Массовое изменение данных в excel

Допустим у нас есть некий список, например, список товаров выгруженный из учетной системы. Нам этот список не нравится тем что в некоторых названиях товаров единица измерения, например, (кг.) написаны как попало, где-то «кг.», где-то «килограммы», где-то «КГ», а где-то и с ошибкой «килограмы». В общем некая солянка. Для редактирования «руками» список слишком велик, например, 1 000 позиций. Что же делать?

Все очень просто. Выделяем этот список, нажимаем сочетание клавиш «Ctrl+H«. Должно будет открыться диалоговое окно замены:

В поле «Найти:» вводим «(*)«, в поле «Заменить на:» вводим, например, «(кг.)« и нажимаем кнопку «Заменить Все«:

Получаем отредактированный список:

Быстро сложим / разделим/ умножим числовые значения из диапазона ячеек на заданное пользователем число. Этот подход позволяет уменьшить или увеличить разрядность чисел в выбранном диапазоне, быстро выделить НДС и пр.

В ряде случаев необходимо изменить уже содержащиеся в таблице числовые значения. Например, имеется таблица стоимости товаров, цены которых указаны в рублях (столбец B ):

Пусть нам необходимо указать цены в столбце B не в рублях, а тысячах, т.е. поделить все значения на тысячу. Конечно, можно в соседнем столбце написать соответствующую формулу, затем скопировать новые значения и потом вставить их как значения в столбец с ценами.

Красивой альтернативой является использование инструмента Специальная вставка ( Главная/ Буфер обмена/ Вставить/ Специальная вставка ). Покажем как быстро разделить на 1000 весь столбец с ценами, используя инструмент Специальная вставка .

• в любой пустой ячейке вводим 1000 (например, в D2 ) и нажимаем ENTER ;
• копируем в Буфер обмена значение ячейки D2 ;
• выделяем диапазон с ценами ( В2:В10 );
• идем в меню Главная/ Буфер обмена/ Вставить/ Специальная вставка ;
• выбираем Разделить в разделе Операция ;
• нажимаем ОК .

Получаем следующее:

Если нужно изменить не все цены из столбца B, то нужно выделить не весь диапазон цен, а только нужные ячейки ( несвязные диапазоны можно выделить , удерживая клавишу CTRL ).

Этот же подход позволяет, к примеру, убрать НДС (18%) из цен. Для этого нужно в ячейку D2 ввести =100/118 , скопировать это значение в Буфер обмена, выбрать Умножить в разделе Операция инструмента Специальная вставка . Другой пример: изменим валюту цены – переведем рубли в доллары по курсу 30 руб./долл. Для этого нужно в ячейку D 2 ввести курс (30), скопировать это значение в Буфер обмена , выбрать Разделить в разделе Операция инструмента Специальная вставка .

В приведенных выше примерах предполагалось, что ячейки с ценами не содержат формул. Если цены в столбце B являются результатом вычисления формул (например =C1*200 ), то после использования инструмента Специальная вставка , формулы будут модифицированы, например так =(C1*200)/1000 (если выбирали Разделить , а в Буфере обмена содержалось число 1000).

Массовая замена текста формулами

Предположим, что у вас имеется список, в котором с разной степенью «пряморукости» записаны исходные данные — например, адреса или названия компаний:

Хорошо видно, что один и тот же город или компания тут присутствуют в разношёрстных вариантах, что, очевидно, будет создавать массу проблем при работе с этими таблицами в будущем. И если чуть подумать, то можно найти массу примеров похожих задач из других областей.

А теперь представьте, что к вам такие кривые данные попадают регулярно, т.е. это не единичная история из серии «исправил вручную, забыл», а проблема на регулярной основе и в большом количестве ячеек.

Что же делать? Не заменять же вручную 100500 раз кривой текст на правильный через окошко «Найти и заменить» или нажимая Ctrl+H?

Первое, что приходит в голову в подобной ситуации — произвести массовую замену по составленному заранее справочнику соответствия неправильных и правильных вариантов — вроде такого:

К сожалению, при очевидной распространенности подобной задачи, в Microsoft Excel не существует простых встроенных способов для её решения. Для начала, давайте разберёмся, как это делать формулами, без привлечения «тяжелой артиллерии» в виде макросов на VBA или Power Query.

Случай 1. Массовая полная замена

Начнём с относительно простого случая — ситуации, когда нужно заменить старый кривой текст на новый полностью.

Предположим, что у нас есть две таблицы:

В первой — исходные разномастные названия компаний. Во второй — справочник соответствия. Если находим в названии компании в первой таблице любое слово из столбца Найти, то нужно полностью заменить это кривое название на правильное — из столбца Заменить второй таблицы-справочника.

Для удобства:

• Обе таблицы преобразованы в динамические («умные») с помощью сочетания клавиш Ctrl+T или командой Вставка — Таблица (Insert — Table).
• На появившейся вкладке Конструктор (Design) первой таблице присвоено имя Данные, а второй таблице-справочнику — Замены.

Чтобы объяснить логику формулы зайдём чуть издалека.

Взяв в качестве примера первую компанию из ячейки A2 и забыв временно про остальные компании, попробуем определить какой именно вариант из столбца Найти там встречается. Для этого выделим любую пустую ячейку в свободной части листа и введём туда функцию НАЙТИ (FIND):

Эта функция определяет входит ли заданная подстрока (первый аргумент — все значения из столбца Найти) в исходный текст (первая компания из таблицы данных) и должна вывести на выходе либо порядковый номер символа, начиная с которого текст был найден, либо ошибку если подстрока не обнаружена.

Хитрость тут в том, что поскольку первым аргументом мы указали не одно, а несколько значений — эта функция будет возвращать в качестве результата тоже не одно значение, а массив из 3 элементов. Если у вас не последняя версия Office 365 с поддержкой динамических массивов, то после ввода этой формулы и нажатия на Enter вы этот массив увидите прямо на листе:

Если же у вас предыдущие версии Excel, то после нажатия на Enter мы увидим только первое значение из массива результатов, т.е. ошибку #ЗНАЧ! (#VALUE!).

Пугаться не стоит На самом деле наша формула работает и увидеть весь массив результатов всё равно можно, если выделить введённую функцию в строке формул и нажать клавишу F9(только не забудьте потом нажать Esc, чтобы вернуться обратно к формуле):

Полученный массив результатов означает, что в исходном кривом названии компании (ГК Морозко ОАО) из всех значений в столбце Найти нашлось только второе (Морозко), причём начиная с 4-го по счёту символа.

Теперь добавим к нашей формуле функцию ПРОСМОТР (LOOKUP):

У этой функции три аргумента:

1. Искомое значение — можно использовать любое достаточно большое число (главное, чтобы оно превышало длину любого текста в исходных данных)
2. Просматриваемый_вектор — тот диапазон или массив, где мы ищем искомое значение. Здесь это введённая ранее функция НАЙТИ, возвращающая массив {#ЗНАЧ!:4:#ЗНАЧ!}
3. Вектор_результатов — диапазон, откуда мы хотим вернуть значение, если искомое значение найдено в соответствующей ячейке. Здесь это правильные названия из столбца Заменить нашей таблицы-справочника.

Главная и неочевидная фишка тут в том, что функция ПРОСМОТР при отсутствии точного совпадения всегда ищет ближайшее наименьшее (предыдущее) значение. Поэтому, указав в качестве искомого значения любое здоровенное число (например 9999), мы заставим ПРОСМОТР находить ячейку с ближайшим наименьшим числом (4) в массиве {#ЗНАЧ!:4:#ЗНАЧ!} и выдавать соответствующее ей значение из вектора результатов, т.е. правильное название компании из столбца Заменить.

Второй нюанс заключается в том, что, технически, наша формула является формулой массива, т.к. функция НАЙТИ возвращает в качестве результатов не одно, а массив из трёх значений. Но поскольку функция ПРОСМОТР поддерживает массивы «из коробки», то нам не придётся вводить эту формулу как классическую формулу массива — с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+Enter. Достаточно будет простого Enter.

Вот и всё. Надеюсь вы ухватили логику.

Осталось перенести готовую формулу первую ячейку B2 столбца Исправлено — и наша задача решена!

Само-собой, с обычными (не умными) таблицами эта формула тоже замечательно работает (только не забудьте про клавишу F4 и закрепление соответствующих ссылок):

Случай 2. Массовая частичная замена

Этот случай чуть похитрее. Снова имеем две «умных» таблицы:

Первая таблица с криво записанными адресами, которые нужно исправить (я назвал её Данные2). Вторая таблица — справочник, по которому нужно произвести частичную замену подстроки внутри адреса (я назвал эту таблицу Замены2).

Принципиальное отличие тут в том, что нужно заменять только фрагмент исходных данных — например, в первом адресе неправильный «С-Петербург» на правильный «Санкт-Петербург», оставив остальную часть адреса (индекс, улицу, дом) в исходном виде.

Готовая формула будет выглядеть так (для удобства восприятия я разделил её на насколько строк с помощью Alt+Enter):

Основную работу здесь выполняет стандартная Excel’евская текстовая функция ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE), у которой 3 аргумента:

1. Исходный текст — первый кривой адрес из столбца Адрес
2. Что ищем — тут мы используем трюк с функцией ПРОСМОТР (LOOKUP) из предыдущего способа, чтобы вытащить значение из столбца Найти, которое входит как фрагмент в кривой адрес.
3. На что заменить — аналогичным образом находим соответствующее ему правильное значение из столбца Заменить.

Вводить эту формулу с Ctrl+Shift+Enter здесь тоже не нужно, хотя она и является, по-сути, формулой массива.

И хорошо видно (см. ошибки #Н/Д на предыдущей картинке), что такая формула, при всей её элегантности, обладает и парой недостатков:

• Функция ПОДСТАВИТЬ является регистрочувствительной, поэтому «Спб» в предпоследней строке так и не нашлось в таблице замен. Для решения этой проблемы можно либо использовать функцию ЗАМЕНИТЬ (REPLACE), либо предварительно привести обе таблицы к одному регистру.
• Если текст изначально правильный или в нём нет ни одного фрагмента на замену (последняя строка), то наша формула выдает ошибку. Этот момент можно нейтрализовать перехватом и заменой ошибок с помощью функции ЕСЛИОШИБКА (IFERROR):

  

• Если в исходном тексте встречается сразу несколько фрагментов из справочника, то наша формула заменяет только последний (в 8-й строке Лиговский «проспект« заменился на «пр-т», а вот «С-Пб» на «Санкт-Петербург» уже нет, т.к. «С-Пб» стоит выше в справочнике). Эту проблему можно решить повторным прогоном нашей же формулой, но уже по столбцу Исправлено:

  

Не идеально и, местами, громоздко, но гораздо лучше, чем однообразная замена вручную, правда?

P.S.

В следующей статье разберёмся, как реализовать подобную массовую подстановку с помощью макросов и Power Query.

Ссылки по теме

• Как работает функция ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) для замены текста
• Поиск точного совпадения текста с помощью функции СОВПАД (EXACT)
• Поиск и подстановка с учётом регистра (регистрочувствительный ВПР)

Хитрости »

1 Май 2011              142099 просмотров

Как сделать одинаковые изменения сразу на нескольких листах

Допустим у Вас есть книга с n-ным количеством однотипных листов. Иногда приходится проделывать в каждом листе одну и ту же операцию. Скажем, написание заголовков или изменение формулы в одной и той же ячейке шаблона. Чаще всего в таких случаях проделывается следующая операция: на одном листе меняются заголовки, затем копируются и поочередно вставляются на остальные листа. Или формула прописывается в одном листе и последовательно вставляется в каждый лист. Долго, нудно и неинтересно. Благо разработчики Microsoft предвидели подобные мучения и снабдили Excel средством для более быстрого осуществления этой задачи.

Для произведения одинаковых изменений сразу на нескольких листах все, что необходимо сделать, это выделить все необходимые листы с зажатой клавишей Shift или Ctrl(Ctrl позволяет выделить несмежные листы(скажем через один), а с Shift выделяются все листы от первого выделенного до последнего). Теперь все действия, производимые на активном(видимом) листе в точности повторяется на других выделенных листах. И что не менее важно — если прописать в активном листе формулу, то ссылки на других листах будут у каждого свои, т.е. ссылаться формулы будут на тот лист, в котором написаны(если в формуле не указаны явно ссылки на другие листы). То же самое и с копированием. Если на одном листе в ячейке А1 написано Дом, а на другом Холм, то при копировании ячейки А1 на активном листе и вставки её в ячейку А2, то на каждом листе в ячейку А2 будет скопировано своё значение — Дом и Холм соответственно.

Подобная работа с листами еще называется работой с группой листов. Определить, что на данный момент выделена группа листов(и изменения будут производиться на всех этих листах) очень просто — в заголовке Excel будет отображен текст: [Группа] [Groupe]

Как разгруппировать листы, объединенные в группу:

• если в группу объединены не все листы книги — выделить любой лист вне группы
• если в группе все листы книги книги — выделить любой лист, который на данный момент не является активным

Так же см.:
Как одновременно просматривать информацию с нескольких листов/диапазонов?

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика