Мастер импорта данных в excel

Хотя вы не можете экспортировать данные в Excel текстового файла или документа Word, вы можете импортировать данные из текстового файла на Excel с помощью мастера импорта текста в word. Мастер импорта текста проверяет импортируемый текстовый файл и гарантирует, что данные будут импортироваться нужным образом.     

Примечание: Мастер импорта текста — это устаревшая функция, которая по-прежнему поддерживается для обеспечения совместимости с текстом. Кроме того, вы можете импортировать текстовый файл, подключившиськ ним с помощью Power Query.

Перейдите на вкладку Данные и > Внешние данные > из текста. Затем в диалоговом окне Импорт текстового файла дважды щелкните текстовый файл, который вы хотите импортировать, и откроется диалоговое окно Мастер импорта текста.

Шаг 1 из 3

Исходный тип данных    Если элементы текстового файла разделены знаками табули, двоеточиями, за двоеточиями, пробелами или другими символами, выберите разделимы. Если все элементы в каждом столбце имеют одинаковые длину, выберите Фиксированная ширина.

Начало импорта в строке    Введите или выберите номер строки, чтобы указать первую строку данных, которые нужно импортировать.

Источник файла    Выберите набор символов, используемый в текстовом файле. В большинстве случаев этот параметр можно оставить по умолчанию. Если вы знаете, что текстовый файл был создан с использованием не того набора символов, который используется на компьютере, необходимо изменить этот параметр в зависимости от набора символов. Например, если на компьютере установлен набор символов 1251 (кириллица, Windows), но известно, что файл был произведен с использованием набора символов 1252 (западноевропейский, Windows), необходимо установить для файла 1252.

Предварительный просмотр файла    В этом поле текст будет отображаться так, как он будет отображаться при разделении на столбцы на этом сайте.

Шаг 2 из 3 (данные с делегами)

Разделители    Выберите знак, который разделяет значения в текстовом файле. Если символа нет в списке, выберите другой и введите символ в поле, содержа которое содержит курсор. Эти параметры недоступны, если ваш тип данных имеет тип Фиксированная ширина.

Обрабатывать последовательные седиметры как один    Если данные содержат несколько символов между полями данных или данные содержат несколько настраиваемого разного знака, выберите этот вариант.

Квалификатор текста    Вы можете выбрать символ, который должен быть заключен в текстовый файл. При Excel знака квалификатора текста весь текст, следующий за ним и предшествующий следующему вхождению этого знака, импортируется как одно значение, даже если текст содержит знак с замещением. Например, если в качестве запятой является запятая (,), а квалификатор текста — кавычка («), «Даллас, Штат» импортируется в одну ячейку, например Даллас,штат Техас. Если в качестве квалификатора текста не указан символ или апостроф (‘), «Даллас, Штат» импортируется в две смежные ячейки, например «Даллас и Техас».

Если между текстовыми квалификаторами есть знак с Excel, Excel опустить квалификаторы в импортируемом значении. Если между текстовыми квалификаторами нет знака Excel квалификатор включается в импортируемом значении. Следовательно, «Даллас, Техас» (с помощью квалификатора текста кавычка) импортируется в одну ячейку с искомым названием «Даллас Штата».

Предварительный просмотр данных    Просмотрите текст в этом поле, чтобы убедиться, что текст будет разделен на столбцы на нужном вам поле.

Шаг 2 из 3 (данные фиксированной ширины)

Предварительный просмотр данных    Установите ширину полей в этом разделе. Щелкните окно предварительного просмотра, чтобы установить разрыв столбца, который представлен вертикальной линией. Дважды щелкните разрыв столбца, чтобы удалить его, или перетащите разрыв столбца, чтобы переместить его.

Шаг 3 из 3

Нажмите кнопку «Дополнительные», чтобы сделать следующее:

• Укажите тип десятичных и тысячных сепараторов, используемых в текстовом файле. При импорте данных в Excel будут совпадать с теми, которые указаны в параметрах языка и региональных параметров или региональных Параметры (Windows панели управления).

• Укажите, что одно или несколько числных значений могут содержать знак «минус».

Формат данных столбца    Выберите формат данных столбца, выбранного в разделе Предварительный просмотр данных. Если вы не хотите импортировать выбранный столбец, выберите не импортировать столбец (пропустить).

После выбора формата данных для выбранного столбца в заголовке столбца в области Предварительный просмотр данных отображается формат. Если вы выбрали Дата, выберите формат даты в поле Дата.

Выберите формат данных, который полностью соответствует предварительным данным, Excel правильно преобразовать импортируемые данные. Например:

• Чтобы преобразовать столбец всех номеров валюты в формат Excel, выберите Общий.

• Чтобы преобразовать столбец со всеми числами знаков в формат Excel текст, выберите Текстовый.

• Чтобы преобразовать столбец всех знаков даты, каждой даты в порядке года, месяца и дня, в формат даты Excel, выберите Дата ,а затем в поле Дата выберите тип ДАТЫ.

Excel импортировать столбец как общий, если преобразование может привести к непредвиденным результатам. Например:

• Если столбец содержит сочетание форматов, таких как буквы и цифры, Excel преобразует столбец в общий.

• Если в столбце дат каждая дата упорядочена по году, месяцу и дате, а вы выбрали Date вместе с типом даты MDY,Excel преобразует столбец в общий формат. Столбец, содержащий символы даты, должен полностью соответствовать Excel или пользовательским форматам даты.

Если Excel не преобразует столбец в нужный формат, вы можете преобразовать данные после импорта.

• Преобразование чисел из текстового формата в числовой

• Преобразование дат из текстового формата в формат даты

• ТЕКСТ

• ЗНАЧЕН

Выбрав нужные параметры, нажмите кнопку Готово, чтобы открыть диалоговое окно Импорт данных и выберите место для хранения данных.

Импорт данных

Эти параметры можно настроить для управления процессом импорта данных, включая свойства подключения к данным, а также файл и диапазон для заполнения импортируемыми данными.

• Параметры в списке Выберите способ просмотра этих данных в книге доступны только в том случае, если у вас подготовлена модель данных, и вы можете добавить этот импорт в эту модель (см. третий элемент в этом списке).

• Укажите целевую книгу:

  • Если вы выбрали ВариантНа существующий лист, щелкните ячейку на листе, чтобы разместить первую ячейку импортируемых данных, или щелкните и перетащите, чтобы выбрать диапазон.

  • Выберите элемент «Новый таблица», чтобы импортировать его на новый (начиная с ячейки A1)

• Если у вас есть модель данных, щелкните Добавить эти данные в модель данных, чтобы включить этот импорт в модель. Дополнительные сведения см. в статье Создание модели данных в Excel.

  Обратите внимание, что при выборе этого параметра параметры в области Выберите способ просмотра данных в книге будут разблокированы.

• Нажмите кнопку Свойства, чтобы настроить нужные свойства диапазона внешних данных. Дополнительные сведения см. в управлении диапазонами внешних данных и их свойствами.

• Когда вы будете готовы завершить импорт данных, нажмите кнопку ОК.

Примечания: Мастер импорта текста — это устаревшая функция, которую может потребоваться включить. Если вы еще не сделали этого, то: 

1. Щелкните Параметры > > данных.

2. В области Показать устаревшие мастеры импорта данныхвыберите Из текста (устаревшие).

После включения перейдите на вкладку Данные > Получить & Transform Data > Get Data > Legacy Wizards > From Text (Legacy). Затем в диалоговом окне Импорт текстового файла дважды щелкните текстовый файл, который нужно импортировать, и откроется мастер импорта текста.

Шаг 1 из 3

Исходный тип данных    Если элементы текстового файла разделены знаками табули, двоеточиями, за двоеточиями, пробелами или другими символами, выберите разделимы. Если все элементы в каждом столбце имеют одинаковые длину, выберите Фиксированная ширина.

Начало импорта в строке    Введите или выберите номер строки, чтобы указать первую строку данных, которые нужно импортировать.

Источник файла    Выберите набор символов, используемый в текстовом файле. В большинстве случаев этот параметр можно оставить по умолчанию. Если вы знаете, что текстовый файл был создан с использованием не того набора символов, который используется на компьютере, необходимо изменить этот параметр в зависимости от набора символов. Например, если на компьютере установлен набор символов 1251 (кириллица, Windows), но известно, что файл был произведен с использованием набора символов 1252 (западноевропейский, Windows), необходимо установить для файла 1252.

Предварительный просмотр файла    В этом поле текст будет отображаться так, как он будет отображаться при разделении на столбцы на этом сайте.

Шаг 2 из 3 (данные с делегами)

Разделители    Выберите знак, который разделяет значения в текстовом файле. Если символа нет в списке, выберите другой и введите символ в поле, содержа которое содержит курсор. Эти параметры недоступны, если ваш тип данных имеет тип Фиксированная ширина.

Обрабатывать последовательные седиметры как один    Если данные содержат несколько символов между полями данных или данные содержат несколько настраиваемого разного знака, выберите этот вариант.

Квалификатор текста    Вы можете выбрать символ, который должен быть заключен в текстовый файл. При Excel знака квалификатора текста весь текст, следующий за ним и предшествующий следующему вхождению этого знака, импортируется как одно значение, даже если текст содержит знак с замещением. Например, если в качестве запятой является запятая (,), а квалификатор текста — кавычка («), «Даллас, Штат» импортируется в одну ячейку, например Даллас,штат Техас. Если в качестве квалификатора текста не указан символ или апостроф (‘), «Даллас, Штат» импортируется в две смежные ячейки, например «Даллас и Техас».

Если между текстовыми квалификаторами есть знак с Excel, Excel опустить квалификаторы в импортируемом значении. Если между текстовыми квалификаторами нет знака Excel квалификатор включается в импортируемом значении. Следовательно, «Даллас, Техас» (с помощью квалификатора текста кавычка) импортируется в одну ячейку с искомым названием «Даллас Штата».

Предварительный просмотр данных    Просмотрите текст в этом поле, чтобы убедиться, что текст будет разделен на столбцы на нужном вам поле.

Шаг 2 из 3 (данные фиксированной ширины)

Предварительный просмотр данных    Установите ширину полей в этом разделе. Щелкните окно предварительного просмотра, чтобы установить разрыв столбца, который представлен вертикальной линией. Дважды щелкните разрыв столбца, чтобы удалить его, или перетащите разрыв столбца, чтобы переместить его.

Шаг 3 из 3

Нажмите кнопку «Дополнительные», чтобы сделать следующее:

• Укажите тип десятичных и тысячных сепараторов, используемых в текстовом файле. При импорте данных в Excel будут совпадать с теми, которые указаны в параметрах языка и региональных параметров или региональных Параметры (Windows панели управления).

• Укажите, что одно или несколько числных значений могут содержать знак «минус».

Формат данных столбца    Выберите формат данных столбца, выбранного в разделе Предварительный просмотр данных. Если вы не хотите импортировать выбранный столбец, выберите не импортировать столбец (пропустить).

После выбора формата данных для выбранного столбца в заголовке столбца в области Предварительный просмотр данных отображается формат. Если вы выбрали Дата, выберите формат даты в поле Дата.

Выберите формат данных, который полностью соответствует предварительным данным, Excel правильно преобразовать импортируемые данные. Например:

• Чтобы преобразовать столбец всех номеров валюты в формат Excel, выберите Общий.

• Чтобы преобразовать столбец со всеми числами знаков в формат Excel текст, выберите Текстовый.

• Чтобы преобразовать столбец всех знаков даты, каждой даты в порядке года, месяца и дня, в формат даты Excel, выберите Дата ,а затем в поле Дата выберите тип ДАТЫ.

Excel импортировать столбец как общий, если преобразование может привести к непредвиденным результатам. Например:

• Если столбец содержит сочетание форматов, таких как буквы и цифры, Excel преобразует столбец в общий.

• Если в столбце дат каждая дата упорядочена по году, месяцу и дате, а вы выбрали Date вместе с типом даты MDY,Excel преобразует столбец в общий формат. Столбец, содержащий символы даты, должен полностью соответствовать Excel или пользовательским форматам даты.

Если Excel не преобразует столбец в нужный формат, вы можете преобразовать данные после импорта.

• Преобразование чисел из текстового формата в числовой

• Преобразование дат из текстового формата в формат даты

• ТЕКСТ

• ЗНАЧЕН

Выбрав нужные параметры, нажмите кнопку Готово, чтобы открыть диалоговое окно Импорт данных и выберите место для хранения данных.

Импорт данных

Эти параметры можно настроить для управления процессом импорта данных, включая свойства подключения к данным, а также файл и диапазон для заполнения импортируемыми данными.

• Параметры в списке Выберите способ просмотра этих данных в книге доступны только в том случае, если у вас подготовлена модель данных, и вы можете добавить этот импорт в эту модель (см. третий элемент в этом списке).

• Укажите целевую книгу:

  • Если выбрать на существующемлисте , щелкните ячейку на листе, чтобы разместить первую ячейку импортируемых данных, или щелкните и перетащите, чтобы выбрать диапазон.

  • Выберите элемент «Новый таблица», чтобы импортировать его на новый (начиная с ячейки A1)

• Если у вас есть модель данных, щелкните Добавить эти данные в модель данных, чтобы включить этот импорт в модель. Дополнительные сведения см. в статье Создание модели данных в Excel.

  Обратите внимание, что при выборе этого параметра параметры в области Выберите способ просмотра данных в книге будут разблокированы.

• Нажмите кнопку Свойства, чтобы настроить нужные свойства диапазона внешних данных. Дополнительные сведения см. в управлении диапазонами внешних данных и их свойствами.

• Когда вы будете готовы завершить импорт данных, нажмите кнопку ОК.

Примечание: Если данные есть в документе Word, сначала сохраните их в виде текстового файла. Щелкните Файл > сохранить каки выберите тип файла .txt (обычный текст).

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Общие сведения о Microsoft Power Query для Excel

Смотрите видео после статьи

видео может дополнять статью или содержать её полностью

Как известно, часто встречаются случаи, когда данные для обработки уже есть. В этом случае требуется их поместить на лист Excel и обработать нужным образом. Самый плохой вариант — перепечатать вручную. На самом деле это в большинстве случаев не нужно, поскольку можно использовать функции импорта данных, встроенные в Excel.

Если вы пользуетесь программой 1С, то вам также будет полезно узнать как сделать экспорт данных в Excel из 1С.

Когда допустимо использовать импорт в Excel

Далеко не всегда. Дело в том, что любой лист Excel состоит из отдельных ячеек, а значит данные из внешнего источника нужно вставить на лист так, чтобы они нужным образом расположились в ячейках. Как подсказывает логика, это возможно только в том случае, когда импортируемые данные имеют вполне определённую структуру. Например, это могут быть регулярно повторяющиеся блоки данных (строки).

Если данные не имеют выраженной структуры, то автоматизировать процесс их импорта в Excel не получится.

Пример хорошо структурированных данных показан на рисунке ниже (текст в блокноте).

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

В данном примере текст разделён на столбцы и строки. Также обратите внимание на то, что в качестве разделителей целой и дробной частей чисел везде использована запятая. Если бы использовалась то точка, то запятая, пришлось бы предварительно привести текст к некоторому единообразию посредством поиска и замены.

Как использовать мастер импорта текста в Excel

Чтобы преобразовать таблицу в блокноте в таблицу Excel, копируем текст и вставляем его на лист Excel. При этом получается следующая картина.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Оставлять в таком виде таблицу нельзя. Нажимаем на значок меню в правом нижнем углу и выбираем пункт «Использовать мастер импорта текста«. Назначение данного инструмента — указать Excel, как именно структурирован вставляемый текст, чтобы программа могла его разбить на ячейки так, как нам нужно (если значок пропал, то просто отменить вставку и повторить заново).

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

В нижней части окна отображается текст, структуру которого мы пока ещё не объяснили программе. Именно поэтому он выглядит не так, как нужно. Сразу можно заметить, что заголовок таблицы отличается по форматированию от данных под ним, поскольку вместе с пробелами (или табуляциями) там есть ещё символы «->». Строка под заголовком также нам не нужна, поэтому начинаем импорт с третьей строки. И переходим к следующему шагу в мастере импорта текста.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Здесь потребуется указать, какой символ (или символы) является разделителем столбцов в таблице, скопированной из блокнота. В данном случае я определил, что это табуляция, причём, как правило, несколько, поэтому настройки будут выглядеть так, как показано на рисунке выше.

Вопрос: а вы умеете различать символы табуляции и пробел? (я имею ввиду уже кем-то написанный текст!). На онлайн курсах Word мы это разбираем.

Нажимаем Далее и переходим к следующему шагу.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

На заключительном этапе требуется указать тип данных в каждом столбце. По умолчанию — Общий. Какой тип данных указывать, зависит от того, что в столбцах, а также для чего потом будет использоваться эта таблица. Я это подробно рассматриваю на курсах Microsoft Excel. Сейчас для простоты данный шаг просто пропускаю, поскольку в данном случае (почему?) это не обязательно. В результате получим следующее.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Добавим заголовок (можно также импортом, а можно вручную) и отформатируем таблицу. И вот конечный результат.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Подведём итоги

Функция импорта текста в Microsoft Excel позволяет экономить время при создании таблиц в том случае, если данные для таблицы уже есть в другой программе.

Значением по умолчанию для формата данных столбца является « Общее» , которое автоматически преобразует данные в числовой формат, формат даты и текст. По большей части, это будет работать просто отлично. Если у вас есть особые потребности в форматировании, вы можете выбрать Текст или Дата:. Параметр даты также позволяет выбрать формат, в который импортируется дата. И если вы хотите пропустить определенные столбцы, вы можете сделать это тоже.

Каждый из этих параметров применяется к одному или нескольким столбцам, если вы нажмете Shift, чтобы выбрать более одного. Если у вас огромная электронная таблица, таким образом можно пройти через все столбцы таким образом, но это может сэкономить ваше время в долгосрочной перспективе, если все ваши данные будут правильно отформатированы при первом импорте.

Последний параметр в этом диалоговом окне — это меню « Дополнительно» , в котором можно настроить параметры, используемые для распознавания числовых данных. По умолчанию используется точка в качестве десятичного разделителя и запятая в качестве разделителя тысяч, но вы можете изменить это, если ваши данные отформатированы по-разному.

После того, как эти настройки набраны по вашему вкусу, просто нажмите « Готово» и импорт завершен.

Использовать фиксированную ширину вместо разделителей

Если Excel неправильно использует разделители данных или вы импортируете текстовый файл без разделителей , вы можете выбрать фиксированную ширину вместо с разделителями на первом шаге. Это позволяет вам разделить ваши данные на столбцы в зависимости от количества символов в каждом столбце.

Например, если у вас есть электронная таблица, полная ячеек, которая содержит коды с четырьмя буквами и четырьмя цифрами, и вы хотите разделить буквы и цифры между разными ячейками, вы можете выбрать Фиксированная ширина и установить разделение после четырех символов:

Для этого выберите Фиксированная ширина и нажмите Далее> . В следующем диалоговом окне вы можете указать Excel, где разделить данные на разные ячейки, щелкнув отображаемые данные. Чтобы переместить разделение, просто нажмите и перетащите стрелку вверху линии. Если вы хотите удалить разделение, дважды щелкните строку.

После выбора разбиений и нажатия кнопки « Далее>» вы получите те же параметры, что и при импорте с разделителями; Вы можете выбрать формат данных для каждого столбца. Затем нажмите « Готово», и вы получите свою таблицу.

Помимо импорта файлов без разделителей, это хороший способ разделения текста и чисел. из файлов, с которыми вы работаете. Просто сохраните файл как CSV или текстовый файл, импортируйте этот файл и используйте этот метод, чтобы разделить его так, как вы хотите.

Импорт HTML аналогичен импорту CSV или текстовых файлов; выберите файл, выполните те же действия, что и выше, и ваш HTML-документ будет преобразован в электронную таблицу, с которой вы можете работать (это может оказаться полезным, если вы хотите загрузить HTML-таблицы с веб-сайта или если данные веб-формы сохранено в формате HTML).

Экспорт данных из Excel

Экспортировать данные намного проще, чем импортировать их. Когда вы будете готовы к экспорту, нажмите Файл> Сохранить как… (или воспользуйтесь удобным сочетанием клавиш Excel сочетания клавиш ), и вам будет предложен ряд вариантов. Просто выберите тот, который вам нужен.

Вот разбивка нескольких наиболее распространенных:

• .xlsx / .xls : стандартные форматы Excel.
• .xlt : шаблон Excel.
• .xlsb : формат Excel, написанный в двоичном формате вместо XML, который позволяет сохранять очень большие таблицы быстрее, чем стандартные форматы.
• .csv : значение, разделенное запятыми (как в первом примере импорта, использованном выше; может быть прочитано любой программой для работы с электронными таблицами).
• .txt : несколько слегка отличающихся форматов, которые используют вкладки для разделения ячеек в вашей электронной таблице (если есть сомнения, выберите текст с разделителями табуляции вместо другой опции .txt).

Когда вы выбираете формат и нажимаете « Сохранить» , вы можете получить предупреждение, которое выглядит так:

Если вы хотите сохранить файл в формате, отличном от .xlsx или .xls, это может произойти. Если в вашей электронной таблице нет особых функций, которые вам действительно нужны, просто нажмите « Продолжить», и ваш документ будет сохранен.

Один шаг ближе к мастерству в Excel

По большей части люди просто используют таблицы в формате Excel, и их действительно легко открывать, изменять и сохранять. Но время от времени вы будете получать разные документы, например, извлеченные из Интернета или созданные в другом пакете пакет Знание того, как импортировать и экспортировать различные форматы, может сделать работу с такими листами намного удобнее.

Вы импортируете или экспортируете файлы Excel на регулярной основе? Для чего вы считаете это полезным? Есть ли у вас какие-либо советы, чтобы поделиться или конкретные проблемы, для которых вы еще не нашли решение? Поделитесь ими ниже!

---

You might have to use data from various sources for analysis. In Excel, you can import data from different data sources. Some of the data sources are as follows −

• Microsoft Access Database
• Web Page
• Text File
• SQL Server Table
• SQL Server Analysis Cube
• XML File

You can import any number of tables simultaneously from a database.

Importing Data from Microsoft Access Database

We will learn how to import data from MS Access database. Follow the steps given below −

Step 1 − Open a new blank workbook in Excel.

Step 2 − Click the DATA tab on the Ribbon.

Step 3 − Click From Access in the Get External Data group. The Select Data Source dialog box appears.

Step 4 − Select the Access database file that you want to import. Access database files will have the extension .accdb.

The Select Table dialog box appears displaying the tables found in the Access database. You can either import all the tables in the database at once or import only the selected tables based on your data analysis needs.

Step 5 − Select the Enable selection of multiple tables box and select all the tables.

Step 6 − Click OK. The Import Data dialog box appears.

As you observe, you have the following options to view the data you are importing in your workbook −

• Table
• PivotTable Report
• PivotChart
• Power View Report

You also have an option — only create connection. Further, PivotTable Report is selected by default.

Excel also gives you the options to put the data in your workbook −

• Existing worksheet
• New worksheet

You will find another check box that is selected and disabled – Add this data to the Data Model. Whenever you import data tables into your workbook, they are automatically added to the Data Model in your workbook. You will learn more about the Data Model in later chapters.

You can try each one of the options to view the data you are importing, and check how the data appears in your workbook −

• If you select Table, Existing worksheet option gets disabled, New worksheet option gets selected and Excel creates as many worksheets as the number of tables you are importing from the database. The Excel tables appear in these worksheets.

• If you select PivotTable Report, Excel imports the tables into the workbook and creates an empty PivotTable for analyzing the data in the imported tables. You have an option to create the PivotTable in an existing worksheet or a new worksheet.

  Excel tables for the imported data tables will not appear in the workbook. However, you will find all the data tables in the PivotTable fields list, along with the fields in each table.

• If you select PivotChart, Excel imports the tables into the workbook and creates an empty PivotChart for displaying the data in the imported tables. You have an option to create the PivotChart in an existing worksheet or a new worksheet.

  Excel tables for the imported data tables will not appear in the workbook. However, you will find all the data tables in the PivotChart fields list, along with the fields in each table.

• If you select Power View Report, Excel imports the tables into the workbook and creates a Power View Report in a new worksheet. You will learn how to use Power View Reports for analyzing data in later chapters.

  Excel tables for the imported data tables will not appear in the workbook. However, you will find all the data tables in the Power View Report fields list, along with the fields in each table.

• If you select the option — Only Create Connection, a data connection will be established between the database and your workbook. No tables or reports appear in the workbook. However, the imported tables are added to the Data Model in your workbook by default.

  You need to choose any of these options, based on your intent of importing data for data analysis. As you observed above, irrespective of the option you have chosen, the data is imported and added to the Data Model in your workbook.

Importing Data from a Web Page

Sometimes, you might have to use the data that is refreshed on a web site. You can import data from a table on a website into Excel.

Step 1 − Open a new blank workbook in Excel.

Step 2 − Click the DATA tab on the Ribbon.

Step 3 − Click From Web in the Get External Data group. The New Web Query dialog box appears.

Step 4 − Enter the URL of the web site from where you want to import data, in the box next to Address and click Go.

Step 5 − The data on the website appears. There will be yellow arrow icons next to the table data that can be imported.

Step 6 − Click the yellow icons to select the data you want to import. This turns the yellow icons to green boxes with a checkmark as shown in the following screen shot.

Step 7 − Click the Import button after you have selected what you want.

The Import Data dialog box appears.

Step 8 − Specify where you want to put the data and click Ok.

Step 9 − Arrange the data for further analysis and/or presentation.

Copy-pasting data from web

Another way of getting data from a web page is by copying and pasting the required data.

Step 1 − Insert a new worksheet.

Step 2 − Copy the data from the web page and paste it on the worksheet.

Step 3 − Create a table with the pasted data.

Importing Data from a Text File

If you have data in .txt or .csv or .prn files, you can import data from those files treating them as text files. Follow the steps given below −

Step 1 − Open a new worksheet in Excel.

Step 2 − Click the DATA tab on the Ribbon.

Step 3 − Click From Text in the Get External Data group. The Import Text File dialog box appears.

You can see that .prn, .txt and .csv extension text files are accepted.

Step 4 − Select the file. The selected file name appears in the File name box. The Open button changes to Import button.

Step 5 − Click the Import button. Text Import Wizard – Step 1 of 3 dialog box appears.

Step 6 − Click the option Delimited to choose the file type and click Next.

The Text Import Wizard – Step 2 of 3 dialog box appears.

Step 7 − Under Delimiters, select Other.

Step 8 − In the box next to Other, type | (That is the delimiter in the text file you are importing).

Step 9 − Click Next.

The Text Import Wizard – Step 3 of 3 dialog box appears.

Step 10 − In this dialog box, you can set column data format for each of the columns.

Step 11 − After you complete the data formatting of columns, click Finish. The Import Data dialog box appears.

You will observe the following −

• Table is selected for view and is grayed. Table is the only view option you have in this case.

• You can put the data either in an existing worksheet or a New worksheet.

• You can select or not select the check box Add this data to the Data Model.

• Click OK after you have made the choices.

Data appears on the worksheet you specified. You have imported data from Text file into Excel workbook.

Importing Data from another Workbook

You might have to use data from another Excel workbook for your data analysis, but someone else might maintain the other workbook.

To get up to date data from another workbook, establish a data connection with that workbook.

Step 1 − Click DATA > Connections in the Connections group on the Ribbon.

The Workbook Connections dialog box appears.

Step 2 − Click the Add button in the Workbook Connections dialog box. The Existing Connections dialog box appears.

Step 3 − Click Browse for More… button. The Select Data Source dialog box appears.

Step 4 − Click the New Source button. The Data Connection Wizard dialog box appears.

Step 5 − Select Other/Advanced in the data source list and click Next. The Data Link Properties dialog box appears.

Step 6 − Set the data link properties as follows −

• Click the Connection tab.

• Click Use data source name.

• Click the down-arrow and select Excel Files from the drop-down list.

• Click OK.

The Select Workbook dialog box appears.

Step 7 − Browse to the location where you have the workbook to be imported is located. Click OK.

The Data Connection Wizard dialog box appears with Select Database and Table.

Note − In this case, Excel treats each worksheet that is getting imported as a table. The table name will be the worksheet name. So, to have meaningful table names, name / rename the worksheets as appropriate.

Step 8 − Click Next. The Data Connection Wizard dialog box appears with Save Data Connection File and Finish.

Step 9 − Click the Finish button. The Select Table dialog box appears.

As you observe, Name is the worksheet name that is imported as type TABLE. Click OK.

The Data connection with the workbook you have chosen will be established.

Importing Data from Other Sources

Excel provides you options to choose various other data sources. You can import data from these in few steps.

Step 1 − Open a new blank workbook in Excel.

Step 2 − Click the DATA tab on the Ribbon.

Step 3 − Click From Other Sources in the Get External Data group.

Dropdown with various data sources appears.

You can import data from any of these data sources into Excel.

Importing Data using an Existing Connection

In an earlier section, you have established a data connection with a workbook.

Now, you can import data using that existing connection.

Step 1 − Click the DATA tab on the Ribbon.

Step 2 − Click Existing Connections in the Get External Data group. The Existing Connections dialog box appears.

Step 3 − Select the connection from where you want to import data and click Open.

Renaming the Data Connections

It will be useful if the data connections you have in your workbook have meaningful names for the ease of understanding and locating.

Step 1 − Go to DATA > Connections on the Ribbon. The Workbook Connections dialog box appears.

Step 2 − Select the connection that you want to rename and click Properties.

The Connection Properties dialog box appears. The present name appears in the Connection name box −

Step 3 − Edit the Connection name and click OK. The data connection will have the new name that you have given.

Refreshing an External Data Connection

When you connect your Excel workbook to an external data source, as you have seen in the above sections, you would like to keep the data in your workbook up to date reflecting the changes made to the external data source time to time.

You can do this by refreshing the data connections you have made to those data sources. Whenever you refresh the data connection, you see the most recent data changes from that data source, including anything that is new or that is modified or that has been deleted.

You can either refresh only the selected data or all the data connections in the workbook at once.

Step 1 − Click the DATA tab on the Ribbon.

Step 2 − Click Refresh All in the Connections group.

As you observe, there are two commands in the dropdown list – Refresh and Refresh All.

• If you click Refresh, the selected data in your workbook is updated.

• If you click Refresh All, all the data connections to your workbook are updated.

Updating all the Data Connections in the Workbook

You might have several data connections to your workbook. You need to update them from time to time so that your workbook will have access to the most recent data.

Step 1 − Click any cell in the table that contains the link to the imported data file.

Step 2 − Click the Data tab on the Ribbon.

Step 3 − Click Refresh All in the Connections group.

Step 4 − Select Refresh All from the dropdown list. All the data connections in the workbook will be updated.

Automatically Refresh Data when a Workbook is opened

You might want to have access to the recent data from the data connections to your workbook whenever your workbook is opened.

Step 1 − Click any cell in the table that contains the link to the imported data file.

Step 2 − Click the Data tab.

Step 3 − Click Connections in the Connections group.

The Workbook Connections dialog box appears.

Step 4 − Click the Properties button. The Connection Properties dialog box appears.

Step 5 − Click the Usage tab.

Step 6 − Check the option — Refresh data when opening the file.

You have another option also — Remove data from the external data range before saving the workbook. You can use this option to save the workbook with the query definition but without the external data.

Step 7 − Click OK. Whenever you open your workbook, the up to date data will be loaded into your workbook.

Automatically Refresh Data at regular Intervals

You might be using your workbook keeping it open for longer durations. In such a case, you might want to have the data refreshed periodically without any intervention from you.

Step 1 − Click any cell in the table that contains the link to the imported data file.

Step 2 − Click the Data tab on the Ribbon.

Step 3 − Click Connections in the Connections group.

The Workbook Connections dialog box appears.

Step 4 − Click the Properties button.

The Connection Properties dialog box appears. Set the properties as follows −

• Click the Usage tab.

• Check the option Refresh every.

• Enter 60 as the number of minutes between each refresh operation and click Ok.

Your Data will be automatically refreshed every 60 min. (i.e. every one hour).

Enabling Background Refresh

For very large data sets, consider running a background refresh. This returns control of Excel to you instead of making you wait several minutes or more for the refresh to finish. You can use this option when you are running a query in the background. However, during this time, you cannot run a query for any connection type that retrieves data for the Data Model.

• Click in any cell in the table that contains the link to the imported data file.

• Click the Data tab.

• Click Connections in the Connections group. The Workbook Connections dialog box appears.

Click the Properties button.

The Connection Properties dialog box appears. Click the Usage tab. The Refresh Control options appear.

• Click Enable background refresh.
• Click OK. The Background refresh is enabled for your workbook.

На чтение 3 мин. Просмотров 173 Опубликовано 25.02.2021

Используя Excel, вы можете импортировать данные из текстового файла с помощью мастера, доступного по адресу -> Данные -> Из текста.

Есть ли способ использовать тот же мастер для импорта поступающих данных из буфера обмена без необходимости создавать пустой текстовый файл, вставляя его содержимое туда, а затем используя мастер?

---

Текст в столбцы (в вкладка данных) имеют почти те же функции, что и ваш «импорт из текстового файла».

Вы можете разбить текст на столбцы по фиксированной длине или по разделителям, выберите тип данных для каждого столбца …

---

В качестве альтернативы, если у вас есть текст данные в буфере обмена, вы можете использовать мастер импорта текста … (я подтвердил, что это работает для Excel 2010+; не уверен в более старых версиях.)

отредактировал 25 марта ’19 в 17:06

Скотт

18.6k1212 золотых значков5757 серебряных знаков104104 бронзовых знака

ответ дан 25 марта ’19 в 19: 17

• Но, похоже, он обеспечивает ту же функциональность, что и «Текст в столбцы». (Это может быть на один щелчок мыши меньше.) – Скотт, 25 марта ’19, 17:08

• Я считаю, что эта опция не всегда отображается, в зависимости от форматирования источника (например, копирование/вставка с веб-страниц). Это можно обойти, вставив в блокнот или что-то подобное, а затем снова скопировав оттуда. Уродливо, но работает. – Эдди 07 окт., 20:20

добавить комментарий |

---

В качестве альтернативы, если у вас есть текстовые данные в буфере обмена, вы можете использовать мастер импорта текста … (Я подтвердил, что это работает для Excel 2010+; не уверен в более старых версиях.)

---

---

Мастер импорта текста из буфера обмена Excel не воспроизводит формат с разделителями при записи в макросе

Я импортирую текст из буфера обмена с использованием TIW и параметров с разделителями. Это прекрасно работает вручную. Когда я записываю макрос, он просто вставляет данные, без каких-либо функций с разделителями.

Это известная проблема или я что-то упускаю. Поиск Google/Stack, похоже, не обсуждает эту проблему, хотя есть некоторые обсуждения традиционного импорта File> Open> CSV.

Любая помощь, полученная с благодарностью.

---

В свой макрос вам нужно включить это: (с конкретным истинным или ложным утверждением для ваших нужд)

  ..... ConsecutiveDelimiter: = True, Tab: = True, точка с запятой: = True, Comma: =  True, _ Пробел: = True, Other: = True, OtherChar: = "?"  ......  

Кстати. можете ли вы написать код из макроса

отредактировано 10 февраля ’17 в 18:03

ответил 10 февраля ’17 в 17:54

• Большое спасибо, вы звезда. Очень признателен! – Эрик, 14 фев. ’17 в 17:40

добавить комментарий |

---

В макрос вам нужно включить следующее: (с конкретным утверждением true или false для ваших нужд)

  ..... ConsecutiveDelimiter: = True, Tab: = True, точка с запятой: = True, Comma: = True, _ Space: = True, Other: = True, OtherChar: = "?"  ......  

Кстати. вы можете написать код из макроса