Microsoft access with excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Excel for Microsoft 365 Access for Microsoft 365 Excel 2021 Access 2021 Excel 2019 Access 2019 Excel 2016 Access 2016 Excel 2013 Access 2013 Excel 2010 Access 2010 Excel 2007 Access 2007 More…Less

When using the Office family of products, should you use Excel or should you use Access to manage your tabular data? A companion article, Using Access or Excel to manage your data, discusses the benefits of each product and what they bring to the table. But why choose between one or another? If you store your data in Access and connect to it from Excel, you gain the benefits of both. Here are ten reasons why using Excel and Access together makes lots of sense.

Even though Excel is not a database, it is widely used to store data, and it is often used to solve simple database problems. However, Excel is a flat file database, not a relational database. When simple tables need to evolve into multiple tables of related data, Access is the first choice for information workers to quickly create a database application. Access has always been a great «data landing pad» for gathering and consolidating disparate data throughout the enterprise, much of which lives inside Excel workbooks. Once your data is in Access, you can add more tables and join them, create queries (or views of your data), structure the data and define data types to help ensure data integrity, share and update data among many users, and create powerful reports and forms.

Unlike Excel’s simple spreadsheet layout, Access is organized differently with several interrelated objects that might seem daunting at first. But you don’t have to be an expert to use Access. Access is designed for all kinds of users, and you can take it only as far as you need to go.

Peel back Access a layer at a time.

1. Use Access in three ways: as an occasional user, a power user, or a developer.

2. Tables, queries, forms, and reports build upon each other and make up the heart of a database application.

3. Occasional users have wizards, property builders, the Office Fluent user-interface, and Excel-like features to quickly get a job done.

4. Power users have macros, the property pane, expressions, and database design tools to delve deeper and do more.

5. Developers can work with modules and develop VBA code to create custom database solutions and deploy runtime applications.

A good way to get started is to copy data from Excel into Access. You can create an Access table and display it in datasheet view, which closely resembles an Excel worksheet. You can do common table creation tasks, such as defining a data type, a field name, or a new field, right in the datasheet view. For example, if you enter a date in a blank field, Access sets the Date/Time data type for that field. If you enter text such as a name, Access applies the Text data type to the field. If you want to move a field, just click and drag it.

When you copy data from Excel and paste it into Access, you don’t even need to create a table first, or open a table in datasheet view. Access automatically asks you if your data has headers, makes good guesses at using the correct data type, and creates an Access table. It couldn’t be simpler.

For more information, see Open a blank datasheet.

One of the easiest ways to derive the benefits of both Excel and Access is to link an Excel worksheet to an Access table. Use an Access link when you plan to keep the data in Excel, but also regularly leverage some of the many Access features, such as reporting and querying. You link data from Access, and not from Excel.

Access supports two fundamentally different ways of creating database tables. Users can create new native tables to store the data in an Access database, or they can create links to existing data outside the Access database. Data in linked tables appear and behave in many ways just like native tables. The Linked Table Manager Wizard helps you track, locate, and update the Excel worksheet or other data source if it moves and the link breaks.

When you link to an Excel worksheet or a named range, Access creates a new table that is linked to the Excel data. If you want to add, edit, or delete data, you make the changes in Excel, and refresh (or re-query) the data in the Access table. However, you cannot edit the contents of the table in Access. With your data linked to Excel, you can create reports, queries, and read-only forms in Access.

For more information, see Import or link to data in an Excel workbook.

If you decide to cut the data cord, you can move the data to Excel by importing the data into Access. Note that the word import has two different meanings between Excel and Access. In Excel, when you import (or connect), you make a permanent connection to data that can be refreshed. In Access, when you import, you bring data into Access once, but without a permanent data connection. When you import data, Access stores the data in a new or existing table without altering the data in Excel. In Access, you can import any or all of the worksheets in an Excel workbook in one operation.

The Import Wizard walks you through the import steps and helps you make important decisions about whether to change data types and add headers. If you encounter errors when importing the data, Access alerts you and saves the errors in a table so that you can quickly find and correct them. For example, there may be an alphanumeric postal code buried deep down in a column you thought was all numeric, or a duplicate ID was detected for a primary key field. You can either make the changes in the Excel workbook and re-import the data, or make the changes in the new Access table. When you complete the operation, you can save the steps that you used and even create an Outlook task to remind you when to do the import operation on a regular basis.

Once the data is imported, it is now native to Access, and you can use datasheets and forms to add, edit, and delete the data. After you import the data, you can decide whether to delete the data from Excel. It’s usually a good idea to have only one location for updating the data.

Note: Importing data from Excel to Access does not import formulas, only the results of those formulas.

For more information, see:

Import or link to data in an Excel workbook
Save the details of an import or export operation as a specification
Schedule an import or export operation
Run a saved import or export operation
Manage Data Tasks

You can also reconnect Access data to Excel. To do this, create a connection in Excel, often stored in an Office Data Connection file (.odc), to the Access database and retrieve all of the data from a table or query. After you connect to the data, you can also automatically refresh (or update) your Excel workbooks from the original Access database whenever the database is updated with new information.

For more information, see:

Move data from Excel to Access

Once your data is in Access, you can take advantage of the marvelous array of report creation and customization tools. Want to create a report with just a few clicks? Use the Report Wizard. Want to design and modify the report layout in real time with live data, move and resize blocks of data, add and remove fields, and instantly see the changes as you build it? Use the Layout view. Want to interact with the report to search, filter, and sort live data? Use the Report view. Want to add command buttons, page numbers, pictures, hyperlinks, and professional-looking styles all on your own? Use the many control wizards and galleries in the Controls and Layout groups on the Design tab of the Ribbon. By using Access, you can easily create simple reports, group and summary reports, mailing labels, graphical reports, and sub-reports.

Once the report is created, use Access to electronically distribute the report. For example, you can send the report by using an email message, or save the report in different formats, such as an Access snapshot or a PDF file, to add it to a web page or SharePoint site.

For more information, see:

Guide to designing reports
Create a simple report
Modify a report
Create a grouped or summary report

Once your data is in Access, you can take advantage of the many form creation and customization tools. Want to create a form with just a few clicks? Use the Form Wizard. Want to design and modify the form layout in real time with live data, move and resize blocks of data, add and remove fields, and instantly see the changes as you build it? Use the Layout view. Want to add command buttons, list boxes, combo boxes, option groups, pictures, input masks, charts, hyperlinks, and professional-looking styles all on your own? Use the many control wizards and galleries in the Controls and Layout groups on the Design tab of the Ribbon. By using Access you can easily create simple forms, tabbed forms, continuous forms, popup forms, modal dialog boxes, and subforms.

In Access, you can easily create a split form, which displays a synchronized datasheet and form view so that you can get the best of both. Once you create a polished form, it’s easy to scroll, filter, and even search the data behind the form by using the standard navigation buttons and search box at the bottom of the form.

For more information, see:

Create a form by using the Form tool
Create a split form
Create a list of choices by using a list box or combo box
Enable users to find a record by selecting a value from a list
Locate specific records in a database

Whichever product you use, you filter data to work with a subset of data, and you sort data to order it just the way you want. In Access, Excel users can filter and sort data in a datasheet view without having to re-learn a completely new user interface. The icons, command menus, commands, criteria, and dialog boxes are very similar, whether you are working with text, numbers, dates, or blanks. You can even save the filters and sorts along with the datasheet view.

You can create a query in Access, and not even know what SQL stands for. Four query wizards help you create simple queries, find duplicates, locate unmatched records, and create crosstab queries. You don’t even have to create a query; simply filter and sort the data the way you want it to look and it’s saved with a datasheet.

For more information, see:

Sort records on text, numeric, or date values
Apply a filter to view select records in an Access database
Introduction to queries

Now that your family has grown, your holiday card list suddenly got bigger and you need to keep track of a lot more birthdays and anniversaries. Not a problem. You can use an Access table or query as a mail merge data source, and create a mail merge operation by using the Word Mail Merge Wizard, for letters, cards, email messages, and envelopes. If you just need to create mailing labels, use the Label Wizard in Access to create and print your labels from a report you create. You can even automatically add a bar code corresponding to each customer address.

For more information, see:

Use a table or query as a mail-merge data source
Create mailing labels in Access

Both Access and Excel provide commands to connect to data in SharePoint lists. Excel provides a read-only (one-way) connection to linked SharePoint lists; whereas Access lets you read and write (two-way) data in linked SharePoint lists. Access and SharePoint lists work very well together. Access and SharePoint data types — such as rich text, append only (to support tracking revision history in a memo field), attachments, AutoNumber, lookups, and multi-valued fields — make for smooth integration and few, if any, data inconsistencies.

Once you link your SharePoint list data into an Access database, you can even take the SharePoint list data offline in a local Access database, work with the data locally, and then reconnect to the SharePoint site to upload any changes. Any conflicting data changes made by other users will be handled by a conflict resolution wizard. The forms and reports you created in Access are based on the same data, but linked to SharePoint lists.

Excel provides the following integration points with SharePoint Server.

1. Do a one-time import of Excel worksheet data into a SharePoint list, or export Excel worksheet data to a SharePoint list to create a permanent, one-way data connection.

2. Use the permanent, one-way data connection to refresh data in an Excel worksheet from the SharePoint list.

3. Publish Excel workbooks in Excel Services, and display and interact with data by using the Excel Web Access Web Part on a Web Part Page.

4. Import (connect) data into an Excel workbook from OLAP servers, SQL Server and Access databases, and flat files.

Access provides the following integration points with SharePoint Server.

1. Do a one-time import or export of data between Access views and a SharePoint list.

2. Link data between Access tables and a SharePoint list by creating a permanent two-way connection. (Updated list data can be in seen in an Access table; updated Access table data can be seen in a list.)

3. Take list data offline, update in Access, bring back online, synchronize updates, and resolve conflicts.

4. Display and edit list data in Access datasheet, form, and report views.

For more information, see:

Import or link to data in a SharePoint list
Export an Excel table to a SharePoint list

You can create quite sophisticated desktop database applications without ever writing one line of VBA code. Each Access object has an extensive set of properties and events easily accessible from a property sheet to help you customize your solution. Each object has detailed designers that reveal all the features available to you. Additional database templates are available on Office Online. Field and table templates help you create and customize new tables fast. You can design a new database from scratch with built-in database design tools.

Access macros use a declarative environment that does not require writing any VBA code, so you don’t need to be a developer. Each macro action performs a task, such as opening a form, running a query, finding records, or displaying a message. You can embed macros in any event of a report, form, or control. Most macros have arguments, and you can add conditional logic to them to get them to do what you want. You can even define variables and do error-checking, again without writing VBA code.

Design a prototype and run it by the IT department. Create a solution for your team when they need it ASAP, and do it on a shoestring with a bare-bones staff. Keep track of tickets sold for a company party, track the shelf life of manufacturing materials, or print acceptance tags for parts. Track tasks, issues, and deliverables in team projects. Create a sales pipeline database to monitor prospective sales within a small group of sales professionals.

More information

Customize the Navigation Pane
Database design basics

Top of Page

Need more help?

Источник

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2003

Связывание с данными Excel. Копирование связанных данных.

Данные Excel не обязательно импортировать в Access. В некоторых случаях с таблицей Excel можно создать связь. Такая связь является динамической. Это значит, что при внесении изменений в источник данных, т.е. в Excel, они изменяются и в Access, и наоборот. Чтобы продемонстрировать описываемый эффект на практике, настроим связь с файлом КаталогиЕхса!.xls, выполнив следующие действия.

Выберите в Access команду Файл › Внешние данные › Связь с таблицами.
В списке Тип файла выберите элемент Microsoft Excel (*.xls), укажите в списке файлов таблицу КаталогиЕхсеl.xls и щелкните на кнопке Связь. Кроме того, на файле можно дважды щелкнуть (для указания файлов в других таблицах используется элемент управления Папка, но в данном примере он не потребуется). Будет запущен мастер Связь с электронной таблицей.
В первую очередь следует указать, что именно будет связываться – вся таблица или только именованный диапазон. Оставьте выбранным переключатель Листы и щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне можно указать заголовки столбцов Excel в качестве имен полей. Рекомендуется всегда устанавливать флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. В противном случае имена полей будут обработаны Excel как обычные записи. Установив флажок, щелкните на кнопке Далее.
В последнем окне введите имя новой связанной таблицы СвязанныеКаталогиИзЕхсеl, щелкните на кнопке Готово, а затем на кнопке ОК в окне предупреждения. Среди других записей таблиц в окне базы данных появится запись новой таблицы, обладающая в отличие от записей всех других таблиц значком Excel, как показано на рис. 16.4.

Рис. 16.4. Связанный источник данных обрабатывается Access как файл Excel

Смело открывайте связанную таблицу и вносите в нее изменения. Затем откройте исходную таблицу в Excel и убедитесь, что ее содержимое также изменилось. Теперь, наоборот, измените данные в этой таблице, закройте ее, откройте связанную таблицу в Access, и вы убедитесь, что в ней отобразились изменения, произведенные в таблице Excel.

Копирование связанных данных

Возможна такая ситуация, когда данные связанной таблицы хранятся не в базовом приложении, а непосредственно в Access. Для копирования связанной таблицы в локальную базу данных понадобится выполнить всего несколько щелчков мышью. Вот как это делается на практике.

Импорт или связывание данных в книге Excel

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт Excel данных с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».

Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.

В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.

В этой статье

Общее представление об импорте данных из Excel

Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.

Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access

Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.

В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.

Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.

Первый импорт данных из Excel

Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.

При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Импорт данных из Excel

В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.

Подготовка листа

Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.

Определение именованного диапазона (необязательно)

Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.

Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.

Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.

В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.

Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.

Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.

Пропуск столбцов и строк

В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать.

Смещ_по_строкам В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки.

Столбцы. В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.

Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.

Пустые столбцы, строки и ячейки

Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Чтобы избежать ошибок во время импорта, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Access сканирует первые восемь строк источника, чтобы определить тип данных полей в таблице. Настоятельно рекомендуется убедиться, что первые восемь строк источника не смешивают значения различных типов данных ни в одной из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных.

Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.

Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый.

Нажмите кнопку ОК.

Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта.

Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.

Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.

Подготовка конечной базы данных

Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.

Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.

Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.

Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.

Создание новой таблицы. Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.

Добавление в существующую таблицу. При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.

Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.

Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.

Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.

Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

Первичный ключ. Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.

Индексированные поля. Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.

Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.

Запуск операции импорта

Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.

Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.

Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.

В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.

Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.

Укажите способ сохранения импортируемых данных.

Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.

Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Нажмите кнопку ОК.

Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.

Использование мастера импорта электронных таблиц

На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.

Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.

Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.

Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.

Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.

Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.

В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.

Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.

Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.

На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.

На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access появится запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку « Да «, чтобы продолжить, или «Нет», чтобы указать другое имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку « Готово», чтобы импортировать данные.

Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.

Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.

Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.

Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.

Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.

Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.

В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.

Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.

Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.

Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.

При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.

После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.

Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.

Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.

Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Значения дат, сдвинутые на 4 года

Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. В Excel для Windows используется система дат 1900, в которой даты представляются целыми числами от 1 до 65 380, соответствующими датам от 1 января 1900 г. до 31 декабря 2078 г. В Excel для Macintosh используется система дат 1904, в которой даты представляются целыми числами от 0 до 63 918, соответствующими датам от 1 января 1904 г. до 31 декабря 2078 г.

Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.

В конце операции импорта может отобразится сообщение об ошибке с данными, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразится, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь строк источника содержат значения различных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия.

Отформатируйте исходные столбцы.

Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.

В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.

Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.

Как импортировать данные из Excel в Access

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали авторы-волонтеры.

Количество источников, использованных в этой статье: 10. Вы найдете их список внизу страницы.

Количество просмотров этой статьи: 41 269.

Access – это реляционная система управления базами данных, в которую можно импортировать одну или несколько таблиц Excel и согласовать их однородные элементы. Более того, при помощи Access можно собрать и проанализировать большое количество данных, так как один файл Access включает несколько таблиц Excel. Но для начала необходимо импортировать данные из Excel в Access; это можно сделать, выполнив несколько основных действий.

Источник

Загрузить PDF

1
На компьютере запустите Excel и Access. Необходимо купить и скачать пакет Microsoft Office, который содержит и Excel,^[1] и Access. Это можно сделать на официальном сайте компании Microsoft.
- Установив пакет Microsoft Office, в Windows нажмите «Пуск» – «Все программы».^[2]
- Нажмите «Microsoft Office» и в открывшемся меню выберите «Access» (или «Excel»). Скорее всего, у вас уже есть таблица Excel, которую вы скачали или получили по электронной почте. При помощи программы Excel вы сможете открыть такую таблицу.
2
Перед импортом данных в Access обработайте таблицу Excel. Это сильно облегчит задачу по переносу данных из Excel в Access. Суть в том, что в разных таблицах определенные данные должны иметь один формат.^[3]
- Для начала удостоверьтесь, что первая строка каждой импортируемой таблицы содержит названия (заголовки) столбцов – названия должны ясно характеризовать данные, занесенные в столбцы.^[4] Например, если столбец содержит фамилии людей, назовите его «Фамилии». Давайте точные названия, чтобы облегчить процесс согласования заголовков столбцов в разных таблицах.
- В Access вы можете согласовать однородные элементы в двух и более таблицах Excel. Например, у вас есть таблица Excel с данными по заработной плате, которая содержит ФИО (фамилия, имя, отчество), адреса и суммы заработной платы. Допустим, вы хотите сопоставить эту таблицу с другой таблицей, включающей данные о пожертвованиях на некий проект (ФИО, адреса и суммы пожертвований). В Access вы можете согласовать заголовки столбцов в разных таблицах. В нашем примере согласуйте названия столбцов с фамилиями, чтобы выяснить, какие люди присутствуют в обеих таблицах.
- Просмотрите каждую таблицу Excel и убедитесь, что данные внесены в одном формате; в противном случае обработайте таблицу так, чтобы привести данные к одному формату.^[5] Такой подход к формату данных отражает слово «реляционная» (от relation – зависимость, связь) в описании Access. Например, если в зарплатной таблице в столбце «ФИО» введены фамилии, имена и отчества, а в таблице о пожертвованиях в столбце «ФИО» – только фамилии и имена, то Access не считает данные столбцы однородными (то есть не сможет согласовать их). Поэтому одинаковыми должны быть как названия столбцов, так и формат данных, которые содержатся в этих столбцах.
3
Разделите данные в столбцах таблицы Excel. Для того чтобы сделать элементы таблицы Excel однородными (для их импорта в Access), разделите информацию в соответствующих столбцах.^[6]
- Например, вы можете поместить фамилию в один столбец, имя – во второй, а отчество – в третий. Аналогичным образом поступите с соответствующим столбцом во второй таблице. Теперь в Access вы сможете согласовать, например, фамилии из одной таблицы с фамилиями из другой и найти людей, которые присутствуют в обеих таблицах.
- Для разделения данных в столбце Excel выделите нужный столбец. В панели инструментов нажмите «Данные». Затем нажмите «Текст по столбцам». Рекомендуется выбрать опцию «С разделителями». Затем нажмите «Далее».
4
Для разделения данных, расположенных в одном столбце, следуйте подсказкам Мастера текстов. Выполните следующие действия:
- Выберите символ-разделитель между данными. Помните, что информация, занесенная в ячейку, разделяется каким-то символом. Как правило, таким символом-разделителем является пробел, запятая или точка с запятой. В подавляющем большинстве случаев информация разделяется пробелом. Например, в ячейку занесена следующая информация: Иванов Иван Иванович. Здесь Фамилия отделена от имени пробелом, а имя отделено от отчества также пробелом. В этом случае в окне Мастера текстов выберите опцию «Пробел».
- Нажмите «Далее». Затем нажмите «Готово». Столбец с ячейкой «Иванов Иван Иванович» разделится на три столбца. Теперь вы можете присвоить имя каждому из трех новых столбцов, то есть назвать их как «Фамилия», «Имя», «Отчество». Перед разделением информации справа от разделяемого столбца вставьте несколько пустых столбцов, чтобы Excel занес в них разделенные данные (а не в уже заполненные столбцы с другими данными).
Реклама

1
Запустите Access. Для этого нажмите «Пуск» – «Microsoft Office» – «Microsoft Access». Для импорта данных из Excel создайте новую базу данных Access.
- Для создания базы данных в окне программы Access нажмите «Новая база данных».
- Если хотите, присвойте созданной базе данных имя. Затем нажмите «Создать».
2
Импортируйте таблицу Excel в Access. Теперь вы можете импортировать данные из одной или нескольких таблиц Excel в Access.
- На панели инструментов (в окне программы Access) нажмите «Внешние данные».^[7] В некоторых версиях Access на панели инструментов нажмите «Файл» – «Внешние данные».^[8]
- В разделе «Имя файла» нажмите «Обзор», чтобы найти нужную таблицу Excel.
- Поставьте флажок у опции «Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных» (эта опция активирована по умолчанию).
- Найдя нужную таблицу, щелкните по ней. Затем нажмите «OK». Откроется мастер импорта данных из Excel в Access.
Реклама

1
Выполните указания мастера импорта данных. Это необходимо сделать для завершения процесса импорта таблицы Excel в Access.
- Выберите лист в таблице Excel, данные которого вы хотите импортировать в Access. Порой это очень легко, потому что таблица содержит всего один лист. Но иногда одна таблица Excel включает множество листов, вкладки которых отображаются в нижней части окна программы Excel; в этом случае нужно указать определенный лист. Затем нажмите «Далее».
- Отобразится окно с вопросом, содержит ли первая строка таблицы заголовки столбцов. Здесь имеются в виду названия, характеризующие данные в каждом столбце (например, фамилия, адрес, сумма заработной платы и так далее). Прекрасно, если до этого вы обработали таблицу Excel так, что первая строка содержит строго определенные названия столбцов; в этом случае отметьте опцию, что первая строка содержит заголовки столбцов. Затем нажмите «Далее».
- Если в первой строке заголовков столбцов нет, в открывшемся окне отобразится вопрос о том, хотите ли вы присвоить имена «полям» (в Access под «полями» понимаются заголовки столбцов). Если до этого вы не вводили названия столбцов, сделайте это сейчас.
2
Завершите импорт данных. Вам осталось выполнить всего несколько действий. В открывшемся окне определите первичный ключ (если хотите).
- Вы можете, но не обязаны, делать это. Первичный ключ – это уникальный номер, присваиваемый каждой строке с данными; это может пригодиться при сортировке данных. Затем нажмите «Далее».^[9]
- В последнем окне отобразится имя по умолчанию. Вы можете переименовать таблицу Excel (по завершении импорта она отобразится в виде таблицы Access на левой стороне экрана).
- Нажмите «Импорт», а затем нажмите «Закрыть». Таблица отобразится на левой стороне экрана; это значит, что она полностью импортирована в Access.
- Если вы хотите согласовать несколько баз данных, проделайте вышеописанные действия для импорта одной или нескольких дополнительных таблиц Excel. Теперь вы можете приступить к согласованию данных в Access.
Реклама

Предупреждения

Имейте в виду, что если версия Excel, в которой была создана таблица, отличается от версии Access, вы можете столкнуться с проблемами при импорте данных.
Повторим еще раз: перед импортом данных обработайте таблицу Excel. То есть обратите внимание на формат данных, с которыми вы собираетесь работать.
Сделайте копию исходной таблицы, чтобы в крайнем случае вы смогли импортировать данные еще раз.
В Access можно импортировать не более 255 столбцов.^[10]

Об этой статье

Эту страницу просматривали 45 293 раза.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Содержание

0.1 Метод 1 С помощью Microsoft Access
0.2 Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

1 Процесс создания
- 1.1 Создание таблицы
- 1.2 Присвоение атрибутов базы данных
- 1.3 Сортировка и фильтр
- 1.4 Поиск
- 1.5 Закрепление областей
- 1.6 Выпадающий список
- 1.7 Помогла ли вам эта статья?

2 метода:С помощью Microsoft AccessС помощью сторонней программы для работы с базами данных

Из данной статьи вы узнаете, как создать базу данных из таблицы Microsoft Excel путем импорта данных прямо в Access (программа для работы с базами данных от Microsoft) или экспорта данных в формат, который подходит для работы с большинством баз данных. Microsoft Access является частью пакета программ Microsoft Office и доступен только на компьютерах с ОС Windows.

Метод 1 С помощью Microsoft Access

Создайте новую базу данных в Microsoft Access.
Это красное приложение с буквой «А».
- Access предназначен для работы с Excel и входит в состав пакета программ Microsoft Office Professional. Access доступен только на компьютерах с ОС Windows.
Нажмите на вкладку Внешние данные вверху окна.
Нажмите на Excel на панели инструментов.
Нажмите на Обзор в правой верхней части окна.
Найдите файл Excel, который хотите использовать в качестве источника.
Укажите способ передачи данных.
Для этого нажмите на переключатель рядом со следующими опциями:
- Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных: выберите эту опцию, если вы создали новую базу данных без таблиц или хотите вставить новую таблицу в уже существующую базу данных. Ели вы решите создать новую таблицу, ее данные можно изменить в Access.
- Добавить копию записей в конец таблицы: выберите эту опцию, если вы используете существующую базу данных и хотите вставить данные в одну из таблиц в базе. Если вы решите добавить данные в уже готовую таблицу, ее можно будет изменить по своему усмотрению.
- Создать связанную таблицу для связи с источником данных: выберите эту опцию, чтобы создать гиперссылку в базе данных, которая откроет базу в Excel. С помощью этого метода можно изменять информацию в Access.
Нажмите OK.
Выберите в списке лист, который хотите импортировать.
- По умолчанию Excel создает книгу с тремя листами «Лист 1», «Лист 2» и «Лист 3». За раз можно перенести лишь один лист. Если у вас есть данные на всех трех листах, выполните передачу данных с одного листа, а затем вернитесь на вкладку «Внешние данные» и повторите процедуру для оставшихся листов.
- Листы в Excel можно удалить, добавить и переименовать, при этом все внесенные изменения появятся в базе данных Access.
Нажмите Далее.
Поставьте галочку рядом с опцией «Первая строка содержит название столбцов», если ее нет.
- Снимите галочку, если хотите, чтобы Access вставил свои названия столбцов.
Нажмите Далее.
Измените имя поля и тип данных.
Если вы хотите импортировать все поля из листа, не внося каких-либо изменений, нажмите «Далее».
- Если вы хотите изменить поле, нажмите на название столбца, который хотите изменить, а затем измените его название, тип данных и включите или выключите индексацию. Когда закончите, нажмите «Далее».
- Если вы не хотите импортировать поле, поставьте галочку рядом с опцией «Не импортировать (пропустить) поле», а когда закончите, нажмите «Далее».
Установите основные ключи для базы данных.
- Опцию «автоматически создать ключ» лучше оставить включенной. Ключ также можно установить самому. Для этого введите ключ в поле рядом с опцией «определить ключ» или выберите опцию «не создавать ключ», хотя данную опцию включать не рекомендуется.
Нажмите Далее.
Введите название листа в поле «Импорт в таблицу». Оставьте как есть, чтобы выбрать имя по умолчанию.
Нажмите Готово.
Поставьте галочку рядом с опцией «Сохранить шаги импорта».
Нажмите Закрыть, чтобы создать базу данных.

Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

Создайте или откройте книгу в Excel.
Это зеленое приложение с буквой «Х» внутри.
- Сохраните первоначальный файл в виде формате Excel, чтобы сохранить контрольный экземпляр.
Нажмите Файл на панели меню.
Выберите Сохранить как.
Нажмите на выпадающее меню Тип Файла (Windows) или Формат файла (Mac).
Выберите тип файла.
- Если вы работаете с приложением, основанном на работе с компьютером, выберите формат .csv (разделители — запятые).
- Если вы работаете с приложением, основанном на работе с онлайн базами данных, выберите формат .xml.
Нажмите Сохранить.
Создайте в своем приложении новую базу данных.
Найдите в ней команду Импортировать. Как правило, она находится в выпадающем меню «Файл».
Найдите и выберите файл, который извлекли из Excel.
Следуйте инструкциям и вставьте базу данных в программу.
Сохраните базу данных.

Информация о статье

Категории: Microsoft Excel

На других языках:

English: Create a Database from an Excel Spreadsheet, Español: crear una base de datos a partir de una hoja de cálculo de Excel, Deutsch: Eine Datenbank aus einem Excel Arbeitsblatt erstellen, Português: Criar um Banco de Dados a Partir de uma Planilha do Excel, Italiano: Creare un Database da un Foglio di Calcolo di Excel, Français: créer une base de données à partir d’une feuille de calcul d’Excel, 中文: 创建一个Excel电子表格数据库, Bahasa Indonesia: Membuat Basis Data Dari Lembar Kerja Excel, Nederlands: Een database maken van een Excel spreadsheet, ไทย: สร้างฐานข้อมูลจาก spreadsheet ของ Excel, العربية: إنشاء قاعدة بيانات من جدول بيانات إكسل, Tiếng Việt: Tạo cơ sở dữ liệu từ bảng tính Excel, हिन्दी: एक्सेल स्प्रेडशीट (Excel Spreadsheet) से डेटाबेस तैयार करें (Create a Database from an Excel Spreadsheet), 日本語: Excelのシートからデータベースを作成する

Печать
Править
Написать благодарственное письмо авторам

Эту страницу просматривали 64 708 раза.

Была ли эта статья полезной?

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.
Заполняем наименование записей (строк) БД.
Переходим к заполнению базы данными.
После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Переходим во вкладку «Данные».
Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».
В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».
Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
Сортировку можно проводить практически по любому параметру:
- имя по алфавиту;
- дата;
- число и т.д.
В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».
Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
- В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
- В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
- Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.
После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.
Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».
Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.
Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».
Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».
В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».
Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.
Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Источник

Подключение из Excel к Access через VBA

Время создания: 10.10.2019 07:05

Текстовые метки: Connect Excel To Access, ADO, Connection, Recordset, Excel-Access, CursorLocation, RecordCount

Раздел: !Закладки — VBA — Access — ADO

Запись: xintrea/mytetra_db_adgaver_new/master/base/1570680318sot44eyn6o/text.html на raw.githubusercontent.com

Подключение из Excel к Access через VBA

Полезная функция по подключению из Excel к Access (предварительно надо подключить библиотеку MS ActiveX Data Objects 2.8 Library, как показано на картинке). Проверено — работает.

VBA Добавление Reference

Public Sub test_db()

ConnectionString = «Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0; Data Source=» & ActiveWorkbook.Path & «Database4.accdb; Jet OLEDB:Database;»

Dim con As New ADODB.Connection

con.Open ConnectionString

On Error GoTo not_table

con.Execute («SELECT TOP 1 * FROM Customers»)

con.Close

Exit Sub

not_table:

con.Close

End Sub

https://coderoad.ru/30364090/%D0%A1%D1%87%D0%B5%D1%82%D1%87%D0%B8%D0%BA-%D0%BD%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D0%B2-%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B5%D0%B9-%D0%B2%D1%81%D0%B5%D0%B3%D0%B4%D0%B0-%D0%B2%D0%BE%D0%B7%D0%B2%D1%80%D0%B0%D1%89%D0%B0%D0%B5%D1%82-%D0%B7%D0%BD%D0%B0%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-1

Вам нужно использовать статический курсор. Для этого вам нужно явно создать объект RecordSet, вот так:

Set objRS = Server.CreateObject(«ADODB.Recordset»)

objRS.CursorLocation = adUseClient

objRS.Open «SELECT * FROM « & viewName & «;», objConn, adOpenStatic,adLockReadOnly, adCmdText

Set objRS = Server.CreateObject(«ADODB.Recordset»)

objRS.CursorLocation = adUseClient

objRS.Open «SELECT * FROM » & viewName & «;», objConn, adOpenStatic,adLockReadOnly, adCmdText

Неявно созданные RecordSets имеют серверные курсоры, что приводит к возвращению значения -1.

Для получения дополнительной информации: http://www.adopenstatic.com/faq/recordcounterror.asp

http://www.adopenstatic.com/faq/recordcounterror.asp

NOTE: click here to see superior alternatives to .RecordCount.

RecordCount returns -1
The use of the ADO Recordset’s .RecordCount property requires either the use of:

Static or Keyset server-side cursors or
A client-side cursor (which returns a Static cursor)

(Note: some OLEDB Providers will return the correct recordcount with an adOpenDynamic cursor, others will not).

By default Recordsets are opened server-side, and with an adOpenForwardOnly cursor. Attempting to access the .RecordCount property with this type of cursor will return -1.

The easiest way to fix this is to change the cursor type to adOpenStatic. Doing this requires you to explicitly create a recordset object:

Set objRS = Server.CreateObject(«ADODB.Recordset»)
objRS.Open strSQL, objConn, adOpenStatic, adLockReadOnly, adCmdText

Attempting to implicitly create a recordset, eg like this:

Set objRS = objConn.execute(strSQL)

will not work, as the implicitly created recordset will have a default adOpenForwardOnly cursor.

As mentioned above, the alternative method is to use a client-side cursor. The client referred in this case is the OLEDB Cursor Service.

Set objRS = Server.CreateObject(«ADODB.Recordset»)
objRS.CursorLocation = adUseClient
objRS.Open strSQL, objConn,,adLockReadOnly, adCmdText

In order to be able to use server-side cursors and .Recordcount, the Recordset object must support either Approximate Positioning or Bookmarking. There has been discussion on the ActiveServerPages list to the effect that the MS Oracle OLEDB Provider (or earlier versions of this provider) do not support either Approximate Positioning or Bookmarking, hence require client-side cursors in order for .RecordCount to work.

The use of ADO constants requires you to define them. You can get information on doing this here. For more information on the Recordset’s .Open method click here.

Back to FAQ Listing

Источник