Microsoft excel подведение итогов

Подвести промежуточные итоги в таблице Excel можно с помощью встроенных формул и соответствующей команды в группе «Структура» на вкладке «Данные».

Важное условие применения средств – значения организованы в виде списка или базы данных, одинаковые записи находятся в одной группе. При создании сводного отчета промежуточные итоги формируются автоматически.

Вычисление промежуточных итогов в Excel

Чтобы продемонстрировать расчет промежуточных итогов в Excel возьмем небольшой пример. Предположим, у пользователя есть список с продажами определенных товаров:

Необходимо подсчитать выручку от реализации отдельных групп товаров. Если использовать фильтр, то можно получить однотипные записи по заданному критерию отбора. Но значения придется подсчитывать вручную. Поэтому воспользуемся другим инструментом Microsoft Excel – командой «Промежуточные итоги».

Чтобы функция выдала правильный результат, проверьте диапазон на соответствие следующим условиям:

• Таблица оформлена в виде простого списка или базы данных.
• Первая строка – названия столбцов.
• В столбцах содержатся однотипные значения.
• В таблице нет пустых строк или столбцов.

Приступаем…

1. Отсортируем диапазон по значению первого столбца – однотипные данные должны оказаться рядом.



2. Выделяем любую ячейку в таблице. Выбираем на ленте вкладку «Данные». Группа «Структура» — команда «Промежуточные итоги».



3. Заполняем диалоговое окно «Промежуточные итоги». В поле «При каждом изменении в» выбираем условие для отбора данных (в примере – «Значение»). В поле «Операция» назначаем функцию («Сумма»). В поле «Добавить по» следует пометить столбцы, к значениям которых применится функция.



4. Закрываем диалоговое окно, нажав кнопку ОК. Исходная таблица приобретает следующий вид:

Если свернуть строки в подгруппах (нажать на «минусы» слева от номеров строк), то получим таблицу только из промежуточных итогов:

При каждом изменении столбца «Название» пересчитывается промежуточный итог в столбце «Продажи».

Чтобы за каждым промежуточным итогом следовал разрыв страницы, в диалоговом окне поставьте галочку «Конец страницы между группами».

Чтобы промежуточные данные отображались НАД группой, снимите условие «Итоги под данными».

Команда промежуточные итоги позволяет использовать одновременно несколько статистических функций. Мы уже назначили операцию «Сумма». Добавим средние значения продаж по каждой группе товаров.

Снова вызываем меню «Промежуточные итоги». Снимаем галочку «Заменить текущие». В поле «Операция» выбираем «Среднее».



Формула «Промежуточные итоги» в Excel: примеры

Функция «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» возвращает промежуточный итог в список или базу данных. Синтаксис: номер функции, ссылка 1; ссылка 2;… .

Номер функции – число от 1 до 11, которое указывает статистическую функцию для расчета промежуточных итогов:

1. – СРЗНАЧ (среднее арифметическое);
2. – СЧЕТ (количество ячеек);
3. – СЧЕТЗ (количество непустых ячеек);
4. – МАКС (максимальное значение в диапазоне);
5. – МИН (минимальное значение);
6. – ПРОИЗВЕД (произведение чисел);
7. – СТАНДОТКЛОН (стандартное отклонение по выборке);
8. – СТАНДОТКЛОНП (стандартное отклонение по генеральной совокупности);
9. – СУММ;
10. – ДИСП (дисперсия по выборке);
11. – ДИСПР (дисперсия по генеральной совокупности).

Ссылка 1 – обязательный аргумент, указывающий на именованный диапазон для нахождения промежуточных итогов.

Особенности «работы» функции:

• выдает результат по явным и скрытым строкам;
• исключает строки, не включенные в фильтр;
• считает только в столбцах, для строк не подходит.

Рассмотрим на примере использование функции:

1. Создаем дополнительную строку для отображения промежуточных итогов. Например, «сумма отобранных значений».
2. Включим фильтр. Оставим в таблице только данные по значению «Обеденная группа «Амадис»».
3. В ячейку В2 введем формулу: .

Формула для среднего значения промежуточного итога диапазона (для прихожей «Ретро»): .

Формула для максимального значения (для спален): .

Промежуточные итоги в сводной таблице Excel

В сводной таблице можно показывать или прятать промежуточные итоги для строк и столбцов.

1. При формировании сводного отчета уже заложена автоматическая функция суммирования для расчета итогов.



2. Чтобы применить другую функцию, в разделе «Работа со сводными таблицами» на вкладке «Параметры» находим группу «Активное поле». Курсор должен стоять в ячейке того столбца, к значениям которого будет применяться функция. Нажимаем кнопку «Параметры поля». В открывшемся меню выбираем «другие». Назначаем нужную функцию для промежуточных итогов.



3. Для выведения на экран итогов по отдельным значениям используйте кнопку фильтра в правом углу названия столбца.

В меню «Параметры сводной таблицы» («Параметры» — «Сводная таблица») доступна вкладка «Итоги и фильтры».

Скачать примеры с промежуточными итогами

Таким образом, для отображения промежуточных итогов в списках Excel применяется три способа: команда группы «Структура», встроенная функция и сводная таблица.

Листы Excel, содержащие большой объем информации, иногда могут выглядеть перегруженными и даже трудночитаемыми. Excel позволяет группировать данные, чтобы с легкостью скрывать и показывать различные разделы листа. К тому же Вы можете обобщить различные группы при помощи команды Промежуточный итог и придать структуру рабочему листу Excel. В этом уроке мы рассмотрим оба этих инструмента максимально подробно и на наглядных примерах.

Группировка строк и столбцов в Excel

1. Выделите строки или столбцы, которые необходимо сгруппировать. В следующем примере мы выделим столбцы A, B и C.
2. Откройте вкладку Данные на Ленте, затем нажмите команду Группировать.
3. Выделенные строки или столбцы будут сгруппированы. В нашем примере это столбцы A, B и C.

Чтобы разгруппировать данные в Excel, выделите сгруппированные строки или столбцы, а затем щелкните команду Разгруппировать.

Как скрыть и показать группы

1. Чтобы скрыть группу в Excel, нажмите иконку Скрыть детали (минус).
2. Группа будет скрыта. Чтобы показать скрытую группу, нажмите иконку Показать детали (плюс).

Подведение итогов в Excel

Команда Промежуточный итог позволяет автоматически создавать группы и использовать базовые функции, такие как СУММ, СЧЁТ и СРЗНАЧ, чтобы упростить подведение итогов. Например, команда Промежуточный итог способна вычислить стоимость канцтоваров по группам в большом заказе. Команда создаст иерархию групп, также называемую структурой, чтобы упорядочить информацию на листе.

Ваши данные должны быть правильно отсортированы перед использованием команды Промежуточный итог, Вы можете изучить серию уроков Сортировка данных в Excel, для получения дополнительной информации.

Создание промежуточного итога

В следующем примере мы воспользуемся командой Промежуточный итог, чтобы определить сколько заказано футболок каждого размера (S, M, L и XL). В результате рабочий лист Excel обретет структуру в виде групп по каждому размеру футболок, а затем будет подсчитано общее количество футболок в каждой группе.

1. Прежде всего отсортируйте данные, для которых требуется подвести итог. В этом примере мы подводим промежуточный итог для каждого размера футболок, поэтому информация на листе Excel должна быть отсортирована по столбцу Размер от меньшего к большему.
2. Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Промежуточный итог.
3. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги. Из раскрывающегося списка в поле При каждом изменении в, выберите столбец, который необходимо подытожить. В нашем случае это столбец Размер.
4. Нажмите на кнопку со стрелкой в поле Операция, чтобы выбрать тип используемой функции. Мы выберем Количество, чтобы подсчитать количество футболок, заказанных для каждого размера.
5. В поле Добавить итоги по выберите столбец, в который необходимо вывести итог. В нашем примере это столбец Размер.
6. Если все параметры заданы правильно, нажмите ОК.
7. Информация на листе будет сгруппирована, а под каждой группой появятся промежуточные итоги. В нашем случае данные сгруппированы по размеру футболок, а количество заказанных футболок для каждого размера указано под соответствующей группой.

Просмотр групп по уровням

При подведении промежуточных итогов в Excel рабочий лист разбивается на различные уровни. Вы можете переключаться между этими уровнями, чтобы иметь возможность регулировать количество отображаемой информации, используя иконки структуры 1, 2, 3 в левой части листа. В следующем примере мы переключимся между всеми тремя уровнями структуры.

Хоть в этом примере представлено всего три уровня, Excel позволяет создавать до 8 уровней вложенности.

1. Щелкните нижний уровень, чтобы отобразить минимальное количество информации. Мы выберем уровень 1, который содержит только общее количество заказанных футболок.
2. Щелкните следующий уровень, чтобы отобразить более подробную информацию. В нашем примере мы выберем уровень 2, который содержит все строки с итогами, но скрывает остальные данные на листе.
3. Щелкните наивысший уровень, чтобы развернуть все данные на листе. В нашем случае это уровень 3.

Вы также можете воспользоваться иконками Показать или Скрыть детали, чтобы скрыть или отобразить группы.

Удаление промежуточных итогов в Excel

Со временем необходимость в промежуточных итогах пропадает, особенно, когда требуется иначе перегруппировать данные на листе Excel. Если Вы более не хотите видеть промежуточные итоги, их можно удалить.

1. Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Промежуточный итог.
2. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги. Нажмите Убрать все.
3. Все данные будут разгруппированы, а итоги удалены.

Чтобы удалить только группы, оставив промежуточные итоги, воспользуйтесь пунктом Удалить структуру из выпадающего меню команды Разгруппировать.

Автоматическое
подведение итогов – это удобный способ
быстрого обобщения и анализа данных в
электронной таблице. Microsoft Excel может
автоматически вычислять промежуточные
и общие итоги в списке.
При вставке автоматических промежуточных
итогов Microsoft Excel изменяет разметку
списка, что позволяет отображать и
скрывать строки каждого промежуточного
итога. Например, на рисунке 4.6 показан
список, в котором вычислены промежуточные
итоги для поляГород получателя. В
данном случае для каждого города
вычислена средняя стоимость доставки
и в структуру таблицы автоматически
добавлены строки с промежуточными
итогами, а в конце списка приводится
общий итог – средняя стоимость доставки
по всем заказам.

Рис. 4.6. Фрагмент списка с промежуточными
итогами

Для
того чтобы иметь возможность автоматически
подводить общие и промежуточные итоги,
данные в таблице должны быть организованы
в виде списка или базы данных. Перед тем
как вставить промежуточные итоги,
необходимо отсортировать список, чтобы
сгруппировать строки, по которым нужно
подвести итоги. После этого можно
подсчитать промежуточные итоги любого
столбца, содержащего числа. Если данные
в таблице организованы неправильно (не
в виде списка), то Excel может не понять
структуру таблицы и не создать
промежуточных итогов.

При
подведении итогов Excel автоматически
создает формулу, добавляет строку или
строки для записи промежуточных итогов
и подставляет адреса ячеек данных.
Общие итоги подводятся с помощью данныхсписка, а не с помощью значений
промежуточных итогов.

Значения
общих и промежуточных итогов пересчитываются
автоматически при каждом изменении
данных в списке.

При
подведении промежуточных итогов
автоматически могут выполняться
вычисления с использованием следующих
итоговых функций:

• Сумма
  (Сумма чисел);

• Количество
  (Количество данных. Эта операция
  используется по умолчанию для подведения
  итогов по нечисловым полям);

• Среднее
  (Среднее чисел);

• Максимум
  (Максимальное число);

• Минимум
  (Минимальное число);

• Произведение
  (Произведение чисел);

• Количество
  чисел(Количество данных, являющихся
  числами);

• Смещенное
  отклонение(Смещенная оценка
  стандартного отклонения генеральной
  совокупности по выборке данных);

• Несмещенное
  отклонение(Несмещенная оценка
  стандартного отклонения для генеральной
  совокупности, где выборка является
  подмножеством генеральной совокупности);

• Смещенная
  дисперсия(Смещенная оценка дисперсии
  генеральной совокупности по выборке
  данных);

• Несмещенная
  дисперсия(Несмещенная оценка
  дисперсии для генеральной совокупности,
  где выборка является подмножеством
  генеральной совокупности).

Итак,
для автоматического подведения итогов
следует выполнить следующую
последовательность действий:

• отсортировать
  список по столбцу, для которого необходимо
  вычислить промежуточные итоги;

• выделить
  какую-либо ячейку таблицы или требуемый
  диапазон;

• выбрать
  команду меню Данные/Итоги;

• в
  диалоговом окне Промежуточные итоги(рис.4.7) из спискаПри каждом изменении
  в:выбрать столбец, содержащий группы,
  по которым необходимо подвести итоги.
  Это должен быть тот столбец, по которому
  проводилась сортировка списка;

• из
  списка Операциявыбрать функцию,
  необходимую, для подведения итогов,
  напримерСумма;

• в
  списке Добавить итоги по: выбрать
  столбцы, содержащие значения, по которым
  необходимо подвести итоги.

Итоги
могут выводиться либо ниже исходных
данных, либо выше, если в диалоговом
окне Промежуточные итоги снят переключатель
Итоги под данными. КомандаДанные/Итогидля одной и той же таблицы может
выполняться многократно. При этом ранее
созданные итоги могут как заменяться
новыми, так и оставаться неизменными,
если в диалоговом окнеПромежуточные
итоги снят переключательЗаменить
текущие итоги.

Удаление
промежуточных итогов

Операцию
вычисления промежуточных итогов нельзя
отменить с помощью команды Правка/Отменить.

Чтобы
удалить промежуточные итоги,активизируйте любую ячейку в списке и
выберите командуИтогииз менюДанные. В появившемся диалоговом
окне (рис.4.7) щелкните на кнопкеУбрать
все.

Вложение
промежуточных итогов

Для
одной и той же группы данных можно
одновременно вычислять промежуточные
итоги с помощью нескольких функций, а
также вычислять «вложенные» или
многоуровневые итоги. Так для списка
изображенного на рисунке 4.6. сначала
были вычислены промежуточные итоги для
поля Страна, а потом для поляГород
получателя. Для создания «вложенных»
(многоуровневых итогов), нужно
предварительно выполнить сортировку
списков по всем столбцам, по которым
требуется вычислять промежуточные
итоги, чтобы суммируемые строки были
сгруппированы (в нашем примере сначала
осуществляется сортировка по полюСтрана, а затем по полюГород
получателя).

При
добавлении в список промежуточных
итогов разметка списка изменяется таким
образом, что становится видна его
структура. Щелкая знаки структуры
,и,
можно создать итоговый отчет, скрыв
подробности и отобразив только итоги.
Так если щелкнуть на цифре 1 в верхнем
левом углу рабочей таблицы, будет
показана только общее среднее значение
стоимости доставки. Если щелкнуть на
цифре 2, будет показана общее среднее и
промежуточные итоги для поляСтрана.
Если щелкнуть на цифре 3, будут показаны
общее среднее и промежуточные итоги
для полейСтранаиГород получателя.
И, наконец, щелчок по цифре 4 выведет
наряду с общими и промежуточными итогами
все индивидуальные записи.

Отображение
итоговых данных в виде диаграммы

Можно
создать диаграмму, использующую только
видимые данные списка, содержащего
промежуточные итоги. Если отобразить
или скрыть подробности в структурированном
списке, диаграмма тоже будет обновлена
для отображения или скрытия соответствующих
данных.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #