Microsoft excel как его использовать

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки — нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

1. Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
2. Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.



3. Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+»-«(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+»=»

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Строку» (CTRL+SHIFT+»=»)(строка всегда вставляется сверху).



Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

Аргумент функции КОРЕНЬ – ссылка на ячейку A1:

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

Microsoft Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Ее преимущество заключается в наличии всех базовых и продвинутых функций, которые подойдут как новичкам, так и опытным пользователям, нуждающимся в профессиональном ПО.

В рамках этой статьи я хочу рассказать о том, как начать работу в Эксель и понять принцип взаимодействия с данным софтом.

Создание таблицы в Microsoft Excel

Конечно, в первую очередь необходимо затронуть тему создания таблиц в Microsoft Excel, поскольку эти объекты являются основными и вокруг них строится остальная работа с функциями. Запустите программу и создайте пустой лист, если еще не сделали этого ранее. На экране вы видите начерченный проект со столбцами и строками. Столбцы имеют буквенное обозначение, а строки – цифренное. Ячейки образовываются из их сочетания, то есть A1 – это ячейка, располагающаяся под первым номером в столбце группы А. С пониманием этого не должно возникнуть никаких проблем.

Обратите внимание на приведенный выше скриншот. Вы можете задавать любые названия для столбцов, заполняя данные в ячейках. Именно так формируется таблица. Если не ставить для нее границ, то она будет бесконечной. В случае необходимости создания выделенной таблицы, которую в будущем можно будет редактировать, копировать и связывать с другими листами, перейдите на вкладку «‎Вставка» и выберите вариант вставки таблицы.

Задайте для нее необходимую область, зажав левую кнопку мыши и потянув курсор на необходимое расстояние, следя за тем, какие ячейки попадают в пунктирную линию. Если вы уже разобрались с названиями ячеек, можете заполнить данные самостоятельно в поле расположения. Однако там нужно вписывать дополнительные символы, с чем новички часто незнакомы, поэтому проще пойти предложенным способом. Нажмите «‎ОК» для завершения создания таблицы.

На листе вы сразу же увидите сформированную таблицу с группировками по столбцам, которые можно сворачивать, если их отображение в текущий момент не требуется. Видно, что таблица имеет свое оформление и точно заданные границы. В будущем вам может потребоваться увеличение или сокращение таблицы, поэтому вы можете редактировать ее параметры на вкладке «‎Конструктор».

Обратите внимание на функцию «‎Экспресс-стили», которая находится на той же упомянутой вкладке. Она предназначена для изменения внешнего вида таблицы, цветовой гаммы. Раскройте список доступных тем и выберите одну из них либо приступите к созданию своей, разобраться с чем будет не так сложно.

Основные элементы редактирования

Работать в Excel самостоятельно – значит, использовать встроенные элементы редактирования, которые обязательно пригодятся при составлении таблиц. Подробно останавливаться на них мы не будем, поскольку большинство из предложенных инструментов знакомы любому пользователю, кто хотя бы раз сталкивался с подобными элементами в том же текстовом редакторе от Microsoft. 

На вкладке «‎Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, убирать лишние знаки после запятой в цифрах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «‎Редактирование».

Использование функций Excel

По сути, создать ту же таблицу можно практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения пользователям не подходят из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, которые задаются вопросом «‎Как научиться работать в Excel», желают максимально упростить этот процесс и по максимуму задействовать все встроенные инструменты. Главные средства автоматизации – функции, о которых и пойдет речь далее.

1. Если вы желаете объявить любую функцию в ячейке (результат обязательно выводится в поле), начните написание со знака «​=», после чего впишите первый символ, обозначающий название формулы. На экране появится список подходящих вариантов, а нажатие клавиши TAB выбирает одну из них и автоматически дописывает оставшиеся символы.

2. Обратите внимание на то, что справа от имени выбранной функции показывается ее краткое описание от разработчиков, позволяющее понять предназначение и действие, которое она выполняет.

3. Если кликнуть по значку с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «‎Вставка функции», в котором вы можете ознакомиться со всеми ними еще более детально, получив полный список и справку. Если выбрать одну из функций, появится следующее окно редактирования, где указываются аргументы и опции. Это позволит не запутаться в правильном написании значений.

4. Взгляните на следующее изображение. Это пример самой простой функции, результатом которой является сумма указанного диапазона ячеек или двух из них. В данном случае знак «:»​ означает, что все значения ячеек указанного диапазона попадают под выражение и будут суммироваться. Все формулы разобрать в одной статье нереально, поэтому читайте официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.

5. На вкладке с формулами вы можете найти любую из них по группам, редактировать параметры вычислений или зависимости. В большинстве случаев это пригождается только опытным пользователям, поэтому просто упомяну наличие такой вкладки с полезными инструментами.

Вставка диаграмм

Часто работа в Эксель подразумевает использование диаграмм, зависимых от составленной таблицы. Обычно это требуется ученикам, которые готовят на занятия конкретные проекты с вычислениями, однако применяются графики и в профессиональных сферах. На данном сайте есть другая моя инструкция, посвященная именно составлению диаграммы по таблице. Она поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить график необходимого типа.

Подробнее: Как построить диаграмму по таблице в Excel: пошаговая инструкция

Элементы разметки страницы

Вкладка под названием «‎Разметка страницы» пригодится вам только в том случае, если создаваемый лист в будущем должен отправиться в печать. Здесь вы найдете параметры страницы, сможете изменить ее размер, ориентацию, указать область печати и выполнить другое редактирование. Большинство доступных инструментов подписаны, и с их использованием не возникнет никаких проблем. Учитывайте, что при внесении изменений вы можете нажать комбинацию клавиш Ctrl + Z, если вдруг что-то сделали не так.

Сохранение и переключение между таблицами

Программа Эксель подразумевает огромное количество мелочей, на разбор которых уйдет ни один час времени, однако начинающим пользователям, желающим разобраться в базовых вещах, представленной выше информации будет достаточно. В завершение отмечу, что на главном экране вы можете сохранять текущий документ, переключаться между таблицами, отправлять их в печать или использовать встроенные шаблоны, когда необходимо начать работу с заготовками.

Надеюсь, что эта статья помогла разобраться вам с тем, как работать в Excel хотя бы на начальном уровне. Не беспокойтесь, если что-то не получается с первого раза. Воспользуйтесь поисковиком, введя там запрос по теме, ведь теперь, когда имеются хотя бы общие представления об электронных таблицах, разобраться в более сложных вопросах будет куда проще.

Если текстовым редактором Word с грехом пополам владеет большая часть пользователей компьютеров, то с не менее знаменитым табличным процессором дела обстоят не столь радужно. Многие просто не видят, каким образом можно использовать эту программу для повседневных нужд, пока не столкнутся с необходимостью выполнять расчёты на больших выборках данных.

Но и здесь имеются проблемы: не поняв без посторонней помощи принципы работы Excel, пользователи бросают это занятие и больше к нему не возвращаются.

Сегодняшняя статься предназначена для обеих категорий населения: простые пошаговые инструкции позволят начать практическое освоение программы. Ведь, на самом деле, Excel позволяет не только выполнять расчёты в табличном представлении – приложение можно использовать для составления диаграмм, многофакторных графиков, подробных отчётов.

Да, таблицы в Word и Excel – это совершенно разные вещи, но на самом деле работать с табличными данными вовсе не сложно. И для этого совсем не обязательно быть программистом.

Начало работы

Практика – лучший способ получить базовые навыки в любой профессии. Табличный процессор от Microsoft не является исключением. Это весьма полезное приложение, применимое в самых разных областях деятельности, позволяющее организовать быстрые вычисления вне зависимости от количества исходных данных.

Освоив Excel, вы вряд ли станете экспертом по реляционным базам данных, но полученных навыков окажется вполне достаточно для получения статуса «уверенный пользователь». А это не только моральное удовлетворение и способ похвастаться перед друзьями, но и небольшой плюсик к вашему резюме.

Итак, для начала давайте ознакомимся с основными терминами, касающимися Excel:

• таблица – это двумерное представление наборов чисел или иных значений, размещённых в строках и столбцах. Нумерация строк – числовая, от 1 и далее до бесконечности. Для столбцов принято использовать буквы латинского алфавита, причём, если нужно больше 26 столбцов, то после Z будут идти индексы АА, АВ и так далее;
• таким образом, каждая ячейка, расположенная на пересечении столбца и строки, будет иметь уникальный адрес типа А1 или С10. Когда мы будем работать с табличными данными, обращение к ячейкам будет производиться по их адресам, вернее – по диапазонам адресов (например, А1:А65, разделителем здесь является двоеточие). В Excel табличный курсор привязывается не к отдельным символам, а к ячейке в целом – это упрощает манипулирование данными. Это означает, что с помощью курсора вы можете перемещаться по таблице, но не внутри ячейки – для этого имеются другие инструменты;
• под рабочим листом в Excel понимают конкретную таблицу с набором данных и формулами для вычислений;
• рабочая книга – это файл с расширением xls, в котором может содержаться один или несколько рабочих листов, то есть это может быть набор связанных таблиц;
• работать можно не только с отдельными ячейками или диапазонами, но и с их совокупностью. Отдельные элементы списка разделяются точкой с запятой (В2;В5:В12);
• с помощью такой индексации можно выделять отдельные строки, столбцы или прямоугольные области;
• с объектами таблицы можно производить различные манипуляции (копирование, перемещение, форматирование, удаление).

Как работать в программе Excel: пособие для начинающих

Итак, мы получили некий минимум теоретических сведений, позволяющих приступить к практической части. А теперь рассмотрим, как работать в Excel. Разумеется, после запуска программы нам нужно создать таблицу. Сделать это можно разными способами, выбор которых осуществляется с учётом ваших предпочтений и стоящих перед вами задач.

Изначально мы имеем пустую таблицу, но уже разбитую на ячейки, с пронумерованными строками и столбцами. Если распечатать такую таблицу, получим чистый лист, без рамок и границ.

Давайте разберёмся, как работать с элементами таблицы – стройками, столбцами и отдельными ячейками.

Как выделить столбец/строку

Для выделения столбца необходимо щёлкнуть кнопкой мыши по его наименованию, представленному латинской буквой или комбинацией букв.

Соответственно, для выделения строки нужно щелкнуть мышкой по цифре, соотносящейся с нужной строкой.

Для выделения диапазона строк или столбцов действуем следующим образом:

• щёлкаем правой кнопкой по первому индексу (буква или цифра), при этом строка/столбец выделится;
• отпускаем кнопку и ставим курсор на второй индекс;
• при нажатой Shift щёлкаем ПКМ на второй цифре/букве – выделенной станет соответствующая прямоугольная область.

Выделение строк с помощью горячих клавиш производится комбинацией Shift+Пробел, для выделения столбца устанавливаем курсор в нужную ячейку и жмём Ctrl+Пробел.

Изменение границ ячеек

Пользователи, пробующие самостоятельно научиться пользоваться программой Excel, часто сталкиваются с ситуацией, когда в ячейку вносится содержимое, превышающее её размеры. Это особенно неудобно, если там содержится длинный текст. Расширить правую границу ячейки можно двумя способами:

• вручную, кликнув левой кнопкой мыши по правой границе на строке с индексами и, удерживая её нажатой, передвинуть границу на нужное расстояние;
• есть и более простой способ: дважды щёлкнуть мышью по границе, и программа самостоятельно расширит длину ячейки (опять же на строке с буквами-индексами).

Для увеличения высоты строки можно нажать на панели инструментов кнопку «Перенос текста», или потянуть мышкой за границу на панели цифр-индексов.

С помощью кнопки «Распределение по вертикали» можно отобразить не помещающийся в ячейку текст в несколько строк.

Отмена внесенных изменений производится стандартным способом, с помощью кнопки «Отмена» или комбинации CTRL+Z. Желательно такие откаты делать сразу – потом это может и не сработать.

Если требуется отметить форматирование строк, можно воспользоваться вкладкой «Формат», в которой выбрать пункт «Автоподбор высоты строки».

Для отмены изменений размеров столбцов в той же вкладке «Формат» следует выбрать пункт «Ширина по умолчанию» — запоминаем стоящую здесь цифру, затем выделяем ту ячейку, границы которой были изменены и их нужно «вернуть». Теперь заходим в пункт «Ширина столбца» и вводим записанный на предыдущем шаге показатель по умолчанию.

Как вставить столбец/строку

Как обычно, вставку строки или столбца можно производить двумя способами, через вызов контекстного меню мышкой или с помощью горячих клавиш. В первом случае кликаем ПКМ на ячейке, которую необходимо сдвинуть, и в появившемся меню выбираем пункт «Добавить ячейки». Откроется стандартное окно, в котором можно задать, что именно вы хотите добавить, и будет указано, где произойдёт расширение (столбцы добавляются слева от текущей ячейки, строки – сверху).

Это же окно можно вызвать комбинацией CTRL+SHIFT+«=».

Столь подробное описание, как пользоваться программой Excel, несомненно, пригодится чайникам, то есть новичкам, ведь все эти манипуляции востребованы очень часто.

Пошаговое создание таблицы, вставка формул

Обычно в первой верхней строке с индексом 1 присутствуют наименования полей, или столбцов, а в строках вносятся отдельные записи. Поэтому первый шаг создания таблицы заключается в проставлении наименований столбцов (например, «Наименование товара», «Номер накладной», «Покупатель», «Количество», «Цена», «Сумма»).

После этого тоже вручную вносим данные по таблице. Возможно, в первом или третьем столбце нам придётся раздвигать границы – как это сделать/, мы уже знаем.

Теперь поговорим о вычисляемых значениях. В нашем случае это столбец «Сумма», который равен умножению количества на цену. В нашем случае столбец «Сумма» имеет букву F, столбцы «Количество» и «Цена» – D и E соответственно.

Итак, ставим курсор в ячейку F2 и набираем символ «=». Это означает, что в отношении всех ячеек в столбце F будут произведены вычисления согласно некоей формуле.

Чтобы ввести саму формулу, выделяем ячейку D2, жмём символ умножения, выделяем ячейку E2, жмём Enter. В результате в ячейке D2 появится число, равное произведению цены на количество. Чтобы формула работала для всех строк таблицы, цепляем мышкой в ячейке D2 левый нижний угол (при наведении на него появится маленький крестик) и тащим его вниз до конца. В итоге формула будет работать для всех ячеек, но со своим набором данных, взятым в той же строке.

Если нам нужно распечатать таблицу, то для придания читабельного вида строки и столбцы нужно ограничить сеткой. Для этого выделяем участок таблицы с данными, включая строку с наименованиями столбцов, выбираем вкладку «Границы» (она расположена в меню «Шрифт») и жмём на символе окошка с надписью «Все границы».

Вкладка «Шрифт» позволяет форматировать шрифты по тому же принципу, ВТО и в Word. Так, шапку лучше оформить жирным начертанием, текстовые столбцы лучше выравнивать по левому краю, а числа – центрировать. Итак, вы получили первые навыки, как работать в Excel. Перейдём теперь к рассмотрению других возможностей табличного процессора.

Как работать с таблицей Excel – руководство для чайников

Мы рассмотрели простейший пример табличных вычислений, в котором функция умножения вводилась вручную не совсем удобным способом.

Создание таблиц можно упростить, если воспользоваться инструментом под названием «Конструктор».

Он позволяет присвоить таблице имя, задать её размер, можно использовать готовые шаблоны, менять стили, есть возможность создания достаточно сложных отчётов.

Многие новички не могут понять, как скорректировать введённое в ячейку значение. При клике на ячейку, подлежащую изменению, и попытке ввода символов старое значение пропадает, и приходится всё вводить сначала. На самом деле значение ячейки при клике по ней появляется в статусной строке, расположенной под меню, и именно там и нужно редактировать её содержимое.

При вводе в ячейки одинаковых значений Excel проявляет интеллект, как поисковые системы – достаточно набрать несколько символов из предыдущей строки, чтобы её содержимое появилось в текущей – останется только нажать Enter или опуститься на строку ниже.

Чтобы подсчитать итоги по столбцу (в нашем случае – общую сумму проданных товаров), необходимо поставить курсор в ячейку, в которой доложен находиться итог, и нажать кнопку «Автосумма» – как видим, ничего сложного, быстро и эффективно. Того же результата можно добиться, нажав комбинацию ALT+»=».

Ввод формул легче производить в статусной строке. Как только мы нажимаем в ячейке знак «=», он появляется и в ней, а слева от него имеется стрелка. Нажав на неё, мы получим список доступных функций, которые разбиты по категориям (математические, логические, финансовые, работа с текстом и т.д.). Каждая из функций имеет свой набор аргументов, которые нужно будет ввести. Функции могут быть вложенными, при выборе любой функции появится окошко с её кратким описанием, а после нажатия Ок – окно с необходимыми аргументами.

После завершения работы при выходе из программы она спросит, нужно ли сохранять внесённые вами изменения и предложит ввести имя файла.

Надеемся, приведённых здесь сведений достаточно для составления несложных таблиц. По мере освоения пакета Microsoft Excel вы будете узнавать новые его возможности, но мы утверждаем, что профессиональное изучение табличного процессора вам вряд ли потребуется. В сети и на книжных полках можно встретить книги и руководства из серии «Для чайников» по Excel на тысячи страниц. Сможете ли вы их осилить в полном объёме? Сомнительно. Тем более, что большинство возможностей пакета вам не потребуется. В любом случае мы будем рады ответить на ваши вопросы, касающиеся освоения самого известного табличного редактора.

Microsoft Excel – очень полезный инструмент, который используется во многих сферах жизни. Однако, многим пользователям работа с этой программой кажется очень сложной и загадочной. Чтобы облегчить начало работы, стоит познакомиться с основными функциями Excel. Ознакомьтесь с некоторыми из них и убедитесь, что Excel не так страшен, как о нём говорят.

В случае с Excel количество доступных функций настолько велико, что большинство наиболее важных из них невозможно уместить в одном тексте. Выбранные ниже функции позволяют вам изучить основы и немного более сложные возможности, которые можно использовать в этой программе.

Что такое Excel и как он выглядит?

Excel позволяет создавать электронные таблицы с большим количеством информации. Используя Excel, вы можете создавать и форматировать книги с богатыми информацией электронными таблицами для создания и выполнения вычислений и анализа данных. Excel позволяет сохранять формулы, чтобы выполнять вычисления с использованием этих данных, создавать модели анализа данных, изменять порядок данных различными способами.

С помощью этой программы мы анализируем и представляем данные как в числовой форме, так и в виде графиков – линии, круговая диаграмма или столбцы. Благодаря такому широкому спектру возможностей программа используется как в повседневной жизни и образовании, так и в самом широком объёме профессиональной жизни. В бухгалтерии листы Excel используются, например, для создания финансовых отчетов о движении денежных средств, прибылях и убытках. Для данных о продажах вы можете легко создавать такие формы, как счета-фактуры, отборочные листы или заказы на покупку. Таблицы в Excel можно использовать очень многими способами.

Как устроен Excel

После запуска Microsoft Excel на экране монитора открывается рабочее окно приложения, позволяющее редактировать данные в ячейках листа.

Структура программы очень проста и понятна. Каждый, кто использует Word, найдёт всё очень быстро, потому что расположение функций очень похоже:

1. Вверху есть строка заголовка, которая, среди прочего, включает возможность сохранить файл, настроить панель инструментов, название приложения (Excel), стандартное название книги (Книга1) и имя пользователя;
2. Ниже находится меню Файл и панель вкладок с функциями. Вы можете просмотреть параметры Excel в меню Файл. Здесь вы также можете сохранить текущий файл и изменить наиболее важные настройки приложения.

   Панель закладок – самый важный элемент приложения. Наиболее важные вкладки включают:

   • Главная;
   • Вставка;
   • Разметка страницы;
   • Формулы;
   • Данные;
   • Рецензирование;
   • Вид;
   • Справка;
   • Дополнительные расширения.
3. Ниже вы найдёте поле имени ячейки, функцию вставки и панель формул;
4. В левом нижнем углу есть выбор листов;
5. Справа, в самом низу программы, есть опция увеличения / уменьшения масштаба.

Структура листа Excel

Самым важным элементом Excel, над которым выполняется работа, является лист.

Лист состоит из нескольких элементов:

• Строки;
• Столбцы;
• Клетки;
• Диапазоны.

Лист представляет собой очень большую поверхность, состоящую из 1 048 576 строк и 16 384 столбцов. Строки в Excel помечены цифрами, а столбцы – буквами от A до XFD. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки, называемые в соответствии с их положением, то есть начиная с A1 и заканчивая XFD1048576 (вы можете менять названия ячеек на собственные значения). Последний элемент листа – это диапазон, представляющий собой набор ячеек.

Списки и диапазоны данных в Excel

Заполнить рабочий лист данными можно двумя способами. Первый – вручную перетащить курсор мыши. Операция в этом случае очень проста:

• просто введите данные в любую ячейку;
• щелкните по ней и, удерживая курсор в правом нижнем углу, перетащите в любом направлении.

Таким образом, вы можете автоматически заполнить список с последовательными днями недели и месяцами, включая сокращенный формат.

Такой подход также работает для создания рядов данных, состоящих из чисел и дат. Однако, что касается чисел, если вы вводите значение только в одной строке, оно будет просто скопировано в следующую. Чтобы создать числовую последовательность, вам необходимо установить шаблон, который будет заполнен серией как минимум в двух ячейках, например, введя значения 5 и 10, следующие ячейки будут заполнены значениями, увеличенными на 5. Если вы вводите одну дату, после перетаскивания появятся следующие дни, а когда заполнены две или более ячеек, Excel автоматически распознает строку даты.

Другой способ – использовать функцию Заполнить в разделе «Главная». Здесь вы можете выбрать, следует ли создавать ряды по столбцам или по строкам, насколько должно увеличиваться значение в последующих ячейках и каким должно быть окончательное значение.

В случае дат вы можете выбрать единицу измерения, которую следует учитывать при создании ряда, т.е. они могут увеличиваться на последующие дни, месяцы, годы или указать, что последующие даты могут содержать только дни недели.

Выпадающий список в Excel

Раскрывающийся список в электронной таблице Excel делает вашу работу проще, быстрее и эффективнее. Такой список с выпадающими опциями значительно ускоряет работу. Благодаря этому нет необходимости вручную вводить или копировать данные.

Создать раскрывающийся список

Сделать выпадающий список очень легко, вам нужно выполнить несколько простых шагов:

• Создайте список в одном столбце или одной строке с данными, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке;
• Выберите любую другую ячейку, в которой должен появиться список;
• В верхнем меню выберите вкладку Данные, а затем щелкните Проверка данных;
• Откроется окно с названием Проверка вводимых значений, в котором нужно развернуть список в элементе «Тип данных:» и выбрать Список, а в поле «Источник:» выбрать мышью ячейки, значение которых следует добавить в список;

  

• Щелкните ОК и закройте окно.

Редактирование списка

Вы можете редактировать список в любое время несколькими способами, в зависимости от ваших потребностей:

• Редактируя источник списка;
• Изменяя диапазон ячеек, являющихся источником списка. Чтобы сделать это, нажмите на Проверка данных на вкладке Данные и выберите новые ячейки в качестве источника;
• Расширение указанного диапазона исходных ячеек, если вы хотите включить в список новые значения. Для этого перейдите на вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных и расширьте исходный диапазон, т.е. просто выберите его снова с учетом новых ячеек.

Удаление раскрывающегося списка

Чтобы удалить список в Excel, недостаточно нажать кнопку «Удалить». Для этого вам необходимо выполнить следующие действия:

• Выделите всю область из выпадающего списка;
• Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных;
• В диалоговом окне выберите опцию Очистить все;
• Щелкните ОК.

Иногда бывает сложно найти такой список, например, когда электронная таблица очень длинная и содержит много различной информации. Как удалить раскрывающийся список, не зная его местоположения? Для этого вам необходимо:

• Перейдите на вкладку Главная, нажмите «Найти и выделить» и после раскрытия меню нажмите Перейти → Специальные. Вы также можете сделать это с помощью сочетания клавиш Ctrl + G;
• Выберите параметр «Проверка данных», и будут выбраны все раскрывающиеся списки, доступные на листе.

Сортировка в Excel

Сортировка – ещё одна очень полезная функция Microsoft Excel. Благодаря ей вы можете, например, расположить список фамилий в алфавитном порядке по возрастанию (от А до Я) или по убыванию (от Я до А), создать список расходов в порядке возрастания или убывания или отсортировать их в хронологическом порядке (по дате и времени).

Сортировка позволяет быстро просматривать данные, упрощая их систематизацию и поиск нужной информации.

Чтобы использовать функцию сортировки:

• Выделите соответствующие ячейки с данными в таблице или выберите одну ячейку в столбце, в котором они должны быть отсортированы;
• Выберите раздел Главная и выберите Сортировка и фильтрация. Вы также можете выбрать опцию «Сортировка» на вкладке Данные;
• Чтобы отсортировать данные в алфавитном порядке от А до Я или от наименьшего числа к наибольшему, щелкните символ АЯ↓; Если вы хотите отсортировать данные в обратном порядке, нажмите кнопку ЯА↓.

Чтобы отсортировать данные по нескольким критериям, нажмите настраиваемая сортировка и кнопку Сортировка и выберите, какие критерии следует учитывать в Excel.

Фильтрация в документах Excel

Большая часть работы в Excel основана на таблицах. Таблицы содержат данные, которые нам часто нужны или которые мы хотим полностью удалить из электронной таблицы. Но как быстро выбрать все необходимые данные из большой электронной таблицы? Один из способов – настроить фильтры в Excel.

Фильтрация скрывает строки с временно нерелевантными данными, оставляя видимыми только те, которые содержат важную информацию:

• Выберите данные для фильтрации или просто щелкните одну из ячеек в таблице, если вы хотите отфильтровать данные во всех столбцах;
• На вкладке Данные в меню «Сортировка и фильтрация» щёлкните Фильтр. Эта функция также находится в основных инструментах в группе редактирования;
• В заголовке столбца разверните появившийся список с параметрами фильтрации;

  

• Параметр Выделить всё установлен по умолчанию, снимите его и выберите только те данные, которые хотите отобразить;
• Нажмите ОК, и всё готово – будут отображаться только данные, выбранные в фильтре, остальные будут скрыты. Теперь вы можете, например, удалить их все, отредактировать или суммировать данные только из выбранных ячеек.

Условное форматирование в Excel

Условное форматирование – это функция, позволяющая выделять данные. С фильтрами выбранные данные отображаются, а остальные скрываются, условное форматирование работает иначе. В этом случае никакие данные не скрываются, выделяются только те, которые вы хотите выделить. Эта функция очень проста в использовании, но очень полезна в повседневной работе, особенно если электронная таблица имеет большой размер и содержит много данных с разными значениями.

Чтобы использовать функцию условного форматирования:

• Выберите область, в которой находятся данные, которые вы хотите выделить. Если вы хотите выделить все данные в данном столбце, вам пригодится сочетание клавиш Ctrl + Shift + ↓, благодаря которому вы выберете все заполненные ячейки в столбце, вплоть до первой пустой;
• На вкладке Главная выберите Условное форматирование;
• Установите курсор в поле Правила выделения ячеек и выберите нужный вариант в появившемся меню.

Разделение текстов

Возможность автоматического разделения текста на несколько ячеек – чрезвычайно полезная функция. В случае нескольких введенных данных ручное пополнение их в отдельных ячейках не является большой проблемой, однако, когда мы говорим об огромном листе, содержащем, например, данные нескольких десятков сотрудников, дело обстоит совсем иначе.

К счастью, Excel имеет решение на такой случай – функция «Текст по столбцам» на вкладке Данные:

• Выделите ячейку или столбец, содержащий текст, который нужно разбить на части;
• Выберите функцию Текст по столбцам;
• Появится окно Мастер распределения текста по столбцам, выберите там пункт с разделителями;
• В следующем окне нужно выбрать разделители данных. Это означает, что, например, если данные, которые вы хотите разделить на отдельные ячейки, разделены пробелом, вы должны выбрать поле «Пробел». В предварительном просмотре данных вы увидите, правильно ли выполнено разделение;
• Затем вы выбираете формат данных столбца; здесь по умолчанию выбран общий формат, который распознает большинство типов данных. Кроме того, вы можете выбрать: текст, дату и возможность опустить столбец. В том же окне вы должны выбрать место назначения, куда должны быть помещены разделенные данные;
• Нажмите Готово, и всё готово.

Связь текстов в Excel

Если текст можно разделить, можно ли его объединить? Конечно, да. Вы можете объединить данные из нескольких ячеек в одну с помощью символа &.

Знак & позволяет комбинировать текстовые элементы без использования дополнительных функций. В этом случае в выбранной ячейке введите = → добавьте координаты ячейки → введите знак & → добавьте пробел в формате » « (если он нужен) → введите знак & → затем добавьте координаты другой ячейки, например, =A1&» «&B1 и нажмите Enter. Вы можете объединить сразу несколько ячеек.

Сводные таблицы

Возможность использования сводных таблиц в Excel – одна из самых полезных в работе функций, и часто даже работодатели требуют её. Неудивительно, ведь сводные таблицы – отличный инструмент для анализа данных, незаменимый при создании сводок и отчетов.

Вопреки внешнему виду, их создание довольно просто:

• Чтобы подготовить сводную таблицу, вам нужно собрать данные в строках и столбцах;

  Важно! Список, на основе которого будет создана сводная таблица, не может содержать пустых строк и столбцов, а каждый столбец с данными должен иметь заголовки.
• Затем выберите ячейки, из которых вы хотите создать сводную таблицу;
• Появится окно «Создать сводную таблицу», где появится диапазон таблицы (стоит проверить его ещё раз) и поле, в котором вы должны указать, где вы хотите разместить сводную таблицу. Вы можете поместить его на тот же рабочий лист, за пределы диапазона данных или на совершенно новый;

  

• Справа появится поле с полями сводной таблицы. В верхней части – окно со всеми названиями полей вашей базы данных (заголовки столбцов исходной таблицы), ниже – 4 окна для создания элементов сводной таблицы: фильтры, столбцы, строки, значения. Чтобы создать базовую сводную таблицу, переместите имена полей из верхней панели в одно из следующих четырех. Вы также можете сделать это, перейдя к параметрам сводной таблицы и на вкладке Отображение выберите «Классический макет сводной таблицы», который позволит вам перетаскивать данные прямо в представление таблицы.

Диаграммы в документах Excel

Диаграмма – это графическое представление собранных данных в электронной таблице. Графики позволяют отображать релевантную информацию простым и понятным способом.

Создать диаграмму в Microsoft Excel очень просто:

• Отметьте данные для графика;
• Выберите вкладку Вставка и нажмите «Рекомендуемые диаграммы»;
• Откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать тип диаграммы, которая вам подходит, а затем отобразится её предварительный вид;

  

• Выберите подходящий тип диаграммы, чтобы наилучшим образом визуализировать нужные вам данные;
• Щелкните кнопку ОК.

Полезные сочетания клавиш в Excel

В Excel, как и в других программах Microsoft, есть много удобных сочетаний клавиш. Их знание сделает вашу работу в Excel намного проще и быстрее.

Ниже приведены несколько примеров ярлыков:

• F2 – редактировать активную ячейку;
• Shift + 2 – редактирует комментарий в активной ячейке или вставляет комментарий, если в ячейке его нет;
• Ctrl + D – заполняет активную ячейку содержимым ячейки выше;
• Ctrl + R – заполняет активную ячейку содержимым левой ячейки;
• Alt + = – автосумма;
• Ctrl + Shift + ; – вставляет текущую дату;
• Ctrl + 1 – форматирование ячейки;
• Ctrl + Shift + 1 – включить числовое форматирование;
• Ctrl + Shift + 4 – установка денежного формата;
• Ctrl + Shift + ↓ – выделить диапазон данных в столбце до первой пустой ячейки;
• Ctrl + Z – отменить;
• F12 – Сохранить как.

Николай Павлов

Автор проекта «Планета Excel», разработчик и IT-тренер.

1. Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

3. Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

1. Выделите диапазон.
2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

8. Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

10. Восстановление несохранённых файлов

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!