Методические указании по теме ms excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

“ВОРОНЕЖСКИЙ ТЕХНИКУМ СТРОИТЕЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ”

(ГБПОУ ВО “ВТСТ”)

Методические указания

для выполнения Практических работ

в табличном процессоре Microsoft Excel

по предмету “Информатика и ИКТ ”

ВОРОНЕЖ

2019

ОДОБРЕНО

Предметной (цикловой)

Комиссией естественнонаучных дисциплин

Протокол заседания №7

от “____” _____________ 2019 года.

Председатель П(Ц)К

________________________/ Болычева А. В./

Настоящее пособие разработано на основе Федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования для всех специальностей 1 курса и полностью соответствует программе информатике и ИКТ для СПО.

Данное пособие содержит методические рекомендации для выполнения практических работ в Microsoft Excel по теме “Методы вычисления в Excel ”.

Цель данных рекомендаций – оказать помощь студентам при выполнении практических работ, закрепления и применения на практике теоретических знаний, полученных студентами по предметам «Информатика» и «Информационные технологии».

Автор-составитель: Радычева Екатерина Александровна,

преподаватель информатики и ИКТ.

СОДЕРЖАНИЕ

Практическая работа 1 Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MS EXCEL 4

Практическая работа 2 Тема: СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ КНИГИ. ОТНОСИТЕЛЬНАЯ И АБСОЛЮТНАЯ АДРЕСАЦИИ В MS Excel. 8

Практическая работа 3 Тема: СВЯЗАННЫЕ ТАБЛИЦЫ. РАСЧЕТ ПРОМЕЖУТОЧНЫХ ИТОГОВ В ТАБЛИЦАХ MS Excel 11

Практическая работа 4 Тема: ПОДБОР ПАРАМЕТРА. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАТНОГО РАСЧЕТА 14

Практическая работа 5. Тема: ЗАДАЧИ ОПТИМИЗАЦИИ (ПОИСК РЕШЕНИЯ) 18

Практическая работа 6 Тема: СВЯЗИ МЕЖДУ ФАЙЛАМИ И КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ В MS EXCEL. 22

Практическая работа 7. Тема: ЭКОНОМИЧЕСКИЕ РАСЧЕТЫ В MS EXCEL 26

Практическая работа 8. Тема: КОМПЛЕКСНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЙ MICROSOFT OFFICE ДЛЯ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ 31

Практическая работа 1 Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MS EXCEL

Цель занятия. Изучение информационной технологии использования встроенных вычислительных функций Excel для финансового анализа.

Задание 1. Создать таблицу финансовой сводки за неделю, произвести расчеты, построить диаграмму изменения финансового результата, произвести фильтрацию данных.

Исходные данные представлены в табл. 1.

Порядок работы

Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу (при стандартной установке MS office выполните Пуск/Программы/Microsoft Excel).

Таблица 1

Финансовая сводка за неделю
Дни недели	Доход	Расход	Финансовый результат
Понедельник	3245,20	3628,50	?
Вторник	4572,50	5320,50	?
Среда	6251,66	5292,10	?
Четверг	2125,20	3824,30	?
Пятница	3896,60	3020,10	?
Суббота	5420,30	4262,10	?
Воскресенье	6050,60	4369,50	?
Ср. значение	?	?
Общий финансовый результат за неделю:	?

2. Введите заголовок таблицы «Финансовая сводка за неделю (тыс. р.)», начиная с ячейки А1.

3. Для оформления шапки таблицы выделите ячейки на третьей строке АЗ:DЗ и создайте стиль для оформления. Для этого выполните команду Формат/Стиль и в открывшемся окне Стиль наберите имя стиля «Шапка таблиц» и нажмите кнопку Изменить. В открывшемся окне на вкладке Выравнивание задайте Переносить по словам и выберите горизонтальное и вертикальное выравнивание — по центру), на вкладке Число укажите формат — Текстовый. После этого нажмите кнопку Добавить.

4. На третьей строке введите названия колонок таблицы — «Дни недели», «Доход», «Расход», «Финансовый результат», далее заполните таблицу исходными данными согласно Заданию 1.

Краткая справка. Для ввода дней недели наберите «Понедельник» и произведите автокопирование до «Воскресенья» (левой кнопкой мыши за маркер автозаполнения в правом нижнем углу ячейки).

5. Произведите расчеты в графе «Финансовый результат» по следующей формуле:

Финансовый результат = Доход — Расход,

для этого в ячейке D4 наберите формулу = В4-С4.

Краткая справка. Введите расчетную формулу только для расчета по строке «Понедельник», далее произведите автокопирование формулы (так как в графе «Расход» нет незаполненных данными ячеек, можно производить автокопирование двойным щелчком мыши по маркеру автозаполнения в правом нижнем углу ячейки).

6. Для ячеек с результатом расчетов задайте формат — «Денежный» с выделением отрицательных чисел красным цветом (Формат/‘Ячейки/вкладка Число/формат — Денежный/ отрицательные числа — красные. Число десятичных знаков задайте равное 2).

Обратите внимание, как изменился цвет отрицательных значений финансового результата на красный.

7. Рассчитайте средние значения Дохода и Расхода, пользуясь мастером функций. Функция «Среднее значение» (СРЗНАЧ) находится в разделе «Статистические». Для расчета функции СРЗНАЧ дохода установите курсор в соответствующей ячейке для расчета среднего значения (В 11), запустите мастер функций (Вставка/Функция/категория — Статистические/СРЗНАЧ). В качестве первого числа выделите группу ячеек с данными для расчета среднего значения — В4:В10.

Аналогично рассчитайте «Среднее значение» расхода.

8. В ячейке D13 выполните расчет общего финансового результата (сумма по столбцу «Финансовый результат»). Для выполнения автосуммы удобно пользоваться кнопкой Автосуммирования (∑) на панели инструментов или функцией СУММ . В качестве первого числа выделите группу ячеек с данными для расчета суммы – D4:D10.

9. Проведите форматирование заголовка таблицы. Для этого выделите интервал ячеек от А1 до D1, объедините их кнопкой панели инструментов Объединить и поместить в центре или командой меню Формат/Ячейки/вкладка Внимание/отображение — Объединение ячеек). Задайте начертание шрифта — полужирное; цвет — по вашему усмотрению.

10. Постройте диаграмму (линейчатого типа) изменения финансовых результатов по дням недели с использованием мастера диаграмм.

Для этого выделите интервал ячеек с данными финансового результата и выберите команду Вставка/Диаграмма. На первом шаге работы с мастером диаграмм выберите тип диаграммы — линейчатая; на втором шаге на вкладке Ряд в окошке Подписи оси X укажите интервал ячеек с днями недели — А4:А10.

Далее введите название диаграммы и подписи осей; дальнейшие шаги построения диаграммы осуществляются автоматически по подсказкам мастера.

11. Произведите фильтрацию значений дохода, превышающих 4000 р.

Краткая справка. В режиме фильтра в таблице видны только те данные, которые удовлетворяют некоторому критерию, при этом остальные строки скрыты. В этом режиме все операции форматирования, копирования, автозаполнения, автосуммирования и т.д. применяются только к видимым ячейкам листа.

Для установления режима фильтра установите курсор внутри таблицы и воспользуйтесь командой Данные/ Фильтр/Автофильтр. В заголовках полей появятся стрелки выпадающих списков. Щелкните по стрелке в заголовке поля, на которое будет наложено условие (в столбце «Доход»), и вы увидите список всех неповторяющихся значений этого поля. Выберите команду для фильтрации — Условие.

В открывшемся окне Пользовательский автофильтр задайте условие «Больше 4000».

Произойдет отбор данных по заданному условию.

Проследите, как изменились вид таблицы и построенная диаграмма.

12. Сохраните созданную электронную книгу в своей

папке.

Дополнительные задания

Задание 2. Заполнить таблицу, произвести расчеты, выделить минимальную и максимальную суммы покупки (табл.2); по ре-расчета построить круговую диаграмму суммы продаж.

Таблица 2

Анализ продаж
№	Наименование	Цена, руб.	Кол-во	Сумма , руб.
1	Туфли	820,00	150	?
2	Сапоги	1530,00	60	?
3	Куртки	1500,00	25	?
4	Юбки	250,00	40	?
5	Шарфы	125,00	80	?
6	Зонты	80,00	50	?
7	Перчатки	120,00	120	?
8	Варежки	50,00	40	?
			Всего:	?

Минимальная сумма покупки	?
Максимальная сумма покупки	?

Используйте созданный стиль (Формат/Стиль/Шапка таблиц).

Формулы для расчета:

Сумма = Цена * Количество;

Всего = сумма значений колонки «Сумма».

Краткая справка. Для выделения максимального/минимального значений установите курсор в ячейке расчета, выберите встроенную функцию Excel МАКС (МИН) из категории «Статистические», в качестве первого числа выделите диапазон ячеек значений столбца «Сумма» (ячейки ЕЗ:Е10).

Задание 3. Заполнить ведомость учета брака, произвести расчеты, выделить минимальную, максимальную и среднюю суммы брака, а также средний процент брака; произвести фильтрацию данных по условию процента брака < 8 %, построить график отфильтрованных значений изменения суммы брака по месяцам .

Формула для расчета:

Сумма брака = Процент брака * Сумма зарплаты.

Краткая справка. В колонке «Процент брака» установите процентный формат чисел (Формат/Ячейки/вкладка Число/формат — Процентный).

Таблица 3

Ведомость учета брака
месяц	ФИО	Табельный номер	Процент брака	Сумма зарплаты	Сумма брака
Январь	Иванов	245	10%	3265	?
Февраль	Петров	289	8%	4568	?
Март	Сидоров	356	5%	4500	?
Апрель	Панчук	657	11%	6804	?
Май	Васин	568	9%	6759	?
Июнь	Борисова	849	12%	4673	?
Июль	Сорокина	409	21%	5677	?
Август	Федорова	386	46%	6836	?
Сентябрь	Титова	598	6%	3534	?
Октябрь	Пирогов	4569	3%	5789	?
Ноябрь	Светов	239	2%	4673	?
Декабрь	Козлов	590	1%	6785	?

Максимальная сумма брака	?
Минимальная сумма брака	?
Средняя сумма брака	?
Средний процент брака	?

Задание 4. Заполнить таблицу анализа продаж, произвести расчеты, выделить минимальную и максимальную продажи (количество и сумму); произвести фильтрацию по цене, превышающей 9000 р., построить гистограмму отфильтрованных значений изменения выручки по видам продукции.

Формулы для расчета:

Всего = Безналичные платежи + Наличные платежи;

Выручка от продажи = Цена * Всего.

Практическая работа 2 Тема: СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ КНИГИ. ОТНОСИТЕЛЬНАЯ И АБСОЛЮТНАЯ АДРЕСАЦИИ В MS Excel.

Цель занятия. Применение относительной и абсолютной адресаций для финансовых расчетов. Сортировка, условное форматирование и копирование созданных таблиц. Работа с листами электронной книги.

Задание 1. Создать таблицы ведомости начисления заработной платы за два месяца на разных листах электронной книги, произвести расчеты, форматирование, сортировку и защиту данных.

Исходные данные представлены в табл. 1.

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу.

2. Создайте таблицу расчета заработной платы по образцу (см. табл.1). Введите исходные данные — Табельный номер, ФИО и Оклад, % Премии = 27%,% Удержания = 13 %.

Примечание. Выделите отдельные ячейки для значений % Премии (D4) и % Удержания (F4).

Таблица 1

Ведомость начисления заработной платы за октябрь 2003 года
табельный номер	Фамилия И.О.	оклад (руб.)	премия (руб.)	всего начислено (руб.)	удержания (руб.)	к выдаче (руб.)
			27%		13%
200	Петров И.Л.	4500,00	?	?	?	?
201	Иванов И.Г.	4850,00	?	?	?	?
202	Степанов А.Ш.	5200,00	?	?	?	?
203	Шорохова С.М.	5550,00	?	?	?	?
204	Галкин В.Ж.	5900,00	?	?	?	?
205	Портнов М.Т.	6250,00	?	?	?	?
206	Орлова Н.Н	6600,00	?	?	?	?
207	Степкина А.В.	6950,00	?	?	?	?
208	Жарова Г.А.	7300,00	?	?	?	?
209	Стольникова О.Д.	7650,00	?	?	?	?
210	Дрынкина С.С.	8000,00	?	?	?	?
211	Шпаро Н.Г.	8350,00	?	?	?	?
212	Шашкин Р.Н.	8700,00	?	?	?	?
213	Стелков Р.Х.	9050,00	?	?	?	?
	Всего:	?	?	?	?	?


Максимальный доход ?
Минимальный доход ?
Средний доход ?

Произведите расчеты во всех столбцах таблицы.

При расчете Премии используется формула Премия = Оклад * % Премии, в ячейке D5 наберите формулу = $D$ * С5 (ячейка D4 используется в виде абсолютной адресации) и скопируйте автозаполнением.

Рекомендации. Для удобства работы и формирования навыков работы с абсолютным видом адресации рекомендуется при оформлении констант окрашивать ячейку цветом, отличным от цвета расчетной таблицы. Тогда при вводе формул в расчетную окрашенная ячейка (т. е. ячейка с константой) будет вам напоминанием, что следует установить абсолютную адресацию (набором символов $ с клавиатуры или нажатием клавиши [F4]).

Формула для расчета «Всего начислено»:

Всего начислено = Оклад + Премия.

При расчете Удержания используется формула

Удержание = Всего начислено * % Удержания,

для этого в ячейке F5 наберите формулу = $$4 * Е5.

Формула для расчета столбца «К выдаче»:

К выдаче = Всего начислено — Удержания.

3. Рассчитайте итоги по столбцам, а также максимальный, минимальный и средний доходы по данным колонки «К выдаче» (Вставка/Функция/категория — Статистические функции).

4. Переименуйте ярлычок Листа 1, присвоив ему имя «Зарплата октябрь». Для этого дважды щелкните мышью по ярлычку и наберите новое имя. Можно воспользоваться командой Переименовать контекстного меню ярлычка, вызываемого правой кнопкой мыши.

Краткая справка. Каждая рабочая книга Excel может содержать до 255 рабочих листов. Это позволяет, используя несколько листов, создавать понятные и четко структурированные документы, вместо того, чтобы хранить большие последовательные наборы данных на одном листе.

5. Скопируйте содержимое листа «Зарплата октябрь» на новый лист (Правка/Переместить/Скопировать лист). Можно воспользоваться командой Переместить/Скопировать контекстного меню ярлычка. Не забудьте для копирования поставить галочку в окошке Создавать копию .

Краткая справка. Перемещать и копировать листы можно, перетаскивая их корешки (для копирования удерживайте нажатой клавишу [Ctrl]).

6. Присвойте скопированному листу название «Зарплата ноябрь». Исправьте название месяца в названии таблицы. Измените значение Премии на 32 %. Убедитесь, что программа произвела пересчет формул.

7. Между колонками «Премия» и «Всего начислено» вставьте новую колонку «Доплата» (Вставка/ Столбец) и рассчитайте значение доплаты по формуле Доплата = Оклад * % Доплаты. Значение доплаты примите равным 5 %.

8. Измените формулу для расчета значений колонки «Всего начислено»:

Всего начислено = Оклад + Премия + Доплата.

9. Проведите условное форматирование значений колонки «К выдаче». Установите формат вывода значений между 7000 и 10000 — зеленым цветом шрифта; меньше 7000 — красным; больше или равно 10 000 — синим цветом шрифта (Формат/Условное форматирование) .

10. Проведите сортировку по фамилиям в алфавитном порядке по возрастанию (выделите фрагмент с 5 по 18 строки таблицы — без итогов, выберите меню Данные/Сортировка, сортировать по — Столбец В) .

И. Поставьте к ячейке D3 комментарии «Премия пропорциональна окладу» (Вставка/Примечание), при этом в правом верхнем углу ячейки появится красная точка, которая свидетельствует о наличии примечания.

12. Защитите лист «Зарплата ноябрь» от изменений (Сервис/Защита/Защитить лист). Задайте пароль на лист , сделайте подтверждение пароля .

Убедитесь, что лист защищен и невозможно удаление данных. Снимите защиту листа (Сервис/Защита/Снять защиту листа).

13. Сохраните созданную электронную книгу под именем «Зарплата» в своей папке.

Дополнительные задания

Задание 2. Сделать примечания к двум-трем ячейкам.

Задание 3. Выполнить условное форматирование оклада и премии за ноябрь месяц:

до 2000 р. — желтым цветом заливки;

от 2000 до 10 000 р. — зеленым цветом шрифта;

свыше 10000 р. — малиновым цветом заливки, белым цветом шрифта.

Задание 4. Защитить лист зарплаты за октябрь от изменений.

Проверьте защиту. Убедитесь в неизменяемости данных. Снимите защиту со всех листов электронной книги «Зарплата».

Задание 5. Построить круговую диаграмму начисленной суммы к выдаче всех сотрудников за ноябрь месяц.

Практическая работа 3 Тема: СВЯЗАННЫЕ ТАБЛИЦЫ. РАСЧЕТ ПРОМЕЖУТОЧНЫХ ИТОГОВ В ТАБЛИЦАХ MS Excel

Цель занятия. Связывание листов электронной книги. Расчет промежуточных итогов. Структурирование таблицы.

Задание 1. Рассчитать зарплату за декабрь и построить диаграмму. Создать итоговую таблицу ведомости квартального начисления заработной платы, провести расчет промежуточных итогов по подразделениям.

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и откройте созданный в Практической работе 9 файл «Зарплата».

2. Скопируйте содержимое листа «Зарплата ноябрь» на новый лист электронной книги (Правка/Переместить/Скопировать лист). Не забудьте для копирования поставить галочку в окошке Создавать копию.

3. Присвойте скопированному листу название «Зарплата декабрь». Исправьте название месяца в ведомости на декабрь.

4. Измените значение Премии на 46 %, Доплаты — на 8 %. Убедитесь, что программа произвела пересчет формул .

5. По данным таблицы «Зарплата декабрь» постройте гистограмму доходов сотрудников. В качестве подписей оси X выберите фамилии сотрудников. Проведите форматирование диаграммы. Конечный вид гистограммы приведен на рис. 10.2.

6. Перед расчетом итоговых данных за квартал проведите сортировку по фамилиям в алфавитном порядке (по возрастанию) в ведомостях начисления зарплаты за октябрь—декабрь.

7. Скопируйте содержимое листа «Зарплата октябрь» на новый лист (Правка/Переместить/Скопировать лист). Не забудьте для копирования поставить галочку в окошке Создавать копию.

8. Присвойте скопированному листу название «Итоги за квартал». Измените название таблицы на «Ведомость начисления заработной платы за 4 квартал».

9. Отредактируйте лист «Итоги за квартал» согласно образцу на рис. 10.3. Для этого удалите в основной таблице колонки Оклада и Премии, а также строку 4 с численными значениями % Премии и % Удержания и строку 19 «Всего». Удалите также строки с расчетом максимального, минимального и среднего доходов под основной таблицей. Вставьте пустую третью строку.

10. Вставьте новый столбец «Подразделение» (Вставка/Столбец) между столбцами «Фамилия» и «Всего начислено». Заполните столбец «Подразделение» данными по образцу (см. табл. 1).

11. Произведите расчет квартальных начислений, удержаний и суммы к выдаче как сумму начислений за каждый месяц (данные по месяцам располагаются на разных листах электронной книги, поэтому к адресу ячейки добавится адрес листа).

Краткая справка. Чтобы вставить в формулу адрес или диапазон ячеек с другого листа, следует во время ввода формулы щелкнуть по закладке этого листа и выделить на нем нужные ячейки. Вставляемый адрес будет содержать название этого листа.

В ячейке В5 для расчета квартальных начислений «Всего начислено» формула имеет вид

= ‘Зарплата декабрь’!F5 + ‘Зарплата ноябрь’!F5 +

+ ‘Зарплата октябрь’!Е5.

Таблица 1

Ведомость начисления заработной платы за 4 квартал 2003 года
табельный номер	Фамилия И.О.	Подразделение	всего начислено (руб.)	удержания (руб.)	к выдаче (руб.)
204	Галкин В.Ж.	Отдел менеджмента	?	?	?
210	Дрынкина С.С.	Отдел менеджмента	?	?	?
208	Жарова Г.А.	Отдел реализации	?	?	?
201	Иванова И.Г	Бухгалтерия	?	?	?
206	Петров И.Л.	Отдел реализации	?	?	?
205	Портнов М.Т.	Отдел реализации	?	?	?
213	Стелков Р.Х.	Отдел менеджмента	?	?	?
202	Степанов А.Ш.	Отдел менеджмента	?	?	?
207	Степкина А.В.	Бухгалтерия	?	?	?
209	Стольникова О.Д.	Отдел реализации	?	?	?
212	Шашкин Р.Н.	Бухгалтерия	?	?	?
203	Шорохов С.М.	Отдел реализации	?	?	?
211	Шпаро Н.Г.	Отдел реализации	?	?	?

Аналогично произведите квартальный расчет «Удержания» и «К выдаче».

Примечание. При выборе начислений за каждый месяц делайте ссылку на соответствующую ячейку из таблицы соответствующего листа электронной книги «Зарплата». При этом произойдет связывание информации соответствующих ячеек листов электронной книги.

12. В силу однородности расчетных таблиц зарплаты по месяцам для расчета квартальных значений столбцов «Удержание» и «К выдаче» достаточно скопировать формулу из ячейки D5 в ячейки Е5 и F5 (рис. 10.4).

Для расчета квартального начисления заработной платы для всех сотрудников скопируйте формулы в столбцах D, Е и F.

13. Для расчета промежуточных итогов проведите сортировку по подразделениям, а внутри подразделений — по фамилиям.

14. Подведите промежуточные итоги по подразделениям, используя формулу суммирования. Для этого выделите всю таблицу и выполните команду Данные/Итоги .Задайте параметры подсчета промежуточных итогов:

при каждом изменении в — Подразделение;

операция — Сумма;

добавить итоги по: Всего начислено, Удержания, К выдаче.

Отметьте галочкой операции «Заменить текущие итоги» и «Итоги под данными».

15. Изучите полученную структуру и формулы подведения промежуточных итогов, устанавливая курсор на разные ячейки таблицы. Научитесь сворачивать и разворачивать структуру до разных уровней (кнопками «+» и «-»).

Краткая справка. Под структурированием понимается многоуровневая группировка строк и столбцов таблицы и создание элементов управления, с помощью которых легко можно скрывать и раскрывать эти группы.

16. Сохраните файл «Зарплата» с произведенными изменениями (Файл/ Сохранит ь).

Дополнительные задания

Задание 2. Исследовать графическое отображение зависимостей ячеек друг от друга.

Порядок работы

Скопируйте содержимое листа «Зарплата октябрь» на новый лист. Копии присвойте имя «Зависимости». Откройте панель «Зависимости» (Сервис/Зависимости/Панель зависимостей). Изучите назначение инструментов панели, задерживая на них указатель мыши.

Устанавливайте курсор на ячейку в каждом столбце и вызывайте зависимости кнопками Влияющие ячейки и Зависимые ячейки панели «Зависимости». Появятся стрелки, указывающие на зависимость ячейки от других ячеек и ее влияние на другие ячейки. Сохраните файл «Зарплата» с произведенными изменениями.

Практическая работа 4 Тема: ПОДБОР ПАРАМЕТРА. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАТНОГО РАСЧЕТА

Цель занятия. Изучение технологии подбора параметра при обратных расчетах.

Задание 1. Используя режим подбора параметра, определить, при каком значении % Премии общая сумма заработной платы за октябрь будет равна 250000 р. (на основании файла «Зарплата», созданного в Практических работах 2… 3).

Краткая справка. К исходным данным этой таблицы относятся значения Оклада и % Премии, одинакового для всех сотрудников. Результатом вычислений являются ячейки, содержащие формулы, при этом изменение исходных данных приводит к изменению результатов расчетов. Использование операции «Подбор параметра» в MS Excel позволяет производить обратный расчет, когда задается конкретное значение рассчитанного параметра, и по этому значению подбирается некоторое удовлетворяющее заданным условиям, значение исходного параметра расчета.

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и откройте созданный в Практических работ 2… 3 файл «Зарплата».

2. Скопируйте содержимое листа «Зарплата октябрь» на новый лист электронной книги (Правка/Переместить/ Скопировать лист). Не забудьте для копирования поставить галочку в окошке Создавать копию. Присвойте скопированному листу имя «Подбор параметра».

3. Осуществите подбор параметра командой Сервис/Подбор параметра.

В диалоговом окне Подбор параметра на первой строке в качестве подбираемого параметра укажите адрес общей итоговой суммы зарплаты (ячейка 019), на второй строке наберите заданное значение 250000, на третьей строке укажите адрес подбираемого значения % Премии (ячейка В4), затем нажмите кнопку ОК. В окне Результат подбора параметра дайте подтверждение подобранному параметру нажатием кнопки ОK.

Произойдет обратный пересчет % Премии. Результаты подбора :

если сумма к выдаче равна 250000 р., то % Премии должен быть 203 %.

Задание 2. Используя режим подбора параметра, определить штатное расписания фирмы. Исходные данные приведены в табл. 1.

Краткая справка. Известно, что в штате фирмы состоит:

• 6 курьеров;

• 8 младших менеджеров;

• 10 менеджеров;

• 3 заведующих отделами;

• 1 главный бухгалтер;

• 1 программист;

• 1 системный аналитик;

• 1 генеральный директор фирмы.

Общий месячный фонд зарплаты составляет 100000 р. Необходимо определить, какими должны быть оклады сотрудников фирмы.

Каждый оклад является линейной функцией от оклада курьера, а именно: зарплата =Аi*х+Bi, где х — оклад курьера; Аi и Вi, — коэффициенты, показывающие:

Аi — во сколько раз превышается значение х;

Bi— на сколько превышается значение х.

Таблица 1

Штатное расписание фирмы
Зарплата курьера	?
Должность	Коэф. А	Коэф. В	Зарплата сотрудника	Кол-во сотрудников	Суммарная зарплата
Курьер	1	0	?	6	?
Младший менеджер	1,5	0	?	8	?
Менеджер	3	0	?	10	?
Зав. Отделением	5	1000	?	3	?
Главный бухгалтер	1,5	0	?	1	?
Программист	4	1500	?	1	?
Системный аналитик	5	0	?	1	?
Ген. директор		2000	?	1	?
Фонд заработной платы:	?

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel.

2. Создайте таблицу штатного расписания фирмы по приведенному образцу (см. табл. 1). Введите исходные данные в рабочий лист электронной книги.

3. Выделите отдельную ячейку DЗ для зарплаты курьера (переменная «х») и все расчеты задайте с учетом этого. В ячейку DЗ временно введите произвольное число.

4. В столбце D введите формулу для расчета заработной платы по каждой должности. Например, для ячейки D6 формула расчета имеет следующий вид: = В6 * $D$3 + С6 (ячейка DЗ задана в виде абсолютной адресации). Далее скопируйте формулу из ячейки D6 вниз по столбцу автокопированием.

В столбце F задайте формулу расчета заработной платы всех работающих в данной должности. Например, для ячейки F6 формула расчета имеет вид = D6 * Е6. Далее скопируйте формулу из ячейки F6 вниз по столбцу автокопированием.

В ячейке F14 автосуммированием вычислите суммарный фонд заработной платы фирмы.

5. Произведите подбор зарплат сотрудников фирмы для суммарной заработной платы, равной 100000 р. Для этого в меню Сервис активизируйте команду Подбор параметра.

В поле Установить в ячейке появившегося окна введите ссылку на ячейку F14, содержащую формулу расчета фонда заработной платы;

в поле Значение наберите искомый результат 100 000;

в поле Изменяя значение ячейки введите ссылку на изменяемую ячейку DЗ, в которой находится значение зарплаты курьера, и щелкните по кнопке ОК. Произойдет обратный расчет зарплаты сотрудников по заданному условию при фонде зарплаты, равном 100 000 р.

6. Присвойте рабочему листу имя «Штатное расписание 1». Сохраните созданную электронную книгу под именем «Штатное расписание» в своей папке.

Анализ задач показывает, что с помощью MS Excel можно решать линейные уравнения. Задания 1 и 2 показывают, что поиск значения параметра формулы — это не что иное, как численное решение уравнений. Другими словами, используя возможности программы MS Excel, можно решать любые уравнения с одной переменной.

Задание 3. Используя режим подбора параметра и таблицу расчета штатного расписания (см. задание 2), определить заработные платы сотрудников фирмы для ряда заданных значений фонда заработной платы.

Порядок работы

1. Скопируйте содержимое листа «Штатное расписание 1» на новый лист и присвойте копии листа имя «Штатное расписание 2». Выберите коэффициенты уравнений для расчета согласно табл. 2 (один из пяти вариантов расчетов).

2. Методом подбора параметра последовательно определите зарплаты сотрудников фирмы для различных значений фонда заработной платы: 100000, 150000, 200000, 250000, 300000, 350000, 400000 р. Результаты подбора значений зарплат скопируйте в табл. 3. в виде специальной вставки.

Таблица 2.

Должность	Вариант 1	Вариант 2	Вариант 3	Вариант 4	Вариант 5
Коэффициент А	Коэффициент В	Коэффициент А	Коэффициент В	Коэффициент А	Коэффициент В	Коэффициент А	Коэффициент В	Коэффициент А	Коэффициент В
Курьер	1	0	1	0	1	0	1	0	1	0
Младший менеджер	1,2	500	1,3	0	1,3	700	1,4	0	1,45	500
Менеджер	2,5	800	2,6	500	2,7	700	2,6	300	2,5	1000
Зав.отделением	3	1500	3,1	1200	3,2	800	3,3	700	3,1	1000
Главный бухгалтер	4	1000	4,1	1200	4,2	500	4,3	0	4,2	1200
Программист	1,5	1200	1,6	800	1,7	500	1,6	1000	1,5	1300
Системный аналитик	3,5	0	3,6	500	3,7	800	3,6	1000	3,5	1500
Ген. директор	5	2500	5,2	2000	5,3	1500	5,5	1000	5,4	3000

Таблица 3

Фонд заработной платы	100000	150000	200000	250000	300000	350000	400000
Должность	Зарплата сотрудни ка	Зарплата сотрудни ка	Зарплата сотрудни ка	Зарплата сотрудни ка	Зарплата сотрудни ка	Зарплата сотрудни ка	Зарплата сотрудни Ка
Курьер	?	?	?	?	?	?	?
Младший инженер	?	?	?	?	?	?	?
Менеджер	?	?	?	?	?	?	?
Зав. Отделением	?	?	?	?	?	?	?
Главный бухгалтер	?	?	?	?	?	?	?
Программист	?	?	?	?	?	?	?
Системный Аналитик	?	?	?	?	?	?	?
Ген. директор	?	?	?	?	?	?	?

Краткая справка. Для копирования результатов расчетов в виде значений необходимо выделить копируемые данные, произвести запись в буфер памяти (Правка/Копировать), установить курсор в соответствующую ячейку таблицы ответов, задать режим специальной вставки (Правка/Специальная вставка), отметив в качестве объекта вставки — значения (Правка/Специальная вставка/ вставить — значения) .

Специальная вставка информации в виде значений позволяет копировать значения, полученные в результате расчетов, без дальнейшей их зависимости от пересчета формул.

Практическая работа 5. Тема: ЗАДАЧИ ОПТИМИЗАЦИИ (ПОИСК РЕШЕНИЯ)

Цель занятия. Изучение технологии поиска решения для задач оптимизации (минимизации, максимизации).

Задание 1. Минимизация фонда заработной платы фирмы.

Пусть известно, что для нормальной работы фирмы требуется 5… 7 курьеров, 8. ..10 младших менеджеров, 10 менеджеров, 3 заведующих отделами, главный бухгалтер, программист, системный аналитик, генеральный директор фирмы.

Общий месячный фонд зарплаты должен быть минимален. Необходимо определить, какими должны быть оклады сотрудников фирмы, при условии, что оклад курьера не должен быть меньше 1400 р.

В качестве модели решения этой задачи возьмем линейную модель. Тогда условие задачи имеет вид

N1 * A1 * x + (A2 * x + B2)+ . . . + N8 * (A8 * x + B8) = Минимум,

где N — количество работников данной специальности; x: — зарплата курьера; АI и ВI — коэффициенты заработной платы сотрудников фирмы.

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и откройте созданный в Практической работе 4 файл «Штатное расписание».

Скопируйте содержимое листа «Штатное расписание 1» на новый лист и присвойте копии листа имя «Штатное расписание 2».

2. В меню Сервис активизируйте команду Поиск решения .

3. В окне Установить целевую ячейку укажите ячейку Р14, содержащую модель — суммарный фонд заработной платы.

Поскольку необходимо минимизировать общий месячный фонд зарплаты, активизируйте кнопку равный — Минимальному значению.

В окне Изменяя ячейки укажите адреса ячеек, в которых будет отражено количество курьеров и младших менеджеров, а также зарплата курьера — $Е$6:$Е$7:$D$3 (при задании ячеек Е6, Е7 и DЗ держите нажатой клавишу [Ctrl]).

Используя кнопку Добавить в окнах Поиск решения и Добавление ограничений, опишите все ограничения задачи: количество курьеров изменяется от 5 до 7, младших менеджеров от 8 до 10, а зарплата курьера > 1400 (рис. 12.2). Ограничения наберите в виде

$В$3 > = 1400 $Е$6 > = 5 $Е$6 < = 7 $Е$7 > = 8 $Е$7 < = 10.

Активизировав кнопку Параметры, введите параметры поиска.

Запустите процесс поиска решения нажатием кнопки Выполнить. В открывшемся диалоговом окне Результаты поиска решения задайте опцию Сохранить найденное решение.

Решение задачи тривиально: чем меньше сотрудников и чем меньше их оклад, тем меньше месячный фонд заработной платы

Таблица 1.

Сырье	Нормы расхода сырья	Запас сырья
А	В	С
Сырье 1	18	15	12	350
Сырье 2	6	4	8	200
Сырье 3	5	3	3	100
Прибыль	10	15	20

Задание 2. Составление плана выгодного производства.

Фирма производит несколько видов продукции из одного и того же сырья — А, В и С. Реализация продукции А дает прибыль 10 р., В — 15 р. и С — 20 р. на единицу изделия.

Продукцию можно производить в любых количествах, поскольку известно, что сбыт обеспечен, но ограничены запасы сырья. Необходимо определить, какой продукции и сколько надо произвести, чтобы общая прибыль от реализации была максимальной.

Нормы расхода сырья на производство продукции каждого вида приведены в табл. 1.

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу.

2. Создайте расчетную таблицу как в табл. 2.. Введите исходные данные и формулы в электронную таблицу. Расчетные формулы имеют такой вид:

Таблица 2

Сырье	Нормы расхода сырья	Запас сырья	Расход сырья
А	В	С
Сырье 1	18	15	12	350	?
Сырье 2	6	4	8	200	?
Сырье 3	5	3	3	100	?
Прибыль на ед. изд.	10	15	20
Количество	?	?	?
Общая прибыль	?	?	?	?

Расход сырья 1 = (количество сырья 1) * (норма расхода сырья А) + (количество сырья 1) * (норма расхода сырья В) + (количество сырья 1) * (норма расхода сырья С).

Значит, в ячейку F5 нужно ввести формулу = В5 * $В$9 + С5 * * $С$9 + D5 * $D$9.

Обратите внимание, что значения количества сырья каждого вида пока не известны и будут подобраны в процессе решения задания (ячейки В9:D9 пока пустые).

(Общая прибыль по А) = (прибыль на ед. изделий А) * (количество А), следовательно в ячейку В10 следует ввести формулу = В 8 * В9.

Итоговая общая прибыль = (Общая прибыль по А) + (Общая прибыль по В) + (Общая прибыль по С), значит в ячейку Е10 следует ввести формулу = СУММ(В10:D10).

3. В меню Сервис активизируйте команду Поиск решения и введите параметры поиска.

В качестве целевой ячейки укажите ячейку «Итоговая общая прибыль» (Е10), в качестве изменяемых ячеек — ячейки количества сырья — (В9:D9).

Не забудьте задать максимальное значение суммарной прибыли и указать ограничения на запас сырья:

расход сырья 1 < = 350; расход сырья 2 < = 200; расход сырья 3 < = 100, а также положительные значения количества сырья А, В, C = 0.

Установите параметры поиска решения. Для этого кнопкой Параметры откройте диалоговое окно Параметры поиска решения, установите параметры по образцу, задайте линейную модель расчета (Линейность модели).

4. Кнопкой Выполнить запустите Поиск решения.

5. Сохраните созданный документ под именем «План производства».

Выводы. Из решения видно, что оптимальный план выпуска предусматривает изготовление 5,56 кг продукции В и 22,22 кг продукции С. Продукцию А производить не стоит. Полученная прибыль при этом составит 527,78 р.

Дополнительные задания

Используя файл «План производства» (см. задание 2), определить план выгодного производства, т.е. какой продукции и сколько необходимо произвести, чтобы общая прибыль от реализации была максимальной.

Выберите нормы расхода сырья на производство продукции каждого вида и ограничения по запасам сырья из таблицы соответствующего варианта (5 вариантов):

Вариант 1

Сырье	Нормы расхода сырья	Запас сырья
А	В	С
Сырье 1	25	17	11	500
Сырье 2	9	7	10	400
Сырье 3	15	8	5	300
Прибыль на ед. изделия	5	10	12
Количество продукции	?	?	?
Общая прибыль	?	?	?	?

Вариант 2

Сырье	Нормы расхода сырья	Запас сырья
А	В	С
Сырье 1	12	11	8	3500
Сырье 2	14	15	2	280
Сырье 3	8	9	10	711
Прибыль на ед. изделия	10	9	8
Количество продукции	?	?	?
Общая прибыль	?	?	?	?

Вариант 3

Сырье	Нормы расхода сырья	Запас сырья
А	В	С
Сырье 1	25	17	11	500
Сырье 2	9	7	10	400
Сырье 3	15	8	5	300
Прибыль на ед. изделия	5	10	12
Количество продукции	?	?	?
Общая прибыль	?	?	?	?

Вариант 4

Сырье	Нормы расхода сырья	Запас сырья
А	В	С
Сырье 1	14	15	19	460
Сырье 2	7	8	12	820
Сырье 3	17	24	6	214
Прибыль на ед. изделия	15	10	25
Количество продукции	?	?	?
Общая прибыль	?	?	?	?

Вариант 5

Сырье	Нормы расхода сырья	Запас сырья
А	В	С
Сырье 1	12	18	3	625
Сырье 2	16	25	13	227
Сырье 3	8	9	10	176
Прибыль на ед. изделия	18	15	9
Количество продукции	?	?	?
Общая прибыль	?	?	?	?

Практическая работа 6 Тема: СВЯЗИ МЕЖДУ ФАЙЛАМИ И КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ В MS EXCEL.

Цель занятия. Изучение технологии связей между файлами и консолидации данных в MS Excel.

Задание 1. Задать связи между файлами.

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу.

2. Создайте таблицу «Отчет о продажах 1 квартал». Введите исходные данные (Доходы и Расходы):

Доходы = 234,58 р.;

Расходы = 75,33 р.

и проведите расчет Прибыли: Прибыль = Доходы — Расходы. Сохраните файл под именем «1 квартал».

3. Создайте таблицу «Отчет о продажах 2 квартал» в виде нового файла. Для этого создайте новый документ (Файл/Создать) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего исправьте заголовок таблицы и измените исходные данные:

Доходы = 452,6 р.;

Расходы = 185,8 р.

Обратите внимание, как изменился расчет Прибыли. Сохраните файл под именем «2 квартал».

4. Создайте таблицу «Отчет о продажах за полугодие» в виде нового файла. Для этого создайте новый документ (Файл/Создать) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего подправьте заголовок таблицы и в колонке В удалите все значения исходных данных и результаты расчетов. Сохраните файл под именем «Полугодие».

5. Для расчета полугодовых итогов свяжите формулами файлы «1 квартал» и «2 квартал».

Краткая справка. Для связи формулами файлов Excel выполните действия:

• откройте эти файлы (все три файла);

• начните ввод формулы в файле-клиенте (в файле «Полугодие» введите формулу для расчета «Доход за полугодие»).

Формула для расчета:

Доход за полугодие = Доход за 1 квартал + Доход за 2 квартал.

Чтобы вставить в формулу адрес ячейки или диапазона ячеек из другого файла (файла-источника), щелкните мышью по этим ячейкам, при этом расположите окна файлов на экране так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Полный адрес ячейки состоит из названия рабочей книги в квадратных скобках, имени листа, восклицательного знака и адреса ячейки на листе.

В ячейке ВЗ файла «Полугодие» формула для расчета полугодового дохода имеет следующий вид:

= ‘[1 квартал.xls] Лист1’!$В$3 + ‘[2 квартал.xls]Лист1’!$В$3.

Аналогично рассчитайте полугодовые значения Расходов и Прибыли, используя данные файлов «1 квартал» и «2 квартал». Сохраните текущие результаты расчетов.

Примечание. Если файл-источник данных закрыт, в формуле, которая на него ссылается, будет указан весь путь для этого файла.

Задание 2. Обновить связи между файлами.

Порядок работы

1. Закройте файл «Полугодие» предыдущего задания.

2. Измените значения «Доходы» в файлах» первого и второго кварталов, увеличив их на 100 р.: Доходы 1 квартала = 334,58 р.;

Доходы 2 квартала = 552,6 р.

Сохраните изменения и закройте файлы.

3. Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи. Для обновления связей нажмите кнопку Да. Проследите, как изменились данные файла «Полугодие» (величина «Доходы» должна увеличиться на 200 р. и принять значение 887,18 р.).

В случае, когда вы отказываетесь от автоматического обновления связи, вам приходится выполнить это действие вручную.

4. Изучим процесс ручного обновления связи. Сохраните файл «Полугодие» и закройте его.

5. Вновь откройте файлы первого и второго кварталов и измените исходные данные Доходов, увеличив значения на 100 р.:

Доходы 1 квартала = 434,58 р.;

Доходы 2 квартала = 652,6 р.

Сохраните изменения и закройте файлы.

6. Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи, нажмите кнопку Нет. Для ручного обновления связи в меню Правка выберите команду Связи, появится окно. В окне перечислены все файлы, данные из которых используются в активном файле «Полугодие»

Расположите его так, чтобы были видны данные файла «Полугодие», выберите файл «1 квартал» и нажмите кнопку Обновить и проследите, как изменились данные файла «Полугодие». Аналогично выберите файл «2 квартал» и нажмите кнопку Обновить. Проследите, как вновь изменились данные файла «Полугодие».

Примечание. При изменении данных в нескольких исходных файлах обновление связи производится для каждого файла.

Задание 3. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры.

Краткая справка. В Excel существует удобный инструмент для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры, расположенных на разных листах или разных рабочих книгах, — Консолидация данных. При этом одна и та же операция (суммирование, вычисление среднего и др.) выполняется по всем ячейкам нескольких прямоугольных таблиц, и все формулы Excel строит автоматически.

Порядок работы

1. Откройте все три файла задания 2 и в файле «Полугодие» в колонке В удалите все численные значения данных. Установите курсор в ячейку ВЗ.

2. Выполните команду Данные/Консолидация. В появившемся окне Консолидация выберите функцию — «Сумма».

В строке «Ссылка» сначала выделите в файле «1 квартал» диапазон ячеек ВЗ:В5 и нажмите кнопку Добавить, затем выделите в файле «2 квартал» диапазон ячеек ВЗ:В5 и опять нажмите кнопку Добавить. В списке диапазонов будут находиться две области данных за первый и второй кварталы для консолидации. Далее нажмите кнопку ОК, произойдет консолидированное суммирование данных за первый и второй кварталы.

Дополнительные задания

Задание 4. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам неоднородной структуры.

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за третий квартал по образцу (табл. 1). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «3 квартал».

Таблица 1

Отчет о продажах по отделам 3 квартал
	Отдел 1ё	Отдел 3	Отдел 4	Всего:
Доходы	124,52 р.	248,56 р.	741,55 р.	?
Расходы	125,30 р.	198,36 р.	625,80 р.	?
Прибыль	?	?	?	?

2. Создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за четвертый квартал по образцу (табл. 2). Произведите расчеты и сохраните файл с именем «4 квартал».

Таблица 2

Отчет о продажах по отделам 4 квартал
	Отдел 1	Отдел 2	Всего:
Доходы	128,66 р.	279,60 р.	?
Расходы	117,50 р.	255,40 р.	?
Прибыль	?	?	?

3. Создайте новую электронную книгу. Наберите название таблицы «Полугодовой отчет о продажах по отделам». Установите курсор на ячейку АЗ и проведите консолидацию за третий и четвертый кварталы по заголовкам таблиц. Для этого выполните команду Данные/Консолидация. В появившемся окне консолидации данных сделайте ссылки на диапазон ячеек АЗ:Е6 файла «3 квартал» и АЗ:D6 файла «4 квартал». Обратите внимание, что интервал ячеек включает имена столбцов и строк таблицы.

В окне Консолидация активизируйте опции (поставьте галочку):

• подписи верхней строки;

• значения левого столбца;

• создавать связи с исходными данными (результаты будут не константами, а формулами).

После нажатия кнопки ОК произойдет консолидация. Сохраните все файлы в папке вашей группы.

Обратите внимание, что все данные корректно сгруппированы по их заголовкам (по отделам). В левой части экрана появятся так называемые кнопки управления контуром (иерархической структурой). С их помощью можно скрывать или показывать исходные данные.

Практическая работа 7. Тема: ЭКОНОМИЧЕСКИЕ РАСЧЕТЫ В MS EXCEL

Цель занятия. Изучение технологии экономических расчетов в табличном процессоре.

Задание 1. Оценка рентабельности рекламной кампании фирмы.

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу.

2. Создайте таблицу оценки рекламной кампании по образцу табл. 1. Введите исходные данные: Месяц, Расходы на рекламу А(0) (р.), Сумма покрытия В(0) (р.), Рыночная процентная ставка (i) = 13,7%.

Выделите для рыночной процентной ставки, являющейся константой, отдельную ячейку — СЗ, и дайте этой ячейке имя «Ставка».

Таблица 1

Оценка рекламной кампании

	Рыночная процент-ная ставка	13,7 %

Месяц (n)	Расходы на рекламу А(0) (руб.)	Текущая стоимость расходов на рекламу А (n) (руб.)	Расходы на рекламу нараста-ющим итогом (руб.)	Сумма покрытия В(0) (руб.)	Текущая стоимость суммы покрытия В(n) (поступаю-щих доходов) (руб.)	Сумма покрытия нарастающим итогом (руб.)	Сальдо дисконтиро-ванных денежных потоков нарастающим итогом (руб.)
1	75250,00	?	?		?	?	?
2	125700,00	?	?	25250,00	?	?	?
3	136940,00	?	?	75950,00	?	?	?
4	175020,00	?	?	105700,00	?	?	?
5	170600,00	?	?	1683000,00	?	?	?
6		?	?	145500,00	?	?	?
7		?	?	137450,00	?	?	?
8		?	?	127420,00	?	?	?
9		?	?	43100,00	?	?	?
10		?	?		?	?	?
11		?	?		?	?	?
12		?	?		?	?	?

Краткая справка. Присваивание имени ячейке или группе ячеек.

• Выделите ячейку (группу ячеек или несмежный диапазон), которой необходимо присвоить имя.

• Щелкните на поле Имя, которое расположено слева в строке формул.

• Введите имя ячеек.

• Нажмите клавишу [Enter].

Помните, что по умолчанию имена являются абсолютными ссылками.

3. Произведите расчеты во всех столбцах таблицы.

Краткая справка. Расходы на рекламу осуществлялись в течение нескольких месяцев, поэтому выбираем динамический инвестиционный учет. Это предполагает сведение всех будущих платежей и поступлений путем дисконтирования на сумму рыночной процентной ставки к текущему значению.

Формулы для расчета:

А(n) = А(0) * (1 + i/12)(1-n), в ячейке С6 наберите формулу

= В6 * (1 + ставка/12)^(1 — $А6).

Примечание. Ячейка А6 в формуле имеет комбинированную адресацию: абсолютную адресацию по столбцу и относительную по строке, и записывается в виде $А6.

При расчете расходов на рекламу нарастающим итогом надо учесть, что первый платеж равен значению текущей стоимости расходов на рекламу, значит в ячейку D6 введем значение = С6, но в ячейке D7 формула примет вид = D6 + С7. Далее формулу ячейки D7 скопируйте в ячейки D8:D17.

Обратите внимание, что в ячейках нарастающего итога с мая по декабрь будет находиться одно и то же значение, поскольку после мая месяца расходов на рекламу не было.

Выберем сумму покрытия в качестве ключевого показателя целесообразности инвестиций в рекламу. Она определяет, сколько приносит продажа единицы товара в копилку возврата инвестиций.

Для расчета текущей стоимости покрытия скопируйте формулу из ячейки С6 в ячейку F6. В ячейке F6 должна быть формула

= Е6 * (1 + ставка/12)^(1 — $А6).

Далее с помощью маркера автозаполнения скопируйте формулу в ячейки F7:F17.

Сумма покрытия нарастающим итогом рассчитывается аналогично расходам на рекламу нарастающим итогом, поэтому в ячейку G6 поместим содержимое ячейки F6 (= F6), а в G7 введем формулу

=G6 + F7.

Далее формулу из ячейки G7 скопируем в ячейки G8:G17. В последних трех ячейках столбца будет представлено одно и то же значение, ведь результаты рекламной кампании за последние три месяца на сбыте продукции уже не сказывались.

Сравнив значения в столбцах D и G, уже можно сделать вывод о рентабельности рекламной кампании, однако расчет денежных потоков в течение года (колонка Н), вычисляемый как разница колонок G и D, показывает, в каком месяце была пройдена точка окупаемости инвестиций. В ячейке Н6 введите формулу = Gб – D6, и скопируйте ее на всю колонку.

Проведите условное форматирование результатов расчета колонки Н: отрицательных чисел — синим курсивом, положительных чисел — красным цветом шрифта. По результатам условного форматирования видно, что точка окупаемости приходится на июль месяц.

4. В ячейке Е19 произведите расчет количества месяцев, в которых сумма покрытия имеется (используйте функцию «Счет» (Вставка/ Функция/ Статистические), указав в качестве диапазона «Значение 1» интервал ячеек Е7:Е14). После расчета формула в ячейке Е19 будет иметь вид = СЧЕТ(Е7:Е14).

5. В ячейке Е20 произведите расчет количества месяцев, в которых сумма покрытия больше 100000 р. (используйте функцию СЧЕТЕСЛИ, указав в качестве диапазона «Значение» интервал ячеек Е7:Е14, а в качестве условия >100 000). После расчета формула в ячейке Е20 будет иметь вид = СЧЕТЕСЛИ(Е7:Е14) .

6. Постройте графики по результатам расчетов : «Сальдо дисконтированных денежных потоков нарастающим итогом» по результатам расчетов колонки Н;

«Реклама: расходы и доходы» по данным колонок D и G (диапазоны D5:D17 и G5:G17 выделяйте, удерживая нажатой клавишу

Графики дают наглядное представление об эффективности расходов на рекламу и графически показывают, что точка окупаемости инвестиций приходится на июль месяц.

7. Сохраните файл в папке вашей группы.

Задание 2. Фирма поместила в коммерческий банк 45 000 р. на 6 лет под 10,5 % годовых. Какая сумма окажется на счете, если проценты начисляются ежегодно? Рассчитать, какую сумму надо поместить в банк на тех же условиях, чтобы через 6 лет накопить 250 000 р.?

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу или перейдите на новый лист книги, созданной в Задании 1.

2. Создайте таблицу констант и таблицу для расчета наращенной суммы вклада по образцу (табл.2).

3. Произведите расчеты А(n) двумя способами:

с помощью формулы А(n) = А(0) * (1 +i)n (в ячейку D10 ввести формулу = $В$3 * (1 + $В$4)^А10 или использовать функцию СТЕПЕНЬ);

с помощью функции БЗ (см. табл. 2).

Таблица 2

Накопление финансовых средств фирмы

А(0)	45000
Процентная ставка (i)	10,50%


Расчет наращенной суммы

Период n	А(n) расчет по формуле	А(n) расчет по функции БЗ
1	?	?
2	?	?
3	?	?
4	?	?
5	?	?
6	?	?

Краткая справка. Функция БЗ возвращает будущее значение вклада на основе периодических постоянных платежей и постоянной процентной ставки.

Синтаксис функции БЗ: БЗ (ставка; кпер; плата; нз; тип), где ставка — это процентная ставка за период; кпер — это общее число периодов выплат годовой ренты; плата — это выплата, производимая в каждый период, вводится со знаком «-», это значение не может меняться в течение всего периода выплат. Обычно плата состоит из основного платежа и платежа по процентам, но не включает других налогов и сборов; нз — это текущая стоимость, или общая сумма всех будущих платежей с настоящего момента. Если аргумент нз опущен, то он полагается равным 0. В этом случае должно быть указано значение аргумента плата; тип — это число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата. Если аргумент тип опущен, то он полагается равным 0 (0 — платеж в конце периода; 1 — платеж в начале периода).

Все аргументы, обозначающие деньги, которые платятся (например, депозитные вклады), представляются отрицательными числами. Деньги, которые получены (например, дивиденды), представляются положительными числами.

Для ячейки С10 задание параметров расчета функции БЗ имеет вид.

4. Используя режим Подбор параметра (Сервис/Подбор параметра) рассчитайте, какую сумму надо поместить в банк на тех же условиях, чтобы через 6 лет накопить 250 000 р. Задание параметров подбора значения суммы вклада для накопления 250 000 р. В результате подбора выясняется, что первоначальная сумма для накопления в 137330,29 р. позволит накопить заданную сумму в 250 000 р.

Дополнительное задание

Задание 3. Сравнить доходность размещения средств организации, положенных в банк на один год, если проценты начисляются т раз в год, исходя из процентной ставки) = 9,5 % годовых (табл. 3); по результатам расчета построить график изменения доходности инвестиционной операции от количества раз начисления процентов в году (капитализации).

Таблица 3

Зависимость доходности от условий капитализации
Таблица констант
i	9,50%

число начислений процентов в год (m)	доходность
1	?
2	?
3	?
4	?
5	?
6	?
7	?
8	?
9	?
10	?
11	?
12	?

Выясните, при каком значении i доходность (при капитализации т = 12) составит 15 %.

Краткая справка. Формула для расчета доходности

Доходность = (1 + i/m)m— 1.

Примечание. Установите формат значений доходности — «Процентный».

Для проверки правильности ваших расчетов сравните полученный результат с правильным ответом:

для m = 12 доходность = 9,92 %.

Произведите обратный расчет (используйте режим Подбор параметра) для выяснения, при каком значении i доходность (при капитализации m = 12) составит 15 % .

Практическая работа 8. Тема: КОМПЛЕКСНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЙ MICROSOFT OFFICE ДЛЯ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Цель занятия. Закрепление и проверка навыков создания комплексных текстовых документов с встроенными расчетными таблицами и графиками.

Порядок работы

Применяя все известные вам приемы создания и форматирования текстовых и табличных документов, выполните задания по образцу, стараясь создать по внешнему виду документ как можно ближе к оригиналу задания.

Задание 1. Создать таблицу расчета прибыли фирмы, произвести расчеты суммарных доходов, расходов (прямых и прочих) и прибыли; произвести пересчет прибыли в условные единицы по курсу (рис. 15.1).

Таблица 1

Расчет прибыли фирмы
Доходы всего	?	Расходы всего	?
в т.ч.		в т.ч.
собственное производство	1725245,90	прямые	прочие
субподрядные организации	2974965,30	зарплата	320352,38	обслуж. Банков	3363,66
		ЕСН	131948,98	налоги	21338,00
		амортизация ОС	25861,03	налоги на дороги	13478,00
		амортизация НА	2423,16	налог на имущество	7860,00
		материалы	695882,84	всего:
		услуги связ. с производством	78952,86

		субпдряд	2974965,30
		всего:	?


прибыль	?
прибыль (у.е.)	?

курс 1 у.е.	32,45 р.

Выясните, при каком значении зарплаты прибыль будет равна 500000 р. (используйте режим Подбор параметра).

Краткая справка. Формулы для расчета:

Расходы: всего = Прямые расходы + Прочие расходы;

Прибыль = Доходы: всего — Расходы: всего;

Прибыль (у. е.) = Прибыль х Курс 1 у.е.

Задание 2. Создать «Ведомость учета остатков продуктов и товаров на складе».

Текстовую часть документа создайте в текстовом редакторе MS Excel, таблицу учета продуктов и товаров создайте в MS Ехсе1, проведите расчеты и скопируйте в текстовый документ.

Задание 3. Фирма хочет накопить деньги для реализации нового проекта. С этой целью в течение пяти лет она кладет на счет ежегодно по 1250 $ в конце каждого года под 8 % годовых (табл. 2). Определить сколько будет на счете фирмы к концу пятого года (в MS Ехсе1). Построить диаграмму по результатам расчетов. Выясните, какую сумму надо ежегодно класть на счет, чтобы к концу пятого года накопить 10 000 $.

Таблица 2

Процентная ставка (годовая)	Внесенные раз в год платежи
i	D
8%	$ 1250,00
число лет действия ренты (n)	Величина суммы на счете, рассчитанная по формуле	Величина суммы на счете, рассчитанная по функции БЗ
1	?	?
2	?	?
3	?	?
4	?	?
5	?	?

Краткая справка. Формула для расчета

Сумма на счете = D * ((1 + i)^n — 1)/i.

Сравните полученный результат с правильным ответом:

для n = 5 сумма на счете = 7333,25 $.

Для расчета суммы ежегодного вклада для накопления к концу пятого года 10 000 $ используйте режим Подбор параметра.

Наименование организации

ВЕДОМОСТЬ №

УЧЕТА ОСТАТКОВ ПРОДУКТОВ И ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ
от « » 200 г.

№ п/п	Продукты и товары	Единицы измерения	Учетная цена р. к.	Остаток на «01» июля 2004 г.
Наименование	Код	Наимено-вание	Код по ОКЕИ	Коли-чество	Сумма р. к.
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Бульон из кубика		шт.		5,00
2	Ветчина		кг.		118,89
3	Говядина вырезка		кг.		85,00
4	Говядина зад		кг.		60,00
5	Колбаса с/к.		кг.		165,00
6	Купаты		кг.		31,39
7	Куры		кг.		65,20
8	Крылья куриные		кг.		49,44
9	Легкие		кг.		45,00
10	Окорочка куриные		кг.		33,06
11	Пельмени		кг.		49,17
12	Печень говяжья		кг.		40,83
13	Сардельки (сосиски)		кг.		50,56
14	Свинина корейка		кг.		90,00
15	Свинина зад.		кг.		65,00
16	Сердце		кг.		40,00

Итого по странице:

количество порядковых номеров ___

общее количество единиц фактически

на сумму фактически _________

Материально ответственное лицо:

Задание 4. Создать «Акт о порче товарно-материальных ценностей».

Текстовую часть документа создайте в текстовом редакторе MS Word, таблицу расчета стоимости товарно-материальных ценностей (ТМЦ) для списания создайте в MS Ехсе1, проведите расчеты и скопируйте в текстовый документ.

Наименование организации ___ «Утверждаю»
Отдел ________________ Руководитель организации

200 г.

АКТ

О ПОРЧЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

ОТ «__»___________ 200_ г.

Комиссия в составе: председатель __________________, члены комиссии _________________________ на основании приказа от _________ № _______ составила настоящий акт в том, что указанные ниже ценности пришли в негодность и подлежат списанию.

Итого по акту _____ наименование на сумму ___ р. __ к.

(прописью по розничным ценам или по ценам приобретения)

Председатель комиссии ________________________

Задание 5. Фирма собирается инвестировать проект в течение трех лет.

Имеется два варианта инвестирования:

1-й вариант: под 12 % годовых в начале каждого года;

2-й вариант. под 14 % годовых в конце каждого года.

Предполагается ежегодно вносить по 500 000 р.

Определить, в какую сумму обойдется проект (табл. 4).

Таблица 4


	i
Вариант 1	12%
Вариант 2	14%
D	500000,00 р.

Период (n)	Вариант 1	Вариант 2
	Сумма проекта (расчет по формуле)	Сумма проекта (расчет по функции БЗ)	Сумма проекта (расчет по формуле)	Сумма проекта (расчет по функции БЗ)
1	?	?	?	?
2	?	?	?	?
3	?	?	?	?

Порядок работы

Постройте сравнительную диаграмму по результатам расчетов для двух, вариантов инвестирования. Выясните, какую сумму надо вносить ежегодно по каждому варианту инвестирования, чтобы общая сумма проекта составила

2000000 р.

Сравните полученный результат с правильным ответом:

для n = 3 сумма проекта по 1-му варианту — 1889664,00 р.; по 2-му варианту — 1719800,00 р.

Краткая с п р а в к а. Формулы для расчета:

1-й вариант: Сумма проекта = D * ((1 + i))^ n — 1) * (1 +i)/i;

2-й вариант: Сумма проекта = D * ((1 + i)^ n — 1)/i.

Задание 6. Создать по образцу бланк счета для аренды автомобиля в MS Ехсе1.

Автомобиль использовался с 12.10.04 00:00 до 14.10.04 16:40.

Тарифная ставка = 120 р./ч.

Краткая справка. Для ввода даты используйте функции: «Сегодня». При вводе периода аренды автомобиля используйте формат «Дата», в котором присутствуют дата и время.

Значение даты и времени представляют собой так называемые серийные числа, поэтому с ними можно работать как с обычными числами, например вычитать одну дату из другой, чтобы получить разность в днях.

Порядок работы

Для подсчета количества часов аренды автомобиля установите в ячейке «Итого» числовой формат, рассчитайте разницу дат пользования (Дата по: — Дата с:). Вы получите количество дней пользования автомобилем. Для перевода количества дней пользования автомобилем в часы произведите умножение на 24 .

Расчет суммы счета сделайте по следующей формуле

Всего = «Тариф за час» * Итого.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основы современных компьютерных знаний. А.Д.Хомоненко «КОРОНА»,2012
В.П. Попов Основы компьютерных технологий. – М.: Финансы и статистика 2002
В.С. Мишкина и др. Лабораторный практикум по информатике. – М.: Высш. Шк.,2003А.В.
А.В. Могилев и др. Информатика Под редакцией Е.К. Хеннера. – М.: Издательский центр «Академия»,2003

Источник

Microsoft EXCEL

Методические указания по выполнению лабораторных работ

Лабораторная работа №1

Тема: Ввод, редактирование, форматирование таблиц. Форматирование, автоформатирование таблиц. Создание диаграмм

Цель:

Получение практических навыков по созданию, редактированию и форматированию таблиц.
Формирование навыков работы по оформлению (форматированию) таблиц, построению и редактированию диаграмм в среде MS EXCEL.

Вид работы: фронтальный

Время выполнения: 2 часа

Задания к лабораторной работе

Задание 1: Средствами табличного процессора EXCEL создайте Таблицу1 на основе ниже приведённого сценария.

Запустите табличный процессор EXCEL.
Установите курсор в ячейку А1 (щелчком мыши по ячейке) и введите текст: Выручка от реализации книжной продукции.
Введите таблицу согласно образцу, представленному в таблице1.

Таблица 1

Рассчитайте сумму выручки от реализации книжной продукции в июне месяце одним из двух способов:

установите курсор в ячейку В7, введите в ячейку В7 формулу (формула начинается со знака =, занесение имён ячеек в формулу осуществляем щелчками мыши по соответствующим ячейкам): =В4+В5+В6. Нажмите клавишу Enter. В ячейке появится сумма диапазона ячеек В4:В6;
очистите ячейку В7 (установите курсор в ячейку В7 и нажмите кнопку Del). Выделите диапазон ячеек В4:В7 и нажмите кнопку Автосумма (Вкладка Главная, Группа Редактирование). В ячейке В7 появится сумма диапазона ячеек В4:В6. Сравните полученный результат со значением ячейки В7 в таблице 2.

Таблица 2

Распространите операцию суммирования на диапазон С7:F7 одним из способов:

скопируйте содержимое ячейки В7 в ячейки C7:F7. Для этого схватите ячейку В7за правый нижний угол (зону автозаполнения) и не отпуская кнопку мыши перетащите её в ячейку F7. Очистите диапазон C7:F7.
выделите ячейку В7, выполните команду Вкладка: Главная, Группа: Буфер обмена, Кнопка: Копировать, выделите ячейки С7:F7 и выполните команду Вкладка Главная, Группа Буфер обмена, кнопка Вставить. Снимите выделение, нажав кнопку ESC.

Убедитесь в правильности выполненной операции:

выделите ячейку В7. В строке формул должно отобразиться выражение: =СУММ(В4:В6);
выделите ячейку С7. В строке формул должно отобразиться выражение: =СУММ(С4:С6).

Подсчитайте суммарную выручку от реализации книжной продукции (столбец Итого). Для этого:

выделите в строке ячейки B4:G4;
нажмите кнопку ;
в ячейке G4 появится сумма диапазона B4:F4.

Подсчитайте суммы в остальных ячейках столбца Итого. Для этого: схватите ячейку G4 за правый нижний угол (зону автозаполнения) и, не отпуская кнопку мыши, протащите её до ячейки G7. В ячейках G5, G6, G7 появятся суммарная выручка от реализации книжной продукции.
Определите долю выручки, полученной от продажи партий товара. Для этого:

выделите ячейку Н4;
введите формулу =G4/G7;
нажмите клавишу Enter;
выделите ячейку Н4;
нажмите кнопку (Вкладка Главная, Группа Число). В ячейке Н4 появится значение доли выручки в процентах.

Рассчитайте долю выручки для других строк таблицы, используя автозаполнение.

В результате автозаполнения в ячейках Н5, Н6 и Н7 появится сообщение #ДЕЛ/0! (деление на ноль). Такой результат связан с тем, что в знаменатель формулы введён относительный адрес ячейки, который в результате копирования будет смещаться относительно ячейки G7 (G8, G9, G10 — пустые ячейки). Измените относительный адрес ячейки G7 на абсолютный — $G$7, это приведёт к получению правильного результата счёта. Еще раз попробуйте рассчитать доли выручки в процентах. Для этого:

очистите диапазон Н4:Н7;
выделите ячейку Н4;
введите формулу =G4/$G$7;
нажмите клавишу Enter;
рассчитайте долю выручки для других строк таблицы, используя автозаполнение.

В результате в ячейках диапазона Н4:Н7 появится доля выручки в процентах.

Оформите таблицу по своему усмотрению.
Откройте Яндекс.Диск и в папке Документы создайте папку Excel.
Сохраните созданную таблицу в папке Яндекс.Диск→Excel под именем Фамилия_студента№задания.

Задание 2: Средствами табличного процессора MS Excel измените оформление таблицы, размещенной в файле Фамилия_студента№задания, созданном в Задание 1. Постройте диаграмму на основе данных указанной таблицы. Последовательность Ваших действий описана в ниже приведённом сценарии.

Скопируйте Фамилия_студента№задания из папки Яндекс.Диск→Excel на Рабочий стол вашего компьютера.
Откройте файл Фамилия_студента№задания
Измените шрифт заголовка таблицы. Для этого:

выделите заголовок таблицы;
выберите Вкладка Главная, группа Шрифт
;
установите параметры: тип шрифта (например, Arial Cyr), стиль (например, полужирный), размер (например, 16), цвет и т. д.;

Задайте выравнивание заголовка по центру. Для этого:

выделите диапазон ячеек, в пределах которых будет размещён заголовок (обычно заголовок центрируется по ширине таблицы);
выберите Вкладка Главная, группа Выравнивание ;
нажмите кнопку Объединить и поместить в центре.

Измените цвет фона шапки таблицы (совокупность наименований столбцов):

выделите диапазон ячеек A3:H3;
выберите Вкладка Главная, группа Шрифт (используйте кнопку Цвет заливки для изменения цвета фона).

Измените цвет текста шапки таблицы с помощью кнопки Цвет текста
Уберите линии сетки. Для этого: Нажмите на кнопку Microsoft Office или Вкладку FILE (Office 2010, 2013). В нижней части меню нажмите кнопку Параметры Excel (или выбираем пункт Параметры в Office 2010, 2013), далее ищем пункт Дополнительно, где в перечне настроек снимаем флажок с пункта Показывать сетку.
Выполните процедуру обрамления таблицы. Для этого:

выделите нужные строки (например, всю таблицу);

выберите Вкладка Главная, группа Шрифт ;
установите параметры: границы (например, все границы), вид линии (толщина линии), цвет линии (из палитры).

Измените высоту строки: Для этого:

установите указатель мыши на границу двух любых строк (в зоне заголовков строк), указатель мыши превратится в двунаправленную стрелку, нажмите левую клавишу мыши и, не отпуская её, протащите границу вверх для уменьшения высоты строки и вниз для увеличения высоты строки, отпустите мышь.

На основе данных электронной таблицы Выручка от реализации книжной продукции постройте диаграмму. Для этого:

выделите диапазон ячеек A3:F6;
выберите Вкладка Вставка группа Диаграммы нажмите кнопку Гистограмма.

Удалите диаграмму. Для этого:

щелкните мышью по полю диаграммы. После появления маркеров, выделяющих диаграмму, нажмите кнопку Del.

Повторите построение диаграммы (пункт 8), выбрав другой тип диаграмм.
Ведите заголовок диаграммы. Например: Выручка от реализации книжной продукции.
Отредактируйте полученную диаграмму, которая состоит из:

области диаграммы;
области построения;
области рядов данных;
легенды;
заголовка.

Отредактируйте область всей диаграммы. Для этого:

выделите область диаграммы щелчком мыши по ней. Обратите внимание на изменённый вид Ленты. Вам стала доступна Вкладка Работа с диаграммами и дополнительная Вкладка Конструктор.

Отредактируйте область построения. Для этого:

выделите область построения щелчком мыши;
перейдите на Вкладку Макет;
нажмите на Кнопку Область построения, выберите Дополнительные параметры построения, переберите предложенные варианты оформления Области построения.

Отредактируйте область рядов данных. Для этого:

выделите один из столбцов щелчком мыши по нему. Одновременно будут выделены все остальные столбцы, относящиеся к одному ряду;
вызовите контекстное меню области ряда данных, щелкнув правой кнопкой мыши по выделенному столбцу;
окрасьте столбцы (залейте) одного ряда в выбранный Вами цвет и измените тип границы столбца;
аналогичным образом окрасьте все остальные группы столбцов.

Отредактируйте легенду. Для этого:

выделите легенду, в которой приведены обозначения, используемые для выделения различных групп столбцов;
измените шрифт и цвет фона в легенде.

Отредактируйте заголовок. Для этого:

Нажмите на Кнопку Название диаграммы, выберите способ размещения Над диаграммой;
щелкните мышью по строке формул; наберите новый текст заголовка в строке формул и нажмите клавишу Enter; текст появится внутри области диаграммы;
укажите на рамку, окружающую появившийся текст заголовка, нажмите мышь и перетащите заголовок на нужное место;
измените цвет текста с помощью кнопки Цвет шрифта.

Поместите диаграмму рядом с таблицей (справа или внизу). Для этого:

щёлкните мышью по области диаграммы и, не отпуская кнопки мыши, перетащите её в нужное место.

Постройте объемную круговую диаграмму. Для этого:

выделите в электронной таблице область A3:F4;
выберите Вкладка Вставка, группа Диаграммы нажмите кнопку Круговая, Объёмная круговая;
щелчком мыши выделите область рядов данных диаграммы, вызовите контекстное меню, выберите Поворот объёмной фигуры и поверните объемную диаграмму на нужный угол;
выделите область рядов данных диаграммы. С помощью контекстного меню окрасьте всю диаграмму в выбранный Вами цвет;
выделите передний сектор диаграммы установите цвет точки данных. Например: красный;
выделите передний сектор диаграммы и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, выдвиньте этот сектор вперед, вырезав его из круга.

Сохраните файл под именем Фамилия_студента№задания, в папке Яндекс.Диск→Excel.
Удалите файл Фамилия_студента№задания с Рабочего стола
Ответьте на Контрольные вопросы по данной работе.

Контрольные вопросы к лабораторной работе №2

Дайте определение функций и назначения табличного процессора MS Excel.
Какое расширение (тип) имеют файлы, созданные в MS Excel 2010- 2013.
Какое максимальное количество строк может содержать лист рабочей книги MS Excel.
Какое максимальное количество столбцов может содержать лист рабочей книги MS Excel.
Каким образом осуществляется вставка нового листа в рабочую книгу MS Excel.
Как переименовать лист рабочей книги MS Excel.
Как выделяются не смежные ячейки листа MS Excel.
Как осуществить форматирование ячеек MS Excel.
Что означает, если в ячейке MS Excel Вы видите группу символов ######?
Каким набором действий осуществляется размещение текста в нескольких строках ячейки MS Excel (перенос слов).

Лабораторная работа №3

Тема: Использование слияния в среде текстового процессора MS WORD.

Цель: Освоить использование процедуры слияния для создания рассылок

Вид работы: фронтальный

Время выполнения: 2 часа

Задания к лабораторной работе

Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:

Комплект конвертов, где обратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.
Сообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.
Рассылка бумажных писем-уведомлений, открыток или пригласительных на какое – либо мероприятие и т. д.

Можно указанный перечень документов создать вручную и потратить на это много времени. А можно воспользоваться средством автоматизации создания серии однотипных документов – слиянием. Для этого создаём один документ, содержащий одинаковую (постоянную) информацию для всех экземпляров документов, а уникальную информацию для каждого экземпляра оформляем в этом же документе в виде полей (полей слияния). Этот документ будем называть основным документом. Процесс слияния предполагает наличие ещё одного документа – источника данных для заполнения уникальных элементов основного документа. Таким образом, слияние – это объединение информации Основного документа с Источником данных. В результате слияния получаем новый документ, который назовём Составной документ.

Текстовый процессор MS WORD имеет ряд вкладок, среди которых и вкладка Рассылки, где сосредоточены все операции по слиянию.

Введём некоторые определения, используемые в практическом задании.

Основной документ — документ, содержащий постоянные данные, например: обратный адрес или текст письма и поля слияния.

Источник данных — файл, содержащий уникальные сведения, предназначенные для вставки в поля слияния основного документа. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.

Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить уникальные данные из источника данных.

Составной документ — документ, полученный в результате слияния основного документа с данными из источника данных.

Процесс слияния можно разделить на ряд укрупнённых этапов:

Создание Основного документа и Источника данных,
подключение к Основному документу Источника данных,
размещение в Основном документе полей слияния,
выполнение слияния и сохранение полученного Составного документа или же вывод на печать результатов слияния.

Задание: Следуйте ниже приведённым инструкциям для освоения процесса слияния двух документов. После выполнения задания ответьте на Контрольные вопросы по лабораторному заданию №3.

Создайте на Рабочем столе папку СлияниеФамилия_студента.

Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.

Компания ММиИТ	ПОДАРОЧНЫЙ СЕРТИФИКАТ №
Этот сертификат даёт право на
Имя, Фамилия получателя
Дата выдачи
Действителен до 31.12.2020
Не подлежит обмену на деньги

Сохраните документ в папке СлияниеФамилия_студента под именем Сертификат.
Создайте источник данных. Источник данных можно создавать в среде MS Word, MS Excel или MS Access, MS Outlook и т. д. В нашем случае, это будет файл MS Excel со списками сотрудников компании.

Откройте табличный процессор MS Excel, создайте таблицу следующего вида:

Фамилия	Имя	Дата рождения	Подарок
Афанасьева	Людмила	02.11.1970	Фотоаппарат
Белова	Ольга	20.12.1968	Швейная машинка
Гребёнкина	Нина	11.01.1980	Телевизор
Иванов	Александр	15.08.1982	Музыкальный центр
Перов	Владимир	05.06.1976	Компьютер
Сидоров	Никита	18.09.1974	Домашний кинотеатр
Тимофеев	Иван	22.02.1969	Телефон

Сохраните таблицу в папке СлияниеФамилия_студента под именем Владельцы.
Перейдите в документ Сертификат (основной документ).

Подключите источник данных к основному документу. Для этого в файле Сертификат перейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.
В окне Выбор источника данных найдите файл источника данных (Владельцы). Далее дважды щелкните по значку файла источника данных(Владельцы) или выделите его и нажмите кнопку Открыть.
В появившемся окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. Этим шагом заканчивается процесс подключения источника данных к основному документу. Обратите внимание, что после подключения, стали доступны элементы вкладки Рассылки.
Вставьте поля слияния в основной документ. Для этого: установите курсор в место основного документа, куда требуется вставить поле слияния, щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите из списка вставляемое поле.
Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.
Кроме полей слияния можно вставить в документ другие поля Word. Так, с помощью кнопки Правила можно вставить поле MERGEREC, в котором будет отображаться номер текущей записи данных. В нашем примере в поле MERGEREC, размещённом после фразы «Подарочный сертификат №» будет автоматически генерироваться номер сертификата.
Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния). Вместо наименований полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр результата объединения документов.
Выполните затенение полей и предварительный просмотр составного документа.
Отмените выделение полей слияния.
Выполните слияние в новый документ. Для этого: нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы

В окне Составные новые документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния. Выбираем Все.
Результатом слияния будет новый документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями полей из источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.
Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.
Сохраните составной документ в папке СлияниеФамилия_студента под именем Пакет.
Подготовьте ответы на Контрольные вопросы к лабораторной работе №3
Ответы разместите в файле Пакет.
Закройте текстовый процессор MS WORD.
Сохраните папку СлияниеФамилия_студента на Яндекс.Диск → MS Word
Удалите папку СлияниеФамилия_студента с Рабочего стола.

Если не требуется сохранять составной документ, а только сформировать и распечатать, слияние можно произвести сразу при печати. Для этого:

нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Печать документов,
в окне Составные печатные документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния,
в окне Печать установите требуемые параметры печати.

Контрольные вопросы к лабораторной работе №3

Как использование процедуры слияния влияет на эффективность работы сотрудника офиса
Дайте определение основного документа и приведите примеры таких документов
Найдите форму документа из своей будущей профессиональной деятельности, которую можно идентифицировать, как основной документ, обоснуйте свой выбор
Дайте определения источника данных
Какие варианты сред, в которых создаются основные документы и источники данных, вы знаете
Дайте определение поля слияния. В какой форме вставляются поля слияния в основной документ (посредством какого механизма)
Какие инструменты слияния в MS Word вы знаете
Основные требования к источнику данных, созданному в MS Word, MS Excel и других средах
Дайте характеристику полей, размещённых в списке «Правила»
Верно ли утверждение, что MS Word создает копию основного документа для каждой записи источника данных

Лабораторная работа №4

Тема: Создание электронных форм

Цель: Формирование навыков создания электронных форм, работы с шаблонами и полями. Закрепление навыков по использованию процедуры слияния.

Вид работы: фронтальный

Время выполнения: 2 часа

Задания к лабораторной работе

В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер и обрабатываться по заданному алгоритму. Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации.

В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма— это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет вводить переменную информацию.

Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками, флажки.

После создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.

Задание: Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно образцу заявки.

Образец заявки на участие в студенческой научной конференции

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

Создайте на Рабочем столе папку Эл_ФормаФамилия_студента.
Запустите Microsoft Word.
Создайте шаблон с именем Форма, разместите его в папке Эл_ФормаФамилия_студента. Для этого:

Щелкните значок Microsoft Office (или вкладку File), а затем выберите команду Создать.
В области Шаблоны, нажмите Мои шаблоны.
В области Создать щелкните Шаблон
Щелкните значок Microsoft Office (или вкладку File), выберите команду Сохранить как.
В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона: Форма, выберите папку Эл_ФормаФамилия_студента, нажмите кнопку Сохранить.

Далее создаём макет формы в файле Форма: вводим заголовок формы — Заявка на участие в конференции.
Создаем таблицу, состоящую из 16 строк и 5 столбцов: переходим на вкладку Вставка, щёлкаем по кнопке Таблица, выбираем Вставить таблицу и указываем соответствующее количество строк и столбцов.
Согласно приведённому образцу объединяем и разбиваем ячейки, устанавливаем требуемую высоту строк, удаляем обрамление границ, вводим текст (наименование полей-постоянная информация), устанавливаем параметры шрифта (по своему усмотрению).

Обратите внимание: затенённые области — это поля формы, куда будут вводиться конкретные значения полей — переменная информация (они должны быть размещены напротив наименования полей)!

Для того, чтобы ячейка таблицы воспринималась, как поле формы необходимо вставить элементы управления полем. При этом, поля могут быть разных типов. В нашем примере большинство полей предназначены для ввода текста (текстовые поля). Для ввода элемента управления текстовым полем:

устанавливаем курсор в место вставки текстового поля Фамилия,
переходим на вкладку Разработчик в группе Элементы управления находим кнопку Инструменты из предыдущих версий,

Внимание! Если на ленте нет вкладки Разработчик, нажимаем кнопку OFFICE (или вкладку File), выбираем Параметры WORD, в окне Параметры Word выбираем группу Основные, устанавливаем флажок Показать вкладку «Разработчик» на ленте.

нажимаем кнопку и выбираем элемент Поле,
вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

щёлкаем правой кнопкой мыши по полю и контекстном меню выбираем Свойства или два раза щёлкаем по полю,
в окне Параметры текстового поля устанавливаем требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выбираем тип Обычный текст).

Вставляем аналогичным образом поле Имя, Отчество, Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование).
Щёлкаем два раза по полю Город. Появится окно Параметры текстового поля. Вводим в поле Текст по умолчанию – Хабаровск.
Вставляем поле со списком ВУЗ. В окне Параметры поля со списком вводим — ДВИ филиал РАНХиГС в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить, вводим Пед.университет — нажимаем кнопку Добавить, вводим ТОГУ— нажимаем кнопку Добавить, перечисляем ещё ряд вузов города Хабаровска.
Вставляем текстовое поле Год рождения. Свойства поля: Тип — число, Максимальная длина — 4, Формат числа – 0.
Вставляем текстовое поле Дата приезда (в случае иногороднего участника конференции). Открываем окно Параметры текстового поля (двойным щелчком мыши по полю) и устанавливаем Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy. Для ввода поясняющего текста нажимаем кнопку Текст справки, открываем вкладку Клавиша F1, щёлкаем по флажку Текст справки и вводим текст: Укажите предполагаемую дату приезда (теперь, по нажатию клавиши F1, будет появляться введённый поясняющий текст.
Вставляем поле Дата оформления заявки. В окне Параметры текстового поля выбираем в поле Тип – Текущая дата, в поле Формат даты – dd.MM.yyyy.
Вставляем поле со списком Требуется ли гостиница. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка вводим Да и нажимаем кнопку Добавить, вводим Нет в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить.
Поля вставлены, свойства определены. Следующий шаг – устанавливаем защиту на различные части формы для предотвращения удаления или редактирования определенного элемента управления или группы элементов управления, или защиты всей форму паролем.
Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:

во вкладке Разработчик в группе Защитить нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем команду Ограничить форматирование и редактирование

в области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выбираем параметр Ввод данных в поля форм и нажимаем кнопку Да, включить защиту

Внимание! Если кнопка Да, включить защиту будет неактивна, значит у вас включён Режим Конструктора. Нажмите на кнопку Режим Конструктора для выхода из указанного режима.

Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.
В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль, а затем повторите его в поле Подтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.
Сохраняем шаблон Форма, в котором размещена структура формы в папке Эл_ФормаФамилия_студента и закрываем шаблон Форма. Обращаем внимание на то, что значок шаблона отличен от значка документа.
Следующим этапом является заполнение формы. Так как шаблон предназначен для многократного использования, необходимо открыть Документ на основе созданного шаблона Форма. Двойным щелчком по шаблону открываем Документ.
Снимаем защиту с Документа. При включённой защите последующие действия по заполнению полей выполнить будет невозможно. Заполняем поля формы произвольным содержанием.

При заполнении переход между полями защищенной формы осуществляется с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab, щелчком мыши, клавишами PageDown и PageUp. При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.

Сохраняем заполненную форму с именем Моя_Форма в папке Эл_ФормаФамилия_студента.

Это вариант индивидуального (единичного) заполнения формы, но можно автоматизировать процесс заполнения формы для получения группы документов путём использования процедуры Слияния.

Для этого создаём таблицу в текстовом процессоре WORD следующего вида:

Фамилия

Имя

Отчество

Год рождения

ВУЗ

Факультет, группа
Заполняем таблицу информацией о 4-х участниках студенческой научной конференции из разных вузов города.
Сохраняем файл с именем Список_Уч_Студ_Конф в папке Эл_ФормаФамилия_студента.
Открываем Документ на основе шаблона Форма (двойным щелчком по шаблону).
Снимаем защиту с Документа.
Выполняем слияние файла Документ с файлом Список_Уч_Студ_Конф.
Вставляем поля слияния Фамилия, Имя, Отчество Год рождения, Вуз, Факультет, группа.
Выполняем слияние в новый документ Форма1, который помещаем в папку Эл_ФормаФамилия_студента.
Заполняем в форме пустующие поля.
Сохраняем произведённые изменения в файле Форма1 в папке Эл_ФормаФамилия_студента.
Отвечаем на Контрольные вопросы к лабораторной работе №4. Ответы размещаем файле Форма1.docx.
Сохраняем папку Эл_ФормаФамилия_студента на Яндекс.Диск → MS Word.
Удаляем папку Эл_ФормаФамилия_студента с Рабочего стола.

Контрольные вопросы к лабораторной работе №4

Дайте определение электронной формы
Шаблон документа предназначен для
Шаблон может иметь в своем составе следующие основные элементы
Почему электронную форму, в основном, сохраняют, как шаблон
Перечислите элементы управления содержимым и дайте им характеристику
Как осуществить настройку свойств элементов управления содержимым
Перечислите операции, которые можно выполнять над элементами управления содержимым
Для каких целей используется защита формы
Для чего используется процедура затенения полей
Можно ли создавать электронные формы в других приложениях

Лабораторная работа №5

Тема: Создание нумерованных, маркированных, многоуровневых списков. Оформление нумерованных списков.

Цель: Освоение приёмов автоматической нумерации (маркировки) абзацев, средствами текстового процессора Word. Закрепление навыков работы по автоматическому формированию оглавления документа.

Вид работы: фронтальный

Время выполнения: 2 часа

Задания к лабораторной работе

Задание: Откройте файл Правила оформления работ

На основе документа, размещённого в файле, выполните последовательность действий по созданию и форматированию нумерованных списков.

Обратите внимание, что текст документа — это положение об оформлении выпускных квалификационных работ. Данный документ вы должны активно использовать при написании контрольных работ, рефератов, курсовых работ.

В тексте файла вы увидите абзацы, выделенные жёлтым, зелёным, голубым и розовым цветом.

Абзацы жёлтого цвета — это заголовки глав. Их вам необходимо оформить в виде нумерованного списка.

Абзацы зелёного цвета – это подзаголовки. Их оформляем многоуровневым списком (второй уровень).

Абзацы голубого цвета – это пункты. Их оформляем многоуровневым списком (третий уровень).

Абзацы розового цвета оформляем маркированным списком. Форму маркера определяем самостоятельно (из библиотеки маркеров или в виде символа или рисунка).

Напоминаю, что список – последовательность строк абзаца, пронумерованных или помеченных каким-либо символом (маркером). Списки придают тексту структурированный вид и способствуют правильному восприятию текстового материала.

Сохраните файл Правила оформления работ на Рабочий стол под именем СписокФамилия_студента.docx
Пронумеруйте абзацы в тексте документа (создайте нумерованный список). Для этого:

С помощью кнопки CTRL выделить заголовки — все абзацы первого уровня(абзацы, закрашенные жёлтым цветом).
Оформляем выделенные абзацы в стиле Заголовок 1, так как задание предполагает создание оглавления (содержания) форматируемого документа.
Оформляем выделенные абзацы, как нумерованные списки (Вкладка Главная, группа Абзац, кнопка Нумерация)

При необходимости измените параметры форматирования списка. Для этого щёлкните по кнопке Нумерация, выберете пункт Определить новый формат номера. В поле Формат номера уберите точку рядом с номером списка. Нажмите кнопку Формат, Шрифт и поменяйте высоту шрифта на 14 пунктов, если указана другая высота шрифта. Так, в текущем задании используется высота шрифта номера списка – 12 пунктов и стоит точка рядом с номером.
Для абзацев первого уровня исправьте абзацный отступ слева на 1,25см (Вкладка Главная, группа Абзац).
С помощью кнопки CTRL ещё раз выделите все абзацы первого уровня (абзацы, закрашенные жёлтым цветом).
Установите абзацный отступ после заголовков первого уровня в 28 пунктов согласно принятым правилам по оформлению документов.

С помощью кнопки CTRL выделяем подзаголовки — все абзацы второго уровня (абзацы, закрашенные зелёным цветом), относящиеся к заголовку ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
Форматируем их, как многоуровневые нумерованные списки. Для этого щёлкаем по кнопке Многоуровневый список.

Выбираем указанный на картинке нумерованный список, но при этом нужных результатов не получаем, так как уровень списка не изменён.
Изменяем уровень списка. Для этого выбираем пункт Изменить уровень списка

При необходимости изменяем полученные результаты нумерации с помощью пункта Определить новый многоуровневый список кнопки Многоуровневый список (изменяем высоту шрифта подзаголовка, убираем точку после последней цифры номера и т. д.).
С помощью кнопки CTRL выделяем подзаголовки — все абзацы второго уровня (абзацы, закрашенные зелёным цветом), относящиеся к заголовку ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РАБОТ.
Применяем к выделенным абзацам стиль Заголовок 2.
Выполняем действия, описанные в пункте 10 и 11.
Пункт 10 здесь является обязательным. Нажимаем кнопку Многоуровневый список и выбираем пункт Определить новый многоуровневый список.

В поле формат номера меняем первую цифру 1 на 2 т. е. 1.1. на 2.1., так как подзаголовки будут относиться к заголовку под номером 2. Меняем, при необходимости, шрифтовое оформление (кнопка Шрифт).
Аналогичные действия производим для нумерации подзаголовков заголовка НОРМОКОНТРОЛЬ.
Самостоятельно пронумеруйте пункты третьего уровня — абзацы, закрашенные голубым цветом. Последовательность действий та же, что и при нумерации подзаголовков второго уровня: выделяем пункты, относящиеся к подзаголовку одного уровня, определяем многоуровневый список, меняем уровень. Если подзаголовок не 1.1, выбираем пункт Определить новый многоуровневый список и в поле формат номера меняем нужные цифры.
Оформляем маркированные списки — абзацы, закрашенные розовым цветом. Это просто.

Внимание! Двойное нажатие кнопки ENTER позволит вам выйти из режима маркированных и нумерованных списков.

Снимаем с абзацев, выделенных (закрашенных) цветом, цветовое оформление текста.
Формируем оглавление. Обратите внимание на то, что в оглавлении будут размещены все заголовки первого уровня, оформленные в стиле Заголовок 1 и подзаголовки второго уровня, относящиеся к заголовку ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РАБОТ. Для создания оглавления выбираем вкладку Ссылки, нажимаем на кнопку Оглавление, выбираем Автособираемое оглавление.
Любуемся на красоту, созданную своими руками, и с чувством выполненного долга переходим к пункту 23.
Результаты форматирования сохраняем в файле СписокФамилия_студента.docx и отправляем файл в папку Яндекс.Диск→Word.
Удаляем файл СписокФамилия_студента.docx с Рабочего стола.

Источник

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

НОВОСИБИРСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
ФАКУЛЬТЕТ

для специальностей:
031001 правоохранительная деятельность,
036401 таможенное дело, 030900 юриспруденция

Составитель
доц. Л.В.Петрова

НОВОСИБИРСК
, 2012

Кафедра автоматизированной обработки
информации

Методические
указания по изучению офисного приложения
MSEXCEL/
Новосиб. гос. аграр. ун-т; Сост.: Петрова
Л.В. — Новосибирск, 2012. – 34 с.

Методические
указания предназначены для аудиторной
и самостоятельной работы по дисциплинам
Информатика, Информатика и математика,
Информатика и информационные технологии
в профессиональной деятельности
студентов юридического факультета
очной и заочной формы обучения.

Методические
указания обсуждены и одобрены на
заседании кафедры АОИ

Протокол № _3___
от «_06» _ февраля_______2013 г.

Утверждены и рекомендованы к
изданию методической комиссией
экономического факультета (протокол №
_3_ от ___05 марта_________ 2013 г.).

Рецензент: доц. каф.
АОИ Черношейкина Н.В.,

сетевой
администратор ЦИТ Воробьева Н.А.

Введение

Основной целью изучаемых дисциплин
«Информатика», «Информатика и математика»,
«Информатика и информационные технологии
в профессиональной деятельности»
является формирование у
студентов основ информационной культуры,
адекватной современному уровню и
перспективам развития информационных
процессов и систем, а также формирование
у студентов знаний и умений, необходимых
для свободной ориентировки в информационной
среде и дальнейшего профессионального
самообразования в области компьютерной
подготовки.

Офисное приложение MSEXCELизучается в указанных
дисциплинах и предназначено для
приобретения практических навыков
работы с электронными таблицами, создания
новых таблиц, создание новых документов
с использованием стандартных шаблонов,
редактирование уже существующих таблиц
любой сложности.

При изучении данной темы у студентов
формируются следующие профессиональные
компетенции:

владение методами и средствами получения,
хранения, обработки информации, навыками
использования компьютерной техники
(ПК-2);
способность
понимать сущность и значение информации
в развитии современного информационного
общества, соблюдать основные требования
информационной безопасности (ПК-3).

Изучение офисного
приложенияMSEXCELначинается с описания типа данных, что
является первой задачей при создании
электронной таблицы. Во второй части
методических указаний описаны основные
операции с данными, что повышает
эффективность работы с электронными
таблицами. Третья часть посвящена
описанию инструментов для оформления
таблиц, что создает читабельность
таблиц. В четвертой части описаны приемы
управления листами. В пятой части
приведено краткое описание построения
диаграмм, необходимых для наглядного
воспроизведения табличных данных.В
конце методических указаний приведены
приложения, в которых для закрепления
материала предлагаются варианты таблиц.

Методические указания могут быть
использованы для аудиторной и
самостоятельной работы.

Рекомендации
по проведению занятий:

В
конце каждого раздела методических
указаний даны задания. Все задания
студенты сохраняют в отдельной папке.

После
выполнения заданий студентам предлагается
создать :

Таблицу
1
(Приложение
2),
Таблицу
2 (Приложение 3),
Таблицу
по заданному варианту (Приложение 4),
Таблицу
4 (Приложение 5),
Таблицу
5
(Приложение
6).

Данные

Данные – это информация, представленная
в виде, пригодном для ее передачи и
обработки программными и техническими
средствами.

Excel позволяет вводить в ячейки три типа
данных: числа, текст, формулы.Текст
может использоваться для заголовков
таблиц, объяснения или пометок на рабочем
листе. Для отображения текста используетсяТекстовый формат.Если Excel не
распознает тип данных как числовой или
как формулу, то данные воспринимаются
как текст.

Числа используются для представления
цифровой информации и могут быть введены
в различных форматах:

общий формат– используется по
умолчанию. В большинстве случаев
введенные числа при общем формате
отображаются так, как вводятся;
денежный формат– используется
для обозначения денежных значений. При
этом рядом со значением отображается
символ денежной единицы. В его настройках
можно задать количество отображаемых
знаков после запятой, применение
разделителя групп разрядов и способ
отображения отрицательных чисел;
финансовый формат– используется
для отображения денежных значений, но
при этом выравнивает в столбце значения
денежных единиц и десятичные разделители;
процентный формат– используется
для отображения числа со знаком процента;
дробный формат– этот формат
отображает число в виде дроби в
соответствии с заданным типом дроби;
экспоненциальный формат–
используется для отображения числа в
экспоненциальном представлении.

Дата и время могут также рассматриваться
как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят
вычисления, управляют работой базы
данных, проверяют свойства и значения
ячеек и используются для задания связи
между ячейками и массивами с помощью
адресных ссылок.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

#
#
#
11.12.20155.84 Mб15Методичка математика.rtf
#
#
#
#
#
#
#
#

Источник

1.5. Лабораторные работы

Лабораторная работа №1.

Необходимо создать ярлык документа на вашем рабочем
столе.

Лабораторная работа №2.

Создание пользовательского меню в окне документа.

Лабораторная работа №3.

Отображение кнопок меню на двух строках окна
документа.

Лабораторная работа №4.

Перемещение панели инструментов в пределах окна
документа.

Лабораторная работа №5.

Добавление кнопок на панель инструментов.

Лабораторная работа №6.

Создание собственной панели инструментов.

1.6. Контрольные вопросы

1) Способы и технологии запуска Excel

2) Способы и технология выхода из Excel

3) Назвать основные компоненты экрана Excel

4) Назначение и структура

5) Строки заголовка

6) Строки основного меню

2. Основы работы с документами

2.1. Рабочие книги

Документы программы Microsoft Excel
называются рабочими книгами. Каждая книга представляет собой отдельный файл с
расширением XLS. Когда вы открываете окно программы Microsoft Excel, в нем
автоматически создается книга. Ячейки таблицы, о которых было рассказано в
разд. 1.4, являются элементами рабочей книги. Само по себе окно программы ни
строк, ни столбцов не содержит. Более того, когда в окне Excel не открыта ни
одна книга, большинство кнопок на панелях инструментов, команд главного меню, а
также поле Имя и строка формул неактивны.

2.2. Работа с листами книги

Книги
состоят из одного или нескольких рабочих листов. Такая структура удобна для
размещения связанных между собой таблиц в одном файле. Если у вас есть
несколько таблиц, которые связаны друг с другом (например, отчеты за разные
месяцы года), то имеет смысл поместить их в одну рабочую книгу. Так с ними
будет легче работать и искать в них данные.

Каждый
лист является самостоятельным элементом, и с ним можно выполнять различные
действия: переименовывать, удалять, перемещать, копировать и пр. Чтобы получить
доступ к этим командам, щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке требуемого листа
в нижней части окна программы слева.

Microsoft
Excel позволяет одновременно работать не только с несколькими листами, но и с
несколькими книгами (см. разд. 2.3). По умолчанию книга Excel состоит из трех
листов. Переходить от одного к другому можно с помощью ярлыков в левом нижнем
углу окна программы, на которых написаны названия листов. По умолчанию это
Лист1, Лист2 и ЛистЗ. Вы можете изменить название одного или нескольких листов.
Зачем это нужно? Если ваша рабочая книга небольшая, то названия листов, которые
Microsoft Excel присваивает им по умолчанию, вас вполне могут устраивать.
Однако если листов больше, то такие названия могут стать причиной путаницы. Название
листа может содержать от 1 до 31 символа, при этом не допускаются знаки «?»,
«*», «», «/», « [» и «] ».

2.3. Работа с несколькими книгами одновременно

Microsoft Excel позволяет работать с
несколькими рабочими книгами одновременно.

При этом каждый новый документ открывается
в отдельном окне, а пользователь, работая в полноэкранном режиме, видит только
последний открытый документ.

Если нужно перейти от одного открытого
документа к другому, то можно восполь- зоваться одним из следующих способов:

— нажать кнопку одного из открытых документов
на Панели задач;

— выбрать один из файлов в меню Окно;

— нажать сочетание клавиш Ctrl+F6;

— использовать комбинацию Alt+Tab —
удерживая клавишу Alt, нажимать Tab до тех пор, пока не будет выбран нужный
документ Excel.

2.4. Масштаб документа

Как
было сказано в гл. 1, электронная таблица Excel состоит более чем из 16 тыс.
строк и около 300 столбцов. Конечно, полностью такую таблицу невозможно увидеть
на экране компьютера. Отображаемое на экране содержимое окна Excel — это всего
лишь небольшая часть таблицы. В некоторых случаях, когда таблицы, с которыми вы
работаете, небольшие, вы можете видеть их на экране полностью. Но чаще они не
помещаются из-за большого количества данных. Чтобы иметь возможность увидеть больший
участок таблицы, можно изменять масштаб. Он помогает увеличить или уменьшить
размер изображения рабочего листа. Масштаб влияет исключительно на вид таблицы
на экране компьютера, а не на изображение, полученное при печати. Уменьшив
масштаб, можно увидеть сразу большое количество строк и столбцов, а увеличив
масштаб — изображение небольшой части рабочего листа, если нужно рассмотреть
данные подробно. Для изменения масштаба документа выполните одно из следующих
действий:

— в
списке Масштаб на панели инструментов Стандартная выберите значение в пределах
10-400 %. Можно/также ввести число в поле Масштаб вручную;

— выполните
команду Вид > Масштаб и в открывшемся окне выберите масштаб документа.

2.5. Режимы просмотра документа

Во
время работы с Excel часто возникает необходимость просматривать рабочие книги
в разных режимах. Например, нужно увидеть, как она будет выглядеть перед
печатью и т. д. В программе предусмотрены различные режимы просмотра, переход
между ними осуществляется с помощью меню Вид.

2.6. Лабораторные работы

Лабораторная работа №7.

Изменение папки, открываемой по умолчанию в окне
Открытие документа.

Лабораторная работа №8.

Добавление пользовательской папки в список быстрого
доступа.

Лабораторная работа №9.

Изменение количества запоминаемых программой файлов.

Лабораторная работа №10.

Выполнение основных операций с файлами.

2.7. Контрольные вопросы

1) Что мы называем рабочей книгой?

2) Способы создания рабочей книги

3) Типы новой рабочей книги

4) Способы открытия рабочей книги Excel вне окна
программы

5) Способы сохранения рабочей книги

6) Как спрятать рабочий лист и восстановить его с помощью
меню Excel и контекстного меню?

3. Ввод и редактирование данных

3.1. Ввод данных в ячейки

В Excel ввод данных осуществляется в
отдельные ячейки. Чтобы выбрать ячейку, в которую необходимо ввести данные,
нужно сделать ее активной. Для этого можно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши
или воспользоваться клавишами управления курсором на клавиатуре.

Когда ячейка является активной, можно
начинать ввод данных с клавиатуры. При этом вводимый текст или числа появляются
не только в ячейке, но и в строке формул, в которой также возникают три кнопки
— Отмена, Ввод и Вставка функции. Если при вводе вы допустили ошибку, то для
полной отмены ввода нажмите клавишу Esc (или кнопку Отмена в строке формул), а
для исправления опечатки — клавишу Backspace.

3.2. Типы данных в Excel

Данные
в Excel условно можно разделить на три типа — это формулы, текст и числовые
значения (включая также значения даты и времени). Чтобы программа правильно
понимала, о каком типе данных идет речь, разработан специальный синтаксис. Так,
ввод формулы необходимо начинать со знака =, а цифры, которую программа должна
воспринять как текст, — с символа ‘. Кроме правил ввода данных, которые
являются обязательными, существуют также общие правила построения таблиц. Их
придерживаться не обязательно, но желательно, так как это существенно облегчает
создание таблицы и последующую работу с ней.

3.3. Редактирование данных в ячейках

Было бы странно, если бы введенные данные
нельзя было бы изменять. Действия, связанные с изменением содержимого ячеек,
называются операциями редактирования. В Excel предусмотрено два варианта
редактирования данных в ячейке — непосредственно в ячейке или в строке формул.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки в
строке формул, необходимо щелкнуть на нужной ячейке (сделать ее активной),
после чего щелкнуть на строке формул и изменить данные. Все изменения, которые
вносятся в строке формул, будут отображаться в активной ячейке.

Для редактирования содержимого
непосредственно в ячейке дважды щелкните левой кнопкой мыши на нужной ячейке
или щелкните один раз на ячейке (чтобы сделать ее активной) и нажмите клавишу
F2.

Завершить редактирование данных можно так
же, как завершается простой ввод данных (см. разд. 3.1).

3.4. Лабораторные работы

Лабораторная работа №11.

Ввод данных в ячейку.

Лабораторная работа №12.

Изменение параметров активизации ячейки после
окончания ввода.

Лабораторная работа №13.

Изменение отображения данных в числовом формате.

Лабораторная работа №14.

Использование при расчетах округленных чисел.

Лабораторная работа №15.

Изменение формата ячейки на текстовый.

Лабораторная работа №16.

Ввод данных в текстовом формате.

Лабораторная работа №17.

Редактирование данных в ячейке.

Лабораторная работа №18.

Работа с выделенным диапазоном ячеек.

Лабораторная работа №19.

Выделение разных областей таблицы.

Лабораторная работа №20.

Копирование содержимого ячейки.

Лабораторная работа №11.

Копирование и перемещение содержимого ячейки при
помощи мыши.

Лабораторная работа №12.

Использование буфера обмена.

Лабораторная работа №13.

Использование команды Специальная вставка для работы с
внешними приложениями.

Лабораторная работа №14.

Удаление ячеек.

Лабораторная работа №21.

Добавление ячеек.

3.5. Контрольные вопросы

1) Типы данных, клетки в Excel

2) Что содержит каждый тип данных

3) Процесс ввода данных в ячейку

4) Как задать или изменить формат ячейки

5) Как отредактировать содержимое ячейки

6) Процесс удаления содержимого ячейки

7) Как отредактировать содержимое ячейки

Процесс удаления содержимого ячейки

9) Способы перемещения данных в другую позицию

10) Как вставить строку в таблицу

11) Замена данных в клетке

4. Форматирование таблиц

4.1. Что такое форматирование

Оформление таблицы может включать в себя
выделение определенных ячеек другим цветом, изменение размера, гарнитуры и
начертания шрифта, задание другого направления надписи, увеличение высоты строк
и ширины столбцов. Все эти и другие параметры оформления текста принято
называть форматированием.

4.2. Форматирование строк и столбцов

По
умолчанию все строки в Excel имеют стандартную высоту, а столбцы — ширину. Если
текст в ячейке шире, чем ширина столбца, он заходит на ячейку, расположенную
справа. Чтобы видеть весь текст, необходимо изменить ширину столбца.

Для
этого выполните следующие действия:

— подведите
указатель мыши к правой границе заголовка столбца, который нужно расширить;

— удерживая
нажатой левую кнопку мыши, переместите указатель вправо. При этом вы сможете
видеть, какой будет ширина столбца после проведенной операции;

— когда
ширина столбца будет достаточной, отпустите кнопку мыши.

Таким
же образом можно увеличить ширину сразу нескольких столбцов, расположенных
рядом.

Для
этого выделите заголовки нужного количества столбцов, удерживая при этом
клавишу Shift, и выполните операцию, описанную выше.

Чтобы
выделить несколько непоследовательных столбцов, выполняйте эту операцию, удерживая
клавишу Ctrl.

4.3. Форматирование ячеек

Наряду с
форматированием строк и столбцов в Excel используется форматирование отдельных
ячеек. Мы уже знакомились с одной из возможностей форматирования содержимого
ячеек в предыдущей главе (см. разд. 3.2).

Форматы отображения
данных чаще всего используются не для оформления таблиц, а для более удобной
работы с разными типами данных. Существует также большое количество средств,
которые помогают именно при оформлении таблиц: выравнивание содержимого ячеек,
вращение текста, добавление границ и заливки, изменение параметров шрифта, автоматическое
форматирование.

4.4. Лабораторные работы

Лабораторная работа №22.

Изменение ширины столбца и высоты строки.

Лабораторная работа №23.

Выравнивание данных в таблице.

Лабораторная работа №24.

Добавление в таблицу границ и заливки.

Лабораторная работа №25.

Изменение параметров шрифта.

4.5. Контрольные вопросы

1) Как изменить шрифт в текстовом документе с помощью
меню

2) Способы выравнивания содержимого ячеек

3) Как выполнить обрамление ячеек

4) Что понимается под фоном ячеек?

5) Как залить ячейки цветом

6) Как понимать «стиль представления данных»

5. Работа с числами. Формулы

5.1. Особенности ввода числовых данных

При вводе числовых данных в ячейку во многих
случаях очень удобно пользоваться маркером автозаполнения, который позволяет
вводить числа автоматически.

Маркер автозаполнения — это небольшой черный
квадратик, расположенный в правом нижнем углу выделенной ячейки.

Если ввести в ячейку число, а затем щелкнуть
на маркере автозаполнения и, удерживая нажатой кнопку мыши, «растянуть» ячейку
на соседние ячейки в любом направлении, то это число появится в каждой
выделенной ячейке. Если же выделить две последовательные ячейки, в которых
введены числа, а затем воспользоваться маркером автозаполнения, Excel
проанализирует числа и заполнит ячейки, используя информацию о числовой последовательности
исходных ячеек.

При вводе числовых данных иногда можно легко
ошибиться, тем более, если таблица, с которой вы работаете, достаточно велика,
а данные однообразны. Чтобы свести к минимуму количество ошибок при вводе, в
Excel есть средство проверки данных. Оно предполагает установку пользователем
типа данных и их значений для выбранной ячейки или диапазона. Когда в такие
ячейки происходит ввод или значения в них изменяются, программа анализирует их
в соответствии с заданными условиями и, если находит несоответствия, сообщает
об этом пользователю. Ввод параметров проверки осуществляется в диалоговом окне
Проверка вводимых значений, для вызова которого необходимо выполнить команду
Данные > Проверка.

5.2. Использование формул

Microsoft
Excel содержит широкий набор средств для обработки числовых значений по
заданным формулам. Программа позволяет работать с очень сложными формулами и
включает в себя сотни функций, которые помогают вести разнообразные дайствия:
бухгалтерские расчеты, построение баз данных и т. д. Все формулы в Excel
начинаются со знака равно, после которого располагается выражение, состоящее из
разного типа-констант, встроенных функций программы, а также знаков
арифметических, текстовых и логических операций.

Операции
вычисления по заданной формуле выполняются слева направо. При этом в первую
очередь выполняются операции возведения в степень, затем умножения и деления,
после них — сложения и вычитания. Если необходимо изменить порядок вычисления,
используйте круглые скобки. Операции, заключенные в круглые скобки, будут
выполняться в первую очередь.

5.3. Лабораторные работы

Лабораторная работа №26.

Использование маркера автозаполнения.

Лабораторная работа №27.

Установка параметров проверки данных при вводе.

Лабораторная работа №28.

Расчет данных по простой формуле.

Лабораторная работа №29.

Установка параметра отображения формул в ячейках.

5.4. Контрольные вопросы

1) Что мы понимаем под формулой и какие символы она может
содержать?

2) Для чего предназначены функции. Сколько их на какие
группы разбиты

3) Для чего предназначены функции. Сколько их на какие
группы разбиты

4) Перечислить правила работы с формулами и функциями

5) Назначение Мастера функции

6) Процесс обращения к встроенной функции посредством
Мастера функций и через меню Excel

7) Знаки математических вычислений

Как осуществить автоматическое заполнение клетки

6. Построение диаграмм

6.1. Мастер диаграмм

Для создания диаграмм в Microsoft Excel
предусмотрен Мастер диаграмм. Следуя его инструкциям, можно быстро и легко
составить диаграмму любой сложности.

Для вызова окна Мастер диаграмм выделите
диапазон ячеек, содержащий данные для внесения в диаграмму, после чего
выполните одно из следующих действий:

— выберите в меню команду Вставка >
Диаграмма;

— нажмите кнопку Мастер диаграмм на панели
инструментов Стандартная;

— вызовите контекстное меню, щелкнув на
ярлыке листа правой кнопкой мыши, выберите в нем команду Добавить и в
диалоговом окне Вставка выберите значок Диаграмма.

6.2. Форматирование текста диаграммы

При работе с диаграммой может потребоваться изменить
форматирование некоторых ее элементов.

Сделать это можно в диалоговом окне Формат подписей
данных или с помощью инструментов панели Форматирование.

Последний способ является наиболее простым.

Для внесения изменений в текстовые элементы таблицы
выделите их и измените шрифт, размер, цвет и/или начертание, используя
соответствующие кнопки на панели инструментов.

Чтобы получить доступ к другим настройкам
форматирования и иметь возможность предварительно посмотреть, как будет
выглядеть тот или иной элемент с заданными настройками, используется диалоговое
окно Формат подписей данных.

Для его вызова
выполните одно из следующих действий:

— дважды щелкните
на тексте, формат которого нужно изменить;

— щелкните на
тексте правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Формат подписей
данных.

6.3. Ввод в диаграмму
дополнительного текста

По умолчанию
диаграмма содержит только числовые и графические данные, однако в некоторых
случаях необходимо также вводить в диаграмму текст. Текстовыми данными являются
название диаграммы, ее осей координат и пр. Некоторые текстовые блоки можно
внести в диаграмму на этапе ее построения, используя Мастер диаграмм (в
частности, название диаграммы, значения ячеек, названия категорий). Однако
этого не всегда недостаточно. Иногда необходимо внести в диаграмму
специфические текстовые данные,

разместив их в определенных
местах. Для этого используется панель инструментов Рисование.

6.4. Вставка в диаграмму
графического объекта

Кроме дополнительных текстовых элементов в диаграммах
используются графические элементы (например, стрелки, линии и другие фигуры).
Для добавления в диаграмму графического объекта также используются кнопки
панели инструментов Рисование.

6.5. Использование диаграмм
для анализа данных

Диаграммы — очень удобное средство не только для
графического отображения цифровых данных, но и для их анализа. При подборе
наилучших значений параметров можно найти исходное значение, которое приведет к
наилучшему результату, если использовать его в формуле. Чтобы изменить
значения, отображаемые на диаграмме, необходимо перетащить маркеры данных или
же подобрать параметры, полученные из формул. При изменении значений в
диаграмме изменяются исходные значения в ячейках. Для разных диаграмм изменение
значений происходит по-разному. Обычно для этого нужно выделить область
значений, которую необходимо изменить, и перетащить маркер на нужную позицию.

Если значение изменяемого параметра получено из
формулы, то при его изменении появится диалоговое окно Подбор параметра.

6.6. Лабораторные работы

Лабораторная работа №30.

Создание диаграммы в таблице.

Лабораторная работа №31.

Создание дополнительной надписи на диаграмме.

Лабораторная работа №32.

Добавление в диаграмму графического объекта.

Лабораторная работа №33.

Добавление в диаграмму оригинального графического
объекта.

6.7. Контрольные вопросы

1) Что такое диаграмма и какие типы диаграмм существуют?

2) Технология построения диаграмм

3) Вывод диаграммы на печать (на новом листе)

7. Работа с данными

7.1. Использование списков в качестве баз
данных

Многие таблицы в Excel имеют вид списков
данных.

Для составления баз данных в Microsoft Excel
используются свои правила, а для элементов списков — определенная терминология.
Списки должны содержать заголовки, и информация в столбцах должна
соответствовать этим заголовкам. Категории данных, расположенные в столбцах,
называют полями.

Списки также содержат записи — информацию о
каждом элементе списка. Обычно записями являются строки таблицы.

Чтобы Excel корректно работал со списками, в
них не должно быть пустых строк и столбцов. Их также нужно отделить от других
данных пустыми строкам и столбцами, а еще лучше — расположить на отдельном
листе.

Для упрощения создания и редактирования
списков используется команда Данные > Форма.

7.2. Отбор данных

При помощи средств Excel вы можете сделать так, чтобы
на экране отображались только необходимые в данный момент данные. Это поможет
вам сконцентрироваться на главном. Для выполнения отбора данных выберите в меню
Данные > Фильтр > Автофильтр.

После выполнения этой команды таблица изменит вид — в
ячейках с названиями полей появятся стрелки, при нажатии которых можно получить
доступ к раскрывающемуся списку. Выбрав из списка критерий, вы увидите только
те записи, которые ему соответствуют.

В списке обозначены как постоянные критерии, так и зависящие
от конкретного списка. Следующие критерии являются постоянными:

— все;

— первые 10;

— условие.

Данные, отсеянные в результате фильтрации, не
удаляются, а скрываются. Для отключения фильтрации снова выполните команду
Данные * Фильтр > Автофильтр.

7.3. Поиск данных

Если вам необходимо найти данные в списке, то можете
это сделать при помощи кнопки Критерии диалогового окна формы. Для доступа к
нему выполните команду Данные > Форма. Кнопка Критерии позволяет искать в
списке по заданным параметрам. Такими параметрами могут быть текстовые и
числовые фрагменты, а также выражение.

При ее нажатии отобразятся поля списка, которые нужно
заполнить. Вы можете выполнять простой поиск по одному из полей, а также
расширенный по нескольким полям. Для поиска значений можно использовать как
слова и числа, так и специальные подстановочные символы. При задании условий
поиска можно использовать такие дополнительные символы:

* — заменяет неограниченное количество символов;

? — заменяет одну букву или другой символ.

Чтобы просмотреть записи, соответствующие заданному
критерию, используйте кнопки Назад и Далее.

7.4. Сортировка данных

Сортировку данных, в отличие от отбора, выполняют не
только для того, чтобы записи было легче просматривать. Целью сортировки часто
является упорядочивание записей на основе выбранного критерия.

Для сортировки списка существует диалоговое окно
Сортировка диапазона, которое открывается выполнением команды Данные >
Сортировка.

Excel упорядочивает данные в следующем порядке:

— числа;

— текст;

— логические значения типа ЛОЖЬ;

— логические значения типа ИСТИНА;

— значения ошибок;

— пустые значения.

7.5. Построение сводных таблиц

Когда таблица с данными не очень объемная, управлять
ею несложно. Расчеты не займут много времени, и вы легко, используя нужные
формулы и функции, сможете вычислить, например, общую сумму затрат или доходов.

Однако задача усложняется, если таблица достаточно
большая. Чтобы просмотреть ее, нужно очень много времени, не говоря уже о том,
чтобы выполнить по ней какие-нибудь расчеты. В таких случаях на помощь
пользователю могут прийти сводные таблицы.

Они обобщают данные и упрощают их просмотр.
Особенность сводных таблиц в том, что они позволяют лишь просматривать данные,
а не изменять их. На основе сводных таблиц можно создать диаграмму, чтобы
представить данные еще нагляднее.

7.6. Лабораторные работы

Лабораторная работа №34.

Отбор данных в списке.

Лабораторная работа №35.

Поиск данных.

Лабораторная работа №36.

Сортировка данных в списке.

Лабораторная работа №37.

Построение сводной таблицы.

7.7. Контрольные вопросы

1) Технология отбора данных

2) Технология поиска данных

3) Цель сортировки данных

4) Порядок упорядочивания данных

5) Технология сортировки данных

6) Что такое сводные таблицы?

8. Справка и решение проблем

8.1. Справочная система Microsoft Excel

Программа Microsoft Excel имеет очень мощную
справочную систему. Многие ответы на вопросы можно найти, обратившись к ней. В
программе предусмотрено несколько способов доступа к справочной информации:

— вызов справки из главного меню командой
Справка > Справка: Microsoft Excel;

— вызов справки нажатием клавиши F1;

— вызов справки при помощи кнопки Справка:
Microsoft Excel на панели инструментов Стандартная;

— всплывающие подсказки, поясняющие значение
кнопок на панелях инструментов;

— использование поля Введите вопрос, которое
расположено в строке меню справа.

8.2. Получение
справки в режиме онлайн

В каждой новой версии интеграция Microsoft Office с
онлайн-ресурсами становится более тесной. Каждый день увеличивается количество
пользователей Интернета, и многие пользователи не могут представить себе работу
без него. Компьютер, подключенный к Интернету, — сегодня уже не роскошь, а
необходимость.

Именно поэтому в Microsoft Office 2003 встроенна система
предоставления справочных материалов в режиме онлайн. Более того, это
предпочтительнее обращения к встроенным в программы пакета справочным файлам,
потому что на сайте Microsoft постоянно появляются новые сведения.

Поэтому информация, которая отсутствует в файлах
справки, входящих в дистрибутив Microsoft Office, может быть доступна в режиме
онлайн.

Тесная интеграция с Интернетом заметна уже при вводе
поискового запроса в области задач Справка Excel. Прежде чем начать
просматривать файлы справки, сохраненные на жестком диске, программа подключится
к узлу Microsoft. Если же справочные материалы в режиме онлайн по каким-то
причинам будут недоступны, то выведется справка с локального диска.

В Microsoft Excel есть и другие возможности,
позволяющие быстро получать доступ к новой информации о программе. К ним прежде
всего относятся команды меню Справка:

— Office в Интернете — программа связывается с главной
страницей сайта Office Online. Здесь вы можете узнать последние новости о
программах пакета и бесплатно скачать полезные дополнения (например, наборы
шаблонов, надстройки, утилиты, коллекции картинок);

— Свяжитесь с нами — переход на страницу сайта
Microsoft, поддерживающую пользователей русскоязычной версии пакета. Вы можете
обратиться к этой странице, если вам не удалось найти ответ на вопрос по работе
с программой в других источниках. Также с этой страницы можно отправить в
службу поддержки Microsoft Office свои комментарии и советы по улучшению работы
программы;

— Проверить наличие обновлений — открытие страницы
сайта Microsoft, на которой для загрузки доступны последние обновления программ
пакета Office. Обновления — это регулярно выпускаемые компанией добавления к
пакету, позволяющие сделать его работу более стабильной и безопасной.
Обновления рекомендуется устанавливать всем пользователям.

8.3. Поиск
информации в Интернете

Какой бы полной ни была справочная система того или
иного программного продукта, все равно найдутся темы, которые она не
охватывает. У пользователей могут возникнуть вопросы, на которые они не найдут
ответы ни в файлах справки на жестком диске, ни на страницах сайта Microsoft.
Однако есть еще один способ найти решение проблемы, получить ответ на вопрос —
это другие (неофициальные) ресурсы Всемирной сети. Интернет — огромный источник
информации, несравненно больше самой объемной и содержательной книги, самого
подробного файла справки, поэтому там вы наверняка найдете решение большинства
связанных с программой проблем.

Приложение
1. Панели
инструментов Excel

Панели инструментов	Назначение
Зависимости	Поиск ошибок; отслеживание связей между ячейками и добавление примечаний к файлам.
Диаграмма	Создание и форматирование диаграмм.
Рисование дуг	Создание линий, прямоугольников, эллипсов, стрелок, а также области, внутри которой может находиться текст.
Форматирование	Форматирование ячеек, содержимого ячеек и других объектов.
Формы	Разработка листов, оснащенных различными элементами управления.
Во весь экран	Увеличение размеров окна документа на весь экран, до строки меню.
Microsoft	Запуск (или переключение) других приложений Microsoft, например Microsoft Word
Запрос и сведение	Анализ данных Excel с помощью сводных таблиц
Стандартная	Обеспечение доступа к основным командам, таким как создать новую рабочую книну, открыть уже существующую, сохранить рабочею книгу и вывести ее на печать.
Остановка записи	Прекращение процесса записи макрокоманды.
Мастер подсказок	Вывод рекомкндаций, как лучше выполнить текущую операцию.
Visual Basic	Вставка нового модуля на языке Visual Basic, создание меню, а также запись и отладка макрокоманд.
Рабочая группа	Работа с Excel в сети.

Приложение
2. Операции в формулах

Арифметические операции
Обозначения	Операции
+	Сложение
—	Вычитание
—	Инверсия если это знак перед единственным операндом
*	Умножение
/	Деление
%	Преобразование в проценты
^	Возведение в степень
Операции сравнения
Обозначения	Операции
=	Равно
<	Меньше чем
>	Больше чем
<=	Меньше или равно
=>	Больше или равно
<>	Не равно
Операции адресации
Обозначения	Операции
:	Объединяет два адреса, т.е создает объединение несколькиъ областей возможно несмежных
:	Задает интервал смежных клеток, указывая координаты левого верхнего и правого нижнего углов
Пробел	Задает пересечение двух областей. В пересечение двух областей входят все те ячейки, которые лежат как к первой так и во второй области: (А1:С3 С3:Е5)
Текстовый оператор
Обозначения	Операции
&	Соединяет текстовые цепочки

Приложение
3. Назначение функциональных клавиш

Комбинация клавиш	Назначение
<F1>	Открывает окно справки
<Shift+F1>	Представляет контекстно-зависимую справку
<Alt+F1>	Создает новую диаграмму
< Alt+Shift+F1>	Вставляет новый лист
< Alt+Ctrl+F1>	Создает новый лст для макрокоманды MS Excel 4.0
<F2>	Редактирует активную ячейку
< Shift+F2>	Позволяет вводить, редактировать и удалять примечание к активной ячейке
< Ctrl+F2>	Выводит окно, в котором представлена информация об активной ячейке
< Alt+F2>	Открывает диалоговое окно Сохранение документа
< Alt+Shift+F2>	Сохраняет активный документ
< Alt+Ctrl+F2>	Открывает диалоговое окно Открытие документа
< Alt+Ctrl+Shift+F2>	Открывает диалоговое окно Печать
<F3>	Открывает диалоговое окно Вставка имени
< Shift+F3>	Открывает диалоговое окно Мастер функций
< Ctrl+F3>	Открывает диалоговое окно Присвоить имя
< Ctrl+Shift+F3>	Открывает диалоговое окно Создать имена
<F4>	Повторяет последнее действие или изменяет ссылки на ячейки (абсолютная/относительная)
< Ctrl+F4>	Закрывает окно активного документа
< Alt+F4>	Закрывает окно приложения
<F5>	Открывает диалоговое окно Переход
< Shift+F5>	Открывает диалоговое окно Найти
< Ctrl+F5>	Восстанавливает предыдущие размеры окна документа
<F6>	Переходит на следующее подокно в раздельном окне
< Shift +F6>	Переходит на предыдущее подокно в раздельном окне
< Ctrl+F6>	Активизирует следующее открытое окно рабочей книги
< Ctrl+Shift +F6>	Активизирует предыдущее окно рабочей книги
<F7>	Запускает программу проверки орфографии
< Ctrl+F7>	Преремещает текущее окно
<F8>	Расширяет выделение в таблище
< Shift +F8>	Выделяет еще один участок таблицы
< Ctrl+F8>	Разрешает изменение размеров текущего окна с помощью клавиш управления курсором
<F9>	Пересчитывает всю рабочую книгу
< Shift +F9>	Пересчитывает только лист текущей рабочей таблицы
< Ctrl+F9>	Минимизирует текущее окно
<F10>	Активизирует строку меню
< Shift +F10>	Активизирует контекстное меню
< Ctrl+F10>	Максимизирует текущее окно
<F11>	Создает диаграмму на новом листе
< Shift +F11>	Вставляет новый лист
< Ctrl+F11>	Вставляет лист макрокоманды MS Excel 4.0
<F12>	Открывает диалоговое окно Сохранение документа
< Shift +F12>	Сохраняет активный документ
< Ctrl+F12>	Открывает диалоговое окно Открытие докумена
< Ctrl+ Shift +F12>	Открывает диалоговое окно Печать

Приложение
4. Сообщение об ошибках

Сообщения об ошибках
возникают в ячейке, если Excel не может вычислить формулу или не может выполнить
макрокоманду. Если формула содержит ссылку на поле с ошибкой, то и в текущей
ячейке тоже будет отражено сообщение об ошибке. Сообщения об ошибках всегда
начинаются с символа #.

Колонка слишком узка
для того, чтобы отобразить вычисленное выражение: #####

В формуле сделана
попытка деления на ноль 0: #DIV!, #ДЕЛ!

Значение не
доступно. Это значение можно ввести в ячейку для запрета вычислений с
использованием этой ячейки, пока данные для нее не готовы: #NA!, #HД!

Было использовано
имя, которое Excel не распознала, т.е. имя было не указано, удалено,
неверно записано или текст был введен в формулу без кавычек и рассматривается
как имя: #Name?, #ИМЯ?

Было задано
пересечение двух областей, которые в таблице не пересекаются. Был применен
неверный оператор задания области или неправильно указан адрес: #NULL!,
#Имя!

Проблема с числом. В
функции был применен неверный аргумент, например SQRT – 1, или
результат формулы является слишком большим или слишком маленьким для Excel:
#NUM!, #ЧИСЛО!

Задана некорректная
ссылка на поле: #REF!, #ССЫЛКА!

Был использован неверный тип аргумента или оператора,
например, текст стоит там, где должно быть число: #VALUE!, #ЗНАЧ!

Приложение 5. Описание
лабораторных работ

Лабораторная работа №2.

Создание пользовательского меню

Цель:
научиться создавать пользовательское меню

Ход выполнения:

Для создания пользовательского меню выполните
приведенные ниже действия:

1) Запустите Excel;

2) Выполните команду Сервис > Настройка;

3) Перейдите на вкладку Команды;

4) В списке Категории выберите строку Новое меню. При
этом в списке Команды появится команда Новое меню;

5) Щелкните на команде Новое меню мышью и, не отпуская
кнопку, переместите ее на свободное место строки меню. На то, что меню может
быть добавлено на панель, указывает значок +;

6) Отпустите кнопку мыши. Меню будет добавлено;

7) Не закрывая диалоговое окно Настройка, щелкните на
меню правой кнопкой мыши и ведите его название в соответствующее поле;

В диалоговом окне Настройка выберите команды, которые
вы хотите добавить в меню (они разделены по категориям). Поочередно щелкайте на
каждой выбранной команде мышью и, не отпуская кнопку, перемещайте команды в
пользoвательское меню. На то, что команда может быть добавлена в меню,
указывает знак +;

9) Добавив все нужные команды в меню, закройте диалоговое
окно Настройка при помощи кнопки Закрыть. Меню готово, им можно пользоваться
(рис.1.).

Рис.1. Пользовательское меню

Лабораторная работа №6.

Создание пользовательской панели

Цель:
научиться создавать пользовательскую панель

Ход выполнения:

Для создания собственной панели инструментов выполните
описанные ниже действия:

1) Запустите Excel;

2) Выберите в меню Сервис > Настройка;

3) Перейдите на вкладку Панели инструментов;

4) Нажмите кнопку Создать;

5) В открывшемся окне Создание панели инструментов
введите название панели и нажмите кнопку ОК;

6) Панель появится на экране. Кнопки не ней пока
отсутствуют;

7) Перейдите на вкладку Команды окна Настройка;

Выберите нужную команду и, не закрывая диалоговое окно
Настройка, перетащите ее мышью на созданную панель инструментов;

9) После окончания добавления кнопок на панель
инструментов закройте окно Настройка;

10) Щелкните на панели мышью и, не отпуская ее, перенесите
панель на требуемое место (рис.2.);

11) Если необходимо, то скройте ненужные панели. Для этого
щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и в появившемся
списке снимите флажки напротив отображаемых панелей.

Рис.2. Размещение
пользовательской панели в удобном месте экрана

Лабораторная работа №11.

Копирование и перемещение содержимого ячейки при
помощи мыши

Цель: научиться
копировать и перемещать содержимое ячейки при помощи мыши.

Ход выполнения:

Чтобы переместить содержимое ячейки, не обязательно
использовать специальные инструменты — можно обойтись мышью. Для этого нужно
сделать следующее:

12) Запустите Excel;

13) Выделите ячейку, которую нужно переместить данные;

14) Установите курсор таким образом, чтобы он превратился
в стрелку;

15) Удерживая нажатой левую кнопку мыши, укажите ячейку, в
которую нужно переместить данные. Для удобства выбора возле курсора
отображается адрес ячейки;

16) Когда вы отпустите кнопку мыши, данные будут
перемещены. Ячейка, в которую были внесены данные, станет активной;

Быстрое копирование при помощи мыши осуществляется
точно так же, однако перед указанием ячейки, в которую нужно скопировать
данные, необходимо нажать и удерживать клавишу Ctrl. При этом возле курсора
появится знак плюс (рис.3.)

Рис.3. Результат копирования
данных в несколько ячеек одновременно

Лабораторная работа №22.

Изменение ширины столбца и высоты строки

Цель:
научиться изменять ширину столбца и высоту строк.

Ход выполнения:

Чтобы попрактиковаться в изменении ширины столбцов и
высоты строк, создадим простую таблицу, в которую занесены данные о сотрудниках
предприятия и начислении им зарплаты.

Как видно, многие текстовые данные не помещаются в
ячейке, поэтому нужно изменить ширину столбцов. Для этого выполните-следующее:

1) Запустите Excel;

2) Выделите столбец В, щелкнув на области заголовка.
Удерживая клавишу Shift, выделите также столбец С. Установите курсор на правую
границу заголовка одного из столбцов;

3) Удерживая левую кнопку мыши, измените ширину столбцов
В и С. Отпустите кнопку мыши и убедитесь, что теперь данные помещаются в
столбцах;

4) Выполните команду Правка > Отменить, чтобы вернуть
первоначальный вид таблицы. Подобрать нужную ширину столбца описанным выше
способом удается не всегда, поэтому попробуем сделать это при помощи
автоматического подбора;

5) Снова выделите столбцы В и С при нажатой клавише
Shift. Выполните команду Формат > Столбец > Автоподбор ширины. Убедитесь,
что ширина столбцов изменилась, и данные помещаются в ячейках;

6) Выделите строку 5, щелкнув на ее заголовке. Удерживая
клавишу Ctrl, выделите также строки 3 и 8. Установите курсор на нижней границе
заголовка одной из выделенных строк;

7) Удерживая левую кнопку мыши, увеличьте высоту строки. Отпустите
кнопку мыши и убедитесь, что была изменена высота каждой из трех строк.

Снимите выделение, щелкнув на любой невыделенной
ячейке таблицы;

9) Выделите строку 3, щелкнув на ее заголовке. Удерживая
клавишу Shift, щелкните на заголовке строки 8. Убедитесь, что были выделены
строки 3-8;

10) Установите курсор на нижней границе заголовка одной из
выделенных строк и дважды щелкните на нем. Убедитесь, что высота всех строк
изменилась и стала одинаковой (рис.4.).

Рис.4. Изменение высоты строк
в автоматическом режиме

Лабораторная работа №26.

Использование маркера автозаполнения

Цель:
научиться использовать маркер автозаполнения.

Ход выполнения:

Маркер автозаполнения очень удобно использовать во многих
случаях.

Самым простым примером, который может
продемонстрировать удобство работы с ним, может служить заполнение таблицы в
начале ее создания.

Допустим, нам необходимо создать новую таблицу, в
которой будут указаны цены на товары. Начать организацию такой таблицы лучше
всего со столбца, в котором будут указаны порядковые номера товаров:

1) Запустите Excel;

2) Выделите ячейку А4 и введите в нее значение 1.
Завершите ввод при помощи клавиши Enter. Введите в ячейку А5 значение 2.
Выделите обе ячейки;

3) Подведите указатель к маркеру автозаполнения и,
удерживая кнопку мыши, перетащите указатель на столько строк вниз, сколько
товаров будет в таблице. Число возле указателя подскажет возле какой ячейки отпускать
кнопку мыши. В нашем случае в таблице планируется разместить восемь категорий
товара, поэтому мы заполнили ячейки до числа 8;

4) Если требуется добавить еще несколько строк, выделите
ячейки с данными 7 и 8, подведите указатель к маркеру автозаполнения и
проделайте операцию снова (рис.5.);

Сохраните файл.

Рис.5. Повторное использование
маркера автозаполнения

Лабораторная работа №37.

Построение сводной таблицы

Цель:
научиться строить сводную таблицу.

Ход выполнения:

Для выполнения данного упражнения вам нужно создать
новую рабочую книгу и внести в нее некоторые данные. Допустим, у нас есть в
разных городах три магазина, в которых продаются компьютерные комплектующие.
Нам нужно знать, сколько товаров каждого типа продается в магазинах за
указанный период времени, чтобы соответствующим образом корректировать поставки:

1) Запустите Excel;

2) Создайте таблицу и укажите в ней названия товаров, а
также вбъемы продаж за три месяца. На втором и третьем листах таблицы введите
данные для магазинов в других городах. Обратите внимание, что три таблицы
должны быть оформлены одинаково;

3) Выделите одну из ячеек списка и выполните команду
Данные > Сводная таблица;

4) В первом окне Мастера сводных таблиц укажите, где
находятся ваши данные. В нашем случае нужно установить переключатель в
положение в нескольких диапазонах консолидации. В качестве типа создаваемого
отчета выберите сводная таблица;

5) Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить построение
сводной таблицы. В следующем окне Мастера сводных таблиц укажите, хотите вы
самостоятельно создать поле страницы или программа может сделать это за вас.
Когда списки, находящиеся на разных листах аналогичные, можно поручить это
Excel и установить переключатель в положение Создать одно поле страницы;

6) Нажмите кнопку Далее. В следующем окне Мастера сводных
таблиц необходимо указать диапазон, в котором находятся ваши списки. Для этого
нажмите кнопку, расположенную справа от поля Диапазон, и выделите диапазон в
рабочей таблице. Когда операция будет завершена, снова нажмите кнопку
добавления диапазона, а в диалоговом окне Мастер сводных таблиц — кнопку Добавить
для добавления диапазона к списку, на основе которого будет построена таблица;

7) Повторите операцию для всех диапазонов ячеек. Вы
можете переключаться на другие рабочие листы для выделения диапазонов;

Нажмите кнопку Далее и в последнем окне Мастера
сводных таблиц укажите, где должна быть создана сводная таблица: на новом листе
или на существующем;

9) Нажмите кнопку Готово, чтобы завершить создание
сводной таблицы. По получившейся таблице очень удобно наблюдать за динамикой
продаж и за общими объемами (рис.6.);

10) Для удобства использования таблицы предусмотрен вывод
на экран только некоторых записей. Чтобы задать просматриваемые записи,
раскройте список Строка и выберите нужные элементы.

Если вам нужно изменить какие-нибудь данные, то
сделайте это в исходной таблице, после чего нажмите кнопку Обновить данные на
панели инструментов Сводные таблицы или выберите одноименную команду в
контекстном меню.

Рис.6. Пример сводной таблицы

Источник

Предложите, как улучшить StudyLib

(Для жалоб на нарушения авторских прав, используйте

другую форму
)

Ваш е-мэйл

Заполните, если хотите получить ответ

Оцените наш проект

Источник