Microsoft excel исправление ошибок

Чтобы проверить орфографию в тексте на листе, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Орфография.

Совет: Кроме того, можно нажать клавишу F7.

Ниже описано, что происходит при вызове функции проверки орфографии.

• Если для проверки орфографии выделена одна ячейка, Excel проверяет весь лист, включая комментарии, колонтитулы и графические элементы.

• Если выделено несколько ячеек, Excel проверяет орфографию только в этих ячейках.

• Чтобы проверить орфографию в строке формул, выделите соответствующие слова.

Примечание: Excel не проверяет орфографию в ячейках, содержащих формулы.

1. На вкладке Обзор нажмите Правописание или нажмите F7 на клавиатуре.

   Примечание: Диалоговое окно Орфография не откроется, если ошибки правописания не обнаружены или вы пытаетесь добавить слово, которое уже есть в словаре.

2. Выполните любое из описанных ниже действий.

   Задача	Необходимые действия
   Замена слова	В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить.
   Изменение каждого экземпляра этого слова в данном документе	В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить все.
   Пропуск слова и переход к следующему слову с ошибкой	Нажмите Игнорировать.
   Пропуск каждого экземпляра этого слова в данном документе и переход к следующему слову с ошибкой	Нажмите Пропустить все.

Идентификация ошибок осуществляется несколькими способами. Один из них реализуется через отображение кода ошибки в ячейке.

Второй способ обнаружения ошибок – Excel отображает в левом верхнем углу ячейки зелёный треугольник (индикатор ошибки). При выборе такой ячейки появляется смарт-тег проверки ошибок.

Для проверки ошибок необходимо выполнить следующие шаги:

1. Выберите лист, который требуется проверить на наличие ошибок.

2. На вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Проверка наличия ошибок. Откроется окно диалога Контроль ошибок.

3. В окне диалога Контроль ошибок просмотрите информацию о текущей ошибке в левой части окна.

4. Для просмотра более детального описания ошибки и возможных вариантов её исправления нажмите кнопку Справка по этой ошибке.

5. Нажмите кнопку Показать этапы вычисления. MS Excel откроет окно диалога Вычисление формулы, где вы сможете просмотреть значения различных частей вложенной формулы, вычисляемые в порядке расчёта формулы:

a) нажмите кнопку Вычислить, чтобы проверить значение подчёркнутой ссылки. Результат вычислений показан курсивом;

b) если подчёркнутая часть формулы является ссылкой на другую формулу, нажмите кнопку Шаг с заходом, чтобы отобразить другую формулу в поле Вычисление. Нажмите кнопку Шаг с выходом, чтобы вернуться в предыдущую ячейку и формулу;

c) Выполняйте указанные действия, пока не будет вычислена каждая часть формулы;

d) Чтобы снова увидеть вычисления, нажмите кнопку Заново;

e) Чтобы завершить вычисления, нажмите кнопку Закрыть.

6. Для изменения формулы в строке формул нажмите кнопку Изменить в строке формул.

7. Если ошибка является несущественной, вы можете нажать кнопку Пропустить ошибку. Помеченная ошибка при последующих проверках будет пропускаться.

8. Для перехода к следующей ошибке нажмите кнопку Далее. Для возврата к предыдущей – кнопку Назад.

9. Доведите до конца проверку ошибок и закройте окно диалога Контроль ошибок.

Трассировка связей между формулами и ячейками

Для удобства поиска причин ошибок, а также и в некоторых других случаях можно графически отобразить связь между

ячейками в формуле.

Для отображения ячеек, входящих в формулу в качестве аргументов, необходимо выделить

ячейку с формулой и нажать кнопку Влияющие ячейки в группе Зависимости формул вкладки Формулы.

Один щелчок по кнопке Влияющие ячейки отображает связи с

ячейками, непосредственно определяющими результат вычисления. Если в этих ячейках также находятся формулы, то следующий щелчок отображает связи с

ячейками, являющимися аргументами этих формул. И так далее.

Для отображения ячеек, в формулы которых входит какая-либо ячейка, её следует выделить и нажать кнопку Зависимые ячейки в группе Зависимости формул вкладки Формулы.

Один щелчок по кнопке Зависимые ячейки отображает связи с

ячейками, непосредственно зависящими от выделенной

ячейки. Если эти

ячейки также влияют на другие

ячейки, то следующий щелчок отображает связи с зависимыми

ячейками. И так далее.

Связи в пределах текущего листа отображаются синими стрелками. Связи с

ячейками других листов и книг отображаются чёрными пунктирными линиями и значком листа. Красные стрелки показывают

ячейки, вызывающие ошибки.

Для скрытия стрелок связей следует нажать кнопку Убрать все стрелки в группе Зависимости формул вкладки Формулы. Использование окна контрольных значений.

Если вы работаете с большой таблицей, содержащей формулы, которые ссылаются на различные ячейки текущей таблицы и/или ячейки другого листа, достаточно сложно отследить их взаимосвязи.

В этом случае вашим помощником может выступать панель инструментов Окно контрольного значения.

Окно контрольного значения значительно упрощает анализ, проверку зависимостей и подтверждение вычислений и результатов формул на больших листах. Благодаря окну контрольного значения не требуется постоянно прокручивать лист, когда вы работаете с большой таблицей, переходить к различным его частям.

Добавление ячеек в окно контрольных значений

Для добавления на панель контрольных значений выполните следующие действия:

1. Выделите ячейки, контрольные значения которых нужно поместить на панель.

Чтобы выделить все ячейки листа с формулами, на вкладке Главная в группе Правка нажмите кнопку Найти и выделить и выберите команду Формулы.

2. На вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Окно контрольного значения.

.

4. В окне диалога Добавление контрольного значения проверьте правильность выбранного диапазона и нажмите кнопку Добавить.

Циклические ссылки

Циклические ссылки возникают, когда формула в какой-либо ячейке посредством других ячеек ссылается сама на себя.

Например, ячейка С4 = Е7, Е7 = С11, С11 = С4. В итоге С4 ссылается на С4.

Появление циклических ссылок очень легко определить. При их возникновении или наличии в уже созданной книге Excel сразу же появляется предупреждение о циклической ссылке, которое и описывает суть явления.

При нажатии на кнопку OK сообщение будет закрыто, а в ячейке, содержащей циклическую ссылку, в большинстве случаев появится 0.

Предупреждение, как правило, появляется при первоначальном создании циклической ссылки или открытии книги, содержащей циклические ссылки. Если предупреждение принято, то при дальнейшем возникновении циклических ссылок оно может не появляться.

Циклические ссылки в Excel могут создаваться преднамеренно, для решения тех или иных задач финансового моделирования, а могут возникать случайно, в виде технических ошибок и ошибок в логике построения модели.

В первом случае мы знаем об их наличии, так как сами их предварительно создали, и знаем, зачем они нам нужны.

Во втором случае мы можем вообще не знать, где они находятся, например, при открытии чужого файла и появлении сообщения о наличии циклических ссылок.

Найти циклическую ссылку можно несколькими способами. Например, чисто визуально формулы и ячейки, участвующие в образовании циклических ссылок в Excel, отмечаются синими стрелками.

Если циклическая ссылка – одна на листе, то в строке состояния будет выведено сообщение о наличии циклических ссылок с адресом ячейки.

Если циклические ссылки есть ещё и на других листах кроме активного, то будет выведено сообщение без указания ячейки.

Найти циклическую ссылку можно также при помощи инструмента поиска ошибок.

На вкладке Формулы в группе Зависимости формул выберите элемент Поиск ошибок и в раскрывающемся списке пункт Циклические ссылки.

Вы увидите адрес ячейки с первой встречающейся циклической ссылкой. После её корректировки или удаления – со второй и т. д.

Итак, используя вышеперечисленные инструменты и приёмы, вы сможете облегчить поиск, исправление и предупреждение ошибок в рабочих книгах Excel.

Успехов!!!

Те, кто работал в текстовом редакторе MS Word, видели красное подчеркивание, появляющееся при неправильном написании слов или опечатке. К сожалению, в MS Excel эта функциональность сильно отсутствует. Понятно, что всевозможные сокращения, сокращения и другие варианты написания слов в измененной форме могут ввести программу в заблуждение и автоматически дать неверные результаты. Несмотря на это, эта функция присутствует и может быть использована.

Устанавливаем русский язык по умолчанию

Автоматическое исправление опечаток и орфографических ошибок по умолчанию включено, но в программе есть проблемы иного порядка. При проверке документов в автоматическом режиме в 9 из 10 случаев программа реагирует на неправильные английские термины. Почему так происходит и как это исправить, попробуем разобраться дальше:

1. В верхней части панели нажмите кнопку «Файл» и нажмите ссылку «Параметры».
2. Выберите «Язык» из списка слева».
3. В следующем окне настройки языковых параметров есть два элемента настройки. В первом «Выбор языков редактирования» видно, что язык по умолчанию — русский.

Если по какой-то причине вы предпочитаете английский (США) для работы с документами, вам необходимо произвести замену, активировав строку с языковыми предпочтениями и нажав подсвеченную кнопку «По умолчанию».

Далее спускаемся к пункту «Выбор языков интерфейса и справка». Здесь по умолчанию, как видите, установлен язык интерфейса Microsoft Windows и, для справки, язык интерфейса.

надо заменить на русский. Вы можете сделать это одним из следующих способов: Щелкните строку «Русский язык» и нажмите кнопку «По умолчанию» внизу или щелкните активную кнопку со стрелкой вниз.

Осталось только принять, нажав «ОК». Появится окно с рекомендацией перезапустить программу, чтобы изменения вступили в силу. Принимаем и перезапускаем в ручном режиме.

После перезапуска программа должна автоматически сделать русский язык основным.

На этом настройка не заканчивается, и вам необходимо выполнить несколько дополнительных шагов:

• В только что запущенном приложении снова перейдите в «Файл» и откройте «Параметры».
• Далее нас интересует инструмент «Орфография». Активируем открытие окна, нажав на линию ЛКМ.
• Найдите строку «Параметры автозамены…» и щелкните по ней ЛКМ.

• Перейдите в открывшееся окно, в котором нужно активировать столбец «Автозамена» (как правило, он активируется при открытии окна).
• В пункте «Показать кнопки для параметров автоматической коррекции» мы находим эту функцию включенной. Здесь для удобства работы с таблицами рекомендуется отключать различные функции, например «Делать первые буквы предложений с большой буквы» и «Ставить названия дней с большой буквы».

Объяснение от специалиста! Поскольку в русском языке дни недели не пишутся с заглавной буквы, вы можете отменить выбор этой строки. Также стоит отметить, что нет смысла писать первые несколько букв предложения с большой буквы, так как работа с таблицами предполагает постоянные сокращения. Если вы оставите галочку на этом элементе, после каждой точки в сокращенном слове программа отреагирует и исправит слово с ошибкой.

Спустимся ниже и увидим, что в этом окне интерфейса также есть список слов с автоматическим исправлением. Слева предлагаются варианты слов с ошибками, а справа — варианты их исправления. Конечно, этот список нельзя назвать полным, но все же основные слова с ошибками в нем присутствуют.

В верхней части расположены поля для ввода искомых слов. Например, напишем «машына». Программа автоматически предложит слово автокоррекции в левом поле. В нашем случае это «машина». Также возможно, что слова в предложенном словаре не отображаются. Затем вам нужно будет вручную ввести правильное написание и нажать кнопку «Добавить» ниже. На этом настройка завершена, и вы можете приступить к запуску автоматической проверки орфографии в Excel.

Запуск автоматической проверки орфографии

После составления таблицы и записи всей необходимой информации возникает необходимость проверки орфографии текста. Для этого вам необходимо выполнить следующий список действий:

• Если вам нужно проверить только часть текста, выберите тот, который нужно проверить. Если нет, вам не нужно выделять текст.
• Вверху программы найдите инструмент «Обзор».
• Затем в пункте «Орфография» найдите кнопку «Орфография» и щелкните по ней ЛКМ.

• Откроется окно с просьбой продолжить проверку орфографии с начала листа. Нажмите кнопку «Да».
• После того, как инструмент найдет слово с ошибкой, появится диалоговое окно со словом, в котором, согласно расписанию, была допущена ошибка.

• В разделе «Варианты» выберите правильное слово и нажмите «Заменить», если в тексте есть только одно из этих слов, или «Заменить все», если есть вероятность, что выбранное слово появится несколько раз.

Примечание специалиста! Обратите внимание и на другие элементы справа. Если вы уверены, что слово написано правильно, необходимо выбрать «Пропустить» или «Пропустить все». Кроме того, если вы уверены, что слово написано с ошибкой, вы можете запустить «Автозамену». В этом случае программа автоматически заменит все слова. Есть еще пункт «Добавить в словарь». Это необходимо для автоматического добавления слов, которые вы часто пишете с опечаткой.

Заключение

Как бы хорошо вы ни владели русским языком, никогда нельзя быть полностью уверенным в правильности написанного текста. Человеческий фактор предполагает совершение различного рода ошибок. Особенно в этом случае MS Excel предлагает инструмент проверки орфографии, который можно использовать для исправления слов с ошибками.

Когда работаешь много, то неизбежны ошибки. В конце концов не ошибается тот, кто ничего не делает. Исправить ошибки поможет проверка орфографии в Excel.

Скачайте файл тут. Я преднамеренно сделала несколько глупых ошибок, чтобы показать, как работает проверка орфографии в Excel. Откройте файл.

По окончании урока вы сможете:

1. Настроить параметры операции «Проверка орфографии в Excel»
2. Рассказать о командах диалогового окна «Орфография»
3. Проверить орфографию на листе
4. Скорректировать словарь

Шаг 1. Находим команду «Параметры» (Файл → Параметры):

Шаг 2. Отмечаем в диалоговом окне нужные режимы:

Я всегда отмечаю «Русский: требовать точного использования ё». Но в официальных документах «ё» не обязательно и это очень обедняет письменную речь.

2. Диалоговое окно «Орфография»

Шаг 1. Запускаем диалоговое окно «Орфография» (лента Рецензирование → группа команд Правописание → команда Орфография):

После выполнения команды может появится окно:

Окно появляется в том случае, если ваш курсор находится в любом месте листа. Отсюда следует очень интересный вывод:

Для выделенного диапазона A4:C9 проверка начинается с ячейки A4. Ячейка A3 с ошибочным словом «Касета для СD» выпадает из операции «Проверка орфографии в Excel»

Шаг 2. Изучаем диалоговое окно «Орфография»

1. Пропустить (Ignore Once) – игнорировать ошибку в данном месте.
2. Пропустить все (Ignore Аll) – не воспринимать данное слово как ошибку по всему листу.
3. Добавить в словарь (Add to Dictionary) – добавить слово в словарь программы, чтобы в дальнейшем оно не воспринималось как ошибочное.
4. Заменить (Change) – заменить ошибочное слово на то, которое выбрано в поле Варианты.
5. Заменить все (Change Аll) – заменить ошибочное слово во всех местах по тексту на элемент списка, выбранный из поля Варианты.
6. Автозамена (Autocorrect) – добавление ошибочного слова вместе с правильным словом из поля Варианты в функцию Автозамены для того, чтобы в дальнейшем такая ошибка автоматически исправлялась на правильный вариант.
7. Это не команда, а поле Варианты, в котором вам предлагаются варианты замены ошибочного слова

3. Проверка орфографии в Excel

Шаг 1. Щелкаем по кнопке Заменить (Change) → слово «Наиминование» будет заменено на правильное и найдено следующее неизвестное слово «Касета».

Шаг 2. Щелкаем по кнопке Заменить (Change) → слово «Касета» будет заменено на правильное и найдено следующее неизвестное слово и так далее

Исправляем таким образом ошибки, пока не доберемся до слова «Безбарьерная». Чаще всего я работаю с техническими текстами, а технические термины в словарь не занесены. В результате весь документ подчеркнут красной волнистой чертой. Почему я вспомнила про Word?

4. Внесение слова в словарь

Как видите, проверка орфографии в Excel предлагает нам вариант «Безбарьерная

Шаг 1. Добавляем слово в словарь

А теперь посмотрим на наш словарь.

Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Настраиваемые словари» (Файл → Параметры Word → Правописание → Настраиваемые словари):

Шаг 3. Отмечаем словарь «RoamingCustom.dic (по умолчанию)»:

Как видите, в моем словаре довольно приличное количество специальных терминов, которые офисные программы без моего вмешательства в словари отмечали, как ошибки. Но эти слова я добавлялf, работая в других офисных программах.

В диалоговом окне «RoamingCustom.dic (по умолчанию)» вы можете добавлять слова, удалять одно слово или все слова разом. Не пренебрегайте работай со словарём, тем более, что это не обременительно.

Когда вы закончите проверять орфографию, то будет выведено сообщение о том, что проверка орфографии в Excel закончена:

Назначить проверку орфографии можно простым нажатием функциональной клавиши F7.

Теперь вы сможете:

1. Настроить параметры операции «Проверка орфографии в Excel»
2. Рассказать о командах диалогового окна «Орфография»
3. Проверить орфографию на листе
4. Скорректировать словарь

Содержание

• Как исправить ошибку #ПЕРЕНОС! в Excel
• Как исправить ошибку #ЗНАЧ! в Excel
• Как исправить ошибку #ПУСТО! в Excel
• Как исправить ошибку #ИМЯ? в Excel

Как исправить ошибку #ПЕРЕНОС! в Excel

Прежде чем рассмотреть ошибку #ПЕРЕНОС! (#SPILL), рассмотрим, что такое перенос. В Excel это означает, что формула возвращает несколько значений (массив), и они автоматически переносятся в соседние ячейки.

Диапазон переноса и значения внутри будут изменяться при обновлении источника данных.

Ошибка #ПЕРЕНОС! возникает, когда формула возвращает несколько значений, но Excel не может вывести один или несколько результатов.

У ошибки может быть множество причин. Поиск решения будет зависеть от используемой версии Excel.

• Веб-версия: наведите мышь на зеленый треугольник в верхнем левом углу ячейки с ошибкой #ПЕРЕНОС!. Появится сообщение с описанием ошибки.
• Десктопная версия: щелкните по ячейке с ошибкой #ПЕРЕНОС!. Нажмите на треугольник, который появится слева от ячейки. Причина ошибки будет указана в верхней части меню справки.

Рассмотрим решения, которые подойдут для наиболее распространенных вариаций этой ошибки.

Диапазон для переноса содержит одну или более ячеек с значениями

Решение: очистить диапазон для переноса.

Диапазон для переноса находится внутри таблицы

Решение 1: преобразовать таблицу в диапазон данных.

Для этого выполните следующие шаги:

1. нажмите на любую ячейку в таблице,
2. в меню в верхней части окна выберите «Конструктор»,
3. выберите команду «Преобразовать в диапазон».

Обратите внимание, что расположение меню и списка команд могут отличаться в зависимости от версии.

Решение 2: переместить формулу за границы таблицы.

Диапазон для переноса содержит объединенные ячейки

Решение: разделить ячейки внутри диапазона.

Как исправить ошибку #ЗНАЧ! в Excel

Ошибка #ЗНАЧ! (#VALUE) возникает в следующих случаях:

• что-то не так с ячейкой (ячейками), на которую ссылается формула,
• что-то не так с самой формулой.

Иногда найти источник проблемы не просто. Ниже — о самых распространенных случаях и как и их исправить.

Математическая формула ссылается на текст

Формулы с математическими операторами могут вычислять только числа. Если одна или несколько ячеек, на которые ссылается формула, содержит текст, формула будет возвращать ошибку.

Решение: использовать вместо формулы (уравнения, составленного пользователем) функцию (формулу, заранее заданную Excel). Функции по умолчанию игнорируют большую часть текстовых значений и производят расчеты лишь с числами.

Например, на примере ниже функция =СУММ(B2,B11) будет игнорировать текст в ячейке B11.

Скриншот: Zapier.com

Стоит помнить, что эта функция не оповещает автоматически о пропусках ячеек, и ее результат может вводить в заблуждение.

Одна или более ячеек содержат пробелы

В этих случаях ячейка выглядит пустой.

Решение: найти и заменить пробелы. Вот как это сделать:

1. выделите диапазон ячеек, к которому обращается формула;
2. нажмите на иконку с биноклем, нажмите «Найти и выделить»;
3. в окне «Найти и заменить» выберите «Заменить»;
4. в поле «Найти» вставьте пробелы;
5. поле «Заменить на» оставьте пустым;
6. нажмите «Заменить все».

Как исправить ошибку #ПУСТО! в Excel

Ошибка #ПУСТО! (#REF) возникает, когда формулы ссылается на ячейку, которая уже не существует. Разберем наиболее распространенные причины возникновения ошибки и как их исправить.

Ячейка, на которую ссылается формула, удалена

Формула использует прямые ссылки на ячейки (каждая ячейка отделена запятой), но одна или несколько ячеек удалены. Это основная причина, почему Excel не рекомендует использовать прямые ссылки на ячейки.

Решение 1: Если ячейки удалены случайно, отмените это действие.

Решение 2: Обновите формулу, чтобы она ссылалась на диапазон ячеек. В этом случае Excel сможет произвести вычисления, даже если одна из ячеек была удалена.

Формула содержит относительные ссылки

Относительная ссылка означает, что используемые данные привязаны к ячейке, в которую вставлена формула. Например, если формулу =СУММ(B2:E2) скопировать из ячейки G2 в G3, Excel предположит, что должен суммировать все ячейки из колонок B-E в ряду 3.

Каждый раз, когда формула с относительными ссылками переносится в другую ячейку, ссылки автоматически меняются. И если установить связь невозможно, происходит ошибка.

Например, если формулу =СУММ(G2:G7) перенести в ячейку I4, Excel предположит, что пользователю требуется сложить шесть ячеек над клеткой I4. В данном случае это невозможно, так как доступны лишь три ячейки.

Решение: обновите формулу, чтобы включить в нее абсолютные значения. Это позволит созранить исходные ссылки, даже если формула будет перенесена. Для этого вставьте символ $ перед каждой буквой, обозначающей столбец, и номером ряда.

Например, формула =СУММ(G2:G7) с абсолютными ссылками будет выглядеть как: =СУММ($G$2:$G$7).

Как исправить ошибку #ИМЯ? в Excel

Ошибка #ИМЯ? (#NAME) возникает, если название формулы неверно написано. Рассмотрим основные решения проблемы.

Название формулы содержит опечатку

Решение: обновить название формулы. Лучший способ избегать опечаток — использовать встроенный редактор формул Excel. Когда пользователь начинает печатать название формулы, программа автоматически предложит список названий, содержащих те же буквы.

Неверное название формулы

Иногда пользователи вводят название несуществующей формулы или формулы, которая называется иначе (например, ПЛЮС вместо реальной функции СУММ). В этом случае формула вернет ошибку #ИМЯ?.

Решение: найти правильное имя формулы и обновить ее.

Вот как это сделать:

1. выберите в меню раздел «Формулы»;
2. нажмите на «Вставить функцию» в левой части панели инструментов, в открывшемся окне «Вставка функции» просмотрите недавно использовавшиеся функции или полный список всех доступных функций;
3. выберите и вставьте нужную функцию;
4. в редакторе формул обновите ячейки, к которым будет отсылаться формула (поля зависят от выбранной функции).

Эти советы применимы и к ошибкам в Google Таблицах (за исключением #ПЕРЕНОС!, которая часто отображается как #REF).

Источник.

Фото на обложке: Aihr.com