

7


Автозаполнение. Арифметическая прогрессия 1. Ввести первые два значения прогрессии пометить эти две клетки. 2. Буксировать курсор автозаполнения вдоль строки.

8


Автозаполнение. Геометрическая прогрессия 1. Заполнить первую клетку; 2. Пометить ряд клеток в строке или столбце, в которых должна быть прогрессия; 3. [Правка] — [Заполнить] — [Прогрессия…]; 4. Выбрать тип прогрессии «геометрическая», задать шаг, конечное значение и щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке «OK» всплывающей панели «Прогрессия».

9


Автосуммирование Позволяет автоматически вычислять строку (столбец) с итоговыми суммами.

10


Автосуммирование 1. Пометить строку для сумм 2. Выбрать пиктограмму Автосумма

11


Форматирование таблицы Форматирование таблицы включает: Форматирование ячеек; Форматирование строк; Форматирование таблицы в целом

12


Форматирование ячеек Для форматирования выбрать Format/Font Форматирование ячеек включает задание: Формата числа; Выравнивание текста в ячейке; Задание параметров шрифта; Задание границ ячейки; Заливку ячеек (цвет); Введение защиты ячейки;

13


Параметры форматирования ячеек таблицы

14


Условное форматирование ячеек таблицы Можно задать особые параметры формата ячеек (например, другой цвет ячейки) в таблице при выполнении какого-либо условия (например, >100). Для этого: 1. Пометить ячейки таблицы; 2. [Формат]–[Условное форматирование…]; 3. Задать условия и вид форматирования.

15


Примечания к ячейкам К любой ячейке таблицы можно создать примечание (комментарий). Для этого: 1. Пометить ячейку. 2. [Вставка] – [Примечание]. 3. Ввести текст примечания.

16


Форматирование строк/столбцов Форматирование строк(столбцов) включает: Настройку высоты строк (ширины столбцов); Автоподбор высоты строк (ширины столбцов).

17


Автоформат таблицы При форматировании таблицы в целом выбирается один из стандартных видов внешнего оформления таблицы. Для этого: Пометить форматируемую область таблицы; [Формат] — [Автоформат] — [ ].

18


Автоформат таблицы. Пример.

19


Построение диаграмм 1. Пометить строку с подписями для оси Х и строки с данными

20


Построение диаграмм [Insert] – [Chart]; Задать атрибуты диаграммы (подписи осей, название диаграммы, легенду и т. д.) в ходе диалога.

21


Базы данных Можно использовать таблицу как базу данных, так как в Excel предусмотрены средства сортировки и поиска данных в таблице по критериям, задаваемым пользователем, имеются средства интерфейса пользователя (формы) для работы с данными в таблицах.

22


Базы данных. Сортировка записей Пометить таблицу базы данных; [Фильтр] – [Автофильтр]; Открыть меню в столбце; Выбрать пункт «Сортировка по возрастанию (убыванию)»

23


Базы данных. Поиск записей Выбрать пункт подменю «Условие» На всплывающей панели «Пользовательский автофильтр» устанавливаем условия отбора записей

24


Анализ данных Количество строк и столбцов таблицы и количество поставщиков или потребителей может быть очень велико (несколько сотен). Это затрудняет оценку итогов деятельности непосредственно по данным, приведенным в таблице.

25


Анализ данных В результате анализа часто требуется получить в сжатом виде данные по потребителям (фирмам): Сколько каждой фирмой закуплено товаров за месяц по видам продукции; Какая сумма фирмой уже выплачена; Сколько фирма еще должна выплатить.

26


Анализ данных. Исходная таблица данных.

27


Результат анализа

28


Создание сводной таблицы Сводная таблица может включать результаты анализа сразу по двум показателям, например, содержать сводные данные о закупках или отгрузке продукции одновременно по фирмам и по датам.

29


Пример сводной таблицы Дата Наим.орг.Данные01.я нв 02.я нв 03.я нв 04.я нв 05.я нв 06.я нв 07.я нв 08.я нв 09.я нв 10.я нв Общий итог АЛЬЯНССумма по полю Всего 125 Сумма по полю Оплата Сумма по полю Остаток 125 АННА-МАРИЯСумма по полю Всего Сумма по полю Оплата Сумма по полю Остаток Итог Сумма по полю Всего Итог Сумма по полю Оплата Итог Сумма по полю Остаток

30


Решение задач. Подбор параметра. Excel включает средства, позволяющие автоматически подбирать значения параметров, при которых достигается заданное значение какого-либо показателя, связанного функционально с этим параметром (например, достигать заданную прибыль при подборе значения накладных расходов)

31


Пример таблицы В этой таблице приведена калькуляция расходов и доходов от издания книги. Прибыль от издания книги зависит от тиража, % накладных расходов, цены и себестоимости.

32


Решение задач. Подбор параметра.

33


Решение задач. Подбор параметра Пометить целевую ячейку; [Сервис] – [Подбор параметра…]; В появившейся диалоговой панели «Подбор параметра» внести: — в окно «Установить в ячейке:»- адрес целевой ячейки; — в окно «Значение:» — желаемое значение в целевой ячейке; — в окно «Изменяя значение ячейки:» — адрес изменяемой ячейки;

34


Решение задачи оптимизации В составе Excel есть программа Solver, предназначенная для нахождения значений нескольких параметров при наличии ограничений при которых значение параметра, связанного функционально с ними максимизируется или минимизируется. Примером может быть задача получения максимальной прибыли за счет перераспределения по кварталам затрат на рекламу.

35


Решение задачи оптимизации

36


Для решения задачи оптимизации нужно Пометить целевую ячейку; 2. [Сервис] — [Поиск решения…]. В результате появится диалоговая панель «Поиск решения»

37


Вид диалогового окна «Поиск решения»

38


В окнах диалоговой панели нужно задать… — в окно «Установить целевую ячейку:» ввести адрес целевой ячейки: — активизировать один из элементов (максимальному значению, минимальному значению) в группе «Равной:» или задать фиксированное значение, достигаемое в целевой ячейке в результате оптимизации в окно «значению»; — указать диапазон изменяемых ячеек в окне «Изменяя ячейки:»; — ввести ограничения в окно «Ограничения». Вызов панели ввода ограничений — щелчком левой кнопки мыши на кнопке «Добавить».

39


Для получения автоотчета по результатам оптимизации нужно… Во всплывающей после активизации кнопки Solver панели Solver Results нужно выбрать: [Answer] – [OK]

40


Создание и использование макросов В макросы записывают последовательности команд, соответствующих выполнению нескольких часто повторяющихся последовательных действий с таблицами или диаграммами Excel. Запуск макроса будет приводить к автоматическому выполнению всей последовательности действий. Для возможности работы с макросами нужно установить низкий уровень защиты: [Сервис] – [Макрос] – [Безопасность…] – [Низкая].

41


Создание макроса с помощью макрорекордера 1. [Сервис] — [Макрос] — [Начать запись]; 2. Вввести имя макроса в окно ввода Имя макроса панели Запись макроса и нажать кнопку [OK]; 3. Выполнить действия с таблицей или диаграммой; 4. Остановить запись макроса щелчком левой кнопки мыши на кнопке OK всплывающей панели «Остановить запись макроса».

42


Запуск макроса 1. [Сервис] — [Макрос] – [Макросы…] ; 2. Выбрать из меню нужный макрос; 3. [Выполнить].

43


Создание средств запуска макросов Для запуска макросов могут быть созданы и использоваться: кнопки, которые могут быть добавлены в имеющиеся пиктографические меню Excel; кнопки управления Кнопка из панели инструментов Формы; графические объекты и объекты WordArt.

44


Для создания кнопки в пиктографическом меню нужно [Вид] — [Панели инструментов] — [Настройка…]; 2. [Команды] – [Макросы]; 3. Отбуксировать кнопку Кнопка на имеющуюся панель инструментов, например, на панель Стандартная; 4. [Закрыть].

45


Для создания кнопки управления на рабочем листе нужно [Вид] – [Панели инструментов] – [Формы]; 2. Выбрать объект Кнопка и установить его в нужном месте листа рабочей книги Excel и нужного размера; 3. Связать кнопку Кнопка с макросом для чего вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать пункт Назначить макрос, затем указать требуемый макрос в списке.

46


Для создания средства запуска макроса в форме графического объекта или объекта WordArt нужно… 1.Создать такой объект; 2.Вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать пункт Назначить макрос, затем указать требуемый макрос в списке.

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.



2. Заполняем наименование записей (строк) БД.



3. Переходим к заполнению базы данными.



4. После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

1. Переходим во вкладку «Данные».





2. Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».



3. В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».



4. Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

1. Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
   

   Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

   • имя по алфавиту;
   • дата;
   • число и т.д.
2. В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».



3. Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
   • В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
   • В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
   • Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

   После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

   

   После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.



4. Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».



5. Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
   

   Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.

6. Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».



7. Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

1. Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».



2. Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».



3. В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
   

   Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

1. Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.



2. Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

1. Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.



2. Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».



3. Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.



4. Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».



5. Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.