Mendeley плагин для word

Все, что нужно знать о Mendeley

1762
0

О сервисе Mendeley и как пользоваться им должны знать молодые ученые, научные сотрудники, исследователи в различных областях науки и техники. Через программу легко управлять собственной библиотекой, сохранять и использовать в работе научную литературу, подключаться к международной социальной сети ученых.

Чтобы получить доступ к системе, сначала нужно зарегистрироваться на сайте, затем скачать и установить программу. Работать в Mendeley можно бесплатно, но есть дополнительные функции, за которые придется заплатить.

Из статьи вы узнаете о самой программе, ее особенностях и возможностях. Также будет полезная информация по установке и регистрации в Mendeley.

Что такое Mendeley и зачем нужна система?

Mendeley представляет собой бесплатный сервис, предназначенный для удобного управления личными библиографическими материалами и эффективной работы над научными трудами. В программе можно хранить, перечитывать полезные статьи в PDF-формате. Система существует с 2008 года, ее создали молодые ученые нескольких ВУЗов в Лондоне.

В 2013 году сервис выкупила компания Elsevier. На сегодняшний день в ней зарегистрировано больше 3 млн. исследователей, опубликовавших свыше 400 млн. авторских статей. Все зарегистрированные пользователи получают бесплатный доступ к программе Mendeley в виде онлайн-платформы на сайте www.mendeley.com или скаченного приложения, доступного для PC, Mac, iPhone и iPad, Android.

Сервис интегрирован с крупнейшей международной базой данных Scopus, что существенно упрощает пользование Mendeley и позволяет работать с огромным количеством публикаций со всего мира. Если есть профиль в Scopus, можно выполнить автоматический импорт всех своих научных трудов, а не переносить их вручную. Если исследователь зарегистрирован в других системах компании Elsevier, например, в Scopus, My Research, ScienceDirect, он сможет войти в программу Mendeley, используя такой же логин и пароль.

Платформа позволяет ученым выполнять множество задач:

1. Собирать научные материалы и хранить собственную электронную библиотеку.
2. Перечитывать статьи из библиотеки из любого подходящего места – на смартфоне, домашнем компьютере, на сайте.
3. Создавать группы с единомышленниками и вести коллективную работу.
4. Оформлять ссылки и списки литературы при помощи одного из встроенных стилей или создав индивидуальный.
5. Создать свой профиль в интернете, чтобы делиться результатами исследований с другими учеными.
6. Использовать Mendeley для поиска интересующих материалов, рекомендаций, сотрудников и единомышленников.

Какие есть возможности у сервиса?

Основные возможности программы следующие:

1. Автоматизация извлечения информации из документов в PDF-формате.
2. Синхронизация данных с учетной записью.
3. Встроенная функция для просмотра PDF-файлов и внесения правок.
4. Поиск материалов в библиотеке по названию, автору, ключевым словам.
5. Управление PDF-файлами в автоматическом режиме (можно переименовать документы по определенной схеме, просматривать папки).
6. Поиск нужной информации в Интернете с помощью Google Scholar.
7. Применение тегирования для распределения документов по категориям.
8. Экспорт отдельных текстов из библиотеки в формате BibTeX.
9. Добавление сносок из раздела со ссылками.

Социальная сеть открывает дополнительные возможности:

1. Статистика просмотров каждого документа пользователями.
2. 2 ГБ пространства для хранения файлов в сети.
3. Указание личной информации, интересов в собственном профиле.
4. Автоматический импорт документов в библиотеку со специализированных сайтов через программу Букмарклет.

Помимо этого, у программы Mendeley есть немало полезных функций, упрощающих работу с системой. Одна из них – просмотр статистики опубликованных текстов для оценки влияния научных трудов каждого исследователя в отдельности. Функция Stats позволяет следить за показателями эффективности работы и заинтересованностью читателями, а именно:

• читаемость;
• цитируемость;
• активность групп;
• статус и научное направление читателей;
• упоминания в СМИ.

Инструмент Stats дает возможность всем авторам опубликованных статей узнать уникальный результат цитирования и использования авторских материалов в системе Mendeley, а также получить информацию по скачиваниям и просмотрам текстов. Таким образом, с помощью этого инструмента ученые могут отслеживать, пользуются ли их работы спросом в научных сообществах. Узнать свою статистику смогут только те пользователи, которые публикуются на платформе Scopus.

Интеграция с ScienceDirect позволяет найти полный текст статьи в формате HTML или PDF, ключевые слова, географию нахождения читателей, ссылки на различные источники.

На сервисе предусмотрен набор инструментов, который помогает ученым отслеживать появление новых статей только в своей области исследований. Это делается путем соединения с группой единомышленников и дает возможность быть в курсе происходящего именно в тех сферах, которые вам интересны.

Для удобства и быстрого доступа к интересующим материалам на Mendeley есть страница Suggest. На ней подбираются рекомендованные публикации с учетом предпочтений автора. При подборе научных трудов используется сразу четыре алгоритма:

• Популярное в выбранной области – показывает актуальные работы в определенной сфере за весь период;
• Актуальное в выбранной области – отражает статьи, которые популярны сейчас в определенном направлении;
• На основании последнего документа в библиотеке – литература, похожая на загружаемую пользователем в последнее время;
• На основании всех документов в библиотеке – статьи, похожие по содержанию на существующие в библиотеке автора материалы.

Обновление рекомендаций осуществляется автоматически по мере добавления новых материалов пользователями. Программой предусмотрено свыше 25 млн. новых публикаций в каждой интеграции. Это означает, что рекомендации буду обновляться даже в том случае, если сам автор не будет добавлять новые статьи, на основании деятельности других пользователей Mendeley по аналогичным тематикам.

Установка и регистрация в Mendeley

Чтобы начать пользоваться Mendeley, необходимо зарегистрироваться на сайте www.mendeley.com, после чего скачивание программы начнется автоматически. Для регистрации нужно ввести следующие данные:

• имя и фамилию исследователя;
• электронный адрес;
• пароль;
• область науки, в которой работает ученый;
• ученое звание или академический статус.

Обратите внимание, что если вы уже зарегистрированы в одной из систем Elsevier (например, в Scopus), регистрироваться заново не нужно. Достаточно будет нажать на кнопку «Sign In», которая находится в правом верхнем углу на главной странице сайта.

Если после ввода данных и нажатия кнопки «Download Mendeley» скачивание сервиса не начнется автоматически, нужно нажать на гиперссылку «restart the download». После этого переходят к установке программы, для чего необходимо запустить скачанный файл и нажать кнопку «Finish». Чтобы загрузить мобильную версию программы, скачайте приложение на App Store или Play Market (в зависимости от операционной системы на смартфоне). Не забудьте выполнить синхронизацию, чтобы информация с одного профиля была доступна на различных устройствах.

При первом запуске выполняют такие шаги:

1. Вводят адрес электронной почты и пароль, указанные при регистрации. Для входа в личный профиль нужно нажать «Sign In».
2. Программа предложит сразу загрузить PDF-файл для добавления в библиотеку, этот шаг можно пропустить.
3. Откроется окно с рекомендациями, чтобы добавить научные статьи в интересующей научной сфере. Добавлять материалы необязательно.
4. Лучше сразу установить плагин для создания и форматирования ссылок, при этом MS Word должен быть закрыт (как это сделать, будет описано в следующем разделе).
5. Чтобы создать новую папку, нажмите на функцию «Create Folder» в списке меню слева и введите подходящее название.
6. Для загрузки документов в меню File выбирают «Add Files…», чтобы добавить отдельный PDF-файл, или «Add Folder…» для добавления целой папки с файлами.

Как пользоваться Mendeley?

У программы четыре главных функции:

1. Загрузка материалов напрямую с онлайн-площадок.
2. Хранение статей в собственной библиотеке, управление и чтение документов в онлайн и офлайн режимах.
3. Выделение отдельных фрагментов текста, внесение комментариев, распространение информации среди членов исследовательской группы.
4. Создание библиографических списков, ссылок нажатием кнопки для написания собственного научного труда с выбором подходящего стиля.

Загружать документы в библиотеку Mendeley можно с помощью функции импортирования в программе, через веб-импортер в браузере, просмотр папок и окно поиска. Функция импортирования «Import…»используется для добавления материалов из других баз данных, найти ее можно в Mendeley Desktop во вкладке «File». Для применения веб-импортера нужно в браузере выбрать функцию «Save to Mendeley», но перед этим необходимо в Mendeley Desktop во вкладке «Tools» нажать на кнопку «Install Web Importer». Тогда появится возможность скачивать статьи из Интернета сразу в библиотеку системы.

Чтобы все PDF-файлы из отдельной папки на компьютере автоматически сохранялись в библиотеке, нужно включить функцию «Watch Folder» во вкладке программы «File» (пример показан на рисунке ниже).

Сохранение PDF-файлов (Источник)

Для добавления файлов вручную есть опция «Add Entry Manually…». Нажмите на соответствующую строку в меню. Появится всплывающее окно, где потребуется выбрать тип файла (чаще всего это «Journal Article», «Book» или «Book Section»). Далее вводятся: название статьи, данные об авторах, журнал, год издания и другие сведения об интересующей публикации. ФИО ученых можно вводить полностью без знаков препинания, программа автоматически преобразует данные в нужный формат.

Когда в библиотеке будет уже несколько документов, ими можно будет управлять следующим образом:

• создавать папки для разных областей науки;
• добавлять к научным трудам теги, чтобы легче находить их;
• синхронизировать данные в мобильном приложении и онлайн-версии платформы с помощью функции Sync, чтобы файлы автоматически поступали в обе версии;
• контролировать, сколько места осталось в памяти профиля в сети, используя опцию Account usage.

Управление файлами (Источник)

Mendeley выполняет сортировку материалов в первую очередь по содержимому вкладки «Notes» («Заметки»), далее по первому автору, при этом русские ученые оказываются в конце списка. Чтобы переместить отечественных авторов в начало списка, нужно выделить интересующую русскоязычную статью, перейти во вкладку «Notes» и поставить какой-либо знак (к примеру, «1»). Используйте один и тот же знак для всех русских материалов, чтобы облегчить и ускорить поиск.

В Mendeley можно создавать частные группы и добавляться в существующие. В своей группе есть возможность открывать доступ к файлам библиотеки для участников, для этого выбранные материалы нужно хранить в соответствующей папке. Также создатель и участники группы могут выделять фрагменты текста, комментировать их и вносить свои замечания.

Существует три типа групп:

1. Open Public Groups – открытая группа для всех желающих, каждый вправе подписаться и делиться ссылками.
2. Invite-only Public Groups – вступить и публиковать материалы можно только по приглашению.
3. Private Groups – закрытая от внешнего мира группа.

В платной версии Team Plan появляется возможность создавать закрытые группы сразу для 50 участников с неограниченным объемом памяти для хранения документов.

Создание закрытой группы (Источник)

Создание и форматирование ссылок в авторских научных работах становится возможным после установки плагина в MS Word. Для этого следует нажать на кнопку «Install MS Word Plugin» в Mendeley Desktop во вкладке «Tools». В MS Word появится дополнительная панель инструментов «Mendeley Toolbar», которая позволит:

• вставлять ссылки нажатием на опцию «Insert Citation»;
• добавлять библиографические сведения в конце раздела или всей статьи;
• менять формат текста, для чего в базе сохранено 6500 стилей.

Возможности плагина в MS Word (Источник)

В версиях MS Word от 2007 года и позже эта опция расположена во вкладке «References» («Ссылки»). Если установлена более ранняя версия программы, функция появится в виде отдельной панели инструментов.

Чтобы вставить цитату, нажмите «Insert Citation» и введите ключевые слова из названия статьи или фамилии автора в появившемся всплывающем окне. Появится окно с перечнем совпадающих по запросу документов, из которых следует выбрать подходящие научные труды. После добавления всех нужных работ нажмите ОК.

Есть и другой способ – не вводить ключевые слова, а в том же всплывающем окне нажать кнопку «Go to Mendeley». Откроется окно программы Mendeley, где понадобится вручную найти требуемые научные работы. Чтобы выделить несколько документов, нажмите на каждый левой кнопкой мыши, зажав при этом клавишу «ctrl». После этого нажмите кнопку «Cite» – окно закроется автоматически, и вы вернетесь в MS Word. Цитата появится в том месте, где стоял курсор. Чтобы поменять стиль, щелкните на строку «Style» и выберите подходящий стиль из предложенного списка.

Для добавления списка литературы используется функция «Insert Bibliography». Необходимые данные появятся в текст автоматически. Если после этого исследователь вносит правки в документы в системе Mendeley, для обновления информации в MS Word нужно нажать на кнопку «Refresh».

Заключение

Многих молодых ученых и исследователей интересует вопрос, как пользоваться Mendeley. Эта программа помогает находить единомышленников со всего мира, делиться с ними своими комментариями по поводу статей, узнавать новости из сферы интересующих областей знаний. В системе ученые создают собственную библиотеку, куда добавляют научные материалы и используют их для собственного развития.

Достаточно зарегистрироваться на официальном сайте, чтобы скачать программу на собственный компьютер, мобильный телефон и иметь возможность заходить в библиотеку онлайн из любой точки мира.

Создавайте научный профиль, чтобы находить коллег и единомышленников. Добавляйте интересующие вас материалы в открытую библиотеку и размещайте в своем профиле, чтобы другие ученые могли просматривать публикации. Делитесь комментариями и аннотациями для взаимодействия с научными сотрудниками, интересующимися схожими направлениями исследований.

Автоматизация создания и редактирования списков использованных источников с помощью Mendeley

Списки использованных источников приходится использовать довольно часто. Студенты пишут курсовые и дипломы, магистранты, аспиранты и докторанты пишут диссертации. Научные сотрудники пишут статьи и отчеты и много чего еще. Уверен, что каждому из читателей хотя бы раз в жизни приходилось составлять пристатейный список литературы и указывать ссылки на литературу в тексте.

При создании статьи в Сети можно вставлять гиперссылки на источники прямо в тексте, либо добавить в «подвале» маркированный список, в котором эти источники и любая рекомендованная к прочтению литература будут перечислены в произвольном порядке. Однако в научном сообществе и в системе образования к правилу оформления таких списков предъявляются строгие (и порой противоречивые) требования, соблюдать которые вручную — дело муторное и неблагодарное.
В этой статье я поделюсь своим опытом автоматизации создания списка использованных источников с помощью Mendeley. При написании текстов я использую MS Word 2007 потому что он лучше его приобрел работодатель. Все нижеописанное можно повторить в Open Office.

Чем мне не угодили встроенные в MS Word средства создания списков литературы?

Вообще-то в MS Word начиная с версии 2007 встроен механизм формирования списков литературы, который даже поддерживает (якобы) ГОСТ.

В теории все просто — вы вносите всю использованную литературу в базу данных и затем ссылаетесь на нее по мере необходимости. В конце документа располагаете список. Ссылки в нужном формате будут разбросаны по тексту. Но на практике все сложнее. Во-первых пользователю необходимо внести все используемые источники литературы, заполняя для этого все поля формы.

Внести десяток трудов — труд не малый. Заполнить базу из сотни наименований — риск нервного срыва. Поиск по базам данных у меня почему-то ничего путного не находил. Впрочем, все труды все-равно будут напрасны, потому, что встроенный шаблон далек от ГОСТа. Нет даже пресловутых квадратных скобок. Впрочем, последняя проблема лечится редактированием шаблона.

Итак, что меня не устраивало в Word:

• Необходимость вручную заполнять огромное количество полей для каждой публикации
• Отсутствие нормальной базы с уже заполненными карточками литературных источников
• Необходимость редактировать шаблон форматирования вручную на свой страх и риск (а вдруг ПО обновится и мои правки приведут к потере работоспособности?)

Коротко о Mendeley

В настоящее время для создания списков литературы и расстановки ссылок на литературу в тексте я использую Mendeley. Это не единственная (и возможно не лучшая) система, но она меня устраивает и я хочу поделиться своим опытом использования.

Работает Mendeley следующим образом: вы заводите свой аккаунт, скачиваете и устанавливаете софт и заводите свою собственную базу карточек источников. Также полезно скачать и установить плагин для MS Word (или Open Office).

Добавление ссылки на литературу с помощью плагина для MS Word

Можно также использовать плагин для браузера, что облегчает иногда добавление найденных в интернете источников.

Перетащив найденный в сети объект можно получить готовую карточку в Mendeley. А можно и не получить. В любом случае — очень внимательно редактируйте карточки, полученные с помощью плагина в браузере.

Установив десктопную версию или зайдя в свой аккаунт через браузер, вы можете пользоваться поиском по базе уже созданных карточек. Правда с русскоязычными изданиями поиск практически не работает, зато зарубежную литературу находит почти всегда, и вносить ее вручную приходится редко. Найденные в сети карточки можно добавить к себе и отредактировать (стоит проверять чужие карточки на наличие ошибок и неполное заполнение — мне попадались карточки, заполненные невнимательными лентяями. В любом случае редактировать готовое проще, чем заполнять все самому).

Скриншот Mendeley Decktop во время работы

Впрочем, даже если поиск по внутренней базе Mendeley не принес результатов, не стоит спешить заполнять карточку вручную. Заходим в Гугл Академию и пробуем найти требуемый источник там. Если источник нашелся, то находим под ним ссылочку «Импортировать в BibTeX», сохраняем объект по ссылке как файл и открываем его программкой Mendeley Desktop. Как правило, мы получаем уже на половину заполненную карточку источника. Отредактировать такую карточку проще, чем заполнять вручную.

Пример того, как можно раздобыть готовый файл BibTeX через Гугл Академию

Что касается шаблонов форматирования ссылок и самого списка литературы, то помимо огромного количества уже установленных по умолчанию шаблонов, можно добавлять свои. Шаблоны эти пишутся не как попало, а на специальном «языке стиля цитат» Citation Style Language (CSL), основанном в свою очередь на XML.

Я не буду приводить ссылки на конкретные шаблоны, которые использую в своей работе, так как не уверен, что они являются самыми удачными. Скажу лишь, что требования российских научных издательств, зарубежных издательств, диссертационных советов и прочая и прочая существенно различаются, но до сих пор под каждого из них мне удавалось найти неплохой шаблон.

Общий алгоритм использования системы Mendeley

1. Регистрируемся, скачиваем софт, устанавливаем плагины
2. Создаем нужные папки (например «Курсовая» «Диплом» «Научный отчет» и т.п.) по желанию
3. Ищем необходимую литературу в поиске и перетаскиваем нужные карточки в свою папку
4. Если что не нашлось в Mendeley, ищем в гугле или где-либо еще, открываем сохраненные файлы BibTeX и добавляем в свою папку
5. Проверяем корректность найденных карточек
6. Если нигде не нашлось ничего — создаем новую карточку и заполняем вручную, по желанию/необходимости прикрепляем файл самой статьи
7. Открываем текст нашей будущей работы в MS Word/Open Office и добавляем ссылки в нужных местах, выбираем шаблон форматирования списка и добавляем в конце документа список источников
8. Внимательно просматриваем полученный список источников. Если что-то пошло не так редактируем карточки источников, либо редактируем/выбрасываем шаблон и ищем/пишем новый
9. Радуемся результату

Как правило одни и те же источники могут использовать в разных статьях, в диссертации, научном отчете и т.п. Однажды добавив ее в свой профиль вы будете получать ссылку на нее в несколько кликов мыши.

Mendeley как помощник при литературном поиске

Помимо того, что Mendeley позволяет легко и быстро формировать списки литературы, он также помогает в поиске литературы, позволяя находить «похожие статьи», а также искать по автору, ключевым словам и т.д.

Заполнения профиля Mendeley подразумевает некоторое подобие социальной сети для научных работников. Также есть возможность командной работы, но до сих пор мне не удалось убедить коллег использовать эту систему (может быть данная статья поможет), поэтому опыта такой работы нет.

Mendeley позволяет хранить не только библиографические данные статей и их аннотации, но и прикреплять pdf-файлы с полным текстом. А также скачивать полнотекстовые версии тех статей, которые другие участники системы выложили в открытый доступ.

Изучить функционал и интерфейс системы можно с помощью обучающих видео-роликов и хорошо написанной (правда на английском) помощи.

Другие полезные возможности Mendeley

• Наличие плагина для Open Office (я лично не проверял его работоспособность)
• Возможность гибкой настройки много чего помимо стилей списков литературы (например, порядок хранения файлов на диске)
• Возможность интеграции с аналогичными системами, в первую очередь Zatero
• Можно хранить карточки собственных публикаций и надеяться, что другие пользователи системы найдут их при поиске по ключевым словам, используют, сошлются и повысят ваш индекс цитируемости
• Есть версия Mendeley Desktop не только для Windows, но и для Linux и MacOS
• Есть мобильное приложение для IPhone
• Опубликованы API

Недостатки Mendeley

Некоторые недостатки можно назвать «особенностями», но я не буду использовать эту уловку.

• Поиск по литературе не работает с русскоязычными источниками (готовьтесь вносить их в ручную)
• Даже десктопная версия требует подключения к Интернету. Офф-лайн режим не предусмотрен
• Необходимо регистрироваться, заводить свой аккаунт и работать с ним
• Если в вашем документе есть ссылки на 100 и более источников литературы и вы внесли правку (добавили еще один источник, открыли для редактривания ссылку), готовьтесь к небольшим притормаживаниям MS Word
• Возможности бесплатного аккаунта ограничены: объем хранения полнотекстовых версий статей, количество рабочих групп и количество участников группы. (Впрочем, я не привязываю pdf-файлы ко всем статьям, с которыми работаю, и большую часть храню отдельно, что позволяет свободно пользоваться бесплатным аккаунтом)
• Нет приложения для Android и других не яблочных мобильных платформ

Заключение

Mendeley может пригодиться студентам, аспирантам, научным работникам да и вообще кому угодно. Потратив немного времени на изучение этой системы можно сэкономить кучу нервов при работе со списками литературы, особенно, когда в тщательно выверенном документе приходится менять местами два подраздела и вычищенная вручную система нумерации ссылок идет прахом.

Данная статья не претендует на полный и всеобъемлющей обзор системы Mendeley и призвана лишь привлечь внимание заинтересованных лиц к использованию подобных средств автоматизации. Автору лично известно немало именитых ученых (в том числе из области технических наук), которые до сих пор тратят драгоценное время на составление списка литературы вручную.

Bibliostyle

Как сделать список литературы в ворде с помощью Mendeley

1. Запустите программу Mendeley Desktop и войдите в нее со своей учетной записью.

Чтобы автоматически составлять библиографические списки в Word у вас должна быть установлена программа Mendeley Desktop.
Также вначале вам следует зарегистрироваться на сайте mendeley.com и добавить в свою подборку (библиотеку – My Library) данные литературных источников.

2. Установите и активируйте стиль цитирования.

Вначале нужно открыть специальное окно Citation Styles, нажав в верхней панели меню View – Citation style – More styles…

Во вкладке Get More Styles сверху в поле поиска напишите “russ” или “GOST”.
Щелкните мышью по нужному стилю в списке найденных и нажмите на появившуюся кнопку Install.

Чтобы активировать стиль нужно кликнуть по названию стиля в списке и нажать на кнопку Use this Style.

3. Установите дополнение MS Word Plugin

Если Word открыт, то его нужно закрыть.
В меню программы Mendeley нужно нажать
Tools – Install MS Word Plugin.

Установится дополнение (плагин) для автоматической вставки ссылок и библиографии в текст документов Word.

4. Переходим к вставке ссылок и библиографии.

Откройте документ MS Word. Установите курсор в любом месте на странице.
В верхней панели меню Word перейдите на вкладку “Ссылки” и в панели “Mendeley Cite-O-Matic нажмите кнопку с надписью “Insert Citation” (Вставить ссылку).

Появится панель, в которой нужно нажать кнопку “Go To Mendeley” (Перейти к Mendeley), и вы перейдете в программу Mendeley Desktop. Дождитесь ее открытия.

В центральном окне этой программы в подборке литературы щелкните мышью на любую запись в списке. Затем нажмите кнопку “Cite” в верхней панели меню Mendeley Desktop.

Вы перейдете обратно в Word , а на месте курсора появится ссылка на статью.

Нажмите пару раз клавишу ввод, чтобы перейти на несколько строк ниже и в панели “Ссылки” меню Word перейдите нажмите кнопку “Insert Bibliography” (Вставить библиографию). В результате будет автоматически сформирован Список литературы.

Чтобы изменить оформление Ссылок и Списка литературы нужно в той же панели в Word рядом с надписью “Style” нажать на стрелочку выпадающего списка и выбрать в списке скаченный и установленный стиль “gost-r-7-0-5-2008-numeric”.

Попробуете вставить цитаты и список литературы в документ Word и, уверяю вас, вам понравится!