Мгновенное заполнение в excel это

Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C сочетаниями имен и фамилий. Если ввести полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения заполнит остальные ячейки соответствующим образом.

1. Введите полное имя в ячейке C2 и нажмите клавишу ВВОД.

2. Начните вводить следующее полное имя в ячейке C3. Excel определит закономерность и отобразит предварительное изображение остальной части столбца, заполненной объединенным текстом.

3. Для подтверждения предварительного просмотра нажмите клавишу ВВОД.

   

   Если вариант заполнения не выводится, вероятно, эта функция не включена. Вы можете выбрать Данные > Мгновенное заполнение, чтобы применить заполнение вручную или нажать клавиши CTRL+E. Чтобы включить мгновенное заполнение, выберите Сервис > Параметры > Дополнительно > Параметры правки и установите флажок Автоматически выполнять мгновенное заполнение.

Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C сочетаниями имен и фамилий. Если ввести полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения заполнит остальные ячейки соответствующим образом.

1. Введите полное имя в ячейке C2 и нажмите клавишу ВВОД.

2. Выберите Данные > Мгновенное заполнение или нажмите клавиши CTRL+E.

3. Excel определит закономерность в ячейке C2 и заполнит ячейки ниже.

Мгновенное заполнение в Microsoft Excel – одна из функций, появившихся в последних версиях программы. Ее основное предназначение заключается в анализе сокращений, которые применяет пользователь при дублировании значения одной ячейки в другую. Один из примеров – сокращение полных имен в списке до необходимого формата, что я и рассмотрю в следующей инструкции.

Как мгновенно заполнить ячейки в Microsoft Excel

Начну с того, что Экселю необходимо обязательно знать закономерность, на основе которой он и будет осуществлять мгновенное заполнение ячеек. Например, у вас есть список месяцев с полными названиями, но вы хотите сократить их до трех букв. Значит, в ячейке напротив стоит написать «Янв» и активировать мгновенное заполнение для всей таблицы. Программа сразу поймет, как именно вы хотите сократить написание, поэтому оставит для всех остальных строк тоже только первые три буквы.

Более сложный вариант состоит как раз в использовании сокращений имени фамилии и отчества, о чем уже было сказано во вступительном абзаце. Давайте я рассмотрю его более детально, чтобы вы понимали принцип работы инструмента.

1. Откройте таблицу и начните с первой строки, введя такое сокращение, которое вы хотите видеть во всем остальном списке. Обратите внимание на следующий скриншот, чтобы понять, какой именно путь выбрал я в своем примере.

2. Перейдите к следующей строке и введите первую букву. Автозаполнение, включенное в Excel по умолчанию, должно предложить варианты сразу для всех ячеек таблицы. Если этого не произошло, останьтесь на первой строке с сокращением и нажмите сочетание клавиш Ctrl + E для применения опции мгновенного заполнения.

3. Посмотрите на результат и убедитесь в том, что у вас получилось справиться с поставленной задачей. Можете поэкспериментировать с разными сокращениями, чтобы протестировать инструмент более детально.

4. В блоке с мгновенным заполнением появится кнопка, отвечающая за открытие панели с дополнительными действиями. Так вы сможете отменить заполнение, принять предложения для ввода данных или выделить все измененные ячейки.

Если предложенный вариант вам не подходит, например, не работает сочетание клавиш или не появляются варианты для заполнения, можно пойти немного другим путем. Для данной опции на панели с инструментами есть своя кнопка, которая и активирует действие мгновенного заполнения.

1. Создайте первую строку с сокращенным вариантом и перейдите на вкладку «Данные».

2. Нажмите кнопку с названием «Мгновенное заполнение».

3. Обратите внимание на то, что инструмент вступил в силу, таблица заполнена, а вы сэкономили значительное количество времени.

Решение некоторых проблем

В завершение быстро расскажу о том, что делать, если при редактировании ячеек не появляются варианты для мгновенного заполнения или по каким-то причинам данный инструмент не работает даже путем нажатия по соответствующей кнопке. Самая распространенная причина – отключенная функция в настройках. Ее проверка выполняется следующим образом:

1. Перейдите на вкладку «Файл».

2. Откройте список параметров программы, щелкнув по строке с соответствующим названием.

3. Выберите раздел «Дополнительно» и убедитесь в том, что в категории «Параметры правки» установлены галочки напротив пунктов «Автозавершение значений ячеек» и «Автоматически выполнять мгновенное заполнение».

Если пункта с мгновенным заполнением вы не нашли, значит, используете старую версию Microsoft Excel и данный инструмент попросту недоступен. Установите обновление, если есть такая возможность.

Еще одна проблема – программа не может понять, как именно вы хотите использовать мгновенное заполнение. Если это так, на экране появится ошибка с соответствующим содержанием. Не закрывайте ее сразу, а прочитайте описание и сделайте все так, как пишут разработчики.

Используйте мгновенное заполнение в Microsoft Excel в своих целях, оптимизируя и значительно ускоряя рабочий процесс. Если исходные данные после сокращения вам не нужны, просто удалите их, чтобы сэкономить место в электронной таблице.

Эксперименты делают из нас героев.

(Флэш)

Хотя инструмент Мгновенное заполнение (Flash Fill) появился в Excel ещё с 2013-й версии, но почему-то для многих пользователей этот факт остался незамеченным. И совершенно напрасно. Во многих случаях он оказывается проще, легче и быстрее, чем аналогичные решения на формулах или макросах. По моему опыту, на тренингах эта тема вызывает постоянное «вау!» аудитории — независимо от продвинутости и/или усталости слушателей.

Механизм работы этого инструмента прост: если у вас есть один или несколько столбцов с исходными данными и вы начинаете набирать рядом в соседнем столбце их же, но в каком-либо нужном вам измененном виде, то Excel рано или поздно намекнёт, что готов продолжить дальше за вас:

Чтобы выявить логику (шаблон, pattern) преоборазования и запустить эту функцию Excel обычно хватает ввода 1-3 первых результирующих значений вручную. Если предложенный вариант вам подходит, то достаточно нажать Enter — и остаток списка будет доделан моментально.

Если вы уже ввели 2-3 первых значения, а продолжение всё не появляется, то можно форсировать процесс сочетанием клавиш Ctrl+E или использовать кнопку Мгновенное заполнение (Flash Fill) на вкладке Данные (Data):

Давайте рассмотрим несколько примеров использования этого инструмента на практике, чтобы понять его возможности.

Извлечение слов из текста и перестановки

Написать формулу, которая извлекает, например, третье слово из текста в ячейке — маленький подвиг. Разобрать фразу по пробелу в разные колонки с помощью Данные — Текст по столбцам (Data — Text to Columns) тоже дело не быстрое. С помощью мгновенного заполнения это делается легко и красиво. Причем, можно попутно менять извлекаемые слова местами, комбинируя их в любом порядке:

Деление текста по регистру

Для выделения слов мгновенному заполнению совершенно не обязательно наличие именно пробела. Отлично сгодится и любой другой разделитель, например, запятая или точка-с-запятой после импорта CSV-файла. Но что совсем круто, так это то, что разделителя может и не быть совсем — достаточно только заглавных букв:

Реализовать подобное формулами очень тяжко. Если без мгновенного заполнения, то поможет только макрос.

Склейка текста

Если можно делить, то можно и клеить! Мгновенное заполнение легко соберёт для вас длинную фразу из нескольких фрагментов, перемежая их нужными пробелами, запятыми, союзами или словами:

Извлечение отдельных символов

Обычно для вытаскивания отдельных символов и подстрок в Excel используются функции ЛЕВСИМВ (LEFT), ПРАВСИМВ (RIGHT), ПСТР (MID) и им подобные, но мгновенное заполнение с легкостью решает и эту задачу. Классический пример — формирование ФИО:

Извлечение только чисел, текста или дат

Если вы когда-нибудь пытались вытащить только нужный тип данных из буквенно-цифровой каши, то должны понимать всю сложность этой простой, на первый взгляд, задачи. Мгновенное заполнение и тут справляется «на ура», но нужен лёгкий пендель в виде Ctrl+E:

С извлечением текста тоже самое:

Даты — тоже не проблема (даже если они написаны в разных форматах):

Преобразование форматов чисел или дат

Мгновенное заполнение поможет изменить внешний вид имеющихся данных или привести их к «одному знаменателю». Например, обычную дату преобразовать «шиворот-навыворот» в Unix-формат:

Здесь нюанс в том, что перед вводом нужно заранее поменять формат итоговых ячеек на текстовый, чтобы Excel не пытался распознать введенные вручную в качестве образца «неправильные» даты.

Аналогичным образом можно также правильно представить телефонные номера, добавив код страны и трехзначный префикс оператора (города) в скобках:

Не забудьте сначала поменять формат ячеек в столбце В на текстовый — иначе Excel будет воспринимать значения начинающиеся со знака «+» как формулы.

Преобразование текста (чисел) в дату

При выгрузках из различных ERP и CRM-систем часто дата представляется 8-значным числом в формате ГГГГММДД. Конвертировать её в нормальный вид можно либо функцией ДАТАЗНАЧ (DATEVALUE), либо гораздо проще — мгновенным заполнением:

Изменение регистра

Если вам достался текст с нЕпрАвИльНЫм рЕгисТроМ, то можно просто намекнуть в соседнем столбце к какому виду вы хотите его преобразовать — и мгновенное заполнение сделает за вас всю работу:

Чуть сложнее будет, если нужно изменить регистр по разному у разных частей текста. Например, сделать заглавными только второе слово, оставив первое в нормальном виде. Здесь двух введённых в качестве образца значений окажется недостаточно и придется внести правки, которые мгновенное заполнение тут же учтёт в результатах:

Ограничения и нюансы

При использовании в работе мгновенного заполнения следует помнить несколько моментов:

• Оно срабатывает только, если вводить образцы строго рядом — в предыдущем или следующем столбце справа от данных. Если отступить одну пустую колонку от исходного текста, то ничего не получится.
• При выявлении шаблона учитываются все значения в строке — слева и справа от вводимого столбца. Мораль: лишние колонки, способные запутать алгоритм или внести помехи, лучше заранее отделить от рабочих данных пустыми столбцами или удалить.
• Мгновенное заполнение отлично работает в умных таблицах.
• Малейшая ошибка или опечатка при наборе ячеек-образцов может привести к тому, что мгновенное заполнение не сможет выявить паттерн и не сработает. Будьте внимательны.
• Есть ситуации, когда шаблон определяется некорректно, поэтому всегда нужно проверять результаты, которые вы получили (хотя бы выборочно).

Ссылки по теме

• Как извлечь последнее слово из текста в ячейке
• Нечёткий текстовый поиск (Пушкин = Пушкен) с помощью Fuzzy Lookup в Excel
• Три способа склеить текст в Excel

Функции автозаполнения и мгновенного заполнения

​Смотрите также​

​Закрепите верхнюю строку заголовков​Выберите раздел​ диаграмм.​Выберите раздел​ состояния. См. статью​Главная​.​ заполнить столбец «Имя»​

Вам нужны дополнительные возможности?

​ имена имеют инициалов​ разделить на несколько​

​.​ вы вводите, например,​ список.​

​Мгновенное заполнение​

support.office.com

Разбивка данных в столбце на основании вводимого текста

​ помогла ли она​​Примечание:​Обзор ​ столбцов, чтобы прокручивать​Форматирование​Использование условного форматирования​Диаграммы​ Просмотр сведенных данных​нажмите кнопку​Проверьте, как это работает!​ на основе столбца​ или все адреса​ столбцов, или можно​Если все значения в​ фамилию в нижнем​Совет:​.​ вам, с помощью​Мы стараемся как​В этом видеоролике вкратце​ только данные.​, наведите указатель мыши​

​Чтобы выделить важные данные​, наведите указатель мыши​ в строке состояния.​Автосумма​    Выберите​ «Полное имя».​ с помощью того​ просто использовать ее​​ вашем фрагменте данных​​ регистре, все остальные​

​ Чтобы продолжить ввод без​Введите имя или другое​ кнопок внизу страницы.​ можно оперативнее обеспечивать​ рассматриваются функции автозаполнения​

​Нажмите клавишу ВВОД или​ на доступные варианты​​ или показать тенденции​​ на доступные варианты​Создание диаграммы​

​.​Файл​В ячейке ниже названия​ же типа почтовые​

​ для заполнения данных​​ содержат отчества, функция​ фамилии будут введены​ использования предлагаемых имен,​

​ значение в столбец​ Для удобства также​ вас актуальными справочными​

​ и мгновенного заполнения,​​ ESC, чтобы завершить​ и выберите подходящий.​ изменения данных, используйте​

Переход на прописные буквы

​ и выберите подходящий.​​Чтобы выбрать подходящую диаграмму​​Нажмите клавишу ВВОД.​ >​ столбца «Имя» введите​ индексы. Если данные​ на основе образца.​Мгновенное заполнение​

​ так же.​ нажмите клавишу ESC.​ рядом с данными​ приводим ссылку на​ материалами на вашем​

​ которые помогают экономить​ редактирование ячейки.​Проверьте, как это работает!​ инструмент​​Проверьте, как это работает!​​ для своих данных,​

Работа с отчествами

​Совет.​Создать​ значение «Надежда» и​​ содержат много несоответствия,​​ Функция​работает точно так​Если предложенный вариант вам​Теперь введите в следующий​ и нажмите кнопку​

Подробнее о функции «Мгновенное заполнение»

​ оригинал (на английском​ языке. Эта страница​ время. Подробнее вы​​На вкладке​​    Выберите​Экспресс-анализ​    Выберите​ используйте инструмент​    Чтобы выполнить другие​, щелкните шаблон​ нажмите клавишу ВВОД.​ можно всегда Разделение​​Мгновенное заполнение​​ же, но при​ не подходит, просто​ столбец фамилию и​

​ ВВОД.​ языке) .​ переведена автоматически, поэтому​ узнаете о них​Вид​Файл​.​Файл​Экспресс-анализ​ вычисления, щелкните стрелку​Добро пожаловать в Excel!​В следующей ячейке введите​ текста по разным​обычно начинает работать​ этом нужно выполнить​​ нажмите клавишу ESC​​ нажмите клавишу ВВОД.​Начните ввод следующего имени.​

support.office.com

Анализ и форматирование

​Предположим, вам нужно отделить​ ее текст может​ из других видеороликов​

​нажмите кнопку​ >​Выделите данные, к которым​ >​

1. ​.​ вниз рядом с​и откройте лист​ первые несколько букв​

2. ​ ячейкамс помощью​ при распознавании шаблона​ три действия вместо​

3. ​ и продолжайте ввод​Начните ввод следующего имени​ Функция​

   ​ имена от фамилий,​ содержать неточности и​​ этого курса.​ ​Закрепить верхнюю строку​

​Создать​​ необходимо применить условное​​Создать​​Выделите данные, которые нужно​​ кнопкой​​Заливка​​ имени «Андрей».​​текст по столбцам​​ данных.​​ двух.​

​ без использования предложений.​, нажмите клавишу ВВОД​

1. ​Мгновенное заполнение​ названия деталей от​

2. ​ грамматические ошибки. Для​​Автоматическое заполнение ячеек листа​​.​​, щелкните шаблон​ ​ форматирование.​

3. ​, щелкните шаблон​

​ нанести на диаграмму.​​Автосумма​.​Когда появится список предлагаемых​или использование функций​​Тем не менее функции​​Конечно, в качестве данных​
​Вы также можете чувствительность​ и вы закончите​отобразит список предлагаемых​ их номеров и​ нас важно, чтобы​ данными​Дополнительные сведения см. в​

​Добро пожаловать в Excel!​

​Нажмите кнопку​Добро пожаловать в Excel​Нажмите кнопку​​и выберите нужное.​​Быстрые вычисления с функцией​

1. ​ значений, нажмите клавишу​ для разделения текста.​

2. ​ мгновенного заполнения может​​ могут выступать не​ ​ к регистру персональная​ работу.​ имен.​

3. ​ т. п. В​​ эта статья была​​Разбивка данных в столбце​ статье Закрепление областей.​и откройте лист​

​Экспресс-анализ​​и откройте лист​​Экспресс-анализ​​Можно также выделить​​ автосуммирования​​ RETURN.​​Автоматическое заполнение столбцов с​​ запускаться не всегда​​ только имена. Функция​​ и Изменить регистр​Функция​Если все выглядит нормально,​

​ этом может помочь​

​ вам полезна. Просим​ на основе вводимого​Далее:​Анализ​​в правом нижнем​​Диаграмма​

1. ​в правом нижнем​ диапазон чисел, чтобы​Выделите ячейку под числами,​

2. ​Чтобы просмотреть дополнительные параметры,​​ помощью функции мгновенного​ ​ заполнения данных. Лучше​Мгновенное заполнение​ текстас помощью​

3. ​Мгновенное заполнение​​ просто нажмите клавишу​​ новая функция Excel​ вас уделить пару​ текста​

​   Совместная работа в​​.​​ углу выделенного диапазона​​. Дополнительные сведения см.​​ углу выделенного диапазона​​ результаты стандартных вычислений​​ которые необходимо сложить.​​ нажмите кнопку​​ заполнения​​ описаны некоторые согласованность​

​применима к любым​

​Функции мгновенного заполнения​учитывает регистр. Если​ ВВОД, чтобы принять​

1. ​ 2013 под названием​ секунд и сообщить,​Изменение регистра текста​

2. ​ Excel​​Закрепление верхней строки​​ ячеек.​​ в видео Создание​​ ячеек.​

​ отображались в строке​На вкладке​

​Параметры мгновенного заполнения​​Например, вы можете автоматически​ данных. Например все​

support.office.com

​ данным, которые нужно​