Microsoft excel фильтры виды фильтров

Выделите диапазон
данных, из которых необходимо создать
список.

Примечание.  Можно
также выбрать диапазон ячеек, которые
будут заданы в качестве списка, используя
диалоговое окно Создание
списка.

1. В меню Данные
   выберите пункт Список,
   а затем команду Создать
   список.

2. Если у выбранных
   данных есть заголовки, установите
   флажок Список
   с заголовками
   и нажмите кнопку OK.

Выбранный диапазон
данных выделяется индикатором списка,
а на панели инструментов Список
становится доступной большая часть
общих функциональных возможностей,
связанных со списком.

После создания
списка он будет выделен синей границей.
Кроме того, в каждый столбец списка
автоматически добавляется раскрывающийся
автофильтр, а вниз списка помещается
строка ввода. Если при помощи кнопки
Переключить
строку итогов 
панели инструментов Список
будет добавлена строка итогов, то она
будет отображаться под строкой ввода.

При выборе ячейки,
строки или столбца вне списка он
становится неактивным. Неактивный
список окружен синей границей, и для
него не отображаются строка ввода и
раскрывающиеся автофильтры.

Примечание.  Чтобы
граница списка не отображалась, в меню
Список
выберите Скрывать
границы неактивных списков.

Сортировка
– это упорядочивание данных по какому-либо
ключу. Можно сортировать строки и столбцы
в возрастающем или убывающем порядке,
с учетом или без учета регистра букв.
(При сортировке строк изменяется порядок
расположения строк в списке, в то время
как порядок столбцов остается прежним.
При сортировке столбцов соответственно
изменяется порядок расположения
столбцов). Данные в таблице сортируют
по значениям одного или нескольких
полей.

Чтобы выполнить
сортировку данных в Excel,
нужно поместить курсор в любую ячейку
таблицы и выбрать команду ДАЛЕЕ→СОРТИРОВКА.
Excel
автоматически выделит таблицу данных
и отобразит диалоговое окно СОРТИРОВКА
ДИАПАЗОНА.

Сортировку данных
из программы VBA
можно осуществить, используя метод Sort
объекта Range.
Он
имеет
такой
синтаксис:
SomeRange.
Sort, Key1, Order1, Key2, Order2, Header

(Key1
– объект Range
ссылается на столбец, по значениям
которого должна осуществляться сортировка
всего диапазона.; Order1
– необязательная константа, определяющая
порядок сортировки. Можно выбрать
значение xlAscending
(сортировка по возрастанию) или
xlDescending
(обратный порядок сортировки); Header
– необязательная константа, указывающая
имеет ли таблица строку заголовка с
названиями полей. xlYes
(да), xlNo
(нет), xlGuess
(по умолчанию).).

17. Microsoft Excel. Понятие фильтра. Виды фильтров (автофильтр, расширенный фильтр).

Фильтр —
это быстрый и легкий способ поиска
подмножества данных и работы с ними в
списке. В отфильтрованном списке
отображаются только строки, отвечающие
условиям,
заданным для столбца. В Microsoft Excel доступны
две команды для фильтрации списков
[автофильтр (для простых условий) и
расширенный фильтр (для более сложных
критериев)]

В отличие от
сортировки, фильтр не меняет порядок
записей в списке. При фильтрации временно
скрываются строки, которые не требуется
отображать.

Строки, отобранные
при фильтрации в Microsoft Excel, можно
редактировать, форматировать, создавать
на их основе диаграммы, выводить их на
печать, не изменяя порядок строк и не
перемещая их.

Автофильтр
используется
следующим образом:

1. Поместить курсор
   в любую ячейку таблицы данных.

2. Выбрать команду
   ДАННЫЕ→ФИЛЬТР→АВТОФИЛЬТР.
   В результате рядом с каждым названием
   поля появится кнопка с направленной
   вниз стрелкой (кнопка автофильтра).

3. Щелкнуть по стрелке
   рядом с названием поля, по значениям
   которого нужно отфильтровать данные.
   Excel
   отобразит список доступных фильтров.Можно
   также вывести кнопку автофильтра
   только для одного столбца. Для этого
   нужно выделить ячейку заголовка
   столбца, который нужно использовать,
   нажать одновременно Shift,
   Ctrl
   и ↓ и выбрать команду АВТОФИЛЬТР.

Для задания более
сложных условий отбора используется
пользовательский автофильтр. С его
помощью можно задать условия отбора с
применением любых операторов сравнения.
С помощью пользовательского автофильтра
можно найти значения в столбце, которые
попадают в конкретный диапазон. Для
этого надо задать два условия отбора,
соединённые логическим оператором
И.Расширенный
фильтр позволяет
задать условия, соединенные логическим
оператором ИЛИ
для нескольких столбцов; задать три
или больше условия для конкретного
столбца с использованием, по крайней
мере, одного логического оператора ИЛИ;
задать вычисляемые условия.

Команда Расширенный
фильтр требует
задания условий отбора строк в отдельном
диапазоне рабочего листа. Диапазон
условий лучше помещать выше или ниже
списка. Диапазон условий должен содержать
не менее двух строк.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Инструкция по созданию и использованию фильтов данных в Excel

Иногда при работе с большой базой данных в Microsoft Office Excel возникает необходимость отобрать информацию по определенному критерию (например, показать только тех людей, которые родились в 1980 году). Для выполнения задач подобного рода используется фильтр в Excel.

Видео по фильтрации и сортировке данных в Excel

Виды фильтров в Excel

Фильтрация — это выбор необходимых данных из списка для последующей работы с ними. Результатом этой процедуры будут определенные строки, которые подходят под критерии отбора. Остальные записи временно скрываются и не используются до тех пор, пока пользователь не отключит фильтр. С отобранными данными можно выполнять стандартные действия: редактирование, форматирование, печать, построение графиков, диаграмм и т.д.

Всего в Экселе есть 2 способа фильтрации: автофильтр и расширенный фильтр. Запустить их можно через панель меню, щелкнув «Данные — Фильтр». С помощью первого варианта осуществляется быстрый отбор необходимой информации с простыми критериями поиска. В режиме автофильтра заглавная строка таблицы в каждой колонке будет содержать кнопку со стрелочкой, кликнув на которую можно указать критерии для отбора. Для каждого столбца можно установить свои настройки. В данном режиме можно установить следующие параметры:

1. Сортировка по возрастанию или по убыванию.
2. «Все» — Excel покажет (восстановит) все строки.
3. «Первые 10» — Excel отобразит первые 10 записей. При выборе этого пункта откроется новое окно, в котором можно указать число записей, выбрать, какие из них показывать (наибольшие или наименьшие), а также установить ограничение на количество отображаемых записей.
4. «Условие» — здесь пользователь может самостоятельно создать 2 критерия отбора данных, объединяя их простыми операторами И, ИЛИ.
5. Любой из элементов. Здесь можно выбрать любое значение, которое находится в колонке. Например, если столбец состоит из наименований товаров, то в перечне элементов будут указаны абсолютно все товары. Пользователь может указать любой из них.
6. «Пустые» и «Непустые» — Excel отобразит пустые (или непустые) ячейки. Данная опция появляется только в том случае, если в столбце есть незаполненные поля.

   

   Пример создания автофильтра данных Excel

Чтобы удалить фильтр из одной колонки, нужно кликнуть в перечне элементов на пункт «Все». Если нужно отменить его для всей таблицы, необходимо выбрать в панели меню пункты «Данные — Фильтр — Отобразить все». Удаление автофильтра осуществляется так же, как и его запуск.

Расширенный фильтр

Пример создания расширенного фильтра — необходимо задать диапазон исходных данных, фильтров и диапазон, куда помещаются отфильтрованные данные

Второй вариант фильтрации предоставляет пользователю больше возможностей для отбора необходимых данных.Чтобы запустить расширенную опцию, необходимо создать копию заголовков таблицы (т.е. просто скопировать шапку). Это будет диапазон условий. Затем надо заполнить этот диапазон критериями отбора. Но тут важно придерживаться правил: если нужно, чтобы значения отбирались по двум параметрам (к примеру, фамилия студента и оценка), то условия записываются в одну строку; если же критерии будут отбираться в режиме «ИЛИ» (марка машины или объем двигателя), тогда они записываются в разные строки.

Допустим, есть таблица с 2 колонками — наименование товара и количество. Всего товаров 3 — бананы, апельсины, мандарины, а количество — 10, 20 и 15 штук соответственно. После того как будет скопирована шапка, можно создать условие, например, показать товары, количество которых меньше или равно 15. То есть под скопированной шапкой в колонке «Кол-во» надо написать <=15. Затем надо запустить расширенный фильтр, указать исходный диапазон (исходная таблица), диапазон условий (таблица, где указано «кол-во <=15») и нажать «ОК». Исходная таблица изменится: теперь тут будут отображены только бананы (10 штук) и мандарины (15 штук).

Таким образом, принцип работы фильтрации в Microsoft Excel должен быть понятен. Этим способом можно отбирать любые элементы из базы данных, насколько большой она бы ни была. Такая процедура поможет упростить работу пользователя с большими объемами данных.

Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:

Читайте также

Оставить комментарий ВКонтакте

---

Filtering allows you to extract data that meets the defined criteria from a given Range or table. This is a quick way to display only the information that is needed by you.

You can Filter data in a Range, table or PivotTable.

You can filter data by −

• Selected values
• Text filters if the column you selected contains text
• Date filters if the column you selected contains dates
• Number filters if the column you selected contains numbers
• Number filters if the column you selected contains numbers
• Font color if the column you selected contains font with color
• Cell icon if the column you selected contains cell icons
• Advanced filter
• Using slicers

In a table, the column headers are automatically tagged to filters, known as AutoFilters. AutoFilter is represented by the arrow next to column header. Each AutoFilter has filter options based on the type of data you have in that column. For example, if the column contains numbers, when you click on the arrow next to the column header, Number Filter Options appear.

When you click a Filter option or when you click on Custom Filter that appears at the end of the Filter options, Custom AutoFilter dialog box appears, wherein you can customize your filtering options.

In case of a Range, you can provide the column headers in the first row of the range and click on filter in the Editing group on Home tab. This will make the AutoFilter on for the Range. You can remove the filters that you have in your data. You can also reapply the filters when data changes occur.

Filter by Selected Values

You can choose what data is to be displayed by clicking the arrow next to a column header and selecting the Values in the column. Only those rows containing the selected values in the chosen column will be displayed.

Consider the following data −

If you want to display the data only for Position = High, click the arrow next to Position. A drop-down box appears with all the values in the position column. By default, all the values will be selected.

• Click Select All. All the boxes are cleared.
• Select High as shown in the following screen shot.

Click OK. Only those Rows, which have the value High as Position, will be displayed.

Filter by Text

Consider the following data −

You can filter this data such that only those Rows wherein the Title is “Manager” will be displayed.

Click the arrow next to the column header Title. From the drop-down list, click Text Filters. Text filter options appear.

Select Contains from the available options. The Custom AutoFilter dialog box opens. Type Manager in the Box next to Contains.

Click OK. Only the Rows where Title contains Manager will be displayed.

Filter by Date

You can filter this data further such that only those Rows wherein the Title is “Manager” and HireDate is prior to 2011 can be displayed. That means you will display the Employee information for all the managers who have been with the organization from before 2011.

Click the arrow next to the column header HireDate. From the drop-down list, click Date Filters. The Date filter options appear. Select Before from the drop-down list.

Custom AutoFilter dialog box opens. Type 1/1/2011 in the box next to is before. You can also select the date from the date picker next to the box.

Click OK. Only the rows where Title contains Manager and HireDate is prior to 1/1/2011 will be displayed.

Filter by Numbers

Consider the following data −

You can filter this data such that only those rows where Total Marks > 850 can be displayed.

Click the arrow next to the column header Total Marks. From the drop-down list, click Number Filters. The Number Filter options appear.

Click Greater Than. Custom AutoFilter dialog box opens. Type 850 in the box next to Greater Than.

Click OK. Only the rows wherein the total marks are greater than 850 will be displayed.

Filter by Cell Color

If the data has different cell colors or is conditionally formatted, you can filter by the colors that are displayed in your table.

Consider the following data. The column Total Marks has conditional formatting with different cell colors.

Click the arrow in the header Total Marks. From the drop-down list, click Filter by Color. The Filter by Cell Color options appear.

Select the green color and click OK. Only the rows wherein the total marks column has green color cells will be displayed.

Filter by Font Color

If the data has different font colors or is conditionally formatted, you can filter by the colors that are displayed in your table.

Consider the following data. The column — Total Marks has conditional formatting with font color applied.

Click the arrow in the header Total Marks. From the Drop-Down List, click Filter by Color. Filter by Font Color options appear.

Select the green color and click OK. Only the rows wherein the Total Marks column has green color font will be displayed.

Filter by Cell Icon

If the data has different icons or a conditional format, you can filter by the icons that are shown in your table.

Consider the following data. The column Total Marks has conditional formatting with icons applied.

Click the arrow in the header Total Marks. From the drop-down list, select Filter by Color. The Filter by Cell Icon options appear.

Select the icon and click OK.

Only the rows wherein the Total Marks column has the icon will be displayed.

Clear Filter

Removing filters is termed as Clear Filter in Excel.

You can remove

• A filter from a specific column, or
• All of the filters in the worksheet at once.

To remove a filter from a specific column, click the arrow in the table header of that column. From the drop-drown menu, click Clear Filter From “<specific Column Name>”.

The filter in the column is removed. To remove filtering from the entire worksheet, select
Clear in the

• Editing group on the Home tab, or

• Sort & Filter group in the Data tab.

All the filters in the worksheet are removed at once. Click Undo Show All
if you have removed the Filters by mistake.

Reapply Filter

When changes occur in your data, click Reapply in Sort & Filter group on the Data tab. The defined filter will be applied again on the modified data.

Advanced Filtering

You can use Advance Filtering if you want to filter the data of more than one column.

You need to define your filtering criteria as a range. Suppose you want to display the information of those employees who are specialists or whose EmployeeID is 2, define the Criteria as follows −

• Next, click Advanced in the Sort & Filter group on the Data tab. The Advanced Filter dialog box appears.

• Specify the List Range and the Criteria Range.

• You can either filter the list, in place or copy to another location.

• In the filtering given below, filter the data in place is chosen.

The employee information where ManagerID = 2 OR Title = “*Specialist” is displayed.

Suppose you want to display information about specialists and vice presidents. You can define the criteria and filter as follows −

The criteria you applied is Title = “*Specialist” OR Title = “Vice President”. The employee information of specialists and vice presidents will be displayed.

You can copy the filtered data to another location. You can also select only few columns to include in the copy operation.

• Copy EmployeedID, Title and SalariedFlag to the Cells Q2, R2, S2. This will be the first Row of your filtered data.

• Click on Advanced and in the Advanced Filter dialog box, click on Copy to another location. In the Copy to box, specify reference to the Headers you copied in another location, i.e. Q2:S2.

Click OK after specifying the List Range and Criteria Range. The selected columns in the filtered data will be copied to the location you specified.

Filter Using Slicers

Slicers to filter data in PivotTables were introduced in Excel 2010. In Excel 2013, you can use Slicers to filter data in tables also.

Consider the data in the following table.

• Click the Table.
• Click Table Toolsthat appear on the Ribbon.
• The Design Ribbon appears.
• Click Insert Slicer.

• Insert Slicers dialog box appears as shown in the screen shot given below.

• In the Insert Slicers dialog box, you will find all the column headers including those columns that are hidden.

• Check the boxes Title and HireDate. Click OK.

A Slicer appears for each of the table headers you checked in the Insert Slicers dialog box. In each Slicer, all the values of that column will be highlighted.

In the Title Slicer, click the first value. Only that value will be highlighted and the rest of the values get unselected. Further, you will find the values in HireDate Slicer that are corresponding to the value in the Title Slicer also get highlighted.

In the table, only the selected values are displayed.

You can select / deselect the values in the Slicers and you find that the data is automatically updated in the table. To choose more than one value, hold down the Ctrl key, and pick the values that you want to display.

Select the Title values that belong to the Accounts department and the HireDate values in the year 2015 from the two Slicers.

You can clear the selections in any Slicer by clicking the Clear Filter at the right end corner of the Slicer header.

Фильтры в таблице excel — это инструменты, которые способны отсеивать лишнюю информацию из таблицы и вычленять из нее только необходимую, соответствующую критериям. Программа позволяет устанавливать как простые условия поиска по одному параметру, так и сложные, по нескольким переменным.

Как поставить

Excel — мощная программа из пакета Microsoft, созданная для работы с таблицами. В ней удобно вести большой учет множества данных. И регулярно у пользователей возникает потребность быстро находить в файлах с тысячами данных те, которые отвечают определенному параметру. Для этого придется поставить фильтр в эксель-таблице.

Для начала работы необходимо выбрать одну, любую, ячейку внутри таблицы, открыть вкладку «Данные».

Затем нажать кнопку «Фильтр».

В заголовках столбцов появятся значки неиспользуемого отсева. Это означает, что осталось только установить нужные параметры, чтобы отсечь необходимую информацию.

В таблице

Пошаговая инструкция: как поставить фильтр в эксель-таблице.

1. Нажать на значок в заголовке столбца.

Перед пользователем появится выпадающее окошко с перечислением всех значений в этом столбце.

2. Убрать лишние галочки, стоящие у параметров, которые пользователя не интересуют. Галочки останутся только у тех параметров, по которым необходимо провести поиск. После чего нажать «Ок».

3. Просмотреть результат — останутся только строки, соответствующие заданному параметру.

В диапазоне

Отсев в диапазоне применяется, когда необходимо отсечь информацию не по одному значению, а по определенному спектру. Он бывает числовым или текстовым, в зависимости от информации, которую содержит необходимый столбец.

Например, в рассматриваемом файле столбцы В и С имеют числовой отсев.

Остальные — текстовый.

Чтобы установить диапазонный поиск, необходимо нажать значок в заголовке столбца, выбрать строку с наименованием отсева и необходимый способ установления диапазона, установить его и применить.

Например, в случае с числовым поиском этот порядок действий выглядит так:

1. Выбираем вид отсева.

2. Выбираем необходимый способ формирования диапазона, например, «больше» означает, что в результате появятся все значения, превышающие цифру, которую пользователь введет.

3. Ввести цифру, которая и станет границей для отсева, — выведены будут все значения больше нее.

4. Нажать «Ок» и оценить результат. В выбранном столбце останутся только значения, превышающие установленную границу.

Как задать несколько параметров

После того как информация отфильтрована по параметрам одного из столбцов, пользователь вправе продолжить отфильтровывать ее по остальным столбцам. Значений для отсева уже меньше, но результат станет более детальным.

Например, мы уже отфильтровали таблицу по условию «Страна» и оставили только товары российского происхождения.

Теперь необходимо дополнительно отделить товары стоимостью 100 рублей, для этого применяем отсев в разделе «Цена».

Нажимаем «Ок» и получаем только товары стоимостью 100 рублей, произведенные в России.

Как поставить расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет отсеивать информацию сразу по нескольким условиям. Работая с ним, перед тем как поставить фильтр в таблице excel, необходимо подготовить саму таблицу — создать над ней поле из нескольких свободных строк и скопировать заголовки.

Затем в свободной строке под скопированными заголовками задать необходимые условия поиска. Например, необходимо найти товары, произведенные в России, проданные менеджером Ивановым, стоимостью менее 300 рублей.

После того как параметры корректно введены, необходимо снова открыть вкладку «Данные» и выбрать функцию «Дополнительно».

Перед пользователем появится окно, в котором ему предстоит заполнить две строки:

• «Исходный диапазон» — это диапазон таблицы, информация которой подлежит фильтрации, то есть исходной таблицы. Его эксель введет автоматически;
• «Диапазон условий» — это ячейки, из которых программа возьмет значения для отсева, — вторая таблица, которую мы создали сверху. Чтобы значения появились в строке окна, необходимо просто захватить две ее строки: с наименованием раздела и введенными значениями.

После того как оба диапазона сформированы, нажмите «Ок» и оцените результат.

Как удостовериться, поставлен ли фильтр

Чтобы узнать, установлен поиск данных или нет, необходимо взглянуть на строку с наименованием параметров — это первая строка. Если он есть, в каждой ячейке строки обнаружится небольшой значок.

Значком «1» обозначается столбец, в котором поиск установлен, но не применяется. Значком «2» обозначен уже примененный поиск.

Удаление

Эксель позволяет снимать фильтры по отдельности — с каждого раздела, к которому они были применены, или со всего файла целиком.

Из столбца

Если к разделу применен отсев, для его снятия необходимо нажать на значок в заголовке и выбрать в выпавшем меню кнопку «Удалить фильтр из столбца».

С листа

Чтобы снять все имеющиеся отсевы со всех разделов одновременно, необходимо нажать на кнопку «Фильтр» во вкладке «Данные».

Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.

Простая сортировка данных

Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.

Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.

Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».

Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.

Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».

Список перестраивается в обратном порядке.

Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).

Настраиваемая сортировка

Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.

А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».

После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».

В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:

• Значения;
• Цвет ячейки;
• Цвет шрифта;
• Значок ячейки.

Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.

В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».

Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».

Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».

Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.

Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».

В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».

Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.

Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.

Фильтр

Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.

Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.

Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.

Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.

Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».

Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.

Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».

Как видим, остались только нужные нам данные.

Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».

Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».

Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.

Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».

Урок: Как использовать автофильтр в Microsoft Excel

Умная таблица

Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».

Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».

Далее, выбираем один из понравившихся стилей, в открывшемся перечне. На функционал таблицы выбор влиять не будет.

После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».

Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».

После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».

Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.

При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».

Урок: Как создать таблицу в Microsoft Excel

Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

1. Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».



2. Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
2. Критерии выбора данных – на виду.
3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.



Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

1. Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.



2. Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».



3. Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.



4. Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

Основные правила:

1. Результат формулы – это критерий отбора.
2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Скачать пример работы с расширенным фильтром

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.